INFORME FINAL Auditoria Financiera y Presupuestal Ministerio de Educación y Cultura Resolución CGR Nº 610/2012 y 1199/12 Ejercicio Fiscal 2011 - 2012 1 AUDITORIA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA EJERCICIOS FISCALES 2011 Y 2012 Resoluciones CGR Nº 610/2012 Y 1199/2012 TABLA DE CONTENIDO CONTENIDO PAG. Nº Parte I Borrador de Dictamen de Auditoría Financiera. Borrador de Dictamen de Ejecución Presupuestaria. Análisis de los Estados Financieros y Notas a los Estados Contables 2011 y 2012. Parte II CAPITULO I Información Introductoria……………………………………………………………………………1 CAPITULO II Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno……………….…………………………4 CAPITULO III Desarrollo de las Observaciones …………………………………..……………………………….8 CAPITULO IV Conclusiones Finales…………………….…………………………………………….…….……119 CAPITULO V Recomendaciones Generales.………………………………………………………..................128 ANEXO 2 AUDITORIA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA EJERCICIOS FISCALES 2011 Y 2012 Resolución CGR Nº 610/2012 y 1199/2012 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA – C.G.R. Lic. Oscar Rubén Velázquez Contralor General de la República Abog. Nancy Torreblanca de Villalba Sub. Contralor General de la República Lic. Cirilo Durañona Macchi Director General de Control de la Administración Central Lic. Marta Benítez de Sánchez Directora de Área - DGCAC C.P. Liliana Vera Equipo de auditores - DGCAC C.P. Alejandra Hermosilla C.P. Silvia Giménez Srta. Ruth Racchi Sr. Manuel Ramírez Periodo Nombre y Apellido Cargo 20/04/2009 al 03/10/2011 Luís Alberto Riart Montaner Ministro 04/10/2011 al 25/06/2012 Víctor Ríos Ojeda Ministro 25/06/2012 a la fecha Horacio Galeano Perrone Ministro 27/04/09 al 17/10/2011 José Albino López Pistilli Director General de Administración y Finanzas 17/10/2011 al 05/07/2012 Ana Isabel Mencia de Delorme Directora General de Administración y Finanzas 3 INFORME FINAL PARTE I AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA Resoluciones CGR Nºs 610/2012 y 1199/2012 Ejercicio Fiscal 2012 DICTAMEN DE AUDITORÍA FINANCIERA MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA Señora Marta Lafuente, Ministra Ministerio de Educación y Cultura 1. Identificación de los Estados Financieros La Contraloría General de la República (CGR), con fundamento en las facultades y responsabilidades conferidas en el artículo 283 de la Constitución Nacional, concordante con el artículo 9, inciso k), de la Ley N° 276/94 “Orgánica y Funcional de la Contraloría General de la República, los artículos 65 y 69 de la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” y su Decreto Reglamentario, examinó el Balance General y el Estado de Resultado, al 31 de diciembre de 2012 del Ministerio de Educación y Cultura. La responsabilidad de la CGR es expresar una opinión sobre estos Estados Financieros basada en la auditoría practicada a los mismos. 2. Responsabilidad del Ministerio de Educación y Cultura por los Estados Financieros El Ministerio de Educación y Cultura es responsable de la preparación y presentación razonable de los Estados Financieros y del contenido de la información suministrada en ellos que, conforme a la normativa vigente en la República del Paraguay, es de cumplimiento obligatorio para la administración del mismo. Esta responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para que la preparación y presentación de los Estados Financieros esté libre de errores significativos, ya sea debido a fraude o error, y seleccionar y aplicar políticas contables apropiadas. 3. Responsabilidad de la Contraloría General de la República El examen comprendió la verificación del Balance General y Cuadro de Resultados correspondiente al ejercicio fiscal 2012. El examen fue realizado de conformidad a las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI) que son emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), compatibles con las establecidas en las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS) y con el Manual de Auditoría Gubernamental “Tesareko” , que contiene disposiciones en materia de Auditoría Gubernamental, fundamento principal de referencia de las auditorías de la CGR, y la Ley de Presupuesto Anual. Estas normas requieren que se cumpla con requisitos éticos, se planifique y se realice la auditoría para obtener seguridad razonable acerca de si los Estados Financieros están libres de errores significativos. Una auditoría incluye el examen, en base de pruebas, de la evidencia de las cifras y revelaciones presentadas en dichos Estados. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y el cumplimiento de la normativa presupuestaria vigente. La CGR considera que la auditoría realizada proporciona una base razonable para expresar una opinión. 4. Salvedades a los Estados Financieros 1. Se constataron adquisiciones de “Maquinarias, Equipos y Herramientas en General” por la suma de G. 3.043.943.532 (Guaraníes tres mil cuarenta y tres millones novecientos 4 cuarenta y tres mil quinientos treinta y dos) en el Tipo de Presupuesto 3, Programa 18 “Infraestructura Física y Equipos Inf. Inst. Educ. y Edif. del MEC”, sin el registro de las obligaciones con los Acreedores Presupuestarios, conforme a las Rendiciones de Cuentas, incumpliendo la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículos 56 incisos a) y b) y 57 incisos b) y c); y el Decreto N° 8127/00 reglamentario de la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículos 61 y 87. 2. Se observó una diferencia de G. 8.816.135.439 (Guaraníes ocho mil ochocientos dieciséis millones ciento treinta y cinco mil cuatrocientos treinta y nueve) entre el monto neto de la cuenta “Depreciaciones del Activo Fijo Institucional” expuesto en el Balance General y el monto que figura en el “Inventario de Bienes, Formulario F.C. 06”, constatándose que las cuentas activas “Edificaciones”, “Equipos de Transportes”, “Equipos de Enseñanzas y Recreacionales” y “Activos Intangibles”, se encontraban pendientes de registros, incumpliendo la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículos 56 incisos a), b), c) y d), y 57, incisos a), b) y c). 3. Se constató que la suma de G. 2.497.300.000 (Guaraníes dos mil cuatrocientos noventa y siete millones trescientos mil) imputada en la cuenta “Gastos de Transferencias”, Programa 14 “Investigación Educativa” y la suma de G. 16.987.414.600 (Guaraníes dieciséis mil novecientos ochenta y siete millones cuatrocientos catorce mil seiscientos) por el Programa 14 “Formación Básica Permanente a la Población Joven y Adulta y a las Personas con necesidades Educativas”, no contaban con suficiente documento que respalde las planillas de ejecución de ingresos y gastos (Formulario B-09-03) por las transferencias realizadas, incumpliendo lo establecido en la Ley N° 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación, para el ejercicio fiscal 2011”, además de lo establecido en la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 56, inciso c). 4. Se constató que la suma de G. 3.754.293.033 (Guaraníes tres mil setecientos cincuenta y cuatro millones doscientos noventa y tres mil treinta y tres) imputada a la cuenta “Gastos de Transferencias” entregada a las ACE de las instituciones educativas dependientes del MEC en el ejercicio fiscal 2012, no contaba con sus Rendiciones de Cuentas correspondientes al primer desembolso, incumpliendo la Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el ejercicio fiscal 2011” artículo 7, incs. b), c) y j); incurriendo en las infracciones previstas en la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 83, inciso e). 5. Opinión de la Contraloría General de la República En opinión de la Contraloría General de la República, excepto por las salvedades enumeradas en la sección “Salvedades a los Estados Financieros” expuestas más arriba, los Estados Financieros referidos, presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la situación financiera del Ministerio de Educación y Cultura del ejercicio fiscal 2012, de acuerdo con la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” y su Decreto Reglamentario; la Ley N° 4581/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el ejercicio fiscal 2012” y demás normas aplicables. Asunción, 23 de setiembre de 2013 Lic. Marta Benítez de Sánchez Lic. Cirilo Durañona Macchi Supervisora- Directora de Área- DGCAC Coordinador- Director General- DGCAC 5 DICTAMEN DE AUDITORÍA PRESUPUESTARIA MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA Señora Marta Lafuente, Ministra Ministerio de Educación y Cultura 5. Identificación de la Ejecución Presupuestaria La Contraloría General de la República (CGR), con fundamento en las facultades y responsabilidades conferidas en el Artículo 283 de la Constitución Nacional, concordante con el artículo 9, inciso k), de la Ley N° 276/94 “Orgánica y Funcional de la Contraloría General de la República”, los artículos 65 y 69 de la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” y su Decreto Reglamentario, examinó la Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Gastos, correspondiente al ejercicio fiscal 2012 del Ministerio de Educación y Cultura. La responsabilidad de la CGR es expresar una opinión sobre estos Estados Presupuestarios basada en la auditoría practicada a los mismos. 6. Responsabilidad del Ministerio de Educación y Cultura El Ministerio de Educación y Cultura es responsable de la preparación y presentación razonable de los Informes Presupuestarios y del contenido de la información suministrada en ellos que, conforme a la normativa vigente en la República del Paraguay, es de cumplimiento obligatorio para la administración del mismo. Esta responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para que la preparación y presentación de los Informes Presupuestarios esté libre de errores significativos, ya sea debido a fraude o error, y seleccionar y aplicar políticas presupuestarias apropiadas. 7. Responsabilidad de la Contraloría General de la República El examen comprendió la verificación de la Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Gastos correspondiente al ejercicio fiscal 2012. El examen fue realizado de conformidad a las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI) que son emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), compatibles con las establecidas en las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS) y con el Manual de Auditoría Gubernamental “Tesareko”, que contiene disposiciones en materia de Auditoría Gubernamental, fundamento principal de referencia de las auditorías de la CGR, y la Ley de Presupuesto Anual. Estas normas requieren que se cumpla con requisitos éticos, se planifique y se realice la auditoría para obtener seguridad razonable acerca de, si los informes presupuestarios están libres de errores significativos. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas, de la evidencia de las cifras y revelaciones presentadas en dichos Informes. Incluyó también el cumplimiento de la normativa presupuestaria vigente. La CGR considera que la auditoría realizada proporciona una base razonable para expresar una opinión. 6 8. Salvedades a los Informes Presupuestarios 1. Falta de retención de multas por G. 298.657.259 (Guaraníes doscientos noventa y ocho millones seiscientos cincuenta y siete mil doscientos cincuenta y nueve) por atraso en la entrega de bienes adquiridos en el Subgrupo 320 “Textiles y Vestuarios”, correspondiente a la Licitación Pública Nacional SBE Nº 34/11 “Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes”, adjudicada a la firma SEDALIFE, incumpliendo lo que establece el artículo 55, incisos a) y e) de la Ley 2051/03 “De Contrataciones Públicas” en lo que respecta a “Derecho de las Contratantes”, concordante con su Decreto Reglamentario en su artículo 10, numerales 5, 9 y 11, y con el Contrato de Adjudicación 70/11, Cláusulas 8 y 13. 2. Diferencia de G. 67.019.221 (Guaraníes sesenta y siete millones diecinueve mil doscientos veintiuno) al comparar los precios cotizados en la Licitación Pública Nacional SBE Nº 34/11 “Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes”, adjudicada a la firma SEDALIFE, con los lotes 1 y 4; 2 y 5, y 3 y 6, respectivamente, incumpliendo la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, artículos 3 “Definiciones” inc. y) y 15 “Estimación de Costo”. 3. Fondos presupuestarios del ejercicio fiscal 2012 comprometidos en el Subgrupo 540 "Adquisiciones de Maquinarias, Equipos y Herramientas en General" por G. 6.504.000.000 (Guaraníes seis mil quinientos cuatro millones), por la adjudicación de bienes según Contratos 161/11 y 162/11, cuyas certificaciones presupuestarias corresponden al ejercicio fiscal 2011, incumpliendo la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículo 13, inc. b), en concordancia con su Decreto Reglamentario Nº 8127/00 “Por el cual se establecen las disposiciones legales administrativas que reglamentan la implementación de la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” y el funcionamiento del “Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF”, artículos 98, 101 y 102 inc. b); y la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, artículos 4, inciso a), y 11 incs. a) b) y c). 4. Se constató una diferencia de G. 69.840.000 (Guaraníes sesenta y nueve millones ochocientos cuarenta mil) de multas aplicadas entre lo que correspondía según la CGR y lo cobrado según MEC a la firma PARASOFT S.R.L. en el marco de la LPN Nº 55/11 “Adquisición de Impresoras y Computadoras”, evidenciándose errores en los cálculos de días de atraso a favor del proveedor, incumpliendo el Contrato 162/2011, cláusulas 8 y 13. 5. Opinión de la Contraloría General de la República En opinión de la Contraloría General de la República, excepto por las salvedades enumeradas en la sección “Salvedades a los Informes Presupuestarios” expuestas más arriba, los informes presupuestarios referidos presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la situación presupuestal del Ministerio de Educación y Cultura del ejercicio fiscal 2012, de acuerdo con la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” y su Decreto Reglamentario; la Ley N° 4581/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el ejercicio fiscal 2012” y demás normas aplicables. Asunción, 23 de setiembre de 2013. Lic. Marta Benítez de Sánchez Lic. Cirilo Durañona Macchi Supervisora- Directora de Área- DGCAC Coordinador- Director General- DGCAC 7 ANÁLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES 1. Identificación de asuntos o componentes significativos Del estudio practicado a los Estados Contables del Ministerio de Educación y Cultura al cierre del Ejercicio Fiscal 2011, se expone el siguiente cuadro de los componentes más significativos. Asimismo, se detalla el porcentaje de participación sobre el total de cada componente. 1.1 Balance General del periodo fiscal 2011 CUENTA DENOMINACION DE LA CUENTA BALANCE N° Activo 2 ACTIVO 2.1 Pasivo 1.809.980.622.280 0 CORRIENTE 166.073.804.668 0 2.1.1 DISPONIBLE 89.294.321.460 0 2.1.1.04 Bancos 89.294.321.460 0 2.1.2 CUENTAS POR COBRAR-DEUDORES PRESUPUESTARIOS 43.409.692 0 2.1.2.14 Por Venta de Bienes y Servicios de la Adm. Pública 43.409.692 0 2.1.6 Existencias 76.553.886.859 0 2.1.6.02 Bienes de Consumo 27.038.337.671 0 2.1.6.03 Bienes de Uso 49.515.549.188 0 2.1.7 Gastos Pagados por Adelantado 68.086.657 0 2.1.7.02 Seguros Pagados por Adelantado 15.670.827 0 2.1.7.04 Embargos en suspenso 52.415.830 0 2.1.8 Anticipos a Proveedores 0 0 2.1.8.06 Anticipos Varios 0 0 2.1.9 Otros Activos Corrientes 114.100.000 0 2.1.9.05 Otros Deudores Varios 114.100.000 0 2.3 PERMANENTE 1.643.906.817.612 0 2.3.2 Activo Fijo 1.643.906.817.612 0 2.3.2.01 Activo de Uso Institucional 2.027.136.102.809 0 2.3.2.03 Activo de uso Publico 451.297.681 0 2.3.2.05 Estudios y Proyectos de Inversión 63.300.000 0 2.3.2.06 Depreciaciones Acumuladas -383.743.882.878 0 TOTAL ACTIVO 1.809.980.622.280 8 PASIVO 498.764.339.958 4 PASIVO 0 498.764.339.958 4.1 CORRIENTE 0 498.764.339.958 4.1.1 Cuentas por Pagar - Acreedores Presupuestarios 0 449.454.266.129 4.1.1.01 Servicios Personales 0 48.235.379.295 4.1.1.02 Servicios No Personales 0 24.790.295.055 4.1.1.03 Bienes de Consumo e Insumos 25.322.764.957 4.1.1.05 Inversión Física 36.658.982.817 4.1.1.08 Transferencias 4.1.1.09 Otros Gastos 4.1.4 Otras Deudas Corrientes 52.415.830 4.1.4.05 Obligaciones por fondos de terceros 52.415.830 4.1.5 Retenciones y Garantías 992.698.620 4.1.5.03 Por Retenciones Caucionales 761.284.652 4.1.5.05 Retenciones varias por Pagar 231.413.968 4.1.7 Obligaciones Presupuestarias 0 48.264.959.379 4.1.7.01 Servicios Personales 0 2.879.912.621 4.1.7.02 Servicios No Personales 0 482.557.757 4.1.7.03 Bienes de Consumo e Insumos 0 126.411.193 4.1.7.05 Inversión Fisica 4.1.7.08 Transferencias 4.1.7.09 Otros Gastos 4.1.7.10 Obligaciones Presupuestarias 0 314.086.691.385 360.152.620 417.997.746 7.890.859.120 1.548.180 36.465.672.762 TOTAL PASIVO 0 498.764.339.958 PATRIMONIO NETO 8 PATRIMONIO NETO 0 1.543.347.382.136 8.1 Capital 0 1.051.751.228.582 8.1.1 Capital Suscrito 0 1.051.751.228.582 8.1.1.04 Capital De las Entidades Centralizadas 0 1.051.751.228.582 8.2 Reservas 0 491.596.153.554 8.2.2 Reservas de Revalúo 0 491.596.153.554 8.2.2.01 Activos de Uso Institucional 0 491.596.153.554 9 SUB TOTAL 1.809.980.622.280 RESULTADO 2.042.111.722.094 -232.131.099.814 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO NETO 1.809.980.622.280 1.809.980.622.280 1.2 Estado de Resultado Consolidado del Ministerio de Educación y Cultura - Ejercicio Fiscal 2011 Cuentas Código Gestión Económica Denominación Gastos Ingresos 3 EGRESOS DE GESTIÓN 4.113.303.638.808 0 3.2 GASTOS OPERACIONALES 4.066.009.302.454 0 3.2.1 Gastos de Administración 4.065.991.696.357 0 3.2.1.01 Servicios Personales 2.795.524.509.047 0 3.2.1.02 Servicios No Personales 71.691.430.202 0 3.2.1.03 Bienes de Consumo e Insumos 72.663.728.189 0 3.2.1.04 Transferencias 1.089.500.555.508 0 3.2.1.10 Gastos por Impuestos, Tasas y Multas 73.384.397 0 3.2.1.11 Baja de Bienes 196.919.316 0 3.2.1.13 Otros Gastos 500.971.646 0 3.2.1.14 Depreciaciones del Ejercicio 35.840.471.052 0 3.2.3 Gastos Financieros 17.333.097 0 3.2.3.01 Intereses y Comisiones de Financiamiento - Deuda Externa 0 0 3.2.3.04 Diferencia en tipo de Cambio 17.333.097 0 3.3 GASTOS EXTRAORDINARIOS 47.294.336.354 0 3.3.2 Resultados de Ejercicios Anteriores 38.146.381.684 0 3.3.2.01 Resultados de Ejercicios Anteriores 38.146.381.684 0 3.3.3 Regularización y Ajustes Presupuestarios 9.147.954.670 0 3.3.3.01 Ajustes de Débito 9.147.954.670 0 5 INGRESOS 0 3.881.172.538.994 5.1 INGRESOS CORRIENTES 0 636.328.630.193 5.1.3 Ing. No Tributarios, Regalías y Transferencias 0 622.561.620.636 5.1.3.04 Transferencias 0 613.656.401.101 5.1.3.06 Arrendamientos de Inmuebles, Tierras y Terrenos 0 350.497.329 5.1.3.09 Donaciones 0 3.494.691.036 5.1.3.11 Otros Ingresos 0 5.060.031.170 5.1.4 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública 0 13.767.009.557 5.1.4.01 Venta de bienes 0 512.091.400 5.1.4.02 Venta de servicios 0 13.254.918.157 5.3 INGRESOS NO OPERATIVOS 0 50.102.284 5.3.2 Otros Ingresos no Operativos 0 23.152.284 5.3.2.01 Diferencia de Cambio 0 23.152.284 5.3.3 Alta de Bienes 0 26.950.000 5.3.3.01 Activos de Uso Institucional 0 6.300.000 5.3.3.03 Alta de Bienes 0 20.650.000 10 5.6 ACTUALIZACIONES 0 3.244.793.806.517 5.6.1 Regularización y Ajustes Presupuestarios 0 3.244.793.806.517 5.6.1.01 Actualizaciones del Crédito 0 3.244.793.806.517 4.113.303.638.808 3.881.172.538.994 0 232.131.099.814 4.113.303.638.808 4.113.303.638.808 SUMAS PARCIALES RESULTADO SUMA TOTAL 1.3 NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES (al 31/12/2011) A continuación se transcribe la Nota a los Estados Contables del periodo fiscal 2011, presentado a esta auditoría: NOTA A LOS ESTADOS CONTABLES De conformidad al Art. 93º del Decreto Nº 8127/2000, reglamentario de la ley Nº 1535/99 de Administración Financiera del Estado y el Funcionamiento del Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF; Resolución CGR Nº 677/04 Art. 6º se presenta el Informe sobre la Gestión financiera, económica y patrimonial del ejercicio fiscal cerrado al 31 de diciembre de 2011, que Comprende: a) Balance General b) Estado de Resultados c) Balance de Comprobación de Saldos y Variaciones d) Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Gastos e) Inventario de Bienes de Uso f) Inventario consolidado de Bienes Patrimoniales g) Composición de los Ingresos Devengados a Percibir h) Composición de la deuda flotante i) Informe de Ejecución del Plan Anual de Contrataciones j) Informes sobre Donación k) Nota a los Estados Contables l) Dictamen del Auditor Interno m) Conciliaciones Bancarias Procedimientos Contables: Para preparación y presentación de los Informes Contables, el Departamento de Contabilidad, dependiente de la Dirección Financiera, de la Dirección General de Administración y Finanzas; sigue los lineamiento del SISTEMA INTEGRADO DE CONTABILIDAD (SICO), Teniendo en cuenta el Plan de Cuentas Institucional Basado del Ingresos y de Gastos del Presupuesto aprobado y asignado al Ministerio de Educación y Cultura para el Ejercicio Fiscal 2011 - Ley Nº 4249/2011 Que Aprueba el Presupuesto General de la Nación, Conforme se detalla a continuación: Presupuesto de Ingresos F.F. 30- Recursos Propios Ingresos Corrientes Presupuesto Inicial Ingresos Corrientes Modificados Ingresos Corrientes Presupuesto Vigente Ingresos Corrientes Devengado Ingresos Corrientes Recaudado Porcentaje Recaudado Ingresos F.F. 30 11 G. G. G. G. G. 27.755.125.500 - 9.168.000.000 18.587.125.500 29.122.953.854 29.079.544.162 156,44% Composición del Ingresos Corrientes Devengado Ventas de Libros, Formularios y Documentos Aranceles Educativos Servicios Varios Alquileres Varios Donaciones Nacionales (Varias) Otros Recursos (Varios) Saldo Inicial de Recursos Institucionales TOTAL G. G. G. G.. G. G. G. G. 513.012.600 12.364.902.377 933.657.152 350.497.329 3.494.691.036 5.060.031.170 6.406.162.190 29.122.953.854 Activo Corriente – Disponibilidades Dentro de este Rubro se expone los saldos de las Cuentas Corrientes Bancarias s/ detalle: Disponibilidades Saldos al 31/12/2011 073 Ministerio de Educación y Culto Rec.Propios 934.001/8 Ministerio de Educación y Cultura 934.016/0 MEC- Prog. Fort. Reforma 934.004/1 MEC- Sueldos 934.011/5 MEC- Prog. Mejoram. Educ. Primaria 934.012/6 MEC- Recursos Institucionales 934.017/1 Prog. Mejoram. Educación Inicial 934.023/4 MEC- Escuela Viva- Li-Fapep 1879/Oc-Pr 934.028/9 Plan Nac. Bi – Alfabetización – Pos Alfa 934.029/0 M.E.C. – D.G.E.P. Campaña Nac. de Alfabetización 934.013/7 MEC- INPRO 220 MEC-Agencia Nac. De Eval. ( A.N.E.A.E.S) 934.020/1 MEC- Agencia Nac. De Evaluación y Acredit. 76 MEC – Consejo de Universidades 225317.1 Consejo de Universidades Total Disponibilidad G. 13.303.504.592 G. 33.670.273.774 G. 277.573.274 G. 231.413.968 G. 180.543.164 G. 38.219.503.743 G. 169.973.170 G. 1.556.090.245 G. 964.052.925 G. 171.183.333 G. 101.047 G. 125.580.130 G . 20.793.345 G. 399.952.000 G. 3.782.750 G. 9.294.321.46 Presupuesto de Gastos Presupuesto Inicial Modificaciones Presupuesto Vigente Total Obligado Total Pagado Obligaciones Pendientes de Pago al 31/12/2011 Saldo Presupuestario Porcentaje Ejecutado del Presupuesto G. 4.528.858.369.690 G. 3.504.314.107 G. 4.532.362.683.797 G. 4.125.150.884.508 G. 3.675.696.618.379 G. 449.454.266.129 G. 407.211.799.289 91.00% Las Obligaciones Pendientes de Pago al cierre del mes de diciembre se conforman de la siguiente manera: 100.000 U.A.F. Nivel 100 – Servicios Personales Nivel 200 – Servicios No Personales Nivel 300 – Bienes de Consumo e Insumos Nivel 500 – Inversión Física Nivel 800 – Transferencias Nivel 900 – Otros Gastos TOTAL 12 G. G. 47.926.554.437 G. 24.459.122.592 G. 24.728.478.306 G. 36.088.620.035 G. 312.536.592.385 G. 360.152.620 446.099.520.375 101.000 I.N.P.R.O. Nivel 100 – Servicios Personales Nivel 200 – Servicios No Personales Nivel 300 – Bienes de Consumos e Insumos Nivel 500 – Inversión Física Nivel 800 – Transferencias TOTAL 103.000 A.N.E.A.ES Nivel 100 – Servicios Personales Nivel 200 – Servicios No Personales Nivel 300 – Bienes de Consumos e Insumos TOTAL G. G. 256.639.333 G. 316.946.766 G. 590.820.921 G. 570.362.782 G. 1.550.099.000 3.284.868.802 G. G. G. G. 52.185.525 14.225.697 3.465.730 69.876.952 Estado del Patrimonio del MEC – U.A.F. Edificaciones Obras de Infraestructura Equipo de Transporte Maquinas y Equipos de Oficinas Equipos de Computación Maquinas y Equipos Agropecuarios Maquinas y equipos Industriales Equipos de Salud y Laboratorio Equipos de Enseñanza y Recreacional Equipos de Comunicación Muebles y Enseres Herramientas, Aparatos y Equipos Varios Terrenos Bibliotecas y Museos TOTAL G. 1.019.356.386.223 G. 4.100.225.435 G. 21.539.922.665 G. 14.284.282.336 G. 43.695.696.410 G. 216.505.148 G. 726.501.643 G. 8.497.597.532 G. 108.705.934.015 G. 5.922.074.277 G. 95.877.870.458 G. 10.500.220.723 G. 485.557.676.146 G. 122.994.172 G. 1.819.103.887.183 Estado del Patrimonio del MEC – INPRO Edificaciones Equipo de Transporte Maquinas y Equipos de Oficinas Equipos de Computación Maquinas y Equipos Agropecuarios Maquinas y equipos Industriales Equipos de Salud y Laboratorio Equipos de Enseñanza y Recreacional Equipos de Comunicación Muebles y Enseres Equipos de Seguridad Herramientas, Aparatos y Equipos Varios Bibliotecas y Museos TOTAL G. G. G. G. G. G. G. G. G. G. G. G. G. G. 1.858.051.162 2.112.386.048 190.570.879 513.439.276 14.902.800 60.036.434 1.447.650.024 74.387.034 399.327.966 2.270.706.417 2.920.238 117.762.281 20.007.445 9.082.148.004 G. G. G. G. 38.097.415 149.238.115 42.486.304 229.821.834 Estado del Patrimonio del MEC – ANEAES Maquinas y Equipos de Oficinas Equipos de Computación Muebles y Enseres TOTAL 13 Detalle de los Compromisos pendientes: Los compromisos con los Entes fueron registrados en las cuentas de orden, cuyos saldos se detallan: Servicio de Energía Eléctrica Teléfonos, Telefax y Otros Servicio de Agua Instituto de Previsión Social – Aporte Patronal 2,5 % TOTAL G. G. 92.323.208.621 G. 8.242.459.440 G. 3.951.009.401 G. 238.579.098.701 343.095.776.163 1.4 Balance General del periodo fiscal 2012 CUENT A N° DENOMINACION DE LA CUENTA BALANCE 2012 Activo 2 ACTIVO 2.1 Pasivo 2.024.774.066.569 0 CORRIENTE 333.470.329.146 0 2.1.1 DISPONIBLE 69.093.992.059 0 2.1.1.01 Caja 0 0 2.1.1.04 Bancos CUENTAS POR COBRAR-DEUDORES PRESUPUESTARIOS 69.093.992.059 0 32.197.388 0 32.197.388 0 264.281.965.949 0 93.464.635.330 0 170.817.330.619 0 62.173.750 0 9.757.920 0 52.415.830 0 2.1.2 2.1.2.14 Por Venta de Bienes y Servicios de la Adm. Pública 2.1.6 Existencias 2.1.6.02 Bienes de Consumo 2.1.6.03 Bienes de Uso 2.1.7 Gastos Pagados por Adelantado 2.1.7.02 Seguros Pagados por Adelantado 2.1.7.04 Embargos en suspenso 2.3 PERMANENTE 1.691.303.737.423 0 2.3.2 Activo Fijo 1.691.303.737.423 0 2.3.2.01 Activo de Uso Institucional 2.124.226.086.990 0 2.3.2.03 Activo de uso Publico 451.297.681 0 2.3.2.05 Estudios y Proyectos de Inversión 63.300.000 0 2.3.2.06 Depreciaciones Acumuladas -433.436.947.248 0 2.024.774.066.569 0 4 PASIVO PASIVO 0 636.591.097.368 4.1 CORRIENTE 0 636.591.097.368 4.1.1 Cuentas por Pagar - Acreedores Presupuestarios 0 571.096.743.551 4.1.1.01 Servicios Personales 0 200.587.160.977 4.1.1.02 Servicios No Personales 0 15.201.750.603 4.1.1.03 Bienes de Consumo e Insumos Inversión Fisica 0 0 16.656.864.825 4.1.1.05 4.1.1.08 Transferencias 0 270.501.950.593 4.1.1.09 Otros Gastos 0 355.740.020 TOTAL ACTIVO 14 67.793.276.533 4.1.4 Otras Deudas Corrientes 0 52.415.830 4.1.4.05 Obligaciones por fondos de terceros 0 52.415.830 4.1.5 Retenciones y Garantias 0 14.977.268.938 4.1.5.03 Por Retenciones Caucionales 0 804.220.041 4.1.5.05 Retenciones varias por Pagar 0 14.173.048.897 4.1.7 Obligaciones Presupuestarias 0 50.464.669.049 4.1.7.01 Servicios Personales 0 2.983.314.416 4.1.7.02 Servicios No Personales 0 375.411.537 4.1.7.03 Bienes de Consumo e Insumos 0 126.411.193 4.1.7.05 4.1.7.08 4.1.7.09 Inversión Fisica 2.626.206.201 Otros Gastos 0 0 0 4.1.7.10 Obligaciones Presupuestarias 0 36.465.672.762 TOTAL PASIVO 0 636.591.097.368 Transferencias 7.886.104.760 1.548.180 PATRIMONIO NETO 8 PATRIMONIO NETO 0 1.368.644.726.6 70 8.1 Capital 0 819.620.128.768 8.1.1 Capital Suscrito 0 819.620.128.768 8.1.1.04 Capital De las Entidades Centralizadas 0 819.620.128.768 8.2 Reservas 0 549.024.597.902 8.2.2 Reservas de Revalúo 0 549.024.597.902 8.2.2.01 Activos de Uso Institucional 0 549.024.597.902 2.024.774.066.5 69 0 2.024.774.066.5 69 2.005.235.824.0 38 19.538.242.531 2.024.774.066.5 69 SUB TOTAL RESULTADO TOTAL 1.5 Estado de Resultado Consolidado del Ministerio de Educación y Cultura Ejercicio Fiscal 2012 Cuentas Código - Gestión Económica Denominación Gastos Ingresos 3 EGRESOS DE GESTIÓN 4.677.403.246.488 0 3.2 GASTOS OPERACIONALES 4.657.050.264.709 0 3.2.1 Gastos de Administración 4.657.049.658.600 0 3.2.1.01 Servicios Personales 3.363.261.829.006 0 3.2.1.02 Servicios No Personales 52.223.028.930 0 3.2.1.03 Bienes de Consumo e Insumos 11.035.096.591 0 3.2.1.04 Transferencias 1.188.736.923.020 0 3.2.1.10 Gastos por Impuestos, Tasas y Multas 545.987.694 0 3.2.1.13 Otros Gastos 3.2.1.14 Depreciaciones del Ejercicio 3.2.3 148.512.937 0 41.098.280.422 0 Gastos Financieros 606.109 0 3.2.3.04 Diferencia en tipo de Cambio 606.109 0 3.3 GASTOS EXTRAORDINARIOS 20.352.981.779 0 15 3.3.2 Resultados de Ejercicios Anteriores 5.559.878.313 0 3.3.2.01 Resultados de Ejercicios Anteriores 5.559.878.313 0 3.3.3 Regularización y Ajustes Presupuestarios 14.793.103.466 0 3.3.3.01 Ajustes de Débito 14.793.103.466 0 5 INGRESOS 0 4.696.941.489.019 5.1 INGRESOS CORRIENTES 0 483.313.940.122 5.1.3 Ing. No Tributarios, Regalías y Transferencias 0 471.469.976.905 5.1.3.04 Transferencias 0 471.372.547.905 5.1.3.06 Arrendamientos de Inmuebles, Tierras y Terrenos 0 97.429.000 5.1.4 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública 0 11.843.963.217 5.1.4.01 Venta de bienes 0 554.263.500 5.1.4.02 Venta de servicios 0 11.289.699.717 5.3 INGRESOS NO OPERATIVOS 0 1.190.421 5.3.2 Otros Ingresos no Operativos 0 1.190.421 5.3.2.01 Diferencia de Cambio 0 1.190.421 5.6 ACTUALIZACIONES 0 4.213.626.358.476 5.6.1 Regularización y Ajustes Presupuestarios 0 4.213.626.358.476 5.6.1.01 Actualizaciones del Crédito 0 4.213.626.358.476 4.677.403.246.488 4.696.941.489.019 19.538.242.531 0 4.696.941.489.019 4.696.941.489.019 SUMAS PARCIALES RESULTADO SUMA TOTAL 1.6 NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES (al 31/12/2012) A continuación se transcribe la Nota a los Estados Contables del periodo fiscal 2012, presentado a esta auditoría: NOTA A LOS ESTADOS CONTABLES M.E.C. De conformidad al Art. 93° del Decreto N° 8127/00, reglamentario de la Ley N° 1535/99 de la Administración Financiera del Estado y el Funcionamiento del Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF; Resolución CGR N° 677/04 Art. 6° se presenta el Informe sobre la gestión financiera, económica y patrimonial del ejercicio fiscal cerrado al 31 de diciembre de 2012, que comprende: abcdefghijklm- Balance General Estado de Resultados Balance de Comprobación de Saldos y Variaciones Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Gastos Inventario de Bienes de Uso Inventario consolidado de Bienes Patrimoniales Composición de los Ingresos Devengados a percibir Composición de la deuda flotante Informe de Ejecución del Plan Anual de Contrataciones Informes sobre Donación Nota a los Estados Contables Dictamen del Auditor Interno Conciliaciones Bancarias 16 Procedimientos Contables: Para preparación y presentación de los Informes Contables, el Departamento de Contabilidad, dependiente de la Dirección Financiera, de la Dirección General de Administración y Finanzas; sigue los lineamientos del SISTEMA INTEGRADO DE CONTABILIDAD (SICO), teniendo en cuenta el Plan de Cuentas Institucional Basado de Ingresos y de Gastos del Presupuesto aprobado y asignado al Ministerio de Educación y Cultura para el Ejercicio Fiscal 2012 – Ley N° 4581/2011 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2012”, conforme se detalla a continuación: Presupuesto de Ingresos F.F. 30 – Recursos Propios Ingresos Corrientes Presupuesto Inicial Gs. 16.706.512.000 Ingresos Corrientes Modificados Gs. Ingresos Corrientes Presupuesto Vigente Gs. 16.706.721.000 Ingresos Corrientes Devengado Gs. 24.361.034.335 Ingresos Corrientes Recaudado Gs. 24.328.836.947 Porcentaje Recaudado Ingresos F.F. 30 Gs. 209.000 145,62% Composición de Ingresos Corrientes Devengado Ventas de Libros, Formularios y Documentos Gs. 556.789.500 Aranceles Educativos Gs. 10.067.526.268 Servicios Varios Gs. 1.377.157.141 Alquileres Varios Gs. Saldo Inicial de Recursos Institucionales Gs. 12.262.132.426 TOTAL Gs. 24.361.034.335 97.429.000 Activo Corriente – Disponibilidades Dentro de este rubro se expone los saldos de las Cuentas Corrientes Bancarias s/ detalle: Disponibilidades Saldos al 31/12/2012 - 073 Ministerio de Educación y Culto Rec. Propias Gs. 15.154.656.623 - 76 MEC-Consejo de Universidades Gs. 406.094.327 - 934.001/8 Ministerio de Educación y Cultura Gs. 21.928.232.968 - 934.016/0 MEC - Prog. Fort. Reforma Gs. 277.573.274 - 934.004/1 MEC - Sueldos Gs. 14.173.048.897 - 934.011/5 MEC - Prog. Mejoram. Educ. Primaria Gs. 180.543.164 17 - 225317.1 Consejo de Universidades Gs. 5.931.870 - 934.012/6 MEC-Recursos Institucionales Gs. 7.101.622.374 - 934.017/1 Prog. De Mejoram. De la Educación Inicial Gs. 169.973.170 - 934.023/4 MEC – Prog. Escuela Viva li – 1800/BI – Pr Gs. 5.236.200.500 - 934.029/0 MEC . D.G.E.P. Campaña Nac. De Alfabet. Gs. 4.373.876.200 - 934.013/7 MEC – INPRO Gs. 101.047 - 220 “MEC – Agencia Nac. De Eval. (A.N.E.A.E.S.) Gs. 75.191.811 - 934.020/1 MEC – Agencia Nac. De Eval. Y Acred. Gs. 10.945.834 Total Disponibilidad Gs. 69.093.992.059 Presupuesto de Gastos Presupuesto Inicial Gs. 5.470.117.357.366 Modificaciones Gs. Presupuesto Vigente Gs. 5.533.574.949.057 Total Obligado Gs. 4.840.485.563.474 Total Pagado Gs. 4.269.388.819.923 Obligaciones Pendientes de Pago al 31/12/2012 Gs. 571.096.743.551 Saldo Presupuestario Gs. 693.089.385.583 Porcentaje Ejecutado del Presupuesto 63.457.591.691 87,00% Las Obligaciones Pendientes de Pago al cierre del mes de diciembre se conforman de la siguiente manera: 100.000 U.A.F. Nivel 100 – Servicios Personales Gs. 200.345.268.605 Nivel 200 – Servicios No Personales Gs. 15.149.293.671 Nivel 300 – Bienes de Consumo e Insumos Gs. 16.654.865.325 Nivel 500 – Inversión Física Gs. 67.793.276.533 Nivel 800 – Transferencias Gs. 270.583.176.725 Nivel 900 – Otros Gastos Gs. TOTAL Gs. 570.881.620.879 355.740.020 101.00 I.N.P.R.O. Nivel 100 – Servicios Personales Gs. 18 225.007.992 TOTAL Gs. 225.007.992 Nivel 100 – Servicios Personales Gs. 16.884.380 Nivel 200 – Servicios No Personales Gs. 52.456.932 Nivel 300 – Bienes de Consumo e Insumos Gs. 1.999.500 Nivel 800 – Transferencias Gs. 159.000 TOTAL Gs. 71.499.812 103.000 A.N.E.A.E.S. Estado del Patrimonio del MEC – U.A.F. Edificaciones Gs. 1.063.855.151.124 Obras de Infraestructura Gs. 4.263.414.407 Equipos de Transporte Gs. 22.062.912.145 Máquinas y Equipos de Oficina Gs. 14.506.165.141 Equipos de Computación Gs. 46.989.114.794 Maquinarias y Equipos Agropecuarios Gs. 217.977.970 Maquinarias y Equipos Industriales Gs. 753.327 Equipos de Salud y Laboratorio Gs. 8.584.423.780 Equipos de Enseñanza y Recreacionales Gs. 129.010.575.544 Equipos de Comunicación Gs. 6.030.440.387 Muebles y Enseres Gs. 96.656.972.072 Herramientas, Aparatos y Equipos Varios Gs. 10.549.914.290 Terrenos Gs. 505.247.871.657 Bibliotecas y Museos Gs. 127.889.340 TOTAL Gs. 1.908.856.150.025 Edificaciones Gs. 2.746.447.044 Equipos de Transporte Gs. 2.149.369.746 Máquinas y Equipos de Oficina Gs. 196.092.535 Equipos de Computación Gs. 525.672.734 Maquinarias y Equipos Agropecuarios Gs. 15.495.931 Estado del Patrimonio del MEC – INPRO 19 Maquinarias y Equipos Industriales Gs. 60.574.455 Equipos de Salud y Laboratorio Gs. 1.481.893.028 Equipos de Enseñanza y Recreacionales Gs. 76.082.323 Equipos de Comunicación Gs. 403.003.859 Muebles y Enseres Gs. 2.328.642.680 Equipos de Seguridad Gs. 2.920.238 Herramientas, Aparatos y Equipos Varios Gs. 119.473.745 Bibliotecas y Museos Gs. 20.803.728 TOTAL Gs. 10.126.472.046 Máquinas y Equipos de Oficina Gs. 42.241.747 Equipos de Computación Gs. 157.067.458 Equipos de Enseñanza y Recreacionales Gs. 738.033 Equipos de Comunicación Gs. 298.963 Muebles y Enseres Gs. 47.232.269 Herramientas, Aparatos y Equipos Varios Gs. 252.617 Bibliotecas y Museos Gs. 74.897 TOTAL Gs. 247.905.984 Estado del Patrimonio del MEC- ANEAES Detalle de los Compromisos Pendientes Los compromisos con los Entes fueron registrados en las cuentas de orden, cuyos saldos se detallan: Servicio de Energía Eléctrica Gs. 102.706.561.523 Servicio Teléfonos, Telefax y Otros Gs. 389.664.280 Servicio de Agua Gs. 4.359.655.018 Instituto de Previsión Social – Ap. Patronal 2,5% Gs. 238.579.098.701 Asociaciones, Fundaciones, Cooperativas y Fed. Gs. 186.257.986 TOTAL Gs. 20 346.221.237.508 Observación: en el nivel 800 (CRLEJEO4 y CRIFOB01) debido a la Informatización de los Egresos implementada por el Ministerio de Hacienda se evidencia una diferencia de Gs. 81.385.132 (ochenta y un millones trescientos ochenta y cinco mil ciento treinta y dos) según detalle: O.F DENOMINACIÓN MONTO 128 F.O.N.D.E.C. 775.500 171 U.N.A 39.473.278 176 Universidad Nacional de Villarrica 1.800.000 177 Universidad Nacional de Caaguazú 39.336.354 TOTAL 81.385.132 21 PARTE II CAPITULO I MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA (MEC) AUDITORIA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA Ejercicio Fiscal 2011 - 2012 RESOLUCION CGR Nº 610/12 y 1199/12 INFORMACIÓN INTRODUCTORIA 1. ORIGEN DE LA AUDITORIA Resolución C.G.R. N° 610 de fecha 24 de julio de 2012 “POR LA CUAL SE DISPONE LA REALIZACIÓN DE UNA AUDITORIA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA AL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA, CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO FISCAL 2011 Y PRIMER SEMESTRE DEL EJERCICIO FISCAL 2012, SIN PERJUICIO DE SU AMPLIACIÓN CONFORME AL DESARROLLO DEL TRABAJO”, y la Resolución CGR Nº 1199 de fecha 6 de diciembre de 2012 de ampliación al 31de diciembre de 2012. 2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA Determinar si los Estados Financieros del Ministerio de Educación y Cultura, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2011 y del Ejercicio Fiscal 2012, presentan razonablemente su situación financiera y el resultado de sus operaciones, de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad y las disposiciones legales vigentes; así como la Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Gastos correspondiente al Ejercicio Fiscal 2011 y Ejercicio Fiscal 2012, a fin de opinar sobre la razonabilidad y consistencia, como también evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias en cuanto la presentación y autenticidad de los documentos que respaldan las operaciones presupuestarias. 3. ALCANCE DE LA AUDITORIA La Auditoria consistió en la revisión analítica de los comprobantes respaldatorios de los saldos acumulados de las partidas patrimoniales significativas del Balance General y Cuadro de Resultados, al 31 de diciembre de 2011, la identificación de las partidas patrimoniales, el análisis de las variaciones porcentuales, horizontales y verticales, ocurridas entre los Ejercicios Fiscales 2010 y 2011 y 2012. Así como en la revisión analítica de la Rendición de Cuentas de la Ejecución Presupuestaria de ingresos y egresos correspondiente al ejercicio fiscal 2011 y 2012. El control incluyó asimismo, el examen sobre la base de comprobaciones selectivas de las evidencias y documentos que soportan la gestión financiera y presupuestaria de la Entidad; las cifras y presentación de los Estados Contables del Ejercicio afectado a nuestro alcance y la verificación del cumplimiento de las disposiciones legales que rigen la Administración Financiera del Estado Paraguayo, la Ley del Presupuesto General de la Nación (PGN), y las Normas Internacionales de Contabilidad. Abarcó también procedimientos sustantivos consistentes en observaciones físicas para la constatación de las operaciones registradas y no registradas en el SIAF y la efectiva recepción de los bienes y servicios adquiridos. Asimismo el examen se realizó de conformidad a la Resolución CGR Nº 1196/08 “POR LA CUAL SE APRUEBA Y ADOPTA EL MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, DENOMINADO “TESAREKO”, PARA LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA”, actualizados por Resolución CGR N° 350/09 y 1207/09. 22 4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DEL ORGANISMO AUDITADO Las siguientes disposiciones legales forman parte del marco jurídico que reglamenta los objetivos, fines, funciones, actividades y el campo de acción del Ministerio de Educación y Cultura: Constitución Nacional Ley Nº 276/94 “Orgánica y funcional de la Contraloría General de la República” Ley Nº 1535/99 de “Administración Financiera del Estado” Ley Nº 1626/00 “De la Función Pública” Decreto Nº 8127/00 que reglamenta la Ley Nº 1535/99 “Administración Financiera del Estado” EL CONGRESO DE LA NACION PARAGUAYA SANCIONA CON FUERZA DE LEY DECRETO Nº 7873/11 (06/12/11) “Por el cual se modifica el Artículo 4º del Decreto Nº 50 del 18 de Agosto de 2008, “Por el cual se aprueba la Estructura Orgánica del Ministerio de Educación y Cultura” DECRETO Nº 3899/10 (04/02/10) “Por el cual se amplía el Decreto Nº 50 del 18 de agosto de 2008 “Por el cual se aprueba la Estructura Orgánica del Ministerio de Educación y Cultura” DECRETO Nº 3349/09 (05/11/09) Por el cual se modifica parcialmente el Decreto Nº 50 del 18 de Agosto de 2008, “Por el cual se aprueba la Estructura Orgánica del Ministerio de Educación y Cultura” DECRETO Nº 330/08 (26/09/08) Por el cual se modifica el artículo 2º del Decreto Nº 50/2008, “Por el cual se aprueba la Estructura Orgánica del Ministerio de Educación y Cultura” DECRETO Nº 50/08 (18/08/08) “Por el cual se aprueba la Estructura Orgánica del Ministerio de Educación y Cultura” SECRETARIA RESOLUCION Nº 3170/12 (07/03/12) Por la cual se modifica parcialmente el apartado 1º de la Resolución Ministerial Nº 1783 de fecha 28 de octubre de 2011 “Por la cual se modifica la Estructura Orgánica de la Secretaria General Del Ministerio De Educación y Cultura, aprobada por Resolución Nº 75, de fecha 18 de octubre de 2011” RESOLUCION Nº 5159/11 (05/12/11) “Por la cual se dispone la creación y el funcionamiento del Centro de Información y Atención a la ciudadanía (CIAC) del Ministerio de Educación y Cultura”. RESOLUCION Nº 1783/11 (28/10/11) “Por la cual se modifica la Estructura Orgánica de la Secretaria General del Ministerio de Educación y Cultura, aprobada por Resolución Nº 75, de fecha 18 de octubre de 2011”. DIRECCION GENERAL DE GABINETE RESOLUCION Nº 1223/12 (20/07/12) “Por la cual se modifica la Estructura Orgánica de la Dirección General De Gabinete Del Ministerio de Educación y Cultura, aprobada por Resolución Nº 74, de fecha 18 de octubre de 2011” 23 RESOLUCION Nº 110/12 (09/07/12) “Por la cual se deja sin efecto la Resolución Ministerial Nº 1280 de fecha 2 de febrero de 2012, “Por la cual se modifica la Estructura Orgánica de la Dirección General de Gabinete del Ministerio de Educación y Cultura, aprobada por Resolución Nº 74, de fecha 18 de octubre de 2011” RESOLUCION Nº 1280/12 (02/02/12) “Por la cual se modifica la Estructura Orgánica de la Dirección General de Gabinete del Ministerio de Educación y Cultura, aprobada por Resolución Nº 74, de fecha 18 de octubre de 2011” RESOLUCION Nº 74/11 (18/10/11) “Por la cual se reestructura Orgánicamente La Dirección General de Gabinete del Despacho del Ministerio De Educación y Cultura” Normas Internacionales de Contabilidad NIA´s. Otras reglamentaciones relacionadas a la auditoria. 5. COMUNICACIÓN DE OBSERVACIONES Por Nota CGR Nº 2411 de fecha 17 de julio de 2013, se ha remitido la Comunicación de Observaciones relacionada a la Auditoría Financiera y Presupuestaria de Ingresos y Gastos del Ministerio de Educación y Cultura, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2011 y Ejercicio Fiscal 2012. Con relación a la Comunicación de Observaciones, cuyo descargo fue presentado por el Organismo auditado según Expediente CGR Nº 22313 de fecha 1 de agosto de 2013, los mismos fueron objeto de evaluación por parte del Equipo Auditor, cuyas conclusiones se detallan en el presente informe. Por su parte, las observaciones que fueron rectificadas parcialmente conforme la evaluación realizada por el Equipo Auditor se encuentran excluidas del presente Informe Final. 6. DESARROLLO DEL INFORME Para una mayor comprensión del presente informe, se ha dividido en los siguientes capítulos: PARTE I Dictamen Auditoria Financiera Dictamen Ejecución Presupuestaria PARTE II Capítulo I Información Introductoria Capítulo II Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno Capítulo III Desarrollo de las Observaciones Capítulo IV Conclusiones Finales Capítulo V Recomendaciones Generales 24 PARTE II CAPÍTULO II INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Modelo Estándar De Control Interno Del Paraguay (MECIP) RELEVAMIENTOS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS EN LA FASE DE LA PLANIFICACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE LA IMPLEMENTACION DEL MECIP EN LAS INTITUCIONES PÚBLICAS INSTITUCIÓN: Ministerio de Educación y Cultura Res. CGR Nº 610/2012 El presente Informe de evaluación del cumplimiento de las actividades que el Ministerio de Educación y Cultura ha realizado en el Proceso de Planificación para la implementación del MECIP se menciona lo siguiente: I. METODOLOGÍA EMPLEADA. La metodología empleada para la evaluación consistió en la aplicación de un formulario conteniendo preguntas de control sobre la implementación de cada estándar de control que compone el MECIP. Respuesta a cada pregunta de control del formulario No sabe No se cumple Se cumple insatisfactoriamente Se cumple aceptablemente Se cumple en alto grado Puntaje 0 1 2 3 4 Como resultado de la aplicación del formulario, para cada estándar de control se tomó el promedio de las respuestas, conforme a los rangos e interpretación de la siguiente escala RANGOS DE INTERPRETACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO RANGO INTERPRETACIÓN 0,00 – 2,00 Inadecuado 2,10 – 3,00 Deficiente 3,01 – 4,00 Satisfactorio 4,10 – 5,00 Adecuado La evaluación de cada componente de control corresponde al promedio de los estándares de control que lo componen y la evaluación obtenida para cada componente corporativo, al promedio de los componentes de control incluidos que afecta al componente corporativo evaluado. 25 Las respuestas elaboradas por el Ministerio de Educación y Cultura (MEC), insertas en el formulario de evaluación, han sido analizadas por éste Organismo Superior de Control considerando la documentación de respaldo adjuntada y al contexto de las operaciones examinadas en el marco de la Resolución C.G.R. N° 610 de fecha 24 de julio de 2012 “Por la cual se dispone la realización de una Auditoria Financiera y Presupuestaria al Ministerio del Educación y Cultura, correspondiente al ejercicio fiscal 2011 y Primer Semestre del Ejercicio Fiscal 2012, sin perjuicio de su ampliación conforme al desarrollo del trabajo”, y la Resolución C.G.R. Nº 1199 de fecha 6 de diciembre de 2012 de ampliación al 31 diciembre de 2012. II. ANÁLISIS REALIZADO En la siguiente tabla se visualiza el resultado global de la evaluación realizada, a nivel de Componente corporativo y Componente de control y, en las dos últimas columnas el resultado final y su interpretación, al 31 de marzo de 2013 COMPONENTE CORPORATIVO COMPONENTE DE CONTROL Puntos Calificación CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL DE GESTIÓN CONTROL DE EVALUACIÓN 3,47 3,10 2,03 Satisfactorio Satisfactorio Deficiente Puntos Calificación Ambiente de control 3,25 Satisfactorio Direccionamiento estratégico 3,65 Satisfactorio Administración del Riesgo 3,50 Satisfactorio Actividades de Control 3,27 Satisfactorio Información 3,48 Satisfactorio Comunicación 2,56 Deficiente Auto evaluación 2,10 Deficiente Evaluación Independiente 2,56 Deficiente Planes de Mejoramiento GENERAL Puntos Calificación 2,86 1,42 Deficiente Inadecuado El Ministerio de Educación y Cultura ha tomado el compromiso de la máxima autoridad en apoyar e implementar el Modelo Estándar de Control Interno MECIP definiendo los grupos de trabajo, lo que se puede evidenciar en las disposiciones legales adjuntadas. Al respecto se ha procedido a evaluar la valoración asignada con los documentos adjuntados arrojando una calificación general de 2,86 puntos, que aún se considera como deficiente. La calificación asignada se encuentra sustentada especialmente en los siguientes puntos: 26 A) Control Estratégico 1. Ambiente de Control La institución ha elaborado y aprobado por la máxima autoridad sus Acuerdos y compromisos éticos, sin embargo queda pendiente la socialización del mismo que abarque a todos los funcionarios de las dependencias y las reuniones efectuadas por el Comité de Ética se debe documentar en Actas de reunión y no simplemente en el listado de asistencia. En cuanto al desarrollo del Talento Humano, la institución cuenta con la resolución que reglamenta el concurso para docentes que aún esta pendiente de validación, en tanto que la socialización para selección de docentes no se encuentra documentada en actas, dejando constancia de los talleres efectuados en planillas de asistencia. En cuanto al protocolo de buen gobierno, se menciona que el MEC cuenta un Código de Buen Gobierno que se encuentra pendiente de revisión, por lo que dicho código orientador no ha sido socializado con los funcionarios, así como tampoco se ha conformado el Comité de Buen Gobierno. 2. Direccionamiento Estratégico Si bien la institución elabora y ejecuta planes y programas operativo ajustados al plan estratégico, la evaluación del grado de cumplimiento es deficiente, no pudiendo la máxima autoridad adoptar acciones en base a los resultados. En relación a la gestión por proceso, se ha adjuntado los formatos establecidos en el MECIP; en tanto que la relación de la estructura Organizacional y el modelo de gestión por proceso no se aplican en todas las dependencias del MEC. 3. Administración del Riesgo En cuanto a la administración del riesgo, la administración del MEC ha avanzado en forma relativa considerando que no han sido desplegados los estándares de control del Contexto estratégico de riesgos. B) Control de Gestión Asimismo, el MEC ha avanzado en forma relativa en los estándares de control de Gestión, debido a que se relacionan con los riesgos (estándares no totalmente desplegados) y procesos (recientemente definidos). No obstante, se visualiza que se encuentran aplicando los Formatos preestablecidos. En cuanto al estándar “Información”, se están implementando la definición de los insumos y productos de los sistemas de información, y todos los estándares se encuentran en proceso de implementación gradual. Los estándares de control del Componente “Comunicación” se están desarrollando con cierta dificultad considerando que no se evidencia que la comunicación institucional sea pertinente y oportuna en la divulgación de los objetivos, estrategias, planes y políticas. C) Control de Evaluación En relación al Componente estratégico “Control de Evaluación” resalta que para el Estándar “Autoevaluación”, los estándares de gestión ética no están suficientemente comunicados a los funcionarios de la institución. Se observa que no se realiza la autoevaluación de gestión; por lo que no se pueden generar acciones de mejoramiento eficaces en este sentido. Tampoco se observa que se haya desplegado los estándares de Evaluación del Sistema de Control Interno; sin embargo la auditoría interna cuenta con herramientas que apoyen los procesos de evaluación independiente y cuentan además con un Manual de Auditoría Interna Institucional que falta actualizar. En lo que respecta al estándar de control “Planes de Mejoramiento”, no se observa evidencia de la implementándose. 27 III. CONCLUSIÓN En base al relevamiento realizado de los Componentes Corporativos de Control Estratégicos, Control de Gestión y Control de Evaluación, en relación al cumplimiento del grado de implementación del Modelo Estándar de Control Interno para las Entidades Públicas del Paraguay (MECIP) de cada componente de control de acuerdo a los estándares que lo componen y la evaluación obtenida para cada componente corporativo, arrojo una calificación general de 2,86 puntos, considerada como deficiente, debido a: En relación al Ambiente de Control, queda pendiente la socialización a los funcionarios de las dependencias del MEC de los Acuerdos y Compromisos Éticos, así como las reuniones del comité de Ética. Asimismo cuenta con un Código de buen Gobierno que se encuentra pendiente de revisión por lo que tampoco fue socializado. En cuanto al desarrollo del Talento Humano, la institución cuenta con la resolución que reglamenta el concurso para docentes que aún está pendiente de validación, en tanto que la socialización para selección de docentes no se encuentra documentada en actas, dejando constancia de los talleres efectuados en planillas de asistencia. Si bien la institución elabora y ejecuta planes y programas operativo ajustados al plan estratégico, la evaluación del grado de cumplimiento es deficiente, no pudiendo la máxima autoridad adoptar acciones en base a los resultados. En lo que respecta al Componente estratégico “Control de Gestión”, ha avanzado en forma relativa debido a que se relacionan con los riesgos (estándares no totalmente desplegados) y procesos (recientemente definidos) Los estándares de control del Componente “Comunicación” se están desarrollando con cierta dificultad considerando que no se evidencia que la comunicación institucional sea pertinente y oportuna en la divulgación de los objetivos, estrategias, planes y políticas. En relación al Componente estratégico “Control de Evaluación” resalta que para el Estándar “Autoevaluación”, los estándares de gestión ética no están suficientemente comunicados a los funcionarios de la institución No se observa evidencia de la implementación del estándar de control “Planes de Mejoramiento”. IV. RECOMENDACIÓN El diseño e implementación de los Componentes Corporativos de Control Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación tienen como fundamento establecer los estándares de Control, que generan, en primera instancia, una cultura institucional alrededor del control, autocontrolan los procesos de gerencia estratégica de la institución, así como los riesgos que constituyen la base para el diseño de las acciones de prevención y/o corrección que garanticen una efectiva planeación estratégica e institucional de la entidad. En tal sentido, La institución deberá impulsar y fortalecer el avance en el diseño, desarrollo e implementación de su sistema de Control Interno, en los procedimientos administrativos en cumplimiento a la gestión y los objetivos de la institución. Además, propulsar la permanente socialización del Modelo Estándar de Control Interno para las Entidades Públicas del Paraguay MECIP, como base para el desarrollo de su sistema de Control Interno, como lo establece el Decreto Nº 962/08 “Por el cual se establece las disposiciones legales y Administrativas que reglamentan la implementación de la Ley 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” y el Funcionamiento del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF)”; Capítulo II – Modelo Estándar de Control Interno: Apruébese y adoptase el Modelo Estándar de Control Interno para las Entidades Públicas del Paraguay (MECIP). 28 CAPÍTULO III DESARROLLO DE LAS OBSERVACIONES Del análisis realizado a los documentos de respaldo de los movimientos contables y presupuestarios proveídos por el Ministerio de Educación y Cultura, surge el siguiente informe: BALANCE GENERAL OBSERVACIÓN Nº 1 FALTA DE RETENCIÓN POR ATRASO EN EL PLAZO E INCUMPLIMIENTO DEL LUGAR Y CONDICIONES DE ENTREGA a. Falta de Retención de Multas por el atraso en la entrega de bienes Se ha observado la falta de Retención de Multas por el atraso en la entrega de bienes adquiridos en el Sub Grupo 320 “Textiles y Vestuarios”, según Contrato Nº 70/11 de fecha 30/09/11 correspondiente a la Licitación Pública Nacional SBE Nº 34/11, suscripta con la Firma SEDALIFE para la “Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes”, cuyo importe no retenido corresponde a G. 298.657.259 (Guaraníes doscientos noventa y ocho millones seiscientos cincuenta y siete mil doscientos cincuenta y nueve) equivalente al importe de la Póliza de Fiel Cumplimiento de Contrato. b. Incumplimiento en el Lugar y condiciones de entrega Se ha observado el incumplimiento del Punto 8. Plazo, lugar y condiciones de entrega estipulado en el Contrato Nº 70/11, debido a la falta de elaboración del cronograma de entrega por Región por parte de los responsables del MEC, evidenciándose que finalmente las entregas se han efectuado en el Depósito del Ministerio de Educación y Cultura según las Notas de Remisión y posteriormente dichos bienes han sido entregados en el referido lugar a los responsables de las Supervisiones Administrativas de los Departamentos beneficiados. c. Diferencia de precios en los artículos adquiridos según Contrato Nº 70/11 Se ha observado una diferencia en los precios cotizados en el Contrato Nº 70/11 correspondiente a la Licitación Pública Nacional SBE Nº 34/11, suscripta con la firma SEDALIFE para la “Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes” por G. 67.019.221(Guaraníes sesenta y siete millones diecinueve mil doscientos veintiuno) entre los lotes 1 y 4, lotes 2 y 5, y lotes 3 y 6 respectivamente, cuyos bienes adquiridos describen las mismas especificaciones técnicas para los citados lotes. Para una mejor comprensión se ilustra el siguiente cuadro: LOTE 1- Alto Paraná PRESENTACION Cantidad (a) Precio Unitario G.(b) Paquete de 10 unidades por talla 12.382 13.963 DESCRIPCION (Niños) Delantales para Preescolar LOTE 4 Canindeyú Cantidad (c) Precio Unitario G.(d) Dif. Precio Unitario (b-d) Dif. Monto G. (bd)*(a) 4.575 10.491 3.472 42.990.304 3.472 42.990.304 Dif. Precio Unitario Dif. Monto G. (b- 12.382 DESCRIPCION LOTE 2- Alto Paraná PRESENTACION 29 LOTE 5 Canindeyú (Niños) Cantidad (a) Precio Unitario G.(b) Cantidad (c) Precio Unitario G.(d) (b-d) d)*(c) Guardapolvo tipo guayabera talla 6 Paquete de 10 unidades por talla 17.176 17.300 6502 18000 700 4.551.400 Guardapolvo tipo guayabera talla 8 Paquete de 10 unidades por talla 15.812 18.300 5953 19000 700 4.167.100 Guardapolvo tipo guayabera talla 10 Paquete de 10 unidades por talla 32.448 19.300 11633 20000 700 8.143.100 Guardapolvo tipo guayabera talla 12 Paquete de 10 unidades por talla 15.500 20.300 5074 21000 700 3.551.800 Guardapolvo tipo guayabera talla 14 Paquete de 10 unidades por talla 16.083 21.300 4744 22000 700 3.320.800 700 23.734.200 Dif. Precio Unitario (b-d) Dif. Monto G. (bd)*(c) 33906 LOTE 3- Alto Paraná Cantidad (a) Precio Unitario G.(b) Cantidad (c) Precio Unitario G.(d) DESCRIPCION (Docentes) PRESENTACION LOTE 6 Canindeyú guardapolvo tipo Guayabera tamaño mediano Paquete de 3 unidades por tamaño 1.760 20.298 679 20391 93 63.147 guardapolvo tipo Guayabera tamaño grande Paquete de 3 unidades por tamaño 2.760 22.298 1290 22391 93 119.970 guardapolvo tipo Guayabera tamaño extra grande Paquete de 3 unidades por tamaño 2.170 24.298 1200 24391 93 111.600 93 294.717 3169 Total diferencia en precios en Lotes 1,5 y 6 67.019.221 DESCARGO a) En el marco de la Licitación Pública Nacional por Subasta a la Baja Electrónica N° 34/2011 “ADQUISICIÓN DE GUARDAPOLVOS PARA ALUMNOS Y DOCENTES”, adjudicado a la firma SEDALIFE Imagen Textil, conforme al Contrato N° 70/2011, fueron adquiridos los siguientes bienes: LOTE 1 2 DESCRIPCIÓN DE BIEN CANTIDAD PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL Delantales para pre-escolar – Talla 6 12.382 13.963 172.889.866 Guardapolvos tipo guayabera – Talla 6 17.176 17.300 297.144.800 Guardapolvos tipo guayabera – Talla 8 15.812 18.300 289.359.600 Guardapolvos tipo guayabera – Talla 10 32.448 19.300 626.246.400 Guardapolvos tipo guayabera – Talla 12 15.500 20.300 314.650.000 30 LOTE DESCRIPCIÓN DE BIEN CANTIDAD Guardapolvos tipo guayabera – Talla 14 3 4 5 PRECIO TOTAL 16.083 21.300 342.567.900 Guardapolvos tipo guayabera – Tamaño mediano 1.760 20.298 35.724.480 Guardapolvos tipo guayabera – Tamaño grande 2.760 22.298 61.542.480 Guardapolvos tipo guayabera – Tamaño extra grande 2.170 24.298 52.726.660 Delantales para Pre-escolar – Talla 6 4.575 10.491 47.996.325 Guardapolvo tipo guayabera – Talla 6 6.502 18.000 117.036.000 Guardapolvo tipo guayabera – Talla 8 5.953 19.000 113.107.000 Guardapolvo tipo guayabera – Talla 10 11.633 20.000 232.660.000 Guardapolvo tipo guayabera – Talla 12 5.074 21.000 106.554.000 Guardapolvo tipo guayabera – Talla 14 4.744 22.000 104.368.000 679 20.391 13.845.489 Guardapolvo tipo guayabera – Tamaño grande 1.290 22.391 28.884.390 Guardapolvo tipo guayabera – Tamaño extra grande 1.200 24.391 29.269.200 Guardapolvo tipo guayabera – Tamaño mediano 6 PRECIO UNITARIO La totalidad de los bienes adjudicados en el Contrato N° 70/11 y mencionados precedentemente fueron entregados en el Depósito Central del MEC, en fecha 24 de febrero de 2012. Esta Dependencia por Memorándum N° 1.330 de fecha 04 de junio de 2012, cuya copia autenticada se adjunta, remite a la Dirección Financiera las facturas por la provisión de los bienes adjudicados en el contrato de referencia, estableciendo los días de atraso en que incurrió la empresa en la entrega de los bienes mencionados. Cabe aclarar que, conforme a la Resolución N° 1870/11 el Departamento de Fiscalización y Control Interno, dependiente de la Dirección Financiera, se encarga de calcular las multas a ser aplicadas a los proveedores por incumplimiento de contrato e informar a los mismos y a las instancias pertinentes, por lo que dicha información deberá ser proporcionado por la mencionada Dirección. b) La clausula 8 de contrato de referencia establece que los bienes adjudicados deberán ser entregados en su totalidad en las Supervisiones Administrativa de cada región y departamentos beneficiados. Dichos bienes fueron entregados en su totalidad en el Depósito Central del MEC, sito en la calle Pettirossi N° 272 c/ Cap. Figari de Asunción, en fecha 24 de febrero de 2012, teniendo en cuenta que en la fecha mencionada no se contaba con el cronograma de entrega respectivo. Al respecto, cabe mencionar que esta Dependencia ha solicitado por Memorándum N° 4.263 de fecha 05 de octubre de 2011 y reiterado en fecha 13 de octubre de 2011 por Memorándum N° 4454, cuyas copias autenticadas se adjuntan, a la Dirección General de Educación Inicial y Escolar Básica el cronograma de entrega de los guardapolvos, para los fines pertinentes. En fecha 15 de marzo de 2012, la Dirección General mencionada más arriba, remite el cronograma de entregada solicitado por esta Dirección, en tal sentido el Departamento de Suministros y Depósito procedió a la entrega de 116.091 unidades a la Coordinación Departamental de Alto Paraná, según Orden N 84 de fecha 12 de marzo de 2012, y la cantidad de 41.650 unidades para la Coordinación de Canindeyú, conforme a la Orden N° 72 de fecha 08 de marzo de 2012, totalizando así la cantidad adjudicada. Se adjunta 31 copia autentica de las actas de entrega a las Coordinaciones Departamentales de Canindeyú y Alto Paraná, donde se detalla la cantidad, y tamaño de los bienes entregados. c) Entendemos que la diferencia de precios cotizados en el contrato Nº 70/11 de la LPN SBE Nº 34/11 “Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes”, obedece al tipo de proceso utilizado en este caso en particular_ Subasta a la Baja Electrónica_ con un sistema de adjudicación por lotes. En este sentido, el Sr. Contralor podrá observar, que los precios ofertados por el oferente adjudicado originalmente en la subasta, fueron superiores a las adjudicadas, dado que según el Acta de la Subasta, creemos que el oferente bajaba sus precios de acuerdo al estado de la competencia en cada lote, dado que la competencia en cada lote son independientes, y que el oferente lo ha realizado dentro de sus facultades discrecionales que le otorga la normativa vigente para este tipo de procesos. De acuerdo a ello, es importante mencionar, que no se observa que el PBC estipule que la baja de los precios debe darse en todos los lotes en estos casos, por lo que el hecho de que solo haya bajado más los precios en algunos lotes no es motivo para desechar una oferta evaluada como la más baja. Ello, bajo en entendimiento de que cada oferente realiza los cálculos y análisis de los precios a cotizar en cada lote, dentro de la discrecionalidad y el pliego lo permita, pudiendo ser varias las razones, por ejemplo: cantidad de los bienes entre otras, que solamente las empresas podrá detallar. En consecuencia, según los parámetros y criterios de la evaluación, se han seleccionado provisoriamente a bajo como la oferta evaluada como la más baja en cada lote, que en este caso en particular correspondía a la firma SEDALIFE todos los lotes, y al cumplir sustancialmente con todos los requerimientos, el Comité lo ha declarado como la oferta evaluada como la más baja y propuesta para la adjudicación. EVALUACIÓN DEL DESCARGO Los documentos remitidos en el descargo referente al punto a) por los responsables del Ministerio de Educación y Cultura, no justifican la falta de Retención de Multas por el atraso en la entrega de bienes, por lo que este equipo auditor se ratifica en las observaciones realizadas. Al respecto, la Ley N° 2051/03 “De contrataciones Públicas”, establece en su artículo 55 “Derecho de las Contratantes:… inc. a) a que se ejecuten los contratos en sus términos y condiciones y, en su caso, a exigir su cumplimiento forzoso;… inc.e) a imponer las sanciones previstas en los contratos y a ejecutar las garantías, cuando el proveedor o contratistas no cumpla con sus obligaciones.”, concordante con su Decreto Reglamentario artículo 10 “Las unidades Operativas de Contratación (UOC) tendrán las siguientes atribuciones:…Punto 5. Notificar oportunamente a la Unidad Central Normativa y Tecnológica el incumplimiento en que incurren los contratistas y proveedores y solicitar la aplicación de sanciones que correspondan por las infracciones cometidas… Punto 9 Establecer las especificaciones técnicas y demás condiciones para la contratación directa,… Punto 11. Gestionar la formalización de los contratos y recibir las garantías correspondientes…” Asimismo, el Contrato de Adjudicación Nº 70/11 de fecha 30/09/11, dispone en su Cláusula 8 Plazo, Lugar y Condiciones de Entrega… “Una vez emitida la orden de compra correspondiente para los lotes Adjudicados el oferente tendrá 60 (sesenta) días hábiles para la entrega de los Bienes en su totalidad…”.Clausula 13 Multas… “El valor de las Multas por atrasos: si el proveedor no diere cumplimiento al suministro del servicio adjudicados en el plazo establecido en éste contrato y sus eventuales prorrogas autorizadas 32 por caso fortuito o fuerza mayor, se hará pasible de una multa equivalente al dos por ciento (2%) del bien efectivamente no proveído, por cada tres días de atraso (días corridos), teniendo en cuenta que el total de la misma será hasta alcanzar el monto de la Garantía de fiel cumplimiento de Contrato”. Con relación al punto b), el descargo remitido por los responsables del Ministerio de Educación reconoce la observación señalada en este punto, no obstante manifiestan la elaboración del cronograma de entrega, sin embargo no se ha remitido copia del mismo. Por lo expuesto en el presente descargo nos ratificamos en la observación. Al respecto, la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, establece en su artículo 55 “Derecho de las Contratantes:… inc. a) a que se ejecuten los contratos en sus términos y condiciones y, en su caso, a exigir su cumplimiento forzoso;… inc. e) a imponer las sanciones previstas en los contratos y a ejecutar las garantías, cuando el proveedor o contratistas no cumpla con sus obligaciones.” En concordancia con su Decreto Reglamentario articulo 10. Las unidades Operativas de Contratación (UOC) tendrán las siguientes atribuciones:… Punto 5. Notificar oportunamente a la Unidad Central Normativa y Tecnológica el incumplimiento en que incurren los contratistas y proveedores y solicitar la aplicación de sanciones que correspondan por las infracciones cometidas…” Asimismo, el Contrato Nº 70/11 de fecha 30/09/11, establece en la Clausula 8 Plazo, Lugar y Condiciones de Entrega… “Una vez realizada la adjudicación el oferente deberá entregar la totalidad de lo adquirido en las Supervisiones Administrativas de los Departamentos beneficiados. Una vez emitida la orden de compra correspondiente para los lotes Adjudicados el oferente tendrá 60 (sesenta) días hábiles para la entrega de los Bienes en su totalidad, los Guardapolvos de alumnos y Docentes Escolares en todas las Supervisiones Administrativas de cada región y departamentos. Será efectuado con posterioridad a la firma del contrato el Cronograma de entrega a través de la Dirección correspondiente y la Dirección Administrativa para su repartición en las Supervisiones Asignadas de los Departamentos”. El punto c) el descargo realizado por parte de los responsables del Ministerio de Educación no justifica la variación de precios observado por el equipo auditor, respecto a la diferencia de precios existentes entre artículos idénticos cuya única diferencia son los destinos de entrega (Canindeyú- Alto Paraná), por lo expuesto en el descargo nos ratificamos en la observación. Al respecto la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, establece en su artículo 3 Definiciones…inc. y) Unidades Operativas de Contratación (UOC) “Son las unidades administrativas que en cada organismo, entidad y municipalidad se encargan de ejecutar los procedimientos de planeamiento, programación, presupuesto y contratación de las materias reguladas en esta ley”, articulo 15 Estimación de Costo… “Además, como condición previa, para iniciar cualquier procedimiento de contratación según la naturaleza del proyecto, las convocantes deberán contar con el estudio, diseños, incluidos planos y cálculos, especificaciones generales y técnicas, debidamente concluidos, y en todos los casos, con la programación, los presupuestos y demás documentos que se consideren necesarios.” CONCLUSIÓN a) Se observó la falta de Retención de Multas por G. 298.657.259 (Guaraníes doscientos noventa y ocho millones seiscientos cincuenta y siete mil doscientos cincuenta y nueve) por el atraso en la entrega de bienes adquiridos en el Sub Grupo 320 “Textiles y Vestuarios”, correspondiente a la Licitación Pública Nacional SBE Nº 34/11 “Adquisición 33 de Guardapolvos para Alumnos y Docentes”, suscripta con la Firma SEDALIFE, incumpliendo la Ley 2051/03 “De Contrataciones Públicas” artículo 55 “Derecho de las Contratantes” inc. a), inc. e); concordante con su Decreto Reglamentario artículo 10, Puntos 5, 9 y 11; y con el Contrato de Adjudicación Nº 70/11, Cláusulas 8 y 13. b) Se constató la falta de elaboración del cronograma de entrega de bienes por Región por parte de los responsables del MEC, establecido en la Licitación Pública Nacional SBE Nº 34/11 “Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes”, incumplimiento la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, artículo 55 “Derecho de las Contratantes” inc. a) y inc. e), en concordancia con su Decreto Reglamentario articulo 10, Punto 5 y con el Contrato N° 70/11, Clausula 8. c) Se observó una diferencia de G. 67.019.221 (Guaraníes sesenta y siete millones diecinueve mil doscientos veintiuno) en los precios cotizados en la Licitación Pública Nacional SBE Nº 34/11 “Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes”, adjudicado a la firma SEDALIFE, respecto a los lotes 1 y 4, lotes 2 y 5, y lotes 3 y 6 respectivamente, incumpliendo con la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, articulo 3 “Definiciones” inc. y) y articulo 15 “Estimación de Costo”. RECOMENDACIÓN a) Los responsables del Ministerio de Educación deberán imponer las sanciones previstas por el atraso en la entrega de los bienes y servicios adquiridos. b) El Ministerio de Educación deberá ejercer controles eficientes y exigir el estricto cumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos de adjudicación de bienes y servicios, tanto para la Contratante y los Contrato. c) El Ministerio de Educación deberá efectuar controles pertinentes en los precios cotizados por los oferentes en las distintas llamados a Contratación de Bienes y Servicios con el fin de garantizar la adjudicación aplicando los principios de economía, eficiencia y eficacia. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 2 ADJUDICACIONES DEL PAC 2011 EJECUTADAS PRESUPUESTARIOS DEL EJERCICIO FISCAL 2012 CON LOS FONDOS Se ha observado que los responsables del Ministerio de Educación y Cultura han comprometido los fondos presupuestarios del Ejercicio Fiscal 2012 en el Sub Grupo 540 "Adquisiciones de Maquinarias, equipos y Herramientas en General" por G. 6.504.000.000 34 (Guaraníes seis mil quinientos cuatro millones), por la adjudicación de bienes conforme los Contratos Nºs 161/2011 y 162/2011, cuyas certificaciones presupuestarias corresponde al Ejercicio Fiscal 2011 proveniente del Programa Anual de Contrataciones del referido Ejercicio Fiscal. Para una mejor comprensión se detalla el siguiente cuadro: Contrato Nº 161 (29/12/11) con la firma HITECER, monto adjudicado G. 5.340.000.000. DESCRIPCIÓN SEGÚN CC-CODIGO DE CONTRATACIÓN PERIODO Contrato Nº161 de fecha 29/12/11 con la firma HITECER SEGÚN OBLIGACIÓN MONTO G. Nº FECHA MONTO G. 5.235.000.000 13476 30/03/2012 2.136.000.000 105.000.000 52196 14/08/2012 3.204.000.000 EJERCICIO 2011 5.340.000.000 5.340.000.000 Contrato Nº162 (29/12/11) con la firma PARASOFT, monto adjudicado G. 1.164.000.000 DESCRIPCIÓN SEGÚN CC-CODIGO DE CONTRATACIÓN PERIODO Contrato Nº 162 de fecha 29/12/11 con la firma PARASOFT S.R.L. EJERCICIO 2011 SEGÚN OBLIGACIÓN MONTO G. Nº FECHA MONTO G. 30084 15/06/2012 465.600.000 32677 22/06/2012 698.400.000 1.164.000.000 1.164.000.000 1.164.000.000 DESCARGO Respecto a la observación realizada, se describe brevemente los procesos administrativo financieros llevados a cabo para el pago de toda adquisición de bienes y/o servicios. La Dirección de Presupuesto como instancia encargada de administrar el proceso de Planificación Integral del Presupuesto del Ministerio de Educación y Cultura, en sus fases de Formulación, Programación, Control, Evaluación y Análisis, ha previsto contar con disponibilidad presupuestaria para hacer frente a los compromisos asumidos por esta Cartera de Estado. La Dirección de Contrataciones es la dependencia responsable de Planificar, Organizar y Coordinar los procesos de Contrataciones para la Adquisición de Bienes y Servicios, necesarios para el logro de los objetivos Institucionales. La Dirección Administrativa es la instancia encargada de velar por el correcto cumplimiento de las cláusulas de los Contratos firmados con los proveedores de bienes y servicios. La Dirección Financiera es la dependencia responsable de Planificar, Coordinar y Realizar eficientemente la ejecución presupuestaria de los recursos financieros, a través del registro actualizado de los hechos económicos que finalmente se reflejan en Informes Financieros fiables. Por todo lo expuesto, se indica que tanto la demora en los procesos licitatorios, el incumplimiento de uno o más cláusulas contractuales, y hasta inclusive la falta de disponibilidad de Plan de Caja institucional asignado por el Ministerio de Hacienda, de acuerdo a la disponibilidad de recursos de la Tesorería General, conlleva a retrasos en la ejecución presupuestaria de la institución. 35 EVALUACIÓN DEL DESCARGO El descargo presentado por los responsables de la institución auditada referente a la demora en los procesos licitatorios y el incumplimiento de uno o más cláusulas contractuales, como la falta de disponibilidad de Plan de Caja institucional asignado por el Ministerio de Hacienda, conlleva a retrasos en la ejecución presupuestaria de la institución, confirman lo observado en este punto, por lo que nos ratificamos en la misma. Al respecto, la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 13 “Programación del Presupuesto”. Los proyectos de presupuesto se formularán sobre la base de los siguientes criterios de programación: … b) la programación de gastos constituirá la previsión de los egresos, los cuales se calcularán en función al tiempo de ejecución de las actividades a desarrollar durante el ejercicio fiscal, para el cumplimiento de los objetivos y metas. Dicha programación se hará en base a un plan de acción para el ejercicio proyectado, de acuerdo con los requerimientos de los planes de corto, mediano y largo plazos. Se fijarán igualmente los objetivos y metas a conseguir, los recursos humanos, materiales y equipos necesarios para alcanzarlos sobre la base de indicadores de gestión o producción cualitativos y cuantitativos que se establezcan...” En concordancia con el Decreto Nº 8127/00 “Por el cual se establecen las disposiciones legales y administrativas que reglamentan la implementación de la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” y el funcionamiento del “Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF” establece en su artículo 98 “Objetivo. Las UAF´s tendrán como objetivo principal coadyuvar con las dependencias que conforman el Organismo o Entidad, en la adecuada administración de los recursos humanos, financieros y materiales, aprobados en el Presupuesto Institucional, de conformidad con las disposiciones establecidas en la materia, a efectos de contribuir a mejorar su eficiencia de operación y al cumplimiento de los objetivos y metas de sus planes, programas y funciones institucionales, dentro de un marco de transparencia, racionalización y simplificación administrativa.” Asimismo, en su artículo 101 “Competencias y Responsabilidades. Las UAF´s y SUAF´s deberán realizar las funciones generales de: planificación integral, programación económica, presupuestación, programación financiera y de caja, ejecución presupuestaria, registro contable de operaciones económico-financieras (ingresos, egresos, traspasos), archivo contable, y emisión de estados contables y financieros. La administración de los recursos humanos, financieros, materiales y de bienes y servicios, se realizará con estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley y a la presente reglamentación que regulan la Administración Financiera Integrada del Estado, y cumpliendo las demás disposiciones complementarias que les asignen responsabilidades.” y en el artículo 102 “Principales Procesos. Los principales procesos que deberán administrar las UAF´s y SUAF´s, a través de sus dependencias son: b) En materia de Presupuesto: Planificación integral (marco estratégico institucional), programación financiera (plan financiero anual), programación (planes, programas, proyectos); presupuestación (determinación de costos), indicadores de gestión (parámetros de medición), evaluación y control de la ejecución de los programas (resultados de objetivos y metas de los planes, programas y proyectos en términos cualitativos y cuantitativos, y las propuestas correctivas), reprogramación presupuestaria (estudio, justificación y gestión ante el Ministerio de Hacienda).” Asimismo, la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, articulo 4 Principios Generales inc. a) Economía y Eficiencia: “Garantizarán que los Organismos, entidades y municipalidades se obliguen a planificar y programar sus requerimientos de contratación, de modo que las necesidades públicas se satisfagan con la oportunidad, la calidad y el costo que aseguren al Estado Paraguayo las mejores condiciones, sujetándose a disposiciones de 36 racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria”, articulo 11 Planeamiento de las contrataciones “Las operaciones de contratación pública que realicen los organismos, las entidades y las municipalidades deberán ajustarse a: inc. a) Los objetivos, metas, prioridades y estrategias establecidos en el Plan Estratégico Económico y Social y en los programas institucionales; b) las previsiones y políticas para el ejercicio de recursos contemplados en la ley anual de Presupuesto General de la Nación vigentes o en el Presupuesto Municipal correspondiente; y c) la calendarización de recursos presupuestarios, atendiendo a su efectiva disponibilidad, de acuerdo con el plan de caja respectivo” CONCLUSIÓN El Ministerio de Educación y Cultura comprometió fondos presupuestarios del Ejercicio Fiscal 2012 en el Sub Grupo 540 "Adquisiciones de Maquinarias, equipos y Herramientas en General" por G. 6.504.000.000 (Guaraníes seis mil quinientos cuatro millones), por la adjudicación de bienes según Contratos Nºs 161/2011 y 162/2011, cuyas certificaciones presupuestarias corresponden al Ejercicio Fiscal 2011, incumpliendo la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 13 “Programación del Presupuesto” Inc. b), en concordancia con su Decreto Reglamentario Nº 8127/00 “Por el cual se establecen las disposiciones legales y administrativas que reglamentan la implementación de la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” y el funcionamiento del “Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF” artículo 98 “Objetivo”, artículo 101 “Competencias y Responsabilidades” y artículo 102 “Principales Procesos” Inc. b); y con la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, articulo 4 “Principios Generales” inc. a), articulo 11 “Planeamiento de las contrataciones” inc. a) b) y c). RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación deberá ejecutar los gastos presupuestarios en atención a los principios de eficiencia y economía, para la correcta utilización de los fondos asignados y cumplir con los objetivos previstos en tiempo y forma. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 3 NEGLIGENCIA EN LA PLANIFICACIÓN DE LOS PLAZOS DE VIGENCIA Y DE ENTREGA EN LOS CONTRATOS DE ADJUDICACIÓN SUSCRIPTOS POR EL MEC a) Se ha constatado que los plazos previstos para la vigencia de los Contratos referentes a los bienes adjudicados en el marco de la LPN SBE Nº 55/11 “Adquisición de Impresoras y Computadoras”, Nºs 161 y 162 de fecha 29/12/2011, suscriptas con la firma HITECER S.A. y PARASOFT S.R.L. respectivamente, observándose que las primeras adendas fueron suscriptas al día siguiente de la firma de los contratos evidenciándose dos días de vigencia en ambos documentos inicialmente y ampliadas 37 sucesivamente en otras adendas hasta un año inclusive, observándose una planificación negligente en la previsión de los plazos de vigencias en los contratos. b) Se ha observado que los plazos previstos para la entrega de los bienes adjudicados en el marco de la LPN SBE Nº 55/11 “Adquisición de Impresoras y Computadoras”, según Contratos Nºs 161 y 162 de fecha 29/12/2011, suscriptas con la firma HITECER S.A. y PARASOFT S.R.L. respectivamente, fueron ampliadas sucesivamente de diez días establecidos inicialmente a 8 (ocho) meses inclusive, evidenciándose una planificación negligente en la previsión de los plazos de entrega de bienes. DESCARGO Observación Nº 3 Negligencia en la Planificación de los plazos de vigencia y de entrega en los contratos de adjudicación suscriptos por el MEC. Se adjunta: - Copia de parte del contrato Nº 162 donde consta la vigencia y las adendas al contrato firmadas posteriormente. - Copia de la Resolución Nº 2979 de fecha 20 de febrero del 2012, por la cual se amplía el plazo de entrega de bienes del referido contrato. - Copia del dictamen DC Nº 10/12 de fecha 10 de febrero de 2012 - Copia de la Nota presentada por la firma PARASOFT S.R.L. EVALUACIÓN DEL DESCARGO Los contratos y adendas remitidos en el descargo son los mismos documentos analizados por el equipo auditor durante el trabajo de campo; con respecto a las publicaciones periodísticas adjuntadas a las mismas confirman la falta de planificación en los plazos estipulados debido a que los equipos son importados desde el Continente Asiático y el volumen adquirido lógicamente requieren un plazo mayor. Por lo expuesto nos ratificamos en lo observado. En ese contexto, la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, establece en el artículo 3 “Definiciones…inc. y) Unidades Operativas de Contratación (UOC): “Son las unidades administrativas que en cada organismo, entidad y municipalidad se encargan de ejecutar los procedimientos de planeamiento, programación, presupuesto y contratación de las materias reguladas en esta ley”, articulo 4 Principios Generales inc. a) Economía y Eficiencia: “Garantizarán que los Organismos, entidades y municipalidades se obliguen a planificar y programar sus requerimientos de contratación, de modo que las necesidades públicas se satisfagan con la oportunidad, la calidad y el costo que aseguren al Estado Paraguayo las mejores condiciones, sujetándose a disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria”, articulo 11 Planeamiento de las contrataciones “Las operaciones de contratación pública que realicen los organismos, las entidades y las municipalidades deberán ajustarse a: inc. a) Los objetivos, metas, prioridades y estrategias establecidos en el Plan Estratégico Económico y Social y en los programas institucionales; b) las previsiones y políticas para el ejercicio de recursos contemplados en la ley anual de Presupuesto General de la Nación vigentes o en el Presupuesto Municipal correspondiente; y c) la calendarización de recursos presupuestarios, atendiendo a su efectiva disponibilidad, de acuerdo con el plan de caja respectivo”. CONCLUSIÓN Se constató la planificación inadecuada para la provisión de los bienes adjudicados por Licitación Pública Nacional SBE Nº 55/11 “Adquisición de Impresoras y Computadoras”, observándose que los plazos de vigencia de los Contratos y de entrega de los bienes fueron 38 ampliadas sucesivamente hasta un año inclusive, limitando el cumplimiento de los objetivos fijados para dicha contratación, infringiendo la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas” artículo 3 “Definiciones” inc. y); articulo 4 “Principios Generales” inc. a); articulo 11, inc. a), b) y c). RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación deberá planificar con eficiencia los plazos de vigencia y de entrega de los Contratos de Adjudicación de Bienes y Servicios, a fin de cumplir con los objetivos previstos en tiempo y forma. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 4 ADENDAS DE AMPLIACIÓN DE PLAZO DE ENTREGA EMITIDADAS POSTERIOR AL VENCIMIENTO DEL PLAZO PREVISTO Se ha observado que las Adendas que modifican al Contrato Nº 161 de fecha 29/12/11 con la firma HITECER S.A. en el marco de la LPN Nº 55/11 “Adquisición de Impresoras y Computadoras”, fueron emitidas en fechas posteriores al vencimiento del plazo de entrega fijado en el Contrato y/o Adenda que le antecede. A continuación se detallan el desfasaje entre las fechas de vencimientos y sus respectivas adendas: Documento y Fecha de Suscripción Fecha fijada para la entrega Documento de modificación y Fecha de Suscripción Desfasaje de las fechas entre documentos Contrato Nº 161 28/01/2012 Adenda Nº 2 de fecha 20/02/2012 23 días posterior al vencimiento de la entrega según Contrato Nº 161 Adenda Nº 2 del 20/02/2012 20/05/2012 Adenda Nº 3 de fecha 04/06/12 15 días posterior al vencimiento de la entrega según Adenda Nº 2 DESCARGO Se adjunta: - Copia de parte del contrato Nº 161 donde consta la vigencia y las adendas al contrato firmadas posteriormente. - Copia de la Resolución Nº 2976 de fecha 20 de febrero del 2012, por la cual se amplía el plazo de vigencia de referido contrato. - Copia del dictamen DC Nº 08/12 de fecha 09 de febrero de 2012 - Copia de la Nota presentada por la firma HITECER. 39 EVALUACIÓN DEL DESCARGO Los documentos remitidos en el descargo no justifica el desfasaje de las fechas de emisión de las adendas y los plazos de entrega previstos según Contrato, por lo que nos ratificamos en lo observado. En ese contexto Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, establece en su artículo 3 Definiciones…inc. y) Unidades Operativas de Contratación (UOC): “Son las unidades administrativas que en cada organismo, entidad y municipalidad se encargan de ejecutar los procedimientos de planeamiento, programación, presupuesto y contratación de las materias reguladas en esta ley”, articulo 4 Principios Generales inc. a) Economía y Eficiencia: “Garantizarán que los Organismos, entidades y municipalidades se obliguen a planificar y programar sus requerimientos de contratación, de modo que las necesidades públicas se satisfagan con la oportunidad, la calidad y el costo que aseguren al Estado Paraguayo las mejores condiciones, sujetándose a disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria”. CONCLUSIÓN Se observó que las Adendas del Contrato Nº 161/2011 suscriptas con la firma HITECER S.A. en el marco de la LPN Nº 55/11 “Adquisición de Impresoras y Computadoras”, fueron emitidas en fechas posteriores al vencimiento del plazo de entrega fijado en el Contrato y/o Adenda que le antecede, incumpliendo la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, articulo 3 “Definiciones” inc. y); articulo 4 “Principios Generales” inc. a). RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá emitir las adendas que modifican los Contratos de Adjudicación de Bienes y Servicios en tiempo y forma, previo estudio y planificación adecuada garantizando el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratado. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 5 DIFERENCIA EN LAS MULTAS RETENIDAS POR ATRASOS EN LA ENTREGAS DE BIENES A FAVOR DEL PROVEEDOR Se ha observado una diferencia de G. 69.840.000 (Guaraníes sesenta y nueve millones ochocientos cuarenta mil) en la Retención de Multa efectuada a la firma PARASOFT S.R.L. en el marco de la LPN Nº 55/11 “Adquisición de Impresoras y Computadoras”, Contrato Nº 162/2011 considerando que la Adenda Nº 02 del 20/02/2012 adiciona 45 (cuarenta y cinco) 40 días desde la recepción de la Orden de Compra por parte del proveedor, cuya fecha de recepción se visualiza el 20/01/2012, en consecuencia extendiéndose el plazo de entrega hasta el 05/03/2012. A continuación se detalla las multas por atraso y la diferencia generada al respecto: Según Equipo Auditoria Días de atraso Monto de la Multa en G. Plazo de entrega hasta el 05/03/12 Fechas de la N.R: 29/03/12 Según MEC Días de atraso Monto de la Multa en G. Diferencia en G. 108.484.800 69.840.000 Plazo de entrega hasta el 15/03/12 178.324.800 Fecha de la N.R. 29/03/12 Atraso: 23 días Atraso: 14 días Fecha de recepción de la Orden de Compra: 20/01/12 Fecha de la Nota de Remisión: 29/03/12 Ampliado por Adenda Nº 02 : 45 días adicionales de haber recibido la Orden de Compra DESCARGO De la verificación del legajo correspondiente al pago por la entrega total de los bienes adjudicados se pudo constatar que en fecha 21 de junio de 2012, el funcionario encargado de realizar el cálculo de las multas consideró aplicar la multa considerando los días de atraso indicado por la Unidad Responsable de la Ejecución Contractual (Dirección Administrativa) en su Memorándum Nº 1341/12, cuya copia se adjunta. EVALUACIÓN DEL DESCARGO El descargo presentado por los responsables del Ministerio de Educación y Cultura, y el Memorándum N° 1341/12 adjuntado no justifican las diferencias del cálculo de las multas aplicadas, por lo que nos ratificamos en lo observado. En este sentido el Manual de Funciones del Ministerio de Educación y Cultura, aprobado por Resolución N° 1870/2011 - Anexo, detalla las funciones del Departamento de Fiscalización y Control Interno, entre las que se encuentra “…Calcular las multas a ser aplicadas a los Proveedores por incumplimiento de Contrato e informar de los mismos y a las instancias pertinentes…” Al respecto el Contrato Nº 162/11 de fecha 29/12/11 establece en la Clausula Nº 8… “La firma que resultare adjudicada en el presente procedimiento de contratación, obligatoriamente deberá suministrar el 100% de los bienes adjudicados en el plazo de diez (10) de haber recibido la orden de compra”, establece además en la Clausula 13 Multas… “El valor de las Multas por atrasos: Si el proveedor no diere cumplimiento al suministro de los bienes adjudicados en el plazo establecido en éste contrato y sus eventuales prorrogas autorizadas por caso fortuito o fuerza mayor, se hará pasible de una multa equivalente al dos por ciento (2%) del valor del bien efectivamente no proveído, por cada tres días de atraso (días corridos), teniendo en cuenta que el total de la misma será hasta alcanzar el monto de la Garantía de fiel cumplimiento de Contrato”. CONCLUSIÓN Se constató una diferencia de G. 69.840.000 (Guaraníes sesenta y nueve millones ochocientos cuarenta mil) en la Retención de Multa efectuada a la firma PARASOFT S.R.L. en el marco de la LPN Nº 55/11 “Adquisición de Impresoras y Computadoras”, 41 evidenciándose errores en los cálculos de días de atraso a favor del proveedor, incumpliendo el Contrato 162/2011, Cláusulas Nº 8 y 13. RECOMENDACIÓN La Administración del Ministerio de Educación y Cultura deberá realizar correctamente los cálculos de retención de multas al Proveedor y fortalecer el control previo a las documentaciones de pago. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 6 TRANSFERENCIAS DE RECURSOS EN EL OBJETO DEL GASTO 874 “APORTES Y SUBSIDIOS A ENTIDADES EDUCATIVAS E INSTITUCIONES SIN FINES DE LUCRO” SIN RENDICIÓN DE CUENTAS a. Sin presentación de Rendición de Cuentas en el Ejercicio Fiscal 2011 Verificada la Planilla provista por los responsables del MEC referente a las Transferencias de Recursos a las Asociaciones de Cooperadora Escolar (ACE`s) de las Instituciones Educativas dependientes del Ministerio de Educación y Cultura transferidas en el Ejercicio Fiscal 2011, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y provisión de equipos y mobiliarios se pudo visualizar que algunas Instituciones Educativas no han presentado sus Rendiciones de Cuentas correspondientes al primer desembolso, por un total de G. 9.682.301.814 (Guaraníes nueve mil seiscientos ochenta y dos millones trescientos un mil ochocientos catorce). A continuación se detallan las instituciones beneficiarias y los importes desembolsados señalados en la presente observación: FECHA DEL 1º PAGO ESTADO DE RENDICION 1º PAGO INSTITUCIONES DPTO MONTO TOTAL NRO DEL CHEQUE 1º PAGO COL. NAC. PBRTO. JUAN BAUTISTA CASSANELLO PTE HAYES 118.795.120 3514412 31/08/2010 NO LICEO NAC. GUMERCINDO SOSA CONCEPCION 118.795.120 5261356 08/09/2011 NO ESC.BASIC.N° 521 MCAL. JOSE FELIX ESTIGARRIBIA CONCEPCION 66500000 5261357 19/07/2011 NO Esc. Bas. N° 5748 Arnaldo Martínez Canindeyú 120.000.000 5261764 03/10/2011 Esc. Bas. N° 7766 Santa Rosa San Pedro 117.445.695 5262469 20/02/2012 42 NO FECHA DEL 1º PAGO ESTADO DE RENDICION 1º PAGO INSTITUCIONES DPTO MONTO TOTAL NRO DEL CHEQUE 1º PAGO Esc. Bas. N° 2545 San José San Pedro 70.395.512 5262471 20/02/2012 NO Esc. Bas. N° 2546 S/N San Pedro 97.162.773 5262472 20/02/2012 NO Esc. Bas. N° 6169 San Francisco de Asis San Pedro 60.950.000 5262474 20/02/2012 NO Esc. Bas. Nº 7437 “San Francisco” CENTRAL 111.812.624 7614769 29/02/2012 NO Esc. Bas. N° 2503 Ntra. Sra. De la Medalla Milagrosa Itapúa 119.733.926 5262495 23/01/2012 NO Esc. Bas. N° 5858 Fulgencio Yegros PTE HAYES 114.324.979 5262502 25/01/2012 NO ESC. BAS. N° 6156 1° DE MAYO SAN PEDRO 120.000.000 5262610 20/02/2012 NO ESC. BAS. N° 6158 SAN MARTIN SAN PEDRO 120.000.000 5262611 20/02/2012 NO ESC. BAS. N° 2270 VIRGEN DEL ROSARIO SAN PEDRO 119.928.279 5262623 20/02/2012 NO COL. NAC. SANTA LUCIA SAN PEDRO 108.614.535 5262624 20/02/2012 NO COL. NAC. ABRAHAN LYNCOLN Central 109.052.201 5262631 31/01/2012 NO ESC. BÁS. Nº 1502 PROF. PETRONA MARTINEZ DE OCAMPOS CENTRAL 108.614.535 7614506 06/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 7739 VIRGEN DEL CARMEN Y NIÑO JESUS CENTRAL 92.162.061 7614507 06/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 3519 ALFEO ZANOTTI CENTRAL 98.383.874 7614510 07/02/2012 NO COL. NAC. SAN JUAN BAUTISTA CENTRAL 120.000.000 7614513 06/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 2402 NTRA. SRA. DEL PERPETUO SOCORRO CENTRAL 120.000.000 7614514 07/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 3454 STA. LIBRADA CENTRAL 71.139.290 7614516 06/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 980 JUSTO GERMAN FRANCO GOMEZ CENTRAL 120.000.000 7614517 06/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 3283 JARDIN DE ITAUGUA CENTRAL 119.943.195 7614520 08/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 6546 SAN ANTONIO CENTRAL 111.687.681 7614523 08/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 7063 SANTA ROSA DE LIMA CENTRAL 119.672.850 7614524 08/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 4727 NIÑO JESUS CENTRAL 83.996.161 7614528 09/02/2012 NO COL. NAC. SAN ISIDRO CENTRAL 115.571.973 7614529 09/02/2012 NO COLEGIO NACIONAL RCA. ITALIANA CENTRAL 69.040.892 7614530 08/02/2012 NO COL. NAC. PAZ DEL CHACO CENTRAL 87.494.981 7614531 29/02/2012 NO COL. NAC. SAGRADO CORAZON DE JESUS CENTRAL 74.994.044 7614538 06/02/2012 NO 43 FECHA DEL 1º PAGO ESTADO DE RENDICION 1º PAGO INSTITUCIONES DPTO MONTO TOTAL NRO DEL CHEQUE 1º PAGO COLEGIO NACIONAL YPATI CENTRAL 120.000.000 7614539 10/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 427 Y COL. AVAY CENTRAL 120.000.000 7614540 07/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 472 Y COL. ALEJO ROBADIN CENTRAL 102.093.947 7614541 08/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 5924 VIRGEN PEREGRINA CENTRAL 120.000.000 7614542 07/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 708 CARLOS ANTONIO LOPEZ CENTRAL 120.000.000 7614543 07/02/2012 NO COL. NACIONAL YUAYJHU SAN PEDRO 73.250.000 7614595 20/02/2012 NO COLEGIO NACIONAL SAN JOSE SAN PEDRO 108.614.535 7614596 20/02/2012 NO COLEGIO NACIONAL SAN MIGUEL ITAPUA 110.459.928 7614600 29/02/2012 NO COL.NAC.NIÑO JESUS CORDILLERA 116.264.535 7614724 29/02/12 NO ESC. BÁS. Nº 573 NIÑO JESUS SAN PEDRO 119.350.391 7614626 20/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 4651 SANTO DOMINGO SAN PEDRO 119.263.557 7614627 22/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 4650 DR. JOSE G. RODRIGUEZ DE FRANCIA SAN PEDRO 119.994.231 7614628 22/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 2481 MCA. FRANCISCO SOLANO LOPEZ SAN PEDRO 119.102.599 7614629 22/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 2745 SANTO TOMÁS DE AQUINO Y COL. NAC. PROF. ALBARINO AÑASCO SAN PEDRO 120.000.000 7614631 20/02/2012 NO ESC.BAS.N°3029 MANUEL ORTIZ GUERRERO. SAN PEDRO 119.921.936 7614634 22/02/2012 NO COL.NAC.VIRGEN DE FATIMA SAN PEDRO 118.285.935 7614636 20/02/2012 NO COL.NAC.MARCIAL SAMANIEGO SAN PEDRO 108.614.535 7614638 20/02/2012 NO ESC.BAS.N°6921 VIRGEN DE FATIMA SAN PEDRO 119.962.900 7614641 22/02/2012 NO ESC.BAS.N°2674 GRAL.B.CABALLERO SAN PEDRO 119.255.381 7614642 22/02/2012 NO COL.NAC.SANTA RITA SAN PEDRO 101.930.895 7614643 22/02/2012 NO COL. NAC. CAMPAMENTO AZCURRA CORDILLERA 90.153.400 7614647 29/02/2012 NO COL. NAC. LOMA GRANDE CORDILLERA 115.659.813 7614648 29/02/2012 NO COL. NAC. VIRGEN DEL CARMEN ALTO PARANA 120.000.000 7614656 24/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 5971 SANTA LIBRADA CENTRAL 108.614.535 7614663 29/02/2012 NO COL. NAC. CARMEN DE PEÑA CENTRAL 112.374.961 7614664 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 7088 PROF. DENIS RIVEROS CENTRAL 109.215.852 7614666 29/02/2012 NO 44 FECHA DEL 1º PAGO ESTADO DE RENDICION 1º PAGO INSTITUCIONES DPTO MONTO TOTAL NRO DEL CHEQUE 1º PAGO ESC. BÁS. Nº 3438 VIRGEN DE FATIMA CENTRAL 120.000.000 7614667 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 1018 SAN BLAS CENTRAL 120.000.000 7614669 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 2403 SAN JUAN BAUTISTA CENTRAL 120.000.000 7614671 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 706 PROF. DON ANTONIO J. DELVALLE CENTRAL 120.000.000 7614672 29/02/2012 NO COL. NAC. JUSTO GERMAN FRANCO GOMEZ CENTRAL 120.000.000 7614674 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 245 PROF. AURELIO TORRES CENTRAL 48.038.315 7614675 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 2404 DON LUCIANO GOMEZ CENTRAL 120.000.000 7614676 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 3619 DON PORFIRIO FERNANDEZ CENTRAL 120.000.000 7614677 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 1020 YVYRATY CENTRAL 33.644.662 7614678 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 2399 SANTA LIBRADA CENTRAL 114.206.770 7614679 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 7603 NUEVO AMANECER CENTRAL 120.000.000 7614681 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 7608 DIVINO NIÑO JESUS CENTRAL 120.000.000 7614684 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 7648 DR. JOSE RODRIGUEZ DE FRANCIA CENTRAL 120.000.000 7614685 29/02/2012 NO COL. NAC. Y ESC. BÁS. Nº 3445 ISAAC CABRERA CENTRAL 29.919.045 7614686 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 345 CANDIDA ACHUCARRO CENTRAL 112.331.381 7614687 29/02/2012 NO COL. NACIONAL VIRGEN DEL ROSARIO CENTRAL 120.000.000 7614689 29/02/2012 NO ESC. BÁS. Nº 163 PROF. ADOLFO M. MONGES CENTRAL 120.000.000 7614690 29/02/2012 NO COL.NAC.YBY HATI CAAZAPA 114.045.261 7614715 24/02/2012 NO COL.NAC.POTRERO YBATE CAAZAPA 72.492.937 7614716 24/02/2012 NO ESC.BÁS.N°3046 SAN BLAS CANINDEYU 109.250.726 7614726 02/03/2012 NO COL.NAC.NUEVA VIDA CANINDEYU 86.684.400 7614727 02/03/2012 NO ESC.BAS.N° 6564 MARIA AUXILIADORA CENTRAL 112.257.479 7614706 22/02/2012 NO COL.NAC.PROF.MIRTHA RUBBIANI DE FERREIRA CENTRAL 65.029.003 7614733 29/02/2012 NO ESC.BÁS.N°6423 MARIA AUXILIADORA CENTRAL 120.000.000 7614737 29/02/2012 NO 45 FECHA DEL 1º PAGO ESTADO DE RENDICION 1º PAGO INSTITUCIONES DPTO MONTO TOTAL NRO DEL CHEQUE 1º PAGO ESC.BÁS.N°5027”PARAGUAY PYAHU” CAAGUAZU 66.079.638 7614742 29/12/2012 NO COL.NAC.MCAL.FRANCISCO S.LOPEZ CAAGUAZU 101.814.761 7614743 29/12/2012 NO ESC.BÁS.N°1976 PROF.MARIA F.GONZALEZ CAAGUAZU 101.814.761 7614744 29/02/2012 NO COLEGIO NACIONAL NUEVA LONDRES CAAGUAZU 96.096.508 7614747 29/02/2012 NO COL.NAC.”MARIA AUXILIADORA” ITAPUA 120.000.000 7614749 29/02/2012 NO COL. NAC. DE YPEJHU CANINDEYU 120.000.000 7614701 02/03/2012 NO COL.NAC.DR.ROBERTO L.PETIT ALTO PARANA 120.000.000 7614707 02/03/2012 NO ESC.BAS.N°5412 SAGRADA FAMILIA ALTO PARANA 120.000.000 7614708 03/03/2012 NO ESC.BAS.N°3594 SAN ROQUE GONZALEZ DE SANTACRUZ ALTO PARANA 120.000.000 7614709 04/03/2012 NO COL. NAC. NTRA. SRA. DEL PERPETUO SOCORRO CENTRAL 120.000.000 7614668 29/02/2012 NO Total 9.682.301.814 b. Falta de datos referente a la Rendición de Cuentas en el Ejercicio Fiscal 2012 Se ha visualizado la falta de datos referente a la Rendición de Cuentas del primer desembolso de algunas Instituciones Educativas correspondiente al Ejercicio Fiscal 2012, en el cuadro siguiente se detallan la observación mencionada. INSTITUCIONES DPTO MONTO TOTAL Esc. Bas. N° 4718 SANTA LUCIA CENTRAL 116.683.330 Esc. Bas. Nº 663 Cptan. Pedro J. Caballero San Pedro 50.000.000 ALTO PARANA 120.000.000 C.N. Nstra. Sra. Del Perpetuo Socorro Amambay 120.000.000 Esc. Bas. Nº 416 Agustín Barrios Misiones Esc. Bas. Nº 6709 Nueva Esperanza Esc. Bas. N° 18 y C.N. República de Cuba ESC. BAS. N° 273 ALVAR NUÑEZ CABEZA DE VACA ESC. BAS. N° 2394 SRA. CAROLINA ROMERO NRO DEL CHEQUE 1º PAGO FECHA DEL 1º PAGO ESTADO DE RENDICION 1º PAGO 5072060 08/06/2012 SD 7603429 08/06/2012 SD 7600573 SD 7600574 24/04/2012 SD 120.000.000 7600575 25/05/2012 SD Capital 120.000.000 7615227 26/06/2012 SD ALTO PARANA 120.000.000 7615234 06/06/2012 SD CENTRAL 120.000.000 7615253 13/06/2012 SD 46 MONTO TOTAL NRO DEL CHEQUE 1º PAGO INSTITUCIONES DPTO ESC. BAS. N° 2577 INDEPENDENCIA NACIONAL CONCEPCION 120.000.000 7615249 COL. NAC. GRAL. MARCIAL SAMANIEGO CONCEPCION 120.000.000 7615250 GUAIRA 106.266.805 7615252 COL. NAC. CALLE 8000 MOISES BERTONI SAN PEDRO 117.264.535 7615251 ESC. BAS. N° 7763 COM. INDIG. VYA RENDA CANINDEYU 97.856.690 7615237 ESC. BAS. N° 15194 COM. INDIG. PASO ITA CONCEPCION 95.847.799 7615231 ESC. BAS. N° 5834 COM. INDIG. VYA PAVE CONCEPCION 119.771.085 7615232 ESC. BAS. N° 7557 COM. IND. KAEL SAT LECPI PTE. HAYES 105.771.085 7615233 ESC. BAS. N° 15152 COM. IND. TAHEKYI SAN PEDRO 95.847.799 7615238 ALTO PARANA 10.000.000 ÑEEMBUCU 42.000.000 MISIONES 94.500.000 ALTO PARANA 10.000.000 Col. Nac. Pedro P. Peña Central 120.000.000 ESC.BASC. Nº 1021 NSTRA. SRA. DEL PERPETUO SOCORRO Central 118.985.771 ESC. BAS. N° 7590 SAN BLAS ALTO PARANA 120.000.000 COL. NAC. CNEL. TEOFILO MIRANDA CONCEPCION 79.900.460 ESC. BAS. N° 1859 VICTORIA BARRIENTOS PARAGUARI 120.000.000 COL. NAC. ARROYO MOROTI GUAIRA FECHA DEL 1º PAGO ESTADO DE RENDICION 1º PAGO 25/06/2012 SD 25/06/2012 SD 21/06/2012 SD 08/06/2012 SD 07/06/2012 SD 05/06/2012 SD 05/06/2012 SD 05/06/2012 SD 06/06/2012 SD 7615240 21/06/2012 SD 7615229 04/06/2012 SD 7615246 07/06/2012 SD 7615241 06/06/2012 SD 7615258 04/07/2012 SD 7615256 21/06/2012 SD 7615282 21/06/2012 SD 7615267 21/06/2012 SD 7615288 22/06/2012 SD 84.443.060 7615272 21/06/2012 SD CENTRAL 120.000.000 7615275 21/06/2012 SD ESC. BAS. N° 4545 VIDALIA SALVADORA BERNAL CANINDEYU 120.000.000 7615280 04/07/2012 SD ESC. BAS. N° 3560 CRISTO REY CANINDEYU 120.000.000 7615281 04/07/2012 SD ESC. BAS. N° 4740 HEROES DEL MARZO PARAGUAYO CAAGUAZU 71.125.087 7615273 25/06/2012 SD ESC. BAS. N° 871 SAN AGUSTIN ALTO PARANA 120.000.000 7615283 21/06/2012 SD ESC. BAS. N° 717 SAN ISIDRO ALTO PARANA 120.000.000 7615284 21/06/2012 SD COL. NAC. DR. BOTTRELL COL. NAC. SAN AGUSTIN ESC. BAS. N° 1807 SAN FRANCISCO DE ASIS COL. NAC. SANTA ROSA Esc. Bas. 2973 y C. N. San Isidro Labrador COL. NAC. GENESIS 47 INSTITUCIONES DPTO MONTO TOTAL NRO DEL CHEQUE 1º PAGO FECHA DEL 1º PAGO ESTADO DE RENDICION 1º PAGO COL. NAC. LAS MERCEDES ALTO PARANA 120.000.000 COL. NAC. GRAL. JOSE EDUVIGIS DIAZ ALTO PARANA 120.000.000 CENTRAL 10.000.000 ESC. BAS. N° 1469 SAN JOSE SAN PEDRO 6.000.000 COL. NAC. SAN ISIDRO LABRADOR SAN PEDRO 6.000.000 COL. NAC. JUAN L. MALLORQUIN CAPITAL 5.029.527 7615287 26/06/2012 SD ESC. BAS. N° 6746 PORVENIR CENTRAL 6.000.000 7615277 22/06/2012 SD COL. NAC. ISLA BOGADO CENTRAL 6.000.000 7615278 22/06/2012 SD ESC. BAS. N° 502 CARLOS ANTONIO LOPEZ SAN PEDRO 6.000.000 7615270 06/07/2012 SD COL. NAC. DE CAPIIBARY SAN PEDRO 6.000.000 COLEG. NAC. CAMPO 9 CAAGUAZU 120.000.000 ESC. BAS. N° 824 RVDO. PADRE LUCIANO CESTAC Esc. Basc. Nº 4143 Monseñor Aníbal Maricebich CONCEPCION 7.000.000 7615285 21/06/2012 SD 7615286 21/06/2012 SD 7615276 22/06/2012 SD 7615268 23/07/2012 SD SD SD 7615290 25/06/2012 SD SD (SD) Sin datos según Planilla de Control de Presentación de Rendición de Cuentas DESCARGO a) Observando el resumen de Instituciones beneficiadas señaladas en el Informe de Comunicación de Observaciones de la CGR, las cuales suman un total de 91 instituciones, 61 de ellas han presentado sus respectivas rendiciones de cuentas, representando un 67% de las mismas. Asimismo cabe destacar que los porcentajes están sujetos a modificaciones, considerando la actualización diaria de la base de datos. No obstante atendiendo esta y anteriores observaciones el Departamento de Rendición de Cuentas ha venido implementando medidas y acciones administrativas a fin de que las instituciones educativas cumplan las disposiciones legales vigentes vertidas tanto en la Resolución Nº 13773 de fecha 1 de julio del 2011 “Por la cual se establece el procedimiento de transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación , ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisiones de equipos y mobiliarios a instituciones educativas”, En su punto 5 del Anexo de Resolución: Rendición de cuentas, como así también en el contrato de transferencia de aporte de capital celebrado entre el Ministerio de Educación y Cultura y el Director de la Institución, Tesorero de las ACEs y Presidente de las ACEs respectivamente, en su clausula tercera. A tales efectos se anexa: 48 Resumen de las 91 instituciones beneficiadas con su respectivos Estados de Rendición de cuentas-Anexo 1. Copia simple de la Resolución 13773. Copia simple de contrato de transferencia de aporte de capital. b) Atendiendo el resumen de instituciones beneficiadas señaladas en el informe de Comunicación de Observaciones de la CGR, las cuales suman un total de 33 Instituciones adjudicadas en el marco del Programa de Reparación de la Infraestructura Edilicia de Instituciones Educativas de la República, 20 de ellas han presentado sus respectivas Rendiciones de Cuentas, representando un 61% de las mismas. Por otro lado las instituciones adjudicadas en el Marco de Provisión de Equipos y Mobiliarios a Instituciones Educativas las cuales suman un total de 10 en el informe de comunicación de observaciones de la CGR, 9 de ellas han presentado sus respectivas rendiciones de cuentas, representado un 90 % de las mismas. Asimismo cabe resaltar que los porcentajes están sujetos a modificaciones, considerando la actualización diaria de la base de datos. A tales efectos se anexa: Resumen de las 33 instituciones beneficiadas con sus respectivos estados de rendición de cuentas- anexo 2. Resumen de las 10 Instituciones beneficiadas con sus respectivos estados de rendición de cuentas- anexo 3. Es pertinente señalar que el Departamento de Rendición de Cuentas, cuenta con una base de datos provista por el Departamento de tesorería, referente a las transferencias otorgadas a las distintas instituciones educativas de Gestión Oficial, utilizando la misma como matriz para la carga manual de las rendiciones de cuentas recepcionadas diariamente en esta dependencia. En este resumen se visualiza los siguientes detalles: Estado de Rendición, monto rendido, saldo a rendir y fecha de rendición. EVALUACIÓN DEL DESCARGO Conforme la evaluación del descargo remitido en el punto a), el organismo auditado no adjuntó las rendiciones de cuentas de las 91 (noventa y un) instituciones educativas observadas por el Equipo Auditor, por lo que nos ratificamos en la misma. Con relación al punto b), los responsables del Ministerio de Educación y Cultura remiten un listado de Rendiciones de Cuentas donde consignan las instituciones que han rendido cuentas, sin embargo, no fueron adjuntadas las rendiciones de cuentas que acrediten su presentación que totaliza G.3.754.293.033 (Guaraníes tres mil setecientos cincuenta y cuatro millones doscientos noventa y tres mil treinta y tres). La Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” articulo 7, Las asociaciones, fundaciones, instituciones u otras personas jurídicas privadas sin fines de lucro o con fines de bien social, que reciban, administren o inviertan fondos públicos en concepto de transferencias recibidas de los organismos y entidades del Estado (OEE) y de los gobiernos municipales, se regirán por las siguientes disposiciones y la reglamentación:…inc. b) “Deberán presentar rendiciones de cuentas bimestrales por los fondos recibidos y los gastos realizados a la Contraloría General de la República y, previa recepción y visación de copias de las mismas, a las Unidades de Administración y Finanzas o a los responsables de la administración de la institución 49 aportante, para los desembolsos siguientes y sus fines pertinentes”… inc. c) “Las rendiciones de cuentas por los fondos recibidos, deberán estar documentadas de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, avaladas por profesional del ramo. Deberán preparar, custodiar y tener a disposición de los órganos de control, los documentos originales respaldatorios del registro contable de las operaciones derivadas de los ingresos y gastos provenientes de la Tesorería General o Tesorerías Institucionales, en sede de la Entidad…” inc. j) “Las asociaciones de cooperadoras escolares (ACEs) u otras asociaciones civiles sin fines de lucro del sector educativo, que reciban administren fondos de los Organismos y Entidades del Estado (OEE), deberán presentar informe de rendición de cuentas a las Unidades y/o gobernaciones y municipalidades, dentro de los plazos y procedimientos que serán establecidos en la reglamentación…” Resolución Nº 13773 “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas” Punto 5. Rendición de Cuentas 5.1 Primera Transferencia: a partir de la recepción del primer cheque correspondiente al 50% del monto total a transferir, la Asociación de Cooperación Escolar (ACEs) presentara la Rendición de Cuentas de los gastos efectuados, de acuerdo al Art. 9° del Decreto N° 6071/2011. La rendición de los gastos deberán ser presentadas en periodos bimestrales, dentro de los quince días posteriores a la culminación del bimestre inmediato anterior en el Formulario B. 01. 01 “Rendición de Cuentas – Entidades sin fines de lucro” debidamente llenadas y firmadas por el Presidente /a, Tesorero/a y avalada por Profesional del Ramo (Contador/a) con carácter de Declaración Jurada en cinco ejemplares o copias originales y en todos los casos deberán escanearse en dos (2) CD los documentos respaldatorios de las transferencias y se adjuntarán a los mismos…” Al respecto, la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 83 “Infracciones” inciso e) no rendir las cuentas reglamentarias exigidas, rendirlas con notable retraso o presentarlas con graves defectos…” CONCLUSIÓN a) Se visualizó que la Planilla de Rendición de Cuentas de las transferencias en el Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a entidades educativas e instituciones educativas sin fines de lucro” por G. 9.682.301.814 (Guaraníes nueve mil seiscientos ochenta y dos millones trescientos un mil ochocientos catorce) entregadas a las ACE`s de las Instituciones Educativas dependientes del Ministerio de Educación y Cultura durante el Ejercicio Fiscal 2011, no han presentado sus Rendiciones de Cuentas correspondientes al primer desembolso, incumpliendo la Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” articulo 7, inc. b), c) y j); y con la Resolución Nº 13773 “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas” Punto 5. 5.1, incurriendo en las infracciones previstas en la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 83, inciso e). b) Se constató que la cuenta “Gastos de Transferencias” por G.3.754.293.033 (Guaraníes tres mil setecientos cincuenta y cuatro millones doscientos noventa y tres mil treinta y 50 tres) entregadas a las ACE`s de las Instituciones Educativas dependientes del Ministerio de Educación y Cultura durante el Ejercicio Fiscal 2012, no cuentan con sus Rendiciones de Cuentas correspondientes al primer desembolso, incumpliendo la Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” articulo 7, inc. b), c) y j); y con la Resolución Nº 13773 “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas” Punto 5. 5.1, incurriendo en las infracciones previstas en la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 83, inciso e). RECOMENDACIÓN La Administración del Ministerio de educación deberá exigir el estricto cumplimiento de procedimientos establecidos para la transferencia de los Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas y correspondiente Rendición de cuentas en tiempo y forma; asimismo, deberá imponer sanciones para los casos que ameritan. los las su las Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 7 ATRASO EN LA RENDICIÓN DE CUENTAS DEL OBJETO DEL GASTO 874 “APORTES Y SUBSIDIOS A ENTIDADES EDUCATIVAS E INSTITUCIONES SIN FINES DE LUCRO” Se pudo observar en la Planilla de Control de Presentación de Rendición de Cuentas del O.G. 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro", que algunas instituciones educativas han presentado sus respectivas Rendiciones de Cuentas con atraso hasta un periodo mayor a dos años inclusive, con relación a la fecha dispuesta para el efecto. Al respecto, se han seleccionado como ejemplo los departamentos de Central, Itapúa, San Pedro, Ñeembucú, Amambay y Alto Paraná, cuyas transferencias rendidas con atraso ascienden a G. 21.126.431.351 (Guaraníes veintiún mil ciento veintiséis millones cuatrocientos treinta y un mil trescientos cincuenta y uno). A continuación se expone el resumen de la observación señalada correspondiente a los ejercicios fiscales 2011 y 2012. Ver Anexo I 51 ACES Monto en G. Construcciones 2011 18.988.704.796 Construcciones 2012 614.578.799 Muebles 2011 969.147.756 Muebles 2012 554.000.000 Total 21.126.431.351 DESCARGO Atendiendo esta observación hemos procedido a recalcular el periodo de tiempo real transcurrido de la rendición de cuentas presentada a partir de la fecha del 1º Pago. Asimismo hemos tomado a modo de muestreo 59 instituciones educativas de los Departamentos de Central, Itapúa, San Pedro, Ñeembucú, Amambay y Alto Paraná, los cuales se encuentran en el Anexo I de este Informe. De los resultados arrojados del cálculo realizado, hemos observado que en ninguno de los casos el periodo transcurrido ha sobrepasado los dos años. Al mismo tiempo hemos calculado los periodos bimestrales vencidos dentro del periodo transcurrido desde la rendición de cuentas presentada a partir de la fecha del 1º pago. Cabe destacar que el cálculo de los bimestres vencidos están sujetos a lo dispuesto por la Ley 4249/2011, “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011”, en su Decreto Nº 6071 que lo reglamenta, en su art. 9 de la Rendición de Cuentas, inc. a.1) Las rendiciones de cuentas deberán ser presentadas por las entidades beneficiarias en periodos bimestrales, dentro de los quince (15) días posteriores a la culminación del bimestre inmediato anterior, de acuerdo al formulario B-01-01 “Rendición de CuentasEntidades sin fines de lucro”. A tales efectos se anexa: Resumen de las 59 instituciones beneficiadas con sus respectivos estados de rendición de cuentas – anexo 4. EVALUACIÓN DEL DESCARGO Conforme al descargo remitido, la Planilla con datos recalculados adjuntada a la presente no desvirtúa ni justifica el atraso observado en las presentaciones de las Rendiciones de Cuentas de las instituciones educativas beneficiarias de las transferencias, por lo que nos ratificamos en la presente observación. Asimismo la Resolución Nº 13773 “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas” establece en el Punto 5. RENDICIÓN DE CUENTAS 5.1 Primera Transferencia: a partir de la recepción del primer cheque correspondiente al 50% del monto total a transferir, la Asociación de Cooperación Escolar (ACEs) presentara la rendición de cuentas de los gastos efectuados, de acuerdo al Art. 9° del Decreto N° 6071/2011.La rendición de los gastos deberán ser presentadas en periodos bimestrales, 52 dentro de los quince días posteriores a la culminación del bimestre inmediato anterior en el Formulario B. 01. 01 “Rendición de Cuentas – Entidades sin fines de lucro” debidamente llenadas y firmadas por el Presidente /a, Tesorero/a y avalada por Profesional del Ramo (Contador/a) con carácter de Declaración Jurada en cinco ejemplares o copias originales y en todos los casos deberán escanearse en dos (2) CD los documentos respaldatorios de las transferencias y se adjuntarán a los mismos…” CONCLUSIÓN Se observó que las Rendiciones de Cuentas del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro" de algunas instituciones educativas se han presentado con notable retraso, conforme la Planilla de Control de Presentación de Rendición de Cuentas, incumpliendo la Resolución Nº 13773 “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas” Punto 5, 5.1. RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir el estricto cumplimiento de los plazos de Rendición de Cuentas y aplicar las sanciones previstas para el efecto. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la República.” OBSERVACIÓN Nº 8 FALTA DE REGISTRO DE DISTRIBUCION DE GUARDAPOLVOS En la verificación in situ realizada en el Departamento de Alto Paraná, se han evidenciado en las distintas dependencias educativas tomadas como muestra, la falta de registro que documente la distribución final de guardapolvos a los alumnos; visualizándose la falta de normativa para los procedimientos de entrega y recepción de los mismos. A modo de muestra se puede mencionar las siguientes instituciones educativas: 53 Institución Observación Escuela Básica Nº 5412 “Sagrada Familia” Solo fueron visualizadas las planillas de entrega de los guardapolvos por parte de la institución a los padres de los alumnos del Nivel Inicial, 1° y 2° ciclo. Conforme Acta Nº 29 Escuela Básica Nº 3171 “San Ramón” (Hernandarias) Fueron entregados a los alumnos conforme a la lista de asistencia. Conforme Acta Nº 34 Escuela Básica Nº 5944 “Ramón Jesús González Navero” No cuenta con respaldo documental por la entrega. Conforme Acta Nº 36 DESCARGO Al respecto se mencionada que, la Dirección General de Educación Inicial y Escolar Básica, ha solicitado el llamado para la Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes de escuelas fronterizas de los Departamentos de Canindeyú y Alto Paraná, por lo que dicha Dirección deberá informar si se estableció algún procedimiento para la distribución final a los alumnos, que debían utilizar las instituciones educativas beneficiadas. EVALUACIÓN DEL DESCARGO El descargo presentado por el Ministerio de Educación y Cultura no justifica la falta de registros que documenten la distribución final de guardapolvos a los alumnos, evidenciando la falta de control interno por parte de los responsables de la Institución auditada, por lo que nos ratificamos en la presente observación. Al respecto la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 60 Control interno “…El control interno está conformado por los instrumentos, mecanismos y técnicas de control, que serán establecidos en la reglamentación pertinente. El control interno comprende el control previo a cargo de los responsables de la Administración…”; asimismo el artículo 65 dispone: “Examen de Cuentas. La Contraloría General de la República tendrá a su cargo el estudio de la rendición y el examen de cuentas de los organismos y entidades del Estado sujetos a la presente ley, a los efectos del control de la ejecución del presupuesto, la administración de los fondos y el movimiento de los bienes y se basará, principalmente, en la verificación y evaluación de los documentos que respaldan las operaciones contables que dan como resultado los estados de situación financiera, presupuestaria y patrimonial, sin perjuicio de otras informaciones que se podrán solicitar para la comprobación de las operaciones realizadas. Los organismos y entidades del Estado deben tener a disposición de los órganos del control interno y externo correspondientes, la contabilidad al día y la documentación sustentatoria de las cuentas correspondientes a las operaciones efectuadas y registradas”. CONCLUSIÓN Se constató la falta de registro que acredite la distribución final de guardapolvos a los alumnos, conforme la verificación in situ realizada en el Departamento de Alto Paraná, visualizándose la falta de normativa para los procedimientos de entrega y recepción de los mismos, incumpliendo la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 60 “Control interno” y 65 “Examen de Cuentas”. 54 RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación deberá reglamentar adecuadamente los procedimientos de distribución y registro de los bienes adquiridos para los alumnos de las instituciones educativas beneficiarias. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 9 DEBILIDADES EN EL PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE EQUIPOS INFORMÁTICOS a. Falta de Automatización en el Control de Entrada y Salida de Bienes De la verificación in situ realizada en los depósitos del Ministerio situado en (Pettirossi c/ Cptal. Figari), se pudo evidenciar que los procedimientos de entrada y salida de bienes no cuentan con un adecuado registro y control de los mismos, constatándose que los procedimientos manuales aplicados no garantizan la exactitud de los datos y la actualización de los mismos debido al importante volumen de unidades fluctuantes en el depósito. b. Equipos Informáticos entregados sin contar con Código Patrimonial De la verificación in situ realizada en las Coordinaciones y Supervisiones de los Departamentos de Amambay, Alto Paraná y San Pedro, se ha constatado que los equipos informáticos (Monitor, CPU/ Gabinete, UPS, teclado y mouse) adquiridos a través de la LPN Nº 55/2011, Contrato Nº 161/11 de la firma HITECER SA, fueron entregados a las dependencias beneficiarias sin contar con los respectivos códigos patrimoniales. A continuación se detallan los siguientes equipos visualizados: Departamento Cantidad de equipos informáticos Dependencia 2 (dos) equipos informáticos Coordinación Departamental 1 (Un) equipo informático Supervisión de Control y Apoyo Administrativo Región 1 1 (Un) equipo informático Supervisión de Control y Apoyo Administrativo Región 2 1 (Un) equipo informático Supervisión de Control y Apoyo Administrativo Región 3 Amambay 55 Departamento Cantidad de equipos informáticos Dependencia 2 (dos) equipos informáticos Coordinación Departamental 1 (Un) equipo informático Supervisión Administrativa de la Región 1 Zona 1 1 (Un) equipo informático Supervisión Administrativa de la Región 1 Zona 2 1 (Un) equipo informático Supervisión Administrativa de la Región 2 Zona 1 1 (Un) equipo Informático Coordinación de supervisiones – Zona Norte Alto Paraná San Pedro DESCARGO a) Al respecto el Departamento de Suministros y Depósito del MEC, por Memorándum DSD N° 182/13, cuya copia autenticada se adjunta, informa que la falta de automatización es suplida con la elaboración de planillas electrónicas (Excel) realizadas para cada recepción de equipos Informáticos y entrega de los mismos, siguiendo los procedimientos establecidos por la Dirección Administrativa, siendo la Orden de entrega emitida por ésta, el requisito para el retiro de los equipos, siendo este medio el único con el que cuenta el depósito para llevar el registro. Al respecto manifiesto que al Departamento de Bienes Patrimoniales no se cursa nota o solicitud alguna de la dependencia encargada de entregar los bienes y/o equipos, para estar presentes en el momento de la entrega tanto a las supervisiones o coordinaciones como a las instituciones educativas del país. Este departamento realiza el inventario de bienes a solicitud de las instituciones y dependencias administrativas o por pedido de la dirección de Auditoría que solicita la realización del inventario, además se cuenta con un cronograma de realización de inventarios a nivel país desarrollado en la medida de la disponibilidad de personal y transporte para el traslado de los funcionarios. En el caso de las Supervisiones y Coordinación de Alto Paraná, a solicitud del Coordinador ya fueron inventariados in situ los equipos mencionados. b) En relación a este punto el Departamento de Suministros y Depósito, manifiesta que el encargado de la asignación de códigos patrimoniales a los equipos Informáticos es Dirección de Bienes Patrimoniales. EVALUACIÓN DEL DESCARGO a) Según lo expresado en el descargo los responsables de la Institución, reconocen e informan que la falta de automatización es suplida con la elaboración de planillas electrónicas (Excel), sin embargo estas planillas electrónicas no garantizan la integridad y exactitud de los datos, considerando las limitaciones del referido programa, para administrar el gran volumen de bienes almacenados y la necesidad de integrar la información procesada en los distintos depósitos con que cuenta la institución. Por lo expuesto, nos ratificamos en lo observado. Al respecto, el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, dispone en el Capítulo 1. Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad. Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su 56 correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes…” b) Los responsables del Ministerio de Educación no justifican la falta de codificación, debido a que una de las funciones asignadas al Departamento de Patrimonio es la codificación de los bienes e inventariar los mismos en cada dependencia de la institución, por lo que nos ratificamos en la presente observación. Al respecto, el Decreto 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la administración, control, custodia, clasificación y contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83” establece en el Capitulo 3 Descripción, Identificación y Control de Bienes del Estado. “La entidad que cuenta con Depósito o Almacenes, por intermedio del encargado recibe bienes de uso, lo adhiere el código de mercadería y registra de acuerdo a las características, dicho informe remite a la Dirección General de Contabilidad Pública - Departamento de Patrimonio o la sustitutiva, para el procesamiento de los datos. La salida del bien de Depósito se realiza por Pedido Interno, imputándose al mismo código de mercadería… El rotulado o la identificación individual de los bienes, deberá colocarse en lugares fáciles de ubicación, conservación y visibilidad…El Departamento de Patrimonio o la sustitutiva del organismo o entidad, proporciona un código a cada repartición y dependencia, y establecerá números correlativos para los rotulados.” Asimismo, las Normas Técnicas de Control Interno N° 10-06 Codificación, detalla “Se establecerá una codificación que permita el control de todos los activos fijos de la entidad”. CONCLUSIÓN a) Se constató que los procedimientos de entrada y salida de bienes del Depósito del Ministerio de Educación y Cultura situado en (Pettirossi c/ Cptal. Figari), no cuentan con un adecuado registro y control de los bienes en guarda, evidenciándose que los procedimientos manuales aplicados no garantizan la exactitud de los datos y la actualización de los mismos, incumplimiento el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado” punto 1.7 “Responsabilidad” b) Se observó la falta de codificación patrimonial de los equipos informáticos adquiridos por LPN Nº 55/2011 “Adquisición de Computadoras e Impresoras” que fueron distribuidos en las Coordinaciones y Supervisiones de los Departamentos de Amambay, Alto Paraná y San Pedro, incumpliendo el Decreto 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la administración, control, custodia, clasificación y contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83” Capitulo 3 Descripción, Identificación y Control de Bienes del Estado y la NTCI -N° 10-06 Codificación. RECOMENDACIÓN a) El Ministerio de Educación deberá aplicar procedimientos automatizados para el registro y control de la entrada y salida de los bienes en guarda de los Depósitos a fin de garantizar la integridad, exactitud y actualización permanente los datos. 57 b) El Ministerio de Educación deberá codificar sus bienes de uso rotulando los mismos en el momento de la incorporación con la correcta descripción, identificación y control, ajustándose a las disposiciones que regulan la materia. OBSERVACIÓN Nº 10 IRREGULARIDADES EN LOS PROCEDIMIENTOS DE ENTREGA, UTILIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y RENDICIÓN DE LOS FONDOS TRANSFERIDOS A LAS INSTITUCIONES EDUCTIVAS DEL DEPARTAMENTO DE ALTO PARANA De la verificación física de los bienes y/servicios efectuados de los fondos transferidos a las instituciones educativas en el Departamento de Alto Paraná, correspondiente al Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones sin Fines de Lucro”, se observó que dicha transferencia ha presentado irregularidades desde el procedimiento de transferencia, depósito, aplicación hasta la rendición de cuentas correspondientes. a. Conforme a las manifestaciones recogidas durante el procedimiento de verificación in situ, dicha situación ha ocasionado una serie de denuncias en el referido Departamento por lo que los responsables han procedido a cambiar el procedimiento inicial; de habilitar una cuenta de Caja de Ahorro a nombre de la esposa del Coordinador Departamental de Alto Paraná donde se depositarían los aportes transferidos; modificándose por la habilitación de cuentas individuales para cada ACE de las instituciones educativas beneficiadas para el respectivo. Lo resaltante en este procedimiento, es que todos los depósitos de las instituciones beneficiadas se han efectuado en la misma entidad “Cooperativa Mar Internacional”. b. Con respecto a las extracciones de los fondos, ninguna de las instituciones educativas verificadas cuentan con las copias de las boletas de extracciones de la cuenta donde fue depositada; como tampoco pudieron determinar el momento en el cual han firmado la boleta de extracción o autorización para desembolsar a favor de alguna persona o empresa específica. c. El procedimiento utilizado por las instituciones educativas beneficiadas para seleccionar y adjudicar a la empresa constructora, coincidentemente recayó en la misma Empresa Constructora “Pycasu” para la concesión de las obras. En este sentido, los responsables manifestaron que desconocen los procedimientos de selección de la referida empresa, debido a que no tuvieron participación en ese procedimiento, aclarando además sobre el acuerdo mantenido con el entonces Coordinador de ACEs y actual Coordinador Departamental, Lic. Blás Zárate. Al respecto, manifestaron, que para ser beneficiarios de dichos Aportes, debían aceptar las condiciones propuestas en cuanto a la empresa constructora a contratar y los demás procedimientos de transferencia, depósito y rendición de cuentas; a tal punto de que los responsables de las instituciones educativas y las ACE no se involucrarían en ninguno de los procedimientos mencionados. d. Se ha evidenciado la falta de documentación de algunos desembolsos que respaldan las rendiciones de cuentas, constatándose que algunas Rendiciones de cuentas no fueron presentadas aún a las instancias correspondientes. e. Se ha evidenciado físicamente que una gran parte de las obras proyectadas inicialmente, no fueron ejecutadas en tiempo y forma detectándose que en algunas instituciones las aulas no se encuentran aún culminadas o reparadas conforme a lo 58 previsto. Asimismo, algunas obras fueron visiblemente sobrevaloradas con relación a los importes transferidos y disponibles para su utilización. f. Se ha observado que en la mayoría de los contratos firmados entre la Empresa Constructora y las ACEs se estableció 120 (ciento veinte) días para su culminación, visualizándose a la fecha de la verificación (aproximadamente 11 meses después) la existencia de obras inconclusas y otras pendientes de su Recepción Definitiva. A continuación se individualizan las Instituciones Educativas verificadas y observadas conformes los puntos anteriores: Escuela N° 354 “San Blas”: Se ha observado que la Transferencia efectuada por el MEC a favor de la ACE´s para la construcción y/o reparación de aulas de G. 120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), ha sido ejecutada en forma irregular debido a la intervención del Coordinador de ACE´s del Departamento de Alto Paraná en los procedimientos de administración de los fondos; desde la habilitación de la cuenta, utilización y rendición previstos en la reglamentación, así como en la selección de la empresa constructora, los pagos efectuados a la misma y las rendiciones de cuentas efectuadas. Asimismo, la rendición de cuenta ha sido presentada en dos etapas, la primera fue visualizada por G. 60.000.000 (Guaraníes sesenta millones), sin embargo la rendición por la diferencia no ha sido visualizada, aclarando el responsable de la institución educativa, que dicha rendición se encuentra a cargo del Coordinador de ACE´s (Departamento de Alto Paraná) por lo que desconoce la etapa en la que se encuentra. Escuela Básica Nº 5412 “Sagrada Familia”: Esta institución educativa ha recibido una transferencia de G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones). La Directora deja constancia de la situación presentada con la transferencia para las ACES manifestando lo siguiente; en el momento de recibir el cheque de valor de G. 120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), en el mismo día fue endosado por las personas responsables (Presidente, Tesorera y Directora) y depositado en una cuenta habilitada a nombre de esta institución en la Cooperativa Mar, cuyas instrucciones para dicho efecto fueron emanadas por parte de la Coordinación de las Ace´s. Igualmente, en la misma fecha fue firmada una boleta de extracción sin fecha y sin monto que quedó en la Cooperativa. En este sentido, aclara la responsable que el proceso de selección de la empresa constructora y la administración de los fondos transferidos estaba exclusivamente a cargo de la Coordinación de las ACES (Prof. Blás Zárate; Coordinador de las ACES y el Sr. Luis Moriz; propietario de la empresa Constructora y miembro de la Cooperativa Mar). Por otra parte, la Directora resalta que esta situación se ha dado con las demás instituciones beneficiadas en este Departamento. Colegio Nacional “Soldado Paraguayo”: Se ha observado que la Transferencia efectuada por el MEC a favor de la ACE´s para la construcción y/o reparación de aulas de G. 120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), ha sido ejecutada en forma irregular debido a la intervención del Coordinador de ACE´s del Departamento de Alto Paraná en los procedimientos de administración de los fondos; desde la habilitación de la cuenta, utilización y rendición previstos en la reglamentación, así como en la selección de la empresa constructora, los pagos efectuados a la misma y las rendiciones de cuentas efectuadas. Asimismo, las rendiciones de cuentas no obran en los archivos de la institución educativa debido a que los mismos se encuentran en poder del Contador de la Coordinación de Ace`s, aclarando el responsable de la institución educativa, que dichas rendiciones se encuentran a cargo del Coordinador de ACE´s (Departamento de Alto Paraná) por lo que desconoce la etapa en la que se encuentra. Escuela Básica N° 5955 Ramón Jesús González Navero: 59 Se ha observado que la Transferencia efectuada por el MEC a favor de la ACE´s para la construcción y/o reparación de aulas de G. 120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), ha sido ejecutada en forma irregular debido a la intervención del Coordinador Departamental de ACE´s en los procedimientos de administración de los fondos; desde la aceptación de la propuesta para ser beneficiada consistente en la imposición de la empresa constructora, lugar donde habilitar la Caja de Ahorro, la utilización y rendición de cuentas a efectuarse. Asimismo, las Planillas de Rendiciones de Cuentas no obran en los archivos de la institución educativa, sin embargo fueron visualizadas las facturas de la empresa constructora Pycasu Nº´s 187 y 268 de G. 60.000.000 (Guaraníes sesenta millones) cada una. Como evidencia testimonial, se ha obtenido las manifestaciones de unos representantes de ACEs, específicamente de la Presidenta y Tesorera de una de las instituciones visitadas (Escuela Básica Nº 5944 Ramón Jesús González Navero). Al respecto, dichas responsables dejaron constancia de su preocupación, en cuanto al estado de las obras realizadas con los fondos que les fueran transferidos como representante de la ACE. En este sentido, aclararon que no han tenido injerencia en los procedimientos de transferencia, depósito, selección de empresa constructora y rendición de cuentas, debido a que formaba parte del acuerdo verbal para recibir el Aporte respectivo. Asimismo, sostienen que todos los procedimientos fueron diseñados, preparados e impuestos por el entonces Coordinador de ACE junto con los representantes de la Firma Constructora; manifestaron además, que las obras fueron realizadas con materiales de baja calidad y que a la fecha no han cumplido con la culminación de la nueva aula construida ni con la cantidad de reparaciones previstas en las aulas preexistentes conforme al proyecto inicial. Colegio Nacional Dr. Roberto L. Petit: Se ha observado que la Transferencia efectuada por el MEC a favor de la ACE´s para la construcción y/o reparación de aulas de G. 120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), ha sido ejecutada en forma irregular debido a la intervención del Coordinador Departamental de ACE´s en los procedimientos de administración de los fondos; cuyo depósito inicial fue realizado a nombre de la esposa del Coordinador Departamental de ACE`s, y posteriormente fue modificado el depósito en la Cooperativa Mar Internacional, bajo la titularidad de la Comisión de Padres debido a la serie de denuncias realizadas por dicha situación que ocasionó la destitución del referido Coordinador de ACE`s. Igualmente, se ha observado la injerencia del Coordinador Departamental de ACE`s con relación a la imposición de la Empresa Contratista, la administración de los fondos (extracciones y pagos realizados) y en sus respectivas rendiciones de cuentas efectuadas. DESCARGO El Ministerio de Educación no ha remitido descargo. EVALUACIÓN DEL DESCARGO La Institución no ha remitido descargo por lo que nos ratificamos en los términos de la presente observación. Al respecto, la Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” articulo 7, Las asociaciones, fundaciones, instituciones u otras personas jurídicas privadas sin fines de lucro o con fines de bien social, que reciban, administren o inviertan fondos públicos en concepto de transferencias recibidas de los organismos y entidades del Estado (OEE) y de los gobiernos municipales, se regirán por las siguientes disposiciones y la reglamentación:…inc. …c) “Las rendiciones de cuentas por los fondos recibidos, deberán estar documentadas de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, avaladas por profesional del ramo. Deberán preparar, custodiar y tener a disposición de los órganos de control, los documentos originales respaldatorios del registro contable de las operaciones 60 derivadas de los ingresos y gastos provenientes de la Tesorería General o Tesorerías Institucionales, en sede de la Entidad…” inc. j) “Las asociaciones de cooperadoras escolares (ACEs) u otras asociaciones civiles sin fines de lucro del sector educativo, que reciban administren fondos de los Organismos y Entidades del Estado (OEE), deberán presentar informe de rendición de cuentas a las Unidades y/o gobernaciones y municipalidades, dentro de los plazos y procedimientos que serán establecidos en la reglamentación…” En este sentido, el Ministerio de Educación y cultura ha reglamentado a través de la Resolución Nº 13773: “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas”, la cual establece en su punto 3.1 “Primera Transferencia… “La Dirección General de Administración y Finanzas preparará el cheque por el monto equivalente al 50% del total de la transferencia para cada ACEs. Entrega el cheque, previa verificación de la condición legal de la ACEs quienes tendrán a su cargo la selección y la contratación de la mano de obra, la adquisición de materiales, la administración y la rendición de cuentas… Una vez entregado el Cheque de la primera transferencia, los responsables de cada ACES deberán tomar contacto con la Coordinación de Infraestructura para recibir la Carpeta técnica y las orientaciones específicas de las obras a ejecutar. Cumplidos estos requisitos, profesionales de la Coordinación de infraestructura emitirán por escrito la Orden de Inicio de los trabajos, siendo condición previa para el Constructor, Contratista o Fabricante, la firma del Certificado de Garantía… 3.4 Los plazos para reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios podrán sufrir variaciones, pero en ningún caso excederán de ciento veinte (120) días.” Asimismo, el Instructivo de Rendición de Cuentas para transferencias a las ACEs emitida por el MEC para reglamentar la Rendición de Cuentas, establece por su parte … “Las Entidades beneficiadas deberán habilitar en forma independiente, una cuenta corriente o caja de ahorro conjunta y a la vista, a nombre del tesorero, presidente de la ACEs, y el director de la institución beneficiada, a través de la cual operarán exclusivamente con las transferencias recibidas de los Organismos y Entidades del Estado…”. Asimismo, menciona “…Presentación de rendición de cuentas de gastos:… “Las rendiciones de cuentas de los gastos deberán ser presentadas en PERIODOS BIMESTRALES, dándose un plazo de quince días posteriores a la culminación del bimestre inmediato anterior en el formulario B.01.01 “Rendición de Cuentas-Entidades sin fines de Lucro” debidamente llenadas y firmadas por el Director, Presidente/a, Tesorero/a, y avalada por Profesional del Ramo (Contador/a) con carácter de Declaración jurada en cinco ejemplares o copias originales y en todos los casos estos documentos respaldatorios de las transferencias se deben escanear íntegramente y grabar en dos (2) CD y adjuntar a los mismos. OBSERVACIÓN: “En todos los casos, para el primer bimestre a rendir se toma en cuenta la fecha de recepción de la transferencia.”… y por otra parte, “…Entidad Beneficiaria:… “las entidades beneficiarias deberán preparar, custodiar y tener a disposición de los órganos de control los documentos originales que respaldan los registros contables de las operaciones derivadas de los ingresos y egresos de los fondos recibidos de las Entidades Aportantes. En este contexto, la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su Artículo 83 “Infracciones” inciso e) no rendir las cuentas reglamentarias exigidas, rendirlas con notable retraso o presentarlas con graves defectos..” CONCLUSIÓN 61 Se constataron irregularidades en los procedimientos de transferencia, depósito, aplicación hasta la rendición de cuentas correspondientes en el Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones sin Fines de Lucro”, transferidas a las instituciones educativas en el Departamento de Alto Paraná, detallados a continuación: a) Se observó que la habilitación de Cuentas realizadas por las instituciones educativas beneficiarias se efectuaron en la misma entidad “Cooperativa Mar Internacional” por instrucciones y acompañamiento del Coordinador de ACE’s del Departamento de Alto Paraná, según lo manifestado inicialmente algunos depósitos se habían realizado bajo la titularidad de terceros, incumpliendo el Instructivo de Rendición de Cuentas del Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones sin Fines de Lucro” emitidos por el Ministerio de Educación y Cultura. b) Se constató que las instituciones educativas verificadas no cuentan con las copias de las boletas de extracciones, incumpliendo el Instructivo de Rendición de Cuentas del Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones sin Fines de Lucro” emitidos por el Ministerio de Educación y Cultura. c) Los procedimientos de adjudicación beneficiaron a la Empresa Constructora “Pycasu” para la concesión de las obras de las instituciones educativas, evidenciándose la falta de presupuestos para la selección correspondiente y la influencia del Coordinador de ACE´s en la adjudicación a la referida Constructora, incumpliendo la Resolución Nº 13773: “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas”, Punto 3.1 y el Instructivo de Rendición de Cuentas del Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones sin Fines de Lucro” emitidos por el Ministerio de Educación y Cultura, incurriendo en las infracciones previstas en la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera” artículo 83, inc. e). d) Se constató la falta de documentación respaldatoria de algunas Rendiciones de Cuentas y otras Rendiciones no fueron presentadas a las instancias correspondientes, incumpliendo la Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” articulo 7, incisos c) y j), incurriendo en las infracciones previstas en la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera” artículo 83, inc. e). e) Se constató que varias obras proyectadas inicialmente no fueron ejecutadas en tiempo y forma, evidenciándose que algunas obras no se encuentran culminadas o reparadas conforme al proyecto aprobado, incumpliendo la Resolución del MEC Nº 13773/2011, Punto 3.1, incurriendo en las infracciones previstas en la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera” artículo 83, inc. e). f) Se observó la existencia de obras inconclusas y otras pendientes de su Recepción Definitiva, cuyos contratos suscriptos con la Empresa Constructora y las ACE´s establecen 120 (ciento veinte) días para su culminación, visualizándose algunos atrasos hasta 11 meses aproximadamente, incumpliendo la Resolución MEC Nº 13773/2011 Puntos 3.4. y los Contratos respectivos, incurriendo en las infracciones previstas en la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera” artículo 83, inc. e). RECOMENDACIÓN 62 El Ministerio de Educación deberá fortalecer los mecanismos de control relacionados a los procedimientos de entrega, utilización, administración y rendición de los fondos transferidos a las instituciones educativas, garantizando la correcta aplicación y rendición de los fondos transferidos en concepto de “Aportes y Subsidios a entidades educativas e instituciones Privadas sin fines de Lucro”. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 11 INSTITUCIONES EDUCATIVAS BENEFICIADAS CON TRANSFERENCIAS 874 “APORTES Y SUBSIDIOS A ENTIDADES EDUCATIVAS E INSTITUCIONES PRIVADAS SIN FINES DE LUCRO” SIN DOCUMENTOS ORIGINALES En la verificación in situ realizada en algunas Instituciones Educativas de los Departamentos de Amambay y Alto Paraná no fueron visualizados los documentos originales que respaldan los gastos realizados a través del O.G. 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro". Entre las mencionadas instituciones educativas verificadas se citan las siguientes: DEPARTAMENTO DE AMAMBAY a. Colegio Nacional Don Isaac Ortiz Esta Institución Educativa ha sido beneficiada con una Transferencia de G. 110.500.000 (Guaraníes ciento diez millones quinientos mil), sin embargo en la verificación in situ, no se pudo visualizar los documentos originales de las rendiciones de Cuentas debido a que los mismos no obran en los archivos de la institución ya que el Director saliente no ha dejado archivo de los mismos. b. Colegio Nacional Nuestra Sra. Del Perpetuo Socorro Se ha observado que esta institución educativa ha sido beneficiada por un aporte de G. 120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones) el cual fue desembolsado en un solo pago en fecha 24/04/12, así mismo los documentos originales de la rendición de cuentas no fue presentado al equipo auditor en el momento de la verificación, debido a que se encontraban en poder del arquitecto quien había viajado hasta asunción para la presentación de la referida documentación, según lo manifestado por la Directora, conforme Acta Nº 23. DEPARTAMENTO DE ALTO PARANA a. Escuela Básica Nº 354 “San Blas” 63 Esta institución educativa ha recibido transferencia por G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones). Al respecto, la responsable presenta al equipo auditor un informe derivado al Supervisor Administrativo, en el cual detalla seis informes independientes en las distintas etapas de la construcción y reparación. Con referencia a los originales de las Facturas que respaldan las Rendiciones de Cuentas por la totalidad transferida no obran en esta institución, manifestando al respecto que dichos documentos estarían en poder del actual Coordinador Departamental. b. Escuela N° 5412 “Sagrada Familia” Esta institución educativa ha recibido una transferencia por total de G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), con referencia a la Rendición de cuentas, no cuentan con los documentos solicitados debido a que el Contador de la Empresa Constructora Pycasu fue designado para elaborar y presentar las rendiciones de cuentas de la transferencia, quien arrimó las carpetas de rendición a través del Presidente de la Ace´s a la Directora para la firma correspondiente. Posteriormente, la Directora ha solicitado en varias ocasiones en forma verbal al actual Coordinador Departamental y al Contador mencionado, la entrega de los documentos de Rendición de Cuentas, sin tener respuesta a su pedido hasta la fecha. c. Colegio Nacional “Soldado Paraguayo” El Director de la institución desconoce lo referente a la elaboración y presentación de las rendiciones de cuentas efectuadas o pendientes de presentación a la fecha. Por otra parte, se deja constancia que en el momento de la verificación el Director de esta institución ha mantenido una conversación telefónica con el ex Coordinador de las ACEs y actual Coordinador Departamental, informándole el mismo que los documentos de Rendición de Cuentas se encuentran en poder del Contador, proporcionándole su número telefónico. El equipo auditor procedió a comunicarse vía telefónica con el citado contador, informando éste al equipo auditor que no tiene la seguridad de tener en sus archivos los documentos requeridos, manifestando a su vez que el es Contador de varias ACEs del Departamento de Alto Paraná. d. Escuela Básica N° 5955 Ramón Jesús González Navero: Esta institución educativa ha recibido una transferencia por total de G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), Con referencia a la Rendición de cuentas, se ha visualizado las facturas originales de la Empresa Pycasu N° 187 del 11/05/2012 por G. 60.000.000 (Guaraníes sesenta millones) y N° 268 de fecha 27/07/12 por G. 60.000.000 (Guaraníes sesenta millones), sin embargo la Planilla de Rendición de Cuentas B-01-01 visualizado en los archivos cuenta con la firma del Contador (Ever Florentín) sin el sello de mesa de entrada de las instancias correspondientes ni la firma de los demás responsables, evidenciándose que no corresponden a las Planillas rendidas. DEPARTAMENTO DE SAN PEDRO a. Colegio Nacional Choremí Con referencia a los fondos transferidos a la Asociación Cooperadora Escolar (Ace´s), esta institución educativa ha recibido una transferencia por total de G. 119.751.460 (Guaraníes ciento diecinueve millones setecientos cincuenta y un mil cuatrocientos sesenta). Con referencia a la rendición de cuentas, no se pudo visualizar los documentos originales debido a que se encontraban en poder del director y el mismo estaba de viaje en el momento de la verificación. Cabe señalar que el equipo auditor ha verificado físicamente las obras realizadas. b. Escuela Básica Nº 948 “Santa Rosa” 64 Esta institución educativa ha recibido una transferencia por G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones). Al respecto, en ausencia del Director de la institución, la responsable aporta información verbal referente a las transferencias, debido a que la misma no tiene acceso a los documentos respaldatorios de la transferencia, los cuales se encuentran en poder del Director. DESCARGO El Ministerio de Educación no ha remitido descargo. EVALUACIÓN DEL DESCARGO La institución no ha remitido descargo por lo que nos ratificamos en la presente observación. La Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” articulo 7 inc c)…“ Deberán preparar, custodiar y tener a disposición de los órganos de control, los documentos originales respaldatorios del registro contable de las operaciones derivadas de los ingresos y gastos provenientes de la Tesorería General o Tesorerías Institucionales, en sede de la Entidad…” Con relación a los procedimientos reglamentados por el MEC, el Instructivo de Rendición de Cuentas para transferencias a las ACE´s establece en el “Punto 4. Entidad Beneficiaria: … “las entidades beneficiarias deberán preparar, custodiar y tener a disposición de los órganos de control los documentos originales que respaldan los registros contables de las operaciones derivadas de los ingresos y egresos de los fondos recibidos de las Entidades Aportantes.” CONCLUSIÓN Se constató la falta de documentos originales que respaldan los gastos realizados a través del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro", en algunas Instituciones Educativas verificadas en los Departamentos de Amambay, Alto Paraná y San Pedro, incumpliendo la Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” articulo 7, inc. c) y con el Instructivo de Rendición de Cuentas para transferencias a las ACEs, Punto 4. RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir a las instituciones educativas a utilizar los procedimientos de archivo, control y custodia de los documentos que respaldan la rendición de cuentas reglamentados para el efecto. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la República.” 65 OBSERVACIÓN Nº 12 DIFERENCIAS ENTRE LAS OBRAS EJECUTADAS Y LOS PROYECTOS APROBADOS POR EL MEC De las verificaciones in situ efectuadas en Alto Paraná se ha observado que varias instituciones beneficiadas con las Transferencias a través del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro", han ejecutado sus respectivas obras en condiciones diferentes a lo previsto en la Planilla de Proyecto de Obra aprobado por la Dirección de Infraestructura del MEC. A continuación se detallan las instituciones educativas que fueron observadas en las mencionadas condiciones: Institución Educativa Verificada Obras previstas Obras verificadas In situ en los Proyectos del MEC Escuela N° 5412 “Sagrada Familia” – Alto Paraná Reparación de un pabellón de 7 aulas y la reparación de un sanitario sexado La reparación se efectuó únicamente en 3 (tres) aulas y el sanitario sexado, Asimismo la reparación fue realizada sólo al techo y las pinturas de las 3 (tres) aulas mencionadas. Colegio Nacional “Soldado Paraguayo” dependiente de la Supervisión Región 1 Zona 2 de Alto Paraná Construcción de un baño y la reparación de 9 (nueve) aulas y de un baño Construcción de 2 (dos) aulas nuevas, conforme Acta Nº 31 Escuela Básica N° 5944 Ramón Jesús González Navero de Alto Paraná Construcción de 2 (dos) aulas y la reparación de 1 (un) aula Construcción de un Aula inconclusa hasta la fecha y la reparación de 7 (siete) aulas, también inconclusas. Conforme Acta Nº 36 Colegio Nacional “Ybype”San Pedro Construcción de un aula y una baño sexado. Construcción de un aula, un baño y la reparación de 4 aulas. Construcción de un Baño sexado y la reparación de 4 (cuatro) aulas Las reparaciones fueron suplantados algunos rubros por otros previsto en las especificaciones técnicas, detallando como el encadenado, colocación de columnas, viga cumbrera, dejándose sin efecto la realización del en varillado, el revoque, pisos, pintura, vidrios y su respectiva colocación Escuela Básica N° 945 “Don Juan Ramírez” – San Pedro a. Escuela N° 5412 “Sagrada Familia” – Alto Paraná Respecto a los fondos transferidos a la Asociación Cooperadora Escolar (ACEs), la responsable manifiesta que esta institución educativa ha recibido una transferencia total de G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), dicho desembolso estaba destinado para la reparación de un pabellón de 7 aulas y la reparación de un sanitario sexado. Asimismo, aclara la responsable que finalmente la reparación se efectuó únicamente en 3 (tres) aulas y el sanitario sexado, además la misma recalca que la reparación fue realizada sólo al techo y las pinturas de las 3 (tres) aulas mencionadas. 66 b. Colegio Nacional “Soldado Paraguayo”- Alto Paraná Referente a los fondos transferidos a la Asociación Cooperadora Escolar (Ace´s), el Colegio Nacional “Soldado Paraguayo” ha recibido una transferencia por G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), dicho desembolso conforme los datos provistos por el MEC debería utilizarse para la construcción de un baño y la reparación de 9 (nueve) aulas y de un baño, sin embargo los datos provistos por esta institución educativa corresponden a la construcción de 2 (dos) aulas nuevas, dejando constancia que las mismas se encuentran concluidas, sin embargo no obran en la institución el Acta de Recepción Definitiva . Aulas nuevas construidas en el Colegio Nac. Soldado Paraguayo c. Escuela Básica N° 5944 “Ramón Jesús González Navero” Esta institución ha recibido la suma de G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), dicho desembolso conforme los datos provistos por el MEC debería utilizarse para la construcción de 2 (dos) aulas y la reparación de un aula, sin embargo según manifestaciones del Director dichos fondos fueron destinados para la construcción de un Aula y la reparación de 7 (siete) aulas. Asimismo el contrato con la empresa constructora estipula la entrega de los trabajos de construcción y reparación total en 120 (ciento veinte días), aclarando que hasta la fecha no se ha culminado el aula nueva ni la reparación de las 7 (siete) aulas. Aula construida y sin culminación hasta la fecha visualizadas en la Escuela Básica N° 5944 “Ramón Jesús González Navero” d. Colegio Nacional Ybype 67 Referente a los fondos transferidos a la Asociación de Cooperadora Escolar (ACE´s), el Colegio Nacional “Ybype” ha recibido una transferencia por G. 84.852.613 (Guaraníes ochenta y cuatro millones ochocientos cincuenta y dos mil seiscientos trece), dicho desembolso conforme los datos provistos por el MEC debería utilizarse para la construcción de un aula, un baño y la reparación de 4 (cuatro) aulas, sin embargo los datos provistos por esta institución educativa corresponden a la construcción de 1 (un) aula y 1 (un) baño. Cabe señalar que en el predio de la institución se visualiza solo 2 (dos) aulas, asimismo se ha visualizado una choza sin paredes que funciona como aula improvisada y una construcción sin terminar de tres aulas, que según el responsable fue solventada con fondos como gratuidad, aportes de padres y ayuda de la Municipalidad. Aula sin terminar, construida con fondos como gratuidad, aportes de padres y ayuda de la Municipalidad Choza que funciona como aula improvisada. . e. Escuela Básica Nº 945 Don Juan Ramírez Esta institución educativa ha recibido una transferencia por G. 115.731.966 (Guaraníes ciento quince millones setecientos treinta y un mil novecientos sesenta y seis), dicho desembolso conforme los datos provistos por el MEC debió utilizarse para la construcción de un baño y la reparación de 4 (cuatro) aulas, sin embargo la directora de la institución manifiesta que en el momento de efectuarse las reparaciones fueron suplantados algunos rubros por otros previsto en las especificaciones técnicas, detallando como el encadenado, colocación de columnas, viga cumbrera, dejándose sin efecto la realización del en varillado, el revoque, pisos, pintura, vidrios y su respectiva colocación, asimismo los citados cambios no quedaron plasmados en Actas, por lo que no cuentan con documentos respaldatorios. Sin embargo, cuentan con la nota de presupuesto por los trabajos faltantes por G. 56.940.000 (Guaraníes cincuenta y seis millones novecientos cuarenta mil) y una planilla 68 con el detalle de los trabajos faltantes por G. 63.622.000 (Guaraníes sesenta y tres millones seiscientos veintidós mil). 69 DESCARGO Institución Educativa Escuela Básica N° 5412 "Sagrada Familia" (Alto Paraná-Ciudad del Este) Colegio Nacional Soldado Paraguayo (Alto Paraná Ciudad del Este) Escuela Básica N° 5944 "Ramón Jesús González Navero" (Alto Paraná Hernandarias) Obras Previstas en los Proyectos del MEC (*) Reparación de 7 Aulas y la reparación de un sanitario sexado Construcción de 1 (Uno) SSHH y la reparación de 9 (nueve) aulas y 1 (uno) SSHH Construcción de 2 (dos) aulas y la Reparación de 1 (uno) SSHH Obras verificadas in situ (*) La reparación se efectuó únicamente en 3 (tres aulas y el sanitario sexado, Así mismo la reparación fue realizada sólo al techo y las pinturas de las 3(tres) aulas mencionadas Construcción de 2 (Dos) aulas nuevas Construcción de 1 (uno) aulas y reparación de 7 (siete) aulas 70 Observación Documentos Respaldatorios Anexados Memorandum CI N° 185/2012 (Solicitud de Las Obras no se realizaron según la Aporte) planilla de proyecto y no se cuenta con la autorización del cambio de proyecto Planilla de Proyecto por lo que se desconoce el motivo por el cual no se realizaron las obras Acta de Inicio presupuestadas. Según la Planilla Ejecutiva realizada por el Arq. Bernardo Certificado de Avance Moray se puede observar que se Acta de Recepción realizaron más rubros.Planilla Ejecutiva Las Obras no se realizaron según la planilla de proyecto y no se cuenta con la autorización del cambio de proyecto por lo que se desconoce el motivo por el cual no se realizaron las obras presupuestadas. No cuenta con planilla ejecutiva pero según último informe realizado se puede notar que la obra fue la construcción de 2 (dos) aulas Las Obras no se realizaron según la planilla de proyecto y no se cuenta con la autorización del cambio de proyecto por lo que se desconoce el motivo por el cual no se realizaron las obras presupuestadas. Según último informe de fiscalización las Obras realizadas son la construcción de 1 (uno) aula y la reparación de 7 (siete) aulas, donde el avance de las obras de construcción están en 99% y las de reparación en 40%, aún no cuenta con recepción final.- Memorandum CI N° 1241/2011 (Solicitud de Aporte) Planilla de Rubros Acta de Inicio Acta de Recepción Último informe de fiscalización de Obras Memorandum CI N° 1675/2010 (Solicitud de Aporte) Planilla de Rubros Último informe de fiscalización de Obras Institución Educativa Colegio Nacional Yvype (San Pedro - Lima) Obras Previstas en los Proyectos del MEC (*) Construcción de 1 (uno) aula y 1 (uno) SSHH sexado Obras verificadas in situ (*) Construcción de 1 (uno) aula y 1 (uno) SSHH sexado y la reparación de 4 (cuatro) aulas Observación Las Obras no se realizaron según la planilla de proyecto y no se cuenta con la autorización del cambio de proyecto por lo que se desconoce el motivo por el cual no se realizaron las obras presupuestadas. Según último informe de fiscalización las Obras realizadas son la construcción de 1 (uno) aula, construcción de 1 (uno) SSHH y la reparación de 4 (cuatro) aulas.- Documentos Respaldatorios Anexados Memorandum CI N° 1119/2011 (Solicitud de Aporte) Planilla de Rubros Planilla de Proyecto Acta de Inicio Acta de Recepción Último informe de fiscalización de Obras Memorandum CI N° 357/2011 (Solicitud de Aporte) Escuela Básica N° 945 "Don Juan Ramírez" (San Pedro San Pedro) Construcción de 1 (uno) SSHH Sexado y Reparación de 4 (cuatro) Aulas Las reparaciones fueron suplantadas algunos rubros por otros previstos en las EETT. Planilla de Rubros Según último informe de fiscalización las obras no se realizaron como dice la planilla de proyectos, alegando que los materiales encarecieron.- Planilla de Proyecto Acta de Inicio Acta de Recepción Último informe de fiscalización de Obras * Datos según Nota CGR N° 2411 EVALUACIÓN DEL DESCARGO Analizado el descargo presentado por el Ministerio de Educación y Cultura, el equipo auditor se ratifica respecto a las observaciones realizadas, debido a que desconocen los motivos de los cambios de proyectos y que dichas instituciones educativas no cuentan con la autorización de la Dirección de Infraestructura del MEC. Al respecto, la Resolución Nº 13773/2011 “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas” punto 4. TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS 4.1 Previa verificación de la Coordinación de Infraestructura del cumplimiento de las metas establecidas y una vez elaborada la planilla Ejecutiva de Obra/Reparación/Fabricación, ajustada y firmada por el profesional de la Coordinación de Infraestructura y la Dirección de la Institución Educativa, se procederá a la recepción de los trabajos, labrándose un Acta de Recepción Definitiva con lo cual quedan concluidos los trabajos. El Acta de Recepción Definitiva será emitido por funcionario profesional autorizado por la Coordinación de Infraestructura y contendrá además, las firmas del Presidente/a y Tesorero/a de la ACE, del/la directora/a de la Institución Educativa. El documento será elaborado en (5) ejemplares del mismo tenor.(Dirección de la Institución Educativa, Asociación de Cooperación Escolar, Coordinación de Infraestructura y Rendición de Cuentas, estas últimas del MEC) y la Dirección de Contrataciones Públicas. 71 CONCLUSIÓN Se constataron obras ejecutadas por varias instituciones educativas beneficiarias con los "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro” de los Departamentos de Alto Paraná y San Pedro fueron realizadas sin ajustarse al Proyecto aprobado por la Dirección de Infraestructura del MEC, incumpliendo la Resolución Nº 13773/2011, Punto 4. “Terminación de los Trabajos”. RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir la fiscalización adecuada y acompañamiento requerido para las obras realizadas a través del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro"; y deberán ajustar las modificaciones documentalmente. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 13 DEFICIENCIAS EN REPARACIONES EFECTUADAS DE LOS FONDOS DE TRANSFERENCIAS O.G. 874 “APORTES Y SUBSIDIOS A ENTIDADES EDUCATIVAS E INSTITUCIONES PRIVADAS SIN FINES DE LUCRO” Con referencia a los fondos transferidos al Colegio Nacional Dr. Roberto L. Petit en el ejercicio fiscal 2012, esta institución educativa ha recibido un aporte de G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), para la reparación de la infraestructura edilicia, aulas, SSHH y otras obras exteriores. Cabe señalar que dichas reparaciones fueron visualizadas por el equipo auditor, observando que una de las aulas reparadas presenta rajaduras en la pared y filtraciones de agua en el techo en los días de lluvia, dejando constancia de la reciente reparación de las mismas. Aula visualizada en el Colegio Nacional Dr. Roberto L. Petit 72 DESCARGO Institución Colegio Nacional Roberto L. Petit Departamento Alto Paraná Distrito Observación Ciudad del Este Se realiza la recepción Definitiva en fecha 21/09/12 por el Arq. Bernardo Moray, en el último informe de fiscalización donde se recomienda a la Directora la ejecución del Certificado de Garantía para solucionar filtraciones y fisuras.- Copias de documentos respaldatorios (43 hojas)EVALUACIÓN DEL DESCARGO 73 El descargo presentado por el Ministerio de Educación y Cultura reconoce que las aulas contaban con filtraciones y fisuras argumentando la falta de rubros, sin embargo se ha visualizado la realización de obras exteriores como extracción de raíces, destronque algunos árboles, nivelación, relleno y compactación para la pista de formación y construcción de canteros con un costo de G. 20.000.000 (Guaraníes veinte millones), evidenciándose la administración inadecuada de los recursos transferidos. Por lo expuesto en el presente descargo nos ratificamos en la presente observación. Al respecto, la Resolución Nº 13773/11 “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas”, Punto 3.1 “Primera Transferencia… La Dirección General de Administración y Finanzas preparará el cheque por el monto equivalente al 50% del total de la transferencia para cada ACEs. Entrega el cheque, previa verificación de la condición legal de la ACEs quienes tendrán a su cargo la selección y la contratación de la mano de obra, la adquisición de materiales, la administración y la rendición de cuentas…” Una vez entregado el Cheque de la primera transferencia, los responsables de cada ACES deberán tomar contacto con la Coordinación de Infraestructura para recibir la Carpeta técnica y las orientaciones específicas de las obras a ejecutar. Cumplidos estos requisitos, profesionales de la Coordinación de infraestructura emitirán por escrito la Orden de Inicio de los trabajos…” CONCLUSIÓN Se observó que las obras realizadas en el Colegio Nacional Dr. Roberto L. Petit del Departamento de Alto Paraná con los fondos transferidos en el Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones Privadas sin Fines de Lucro” por G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), fueron administradas ineficientemente, evidenciándose reparaciones defectuosas en las aulas, incumpliendo la Resolución Nº 13773/11, Punto 3.1 “Primera Transferencia”. RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir la fiscalización adecuada y acompañamiento requerido para las obras realizadas a través del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro"; y deberán ajustar las modificaciones documentalmente. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” 74 OBSERVACIÓN Nº 14 OBRAS CULMINADAS POSTERIOR AL PLAZO ESTABLECIDO EN CONTRATOS Y/O REGLAMENTACIONES Institución Educativa Monto G. Fecha de Acta de Inicio de obras Fecha de Acta de Definitiva Plazo según contrato y/o Res. Nº13773 Escuela N° 354 “San Blas” de Alto Paraná 120.000.000 07/03/12 19/09/12 120 días Escuela Nº 5412 “Sagrada Familia” de Alto Paraná 120.000.000 (*) 19/09/12 120 días “Soldado 119.995.512 16/02/12 18/09/12 120 días Colegio Nacional Dr. Roberto L. Petit – CDE 120.000.000 06/03/12 21/09/12 60 días Escuela Básica N° 5944 Ramón Jesús González Navero 120.000.000 (*) (*) 120 días 117.454.645 12/01/12 20/06/12 120 días 119.173.270 01/02/11 24/09/11 Según contrato la clausula esta en blanco Colegio Nacional Paraguayo” Escuela Básica Nº 627 “María Auxiliadora” – San Pedro Colegio Nacional “Defensores del Chaco” – San Pedro 25/07/12(**) Escuela Básica Nº 4413 “María Auxiliadora” – San Pedro 119.919.535 11-01-12 03/10/12 Según contrato la clausula esta en blanco Colegio Nac. “María Auxiliadora” – San Pedro 119.919.535 11-01-12 03/10/12 120 días Escuela Básica Nº 1485 “Las Residentas” 120.000.000 28/12/11 19/06/12 120 días Escuela Básica Nº 996 “Loma Clavel” 106.481.958 02/11/11 06/11/12 120 días 84.852.613 08/03/12 06/11/12 60 días 115.731.966 26/12/11(***) 19/09/12 120 días Colegio Nacional “Ybype” Escuela Básica Nº 945 “Don Juan Ramírez” (*) No obran Acta de Inicio de Obra en la Institución Educativa ni en los Legajos de Rendición de Cuenta del MEC, cabe señalar que las obras no fueron culminadas. (**) Según cuadernillo la conclusión de obra figura el 24/09/11. Por otro lado se visualiza el Acta de recepción definitiva de fecha 25/07/12. (***) No se visualiza el Acta de inicio de Obra, la Fecha en el cuadro corresponde al certificado de Avance Obra. A continuación se individualizan las Instituciones Educativas que se encuentran detalladas en el Cuadro anterior. DEPARTAMENTO DE ALTO PARANÁ a. Escuela N° 354 “San Blas” Esta institución educativa ha recibido una transferencia por total de G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), para la construcción de un SSHH y reparaciones varias, 75 visualizándose el acta de inicio de obras de fecha 07/03/12, asimismo se visualiza el acta de recepción Definitiva y cuaderno de informes cuyas fechas de finalización de las otras fue el 19/09/12, observando que las obras culminaron 6 (seis) posterior a la fecha de inicio de obras. b. Escuela Nº 5412 “Sagrada Familia” Se ha recibido una transferencia por G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), correspondientes a la reparación de un pabellón de 7 aulas y la reparación de un sanitario sexado, cuya Acta de Inicio de Obras no consta en los archivos, no obstante se visualiza la fecha del Recibo de transferencia del 24/02/12, así como el Acta de Recepción Definitiva es de fecha 19/09/12. c. Colegio Nacional “Soldado Paraguayo” Se ha recibido una transferencia por G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), correspondientes a la construcción de 2 (dos) aulas nuevas, dejando constancia que las mismas se encuentran concluidas, visualizándose solo 1 (un) informe de fecha 16/02/12 donde se da inicio a la construcción mencionada, y el Acta de Recepción Definitiva de fecha 18/09/12, observándose aproximadamente 7 (siete) meses para la entrega de la Obra, mientras que el plazo fue de 120 días. d. Escuela Básica N° 5944 Ramón Jesús González Navero Se ha transferido aportes por G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), proyectado para la construcción de un Aula y la reparación de 7 (siete) aulas. Al respecto el Contrato con la Empresa Constructora estipula la entrega de los trabajos de construcción y reparación total en 120 (ciento veinte días). Observando que las reparaciones no fueron concluidas hasta la fecha. Reparaciones pendientes de realizar hasta la fecha visualizada en la Escuela Básica N ° 5944 “Ramón Jesús González Navero” 76 e. Colegio Nacional Dr. Roberto L. Petit Esta institución educativa ha recibido una transferencia por total de G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), para la reparación de la infraestructura edilicia, aulas, SSHH y otras obras exteriores. Al respecto se pudo visualizar el acta de inicio de obras de fecha 06/03/12, el contrato con la Empresa constructora sin fecha del año 2012, (donde menciona que el plazo de duración de la obra en de 60 días contados a partir de la firma del Acta de inicio de Obra) y el Acta de Recepción Definitiva de fecha 21/09/12. DEPARTAMENTO SAN PEDRO a. Escuela Básica Nº 627 “María Auxiliadora” Esta institución ha recibido una transferencia para la Asociación Cooperadora Escolar (ACE´s) por G.117.454.645 (Guaraníes ciento diecisiete millones cuatrocientos cincuenta y cuatro mil seiscientos cuarenta y cinco), para la construcción de dos aulas y la reparación de dos aulas, asimismo se visualizaron las Actas de inicio de obra con fecha 12/01/2012, el Acta de Recepción Definitiva de fecha 20/06/2012 y el contrato de mano de obra de fecha 12/01/12. b. Escuela Básica Nº 1485 “Las Residentas” Esta institución educativa ha recibido una transferencia de G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones) para la construcción de un Aula y un baño, observándose que el Acta de Inicio de Obras es del 28/12/2011 y el de Recepción Definitiva es del 19/06/2012. c. Colegio Nacional “Defensores del Chaco” Esta institución ha recibido una transferencia por G.119.173.270 (Guaraníes ciento diecinueve millones ciento setenta y tres mil doscientos setenta), para la construcción de un 77 aula (CRA) y la reparación de cuatro aulas y la reparación parcial de un baño. Visualizando los contratos de mano de obras sin fecha y donde se observa además que las fechas correspondientes a plazos de ejecución de la obra se encuentran en blanco. Asimismo se observa un cuaderno donde figuran los trabajos realizados por etapas cuya fecha de inicio es el 01/02/11 y la fecha de conclusión de obra figura el 24/09/11. Por otro lado se visualiza el Acta de recepción definitiva de fecha 25/07/12. d. Escuela Básica Nº 996 “Loma Clavel” Esta institución educativa ha recibido una transferencia por G.106.481.958 (Guaraníes ciento seis millones cuatrocientos ochenta y un mil novecientos cincuenta y ocho), para la construcción de un baño sexado y las reparaciones de cuatro aulas, fueron visualizadas las Actas de Inicio de Obras de fecha 02/11/11 y el Acta de Recepción Definitiva de fecha 06/11/12. e. Colegio Nacional “Ybype” Esta institución ha recibido una transferencia por un monto total de G. 84.852.613 (Guaraníes ochenta y cuatro millones ochocientos cincuenta y dos mil seiscientos trece).Con respecto a la Rendición de Cuenta se pudo visualizar el Acta de inicio de Obra de fecha 08/03/12 y el Acta de Recepción Definitiva de fecha 06/11/12, observándose que las obras fueron concluidas fuera del plazo establecido en el contrato de mano de obra de fecha 20/03/12. f. Escuela Básica Nº 945 “Don Juan Ramírez”: Ha recibido una transferencia por G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones) para la construcción de un baño sexado y la reparación de aulas, con referencia a los documentos de rendición de cuentas no pudo visualizarse el Acta de inicio de Obra, sin embargo en el certificado de avance de obras de fecha 26/12/11 y el acta de Recepción Definitiva de fecha 19/09/12. DESCARGO El Ministerio de Educación no ha remitido descargo. EVALUACIÓN DEL DESCARGO El Ministerio de Educación y Cultura no ha remitido descargo en esta observación por lo que nos ratificamos en la misma. Al respecto la Resolución Nº 13773/2011 “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas”. 3.1 Primera Transferencia… “Una vez entregado el Cheque de la primera transferencia, los responsables de cada ACES deberán tomar contacto con la Coordinación de Infraestructura para recibir la Carpeta técnica y las orientaciones específicas de las obras a ejecutar. Cumplidos estos requisitos, profesionales de la Coordinación de infraestructura emitirán por escrito la Orden de Inicio de los trabajos, siendo condición previa para el Constructor, Contratista o Fabricante, la firma del Certificado de Garantía, fijándose las metas a cumplir en un plazo no mayor a 60 días a contar del momento de la entrega del cheque” … 3.2 78 Segunda Transferencia. “…Previa certificación de la Coordinación de Infraestructura del cumplimiento de las metas establecidas con la primera entrega, con la presentación obligatoria del Certificado de Avance del 50% de la Obra, y con la presentación de la rendición de cuentas de la primera transferencia, se procederá a la segunda entrega, equivalente al 50% del monto total del aporte, fijándose nuevamente metas a cumplir en un plazo de 60 días a contar del momento de la entrega del segundo cheque”… 3.4 “Los plazos para reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios podrán sufrir variaciones, pero en ningún caso excederán de ciento veinte (120) días.” CONCLUSIÓN Se constató que las obras efectuadas con los aportes transferidos a través del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro", fueron culminadas en fechas posteriores al plazo establecido en los contratos y/o reglamentaciones, incumpliendo la Resolución Nº 13773/2011, Puntos 3.1 “Primera Transferencia”, 3.2 “Segunda Transferencia” y 3.4. “Plazos.” RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir la ejecución de las obras de infraestructura realizadas con fondos del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro", en tiempo y forma, fortaleciendo la fiscalización y acompañamiento adecuado. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 15 PRECARIEDAD EN LA INFRAESTRUCTURA EDILICIA Y DE MOBILIARIOS EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS Se ha observado que algunas instituciones educativas de los Departamentos de Amambay, Alto Paraná y San Pedro cuentan con infraestructura edilicia y mobiliario inadecuados para el normal desarrollo de las clases debido a la precariedad y/o inexistencia de los mismos. A continuación se citan las Instituciones Educativas verificadas y detectadas en las condiciones mencionadas; Departamento de Amambay; Colegio Gral. Ignacio Génes, Escuela Básica Nº 1334 Isaac Ortiz, Departamento Alto Paraná; Colegio Nac. Soldado Paraguayo, Departamento de San Pedro; Colegio Nacional Ybype, Colegio Nac. Choremi. Colegio “General Ignacio Genes”- Amambay 79 . Escuela Basica Nº 1334 “Isaac Ortiz” - Amambay 80 Colegio Nacional “Soldado Paraguayo”- Alto Paraná 81 Colegio Nacional “Ybype 3º Linea”- San Pedro 82 Colegio Nacional Choremí – San Pedro 83 DESCARGO El Ministerio de Educación no ha remitido descargo. EVALUACIÓN DEL DESCARGO La Institución no ha remitido descargo por lo que nos ratificamos en la presente observación. Al respecto, el Decreto N° 8127/00 que reglamenta la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 102 “Principales Procesos. Los principales procesos que deberán administrar las UAF´s y SUAF´s, a través de sus dependencias son: …e) En materia de Adquisiciones, Bienes y Servicios: Adquisiciones (compras, suministros, control del cumplimiento de las normativas para la contrataciones con proveedores), control de almacén (control de calidad, ubicación de materiales, registros de entradas y salidas, niveles máximos y mínimos de stock, seguridad e higiene), control de bienes muebles e inmuebles (altas, bajas, traspasos, documentación de resguardo de bienes, regularización de propiedad), impresiones (talleres e imprentas), servicios generales (correspondencia, archivo general, mantenimiento preventivo y correctivo de muebles e inmuebles, limpieza general, dotación de combustible, control de vehículos, asignación de choferes, servicios de transporte, seguridad y vigilancia).” 84 CONCLUSIÓN Se observó que algunas instituciones educativas verificadas en los Departamentos de Amambay, Alto Paraná y San Pedro cuentan con infraestructura edilicia y mobiliario inadecuados para el normal desarrollo de las clases debido a la precariedad y/o inexistencia de los mismos, incumpliendo el Decreto N° 8127/00 que reglamenta la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 102 “Principales Procesos”. RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá realizar un relevamiento adecuado de las necesidades para la efectiva elaboración del Proyecto de Presupuesto de Gastos y garantizar que las adquisiciones sean distribuidas conforme los requerimientos existentes. OBSERVACIÓN Nº 16 COMPROBANTES DE RENDICIÓN DE CUENTAS DEL O.G. 874 “APORTES Y SUBSIDIOS A ENTIDADES EDUCATIVAS E INSTITUCIONES PRIVADAS SIN FINES DE LUCRO” CON FECHAS POSTERIORES AL PLAZO PREVISTO PARA SU UTILIZACIÓN En la verificación in situ realizada en algunas Instituciones educativas del Departamento de Amambay y Alto Paraná se pudo visualizar comprobantes de rendición de cuentas con fechas posteriores al periodo de presentación de sus respectivas rendiciones de cuentas, observándose que los gastos fueron realizados fuera del tiempo estimado para cada desembolso. Para una mejor comprensión se presenta el siguiente cuadro: COMPROBANTE DE RENDICIÓN DE CUENTAS NRO DEL CHEQUE FECHA DEL PAGO Nº Fecha Monto G. FECHA DE RENDICION DE PAGO Colegio Nacional Prof. Ramón Indalecio CardozoAmambay 3514402 27/08/2010 194 12/03/2011 56.086.635 13/04/2011 . 5261394 20/07/2011 0001 19/12/2011 56.086.635 21/12/2011 C.N. Nuestra Sra. Del Perpetuo Socorro-Amambay 7600574 24/04/2012 252 13/08/2012 36.000.000(*) SD Escuela Básica N° 5944 Ramón Jesús González Navero-Alto Paraná 7614654 24/02/2012 268 27/07/2012 60.000.000 SD Colegio Nacional Dr. Roberto L. Petit – Alto Paraná 7614707 24/02/2012 254 27/07/2012 60.000.000 10/12/12 INSTITUCIONES (*) La transferencia se realizó en un solo desembolso de G. 120.000.000, sin embargo solo fue visualizada una factura correspondiente al pago del 30% del monto. (SD) Sin datos DESCARGO El Ministerio de Educación no ha remitido descargo. EVALUACIÓN DEL DESCARGO El Ministerio de Educación y Cultura no ha remitido descargo por lo que nos ratificamos en la presente observación. Al respecto la Resolución Nº 13773/2011 “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la 85 reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas” 5. RENDICIÓN DE CUENTAS. 5.1 Primera Transferencia: … “La rendición de los gastos deberán ser presentadas en periodos bimestrales, dentro de los quince días posteriores a la culminación del bimestre inmediato anterior en el Formulario B. 01. 01 “Rendición de Cuentas – Entidades sin fines de lucro” debidamente llenadas y firmadas por el Presidente /a, Tesorero/a y avalada por Profesional del Ramo (Contador/a)…” “Será requisito indispensable para acceder a la segunda transferencia, haber rendido cuentas de la primera transferencia realizada a la Asociación de Cooperación Escolar (ACEs).” 5.2 Segunda Transferencia: a partir de la recepción del segundo cheque correspondiente al 50% restante del monto total a transferir, la Asociación de Cooperación Escolar (ACEs) presentará la rendición de cuentas de los gastos efectuados, de acuerdo al Art. 9° del Decreto N° 6071/2011. La rendición de los gastos deberán ser presentadas en periodos bimestrales, dentro de los quince días posteriores a la culminación del bimestre inmediato anterior en el Formulario B.01.01 “Rendición de Cuentas - Entidades sin fines de lucro” debidamente llenadas y firmadas por el Presidente/a, Tesorero/a y avalada por Profesional del Ramo (Contador/a) con carácter de Declaración Jurada en cinco ejemplares o copias originales y en todos los casos deberán escanearse en dos (2) CD los documentos respaldatorios de las transferencias y se adjuntarán a los mismos, para las siguientes Instituciones: - Una copia para la Contraloría General de la República, acompañado de 1 CD, que contenga el scaneado de los documentos de respaldo de la rendición de cuentas. - Una copia para la Entidad Beneficiaria. - Una copia para la Comisión Bicameral de Presupuesto del Congreso Nacional. - Dos copias y un CD que contenga el scaneado de los documentos respaldatorios de la rendición de cuentas, para la Dirección General de Administración y Finanzas del Ministerio de Educación y Cultura. (Una de ellas para su remisión a la DNCP). CONCLUSIÓN En la verificación in situ realizada en algunas Instituciones educativas del Departamento de Amambay y Alto Paraná se observó comprobantes de Rendición de Cuentas del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro", con fechas posteriores al periodo de presentación, constatándose que los gastos fueron realizados fuera del tiempo estimado para cada desembolso, incumpliendo la Resolución Nº 13773/2011, Punto 5 “Rendición de Cuentas” 5.1 Primera Transferencia, y Punto 5.2 Segunda Transferencia. RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá monitorear y exigir la ejecución de los desembolsos del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro" en tiempo y forma, cuyas documentaciones respaldatorias deberán emitirse dentro de los plazos previstos para la rendición de cuentas. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal 86 efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 17 FALTA DE INVENTARIOS EN LAS SUPERVISIONES REGIONALES Conforme las verificaciones in situ se pudo visualizar la falta de Inventarios Patrimoniales de las Instituciones Educativas, en algunos casos cuentan con un libro de inventario detallando las adquisiciones realizadas, observándose que los mismos no reúnen los requisitos mínimos exigidos en el manual de patrimonio. A continuación se detalla lo mencionado en la presente observación: DEPENDENCIAS OBSERVACIÓN Supervisión de Apoyo Técnico y Pedagógico de la Educación Escolar Indígena-Amambay Conforme Acta la supervisora Administrativa y Pedagógica informa que no cuenta con Inventario Patrimonial. Supervisión de la Región 2 de Amambay Según manifestaciones del responsable de la Supervisión de la Región 2 no cuentan con un Inventario Patrimonial de las Instituciones Educativas, cabe señalar que desde el año 2011 tampoco cuentan con un encargado responsable de recepcionar y controlar los inventarios de bienes. DESCARGO Al respecto manifiesto que al Departamento de Bienes Patrimoniales no se cursa nota o solicitud alguna de las supervisiones o coordinaciones cuando realizan adquisiciones de bienes o equipos solicitando la incorporación en sus patrimonios. Este departamento realiza el inventario de bienes a solicitud de las instituciones y dependencias administrativas o por pedido de la dirección de Auditoría que solicita la realización del inventario, además se cuenta con un cronograma de realización de inventarios a nivel país desarrollado en la medida de la disponibilidad de personal y transporte para el traslado de los funcionarios. EVALUACIÓN DEL DESCARGO El descargo presentado por los responsables del Ministerio de Educación y Cultura señala que las supervisiones o coordinaciones de los departamentos mencionados no han solicitado la realización de inventarios; sin embargo, dicho argumento no justifica la falta de elaboración de inventarios, la cual se encuentra comprendida dentro de las funciones del Departamento de Patrimonio, por lo que este equipo auditor se ratifica en lo observado. Al respecto, la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículo 56, dispone: “Contabilidad institucional. Las unidades institucionales de contabilidad realizarán las siguientes actividades, de conformidad con la reglamentación que establezca el Poder Ejecutivo: ….d) mantener actualizado el inventario de los bienes que conforman su patrimonio, así como la documentación que acredite el dominio de los mismos conforme con la ley y la reglamentación respectiva.”, en concordancia con lo previsto en el Decreto Nº 8127/00 “Que reglamenta la Ley Nº 1535/99 De Administración Financiera del Estado” artículo 91 “Responsabilidad. Las UAF´s y SUAF´s deberán…mantener actualizado el inventario de los 87 bienes que conforman su patrimonio, el archivo y custodia de los documentos respaldatorios.” y artículo 95 “Inventario de Bienes del Estado. Los bienes afectados al uso de los Organismos y Entidades del Estado formarán parte del Inventario General de Bienes del Estado que deberán mantenerse en forma analítica y actualizada en cada Institución…” En este contexto, el Decreto Nº 20132/03 “Manual de Normas y Procedimientos para la Administración, uso, control, custodia, clasificación y Contabilización de los bienes del Estado Paraguayo” establece en su Capítulo 2, Valorización e Incorporación de los Bienes en el Inventario del Estado. Punto 2.7 “Las operaciones patrimoniales iniciadas con inventarios valorizados, y las variaciones producidas, incrementadas por los ingresos, traspasos recibidos, donaciones, etc., disminuidas con los egresos o salidas autorizadas por suministros, bajas, donaciones y traspasos enviados, devoluciones, etc., serán registrados permanentemente, en orden a: establecer las traslaciones entre inventario y las cuentas contables y controlar el movimiento de los bienes patrimoniales, de tal forma a precisar las informaciones actualizadas del inventario de la entidad con los valores que arrojen las cuentas de modo a que coincidan con las cuentas contables”. CONCLUSIÓN En las verificaciones in situ efectuadas en las Supervisiones Regionales se constataron la falta de Inventarios Patrimoniales, incumpliendo la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículo 56, inc. d); el Decreto Nº 8127/00 “Que reglamenta la Ley Nº 1535/99 De Administración Financiera del Estado” artículo 91 “Responsabilidad y artículo 95 “Inventario de Bienes del Estado”; y el Decreto Nº 20132/03 “Manual de Normas y Procedimientos para la Administración, uso, control, custodia, clasificación y Contabilización de los bienes del Estado Paraguayo” Capítulo 2 “Valorización e Incorporación de los Bienes en el Inventario del Estado”, Punto 2.7. RECOMENDACIÓN Los responsables del Ministerio de Educación y Cultura deberán mantener el Inventario de Bienes de Uso de las distintas dependencias en forma actualizada elaborados en los Formularios Contables previstos para el efecto. OBSERVACIÓN Nº 18 ATRASOS EN LA CUMPLIMIENTO PRESENTACION DE POLIZAS DE GARANTIA DE FIEL Se ha observado el atraso en la emisión de las pólizas de Garantías de Fiel Cumplimiento de Contrato, correspondiente a la L.P.N Nºs 41 y 43 “Canasta Básica para docentes y alumnos” imputados en el Objeto de Gasto 340 “Bienes de Consumo de Oficinas e Insumos” del Ejercicio Fiscal 2011-2012, cuyos contratos corresponden a fecha 05/12/11. A continuación se detallan las pólizas observadas: 88 Vigencia LPN Nº Proveedor Datos de Garantía de Fiel Cumplimiento Desde 43 41 41 43 43 43 41 41 ESEVE Póliza Nº 24.0017.9555 Serv. Gtia. Fiel Cumplimiento. Capital Max. Asegurado G. 64.927.240.- ESEVE Póliza Nº 24.0017.9553 Serv. Gtia.de Fiel Cumplimiento, sin plazos. Capital Max. Asegurado G. 496.322.675.- Ñande Po'a S.R.L. Póliza Nº 07.1509.011416/000 Serv. Gtia.de Adjudicación, por 438 días. Capital Max. Asegurado G. 400.000.000.- Mercurio S.A. Póliza Nº 45.1509.0002567.0000 Serv. Gtia.de Adjudicación, por 423 días. Capital Max. Asegurado G. 43.199.346.- Alamo S.A. Póliza Nº 07.1509.011411/000 Serv. Gtia.de Adjudicación y Fiel Cumplimiento. Por 443 días. Capital Max. Asegurado G. 75.000.000.- Provepar s/datos Mix S.A. Póliza Nº 47.1503.008030/000 Serv. Gtia.de Adjudicación y Fiel Cumplimiento. Capital Max. Asegurado G. 1.653.542.- Mercurio S.A. Póliza Nº 45.1509.0002568/0000 Serv. Gtia.de Adjudicación y Fiel Cumplimiento. Por 423 días. Capital Max. Asegurado G. 670.188.480.- Vigencia Datos de Garantía de Anticipo Fecha de emisión 20/12/11 20/12/11 19/12/11 20/12/11 19/12/11 s/datos 27/12/11 20/12/11 07/12/11 07/12/11 05/12/11 05/12/11 05/12/11 s/datos 05/12/11 05/12/11 Hasta 07/12/12 Póliza Nº 24.0018.9554 Serv. Gtia. Anticipo Capital Max. Asegurado G. 64.927.240.- 07/12/12 Póliza Nº 24.0018.9552 Serv. Gtia.de Anticipo, sin plazos. Capital Max. Asegurado G. 496.322.675.- 15/02/13 Póliza Nº 07.1510.002353/000 Serv. Gtia.de Anticipo, por 60 días. Capital Max. Asegurado G. 93.948.687.- 31/01/13 Póliza Nº 45.1510.0000357.0000 Serv. Gtia.de Anticipo, por 423 días. Capital Max. Asegurado G. 43.199.346.- 20/02/13 Póliza Nº 07.1510.002344/000 Serv. Gtia.de Anticipo. Por 60 días. Capital Max. Asegurado G. 72.017.171.- s/datos Póliza Nº 47.1506.002203/0000 Serv. Gtia.de Anticipo. Capital Max. Asegurado G. 83.297.906.- 05/01/13 Póliza Nº 47.1506.002173/000 Serv. Gtia.de Anticipo. Capital Max. Asegurado G. 1.653.542.- 31/01/13 Póliza Nº 45.1510.0000358/0000 Serv. Gtia.de Anticipo. Por 423 días. Capital Max. Asegurado G. 670.188.480.- Fecha de emisión 20/12/11 20/12/11 20/12/11 20/12/11 19/12/11 19/01/12 27/12/11 20/12/11 Observación Desde 07/12/11 07/12/11 20/12/11 05/12/11 19/02/11 05/12/11 19/12/11 05/12/11 Hasta 07/03/12 La emisión de la póliza de garantía de fiel cumplimiento y de anticipo se realizó con 5 días de atrasos. 07/03/12 La emisión de la póliza de garantía de fiel cumplimiento y de anticipo se realizó con 5 días de atrasos. 18/02/12 La emisión de la póliza de garantía de fiel cumplimiento y de anticipo se realizó con 4 y 5 días de atrasos. 31/01/13 La emisión de la póliza de garantía de fiel cumplimiento y de anticipo se realizó con 5 días de atrasos. 17/02/12 La emisión de la póliza de garantía de fiel cumplimiento y de anticipo se realizó con 4 días de atrasos. 05/03/12 No se visualizo la póliza de garantía de fiel cumplimiento y la de anticipo se emitió con 4 días de atrasos 19/03/12 La emisión de la póliza de garantía de fiel cumplimiento y de anticipo se realizó con 12 días de atrasos. 31/01/13 La emisión de la póliza de garantía de fiel cumplimiento y de anticipo se realizó con 5 días de atrasos. DESCARGO El Ministerio de Educación y Cultura no ha presentado descargo. EVALUACION DEL DESCARGO La falta de descargo en la presente observación ratifica la misma en todos los términos. 89 Al respecto, la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas” establece en su artículo 39, “Garantías. Los oferentes, proveedores o contratistas deberán garantizar: …… Los proveedores y contratistas deberán entregar la garantía de cumplimiento del contrato a mas tardar dentro de los diez días calendario siguientes a la firma del contrato, salvo que la entrega de los bienes o la prestación de los servicios se realice dentro del citado plazo; y la correspondiente al anticipo, se presentará previamente a la entrega de este…”. Asimismo, el Decreto Reglamentario Nº 21.909/03 de la Ley Nº 2.051/03 “De Contrataciones Públicas” expresa en su artículo 10: “Atribuciones. Las Unidades Operativas de Contratación (UOC) tendrán las siguientes atribuciones: …Punto 11. Gestionar la formalización de los contratos y recibir las garantías correspondientes”. Igualmente, en los contratos suscriptos con los proveedores se establecen en la clausula decima primera: “Forma y Términos para Garantizar los Anticipos y el Cumplimiento del Contrato (Art. 37 inciso h, Ley Nº 2051). Las garantías a ser otorgadas por el contratista para el correcto y adecuado suministro de los bienes adjudicados son las establecidas en las Condiciones Generales y Especiales del Contrato. El Contratista presentará una Garantía de Cumplimiento de Contrato por el 10% (diez por ciento) sobre el monto total del contrato. La garantía de cumplimiento de contrato deberá ser presentada por el Proveedor dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a partir de la fecha de suscripción del contrato, salvo que la entrega de los bienes o la prestación de los servicios se realice dentro del citado plazo…” CONCLUSION Se observó el atraso en la emisión de las pólizas de Garantías de Fiel Cumplimiento de Contrato, correspondiente a la L.P.N Nºs 41 y 43 “Canasta Básica para docentes y alumnos” imputados en el Objeto de Gasto 340 “Bienes de Consumo de Oficinas e Insumos” del Ejercicio Fiscal 2011-2012, incumpliendo lo establecido en la Ley Nº 2051/03 “De contrataciones Públicas” artículo 39 “Garantías” y en su Decreto Reglamentario Nº 21.909/03 artículo 10 “Atribuciones” Punto 11; y con los contratos suscriptos con los proveedores adjudicados, Cláusula Décima Primera “Forma y Términos para Garantizar los Anticipos y el Cumplimiento del Contrato”. RECOMENDACIÓN La Administración del Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir al Proveedor o Contratista adjudicado las Pólizas de Garantías de Anticipos y de Fiel cumplimiento e imponer las sanciones previstas al respecto, a fin de garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones derivadas del contrato. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la República.” 90 OBSERVACIÓN Nº 19 FALTA DE PRESENTACIÓN DE POLIZAS DE GARANTIA DE ANTICIPO Y DE FIEL CUMPLIMIENTO Se ha observado la falta de presentación de las Pólizas de Garantía de Anticipo y de Fiel Cumplimiento correspondientes a algunos Contratos suscriptos en el Ejercicio Fiscal 2011, resultantes de las adjudicaciones de la L.P.N Nºs 41 y 43 “Canasta Básica para docentes y alumnos”, imputados en el Objeto del Gasto 342 “Bienes de Consumo de Oficinas e Insumos”, cuyos contratos fueron suscriptos en el Ejercicio Fiscal 2011. En el cuadro siguiente se detallan los Proveedores observados en la mencionada condición: LPN Nº Proveedor Datos de Póliza y Seguros Vigencia Fecha de emisión Desde Hasta Datos de Póliza y Seguros 43 AGR S.A. Servicios Gráficos Póliza Nº 07.1509.011362.000 Serv. Gtia.de Adjudicación. Por 366 días. Capital Max. Asegurado G. 3.874.963.- 15/12/11 05/12/11 05/12/11 41 Dalmi S.R.L. Póliza Nº 31.1509.0003044.0000 Serv. Gtia.de Adjudicación. Capital Max. Asegurado G. 173.440.000.- s/dato s/dato s/dato 41 Serigraf S.R.L. Póliza Nº 23.1509.0001742.0000 Serv. Gtia.de Adjudicación, por 397 días. Capital Max. Asegurado G. 90.858.892.- 15/12/11 05/12/11 05/01/13 43 Provepar s/datos s/datos s/datos s/datos s/datos Póliza Nº 31.1506.0000675.0000 Serv. Gtia. Anticipo. Por 65 días. Capital Max. Asegurado G. 173.435.616.- s/datos Póliza Nº 47.1506.002203/0000 Serv. Gtia.de Anticipo. Capital Max. Asegurado G. 83.297.906.- Vigencia Fecha de emisión Desde Hasta s/datos s/datos s/datos 21/12/11 05/12/11 08/02/12 s/datos s/datos s/datos 19/01/12 05/12/11 05/03/12 DESCARGO El Ministerio de Educación y Cultura no ha presentado descargo. EVALUACION DEL DESCARGO La falta de descargo en la presente observación ratifica la misma en todos los términos. Al respecto, la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas” establece en su artículo 39, “Garantías. Los oferentes, proveedores o contratistas deberán garantizar: …c) “el cumplimiento de los contratos. Esta garantía deberá oscilar entre el cinco y el diez por ciento del monto total del contrato…Los proveedores y contratistas deberán entregar la garantía de cumplimiento del contrato a mas tardar dentro de los diez días calendario siguientes a la firma del contrato, salvo que la entrega de los bienes o la prestación de los servicios se realice dentro del citado plazo; y la correspondiente al anticipo, se presentará previamente a la entrega de este. La falta de constitución y entrega oportuna de las garantías será causal de rescisión del contrato por culpa del proveedor o contratista, en cuyo caso la Convocante podrá adjudicar el contrato en la forma prevista en el segundo párrafo del Artículo 36”. Asimismo, el Decreto Reglamentario Nº 21.909/03 de la Ley Nº 2.051/03 “De Contrataciones Públicas” expresa en su artículo 10: “Atribuciones. Las Unidades Operativas de Contratación (UOC) tendrán las siguientes atribuciones: …Punto 11. Gestionar la formalización de los contratos y recibir las garantías correspondientes”. Igualmente, el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, dispone en el articulo 101 dispone “Competencias y 91 Responsabilidades. La administración de los recursos humanos, financieros, materiales y de bienes y servicios, se realizará con estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley y a la presente reglamentación que regulan la Administración Financiera Integrada del Estado, y cumpliendo las demás disposiciones complementarias que les asignen responsabilidades”. A su vez, en los contratos suscriptos con los proveedores se establecen en la cláusula decima primera: “Forma y Términos para Garantizar los Anticipos y el Cumplimiento del Contrato (Art. 37 inciso h, Ley Nº 2051). Las garantías a ser otorgadas por el contratista para el correcto y adecuado suministro de los bienes adjudicados son las establecidas en las Condiciones Generales y Especiales del Contrato. El Contratista presentará una Garantía de Cumplimiento de Contrato por el 10% (diez por ciento) sobre el monto total del contrato. La garantía de cumplimiento de contrato deberá ser presentada por el Proveedor dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a partir de la fecha de suscripción del contrato, salvo que la entrega de los bienes o la prestación de los servicios se realice dentro del citado plazo…” CONCLUSION Se observó la falta de Pólizas de Garantía de Anticipo y de Fiel Cumplimiento de algunas adjudicaciones del Ejercicio Fiscal 2011 realizadas por Licitación Pública Nacional Nºs 41 y 43 “Canasta Básica para docentes y alumnos”, ejecutados en el Objeto del Gasto 342 “Bienes de Consumo de Oficinas e Insumos”, incumpliendo la Ley Nº 2.051/03 “De Contrataciones Públicas” artículo 39 “Garantías” inc. c); y su Decreto Reglamentario Nº 21.909/03, Punto 11; asimismo con el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 101 “Competencias y Responsabilidades”; y con los Contratos de Adjudicación, cláusula décima primera. RECOMENDACIÓN La Administración del Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir al Proveedor o Contratista adjudicado las Pólizas de Garantías de Anticipos y de Fiel cumplimiento y en su caso imponer las sanciones previstas al respecto, a efectos de Garantizar el cumplimiento, en plazo y forma, de las obligaciones establecidas en los contratos. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “...que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 20 RENDICION DE CUENTAS DE TRANSFERENCIAS DE FONDOS SIN DOCUMENTOS DE RESPALDO De los Legajos de Rendición de Cuentas del Objeto del Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública” del Tipo de Presupuesto 1 Programa de Administración Programa 14 “Investigación Educativa” por G. 2.497.300.000 (Guaraníes dos mil cuatrocientos noventa y 92 siete millones trescientos mil) y del Tipo de Presupuesto 2 Programas de Acción Programa 14 “Formación Básica Permanente a la Población Jóvenes y Adultas y a las Personas con necesidades Educativas” por G.16.987.414.600 (Guaraníes diez y seis mil novecientos ochenta y siete millones cuatrocientos catorce mil seiscientos), el equipo auditor ha observado que las Planillas de Ejecución de Ingresos y Gastos (Formulario B-09-03) de las distintas transferencias realizadas, no cuentan con los documentos de respaldo, como indica la Resolución que dispone los procedimientos de transferencia de fondos. DESCARGO En base a las observaciones realizadas se informa que todas las rendiciones de cuentas del objeto de Gastos 847 “Aportes a Programas de Educación Pública”, tipo de presupuesto 1 Programa de Administración, Programa 14 “Investigación Educativa”, por G. 2.497.3000.000 (guaraníes dos mil cuatrocientos noventa y siete millones trescientos mil)realizadas en las planillas de Ejecución de Ingresos y Gastos (Formulario B-09-03) cuentan con los documentos de respaldo conforme a lo establecido en el Reglamento de los Procedimientos de Transferencia de Fondos, Ejecución de Gastos y Rendición de Cuentas Aprobado por Resolución No 9786/11 que anexa. Cabe señalar que las rendiciones de cuentas fueron entregados al Departamento de Rendición de Cuentas con los documentos respaldatorios en versión impresa y magnética (scaneados) e informado a la Dirección Financiera. En este sentido, si luego de realizada la verificación de los documentos de respaldo establecidos en el reglamento mencionado se evidenciaron documentaciones faltantes, se solicita se especifique el detalle de dichos documentos de respaldo, pues al ser la observación muy general no permite identificar los supuestos documentos faltantes. RENDICIÓN DE CUENTAS DE TRANSFERENCIAS DE FONDOS SIN DOCUMENTOS DE RESPALDO EL DEPARTAMENTO DE RENDICIÓN DE CUENTAS CUENTA CON LOS RESPALDOS DOCUMENTARIOS DE LOS LEGAJOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS DEL OBJETO DEL GASTO 847 “APORTES A PROGRAMAS DE EDUCACIÓN PÚBLICA”, TANTO DEL TIPO DE PRESUPUESTO 1 PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN LOS CUALES SE ENCUENTRAN A DISPOSICIÓN DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL. TIPO 1 PROG. 14 SUB PROG. 0 PROY. 0 - O.G. 847 “APORTES A PROGRAMAS DE EDUCACIÓN PÚBLICA” MONTO EJECUTADO 2.497.300.000 S.T.R. N° MONTO 34.942 1.500.000.000.- 60.138 1.000.000.000.DEVOLUCIÓN DE S.T.R. 34.942 TOTAL 2.700.00.2.497.300.000.- 93 TIPO 2 PROG. 14 SUB PROG. 0 PROY. 0 – O.G. 847 “APORTES A PROGRAMAS DE EDUCACIÓN PÚBLICA” MONTO EJECUTADO 16.987.414.600.- S.T.R. N° MONTO 14.849 6.330.000.000.- 94.696 338.822.500.- 138.175 976.646.970.- 140.549 711.177.500.- 70.859 6.064.471.533.- 75.646 183.058.332.- 138.151 1.933.237.765.- 140.561 450.000.000.- TOTAL 16.987.414.600.- EVALUACION DEL DESCARGO Conforme al descargo remitido por la Administración del Ministerio de Educación y Cultura, manifiestan que fueron remitidos al equipo auditor durante el trabajo de campo, sin embargo en los legajos de rendición de cuentas se visualizaron solamente las STR y las planillas de Rendición, no así los documentos que respaldan los gastos realizados con los fondos transferidos, por lo que esta auditoría se ratifica en la observación. Al respecto, la Ley 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación, para el Ejercicio Fiscal 2011” en el anexo correspondiente al clasificador Presupuestario OG. 847 “Aportes a Programas de Educación Pública …En todos los casos, los aportes deberán estar suficientemente sustentados y documentados fehacientemente por las respectivas Unidades Ejecutoras de Proyectos, vinculados con los objetivos del programa y/o proyecto, enmarcado dentro de los planes operativos y contar con la autorización previa del principal responsable de la Institución. Incluyen aportes para la atención de gastos relacionados a Programas de Alfabetización y Bi Alfabetización de Jóvenes y Adultos en sus diferentes componentes de: Alfabetización Inicial, Bi-Alfabetización de Jóvenes y Adultos, Post Alfabetización, que tiene como objetivo principal “Satisfacer las necesidades educativas de personas jóvenes y adultas”; y en el articulo 171: …”Los aportes destinados a gastos relacionados a Programas de Alfabetización inicial y Bi Alfabetización afectados al Objeto del Gasto 847, Aportes a Programas de Educación Pública, deberán ejecutarse de conformidad a los procedimientos presupuestarios y contables que serán establecidos en la reglamentación de la presente Ley”. Igualmente, en la Resolución Nº 9774 del Ministerio de Educación y Cultura “Por la cual se reglamenta el procedimiento de transferencia de fondos, ejecución de gastos y rendición de cuentas para el desarrollo del Programa Emblemático “Paraguay Lee y Escribe”, en el marco de la Campaña Nacional Alfabetización a Jóvenes y Adultos” de conformidad a la Ley Nº 4249/11 y el Decreto Nº 6071/11, en el punto Rendición de Cuentas. 94 En ese contexto la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 56 dispone: “Contabilidad Institucional. Las unidades institucionales de contabilidad realizarán las siguientes actividades, de conformidad con la reglamentación que establezca el Poder Ejecutivo: inciso c) preparar, custodiar y tener a disposición de los órganos de control interno y externo la documentación de respaldo de las operaciones asentadas en sus registros”; incurriendo en infracciones previstas en su artículo 83 “Infracciones Constituyen infracciones conforme a lo dispuesto en el artículo anterior: inciso e) no rendir las cuentas reglamentarias exigidas, rendirlas con notable retraso o presentarlas con graves defectos”. CONCLUSION Se constató que la cuenta “Gastos de Transferencias” imputados por el Programa 14 “Investigación Educativa” por G. 2.497.300.000 (Guaraníes dos mil cuatrocientos noventa y siete millones trescientos mil) y por el Programa 14 “Formación Básica Permanente a la Población Jóvenes y Adultas y a las Personas con necesidades Educativas” por G. 16.987.414.600 (Guaraníes diez y seis mil novecientos ochenta y siete millones cuatrocientos catorce mil seiscientos), no cuentan con suficiente soporte documental que respaldan las Planillas de Ejecución de Ingresos y Gastos (Formulario B-09-03) de las distintas transferencias realizadas, incumpliendo lo establecido en la Ley 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación, para el Ejercicio Fiscal 2011” que establece en su clasificador: 847 “Aportes a Programas de Educación Pública”; y el articulo 171”. Igualmente, en la Resolución Nº 9774 del Ministerio de Educación. En ese contexto la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 56 “Contabilidad Institucional: inciso c); incurriendo en infracciones previstas en su artículo 83 “Infracciones: inciso e)”. RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir a las dependencias intervinientes que los documentos de rendición de cuentas se encuentren íntegramente conformados para su archivo, guarda y custodia, de manera a respaldar sus operaciones conforme a la naturaleza de la cuenta, y presentarlos ante los órganos de control, en el momento de las verificaciones, a fin de transparentar el ejercicio de los actos administrativos. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 21 TRANSFERENCIAS DE FONDOS SIN AUTORIZACION ADMINISTRATIVA Se ha observado que algunos Legajos de Rendición de Cuentas del Objeto del Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública” del Tipo de Presupuesto 2 Programa 14 “Formación Básica Permanente a la Población Jóvenes y Adultas y a las Personas con necesidades Educativas” por G. 9.157.414.600 (Guaraníes nueve mil ciento cincuenta y siete millones cuatrocientos catorce mil seiscientos), no cuentan con Resoluciones Administrativas que autoricen a la Dirección General de Administración y Finanzas dichas 95 transferencias, no obstante fueron visualizados memorándum de solicitud como parte de las Rendiciones de Cuentas. A continuación como ejemplo se detalla los siguientes: Resolución Nº 9630/11: Alfabetización, Bi Alfabetización y Post Alfabetización de jóvenes y adultos MONTO STR Nº RESOLUCION FECHA STR Nº FECHA DE RESOLUCION SOLICITADO POR MEMO Nº MONTO A TRANSFERIR FECHA DE MEMO DATOS OBS: G. 70859 75646 25/08/11 31/08/11 6.064.471.533 183.058.332 Sin Res. Sin Res. Sin Res. Sin Res. 9.157.414.600 6.064.471.533 568 183.058.332 Sin Memo 12/08/11 La DGEP solicito la Obligación Contable del Prog. 14 y Transferencia por G. 6.064.471.533 P/el Prog. Alfab. Jóvenes y Adultos y Pos Alfab. Fecha de transferencia: 28/09/11 Falta Resolución de Autorización p/Transferir los fondos. Sin Memo Fecha de transferencia: 28/09/11, solo se visualiza la planilla de rendición y la nota de depósito fiscal por devolución de G. 1.854.242 Falta Memo de Solicitud y Resolución de Autorización p/Transferir los fondos. 9.157.414.600 DESCARGO Respecto a la STR N° 70859 de Gs. 60.643.471.533 de fecha 25/08/2011, no obran en esta Unidad Financiera los antecedentes correspondientes a la Resolución de autorización para transferir fondos. Respecto a la STR N° 75646 de Gs. 183.058.332 de fecha 31/08/2011, no obran en esta Unidad Financiera los antecedentes correspondientes a la Resolución de autorización para transferir fondos, como así también Memorando de la DGEP solicitando la obligación contable del Programa. Se aclara además, que las STR, parten de una Resolución Ministerial, y a solicitud de la Dirección Gral. De Administración y Finanzas, y no de la Dirección de Nivel afectada. EVALUACION DEL DESCARGO Evaluado el descargo remitido por la Administración del Ministerio de Educación y Cultura, confirma lo observado por el equipo auditor, considerando que las Resoluciones Ministeriales son indispensables para las transferencias de recursos, sin embargo no se adjunta a la presente las Resoluciones correspondientes a esta observación, por lo que esta auditoría se ratifica en la misma. Al respecto, la Ley N° 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación, para el Ejercicio Fiscal 2011” y el Decreto Reglamentario Nº 6071/11”, cuyo clasificador establece para el Objeto de Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública …En todos los casos, los aportes deberán estar suficientemente sustentados y documentados fehacientemente por las respectivas Unidades Ejecutoras de Proyectos, vinculados con los objetivos del programa y/o proyecto, enmarcado dentro de los planes operativos y contar con la autorización previa del principal responsable de la Institución. Incluyen aportes para la atención de gastos relacionados a Programas de Alfabetización y Bi Alfabetización de Jóvenes y Adultos en sus diferentes componentes de: Alfabetización Inicial, BiAlfabetización de Jóvenes y Adultos, Post Alfabetización, que tiene como objetivo principal “Satisfacer las necesidades educativas de personas jóvenes y adultas”, cuya reglamentación 96 ministerial se dispone en la Resolución N° 9637/11 “Por la cual se reglamenta el procedimientos de transferencias de fondos, ejecución de gastos y rendición de cuentas para el desarrollo del Programa Emblemático Paraguay Lee y escribe”, en el marco de la Ejecución del Programa de Evaluación y Monitoreo de la Alfabetización (LAMP), de conformidad a la Ley N° 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación, para el Ejercicio Fiscal 2011” y el Decreto Nº 6071/11”, Anexo, Ejecución del Programa; “Ejecución del Programa: El presupuesto del Programa LAMP será ejecutado según la disponibilidad establecida en el Plan Financiero respectivo. Para lo cual la Dirección General de Planificación Educativa (DGPE) responsable de la Coordinación Técnica Nacional (CTN) solicitara a la Dirección General de Administración y Finanzas(DGAF), la transferencia de recursos en cuenta administrativa de tesorería del Ministerio de Educación y Cultura el monto previsto para los gastos del programa, previa aprobación mediante resolución ministerial…” En ese contexto la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 65 dispone: “Examen de Cuentas. La Contraloría General de la República tendrá a su cargo el estudio de la rendición y el examen de cuentas de los organismos y entidades del Estado sujetos a la presente ley, a los efectos del control de la ejecución del presupuesto, la administración de los fondos y el movimiento de los bienes y se basará, principalmente, en la verificación y evaluación de los documentos que respaldan las operaciones contables que dan como resultado los estados de situación financiera, presupuestaria y patrimonial, sin perjuicio de otras informaciones que se podrán solicitar para la comprobación de las operaciones realizadas. Los organismos y entidades del Estado deben tener a disposición de los órganos del control interno y externo correspondientes, la contabilidad al día y la documentación sustentatoria de las cuentas correspondientes a las operaciones efectuadas y registradas.” CONCLUSION Se observó que algunos Legajos de Rendición de Cuentas del Objeto del Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública” del Tipo de Presupuesto 2 Programa 14 “Formación Básica Permanente a la Población Jóvenes y Adultas y a las Personas con necesidades Educativas” no cuentan con Resoluciones Ministeriales que autorizan dichas transferencias, incumpliendo la Ley 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación, para el Ejercicio Fiscal 2011”, su Decreto Reglamentario Nº 6071/11” y Anexo “Ejecución del Programa”; y con la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 65 “Examen de Cuentas.” RECOMENDACIÓN Los Legajos de Rendición de Cuentas del Objeto del Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública” deben contener todos los documentos que respaldan las operaciones y contar con las Resoluciones Ministeriales que autorizan dichas transferencias de recursos. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “...que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los 97 funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 22 DEFICIENCIAS EN LA UTILIZACION DE TRANSFERENCIAS DEL OBJETO DE GASTO 847 “APORTES A PROGRAMAS DE EDUCACIÓN PÚBLICA” Se ha observado que los fondos transferidos en el Objeto del Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública” del Tipo de Presupuesto 1 Programa 14 “Investigación Educativa”, se encuentran administradas en forma deficiente debido a que las Transferencias son utilizadas parcialmente, cuyo saldo es aplicado en la siguiente transferencia, evidenciándose en la planilla de ejecución de ingresos y gastos respectivos. Asimismo, se constata un desorden en las rendiciones de cuentas dificultando su verificación. A continuación a modo de ejemplo se describe en el siguiente cuadro: PROGRAMA DE EVALUACION Y MONITOREO DE LA ALFABETIZACION - LAMP PLANILLA DE EJECUCION DE INGRESOS Y GASTOS CORRESPONDIENTES A LA STR Nº 34942, CUYO SALDO FUE UTILIZADO EN LA SIGUIENTE RENDICION DE CUENTAS DE LA STR Nº 60138 STR Nº STR 34942 07/06/2011 RENDICION DE FECHA TOTAL DEPOSITO 02/06/2011 1.500.000.000 15/07/2011 500.000.000 MONTO DE GASTOS SALDO G. 1.500.000.000 154.809.734 11/10/2011 79.033.376 30/12/2011 266.156.865 499.999.975 1.000.000.025 25 200.238.450 149.422.650 115.343.800 01/08/2011 STR 60138 SIN DATOS 09/08/2011 1.000.000.000 465.004.900 534.995.100 537.598.900 (2.603.800) 0 997.396.200 10/08/2011 SIN DATOS 358.937.000 23/08/2011 SIN DATOS 366.902.175 09/09/2011 SIN DATOS 80.861.650 27/08/2011 SIN DATOS 60.495.000 27/08/2011 23/01/2012 56.966.125 SUBTOTAL 2.500.000.000 924.161.950 73.234.250 TOTAL G. 2.500.000.000 2.426.765.725 73.234.275 98 DESCARGO En cuanto a la deficiencia en la utilización de recursos y el desorden en las rendiciones de cuentas, difícilmente podremos justificar tales actos, ya que escapan a la administración actual y caen bajo la esfera de administraciones anteriores. No obstante, se hace mención que hoy día hemos mejorado varios de estos aspectos, ya que contamos con el personal calificado para la verificación de las documentaciones necesarias y las transferencias se rinden en forma cronológica, separada en tiempo y forma desde la Unidad Financiera a cargo de esa Dirección General. La observación aduce una administración en forma deficiente debido a que las transferencias fueron utilizadas parcialmente, cuyo saldo es aplicado a la siguiente transferencia. Al respecto, se informa que todas las erogaciones y gastos fueron realizados conforme lo establece la reglamentación vigente, por ejemplo: en caso de los contratos por servicios personales estos fueron realizados por productos, por lo cual los pagos fueron realizados conforme a la entrega de los productos y porcentajes establecidos en los contratos respectivos, por su parte, los gastos menores fueron efectivizados toda vez que el operativo así lo requería. Todas las rendiciones de cuentas siguen un orden cronológico según fueron realizados los pagos y gastos, según lo demuestran las copias que se adjuntan. Por tanto no se comprende la afirmación manifestada en el informe de la CGR “se constante un desorden en las rendiciones de cuentas dificultando su Verificación”. EVALUACION DEL DESCARGO Conforme el descargo remitido por la Administración del Ministerio de Educación y Cultura, los responsables no justifican las deficiencias en la utilización de las transferencias, por lo tanto esta auditoría se ratifica en la presente observación. Al respecto, la Ley Nº 4.249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” dispone en su artículo 171: “Las Unidades y/o Subunidades de Administración y Finanzas (UAF's y/o SUAF's) de los Ministerios de Educación y Cultura y de Salud Pública y Bienestar Social, deberán proceder a la regularización de los registros patrimoniales y el inventario de los bienes adquiridos con cargo a los citados Objetos del Gasto 847, Aportes a Programas de Educación Pública, deberán ejecutarse de conformidad a los procedimientos presupuestarios y contables que serán establecidos en la reglamentación de la presente Ley”. Asimismo, la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 56 dispone: “Contabilidad Institucional. Las unidades institucionales de contabilidad realizarán las siguientes actividades, de conformidad con la reglamentación que establezca el Poder Ejecutivo: inciso c) preparar, custodiar y tener a disposición de los órganos de control interno y externo la documentación de respaldo de las operaciones asentadas en sus registros”. Asimismo, su artículo 65 dispone: “Examen de Cuentas. La Contraloría General de la República tendrá a su cargo el estudio de la rendición y el examen de cuentas de los organismos y entidades del Estado sujetos a la presente ley, a los efectos del control de la ejecución del presupuesto, la administración de los fondos y el movimiento de los bienes y se basará, principalmente, en la verificación y evaluación de los documentos que respaldan las operaciones contables que dan como resultado los estados de situación financiera, 99 presupuestaria y patrimonial, sin perjuicio de otras informaciones que se podrán solicitar para la comprobación de las operaciones realizadas. Los organismos y entidades del Estado deben tener a disposición de los órganos del control interno y externo correspondientes, la contabilidad al día y la documentación sustentatoria de las cuentas correspondientes a las operaciones efectuadas y registradas.” Igualmente, el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, dispone en el artículo Art. 91 “Responsabilidad.- Las UAF´s y SUAF´s deberán registrar diariamente sus operaciones derivadas de los ingresos provenientes del tesoro o de la recaudación de ingresos propios, el registro y control de los egresos derivados de la ejecución presupuestaria, previo análisis de la consistencia y validación documental de conformidad con las normas establecidas y mantener actualizado el inventario de los bienes que conforman su patrimonio, el archivo y custodia de los documentos respaldatorios.” Por otra parte, el articulo 101 dispone “Competencias y Responsabilidades. La administración de los recursos humanos, financieros, materiales y de bienes y servicios, se realizará con estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley y a la presente reglamentación que regulan la Administración Financiera Integrada del Estado, y cumpliendo las demás disposiciones complementarias que les asignen responsabilidades.”; incurriendo en infracciones previstas en su artículo 83 “Infracciones Constituyen infracciones conforme a lo dispuesto en el artículo anterior: inciso e) no rendir las cuentas reglamentarias exigidas, rendirlas con notable retraso o presentarlas con graves defectos…”. CONCLUSION Se observó que los fondos transferidos en el Objeto de Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública” del Tipo de Presupuesto 1 Programa 14 “Investigación Educativa”, se encuentran administradas en forma deficiente por la utilización parcial de los fondos, generándose un desorden en las Rendiciones de Cuentas dificultando su verificación, incumpliendo la Ley Nº 4.249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” artículo 171, con la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 56 “Contabilidad Institucional” inciso c) y artículo 65 “Examen de Cuentas”; con el Decreto Reglamentario Nº 8.127/2000 “Que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículo 91 “Responsabilidad.”; articulo 101 “Competencias y Responsabilidades”; incurriendo en infracciones previstas en la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 83 “Infracciones” inciso e). RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá rendir cuentas del Objeto de Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública”, por cada Transferencia de Recursos efectuada, respaldando adecuadamente las mismas. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “...que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar 100 los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 23 TRANSFERENCIAS DEL OBJETO DE GASTO 847 “APORTES A PROGRAMAS DE EDUCACIÓN PÚBLICA” SIN RENDICION DE CUENTAS Se ha observado que la Rendición de Cuentas del Objeto del Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública” correspondiente a la STR Nº 94646 no cuenta con la Planilla de Ejecución de Ingresos y Gastos referente a la transferencia de G. 11.540.000 (Guaraníes once millones quinientos cuarenta mil), transferida al responsable del Departamento de Presidente Hayes. DESCARGO Respecto a la STR N° 75646 de G. 11.540.000, no obran documentos al respecto en esta Unidad Financiera. Por otra parte, se aclara que la STR que ordenaban los desembolsos eran obligados por programas Campaña Nacional de Alfabetización o Alfabetización y Pos alfabetización de Jóvenes y Adultos en el marco del Programa Emblemático Paraguay Lee y Escribe, y no por Departamentos. TRANSFERENCIAS DEL OBJETO DE GASTO 847 “APORTES A PROGRAMAS DE EDUCACIÓN PÚBLICA” SIN RENDEICIÓN DE CUENTAS. EL DEPARTAMENTO DE RENDICIÓN DE CUENTAS POSEE EN SUS ARCHIVOS LA PLANILLA DE EJECUCIÓN DE INGRESOS Y GASTOS – FORMULARIO B-09-03, CORRESPONDIENTE A LA RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA S.T.R. N° 94.646 DE GS. 11.540.000 (ONCE MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL) TRANSFERIDA AL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE PDTE, HAYES, LA CUAL FUE PRESENTADA EN MESA DE ENTRADA DE ESTE DEPARTAMENTO EN FECHA13/03/2012. A TALES EFECTOS SE ANEXA: COPIA SIMPLE DE LA PLANILLA DE EJECUCIÓN DE INGRESOS Y GASTOS FORMULARIO B-09-03. EVALUACION DEL DESCARGO El descargo remitido por la Administración del Ministerio de Educación y Cultura reconoce que no cuentan con una parte de la Rendición de Cuentas de la transferencia observada., al respecto cabe aclarar que las Planillas de Ejecución de Ingresos y Gastos (Formulario B-0903) de Rendición de cuentas de dicha Campaña confirma que fue realizado en varios Departamentos del país, los cuales fueron verificados por el equipo auditor durante el trabajo de campo, sin embargo no fue visualizado la Rendición de Cuentas correspondiente al Departamento de Presidente Hayes, por lo tanto esta auditoría se ratifica en lo observado. Al respecto, la Ley 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación, para el Ejercicio Fiscal 2011” establece en su clasificador: 847 “Aportes a Programas de Educación Pública …En todos los casos, los aportes deberán estar suficientemente sustentados y documentados fehacientemente por las respectivas Unidades Ejecutoras de Proyectos, vinculados con los objetivos del programa y/o proyecto, enmarcado dentro de los planes operativos y contar con la autorización previa del principal responsable de la Institución. 101 Incluyen aportes para la atención de gastos relacionados a Programas de Alfabetización y Bi Alfabetización de Jóvenes y Adultos en sus diferentes componentes de: Alfabetización Inicial, Bi-Alfabetización de Jóvenes y Adultos, Post Alfabetización, que tiene como objetivo principal “Satisfacer las necesidades educativas de personas jóvenes y adultas”; y en el articulo 171: …”Los aportes destinados a gastos relacionados a Programas de Alfabetización inicial y Bi Alfabetización afectados al Objeto del Gasto 847, Aportes a Programas de Educación Pública, deberán ejecutarse de conformidad a los procedimientos presupuestarios y contables que serán establecidos en la reglamentación de la presente Ley”. Igualmente, en la Resolución Nº 9774 del Ministerio de Educación y Cultura “Por la cual se reglamenta el procedimiento de transferencia de fondos, ejecución de gastos y rendición de cuentas para el desarrollo del Programa Emblemático “Paraguay Lee y Escribe”, en el marco de la Campaña Nacional Alfabetización a Jóvenes y Adultos” de conformidad a la Ley Nº 4249/11 y el Decreto Nº 6071/11, en el punto Rendición de Cuentas. Asimismo, la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 56 dispone: “Contabilidad Institucional. Las unidades institucionales de contabilidad realizarán las siguientes actividades, de conformidad con la reglamentación que establezca el Poder Ejecutivo: inciso c) preparar, custodiar y tener a disposición de los órganos de control interno y externo la documentación de respaldo de las operaciones asentadas en sus registros; y en su artículo 60 “Control interno: …El control interno está conformado por los instrumentos, mecanismos y técnicas de control, que serán establecidos en la reglamentación pertinente. El control interno comprende el control previo a cargo de los responsables de la Administración y control posterior a cargo de la Auditoría Interna Institucional y de la Auditoría General del Poder Ejecutivo”. Asimismo, su artículo 65 dispone: “Examen de Cuentas. La Contraloría General de la República tendrá a su cargo el estudio de la rendición y el examen de cuentas de los organismos y entidades del Estado sujetos a la presente ley, a los efectos del control de la ejecución del presupuesto, la administración de los fondos y el movimiento de los bienes y se basará, principalmente, en la verificación y evaluación de los documentos que respaldan las operaciones contables que dan como resultado los estados de situación financiera, presupuestaria y patrimonial, sin perjuicio de otras informaciones que se podrán solicitar para la comprobación de las operaciones realizadas. Los organismos y entidades del Estado deben tener a disposición de los órganos del control interno y externo correspondientes, la contabilidad al día y la documentación sustentatoria de las cuentas correspondientes a las operaciones efectuadas y registradas.” Igualmente, el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, dispone en el artículo Art. 91 “Responsabilidad.- Las UAF´s y SUAF´s deberán registrar diariamente sus operaciones derivadas de los ingresos provenientes del tesoro o de la recaudación de ingresos propios, el registro y control de los egresos derivados de la ejecución presupuestaria, previo análisis de la consistencia y validación documental de conformidad con las normas establecidas y mantener actualizado el inventario de los bienes que conforman su patrimonio, el archivo y custodia de los documentos respaldatorios.” Por otra parte, el articulo 101 dispone “Competencias y Responsabilidades. La administración de los recursos humanos, financieros, materiales y de bienes y servicios, se realizará con estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley y a la presente reglamentación que regulan la Administración Financiera Integrada del Estado, y cumpliendo las demás disposiciones complementarias que les asignen responsabilidades.” y el artículo 102 “Principales Procesos. Los principales procesos que deberán administrar las UAF´s y SUAF´s, a través de sus dependencias son… incisos b) En materia de Presupuesto: Planificación integral (marco estratégico institucional), 102 programación financiera (plan financiero anual), programación (planes, programas, proyectos); presupuestación (determinación de costos), indicadores de gestión (parámetros de medición), evaluación y control de la ejecución de los programas (resultados de objetivos y metas de los planes, programas y proyectos en términos cualitativos y cuantitativos, y las propuestas correctivas), reprogramación presupuestaria (estudio, justificación y gestión ante el Ministerio de Hacienda), y d) En materia de Contabilidad: Control previo (verificación y certificación de la documentación comprobatoria y justificativa del gasto), registro contable de las operaciones económico-financieras (devengamiento de ingresos, obligaciones, egresos-presupuestarios y extrapresupuestarios), archivo contable (custodia y control de la documentación del ingreso y del gasto), emisión de estados contables y financieros, registro contable de bienes (adquisiciones, altas, bajas y traspasos de bienes), rendición de cuentas”, incurriendo en infracciones previstas en su artículo 83 “Infracciones Constituyen infracciones conforme a lo dispuesto en el artículo anterior: inciso e) no rendir las cuentas reglamentarias exigidas, rendirlas con notable retraso o presentarlas con graves defectos, y f) cualquier otro acto o resolución con infracción de esta ley, o cualquier otra norma aplicable a la administración de los ingresos y gastos públicos”. CONCLUSION Se observó que la Rendición de Cuentas del Objeto del Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública” correspondiente a la STR Nº 94646 no cuenta con la Planilla de Ejecución de Ingresos y Gastos referente a la transferencia de G. 11.540.000 (Guaraníes once millones quinientos cuarenta mil), transferida al responsable del Departamento de Presidente Hayes; incumpliendo la Ley 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación, para el Ejercicio Fiscal 2011” Anexo Clasificador – Objeto de Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública”; y en el articulo 171”. Igualmente, en la Resolución Nº 9774 del Ministerio de Educación y Cultura “Por la cual se reglamenta el procedimiento de transferencia de fondos del Programa Emblemático “Paraguay Lee y Escribe”, en el punto Rendición de Cuentas. Asimismo, la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 56: “Contabilidad Institucional: inciso c); y el artículo 60 “Control interno”. Asimismo, su artículo 65: “Examen de Cuentas.” Igualmente, el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, dispone en el artículo Art. 91 “Responsabilidad”, el articulo 101 “Competencias y Responsabilidades” y el artículo 102 “Principales Procesos” incisos b) En materia de Presupuesto, y d) En materia de Contabilidad”, incurriendo en infracciones previstas en su artículo 83 “Infracciones: inciso e) y f)”. RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá respaldar sus operaciones conforme a la naturaleza de la cuenta, custodiar y presentarlos ante los órganos de control, en el momento de las verificaciones, a fin de transparentar el ejercicio de los actos administrativos. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “...que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la República.” 103 OBSERVACIÓN Nº 24 IRREGULARIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA DISTRIBUCIÓN DE LA CANASTA BÁSICA DE ÚTILES ESCOLARES PARA ALUMNOS Y DOCENTES EN EL DEPARTAMENTO DE AMAMBAY a) Falta de registro de la entrega de los Kits escolares a los alumnos No se ha observado el registro que acredite la entrega efectuada de los Kits escolares a los alumnos por parte de las instituciones educativas verificadas, evidenciándose la falta de normativa dispuesta por los responsables del MEC para justificar la distribución de la Canasta Básica de Útiles Escolares en los ejercicios fiscales 2011 y 2012. b) Falta de control en las cantidades recepcionadas y las requeridas Se ha observado que las cantidades recepcionadas de los kits escolares por parte de las instituciones educativas no coinciden con las cantidades requeridas, así mismo las diferencias de cantidades sobrantes o faltantes en el momento de la entrega no constan en las actas de recepción de los mismos, ni observación alguna al respecto, evidenciándose la falta de control de las cantidades en la distribución de los kits escolares para alumnos. c) Falta de reglamentación para la distribución de Kits para docentes No se evidencian procedimientos formales aplicados para la distribución de las Canastas Básica de Útiles Escolares para Docentes, tanto para la entrega y su respectivo registro, según manifestaciones la distribución y entrega de los mismos fueron realizadas en una convocatoria de capacitación de Docentes por parte de la Coordinación en la ciudad de Pedro Juan Caballero, en la que los docentes presentes recibían sus kits firmando planilla de asistencia. A continuación se puntualizan las instituciones educativas verificadas que forman parte de la presente observación: Instituciones Educativas: Escuela Básica Nº 368 “Cnel. José María Argaña” Observaciones: En acta consta el faltante de 5 (cinco) kits para el Preescolar, sin embargo se visualizó además la devolución por acta de 20 kits del 1er. ciclo y 10 kits del 2do. Ciclo. No existe constancia escrita de la distribución de Kits a los alumnos. Colegio Nacional “Prof. Ramon Indalecio Cardozo” No se visualizó el respaldo documental de la distribución de Kits, según manifestaron fue entregado a la Supervisión. En acta consta faltante de 6 kits escolares para el 3er. Curso de la media. Colegio “San Ramón” No existe constancia escrita de la distribución de Kits a los alumnos. Escuela Básica Nº 1301 “Mcal. José Félix Estigarribia” La responsable manifiesta que personalmente retiró los kits del Correo Nacional y realizó la entrega a las profesoras de cada grado para distribuir a los alumnos, dejando constancia escrita del acto en el Libro de Actas de la institución donde firmaron los padres de cada alumno por la recepción, sin embargo no se visualizó el referido documento. 104 Instituciones Educativas: Observaciones: No existe constancia escrita de la distribución de Kits a los alumnos. Supervisión de Apoyo y Control Administrativo Región 3 de Capitán Bado Se visualizaron en algunas actas de recepción de los kits escolares entregados a las instituciones, observaciones en cuanto a la falta de kits con respecto a la cantidad de alumnos matriculados, así como la falta de algunos ítems del kit escolar como ser temperas, pincel Nº 8, etc. Escuela Básica Nº 1334 “Don Isaac Ortiz” No existe constancia escrita de la distribución de Kits a los alumnos. Colegio Nacional “Isaac Ortiz” No se ha visualizado los documentos de respaldo de la entrega y recepción de los kits escolares para los Alumnos, ni las planillas de matriculados 2011 y 2012. Colegio Nacional “Defensores del Chaco” No existe constancia escrita de la distribución de Kits a los alumnos. No existe constancia escrita de la distribución de Kits a los alumnos. Colegio Nacional “Cerro Cora” En acta consta que se recepcionó 73 (setenta y tres) kits escolares para el 3er. Ciclo, no obstante esta institución no contempla este nivel académico, pero no se realizó la observación. Se desconoce la totalidad entregados en la capacitación. Escuela Básica Nº 1743 “Cerro Cora” de kits para docentes La Dirección entregó directamente a los alumnos en presencia de los padres por lista, sin embargo no cuentan con la evidencia escrita de dicho acto, y además menciona que el 1º y 2º grado del primer ciclo escolar compuesto por un total de 140 niños, no fueron beneficiados con los kits escolares. Se desconoce la totalidad entregados en la capacitación. de kits para docentes Escuela Nacional de Comercio “Cerro Cora” La Dirección entregó directamente a los alumnos dejando registro de la distribución en un Planilla, sin embargo no se ha visualizado la evidencia escrita de dicho acto, y además mencionó que en el Colegio los alumnos del 3er. Ciclo del nivel escolar básico (7º, 8º y 9º) compuesta por un total de 96 (noventa y seis) niños no fueron beneficiados con los kits escolares. Colegio Nacional “Perpetuo Socorro” Se visualizaron notas a la Supervisión en la que comunican los faltantes de kits escolares para el 1º, 2º y 3º curso, al igual que en las actas de recepción se observaron la falta de algunos ítems de los kits, como ser hojas centimetradas Nº 2. DESCARGO El Ministerio de Educación y Cultura no ha presentado descargo. EVALUACION DEL DESCARGO La falta de descargo en la presente observación ratifica la misma en todos los términos. Al respecto, el Manual de Patrimonio en su Decreto Nº 20.132/01 “Que establece Normas para la Administración, Uso, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización y Régimen de Formularios de Los Bienes del Estado Paraguayo y Reglamentan las funciones de la Unidad 105 como Órgano Normativo y de las Oficinas Afines de las Entidades como Organismos Operativo, Capítulo III “Descripción, Identificación y Control de Bienes del Estado, en los puntos: … 3.7 Si en la verificación de existencias se encontraren bienes sin registrar, o faltantes, o destruidos, o en mal estado de conservación o cualquier otra irregularidad en la administración de los bienes, el Departamento de Patrimonio o la sustituta elevará informe por escrito al superior a fin de que se dé cumplimiento a lo dispuesto por este Manual y se gestione con la autoridad respectiva las medidas necesarias de conformidad a las disposiciones vigentes para el caso. Cumplido dichos requisitos se procederá a realizar los ajustes en el registro patrimonial; 4.2 Bienes no inventariados o sobrantes de inventario. Cuando al practicar el levantamiento de inventario se encuentren bienes muebles no incluidos en él, perteneciente a la institución, o cuando al practicarlo se encuentren que el número de unidades o especies de determinados elementos es superior al que en esa fecha muestre la cuenta respectiva, deberán cumplirse los procedimientos de tasación por los funcionarios responsables designados o en caso de carecer de los mismos por peritos contratados. El organismo o entidad por medio de disposición administrativa, oficializará la incorporación del bien al patrimonio del Estado y el Departamento de bienes patrimoniales procederá a documentar y registrar, cumpliendo lo establecido en los procedimientos; 4.12 Traspaso de Bienes. Cuando lleguen a los Depósitos o Almacenes, o a la dependencia responsable de los organismos o entidades, elementos por traspaso para uso o consumo de cualquier otro organismo o entidad Estatal, se verificarán de acuerdo a las documentaciones recibidas los detalles de los mismos, procediéndose al registro correspondiente”. Al respecto, la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 60 “Control interno…El control interno está conformado por los instrumentos, mecanismos y técnicas de control, que serán establecidos en la reglamentación pertinente. El control interno comprende el control previo a cargo de los responsables de la Administración y control posterior a cargo de la Auditoría Interna Institucional y de la Auditoría General del Poder Ejecutivo”. Igualmente, el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, dispone en el artículo 101 “Competencias y Responsabilidades. La administración de los recursos humanos, financieros, materiales y de bienes y servicios, se realizará con estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley y a la presente reglamentación que regulan la Administración Financiera Integrada del Estado, y cumpliendo las demás disposiciones complementarias que les asignen responsabilidades.” y el artículo 102 “Principales Procesos. Los principales procesos que deberán administrar las UAF´s y SUAF´s, a través de sus dependencias son… inciso e) En materia de Adquisiciones, Bienes y Servicios: Adquisiciones (compras, suministros, control del cumplimiento de las normativas para la contrataciones con proveedores), control de almacén (control de calidad, ubicación de materiales, registros de entradas y salidas, niveles máximos y mínimos de stock, seguridad e higiene), control de bienes muebles e inmuebles (altas, bajas, traspasos, documentación de resguardo de bienes, regularización de propiedad), impresiones (talleres e imprentas), servicios generales (correspondencia, archivo general, mantenimiento preventivo y correctivo de muebles e inmuebles, limpieza general, dotación de combustible, control de vehículos, asignación de choferes, servicios de transporte, seguridad y vigilancia)”, incurriendo en infracciones previstas en su artículo 83 “Infracciones: Constituyen infracciones conforme a lo dispuesto en el artículo anterior: incisos e) no rendir las cuentas reglamentarias exigidas, rendirlas con notable retraso o presentarlas con graves defectos; y f) cualquier otro acto o resolución con infracción de esta ley, o cualquier otra norma aplicable a la administración de los ingresos y gastos públicos”. CONCLUSION Se han observado irregularidades administrativas en la distribución de la Canasta Básica de Útiles Escolares para Alumnos y Docentes en el Departamento de Amambay, tales como: la falta de registro de la entrega de los Kits escolares a los alumnos, evidenciándose la falta de normativa dispuesta por los responsables del MEC para justificar la distribución de la Canasta Básica de Útiles Escolares en los ejercicios fiscales 2011 y 2012.; la falta de control en las cantidades recepcionadas y las requeridas; la falta de reglamentación para la 106 distribución de Kits para docentes, incumpliendo lo establecido en el Manual de Patrimonio en su Decreto Nº 20.132/01 “Que establece Normas para la Administración, Uso, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización y Régimen de Formularios de Los Bienes del Estado Paraguayo y Reglamentan las funciones de la Unidad como Órgano Normativo y de las Oficinas Afines de las Entidades como Organismos Operativo, Capítulo III “Descripción, Identificación y Control de Bienes del Estado, en los puntos: 3.7; 4.2 Bienes no inventariados o sobrantes de inventario; 4.12 “Traspaso de Bienes”. Al respecto, la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 60 “Control interno”. Igualmente, el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículo 101 “Competencias y Responsabilidades” y el artículo 102 “Principales Procesos: inciso e)”, incurriendo en infracciones previstas en su artículo 83 “Infracciones: incisos b); d); e); y f)”. RECOMENDACIÓN La Administración del Ministerio de Educación y Cultura deberá coordinar los procesos para un adecuado resguardo, registro y distribución de los bienes en tiempo y forma oportuna garantizando que se encuentre suficientemente documentados hasta la distribución definitiva del bien. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 25 IRREGULARIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA DISTRIBUCIÓN DE LA CANASTA BÁSICA DE ÚTILES ESCOLARES PARA ALUMNOS Y DOCENTES EN EL DEPARTAMENTO DE ALTO PARANÁ a) Falta de registro de la entrega de los Kits escolares a los alumnos No se ha observado el registro que acredite la entrega efectuada de los Kits escolares a los alumnos por parte de las instituciones educativas verificadas, evidenciándose la falta de normativa dispuesta por los responsables del MEC para justificar la distribución de la Canasta Básica de Útiles Escolares en los ejercicios fiscales 2011 y 2012. b) Falta de control en las cantidades recepcionadas y las requeridas Se ha observado que la distribución y entrega de los kits escolares para alumnos fue realizado a través del Correo Nacional, basándose en la cantidad de alumnos matriculados en el año anterior, por lo que surgieron diferencias en las cantidades de matriculados y las entregadas. Asimismo, en algunas instituciones educativas no se han visualizado las actas de recepción de los kits escolares. 107 c) Útiles faltantes en el kit escolar para alumnos Se ha constatado el faltante de algunos útiles escolares en la Canasta Escolar para Alumnos, como ser; calculadoras científicas y hojas centimetradas, las cuales se mencionan en las actas de recepción. d) Falta de reglamentación para la distribución de Kits para docentes Se ha observado la falta de reglamentación para la distribución, entrega y registro de la Canasta Básica de Útiles Escolares para docentes, evidenciándose un inadecuado procedimiento en la distribución y entrega de la Canasta Básica de Útiles Escolares para Docentes, constándose que la entrega fue llevada a cabo en una convocatoria de capacitación a Docentes por parte de la Coordinación del Departamento de Alto Paraná, donde los docentes fueron convocados por turnos y cátedras habilitadas sin tener en cuenta la nómina de docentes, generándose duplicaciones en la entrega de los kits a algunos docentes del 3º ciclo y nivel medio. A modo de ejemplo se detallan las escuelas y colegios visitados durante la verificación in situ realizada al Departamento de Alto Paraná: Instituciones Educativas Colegio Nacional “San Blas” Observaciones Se observó en Acta de Recepción faltantes y/o sobrantes, además de la Planilla de Monitoreo que individualizan dichas diferencias por cada ciclo escolar del año 2012. Se observó en Acta de Recepción faltantes y/o sobrantes del año 2012. Asimismo, con respecto al ejercicio 2011, no obran en los archivos de la institución copias de las Actas de Recepción, ni de distribución de los kits Escolares a los alumnos, y manifiestan que los mismos se encuentran en poder de la Supervisión. Escuela Nº 354 “San Blas” Según manifestaciones de una docente, los útiles y materiales que componen los kits escolares del nivel 1 y 2 ciclo, no son suficientes con relación a la cantidad de materias y contenidos desarrollados, igualmente expresa que dichos kits no contienen materiales didácticos que son necesarios para los alumnos, como ser diccionarios ambas lenguas. La distribución y entrega de los kits para docentes fueron realizadas en una convocatoria de capacitación de Docentes por parte de la Coordinación, en la que los docentes fueron convocados por turnos y cátedras habilitadas y no de acuerdo a las nominas de docentes, generándose duplicaciones en la entrega de los kits a algunos docentes del 3º ciclo y nivel medio, esto debido a la falta de control en la entrega. Escuela Nº 5412 “Sagrada Familia” Se observó en Acta de Recepción faltante de calculadoras. Con respecto al Ejercicio Fiscal 2011, se observó la planilla de Distribución de kits a los alumnos, no así el Acta de recepción, manifestando que la misma no obra en los archivos de la institución. Se observó en Acta de Recepción faltante de calculadoras. Colegio Nacional “Soldado Paraguayo” En cuanto a la canasta básica para docentes, el responsable manifiesta que dichos bienes no fueron 108 Instituciones Educativas Observaciones entregados a los docentes de esta institución educativa. Escuela Nº 5944 “Ramón Jesús González Navero” No existe constancia escrita de la distribución de Kits a los alumnos. Colegio Nacional “Dr. Roberto L. Petit” Se observó en Acta de recepción la falta de provisión de calculadoras científicas y hojas centimetradas. DESCARGO El Ministerio de Educación y Cultura no ha presentado descargo. EVALUACION DEL DESCARGO La falta de descargo en la presente observación ratifica la misma en todos los términos. Al respecto, el Manual de Patrimonio en su Decreto Nº 20.132/01 “Que establece Normas para la Administración, Uso, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización y Régimen de Formularios de Los Bienes del Estado Paraguayo y Reglamentan las funciones de la Unidad como Órgano Normativo y de las Oficinas Afines de las Entidades como Organismos Operativo, Capítulo III “Descripción, Identificación y Control de Bienes del Estado, en los puntos: … 3.7 Si en la verificación de existencias se encontraren bienes sin registrar, o faltantes, o destruidos, o en mal estado de conservación o cualquier otra irregularidad en la administración de los bienes, el Departamento de Patrimonio o la sustituta elevará informe por escrito al superior a fin de que se dé cumplimiento a lo dispuesto por este Manual y se gestione con la autoridad respectiva las medidas necesarias de conformidad a las disposiciones vigentes para el caso. Cumplido dichos requisitos se procederá a realizar los ajustes en el registro patrimonial; 4.2 Bienes no inventariados o sobrantes de inventario. Cuando al practicar el levantamiento de inventario se encuentren bienes muebles no incluidos en él, perteneciente a la institución, o cuando al practicarlo se encuentren que el número de unidades o especies de determinados elementos es superior al que en esa fecha muestre la cuenta respectiva, deberán cumplirse los procedimientos de tasación por los funcionarios responsables designados o en caso de carecer de los mismos por peritos contratados. El organismo o entidad por medio de disposición administrativa, oficializará la incorporación del bien al patrimonio del Estado y el Departamento de bienes patrimoniales procederá a documentar y registrar, cumpliendo lo establecido en los procedimientos; 4.12 Traspaso de Bienes. Cuando lleguen a los Depósitos o Almacenes, o a la dependencia responsable de los organismos o entidades, elementos por traspaso para uso o consumo de cualquier otro organismo o entidad Estatal, se verificarán de acuerdo a las documentaciones recibidas los detalles de los mismos, procediéndose al registro correspondiente”. Al respecto, la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 60 “Control interno…El control interno está conformado por los instrumentos, mecanismos y técnicas de control, que serán establecidos en la reglamentación pertinente. El control interno comprende el control previo a cargo de los responsables de la Administración y control posterior a cargo de la Auditoría Interna Institucional y de la Auditoría General del Poder Ejecutivo”. Igualmente, el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, dispone en el artículo 101 “Competencias y Responsabilidades. La administración de los recursos humanos, financieros, materiales y de bienes y servicios, se realizará con estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley y a la presente reglamentación que regulan la Administración Financiera Integrada del Estado, y cumpliendo las demás disposiciones complementarias que les asignen responsabilidades.” y el artículo 102 “Principales Procesos. Los principales procesos que deberán administrar las UAF´s y SUAF´s, a través de sus dependencias son… inciso e) En materia de Adquisiciones, Bienes 109 y Servicios: Adquisiciones (compras, suministros, control del cumplimiento de las normativas para la contrataciones con proveedores), control de almacén (control de calidad, ubicación de materiales, registros de entradas y salidas, niveles máximos y mínimos de stock, seguridad e higiene), control de bienes muebles e inmuebles (altas, bajas, traspasos, documentación de resguardo de bienes, regularización de propiedad), impresiones (talleres e imprentas), servicios generales (correspondencia, archivo general, mantenimiento preventivo y correctivo de muebles e inmuebles, limpieza general, dotación de combustible, control de vehículos, asignación de choferes, servicios de transporte, seguridad y vigilancia)”, incurriendo en infracciones previstas en su artículo 83 “Infracciones: Constituyen infracciones conforme a lo dispuesto en el artículo anterior: incisos b) administrar los recursos y demás derechos públicos sin sujetarse a las disposiciones que regulan su liquidación, recaudación e ingreso en la Tesorería; d) dar lugar a pagos indebidos al liquidar las obligaciones o al expedir los documentos en virtud de las funciones encomendadas; e) no rendir las cuentas reglamentarias exigidas, rendirlas con notable retraso o presentarlas con graves defectos; y f) cualquier otro acto o resolución con infracción de esta ley, o cualquier otra norma aplicable a la administración de los ingresos y gastos públicos”. CONCLUSION Se han observado irregularidades administrativas en la distribución de la Canasta Básica de Útiles Escolares para Alumnos y Docentes en el departamento de Alto Paraná, como ser la falta de registro de la entrega de los Kits escolares a los alumnos, evidenciándose la falta de normativa dispuesta por los responsables del MEC para justificar la distribución; la falta de control en las cantidades recepcionadas y las requeridas surgiendo diferencias de sobrantes y/o faltantes; en algunas instituciones educativas no se han visualizado las actas de recepción de los kits escolares. Asimismo, se ha observado la falta de reglamentación para la distribución, entrega y registro de la Canasta Básica de Útiles Escolares para docentes, evidenciándose un inadecuado procedimiento en la distribución por parte de la Coordinación del Departamento de Alto Paraná, generándose duplicaciones en la entrega de los kits a algunos docentes del 3º ciclo y nivel medio; incumpliendo lo establecido en el Manual de Patrimonio en su Decreto Nº 20.132/01 “Que establece Normas para la Administración, Uso, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización y Régimen de Formularios de Los Bienes del Estado Paraguayo y Reglamentan las funciones de la Unidad como Órgano Normativo y de las Oficinas Afines de las Entidades como Organismos Operativo, Capítulo III “Descripción, Identificación y Control de Bienes del Estado, en los puntos: 3.7; 4.2 Bienes no inventariados o sobrantes de inventario; 4.12 “Traspaso de Bienes”. Al respecto, la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 60 “Control interno”. Igualmente, el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículo 101 “Competencias y Responsabilidades” y el artículo 102 “Principales Procesos: inciso e)”, incurriendo en infracciones previstas en su artículo 83 “Infracciones: incisos b); d); e); y f)”. RECOMENDACIÓN La Administración del Ministerio de Educación y Cultura deberá coordinar los procesos para un adecuado resguardo, registro y distribución de los bienes en tiempo y forma oportuna garantizando que se encuentre suficientemente documentados hasta la distribución definitiva del bien. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a 110 consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 26 IRREGULARIDADES DETECTADAS EN EL DEPÓSITO EDUCACIÓN Y CULTURA (ITA ENRAMADA – LAMBARE) DEL MINISTERIO DE a) Inadecuado almacenamiento y resguardo de bienes Se observó una inadecuada organización en el almacenamiento de los bienes, visualizándose la existencia de una gran variedad de artículos adquiridos por distintos programas como ser Alfabetización de Adultos, Programa CRA y Aulas Temáticas, consistentes en muebles, pizarras, porta pizarras, escritorios, ficheros, armarios, estantes, además de equipos informáticos, impresoras, sillas con pupitre, aire acondicionado, etc., encontrándose expuestos al deterioro debido al polvo y humedad del lugar. DESCARGO Al respecto, el Departamento de Suministros y Depósito, según Memorándum DSD N° 182/13, manifiesta que los bienes almacenados en depósito se encuentran en perfectas condiciones y en forma ordenada. EVALUACION DE DESCARGO Evaluado el descargo remitido por los responsables del Ministerio de Educación y Cultura, el Equipo Auditor se ratifica en la observación, ya que durante el trabajo de campo en una verificación in situ realizada en este depósito, se visualizó la inadecuada organización de una gran variedad de bienes citados precedentemente, expuestos al polvo, humedad y deterioro de los mismos. Al respecto, el Decreto N° 8127/2000 que reglamenta la Ley N° 1535/1999 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 102 “Principales Procesos. Los principales procesos que deberán administrar las UAF´s y SUAF´s, a través de sus dependencias son: …e) En materia de Adquisiciones, Bienes y Servicios: Adquisiciones (compras, suministros, control del cumplimiento de las normativas para la contrataciones con proveedores), control de almacén (control de calidad, ubicación de materiales, registros de entradas y salidas, niveles máximos y mínimos de stock, seguridad e higiene), control de bienes muebles e inmuebles (altas, bajas, traspasos, documentación de resguardo de bienes, regularización de propiedad), impresiones (talleres e imprentas), servicios generales (correspondencia, archivo general, mantenimiento preventivo y correctivo de muebles e inmuebles, limpieza general, dotación de combustible, control de vehículos, asignación de choferes, servicios de transporte, seguridad y vigilancia).” b) Falta de sistematización para el Registro y Control de Salida y Entrada de Bienes Se constató la falta de sistematización del procedimiento de recepción, entrega, registro y control de los bienes almacenados por los responsables de este Depósito, observándose que algunos registros existentes son elaborados en planilla electrónica (Excel) y otros en planillas manuales generando informes desactualizados y vulnerables a la integridad de los datos. 111 DESCARGO Dicha falta es suplida con la elaboración de planillas electrónicas como medio para llevar el registro conforme al informe remitido por el Departamento de Suministros y Depósito. EVALUACION DE DESCARGO Según lo expresado en el descargo los responsables de la Institución, reconocen e informan que la falta de automatización es suplida con la elaboración de planillas electrónicas (Excel), sin embargo estas planillas electrónicas no garantizan la integridad y exactitud de los datos, considerando las limitaciones del referido programa, para administrar el gran volumen de bienes almacenados y la necesidad de integrar la información procesada en los distintos depósitos con que cuenta la institución. Por lo expuesto, nos ratificamos en lo observado. Al respecto, el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, dispone en el Capítulo 1. Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad. Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes…” c) Falta de distribución de Kits Escolar para Alumnos y Docentes del MEC Se observó la guarda de sobrantes de kits escolares y docentes de los años 2011 y 2012, diseminados por distintos sectores del depósito, sin determinarse la cantidad exacta por la falta de registro de los saldos existentes. Asimismo se ha visualizado aproximadamente 149.765 (Ciento cuarenta y nueve mil setecientos sesenta y cinco) unidades de Calculadoras Científicas pendientes de distribución, según la cantidad registrada en su inventario. DESCARGO En relación a la entrega y redistribución de los kits sobrantes, las Direcciones de los distintos niveles (Escolar Básica, Media, Permanente) establecen las instituciones con las cantidades beneficiadas. Asimismo, a la fecha ya se han distribuidos en su totalidad los kits sobrantes según el informe del Departamento y Suministros y Depósito. EVALUACION DE DESCARGO En el descargo remitido los responsables del Ministerio de Educación y Cultura, manifiestan que “…a la fecha ya se han distribuidos en su totalidad los kits sobrantes…”, sin embargo no han adjuntado ningún documento que evidencie el registro de los saldos y las distribuciones mencionadas, por lo tanto el Equipo Auditor se ratifica en la observación. Al respecto, el Decreto Nº 20132/2003 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83” establece en el Capitulo 1 Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, 1.1 Objeto. “La de lograr las acciones de eficacia, eficiencia, transparencia y de control en todas y cada una de las etapas del proceso de administración de los bienes.” 1.7 Responsabilidad. “Los funcionarios encargados de 112 administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes. Además deben velar por su buen uso y conservación y son responsables de la pérdida, daño o depreciación que sufran los mismos cuando no provengan del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otras causas justificadas. Los funcionarios Superiores al tomar posesión de su cargo o al dejar, deben observar lo dispuesto sobre el inventario y la responsabilidad al cual están sujetos”. 1.9 “Los organismos y entidades del Estado mencionados más arriba tienen la obligación de llevar sus inventarios y de realizar los movimientos de bienes, tanto almacenados como de uso e intangible, se clasificarán por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación de acuerdo a las normas vigentes de tal forma que garantice la información al día de las características, su valor, el estado de conservación, la ubicación y sus años de vida útil, etc.” CONCLUSION Se observó irregularidades en el Depósito de Ita Enramada – Lambaré, perteneciente al Ministerio de Educación y Cultura, constatándose el inadecuado almacenamiento y resguardo de bienes, la falta de sistematización para el Registro y Control de Salida y Entrada de Bienes, y la falta de distribución de Kits Escolar para Alumnos y Docentes del MEC, incumpliendo lo establecido en el Decreto N° 8127/2000 que reglamenta la Ley N° 1535/1999 “De Administración Financiera del Estado” artículo 102 “Principales Procesos” inciso e).” Asimismo, el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, Capítulo 1. Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad” y 1.9. RECOMENDACION El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir una distribución adecuada de los bienes adquiridos; garantizar la guarda y custodia de los bienes almacenados en las condiciones y lugares adecuados y fortalecer los controles efectuados por el Departamento de Patrimonio aplicando procedimientos de registro y archivo apropiados. OBSERVACIÓN Nº 27 IRREGULARIDADES DETECTADAS EDUCACIÓN Y CULTURA (ÑEMBY) EN EL DEPÓSITO DEL MINISTERIO DE a) Falta de sistematización para el Registro y Control de Salida y Entrada de Bienes Se constató la falta de sistematización del procedimiento de recepción, entrega, registro y control de los bienes almacenados por los responsables de este Depósito, observándose que algunos registros existentes son elaborados en planilla electrónica (Excel) generando informes desactualizados y vulnerables a la integridad de los datos. b) Falta de distribución de Bienes adquiridos en ejercicios anteriores Se observó la existencia de una gran cantidad de materiales de lectura, cuadernillos, guías, juegos didácticos y otros materiales correspondientes al Proyecto MEC-BID Escuela Viva, cuyas impresiones datan del año 2002, 2005, 2007, 2008 y 2009 y en algunos casos se encuentran inutilizables debido al periodo de vigencia de los mismos. Asimismo, en lo que respecta a los materiales impresos entre los años 2011 y 2012, se visualizaron Programas de Estudios del 1º al 6º grado, Programas de Nivelación (Programa especial para alumnos 113 de sobre edad), materiales del Programa Leo y Aprendo (1º y 2º grado), que en su oportunidad debieron ser distribuidos, constatándose debilidades en la determinación de la cantidad requerida y en su respectiva distribución. c) Bienes adquiridos por la administración del MEC que se encuentran en guarda del Proyecto MEC-BID Se observó en el Depósito MEC-BID la existencia de Materiales de Lectura adquiridos por la Administración del MEC, los cuales fueron depositados en guarda de este Proyecto, respaldándose el responsable del depósito con un registro que detalla la existencia de 11.224 (Once mil doscientos veinticuatro) ejemplares de Don Quijote de la Mancha, cuya impresión data de Octubre de 2004. Igualmente, se visualizaron físicamente otros textos que según el referido registro detalla la existencia de 1.600 (Un mil seiscientas) unidades de Materiales Huerta Escolar Ecológica y Biblioteca del Bicentenario compuesta por paquetes de Libros de Historia de 25 unidades en cada uno. Asimismo, se constata la falta de documentos que acrediten la cantidad inicialmente almacenada, evidenciándose un inadecuado control del procedimiento de recepción, entrega y registro de los bienes adquiridos por la Administración del MEC almacenados en dicho depósito. d) Diferencias en cantidad de bienes registrados y verificados físicamente Se constató una diferencia de 8 (ocho) unidades de Radio grabadora marca Tokio, entre la cantidad registrada en el inventario correspondiente a 24 (veinte y cuatro) unidades y la cantidad verificada físicamente correspondiente a 32 (treinta y dos) unidades, cuya adquisición corresponde a los fondos del Proyecto UCP MEC – BID del ejercicio fiscal 2007, manifestando el responsable del depósito que la diferencia existente se refiere a las radios que fueron separadas para la futura entrega al Programa Escuela VIVA que se encuentran en construcción. DESCARGO De acuerdo al informe remitido por el Departamento de Suministros y Depósito dicho depósito no depende del mencionado Departamento. EVALUACION DE DESCARGO El descargo remitido por la Administración del Ministerio de Educación y Cultura no justifica las observaciones, por lo tanto esta Auditoria se ratifica en las mismas. Al respecto, el Decreto N° 8127/2000 que reglamenta la Ley N° 1535/1999 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 102 “Principales Procesos. Los principales procesos que deberán administrar las UAF´s y SUAF´s, a través de sus dependencias son: …e) En materia de Adquisiciones, Bienes y Servicios: Adquisiciones (compras, suministros, control del cumplimiento de las normativas para la contrataciones con proveedores), control de almacén (control de calidad, ubicación de materiales, registros de entradas y salidas, niveles máximos y mínimos de stock, seguridad e higiene), control de bienes muebles e inmuebles (altas, bajas, traspasos, documentación de resguardo de bienes, regularización de propiedad), impresiones (talleres e imprentas), servicios generales (correspondencia, archivo general, mantenimiento preventivo y correctivo de muebles e inmuebles, limpieza general, dotación de combustible, control de vehículos, asignación de choferes, servicios de transporte, seguridad y vigilancia).” Igualmente, el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y 114 Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, dispone en el Capítulo 1. Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad. Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes…” Por otra parte, las Normas Técnicas de Control Interno establecen en la NTCI- N° 07-02 “Custodia y Manejo. Se aplicarán procedimientos de custodia para salvaguarda física y responsabilidad del registro”, la NTCI- N° 07-03 “Constatación Física. Se realizarán constataciones físicas de los valores en forma periódica, por empleados independientes de su custodia y contabilización”, la NTCI- N° 08-01 “Sistema de Registro. Se establecerán procedimientos de control contable de las existencias de bienes, que incluyan registras por unidades de iguales características y valores”, la NTCI-N° 08-02 “Unidad de Abastecimiento. Toda entidad dispondrá de una unidad y funcionarios dentro de la organización en la que se centralice el proceso de abastecimiento”; la NTCI-N° 09-03 “Adquisiciones. Se establecerán mínimos y máximos de existencias de materiales en cada entidad, procediendo a su adquisición cuando ésta sea necesaria y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes”; la NTCI- N° 09-06 “Obsolescencia, Pérdida o Daño. Se justificará y autorizará documentadamente la baja o descargo de bienes materiales de una entidad, por obsolescencia, pérdida o daño”. CONCLUSION Se observó que el Depósito de Ñemby perteneciente al Ministerio de Educación y Cultura, irregularidades como la falta de sistematización para el Registro y Control de Salida y Entrada de Bienes; la falta de distribución de Bienes adquiridos en ejercicios anteriores; Bienes adquiridos por la administración del MEC que se encuentran en guarda del Proyecto MEC-BID y diferencias en la cantidad de bienes registrados y verificados físicamente; incumpliendo lo establecido en el Decreto N° 8127/2000 que reglamenta la Ley N° 1535/1999 “De Administración Financiera del Estado” artículo 102 “Principales Procesos” inciso e).” Asimismo, el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, Capítulo 1. Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad”. Por otra parte, las Normas Técnicas de Control Interno NTCI- N° 07-02 “Custodia y Manejo”, la NTCI- N° 07-03 “Constatación Física”, la NTCI- N° 08-01 “Sistema de Registro”, la NTCI-N° 08-02 “Unidad de Abastecimiento”; la NTCI-N° 09-03 “Adquisiciones”; la NTCI- N° 09-06 “Obsolescencia, Pérdida o Daño”. RECOMENDACION El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir una distribución adecuada de los bienes adquiridos; garantizar la guarda y custodia de los bienes almacenados en las condiciones y lugares adecuados y fortalecer los controles efectuados por el Departamento de Patrimonio aplicando procedimientos de registro y archivo apropiados. OBSERVACIÓN Nº 28 IRREGULARIDADES DETECTADAS EN EDUCACIÓN Y CULTURA (PETTIROSI) EL DEPÓSITO DEL MINISTERIO DE a) Falta de sistematización para el Registro y Control de Salida y Entrada de Bienes Se constató la falta de sistematización de los procedimientos de recepción, entrega, registro y control de los bienes almacenados por los responsables de este Depósito, observándose 115 que algunos registros existentes son elaborados en planilla electrónica (Excel) generando informes desactualizados y vulnerables a la integridad de los datos. DESCARGO En el mencionado Depósito, la falta aludida es suplida con la elaboración de planillas electrónicas (Excel) para llevar un registro actualizado para la recepción y salida de bienes e insumos, conforme así lo informa el Departamento de Suministros y Depósito. EVALUACION DE DESCARGO Según lo expresado en el descargo los responsables de la Institución, reconocen e informan que la falta de automatización es suplida con la elaboración de planillas electrónicas (Excel), sin embargo estas planillas electrónicas no garantizan la integridad y exactitud de los datos, considerando las limitaciones del referido programa, para administrar el gran volumen de bienes almacenados y la necesidad de integrar la información procesada en los distintos depósitos con que cuenta la institución. Por lo expuesto, nos ratificamos en lo observado. Al respecto, el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, dispone en el Capítulo 1. Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad. Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes…” b) Falta de distribución de Bienes adquiridos en ejercicios anteriores Se observó la existencia de una gran cantidad de materiales de textos cuyas fechas de adquisición no se pueden determinar debido a la falta de registro de los mismos, evidenciándose que algunos lotes de textos son de antigua data, inclusive del año 1997, 2000, 2002, 2003, 2004 y 2005, entre los mismos se visualizaron materiales de textos de programas concluidos que según manifiesta el responsable los mismos no pueden ser utilizados, sin embargo no han sido distribuidos en tiempo y forma. DESCARGO En relación a la distribución de libros, cuadernillos didácticos y otros a la cual se hace mención en este punto, el Departamento de Suministros y Depósito manifiesta que depende del cronograma y proyectos en ejecución, siendo las direcciones del área educativa quienes elaboran estos cronogramas y se ejecutan conforme a las posibilidades de medios de transporte, combustible y logística. EVALUACION DE DESCARGO Evaluado el descargo remitido por los responsables de la Institución, en la misma reconocen e informan que la distribución de los bienes adquiridos en ejercicios anteriores dependen del cronograma y proyectos en ejecución, y que se ejecutan conforme las posibilidades de medios de transporte, sin embargo no adjuntan documento alguno que evidencie lo expuesto en el descargo, por lo que esta auditoría se ratifica en la observación. Al respecto, el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, dispone en 116 el Capítulo 1. Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad. Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes…” c) Inadecuado resguardo de los bienes Se observó una inadecuada instalación, clasificación y acondicionamiento del Depósito para el correcto cuidado y resguardo de los bienes, visualizándose la existencia de una gran variedad de bienes, tales como; artefactos sanitarios, pinturas, instrumentos musicales, textos y una numerosa cantidad de documentos, constatándose que algunos materiales de textos se encuentran visiblemente deteriorados por la humedad a consecuencia de las goteras del techo. Asimismo, la falta de medidas de prevención contra incendios evidencia el riesgo existente debido al tipo de bienes resguardados en el mencionado Depósito. DESCARGO De acuerdo al informe remitido por el Depósito del MEC, los bienes son instalados, clasificados y acondicionados en forma correcta a fin que los mismos no sean expuestos a agentes de deterioro. EVALUACION DE DESCARGO Evaluado el descargo remitido por los responsables del Ministerio de Educación y Cultura, el Equipo Auditor se ratifica en la observación, ya que durante el trabajo de campo en una verificación in situ realizada en este depósito, se visualizó la inadecuada organización de una gran variedad de bienes citados precedentemente, expuestos al polvo, humedad y deterioro de los mismos. Al respecto, el Decreto N° 8127/2000 que reglamenta la Ley N° 1535/1999 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 102 “Principales Procesos. Los principales procesos que deberán administrar las UAF´s y SUAF´s, a través de sus dependencias son: …e) En materia de Adquisiciones, Bienes y Servicios: Adquisiciones (compras, suministros, control del cumplimiento de las normativas para la contrataciones con proveedores), control de almacén (control de calidad, ubicación de materiales, registros de entradas y salidas, niveles máximos y mínimos de stock, seguridad e higiene), control de bienes muebles e inmuebles (altas, bajas, traspasos, documentación de resguardo de bienes, regularización de propiedad), impresiones (talleres e imprentas), servicios generales (correspondencia, archivo general, mantenimiento preventivo y correctivo de muebles e inmuebles, limpieza general, dotación de combustible, control de vehículos, asignación de choferes, servicios de transporte, seguridad y vigilancia).” d) Bienes adjudicados sin Logotipo del MEC Se observó el almacenamiento de una gran cantidad de Libros de Textos que no cuentan con el “Logotipo del Ministerio de Educación y Culto”, así como la impresión de la leyenda “Distribución Gratuita”, tal como establece el Pliego de Bases y Condiciones de las Licitaciones adjudicadas. DESCARGO La administración del Ministerio de Educación y Cultura no presentó descargo. 117 EVALUACION DE DESCARGO En este sentido, los Contratos correspondientes a la adquisición de materiales adquiridos para la distribución a los alumnos así como los Pliegos de Bases y Condiciones establecen:… “En todos los casos los materiales didácticos adjudicados, deberán llevar el logotipo del MEC y del Programa en cada uno de los bienes (en el caso de los bienes como lápices de colores, crayolas, etc.,) la leyenda que diga: Material gratuito del Ministerio de Educación y Cultura.”, por lo que nos ratificamos en la presente observación. e) Falta de Inventario de Bienes adquiridos por el MEC Se observó el almacenamiento de una parte de los bienes y equipos de laboratorios que contemplan el Programa Aulas Temáticas y CRA, sin embargo dichos bienes no se encuentran inventariados. DESCARGO Al respecto manifiesto que cuando los bienes y equipos son adquiridos los mismos son resguardados en el depósito o entregados directamente a las instituciones o dependencias beneficiadas, a solicitud de las mismas el Departamento de Patrimonio realiza in situ la codificación e incorporación de los bienes o equipos al inventario de la institución o dependencia. De manera que si el bien aún no tiene destino no pueden ser inventariados, debido a que algunos de los números de inventarios corresponden al destino del bien. Si bien no serán entregados los responsables del Depósito deben solicitar la codificación de los bienes y quedarían consignados en el inventario del Depósito. EVALUACION DE DESCARGO El descargo remitido por los responsables del Ministerio de Educación y Cultura, no justifica la observación realizada, por lo que el Equipo Auditor se ratifica en la misma. Al respecto, la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, establece en el artículo 56,…inciso d) mantener actualizado el inventario de los bienes que conforman su patrimonio, así como la documentación que acredite el dominio de los mismos conforme con la ley y la reglamentación respectiva.”, en concordancia con lo previsto en el Decreto Nº 8127/00 “Que reglamenta la Ley Nº 1535/99 De Administración Financiera del Estado” artículo 91 “Responsabilidad. Las UAF´s y SUAF´s deberán…mantener actualizado el inventario de los bienes que conforman su patrimonio, el archivo y custodia de los documentos respaldatorios.” y artículo 95 “Inventario de Bienes del Estado. Los bienes afectados al uso de los Organismos y Entidades del Estado formarán parte del Inventario General de Bienes del Estado que deberán mantenerse en forma analítica y actualizada en cada Institución…”. Asimismo, el Decreto Nº 20132/03 “Manual de Normas y Procedimientos para la Administración, uso, control, custodia, clasificación y Contabilización de los bienes del Estado Paraguayo” establece en su Capítulo 2, “Valorización e Incorporación de los Bienes en el Inventario del Estado”. Punto 2.7 “Las operaciones patrimoniales iniciadas con inventarios valorizados, y las variaciones producidas, incrementadas por los ingresos, traspasos recibidos, donaciones, etc., disminuidas con los egresos o salidas autorizadas por suministros, bajas, donaciones y traspasos enviados, devoluciones, etc., serán registrados permanentemente, en orden a: establecer las traslaciones entre inventario y las cuentas contables y controlar el movimiento de los bienes patrimoniales, de tal forma a precisar las informaciones actualizadas del inventario de la entidad con los valores que arrojen las cuentas de modo a que coincidan con las cuentas contables”. 118 CONCLUSIÓN En el depósito de Pettirosi, perteneciente al Ministerio de Educación y Cultura, se constataron irregularidades como la falta de sistematización para el Registro y Control de salida y entrada de Bienes; falta de distribución de bienes adquiridos en ejercicios anteriores; inadecuado resguardo de los bienes, asimismo se constataron bienes sin Logotipo del MEC, y la falta de Inventario de Bienes incumpliendo lo establecido en la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, establece en el artículo 56, inc. d), en concordancia con lo previsto en el Decreto Nº 8127/00 “Que reglamenta la Ley Nº 1535/99 De Administración Financiera del Estado” artículo 91 “Responsabilidad”, artículo 95 “Inventario de Bienes del Estado” y artículo 102 “Principales Procesos” inc. e). Asimismo, el Decreto Nº 20132/03 “Manual de Normas y Procedimientos para la Administración, uso, control, custodia, clasificación y Contabilización de los bienes del Estado Paraguayo” en el Punto 1.7 “Responsabilidad”, Capítulo 2, “Valorización e Incorporación de los Bienes en el Inventario del Estado”. Punto 2.7 RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir una distribución adecuada de los bienes adquiridos; garantizar la guarda y custodia de los bienes almacenados en las condiciones y lugares adecuados y fortalecer los controles efectuados por el Departamento de Patrimonio aplicando procedimientos de registro y archivo apropiados. OBSERVACIÓN Nº 29 IRREGULARIDADES DETECTADAS EN EL DEPÓSITO DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA (PETTIROSI – Central B) a) Falta de sistematización para el Registro y Control de Salida y Entrada de Bienes Se constató la falta de sistematización de los procedimientos de recepción, entrega, registro y control de los bienes almacenados por los responsables de este Depósito, observándose que algunos registros existentes son elaborados manualmente generándose informes parciales y desactualizados, así como se expone a registrar datos vulnerables. DESCARGO En ese Departamento la falta de sistematización es suplida con la elaboración de planillas electrónicas (Excel) para llevar el registro de control de salida y entrada de bienes. EVALUACION DE DESCARGO Conforme descargo presentado por la institución auditada, cabe señalar que las planillas electrónicas no garantizan la integridad y exactitud de los datos, considerando las limitaciones del referido programa, como ya lo hemos indicado en la observación anterior, por lo expuesto, nos ratificamos en lo observado. Al respecto, el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, dispone en el Capítulo 1. Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad. Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes…” 119 b) Falta de distribución de Bienes adquiridos en ejercicios anteriores Se observó una gran cantidad de materiales de textos cuya fecha de adquisición no se puede determinar debido a la falta de registro, evidenciándose además la existencia de algunos lotes de textos correspondientes a adquisiciones de ejercicios anteriores. Igualmente, fueron visualizados materiales que componen la canasta básica escolar del año 2011, por lo que manifiesta el responsable que corresponden a kits devueltos en el depósito. DESCARGO El Departamento de Suministros y Depósito informa que al asumir la referida jefatura, no contaba con ningún cronograma de entregas de materiales de textos anteriores al año 2011. En cuanto a los kits devueltos por diversos motivos, dichos bienes permanecieron en el depósito hasta su redistribución según cronograma de las Direcciones de los distintos niveles. EVALUACION DE DESCARGO Conforme descargo presentado por el Ministerio de Educación y Cultura, este equipo auditor se ratifica en la observación realizada, debido a que la institución no ha remitido documentos que acredite la distribución de los bienes, conforme lo expuesto. Al respecto, el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, dispone en el Capítulo 1. Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad. Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes…” c) Bienes adjudicados sin Logotipo del MEC Se observó el almacenamiento de una gran cantidad de Libros de Textos que no cuentan con el “Logotipo del Ministerio de Educación y Culto”, así como la impresión de la leyenda “Distribución Gratuita”, como establece el Pliego de Bases y Condiciones de las Licitaciones adjudicadas. DESCARGO La administración del Ministerio de Educación y Cultura no presentó descargo. EVALUACION DE DESCARGO En este sentido, los Contratos correspondientes a la adquisición de materiales adquiridos para la distribución a los alumnos así como los Pliegos de Bases y Condiciones establecen:… “En todos los casos los materiales didácticos adjudicados, deberán llevar el logotipo del MEC y del Programa en cada uno de los bienes (en el caso de los bienes como lápices de colores, crayolas, etc.,) la leyenda que diga: Material gratuito del Ministerio de Educación y Cultura.”, por lo que nos ratificamos en la presente observación. CONCLUSIÓN En el depósito de Pettirosi – Central B perteneciente al Ministerio de Educación y Cultura, se constataron irregularidades como la falta de sistematización para el Registro y Control 120 de salida y entrada de Bienes; falta de distribución de bienes adquiridos en ejercicios anteriores; asimismo se constataron bienes sin Logotipo del MEC, incumpliendo el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, Capítulo 1 Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad”. RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir una distribución adecuada de los bienes adquiridos; garantizar la guarda y custodia de los bienes almacenados en las condiciones y lugares adecuados y fortalecer los controles efectuados por el Departamento de Patrimonio aplicando procedimientos de registro y archivo apropiados. OBSERVACIÓN Nº 30 IRREGULARIDADES DETECTADAS EN EL DEPÓSITO DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA (BARRIO SAN VICENTE – ASUNCIÓN) a) Inadecuado resguardo de los bienes Se observó una inadecuada instalación del Depósito del Ministerio de Educación y Cultura, ubicado en el barrio San Vicente de Asunción, cuya edificación cuenta con 5 (cinco) pisos sin poseer un sistema de prevención de incendios, así mismo referente a la existencia de 10 (diez) extintores de incendios que manifiestan los responsables no fueron constatados físicamente en el momento de la verificación. Asimismo, se pudo constatar que el espacio físico donde se empaquetan los materiales a ser distribuidos no cuentan con los mobiliarios necesarios (Mesas, Tablones o estantes), motivo por el cual dichos materiales de textos se encuentran expuestos a la humedad causada por el filtrado de agua en los días de lluvia, como también fueron visualizados materiales de texto con excremento de palomas y algunas ventanas sin vidrios. DESCARGO El Departamento de Suministros y Depósito manifiesta que cuentan con 11 extintores distribuidos en cinco pisos y los materiales a ser distribuidos ya vienen embaladas por lotes por las firmas adjudicadas. EVALUACION DE DESCARGO El descargo remitido por los responsables del Ministerio de Educación y Cultura, no justifica la observación realizada, por lo que el Equipo Auditor se ratifica en la misma. b) Falta de distribución de Libros, Computadoras, Materiales Didácticos y Otros Se observó el almacenamiento de una gran cantidad de materiales de textos para niveles de Grado y una gran cantidad y variedad de textos para Bibliotecas conformado de diferentes géneros y editoriales de primer nivel, constatándose que en los mismos no se encuentran insertos el Logotipo del MEC y la leyenda de Distribución Gratuita y Comercialización Prohibida. DESCARGO El Departamento de Suministros y Deposito informa que todos los materiales adjudicados en licitaciones anteriores al año 2011 fueron distribuidos en su totalidad y los bienes 121 adjudicados en el año 2012 están en proceso de entrega calendarizada por la Dirección General de Curriculum, Evaluación y Orientación. EVALUACION DE DESCARGO Evaluado el descargo remitido por los responsables de la Institución, en la misma reconocen e informan que la distribución de los materiales adquiridos en licitaciones anteriores fueron distribuidos en su totalidad y los correspondientes al año 2012 en proceso de entrega, sin embargo no adjuntan documento alguno que evidencie lo expuesto en el descargo, por lo que esta auditoría se ratifica en la observación. c) Falta de sistematización para el Registro y Control de Salida y Entrada de Bienes Se observó la falta de sistematización del procedimiento de recepción, entrega, registro y control de los bienes almacenados por los responsables de este Depósito, observándose que algunos registros existentes son elaborados en planilla electrónica (Excel) y otros en planillas manuales generando informes desactualizados y vulnerables a la integridad de los datos. DESCARGO La administración del Ministerio de Educación y Cultura no presentó descargo. EVALUACION DE DESCARGO En este sentido, como ya lo hemos expuesto en observaciones anteriores, esta auditoría se ratifica en lo observado. Al respecto, el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, dispone en el Capítulo 1. Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad. Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes…” CONCLUSION En el depósito de San Vicente – Asunción perteneciente al Ministerio de Educación y Cultura, se constataron irregularidades como el inadecuado resguardo de los bienes, la falta de distribución de Libros, Computadoras, Materiales Didácticos y Otros, y la falta de sistematización para el Registro y Control de salida y entrada de Bienes; incumpliendo el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, Capítulo 1 Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad”. RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir una distribución adecuada de los bienes adquiridos; garantizar la guarda y custodia de los bienes almacenados en las condiciones y lugares adecuados y fortalecer los controles efectuados por el Departamento de Patrimonio aplicando procedimientos de registro y archivo apropiados. 122 OBSERVACIÓN Nº 31 ATRASO EN LA CONFECCIÓN DE ORDEN DE COMPRA De la verificación realizada a los documentos de respaldo proveídos por la Administración de la Institución, correspondientes a la Licitación Pública Nacional SBE Nº 14/12 “Adquisición de Mobiliarios para Aulas”, se ha evidenciado que las Órdenes de Compras fueron confeccionadas con atrasos, teniendo en cuenta que los contratos respectivos, estipulan 24 horas a partir de la firma del contrato la emisión de dicho documento; generándose en consecuencia un atraso en la provisión de los bienes. El resumen de los atrasos se detalla en el cuadro siguiente: Fecha Firma de Contrato Fecha emisión O. Compra Atraso emisión O. Compra Ferrecenter Agro Rural - Contrato N° 18/12 16/07/12 27/08/12 30 días hábiles Ingeniería Aplicada S.A. – Contrato N° 28/12 27/07/12 27/08/12 20 días hábiles Carpintería Medina Rolan – Contrato N° 19/12 17/07/12 27/08/12 29 días hábiles Bartomeu Business – Contrato N° 20/12 17/07/12 27/08/12 29 días hábiles Classic Mobles – Contrato N° 23/12 23/07/12 27/08/12 25 días hábiles Metal Mad S.A. – Contrato N° 26/12 26/07/12 27/08/12 22 días hábiles Arquitectura y Diseño S.A. – Contrato N° 27/12 26/07/12 27/08/12 22 días hábiles Proveedor DESCARGO En el marco de la Licitación Pública por Subasta a la Baja Electrónica N° 14/12 “ADQUISICIÓN DE MOBILIARIOS PARA AULAS”, fueron adjudicadas las firmas detalladas a continuación: Razón Social N° Fecha de la firma del Fecha de emisión de la Días de atraso Contrato contrato orden de compra JUAN CRISTROBAL ROMERO 18 16 de julio de 2012 Contrato rescindido ------------------- ROLAN JAVIER MEDINA L. 19 17 de julio de 2012 27 de agosto de 2012 2 días Alberto Bartomeu Samudio 20 17 de julio de 2012 27 de agosto de 2012 2 días GUSTAVO J. TORRES BUFFA 23 23 de julio de 2012 27 de agosto de 2012 2 días METAL MAD S.A. 26 26 agosto de 2012 27 de agosto de 2012 2 días ARQUITECT. Y DISEÑO S.A. 27 26 agosto de 2012 27 de agosto de 2012 2 días INGENIERIA APLICADA S.A. 28 27 de julio de 2012 27 de agosto de 2012 2 días Con relación al Contrato N° 18/2012 suscrito con la firma FERRECENTER – AGRO RURAL de Juan Cristóbal Romero, cabe aclarar lo siguiente: por Resolución Ministerial N° 11.079 de fecha 13 de diciembre de 2012, se resolvió dar por terminado el contrato de referencia por 123 fallecimiento del propietario de la referida firma, siendo adjudicados dichos lotes a las firmas Metal-Mad S.A., Classic Mobles de Gustavo Javier Torres, Rolando Javier Medina López. En cuanto al atraso en la emisión de las Órdenes de Compras en los contratos mencionados en el cuadro precedente, se menciona lo siguiente: Los contratos fueron remitidos por la Dirección de Contrataciones a esta Dependencia entre el 18 y 30 de julio de 2012, con la observación de que los Códigos de Contratación aun no fueron emitidos en esa fecha. Posteriormente en fecha 6 de agosto de 2012 por Memorándum CyG N° 599 DC/MEC N° 419/2012 fueron recepcionados en esta Dirección dichos documentos (Código de Contratación). La falta de los documentos mencionados precedentemente fue el primer obstáculo que imposibilito la emisión de las Ordenes de Compra en plazo señalado, pero además de ello, el otro impedimento fue la falta del listado de las Instituciones Educativas beneficiadas por Departamento, y las cantidades a ser entregadas a cada unas de ellas, que conforme a la clausula 8 de los contratos suscriptos, la Dirección Administrativa es la encargada de proveer a las contratistas las ubicaciones exactas de las Instituciones dentro de cada Departamento adjudicado. En tal sentido, esta Dirección ha solicitado el listado de las escuelas beneficiadas, conforme se justifica con los documentos cuyas autenticadas se adjunta al presente informe, a los efectos de entregar a cada empresa adjudica, tal como establece los respectivos contratos. Conforme a lo solicitado por esta Dependencia, en fecha 16 de agosto de 2012, por Memorándum N° 332/2012, la Dirección General de Educación Inicial y Escolar Básica remite el listado de referencia, y a su vez, la Dirección General de Educación Media por Memorándum DGEM N° 1679/12, de fecha 23 de agosto de 2012, remite las planillas de Instituciones adjudicadas correspondiente a ese nivel. Una vez reunidas todas las documentaciones mencionadas, recién allí, ésta Dirección estaba en condiciones de formular las correspondientes Órdenes de Compra, las cuales fueron emitidas en fecha 27 de agosto de 2012, es decir, 2 (dos) días hábiles posteriores y no con los días de atraso indicado en el informe de las comunicación de las observaciones presentada. EVALUACIÓN DEL DESCARGO Con relación al descargo presentado, se señala que a partir de la fecha 25/04/2012, la Licitación Pública por Subasta a la Baja Electrónica N° 14/12 “Adquisición de Mobiliarios para Aulas”, ya contaba con el Código de Contratación, según se aprecia en el portal de la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas. Asimismo, la obligación de las autoridades del MEC es la provisión oportuna del Plan de distribución y el listado de instituciones beneficiadas, inclusive es necesario contar con estas informaciones antes de establecer las necesidades presupuestarias y la correspondiente elaboración del PAC, por lo que nos ratificamos en la presente observación. Al respecto, la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 13 “Programación del Presupuesto. Los proyectos de presupuesto se formularán sobre la base de los siguientes criterios de programación: … b) la programación de gastos constituirá la previsión de los egresos, los cuales se calcularán en función al tiempo de ejecución de las actividades a desarrollar durante el ejercicio fiscal, para el cumplimiento de los objetivos y metas. Dicha programación se hará en base a un plan de acción para el ejercicio proyectado, de acuerdo con los requerimientos de los planes de corto, mediano y largo plazos. Se fijarán igualmente los objetivos y metas a conseguir, los recursos humanos, 124 materiales y equipos necesarios para alcanzarlos sobre la base de indicadores de gestión o producción cualitativos y cuantitativos que se establezcan;…” Asimismo, la Ley 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, establece en su artículo 3 “Definiciones…inc. y) Unidades Operativas de Contratación (UOC) “Son las unidades administrativas que en cada organismo, entidad y municipalidad se encargan de ejecutar los procedimientos de planeamiento, programación, presupuesto y contratación de las materias reguladas en esta ley”, articulo 15 “Estimación de Costo… Además, como condición previa, para iniciar cualquier procedimiento de contratación según la naturaleza del proyecto, las convocantes deberán contar con el estudio, diseños, incluidos planos y cálculos, especificaciones generales y técnicas, debidamente concluidos, y en todos los casos, con la programación, los presupuestos y demás documentos que se consideren necesarios.” y artículo 4 “Principios Generales… a) Economía y Eficiencia: Garantizarán que los organismos, entidades y municipalidades se obliguen a planificar y programar sus requerimientos de contratación, de modo que las necesidades públicas se satisfagan con la oportunidad, la calidad y el costo que aseguren al Estado Paraguayo las mejores condiciones, sujetándose a disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria”. CONCLUSIÓN So observó el atraso en la ejecución del Contrato correspondiente a la Licitación Pública Nacional SBE Nº 14/12 “Adquisición de Mobiliarios para Aulas”, debido a la confección tardía de las Órdenes de Compras, ocasionando un atraso en la provisión de los bienes, incumpliendo la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 13 “Programación del Presupuesto” inc. b); y la Ley 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, artículo 3 “Definiciones” inc. y); articulo 15 “Estimación de Costo”; artículo 4 “Principios Generales” inc. a). RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá planificar en tiempo y forma la distribución de los bienes adquiridos para las instituciones educativas y proveer al adjudicado los listados de beneficiarios y cronogramas respectivos con las correspondientes Órdenes de compras, garantizando la adecuada ejecución de los contratos de adquisición de bienes y servicios. OBSERVACIÓN Nº 32 DIFERENCIA ENTRE EL IMPORTE OBLIGADO Y EL IMPORTE PAGADO EN EL OG 530 “ADQUISICIÓN DE MAQUINARIAS, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS EN GENERAL” Se constató una diferencia de G. 3.043.943.532 (Guaraníes Tres mil, cuarenta y tres millones, novecientos cuarenta y tres mil, quinientos treinta y dos) entre los documentos obrantes en los Legajos de Rendición de Cuentas y los importes Obligados en el Tipo 3, Programa 18, OG 530 “Adquisición de Maquinarias, Equipos y Herramientas de General”, Licitación Pública Nacional SBN Nº 14/12 consignado en el Informe de Ejecución Presupuestaria Detalle por Documento (SICO) Ejercicio Fiscal 2012, evidenciándose pagos sin el registro correspondiente. A continuación se detalla en el siguiente cuadro: Monto de obligaciones s/ Detalle por Documento Monto Pagado s/ Rendición de Cuentas entregado a CGR Diferencia pagada y/o transferida, no registrada G. G. G. 823.774.432 3.867.717.964 125 3.043.943.532 DESCARGO Ante estos puntos (Observación N° 35 y 42), y conforme se ha indicado en el apartado anterior (Observación N° 2), se sugiere que la instancia responsable del registro actualizado de los hechos económicos, reflejados en los informes financieros, realice el descargo correspondiente. EVALUACIÓN Lo remitido no corresponde a la presente observación, por lo que nos ratificamos en este punto. Al respecto, la Ley 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 56 “Contabilidad institucional. Las unidades institucionales de contabilidad realizarán las siguientes actividades, de conformidad con la reglamentación que establezca el Poder Ejecutivo” incisos “…a) desarrollar y mantener actualizado su sistema contable y b) mantener actualizado el registro de sus operaciones económico-financieras”; artículo 57 “Fundamentos técnicos. Para el registro y control de las operaciones económico-financieras se aplicarán los siguientes criterios contables”: incisos “b) todas las operaciones que generen o modifiquen recursos u obligaciones se registrarán en el momento que ocurran, sin perjuicio de que se hubiere producido o no movimiento de fondos; y c) las transacciones o hechos económicos se registrarán de acuerdo con su incidencia en los activos, pasivos, gastos, ingresos o patrimonio, de conformidad a los procedimientos técnicos que establezca la reglamentación”. Asimismo, el Decreto N° 8127/00 Reglamentario de la Ley 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 61 “Obligaciones Canceladas. Los pagos realizados por las Tesorerías Institucionales corresponderán siempre a la cancelación de obligaciones incluidas en la Solicitud de Transferencia de Recursos que dieran origen a la Orden de Transferencia de Recursos emitida por la Dirección General del Tesoro Público. No podrán cancelarse obligaciones presupuestarias que no hayan cumplido el proceso de transferencia de recursos y los requisitos previstos en el presente Decreto” y el artículo 87 “El Sistema de Contabilidad Pública permitirá obtener informaciones básicas sobre la situación financiera, económica y patrimonial que reflejan las operaciones del Estado y servirán de base para la preparación de las estadísticas de las finanzas públicas, así como evaluar en forma precisa la incidencia del gasto público en el desarrollo de la economía. Ofrecerá informaciones a la planificación, midiendo los resultados de la gestión gubernativa, para efectuar ajustes en futuras proyecciones y las cifras que reflejen en las cuentas de ejecución presupuestaria de los ingresos y gastos ordenados en la Clasificación Presupuestaria, permitirán vigilar el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.” CONCLUSIÓN Se constató adquisiciones de Maquinarias, Equipos y Herramientas de General” por G. 3.043.943.532 (Guaraníes Tres mil, cuarenta y tres millones, novecientos cuarenta y tres mil, quinientos treinta y dos) en el Tipo de Presupuesto 3, Programa 18 “Infraestructura Física y Equipos Inf. Inst. educ. y Edif. Del MEC”, sin el registro de las obligaciones con los Acreedores Presupuestarios conforme las Rendiciones de Cuentas visualizadas en el Ejercicio Fiscal 2012, incumpliendo la Ley 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículo 56 “Contabilidad institucional” incisos a) y b); y artículo 57 “Fundamentos técnicos” incisos b) y c); y con el Decreto N° 8127/00 reglamentario de la Ley 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 61° “Obligaciones Canceladas” y artículo 87. RECOMENDACIÓN Los responsables del Ministerio de Educación y Cultura deberán registrar íntegramente los compromisos asumidos con los Proveedores. 126 Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 33 FALTA DE DISTRIBUCIÓN DE BIENES Se ha observado la adquisición de 3.800 (tres mil ochocientas) unidades de pizarras adquiridas en el marco de la LPN SBE Nº 53/11 "Adquisición de equipos para la Campaña Nacional de Alfabetización y Post Alfabetización", según Nota de Remisión N° 467 del 28/12/11 de la empresa ENGINEERING S.A., se pudo constatar que los bienes adquiridos fueron recepcionados en el Depósito del Ministerio de Educación y Cultura ubicado en las calles Pettirossi casi Capitán Figari, sin embargo en la verificación in situ realizada por el equipo auditor se ha visualizado las referidas pizarras en el Depósito del MEC de la zona de Itá Enramada, evidenciándose la falta de distribución de dichos bienes. DESCARGO El Departamento de Suministro y Depósito informa que las pizarras adquiridas en el marco de la Licitación Pública Nacional por Subasta a la Baja Electrónica N° 53/11 “ADQUISICIÓN DE EQUIPOS PARA LA CAMPAÑA NACIONAL DE ALFABETIZACIÓN Y POST ALFABETIZACIÓN”, están siendo distribuidos actualmente conforme al cronograma de la Dirección General de Educación Permanente. EVALUACIÓN DEL DESCARGO La Administración de la institución no ha remitido los documentos que avalen la distribución de los bienes adquiridos para la campaña de alfabetización, por lo que esta auditoría se ratifica en la observación. Al respecto, el Decreto Nº 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83” establece en el Capitulo 1 Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, 1.1 Objeto. “La de lograr las acciones de eficacia, eficiencia, transparencia y de control en todas y cada una de las etapas del proceso de administración de los bienes.” 1.7 Responsabilidad. “Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes. Además deben velar por su buen uso y conservación y son responsables de la pérdida, daño o depreciación que sufran los mismos cuando no provengan del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otras causas justificadas. Los funcionarios Superiores al tomar posesión de su cargo o al dejar, deben observar lo dispuesto sobre el inventario y la responsabilidad al cual están sujetos”. 1.9 “Los organismos y entidades del Estado mencionados más arriba tienen la obligación de llevar sus inventarios y de realizar los movimientos de bienes, tanto almacenados como de uso e intangible, se clasificarán por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación de acuerdo a 127 las normas vigentes de tal forma que garantice la información al día de las características, su valor, el estado de conservación, la ubicación y sus años de vida útil, etc.” CONCLUSIÓN Se constató la falta de distribución de bienes adquiridos en el marco de la LPN SBE Nº 53/11 "Adquisición de equipos para la Campaña Nacional de Alfabetización y Post Alfabetización", visualizándose en el depósito el almacenamiento de 3800 (Tres mil ochocientas) unidades de pizarras pendientes de entregar a sus destinatarios según inventario, incumpliendo el Decreto Nº 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83” Capitulo 1 “Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado”, Puntos 1.1, 1.7 y 1,9. RECOMENDACIÓN Los responsables del Ministerio de Educación y Cultura deberán distribuir adecuadamente los bienes adquiridos para los distintos programas y/o campañas educativas, garantizando el uso oportuno de los mismos conforme sus fines previstos. OBSERVACIÓN Nº 34 FALTA DE REGLAMENTACIÓN INTERNA PARA LA DISTRIBUCIÓN DE BIENES Referente a la compra de 1.700 (un mil setecientos) televisores y 1.700 (un mil setecientos) dvd adquiridos por el Ministerio de Educación en el marco de la LPN SBE Nº 53/11 "Adquisición de Equipos para la Campaña Nacional de Alfabetización y Post Alfabetización", no se ha visualizado la Reglamentación interna que regule los procedimientos y métodos para la distribución de dichos bienes a la Dirección General de Educación Permanente y de ésta a los beneficiarios del programa. DESCARGO No ha remitido descargo. EVALUACIÓN DEL DESCARGO La Administración de la institución, no ha remitido descargo. Por lo tanto, esta auditoría se ratifica en la observación. Al respecto, el Decreto Nº 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, establece en el Capitulo 1 “Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración” Punto 1.1 Objeto. “La de lograr las acciones de eficacia, eficiencia, transparencia y de control en todas y cada una de las etapas del proceso de administración de los bienes.” 1.7 Responsabilidad. “Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes. Además deben velar por su buen uso y conservación y son responsables de la pérdida, daño o depreciación que sufran los mismos cuando no provengan del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otras causas justificadas. Los funcionarios Superiores al tomar posesión de su cargo o al dejar, deben observar lo dispuesto sobre el inventario y la responsabilidad al cual están sujetos”. 1.9 “Los organismos y entidades del Estado mencionados más arriba tienen la obligación de llevar sus inventarios y de realizar los movimientos de bienes, tanto almacenados como de uso e intangible, se clasificarán por su clase, naturaleza, uso, destino 128 o aplicación de acuerdo a las normas vigentes de tal forma que garantice la información al día de las características, su valor, el estado de conservación, la ubicación y sus años de vida útil, etc.” El Decreto Reglamentario N° 8127/00 de La Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 102 “Principales Procesos. Los principales procesos que deberán administrar las UAF´s y SUAF´s, a través de sus dependencias son: e) En materia de Adquisiciones, Bienes y Servicios: Adquisiciones (compras, suministros, control del cumplimiento de las normativas para la contrataciones con proveedores), control de almacén (control de calidad, ubicación de materiales, registros de entradas y salidas, niveles máximos y mínimos de stock, seguridad e higiene), control de bienes muebles e inmuebles (altas, bajas, traspasos, documentación de resguardo de bienes, regularización de propiedad), impresiones (talleres e imprentas), servicios generales (correspondencia, archivo general, mantenimiento preventivo y correctivo de muebles e inmuebles, limpieza general, dotación de combustible, control de vehículos, asignación de choferes, servicios de transporte, seguridad y vigilancia)…” CONCLUSIÓN Se observó informalidades en la distribución de los bienes adquiridos en el marco de de la LPN SBE Nº 53/11 "Adquisición de Equipos para la Campaña Nacional de Alfabetización y Post Alfabetización", consistente en 1.700 (un mil setecientas) unidades de televisores y 1.700 (un mil setecientas) unidades de DVD, evidenciándose registros incompletos, desordenados y vulnerables de las entregas realizadas, incumpliendo el Decreto Nº 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, Capitulo 1 “Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración” Punto 1.1, 1.7 y 1.9; y el Decreto Reglamentario N° 8127/00 de La Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 102 “Principales Procesos” inc. e). RECOMENDACIÓN Los responsables de la administración del Ministerio de Educación y Cultura deberán reglamentar adecuadamente los procedimientos de distribución y entrega de los bienes adquiridos en el marco de las distintas campañas y programas garantizando la adecuada administración, registro, control e individualización de los beneficiarios. OBSERVACIÓN Nº 35 FALTA DE COMPROBANTES DE RESPALDO POR PAGO A FACILITADORES Se ha evidenciado la falta de comprobantes de respaldo que acredite el pago a los Pytyvohara (Facilitadores) por el cobro del incentivo de G. 3.000.000 (Guaraníes tres millones) por los cursos de alfabetización desarrollados en el marco del Programa Paraguay Lee y Escribe, Campaña “Yo si puedo”. Cabe resaltar que no cuentan con una reglamentación interna que establezca los criterios y/o método de selección de los referidos facilitadores. DESCARGO No ha remitido descargo. EVALUACIÓN DEL DESCARGO La Administración de la institución, no ha remitido descargo. Por lo tanto, esta auditoría se ratifica en la observación. 129 El Decreto Reglamentario N° 8127/00 de La Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 92 “Soportes Documentarios para el Examen de Cuentas. La rendición de cuentas estará constituida por los documentos originales que respaldan las operaciones realizadas y que servirán de base para el registro contable y la ejecución presupuestaria. Los documentos considerados para las rendiciones de cuentas son los siguientes: inciso b) Los comprobantes que justifiquen los ingresos devengados y percibidos en el período y los de egresos que justifiquen la obligación y el pago… Las UAF´s y SUAF´s deberán preparar y archivar los soportes documentarios respaldatorios del registro contable de las operaciones de ingresos y egresos, en orden cronológico, previo control de fondo y forma de los mismos”. Igualmente, las Normas Técnicas de Control Interno expresan en la NTCI - N° 13-02 “Documento de Respaldo. Todo desembolso por gasto requerirá de los soportes respectivos, los que deberán reunir la información necesaria, a fin de permitir su registro correcto y comprobación posterior”. CONCLUSIÓN Los cursos de alfabetización desarrollados en el marco del Programa Paraguay Lee y Escribe, Campaña “Yo si puedo” no cuentan con comprobantes de respaldo que acredite el pago a los Pytyvohara (Facilitadores), por el cobro del incentivo de G. 3.000.000 (Guaraníes tres millones), ni con una reglamentación interna que establezca los criterios y/o método de selección de los referidos facilitadores, incumpliendo el Decreto Reglamentario N° 8127/00 de La Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 92 “Soportes Documentarios para el Examen de Cuentas, inc. b)” y con la NTCI - N° 13-02 “Documento de Respaldo”. RECOMENDACIÓN La administración de la institución deberá documentar correctamente los desembolsos efectuados de las transferencias realizadas en el marco del Programa Paraguay Lee y Escribe, Campaña “Yo si Puedo”. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” OBSERVACIÓN Nº 36 IRREGULARIDADES EN EL LLENADO DE FORMULARIOS QUE RESPALDAN LAS DONACIONES DE BIENES Se ha observado que las donaciones realizadas por el Programa “Paraguay Lee y Escribe” dependiente de la Dirección General de Educación Permanente fueron realizadas con informalidad de procedimientos y documentación, evidenciándose formularios enmendados 130 y reutilizados con fines distintos a lo previsto, así como formularios con datos incorrectos e incompletos. A modo de ejemplo se menciona los siguientes: Dependencia Receptora Descripción Prof. Héctor Teresio Oporto Ortiz, Director de la Escuela Básica N° 6.468 “San Jorge” _Televisor de 21 pulgadas, modelo MD-TV 21828 ultra slim, marca Midas. Motivo Fecha Dependencia Destinataria C.I.N° (P) Préstamo 15/11/12 Gral. Aquino – San Pedro Ycuamandyju 3.450.716 En el Formulario de entrega de materiales se encuentra tachado en el Destino (Gral. Aquino) y agregado a bolígrafo otro lugar (San Pedro del Ycuamandyjú). En la casilla correspondiente a Motivo se encuentra marcado con X la P, que según aclaración del formulario esta referenciado como “Préstamo” y en contraposición se encuentra registrado en forma impresa “Televisor de 21 pulgadas, modelo MDTV 21828 ultra slip, Marca MIDAS serial” y a bolígrafo “T.V. 21 Pulgadas Marca Midas” (no se aclara cantidad de televisores ni códigos) y “1 Pizarra” en la Descripción, debajo del último ítem mencionado se registra a mano escrito “Los materiales entregados son en carácter de donación”. No se encuentra firmado el formulario por el cual se ha prestado o donado el reproductor de dvd, el cual también tiene marcado la P de préstamo de dicho formulario de entrega. No se visualiza nota de solicitud por parte del/los interesados. _T.V. 21 Pulgadas Marca Midas. _1.Pizarra. _Reproductor de dvd Midas modelo 826 Observación Prof. Lic. Luisa Alberta Bernal Paredes, Directora Escuela Básica N° 7721 Centro Educativo “San Pedro Apostol” _Televisor de 21 pulgadas, modelo MD-TV 21828 ultra slim, marca Midas. _T.V. 21 Pulgadas Marca Midas. _Reproductor de dvd Midas modelo 826 (P) Préstamo 15/11/12 Gral. Aquino – San Pedro Ycuamandyju 1.015.160 En el Formulario de entrega de materiales se encuentra tachado en el Destino (Gral. Aquino) y agregado a bolígrafo otro lugar (San Pedro del Ycuamandyjú). En la casilla correspondiente a Motivo se encuentra marcado con X la P, que según aclaración del formulario esta referenciado como “Préstamo” y en contraposición se encuentra registrado en forma impresa “Televisor de 21 pulgadas, modelo MDTV 21828 ultra slip, Marca MIDAS serial” y a bolígrafo “T.V. 21 Pulgadas Marca Midas” (no se aclara cantidad de televisores ni códigos) y “1 Pizarra” en la Descripción, debajo del último ítem mencionado se registra a mano escrito “Los materiales entregados son en carácter de donación”. No se encuentra firmado el formulario por el cual se ha prestado o donado el reproductor de dvd, el cual también tiene marcado la P de préstamo de dicho formulario de entrega. No se visualiza nota de solicitud por parte del/los interesados. Ricardo Santa Cruz (no aclara de donde es) _Televisor de 21”, marca Midas Código Nros. G154AOA99JF0 87962 / 106477 / 101346 / 102904. No Registra 22/03/13 Dpto. Cordillera Piribebuy. 5.066.170 No adjunta Copia de C.I., No determina a que Institución pertenece, no tiene sello. No se adjunta nota de solicitud de la Institución beneficiaria. de _20.Pizarras, 2 _2.Cajas Kits C-2 2. Radio marca Midas MDRG6601 – 07.23032.10.13 12 / 0978. DESCARGO No ha remitido descargo. EVALUACIÓN DEL DESCARGO La Administración de la institución no ha remitido descargo, por lo que esta auditoría se ratifica en la observación. Al respecto, la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 65 dispone: “Examen de Cuentas. La Contraloría General de la República tendrá a su cargo el estudio de la rendición y el examen de cuentas de los organismos y entidades del Estado sujetos a la presente ley, a los efectos del control de la ejecución del presupuesto, la administración de los fondos y el movimiento de los bienes y se basará, principalmente, en la verificación y evaluación de los documentos que respaldan las operaciones contables que dan como resultado los estados de situación financiera, presupuestaria y patrimonial, sin perjuicio de otras informaciones que se podrán solicitar para la comprobación de las operaciones realizadas. Los organismos y entidades del Estado deben tener a disposición de los órganos del control interno y externo correspondientes, la contabilidad al día y la 131 documentación sustentatoria de las cuentas correspondientes a las operaciones efectuadas y registrada”. Por su parte, el Decreto Nº 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, establece en el Capitulo 1 “Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, 1.1 Objeto. La de lograr las acciones de eficacia, eficiencia, transparencia y de control en todas y cada una de las etapas del proceso de administración de los bienes.” 1.7 Responsabilidad. “Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes. Además deben velar por su buen uso y conservación y son responsables de la pérdida, daño o depreciación que sufran los mismos cuando no provengan del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otras causas justificadas. Los funcionarios Superiores al tomar posesión de su cargo o al dejar, deben observar lo dispuesto sobre el inventario y la responsabilidad al cual están sujetos”. 1.9 “Los organismos y entidades del Estado mencionados más arriba tienen la obligación de llevar sus inventarios y de realizar los movimientos de bienes, tanto almacenados como de uso e intangible, se clasificarán por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación de acuerdo a las normas vigentes de tal forma que garantice la información al día de las características, su valor, el estado de conservación, la ubicación y sus años de vida útil, etc.” CONCLUSIÓN Se observó donaciones con respaldos irregulares realizadas en el marco del Programa “Paraguay Lee y Escribe” dependiente de la Dirección General de Educación Permanente, evidenciándose formularios enmendados y reutilizados con fines distintos al formato de los mismos, así como el registro de datos incorrectos e incompletos, no pudiéndose determinar el destino final de los bienes, incumpliendo la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 65 “Examen de Cuentas”; con el Decreto Nº 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, Capitulo 1 “Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, 1.1, 1.7 y 1.9. RECOMENDACIÓN Los responsables del Ministerio del Educación y Cultura deberán entregar los bienes donados por el Programa “Paraguay Lee y Escribe” dependiente de la Dirección General de Educación Permanente ajustándose a las formalidades que requieren su registro y documentación. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la República.” 132 OBSERVACIÓN Nº 37 IRREGULARIDADES EN LOS DOCUMENTOS DE ENTREGA DE LOS BIENES EN EL MARCO DEL PROGRAMA “PARAGUAY LEE Y ESCRIBE” De la verificación realizada a los documentos que respaldan la entrega de bienes utilizados en el marco de la campaña “Paraguay Lee y Escribe”, se señala que varios formularios de entrega de distintos beneficiarios fueron firmados por una misma persona y no cuentan con los respaldos y datos correspondientes. A modo de ejemplo se presenta lo siguiente: Dependencia Receptora Sin Datos (Alder Aguilar) Sin Datos Mirna Flecha Sin Datos Norma Santacruz Sin Datos Aida Mercado Sin Datos Osvaldo Enciso Sin Datos Josías Florentin Descripción Moti vo Fecha Depende ncia Destinata ria C.I.N° Observación _1.Televisor de 21 pulgadas, modelo MD-TV 21828 ultra slim, marca Midas. _1. Reproductor de dvd Midas modelo 826. _1.Pizarra. (P) Prés tam o 25/10/1 2 Liberación 5.552.540 El Formulario no se encuentra enumerado. No específica a que grupo o institución va destinado. No adjunta fotocopia de C.I. de la persona que retiro los bienes. Tampoco informe del curso realizado, ni la planilla de asistencia de participantes. _1.Televisor de 21 pulgadas, modelo MD-TV 21828 ultra slim, marca Midas. _1. Reproductor de dvd Midas modelo 826. _1.Pizarra. (P) Prés tam o 25/10/1 2 Liberación 4.678.096 El Formulario no se encuentra enumerado. No específica a que grupo o institución va destinado. No adjunta fotocopia de C.I. de la persona que retiro los bienes. Tampoco informe del curso realizado, no se adjunta la planilla de asistencia de participantes. Según firma registrada fue retirado por la misma persona que retiro los bienes asignados a Alder Aguilar, se señala que bajo la firma (que no se pudo determinar a quien corresponde), se encuentra el N° de Cédula de Identidad correspondiente a Mirna Flecha. _1.Televisor de 21 pulgadas, modelo MD-TV 21828 ultra slim, marca Midas. _1. Reproductor de dvd Midas modelo 826. _1.Pizarra. (P) Prés tam o 25/10/1 2 Liberación 3.430.634 No específica a que grupo o institución va destinado. No adjunta fotocopia de C.I. de la persona que retiro los bienes. Tampoco informe del curso realizado, no se adjunta la planilla de asistencia de participantes. Según firma registrada fue retirado por la misma persona que retiro los bienes asignados a Alder Aguilar, Mirna Flecha, se señala que bajo la firma (que no se pudo determinar a quien corresponde), se encuentra el N° de Cédula de Identidad correspondiente a Norma Santacruz. _1.Televisor de 21 pulgadas, modelo MD-TV 21828 ultra slim, marca Midas. _1. Reproductor de dvd Midas modelo 826. _1.Pizarra. (P) Prés tam o 25/10/1 2 Liberación 4.235.429 No específica a que grupo o institución va destinado. No adjunta fotocopia de C.I. de la persona que retiro los bienes. Tampoco informe del curso realizado, no se adjunta la planilla de asistencia de participantes. Según firma registrada fue retirado por la misma persona que retiro los bienes asignados a Alder Aguilar, Mirna Flecha, Norma Santacruz, se señala que bajo la firma (que no se pudo determinar a quien corresponde), se encuentra el N° de Cédula de Identidad correspondiente a Aida Mercado. _1.Televisor de 21 pulgadas, modelo MD-TV 21828 ultra slim, marca Midas. _1. Reproductor de dvd Midas modelo 826. _1.Pizarra. (P) Prés tam o 25/10/1 2 Choré 5.303.879 No específica a que grupo o institución va destinado. No adjunta fotocopia de C.I. de la persona que retiro los bienes. Tampoco informe del curso realizado, no se adjunta la planilla de asistencia de participantes. Según firma registrada fue retirado por la misma persona que retiro los bienes asignados a Alder Aguilar, Mirna Flecha, Norma Santacruz, Aida Mercado, se señala que bajo la firma (que no se pudo determinar a quien corresponde), se encuentra el N° de Cédula de Identidad correspondiente a Osvaldo Enciso. _1.Televisor de 21 pulgadas, modelo MD-TV 21828 ultra slim, marca Midas. _1. Reproductor de dvd Midas modelo 826. _1.Pizarra. (P) Prés tam o 25/10/1 2 Choré 4.872.742 No específica a que grupo o institución va destinado. No adjunta fotocopia de C.I. de la persona que retiro los bienes. Tampoco informe del curso realizado, no se adjunta la planilla de asistencia de participantes. Según firma registrada fue retirado por la misma persona que retiro los bienes asignados a Alder Aguilar, Mirna Flecha, Norma Santacruz, Aida Mercado, Osvaldo Enciso, se señala que bajo la firma (que no se pudo determinar a quien 133 Dependencia Receptora Descripción Moti vo Fecha Depende ncia Destinata ria C.I.N° Observación corresponde), se encuentra el N° de Cédula de Identidad correspondiente a Josías Florentin. Y verificado su contrato no coincide la firma del presente formulario. Sin Datos Sara Almada Sin Datos Gricelda Vera Sin Datos Fredy Cortaza _1.Televisor de 21 pulgadas, modelo MD-TV 21828 ultra slim, marca Midas. _1. Reproductor de dvd Midas modelo 826. _1.Pizarra. (P) Prés tam o 25/10/1 2 Choré 3.833.842 No específica a que grupo o institución va destinado. No adjunta fotocopia de C.I. de la persona que retiro los bienes. Tampoco informe del curso realizado, no se adjunta la planilla de asistencia de participantes. Según firma registrada fue retirado por la misma persona que retiro los bienes asignados a Alder Aguilar, Mirna Flecha, Norma Santacruz, Aida Mercado, Osvaldo Enciso, Josías Florentin, se señala que bajo la firma (que no se pudo determinar a quien corresponde), se encuentra el N° de Cédula de Identidad correspondiente a Sara Almada. Y verificado su contrato no coincide la firma del presente formulario. _1.Televisor de 21 pulgadas, modelo MD-TV 21828 ultra slim, marca Midas. _1. Reproductor de dvd Midas modelo 826. _1.Pizarra. (P) Prés tam o 25/10/1 2 Choré 5.370.934 No específica a que grupo o institución va destinado. No adjunta fotocopia de C.I. de la persona que retiro los bienes. Tampoco informe del curso realizado, no se adjunta la planilla de asistencia de participantes. Según firma registrada fue retirado por la misma persona que retiro los bienes asignados a Alder Aguilar, Mirna Flecha, Norma Santacruz, Aida Mercado, Osvaldo Enciso, Josías Florentin, Sara Almada, se señala que bajo la firma (que no se pudo determinar a quién corresponde), se encuentra el N° de Cédula de Identidad correspondiente a Gricelda Vera. Y verificado su contrato no coincide la firma del presente formulario. Según Contrato se le Abonaría G. 3.600.000. _1.Televisor de 21 pulgadas, modelo MD-TV 21828 ultra slim, marca Midas. _1. Reproductor de dvd Midas modelo 826. _1.Pizarra. (P) Prés tam o 25/10/1 2 Choré 5.458.402 No específica a qué grupo o institución va destinado. No adjunta fotocopia de C.I. de la persona que retiro los bienes. Tampoco informe del curso realizado, no se adjunta la planilla de asistencia de participantes. Según firma registrada fue retirado por la misma persona que retiro los bienes asignados a Alder Aguilar, Mirna Flecha, Norma Santacruz, Aida Mercado, Osvaldo Enciso, Josías Florentin, Sara Almada, Gricelda Vera, se señala que bajo la firma (que no se pudo determinar a quien corresponde), se encuentra el N° de Cédula de Identidad correspondiente a Fredy Cortaza. Y verificado su contrato no coincide la firma del presente formulario. DESCARGO No ha remitido descargo. EVALUACIÓN DEL DESCARGO La Administración de la institución auditada no ha remitido descargo, por lo que esta auditoría se ratifica en la observación. Al respecto se menciona la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” en su artículo 65 dispone: “Examen de Cuentas. La Contraloría General de la República tendrá a su cargo el estudio de la rendición y el examen de cuentas de los organismos y entidades del Estado sujetos a la presente ley, a los efectos del control de la ejecución del presupuesto, la administración de los fondos y el movimiento de los bienes y se basará, principalmente, en la verificación y evaluación de los documentos que respaldan las operaciones contables que dan como resultado los estados de situación financiera, presupuestaria y patrimonial, sin perjuicio de otras informaciones que se podrán solicitar para la comprobación de las operaciones realizadas. Los organismos y entidades del Estado deben tener a disposición de los órganos del control interno y externo correspondientes, la contabilidad al día y la documentación sustentatoria de las cuentas correspondientes a las operaciones efectuadas y registrada”. 134 Al respecto, el Decreto Nº 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83” establece en el Capitulo 1 Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, 1.1 Objeto. “La de lograr las acciones de eficacia, eficiencia, transparencia y de control en todas y cada una de las etapas del proceso de administración de los bienes.” 1.7 Responsabilidad. “Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes. Además deben velar por su buen uso y conservación y son responsables de la pérdida, daño o depreciación que sufran los mismos cuando no provengan del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otras causas justificadas. Los funcionarios Superiores al tomar posesión de su cargo o al dejar, deben observar lo dispuesto sobre el inventario y la responsabilidad al cual están sujetos”. 1.9 “Los organismos y entidades del Estado mencionados más arriba tienen la obligación de llevar sus inventarios y de realizar los movimientos de bienes, tanto almacenados como de uso e intangible, se clasificarán por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación de acuerdo a las normas vigentes de tal forma que garantice la información al día de las características, su valor, el estado de conservación, la ubicación y sus años de vida útil, etc.”. CONCLUSIÓN Se observó documentos irregulares que respaldan las entregas de bienes donados por la Dirección General de Educación Permanente en el marco de la campaña “Paraguay Lee y Escribe”; evidenciándose formularios de entrega de bienes donados a distintos beneficiarios, firmados por una misma persona, que no corresponde al funcionario designado para el efecto, conforme establece el contrato de prestación de servicios, cuya copia de documento de identidad se adjunta al mismo; no pudiéndose determinar el destino final de los bienes, incumpliendo la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 65 “Examen de Cuentas” y con el Decreto Nº 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado”, Capitulo 1 “Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado” Puntos 1.1, 1.7 y 1,9. RECOMENDACIÓN Las autoridades de la institución deberán ajustarse a lo establecido en las disposiciones legales que rigen la materia; con el fin de abocarse al llenado íntegro, veraz y correcto de los ítems de los formularios y/o documentos preestablecidos. No enmendar, ni adulterar. En ningún caso reutilizar tales comprobantes. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la República.” 135 OBSERVACIÓN Nº 38 DIFERENCIA ENTRE EL MONTO DEL ACTIVO FIJO INSTITUCIONAL Y EL MONTO DEL INVENTARIO CORRESPONDIENTE Se ha observado una diferencia de G. 198.958.271.933 (Guaraníes ciento noventa y ocho mil novecientos cincuenta y ocho millones doscientos setenta y un mil novecientos treinta y tres) entre el Monto Neto de Depreciaciones, del Activo Fijo Institucional del Balance General, y el monto del Inventario de Bienes Formulario F.C. 06, según detalle: INVENTARIO DE BIENES DE USO DETALLE MONTO G. Activos de uso Institucional 1.690.789.139.742 Inventario de Bienes de Uso 1.491.830.867.809 DIFERENCIA 198.958.271.933 DESCARGO Al respecto la diferencia entre el monto del Activo Fijo Institucional y el monto del Inventario correspondiente según Formulario F.C.06 informo lo siguiente: en lo referente a las diferencias que he detectado corresponden a 4 (cuatro) cuentas; Edificaciones, Equipos de Transporte, Equipos de Enseñanza y Recreación y Bienes Intangibles, las causas corresponden a diferentes situaciones que expongo detalladamente: Cuenta Edificaciones: La diferencia de Gs. 8.704.635.427 existente entre el Balance de Composición de Saldos y Variaciones y la Planilla F.C. 7.1 Revalúo y Depreciación que finalmente impacta en el Formulario F.C.06, se viene arrastrando desde el año 1.999 hasta la fecha debido a que no se cuenta con la documentación respaldatoria para realizar los registros y la respectiva regularización de dicha cuenta patrimonial. Es decir no ha llegado hasta el día de la fecha documentación del área responsable de ejecutar la cuenta Edificaciones hasta el Departamento de Bienes Patrimoniales de manera a registrarlas correctamente siguiendo las Normas Contables establecidas en el Manual de Patrimonial del Ministerio de Hacienda. Este hecho ya había sido expuesto por la Lic. Estanislada Coronel en el Descargo realizado a la Dirección de Auditoría del M.E.C., en años anteriores. Cuenta Equipos de Transporte: La diferencia de Gs. 230.736.724, en la consignación en el Formulario F.C. 06, se debe meramente a un error involuntario de Tipeo del Monto del Valor Total, puesto que realizando el Cálculo de la Fórmula para hallar el Valor Neto Contable fue realizado correctamente y coincide con el Valor del Balance es decir, tomando los datos del Formulario 7.1. Revalúo y Depreciación tenemos que el Valor Revaluado Actual de Gs. 13.663.428.674 sumado al Valor del Revalúo Anterior de Gs. 8.399.483.471 dan como Monto Total Gs. 22.062.912.145 coincidiendo con el monto del Balance General, a este monto se le resta el Monto de la Depreciación Acumulada de Gs. 3.076.805.447 sumado a la Depreciación Acumulada Anterior de Gs. 7.675.434.336 da el monto de Gs. 11.310.672.362, coincidiendo con el Valor Neto Contable de la Cuenta Transporte del Balance General. Esta cuenta fue regularizada en el ejercicio 2012 aclarando que la diferencia se arrastraba desde el ejercicio 2011. Cuenta Equipos de Enseñanza y Recreación: La diferencia de Gs. 8.585.144 corresponde a la Depreciación Acumulada de la citada cuenta cuya regularización ya fue realizada por el Departamento de Contabilidad por el Asiento de Obligación Contable Nº 1516. 136 Cuenta Bienes Intangibles: La diferencia de Gs. 127.821.848 corresponde a que Patrimonialmente ya no se consignó al cierre del ejercicio 2012 en el Formulario F.C.7.2 los montos correspondientes a los años 2007 y 2008 de Gs. 123.659.337 y Gs. 4.162.512 por haber cumplido con el procedimiento contable en lo que respecta a los años siendo el último año en el que fueron consignados el ejercicio fiscal 2011 en el Formulario 7.2 del ejercicio fiscal 2010 y 2011. Esta situación no fue regularizada contablemente motivo por el cual es reflejada la diferencia mencionada, a la fecha la Lic. Estanislada Coronel Jefa del Departamento de Contabilidad del M.E.C., ya ha realizado el Asiento de Regularización de dicha Cuenta. En cuanto a las diferencias de algunas cuentas que arrojan de 1,2,3,4 y 5 guaraníes se deben a cálculos aritméticos de redondeo. Y con respecto al Cuadro proveído por la Contraloría que arroja el monto de 1.690.789.139.742 de Activo de Uso Institucional, como Departamento de Patrimonio pase a realizar las comparaciones con las cuentas correspondientes consignadas en el formulario F.C.06 y el Balance que dan las diferencias que fueron explicadas cuenta por cuenta en los párrafos anteriores. Adjunto Planilla de Comparación realizada. Se ha realizado una Comparación del Estado Patrimonial entre el Balance General y el Inventario Consolidado de Bienes de Uso MEC – UAF correspondiente al ejercicio 2012 quedando como sigue: Cuentas Denominación Según Inventario Consolidado F.C.Nº 06 Diferencia B C=A-B 865.210.549.168 873.915.184.595 -8.704.635.427 4.036.077.034 4.036.077.037 Según Balance de Comprobación de Saldo y Variación al 31/12/2012 (Activo) A 2.3.2.01.01.00.000 Edificaciones 2.3.2.01.02.00.000 Obras De Infraestructura 2.3.2.01.03.00.000 Equipos De Transporte 11.310.672.362 11.541.409.086 -230.736.724 2.3.2.01.04.00.000 Máquinas Y Equipos De Oficina 3.107.230.363 3.107.230.363 0 2.3.2.01.05.00.000 Equipos De Computación 12.350.970.888 12.350.970.887 1 2.3.2.01.06.00.000 Maquinarias Y Equipos Agropecuarios 24.541.816 24.541.815 1 2.3.2.01.08.00.000 Maquinarias Y Equipos Industriales 559.648.078 559.648.080 -2 2.3.2.01.09.00.000 Equipos De Salud Y Laboratorio 2.155.365.454 2.155.365.450 4 2.3.2.01.10.00.000 Equipos De Enseñanza Y Recreacionales 59.797.061.795 59.805.646.939 -8.585.144 2.3.2.01.11.00.000 Equipos De Comunicación 2.031.633.940 2.031.633.937 3 137 -3 Cuentas Denominación Según Inventario Consolidado F.C.Nº 06 Diferencia B C=A-B 15.413.211.693 15.413.211.693 0 1.340.653.766 1.340.653.761 5 505.247.871.657 505.247.871.657 0 Según Balance de Comprobación de Saldo y Variación al 31/12/2012 (Activo) A 2.3.2.01.12.00.000 Muebles Y Enseres 2.3.2.01.14.00.000 Herramientas, Aparatos Y Equipos Varios 2.3.2.01.17.00.000 Terrenos 2.3.2.01.18.00.000 Bibliotecas Y Museos 127.889.340 127.889.341 -1 2.3.2.01.22.00.000 /2.3.2.01.23.00.000 Activos Intangibles / Programas Y Sistemas De Computación 301.355.015 173.533.167 127.821.848 TOTAL 1.483.014.732.369 1.491.830.867.808 -8.816.135.439 - La diferencia existente en la cuenta 2.3.2.01.10.00.000 Equipos De Enseñanza Y Recreacionales ha sido regularizada mediante el asiento de obligación Nº 1516. - La diferencia existente en la cuenta 2.3.2.01.22.00.000/2.3.2.01.23.00.000 Activos Intangibles / Programas Y Sistemas De Computación ha sido regularizada mediante el asiento de obligación Nº 15261. - Las diferencias existentes en las cuentas 2.3.2.01.01.00.000 Edificaciones y 2.3.2.01.03.00.000 Equipos de Transporte serán aclaradas por el Departamento de Bienes Patrimoniales. Se adjuntan Listado de Control de Documentos de Obligación Nº 1516 y Nº 15261; Balance de Comprobación de Saldos y Variaciones (CRIBALM2) e Inventario Consolidado de Bienes de Uso al 31/12/2012. EVALUACIÓN DEL DESCARGO Conforme al descargo remitido por el Ministerio de Educación y Cultura y sus respectivas documentaciones de respaldo, las diferencias observadas en los Estados Financieros persisten al cierre del ejercicio fiscal 2012, no obstante dicha diferencia se encuentra ajustada parcialmente, manifestando al respecto los responsables del Departamento de Contabilidad que actualmente la diferencia asciende a G. 8.816.135.439 (Guaraníes ocho mil ochocientos dieciséis millones ciento treinta y cinco mil cuatrocientos treinta y nueve), conforme el cuadro comparativo del Estado Patrimonial entre el Balance General y el Inventario Consolidado de Bienes de Uso MEC – UAF correspondiente al ejercicio 2012. Por lo expuesto, nos ratificamos en la presente observación en los términos de esta evaluación. Al respecto, la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 56 “Contabilidad institucional. Las unidades institucionales de contabilidad realizarán las siguientes actividades …a) desarrollar y mantener actualizado su sistema contable; b) 138 mantener actualizado el registro de sus operaciones económico-financieras; c) preparar, custodiar y tener a disposición de los órganos de control interno y externo la documentación de respaldo de las operaciones asentadas en sus registros; y d) mantener actualizado el inventario de los bienes que conforman su patrimonio, así como la documentación que acredite el dominio de los mismos conforme con la ley y la reglamentación respectiva.” Y el artículo 57 “Fundamentos técnicos. Para el registro y control de las operaciones económicofinancieras se aplicarán los siguientes criterios contables: a) cada organismo o entidad del Estado constituirá una unidad contable, que deberá ajustar su funcionamiento a lo establecido en los incisos b) y d) del Artículo 55 de esta ley; b) todas las operaciones que generen o modifiquen recursos u obligaciones se registrarán en el momento que ocurran, sin perjuicio de que se hubiere producido o no movimiento de fondos; y c) las transacciones o hechos económicos se registrarán de acuerdo con su incidencia en los activos, pasivos, gastos, ingresos o patrimonio, de conformidad a los procedimientos técnicos que establezca la reglamentación.” CONCLUSIÓN Se observó una diferencia de G. 8.816.135.439 (Guaraníes ocho mil ochocientos dieciséis millones ciento treinta y cinco mil cuatrocientos treinta y nueve) entre el Monto Neto de Depreciaciones del Activo Fijo Institucional del Balance General, y el monto del Inventario de Bienes Formulario F.C. 06, constatándose que las cuentas Activas Edificaciones, Equipos de Transportes, Equipos de Enseñanzas y Recreacionales y Activos Intangibles se encuentran pendiente de registros que regularicen las mismas ajustando el Balance General con el Inventario de Bienes, incumpliendo la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 56 “Contabilidad institucional” incisos a), b), c) y d); artículo 57 “Fundamentos técnicos” incisos a), b) y c). RECOMENDACIÓN El Ministerio de Educación y Cultura deberá regularizar los registros contables que difieren en los Estados Financieros con el fin de reflejar la veracidad de su estado patrimonial al cierre del Ejercicio Fiscal para su correcta exposición. Es nuestro informe. 139 CAPÍTULO IV CONCLUSIONES Las conclusiones del presente informe son resultantes del análisis de los documentos provistos por el Ministerio de Educación y Cultura, cuya ejecución y formalización son de exclusiva responsabilidad de los funcionarios intervinientes, conforme se detallan a continuación: 1. a) Se observó la falta de Retención de Multas por G. 298.657.259 (Guaraníes doscientos noventa y ocho millones seiscientos cincuenta y siete mil doscientos cincuenta y nueve) por el atraso en la entrega de bienes adquiridos en el Sub Grupo 320 “Textiles y Vestuarios”, correspondiente a la Licitación Pública Nacional SBE Nº 34/11 “Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes”, suscripta con la Firma SEDALIFE, incumpliendo la Ley 2051/03 “De Contrataciones Públicas” artículo 55 “Derecho de las Contratantes” inc. a), inc. e); concordante con su Decreto Reglamentario artículo 10, Puntos 5, 9 y 11; y con el Contrato de Adjudicación Nº 70/11, Cláusulas 8 y 13. d) Se constató la falta de elaboración del cronograma de entrega de bienes por Región por parte de los responsables del MEC, establecido en la Licitación Pública Nacional SBE Nº 34/11 “Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes”, incumplimiento la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, artículo 55 “Derecho de las Contratantes” inc. a) y inc. e), en concordancia con su Decreto Reglamentario articulo 10, Punto 5 y con el Contrato N° 70/11, Clausula 8. e) Se observó una diferencia de G. 67.019.221 (Guaraníes sesenta y siete millones diecinueve mil doscientos veintiuno) en los precios cotizados en la Licitación Pública Nacional SBE Nº 34/11 “Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes”, adjudicado a la firma SEDALIFE, respecto a los lotes 1 y 4, lotes 2 y 5, y lotes 3 y 6 respectivamente, incumpliendo con la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, articulo 3 “Definiciones” inc. y) y articulo 15 “Estimación de Costo”. 2. El Ministerio de Educación y Cultura comprometió fondos presupuestarios del Ejercicio Fiscal 2012 en el Sub Grupo 540 "Adquisiciones de Maquinarias, equipos y Herramientas en General" por G. 6.504.000.000 (Guaraníes seis mil quinientos cuatro millones), por la adjudicación de bienes según Contratos Nºs 161/2011 y 162/2011, cuyas certificaciones presupuestarias corresponden al Ejercicio Fiscal 2011, incumpliendo la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 13 “Programación del Presupuesto” Inc. b), en concordancia con su Decreto Reglamentario Nº 8127/00 “Por el cual se establecen las disposiciones legales y administrativas que reglamentan la implementación de la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” y el funcionamiento del “Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF” artículo 98 “Objetivo”, artículo 101 “Competencias y Responsabilidades” y artículo 102 “Principales Procesos” Inc. b); y con la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, articulo 4 “Principios Generales” inc. a), articulo 11 “Planeamiento de las contrataciones” inc. a) b) y c). 3. Se constató la planificación inadecuada para la provisión de los bienes adjudicados por Licitación Pública Nacional SBE Nº 55/11 “Adquisición de Impresoras y Computadoras”, observándose que los plazos de vigencia de los Contratos y de entrega de los bienes fueron ampliadas sucesivamente hasta un año inclusive, limitando el cumplimiento de los objetivos fijados para dicha contratación, infringiendo la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas” artículo 3 “Definiciones” inc. y); articulo 4 “Principios Generales” inc. a); articulo 11, inc. a), b) y c). 140 4. Se observó que las Adendas del Contrato Nº 161/2011 suscriptas con la firma HITECER S.A. en el marco de la LPN Nº 55/11 “Adquisición de Impresoras y Computadoras”, fueron emitidas en fechas posteriores al vencimiento del plazo de entrega fijado en el Contrato y/o Adenda que le antecede, incumpliendo la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, articulo 3 “Definiciones” inc. y); articulo 4 “Principios Generales” inc. a). 5. Se constató una diferencia de G. 69.840.000 (Guaraníes sesenta y nueve millones ochocientos cuarenta mil) en la Retención de Multa efectuada a la firma PARASOFT S.R.L. en el marco de la LPN Nº 55/11 “Adquisición de Impresoras y Computadoras”, evidenciándose errores en los cálculos de días de atraso a favor del proveedor, incumpliendo el Contrato 162/2011, Cláusulas Nº 8 y 13. 6. a) Se visualizó que la Planilla de Rendición de Cuentas de las transferencias en el Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a entidades educativas e instituciones educativas sin fines de lucro” por G. 9.682.301.814 (Guaraníes nueve mil seiscientos ochenta y dos millones trescientos un mil ochocientos catorce) entregadas a las ACE`s de las Instituciones Educativas dependientes del Ministerio de Educación y Cultura durante el Ejercicio Fiscal 2011, no han presentado sus Rendiciones de Cuentas correspondientes al primer desembolso, incumpliendo la Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” articulo 7, inc. b), c) y j); y con la Resolución Nº 13773 “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas” Punto 5. 5.1, incurriendo en las infracciones previstas en la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 83, inciso e). b) Se constató que la suma de G. 3.754.293.033 (Guaraníes tres mil setecientos cincuenta y cuatro millones doscientos noventa y tres mil treinta y tres) imputada a la cuenta “Gastos de Transferencias” entregada a las ACE de las instituciones educativas dependientes del MEC en el ejercicio fiscal 2012, no contaba con sus Rendiciones de Cuentas correspondientes al primer desembolso, incumpliendo la Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el ejercicio fiscal 2011” artículo 7, incs. b), c) y j). 7. Se observó que las Rendiciones de Cuentas del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro" de algunas instituciones educativas se han presentado con notable retraso, conforme la Planilla de Control de Presentación de Rendición de Cuentas, incumpliendo la Resolución Nº 13773 “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas” Punto 5, 5.1. 8. Se constató la falta de registro que acredite la distribución final de guardapolvos a los alumnos, conforme la verificación in situ realizada en el Departamento de Alto Paraná, visualizándose la falta de normativa para los procedimientos de entrega y recepción de los mismos, incumpliendo la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” establece en su artículo 60 “Control interno” y 65 “Examen de Cuentas”. 9. a) Se constató que los procedimientos de entrada y salida de bienes del Depósito del Ministerio de Educación y Cultura situado en (Pettirossi c/ Cptal. Figari), no cuentan con 141 un adecuado registro y control de los bienes en guarda, evidenciándose que los procedimientos manuales aplicados no garantizan la exactitud de los datos y la actualización de los mismos, incumplimiento el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado” punto 1.7 “Responsabilidad” b) Se observó la falta de codificación patrimonial de los equipos informáticos adquiridos por LPN Nº 55/2011 “Adquisición de Computadoras e Impresoras” que fueron distribuidos en las Coordinaciones y Supervisiones de los Departamentos de Amambay, Alto Paraná y San Pedro, incumpliendo el Decreto 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la administración, control, custodia, clasificación y contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83” Capitulo 3 Descripción, Identificación y Control de Bienes del Estado y la NTCI -N° 10-06 Codificación. 10. Se constataron irregularidades en los procedimientos de transferencia, depósito, aplicación hasta la rendición de cuentas correspondientes en el Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones sin Fines de Lucro”, transferidas a las instituciones educativas en el Departamento de Alto Paraná, detallados a continuación: a) Se observó que la habilitación de Cuentas realizadas por las instituciones educativas beneficiarias se efectuaron en la misma entidad “Cooperativa Mar Internacional” por instrucciones y acompañamiento del Coordinador de ACE’s del Departamento de Alto Paraná, según lo manifestado inicialmente algunos depósitos se habían realizado bajo la titularidad de terceros, incumpliendo el Instructivo de Rendición de Cuentas del Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones sin Fines de Lucro” emitidos por el Ministerio de Educación y Cultura. b) Se constató que las instituciones educativas verificadas no cuentan con las copias de las boletas de extracciones, incumpliendo el Instructivo de Rendición de Cuentas del Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones sin Fines de Lucro” emitidos por el Ministerio de Educación y Cultura. c) Los procedimientos de adjudicación beneficiaron a la Empresa Constructora “Pycasu” para la concesión de las obras de las instituciones educativas, evidenciándose la falta de presupuestos para la selección correspondiente y la influencia del Coordinador de ACE´s en la adjudicación a la referida Constructora, incumpliendo la Resolución Nº 13773: “Por la cual se establece el procedimiento de Transferencia de Recursos de Capital a Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas Dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, para la reparación, ampliación, modificación y/o construcción de infraestructura edilicia y la reparación, ampliación, modificación y/o montaje de instalaciones y provisión de equipos y mobiliarios a Instituciones Educativas”, Punto 3.1 y el Instructivo de Rendición de Cuentas del Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones sin Fines de Lucro” emitidos por el Ministerio de Educación y Cultura, incurriendo en las infracciones previstas en la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera” artículo 83, inc. e). d) Se constató la falta de documentación respaldatoria de algunas Rendiciones de Cuentas y otras Rendiciones no fueron presentadas a las instancias correspondientes, incumpliendo la Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” articulo 7, incisos c) y j), incurriendo en las infracciones previstas en la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera” artículo 83, inc. e). e) Se constató que varias obras proyectadas inicialmente no fueron ejecutadas en tiempo y forma, evidenciándose que algunas obras no se encuentran culminadas o 142 reparadas conforme al proyecto aprobado, incumpliendo la Resolución del MEC Nº 13773/2011, Punto 3.1, incurriendo en las infracciones previstas en la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera” artículo 83, inc. e). f) Se observó la existencia de obras inconclusas y otras pendientes de su Recepción Definitiva, cuyos contratos suscriptos con la Empresa Constructora y las ACE´s establecen 120 (ciento veinte) días para su culminación, visualizándose algunos atrasos hasta 11 meses aproximadamente, incumpliendo la Resolución MEC Nº 13773/2011 Puntos 3.4. y los Contratos respectivos, incurriendo en las infracciones previstas en la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera” artículo 83, inc. e). 11. Se constató la falta de documentos originales que respaldan los gastos realizados a través del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro", en algunas Instituciones Educativas verificadas en los Departamentos de Amambay, Alto Paraná y San Pedro, incumpliendo la Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” articulo 7, inc. c) y con el Instructivo de Rendición de Cuentas para transferencias a las ACEs, Punto 4. 12. Se constataron obras ejecutadas por varias instituciones educativas beneficiarias con los "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro” de los Departamentos de Alto Paraná y San Pedro fueron realizadas sin ajustarse al Proyecto aprobado por la Dirección de Infraestructura del MEC, incumpliendo la Resolución Nº 13773/2011, Punto 4. “Terminación de los Trabajos”. 13. Se observó que las obras realizadas en el Colegio Nacional Dr. Roberto L. Petit del Departamento de Alto Paraná con los fondos transferidos en el Objeto de Gasto 874 “Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones Privadas sin Fines de Lucro” por G.120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), fueron administradas ineficientemente, evidenciándose reparaciones defectuosas en las aulas, incumpliendo la Resolución Nº 13773/11, Punto 3.1 “Primera Transferencia” 14. Se constató que las obras efectuadas con los aportes transferidos a través del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro", fueron culminadas en fechas posteriores al plazo establecido en los contratos y/o reglamentaciones, incumpliendo la Resolución Nº 13773/2011, Puntos 3.1 “Primera Transferencia”, 3.2 “Segunda Transferencia” y 3.4. “Plazos.” 15. Se observó que algunas instituciones educativas verificadas en los Departamentos de Amambay, Alto Paraná y San Pedro cuentan con infraestructura edilicia y mobiliario inadecuados para el normal desarrollo de las clases debido a la precariedad y/o inexistencia de los mismos, incumpliendo el Decreto N° 8127/00 que reglamenta la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 102 “Principales Procesos”. 16. En la verificación in situ realizada en algunas Instituciones educativas del Departamento de Amambay y Alto Paraná se observó comprobantes de Rendición de Cuentas del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro", con fechas posteriores al periodo de presentación, constatándose que los gastos fueron realizados fuera del tiempo estimado para cada desembolso, incumpliendo la Resolución Nº 13773/2011, Punto 5 “Rendición de Cuentas” 5.1 Primera Transferencia, y Punto 5.2 Segunda Transferencia. 17. En las verificaciones in situ efectuadas en las Supervisiones Regionales se constataron la falta de Inventarios Patrimoniales, incumpliendo la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículo 56, inc. d); el Decreto Nº 8127/00 “Que reglamenta la Ley Nº 1535/99 De Administración Financiera del Estado” artículo 91 “Responsabilidad y artículo 95 “Inventario de Bienes del Estado”; y el Decreto Nº 20132/03 “Manual de Normas y Procedimientos para la Administración, uso, control, custodia, clasificación y 143 Contabilización de los bienes del Estado Paraguayo” Capítulo 2 “Valorización e Incorporación de los Bienes en el Inventario del Estado”, Punto 2.7. 18. Se observó el atraso en la emisión de las pólizas de Garantías de Fiel Cumplimiento de Contrato, correspondiente a la L.P.N Nºs 41 y 43 “Canasta Básica para docentes y alumnos” imputados en el Objeto de Gasto 340 “Bienes de Consumo de Oficinas e Insumos” del Ejercicio Fiscal 2011-2012, incumpliendo lo establecido en la Ley Nº 2051/03 “De contrataciones Públicas” artículo 39 “Garantías” y en su Decreto Reglamentario Nº 21.909/03 artículo 10 “Atribuciones” Punto 11; y con los contratos suscriptos con los proveedores adjudicados, Cláusula Décima Primera “Forma y Términos para Garantizar los Anticipos y el Cumplimiento del Contrato”. 19. Se observó la falta de Pólizas de Garantía de Anticipo y de Fiel Cumplimiento de algunas adjudicaciones del Ejercicio Fiscal 2011 realizadas por Licitación Pública Nacional Nºs 41 y 43 “Canasta Básica para docentes y alumnos”, ejecutados en el Objeto del Gasto 342 “Bienes de Consumo de Oficinas e Insumos”, incumpliendo la Ley Nº 2.051/03 “De Contrataciones Públicas” artículo 39 “Garantías” inc. c); y su Decreto Reglamentario Nº 21.909/03, Punto 11; asimismo con el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 101 “Competencias y Responsabilidades”; y con los Contratos de Adjudicación, cláusula décima primera. 20. Se constató que la suma de G. 2.497.300.000 (Guaraníes dos mil cuatrocientos noventa y siete millones trescientos mil) imputada en la cuenta “Gastos de Transferencias”, Programa 14 “Investigación Educativa” y la suma de G. 16.987.414.600 (Guaraníes dieciséis mil novecientos ochenta y siete millones cuatrocientos catorce mil seiscientos) por el Programa 14 “Formación Básica Permanente a la Población Joven y Adulta y a las Personas con necesidades Educativas”, no contaban con suficiente documento que respalde las planillas de ejecución de ingresos y gastos (Formulario B-09-03) por las transferencias realizadas, incumpliendo lo establecido en la Ley N° 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación, para el ejercicio fiscal 2011”, además de lo establecido en la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 56, inciso c). 21. Se observó que algunos Legajos de Rendición de Cuentas del Objeto del Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública” del Tipo de Presupuesto 2 Programa 14 “Formación Básica Permanente a la Población Jóvenes y Adultas y a las Personas con necesidades Educativas” no cuentan con Resoluciones Ministeriales que autorizan dichas transferencias, incumpliendo la Ley 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación, para el Ejercicio Fiscal 2011”, su Decreto Reglamentario Nº 6071/11” y Anexo “Ejecución del Programa”; y con la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 65 “Examen de Cuentas.” 22. Se observó que los fondos transferidos en el Objeto de Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública” del Tipo de Presupuesto 1 Programa 14 “Investigación Educativa”, se encuentran administradas en forma deficiente por la utilización parcial de los fondos, generándose un desorden en las Rendiciones de Cuentas dificultando su verificación, incumpliendo la Ley Nº 4.249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” artículo 171, con la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 56 “Contabilidad Institucional” inciso c) y artículo 65 “Examen de Cuentas”; con el Decreto Reglamentario Nº 8.127/2000 “Que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículo 91 “Responsabilidad.”; articulo 101 “Competencias y Responsabilidades”; incurriendo en infracciones previstas en la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 83 “Infracciones” inciso e). 23. Se observó que la Rendición de Cuentas del Objeto del Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública” correspondiente a la STR Nº 94646 no cuenta con la Planilla de Ejecución de Ingresos y Gastos referente a la transferencia de G. 11.540.000 (Guaraníes once millones quinientos cuarenta mil), transferida al 144 responsable del Departamento de Presidente Hayes; incumpliendo la Ley 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación, para el Ejercicio Fiscal 2011” Anexo Clasificador – Objeto de Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública”; y en el articulo 171”. Igualmente, en la Resolución Nº 9774 del Ministerio de Educación y Cultura “Por la cual se reglamenta el procedimiento de transferencia de fondos del Programa Emblemático “Paraguay Lee y Escribe”, en el punto Rendición de Cuentas. Asimismo, la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 56: “Contabilidad Institucional: inciso c); y el artículo 60 “Control interno”. Asimismo, su artículo 65: “Examen de Cuentas.” Igualmente, el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, dispone en el artículo Art. 91 “Responsabilidad”, el articulo 101 “Competencias y Responsabilidades” y el artículo 102 “Principales Procesos” incisos b) En materia de Presupuesto, y d) En materia de Contabilidad”, incurriendo en infracciones previstas en su artículo 83 “Infracciones: inciso e) y f)”. 24. Se han observado irregularidades administrativas en la distribución de la Canasta Básica de Útiles Escolares para Alumnos y Docentes en el Departamento de Amambay, tales como: la falta de registro de la entrega de los Kits escolares a los alumnos, evidenciándose la falta de normativa dispuesta por los responsables del MEC para justificar la distribución de la Canasta Básica de Útiles Escolares en los ejercicios fiscales 2011 y 2012.; la falta de control en las cantidades recepcionadas y las requeridas; la falta de reglamentación para la distribución de Kits para docentes, incumpliendo lo establecido en el Manual de Patrimonio en su Decreto Nº 20.132/01 “Que establece Normas para la Administración, Uso, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización y Régimen de Formularios de Los Bienes del Estado Paraguayo y Reglamentan las funciones de la Unidad como Órgano Normativo y de las Oficinas Afines de las Entidades como Organismos Operativo, Capítulo III “Descripción, Identificación y Control de Bienes del Estado, en los puntos: 3.7; 4.2 Bienes no inventariados o sobrantes de inventario; 4.12 “Traspaso de Bienes”. Al respecto, la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 60 “Control interno”. Igualmente, el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículo 101 “Competencias y Responsabilidades” y el artículo 102 “Principales Procesos: inciso e)”, incurriendo en infracciones previstas en su artículo 83 “Infracciones: incisos b); d); e); y f)”. 25. Se han observado irregularidades administrativas en la distribución de la Canasta Básica de Útiles Escolares para Alumnos y Docentes en el departamento de Alto Paraná, como ser la falta de registro de la entrega de los Kits escolares a los alumnos, evidenciándose la falta de normativa dispuesta por los responsables del MEC para justificar la distribución; la falta de control en las cantidades recepcionadas y las requeridas surgiendo diferencias de sobrantes y/o faltantes; en algunas instituciones educativas no se han visualizado las actas de recepción de los kits escolares. Asimismo, se ha observado la falta de reglamentación para la distribución, entrega y registro de la Canasta Básica de Útiles Escolares para docentes, evidenciándose un inadecuado procedimiento en la distribución por parte de la Coordinación del Departamento de Alto Paraná, generándose duplicaciones en la entrega de los kits a algunos docentes del 3º ciclo y nivel medio; incumpliendo lo establecido en el Manual de Patrimonio en su Decreto Nº 20.132/01 “Que establece Normas para la Administración, Uso, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización y Régimen de Formularios de Los Bienes del Estado Paraguayo y Reglamentan las funciones de la Unidad como Órgano Normativo y de las Oficinas Afines de las Entidades como Organismos Operativo, Capítulo III “Descripción, Identificación y Control de Bienes del Estado, en los puntos: 3.7; 4.2 Bienes no inventariados o sobrantes de inventario; 4.12 “Traspaso de Bienes”. Al respecto, la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 60 “Control interno”. Igualmente, el Decreto Nº 8.127/2000 que reglamenta la Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículo 101 “Competencias y Responsabilidades” y el artículo 102 “Principales Procesos: inciso e)”, incurriendo en infracciones previstas en su artículo 83 “Infracciones: incisos b); d); e); y f)”. 145 26. Se observó irregularidades en el Depósito de Ita Enramada – Lambaré, perteneciente al Ministerio de Educación y Cultura, constatándose el inadecuado almacenamiento y resguardo de bienes, la falta de sistematización para el Registro y Control de Salida y Entrada de Bienes, y la falta de distribución de Kits Escolar para Alumnos y Docentes del MEC, incumpliendo lo establecido en el Decreto N° 8127/2000 que reglamenta la Ley N° 1535/1999 “De Administración Financiera del Estado” artículo 102 “Principales Procesos” inciso e).” Asimismo, el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, Capítulo 1. Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad” y 1.9. 27. Se observó que el Depósito de Ñemby perteneciente al Ministerio de Educación y Cultura, irregularidades como la falta de sistematización para el Registro y Control de Salida y Entrada de Bienes; la falta de distribución de Bienes adquiridos en ejercicios anteriores; Bienes adquiridos por la administración del MEC que se encuentran en guarda del Proyecto MEC-BID y diferencias en la cantidad de bienes registrados y verificados físicamente; incumpliendo lo establecido en el Decreto N° 8127/2000 que reglamenta la Ley N° 1535/1999 “De Administración Financiera del Estado” artículo 102 “Principales Procesos” inciso e).” Asimismo, el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, Capítulo 1. Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad”. Por otra parte, las Normas Técnicas de Control Interno NTCIN° 07-02 “Custodia y Manejo”, la NTCI- N° 07-03 “Constatación Física”, la NTCI- N° 0801 “Sistema de Registro”, la NTCI-N° 08-02 “Unidad de Abastecimiento”; la NTCI-N° 09-03 “Adquisiciones”; la NTCI- N° 09-06 “Obsolescencia, Pérdida o Daño”. 28. En el depósito de Pettirosi, perteneciente al Ministerio de Educación y Cultura, se constataron irregularidades como la falta de sistematización para el Registro y Control de salida y entrada de Bienes; falta de distribución de bienes adquiridos en ejercicios anteriores; inadecuado resguardo de los bienes, asimismo se constataron bienes sin Logotipo del MEC, y la falta de Inventario de Bienes incumpliendo lo establecido en la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, establece en el artículo 56, inc. d), en concordancia con lo previsto en el Decreto Nº 8127/00 “Que reglamenta la Ley Nº 1535/99 De Administración Financiera del Estado” artículo 91 “Responsabilidad”, artículo 95 “Inventario de Bienes del Estado” y artículo 102 “Principales Procesos” inc. e). Asimismo, el Decreto Nº 20132/03 “Manual de Normas y Procedimientos para la Administración, uso, control, custodia, clasificación y Contabilización de los bienes del Estado Paraguayo” en el Punto 1.7 “Responsabilidad”, Capítulo 2, “Valorización e Incorporación de los Bienes en el Inventario del Estado”. Punto 2.7 29. En el depósito de Pettirosi – Central B perteneciente al Ministerio de Educación y Cultura, se constataron irregularidades como la falta de sistematización para el Registro y Control de salida y entrada de Bienes; falta de distribución de bienes adquiridos en ejercicios anteriores; asimismo se constataron bienes sin Logotipo del MEC, incumpliendo el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, Capítulo 1 Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad”. 30. En el depósito de San Vicente – Asunción perteneciente al Ministerio de Educación y Cultura, se constataron irregularidades como el inadecuado resguardo de los bienes, la falta de distribución de Libros, Computadoras, Materiales Didácticos y Otros, y la falta de sistematización para el Registro y Control de salida y entrada de Bienes; incumpliendo el Decreto Nº 20.132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y 146 Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, Capítulo 1 Responsabilidad en la Administración, punto 1.7 “Responsabilidad”. 31. So observó el atraso en la ejecución del Contrato correspondiente a la Licitación Pública Nacional SBE Nº 14/12 “Adquisición de Mobiliarios para Aulas”, debido a la confección tardía de las Órdenes de Compras, ocasionando un atraso en la provisión de los bienes, incumpliendo la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 13 “Programación del Presupuesto” inc. b); y la Ley 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, artículo 3 “Definiciones” inc. y); articulo 15 “Estimación de Costo”; artículo 4 “Principios Generales” inc. a). 32. Se constataron adquisiciones de “Maquinarias, Equipos y Herramientas en General” por la suma de G. 3.043.943.532 (Guaraníes tres mil cuarenta y tres millones novecientos cuarenta y tres mil quinientos treinta y dos) en el Tipo de Presupuesto 3, Programa 18 “Infraestructura Física y Equipos Inf. Inst. Educ. y Edif. del MEC”, sin el registro de las obligaciones con los acreedores presupuestarios, conforme a las rendiciones de cuentas, incumpliendo la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículos 56 incisos a) y b) y 57 incisos b) y c); y el Decreto N° 8127/00 reglamentario de la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículos 61 y 87. 33. Se constató la falta de distribución de bienes adquiridos en el marco de la LPN SBE Nº 53/11 "Adquisición de equipos para la Campaña Nacional de Alfabetización y Post Alfabetización", visualizándose en el depósito el almacenamiento de 3800 (Tres mil ochocientas) unidades de pizarras pendientes de entregar a sus destinatarios según inventario, incumpliendo el Decreto Nº 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83” Capitulo 1 “Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado”, Puntos 1.1, 1.7 y 1,9. 34. Se observó informalidades en la distribución de los bienes adquiridos en el marco de de la LPN SBE Nº 53/11 "Adquisición de Equipos para la Campaña Nacional de Alfabetización y Post Alfabetización", consistente en 1.700 (un mil setecientas) unidades de televisores y 1.700 (un mil setecientas) unidades de DVD, evidenciándose registros incompletos, desordenados y vulnerables de las entregas realizadas, incumpliendo el Decreto Nº 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, Capitulo 1 “Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración” Punto 1.1, 1.7 y 1.9; y el Decreto Reglamentario N° 8127/00 de La Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 102 “Principales Procesos” inc. e). 35. Los cursos de alfabetización desarrollados en el marco del Programa Paraguay Lee y Escribe, Campaña “Yo si puedo” no cuentan con comprobantes de respaldo que acredite el pago a los Pytyvohara (Facilitadores), por el cobro del incentivo de G. 3.000.000 (Guaraníes tres millones), ni con una reglamentación interna que establezca los criterios y/o método de selección de los referidos facilitadores, incumpliendo el Decreto Reglamentario N° 8127/00 de La Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 92 “Soportes Documentarios para el Examen de Cuentas, inc. b)” y con la NTCI - N° 13-02 “Documento de Respaldo”. 36. Se observó donaciones con respaldos irregulares realizadas en el marco del Programa “Paraguay Lee y Escribe” dependiente de la Dirección General de Educación Permanente, evidenciándose formularios enmendados y reutilizados con fines distintos al formato de los mismos, así como el registro de datos incorrectos e incompletos, no pudiéndose determinar el destino final de los bienes, incumpliendo la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 65 “Examen de Cuentas”; con el Decreto Nº 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y 147 Contabilización de los Bienes del Estado y se deroga el Decreto Nº 39759/83”, Capitulo 1 “Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado. Responsabilidad en la Administración, 1.1, 1.7 y 1.9. 37. Se observó documentos irregulares que respaldan las entregas de bienes donados por la Dirección General de Educación Permanente en el marco de la campaña “Paraguay Lee y Escribe”; evidenciándose formularios de entrega de bienes donados a distintos beneficiarios, firmados por una misma persona, que no corresponde al funcionario designado para el efecto, conforme establece el contrato de prestación de servicios, cuya copia de documento de identidad se adjunta al mismo; no pudiéndose determinar el destino final de los bienes, incumpliendo la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” artículo 65 “Examen de Cuentas” y con el Decreto Nº 20132/03 “Por el cual se aprueba el Manual que establece Normas y Procedimientos para la Administración, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado”, Capitulo 1 “Normas y Procedimientos de Aplicación General para el Inventario de Bienes del Estado” Puntos 1.1, 1.7 y 1,9. 38. Se observó una diferencia de G. 8.816.135.439 (Guaraníes ocho mil ochocientos dieciséis millones ciento treinta y cinco mil cuatrocientos treinta y nueve) entre el monto neto de la cuenta “Depreciaciones del Activo Fijo Institucional” expuesto en el Balance General y el monto que figura en el “Inventario de Bienes Formulario F.C. 06”, constatándose que las cuentas activas “Edificaciones”, “Equipos de Transportes”, “Equipos de Enseñanzas y Recreacionales” y “Activos Intangibles”, se encontraban pendientes de registros, incumpliendo la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, artículos 56 incisos a), b), c) y d), y 57, incisos a), b) y c). 148 CAPÍTULO V RECOMENDACIONES GENERALES En base a las observaciones señaladas, los responsables de la administración del Ministerio de Educación y Cultura deberán: 1. a) Los responsables del Ministerio de Educación deberán imponer las sanciones previstas por el atraso en la entrega de los bienes y servicios adquiridos. b) El Ministerio de Educación deberá ejercer controles eficientes y exigir el estricto cumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos de adjudicación de bienes y servicios, tanto para la Contratante y los Contrato. b) El Ministerio de Educación deberá efectuar controles pertinentes en los precios cotizados por los oferentes en las distintas llamados a Contratación de Bienes y Servicios con el fin de garantizar la adjudicación aplicando los principios de economía, eficiencia y eficacia. 2. El Ministerio de Educación deberá ejecutar los gastos presupuestarios en atención a los principios de eficiencia y economía, para la correcta utilización de los fondos asignados y cumplir con los objetivos previstos en tiempo y forma. 3. El Ministerio de Educación deberá planificar con eficiencia los plazos de vigencia y de entrega de los Contratos de Adjudicación de Bienes y Servicios, a fin de cumplir con los objetivos previstos en tiempo y forma. 4. El Ministerio de Educación y Cultura deberá emitir las adendas que modifican los Contratos de Adjudicación de Bienes y Servicios en tiempo y forma, previo estudio y planificación adecuada garantizando el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratado. 5. La Administración del Ministerio de Educación y Cultura deberá realizar correctamente los cálculos de retención de multas al Proveedor y fortalecer el control previo a las documentaciones de pago. 6. La Administración del Ministerio de educación deberá exigir el estricto cumplimiento de los procedimientos establecidos para la transferencia de los Recursos de Capital a las Asociaciones de Cooperación Escolar (ACEs) de las Instituciones Educativas y su correspondiente Rendición de cuentas en tiempo y forma; asimismo, deberá imponer las sanciones para los casos que ameritan. 7. El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir el estricto cumplimiento de los plazos de Rendición de Cuentas y aplicar las sanciones previstas para el efecto. 8. El Ministerio de Educación deberá reglamentar adecuadamente los procedimientos de distribución y registro de los bienes adquiridos para los alumnos de las instituciones educativas beneficiarias. 9. a) El Ministerio de Educación deberá aplicar procedimientos automatizados para el registro y control de la entrada y salida de los bienes en guarda de los Depósitos a fin de garantizar la integridad, exactitud y actualización permanente los datos. b) El Ministerio de Educación deberá codificar sus bienes de uso rotulando los mismos en el momento de la incorporación con la correcta descripción, identificación y control, ajustándose a las disposiciones que regulan la materia. 10. El Ministerio de Educación deberá fortalecer los mecanismos de control relacionados a los procedimientos de entrega, utilización, administración y rendición de los fondos transferidos a las instituciones educativas, garantizando la correcta aplicación y 149 rendición de los fondos transferidos en concepto de “Aportes y Subsidios a entidades educativas e instituciones Privadas sin fines de Lucro”. 11. Se constató la falta de documentos originales que respaldan los gastos realizados a través del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro", en algunas Instituciones Educativas verificadas en los Departamentos de Amambay, Alto Paraná y San Pedro, incumpliendo la Ley Nº 4249/11 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2011” articulo 7, inc. c) y con el Instructivo de Rendición de Cuentas para transferencias a las ACEs, Punto 4. 12. El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir la fiscalización adecuada y acompañamiento requerido para las obras realizadas a través del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro"; y deberán ajustar las modificaciones documentalmente. 13. El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir la fiscalización adecuada y acompañamiento requerido para las obras realizadas a través del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro"; y deberán ajustar las modificaciones documentalmente. 14. El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir la ejecución de las obras de infraestructura realizadas con fondos del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro", en tiempo y forma, fortaleciendo la fiscalización y acompañamiento adecuado. 15. El Ministerio de Educación y Cultura deberá realizar un relevamiento adecuado de las necesidades para la efectiva elaboración del Proyecto de Presupuesto de Gastos y garantizar que las adquisiciones sean distribuidas conforme los requerimientos existentes. 16. El Ministerio de Educación y Cultura deberá monitorear y exigir la ejecución de los desembolsos del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro" en tiempo y forma, cuyas documentaciones respaldatorias deberán emitirse dentro de los plazos previstos para la rendición de cuentas. 17. Los responsables del Ministerio de Educación y Cultura deberán mantener el Inventario de Bienes de Uso de las distintas dependencias en forma actualizada elaborados en los Formularios Contables previstos para el efecto. 18. La Administración del Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir al Proveedor o Contratista adjudicado las Pólizas de Garantías de Anticipos y de Fiel cumplimiento e imponer las sanciones previstas al respecto, a fin de garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones derivadas del contrato. 19. La Administración del Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir al Proveedor o Contratista adjudicado las Pólizas de Garantías de Anticipos y de Fiel cumplimiento y en su caso imponer las sanciones previstas al respecto, a efectos de Garantizar el cumplimiento, en plazo y forma, de las obligaciones establecidas en los contratos. 20. El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir a las dependencias intervinientes que los documentos de rendición de cuentas se encuentren íntegramente conformados para su archivo, guarda y custodia, de manera a respaldar sus operaciones conforme a la naturaleza de la cuenta, y presentarlos ante los órganos de control, en el momento de las verificaciones, a fin de transparentar el ejercicio de los actos administrativos. 21. Los Legajos de Rendición de Cuentas del Objeto del Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública” deberán contener todos los documentos que respaldan las operaciones y contar con las Resoluciones Ministeriales que autorizan dichas transferencias de recursos. 150 22. El Ministerio de Educación y Cultura deberá rendir cuentas del Objeto de Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública”, por cada Transferencia de Recursos efectuada, respaldando adecuadamente las mismas. 23. El Ministerio de Educación y Cultura deberá respaldar sus operaciones conforme a la naturaleza de la cuenta, custodiar y presentarlos ante los órganos de control, en el momento de las verificaciones, a fin de transparentar el ejercicio de los actos administrativos. 24. La Administración del Ministerio de Educación y Cultura deberá coordinar los procesos para un adecuado resguardo, registro y distribución de los bienes en tiempo y forma oportuna garantizando que se encuentre suficientemente documentados hasta la distribución definitiva del bien. 25. La Administración del Ministerio de Educación y Cultura deberá coordinar los procesos para un adecuado resguardo, registro y distribución de los bienes en tiempo y forma oportuna garantizando que se encuentre suficientemente documentados hasta la distribución definitiva del bien. 26. El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir una distribución adecuada de los bienes adquiridos; garantizar la guarda y custodia de los bienes almacenados en las condiciones y lugares adecuados y fortalecer los controles efectuados por el Departamento de Patrimonio aplicando procedimientos de registro y archivo apropiados. 27. El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir una distribución adecuada de los bienes adquiridos; garantizar la guarda y custodia de los bienes almacenados en las condiciones y lugares adecuados y fortalecer los controles efectuados por el Departamento de Patrimonio aplicando procedimientos de registro y archivo apropiados. 28. El Ministerio de Educación y Cultura deberá exigir una distribución adecuada de los bienes adquiridos; garantizar la guarda y custodia de los bienes almacenados en las condiciones y lugares adecuados y fortalecer los controles efectuados por el Departamento de Patrimonio aplicando procedimientos de registro y archivo apropiados. 29. El Ministerio de Educación y Cultura deberá planificar en tiempo y forma la distribución de los bienes adquiridos para las instituciones educativas y proveer al adjudicado los listados de beneficiarios y cronogramas respectivos con las correspondientes Órdenes de compras, garantizando la adecuada ejecución de los contratos de adquisición de bienes y servicios. 30. Los responsables del Ministerio de Educación y Cultura deberán registrar íntegramente los compromisos asumidos con los Proveedores. 31. Los responsables del Ministerio de Educación y Cultura deberán distribuir adecuadamente los bienes adquiridos para los distintos programas y/o campañas educativas, garantizando el uso oportuno de los mismos conforme sus fines previstos. 32. Los responsables de la administración del Ministerio de Educación y Cultura deberán reglamentar adecuadamente los procedimientos de distribución y entrega de los bienes adquiridos en el marco de las distintas campañas y programas garantizando la adecuada administración, registro, control e individualización de los beneficiarios. 33. La administración de la institución deberá documentar correctamente los desembolsos efectuados de las transferencias realizadas en el marco del Programa Paraguay Lee y Escribe, Campaña “Yo si Puedo”. 34. Los responsables del Ministerio del Educación y Cultura deberán entregar los bienes donados por el Programa “Paraguay Lee y Escribe” dependiente de la Dirección General de Educación Permanente ajustándose a las formalidades que requieren su registro y documentación. 35. Las autoridades de la institución deberán ajustarse a lo establecido en las disposiciones legales que rigen la materia; con el fin de abocarse al llenado íntegro, veraz y correcto de los ítems de los formularios y/o documentos preestablecidos. No enmendar, ni adulterar. En ningún caso reutilizar tales comprobantes. 151 36. El Ministerio de Educación y Cultura deberá regularizar los registros contables que difieren en los Estados Financieros con el fin de reflejar la veracidad de su estado patrimonial al cierre del Ejercicio Fiscal para su correcta exposición. Conforme al Dictamen de Verificación de Informe Final DGAJ Nº 357 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la CGR, recomienda para las observaciones Nºs. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 32, 35, 36, y 37; que la Institución deberá de inmediato: “…implementar las investigaciones tendientes a deslindar responsabilidades y en su caso sancionar a los intervinientes, de conformidad a los términos de las disposiciones legales vigentes; debiendo remitir un informe pormenorizado sobre las resultas de los mismos a este Organismo Superior de Control. En este sentido, de darse las circunstancias deberán iniciar las acciones pertinentes a fin de proceder a recuperar y resarcir los daños por pagos mal efectuados, no percibidos y/o retenciones indebidas por la entidad auditada acorde a la naturaleza de cada observación expuesta. Asimismo, “... que en el eventual caso de que a consecuencia de los mismos, surgieren indicios de responsabilidad civil y/o penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, se encuentran compelidas a impulsar los trámites de rigor correspondientes en dichos ámbitos jurisdiccionales, y, en su caso, dar intervención a la Procuraduría General de la Republica.” Es nuestro informe. 152 PLAN DE MEJORAMIENTO Con relación a las observaciones señaladas, las autoridades del Ministerio de Educación y Cultura, deberán implementar todas las recomendaciones incluidas en el presente informe de manera a lograr mejoras en los niveles de eficacia, eficiencia y economía en las operaciones que realiza en el ámbito de su objetivo misional. Para este efecto, los responsables de la administración deberán diseñar, aprobar e implementar un plan de mejoramiento institucional en base a los planes de mejora funcionales e individuales de conformidad al Modelo Estándar de Control Interno MECIP que permita salvar las deficiencias apuntadas. Este plan deberá ser presentado a la Contraloría General de la República, en un plazo de treinta (30) días hábiles y deberá contener las acciones a implementarse, el cronograma correspondiente y los responsables de su desarrollo, debiendo responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas en el informe de auditoría, conforme al formato que se encuentra en el Manual de Implementación, el cual podrá descargarse del sitio web www.contraloría.gov.py, se anexa una copia del mismo. Es nuestro informe. Asunción 23 de setiembre de 2013 Srta. Ruth Racchi Auditora C.P. Alejandra Hermosilla Auditora C.P. Silvia Giménez Auditora Lic. Marta de Sánchez Supervisora Sr. Manuel Ramírez Auditor Lic. Cirilo Durañona Director General Dirección Gral. de Control de la Administración Central 153 . Sistema de Gestión de la Calidad Código: FO-CO 7.2-15/01 RESUMEN EJECUTIVO Versión: 5 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 1.1 Resolución CGR Nº 610/2012 y Nº 1199/2012 La Auditoria consistió en la revisión analítica de los comprobantes respaldatorios de los saldos acumulados de las partidas patrimoniales significativas del Balance General y Cuadro de Resultados, al 31 de diciembre de 2011, la identificación de las partidas patrimoniales, el análisis de las variaciones porcentuales, horizontales y verticales, ocurridas entre los Ejercicios Fiscales 2010 y 2011 y 2012. Así como en la revisión analítica de la Rendición de Cuentas de la Ejecución Presupuestaria de ingresos y egresos correspondiente al ejercicio fiscal 2011 y 2012. 1.2 Alcance El control incluyó asimismo, el examen sobre la base de comprobaciones selectivas de las evidencias y documentos que soportan la gestión financiera y presupuestaria de la Entidad; las cifras y presentación de los Estados Contables del Ejercicio afectado a nuestro alcance y la verificación del cumplimiento de las disposiciones legales que rigen la Administración Financiera del Estado Paraguayo, la Ley del Presupuesto General de la Nación (PGN), y las Normas Internacionales de Contabilidad. Abarcó también procedimientos sustantivos consistentes en observaciones físicas para la constatación de las operaciones registradas y no registradas en el SIAF y la efectiva recepción de los bienes y servicios adquiridos. Asimismo el examen se realizó de conformidad a la Resolución CGR Nº 1196/08 “POR LA CUAL SE APRUEBA Y ADOPTA EL MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, DENOMINADO “TESAREKO”, PARA LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA”, actualizados por Resolución CGR N° 350/09 y 1207/09. 1. ANTECEDENTES Entidad Auditada MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA Objeto de la Auditoria Determinar si los Estados Financieros del Ministerio de Educación y Cultura, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2011 y 2012, presentan razonablemente su situación Financiera y el Resultado de sus Operaciones, de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad y las disposiciones legales vigentes; así como la Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Gastos correspondientes a los Ejercicios Fiscales 2011 y 2012, a fin de opinar sobre la razonabilidad y consistencia, como también evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias en cuanto la presentación y autenticidad de los documentos que respaldan las operaciones presupuestarias. Tipo de Auditoria FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA Periodo Auditado Ejercicio Fiscal 2011 y 2012 1.3 Nomina de principales autoridades afectadas al alcance de la Auditoria 2. SIGLAS UTILIZADAS MEC CGR EA Ministro periodo 20/04/09 al 03/10/11 Luis Alberto Riart Montaner Ministro periodo 04/10/11 al 25/06/12 Víctor Ríos Ojeda Ministro periodo 25/06/12 al 14/08/13 Horacio Galeano Perrone Director General de Administración y Finanzas periodo 27/04/09 al 17/10/11 José Albino López Pistilli Directora General de Administración y Finanzas periodo 17/10/11 al 05/07/12 Ana Isabel Mencia de Delorme Ministerio de Educación y Cultura. Contraloría General de la República. Equipo Auditor. . Misión “Somos un Ministerio con solidez ética que garantiza a todas las personas, a lo largo de su vida, una educación de calidad como bien público y derecho humano fundamental”. Visión “El MEC es una institución honesta y transparente que presta servicio público de calidad para satisfacer las necesidades educativas de la sociedad”. Objetivos de la Entidad 3. INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA Desarrollar, implementar y optimizar la Reforma Educativa en todos los niveles y modalidades del sistema educativo. Optimizar el uso de los recursos del MEC Mejorar la competencia de los recursos humanos. Desarrollar e implementar un sistema de gestión de calidad. Lograr niveles efectivos de comunicación internos y externos. Promover el desarrollo de procesos de descentralización. Estimular y desarrollar programas de investigación educativa, científica y tecnológica. Gestionar programas de cooperación técnica y financiera, nacionales e internacionales. Promover el uso de los medios de comunicación social para la educación. Mejorar la aplicación de procesos de seguimiento, monitoreo y evaluación en todo el sistema. Ejercicio Fiscal 2011 Presupuesto Vigente ……………………………………..G. Obligado …………………………………………………...G. Pagado …………………………………………………….G. Obligaciones Pendientes de Pago……………………...G. 4.532.362.683.797 4.125.150.884.508 3.675.696.618.379 449.454.266.129 Presupuesto auditado Ejercicio Fiscal 2012 Presupuesto Vigente ……………………………………G. Obligado …………………………………………………...G. Pagado …………………………………………………….G. Obligaciones Pendientes de Pago………………………G. 5.470.117.357.366 2.189.381.170.964 1.459.267.460.104 730.113.710.860 A continuación, se exponen las observaciones más relevantes del Dictamen Financiero 1. Se constataron adquisiciones de “Maquinarias, Equipos y Herramientas en General” por la suma de G. 3.043.943.532 (Guaraníes Tres mil cuarenta y tres millones novecientos cuarenta y tres mil quinientos treinta y dos) en el Tipo de Presupuesto 3, Programa 18 “Infraestructura Física y Equipos Inf. Inst. educ. y Edif. del MEC”, sin el registro de las obligaciones con los Acreedores Presupuestarios, conforme las Rendiciones de Cuentas visualizadas en el ejercicio fiscal 2012. 2. Se observó una diferencia de G. 8.816.135.439 (Guaraníes ocho mil ochocientos dieciséis millones ciento treinta y cinco mil cuatrocientos treinta y nueve) entre el Monto Neto de Depreciaciones del Activo Fijo Institucional del Balance General, y el monto del Inventario de Bienes, Formulario F.C. 06, constatándose que las cuentas Activas Edificaciones, Equipos de Transportes, Equipos de Enseñanzas y Recreacionales, y Activos Intangibles, se encontraban pendientes de registros en el Balance General y el Inventario de Bienes. 3. Se constató que la cuenta “Gastos de Transferencias” imputada por el Programa 14 “Investigación Educativa” por la suma de G. 2.497.300.000 (Guaraníes dos mil cuatrocientos noventa y siete millones trescientos mil) y por el Programa 14 “Formación Básica Permanente a la Población Jóvenes y Adultas y a las Personas con necesidades Educativas” por la suma de G. 16.987.414.600 (Guaraníes dieciséis mil novecientos ochenta y siete millones cuatrocientos catorce mil seiscientos), no cuentan con suficiente soporte documental que respalden las Planillas de Ejecución de Ingresos y Gastos (Formulario B-09-03) de las distintas transferencias realizadas. 4. Se constató que la suma de G. 3.754.293.033 (Guaraníes tres mil setecientos cincuenta y cuatro millones doscientos noventa y tres mil treinta y tres) fue imputada a la cuenta “Gastos de Transferencias” entregadas a las ACE`s de las Instituciones Educativas dependientes del Ministerio de Educación y Cultura durante el ejercicio fiscal 2012, no cuentan con sus Rendiciones de Cuentas correspondientes al primer desembolso. 4. PRINCIPALES HALLAZGOS . A continuación, se exponen las observaciones más relevantes del Dictamen Presupuestal 1. a) Falta de Retención de Multas por G. 298.657.259 (Guaraníes doscientos noventa y ocho millones seiscientos cincuenta y siete mil doscientos cincuenta y nueve) por el atraso en la entrega de bienes adquiridos e imputados al Subgrupo 320 “Textiles y Vestuarios”, correspondiente a la Licitación Pública Nacional SBE Nº 34/11 “Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes”, adjudicada a la Firma SEDALIFE. b) Diferencia de G. 67.019.221 (Guaraníes sesenta y siete millones diecinueve mil doscientos veintiuno) en los precios cotizados en la Licitación Pública Nacional SBE Nº 34/11 “Adquisición de Guardapolvos para Alumnos y Docentes”, adjudicado a la firma SEDALIFE, respecto a los lotes 1 y 4; 2 y 5, y 3 y 6, respectivamente. 2. Fondos presupuestarios del ejercicio fiscal 2012 comprometidos en el Subgrupo 540 "Adquisiciones de Maquinarias, Equipos y Herramientas en General" por G. 6.504.000.000 (Guaraníes seis mil quinientos cuatro millones), por la adjudicación de bienes según Contratos Nºs 161/2011 y 162/2011, cuyas certificaciones presupuestarias corresponden al ejercicio fiscal 2011. 3. Diferencia de G. 69.840.000 (Guaraníes sesenta y nueve millones ochocientos cuarenta mil) en la Retención de Multa efectuada a la firma PARASOFT S.R.L. en el marco de la LPN Nº 55/11 “Adquisición de Impresoras y Computadoras”. 4. Deficiente Rendición de Cuentas de la STR Nº 94646, por la suma de G. 11.540.000 (Guaraníes once millones quinientos cuarenta mil) entregadas al responsable del Departamento de Presidente Hayes e imputada al Objeto del Gasto 847 “Aportes a Programas de Educación Pública”. Otras observaciones relevantes: 1. Retraso en la presentación de las Rendiciones de Cuentas del Objeto de Gasto 874 "Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones privadas sin fines de lucro" de algunas instituciones educativas. 2. Irregularidades en los procedimientos de transferencia, depósito, aplicación y Rendición de Cuentas correspondientes al Objeto del Gasto 874 “Aportes y Subsidios a Entidades Educativas e Instituciones sin Fines de Lucro”, por sumas transferidas a las instituciones educativas en el Departamento de Alto Paraná, detalladas a continuación: a) Habilitación de Cuentas por las instituciones educativas beneficiarias, efectuadas en la misma entidad “Cooperativa Mar Internacional” por instrucciones y acompañamiento del Coordinador de ACE’s del Departamento de Alto Paraná, e inclusive con algunos depósitos realizados bajo la titularidad de terceros. b) Las instituciones educativas verificadas no contaban con las copias de las boletas de extracciones. c) Adjudicaciones a la Empresa Constructora “Pycasu” para la concesión de las obras de las instituciones educativas, evidenciándose la falta de presupuestos para la selección correspondiente y la influencia del Coordinador de ACE´s en la adjudicación. d) Falta de documentación respaldatoria de algunas Rendiciones de Cuentas y otras que no fueron presentadas a las instancias correspondientes. e) Obras proyectadas inicialmente no ejecutadas en tiempo y forma; no se encontraban culminadas o reparadas conforme al proyecto aprobado. f) 5. PLAN DE MEJORAMIENTO Obras inconclusas y otras pendientes de Recepción Definitiva, cuyos contratos suscritos con la Empresa Constructora y las ACE´s establecían 120 (ciento veinte) días para su culminación, visualizándose algunos atrasos hasta 11 meses incluso. La evaluación del Plan de Mejoramiento de la Auditoría dispuesta por Resolución CGR Nº 370/11 “Por la cual se integra un nuevo equipo para la prosecución de la Auditoría Financiera y Presupuestal del Ministerio de Educación y Cultura, correspondiente al ejercicio fiscal 2010, dispuesta por Resolución CGR N° 162 de fecha 17 de marzo de 2011”, arrojó una calificación de “NO CUMPLIDO”. En base al relevamiento realizado de los Componentes Corporativos de Control Estratégicos, Control de Gestión y Control de Evaluación, con relación al cumplimiento del grado de implementación del Modelo Estándar de Control Interno para las Entidades Públicas del Paraguay (MECIP) de cada componente de control de acuerdo a los estándares que lo componen, y la evaluación obtenida para cada componente corporativo, arrojó una calificación general de 2,86 puntos, considerada como deficiente. . 6. REPORTES DE INDICIOS DE HECHOS PUNIBLES CONTRA EL PATRIMONIO INTERNOS Y/O COMUNICACIÓN INTERNA CGR S/D Dirección General de Control de la Administración Central 7. RESPONSABLES DE LA AUDITORIA Lic. Cirilo Durañona Macchi- Director General Lic. Marta Benítez de Sánchez - Supervisora – Directora de Área C.P. Liliana Mabel Vera Aveiro – Jefa de Equipo Lic. Marta Benítez de Sánchez Supervisora – Directora de Área Lic. Cirilo Durañona Macchi Coordinador - Director General Enlace a la publicación del Informe Final publicado en el sitio Web: http://www.contraloria.gov.py