INTRODUCCION - Municipalidad provincial de Ilo

Manual de Procedimiento de la Municipalidad
Provincial De Ilo
I. INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos Administrativos, se realiza con el fin de ayudar la gestión interna que
uniforma, reduce, simplifica y unifica el trámite de procedimientos administrativos, ya que contiene
la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas.
Debe incluir además los puestos o unidades administrativas que intervienen, descritas en el MOF,
la cual precisa su responsabilidad y participación. También contiene ejemplos de formularios
o documentos necesarios que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
El MAPRO facilita las labores de control interno por lo que respecta a la descripción de tareas y
supervisión del control de costos en recursos humanos y recursos materiales, análisis de tiempo,
delegación de autoridad, etc. Mostrando además si las labores realizadas se están realizando o no
adecuadamente.
Ayuda en la realización de análisis de las labores de todo el personal, para uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, aumentando así la eficiencia
de los empleados y construye la base para el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y
métodos.
II. OBJETIVOS
Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son:

Presentar los procedimientos de todas las dependencias de la MPI (incluye Gerencias, Sub
Gerencias, Oficinas internas y externas) en forma compendiada en formato CP1 y CP2
para permitir que su aplicación sea de manera eficiente y práctica.

Todos los procedimientos son mostrados en flujogramas, ya que permiten la visualización
de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o
sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan
con mucha holgura.

Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y
direccionar su ejecución.

Lograr establecer todos los procedimientos de las Sub-Gerencias, que permita que los
resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la
Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.

Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que correspondan,
incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución.
III. BASE LEGAL: NORMAS DE CARÁCTER GENERAL

Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público


Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto
Ley No 27444, Ley de Procedimientos Administrativos


Normatividad de la Municipalidad Provincial de Ilo.
LEY N° 29951 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013

Ley N° 27972.- Ley Orgánica de Municipalidades. (27/05/2003)

Ley 29151 Ley General del Sistema de Bienes Estatales.
IV. ALCANCE Y ACTUALIZACIÓN
Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de
todo el personal de la MPI, de acuerdo al órgano y/o unidad orgánica a la que pertenecen.
Para la realización de las actualizaciones del presente manual, cada dependencia deberá hacer
llegar sus propuestas a la Gerencia de Planeamiento Estratégico por medio de la Sub-Gerencia de
Desarrollo Organizacional.
También la Sub Gerencia de Planeamiento Estratégico podrá realizar sugerencias a partir de los
estudios realizados de costos y tiempos a partir del presente manual de procedimientos, para
posteriormente llevarlos a una mesa de discusión por todos los integrantes de la SGPE y Gerencia
Municipal.
La Gerencia de Planeamiento Estratégico preparará el documento correspondiente determinando
si es modificación o actualización del manual.
Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución
correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de
vigencia de los cambios.
La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento Estratégico.
V. SIMBOLOGIA A UTILIZAR
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un
proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una
salida.
Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en
la confección de diagramas de flujo:
Símbolo
Significado
Aplicación
Terminal
Indica el inicio o terminación
del procedimiento
Operación
Representa el espacio para
describir una actividad del
procedimiento
Desición o alternativa
Documento
Archivo
Conector interpágina
Conector de página
Indica un punto del
procedimiento o donde se
toma una decisión entre dos
opciones (si o no)
Representa cualquier tipo de
documento que se utilice o se
genere en el documento. El
documento podrá tener copias.
Representa un archivo común
y corriente de oficina donde se
guarda un documento de
forma temporal permanente
Representa una conexión o
enlace de una parte del
diagrama de flujo, con otra
parte lejana del mismo
Representa un enlace o
conexión de una página a otra
Conexiones de pasos o
flechas
Muestran dirección y sentido
del flujo del proceso,
conectando los símbolos.
Almacenamiento de datos
Acción de almacenamiento de
datos en una tabla o archivo
de datos.
Base de datos
Indica la existencia de un
conjunto de tablas con datos
almacenados previamente.
Procedimiento
Se utiliza para representar
procesos ya definidos tales
como llamada a
procedimientos o funciones y
el inicio mismo
VI. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
La parte descriptiva de cada procedimiento se efectuará en los formatos CP1, CP2 y Flujogramas
siguientes: