CONTROL DE REGISTROS A.O (143318)

CÓDIGO: PCRC 003
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 02
CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD
PAGINAS
1 de 5
FECHA DE APROBACIÓN:
01/ 01 / 2013
ELABORÓ
Coordinador del SGC
Fecha:
REVISÓ
Dirección
APROBÓ
Dirección
Fecha:
Fecha:
Este documento es propiedad de “arroz orión”
No está autorizado su reproducción total o parcial
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para definir los controles necesarios en cuanto a la forma y
procedimiento de identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de
retención, consulta de un registro, organización de registros y la disposición final de los
registros del sistema de gestión de la calidad de ARROZ ORION.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los registros del Sistema de Gestión de la calidad de
ARROZ ORION.
3. RESPONSABLE
Un representante de la dirección para la calidad, los líderes de los procesos, líder de
archivo y correspondencia, Cada líder de proceso, dispone y encarga a una persona de su
proceso, para que se encargue de elaborar, tramitar y controlar los registros de su proceso
y tenga un listado de registros del proceso, actualizado.
4. DEFINICIONES
Almacenamiento y ubicación de los registros: sitio en el cual se archiva temporal o
definitivamente un registro relacionado con el sistema de calidad, equipo o medio por el
cual se almacena la información en medio físico o magnético.
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Conservación de un registro: establecimiento de las condiciones ambientales
Apropiadas para que los registros de calidad se conserven durante un tiempo
Determinado en las condiciones requeridas para su posterior consulta
(Seguridad, condiciones ambientales, fácil acceso).
Disposición final: La disposición final de los registros, se realiza de acuerdo a la
metodología establecida por las tablas de retención documental, es. Conservación total,
eliminación, microfilmación y selección.
Registro: Es un soporte o evidencia que demuestra gestión o sus resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
(Registros, procedimiento documentado, especificación, norma, informe).
Consulta de los registros: los registros pueden ser consultados por personal diferente a
los cargos indicados, bajo la responsabilidad y con la autorización del jefe de la
dependencia o responsable del documento.
Organización de registros: actividad que consiste en definir el criterio para agrupar los
registros de tal manera que la consulta sea ágil. Ejemplo: por proveedor, por dependencia,
etc.
Identificación: todos los registros de calidad, excepto los contratos y los certificados
enviados por proveedores, poseen el logo de la empresa, el nombre del departamento al
que pertenece, un nombre o título y el código de normalización.
Legibilidad: que pueda leerse la información contenida en el registro
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Protección: asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil
Recuperación: facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos,
tomando en cuenta su localización y su clasificación
Tiempo de Retención: período de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un
archivo en papel o en medio electrónico.
5. CONDICIONES GENERALES:
Los registros preestablecidos por otras entidades o los que son generados por sistemas de
difícil modificación, deben incluirse en el Listado Maestro, sin ser necesario asignar un
código.
El Listado Maestro de Registros se publica en la Página Web para consulta Pública.
Los Directores de dependencia y Líderes de Procesos son responsables de administrar sus
registros, de actualizar el Listado Maestro de Registros, y velar porque se cumplan los
tiempos de retención y la disposición final establecida, con el apoyo del área técnica de la
Unidad de Archivo y Correspondencia.
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6. REQUISITOS LEGALES:
Norma Técnica ISO 9001:2008
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y sus Decretos Reglamentarios
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