elaboración del manual de procesos y - CDIM

“ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA GERENCIA FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICÁ”
RICARDO ALBERTO SÁNCHEZ RODRÍGUEZ
CÓDIGO 8414
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
BOGOTÁ D.C.
2008
1
“ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA GERENCIA FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICÁ”
RICARDO ALBERTO SÁNCHEZ RODRÍGUEZ
CODIGO 8414
INFORME FINA DE PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS REALIZADAS EN
CUMPLIMIENTO DEL ÚLTIMO REQUISITO ACADÉMICO PARA OPTENER
EL TITULO DE ADMINISTRADOR PÚBLICO
ASESOR ACADÉMICO ESAP:
LUIS ARGEMIRO MALAMBO MARTÍNEZ
ASESOR ADMINISTRATIVO: GERENCIA FINANCIERA
ALCALDÍA MUNICIPAL DE CAJICÁ
ANA PATRICIA JOYA LIZARAZO
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
BOGOTÁ D.C.
2008
2
A mis Padres: Ricardo Orlando y María Cristina
Por el gran apoyo que me brindaron durante el
Transcurso de mi carrera,
Que hoy culmina.
3
AGRADECIMIENTOS
Agradezco muy especialmente la colaboración y orientación de mis asesores
Profesor LUIS ARGEMIRO MALAMBO , Administrador Público (Asesor
Académico) y la Doctora ANA PATRICIA JOYA Contador Público (Asesor
Administrativo) por haber depositado su confianza y respaldo en el desarrollo
de la práctica Administrativa, los cuales con su conocimiento y apoyo
permitieron la realización de este trabajo.
4
TABLA DE CONTENIDO
I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
INTRODUCCION………………………………………………….…………10
1. IDENTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA……………………………….……14
2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA …………….…….16
2.1 OBJETIVO GENERAL………………………………………………………16
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS………………………………………………..16
3. RESULTADOS ESPERADOS……………………………………………..17
4. MARCO DE REFERENCIA…………………………………………………17
4.1 MARCO TEORICO..................................................................................17
4.2 OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS………………….18
4.3 VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS……………………19
4.4 MARCO CONCEPTUAL……………………………………………………20
4.4.1 PROCESO ……………………………………………………………….20
4.4.2 PROCEDIMIENTO……………………………………………………….20
4.4.3 MANUAL…………………………………………………………………..20
4.4.4. CONTROL INTERNO…………………………………………………….21
4.4.5 AMBIENTE DE CONTROL………………………………….…………..22
4.4.6 EVALUACION DEL RIESGO………………………………………...…22
4.4.7 ACTIVIDADES DE CONTROL…………………………………………23
4.4.8 INFORMACION Y COMUNICACIÓN…………………………………23
4.4.9 SUPERVISION Y MONITOREO………………………………………24
4.4.10 PRODUCTO……………………………………………………………..24
5
4.4.11 SERVICIOS PÚBLICOS…………………………………………………24
4.4.12 SERVIDORES PÚBLICOS…………………………………………...…24
5
MARCO GEOGRAFICO Y CONTEXTUAL ………………………………..25
5.1 MISIÓN………………………………………………………………………..26
5.2 VISIÓN……………………………………………………………………..…27
5.3 LOCALIZACION……………………………………………………………..28
5.4 LIMITES………………………………………………………………………28
5.5. MARCO HISTORICO………………………………………………………29
5.6 MARCO NORMATIVO …………………………………………………….30
5.7 MARCO NORMATIVO NACIONAL………………………………………..30
5.8 MARCO NORMATIVO INTERNO………………………………………….33
6 METODOLOGÍA…………………………………………………………………33
6.1.
TIPO DE ESTUDIO………………………………………………….......33
6.2. FASES O ETAPAS …………………………………………………………34
6.2.1. FASE I: ANALISIS DE INFORMACION……………………………......34
6.2.2. FASE II: DIAGNOSTICO ………………………………………………..34
6.2.3. FASE III: DISEÑO………………………………………………………...35
6.3. FUENTES DE INFORMACION……………………………………………35
6.3.1. FUENTES DE INFORMACIÓN PRIMARIAS………………………….35
6.3.2. FUENTES DE INFORMACIÓN SECUNDARIAS……………………..36
6
II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
7 DIAGNOSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA GERENCIA FINANCIERA
Y LA ADMINISTRACION CENTRAL…………………………………………38
7.1.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
GERENCIA FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE
CAJICA……………………………………………………………..……..38
7.2.
PROBLEMÁTICA ACTUAL DE LA GERENCIA FINANCIERA……..41
7.3.
OBJETIVO DEL MANUAL ……………………………………………...41
7.4.
DESTINATARIOS DEL MANUAL ……………………………………..42
7.5.
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DEL ÁREA DE ESTUDIO
8. PRESENTACION DE LA ENTIDAD ………………………………………….43
8.1.
RESEÑA HISTORICA DE LA ENTIDAD………………………………43
8.2.
PROGRAMA DE GOBIERNO: CAJICA DE PIE, EL CAMBIO ES
CON TODOS …………………………………………………………….44
8.3.
FUNDAMENTOS DEL PROGRAMA DE GOBIERNO……………….44
8.4.
MISION……………………………………………………………….......45
8.5.
VISION ……………………………………………………………………47
8.6.
OBJETIVO………………………………………………………………...48
8.7.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION CENTRAL………………..49
8.7.1. Funciones Generales ……………………………………………….49
8.7.2. Funciones Específicas ……………………………………………...49
8.8.
ESTRUCTURA ORGANICA…………………………………………….51
9. DESCRIPCION DEL AREA FINANCIERA …………………………………..52
9.1.
MISION DE LA GERENCIA FINANCIERA……………………………52
9.2.
OBJETIVOS GERENCIA FINANCIERA……………………………….53
9.3.
ESTRUCTURA ORGANICA GERENCIA FINANCIERA …………....57
7
10. INVENTARIO DE PROCESOS………………………………………………...10
11. METODOLOGÍA PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS …….59
12. CATÁLOGOS DE PROCEDIMIENTOS …………………………………...…61
12.1. PROCESOS ESTRATÉGICOS…………………………………………62
12.2. PROCESOS MISIONALES……………………………………………..62
12.3. PROCESOS DE APOYO ……………………………………………….63
12.4. PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL………………………..63
12.5. INVENTARIO DEPROCESO GERENCIA FINANCIERA……………63
13. METODOLOGÍA PARA LA DIAGRAMACIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS……………………………………………………………..65
13.1. DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA PRESUPUESTO…………………….68
13.2. DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA CONTABILIDAD……………………..79
13.3. DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA TESORERIA………………………….90
14. METODOLOGÍA PARA LA IMPLENTACIÓN DE LOS MANUALES DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ………………………………………...108
15. LOGROS ALCANZADOS…………………………………………………….109
16. DIFICULTADES OBSERVADAS ……………………………………………110
17. REFLEXIÓN TEORICO-DISCIPLINAR…………………………………...…111
18. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………………113
BIBLIOGRAFÍA
8
ANEXOS…………………………………………………………………………….118
FIGURA No. 1……………………………………………………………………....119
FIGURA No. 2……………………………………………………………………….120
FIGURA No. 3……………………………………………………………………….121
FIGURA No. 4……………………………………………………………………….122
FIGURA No. 5……………………………………………………………………….123
FIGURA No. 6……………………………………………………………………….124
FIGURA No. 7……………………………………………………………………….125
CATALOGO DE PROCESOS…………………………………………………….126
9
INTRODUCCIÓN
La práctica administrativa es una estrategia para que el estudiante desarrolle
sus habilidades y concrete su conocimiento en temas específicos,
hace
también que la entidad se vea apoyada con nuevos aportes e ideas, que entran
a reforzar su conjunto de técnicas y herramientas de gestión.
Los Manuales de Procesos y Procedimientos son un instrumento que facilitan
el manejo de las diferentes entidades y sirven de guía y soporte para el
desarrollo de actividades y funciones misionales con
las que está
comprometida.
Todas las organizaciones se crean con un propósito específico para lo cual se
definen unos objetivos, se adopta una estructura administrativa y se determinan
las reglas para su organización y funcionamiento.
Cuando se consolida una organización, la estrategia institucional se desarrolla
a partir de la planeación estratégica la cual permite la formulación de visión,
misión, estrategia, políticas, metas y objetivos. Posteriormente se establece la
estructura interna que equivale a la determinación de la forma de organización
y funcionamiento requerida para el cumplimiento de los objetivos y
10
señalamiento de las dependencias o unidades misionales y administrativas, sus
funciones e interrelaciones.
El propósito de este trabajo, es la elaboración del manual de Procesos y
Procedimientos ya que es un elemento del Sistema de Control Interno que
contiene información detallada e integral, ordenada y sistemática sobre:
responsabilidades,
funciones, sistemas y reglamentos de las diferentes
operaciones que realiza una entidad en todas sus áreas, departamentos y
servicios. Por lo tanto es pertinente e imperioso para la Gerencia Financiera de
la Alcaldía Municipal de Cajicá, la elaboración de dicho manual.
La Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de Cajicá no cuenta con un
Manual Específico
de Procesos y Procedimientos, que permita a los
funcionarios comprender en forma clara la naturaleza y el propósito de cada
puesto de trabajo, por ello la importancia de su diseño para ligar los objetivos y
funciones generales de la entidad y las funciones de las dependencias, con las
de cada uno de los cargos que conforman la planta de personal.
Para cualquier Entidad Pública es de gran importancia contar con instrumentos
que en forma unificada permitan el alcance de sus objetivos o propósitos, para
lograrlo, se requiere de herramientas de fácil acceso e interpretación.
Este modelo hace parte de una serie de instrumentos metodológicos
encaminados a facilitar a la alta dirección, los procesos de modernización de
las entidades y el mejoramiento de la gestión. Por tal motivo es importante
11
contar con funcionarios que se desempeñen en concordancia con las políticas
de gobierno municipal, para que sean líderes en el campo de acción que les
corresponde y particularmente para el desempeño de actividades financieras
municipales.
Con la elaboración de este manual se espera que contribuya a incrementar la
calidad del servicio que se presta en el Municipio de Cajicá, para garantizar una
mejor gestión.
Aprovechando la vinculación laboral que tengo con la Alcaldía Municipal de
Cajicá, y la oportunidad que me brindan al permitir realizar mi práctica
administrativa, y teniendo en cuenta la inexistencia de Manuales de Procesos y
Procedimientos en esta entidad; presento el proyecto de práctica como opción
de
Grado
“ELABORACIÓN
DEL
MANUAL
DE
PROCESOS
Y
PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA FINANCIERA DE LA ALCALDIA
MUNICIPAL DE CAJICÁ”
12
I PARTE:
LA PRÁCTICA
ADMINISTRATIVA
13
1. IDENTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA
El tema a desarrollar en la práctica administrativa es la “ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA
FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICÁ” se busca realizar un
instrumento de trabajo que garantice la buena gestión en el desarrollo de todos
los procedimientos que realiza dicha gerencia.
Este trabajo realiza la revisión y análisis de los procedimientos adoptados y
aprobados actualmente, los cuales se han venido desarrollando sin ningún
instrumento que permita su verificación y evaluación.
Las evaluaciones y conceptos emitidos por los entes controladores han
evidenciado la necesidad de revisar los procesos y procedimientos, es de esta
manera que se hace necesario la elaboración de un instrumento que reflejen
las actuales realidades y exigencias tanto internas como externas que
aseguren la calidad de la gestión financiera en el municipio.
Los manuales de Procesos y Procedimientos son un elemento del sistema de
control interno, que contiene información detallada, integral, de manera
ordenada y sistemática con respecto a responsabilidades, funciones, sistemas
y reglamentos de las diferentes operaciones que realiza una entidad en todas
sus áreas, departamentos y servicios, es el soporte técnico que justifica y da
14
sentido a la existencia de los cargos en la organización, adicionalmente sirve
como medio de supervisión y capacitación para los nuevos empleados.
La Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de Cajicá no cuenta con un
Manual Especifico
de Proceso y Procedimientos, que permita a los
funcionarios comprender en forma clara la naturaleza y el propósito de cada
puesto de trabajo, por ello la importancia de su diseño para ligar los objetivos y
funciones generales de la entidad y las funciones de las dependencias, con las
de cada uno de los cargos que conforman la planta de personal.
Por lo tanto, la práctica administrativa se inscribe en un conjunto de actividades
desarrolladas en el marco de procesos de asesoría y/o consultoría.
15
2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
2.1 . OBJETIVO GENERAL
Elaborar un Manual de Procesos y Procedimientos para la Gerencia Financiera
de la Alcaldía Municipal de Cajicá.
2.2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
2.2.1 Realizar un diagnostico para establecer la situación actual de la
Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de Cajicá.
2.2.2 Establecer los procesos y procedimientos internos de la Gerencia
Financiera en relación con la misión, la visión y los objetivos
institucionales.
2.2.3 Realizar el inventario de los procedimientos de la Gerencia
Financiera.
2.2.4 Diseñar un modelo para cada uno de los procesos que se
desarrollan, y los diagramas para cada uno de los procedimientos de
la Gerencia Financiera.
16
3
RESULTADOS ESPERADOS
Al finalizar el periodo de Práctica Administrativa, se entregará a la Alcaldía
Municipal de Cajicá, y a la Escuela Superior de Administración Pública ESAP,
un (1)
documento, informe final en el que se evidencie las actividades
desarrolladas y los siguientes resultados:
• Un (1) diagnostico del estado actual de la Gerencia Financiera.
• Un (1) inventario de los procedimientos de la Gerencia Financiera.
• Un (1) Manual de Procesos y Procedimientos para la Gerencia
Financiera.
4
MARCO DE REFERENCIA
4.1 MARCO TEORICO
El Manual de Procesos y Procedimientos es un elemento del Sistema de
Control Interno, el cual es un documento instrumental detallado e integral, que
contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas
operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en
una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios.
17
Requiere identificar y señalar: ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿para
qué?, ¿por qué?, de cada uno de los pasos que integra cada uno de los
procedimientos
4.2 OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ƒ
Desarrollar
y
mantener
una
línea
funcional
de
autoridad
y
responsabilidad para complementar los controles de organización.
ƒ
Definir claramente
las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo
todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
ƒ
Contar con un sistema contable que suministre una oportuna, completa y
exacta información de los resultados operativos y de organización en el
conjunto.
ƒ
Poseer un sistema de información para la dirección y para los diversos
niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables,
diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las
operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los
procedimientos.
ƒ
Contar con un mecanismo dentro de la estructura de la empresa,
conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis
efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y
corrupción.
18
ƒ
Tener un sistema presupuestario que establezca un procedimiento de
control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión
proyectada y los objetivos futuros.
4.3 VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ƒ
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.
ƒ
Apoya en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del
personal ya que describe en forma detallada las actividades de cada
puesto de trabajo.
ƒ
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
ƒ
Permite establecer un sistema de información o bien modificar el ya
existente.
ƒ
Sirve para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo
y evitar su alteración arbitraria.
ƒ
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
ƒ
Facilita las labores de auditoria y evaluación del control interno.
ƒ
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo.
ƒ
Ayuda a la coordinación de actividades y a evitar duplicidades.
ƒ
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
19
ƒ
Proporcionan una base firme para el diseño de sistema de control
Interno de la entidad.
4.4 MARCO CONCEPTUAL
4.4.1 PROCESO
Serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados,
orientados a obtener un resultado específico y predeterminado, como
consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se
llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las
funciones de acuerdo con su estructura orgánica.
4.4.2 PROCEDIMIENTOS
Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales
conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas
secuencial mente en relación con los responsables de la ejecución, que deben
cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de
documentos.
4.4.3 MANUAL
Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más sustancial
de una materia, de manera didáctica para facilitar su comprensión. Orienta y
20
dirige a quien lo consulta en la realización o manejo. Los manuales deben
cumplir con ciertos requisitos, para que cumplan con sus objetivos y para que
lleguen a ser efectivos. Estos requisitos son:
ƒ
Indicar el quién, cómo, cuándo, dónde y por qué, respecto a todos los
procesos y todos los participantes.
ƒ
Producir información oportuna y utilizable para la administración en
forma completa, concisa, clara y real.
ƒ
Ser panorámico o general para que pueda ser entendido por cualquier
persona de la compañía.
ƒ
Ser flexible y rápidamente adaptable a cualquier cambio.
ƒ
Ofrecer oportunidades para que todos los funcionarios puedan participar
en su realización, evaluación y mejoramiento.
ƒ
Ser didáctico, es decir, que posea los medios para que el personal
pueda ampliar sus conocimientos y habilidades.
4.4.4 CONTROL INTERNO
Según la ley 87 de 1993, “se entiende por control interno el sistema Integrado
por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación
adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades,
operaciones y actuaciones, así como la administración de la Información y los
recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
21
vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las
metas u objetivos previstos.
El ejercicio del control Interno debe consultar los principios de igualdad,
moralidad,
eficiencia,
economía,
celeridad,
imparcialidad,
publicidad
y
valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y
organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las
funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las
asignadas aquellas que tengan responsabilidad del mando
4.4.5 AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control está soportado y afectado por la conciencia de su
personal, el cual es la esencia de cualquier entidad, este es el fundamento de
los demás componentes del control interno, pues proporciona disciplina,
integridad y la competencia de la gente, así como sus atributos individuales y
valores éticos en el ambiente en que opera la administración. El personal es el
motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todos los procesos
administrativos funcionan.
4.4.6 EVALUACION DEL RIESGO
Consiste en la identificación y análisis de riesgos relevantes que afectan el
cumplimiento de los objetivos y la base para determinar que tales riesgos
deben ser manejados. También se refiere a los mecanismos necesarios para
22
identificar y manejar los riesgos específicos asociados con los cambios, tanto
los que influyen en el entorno de la organización como al interior de la misma.
La entidad se enfrenta a riesgos internos y externos que deben ser evaluados
tales como: riesgos de mercado, crédito, liquidez, tipo de interés, operacional,
legal, de fraude. El control de los riesgos requiere de identificación, medición,
cuantificación y seguimiento de los mismos.
4.4.7 ACTIVIDADES DE CONTROL
Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a
asegurar a las directivas administrativas que se estén aplicando efectivamente
las acciones identificadas por la administración como necesarias para manejar
los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad, a todas las
unidades de la organización, incluyendo autorizaciones, aprobaciones,
segregación
de
funciones,
delegaciones,
verificaciones,
conciliaciones,
revisiones de desempeño operacional, seguridad y protección de los bienes.
4.4.8 INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Contempla la necesidad de contar con
sistemas de información y
comunicación eficientes interrelacionados entre sí, para que la información sea
debidamente identificada, capturada, procesada y comunicada al personal
dentro del tiempo indicado, de tal forma que le permita cumplir con sus
responsabilidades.
23
4.4.9 SUPERVISION Y MONITOREO
Resalta la necesidad de que la gerencia coordine la revisión sistemática de los
componentes y elementos que forman parte de los sistemas. Teniendo en
cuenta que todo proceso de control interno debe ser vigilado de forma
continuada la supervisión debe llevarse a cabo por unidades internas o
externas de tal forma que pueda lograrse la retroalimentación en el Sistema de
Control Interno.
4.4.10 PRODUCTO
Resultado concreto que genera un proceso para alcanzar su objetivo más
inmediato. Puede ser un bien, un servicio, cambios en calidad, cambios de
eficiencia, etc.
4.4.11 SERVICIOS PÚBLICOS:
Medio por el cual el Estado cumple los fines esenciales de servir a la
comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes constitucionales.
4.4.12 SERVIDORES PÚBLICOS:
Son los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores
del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.
24
5
MARCO GEOGRAFICO Y CONTEXTUAL -1.
El Municipio de Cajicá esta situado en el Departamento de Cundinamarca en la
Sabana centro al norte de la capital de la República.
La economía del
departamento se basa en la agricultura, la ganadería y la industria. La dinámica
económica se encuentra determinada en gran medida por la amplia actividad
industrial, comercial y de servicios que se origina en Bogotá la cual condiciona
en un alto grado el desarrollo económico del departamento de Cundinamarca.
Cajicá hace parte de la Asociación de Municipios de Sabana centro junto con
Zipaquirá, Chía, Cogua, Gachancipá, Cota, Tenjo, Nemocón, Sopó, Tabio, y
Tocancipá con una extensión
equivale al
territorial aproximada de 52 Km2, la cual
0.21% del total departamental,
concentrando el 0.01% de la
población departamental.
La economía del municipio de Cajicá se soporta sobre la industria
manufacturera, el transporte, el comercio y agroindustria y el sector servicios
especialmente relacionados con el turismo. Estos sectores son los que más
aportan a los ingresos del municipio y los que generan el mayor número de
puestos de trabajo.
_______________________
-1. www.cajica.gov.com
25
Su localización geográfica estratégica en Sabana Centro al norte de Bogotá,
así como sus fortalezas en la producción y sus tradiciones históricas, reflejadas
principalmente en su patrimonio cultural, histórico, natural y paisajístico y en la
prestación y la tradición de los servicios educativos, le han permitido
consolidarse como Municipio de importancia funcional para su provincia y en
general toda la región norte de Cundinamarca
5.1 MISIÓN
El Municipio de Cajicá, es un ente territorial descentralizado ubicado en el
Departamento de Cundinamarca, que hace parte de los 11 municipios de la
Provincia de Sabana Centro. Se destaca como un municipio Industrial,
Comercial
y
de
Servicios
y
agropecuario.
Cuenta
con
un
territorio
mayoritariamente rural de gran vocación agropecuaria y forestal y un territorio
urbano donde se concentra la mayoría de la población municipal, con buenos
niveles de Desarrollo urbanos donde se concentra la industria, el comercio y la
prestación de servicios sobre todo Educativos y de Salud. Con esta perspectiva
de reconocimiento y enfoque Municipal, y teniendo en cuenta la Ley orgánica
de ordenamiento territorial y demás leyes que definen las competencias entre
la nación y las entidades territoriales.
26
5.2 VISIÓN.
El municipio de Cajicá en el año 2020 será líder en la planificación y desarrollo
del sector industrial, Comercial y de servicios y agropecuario con sostenibilidad
ambiental, con modelo de desarrollo humano con inclusión social, donde las
capacidades y oportunidades de iniciativa particular y empresarial de sus
habitantes sean impulsadas
democráticos,
y
fortalecidas;
contara con escenarios
redes de tejido social, seguridad y una sana convivencia
ciudadana que permita la construcción de un municipio autónomo, equitativo,
justo, y solidario. Será reconocido regionalmente como un municipio con una
población organizada y participativa en todos los asuntos locales y regionales,
mediante capacitación y compromiso político; con líderes reconocidos y
respaldados por su comunidad dentro de procesos de formación cívica y de
liderazgo de la población civil.
Con un territorio urbano rural identificado, valorado y planificado por el
Gobierno con sostenibilidad ambiental y económica partiendo de un buen
diagnostico base; con una administración municipal que logra excelentes
niveles de gobernabilidad
institucional local, mediante capacitación y
modernización permanente de las instituciones. La población urbana rural
reconocerá la gestión y la evolución positiva del desarrollo social económico
físico e institucional del gobierno municipal con principios de igualdad,
moralidad eficiencia, eficacia, economía imparcialidad y publicidad con un buen
diagnostico, formulación y ejecución de prioridades con participación y
compromiso de los líderes en los logros alcanzados en cada uno de los
indicadores sectoriales y programáticos.
27
5.3 LOCALIZACION
Latitud Norte
: 4 º55´11´´
Longitud Oeste
: 74 º01´82´
Provincia
: Sabana Centro
Tamaño del Territorio
: 52 Km2
Altitud
: 2.558
Clima
: 14°C
Año de fundación
: 1537
Distancia a Bogotá
: 27 Km
La zona urbana se localiza en el centro del municipio y en el barrio la
Capellanía ubicado por fuera del perímetro urbano al norte del municipio.
La zona rural esta
conformada por cuatro (4) veredas: 1. Canelón, 2.
Calahorra, 3. Chuntame y 4. Río Grande.
5.4 LIMITES
Norte
: con el municipio de Zipaquirá
Sur
: con el municipio de Chía
Oriente
Occidente
: con el municipio de Sopó
: con el municipio de Tabio
28
5.5 MARCO HISTORICO -2
Cajicá que en lengua chibcha quiere decir cercado y fortaleza de piedra,
palabra compuesta de cercado, y Cajicá, piedra, advirtiéndose, dice Acosta
Ortegón, "que los escritores del idioma Cundinamarqués representan la J de
Cahicá por H" o sea que se escribe Cajicá. El pueblo aborigen estaba sobre el
camino de Tabio a Zipaquirá, que iba por el pie del cerro Busongote, más o
menos próximo a la vereda llamada hoy las manas, frente del cual tuvo lugar el
23 de marzo de 1537 el primer encuentro de estos indios con la Cajicá en
lengua chibcha quiere decir cercado y fortaleza de piedra, el camino de Tabio a
Zipaquirá que iba por el pie del cerro Busongote, más o menos próximo al sitio
hoy llamado Las Manas. No se precisa hasta cuando estuvo allí el poblado, que
pudo haber sido hasta antes de la visita de Ibarra en 1593, de la descripción
resultó que había 301 varones y 475 chusma para un total de 776.
_____________________
-2. www.cajica.gov.com
29
Desde los primeros años de la conquista hubo iglesia doctrinera, que era un
simple bohío de bahareque, en cuyo contorno estaban los ranchos tratando de
formar pueblo.
En la visita del oidor Gabriel de Carvajal de 29 de septiembre de 1638 se hizo
la descripción de 688 indios; de la visita concluyó que los indios no estaban
poblados en torno a la iglesia sino dispersos por la escasez de agua. El
poblado indio se consolidó con la construcción de la iglesia de ladrillo, tapia y
teja, que hizo en 1598 el albañil Juan del Hoyo por mandado del Oidor Miguel
de Ibarra.
Al año siguiente de su construcción aparecieron graves defectos y fue
necesario avaluarla de nuevo y proyectar su reparación, su deterioro vino a
aumentarse por un temblor a finales de enero o el 2 de febrero de 1616. Su
reconstrucción se contrató por escritura de 26 agosto del mismo año. Cuando
se levantaba sufrió graves daños por causa de un temblor y fue necesario
reconocerlos para un nuevo avalúo, de la terminación se encargo el Cura Diego
Rojas cuyos gastos le fueron pagados en 1634.
El 28 de febrero de 1867 el arzobispo Antonio Sanz Lozano en su visita
pastoral dispuso la reconstrucción por estar muy deteriorada. Por el terremoto
de 12 de julio de 1785 otra vez quedó casi en ruinas. La actual iglesia iniciada a
finales del siglo pasado fue terminada en 1930 bajo la dirección de los
Arquitectos Juan de la Cruz Guerra y Julio Atehortúa siendo Párroco José del
30
Carmen Castro. Son patronos de la parroquia San Roque y la Inmaculada
Concepción
5.6 MARCO NORMATIVO
5.7 MARCO NORMATIVO NACIONAL
• Constitución Política, Artículos 209-269
• Ley 87 de 1993; Por la cual se establecen normas para el
ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del
Estado y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 1826 de 1994; Por el cual se reglamenta parcialmente la
Ley 87 de 1993.
• Decreto 2145 de 1999; Por el cual se dictan normas sobre el
Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y
organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y
Territorial.
• Decreto 2539 de 2000; Por el cual se modifica parcialmente el
Decreto 2145 de 1999.
31
• Decreto 2756 de 2003; Por el cual se modifica el Artículo 20 del
Decreto 2145 de 1999.
• Directiva Presidencial 02 de 1994; Desarrollo de la función de
Control Interno en las entidades y organizamos de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional.
• Directiva Presidencial 01 de 1997; Desarrollo del Sistema de
Control Interno.
• Ley 190 de 1994; estatuto anticorrupción
• Ley 872 de 2003: Es la norma que define, estructura y formaliza
el Sistema de Gestión de Calidad
• Norma
Técnica
de
Calidad
en
la
Gestión
Pública
NTCGP1000:2004: Esta norma documenta el desarrollo de la
implementación del Sistema de Gestión de
Calidad en las
entidades a que corresponde.
• Mediante Decreto
1599
del 20 de mayo 2005 el Gobierno
Nacional adopta el Modelo Estándar de Control Interno para las
Entidades del Estado Colombiano
32
• LEY 909 DE 2004
• LEY 489 DE 1998
5.8 MARCO NORMATIVO INTERNO
• Resolución 147 de 2007- Por la cual se designa al Gerencia
Administrativo las funciones de Control Interno
• Manual de Funciones y Competencias
• Manual de riesgos
6
METODOLOGÍA
Para realizar la Práctica Administrativa referente a la elaboración del Manual de
Procesos y Procedimientos del área Financiera de la Alcaldía Municipal de
Cajicá se desarrollará en tres (3) fases comprendidas en Dieciséis (16)
semanas como son:
6.1 TIPO DE ESTUDIO:
La práctica administrativa se realizará mediante el tipo de estudio descriptivo, el
cual pretende analizar cuáles son y cómo se desarrollan los procesos y
33
procedimientos internos de la Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de
Cajicá
6.2 FASES O ETAPAS
6.2.1 FASE I: ANALISIS DE INFORMACION
ƒ
Análisis de información existente respecto a la estructura de la
administración central y la gerencia Financiera.
ƒ
Identificación de objetivos y funciones generales de la entidad.
6.2.2 FASE II: DIAGNOSTICO
ƒ
Recolección de la Información e Identificación de los procesos básicos y de
soporte. Mediante el análisis y descripción de cargos se procede a la
recolección, ordenamiento, análisis y síntesis de la información detallada de
los procedimientos y características de los empleos, de los objetivos, de los
resultados
esperados,
así
como
las
habilidades,
conocimientos,
experiencia, responsabilidades, cualidades y demás exigencias requeridas
para su desempeño.
ƒ
Levantamiento del inventario de los procedimientos de la gerencia
financiera.
34
6.2.3 FASE III: DISEÑO
ƒ
Elaboración del modelo para cada uno de los procesos que se desarrollan
en la gerencia financiera.
ƒ
Diseño de diagramas de cada uno de los procedimientos desarrollados en
la gerencia financiera.
ƒ
Determinación de conclusiones y recomendaciones.
6.3 FUENTES DE INFORMACION
El desarrollo de la práctica se hará través de la consulta de las siguientes
fuentes de informaciones primarias y secundarias.
6.3.1
FUENTES DE INFORMACIÓN PRIMARIAS
Como fuentes de información primaria se consultarán los archivos, las bases
de datos y la normatividad interna de la Gerencia Financiera y de otras
dependencias de la Alcaldía Municipal de Cajicá
que tienen relación con el
Manual de procesos y procedimiento de la misma. También se tendrá
encuentra la información recaudada de las entrevista informarles que se les
realizará a los funcionarios encargados de manejar dicho temas.
35
6.3.2 FUENTES DE INFORMACIÓN SECUNDARIAS
Como fuentes de información secundaria se consultarán las normas
nacionales, documentos y libros especializado sobre la materia, que se
reseñaran en el Marco de Referencia y en la Fuentes Bibliográficas.
36
II PARTE:
RESULTADOS DE LA
PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
37
7
DIAGNOSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE
FINANCIERA Y LA ADMINISTRACION CENTRAL
LA
GERENCIA
7.1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GERENCIA
FINANCIERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICÁ
El Manual de Procesos y Procedimientos de la Gerencia financiera, es producto
del interés de la actual administración, en cabeza de la Ingeniera Fabiola
Jácome Rincón, Alcaldesa Municipal y el Doctor Luis Hernán Vargas Forero,
Gerente Financiero; los cuales esperan con ésta implementación, iniciar un
proceso de racionalización que permita la identificación y formulación de los
procesos, que propendan a la oportuna, eficaz y eficiente prestación de los
servicios que presta dicha gerencia; de la misma forma con este instrumento se
busca tener una herramienta para poder realizar seguimiento y verificación del
efectivo cumplimiento de los procesos.
Este Manual se realiza dentro del proceso de mejoramiento continuo que está
realizando la alcaldía Municipal, con el fin de atender eficazmente los
requisitos, necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto
externos como internos, la identificación, estructuración y documentación de los
procesos y procedimientos inmersos en su quehacer, se constituye en un
mecanismo de planificación idóneo y específico para orientar el rumbo hacia el
logro de los objetivos institucionales.
38
Ordenar y documentar dichos procesos, etapas, procedimientos y actividades,
permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al simplificar
trámites, evitar funciones repetitivas, eliminar cuellos de botella por indefinición,
evitar la evasión de responsabilidades, lo cual se traduce en la excelente
prestación del servicio.
Este manual va direccionado y orientado con la implementación de un sistema
de gestión de la calidad, (norma NTCGP 1000:2004), el cual busca ser una
plataforma para desarrollar al interior de la entidad, una serie de actividades,
procesos y procedimientos, encaminados a lograr que se cumplan las
expectativas del cliente o usuario de la organización.
La ley 872 de 2003 sirve como guía para la elaboración de este manual ya que
especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad aplicable a
entidades, municipales, también se e constituye en una herramienta de gestión
que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad
y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades.
Este manual debe tener correspondencia entre el sistema de control interno,
sistema de gestión de calidad y aplicable a los manuales de Procesos y
Procedimientos de esta Gerencia.
39
PROBLEMÁTICA ACTUAL DE LA GERENCIA FINANCIERA
La propuesta de elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos para la
Gerencia Financiera, se realizó ante la evidencia de la falta de procesos y
procedimientos debidamente definidos, integrados y recopilados
en un
instrumento que esté a disposición de los funcionarios responsables de dicha
gerencia, adicionalmente se detecta en el área la inexistencia de mecanismos
para controlar y verificar el desarrollo de las actividades, las responsabilidades
y su evaluación; con la elaboración de este manual se podrá orientar las
actividades en busca de eliminar una serie de pasos y tramites repetitivos y
complejos tanto para el funcionario como para el usuario.
Este manual pretende ser una fuente de información que oriente e indique de
manera más sencilla, lógica y secuencial, el cómo, cuándo y en qué momento
se realizan los procedimientos y quiénes son los que intervienen en ellos.
Por esta razón la Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal de Cajicá,
requiere de un manual de procesos y procedimientos, actualizado que
responda a las normas que regulan la asignación y ejecución de los recursos y
consolide las actividades presupuestales, contables y de tesorería que se
desarrollan en esta Gerencia.
40
7.2
OBJETIVO DEL MANUAL
El objetivo de este manual es definir los procesos y procedimientos,
precisar
con la
actividades, responsabilidades y autoridades relacionadas
organización y el desarrollo de las actividades de la Gerencia
Financiera, con el propósito de cumplir con las políticas, directrices y la
actividad misional de la institución.
7.3 DESTINATARIOS DEL MANUAL
Este manual de Procesos y Procedimientos está dirigido principalmente a los
funcionarios del área financiera, el cual debe ser guía de estricto cumplimiento
para el desarrollo de su labor.
Debe ser un instrumento de consulta permanente para aquellos funcionarios
que tienen responsabilidad de ejecutar, dirigir y controlar dichos procesos,
igualmente a quienes integran las otras áreas y participan de uno u otra
manera en dichos procedimientos.
41
7.4 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DEL ÁREA DE ESTUDIO
Conocimiento detallado de la Entidad
Para comprender el comportamiento
y la organización de la Gerencia
Financiera, es necesario entender el contexto dentro del cual se desempeña,
para ello se requiere la identificación de los siguientes aspectos:
ƒ
La misión: Constituye la razón de ser o propósito para el cual fue creada
la organización.
ƒ
La visión: Es un conjunto de ideas generales que proveen el marco de
referencia de lo que una organización es y quiere ser en el futuro, a
través de la proyección de la entidad o de su máxima aspiración.
ƒ
Reseña Histórica de la entidad.
ƒ
Explicación Programa de gobierno
ƒ
Objetivos de la entidad
Conjuntamente es necesario tener un completo conocimiento de la estructura
organizacional de la entidad, específicamente del área o dependencia objeto de
estudio, es este caso se debe preparar un organigrama detallado que muestre
las principales divisiones y líneas de autoridad de la Gerencia Financiera.
42
8 PRESENTACION DE LA ENTIDAD
8.1 RESEÑA HISTORICA DE LA ENTIDAD
Cajicá en lengua chibcha quiere decir cercado y fortaleza de piedra, palabra
compuesta de cercado, y jica, piedra, advirtiéndose, dice Acosta Ortegón, "que
los escritores del idioma Cundinamarqués representan la J de jica por H" o sea
que se escribe cahica. El pueblo aborigen estaba sobre el camino de Tabio a
Zipaquirá que iba por el pie del cerro Busongote, más o menos próximo al sitio
hoy llamado Las Manas, frente del cual tuvo lugar el 23 de marzo de 1537 el
primer encuentro de estos indios con la vanguardia de Jiménez de Quesada.
No se precisa hasta cuando estuvo allí el poblado, que pudo haber sido hasta
antes de la visita de Ibarra en 1593, de la descripción resultó que había 301
varones y 475 chusma para un total de 776. Desde los primeros años de la
conquista hubo iglesia doctrinera, que era un simple bohío de bahareque, en
cuyo contorno estaban los ranchos tratando de formar pueblo.
En la visita del oidor Gabriel de Carvajal de 29 de septiembre de 1638 se hizo
la descripción de 688 indios; de la visita concluyó que los indios no estaban
poblados en torno a la iglesia sino dispersos por la escasez de agua. El
poblado indio se consolidó con la construcción de la iglesia de ladrillo, tapia y
teja, que hizo en 1598 el albañil Juan del Hoyo por mandado del Oidor Miguel
de Ibarra.
Al año siguiente de su construcción aparecieron graves defectos y fue
necesario avaluarla de nuevo y proyectar su reparación, su deterioro vino a
43
aumentarse por un temblor a finales de enero o el 2 de febrero de 1616. Su
reconstrucción se contrató por escritura de 26 agosto del mismo año. Cuando
se levantaba sufrió graves daños por causa de un temblor y fue necesario
reconocerlos para un nuevo avalúo, de la terminación se encargo el Cura Diego
Rojas cuyos gastos le fueron pagados en 1634.
El 28 de febrero de 1867 el arzobispo Antonio Sanz Lozano en su visita
pastoral dispuso la reconstrucción por estar muy deteriorada. Por el terremoto
de 12 de julio de 1785 otra vez quedó casi en ruinas. La actual iglesia iniciada a
finales del siglo pasado fue terminada en 1930 bajo la dirección de los
Arquitectos Juan de la Cruz Guerra y Julio Atehortúa siendo Párroco José del
Carmen Castro. Son patronos de la parroquia San Roque y la Inmaculada
Concepción.
8.2 PROGRAMA DE GOBIERNO: CAJICA DE PIE, EL CAMBIO ES CON
TODOS
Cajicá de pie, desarrollara un programa con planeación estratégica de cultura
ciudadana, que mejore la calidad de vida de los Cajiqueños, disminuir los
índices de pobreza y desigualdad social, mejorar la seguridad, modernizar y
transformar el Municipio en su malla vial, andenes y ciclo rutas, Apoyar todos
los sectores productivos para impulsar el EMPLEO.
8.3 FUNDAMENTOS DEL PROGRAMA DE GOBIERNO
El programa de Gobierno “ Cajicá de pie, el cambio es con todos” se
fundamenta en la construcción colectiva de las condiciones para el ejercicio
efectivo, progresivo Sostenible y moderno de un estado social de Derecho
44
donde el Gobierno Municipal propiciara escenarios para que la inversión social
(principal objetivo administrativo) llegue a todos y a cada uno de los habitantes
del Municipio en forma justa y equitativa impulsando el aspecto turístico, social,
cultural, educativo y de salud, reconociendo el género y sus capacidades,
haciendo de la calidad de vida el punto referente de las acciones de Estado
donde la gestión pública actúe de una forma participativa y comprometida en
torno a un proyecto de cultura ciudadana que nos permita desarrollar en cada
Cajiqueño responsabilidad.
8.4 MISION
El Municipio de Cajicá, es un ente territorial del Departamento de
Cundinamarca, que hace parte de los 11 municipios de la Provincia de Sabana
Centro, se destaca como un municipio Industrial, Comercial y de Servicios y
agropecuario. Cuenta con un territorio mayoritariamente rural de gran vocación
agropecuaria y forestal y un territorio urbano donde se concentra la mayoría de
la población municipal, con buenos niveles de Desarrollo urbanos donde se
concentra la industria, el comercio y la prestación de servicios sobre todo
Educativos y de Salud. Con esta perspectiva de reconocimiento y enfoque
Municipal, y teniendo en cuenta la Ley orgánica de ordenamiento territorial y
demás leyes que definen las competencias entre la nación y las entidades
territoriales, cumple entre otras las funciones siguientes:
Facilitar los medios para el Desarrollo individual y colectivo de su población, el
libre desarrollo de su personalidad con enfoque de derechos, promover la
45
participación comunitaria y el mejoramiento social y cultural de sus habitantes.
Mantener altos niveles de gobernabilidad, tanto de la población con seguridad
ciudadana como de su territorio urbano rural con normas de regulación, control
y evaluación.
Construir las obras que generan el desarrollo social y económico local con
sostenibilidad ambiental.
Garantizar la buena prestación de los servicios públicos como lo determina la
Ley.
Generar espacios y oportunidades de autorrealización individual y colectiva en
su población urbana y rural con calidad social y desarrollo sostenible del
municipio y la región.
Brindar atención integral a la familia, con el objetivo de disminuir la violencia
intrafamiliar prestando especial interés en la divulgación del código de la
Infancia y la Adolescencia (ley 1098 del 2006) en cada uno de los programas
sociales del Municipio.
Apoyar y fortalecer las diferentes organizaciones de la sociedad civil de apoyo
institucional como de interés particular .
Apoyar y fortalecer la iniciativa empresarial de los líderes del Municipio, tanto
rurales en los sectores agropecuarios, forestales y la agroindustria; como los
urbanos con empresas Comerciales y de Servicios.
46
Planificar la ocupación y uso del territorio con principios de sostenibilidad
ambiental de largo plazo, para garantizar la vida del ser humano y de los
ecosistemas naturales.
8.5 VISION
El municipio de Cajicá en el año 2020 será líder en la planificación y desarrollo
del sector industrial, Comercial y de servicios y agropecuario con sostenibilidad
ambiental, con modelo de desarrollo humano con inclusión social, donde las
capacidades y oportunidades de iniciativa particular y empresarial de sus
habitantes
sean
impulsadas
y
fortalecidas;
contara
con
escenarios
democráticos, redes de tejido social, seguridad y una sana convivencia
ciudadana que permita la construcción de un municipio autónomo, equitativo,
justo, y solidario. Será reconocido regionalmente como un municipio con una
población organizada y participativa en todos los asuntos locales y regionales,
mediante capacitación y compromiso político; con líderes reconocidos y
respaldados por su comunidad dentro de procesos de formación cívica y de
liderazgo de la población civil.
Con un territorio urbano rural identificado, valorado y planificado por el
Gobierno con sostenibilidad ambiental y económica partiendo de un buen
diagnostico base; con una administración municipal que logra excelentes
niveles de gobernabilidad institucional local, mediante capacitación y
modernización permanente de las instituciones. La población urbana rural
reconocerá la gestión y la evolución positiva del desarrollo social económico
físico e institucional del gobierno municipal con principios de igualdad,
moralidad eficiencia, eficacia, economía imparcialidad y publicidad con un buen
47
diagnostico, formulación y ejecución de prioridades con participación y
compromiso de los líderes en los logros alcanzados en cada uno de los
indicadores sectoriales y programáticos.
8.6 OBJETIVOS
1. Generar condiciones, oportunidades y espacios para convertir a los
ciudadanos en actores de su propio Desarrollo, con capacidad de atender y
satisfacer sus necesidades particulares y las del colectivo social y erradicar la
pobreza extrema en el municipio.
2. Apoyar y fortalecer la iniciativa de organización y empresarial de los
ciudadanos y de la sociedad civil en general.
3. Organizar y comprometer las diferentes organizaciones de la sociedad civil
en el Desarrollo sectorial y general del municipio.
4. Apoyar a los Industriales, Comerciantes, Prestadores de servicios y
agropecuarios, en la legalidad y productividad de sus actividades.
5. Mantener buenos niveles de gobernabilidad en el municipio, tanto de la
población como del territorio.
6. Planificar el uso y la ocupación del territorio, Construir las obras civiles que
demanda el Desarrollo urbano, rural y regional del Municipio.
7. Ajustar el Plan básico de ordenamiento territorial del municipio, por cuanto la
circunstancia de Desarrollo Municipal lo amerita.
48
8. Mejorar y construir vivienda de interés social, mejorar y optimizar los
espacios públicos y la malla ecológica urbana y rural.
9. Garantizar la protección de los derechos fundamentales a la vida y contribuir
a su mejoramiento.
10. Optimizar la capacidad de la administración local para enfrentar los nuevos
retos de la administración pública con tecnología y conocimientos competitivos.
11. Gestionar y optimizar los recursos financieros con las diferentes fuentes,
para la ejecución del Plan de Desarrollo.
12. Mejorar la calidad de vida de la población urbana y rural y generar el
bienestar individual y colectivo de Sociedad.
8.7 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION CENTRAL
8.7.1 Funciones Generales
Ejercer la administración pública en el municipio, ejecutar los acuerdos y las
funciones que la sean asignadas por el presidente de la República o el
Gobernador, además de ser jefe superior de la policía en el territorio de su
ejecución.
8.7.2 Funciones Específicas
1. Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, los decretos del gobierno, las
Ordenanzas y los Acuerdos en el municipio.
49
2. Conservar el orden público en el Municipio, de conformidad con la ley, las
instituciones y órdenes que reciba del Presidente de la República y del
Gobernador.
3. Presentar proyectos, planes y programas para la buena marcha del
Municipio.
4. Dirigir la acción administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de las
funciones y la prestación de servicios a su cargo; representarlo judicial y
extrajudicialmente; Nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia
y a los gerentes o directores de los establecimientos públicos y las empresas
industriales o comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones
pertinentes.
5. Colaborar con buen desempeño de las funciones de los funcionarios del
municipio, presentar informes generales sobre su administración y convocarlo a
sesiones extraordinarias.
9. Garantizar la oportuna información a la ciudadanía del desarrollo de su
gestión.
50
8.8. ESTRUCTURA ORGÁNICA
_________________
TOMADO: EQUIPO CONSULTOR
OEI ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS
CONSULTOR: CAROLINA FIGUEROA
CONVENIO 001/2007
51
9. DESCRIPCION DEL AREA FINANCIERA
La Gerencia Financiera dentro de la estructura orgánica de la administración
municipal central, depende de la Gerencia de Desarrollo Administrativo y ésta
directamente del Alcalde.
La Gerencia Financiera es la encargada de coordinar, controlar y vigilar los
recursos que percibe el municipio y sus transferencias, las cuales buscan dar
un cumplimiento efectivo y oportuno a las obligaciones adquiridas por la
Alcaldía y de esta manera medir el rendimiento de la gestión financiera, para el
cumplimiento de metas y objetivos, es por esta razón que se hace necesario
elaborar un Manual de Procesos y Procedimientos, correspondiente al
Gerencia, que incluya el área de presupuesto, contabilidad y tesorería, ya que
son estas áreas las que recogen e integran el funcionamiento de esta
Gerencia.
9.1 MISION DE LA GERENCIA FINANCIERA
Planear, dirigir, coordinar, ejecutar y evaluar planes y programas para la
gestión y desarrollo de las competencias propias de la Gerencia a su cargo
para lograr el cumplimiento de la misión institucional, los planes y proyectos
planteados en el Plan de Desarrollo Municipal.
52
9.2 OBJETIVOS GERENCIA FINANCIERA
1.
Organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos de liquidación,
recaudo y registro de impuestos, rentas, tasas, contribuciones y
transferencias a favor del Municipio.
2.
Organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos de liquidación,
reconocimiento, registro
y pago de manera oportuna los gastos,
obligaciones y transferencias a cargo de la Administración Municipal.
3.
Dirigir, coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de la política fiscal del
Municipio.
4.
Organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos de actualización y
sistematización de la información, relacionada con los censos de
contribuyentes, catastro, fondos, cuentas, títulos valores, boletines,
recaudos, pagos, transferencias, inversiones, pasivos prestacionales y
pensiónales y deudores.
5.
Ejecutar y controlar los métodos, procedimientos, trámites y actuaciones
para la recepción, administración, conservación, manejo y custodia de
cuentas y fondos especiales, títulos y valores del municipio de
responsabilidad de la dependencia.
53
6.
Elaborar y viabilizar los informes de rendición de cuentas a los organismos
de control, presentación oportuna y sustentación de los mismos.
7.
Dirigir, coordinar, evaluar y controlar el sistema presupuestal municipal.
8.
Organizar, dirigir, coordinar y controlar procesos tendientes a garantizar la
integración y funcionamiento del sistema presupuestal, contable y financiero
municipal en los términos que establece la normatividad respectiva.
9.
Coordinar la ejecución de estudios y diagnósticos relacionados con el
área de informática y desarrollo de procesos de sistematización de la Hacienda
Municipal.
10. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la gestión y relaciones fiscales y
parafiscales intergubernamentales.
11. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecución de procesos para la
formulación del Presupuesto General del Municipio, PAC, Plan de Inversiones y
Plan Financiero, Plan Táctico y Operativo, para el sistema presupuestal y
general del Municipio en coordinación con la Gerencia para el Desarrollo
Administrativo.
12. Participar en el diseño y formulación del plan general de compras del
Municipio.
13. Organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos, procedimientos
relacionados con la ejecución activa y pasiva del presupuesto.
54
14. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecución de los procesos de
certificación,
registro
y
expedición
de
disponibilidades
y
reservas
presupuestales.
15. Organizar, dirigir, coordinar el desarrollo del sistema, los planes y procesos
de
contabilidad
pública
municipal
en
los
subsistemas
financiero,
presupuestal, patrimonial y de costos de la Administración Municipal a nivel
central y descentralizado.
16. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecución de programas y
procesos relacionados con la jurisdicción coactiva por delegación del
despacho del Alcalde.
17. Organizar, dirigir, coordinar y controlar programas y procesos relacionados
con
liquidación,
recaudo,
registro
de
impuestos,
rentas,
tasas,
contribuciones y transferencias a favor del municipio o de terceros que
deban ser canalizados por el área de Tesorería Municipal.
18. Organizar, dirigir, coordinar y controlar procesos relacionados con la
Inspección y Control fiscal que tiendan a minimizar los índices de evasión
por los particulares que sean sujetos de aplicación de impuestos, tasas y
contribuciones municipales.
19. Dirigir, planear, coordinar y supervisar la preparación del Presupuesto
Anual de Rentas y Gastos de cada vigencia fiscal.
55
20. Contribuir en el diseño e implementación de políticas de endeudamiento;
administración de la deuda municipal, registrar y controlar su ejecución y
servicio.
21. Coordinar y supervisar la elaboración de los proyectos de traslados,
adiciones y reducciones presupuéstales, de conformidad con las normas
vigentes.
22. Asegurar que los procesos que ejecuta la Gerencia tengan implementado y
se aplique periódicamente un sistema efectivo de control interno.
23. Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración y presentación oportuna de los
informes requeridos
por las diferentes Gerencias, organismos de control y
demás instituciones que los requieran de conformidad con los procedimientos
establecidos.
24. Responder por el cuidado, uso adecuado y conservación de los equipos,
programas tecnológicos, software, bienes y elementos asignados a su
dependencia para el desempeño de sus funciones.
25. Las demás competencias y funciones de carácter legal señaladas para los
municipios referentes al sistema presupuestal y de contabilidad pública.
56
9.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA GERENCIA FINANCIERA
_________________
TOMADO: EQUIPO CONSULTOR
OEI ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS
CONSULTOR: CAROLINA FIGUEROA
CONVENIO 001/2007
57
10. INVENTARIO DE PROCESOS
En esta etapa se identificaron en forma clara y precisa las actividades que
realizaron todos los funcionarios del área objeto de estudio, para esto cada
funcionario diligenció un formulario de actividades, donde se describen las
tareas que realizan, la información que requieren para su ejecución, los
recursos que necesitan y el resultado obtenido (ver figuras 1). Los pasos a
seguir en esta etapa son los siguientes:
ƒ
Se elaboró un memorando del jefe del área con las instrucciones para el
levantamiento del inventario de procedimientos (ver figura 2).
ƒ
Se distribuyeron entre los funcionarios del área, los formularios de
descripción de actividades junto con la copia de la circular, y se les da
las instrucciones para su diligenciamiento.
ƒ
Con los formularios completamente diligenciados se determina el posible
nombre de cada procedimiento, y se procede al inventario de los mismos
el cual se debe presentar a manera de catálogo, especificando el área y
funcionario responsable (ver figura 3).
ƒ
El jefe de área de acuerdo con el inventario realizado, realizó un acta
donde aprueba los nombres y cantidad de procedimientos identificados
(ver figura 4).
58
11. METODOLOGIA PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS
Partiendo del inventario, se procedió a realizar una descripción detallada de las
tareas que se llevan a cabo para cada procedimiento, los pasos a seguir son
los siguientes:
ƒ
Identificar los cargos que intervienen en cada uno de los procedimientos.
ƒ
Recopilar las circulares, resoluciones, decretos, memorandos u otros
documentos que regulen cada procedimiento.
ƒ
Diligenciar el Formato de Descripción de Procedimientos, indicando en
forma detallada y “el porque?, cuando?, donde? Qué? y cómo? se hace
paso a paso cada trámite.
ƒ
Entrevistar a cada funcionario que interviene en cada procedimiento y
escribir el detalle de los pasos en el Formato de Descripción de
Procedimientos.
ƒ
Recopilar copias de las formas y los documentos que hacen parte del
procedimiento.
El Formato de Descripción de Procedimientos está integrado por las siguientes
casillas:
ƒ
Dependencia:
Nombre
de
la
dependencia
que
tiene
bajo
su
responsabilidad la ejecución del procedimiento.
ƒ
Nombre del Procedimiento: Denominación que permite al usuario
obtener una idea general de la naturaleza del procedimiento.
59
ƒ
Se define el orden lógico que ocupa cada actividad dentro de la
estructura del procedimiento.
ƒ
Empleado Responsable: Cargo del empleado que tiene bajo su
responsabilidad la ejecución de una o varias actividades dentro del
procedimiento.
ƒ
Dependencia: Unidad organizacional a la que pertenece el empleado
responsable de la ejecución de la actividad que conforma el
procedimiento.
ƒ
Descripción de las Actividades: Acciones que agregan valor y que en su
conjunto conforman la estructura del procedimiento. La descripción del
paso debe comenzar con verbo en tercera persona del singular, ejemplo:
diligencia, verifica, archiva, etc.
ƒ
Punto de Control: Actividad el procedimiento encaminado al logro de los
objetivos
propuesto,
mediante
la
verificación
y
evaluación
del
cumplimiento de los requisitos establecidos por la autoridad competente,
y que generalmente deben ser mediante comprobación o verificación
automática.
60
12. CATALOGOS DE PROCEDIMIENTOS
Este instrumento define un listado de intems organizados por códigos que
contienen la identificación y codificación de cada procedimiento de la Gerencia;
este catalogo se desarrollo de la siguiente manera:
• Se diseño estructura del catalogo de procedimientos de acuerdo a las
relaciones establecidas en el mapa de procesos.
• Se identifican los procedimientos que se adelantan en la Gerencia,
nominado cada uno con el nombre que defina una idea general de la
actividad personal que desarrolla.
• Se asigna código a cada uno de los procedimientos según la relación
establecida. (ANEXO CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS)
61
12.1
PROCESOS ESTRATEGICOS
PROCESOS ESTRATEGICOS
PLANEACION ECONOMICA Y SOCIAL
PLANEACION DEL DESARROLLO
PLANEACION DEL ORDENAMIENTO TERRITORIAL
PLANEACION DEL DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
COMUNICACIÓN PUBLICA
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO -SISTEMA DE
GESTION DE CALIDAD
ELABORACION DE INFORMES PARA ENTES
CONTRLADORES
CONTROL PRODUCTO
ATENCION DE QUEJAS Y RECLAMOS
ACCIONES CORRECTIVAS
MEJORA CONTINUA
ACCIONES PREVENTIVAS
ADMINISTRACION DEL RIESGO
MEJORA CONTINUA
12.2
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS MISIONALES
DESARROLLO EDUCATIVO
DESARROLLO DE SALUD PUBLICA
DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL
DESARRLLO DE CULTURA Y TURISMO
DESARROLLO DE DEPORTES Y RECREACION
DESARROLLO SOSTENIBLE DEL TERRITORIO
DESARROLLO CULTURA CIUDADANA
62
12.3
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS DE APOYO
GESTION DE SELECCIÓN DE PERSONAL
LIQUIDACION DE NÓMICA
ADMINISTRACION DE RECURSO
CAPACITACION
HUMANO
GESTION DE BIENESTAR RETIRO DE SERVICIO
EVALUACION DE DESEMPEÑO
ENCARGO
REUBICACION
GESTION FINANCIERA
(HACIENDA PUBLICA )
SOPORTE INSTITUCIONAL
GESTION DE TESORERIA
GESTION DE PRESUPUESTO
PROCESOS CONTABLES
GESTION DOCUMENTAL
GESTION LEGAL Y JURIDICA
GESTION LOGISTICA
CONTRATACION
12.4
PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL
PROCESOS EVALUACION Y CONTROL
AUDITORIAS INTERNAS
EVALUACION INDEPENDIENTE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
GESTION INSPETITUCIONAL
12.5
INVENTARIO DE PROCESOS GERENCIA FINANCIERA
63
INVENTARIOS DE PROCESOS GERENCIA FINANCIERA
PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
MODIFICACION DEL PAC
PRESUPUESTO
PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA
MODIFICACION AL PRESUPUESTO
APROPIACION PRESUPUESTAL
TRASLADO DE LA
PROCESO GLOBAL DE TESORERIA
COMPROBANTE DE INGRESOS Y EGRESOS
INGRESOS POR NOTAS DEBITO Y CREDITO
COMPROBANTES DE INGRESOS
TESORERIA
GIROS
BOLETIN DIARIO DE TESORERIA
PAGO DE NOMINA PERSONAL DE PLANTA
RELACION PAGO DE CONTRATISTAS POR ORDENES
DE PRESTACION DE SERVICIOS
PAGO RETENCIONES
CONCILIACION BANCARIA
CONSTITUCION DE CUENTAS POR PAGAR
INVENTARIOS DE ALMACEN
REVISION ESTADOS FIANCIEROS
CONTABILIDAD
CUSACION CUENTAS POR PAGAR
ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS
AMORTIZACIONES
IMPRESIÓN DE OFICIALES
CERTIFICADO DE RETEIVA
64
13. METODOLOGÍA
PARA
LA
DIAGRAMACIÓN
DE
LOS
PROCEDIMIENTOS
Una vez recolectada la información se procedió a realizar el procesamiento y
análisis de la misma, con el fin de establecer las relaciones existentes entre los
diferentes procedimientos.
Una vez definida la información se realizó la elaboración de los diagramas de
flujo o flujograma, los cuales son la representación gráfica de un procedimiento,
este es un instrumento muy importante que direcciona su ejecución
ordenadamente; permite visualizar en forma dinámica y lógica la secuencia del
trabajo, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a
través de los elementos que lo integran como las actividades, las tareas, los
documentos, las unidades administrativas y los cargos que intervienen en él.
Para la diagramación de los procedimientos se utilizarán los
símbolos
universales del diagrama de flujo (ver figura 5).
Los pasos a seguir durante la elaboración del diagrama de flujo son los
siguientes:
ƒ
El encabezamiento de la hoja debe contener nombre y logotipo de la
empresa, dependencia, nombre del procedimiento, código y número de
páginas (ver figura 6).
ƒ
Debe utilizarse una sola columna por cada cargo que interviene.
65
ƒ
El diagrama se elabora siguiendo la lógica del procedimiento, dibujando
de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
ƒ
La descripción de cada uno de los pasos debe hacerse dentro del
símbolo correspondiente (ver figura 7).
ƒ
Las líneas que cruzan de una columna a otra, deben dibujarse saliendo
por debajo del último paso y entrando por encima del primer paso de la
columna destino.
ƒ
Se revisaron los diagramas de flujo con los funcionarios respectivos y el
jefe del área realizó las correcciones necesarias.
66
DIAGRAMAS DE FLUJOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
PRESUPUESTO - CONTABILIDAD – TESORERIA
67
13.1 DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA PRESUPUESTO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA PRESUPUESTO
PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
MODIFICACION DEL PAC
PRESUPUESTO
PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA
MODIFICACION AL PRESUPUESTO TRASLADO DE LA
APROPIACION PRESUPUESTAL
68
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA PRESUPUESTO – PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
1. Se elabora presupuesto gastos de funcionamiento con base en directriz
de Minihacienda, analizando la ejecución presupuestal
de años
anteriores y la envía a la Gerencia de Planeación e Infraestructura.
2. Gerencia de Planeación e Infraestructura consolida el anteproyecto de
Presupuesto y Envía a el Alcalde Municipal a más tardar el día 5 de
Marzo.
3. Evalúa el anteproyecto de Presupuesto y lo presenta a la Dirección
General de Presupuesto Nacional antes del 15 de Marzo de cada año,
para la siguiente vigencia; acompañado de la justificación de los
ingresos y gastos, así como las bases legales del cálculo y envía al
Congreso de la República copia del anteproyecto a más tardar la
primera semana de Abril.
4. Remite a la Dirección del Presupuesto Nacional el anteproyecto del
Presupuesto de Inversión antes del 20 de julio de la vigencia.
5. El Gobierno Nacional por conducto del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, someterá a consideración del Congreso de la República, el
proyecto de Presupuesto General de la Nación y su informe económico,
dentro de los 10 primeros días de las sesiones ordinarias de ese cuerpo
legislativo.
6. El Congreso de la República fija por partidas para la Corporación
mediante Ley de la República por la cual se decreta el Presupuesto de
Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia
Fiscal Siguiente.
7. El Presidente de la República a través del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público emite Decreto de liquidación del Presupuesto General de
la Nación detalladas las apropiaciones, clasifica y define las cuantías.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
OCTUBRE 15 DE 2008
2008
2008
RICARDO A. SANCHEZ ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
RODRIGUEZ
LIZARAZO
FORRERO
TECNICO
COORDINADORA DE
GERENTE
ADMINISTRATIVO
IMPUESTOS
FINANCIERO
69
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA PRESUPUESTO – PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
8. El consejo Municipal mediante acuerdo adopta el Presupuesto, una vez
conocido el Decreto de liquidación del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público
9. Aprobado por el Consejo Municipal procede a cargar en el sistema el
Presupuesto discriminado.
10. Prepara proceso de solicitud de PAC (Plan anual mensualizado de caja);
si es presupuesto Nacional se envía a Minihacienda; si son recursos
propios prepara resolución para aprobación y firma del Alcalde
Municipal.
11. De acuerdo al comportamiento de los ingresos, inicia procedimiento para
la modificación del PAC.
12. Inicia procedimiento de traslados, cuando se detecten eventuales
faltantes de apropiación por seguimiento realizado a la ejecución
presupuestal.
13. Cuando se trate de apropiaciones que correspondan al presupuesto de
inversión, se requiere, el concepto previo del Departamento Nacional de
Planeación, se envían
las actas Administrativas a Minhacienda,
Dirección General de Presupuesto para su aprobación.
14. Hace los ajustes y registra en los rubros presupuestales y Software
correspondientes una vez se comunique la aprobación por el Ministerio
e inicie la ejecución presupuestal.
15. Expide Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), registrando
compromisos contra las apropiaciones presupuestales aprobadas, los
registros se actualizan en el programa contable en cada uno de sus
rubros.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
OCTUBRE 15 DE 2008
2008
2008
RICARDO A. SANCHEZ ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
RODRIGUEZ
LIZARAZO
FORRERO
TECNICO
COORDINADORA DE
GERENTE
ADMINISTRATIVO
IMPUESTOS
FINANCIERO
70
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA PRESUPUESTO – PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
16. Afecta apropiación presupuestal con base en órdenes de compra,
contratos, licitaciones.
17. Presenta a la Alcaldesa de Municipal, informes de ejecución del
programa anual de caja, informe de ejecución de ingresos, gastos de
reservas y de cuentas por pagar.
18. Hace el cierre presupuestal al final de la vigencia y adelanta los
procesos de constitución de reservas de apropiación.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
OCTUBRE 15 DE 2008
2008
2008
RICARDO A. SANCHEZ ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
RODRIGUEZ
LIZARAZO
FORRERO
TECNICO
COORDINADORA DE
GERENTE
ADMINISTRATIVO
IMPUESTOS
FINANCIERO
71
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA PRESUPUESTO – PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
72
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA PRESUPUESTO – PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
OCTUBRE 15 DE 2008
2008
2008
RICARDO A. SANCHEZ ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
RODRIGUEZ
LIZARAZO
FORRERO
TECNICO
COORDINADORA DE
GERENTE
ADMINISTRATIVO
IMPUESTOS
FINANCIERO
73
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA PRESUPUESTO – PROCESO GLOBAL DEL PRESUPUESTO
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
74
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA PRESUPUESTO – MODIFICACIÓN DEL PAC
1. Se estudia la necesidad de modificar o
reprogramar el PAC de acuerdo con la
programación de pagos de sus
proyectos.
2. Diligencia solicitud de modificación del
PAC en formato diseñado por el
Ministerio de Hacienda
y Crédito
Público con la información suministrada
por el área ejecutora, suscrita por el jefe
de presupuesto y el Alcalde Municipal.
3. Envía solicitud de modificación a la
División del PAC- Dirección del Tesoro
Nacional, soportada con un oficio donde
se explican las razones de la
modificación.
La fecha máxima para
presentar solicitud ante Minhacienda
es la primera semana de cada mes.
4. División de PAC de Minhacienda, recibe
y revisa. Si aprueba la modificación,
refrenda y envía a la corporación. Si
no, la rechaza y devuelve.
5. Presupuesto digita la modificación del
PAC en el sistema y confirma al área
ejecutora su disponibilidad para la
ejecución. Si la modificación del PAC
es de recursos propios, la realiza
mediante
Acuerdo
del
Consejo
Municipal.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA PRESUPUESTO – PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA
1. Conocido el presupuesto de la
vigencia y las cuentas por pagar
financiadas con
aportes del
Gobierno Nacional, presenta
ante la Dirección del Tesoro
Nacional
Minhacienda una
propuesta de PAC para la
ejecución
de
dicho
presupuesto.
2. Recibe la propuesta, estudia y
recomienda para aprobación
CONFIS.
3. Aprueba el PAC, convirtiéndolo
en el tope máximo mensual de
situación de fondos por parte de
la Dirección del Tesoro Nacional
y de pago para la entidad.
4. Elabora el PAC de recursos
propios con base en la
autorización máxima de pago
expedida por el CONFIS.
Lo
elabora por concepto de gasto
mensualizados
e
incluye
cuentas por pagar y vigencia
.
5. Proyecta acuerdo de PAC para
firma del Consejo Municipal.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA PRESUPUESTO – MODIFICACIÓN AL PRESUPUESTO TRASLADO
DE LA APROPIACIÓN PRESUPUESTAL
1. Analiza ejecución
presupuestal,
justifica el traslado y en caso de que
haya rubros deficitarios y otros con
superavit, mira la opción de hacer el
traslado de la asignación presupuestal
de un rubro y/o proyecto a otro.
2. Proyecta acuerdo para aprobación del
Consejo Municipal si se trata de
traslados presupuestales de gastos de
funcionamiento. Si las modificaciones
corresponden a gastos de inversión ,
solicita concepto previo favorable del
Departamento Nacional de Planeación
.
3. Obtenida
la
aprobación
correspondiente elabora y envia oficio
al Director General del Presupuesto
Nacional suscrito por el Alcalde
Municipal y adjunta los siguientes
soportes.
–
–
–
Certificado
de
disponibilidad
Presupuestal de los rubros y/o
proyectos que se van a contraqueditar debidamente firmados por el
coordinador del área de Presupuesto y el Gerente Administrativo y
Gerente Financiero.
Justificación económica.
Acuerdo aprobado por el Concejo Municipal y/o concepto previo
favorable expedido por el Departamento Nacional de Planeación ( Para
traslados de Inversión)
–
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA PRESUPUESTO – MODIFICACIÓN ALPRESUPUESTO TRANSLADO
DE LA APROPIACIÓN PRESUPUESTAL
4. Direccion General de
Presupuesto Nacional;
revisa el acuerdo y/o
concepto favorable y
firma
quedando
aprobado el traslado
presupuestal.
Si no
esta
de
acuerdo
devuelve sin el trámite
respectivo
5. Area de presupuesto:
Si el acuerdo y/o
concepto es aprobado,
digita en el sistema el
traslado
correspondiente
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
OCTUBRE 15 DE 2008
2008
2008
RICARDO A. SANCHEZ ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
RODRIGUEZ
LIZARAZO
FORRERO
TECNICO
COORDINADORA DE
GERENTE
ADMINISTRATIVO
IMPUESTOS
FINANCIERO
78
13.2 DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA CONTABILIDAD
CONCILIACIÓN BANCARIA
CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
INVENTARIOS DE ALMACEN
REVISIN ESTADOS FIANCIEROS
CONTABILIDAD
CUSACION CUENTAS POR PAGAR
ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS
AMORTIZACIONES
79
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA CONTABILIDAD – CONCILIACIONES BANCARIAS
1. Entidades
financieras
hacen llegar a la Gerencia
Finaniera los respectivos
extractos de las cuentas.
2. De acuerdo con los
extractos recibidos se
elaboran
las
conciliaciones, haciendo
un análisis comparativo de
los extractos
bancarios
con los saldos y los
registros hechos en el
paquete contable.
3. Realiza cruces de saldos
con las conciliaciones
bancarias efectuadas y
verifica
diferencias
e
inconsistencias
llevando
una
relación de ellas.
4. Con
relación
de
inconsistencias
o
diferencias se realizan los
respectivos
Ajustes
contables.
5. Archiva
documentos:
Original en tesorería y
copia en contabilidad.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA CONTABILIDAD – CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
1. Clasifica las cuentas de bienes
y/o servicios que se hayan
recibido a satisfacción y de
cuentas
que
recibieron
anticipos a 31 de Diciembre de
la Vigencia Fiscal.
2. Continua con el proceso de
trámite de cuentas en tesorería
haciendo una relación de todas
las cuentas por pagar de la
corporación y con dineros del
P.G.N. Y envía a la Alcaldesa
Municipal para su aprobación.
3. La
Alcaldesa
Municipal
devuelve aprobado a tesorería.
4. En el caso de que hubiere
cuentas
por pagar con
recursos de la Nación, se
enviará relación a la Dirección
del Tesoro Nacional para los
ajustes respectivos.
5. Archiva documentos.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA CONTABILIDAD – INVENTARIOS DE ALMACEN
1. Envía memorando con documentos
contables:
• Comprobante
de
entrega
de
elementos devolutivos ( C.E.D.)
• Comprobante de entrega elementos
de consumo ( C. E.C.)
• Actas de baja
• Notas aclaratorias
• C.E D. Entrada elementos.
• C.E D. Traslados internos
• C. E. D. Reintegros
Hoja de análisis del movimiento por
grupo de inventario con soporte.
2. Verifica que los documentos estén
completos y bien elaborados
3. Legaja por tipo de documento en
carpetas, mes por mes.
4. Revisa: cuenta, nit, valores, concepto
y fecha.
5. Aclara diferencias, solicita corrección
o corrige en el sistema si el error es
contable; si no devuelve a almacén.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
82
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA CONTABILIDAD – INVENTARIOS DE ALMACEN
6. Revisa
y
contable.
actualiza
documento
7. Autoriza el cierre contable de prueba.
8. Imprime movimiento
prueba de almacén.
mensual
de
9. Revisa y aclara inconsistencias con
almacén.
10. Autoriza el cierre contable definitivo.
11. Imprime movimiento definitivo
12. Archiva documento en carpetas.
13. Ejecuta seguimiento a las cuentas en
los meses siguientes.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
83
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA CONTABILIDAD – REVISIÓN ESTADOS FIANCIEROS
1. Investiga y responde glosas
a la Contraloría General de
la República u otra Entidad
que lo requiera, pasa a
firma
del
Gerente
Financiero.
Y
remite
cuentas del balance al
Técnico Administrativo.
2. Analiza cuentas del balance
para depurar los terceros.
Verifica que los terceros
concuerden con el saldo en
el balance general.
3. Imprime balance general
consolidado y estado de
pérdidas y ganancias que
se rinde al Contador
General de la Nación u
otras entidades que la
corporación debe rendir
Información Financiera.
4. El
Contador
revisa,
aprueba,
propone
reclasificaciones
a
que
haya lugar y Firma.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
84
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA CONTABILIDAD – REVISIÓN ESTADOS FIANCIEROS
5. Efectúa correcciones
de acuerdo con las
instrucciones
del
Contador.
6. Genera
balance
definitivo y estado de
Pérdidas y ganancias
para la firma del
contador,
Gerente
Financiero y Alcaldesa
Municipal.
7. Elabora las notas a los
Estados Financieros,
con
las
explicaciones
del
comportamiento de las
cuentas del balance,
Ganancias y Perdidas
8.
Entrega el balance
consolidado a la Alcaldesa
Municipal.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
85
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA CONTABILIDAD – CAUSACION CUENTAS POR PAGAR
1. Jurídica remite a contabilidad los
antecedentes
y
documentos
soporte de los pagos, términos de
referencia
o
pliegos
de
condiciones de los contratos,
ordenes de trabajo, órdenes de
compra y contratos suscritos por
la corporación , C D P , facturas y
cuentas de cobro, comprobantes
de ingreso de elementos a
almacén
e
informes
de
interventora.
2. El Técnico Administrativo verifica
en documentos: soportes, forma
de pago, devuelve los que no
estén correctos y
pasa a
presupuestó y radica.
3. Presupuesto
presupuestal
contabilidad.
expide
registro
y
pasa
a
4. Elabora orden de pago y efectúa
liquidación de Retención en la
Fuente, ICA e IVA, codifica
afectando
las
cuentas
correspondientes.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
OCTUBRE 15 DE 2008
2008
2008
RICARDO A. SANCHEZ ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
RODRIGUEZ
LIZARAZO
FORRERO
TECNICO
COORDINADORA DE
GERENTE
ADMINISTRATIVO
IMPUESTOS
FINANCIERO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA CONTABILIDAD – CUSACIÓN CUENTAS POR PAGAR
5. Imprime orden de
pago para Visto
bueno del Gerente
Financiero.
6. El
Gerente
Financiero da Visto
Bueno. Y devuelve
a Contabilidad.
7. El
Técnico
Administrativo
pasa a revisión y
Visto Bueno del
Alcalde Municipal..
8. Ordenador
del
gasto
firma
y
ordena Giro.
9. Archiva copia de
Orden de pago y
pasa a tesorería
para giro.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
OCTUBRE 15 DE 2008
2008
2008
RICARDO A. SANCHEZ ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
RODRIGUEZ
LIZARAZO
FORRERO
TECNICO
COORDINADORA DE
GERENTE
ADMINISTRATIVO
IMPUESTOS
FINANCIERO
87
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA CONTABILIDAD – ELABORACIÓN ESTADOS FINANCIEROS
1. Imprimir
Balance
General y Estado de
Resultados al final del
periodo, una vez se
hayan incorporado los
asientos
contables
realizados.
2. Revisa
el
Balance
General. En caso de no
aprobación lo devuelve
al contador con oficio
de observaciones y se
revisa de acuerdo con
estas, igual para Estado
de Resultados.
3. Firma Balance General
en caso de aprobación
y envía al Alcalde
Municipal, lo mismo que
el
Estado
de
Resultados.
4. Firma
Estados
Financieros y envía a la
oficina de contabilidad
5. Archiva original y copia
de
los
Estados
Financieros.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
OCTUBRE 15 DE 2008
2008
2008
RICARDO A. SANCHEZ ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
RODRIGUEZ
LIZARAZO
FORRERO
TECNICO
COORDINADORA DE
GERENTE
ADMINISTRATIVO
IMPUESTOS
FINANCIERO
88
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA CONTABILIDAD – AMORTIZACIONES
1.
El Técnico Administrativo imprime el auxiliar
De la cuenta 19 “amortizaciones “ del
mes anterior y el vigente para saber que
se compra en los primeros días para
Amortizar.
2.
Con la información anterior
se alimenta el libro de Excel y se
amortiza según el caso.
3.
Se imprime cada uno de los cuadros
de Excel y se registran en el paquete
contable de sysman.
4.
Se archivan los cuadros en la carpeta
de amortizaciones.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
89
13.3 DIAGRAMA DE FLUJO AREA TESORERIA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA
PROCESO GLOBAL DE TESORERIA
COMPROBANTE DE INGRESOS Y EGRESOS
INGRESOS POR NOTAS DEBITO Y CREDITO
COMPROBANTES DE INGRESOS
GIROS
TESORERÍA
BOLETIN DIARIO DE TESORERIA
PAGO DE NOMINA PERSONAL DE PLANTA
RELACION PAGO DE CONTRATISTAS POR ORDENES DE
PRESTACION DE SERVICIOS
PAGO RETENCIONES
90
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – PROCESOS GLOBAL DE TESORERÍA
1. Atender la percepción de ingresos y por diferentes
conceptos: Recursos del Presupuesto Nacional
provenientes de la Tesorería General de la Nación,
Recursos de capital provenientes del Sistema
Financiero y de los usuarios de la Alcaldia, en
general, al igual que dar oportuno cumplimiento a
los pagos de las cuentas y sus correspondientes
registros.
2. Llevar el boletín diario de tesorería con el fin de
actualizar sus saldos diariamente.
3. Atender oportunamente el pago de nominas de
personal de planta y relación de contratistas.
4. Cumplir con los descuentos de Retención en la
fuente, Retención de ICA y su giro a favor de la
DIAN y Municipio respectivmamente.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
91
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ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – PROCESOS GLOBAL DE TESORERÍA
5. Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias
de las cuentas abiertas por la Alcaldia en las diferentes
entidades financieras.
6. Al finalizar la vigencia fiscal clasificar las cuentas que
quedaron pendientes de pago sacando la relación de
cuentas por pagar.
7. Rendir mensualmente las informaciones requeridas
por el Ministrio del Medio Ambiente, Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, Tesorería General de la
Nación, Departamento Nacional de Planeación y
Contraloría General de la República. Relación de
promedios y saldos en cuentas con recursos de la
Nación y recursos Administrativos con destino a la
Tesorería General de la Republica, conciliaciones
bancarias, informes de las cuentas corrientes y de
ahorros de la Alcaldia. Declaraciones mensuales de
retención en la Fuente e impuesto de Timbre a la
DIAN. Solicitud de fondos al Ministerio de Hacienda.
Tramitaciones y Administración del PAC ante la
Tesorería General de la Nación (T.G.N.) Informe
Trimestral de operaciones efectivas a la Tesorería
General de la Nación.
8. Archivo de informes presentados.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
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OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
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COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
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GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – COMPROBANTE DE INGRESOS Y EGRESOS
1.
•
•
•
Envía Boletín de tesorería
Relación comprobantes de Egreso
Comprobante de ingresos y egresos
Recibos de consignación
2. Verifica que los documentos estén
completos y bien elaboradas.
3. Legaja por tipo de documento en
carpetas separadas por mes.
4. Imprime cada orden de pago
5. Verifica que la sumatoria del boletín de
ingresos
corresponda
con
las
consignaciones.
6. Verifica que la sumatoria de egresos
corresponda con los comprobantes de
egreso.
7. Verifica en los comprobantes de
ingreso y egreso; Fecha, Nit, concepto,
valor en números y letras, forma de
pago, valor girado y nombres.
8. Verifica que el IVA declarado
corresponda a las ventas del periodo.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
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OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
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COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
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ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – COMPROBANTE DE INGRESOS Y EGRESOS
9. Aclara
inconsistencias
con
tesorería, si las hay, digita las
correcciones si el error es contable.
10. Autoriza
prueba.
el
cierre
contable
de
11. Imprime los auxiliares, después del
cierre
de
Tesorería,
concilia
registros contables vs. Registros de
Tesorería.
12. Digita comprobantes de ajuste en el
sistema, si el error es contable.
13. Autoriza el cierre contable definitivo,
y pasa al Técnico administrativo.
14. Archiva documentos en carpetas en
orden cronológico.
15. Efectúa seguimiento en los meses
subsiguientes.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
OCTUBRE 15 DE 2008
2008
2008
RICARDO A. SANCHEZ ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
RODRIGUEZ
LIZARAZO
FORRERO
TECNICO
COORDINADORA DE
GERENTE
ADMINISTRATIVO
IMPUESTOS
FINANCIERO
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GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – INGRESOS POR NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO
1.
El banco comunica la consignación
o la nota debito y/o crédito a tesorería
de la Alcaldia para elaborar el
comprobante de
ingreso y/o
egreso respectivamente.
2.
Registra contablemente las notas
debito y/o crédito abonadas o
cargadas a la cuenta corriente de la
corporación, asi su concepto o valor
sean incorrectos, en este caso se
hace seguimiento a la solicitud de
corrección al banco.
3.
Original y copia del comprobante
con el extracto y la nota
debito y/o
crédito se archiva en tesorería y pasa
al contador
para su revisión diaria
con
la
segunda
copia
del
comprobante.
4.
Contador revisa y devuelve a
tesorería.
5.
Tesorería espera para la revisión
del contador.
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GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
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GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – COMPROBANTES DE INGRESOS
1. Se realiza el comprobante
verificando la consignación o
nota crédito hecho por el
contribuyente o expedido por
el respectivo banco.
2. Archiva
copia
del
comprobante de ingreso y
consignación.
3. Entrega al usuario original y
copia.
4. Usuario lleva original a
dependencia respectiva para
su tramite.
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NOMBRE
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GERENTE
IMPUESTOS
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GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – GIROS
1. Hace llegar ordenes de
pago junto con sus soportes
a tesorería.
2. Recibe ordenes de pago,
firma el control de entrega.
3. Revisa las ordenes de pago,
en lo relacionado a la
legalización de los soportes,
la existencia de todos los
requisitos y la exactitud de la
liquidación.
4. Decide sobre banco a girar
con
base en información
de saldos bancarios y los
registros presupuestales.
5. Establece
número
de
comprobantes consecutivo,
anexa
cheque
para
respectivo giro y pasa a el
Técnico Administrativo.
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GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – GIROS
6. Elabora el cheque y pasa para
firma del Gerente Financiero
7. Gerente
Financiero
firma
cheque y hace llegar para la
firma del Alcalde Municipal.
8. Firma cheque, presente el
beneficiario
verifica
su
identidad y los entrega.
9. Hace firmar comprobante de
egreso del beneficiario.
10. Archiva
egreso.
comprobante
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NOMBRE
CARGO
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RICARDO A. SANCHEZ
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TECNICO
ADMINISTRATIVO
de
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NOVIEMBRE 4 DE
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GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
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GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA - BOLETÍN DIARIO DE TESORERÍA
1. Procesa en el sistema el
boletín de tesorería
en
original y copia.
2. Anexa soportes archivados
en tesorería y
pasa a
revisión
y firma de
tesorero.
3. Tesorero: Revisa y firma,
pasa a contabilidad para
su revisión.
4. Verifica el boletín si hay
correcciones informa a
tesorería , si no hay pasa a
el Gerente Financiero para
firma.
5. Firma Gerente Financiero
6. Archivo documentos.
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RICARDO A. SANCHEZ
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TECNICO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA - PAGO DE NOMINA PERSONAL DE PLANTA
1. Hace novedades de empleados de
planta y con base en ellos elabora
la nomina y envía a Alcaldesa
Municipal para su aprobación.
2. Aprueba y pasa a revisión contable
y presupuestal
3. Revisa y codifica contable y
presupuestalmente,
anexa
certificado
de
disponibilidad
presupuestal y envía a tesorería.
4. Elabora cheque, lo anexa ala
nomina y envía a la
Gerencia
Financiera
5. Firma cheques, nómina y relación
para cuentas de nómina , devuelve
a tesorería.
6. Firma cheque, envía relación a
bancos, comprobante de egreso y
cheque para cargar en las cuentas
de los empleados.
7. Con recibido de banco, archiva comprobante de egreso.
.
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NOMBRE
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – RELACIÓN PAGO DE CONTRATISTAS POR
ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
1. Elabora planilla de novedades con
relación de contratistas por O.P.S en la
Alcaldia y pasa a contabilidad.
2. Elabora orden de pago para cada
contratista, con visto bueno de
contador, pasa a
la Gerencia
financiera, para revisión y visto bueno.
3. Revisado y firmado pasa a el Alcalde
para firma.
4. Firma ordenador de pago devuelve a
tesorería.
5. Gira cheque con su respectivo
comprobante y pasa a la Gerencia
Financiera para firma.
6. Firma cheque y pasa a tesorería.
.
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FECHA
NOMBRE
CARGO
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RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
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NOVIEMBRE 4 DE
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GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – RELACIÓN PAGO DE CONTRATISTAS POR
ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
7. El Tesorero firma cheque.
8. Identificado el beneficiario solicita
documentos con visto bueno de
Recursos Humanos para entrega de
cheque.
9. Hace
firmar
del
contratista
comprobante de egreso con orden
de pago.
10. Archiva comrpobante de egreso.
.
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NOMBRE
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TECNICO
ADMINISTRATIVO
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GERENTE
IMPUESTOS
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – PAGO RETENCIONES
1. Se procesa en el sistema la
relación de
retenciones
realizadas por contabilidad
en el mes anterior y pasa a la
Gerencia Financiera
.
2. Verifica información junto con
tesorería de la relación con los
de egreso.
3. Verificada la información se
elabora la liquidación de la
declaración. Se firma por
tesorero y Revisor Fiscal.
4. Se elaboran los cheques con
los comprobantes de egreso
respectivos, según cuenta
bancaria con la cual
se
hubiera retenido.
5. Presenta
declaración
en
banco dentro de la fecha
establecida para tal fin por la
DIAN.
6. Recibida declaración, se archiva copia con recibo de comprobante de
pago.
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FECHA
NOMBRE
CARGO
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RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
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IMPUESTOS
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – INSCRIPCIÓN A INDUSTRIA Y COMERCIO
1. El usuario solicita en la Gerencia Financiera
formulario de inscripcion de establecimiento comercia
y/o industrial.
2. El usuario realiza solicitud de certificado de uso de
suelo viable por parte de la Gerencia de Planeacion e
Infraestructura.
3. Se realiza la cancelacion de los derechos de
inscripcion en los respectivos bancos autorizados en
el municipio, se diligencian los documentos
requeridos y se radican en la Gerencia Financiera.
4. Se ingresa al sistema los datos del formulario y se
realiza asiganaion de código.
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FECHA
NOMBRE
CARGO
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RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – RECAUDO INDUSTRIA Y COMERCIO
1. Se realiza la cancelacion del formulario de industria y
comercio en los respectivos bancos autorizados en el
municipio.
2. El usuario solicita en la Gerencia fianciera el formularo
para su liquidacion.
3. El usuario liquida el formulario teniendo en cuenta las
instrucciones dadas para tal fin.
4. Se realiza la cancelacion según liquidacion realizada en
los respectivos bancos autorizados en el municipio.
5. La gerencia financiera ingresa al sistema los datos del
formulario y lo sella.
6. Se archiva el formulario junto con la consignacion.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – LIQUIDACIÓN DE IMPUESTO PREDIAL
1. Se realiza pago del trámite en cualquiera de las
entidades bancarias autorizadas en el Municipio.
2. Radica en la Gerencia Financiera con los documentos
solicitados.
3. El técnico administrativo ingresa al sistema los datos
necesarios para generar el Paz y Slavo.
4. El Gerente fianciero firma el Paz y Salvo.
5. Se entrega en la Gerencia Financiera el origina al
usuario y la copia se archiva.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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GERENCIA FINANCIERA
ÁREA TESORERÍA – CERTIFICACIÓN DE PAZ Y SALVO DE IMPUESTO
PREDIAL
1. El usuario solicita en la Gerencia
Financiera
la
liquidación
del
impuesto predial con el recibo
anterior, cédula catastral o cédula
de ciudadanía.
2. Realiza la cancelacion del impuesto
en los banco autorizados, dentro de
las fechas establecidas.
3. El banco sella el recibido y entrega
al contribuyente una de las copias.
Las otras copias las archiva para
control y para enviarla a la alcaldia.
4. El banco remite a la Gerencia
Financiera los desprendibles de
pago recibidos.
5. El
funcionario
encargado
del
impuesto predial organiza los
desprendibles de pago por fecha y
los ingresa al sistema.
6. El sistema automatica descarga
Los pagos de cada usuario.
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FECHA
NOMBRE
CARGO
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RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
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NOVIEMBRE 4 DE
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GERENTE
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FINANCIERO
107
14. METODOLOGÍA PARA LA IMPLENTACIÓN DE LOS MANUALES DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Luego de la conformación del Manual de procesos y procedimientos, el
responsable de la implementación y el Gerente Financiero realizaron unas
reuniones con el personal que participa
en cada procedimiento donde se
dieron las aclaraciones para cada una de las actividades establecidas.
Los funcionarios que participaron en cada procedimiento ejecutaron las
actividades a seguir para cada uno de estos, cumpliendo las normas
establecidas.
Se realizó entrega a cada uno de los funcionarios del área copia de los
procedimientos de los cuales ellos participan, con el fin de que se apropien e
implementen de manera inmediata, después de la fecha de su aprobación, la
cual se realizara mediante resolución.
108
15.
LOGROS ALCANZADOS
Gracias al trabajo realizado durante el desarrollo de mi práctica administrativa,
obtuve significativos y valiosos beneficios, los cuales enuncio a continuación:
ƒ
Crear valor agregado para la Gerencia Financiera de la Alcaldía Municipal
de Cajicá, gracias a
la elaboración e implementación del Manual de
Procesos y Procedimientos de dicha Gerencia.
ƒ
Ampliar los conocimientos y experiencia correspondientes a la elaboración e
implementación de Manuales de Procesos y Procedimientos.
ƒ
Conocer, ampliar y manejar términos empleados en la auditoría y control
interno.
ƒ
Ampliar la capacidad de interpretación y conceptualización para poder
realizar reflexiones teóricas y metodológicas.
ƒ
Adquirir una actitud crítica frente a la problemática planteada y proponer
mecanismos de solución.
ƒ
Fomentar mi capacidad de liderazgo, organización y disciplina.
ƒ
Interactuar con profesionales con mayor experiencia y así adquirir nuevos
conocimientos. De igual forma, transmitir a otros mis conocimientos
adquiridos en la academia.
109
16. DIFICULTADES OBSERVADAS
Durante la elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos, de la
Gerencia Financiera, se presentaron algunas situaciones que dificultaron el
avance eficiente de la práctica administrativa, dichas situaciones fueron las
siguientes:
ƒ
El personal carece de una cultura respecto a la implantación de los
manuales y el sistema de control interno, lo que se tradujo en poca
dedicación y colaboración en el suministro de la información necesaria,
retrasando la centralización de los datos.
ƒ
Debido a la falta de definición específica sobre las tareas y actividades a
desarrollar, al igual que, la carencia de responsabilidades adquiridas de
acuerdo al área y cargo, se presentó una concentración de funciones, que
dificultó la unificación entre cargos para establecer o adquirir dichas
responsabilidades.
ƒ
Falta de tiempo y dedicación por parte de los empleados para el
diligenciamiento del formatos establecidos.
ƒ
Poca credibilidad sobre el funcionamiento e implementación de los
Manuales de Procesos y Procedimientos.
110
17.
REFLEXION TEORICO-DISCIPLINAR
Actualmente cada vez es mayor la exigencia de profesionales de la
Administración Pública, en la entidades territoriales y nacionales; actualmente
las organizaciones no buscan funcionarios que se limiten a la teneduría de
libros, necesitan profesionales
capaces de responder a las situaciones
cotidianas a las que se ven enfrentadas las entidades, cambios en el mercado,
nuevos competidores, nuevos impuestos, cambios en las necesidades de los
usuarios, cambios tecnológicos, etc.
Es por esto necesario que el Administrador Público posea conocimientos en
diversas áreas, como la contable, Auditoría, Economía, presupuesto, Sistemas
de información, Derecho, Finanzas, control interno, control de la gestión entre
otras. De esta manera debe ser una persona con gran capacidad de análisis,
abierta al cambio, y que se actualice permanentemente.
Observando la situación actual nos damos cuenta que el conocimiento
adquirido en la Universidad es tan sólo el comienzo de nuestra etapa
académica, como estudiantes tenemos la idea de que el fin último del estudio
es conseguir el título y comenzar a ganar dinero; pero que lejos estamos de la
realidad, el fin del estudio es aprender y a través de nuestra profesión servir a
los demás, realizar una labor en pro de los demás y ayudar al desarrollo de
nuestro país. Y la mejor forma de hacerlo es desde nuestro propio puesto de
trabajo, actuando con responsabilidad y honestidad, sin olvidarnos de la ética
111
que debe tener el Administrador Público y que le otorga la confianza para ser
un excelente trabajador al servicio del Estado.
El desarrollo de la práctica Administrativa como Opción de Grado es una gran
alternativa para aproximarse a la realidad laboral, ya que estos programas
incentivan al estudiante a adquirir responsabilidad a nivel personal y le da un
sentido de pertenencia con la Escuela Superior de Administración Pública al
procurar mantener su buen nombre a través de las labores realizadas
Los conocimientos adquiridos en nuestra institución son suficientes para
desarrollar una Práctica Administrativa de manera adecuada, fundamentos
administrativos, contables, de Auditoria y especialmente de Control Interno y
Gestión, fueron básicos para enfrentar éste reto académico-profesional.
Por todo lo anterior es conveniente que la Escuela Superior de Administración
Pública
“ESAP”
mantenga
vigente
la
Opción
de
Grado
“Práctica
Administrativa”, ya que esta proporciona al estudiante herramientas prácticas
para el buen ejercicio profesional de la Administración Pública en un futuro,
bien sea, de forma independiente o al interior de cualquier entidad..
112
18.
•
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Los manuales de procesos y procedimientos son una herramienta de
vital importancia para el desarrollo de los objetivos de cualquier entidad,
ya que establecen
directrices y determinan la manera de llevar a cabo
las actividades que desarrollan todos los funcionarios integrantes de
una entidad.
•
La ausencia de
procedimientos documentados y actualizados es un
gran problema para las entidades, pues al no existir memoria
institucional, se concentra en cabeza de individuos aislados y se abre la
posibilidad de que el desarrollo de los
procesos sea susceptible de
diversas interpretaciones, además no se puede realizar un control del
desempeño de las actividades, pues estas no se encuentran
establecidas en ningún documento.
•
Otro factor determinante de la necesidad de unos procedimientos
actualizados, es la importancia de tener claro como es desarrollado cada
proceso de la entidad, para el caso en que un funcionario necesite ser
reemplazado por otro, el funcionario entrante puede saber y conocer
exactamente las actividades que debe desarrollar y cómo debe
realizarlas.
•
El modelo propuesto y aplicado en la Práctica administrativa, es una
buena herramienta para la realización
procedimientos
y
funciones,
mejoramiento de su gestión.
113
de los
direccionando
las
manuales de
entidades
al
•
La elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos me permitió
aplicar los conocimientos adquiridos en la carrera ya que encierra en
conjunto, todos los elementos que cualquier entidad necesita para su
correcta organización y control, en todas las áreas que la conforman.
•
La elaboración del manual permite recopilar de manera detallada y
organizativa las directrices que se deben seguir en el desarrollo de las
actividades y en la adquisición de responsabilidades, de esta manera,
poder alcanzar las metas propuestas para la entidad.
•
Este trabajo permitió elaborar un modelo para la realización de
Manuales
de
Procesos
y
Procedimientos,
el
cual
podrá
ser
implementado en cualquier área de la entidad.
•
La estructura orgánica de la entidad presenta una dificultad en la
organización y representación de sus unidades administrativas, ya que
presenta la oficina de control interno como unidad administrativa,
debiendo ser catalogada esta en el nivel asesor y representada como
unidad administrativa especial.
•
Los manuales de Proceso y Procedimientos proporcionan a los
empleados una fuente de consulta de las actividades inherentes a sus
cargos, brindando una excelente guía sobre los métodos y actividades
presentadas en la consecución del objeto social de la compañía.
•
Los manuales de Procesos y Procedimientos son un elemento
fundamental para la reducción de tiempos improductivos, lo que trae
como mayores beneficios, puesto que, se ve incrementada la
114
productividad de cada funcionario y como consecuencia de esto la de la
entidad.
•
El papel que cumplen los manuales de Procesos y Procedimientos es el
de formalizar y adecuar la estructura organizacional de la entidad,
siendo una herramienta para tener una visión global de la entidad.
•
El trabajo realizado en la Práctica Administrativa brindó un gran aporte a
mi vida profesional, pues permitió vincular los conocimientos adquiridos
en la escuela con el desarrollo de un proyecto que se realizó en un
ambiente totalmente laboral, lo que de hecho significa adquirir una
experiencia que sin duda
representa un punto a mi favor para
desenvolverme en la vida profesional.
•
El hecho de elaborar los manuales de Procesos y Procedimientos de la
Gerencia Financiera, me permitió conocer todas las actividades que se
adelantan en esta Gerencia, lo cual facilita mi desempeño laboral ya
que hago parte de dicha Gerencia.
•
El establecimiento de la Práctica Administrativa como Opción de Grado
en la Facultad de Ciencias Políticas y Administrativas proporciona una
herramienta muy útil para los estudiantes que optamos por ésta,
teniendo en cuenta que, nos presenta un acercamiento a la realidad, nos
permite pasar de un área teórica a un área práctica; abriéndonos
muchas puertas en el campo laboral.
ƒ
Se recomienda que el Control Interno y los mecanismos para
implementarlo sean una parte prioritaria para que se eviten errores,
fraudes, confusiones y demoras en las actividades realizadas y en
general en la eficiencia y eficacia de la entidad.
115
ƒ
Se debe crear una cultura de control y capacitar e inducir al personal
para que eso se lleve a cabo, así se optimizarían las labores y se
incurriría en menos costos.
ƒ
Se debe aplicar, mejorar y actualizar el Manual, y establecer fechas
periódicas para la evaluación del proceso que se ha venido realizando, y
así hacer eficiente y eficaz cada una de las actividades, procedimientos
y de esta manera poder establecer que puntos de control se deben
fortalecer.
116
BIBLIOGRAFIA
ƒ
LINARES VELEZ, Guillermo. Como Hacer Procedimientos
Editorial Filigrana EU
Bogotá D.C. 2002
ƒ
BELTRAN PARDO, Luis Carlos. Instructivo para la Elaboración de los
Manuales de Procedimientos y Funciones.
Universidad Nacional de Colombia
Bogotá D.C.
ƒ
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Guía Para la Elaboración de Manuales de Procedimientos
Bogotá D.C. Agosto de 2001
ƒ
Asociación Colombiana de Administradores Públicos – ACAP
Guía Para la Elaboración del Manual Específico de Funciones y
Requisitos
Bogotá D.C. Junio de 2000
ƒ
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
(COSO). Traducing Samuel Alberto Mantilla Blanco
Bogotá D.C. Tercera Edición.1999.
ƒ
BLANCO LUNA, Yanel. El Proceso de la Revisoría fiscal Como Auditoria
Integral.
Bogotá D.C.1999.
•
Ley 87 de 1993, Art. 1°. Diario Oficial 29 de Noviembre de 1993.
•
Norma NTCGP 1000:2004
117
ANEXOS
118
FIGURA No. 1
Formulario de Descripción de actividades
FORMULARIO DE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
FECHA_______________________________
___
DEPARTAMENTO______________________
____
No
.
ACTIVIDA
D
QUE PROCESOS Y/O
INFORMACION REQUIERE
PARA PARA INCIAR ESTA
ACTIVIDAD
AREA_________________________
___
CARGO
_________________________
QUE RECURSOS
NECESITA PARA
REALIZAR LA
ACTIVIDAD?
QUE SE
OPTIENE AL
REALIZAR
ESTA
ACTIVIDAD
FIRMA DEL
FUNCIONARIO________________________________________________
119
FIGURA 2
CAJICA, OCTUBRE 26 DE 2008
MEMORANDO No. 001
DE:
LUIS HERNAN VARGAS FORERO
GERENTE FINANCIERO
PARA:
FUNCIONARIOS GERENCIA FINANCIERO
OBJETO:
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
Con el fin de identificar con mayor claridad cuales son los procedimientos de la
Gerencia Financiera, y poder definir las prioridades para el levantamiento y
diagramación de dichos procedimientos, se han diseñado los formularios de
descripción de actividades, los cuales deben ser diligenciados por cada uno de los
funcionarios de la gerencia, con el fin de identificar el nombre de cada procedimiento y
asi elaborar la lista de todos los tramites actualmente en uso del departamento.
Los funcionarios deben ser diligenciados según las instrucciones y remitirse en el
t{termino de cinco (5) días, hábiles a partir de la fecha de recibido de la presenta
comunicación.
Agradezco a todos los funcionarios su habitual colaboración para la realización de este
inventario de procedimientos.
Atentamente,
LUIS HERNAN VARGAS FORERO
GERENTE FINANCIERO
PROYECTO: RICARDO SANCHEZ
120
FIGURA No. 3
INVENTARIO DE PROCESOS
ALCALDIA MUNICIPAL
FECHA: octubre 26 de 2008
AREA: Contabilidad
No.
1
2
3
4
5
NOMBRE DEL PROCEDIMIETO
RESPONSABLE
Realizar conciliaciones bancarias Profesional universitario
Contabilizar translados bancarios Profesional universitario
||
|
121
FIGURA No. 4
CAJICA, NOVIEMBRE 10 DE 2008
ACTA No. 001
APROBACION DEL INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
1- Se reviso el primer borrador del inventario de procedimientos arrojados por el
formulario de descripción de actividades, con el jefe responsable del área, a
grapándose la información resultante del analisi efectuado para la conformación de
procedimientos definitivos, excluyendo de la lista aquellos que hacen parte o se inician
en otras áreas.
2- Se aprobó que la lista definitiva de procedimientos puede tener variación en la etapa
del levantamiento y diagramación actual de la información.
3- Se aprobó la lista de ___________ procedimientos, los cuales se describen en el
inventario.
Atentamente,
LUIS HERNAN VARGAS FORERO
GERENTE FINANCIERO
PROYECTO: RICARDO SANCHEZ
122
FIGURA No. 5
SIMBOLO
NOMBRE
PRINCIPIO O FIN
DESCRIPCION
Indica
la
iniciación
procedimiento.
o
terminación
del
OPERACION
Describe en forma literal la actividad o tarea a
ejecutar.
DECISION
Indica una acción dentro del flujo con posibles
caminos alternativos.
DOCUMENTO
ARCHIVO
COMUNICACIÓN
VERBAL
Representa cualquier tipo de documento impreso
usado, el nombre del documento debe aparecer
en el símbolo.
El documento solo se indica cuando aparece por
primera vez en el procedimiento.
Se utiliza cuando existe una condición de
almacenamiento controlado.
Igualmente cuando se deben archivar los
documentos.
Indica que existe comunicación hablada.
FLUJO
Conecta los símbolos señalando el orden en que
se deben ejecutar los distintos pasos. Define de
esta manera la secuencia del proceso.
CONECTOR DE
ACTIVIDADES
Representa una conexión o enlace de un paso del
procedimiento con otro dentro de la misma
página. El símbolo lleva inserto un número.
Representa una conexión o enlace en un paso al
final de la página con otro paso en el inicio de la
página siguiente, donde continua el diagrama de
flujo. El símbolo lleva inserta una letra mayúscula.
CONECTOR DE
PAGINA
CINTA
MAGNETICA
REMISION
TIRA DE
SUMADORA
Utilizado cuando se genera un documento en
disco blando (diskette).
Lleva el código del procedimiento a seguir.
Información que genera una sumadora como
parte de un proceso.
123
FIGURA No. 6
EJEMPLO EMCABEZADO DE PAGINA
MANUAL DE PROCESOS Y POCEDIMIENOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
AREA TESORERIA – PAGO RETENCIONES
PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
DIAGRAMA DE FLUJO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
124
FIGURA No. 7
EJEMPLO DIAGRAMA DE FLUJO
MANUAL DE PROCESOS Y POCEDIMIENOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA
GERENCIA FINANCIERA
AREA TESORERIA – COMPROBANTES DE INGRESOS
1. Se realiza el comprobante
verificando la consignación o
nota crédito hecho por el
contribuyente o expedido por
el respectivo banco.
2. Archiva
copia
del
comprobante de ingreso y
consignación.
3. Entrega al usuario original y
copia.
4. Usuario lleva original a
dependencia respectiva para
su tramite.
ELABORÓ
FECHA
NOMBRE
CARGO
OCTUBRE 15 DE 2008
RICARDO A. SANCHEZ
RODRIGUEZ
TECNICO
ADMINISTRATIVO
REVISÓ
APROBÓ
OCTUBRE 30 DE
NOVIEMBRE 4 DE
2008
2008
ANA PATRICIA JOYA LUIS HERNA VARGAS
LIZARAZO
FORRERO
COORDINADORA DE
GERENTE
IMPUESTOS
FINANCIERO
125
CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS
126
CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS
PROCESOS GLOBAL DE TESORERIA
CODIGO
VERSION
1
Atender la percepción de ingresos
por
diferentes
conceptos:
Transferencias,
Recursos de capital provenientes del Sistema GERENCIA
Financiero y de los usuarios de la Alcaldia, en FINANCIER
A
general, al igual que dar oportuno
cumplimiento a los pagos de las cuentas y sus
correspondientes registros.
2
Llevar el boletín diario de tesorería con el fin FINANCIER
de actualizar sus saldos diariamente.
A
Código 367
Grado 05
Impresión Boletín
Diario
3
Atender oportunamente el pago de nominas GERENCIA
de personal de planta y relación de FINANCIER
A
contratistas.
Código 367
Grado 05
Disponibilidad y
Registro
4
Cumplir con los descuentos de Retención en GERENCIA
la fuente, Retención de ICA y su giro a favor FINANCIER
A
de la DIAN y Municipio respectivmamente.
Código 219
Grado 05
Orden de Pago y
Egreso
Código 367
Grado 05
Recibo de ingreso
GERENCIA
127
5
6
7
Al finalizar la vigencia fiscal clasificar las
cuentas que quedaron pendientes de pago
sacando la relación de cuentas por pagar.
Rendir mensualmente las informaciones
requeridas por el Departamento Nacional de
Planeación
y Contraloría . Relación de
promedios y saldos en cuentas con recursos
de la Nación y recursos Administrativos con
destino a la contraloria, conciliaciones
bancarias, informes de las cuentas corrientes
y de ahorros de la Declaraciones mensuales
de retención en la Fuente e impuesto de
Timbre a la DIAN.
Archivo de informes presentados
10
11
Impresión
Conciliaciones, soportes
GERENCIA
FINANCIER
A
Código 219
Grado 05
Documentos Interno
GERENCIA
FINANCIER
A
Código 219
Grado 05
Código 219
Grado 3
Documentos soportes de
envíos
Realizar mensualmente las conciliaciones GERENCIA
bancarias de las cuentas abiertas por la FINANCIER
A
Alcaldia
en
las
diferentes
entidades
financieras.
8
9
Código 219
Grado 05
Código 367
Grado 04
Codigo 219
Grado 03
Aclara inconsistencias con tesorería, si las hay, digita
las correcciones si el error es contable.
Autoriza el cierre contable de prueba.
Imprime los auxiliares, después del cierre de
Tesorería, concilia registros contables vs.
Registros de Tesorería.
GERENCIA
FINANCIER
A
GERENCIA
FINANCIER
A
GERENCIA
FINANCIER
A
GERENCIA
FINANCIER
A
128
Código 219
Grado 05
Código 219
Grado 3
Código 219
Grado 05
Comprobantes de
contabilidad
Código 219
Grado 05
Código 219
Grado 05
Auxiliares
12
13
14
15
Digita comprobantes de ajuste en el sistema,
si el error es contable.
Realiza el cierre contable definitivo,
Archiva documentos en carpetas en orden
cronológico.
Efectúa seguimiento en los meses
subsiguientes.
GERENCIA
FINANCIER
A
GERENCIA
FINANCIER
A
GERENCIA
FINANCIER
A
GERENCIA
FINANCIER
A
129
Código 219
Grado 05
Código 219
Grado 05
Código 219
Grado 05
Auxiliares impresos
Código 219
Grado 05
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS
INGRESOS POR NOTAS DEBITO Y CREDITO
1
El banco comunica la consignación o la
nota debito y/o crédito a tesorería de la
para elaborar el comprobante de
ingreso y/o egreso respectivamente.
GERENCIA
FINANCIERA
2
Registra contablemente las notas debito
y/o crédito abonadas o cargadas a la
cuenta corriente de la Alcaldia, asi su
concepto o valor sean incorrectos, en este
caso se hace seguimiento a la solicitud de
corrección al banco.
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05 y 03
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05 y 03
3
Original y copia del comprobante con el
extracto y la nota
debito y/o crédito se
archiva comprobante.
Código 219
Grado 05 y 03
130
Extracto bancario
Comprobante de nota
bancaria
CODIGO
VERSION
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TESORERIA
CODIGO
PROCEDIMIENTOS
COMPROBANTES DE INGRESOS
1
2
3
4
El usuario trae la consignacion sellada GERENCIA FINANCIERA
por el Banco, con el valor que pago para
el respetivo tramite
El funcionario de la ventanilla contabiliza
dependiendo el pago en las cuentas GERENCIA FINANCIERA
correspondientes para contabilidad y
presupuesto
El funcionario se queda con el original de
la consignacion e imprime dos recibos de
ingreso uno para que la persona que
GERENCIA FINANCIERA
realiza la consignacion continue con su
tramite en las otras dependencias y otro
para el archivo de la alcaldia
Al finalizar el dia o amas tardar el dia
siguiente, se hace revision para luego GERENCIA FINANCIERA
archivar
131
Codigo 367
Grado 05
VERSION
Consignación
Banco
Codigo 367
Grado 05
Codigo 367
Grado 05
Codigo 219
Grado 05
Recibo de Ingreso
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TESORERIA
CODIGO
PROCEDIMIENTOS
GIROS
1
2
Hace llegar ordenes de pago junto con sus
soportes a tesorería.
Recibe ordenes de pago, firma el control de
entrega.
GERENCIA
FINANCIERA
Codigo 367
Grado 04
GERENCIA
FINANCIERA
Codigo 219
Grado 03
Revisa las ordenes de pago, en lo
relacionado a la legalización
de los
soportes, la existencia de todos los
requisitos y la exactitud de la liquidación.
GERENCIA
FINANCIERA
4
Decide sobre banco a girar con
base en
información de saldos
bancarios y los
registros presupuestales.
GERENCIA
FINANCIERA
5
Establece
número
de
comprobantes
consecutivo, anexa cheque para respectivo
giro .
GERENCIA
FINANCIERA
3
132
VERSION
Comprobante de Pago
Codigo 219
Grado 03
Codigo 219
Grado 03
Codigo 219
Grado 03
Comprobante de Egreso
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS
BOLETIN DIARIO DE TESORERIA
1
Procesa en el sistema el boletín de tesorería
en original y copia.
GERENCIA
FINANCIERA
Código 367 grado
05
2
Anexa soportes archivados en tesorería y
pasa a revisión .
GERENCIA
FINANCIERA
Código 367 grado
05
3
Revisa y se devuelve a la persona dueña del
`proceso
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
Archivo documentos.
GERENCIA
FINANCIERA
Código 367 grado
05
6
133
CODIGO
VERSION
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS
PAGO DE NOMINA PERSONAL DE PLANTA
1
2
3
4
5
6
Hace novedades de empleados de planta y
con base en ellos elabora la nomina
Se hace llegar para dar disponibilidad y
registro presupuestal
Se hace la interface de Nomina
contabilidad y se hace revision de esta
a
GERENCIA
FINANCIERA
GERENCIA
FINANCIERA
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
Soportes de liquidación de
nomina
Código 219
Grado 05
Se expide la disponibilida y
el registro
Código 367 219
Grado 04 05
Comprobante de interface
Elabora comprobante de egreso, lo anexa
ala nomina y envía al Gerente Financiero
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado03
Comprobante de Egreso
El Gerente hace la transferencia virtual
GERENCIA
FINANCIERA
Codigo 039 grado
01
Codigo 039 grado
01
Codigo 219
Grado03
Comprobante de egreso
Se revisa que se halla cargado a la cuenta
de cada empleado se archiva comprobantes
de egreso
GERENCIA
FINANCIERA
134
CODIGO
VERSION
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS
RELACION PAGO DE CONTRATISTAS POR ORDENES DE
PRESTACION DE SERVICIOS
GERENCIA
FINANCIERA
1
Se reciben las carpetas para el pago de
C.P.S. en la Alcaldia
2
Elabora orden de pago para cada contratista,
con visto bueno de contador, pasa a
tesoreria , para su pago
Tesoreria Elabora El comprobante de egreso
y cheque o se hace transferencia virtual
afectando los recursos correspondientes
para cada pago y girando del banco
respectivo, lo envia al Gerente Financiero y
la Alcaldesa para la firma
GERENCIA
FINANCIERA
4
Firma el Gerente Financiero y el ordenador
del gasto y devuelven a tesoreria
GERENCIA
FINANCIERA
5
Tesoreria Entrega los cheques a
contratistas
haciendoles
firman
respectivos comrpobantes de pago.
GERENCIA
FINANCIERA
3
6
Archiva comrpobante de egreso.
los
los
Código 367
Grado 04
Orden de Pago
Código 367
Grado 04
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 03
GERENCIA
FINANCIERA
135
Código 219
Grado 03
Código 219
Grado 03
Código 219
Grado 03
Comprobante de Egreso
CODIGO
VERSION
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TESORERIA
CODIGO
PROCEDIMIENTOS
PAGO RETENCIONES
1
2
3
Se procesa en el sistema la relación de
retenciones realizadas por contabilidad en el
mes anterior
Verifica información En el sistema
Verificada la información se elabora la
liquidación de la declaración en la pagina de
la DIAN
GERENCIA
FINANCIERA
GERENCIA
FINANCIERA
GERENCIA
FINANCIERA
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
Código 219
Grado 05
Código 219
Grado 05
Código 219
Grado 05
Código 039
Grado 01
Código 219
Grado 05
4
El contador la comunica al al Gerente
Financiero para la Firma Virtual
5
Se imprimen los respectivos formularios de
retencion y se pasa a tesoreia para su pago
GERENCIA
FINANCIERA
6
Se hace el comprobantre de egreso y se gira
el valor de la retencion
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 03
7
Se archivan los respectivos egresos con sus
soportes
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 03
136
VERSION
Formularios de Retención
Comprobante de Egreso
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS
INSCRIPCION A INDUSTRIA Y COMERCIO
El usuario solicita en la Gerencia Financiera
formulario de inscripcion de establecimiento
comercia y/o industrial.
GERENCIA
FINANCIERA
2
El usuario realiza solicitud de certificado de
uso de suelo viable por parte de la Gerencia
de Planeacion e Infraestructura.
GERENCIA
FINANCIERA
3
Se realiza la cancelacion de los derechos de
inscripcion en los respectivos bancos
autorizados en el municipio, se diligencian los
documentos requeridos y se radican en la
Gerencia Financiera.
GERENCIA
FINANCIERA
4
Se ingresa al sistema los datos del formulario
y se realiza asiganaion de código.
GERENCIA
FINANCIERA
1
137
Código 367
grado 05
Formulario de inscripción
Recibo de ingreso, uso de suelo,
cámara de comercio, bomberos, rut
Código 367
grado 05
Formulario sellado por la tesorería
CODIGO
VERSION
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TESORERIA
CODIGO
PROCEDIMIENTOS
RECAUDO INDUSTRIA Y COMERCIO
Se realiza la cancelacion del formulario de
industria y comercio en los respectivos bancos
autorizados en el municipio.
GERENCIA
FINANCIERA
El usuario solicita en la Gerencia fianciera el
formularo para su liquidacion. (Formularin
No.1)
GERENCIA
FINANCIERA
3
El usuario liquida el formulario teniendo en
cuenta las instrucciones dadas para tal fin.
GERENCIA
FINANCIERA
4
Se realiza la cancelacion según liquidacion
realizada en los respectivos bancos
autorizados en el municipio.
GERENCIA
FINANCIERA
5
La gerencia financiera ingresa al sistema los
datos del formulario y lo sella.
GERENCIA
FINANCIERA
Código 367 grado 05
6
Se archiva el
consignacion.
GERENCIA
FINANCIERA
Código 367 grado 05
1
2
formulario
junto
con
la
VERSION
consignación
formulario
138
Formulario y
Declaración
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS
CERTIFICACION DE PAZ Y SALVO DE IMPUESTO
PREDIAL
1
Se realiza pago del tramite en cualquiera de
las entidades bancarias autorizadas en el
Municipio.
GERENCIA
FINANCIERA
2
Radica en la Gerencia Financiera con los
documentos solicitados.
GERENCIA
FINANCIERA
3
El técnico administrativo ingresa al sistema
los datos necesarios para generar el Paz y
Slavo.
GERENCIA
FINANCIERA
4
5
El Gerente fianciero firma el Paz y Salvo.
Se entrega un original al usuario y la copia
se archiva en la Gerencia Financiera
Recibo de ingreso o
consignacion
Código 367 grado 05
Código 367 grado 05
GERENCIA
FINANCIERA
GERENCIA
FINANCIERA
139
Código 367 grado 05
Paz y salvo impreso
CODIGO
VERSION
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS
LIQUIDACION Y PAGO IMPUESTO PREDIAL
El usuario solicita en la Gerencia Financiera la
liquidacion del impuesto predial con el recibo
anterior,
cédula
catastral
o
cédula
deciudadania.
GERENCIA
FINANCIERA
2
Realiza la cancelacion del impuesto en los
banco autorizados, dentro de las fechas
establecidas.
GERENCIA
FINANCIERA
3
El banco sella el recibido y entrega al
contribuyente una de las copias. Las otras
copias las archiva para control y para enviarla
a la alcaldia.
GERENCIA
FINANCIERA
4
El banco remite a la Gerencia Financiera los
desprendibles de pago recibidos.
GERENCIA
FINANCIERA
5
El funcionario encargado del impuesto predial
organiza los desprendibles de pago por fecha
y los ingresa al sistema.
GERENCIA
FINANCIERA
6
El sistema automatica descarga Los pagos de
cada usuario.
GERENCIA
FINANCIERA
1
140
Código 367
grado 05
Recibo de pago
Código 367
grado 05
Desprendible del recibo de
predial sellado por el banco
CODIGO
VERSION
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE COTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS
CONCILIACIONES BANCARIAS
CODIGO
VERSION
1
Entidades financieras hacen llegar a la
Gerencia Financiera los respectivos
extractos de las cuentas.
De acuerdo con los extractos recibidos se
elaboran las conciliaciones, haciendo un
análisis comparativo de los
extractos
bancarios con los saldos y los registros
hechos en el paquete contable.
GERENCIA
FINANCIERA
Extractos bancarios
impresos
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05, 03
Código 367
Grado 04
3
Realiza cruces de saldos con las
conciliaciones bancarias efectuadas y
verifica diferencias e inconsistencias
llevando una
relación de ellas.
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05, 03
4
Con relación de inconsistencias o
diferencias se realizan los respectivos
Ajustes contables.
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05, 03
GERENCIA
FINANCIERA
Código 367
Grado 04
2
5
Archiva documentos en contabilidad.
Conciliación impresa
141
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE COTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS
CONSTITUCION DE CUENTAS POR PAGAR
1
2
3
4
Clasifica las cuentas de bienes y/o servicios
que se hayan recibido a satisfacción y de GERENCIA
FINANCIERA
cuentas que recibieron anticipos a 31 de
Diciembre de la Vigencia Fiscal.
Código 219
Grado 05
Continua con el proceso de trámite de
cuentas en LA Gerencia haciendo una GERENCIA
relación de todas las cuentas por pagar Y FINANCIERA
envía a la Alcaldesa Municipal para su
aprobación.
Relación de Cuentas
por pagar impresa
Código 219
Grado 05
GERENCIA
Alcaldesa Municipal devuelve aprobado a la FINANCIERA
Gerencia
Se archivan los documentos soportes
GERENCIA
FINANCIERA
Relación c x p
firmada y aprobada
142
CODIGO
VERSION
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE COTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS
REVISION ESTADOS FIANCIEROS
1
2
3
4
5
Investiga y responde glosas a la Contraloría
General de la República u otra Entidad que lo
requiera, pasa a firma del Gerente Financiero.
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
Analiza cuentas del balance para depurar los
terceros. Verifica que los terceros concuerden
con el saldo en el balance general.
Imprime balance general consolidado y
estado de pérdidas y ganancias hace la
revisión correspondiente y sus respectivos
ajustes
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
Genera balance definitivo y estado de
Pérdidas y ganancias para la firma del
Gerente Financiero y Alcaldesa Municipal.
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
Elabora las notas a los Estados Financieros,
con las
explicaciones del
comportamiento de las cuentas del balance,
Ganancias y Perdidas
Balance impreso
Impresión notas para
archivo fisico
Impresión notas para
archivo fisico
143
CODIGO
VERSION
6
Entrega el balance consolidado al Gerente
Financierol.
GERENCIA
FINANCIERA
144
Código 219
Grado 05
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE COTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS
CAUSACION CUENTAS POR PAGAR
1
2
3
4
5
Jurídica Remite a contabilidad las carpetas
con todos los documentos incluyendo la
disponibilidad y registro para su causación
el Técnico Administrativo
verifica en
documentos: soportes, forma de pago,
devuelve los que no estén correctos a jurídica
para la corrección
Elabora orden de pago y efectúa liquidación
de Retención en la Fuente, ICA e IVA, codifica
afectando las cuentas correspondientes.
Imprime orden de pago para Visto bueno del
Contador
Contador revisa y coloca visto bueno y pasa
a tesorería para su pago
GERENCIA
FINANCIERA
GERENCIA
FINANCIERA
GERENCIA
FINANCIERA
GERENCIA
FINANCIERA
Código 367
Grado 04
Código 367
Grado 04
Código 367
Grado 04
Orden de pago
GERENCIA
FINANCIERA
145
Código 219
Grado 05
CODIGO
VERSION
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE COTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS
ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS
FINANCIEROS
CODIGO
VERSION
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
Se general el CHIP contable para su
validación, para luego enviarlos a la
Contaduría General.
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
4
Cuanto están validados se imprimen para la
firma del Gerente Financiera y la Alcaldesa
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
5
Archiva original y copia de los Estados
Financieros.
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
1
Mensualmente se hace una ultima revisión
para generar los estados financieros
2
3
Se hacen los ajustes a que haya lugar, se
realiza
interface
de
presupuesto
a
contabilidad para generar cuentas cero.
146
Impresión balance
general
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE COTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS
CERTIFICADO DE RETEIVA
1
2
3
La Gerencia Financiera recibe la solicitud
del certificado de retención del interesado,
Basándose en auxiliares de soporte de
retención
elabora
en
el
programa
SYSMAN y pasa para la revisión y firma del
Contador
El original se entrega al solicitante o se
entrega vía fax según la solicitud, la copia
se archiva en la carpeta de certificados.
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
Certificado de ingresos y
retenciones
147
CODIGO
VERSION
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE PRESUPUESTO
PROCEDIMIENTOS
EXPEDICION CERIFICADO DE DISPONIBILIDAD y REGISTRO
CODIGO
VERSION
El funcionario interesado hace llegar una
solicitud de certificado de disponibilidad al
área de presupuesto donde especifique el
1 objeto valor y rubro
Afecta apropiación presupuestal con base en
las solicitudes dependiendo para lo que es
como órdenes de compra, contratos,
2 licitaciones.
Después de verificar los saldos en el sistema
Entrega a los funcionarios las solicitudes que
le enviaron para registro o disponibilidad con
3 su respectiva firma.
Se entrega un original para el funcionario
solicitante y la copia queda archivada en la
Gerencia con las firmas del recibido a
4 satisfacción
Mensualmente se hace la depuración de
5 saldos presupuestales
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
Impresión de
documentos
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
Archivo de documentos
GERENCIA
FINANCIERA
148
Código 219
Grado 05
Después de la depuración, se envía al
Gerente Financiero los saldos de la ejecución
6 Activa y Pasiva, para la toma de decisiones
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
Bimensualmente esta información es enviada
a los entes de control Contraloría , Planeación
7 Nacional
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
Trimestralmente envía el FUT, a la contaduría
8 General
GERENCIA
FINANCIERA
Código 219
Grado 05
149
Impresión informe
enviado a entes de
control
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE PRESUPUESTO
P
ROCEDIMIENTOS
MODIFICACION AL PRESUPUESTO TRASLADO DE LA
APROPIACION PRESUPUESTAL
CODIGO
VERSION
Según la solicitud de las gerencias cuando hay
faltantes en un rubro presupuestal que son del
mimso programa se puede hacer una
modificacion
a
la
desagregacion
del
1 presupuesto.
Se proyecta un Decreto de traslado entre rubros
2 del mismo programa.
GERENCIA
FINANCIERA
GERENCIA
FINANCIERA
Cuando se requieren traslados de programas
diferentes se deben presentar un proyecto de
3 Acuerdo al concejo Municipal para su aprobación
GERENCIA
FINANCIERA
Una Vez aprobado el acuerdo, pasa para
sanción del ordenador del gasto y se procede a
4 incorporarlo al Sistema
GERENCIA
FINANCIERA
150
Código 219
Grado 05
Código 219
Grado 05
Impresión de los
acuerdos
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
CAJICA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE PRESUPUESTO
PROCEDIMIENTOS
ELABORACION DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Y
DISTRIBUCION DE LAS APROPIACIONES
Proyectar el oficio solitando la informacion para
consolidad el anteproyecto del presupuesto y
remitir a la Alcaldesa con firma del Gerente
1 Financiero
La Gerencia Financiera recibe el documento con
la firma del Ordenador del Gasto y consolida la
informacion de acuerdo a los parametros
2 señalados por la Ley y el Ordenador del Gasto
GERENCIA
FINANCIERA
VERSION
Código 039
Grado 01
Oficio
GERENCIA
FINANCIERA
La Gerencia Financiera hace la proyección del
presupuesto (gastos de personal, seguridad
3 social, etc)
GERENCIA
FINANCIERA
El Gerente Financiero firma y hace llegar con
oficio remisoria a la Oficina del Ordenador para
4 la firma
GERENCIA
FINANCIERA
Después de las firmas, se presenta al concejo
5 Municipal para su aprobación
Una vez aprobado por parte del Concejo, el
Gerente Financiero proyecta acto administrativo
de liquidación del presupuesto donde se
distribuyen las apropiaciones, con numero de
6 Resolución consecutivo dado por la Gerencia
CODIGO
GERENCIA
FINANCIERA
Código 039
Grado 01
Código 039
Grado 01
Codigo 367
Grado 04
Código 039
Grado 01
GERENCIA
FINANCIERA
Código 039
Grado 01
151
Imprime proyección del presupuesto
Presupuesto impreso
Administrativa
7 Envía para la firma del Ordenador del Gasto
GERENCIA
FINANCIERA
Después de las firma se envía a la Gerencia
8 Administrativa para su publicación
GERENCIA
FINANCIERA
LA Gerencia Financiera se Queda con copia de
9 los actos administrativos
GERENCIA
FINANCIERA
152
Código 039
Grado 01
Acto Administrativo
Código 039
Grado 01
Acto Administrativo
Código 039
Grado 01
Impresión Acto Administrativo