CONTENIDO 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y

Procedimiento de: Ventas
Revisión No. 00
Secretaría de Difusión Cultural
Dirección de Divulgación Cultural
Unidad de Comercialización y Distribución Editorial
Fecha: 1/06/06
CONTENIDO
1. Propósito
2. Alcance
3. Responsabilidad y autoridad
4. Normatividad aplicable
5. Políticas
6. Diagrama de bloque del procedimiento
7. Glosario
8. Anexos (formatos y registros)
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Procedimiento de: Ventas
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Fecha: 1/06/06
1. Propósito
Establecer los lineamientos para la venta de libros y publicaciones periódicas que forman parte del
fondo editorial de la Universidad Autónoma del Estado de México.
2. Alcance
Este procedimiento debe ser aplicado por la Direccion de Divulgacion Cultural y por la Unidad de
Comercializacion y Distribución Editorial para la venta de libros y publicaciones periodicas editados
por la U.A.E.M. en librería,modulos, presentaciones de libros, ferias y donaciones.
3. Responsabilidad y autoridad
Director de Divulgación Cultural:
Responsabilidad
Autoridad
Consolidar la producción y divulgación científica, Autorizar los documentos del procedimiento,
cultural y artística de la institución en el ámbito autorizar la participación en ferias del libro.
nacional e internacional, a través del fondo editorial Autoriza las donaciones.
universitario. Cumpliendo con el manual de calidad:
establecer, definir y controlar los procesos de
operación de la UCyDE. Mejorar las condiciones de
infraestructura e instalaciones a través de la gestón
ante las instancias correspondientes. Establecer las
politicas de descuentos, minimos y maximos de
venta.
Gestionar los recursos para garantizar la operación
del procedimiento.
Coordinador de la Unidad de Comercialización y Distribución Editorial:
Responsabilidad
Autoridad
Coordinar, planear y dirigir las actividades de venta Autoridad: Autorizar los documentos del proceso,
en general de los libros y publicaciones periódicas registros de entradas y salidas. La planeacion y
editados a través del programa editorial y/o la busqueda de espacios donde se venderá el fondo
dirección de promoción y difusión de la editorial. Asignar los precios de venta de los libros
investigación, en la librería del fondo editorial, y publicaciones periodicas en conjunto con la
eventos culturales como: ferias de libro nacionales Direccion de Divulgacion Cultural.
e internacionales, presentaciones de libros,
modulos editoriales itinerantes y su divulgación a
través de donaciones. Cumpliendo con el manual
de calidad: establecer, definir y controlar los
procesos de operación de la unidad. Mantener
informada a la Dirección de Divulgación Cultural
acerca de los resultados, logros y cumplimiento de
objetivos.
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Responsable de Ventas:
Responsabilidad
Desarrollar y dar seguimiento a las actividades
encomendadas para las ventas, informar a la
coordinacion sobre el desempeño, avances y
cumplimiento de objetivos
Autoridad
Elaborar los Registros de salida y entrada al
almacen; realizar los cortes de venta a los
encargados de librería y de atencion a stands,
modulo y en presentaciones de libros, elaborar
los recibos de venta y recibos de publicaciones
en calidad de donacion. Asignar codigos de
identificación de las publicaciones.
Responsable de Eventos:
Responsabilidad
Desarrollar y dar segimiento a las actividades
relativas a: La busqueda de eventos para la venta
del fondo editorial universitario, el registro del la
UAEM con su fondo editorial para su participacion
en ferias de libro, conformar el calendario itinerante
del modulo editorial, dar seguimiento para la
atencion oportuna para la venta de libros en sus
presentaciones. informar a la coordinacion sobre el
desempeño, avances y cumplimiento de objetivos.
Responsable de Almacen:
Responsabilidad
Dar de alta y baja los movimientos en el almacén,
suministrar a los encargados de distribucion,
librería, modulos, stands y presentaciones de libro
las publicaciones contenidas en el registro de salida
en buen estado y con las cantidades correctas.
informar a la coordinacion sobre el desempeño,
avances y cumplimiento de objetivos.
Autoridad
Realizar el listado del material que se selecionara
para participar en cada evento. Establecer
comunicación con los distintos organismos
academicos de la UAEM para conformar el
calendario itinerante del modulo.
Autoridad
Realizar la revision de las devoluciones de
material por parte de los encargados de venta en
librería, ferias, modulo, presentaciones y
consignaciones.
Encargados de Librería:
Responsabilidad
Autoridad
Apertura y cierre de la librería, dar una atención solicitar la reposicion de material
oportuna y coordial al cliente, informar al
responsable de ventas sobre el desplazamiento de
libros, aplicar las encuestas de evaluacion al
cliente, reportar las ventas semanalmente
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Encargado de Distribucion:
Responsabilidad
Recibir, trasladar y entregar el material asi como
suministros de montaje para eventos y libreria
Autoridad
Encargados de atencion a modulos, stands y en presentaciones de libros:
Responsabilidad
Autoridad
Atender cordial y puntualmente estos puntos de solicitar material adicional para los puntos de
venta, recibir el material seleccionado para su venta
venta, realizar el registro en el formato “registro de
ventas” realizar con el responsable de ventas el
corte de estas al termino de los eventos, entregar la
devolucion al responsable de almacen, aplicar las
encuestas de evaluacion al cliente.
4. Normatividad aplicable
 Norma ISO 9001: 2000 Sistema de gestion de la calidad
5. Políticas
1. La Dirección de Divulgación Cultural, la Coordinación de la UCyDE, los responsables de
ventas, eventos y almacén y todo el personal que participa en la venta de libros, deberán
dar cumplimiento a este procedimiento.
2. Para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos se utilizara
este procedimiento.
3. La venta de libros y publicaciones periódicas será de aquellos editados por la UAEM, así
como dictaminados y aprobados por el Consejo General Editorial universitario.
4. La Dirección de divulgación cultural, gestionara los recursos necesarios para la operación
de las actividades de este procedimiento, relativos a: recursos económicos para el pago de
stands, gastos para viáticos, etc, así como gestionar apoyos logísticos institucionales.
5. La solicitud de gastos por concepto de pago de stands para el registro dela UAEM en
Ferias del libro se realizaran con 15 días de anticipación como mínimo.
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6. Todo movimiento de material deberá ser registrado en los formatos “Registro de Salida”,
“Registro de Entrada” para que el responsable de almacén surta el mismo.
7. Para la venta de libros y publicaciones periódicas, se establecerán los siguientes
descuentos sobre el precio de lista de los mismos: 20% en ventas en librería, módulos y
ferias, 35% venta directa a autores de las publicaciones, de 20 a 65% en consignaciones a
librerías y/o distribuidores, y 50% en la publicación programada en la presentación de libro
y en la venta de saldos.
8. Para la entrega de los materiales se deberá evitar que estén sucios, maltratados y
defectuosos poniendo cuidado tanto el responsable de almacén como los encargados de
las ventas.
9. Los responsables de las áreas deberán reportar semanalmente a la coordinación de la
UCyDE las actividades realizadas así como los resultados, con el propósito a su vez de
informar a la Dirección de Divulgación Cultural.
10. De existir diferencias en el corte de venta en libros y/o importes, deberán ser cubiertos por
la persona encargada de la venta.
11. La selección del material para los eventos, se clasificara de acuerdo a la disciplina del lugar
sede, así mismo se considerara como máximo 20 ejemplares de algunas publicaciones, se
deberán registrar en el formato de registro de ventas.
12. Los libros y/o publicaciones periódicas que se entreguen en calidad de donación, deberán
registrarse en el formato “recibo de publicaciones en calidad de donación” y deberá
anexarse copia del oficio del solicitante con la firma de Vo.Bo. del Director de Divulgación
Cultural.
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6. Diagrama de bloque del procedimiento
Responsable de eventos
Coordinador de la UCyDE
Director de Divulgación Cultural
INICIO
No
El evento
es feria?
Conecta con
paso 7
Si
2
1
Identifica la posible participación en
una feria del libro y solicita las bases
de
participación
archiva
temporalmente
Turna el documento al Coordinador de
la UCyDE
Revisa la pertinencia de participar
en la feria, evalúa los requisitos:
fecha de realización, costos de
pago de stand y viáticos
Notifica a la Dirección para su
aprobación de gastos.
3
Determina la participación en la
feria, analiza los costos de pago
de stand y viáticos
4
Realiza el registro de participación en
la feria ante la institución que convoca,
por vía electrónica.
FIN
No
autoriza
Programa la venta en el evento
selecciona el material en el formato de
Registro de ventas ( 0 – 1) Turna al
coordinador de la UCyDE para le
gestión del pago de stand y
programación de viáticos.
Si
5
6
Solicita a la dirección la Gestión
de recursos informándole sobre la
programación de la asistencia al
evento..
A
Realiza la gestión de recursos y
los entrega para su uso.
Conecta con
paso 4
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Responsable de ventas
Responsable de almacén
Encargado de la venta
A
7
Registra el material seleccionado
para la venta en feria, modulo,
presentación de libro o librería en el
formato “Registro de salidas” (0 – 1)
archiva para su control.
Turna al responsable de almacén
para suministro y entrega al
encargado de la venta.
8
9
Suministra el material de acuerdo a
el formato “Registro de salidas” (0
– 1) archiva para su control.
Entrega el material al encargado
de la venta
11
Realiza el corte de venta al
encargado de esta, verifica
cantidades en devolución contra
vendidos, determina los importes y
registra la venta en el formato
“Recibo” (0-1).
Deposita en tesorería el importe y
archiva para su control.
Reporta los resultados de la venta
al coordinador de la UCyDE.
10
Recibe del encargado de la
venta, la devolución del material
que no se vendió y lo registra en
el formato “Registro de entradas”
(0-1) archiva para su control 0,
Turna el documento
responsable de ventas.
1
Recibe el material, verificando en
conjunto con el responsable de
almacén los títulos y cantidades
correctas.
Se asegura de preparar los
implementos necesarios para el
montaje del stand y para la
realización de la venta “Formato de
registro de venta”.
Apoyado por el encargado de
distribución, realiza el traslado de
material al evento, la sede para el
montaje del stand o lugar de venta.
Realiza la venta, atiende al cliente,
le suministra el material y cobra el
importe.
Si
al
Cantidades
correctas?
No
Cantidades
correctas?
Si
No
Solicita al encargado de la venta,
cubrir la diferencia
FIN
Conecta con
paso 11
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7. Glosario
UCyDE: Unidad de Comercialización y Distribución Editorial
Librería: Punto de comercialización de los productos editoriales operados directamente por
personal de la UCYDE.
Eventos: Actividades o sucesos de carácter cultural con propósitos de difusión donde se venderán
las publicaciones como lo son: ferias de libro, presentaciones de libros, congresos, ciclos de
conferencias, ceremonias etc.
Modulo: Punto de venta móvil en los distintos espacios académicos y administrativos de la
U.A.E.M. estableciendo su rotación de acuerdo al calendario itinerante. (Modulo editorial
Universitario “La universidad cerca de ti”).
Material (es): Productos editoriales como son libros, revistas, publicaciones periódicas, cuadernos
y cuadernillos.
Presentaciones de Libros: Actividad encaminada a difundir los productos del fondo editorial en
diversos espacios, (venta especifica del libro que se va a presentar)
Reposición de material: Reabastecimiento de libros vendido s en la librería
8. Anexos (formatos y registros)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Formato “Registro de Salidas”
Formato “Registro de Entradas”
Formato “Recibo”
Formato “Registro de ventas” (eventos)
Formato “Recibo de publicaciones en calidad de Donación”
Formato “Registro de Venta semanal” (librería)
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