Manual de presupuesto gobierno corporativo

MANUAL DEL PRESUPUESTO RG & Cía. S en C
Contenido del manual
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DEFINICIÓN
OBJETIVOS
COMPOSICION DEL PRESUPUESTO
DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE PRESUPUESTO
FUNCIONES DEL DIRECTOR DE PRESUPUESTOS
DURACIÓN DEL PERIODO PRESUPUESTARIO
PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACION, ELABORACIÓN, APROBACIÓN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACION DEL PRESUPUESTO ANUAL.
1.
DEFINICIÓN
Un presupuesto es un ejercicio expresado en valores y términos financieros dirigido a cumplir una
meta en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.
2. OBJETIVOS
Los objetivos principales que se buscan en la elaboración del presupuesto deberán centrarse en:
 Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar
en un periodo determinado.
 Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y fijar responsabilidades en las
diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas
previstas.
 Considerar el futuro para que los planes trazados permitan la obtención de la utilidad
máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.
 Controlar los ingresos y gastos para identificar y tomar acciones oportunas ante cualquier
tendencia o variación desfavorable.
 Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
 Determinar las necesidades de fondos para llevar a cabo las actividades planeadas y el
momento en que se necesitan.
3. COMPOSICION DEL PRESUPUESTO
El presupuesto de RG & Cía. S en C se construye a partir de la siguiente información:
-
Presupuesto de Ingresos vs Presupuesto de Egresos, compuesto de los siguientes rubros:
-

a. Presupuesto de Campo: Cada Hacienda tiene su presupuesto y en ellos se refleja el
presupuesto de ingresos por venta de caña y los costos, derivados de la siguiente
información:
APS ( Adecuación, Preparación y Siembra)
Labores Mecánicas
Fertilización
Control Malezas
Mejoramiento de Suelos
b. Presupuesto Administrativo: La información está organizada de la siguiente
manera:
Costos Administrativos: se proyectan según la ejecución presupuestal del año
inmediatamente anterior.
Gastos: Asesorías/Personal/Arrendamiento/Impuestos/Seguros/Mantenimiento/Servicios
Públicos/Gastos No Operacionales/Otros Gastos y Depreciaciones
Millenium Enterprise. ( Software asociado)
Se consolidan los dos presupuestos en un presupuesto total para el año siguiente.
2.1 Presupuesto de Ingresos
El presupuesto de Ingresos se realizará con base en:
1. Datos de la programación por año por parte de la Jefatura de Campo.
2. El presupuesto del año anterior, teniendo en cuenta el crecimiento que registre el país y/o
las proyecciones económicas que se establezcan (PIB).
3. Comportamiento promedio esperado de la TRM durante el siguiente año.
4. FEPA – Fondo de Estabilización de Precios del Azúcar. (Ente gubernamental que busca
estabilizar precios del azúcar a nivel nacional)
5. El precio promedio del azúcar a nivel internacional.
6. Expectativas de crecimiento basadas tanto en las características de la empresa como en
las expectativas de la economía.
7. Eventuales situaciones que puedan impactar de alguna manera el negocio (e.j. Elecciones,
Cambio climático y negociaciones de paz)
8. Beneficios particulares surgidos de los Contratos celebrados con los Ingenios.
9. Créditos financieros.
El pronóstico de ingresos debe manifestar siempre los supuestos en los que se basa y deberá
contener como mínimo:
 Estimación del costo directo en relación al campo por suerte y por edad en cabeza de la
Jefatura de Campo.
 Estimación del costo directo en relación al área administrativa en cabeza de la asistente
administrativa y se hace con base en el presupuesto del año inmediatamente anterior.
2.2. Presupuesto de Egresos
Comprende la estimación de los gastos esencialmente no variables (fijos) de administración y
ventas, y los financieros (gastos bancarios e intereses).
Cada área ( Administrativa y campo) deberá preparar su propio presupuesto con base en las
actividades que planea desarrollar durante el periodo, para ello deberá hacer uso de los datos
históricos, la información correspondiente a contratos con asesores externos, contratos de otros
servicios, arrendamientos, afiliaciones, nómina de personal, pólizas de seguros, insumos en
general e intereses financieros, etc.
Para la determinación de los intereses financieros, se tomará como base el plan de pagos de los
créditos otorgados por entidades financieras.
2.3. Presupuesto General
Es el resultado de la consolidación de los anteriores presupuestos
3. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE PRESUPUESTO
El comité de presupuesto está liderado por la Gerencia de RG en coordinación con el área contable
y la Jefatura de Campo.
Este comité está encargado de:






Recibir los presupuestos parciales de cada área, analizarlos y hacer las observaciones
necesarias por correo electrónico
Estudiar los cambios de los presupuestos parciales
Recibir informes sobre la ejecución del presupuesto
Recomendar medidas cuando sean necesarias
Cumplir con los plazos de los informes financieros
Velar por la ejecución presupuestal
Las deliberaciones y decisiones de este Comité, deberán constar por escrito y se firmarán por
todos los asistentes a la respectiva reunión con el propósito de tener soporte documental para
hacer seguimiento.
4. FUNCIONES DEL DIRECTOR DE PRESUPUESTOS:
Esta función será ejercida por la Gerencia.
Es el funcionario responsable de consolidar el presupuesto general de la Compañía, para lo cual
debe:
 Custodiar el manual de presupuestos y sugerir modificaciones cuando lo considere
prudente
 Recoger la información de las áreas
 Facilitar al comité la información
 Informar a las áreas sobre los cambios
 Coordinar la interrelación de los datos entre las diferentes áreas



Realizar comparaciones entre lo real y lo presupuestado
Supervisar el proceso presupuestario
Formular el presupuesto general ante el órgano competente.
5. DURACIÓN DEL PERIODO PRESUPUESTARIO:
Para ejercer el control del presupuesto se establecen periodos del presupuesto por un año
dividido en 12 meses, para comparar mensualmente los resultados obtenidos contra lo planeado,
con el objetivo de detectar desviaciones y así tomar acciones preventivas para el mes siguiente.
El presupuesto de cada año deberá comenzar a ser formulado en el mes octubre del año corriente
y deberá quedar aprobado a más tardar en el mes de diciembre de cada año.
6. PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, ELABORACIÓN, APROBACIÓN,
SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PRESUPUESTO ANUAL.
Finalizada la entrega de los presupuestos parciales, el Gerente realizará un consolidado y si los
resultados de este son razonablemente aceptables, se dejará como presupuesto definitivo. De no
ser así, se realizará una reunión con las áreas para realizar los ajustes que sean necesarios.
Luego de consolidado el Presupuesto Total se convoca al órgano competente para socializarlo y
después del análisis y resueltas las inquietudes a que hubiera lugar se procede a aprobarlo.
De la aprobación se dejará constancia en la respectiva acta y se anexará al acta el presupuesto en
medio magnético.
Una vez aprobado el presupuesto no se podrán hacer cambios al mismo, más si tomar medidas
correctivas en la ejecución presupuestal en caso de requerirse.
7. CONTROL Y SEGUIMIENTO: EJECUCION PRESUPUESTAL MENSUAL
Durante el año, cada mes, el área administrativa emitirá un listado de ejecución presupuestal a
más tardar el 15 de cada mes, sobre el cual todas las áreas realizarán sus análisis respecto a la
misma y presentarán sus explicaciones sobre las variaciones ya sean estas favorables o
desfavorables.
a. FLUJOGRAMA DE APROBACION DE PRESUPUESTO
PASO
1
2
2
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
El manual de
presupuestos contiene un
conjunto de instrucciones
escritas que dictan las
normas y procedimientos
para elaborar, ejecutar,
Elaborar el manual
Comité de
controlar y evaluar el
de presupuestos
presupuesto
presupuesto.
Estimación del costo
directo en relación al
Elaborar y
Jefatura de
campo por suerte.
entregar el
Campo y
Estimación del costo
presupuesto de
Asistente
directo en relación al área
ingresos
Administrativa
administrativa
Estimación de los gastos
esencialmente no
variables (fijos) de
Elaborar y
Jefatura de administración y ventas, y
entregar el
Campo y
los financieros (gastos
presupuesto de
Asistente
bancarios e intereses).
egresos
Administrativa
4
Recibir los
presupuestos de
cada área
Informar a las
áreas sobre los
cambios en los
presupuestos
parciales
5
Elaborar primer
proyecto de
presupuesto
consolidado
3
RESPONSABLE
DE ELABORAR
Y PRESENTAR
Director de
presupuesto
Director de
presupuesto
Director de
presupuesto
RESPONSABLE Periodicidad
FECHA LIMITE
PARA LA
de
DE ENTREGA APROBACION evaluación
Primera
semana del
mes de
octubre de
cada año
Primera
semana del
mes de
octubre de
cada año
Segunda
semana del
El director analiza estos
mes de
presupuestos y hace las
octubre de
observaciones necesarias. cada año
Tercera
El director de
semana del
presupuesto hace la
mes de
retroalimentación
octubre de
respectiva a cada área
cada año
Se realiza un presupuesto Cuarta
consolidado de la
semana del
compañía , con base en mes de
las políticas generales de octubre de
la empresa
cada año
Gerente
Anual
Gerente
Anual
Gerente
Anual
Comité de
presupuestos
Anual
Gerente
Anual
Gerente
Anual
6
Aprobar el
presupuesto
general de la
empresa
7
Diligenciar
informes sobre
ejecución del
presupuesto
8
Aplicar medidas
correctivas
El Gerente somete a
consideración de la Junta
de socios el Presupuesto
para que esta lo
considere y apruebe o
desapruebe: Si se
aprueba se pasa al paso
7, si se desaprueba pasa
Director del al paso 5 hasta que se
Presupuesto apruebe.
El gerente y el área
contable diligenciarán el
formato en el que se
incluirá como mínimo el
comparativo entre lo
ejecutado y lo
presupuestado,
resaltando las variaciones
Outsourcing absolutas y porcentuales,
de
con las explicaciones que
contabilidad y a su juicio han sido las
Gerente
causales de la situación.
Jefe de cada
Adoptar las medidas
área y Comité necesarias para ajustar la
de
ejecución de ingresos y
Presupuesto
gastos del presupuesto
Antes de que
finalice el año
fiscal. El
presupuesto
se aprobara
en la última
reunión del
año del
máximo
órgano social
El quince (15)
de cada mes
o día hábil
siguiente si es
festivo.
Cuando se
requiera
Máximo
órgano social
(hoy Junta de
Socias)
Anual
Gerente
Mensual
Máximo
órgano social/
Junta de
Cuando se
Socias
requiera