INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME FINAL DE EVALUACIÓN DEL PROCESO IDRD-STRD-SAS-015-2014 Y CONTRATO IDRD-CTO-1554-2014 “Realizar por el sistema de precios fijos unitarios la prestación del servicio de vallas de seguridad y separación, que serán utilizadas para el cerramiento de las zonas especiales en las actividades masivas organizadas y dirigidas por los proyectos “Acciones Metropolitanas Para La Convivencia, Tiempo Libre Tiempo Activo, Pedalea por Bogotá y Bogotá ParticipActiva en el lugar determinado por el IDRD” Bogotá octubre de 2015 1 INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE Director General Aldo Enrique Cadena Rojas Jefe Oficina de Control Interno Luis Francisco Cante Céspedes Roberto Peñaranda Gómez Evaluador de Control Interno - Contratista 2 Contenido 1. HECHOS Y ANTECEDENTES...........................................................................................................5 1.1. Proceso de selección abreviada por subasta IDRD-STRD-SAS-015-2014........................................................5 1.2. Contrato de prestación de servicios No. 1554 de 2014...................................................................................8 2. ANÁLISIS Y OBSERVACIONES.......................................................................................................9 2.1. No hubo requerimiento al proponente para sustentar el precio ofrecido.....................................................9 2.2. El contrato contempla obligaciones ya previstas en otros contratos...........................................................14 2.2.1 Contratos de operadores logísticos.................................................................................15 2.2.2. Contratos de transporte de carga...................................................................................17 2.3. ETAPA CONTRACTUAL....................................................................................................................................20 2.3.1. ORDEN DE PAGO DEL 2 DE DICIEMBRE DE 2014............................................................20 2.3.2. ORDEN DE PAGO DEL 27 DE ENERO DE 2015............................................................28 2.3.3. ORDEN DE PAGO DEL 26 DE MARZO DE 2015................................................................32 3. CONCLUSIONES PRELIMINARES.................................................................................................38 4. OBSERVACIONES Y HALLAZGOS.................................................................................................40 4.1. Observación 1................................................................................................................................................40 4.2. Observación 2................................................................................................................................................43 4.3. Observación 3................................................................................................................................................44 4.4. Observación 4................................................................................................................................................46 4.5. Observación 5................................................................................................................................................46 4.6. Hallazgo 1.......................................................................................................................................................47 4.7. Hallazgo 2.......................................................................................................................................................51 4.8. Hallazgo 3.......................................................................................................................................................52 3 4.9. Hallazgo 4.......................................................................................................................................................54 4.10. Hallazgo 5.....................................................................................................................................................56 4 1. HECHOS Y ANTECEDENTES 1.1. Proceso de selección abreviada por subasta IDRD-STRD-SAS-015-2014 El 3 de junio de 2014 se publicó en el SECOP el aviso de convocatoria al proceso de selección abreviada por subasta IDRD-STRD-SAS-015-2014, cuyo objeto es “Realizar por el sistema de precios fijos unitarios la prestación del servicio de vallas de seguridad y separación, que serán utilizadas para el cerramiento de las zonas especiales en las actividades masivas organizadas y dirigidas por los proyectos “Acciones Metropolitanas Para La Convivencia, Tiempo Libre Tiempo Activo, Pedalea por Bogotá y Bogotá ParticipActiva en el lugar determinado por el IDRD”. El presupuesto oficial ascendió a la suma de TRESCIENTOS NOVENTA Y TRES MILLONES DE PESOS M. LEGAL ($393.000.000.00), respaldados con los certificados de disponibilidad presupuestal Nos. 471, 475, 480 Y 484 del 17 de febrero de 2004. En los estudios previos se contempló que “los proyectos de Inversión “ACCIONES METROPOLITANAS PARA LA CONVIVENCIA”, “TIEMPO LIBRE TIEMPO ACTIVO” y “BOGOTÁ PARTICIPACTIVA”... están dirigidos a todos los habitantes de Bogotá D.C. y el cumplimiento de sus objetivos exigen la realización de diferentes actividades de índole lúdico y deportivo que se desarrollan en Parques y escenarios del Distrito, en las cuales se encuentra la contratación del servicio de vallas de seguridad y separación, para ofrecer, a los usuarios de los programas adscritos a los anteriores proyectos de inversión, una mayor seguridad y delimitación adecuada, que garanticen el perímetro de la zona de producción o zonas especiales, para los diferentes conciertos y actividades deportivas y recreativas realizadas; además se debe cumplir con los requerimientos de "DEPAE" para este tipo de eventos, permitiendo el adecuado aprovechamiento del tiempo libre y el espacio público en Bogotá, con todo su soporte logístico implementario y complementario, utilizado dentro de los proyectos de los proyectos antes mencionados”. Allí se definió la selección abreviada por subasta inversa como modalidad de selección y como modalidad, se describió el menor precio como factor único de selección. Las condiciones generales fijadas en los estudios previos pueden sintetizarse de la siguiente manera: 5 En la ficha técnica se determinó que se requieren hasta trescientas cincuenta (350) vallas de separación y cien (100) vallas de seguridad de manera simultánea por grupo. Las especificaciones técnicas serían las siguientes: 1) Vallas de separación al público de 2.00 X 1.40 metros con marco en Tubo Perimetral de 1 ½ pulgadas, con un peso aproximado con tolerancias de 42 kilos, lámina galvanizada de 2X1 metros calibre 22, dos ganchos de varilla de ½ pulgada para enganchar en argollas de tubo galvanizado de 3/4, dos ángulos de 1 ½ pulgadas de 3/16 para sostener la lámina, todo el marco pintado en esmalte plateado, que incluya el transporte, instalación cargue y descargue en el lugar requerido por el Instituto en Bogotá D. C. 2) Valla de seguridad con un tamaño desde 1.20 X 1.20 metros y/o hasta 1.23 X 1.23 metros aproximadamente con un peso aproximado con tolerancias de 85 kilos para cada valla. En los pliegos de condiciones se acogieron los siguientes criterios generales: La unidad de medida se tomará de la siguiente manera para la prestación del servicio de alquiler de vallas de separación y seguridad: No. CONCEPTO MEDIDA 1 Vallas de separación al público. DÌA DE SERVICIO 2 Valla de separación día adicional. DÌA DE SERVICIO 3 Valla de seguridad. DÌA DE SERVICIO 4 Valla de seguridad día adicional. DÌA DE SERVICIO En cuanto al plazo del contrato se estableció que “El contrato terminará cuando se agote el valor del presupuesto asignado, no obstante para efectos de constitución de garantía y vigencia el plazo se estima en DIEZ (10) MESES o hasta agotar el presupuesto disponible, contados a partir de la firma del acta de iniciación, la cual se suscribirá previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y 6 ejecución del contrato”. Se estableció que podrían participar en el proceso las personas naturales o jurídicas, Consorcios o Uniones Temporales que cuenten con la inscripción, calificación y clasificación contenidas en el clasificador de bienes y servicios de la Organización de Naciones Unidas (UNSPSC), dando aplicación a los Artículos 10 y 13 del Decreto 1510 de 2013, deberán estar registrado bajo los siguientes códigos: CODIGO UNSPSC 321518 PRODUCTO Dispositivos de control de seguridad CODIGO UNSPSC 321500 PRODUCTO Dispositivos y componentes y accesorios de control de automatización Índices financieros: Indice de Liquidez Mayor o Igual 1 Indice de Endeudamiento Menor o Igual 65% Razón Cobertura de intereses Mayor o Igual 0 Capacidad organizacional: Rentabilidad del Patrimonio Mayor o Igual al 7% Rentabilidad del Activo Mayor o Igual al 3% Experiencia: Igual o superior al treinta por ciento (30%) del valor del presupuesto oficial en máximo diez (10) contratos iniciados, ejecutados y terminados en los últimos CINCO (5) años contados retroactivamente a partir de la fecha del Acto de Apertura del presente proceso. La propuesta económica se constituirá en la oferta inicial anterior a la subasta inversa y el porcentaje de descuento ofrecido no podría ser inferior al 1% . Luego del proceso de verificación de requisitos habilitantes, a la audiencia de subasta acudieron tres proponentes habilitados: Publiseñales S:A:, HPC marketing y Eventos S.A. y OPEN GROUP BTL LTDA. Realizada la subasta inversa, se adjudicó el proceso a OPEN GROUP BTL LTDA quien ofreció un descuento del 7 53% sobre el valor unitario oficial. Debe anotarse que no fue publicada en el SECOP el acta de la audiencia de subasta. 1.2. Contrato de prestación de servicios No. 1554 de 2014 El 30 de julio de 2014 se suscribió el Contrato de prestación de servicios No. 1554 de 2014 celebrado entre el Instituto Distrital de Recreación y Deporte y Open Group BTL Ltda cuyo objeto es “ Realizar por el sistema de precios fijos unitarios la prestación del servicio de vallas de seguridad y separación, que serán utilizadas para el cerramiento de las zonas especiales en las actividades masivas organizadas y dirigidas por los proyectos “Acciones Metropolitanas Para La Convivencia, Tiempo Libre Tiempo Activo, Pedalea por Bogotá y Bogotá ParticipActiva en el lugar determinado por el IDRD”. Su duración se pactó hasta “cuando se agote el valor del presupuesto asignado, no obstante para efectos de constitución de garantía y vigencia el plazo se estima en DIEZ (10) MESES o hasta agotar el presupuesto disponible”. El valor del contrato se estableció en trescientos noventa y tres millones de pesos ($393.000.000), con una tasa de descuento del 53%, de conformidad con la oferta económica presentada por el contratista, incluidos todos los gastos, impuestos y descuentos en que deba incurrir el contratista. No queda claro si la tasa de descuento se aplica al valor allí indicado, pues en ese caso el valor del contrato sería de $208.290.000. Sin embargo, al remitirnos a los documentos del proceso de selección del contratista, selección abreviada subasta inversa IDRD-STRD-SAS-0015-2014, el mencionado porcentaje de descuento se refiere a los precios unitarios oficiales consignados en el Anexo 15 “propuesta económica” de los pliegos de condiciones, así: ITEM DESCRIPCION Vallas de separación al público de 2.00 X 1.40 metros con marco en Tubo Perimetral de 1 ½ pulgadas, con un peso aproximado con tolerancias de 42 kilos, lámina galvanizada de 2X1 metros calibre 22 pintada en vinilo gris, dos ganchos de varilla de ½ pulgada para enganchar en argollas de tubo galvanizado de 3/4, dos ángulos de 1 ½ pulgadas de 3/16 para sostener la lámina, todo el marco pintado en esmalte plateado, que incluya el transporte, instalación cargue y descargue en 1 el lugar requerido por el Instituto en Bogotá D. C 2 Vallas de separación día adicional Valla de seguridad con un tamaño desde 1.20 X 1.20 metros y/o hasta 1.23 X 1.23 metros aproximadamente con un peso aproximado con tolerancias de 85 kilos 3 para cada valla. 4 Vallas de seguridad día adicional PRECIO UNITARIO OFICIAL IDRD PORCENTAJE VALOR DE UNITARIO DESCUENTO CONTRATADO $10.271 $6.832 53% 53% $5.444 $3.621 $31.883 $20.998 53% 53% $16.898 $11.129 8 2. ANÁLISIS Y OBSERVACIONES De acuerdo con la información disponible tanto en la carpeta física como en el expediente virtual, así como de información recabada por esta Oficina, se ha podido establecer lo siguiente. 2.1. No hubo requerimiento al proponente para sustentar el precio ofrecido De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 28 del Decreto 1510 de 2013 1, se trataría de una propuesta artificialmente baja puesto que la sumatoria de los precios unitarios oficiales suman $69.984 y fue contratado por $37.092. No existe, sin embargo, constancia alguna de que el IDRD haya requerido a Open Group para sustentar el precio ofrecido. El hecho de que a esa cifra se haya llegado después de una larga puja en la subasta inversa realizada no exime a la entidad contratante de esta obligación. Analizando los contratos anuales celebrados por el IDRD para este mismo propósito, se encontró que en los últimos cinco años se ha seleccionado el mismo contratista a través de subastas que han arrojado ofertas finales de descuento sobre el presupuesto oficial que fluctúan entre el 6% y el 57%, así: 1 Decreto 1510 de 2013. Artículo 28. Oferta con valor artificialmente bajo. Si de acuerdo con la información obtenida por la Entidad Estatal en su deber de análisis de que trata el artículo 15 del presente decreto, el valor de una oferta parece artificialmente bajo, la Entidad Estatal debe requerir al oferente para que explique las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador de que trata el artículo anterior, o quien haga la evaluación de las ofertas, debe recomendar rechazar la oferta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas. Cuando el valor de la oferta sobre la cual la Entidad Estatal tuvo dudas sobre su valor, responde a circunstancias objetivas del oferente y de su oferta que no ponen en riesgo el cumplimiento del contrato si este es adjudicado a tal oferta, la Entidad Estatal debe continuar con su análisis en el proceso de evaluación de ofertas. En la subasta inversa esta disposición es aplicable sobre el precio obtenido al final de la misma. 9 Contrato IDRD-CTO-0463-2010 IDRD-CTO-1463-2011 IDRD-CTO-1200-2012 IDRD-CTO-1260-2013 IDRD-CTO-1554-2014 Valor Contratista $163.812.600 OPEN GROUP BTL LTDA $171.639.300 OPEN GROUP BTL LTDA $190.451.150 OPEN GROUP BTL LTDA $381.000.000 OPEN GROUP BTL LTDA. $393.000.000 OPEN GROUP BTL LTDA, Porcentaje de descuento 57,00% 51,00% 6,00% 6,00% 53,00% Precio Precio unitario Precio unitario oficial valla Precio unitario unitario contratado de contratado valla oficial valla valla de separación de separación de seguridad seguridad $9.800 $4.214 $32.900 $14.147 $9.800 $4.802 $32.900 $16.121 $10.464 $9.836 $32.480 $30.531 $10.076 $9.471 $31.276 $29.399 $10.271 $4.827 $31.883 $14.985 Del comportamiento de los precios unitarios contratados para el alquiler de vallas, puede observarse que el IDRD ha pagado por el día de alquiler de la vallas de separación desde $4.214 hasta $10.464 y de vallas de seguridad desde $14.147 hasta $30.531. Puede observarse también que desde 2010 a la fecha el presupuesto oficial ha permanecido prácticamente invariable, a pesar de que las sucesivas subastas han arrojado precios finales muy diferentes. Contratos de alquiler de vallas 2010-2014 Descuento obtenido en subasta inversa 0,60,57 0,53 0,51 0,5 0,4 0,3 0,2 0,1 0,06 0,06 0 IDRD-CTO-1463-2011 IDRD-CTO-1260-2013 IDRD-CTO-0463-2010 IDRD-CTO-1200-2012 IDRD-CTO-1554-2014 10 Los valores finales obtenidos cada año fueron los siguientes. Contratos de alquiler de vallas 2010-2014 Valores unitarios oficiales y contratados $30.000 $26.250 $26.250 $26.704 $25.714 $26.213 $25.000 $20.184 $19.435 $20.000 $15.000 $10.462 $9.906 $9.181 $10.000 $5.000 $0 IDRD-CTO-0463-2010 IDRD-CTO-1463-2011 IDRD-CTO-1200-2012 IDRD-CTO-1260-2013 IDRD-CTO-1554-2014 Presupuesto oficial promedio Valor unitario promedio 11 Por su parte, al IDRD le ha costado el alquiler de vallas $163.812.600 en 2010 mientras en 2014 le costó $393.000.000, es decir, que este gasto se ha incrementado en más del 240% en cuatro años Contratos de alquiler de vallas 2010-2014 Valor anual contratado $450.000.000 $400.000.000 381.000.000 393.000.000 $350.000.000 $300.000.000 $250.000.000 $200.000.000 163.812.600 190.451.150 171.639.300 $150.000.000 $100.000.000 $50.000.000 $0 IDRD-CTO-1463-2011 IDRD-CTO-1260-2013 IDRD-CTO-0463-2010 IDRD-CTO-1200-2012 IDRD-CTO-1554-2014 12 Lo anterior quiere decir que el número de vallas/día contratados anualmente muestra el siguiente comportamiento: Contratos de alquiler de vallas 2010-2014 Vallas solcicitadas y contratadas Vallas/día contratadas Vallas/día solicitadas 45.000 39.673 40.000 35.000 30.000 25.000 17.843 20.000 19.604 16.406 15.000 10.0006.240 6.539 14.817 14.993 9.436 7.132 5.000 0 IDRD-CTO-1463-2011 IDRD-CTO-1260-2013 IDRD-CTO-0463-2010 IDRD-CTO-1200-2012 IDRD-CTO-1554-2014 Lo anterior indica que la demanda de servicios de alquiler de vallas por parte del IDRD responde más a las vicisitudes de la subasta inversa que del comportamiento de la necesidad de alquilar vallas, que se muestra errático. En otras palabras, el menor precio unitario obtenido como resultado de la subasta inversa no se ve reflejado en un menor costo del alquiler de vallas para el Instituto ya que aumenta inexplicablemente el número de vallas contratadas. Adicionalmente, el 27 de diciembre de 2013 se suscribió el contrato IDRD-CTO2368-2013 con TORCAR LTDA, cuyo objeto es “Suministrar por el sistema de precios fijos unitarios VALLAS DE SEPARACION que serán utilizadas para el cerramiento de las zonas especiales en los eventos deportivos masivos 13 organizados y/o apoyados pro el proyecto Jornada Escolar 40 Horas Semanales” por valor de $300.000.000 a un precio unitario de $457.139 por cada valla de separación, es decir, se adquirieron 300 vallas aproximadamente. A pesar de esta adquisición el valor que representa para en Instituto el alquiler de estos elementos no descendió, antes bien la suma cancelada por este concepto siguió en aumento, como se explicó más arriba. 2.2. El contrato contempla obligaciones ya previstas en otros contratos De acuerdo con lo estipulado en los contratos de alquiler de vallas, el contratista se obliga para con el IDRD a: 1. Cumplir con el objeto contratado en el tiempo y forma establecida, de conformidad con estos pliegos de condiciones y la propuesta presentada por el Contratista y aceptada por el IDRD. 2. Contar con las vallas de separación y seguridad de conformidad con el requerimiento técnico establecido, las cuales deben estar disponibles para cuando el IDRD lo requiera para realizar las actividades de la Subdirección de Recreación y Deportes. 3. Tener capacidad instalada para cumplir con el alquiler de vallas de separación y seguridad cuando éste sea requerido en sitios diferentes simultáneamente para eventos masivos y según la cantidad establecida en la presente ficha técnica. 4. Prestar el servicio de transporte que sea necesario para el desplazamiento de las vallas al lugar donde lo requiera el IDRD. 5. Proporcionar el personal necesario y suficiente para el manejo, cargue y descargue de las vallas que garanticen la instalación del cerramiento según las indicaciones establecidas por el Supervisor del contrato. 6. Prestar el servicio durante las horas requeridas. 7. Garantizar la instalación de las vallas con la anterioridad requerida según la especificación técnica del servicio antes de realizarse el evento, el Supervisor del Contrato realizará la respectiva programación con dos (2) días de anticipación, igualmente el tiempo de anticipación con que se deben colocar las vallas será determinado por la entidad de control correspondiente. 8. Contar con el personal necesario y calificado de acuerdo con lo señalado en la ficha técnica con el conocimiento técnico de los equipos ofrecidos para prestar la asesoría técnica en los sitios que se requiera. 9. Prestar el servicio de Lunes a Domingos sin que los dominicales y festivos impliquen costo adicional por el servicio; el horario se determinará según las necesidades del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte reservándose el derecho de modificarlos en jornadas de veinticuatro (24) 14 horas diarias. 10. Disponer como mínimo de la cantidad de vallas determinadas en la presente ficha técnica tanto de seguridad como de separación, para la realización de actividades de carácter simultáneo y se solicitará para la prestación del servicio desde veinte (20) vallas de separación y diez (10) vallas de seguridad, hasta las cantidades requeridas en la presente ficha, de conformidad con las especificaciones determinadas por el supervisor del contrato. (En la ficha técnica se especifica que el contratista deberá contar con hasta trescientas cincuenta (350) vallas de separación y cien (100) vallas de seguridad de manera simultánea por grupo). 11. Realizar el cargue y descargue de las vallas antes y de spués del evento respectivamente en los horarios determinados por el Supervisor del Contrato. 12. Reemplazar en forma inmediata en caso de daño o falla eventual, los elementos utilizados o en su defecto el equipo completo, en la ejecución de la prestación de algún servicio. 13. Presentar el informe de las actividades realizadas cuando el supervisor del contrato lo requiera donde se efectué un análisis detallado y las recomendaciones correspondientes a la prestación del servicio en cada uno de los puntos o lugares asignados. 14. El representante legal de la compañía o su delegado, deberá asistir personalmente a las reuniones periódicas que convoque el IDRD durante el desarrollo del contrato, con el objeto de atender reclamaciones o sugerencias y tomar decisiones relativas al servicio, las cuales quedaran consignadas en actas y serán de obligatorio cumplimiento. 15. En caso que el montaje requiera ser instalado con uno o más días de anterioridad el proponente deberá responsabilizarse del cuidado y vigilancia de los equipos. 16. Aceptar y cumplir las instrucciones y consignas tanto verbales como escritas que le sean impartidas por el IDRD a través de su Supervisor. 17. Asumir el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de carácter laboral, del personal que contrate para la ejecución del objeto contratado, de conformidad con lo establecido en la Ley. 18. Las demás que le asigne el IDRD mediante comunicación escrita y que correspondan a la naturaleza del servicio contratado. 2.2.1 Contratos de operadores logísticos Ahora bien, analizando también los contratos celebrado desde 2010, nos encontramos que anualmente se han venido celebrando contratos cuyo objeto es la “prestación del servicio de operadores logísticos que apoyaran la seguridad preventiva en la zona de producción y seguridad de artistas en los eventos 15 desarrollados por los proyectos del IDRD”, así: IDRD-STRD-LP-010-2010 IDRD-STRD-LP-026-2011 IDRD-STRD-SAS-010-2012 IDRD-STRD-LP-006-2013 IDRD-STRD-SAS-010-2014 IDRD-CTO-434-2010 IDRD-CTO-1513-2011 IDRD-CTO-1149-2012 IDRD-CTO-1618-2013 IDRD-CTO-1481-2014 $435.635.800 OPEN GROUP BTL LTDA, $447.937.775 OPEN GROUP BTL LTDA, $631.693.504 OPEN GROUP BTL LTDA. $711.580.000 OPEN GROUP BTL LTDA. $730.000.000 OPEN GRUOP BTL LTDA. Al analizar las obligaciones contractuales de estos contratos anuales nos encontramos con lo siguiente: 1. Prestar el servicio con una cantidad máxima de mil quinientos (1.500) operadores logísticos para cubrir eventos de manera simultánea y un mínimo de un (1) operador logístico. 2. Prestar el servicio con el personal capacitado, disponible, necesario y que cuente con los equipos requeridos para desempeñar la función encomendada dando cumplimiento a los parámetros establecidos en el Decreto No. 599 de 2013 y de conformidad con las regulaciones establecidas en la resolución No. 671 del 15 de septiembre de 2011 y los Decretos, Leyes o normas reglamentarias que los modifique o amplíen. 3. Ejecutar todas las acciones logísticas y operativas en la cantidad de operadores logísticos solicitados por el Supervisor del Contrato antes, durante y después del evento, dichas acciones corresponden al montaje y desmontaje de vallas, imagen institucional, sillas, mesas, carpas, instalación de publicidad, señalización, andamios, muro de contención y todo lo necesario para el desarrollo de los eventos realizados y/o apoyados por el IDRD. 4. Garantizar que el servicio cumpla con el número de elementos requeridos por la FOPAE, en perfecto estado de funcionamiento y de conformidad con las exigencias establecidas para la atención de aglomeraciones. 5. Cumplir con los requisitos básicos, perfil del personal, capacitación y contextura física establecidos en el Decreto No. 599 de 2013 y Decreto 599 del 26 de Diciembre de 2013 y de conformidad con las regulaciones establecidas en la resolución No. 671 del 15 de septiembre de 2011 los cuales serán verificados por el encargado del evento según las condiciones que este establezca para tal fin. 6. Programar la cantidad de operadores logísticos establecidos por el supervisor del contrato en cuanto a número de hombres y mujeres requeridos para la prestación del servicio según las condiciones del evento. 7. El Contratista garantizará que los operadores logísticos que prestan el servicio deben estar identificados con carné de la empresa que presta el servicio, dicho carné debe estar visible y utilizado con porta escarapela antes, durante y después del evento con el fin de identificar el talento 16 humano perteneciente a la empresa prestadora del servicio. 8. Realizar los trámites necesarios con las entidades distritales correspondientes, para obtener los permisos requeridos para el desarrollo de eventos con aglomeraciones de público donde sean exigidos. Además de que evidentemente estos contratos siempre han sido adjudicados al mismo contratista, llama la atención que en las obligaciones de unos y otros coincide la obligación para el contratista de montaje y desmontaje de vallas, lo que sugiere que posiblemente el IDRD está pagando dos veces por el mismo servicio con el mismo operador. 2.2.2. Contratos de transporte de carga También anualmente, la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte ha venido celebrando contratos para el transporte de carga, cuyo objeto es “Prestar por el sistema de precios unitarios fijos el servicio público integral de transporte terrestre automotor de carga, que incluya el servicio de operarios, instalación, cargue y descargue de las vallas y en general todas las señales y elementos que el IDRD requiera transportar, para el cumplimiento y desarrollo de las actividades que adelanta la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, en el lugar que se indique del Distrito Capital? cuya adjudicación se llevará a cabo por zonas de conformidad con las condiciones señaladas en los presentes pliegos de condiciones”, así: IDRD-STRD-LP-014-2010 IDRD-STRD-SAS-035-2012 IDRD-STRD-SAS-007-2013 IDRD-STRD-SAS-003-2014 IDRD-CTO-449-2010 IDRD-CTO-1982-2012 IDRD-CTO-1306-2013 IDRD-CTO-1478-2014 $755.185.400 TRANSPORTES Y MUDANZAS CHICO SA $1.012.963.717 TRANSPORTES Y MUDANZAS CHICO SA $1.732.026.576 TRANSPORTES Y MUDANZAS CHICO SA $603.337.987 TRANSPORTES Y MUDANZAS CHICO SA Las obligaciones específicas del contratista se pactaron así: 1. Cumplir con el objeto del contrato en la forma y tiempo pactado de acuerdo a la ficha técnica, la propuesta presentada y el contrato de tal forma que contribuya al logro de los resultados con dicha contratación. 2. Suministrar el personal requerido para la prestación de los servicios, de acuerdo con la programación establecida por el Supervisor del Contrato. 17 3. El personal requerido para la prestación del servicio deberá ser reemplazado, cuando haya lugar, por otro que cumpla con los requisitos mínimos, garantizando el desarrollo normal del servicio. 4. Suministrar el material necesario de señalización vial requerido para estacionar el vehículo, que deberá ser instalado de manera obligatoria cuando el vehículo se detenga para realizar la prestación del servicio. 5. Ejecutar todas las acciones logísticas y operativas asignadas por el Instituto en la cantidad de operarios solicitados por el instituto antes, durante y después del evento, tales como: traslado, instalación, montaje y desmontaje de tarimas y todos los elementos requeridos para el desarrollo de los eventos donde sean programados por el Supervisor del Contrato. 6. El contratista deberá dotar, al personal de acuerdo con las normas de seguridad industrial exigidas para este tipo de servicio, sin que genere costo adicional para el IDRD. 7. Dotar los vehículos con un sistema de comunicación, celular o avantel que deberá estar en servicio antes, durante y después de la prestación del servicio. 8. Realizar el mantenimiento a los elementos de señalización de Ciclovía utilizados para el cerramiento de los corredores viales, módulos de servicio y tarimas, dicho mantenimiento consistente en soldadura, reemplazo de tornillería faltante, lavado y limpieza, en el lugar, fecha y horario determinado por el Supervisor del Contrato con los operarios establecidos por el Contratista que asegure el mantenimiento a la totalidad de los elementos, este servicio no generará un costo adicional para el Instituto y éste será asumido por el Contratista. 9. El contratista deberá disponer simultáneamente del número de camiones asignado por zona, con la capacidad señalada en la ficha técnica. 10. Garantizar que los vehículos que prestan el servicio se encuentren en perfecto estado mecánico, latonería, pintura, higiene y funcionamiento. 11. Prestar los servicios de acuerdo con las indicaciones del supervisor del contrato, en las fechas y horas solicitadas por el mismo. 12. Pagar los gastos de combustible y mantenimiento del parque automotor. 13. El contratista deberá garantizar el adecuado traslado y manipulación de los elementos entregados por el Instituto para la prestación del servicio, en caso de comprobar que los elementos fueron manipulados de manera inadecuada el Contratista asumirá el costo de reposición o reparación del elemento averiado. 14. El Contratista asumirá el costo de los daños que se ocasionen a las bodegas del IDRD o a los lugares donde realice el cargue, descargue o traslado de elementos y realizará las reparaciones correspondientes. 15. Entregar al supervisor del contrato, el respectivo soporte del servicio el día hábil siguiente a la prestación de este. 18 16. El contratista deberá reemplazar o sustituir en forma inmediata el vehículo que presente daño o falla eventual, el cual debe cumplir con las mismas especificaciones técnicas en un plazo máximo de treinta (30) minutos. 17. Poseer y transportar con elementos de protección para los bienes transportados, tales como fieltros, mantas, cuerdas, etc. 18. Prestar el servicio de transporte de carga con vehículos que cumplan con las especificaciones técnicas establecidas en la ficha técnica. 19. Prestar los servicios de transporte de carga en Bogotá y su área metropolitana bajo las condiciones establecidas en la ficha técnica y con prioridad en la zona asignada. 20. Recibir por acta los elementos que estarán bajo su custodia y manejo una vez cumplidos los requisitos de ejecución. 21. Constituir las garantías exigidas para la ejecución del contrato. 22. Constituyen derechos y deberes del contratista para efectos del contrato los contenidos en el artículo 5° de la Ley 80 de 1993. 23. Participar con la calidad y oportunidad requerida en la implementación y mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad – SGC y del modelo estándar de control interno - MECI, dentro de los parámetros de la norma técnica y de acuerdo a las directrices de la administración del IDRD. 24. Las demás que le asigne el Instituto mediante comunicación escrita, por conducto del supervisor del contrato y que correspondan a la naturaleza del servicio contratado. Tenemos de nuevo que en los contratos anuales de transporte de carga, está prevista la obligación de transporte, instalación, cargue y descargue de vallas, lo que sugiere que posiblemente el IDRD está pagando nuevamente por la realización de una actividad ya prevista en otros casos, así: Contratos de alquiler de vallas: Contratos de logística: Contratos de transporte: - Prestar el servicio de transporte que sea necesario para el - Montaje y desmontaje de vallas, desplazamiento de las vallas al lugar donde lo requiera el IDRD. muro de contención … - Proporcionar el personal necesario y suficiente para el manejo, cargue y descargue de las vallas que garanticen la instalación del cerramiento según las indicaciones establecidas por el Supervisor del contrato. - Contar con el personal necesario y calificado de acuerdo con lo señalado en la ficha técnica con el conocimiento técnico de los equipos ofrecidos para prestar la asesoría técnica en los sitios que se requiera. - Realizar el cargue y descargue de las vallas antes y después del evento respectivamente en los horarios determinados por el Supervisor del Contrato. - Servicio de operarios, instalación, cargue y descargue de las vallas - Traslado, instalación, montaje y desmontaje de tarimas y todos los elementos requeridos para el desarrollo de los eventos donde sean programados por el Supervisor del Contrato. - Servicio de operarios, instalación, cargue y descargue de las vallas 19 En conclusión, en los contratos de alquiler de vallas se contrata el suministro de las vallas, su transporte, cargue y descargue y montaje y desmontaje. Pero el transporte, cargue y descargue y montaje y desmontaje están también contratadas en otros contratos, por lo que se corre el riesgo de que el IDRD llegue a pagar mas de una vez por los mismos servicios, teniendo en cuenta que los contratos se ejecutan simultáneamente. 2.3. ETAPA CONTRACTUAL Para el momento de realización de la presente evaluación, con cargo al contrato 1554 de 2014 se habían tramitado tres pagos así: Num Fecha Valor Orden de pago N° factura Valor factura Valor pagado 1 2 de dic de 14 $125.139.913 6863 $126.593.831 $125.139.913 2 27 de ene de 15 $153.117.010 7149 $153.117.010 $153.117.010 7357 $16.977.400 3 26 de mar de 15 $50.331.840 $50.331.840 7358 $33.354.440 TOTAL $328.588.763 $330.042.681 $328.588.763 Teniendo en cuenta que el valor total del contrato fue de $ 393.000.000, en el momento el saldo es de $64.411.237. Analizando cada uno de estos pagos, esta oficina encuentra los siguiente: 2.3.1. ORDEN DE PAGO DEL 2 DE DICIEMBRE DE 2014 Esta orden se tramitó para el pago de la factura N° 6863 de 2014. Todas las solicitudes de vallas que se pagan con esta factura corresponden a la realización del Festival de Verano, realizado entre el 1° y el 10 de agosto de 2014. Como se puede observar en el cuadro precedente, esta factura aparece por valor de $109.132.613 por concepto de un (1) “ALQUILER DE VALLAS DE CERRAMIENTO Y MURO DE CONTENCION (SIC) SEGÚN CONTRATO” y $17.593.831 por IVA, para un total de $ 126.593.831. El pago, sin embargo, se tramitó por $ 125.139.913. aparece un documento denominado “NOTA CREDITO” por valor de $ 1.453.918 sin que se especifique a qué corresponde. La factura no cumple con los requisitos establecidos por la DIAN. No se especifican los valores unitarios: 20 Junto con la factura, aparece un documento que contiene una hoja de de cálculo, sin firma, con problemas de legibilidad y con columnas “FECHA DEL SERVICIO “EVENTO”, “LUGAR”, “PROGRAMA”, “QUIEN SOLICITA”, “VALLA SEPARACIÓN”, “ADICIONAL VALLA SEPARACIÓN”, MURO O VALLA SEGURIDAD”, “ADICIONAL MURO O VALLA SEGURIDAD” y “TOTAL SERVICIO”. No se especifica el valor 21 unitario de cada uno, ni el valor total de los servicios relacionados. El cuadro anexo con el cual se soporta el valor de la factura no es claro, no especifica los valores unitarios, no está firmado, no presta ningún mérito probatorio. 22 23 Los soportes de los servicios (“FORMATO DE VERIFICACIÓN -SERVICIO DE VALLAS) son extremadamente deficientes: No cuentan con el nombre o con la identificación de quien da fe del número de vallas instaladas, no establece si se trata de primer día de vallas o de días adicionales. No existe manera de verificar si efectivamente ese número de vallas fue utilizado. 24 Esta Oficina revisó estos formatos de verificación del servicio de alquiler de vallas con que se soporta la factura. El resultado de esta verificación se presenta a continuación: 25 De acuerdo con los términos contractuales, el valor a pagar debía calcularse de la siguiente manera. NUM 1 2 3 4 5 6 SUBTOTAL DIA SUBTOTAL VALLA ADICIONAL ADICIONAL VALLAS SEPARACIÓ VALLA SEPARACIÓ VALLA DE FECHA ACTIVIDAD ESCENARIO SEPARACIÓN N SEPARACIÓN N SEGURIDAD 01/08/14 CONCIERTO INAUGURAL PARQUE SIMON BOLÍVAR 1200 $6.532.800 $0 400 02/08/14 TENIS DE MESA UDS $0 150 $543.150 02/08/14 SOFTBOL FEMENINO UDS 40 $217.760 $0 02/08/14 CONICROSS PARQUE SIMON BOLÍVAR 400 $2.177.600 $0 02/08/14 CIRCUITO YOMASA USME 600 $3.266.400 $0 02/08/14 CONCIERTO AMBIENTAL PARQUE EL LAGO 330 $1.796.520 $0 60 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 02/08/14 DUNT PARQUE EL TUNAL 100 $544.400 02/08/14 DUNT PARQUE EL TUNAL $0 02/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO PARQUE SIMON BOLÍVAR 200 $1.088.800 02/08/14 FESTIVAL LENOVO PUENTE CLL 108 CRA 9 60 $326.640 04/08/14 PLAYA DE VERANO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 02/08/14 FESTIVAL DE PARQUE VERANO EL TUNAL 20 $108.880 03/08/14 TENIS DE MESA UDS $0 03/08/14 CONICROSS PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 03/08/14 DUNT PARQUE EL TUNAL $0 03/08/14 FESTIFANTASÍA PARQUE EL LAGO 20 $108.880 03/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 03/08/14 FESTIVAL LENOVO PUENTE CLL 108 CRA 9 $0 03/08/14 GUINESS RECORD PARQUE SIMON BOLÍVAR 100 $544.400 03/08/14 PLAYA DE VERANO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 03/08/14 RUTA CICLISTICA PARQUE DE LANACIONAL MUJER 450 $2.449.800 03/08/14 FESTIVAL DE PARQUE VERANO EL TUNAL 20 $108.880 03/08/14 BOXEO PARQUE EL TUNAL 40 $217.760 04/08/14 TENIS DE MESA UDS 150 $816.600 04/08/14 FESTIVAL AL COLEGIO PARQUE SIMON BOLÍVAR 100 $544.400 04/08/14 FESTIFANTASÍA PARQUE EL LAGO $0 04/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 04/08/14 PLAYA DE VERANO PARQUE SIMON BOLÍVAR20 $108.880 05/08/14 TENIS DE MESA UDS $0 05/08/14 CICLOVIA NOCTURNA KRA 7 CLL 21 $0 05/08/14 CICLOVIA NOCTURNA AV BOYACA CLL 11 30 $163.320 05/08/14 COLEGIOS ALTALUD FESTIVAL 100 $544.400 05/08/14 FESTIFANTASÍA PARQUE EL LAGO $0 05/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 05/08/14 PLAYA DE VERANO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 05/08/14 SHOW PIROTÉCNICO PARQUE SIMON BOLÍVAR 1200 $6.532.800 06/08/14 TENIS DE MESA UDS $0 06/08/14 DUNT VELODROMO 40 $217.760 06/08/14 FESTIFANTASÍA PARQUE EL LAGO $0 06/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 06/08/14 FESTIVAL DE CAMPIN PORRAS 1000 $5.444.000 06/08/14 PARTIDO DE LAS ESTADIO ESTRELLAS DE TECHO 350 $1.905.400 06/08/14 PLAYA DE VERANO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 07/08/14 AJEDREZ AL PARQUE PARQUE SIMON BOLÍVAR20 $108.880 07/08/14 CARRERA DE TALUD AVENTURAS 40 $217.760 07/08/14 DUNT VELODROMO $0 07/08/14 FESTIVAL COMETAS PARQUE EL TUNAL 400 $2.177.600 07/08/14 KARTS PRD 2400 $13.065.600 07/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 07/08/14 PLAYA DE VERANO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 07/08/14 TEATRO DE VERANO PARQUE EL TUNAL 20 $108.880 07/08/14 AJEDREZ AL PARQUE PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 08/08/14 DUNT VELODROMO $0 08/08/14 FESTIFANTASÍA PARQUE EL LAGO $0 08/08/14 KARTS PRD $0 08/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 08/08/14 YO ME LLAMO PALACIO DE LOS DEPORTES 250 $1.361.000 08/08/14 PLAYA DE VERANO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 09/08/14 AJEDREZ AL PARQUE PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 09/08/14 BMX COLOMBIA UDS 40 $217.760 09/08/14 ENCUENTRO CULTURAL PARQUE EL TUNAL 400 $2.177.600 09/08/14 ENDURO CROSS PEPS 700 $3.810.800 09/08/14 FESTIFANTASÍA PARQUE EL LAGO $0 09/08/14 KARTS PRD $0 09/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 09/08/14 HASSAN PALACIO DE LOS DEPORTES 250 $1.361.000 09/08/14 PADRINOS MÁGICOS COLISEO EL CAMPIN 117 $636.948 09/08/14 PLAYA DE VERANO PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 09/08/14 TEATRO DE VERANO PARQUE EL TUNAL $0 10/08/14 AJEDREZ AL PARQUE PARQUE SIMON BOLÍVAR $0 10/08/14 BMX COLOMBIA UDS $0 72 73 74 75 76 77 10/08/14 CIRCUITO CICLISTICO BARRIO 77 DE DE AGOSTO AGOSTO 10/08/14 CONCIERTO CLAUSURA PARQUE EL TUNAL 400 10/08/14 ENDURO CROSS PEPS 10/08/14 KARTS PRD 10/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO PARQUE SIMON BOLÍVAR 10/08/14 PADRINOS MÁGICOS COLISEO EL CAMPIN 78 10/08/14 PLAYA DE VERANO PARQUE SIMON BOLÍVAR 79 10/08/14 TRIATLON TOTAL $0 $2.177.600 $0 $0 $0 $0 20 20 40 $0 $362.100 $0 $0 $0 $0 $543.150 $1.448.400 $362.100 $0 $724.200 $217.260 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $72.420 $724.200 $0 $543.150 $0 $0 $0 $72.420 $724.200 $72.420 $0 $543.150 $0 $72.420 $724.200 $0 $0 $72.420 $0 $0 $144.840 $0 $0 $724.200 $72.420 $0 $72.420 $144.840 $72.420 $8.690.400 $724.200 $0 $0 $72.420 $0 $0 $0 $72.420 $8.690.400 $724.200 $0 $0 $0 $72.420 $72.420 $144.840 700 2400 200 117 $0 $0 $2.534.700 $8.690.400 $724.200 $423.657 100 150 400 100 200 60 20 200 150 20 200 20 150 20 200 20 40 200 20 20 40 20 2400 200 20 20 2400 200 $0 BIBLIOTECA VIRGILIO BARCO 600 $3.266.400 12207 $66.454.908 70 20 33 120 300 40 20 30 40 73 300 $0 11237 $0 $40.689.177 1506 DIA ADICIONAL SUBTOTAL SUBTOTAL VALLA DE ADICIONAL SEGURIDAD SEGURRIDAD SEGURIDAD $6.759.200 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $1.013.880 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $1.182.860 $337.960 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $557.634 $0 $0 $0 $0 $0 $2.027.760 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $5.069.400 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $675.920 $337.960 $0 $0 $506.940 $0 $0 $0 $0 $675.920 $1.233.554 $0 $0 $0 $0 $0 $5.069.400 $0 $0 $0 $0 20 300 300 20 $0 $0 $0 $0 $222.580 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $3.338.700 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $3.338.700 $0 $0 $0 $222.580 $0 $0 $0 $544.400 $362.100 $1.088.800 $326.640 $222.580 $108.880 $543.150 $1.448.400 $362.100 $108.880 $724.200 $217.260 $1.727.260 $337.960 $2.449.800 $108.880 $217.760 $816.600 $544.400 $72.420 $724.200 $108.880 $543.150 $557.634 $163.320 $544.400 $72.420 $724.200 $72.420 $8.560.560 $543.150 $217.760 $72.420 $724.200 $5.444.000 $1.905.400 $72.420 $108.880 $217.760 $144.840 $2.177.600 $18.135.000 $724.200 $72.420 $108.880 $72.420 $144.840 $72.420 $12.029.100 $724.200 $2.036.920 $337.960 $72.420 $217.760 $2.684.540 $3.810.800 $72.420 $12.029.100 $724.200 $2.036.920 $1.870.502 $222.580 $72.420 $72.420 $144.840 $0 $7.247.000 $2.534.700 $12.029.100 $724.200 $1.236.074 $222.580 73 $0 $0 $0 $3.338.700 $0 $812.417 $0 20 $222.580 $0 $25.448.388 1033 300 TOTAL $13.292.000 $543.150 $217.760 $2.177.600 $3.266.400 $2.810.400 $0 $3.266.400 $11.496.257 $144.088.730 26 El número de vallas en algunos eventos parece absolutamente desproporcionada. Por ejemplo en el evento “kars”, según dichos documentos, se utilizaron 2.700 valla, 2.400 de separación y 300 de seguridad, es decir, se hicieron cerramiento de más de cinco kilómetros, una distancia equivalente a la existente en la avenida 698 desde la calle 13 hasta la calle 100. Únicamente por este ítem el valor del alquiler de vallas es de alrededor de $ 110 millones de pesos, mientras que el costodel evento en general rondó los $ 320 millones. En algunos de los formatos de verificación se registraron anotaciones que no fueron tomados en cuenta por la supervisión en relación con el desarrollo del contrato, así: • • • • • • • 2 de agosto de 2014. Anotación del responsable: (Antonio Talero): “Al igual que la mayoría de los servicios, hubo inconvenientes con la llegada, Sin embargo la instalación se hizo oportunamente y sin contratiempos”. 2 de agosto: Pista de patinaje Tunal: “se solicitaron 150 vallas” y se registran 100 instaladas. - 5 de agosto: “El encargado confirma que las vallas de sepación son las mismas de seguridad. 7 de agosto: “El día 7 de agosto el contratista responsable de Open Group desplaza 23 vallas restantes de las 200 de softball para completar los cerramientos propuestos y utilizar 40 vallas” 10 de agosto: Circuito ciclístico 7 de agosto. 2Se solicitó para el evento 70 vallas y no llegó ninguna. Se hace descuento por la no prestación del servicio 50%” Olga Díaz. 10 de agosto:”Se recibieron 300 vallas el día viernes 8 de agosto a las 13.00 y las 300 restantes el sábado 9 de agosto a las 20:40 h después de numerosas llamadas y solicitudes al proveedor”. De acuerdo con los términos establecidos en los pliegos de condiciones, se contratarían hasta 350 vallas de manera simultánea, pero de acuerdo con este informe se llegaron a instalar hasta 4975 vallas de manera simultánea, como sucedió el 10 de agosto de 2014 desbordando en más de quince veces la capacidad solicitada. En efecto, en la ficha técnica del proceso de contratación IDRD-STRD-015-2014 se lle lo siguiente.: 27 Sin embargo, de acuerdo con la relación de vallas utilizadas diariamente durante el Festival de verano, encontramos los siguiente: NUM FECHA lun 04/ago 14 mar 05/ago 14 mié 06/ago 14 jue 07/ago 14 vie 08/ago 14 sáb 09/ago 14 dom 10/ago 14 Total DIA DIA VALOR DIA ADICIONAL VALOR DIA ADICIONAL ADICIONAL VALLAS VALOR DIA VALLA DÍA VALLA DE VALLA DE VALLA DE VALLA DE SEPARACIÓN SEPARACIÓN SEPARACIÓN ADICIONAL SEGURIDAD SEGURIDAD SEGURRIDAD SEGURRIDAD $25.347 $77.903 120 $38.108 40 0 $118.286 0 $32.589 $100.161 1280 $48.996 300 120 $152.082 0 $21.726 $66.774 1410 $32.664 20 0 $101.388 0 $43.452 $133.548 2880 $65.328 280 300 $202.776 0 $32.589 $100.161 270 $48.996 2699 40 $152.082 300 $57.936 $178.064 1727 $87.104 2520 103 $270.368 340 $28.968 $89.032 655 $43.552 3720 270 $135.184 330 $336.753 $1.034.997 12117 $506.292 10509 1363 $1.571.514 970 TOTAL TOTAL VALLAS VALOR 160 $798.120 1.700 $10.082.380 1.430 $7.748.460 3.460 $21.762.000 3.309 $15.257.579 4.690 $24.051.062 4.975 $25.270.970 24.959 $137.845.141 Por último, es importante anotar que la gran mayoría de los formatos de verificación está firmado por Yesid Díaz, supervisor del contrato. Como, observando las fechas y logares de prestación del servicio, es imposible que se encontrara físicamente en todos los lugares en que se prestaron estos servicios, no aparece claro para esta oficina qué herramientas de verificación fueron utilizadas para verificar las condiciones en que se prestó el mismo y, en consecuencia, para determinar el monto del pago a realizar. 2.3.2. ORDEN DE PAGO DEL 27 DE ENERO DE 2015 Esta orden de pago se tramitó para el pago de la factura N° 7149 por valor de $153.117.010. Cubre servicios prestados entre el 13 de septiembre y el 7 de diciembre de 2014, así: 28 La factura 7149 del 9 de de diciembre de 2014 no cumple con los requisitos exigidos por la DIAN para esta clase de documentos: no discrimina los servicios prestados ya que se limita a consignar: 1 “ALQUILER DE VALLAS Y MURO DE CONTENCIÓN SEGÚN RELACIÓN ADJUNTA Y CONTRATO”, por valor de $ 131.997.422. IVA por $ 21.119.588 para un total de $153.117.010. La relación adjunta a que se refiere la factura consiste en una hoja de cálculo sin ninguna firma y en donde se discrimina el número de vallas alquilado sin que se distinga para cada evento cual de ellas corresponde a día de alquiler y cual a día 29 adicional, que tiene precios sustancialmente diferentes: 30 Los soportes de los servicios (“FORMATO DE VERIFICACIÓN -SERVICIO DE VALLAS) son extremadamente deficientes: No cuentan con el nombre o con la identificación de quien da fe del número de vallas instaladas, no establece si se trata de primer día de vallas o de días adicionales. No existe manera de verificar si efectivamente ese número de vallas fue utilizado. Esta Oficina revisó estos formatos de verificación del servicio de alquiler de vallas con que se soporta la factura. El resultado de esta verificación se presenta a continuación: NUM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 FECHA ACTIVIDAD ESCENARIO SEPARACIÓN SEGURIDAD 12/09/14 ECOYOGA PARQUE EL LAGO 450 210 13/09/14 ECOYOGA PARQUE EL LAGO 450 210 03/10/14 SUPERATE CPMPLEJO ACUÁTICO 700 18/10/14 ECOYOGA PARQUE EL LAGO 450 180 19/10/14 ECOYOGA PARQUE EL LAGO 450 180 19/10/14 SUPERMARATON ENTRE AEROBICA 53 Y 63 1200 350 03/11/14 CIERRE 40X40CAMPIN 1900 150 04/11/14 CIERRE 40X40CAMPIN 1900 150 09/11/14 MOUNTAIN BIKE PARQUE NACIONAL 800 14/11/14 PEDALEA POR PEEPSB BOGOTÁ 15/11/14 PEDALEA POR GRAN BOGOTÁ ESTACIÓN 15/11/14 VELODROMOVELODROMO 16/11/14 PEDALEA POR GRAN BOGOTÁ ESTACIÓN 16/11/14 PEDALEA POR GRAN BOGOTÁ ESTACIÓN 17/11/14 PEDALEA POR GRAN BOGOTÁ ESTACIÓN 23/11/14 ACCIONES AFIRMATIVAS ESTADIO CENTRAL 23/11/14 ESTADIO SERVITÁ 28/11/14 LANZAMIENTOPLAZA NAVIDAD DE BOLÍVAR 29/11/14 APOYO INSTITUCIONAL PLAZOLETA ALFILES 29/11/14 APOYO INSTITUCIONAL PLAZOLETA ALFILES 29/11/14 LANZAMIENTOPLAZA NAVIDAD DE BOLÍVAR 30/11/14 ECOYOGA PARQUE EL LAGO 30/11/14 ECOYOGA PARQUE EL LAGO 06/12/14 NOCHE DE VELITAS PARQUE SIMON BOLIVAr 07/12/14 NOCHE DE VELITAS PARQUE SIMON BOLIVAr FORO AMBIENTAL GRAN ESTACIÓN TOTAL 1200 450 380 600 400 400 491 950 1950 390 390 1950 450 450 1900 1900 450 23001 INICIO 06:00:00 06:00:00 FINAL 18:00:00 18:00:00 06:00:00 06:00:00 18:00:00 18:00:00 OBSERVACIONES LAS VALLAS SE RETIRAN EL 15 DE NOV A LAS 18:00 DE ACUERDO A LAS SOLICITUD 450 450 180 180 580 580 150 4000 Con la información de los soportes y de acuerdo con los términos contractuales, el valor a pagar debía calcularse de la manera que se presenta en el siguiente cuadro, y que Esta oficina comparó los valores allí contenidos, que son los que se muestran en el cuadro anterior. De Acuerdo con esto, el valor de las vallas alquiladas correspondería a $ 168.324.780, valor diferente al expresado en la factura. 31 NUM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 FECHA ACTIVIDAD 12/09/14 ECOYOGA 13/09/14 ECOYOGA 03/10/14 SUPERATE 18/10/14 ECOYOGA 19/10/14 ECOYOGA 19/10/14 SUPERMARATON AEROBICA 03/11/14 CIERRE 40X40 04/11/14 CIERRE 40X40 09/11/14 MOUNTAIN BIKE 14/11/14 PEDALEA POR BOGOTÁ 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 15/11/14 PEDALEA POR BOGOTÁ 15/11/14 VELODROMO 16/11/14 PEDALEA POR BOGOTÁ 16/11/14 PEDALEA POR BOGOTÁ 17/11/14 PEDALEA POR BOGOTÁ 23/11/14 ACCIONES AFIRMATIVAS 23/11/14 28/11/14 LANZAMIENTO NAVIDAD 29/11/14 APOYO INSTITUCIONAL 29/11/14 APOYO INSTITUCIONAL 29/11/14 LANZAMIENTO NAVIDAD 30/11/14 ECOYOGA 30/11/14 ECOYOGA 06/12/14 NOCHE DE VELITAS 07/12/14 NOCHE DE VELITAS FORO AMBIENTAL TOTAL ESCENARIO PARQUE EL LAGO PARQUE EL LAGO CPMPLEJO ACUÁTICO PARQUE EL LAGO PARQUE EL LAGO ENTRE 53 Y 63 CAMPIN CAMPIN PARQUE NACIONAL PEEPSB GRAN ESTACIÓN VELODROMO GRAN ESTACIÓN GRAN ESTACIÓN GRAN ESTACIÓN ESTADIO CENTRAL ESTADIO SERVITÁ PLAZA DE BOLÍVAR PLAZOLETA ALFILES PLAZOLETA ALFILES PLAZA DE BOLÍVAR PARQUE EL LAGO PARQUE EL LAGO PARQUE SIMON BOLIVAR PARQUE SIMON BOLIVAR GRAN ESTACIÓN SEPARACIÓN 450 SEPAD SEGURIDAD DIA AD SEG 210 450 210 700 450 180 450 1200 1900 180 350 150 1900 150 800 1200 450 380 600 400 400 490 950 1950 390 450 390 1950 450 450 180 450 1900 180 580 1900 450 15110 7890 580 150 2250 1750 TOT $5.998.380 $3.966.540 $3.810.800 $5.491.440 $3.632.670 $12.447.100 $12.878.300 $8.549.250 $4.355.200 $6.532.800 $2.449.800 $2.068.720 $3.266.400 $2.177.600 $1.448.400 $2.667.560 $5.171.800 $18.219.900 $2.123.160 $1.412.190 $12.069.000 $5.491.440 $3.632.670 $20.144.440 $13.334.720 $4.984.500 $168.324.780 2.3.3. ORDEN DE PAGO DEL 26 DE MARZO DE 2015 Esta orden de pago se tramitó para pagar las facturas Nos 7357 del 4 de marzo de 2015 por valor de 16.977.400 y 7358 del 4 de marzo de 2005 por $33.354.440 para un total de $ 50.331.840. Contempla el pago de servicios prestados entre el 16 de diciembre de 2014 y el 12 de enero de 2015, relacionados especialmente con la novena de navidad, apoyo a las actividades del Parque Nacional y en Monserrate. La factura 7357 contempla el pago de “6 caminones tiempo completo y un operario”, “SERV 16 CAMINONES TIEMPO COMPLETO CADA UNO CON 4 OPERARIOS Y 2 OPERARIOS ADICIONAL PARA RECREOVÍA” Y “4 OPERARIOS ADICIONALES PROGRAMA RECREOVÍA”. Como soporte de la prestación de estos servicios se encuentra una certificación fechada el 5 de marzo de 2015, es decir, un día después de emitida la factura, suscrita por Francy Bibiana Sarmiento Prieto, Coordinadora Programa Ciclovía, Luis Carlos Baracaldo Prieto, Gestor Operativo Programa Ciclovía y Yesid Antonio Díaz, Supervisor del contrato. En este documento se certifica que el contratista prestó los servicios señalados en 32 la Factura 7357 por valor de $ 15.477.380, con la anotación de que “este valor en neto (sic) por la prestación del servicio, no tiene incluido el valor de los impuestos aplicables”. La factura 7357 se emitió por valor de $ 16.977.400, por lo que no corresponde a los servicios certificados y no contempla pago de IVA. 33 La Factura 7357 se emite por la prestación de servicios que no corresponden al objeto del contrato, que como se explicó en el análisis de la fase precontractual, corresponde única y exclusivamente al alquiler de vallas. Los precios ofrecidos por el contratista en desarrollo de la selección abreviada por subasta inversa, corresponden única y exclusivamente a los valores de alquiler de valla por día, no contemplan la posibilidad de pago de camiones ni de operarios, servicios que corresponden a los contratos de transporte y logística, según el caso. Se pagaron,entonces, servicios no contemplados y posiblemente se destinaron dineros al pago obligaciones deferentes a las que estaba previsto contractual y presupuestalmente, tal como se expuso en el aparte 1.2. de este informe. Por su parte, la factura 7358 se expide por “ALQUILER DE VALLAS DE CERRAMIENTO Y MURO” por valor de $ 28.753.828 y $4.600.612 por IVA, para un total de $33.354.440. Nuevamente, la factura no refleja el detalle de los servicios 34 prestados, ni el valor unitario de cada uno: 35 La relación anexa, nuevamente sin ninguna firma ni totalizada, ni discriminada, es como sigue: De nuevo, el detalle de los servicios prestados no corresponde al valor consignado en la factura. No discrimina los servicios por día de alquiler y día adicional, lo que hace imposible determinar el valor real a pagar de acuerdo con las condiciones contractuales. 36 Los soportes de los servicios (“FORMATO DE VERIFICACIÓN -SERVICIO DE VALLAS) son extremadamente deficientes: No cuentan con el nombre o con la identificación de quien da fe del número de vallas instaladas, no establece si se trata de primer día de vallas o de días adicionales. No existe manera de verificar si efectivamente ese número de vallas fue utilizado. Esta Oficina revisó estos formatos de verificación del servicio de alquiler de vallas con que se soporta la factura. El resultado de esta verificación se presenta a continuación: NUM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 FECHA ACTIVIDAD ESCENARIO SEPARACIÓN SEGURIDAD 16/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE LA GAITANA 240 120 17/12/14 NOVENA NAVIDAD CANDELARIA LA NUEVA 240 120 18/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE LA AURORA 240 120 19/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE CAYETANO CAÑIZALES 240 120 20/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE ATAHUALPA 240 120 21/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE SAN CRISTÓBAL 240 120 21/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 22/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE BOSQUE SAN CARLOS 240 120 22/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 23/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE VILLA LUZ 240 120 23/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 24/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 25/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 26/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 27/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 28/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 29/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 30/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 31/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 01/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 02/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 03/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 04/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 04/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 05/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 06/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 07/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 08/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 09/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 10/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 11/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 11/01/15 APOYO MONSERRATE MONSERRATE 180 12/01/15 APOYO MONSERRATE MONSERRATE 180 12/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL 100 TOTAL 4680 960 INICIO FINAL OBSERVA 37 Con la información de los soportes y de acuerdo con los términos contractuales, el valor a pagar debía calcularse de la manera que se presenta en el siguiente cuadro, y que Esta oficina comparó los valores allí contenidos, que son los que se muestran en el cuadro anterior. De Acuerdo con esto, el valor de las vallas alquiladas sería como presenta a continuación: NUM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 FECHA ACTIVIDAD 16 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD 17 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD 18 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD 19 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD 20 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD 21 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD 21 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL 22 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD 22 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL 23 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD 23 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL 24 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL 25 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL 26 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL 27 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL 28 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL 29 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL 30 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL 31 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL 1 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL 2 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL 3 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL 4 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL 4 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL 5 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL 6 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL 7 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL 8 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL 9 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL 10 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL 11 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL 11 de ene de 2015 APOYO MONSERRATE 12 de ene de 2015 APOYO MONSERRATE 12 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL TOTAL ESCENARIO PARQUE LA GAITANA CANDELARIA LA NUEVA PARQUE LA AURORA PARQUE CAYETANO CAÑIZALES PARQUE ATAHUALPA PARQUE SAN CRISTÓBAL PARQUE NACIONAL PARQUE BOSQUE SAN CARLOS PARQUE NACIONAL PARQUE VILLA LUZ PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL PARQUE NACIONAL MONSERRATE MONSERRATE PARQUE NACIONAL SEPARACIÓN 240 SEPAD 240 240 240 240 240 SEGURIDAD DIA AD SEG 120 120 120 120 120 120 100 240 100 240 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 120 120 180 180 100 520 120 TOT $3.334.320 $2.204.520 $2.204.520 $2.204.520 $2.204.520 $2.204.520 $544.400 $2.204.520 $362.100 $2.204.520 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $362.100 $979.920 $651.780 $362.100 $29.270.360 3. CONCLUSIONES PRELIMINARES De lo anteriormente expuesto, esta Oficina concluye de manera preliminar que: 3.1. Los precios obtenidos luego del desarrollo de la subasta inversa indican la posible presencia de ofertas con precios artificialmente bajos, al registrar variaciones en los precios finales de hasta un 57%,sin que se haya requerido al oferente para que sustente dichos precios desconociendo la obligación establecida en Artículo 28 del Decreto 1510 de 2013 e incumpliendo el deber de análisis 38 establecido en el artículo 15 del mismo decreto. 3.2. El contrato 1554 de 2014, contempla obligaciones que ya habían sido incluidas en los contratos de apoyo logístico vigentes de manera simultánea y suscritos con el mismo contratista, desconociendo los fines de la contratación estatal establecidos en el artículo 3° de la Ley 80 de 1993 e incumpliendo las obligaciones establecidas en el numeral 1° del artículo 26 de la misma ley, desconociendo el principio de responsabilidad establecido en dicha norma. 3.3. El contrato 1554 de 2014 contempla así mismo obligaciones que ya habían sido incluidas en los contratos de transporte vigentes de manera simultánea, desconociendo los fines de la contratación estatal establecidos en el artículo 3° de la Ley 80 de 1993 e incumpliendo las obligaciones establecidas en el numeral 1° del artículo 26 de la misma ley, desconociendo el principio de responsabilidad establecido en dicha norma. 3.4. A pesar de que el IDRD adquirió en propiedad 300 vallas en 2013, dicha adquisición no redundó en la disminución del valor que le significó el alquiler de las mismas, antes bien, el valor del alquiler continuó en aumento. Esto quiere decir que no se logró la finalidad perseguida al suscribir el Contrato IDRD-CTO-23682013 con TORCAR LTDA cuyo objeto es “Suministrar por el sistema de precios fijos unitarios VALLAS DE SEPARACION que serán utilizadas para el cerramiento de las zonas especiales en los eventos deportivos masivos organizados y/o apoyados pro el proyecto Jornada Escolar 40 Horas Semanales” 3.5. Las facturas no discriminan las cantidades, valores unitarios y valores totales de los servicios prestados y facturados por lo que resulta imposible determinar con exactitud qué servicios se están pagando. 3.6. Las facturas hacen referencia a reportes sin firma contenidos en hojas de cálculo que no aportan la información necesaria para determinar el monto a pagar. No se especifica el valor unitario de los servicios prestados, no se indica si se está cobrando el día inicial o el día adicional del alquiler de vallas, no se indican subtotales. 3.7. Los soportes de los pagos consisten en un formato llamado “FORMATO DE VERIFICACIÓN .- SERVICIO DE VALLAS” en donde no se consigna claramente quién verificó la prestación del servicio, ni cual es su cargo o identificación, ya que únicamente se plasman firmas ilegibles. No se anotan las horas de llegada y de recogida de las vallas. Se encuentran formatos firmados por el supervisor del contrato respecto de eventos simultáneos en donde resulta imposible su presencia 39 para verificar la prestación del servicio. En general, no existen los soportes suficientes para ordenar los pagos. 3.8. Verificados los formatos de verificación del servicio de vallas, la información contenida en ellos difiere de los datos contenidos en las hojas de cálculo que acompañan las facturas y a la información contenida en las mismas facturas. En suma, no se reúnen los requisitos necesarios para adelantar los pagos correspondientes, a pesar de lo cual los pagos se han efectuado. 3.9. En la factura 7357 del 4 de marzo de 2015 no se discrimina el IVA generado. 3.10. En la factura 7357 del 4 de marzo de 2015 se incluyen servicios que no fueron contratados. Se registraron pagos por servicios ajenos al contrato 1554 de 2013, con lo cual se destinaron dineros comprometidos para aplicarlos al pago de obligaciones diferentes a las adquiridas a través de este contrato. 3.11. Las anteriores circunstancias ameritan la solicitud de explicaciones a los responsables de los procesos involucrados. 4. OBSERVACIONES Y HALLAZGOS 4.1. Observación 1 CONDICIÓN Los precios obtenidos luego del desarrollo de la subasta inversa indican la posible presencia de ofertas con precios artificialmente bajos, al registrar variaciones en los precios finales de hasta un 57% sin que se haya requerido al oferente para que sustente dichos precios. CRITERIO Decreto 1510 de 2013. Artículo 15: Deber de análisis de las Entidades Estatales. La Entidad Estatal debe hacer durante la etapa de planeación el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los Documentos del Proceso. Decreto 1510 de 2013. Artículo 28: Oferta con valor artificialmente bajo. Si de acuerdo con la información obtenida por la Entidad 40 Estatal en su deber de análisis de que trata el artículo 15 del presente decreto, el valor de una oferta parece artificialmente bajo, la Entidad Estatal debe requerir al oferente para que explique las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador de que trata el artículo anterior, o quien haga la evaluación de las ofertas, debe recomendar rechazar la oferta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas. CAUSA Falta de aplicación de la norma. EFECTO Riesgo de contratación a precios fuera del mercado. Riesgo de cumplimiento del contrato por oferta artificialmente baja. OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y DEPORTES “REQUERIMIENTO AL PROPONENTE PARA SUSTENTAR EL PRECIO OFRECIDO. Estima la oficina de Control interno que toda vez que el oferente ofreció en la subasta un descuento del 53% de los valores establecido por la Entidad, se trataría de una propuesta artificialmente baja, por lo tanto se debió seguir el procedimiento establecido el el artículo 28 del Decreto 1510 de 2013, que estipula "...la Entidad Estatal debe requerir al oferente para que explique las razones que sustentan el valor ofrecido...", norma que se considera violada toda vez que al momento de la revisión del expediente por parte de la Oficina de Control no se pudo evidenciar el cumplimiento de la misma. En primer lugar quiero informar que al momento de la realización de la Audiencia de subasta, esto es 21 de Julio de 2014, no me encontraba ejerciendo el cargo de Subdirector de Recreación y Deportes, lo que no significa que revisadas las observaciones realizadas por la Oficina de Control Interno no pueda proceder a dar respuestas a las misma despues de realizar las investigaciones pertinentes. Si bien es cierto lo que se establece a folios 8 del informe, parágrafo primero, no ha sido publica en el SECOP el acta de la Audiencia de Subasta, no es menos cierto que la misma existe en medio magnético en la Oficina de contratación, audio que da constancia del cumplimiento de la norma que se estima como violada por parte de la Oficina de Control interno, en el audio se evidencia que por parte del funcionario correspondiente por parte del IDRD se pidió el explicación respectiva al oferente por el precio ofrecido; en tal virtud se recomienda solicitar a la oficina de contratación el audio de la Audiencia en mención y como medida correctiva se sugiere que 41 la oficina de Contratación una vez termine la audiencia respectiva, proceda a la transcripción de la misma en los casos en los que las diligencias sean gravadas y no transcritas en el momento de su realización. De igual manera debe tenerse en cuenta que en el SECOP por Ley deben publicarse cada una de las actas que hacen parte del proceso contractual a más tardar a los tres días siguientes a su ocurrencia”. RESPUESTA El acta de la audiencia debe reflejar la realidad de lo sucedido en una audiencia de adjudicación, consignando los hechos relevantes que allí ocurren. Solicitar al proponente explicaciones sobre el precio ofrecido por considerar que posiblemente se trata de un precio artificialmente bajo constituye el cumplimiento de un a obligación legal y debe quedar constancia de ello en el acta, más en un caso como estos en donde el precio ofrecido por el servicio es un 53% más bajo que el presupuesto oficial estimado. En el acta de la audiencia no se consignó esta circunstancia. Es importante precisar que una oferta de descuento de más del 50% en el precio oficial del servicio subastado puede constituir o bien una lesión enorme para el contratista, lo cual comprometería la responsabilidad del Instituto o bien un error mayúsculo en el cálculo del precio oficial de este servicio. OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y DEPORTES “PORCENTAJE DE DESCUENTO PRESUPUESTO OFICIAL. Para dar claridad a la inquietud presentada a folio 8, parágrafo 2, item 1.2., correspondiente a que el presupuesto oficial corresponde a la suma de $393.000.000 millones, con una tasa de descuento del 53% de conformidad con la oferta económica presentada y no se indica si el descuento se aplica al valor del presupuesto oficial quedando en $208.290.000 millones o si es a cada uno de los items del contrato. La clausula tercera del contrato N° 1554 de 2014, establece "El valor del presente contrato es por la suma de $393.000.000 millones de pesos, con una tasa de descuento del 53%, de conformidad con la oferta económica presentada por el contratista, incluidos todos los gastos, impuestos y descuentos", clausula que da claridad a que se aplica el descuento ofertado, esto es, a cada uno de los ítems qué conforman el contrato, es decir, con la tasa de descuento ofertado se conseguirá la optimización de los recursos presupuestados, toda vez que si el contrato se encontraba estipulado para cubrir los eventos realizados por el 42 IDRD durante el tiempo de 10 meses, éste se extenderá más allá y abarcará nuevos eventos que no se encontraban inicialmente presupuestado por la falta de recursos públicos, por ende, es la misma clausula 2a del contrato en mención que estipula: "El plazo es de 10 meses o hasta agotar el presupuesto oficial...". (Anexo 1). Lo anterior conlleva a concluir que en la medida en que se oferte un mayor descuento en los procesos de selección, se obtendrán más servicios, servicios que son necesarios para la Entidad, toda vez que permanentemente se realizan actividades por cada uno de los proyectos que se manejan en la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, lo que no significa que no se sepa que se va a hacer con el recurso obtenido con el descuento ofertado, ya que con él se cubren eventos que se realizan constantemente y no contaban con disponibilidad presupuestal.”. RESPUESTA Aunque, este punto no fue incluido en el informe preliminar como observación ni hallazgo, lo que se anota en este punto es que de la redacción de la estipulación contractual no queda claro a qué cifra se aplica el descuento del 53%. 4.2. Observación 2 CONDICIÓN El contrato 1554 de 2014 contempla obligaciones que ya habían sido incluidas en los contratos de apoyo logístico vigentes de manera simultánea y suscritos con el mismo contratista CRITERIO ARTÍCULO 3o. DE LOS FINES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines. Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones. ARTÍCULO 43 26. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. En virtud de este principio: 1o. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. CAUSA Se desconoce EFECTO La contratación de las mismas obligaciones en diferentes contratos afecta la eficiente asignación de recursos y de la prestación del servicio. 4.3. Observación 3 CONDICIÓN El contrato 1554 de 2014 contempla así mismo obligaciones que ya habían sido incluidas en los contratos de transporte vigentes de manera simultánea. CRITERIO ARTÍCULO 3o. DE LOS FINES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines. Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones. ARTÍCULO 26. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. En virtud de este principio: 1o. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. CAUSA Se desconoce 44 EFECTO la contratación de las mismas obligaciones en diferentes contratos afecta la eficiente asignación de recursos y de la prestación del servicio. OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y DEPORTES “CONTRATO OBLIGACIONES SIMILARES. Como bien dice el informe presentado por la oficina de control interno, ademas del contrato N° 1554 de 2014 cuyo objeto es "Realizar por el sistema de precios fijos unitarios la prestación del servicio de vallas de seguridad y separación, que serán utilizadas para el cerramiento de las zonas especiales en las actividades masivas organizadas y dirigidas por los proyectos Acciones Metropolitanas para la ,Convivencia, Tiempo Libre tiempo Activo, Pedalea por Bogotá Y Bogotá ParticipAtiva en el lugar que determine el IDRD, existen otros contratos que se relacionan a continuación que tienen una obligación similar: - Contrato Operadores Logísticos: Objeto: "Prestar el servicio de Operadores. Logísticos que apoyarán la seguridad preventiva en la zona de producción y seguridad de artistas en los eventos desarrollados por el IDRD".Contrato de Transporte de Carga: "Prestar por el sistema de precios unitarios fijos el servicio público integral de transporte terrestre automotor de carga, que incluye el servicio de operarios, instalación, cargue y descargue de las vallas y en general todas las señales y elementos que el IDRD requiera transportar para el cumplimiento y desarrollo de las actividades que adelanta la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, en el lugar que se indique en el Distrito capital". Si bien es cierto, los tres contratos mencionan en sus obligaciones acciones para el montaje y desmontaje de vallas, las vallas a que se refiere el contrato de transporte son vallas de propiedad del IDRD para el programa de la ciclovía, programa que funciona los domingos y festivos en el Distrito Capital, vallas que deben ser recogidas por el contratista donde permanecen guardadas, transportarlas e instalarlas en el lugar indicado por el supervisor del contrato”. RESPUESTA En lo que se refiere al contrato de transportes que incluye el transporte de vallas, esta Oficina considera que ni en el texto del contrato ni en los documentos previstos se especifica que dicho transporte se refiere exclusivamente al transporte de las vallas de propiedad del IDRD, por lo que la observación se mantiene. Ahora, en lo que se refiere al contrato de operadores logísticos, esta oficina encuentra identidad en la obligación de montaje y desmontaje de vallas contenido en este contrato y en el contenido en el contrato de vallas, sin que del texto de los respectivos contratos pueda colegirse que se trata de objetos diferentes en cada caso, por lo que se mantiene la 45 observación. 4.4. Observación 4 CONDICIÓN A pesar de que el IDRD adquirió en propiedad 300 vallas en 2013, dicha adquisición no redundó en la disminución del valor que le significó el alquiler de las mismas, antes bien, el valor del alquiler continuó en aumento. CRITERIO No se logró la finalidad perseguida al suscribir el Contrato IDRD-CTO-2368-2013 con TORCAR LTDA cuyo objeto es “Suministrar por el sistema de precios fijos unitarios VALLAS DE SEPARACION que serán utilizadas para el cerramiento de las zonas especiales en los eventos deportivos masivos organizados y/o apoyados pro el proyecto Jornada Escolar 40 Horas Semanales” ARTÍCULO 3o. DE LOS FINES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines. CAUSA Las vallas no han sido destinadas para prestar el servicio para el cual fueron adquiridas. EFECTO Recursos públicos no aplicados al servicio público. 4.5. Observación 5 CONDICIÓN Las vallas alquiladas no son bienes ni características técnicas uniformes. servicios de común utilización y 46 CRITERIO Decreto 1510 de 2013. Disposiciones especiales – Título I Capítulo II: Disposiciones comunes para la Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes CAUSA Se utilizó un proceso de selección establecido para la adquisición de bienes y servicios de común utilización y características técnicas uniformes. EFECTO No se utilizaron criterios de selección diferentes al menor precio. 4.6. Hallazgo 1 CONDICIÓN Las facturas N°s. 6883, 7149, 7357 y 7358, expedidas por Open Group para obtener el pago correspondiente al contrato 1554 de 2014 no cumplen con los requisitos exigidos para esta clase de documentos. CRITERIO Código de Comercio, artículo 772: “ Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.”. Código de comercio, Art. 774. Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes: 1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se 47 entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión. 2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley. 3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura. No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura. En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada. La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas. Artículo 617 del Estatuto Tributario: Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. 48 e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría. Paragrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma. Parágrafo. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares. Lo contemplado en el artículo 617, son los requisitos que debe cumplir quien expide la factura (vendedor), pero para quien compra, para que la factura pueda constituir prueba de sus costos o gastos, es suficiente con que la factura contenga como mínimos los siguientes requisitos: Estatuto tributario, Art. 771-2.” Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario. 49 Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario. Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca. Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración”. Adicionalmente, quien expida la factura debe contar con la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la factura. CAUSA Se desconoce. EFECTO Se pagó una obligación sin la documentación mínima exigida por la ley. OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y DEPORTES “DEFICIENCIA INFORMACION EN LAS FACTURAS. Referente a la manifestación que las facturas no cumplen con los requisitos establecidos por la DIAN, se indica por parte del supervisor y del apoyo financiero de la Subdirección que las mismas son las que han sido avaladas por el área de tesorería de la Entidad, por lo tanto se recomienda que de estar por fuera de lo legalmente establecido, se realice mejora con el área de tesorería para que indiquen los mínimos de ley que deben contener las mismas. Revisadas las facturas, se observa que a las mismas se anexa un cuadro de verificación por parte de el supervisor donde se da fe de la prestación del servicio y de los valores a pagar por cada evento, cuadro que es de fácil entendimiento en su contenido y cuyo original reposa en la carpeta original del contrato. 50 RESPUESTA No es fácil entender qué se está cobrando ni la factura cumple con los requisitos de ley, tal como se expone en el informe. Falta la descripción específica de los servicios prestados, exigencia contenida en el artículo 617 del Estatuto Tributario. Los “cuadros de verificación” a que hace referencia en sus observaciones, consisten en cuadros en excell sin firma alguna, frecuentemente con anotaciones y correcciones manuscritas que no ofrecen ninguna confiabilidad. Se trata de listados confusos que no indican el concepto facturado claramente (si se trata del primer día o día adicional, por ejemplo), no se indica el valor unitario sino que se anotan valores globales. 4.7. Hallazgo 2 CONDICIÓN Las órdenes de pago de pago individual de 17/10/14, 12/12/14 y 06/03/05 no están soportadas en documentos que acrediten en debida forma la prestación del servicio pactado en el contrato 1554 de 2014. CRITERIO Contrato 1554 de 2014: CLÁUSULA CUARTA.- FORMA DE PAGO: El IDRD pagará al contratista, el valor del contrato en mensualidades vencidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación de la factura y recibo a satisfacción entregado por el Supervisor del contrato. CAUSA Se desconoce. EFECTO Se efectuaron pagos por la prestación de servicios que no fueron debidamente acreditados. 51 OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y DEPORTES “FIRMA DE VERIFICACIÓN DE FORMATOS POR EL SUPERVISOR. Se manifiesta que la gran mayoría de los formatos están firmados por el supervisor del contrato, a lo cual el supervisor informa que la verificación de la instalación del servicio se hace de uno a dos días antes de la ejecución del evento, momento en que se revisan las condiciones de seguridad de cada una de las actividades y la verificación de condiciones de los eventos, para lo cual se hace un recorrido conjuntamente con el contratista y en algunos casos con el coordinador del evento, hecho que da garantía del funcionamiento normal del evento para así salvaguardar la seguridad humana de los asistentes, organizadores y en algunos casos las instalaciones de los escenarios. Es de anotar que existen los registros fotográficos de los montajes y las vallas instaladas”. DEFICIENCIA FORMATO DE VERIFICACIÓN DE SERVICIOS. Los formatos actuales de verificación de servicios, en la parte inferior indican "nombre y firma del responsable", se tendrá en cuenta la observación presentada para que en adelante se tenga cuidado en que a parte de la firma de la persona quien lo suscribe escriba su nombre en letra legible. Igualmente se realiza acción de mejora en el formato para identificar si el servicio corresponde a el primer día o a el día adicional. Se debe tener en cuenta que algunas veces el proveedor instala el objeto del servicio el día anterior del evento, sin que esto genere costo adicional para el IDRD. RESPUESTA: Deficiencias en el formato de verificación de servicios. Se mantiene. 4.8. Hallazgo 3 CONDICIÓN Con cargo a los recursos reservados para el pago de las obligaciones adquiridas a través del contrato 1554 se pagaron servicios de camiones y operarios, diferentes a los ofrecidos y contratados y cobrados con la factura 7357 del 04/03/15. CRITERIO Contrato 1554 de 2014: CLÁUSULA SEXTA: OBLIGACIONES DEL 52 CONTRATISTA: “...2. Contar con las vallas de separación y seguridad de conformidad con el requerimiento técnico establecido, las cuales deben estar disponibles para cuando el IDRD lo requiera para realizar las actividades de la Subdirección de Recreación y Deportes. (...) 4. Prestar el servicio de transporte que sea necesario para el desplazamiento de las vallas al lugar donde lo requiera el IDRD. 5. Proporcionar el personal necesario y suficiente para el manejo, cargue y descargue de las vallas que garanticen la instalación del cerramiento según las indicaciones establecidas por el Supervisor del contrato. (...) 8. Contar con el personal necesario y calificado de acuerdo con lo señalado en la ficha técnica con el conocimiento técnico de los equipos ofrecidos para prestar la asesoría técnica en los sitios que se requiera. CAUSA Se desconoce. EFECTO Con dineros destinados para ello, se efectuaron pagos de obligaciones diferentes a la de alquiler de vallas. OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y DEPORTES “PAGO DE SERVICIOS DE TRANSPORTE MEDIANTE CONTRATO N° 1554 DE 2014. A folio 48 , item 4.8. se contempla que se pagaron con cargo a los recursos reservados para el pago de obligaciones adquiridas por el contrato N°1554 de 2013, servicios de camiones y operarios, Contrato que corresponde a la Prestación del Servicio de Vallas de Seguridad y Separación, no correspondiendo así lo pagado con los items contemplados en el contrato principal. Si bien el objeto del contrato N° 1554 de 2014 corresponde al servicio de vallas de seguridad y de separación, el mismo dentro de las obligaciones del contratista contempla 53 "prestar el servicio de transporte que sea necesario....", por lo tanto, por la necesidad del servicio de uno de los proyectos dirigidos por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, que es la Ciclovía de dominicales y festivos perteneciente a Acciones Metropolitanas para la Convivencia, se requirió transportar las vallas de propiedad del IDRD a las Zonas donde opera el programa, toda vez que en el momento no se contaba con el contrato de transporte , decisión que fue estudiada y avalada por el comité de contratación del IDRD, quien conceptúo que no existía inconveniente alguno teniendo en cuenta que el contrato N° 1554 de 2014 contemplaba el transporte de vallas y el mismo está respaldado con recursos pertenecientes al mismo proyecto de Acciones Metropolitanas para la conveniencia; así las cosas, se determino que el contratista transportará las vallas propiedad del IDRD al lugar indicado por el Supervisor del contrato ajustándose el servicio a los valores establecido por la oficina de costos del IDRD para dicho servicio”. RESPUESTA De la respuesta dada a la observación formulada en el aparte 4.8 del informe preliminar se desprende claramente el fundamento de la observación, pues queda claro que con cargo a ese contrato se pagó un servicio no contemplado en las obligaciones contractuales ni en el proceso de contratación se contemplaron precios oficiales, ni los participantes en el proceso de contratación ofertas ni se pujó por la prestación del servicio de transporte. De los documentos del proceso de contratación se desprende claramente que el contratista se compromete a prestar el servicio de alquiler de vallas, que incluye tanto el transporte de las mismas como su montaje y desmontaje. La oferta económica se refiere única y exclusivamente al valor del descuento ofrecido por unidad de media, es decir, por cada día de alquiler de las vallas, sin que se haya ofrecido servicio de transporte para las vallas de propiedad del IDRD. Antes bien, esta respuesta ratifica lo afirmado en el punto anterior según el cual existen varios contratos con obligaciones idénticas para un mismo periodo de tiempo. Por lo tanto, se mantiene el hallazgo. 4.9. Hallazgo 4 El número de vallas en algunos eventos parece absolutamente desproporcionada. Por ejemplo en el evento “kars”, según dichos documentos, se utilizaron 2.700 vallas, 2.400 de separación y 300 de seguridad, es decir, se hicieron cerramiento 54 de más de cinco kilómetros. Únicamente por este ítem el valor del alquiler de vallas es de alrededor de $ 110 millones de pesos, mientras que el costo del evento en general rondó los $ 320 millones. De acuerdo con los términos establecidos en los pliegos de condiciones, se contratarían hasta 350 vallas de manera simultánea, pero de acuerdo con este informe se llegaron a instalar hasta 4975 vallas de manera simultánea, como sucedió el 10 de agosto de 2014 desbordando en más de quince veces la capacidad solicitada. En efecto, en la ficha técnica del proceso de contratación IDRD-STRD-015-2014 se lee lo siguiente: Sin embargo, de acuerdo con la relación de vallas utilizadas diariamente durante el Festival de verano, encontramos los siguiente: NUM VALLAS VALOR DIA FECHA SEPARACIÓN SEPARACIÓN lun 04/ago 14 120 $38.108 mar 05/ago 14 1280 $48.996 mié 06/ago 14 1410 $32.664 jue 07/ago 14 2880 $65.328 vie 08/ago 14 270 $48.996 sáb 09/ago 14 1727 $87.104 dom 10/ago 14 655 $43.552 Total 12117 $506.292 DIA DIA ADICIONAL VALOR DIA ADICIONAL VALLA VALLA DE DÍA VALLA DE VALLA DE SEPARACIÓN ADICIONAL SEGURIDAD SEGURIDAD SEGURRIDAD $25.347 40 0 $118.286 0 $32.589 300 120 $152.082 0 $21.726 20 0 $101.388 0 $43.452 280 300 $202.776 0 $32.589 2699 40 $152.082 300 $57.936 2520 103 $270.368 340 $28.968 3720 270 $135.184 330 $336.753 10509 1363 $1.571.514 970 VALOR DIA ADICIONAL VALLA DE SEGURRIDAD $77.903 $100.161 $66.774 $133.548 $100.161 $178.064 $89.032 $1.034.997 TOTAL VALLAS 160 1.700 1.430 3.460 3.309 4.690 4.975 24.959 TOTAL VALOR $798.120 $10.082.380 $7.748.460 $21.762.000 $15.257.579 $24.051.062 $25.270.970 $137.845.141 Por último, es importante anotar que la gran mayoría de los formatos de verificación está firmado por Yesid Díaz, supervisor del contrato. Como, observando las fechas 55 y logares de prestación del servicio, es imposible que se encontrara físicamente en todos los lugares en que se prestaron estos servicios, no aparece claro para esta oficina qué herramientas de verificación fueron utilizadas para verificar las condiciones en que se prestó el mismo y, en consecuencia, para determinar el monto del pago a realizar”. OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y DEPORTES DESPROPORCIÓN VALLAS UTILIZADAS. Según reporte del supervisor del contrato de vallas, señor Yecith Diaz, en el contrato se estima un número total de vallas a utilizar, pero excepcionalmente, como lo es en el Festival de Verano, por necesidad del servicio y por condiciones de seguridad humana se hace necesario utilizar un número más a las con frecuencia usadas, las cuales son necesarias para la seguridad humana y la mitigación de riesgos de los eventos; como por ejemplo Festival de Kars del Festival de verano 2014. que fue realizado en la ciclo-ruta interna de PRD, cuya distancia es de 1450 metros, en donde se requirió realizar el cerramiento total del circuito en ambos costados, haciendo doble cerramiento en lugares de riesgo, a una distancia de cada dos metros, con ayuda de pie de amigo cada dos y tres vallas en la totalidad del cerramiento, con la finalidad de prestar mayor seguridad; adicionalmente se debieron hacer cerramientos de la zonas de pits, almacenamiento de combustible, carpas, zonas de producción y zonas de atención de emergencias. Servicio que ascendió a la suma de $48.081.600 (1 día 16.080.300, del 2 al 4 día 10.667.100) y no a lo observado en el informe preliminar. RESPUESTA Ante las consideraciones de la Subdirección es del caso anotar que de acuerdo con la ficha técnica del servicio para este proceso de contratación se estableció lo siguiente. “NECESIDAD MÁXIMA DE MANERA SIMULTÁNEA. REQUERIMIENTO. Hasta trescientas cincuenta (350) vallas de separación y cien (100) vallas de seguridad de manera simultánea por grupo”. En lo respecta a los costos del mencionado servicio, los datos fueron tomados de la orden de pago presentada por el contratista el 2 de diciembre de 2014. 4.10. Hallazgo 5. En algunos de los formatos de verificación se registraron anotaciones que no fueron tomados en cuenta por la supervisión en relación con el desarrollo del contrato, así: 56 • • • • • • 2 de agosto de 2014. Anotación del responsable: “Al igual que la mayoría de los servicios, hubo inconvenientes con la llegada, Sin embargo la instalación se hizo oportunamente y sin contratiempos”. 2 de agosto: Pista de patinaje Tunal: “se solicitaron 150 vallas” y se registran 100 instaladas. 5 de agosto: “El encargado confirma que las vallas de separación son las mismas de seguridad”. 7 de agosto: “El día 7 de agosto el contratista responsable de Open Group desplaza 23 vallas restantes de las 200 de softball para completar los cerramientos propuestos y utilizar 40 vallas” 10 de agosto: Circuito ciclístico 7 de agosto. “Se solicitó para el evento 70 vallas y no llegó ninguna. Se hace descuento por la no prestación del servicio 50%”. 10 de agosto:”Se recibieron 300 vallas el día viernes 8 de agosto a las 13.00 y las 300 restantes el sábado 9 de agosto a las 20:40 h después de numerosas llamadas y solicitudes al proveedor”. OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y DEPORTES ANOTACIONES NO TENIDAS EN CUENTA POR PARTE DEL SUPERVISOR PARA LOS RESPECTIVOS DESCUENTOS. Informa el supervisor del contrato, señor Yecith Díaz, que cada una de las anotaciones que aparecen en la verificación del servicio fueron tenidas en cuenta, para lo cual anota: • 3 de Agosto: Las vías ya se encontraban cerradas por eso los proveedores tuvieron inconvenientes para la entrega de los servicios a la hora indicada pero la ubicación se realizo oportunamente, persona responsable Monica Talero . • 2 de agosto: Se realizó descuento al proveedor del 50% de las 50 vallas que no presentaron para el evento. • 5 de Agosto: Las vallas solicitadas son de separación. • 10 de Agosto. Se realizo el descuento por no prestación de el servicio. • 10 de Agosto: La instalación se realizo desde el día 8 de Agosto y las vallas fueron solicitadas para el día 10 de agosto. 57 La clausula tercera del contrato especifica: Valor a pagar " ...con una tasa de descuento del 53% de conformidad con la oferta económica..." es decir que el valor a pagar por valla de separación es de $4.827, para la valla de separación día adicional $3.211, para la valla de seguridad $14.985, para la valla de seguridad día adicional $9.869. RESPUESTA Anotaciones no tenidas en cuenta. No existe en la documentación contractual prueba de lo afirmado. Por lo tanto, se mantiene la observación. De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta que no se realizaron observaciones respecto de la observación 4 del informe, según la cual “a pesar de que el IDRD adquirió en propiedad 300 vallas en 2013, dicha adquisición no redundó en la disminución del valor que le significó el alquiler de las mismas, antes bien, el valor del alquiler continuó en aumento” y el hallazgo 2, según el cual “Las órdenes de pago de pago individual de 17/10/14, 12/12/14 y 06/03/05 no están soportadas en documentos que acrediten en debida forma la prestación del servicio pactado en el contrato 1554 de 2014”, el informe preliminar presentado adquiere el carácter de informe final.. LUIS FRANCISCO CANTE CÉSPEDES Jefe Oficina Control Interno IDRD Proyectó: Roberto Peñaranda Gómez – Contratista OCI 58