LOS ALPES SOFTWARE PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

LOS ALPES SOFTWARE
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO – FASE DE INICIALIZACION
JUDESLY PEÑA MORALES
Cod. 200810470
RAUL GARCIA SALGUERO
Cod. 200816198
GERMAN DAVID LOZANO P.
Cod. 200817974
RAFAEL ALEJANDRO OSPINO T.
Cod. 200615673
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
ESPECIALIZACION EN CONSTRUCCION DE SOFTWARE
MEJORAMIENTO DE PROCESOS
BOGOTA D.C.
2008
LOS ALPES SOFTWARE
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO – FASE DE INICIALIZACION
En este documento se pretende hacer un análisis de la manera cómo la empresa Los
Alpes Software, se encuentra operando actualmente y asociar este comportamiento
con la obtención optimizada de resultados.
Para ello se definen los riesgos con los cuales la entidad convive a diario y que con el
paso del tiempo crece también la posibilidad de materializarse.
Con base en estos riesgos, se hace una proyección de la situación a la cual se vería
enfrentada la organización en caso tal en que siguiese con el mismo modus operandi.
Teniendo esta contextualización, se presenta una propuesta con la cual se espera
lograr un mejoramiento en los aspectos críticos identificados.
Y finalmente se hace una evaluación de la viabilidad de dicha propuesta con el fin de
verificar la conveniencia económica de la misma.
1. Estado actual de la empresa
Matriz DOFA
(Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas)
D
O
F
A


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
La no renovación de la certificación ISO 9001 obtenida en el año 2002.
La no existencia de una administración de riesgos.
La presencia de empleados imprescindibles.
Los conflictos en los equipos de trabajo.
La deficiente planeación.
El deficiente control de las revisiones de los aplicativos y por ende la
presencia de errores en ellos.


El desarrollo del sistema de Inteligencia de Negocios.
El desarrollo del aplicativo de reservas hoteleras.



La empresa ha logrado un buen posicionamiento en el mercado.
La certificación ISO 9001 lograda en el 2002.
Cuentan con expertos en J2EE.


La competencia ofrece alternativas a menor costo.
La empresa no está acorde a las exigencias del mercado en cuanto a
certificaciones.
2. Factores críticos del estado actual de la empresa
2.1.
Operación del Negocio

Un aplazamiento demasiado amplio en la salida del sistema de Inteligencia de
Negocios y del de Reservas Hoteleras.

Las labores de solución de problemas diariamente evite progresar en otros
aspectos o productos de la compañía.

La ausencia de una de las personas imprescindibles.
2.2.
Clima Organizacional
Diagnóstico:



Tensión al interior de las personas de los proyectos por la presión que se ejerce
en ellos y porque no se conoce con certeza el objetivo de su labor.
La mala estimación en la planeación de tiempos y recursos, hace necesario que
en repetidas ocasiones los desarrolladores deban realizar esfuerzos extras.
Poca aceptación al cambio por parte de la junta directiva.
Sugerencias:



Mantener informadas a las personas que intervienen en los proyectos, sobre los
objetivos y documentación del proyecto para que que su trabajo lo vean
justificado y para que tengan cierto nivel de dominio ante el cliente.
Reconocer e incentivar los esfuerzos extra de los trabajadores a través de
reconocimientos especiales.
Involucrar más a la junta directiva en el core de la operación de la empresa,
generando reportes en los que no solo se muestren resultados sino también el
proceso realizado para llegar a ellos.
3. Que pasaría de continuar operando la misma manera?

Cuando salga al mercado alguno de los productos con los cuales se espera ganar
mercado como lo son el sistema de Inteligencia de Negocios y el de Reservas
Hoteleras, ya exista un producto similar que este ganando credibilidad y haga
difícil la introducción de nuestro producto.

La solución de problemas consumiría la gran parte de recursos haciendo que los
nuevos productos por lanzarse al mercado sufran retrasos.

El tiempo en que tarda un producto en salir a producción, es tiempo en el cual la
empresa deja de ganar dinero por este producto.

Los clientes mostrarían inconformismo y pérdida de credibilidad al notar
demasiados defectos.

Pérdida de dinero al retirar recursos de un proyecto, atrasando su cronograma,
por asumir la solución de errores encontrados.

Se descuidarían procesos paralelos por hacer las cosas lo más rápido posible, lo
cual acarrearía otras complicaciones, como lo es el control de calidad.

El conocimiento localizado en tan solo tres personas, ocasiona que con la
ausencia de una de ellas la empresa se desestabilice notoriamente ante los
clientes.

Los salarios de estas personas estén por encima del promedio que maneja la
empresa genera a la vez más discordias entre los empleados y descompensación
económica al interior de la empresa.
4. Infraestructura solución que se propone
Habiendo identificado los riesgos, se ha detectado que el proceso de calidad es
sumamente vulnerable y ha sido muy descuidado a pesar de su importancia.
Por tal motivo, esta propuesta se enfoca hacia la obtención de la certificación
CMMI en nivel 2 y la optimización del proceso de calidad, ya al mejorar este
proyecto, los riesgos identificados como críticos estarán más controlados.
Para lograr estos objetivos, se proponen las siguientes actividades:

Responsabilizar a cada uno de los tres responsables de procesos y calidad
en una de las ramas de negocio de la organización, trabajando en conjunto
con dos directores de proyecto.

A su vez, el encargado de calidad a quien le corresponde el área donde de
paquetes para la mediana empresa (por tratarse del área de menor carga
laboral), ocuparía un rol adicional que sería el encargado general de calidad
y procesos, quien seria ante la junta directiva, el responsable de llevar el
control de la calidad y el cumplimiento de procesos. Este a su vez, se
encargaría de vigilar el cumplimiento de procesos y calidad de la gerencia
financiera y del área administrativa.

De esta forma, se busca que los directores de proyectos se especialicen en
ramas de producción de la empresa, enfocándose así en la ejecución de los
procesos de producción asociados a dicha rama. Adicionalmente, el
director de proyectos que menos carga laboral tenga, se desempeñaría
como director general de proyectos, quien reportaría a la junta directiva el
estado de los proyectos. Este último, tendrá como responsabilidad
adicional, trabajar en conjunto con el encargado general de calidad para
conseguir las metas propuestas en términos de calidad.

Sensibilización de todo el personal, de la importancia que tiene para la
empresa y para el ellos el hecho de lograr la certificación.

Capacitar a todo el personal en el sistema de calidad existente y en su
respectiva área.

Establecer un procedimiento de inducción de personal nuevo con el fin de
que se logre conservar las buenas prácticas de calidad.

Realizar documentación, de acuerdo a estándares, de los proyectos.

Identificación y seguimiento a métricas.

Tener en cuenta la planeación en los proyectos y hacerla adecuadamente.
5. Costo Vs Beneficio
5.1.
Costos
Los costos en los cuales deberá incurrir Los Alpes Software para la obtención de los
objetivos son los siguientes:
Optimización del proceso de calidad


Tiempo de todo el personal para labores de impartir o recibir capacitación.
Tiempo del personal de procesos en la documentación de sus procesos.
Certificación CMMI Nivel 2
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
Tiempo de todo el personal para labores de impartir o recibir capacitación.
Tiempo de los gerentes de proyectos en la estimación de métricas.
Consultoría externa
Capacitaciones sobre CMMI al interior de la empresa
5.2.
Retorno de la inversión
Con respecto a la optimización del proceso de calidad, la visualización de los
beneficios es un poco más inmediata, aproximadamente un año, ya que se espera que
en este tiempo todo el personal de la empresa adquiera como hábito el procedimiento
de control y seguimiento de calidad y por tanto este sea más amigable y rápido de
llevar, por tanto el impacto en el tiempo de los proyectos en esos momentos no sería
muy drástico, pero si estaría ahorrando una gran cantidad de tiempo al disminuir en un
gran porcentaje el número de errores soportados en producción y por tanto los
recursos asignados a un proyecto podrían comprometerse gradualmente en otros
proyectos.
Además, que la solución de problemas también mejoraría en tiempos al tratarse de
errores que ya se han presentado en alguna ocasión anterior, ya que gracias a la
documentación se puede encontrar una solución más pronta.
La aceptación ante cliente sería muy buena y por ende el buen nombre, del que aún
hoy en día goza la entidad, se seguiría conservando.
Las veces en que los desarrolladores trabajen horas extras reducirían y por tanto la
posible rotación de personal también reduciría.
En cuanto a la certificación CMMI, este proceso de mejoramiento es mucho más
costoso para la entidad, pero al cabo de dos años que es cuando se estima que se
puede obtener dicha certificación y teniendo en cuenta que para ese momento la
empresa tendría un mejor nivel de maduración en cuanto a organización y a calidad,
podría participar en un margen mayor de licitaciones.