SACP-020-13-final 233KB Dec 09 2013 03:24:34 PM

ACCIÓN
CORRECTIVA/ PREVENTIVA
(SACP)
Número
# SACP
0
Fecha: 29/11/12
Año
0
1
Código
GC - F - 003
Pág. 1/6
(Completa Gestor de Calidad)
3
 Corrección X Correctiva  Preventiva  Oportunidad de Mejora
1. Solicitud de acción:
Fecha de apertura:
2
Versión 02
07/11/2013
Solicitado por:
Maricela Tapia
Proceso en donde se
identificó el Hallazgo:
Gestión Político Estratégica
Responsable de la
SACP
María Adelia Leiva
Proceso asignado :
Gestión Político Estratégica
Descripción del hallazgo:
A- En contra de lo indicado en el MC-01 Manual de Calidad, no se realizó el documento GC-F014 “Plan de Calidad” para asegurar que se mantuviera la integridad del sistema de
gestión ante la reorganización de recurso humano durante los meses de enero a junio del
2013, lo cual impidió la ejecución de las evaluaciones de la eficacia de las acciones
formativas, la actualización de algunos documentos del sistema de gestión y la ejecución
del programa de auditorías internas.
Nota: de ser necesario, se podría adjuntar fotografías o mayor documentación descriptiva
Origen:
 Auditoría Interna
X Auditoría Externa
 Revisión por la Dirección
 Queja/Reclamo
 Control Interno/SEVRI
 Observación
 Otro:
Nº de Auditoría
Nº de hallazgo de Auditoría
Nº de Acción Corrección /
N° de referencia
Seguimiento I-2013
01
NA
ACCIÓN
CORRECTIVA/ PREVENTIVA
(SACP)
Versión 02
Fecha: 21/11/12
Código
GC - F - 003
Pág. 2/6
(Completa Encargado de la SACP)
2. Asignación de la Corrección
Responsable de la Corrección
María Adelia Leiva
Fecha esperada de finalización Corrección
29-11-13
(Completa Encargado de la Corrección)
3. Corrección
Situación que provocó la desviación o incumplimiento (causa primer nivel):
Se desconocía que para estos casos aplicara el documento GC-F-014 “Plan de Calidad”
Actividad
Quién ejecutó la actividad
Fecha de ejecución
1. Identificar el impacto de la María Adelia Leiva
reorganización (reubicación
parcial y temporal) de
recurso humano durante los
meses de enero a junio del
2013.
15-11-13
2. Realizar el documento GC-F- María Adelia Leiva
014 “Plan de Calidad” para
la
reorganización
(reubicación
parcial
y
temporal)
de
recurso
humano
29-11-13
Observaciones
Continuar con el desarrollo de la SACP
En caso de indicar acciones de corrección asociadas, se debe realizar la respectiva observación.
Requiere:
Firma
Director Responsable
Análisis
PAC
Firma
Gestor de Calidad
ACCIÓN
CORRECTIVA/ PREVENTIVA
(SACP)
Versión 02
Fecha: 21/11/12
Código
GC - F - 003
Pág. 3/6
(Completa Encargado de la SACP)
4. Asignación del PAC
Responsable del PAC
Adriana Fuentes
Fecha esperada de finalización PAC
06/12/13
5. Resultado de la causa raíz de la no conformidad
No se tenía claridad que cualquier cambio interno o externo a la Organización puede afectar la
integridad del Sistema y que debe ser analizado y tratado adecuadamente independientemente de
su naturaleza. Ver anexo
Nota: Complementar al menos uno de los métodos indicados en el apartado 9
6. Plan de acción
Nº
Actividad
Responsable
Fecha limite
Ampliar el alcance y uso del documento GC-F-014
“Plan de Calidad” en el Manual de Calidad.
Adriana Fuentes
18/11/13
1
Capacitar a la Alta Dirección en el alcance y uso del
documento GC-F-014 “Plan de Calidad”.
Adriana Fuentes
25/11/13
2
Diseñar un formulario para dar seguimiento
cumplimiento de los planes de calidad.
Adriana Fuentes
27/11/13
3
Identificar previamente situaciones que puedan
impactar negativamente la integridad del SGC.
María Adelia Leiva
02/12/13
4
Documentar las situaciones encontradas
documento GC-F-014 “Plan de Calidad”.
María Adelia Leiva
04/12/13
5
Registrar los planes de calidad vigentes y nuevos en el
formulario correspondiente.
Adriana Fuentes
06/12/13
6
en
al
el
-------------------------------UL---------------------------------Observaciones:
Firma
Director Responsable
Firma
Gestor de Calidad
Versión 02
ACCIÓN
CORRECTIVA/ PREVENTIVA
(SACP)
Fecha: 21/11/12
Código
GC - F - 003
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(Completa Gestor de Calidad o Auditor Interno)
7. Seguimiento y Verificación de la Eficacia
Maricela Tapia
Responsable del Seguimiento o la Verificación
¿Como se verificó?
Fecha de
Verificación
¿Cual fue el resultado?
1. Se solicita la información recopilada
04/12/13
Se identifica correo enviado a los
Directores el 27/11 solicitando la
información, además se construyó una
tabla que resume la información copilada.
2. Se solicita el documento GC-F-014 “Plan
de Calidad” para la reorganización
(reubicación parcial y temporal) de recurso
humano
04/12/13
El documento se encuentra debidamente
completo y aprobado.
1. Se revisa el cambio realizado al Manual
de Calidad.
06/12/13
Se identifica la observación número 32, en
la página del Manual 41 que aclara el
alcance del documento GC-F-014 “Plan de
Calidad”.
2. Se solicita la lista de asistencia de la
capacitación impartida a la Alta Dirección en
el alcance y uso del documento GC-F-014
“Plan de Calidad”.
06/12/13
La capacitación fue impartida por la
Gestora de Calidad en el Consejo de Jefes
del día 25/11/13.
3. Revisión del documento diseñado para
dar seguimiento al cumplimiento de los
planes de calidad.
06/12/13
Se diseña y aprueba el formulario GC-F044 el día 27/11/13.
4. Se solicita la información recopilada de
las situaciones que puedan impactar
negativamente la integridad del SGC.
06/12/13
Se construyó una tabla que contiene los
diferentes aportes de los Directores, entre
lo que se destacaron dos situaciones
reales que pueden llegar aL afectar el
SGC.
5. Se solicita
formulados
06/12/13
Se formularon dos planes de calidad, el
PE 002-13 relacionado al cambio de
gobierno y el PE 003-13 que contiene
Corrección
Acción Correctiva
los
planes
de
calidad
Versión 02
ACCIÓN
CORRECTIVA/ PREVENTIVA
(SACP)
Fecha: 21/11/12
Código
GC - F - 003
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parte de la propuesta para implementar las
pruebas de conocimiento que demandó la
Sala IV.
6. Se revisa el registro correspondiente
correspondiente.
06/12/13
El registro contiene 6 planes de calidad,
entre lo que se encuentra 4 planes
vigentes.
Nota: de ser necesario, se podría adjuntar fotografías o mayor documentación descriptiva
Acción Eficaz:
Si
No
Nº Nueva acción
abierta:
NA
(Completa Gestor de Calidad)
8. Cierre de la SACP
Fecha de cierre:
06/12/13
Firma
Representante de la Dirección
Firma
Gestor de Calidad o Auditor Interno
ACCIÓN
CORRECTIVA/ PREVENTIVA
(SACP)
Versión 02
Fecha: 21/11/12
Código
GC - F - 003
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9. Análisis de la Causa Raíz.
5 veces ¿Por qué?
SACP N°020-13
1. ¿Por qué?
Se desconocía que para estos casos aplicara el documento GC-F-014
“Plan de Calidad”
2. ¿Por qué?
Se desconocía su aplicación porque el documento fue implementado
hasta este año y fue dado a conocer únicamente a algunas personas.
3. ¿Por qué?
Fue dado a conocer únicamente a algunas personas, porque
inicialmente el documento se diseñó para documentar la planificación de
dos situaciones puntuales que afectarían la integridad del SGC, a saber:
proceso de "Reorganización Administrativa” y el cambio del proceso
"Innovación y Prospectiva" a "Investigación Aplicada".
Se diseño para esas dos situaciones porque ambas impactarían directa
a todos los procesos del SGC, no se pensó:
4. ¿Por qué?
1: Que la reorganización (reubicación parcial y temporal) del recurso
humano impactaría a toda la Organización.
2: Que el documento fuera aplicable a cualquier cambio en la
planificación de la Organización.
1: Nunca se pensó que la reorganización (reubicación parcial y
temporal) del recurso humano impactaría a toda la Organización porque
solamente se seleccionaron a una o dos personas por algunos procesos.
5. ¿Por qué?
2: Nunca se pensó que el documento fuera aplicable a cualquier cambio
en la Organización porque en la práctica aún no se tiene claro la
interrelación de los procesos y que todos formamos parte de un Sistema.
Falta en la Organización considerar las asignaciones de trabajos
relacionados y el desequilibrio interno y externo que se provoca ante
cambios de cualquier naturaleza dentro y fuera de la Organización.
Resultado
No se tenía claridad que cualquier cambio interno o externo a la
Organización puede afectar la integridad del Sistema y que debe ser
analizado y tratado adecuadamente independientemente de su
naturaleza.
Fin del documento