GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MS-GTC-TAE-04 1 Página 1 de 9 PROCEDIMIENTO PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. 1. OBJETIVO Conceder la autorización correspondiente para que los ciudadanos puedan realizar espectáculos o sean estos nacionales o internacionales en el cantón Ibarra con el debido permiso, siendo los organizadores los responsables directos de existir algazaras, controversias o molestias a terceras personas. Con esto se garantiza la seguridad del público que asistiría a este tipo de eventos, además ayuda a mantener un control y un ordenado registro. 2. ALCANCE Aplica a las necesidades de los ciudadanos, organizaciones, o empresas de realizar eventos de carácter público en sitios de dominio de la municipalidad de Ibarra, sea para promocionar, difundir, celebrar, etc. productos, servicios o personas, así mismo como espectáculos artísticos, eventos automovilísticos, o deportivos; y termina en la correcta organización, coordinación y reposo de documentos en los archivos de la Comisaria Municipal y los departamentos involucrados. 3. ROLES Y RESPONSABILIDADES ROLES Y RESPONSABILIDADES Rol Responsabilidad El personal de la oficina de atención al cliente es Oficina de Atención al responsable de remitir el documento a la Alcaldía para Cliente sumilla del Sr. Alcalde. La secretaria de la Alcaldía es quien ingresa el oficio para sumilla del Sr. Alcalde y lo remite a la oficina de Alcaldía la Comisaria de Higiene, para su aplicación (según estipula la ordenanza vigente) por el Sr Comisario Municipal. Es el encargado de recibir el documento e ingresarlo al Sr. Comisario para su análisis, deliberación y sumilla. Secretario Comisaria Una vez presentado los documentos (Taquilla Rentas, Municipal Consep y SNR) inscribe la autorización en la parte posterior del formulario. Es quien, una vez analizado el documento y basado en lo que estipula la Ordenanza vigente, otorga o niega la Comisario Municipal autorización para la realización de eventos o espectáculos públicos, también es quien con su firma GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. Departamento de Rentas del IMI CONSEP Secretaria Nacional de Riesgos CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MS-GTC-TAE-04 1 Página 2 de 9 autoriza dicho evento. Personal de esta dependencia controla y rige la taquilla para el evento, o en su contra entrega un documento de exento de pago de ser gratuita la entrada al evento. Analiza y otorga (de bien darse), el respectivo informe y aprobación para la realización del espectáculo en cuestión. Es quien inspecciona y remite una autorización a quien corresponda para la realización del evento en cuestión. 4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES ABREVIATURAS N° TÉRMINO 1 GAD-I 2 POA 3 CONSEP 4 SNR DEFINICIONES N° TÉRMINO 1 Taquilla 2 Revocar 3 Espectáculo publico DEFINICIÓN Ilustre Municipalidad de Ibarra Plan Operativo Anual Consejo Nacional de Sustancia Estupefacientes y Psicotrópicas. Secretaria Nacional de Riesgos DEFINICIÓN Dícese de la venta de boletos y lo que se recauda. Acto de declarar ineficaz una disposición, bien por aplicación de la Ley, bien por los convenios particulares de un determinado contrato. Referencia a una función o diversión pública celebrada en un teatro, en un circo o en cualquier otro edificio o lugar en que se congrega la gente para presenciarla y a cualquier cosa que se ofrece a la vista o a la contemplación intelectual y es capaz de atraer la atención y mover el ánimo infundiéndole deleite, asombro, dolor u otros afectos más o menos vivos o nobles GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. P-MS-GTC-TAE-04 1 Página 3 de 9 5. DIAGRAMA DE FLUJO Diagrama de flujo: Autorización Eventos y Espectáculos Públicos Fase ALCALDÍA ENTIDAD EXTERNA ATENCIÓN AL CLIENTE Inicio 1. MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones D1 2. ¿Se requiere de la sumilla del Alcalde NO A SNR SI Secretaria 3. Reasignar tramite al Alcalde. D1 S1 Emitir certificados de seguridad del evento. D5 Emitir certificados de la seguridad del evento D6 Secretaria Alcalde 4. Avalizar o legalizar petición. D1.1 5. Reasignar el petición a unidad que corresponde. D1.1 S1 A Secretario de Comisario Comisario de Higiene. Secretario de Comisario 6. Revisar y reasignar el tramite al Comisario. 7. Analizar y Sumillar la petición. S1 8. Elaborar informe de respuesta a la petición. D1.1, 2 S1 S1 COMISARIA MUNICIPAL CONSEP NO 9. ¿La petición es factible? SI NO Secretario de Comisario 19. ¿Evento necesita Control Municipal? 10. Reasignar el trámite a Archivo Institucional. D1.1, 2 S1 SI Secretario de Comisario. C 20. Distribuir al personal para el control. Policía Municipal Policía Municipal 21. Ejecutar el control en el sitio. 22. Elaborar parte policial o informe de actividades. D7 Fin 1 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MS-GTC-TAE-04 1 Página 4 de 9 Diagrama de flujo: Autorización Eventos y Espectáculos Públicos CLIENTES Fase 1 Cliente 11. Adquirir y llenar formularios en la Comisaria Municipal. D3 D3.1 Secretario de Comisario COMISARIA DE HIGIENE B 12. Revisar y aprobar la petición Eventos Públicos. D1.1, 2 D3.1 Comisario Municipal 13. ¿La autorización es definitiva ? SI 15. Autorizar el Permiso según requerimiento. D1.1, 2 D3.2 Secretario de Comisario 17. Emitir copias para Archivar. UNIDAD DE SERVICIO MUNICIPAL DE RENTAS NO ARCHIVO INSTITUCIONAL Secretario de Comisario 16. Adjuntar el comprobante y emitir autorización. D1.1, 2,7 D3.2 14. MS-GTC-AP-07 Administración de garantías y espectáculo público D6 en efectivo B C 18. MS-GTC-AP-13 Entrega de respuesta a trámites y archivo Fin GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: Documentos: D1.= Matriz de requisitos. Solicitud para Espectáculo Público. Cedula ciudadanía y papeleta de votación Ticket con Nº de trámite. D1.1= Solicitud Sumillada de la Matriz de requisitos D2.= Informe de respuesta de petición D3.= Formulario de Evento y Espectáculo Publico Formulario de Ocupación de la Vía Pública D3.1=Formularios llenos. D3.2=Formularios autorizados. D4.= Certificado de SNR D5.= Certificado de CONSEP D6.= Titulo de valor a pagar. D7.= Comprobante de pago. P-MS-GTC-TAE-04 1 Página 5 de 9 Sistemas: S1.= Sistema de Gestión Documental Quipux 6. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO N° ACTIVIDAD 1 MS-GTC-AP-11 ATENCIÓN DE PETICIONES 2 ¿SE REQUIERE DE LA SUMILLA DEL ALCALDE? 3 REASIGNAR TRAMITE AL ALCALDE. 4 5 AVALIZAR O LEGALIZAR PETICIÓN. REASIGNAR LA PETICIÓN A DESCRIPCIÓN RESPONSABLE El ciudadano realiza un oficio en el que detalla el lugar, tipo de evento y fecha a realizar el evento o espectáculo, oficio que entrega en la ventanilla de atención al cliente con copia de cedula y papeleta de Inicio del proceso votación. Por lo tanto se encarga de receptar la documentación y reasignar documentación Algunas peticiones ciudadanas necesitan Asistente de el conocimiento por el señor Alcalde Ventanilla de según el tipo de Evento y Espectáculo Atención del Públicos y se reagina a Alcaldía. Cliente. Revisar el tipo de documentación y reasignar al Alcalde. Secretaria de Reasignar electrónicamente en el sistema Alcaldía de Quipux la petición. El Sr. Alcalde lo sumilla y lo remite a la Alcaldía oficina de la Comisaria Municipal, para la actuación del Comisario. Recibir y remitir el expediente de Secretaria de Eventos Públicos al Comisario Municipal. Alcaldía GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. UNIDAD QUE CORRESPONDE. 6 REVISAR Y REASIGNAR EL TRÁMITE AL COMISARIO. 7 ANALIZAR Y SUMILLAR LA PETICIÓN. 8 ELABORAR INFORME DE RESPUESTA A LA PETICIÓN. 9 ¿LA PETICIÓN ES FACTIBLE? 10 11 REASIGNAR EL TRÁMITE A ARCHIVO INSTITUCIONAL. ARCHIVAR LA PETICIÓN DE PERMISO ESPECTÁCULO PÚBLICO ADQUIRIR Y LLENAR FORMULARIOS EN LA COMISARIA MUNICIPAL. CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MS-GTC-TAE-04 1 Página 6 de 9 Reasignar electrónicamente en el sistema de Quipux la petición. El documento tanto física como digitalmente es enviado a la Comisaria Municipal, cuyo secretario es el encargado de recibir y remitir la solicitud al Comisario Municipal para su análisis y sumilla. Una vez presentados los documentos en la Comisaria Municipal, se escribe el respectivo documento de autorización en la parte posterior del formulario de eventos y espectáculos, en el que constan datos como: fecha, evento, horarios, lugar, y se hace hincapié en responsabilizar a los organizadores de existir cualquier controversia o daños a terceras personas, además se deja explicito que el permiso es provisional, y puede ser revocado por la autoridad pertinente de existir molestias a terceras personas. Se elabora el documento de respuesta, la cual se entrega en Archivo Institucional para la entrega al interesado la respuesta de “es procedente”. SI la petición es factible. Ver actividad N° 11. Si la petición NO es factible. Ver actividad N° 10 Se elabora el documento de respuesta, la cual se entrega en Archivo Institucional para la entrega al interesado la respuesta de “no es procedente”. Una copia de: Certificado del CONSEP, certificado de la SNR, documento emitido en Rentas, y formulario autorizado, firmado y sellado reposan en los archivos de la Comisaria Municipal. Adquiere formularios para Licencia de Publicidad Externa según información. Llenar el Formulario y adjuntar requisitos faltantes para el ingreso de la petición. Secretario Comisaria de Higiene. Comisario Municipal Secretario de la Comisaria Municipal. Comisario Municipal. Secretario de la Comisaria Municipal. Secretaria de Archivo Institucional. Cliente GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. 12 REVISAR Y APROBAR LA PETICIÓN EVENTOS PÚBLICOS. CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MS-GTC-TAE-04 1 Página 7 de 9 El ciudadano interesado llena el documento donde explica los datos necesarios del evento o espectáculo a realizarse. El Sr. Comisario Municipal firma una autorización previa en el documento. Comisario Municipal 13 ¿LA AUTORIZACIÓN ES DEFINITIVA? SI la Autorización es definitiva. Ver actividad N° 15. Si NO es autorización definitiva. Ver procedimiento de ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS. Actividad Nº 14 14 MS-GTC-AP-07 ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS Y ESPECTÁCULO PÚBLICO EN EFECTIVO 7Verifica la numeración de las entradas, con Confirmación del Reporte de Impresión de la Imprenta. Realiza la Liquidación de la Garantía en el Sistema de Espectáculos Públicos Dirección Financiera 15 AUTORIZAR EL PERMISO SEGÚN REQUERIMIENTO. 16 ADJUNTAR EL COMPROBANTE Y EMITIR AUTORIZACIÓN. Secretario de la Comisaria Municipal. 17 EMITIR COPIAS PARA ARCHIVAR. Autorizar la realización del espectáculo una vez que el empresario haya cumplido con la entrega de la garantía del Impuesto a los Espectáculos Públicos. Adjuntar las siguientes documentaciones. Una copia de: Certificado del CONSEP, certificado de la SNR, documento emitido en Rentas, y formulario autorizado, firmado y sellado Una copia de: Certificado del CONSEP, certificado de la SNR, documento emitido en Rentas, y formulario autorizado, firmado y sellado Recibir y entregar todo los expedientes de trámites municipales. Archivar como documentación de respaldo y archivo para el Municipio. Archivo institucional 18 19 20 MS-GTC-AP-13 ENTREGA DE RESPUESTA A TRÁMITES Y ARCHIVO ¿EVENTO NECESITA CONTROL MUNICIPAL? DISTRIBUIR AL PERSONAL PARA EL CONTROL. SI el evento necesita control. Ver actividad N° 20 Si el evento NO necesita control. Ver actividad N° 8. Distribuir al personal de la Policía Municipal para el operativo del Evento y Espectáculo Publico, según el tipo de Secretario de la Comisaria Municipal. Comisario Municipal. Secretario de la Comisaria Municipal. GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MS-GTC-TAE-04 1 Página 8 de 9 evento. Inspectores personal de Rentas también participa en el control de taquilla. Realizar la inspección visual el evento. EJECUTAR EL Deberá supervisar que la determinación 21 CONTROL EN EL de este impuesto se realice con apego a la SITIO. LORM y Ordenanza respectiva ELABORAR PARTE Elaborar el informe o parte policial de las observaciones del control que se realizó POLICIAL O 22 en el lugar del evento. INFORME DE ACTIVIDADES. FIN Policía Municipal Inspector Rentas. Policía Municipal 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4 DOCUMENTOS INTERNOS Título del Documento Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización COOTAD Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la Ilustre Municipalidad de Ibarra Ordenanza reformatoria que reglamenta la determinación, administración, control y recaudación de impuesto a los espectáculos públicos. Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo. N° 1 DOCUMENTOS EXTERNOS Título del Documento Norma Interno de Control (Contraloría del Estado) N° 1 2 3 8. FORMATOS Y REGISTROS Código FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS Título del Documento D1.= Matriz de requisitos. Solicitud para Espectáculo Público. Cedula ciudadanía Papeleta de Votación. Ticket con Nº de trámite. D2.= Informe de respuesta de petición D3.= Formulario de Evento y Espectáculo Publico D6.= Comprobante de pago. GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MS-GTC-TAE-04 1 Página 9 de 9 D7.= Parte Policial. Sistemas de Referencia S1. Sistemas de Gestión Documental Quipux. 9. ANEXOS Formulario de Evento y Espectáculo Publico 10. HISTORIAL DE VERSIONES FECHA VERSIÓN CONTROL DE CAMBIOS REALIZADO POR DESCRIPCIÓN Elaboró: Patricio Chantera Fecha: 14-12-2012 Revisó: Pol. Adrián Arias Fecha: 14-12-2012 Firma Firma