Desde las reuniones que se realizaron a principio de año con las secretarias y contadoras de la comunidad, se veía la necesidad de realizar también una actualización a los religioso que están más involucrados en cada uno de los movimientos de tipo económico en la comunidad. Teniendo en cuenta que los religiosos son en la mayoría de los casos los encargados de realizar los pagos y pedir los documentos soporte a los proveedores y son estos soportes los que finalmente alimentan la contabilidad que será la base de la información financiera y tributaria. Con esta idea y buscando ser muy concretos y prácticos, la Revisoría Fiscal realizó una presentación basada en las Obligaciones contables y tributarias de la comunidad y con ello las obligaciones que podrían tener algunos religiosos como personas naturales. Para ello se dividió la presentación de la siguiente manera: 1. Obligaciones contables 2. Obligaciones tributarias 3. Obligaciones tributarias de los religiosos OBLIGACIONES CONTABLES Teniendo en cuenta que los entes de control, establecen que la contabilidad es la base y el soporte de la información de cualquier persona (jurídica o natural), que tenga alguna actividad económica, sin importar si esta actividad es con ánimo o sin ánimo de lucro. Es preciso clarificar “que es la contabilidad en la vida práctica”. Todos sabemos que existen una cantidad de significados que la definen, pero son académicas y en ocasiones muy complicadas. Por eso más que definirla quise mostrar lo que es, un proceso, que comienza con una transacción económica y el documento que la soporta. Para cada tipo de movimiento existe un documento soporte externo y un documento soporte interno. El documento externo es el soporte que diligencian y nos entrega la otra parte. El documento interno es el soporte diligenciado por los funcionarios o religiosos de la comunidad, este tiene una numeración pre establecida por la comunidad. EN INGRESOS Para el caso de la prestación de servicios o venta por parte de la comunidad el soporte externo será el contrato (en el caso del servicio educativo). El soporte interno en este caso será la FACTURA (ej. Arrendamientos) o DOCUMENTO EQUIVALENTE (para el servicio educativo). Para los ingresos de dinero, el soporte externo será la consignación al banco y el soporte interno es el comprobante de ingreso o recibo de caja. EN PAGOS En los pagos se deben pedir al proveedor por lo menos uno de los siguientes soportes. Si la persona a la que le pagamos es persona jurídica o persona natural régimen común (que cobra iva), se debe solicitar una factura que cumpla todos los requisitos establecidos en el estatuto tributario: Estar denominada expresamente como factura de venta, Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado, Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, Fecha de su expedición, Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados, Valor total de la operación, El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas, Adicionalmente, quien expida la factura debe contar con la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la factura. Para las personas que no están obligadas a facturar, debemos solicitar el diligenciamiento de una factura equivalente (Documento generado por la comunidad), y fotocopia del RUT del proveedor. El documento equivalente debe tener los mismos requisitos de la factura a excepción de la autorización. La copia del RUT debe ser expedida con posterioridad a diciembre de 2012. OTROS MOVIMIENTOS Para los demás movimientos que no implican la utilización de dinero (Depreciaciones, provisiones, amortizaciones, etc), el soporte interno será una Nota de contabilidad. Ya que los documentos internos tienen todos los datos de los terceros con los que realizamos las transacciones económicas y los valores de los mismos. Con ellos registramos la información en un programa de contabilidad. Basados en los principios de contabilidad establecidos en Colombia para este registro y con una codificación establecida para cada tipo de transacción (plan de cuentas). LIBROS AUXILIARES Son el primer tipo de informe que debe generar un programa contable. En el se muestra todos los movimientos detallados por número de documento, tercero, detalle y valor de cada una de las cuentas del plan de cuentas. Es un informe bastante extenso y detallado. LIBROS OFICIALES Corresponden al libro de diario y libro mayor y balances. En los que se resume la información del libro auxiliar en saldo anterior, valor débito, valor crédito y nuevo saldo. Con esta información se hacen los estados financieros. ESTADOS FINANCIEROS Son el resultado final del proceso contable y muestran la realidad económica de la entidad en un periodo determinado. Los mas utilizados son el Balance general y el estado de resultados. IMPUESTOS (INFORMACION TRIBUTARIA) Todo el proceso, desde cada uno de los soportes externos e internos, hasta los estados financieros finales, Son la base y tienen el peso de prueba para la presentación de información tributaria al estado. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Como persona jurídica (comunidad religiosa), sin ánimo de lucro, existe la obligación de presentar las siguientes declaraciones e información tributaria a cada ente estatal designado basado en la información contable: - Declaración de Ingresos y patrimonio Declaración de retención en la fuente Declaración de Impuesto al valor agregado “IVA” Impuesto al consumo Declaraciones de Industria y Comercio Declaración de retención de industria y comercio Medios magnéticos nacionales y distritales Esta última, es de carácter informativo y en ella debemos reportar a cada una de las personas de las que recibimos o a las que le pagamos de manera acumulada, más de $500.000 (quinientos mil pesos), en el año 2014. Además debemos reportar a todos con los que tenemos relación laboral y bajo que conceptos pagamos. Toda esta información se entrega en periodos mensuales o bimestrales, de acurdo a la información solicitada. La No presentación o los errores en la información presentada pueden generar cuantiosas sanciones para el informante. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LOS RELIGIOSOS Al igual que las personas jurídicas, las personas naturales (aquellas que tienen cedula o asimilada), deben declarar su información financiera, ingresos, costos y gastos de cada periodo, Siempre y cuando cumplan con uno de los siguientes requisitos. REQUISITO EMPLEADOS TRABAJADORES POR CUENTA PROPIA DEMÁS PERSONAS NATURALES Patrimonio bruto mayor a $120.785.000.oo $120.785.000.oo $120.785.000.oo Ingresos brutos mayores a $37.577.000.oo* (sin incluir venta de activos e ingresos por loterías, rifas, apuestas y similares) $37,577,000* (los ingresos deben estar facturados o de lo contrario se clasifica como "demás personas naturales") $37.577.000.oo Porcentaje de ingreso brutos sometidos a retención en la fuente menor a 80% 80% 0% Consumos anuales con tarjeta de crédito mayores a $75.155.000.oo $75.155.000.oo $75.155.000.oo Compras y consumos anuales independientemente del medio de pago mayores a $75.155.000.oo $75.155.000.oo $75.155.000.oo Valor acumulado de consignaciones, depósitos o inversiones financieras durante el año mayor a $120.785.000.oo $120.785.000.oo $120.785.000.oo Responsabilidad por IVA Pertenecer al Régimen Común Pertenecer al Régimen Común Pertenecer al Régimen Común Es importante aclarar que en el impuesto de renta, declarar no significa pagar.