PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL ACTIVO
COD. TH-P-01
3
2
1
0
REV No
Se actualizaron las políticas
de operación del proceso, en
el numeral 5, de la
descripción
del
procedimiento y la imagen
institucional.
Documento inicial
DESCRIPCIÓN
Osiris Danies P.
Asesora Externa
Edwin
Cardeño
Dir. Talento
Humano
ELABORÓ
Felipe Bolívar
Asesor Externo
Edwin
Cardeño P.
Dir. Talento
Humano
Comité del
SIGUG
Carlos A.
Robles J.
REVISÓ
APROBÓ
05-06-16
15-09-11
Rector
FECHA
APROBADO: ____________________
TH-P-01
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PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL ACTIVO
CONTENIDO
Pág.
1. OBJETO ............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. REFERENCIAS ................................................................................................. 3
4. DEFINICIONES ................................................................................................. 3
5. PROCEDIMIENTO ............................................................................................ 5
5.1. GENERALIDADES ............................................................................................ 5
5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ........................................................................... 5
5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA............................................................................ 6
6. AUTORIDAD ..................................................................................................... 9
7. FORMATOS ...................................................................................................... 9
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PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL
ACTIVO
1. OBJETO
Establecer los lineamientos, requisitos y responsabilidades a seguir para el
reclutamiento, selección y vinculación del personal administrativo de la Universidad
de La Guajira, permitiendo así una eficiente y eficaz gestión de selección y
vinculación.
2. ALCANCE
Aplica para todo el personal que se requiera ingresar por esta modalidad. Inicia
desde la determinación de la vacante, inscripción y selección hasta la vinculación
del funcionario a la Institución.
3. REFERENCIAS
Ley 594:2000. Por la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras
disposiciones,
Ley 87:1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado,
Ley 872:2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad,
Resolución 0359:2010. Por medio de la cual se crea el Sistema Integrado de
Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira “SIGUG” y, se regula su
funcionamiento y operatividad.
Resolución 0770:2011. Por medio de la cual se modifica la Resolución 0359:2010,
que crea el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La
Guajira (SIGUG) y, se regula su funcionamiento y operatividad.
Acuerdo 016 de 2005. Por el cual se aprueba el Estatuto de Carrera Administrativa
Propia para los Empleados Públicos de la Universidad de La Guajira.
Constitución Colombiana -artículos 122, 126,127, 128, por medial del cual se
reglamenta las Inhabilidad e incompatibilidades en Colombia.
NTCGP 1000:2009. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos,
MECI 1000:2005. Modelo Estándar de Control Interno,
Estatuto General de la Universidad de La Guajira.
Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestión “SIGUG”.
4. DEFINICIONES
UG. Sigla para identificar la Universidad de La Guajira.
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ACTIVO
SIGUG. Sigla para identificar el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la
Universidad de La Guajira.
Convocatoria. Anuncio o escrito con que se convoca o cita a participar a personas
naturales para el proceso de reclutamiento, selección y vinculación de personal a la
planta administrativa de la Universidad de La Guajira.
Exámenes de Salud Ocupacional de Ingreso. Valoración previa del estado de
salud aplicada al personal a contratar, conformado por: exámenes clínicos,
paraclínicos, aptitud y actitud.
Funcionario público. Trabajador que desempeña funciones en un organismo del
Estado, que puede representar a cualquier poder público que exista, ya sea el
legislativo, el ejecutivo o el judicial.
Libro de Acta. Documento previamente foliado en el cual se asienta para su
constancia, los nombramiento de los empleados nuevos a vincular firmado por el
Rector (a) y el funcionario posesionado.
Nombramiento. Designación de una persona natural en un cargo público a través
de un acto administrativo.
Personal administrativo de carrera administrativa. Personal vinculado a la
institución a través de concurso público por meritos.
Personal Administrativo. Se refiere a los funcionarios o empleados que se
encuentra vinculado en la institución y está conformado por: directivos, asesor,
ejecutivo, profesional, técnico, administrativo y operativo.
Posesión. Acto en el cual se nombra una persona natural para ejercer las
funciones del cargo, para el cual ha sido vinculado y se legaliza oficialmente con la
firma de las partes (rector (a) y el funcionario a posesionarse).
Reclutamiento. Proceso de identificar e interesar candidatos capacitados para
llenar las vacantes de la institución. El proceso de reclutamiento se inicia con la
búsqueda de candidatos y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo.
Resolución. Acto Administrativo por medio del cual se hace un nombramiento.
Selección. Proceso por medio del cual se hace escogencia de las hojas de vida de
acuerdo al cumplimiento de requisitos previamente determinados.
Vacante. Se aplica al cargo, empleo o dignidad que aún no desempeña o posee
nadie, pero que la institución debe proveer para satisfacer una necesidad.
Vo.Bo. Visto Bueno.
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PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL
ACTIVO
5. PROCEDIMIENTO
5.1. GENERALIDADES
 “El líder del proceso es responsable de la implementación y divulgación de éste
procedimiento al personal que le corresponda para su respectiva aplicación y
cumplimiento. Así mismo, debe verificar permanentemente que se cumplan los
lineamientos especificados en éste”.
 El desarrollo del procedimiento aplica únicamente para la vinculación de servidores
públicos ya sean Directivos, Asesor, Administrativo, Profesionales, Técnicos y
Asistenciales a través del proceso de selección por concurso de merito o la
facultad discrecional del nominador.
5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
El proceso de convocatoria y vinculación del personal de la Universidad de La
Guajira, se debe llevar a cabo teniendo en cuenta las directrices del Acuerdo N°.
016 de 2005. Por el cual se aprueba el Estatuto de Carrera Administrativa propia
para los empleados públicos de la Universidad de La Guajira.
Mantener los recursos óptimos, tanto humanos, técnicos y tecnológicos (hardware y
software) para la prestación de un buen servicio.
5.3 POLÍTICAS PARA EL
INCOMPATIBILIDADES.
MANEJO
INTERNO
DE
INHABILIDADES
E
Los aspirantes a cualquier cargo de la planta de personal deberán presentar al
momento de la inscripción como requisito para ésta DECLARACIÓN
JURAMENTADA
RELACIONADA
CON
LA
INHABILIDADES
E
INCOMPATIBILIDADES para el desempeño del cargo.
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5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA
TAREA
1. Determinación
(vacante).
2. Autorización de la
convocatoria
3. Apertura de
convocatoria
4. Difusión de
Convocatoria
5. Proceso de
inscripción
6. Selección de Hojas
de Vida
DESCRIPCION
Se determina la vacante para la
provisión
de
cargos
por
concursos públicos de méritos
de Personal administrativo y
solicita a la Rectoría la Apertura
de Convocatoria.
Se autoriza la apertura de la
Convocatoria para cubrir la (s)
vacante (s) existentes de
Cargos administrativos.
Se realiza apertura de la
Convocatoria para cubrir las
Vacantes
de
Cargos
administrativos
Se difunde la Convocatoria a
través
de
medios
de
comunicación: cartelera, prensa,
radio, WEB.
Se realizan las Inscripciones de
los aspirantes en la Oficina de
Talento
Humano;
previo
diligenciamiento
de
la
Declaración
Juramentada
relacionada con la Inhabilidades
e Incompatibilidades para el
desempeño del cargo.
Se Seleccionan las Hojas de
Vida de acuerdo al perfil de la
(s) Vacante (s)
RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO
Gestión Humana
Rector (a)
Dirección del
Talento Humana
DOCUMENTO
SOPORTE
Según la
ocurrencia / Un (1) Acuerdo 016 de
día
2005
Según la
ocurrencia / Un (1)
día
Comunicado
Según la
ocurrencia / Dos
(2) días
Convocatoria
Resolución
Dirección del
Talento Humana
Cronograma de
Cronograma de
Convocatoria /Diez
Convocatoria
(10) días
Dirección del
Talento Humana
Cronograma de
Convocatoria /Tres
(3) días
Dirección del
Talento Humana
Cronograma de
Convocatoria /Tres
(3) días
Formato de
inscripción
Declaración
Juramentada
Relación y
hojas de vida
PUNTO DE
CONTROL
X
X
X
X
X
X
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TAREA
DESCRIPCION
7. Aplicación de
Pruebas
8. Selección
aspirantes
de
9. Publicación de la
lista
Candidatos
elegibles
10. Resoluciones
de
los Nombramientos
11. Firmar
resoluciones
12. Notificación.
Una vez seleccionadas los
aspirantes en el paso anterior
se procede a aplicar la prueba
a través de un cuestionario
para medir conocimientos y
actitudes y realiza entrevista
individual a los aspirantes.
Se seleccionan los aspirantes
con
mayores
puntajes
obtenidos en las pruebas
Se realiza un listado de los
aspirantes elegibles mediante
un
Acto
Administrativo
(Resolución)
Se
elabora
el
Acto
Administrativos
de
nombramiento y se envían a
Jurídica para su revisión y visto
bueno (Vo. Bo.) Ésta a su vez
revisa, da visto bueno (Vo.Bo.)
y las envía a Rectoría para su
firma. En caso de tener
observaciones o corrección se
hacen corregir previamente a
firma del Rector.
Se recibe el proyecto de
Resolución, se firma y se envía
a la oficina de Talento Humana
Una vez recibida la resolución
firmada se notifica al nuevo
funcionario
de
su
nombramiento, y necesidad de
realizarse
los
exámenes
RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO
DOCUMENTO
SOPORTE
PUNTO DE
CONTROL
Dirección del
Talento Humana
Cronograma de
Convocatoria/Dos
(2) días
Cuestionario
X
Dirección del
Talento Humana
Cronograma de
Convocatoria /Un
(1) día
Resolución de
elegibles
X
Dirección del
Talento Humana
Un (1) día
Resolución
X
Cronograma de
Gestión Humana
Convocatoria / Dos
Oficina Jurídica
(2) días
Proyecto de
Resolución
X
Rector (a)
Cronograma de
Convocatoria / Dos
(2) día
Resolución
X
Dirección del
Talento Humana
Cronograma de
Convocatoria /Un
(1) día
NA
X
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PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL ACTIVO
TAREA
DESCRIPCION
DOCUMENTO
SOPORTE
PUNTO DE
CONTROL
Cronograma de
Convocatoria /Tres
(3) días
Exámenes
respectivos
X
Cronograma de
Convocatoria / Un
(1) día
Libro de Acta
X
Cronograma de
Convocatoria Un
(1) día
Libro de Acta
X
RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO
ingreso y se remite a la
coordinación
de
Salud
Ocupacional.
Se realizan los exámenes de
ingreso: clínico, para clínico,
Coordinación
13. Exámenes de
aptitud y actitud, y envía los
Salud
Salud Ocupacional resultados a la oficina de
Ocupacional
Talento Humano para su
posesión.
14. Diligenciamiento
Se diligencia el Libro de Acta
Dirección de
del Libro de Acta de posesión y se envía a la
Talento Humano
de Posesión.
Rectoría para su posesión.
Se posesiona al funcionario
admitido, firmando el libro de
15. Posesionar
acta de posesión, luego se
Rector
funcionario
envía este a la oficina de
Talento Humano.
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ACTIVO
6. AUTORIDAD
Rector
Director de Talento Humano
Jefe de Oficina Jurídica
Coordinación de Salud Ocupacional
7. FORMATOS
Hoja de vida DAFP
Listado de admitidos
Resolución
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