Plataforma Office 365 en la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez

Coordinación General de Tecnologías de Información
Coordinación de Desarrollo de Tecnología Educativa
Jefatura de Evaluación e Implementación de Plataformas Educativas
“Las TIC rompen el paradigma de enseñanza-aprendizaje en todos los niveles educativos tanto
para estudiantes, docentes y administrativos de una Institución”.
Plataforma Office 365 en la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez
La Universidad Autónoma de Ciudad Juárez se encuentra en una constante búsqueda de proveer
a la comunidad un nivel académico adecuado en conjunto con las exigencias que el mundo actual
está requiriendo. Es por lo anterior que la Coordinación General de Tecnologías de Información
provee de este manual de capacitación para la implementación, uso y desarrollo de la plataforma
tecnológica conecta uacj donde alumnos, docentes y administrativos de la institución pueden
desarrollar, obtener y aprovechar los recursos disponibles como apoyo a su proceso de
enseñanza-aprendizaje. Con esta opción se ahorra tiempo al contar con herramientas en la
llamada nube de la información. Es de esta manera como se ofrece una nueva forma de trabajo,
se visiona hacia una colaboración constante en un ambiente virtual dejando a un lado las barreras
de las limitantes físicas de hardware, lugar establecido y problemas de almacenamiento para el
transporte, entrega, colaboración y trabajo, tanto individual como en equipo educativo. Se ofrece
con esta plataforma de Office 365 llamada en la Institución como conecta uacj la forma de una
movilidad constante dando así las soluciones a las exigencias de un flujo de información
instantánea que el mundo actual ha marcado tanto en la vida cotidiana, laboral y científica.
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Índice
1. Generalidades de la plataforma.
2. Generalidades de espacio de almacenamiento OneDrive.
Índice de Imágenes
Imagen 1: Pantalla principal del portal UACJ. ............................................................................................... 4
Imagen 2: Pantalla de segundo nivel para ingresar a la nube del usuario UACJ. ......................................... 5
Imagen 3: Pantalla en espera ........................................................................................................................ 5
Imagen 4: Pantalla principal de la nube, Office 365. .................................................................................... 6
Imagen 9: OneDrive de Office 365. ............................................................................................................... 8
Imagen 10: OneDrive creación de documentos en Office 365. .................................................................... 9
Imagen 11: Documentos compartidos en OneDrive Office 365. ................................................................ 10
Imagen 12: Documentos en seguimiento en OneDrive Office 365. ........................................................... 11
Imagen 13: Pestaña File .............................................................................................................................. 11
Imagen 14: Pestaña Library......................................................................................................................... 13
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Manual de Usuario Office 365
La tecnología está cambiando con el día a día, es así que la forma de comunicación, elaboración
y trabajo dentro del proceso de enseñanza-aprendizaje está tomando un camino donde el futuro
se torna presente ante la tendencia de trabajar sin limitaciones físicas, con opciones de movilidad
en archivos, comunicación, de crear, trabajar, compartir información en forma local, en la
llamada nube tanto para estudiantes, docentes como también administrativos de la Universidad
Autónoma de Ciudad Juárez es ya una realidad.
Generalidades de la Plataforma
La plataforma Office 365 la cual se distingue en la Universidad como conecta uacj tiene a
disposición el acceder a las distintas herramientas de manejo de la información dentro de
Internet y contar con un espacio exclusivo donde sólo el usuario puede dar derechos de quien o
con quienes comparte documentos, le da opción para verlos, editarlos para así contener un solo
archivo de trabajo en línea.
En la plataforma se encuentran las opciones de correo electrónico, buscar personas, crear su
propia red social, utilizar calendario, crear sitios de proyectos colaborativos, utilizar con licencia
aplicaciones de la paquetería Office tanto en línea como en escritorio para cinco distintos
dispositivos.
El acceso a la nube se realiza de la siguiente manera: Se Ingresa en el navegador la dirección de
la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez, la cual es: www.uacj.mx. En ese momento se
presenta una pantalla como la siguiente:
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Imagen 1: Pantalla principal del portal UACJ.
En la parte central izquierda se encuentra una serie de opciones como lo son: Aspirantes,
Alumnos, Egresados, Docentes y Administrativos. Favor de ingresar según sea el caso de su
relación con la Institución. Cabe mencionar que únicamente quien es parte activa de la
comunidad universitaria como alumno, docente o administrativo tiene las ventajas de la
plataforma conecta uacj ya que es necesario que la cuenta de correo electrónico sea oficial de
Microsoft.
Como ejemplo se tiene la imagen, en ella se despliegan las opciones sugeridas al seleccionar el
campo de Alumnos. Al entrar a él se hace referencia al siguiente nivel de pantalla. Por el
momento se debe acceder a la selección de Correo Electrónico; sin embargo, cuando sea más
común el acceso, se podrá entrar en el ícono o bien opción de conecta uacj.
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Imagen 2: Pantalla de segundo nivel para ingresar a la nube del usuario UACJ.
Al acceder a la nube según el rol de cada usuario, se tiene un tiempo de espera como se observa
en la imagen, se autentica y muestra a disposición la información almacenada en la nube.
Imagen 3: Pantalla en espera
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Al momento de acceder, se tiene un panorama general de las opciones que tiene Office 365 al
servicio de la comunidad. Se despliega en la imagen la pantalla principal donde tiene en la parte
superior los botones con los menús desplegables de cada sección.
Imagen 4: Pantalla principal de la nube, Office 365.
Como se observa en la figura anterior, la pantalla está divida en: la parte superior una franja azul
con el logotipo de Office 365, el menú principal con las opciones de Outlook, Calendario,
Personas, Noticias, OneDrive, Sites, puntos suspensivos, identificador de usuario (nombre),
engrane general e imagen de signo de interrogación para acceder a preguntas o dudas.
En la parte central, se despliega la información de cada uno de las opciones elegidas en la parte
superior.
Ventajas y Desventajas del Uso de la Plataforma
El uso de la plataforma de Office 365 da la oportunidad de utilizar la tecnología de comunicación,
se pueden enumerar las siguientes ventajas:
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
Uso de la paquetería de Office Online.

Uso de la paquetería de Office de escritorio.

Uso de herramientas para trabajo colaborativo con archivos.

Capacidad mayor para almacenamiento en la nube.

Acceso a descarga de paquetería Office hasta con 5 dispositivos ya sea móviles, tabletas,
IPad, MAC o PC, sistema Android, IOS, Windows.

Se tiene acceso a todos los documentos que se encuentran almacenados sin importar el
hardware utilizado, sólo con una computadora que pueda acceder a internet.

Recursos y acceso a administración de cursos de tecnología con un autoaprendizaje según
las necesidades y tiempos del usuario.
Desventajas

Cuenta de correo electrónico sólo cuando se tiene la relación con la Institución.

Es necesario estar firmado para acceder a sus servicios, aplicaciones y archivos.

El menú de herramientas de la paquetería Office es menos basto en línea que la opción
de escritorio.

Si no se tiene acceso a Internet, no es posible recuperar los archivos almacenados en la
plataforma Office 365.
Generalidades de espacio de almacenamiento OneDrive
Dentro de lo que es la plataforma de Office 365, se tiene una de las funciones innovadoras, la
cual es llamada OneDrive. En esta opción se tiene toda la paquetería de Office disponible para
utilizarse en su modalidad de en línea.
OneDrive da la facilidad de crear, editar, compartir un documento ya sea de Word document,
Excel Workbook, PowerPoint Presentation, OneNote Notebook, Excel Survey. Se puede tener el
control privado de estos archivos donde sólo quien lo creó puede verlo y editarlo o bien se puede
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compartir con otra persona o grupo de personas con distintos derechos ya sea sólo lectura, o
bien, derechos de edición.
Al trabajar en un archivo se puede ver los cambios realizados al instante de modificarlo. La opción
también da la oportunidad de generar distintas versiones del documento, las cuales son una
ventaja al realizar trabajos colaborativos.
Otra de las posibilidades que Office 365 ofrece, es tomar esta carpeta de OneDrive para
almacenar documentos diversos y mantener información en la nube ya que tiene una capacidad
de almacenamiento hasta el momento de 1 Tera byte por individuo.
Imagen 5: OneDrive de Office 365.
Para abrir un documento, se requiere encontrarse en la sección de OneDrive, en la parte central
se encuentra un botón llamado Nuevo o New, seleccionarlo (comúnmente llamado dar click). Se
despliega un submenú donde puede acceder a crear un nuevo documento, este puede ser: Word
document, Excel workbook, “PowerPoint presentation”, “OneNote notebook”, “Excel survey” o
bien crear una carpeta dentro del área de documentos. Estas opciones se pueden observar en la
imagen de la parte inferior.
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Imagen 6: OneDrive creación de documentos en Office 365.
Cuando se crea un documento, se puede dar inmediatamente un nombre de identificación. Así
también se puede trabajar en el de forma privada (solo la persona dueña de la cuenta Office 365
puede acceder a él) o bien compartirlo con otras personas con la opción de ser visto únicamente
para lectura o bien, con los derechos de lectura y escritura para editarlo.
Al modificar un archivo, se puede estar observando las distintas versiones del mismo. Si se utiliza
la aplicación de Office en línea y el documento está compartido, se puede observar las
modificaciones que cada uno está realizando señalando quien se encuentra editando, todo ello
se realiza en con un retraso de segundo.
Para saber cuáles archivos se encuentran compartidos con el usuario, existe una carpeta a la
altura de OneDrive que se llama Shared with me o Compartidos conmigo y en ese lugar se
encuentran todos los documentos a los que le han dado derechos de edición.
Como se observa en la imagen anterior, se puede seguir la línea del documento hasta encontrar
los tres puntos suspensivos, los cuales dan la configuración del archivo, cuándo fue creado y por
quien, se puede desplegar las propiedades del mismo, con quien esta compartido, así como
también se puede cambiar derechos o bien abrir el archivo en un dispositivo móvil.
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Imagen 7: Documentos compartidos en OneDrive Office 365.
Cuando se ha creado un documento, se le puede dar al mismo una opción de seguir los cambios
realizados en él, quienes lo tienen compartido; también da opción de dejar de seguir el archivo.
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Imagen 8: Documentos en seguimiento en OneDrive Office 365.
En la parte superior izquierda encontramos las pestañas de Búsqueda o navegar, Archivo y
Biblioteca, en ellas describimos su contenido a continuación.
Búsqueda: Permite navegar y encontrar documentos compartos, seguidos, usuarios, sitios, etc.
Archivo o File
Imagen 9: Pestaña File
Nuevo Documento (New Document): Crea un nuevo documento en la biblioteca.
Carga un Documento (Upload Document): Carga un documento del equipo a esta biblioteca.
Nuevo Folder (New Folder): Crea una nueva carpeta en la biblioteca.
Editar Documento (Edit Document): Abre el documento seleccionado para su edición.
Desprotegido (Check Out): Permite la modificación de un documento por otros usuarios.
Protegido (Check In): No Permite la modificación de un documento por otros usuarios.
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Descartar Desproteccion (Discard Check Out): Protege un documento que este desprotegido
actualmente y descarta los cambios realizados.
Ver Propiedades (View Propierties): Muestra las propiedades del documento seleccionado.
Editar Propiedades (Edit Propierties): Modifica las propiedades del documento seleccionado.
Historial de versiones (Version History): Muestra las versiones de modificación de un documento.
Compartido con (Shared With): Muestra todas las personas que tienen acceso al documento.
Eliminar Documento (Delete Document): Elimina el documento o documentos seleccionados.
Compartir (Share): Permite invitar a usuarios a usar algún documento.
Enviarme alertas ( Alert me): Permite recibir notificaciones por correo electrónico o móvil cuando
se produzcan cambios.
Seguir (Flollow): Permite seguir algún documento y recibir actualizaciones en su suministro de
noticias.
Descargar una copia (Download a copy): Descarga una copia de un documento en el equipo.
Enviar a (Send to): Mueve o copia el archivo a otra ubicación.
Administrar copias (Manege copies): Permite administrar todas las copias vinculadas de este
archivo.
Ir al Original (Go to Source): Se desplaza al archivo original vinculado con una copia.
Flujos de Trabajo (Worksflows): Ve a la página de flujos de trabajo para iniciar un nuevo flujo en
el documento seleccionado o para ver el estado de un flujo de trabajo completado o en ejecución.
Publicar (Publish): Publica una versión original del documento seleccionado.
Cancelar la Publicación (Unpublish): Cancela la publicación de la versión actual del documento
seleccionado.
Aprovar o rechazar (Approve/Reject): Va a la página de aprobar o rechazar, para aprobar los
envíos a esta página.
Cancelar Aprobación (Cancel Approvel): Cancela la aprobación del rechazo o el envió.
Etiquetas y notas (Tags and Notes): Las etiquetas ayudan a recordar vínculos y también
clasificarlos. Las notas son comentarios públicos.
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Biblioteca o Library
Imagen 10: Pestaña Library
Ver (View): Muestra y administra los elementos de lista, con el formato de lista estándar.
Edición Rápida (Quick Edit): Muestra y administra los elementos de lista, con un formato de hoja
de cálculo.
Crear Vista (Create view): Va a la página de vista, para seleccionar columnas, filtros y otras
opciones para crear una nueva vista.
Modificar Vista (Modify View): Va a la página de vista, para modificar la vista actual.
Crear Columna (Create Column): Agrega una columna para almacenar información adicional
sobre cada elemento de la vista.
Subir (Navegate Up): Navega hacia arriba hasta la carpeta principal.
Etiquetas y notas (Tags and Notes): Las etiquetas ayudan a recordar vínculos y también
clasificarlos. Las notas son comentarios públicos.
Enviar un vínculo por correo electrónico (E-mail a Link): Envía un vínculo a esta biblioteca por
medio de correo electrónico.
Enviarme alertas (Alerta me): Permite recibir notificaciones por correo electrónico o móvil
cuando se produzcan cambios.
Fuentes (RSS Feed): Va a la página de la fuente RSS de la biblioteca, para ver la fuente y suscribirse
a ella.
Sincronizar (Sync): crear una copia sincronizada de esta biblioteca al equipo.
Conectar a Outlook (Connect to Outlook): Permite usar Microsoft Outlook para sincronizar los
elementos y permite que estén disponibles sin conexión.
Conectar a Office (Connect to Office): Se agrega a los accesos directos cuando se crea, abren,
guardan en aplicaciones un documento Word, Excel y PowerPoint.
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Exportar a Excel (Export to Excel): Permite usar Microsoft Excel para analizar los elementos de la
lista.
Abrir con explorador (Open With Explorer): Abrir esta biblioteca como una carpeta estándar del
exportador de Windows.
Elementos Web de Formulario (Form Web Parts): Permite modificar los formularios web
asociados a la biblioteca de documentos.
Editar Biblioteca (Edit Library): Permite usar SharePoint Designer para editar la biblioteca.
Nuevo paso Rápido (New Quick Step): Permite crear un botón cinta propio para realizar una
acción personalizada en los elementos de la lista.
Configuración de Bibliotecas (Library Settings): Va a la página de configuración de biblioteca para
administrar opciones, como los permisos, columnas y directiva.
Compartir con (Share With): Muestra los usuarios que tienen acceso a esta biblioteca.
Configuración del flujo de trabajo (WorksFlow Setting): Permite modificar la configuración de los
flujos de trabajo, asociados a la biblioteca o usar el menú para agregar un flujo de trabajo a la
biblioteca.
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Créditos:
Universidad Autónoma de Ciudad Juárez
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Jefatura de Evaluación e Implementación de Plataformas Educativas
Ciudad Juárez Chihuahua, México
Agosto de 2014
Manual de usuario