(Procedimiento de control de registros).

HOJA
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Código
GAL-P-COCA-03
TITULO
Procedimiento de Control de Registros
FECHA
Revisión
22-Enero-12
B
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS
1. Objetivo: Definir los criterios y procesos necesarios para asegurar el control de los registros
utilizados dentro de la organización y que son parte del Sistema de Administración de la
Calidad.
2. Alcance: Este Documento aplica a todos los registros de evidencia de las actividades diarias y
que pueden afectar la calidad del producto o Sistema de Administración de la calidad.
3. Definiciones:
Registros - aquellos formatos que se deben llenar con la información requerida y que son la
evidencia de cumplimiento con el Sistema de Calidad. Estos se encuentran listados en la Matriz
Control de registros GAL-F-COCA-01
4. Responsabilidades:
 Es responsabilidad de todo el personal que utilice o conserve registros sujetarse a los
lineamientos indicados en este procedimiento.
 El Coordinador de Calidad es responsable de la adecuada implementación de este
procedimiento así como de su monitoreo continuo y de reportar las deficiencias a la
Dirección.
 El Coordinador de Calidad es responsable del mantenimiento de la Matriz de control
Registros, así como de darlos a conocer.

El Director General es responsable de proveer los recursos necesarios para asegurar que los
registros se conserven adecuadamente en un ambiente en donde no sufran daños en el
tiempo previsto de retención.

Cualquier usuario de registros deberá notificar al Coordinador de Calidad acerca de
aquellos registros ilegibles.
5. Procedimiento:
5.1
El Coordinador de Calidad es responsable de mantener actualizada la Matriz de Control de
Registros del Sistema de Calidad en la cual se deberán listar todos los registros que forman
parte de dicho Sistema.
5.2
Todos los registros deberán estar almacenados, en el sitio designado para este fin. Con el fin
de recuperar la información en caso necesario o de cualquier emergencia.
5.3
Todos los registros deberán estar protegidos contra la humedad y en un sitio seguro.
5.4
Todos los registros deberán ser mantenidos por el período definido en la matriz de registros.
5.5
Todos los registros vencidos podrán ser destruidos al cumplirse la fecha de vencimiento por la
función responsable de su custodia.
5.6
La matriz de registros deberá incluir al menos los siguientes campos:


Código y Nombre del Registro
Revisión y Fecha efectiva – Revisión actual y fecha en que se dio de alta
HOJA
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Código
GAL-P-COCA-03






5.7
TITULO
Procedimiento de Control de Registros
FECHA
Revisión
22-Enero-12
B
Tipo de Archivo- Papel, electrónico, etc.
Modo de recuperación - De que manera se identifica
Responsable - Quien o quienes dentro de la organización tienen la responsabilidad de
mantener el registro
Tipo de Archivo- Forma en que se archiva, papel, electrónico, etc.
Tiempo de retención- Tiempo que se mantendrá el registro
Disposición – que se hará con el registro después de haber cumplido su tiempo de
retención
Registros de Revisión de la gerencia.
 Registros del personal indicando su formación, evaluación de habilidades, experiencia y
conocimientos.
 Registros de evidencia de que se llevaron a cabo las actividades del proceso (reportes
diarios y semanales) y de que el producto cumplió con las especificaciones (Hojas de
Inspección)
 Registros de revisión del contrato o documento equivalente del cliente.
 Registros de validación de los procesos cuando aplique.
 Registros de la rastreabilidad.
 Registros de calibración y verificación del equipo de medición.
 Registros de las actividades de auditoría interna.
 Registros de autorización de liberación del producto al cliente.
 Registros de producto o materiales no conformes.
 Registros de acciones correctivas.
 Registros de acciones preventivas.
Nombre y Firma de Autorización
HOJA
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Código
GAL-P-COCA-03
TITULO
Procedimiento de Control de Registros
Con que:
FECHA
Revisión
22-Enero-12
B
Quien:

Computadora
Originadores de la documentación

Copias duras
Coordinador de calidad
Requisitos personales:



Organizado
Redacción básica
Ortografía
Entradas:

Necesidad de
documentación

Requerimientos
del ISO
9001:2008
Como:
De acuerdo con el procedimiento GAL-PCOCA-03
Salidas:
Control de
Registros

Sistema de
calidad
documentado

Documentación
controlada
Medición:

Auditorias interna al sistema de
calidad

Auditorías externas de ISO
9001:2008
HOJA
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Código
GAL-P-COCA-03
TITULO
Procedimiento de Control de Registros
FECHA
Revisión
22-Enero-12
B
Control de cambios y Estado de Revisión
Sección que
sufre cambio
Encabezado
Originalmente era
Sin logotipo
Quedo como
Fecha del
cambio
Con logotipo
22/Enero/11
Revisión
B