Pagos Eléctronicos

PROCEDIMIENTO
PAGOS ELECTRÓNICOS
PD-38-01-V0
establecer los parámetros para efectuar los pagos electrónicamente a través de los bancos autorizados a los acreedores, proveedores o terceros de manera
OBJETIVO:
oportuna y satisfactoria.
ALCANCE: el procedimiento aplica para los pagos electrónicos efectuados en bancos autorizados.
RESPONSABLE: Back Office
GENERALIDADES
Para llevar a cabo los pagos electrónicos se tendrá en cuenta lo siguiente:
- La creación de los usuarios y perfiles con los respectivos permisos en los portales empresariales de los bancos autorizados por el Jefe Departamento Financiero, con la adecuada
segregación de firmas.
- En el momento en que son creados los perfiles por el Jefe del Departamento Financiero efectúa la solicitud de los Token a los bancos autorizados.
- El Administrador de Cuentas y Servicios realiza la creación o inscripción de los proveedores en los portales empresariales de los bancos autorizados, ingresando toda la información
solicitada de la persona natural o jurídica objeto de pago; la cual debe estar contenida en el formulario de vinculación a la entidad.
Para efectuar una eficiente y satisfactoria labor de pagos en la FDN, se establece a continuación los diferentes roles, para llevar a cabo la inclusión, la verificación y aprobación de los
pagos:
- Operador: funcionario que registra los datos del pago en el portal empresarial del banco autorizado. Cargos con este rol: Asistente Financiero y Back Office
- Verificador: funcionario que confronta la información contenida en el portal empresarial del banco autorizado y el memorando de pago, efectuando el control y validando los datos
del pago. Cargos con este rol: Asistente Financiero y Back Office.
- Aprobador: funcionario encargado de aprobar y efectuar el giro de los recursos a través del portal empresarial del banco autorizado. Cargos con este rol: Jefe Departamento
Financiero, Jefe Negocios para Terceros y Analista Contable.
- Consulta: todos los funcionarios del Departamento Financiero.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
1. Los cargos autorizados para tener token de los bancos autorizados para pagos electrónicos son: Administrador de Cuentas y Servicios, Asistente Financiero, Back Office, Contador,
Analista Contable, Jefe de Negocios para Terceros y Jefe Departamento Financiero.
2. Las claves y token son herramientas de seguridad para identificación electrónica en las operaciones electrónicas, por lo tanto son personales e intransferibles, se debe tener especial
cuidado durante el uso en cualquier operación en el portal empresarial.
3. Las claves son de conocimiento personal, estas no se deben divulgar o prestar para realizar operaciones electrónicas en los portales empresariales. Cualquier irregularidad en las
operaciones electrónicas son responsabilidad del usuario asociado a la clave.
4. El cuidado y custodia de los token son responsabilidad del funcionario al cual se le asignó, cualquier irregularidad es dirigida al usuario adscrito.
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
1. Recibir documentos de
pagos
1
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Los documentos se reciben a través del grupo de correspondencia de Administrador de
la entidad, donde se verifica que la factura o cuenta de cobro Cuentas y Servicios
allegada contenga la información reglamentaria, datos y valores a
pagar, así mismo los soporte necesarios para tramitar el pago.
Verificar los valores a pagar, efectuando la liquidación de acuerdo Administrador de
con el contrato u orden de servicios o bienes, así mismo los Cuentas y Servicios
impuesto, parafiscales, Seguridad Social, deducciones, entre otros.
Igualmente verificar los soporte físicos anexos, los cuales deben
contener el VoBo del supervisor y ser consistentes con el valor y
fecha de pago.
2. Verificar el pago a efectuar
Cuando la factura o cuenta de cobro no contiene la información o Administrador de
soportes completos se devolverá al remitente. actividad No. 3.
Cuentas y Servicios
SI
¿Los valores y
soportes son
correctos?
Si la factura o cuenta de cobro cumple con la información necesaria
para el tramite se continua con el procedimiento para incluirse en
SAP. Actividad No. 4
NO
3. Informar o devolver la
factura o cuenta de cobro
4. Elaborar documento para
pago
Comunicación
escrita o
electrónica
Memorando
Comunicar a través de correo electrónico al acreedor, proveedor o Administrador de
tercero sobre la documentación o información faltante. En caso que Cuentas y Servicios
el documento definitivamente no se pueda dar tramite se devolverá
a través de correo físico certificado.
Elaborar el memorando dirigido al área de BACK OFFICE, donde se
especifica el concepto, valor liquidado, condiciones y forma de pago.
Una vez firmado el documentos por el Administrador de Cuentas y Administrador de
Servicios se pasa al Área de Contabilidad para la verificación Cuentas y Servicios
tributaria.
A
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ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
A
El área de Contabilidad, efectúa la verificación de la liquidación de Contador
los impuestos (bases y retención), así mismo el total a pagar.
Analista Contable
Memorando
Memorando
firmado
5. Verificar el pago
¿El pago está
correcto?
Firmar el documento de pago si la información es correcta
SI
NO
Memorando
6. Devolver memorando
1
Una vez firmado el documento por el área de Contabilidad es Jefe Departamento
entregado al Departamento Financiero para la confirmación y Financiero
aprobación del pago mediante la firma del Jefe y entrega del
memorando al área de Back Office.
7. Aprobar el pago
¿Hay fondos
para el pago?
Si la información del pago no se encuentra correcta en cuanto a Analista Contable
impuestos y pago total se devuelve al área de Servicios
Administrativos para la corrección o ajuste según el caso.
Ingresar al portal del banco autorizado y verificar si hay
disponibilidad de recursos para efectuar el pago.
SI
2
NO
Si es necesario realizar traslado de fondos entre las cuentas que la Back Office
FDN tiene en el mismo banco hacia la cuenta que se va a afectar con
el pago.
8. Realizar Traslado de Fondos
Ingresar con el usuario y clave al aplicativo SAP-Productivo, Back Office
transacción FBL1N y generar el listado de las cuentas por pagar, con
dicho listado confrontar los pagos con los memorandos recibidos
para pago.
9. Generar listado-SAP
SI
¿El pago está en
el listado?
NO
Devolver el memorando al área de Servicios Administrativos, con el Back Office
fin de ingresar los datos del pago que se esta reportando.
10. Informar al área de
Servicios Administrativos
11. Liberar
Memorando
devuelto
Liberar en SAP con la transacción FBL1N, la misma utilizada para Back Office
realizar la consulta de las cuentas por pagar.
B
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ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
B
Memorando
de pago
12. Ingresar el pago en el
banco
¿La información
del pago es
correcta?
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
El operador (Funcionario de Back Office) a través del portal Operador
empresarial del banco, incluye el pago, seleccionando el acreedor,
proveedor o tercero, previamente creado en el portal empresarial,
registrando el valor del pago, cuenta bancaria, numero de factura o
Pago
cuenta de cobro, correo electrónico y demás información solicitada
registrado en por el banco en el portal.
el Banco
2y4
Las personas autorizadas para liberar el pago, son los aprobadores
quienes revisan los memorandos y la información ingresada por el
operador para liberar la cuenta por pagar.
SI
NO
2
Memorando
de pago
13. Informar inconsistencia
14. Realizar el pago
Pago portal
empresarial
15. Registrar y causar el pago
en el aplicativo SAP
Causación
de pago
Comprobante
de pago-banco
16. Generar comprobante de
pago
Comunicar al operador que registro la información de pago en el Verificador
portal empresarial con el objeto de ajustar o corregir la información,
así mismo hace entrega del memorando de pago como soporte.
Revisar los datos del pago en el portal empresarial con el Aprobador
memorando de pago. Realizar la aprobación del pago seleccionando
la cuenta a afectar y aceptando el valor a girar a través del portal.
Para el pago final se requiere de las firmas de los dos funcionarios
con permisos y autorizados para culminar la operación.
Registrar por la transacción F110 y/o F-58 en el aplicativo SAP los Administrador de
pagos realizados, indicando Sociedad, Banco, Cuenta, tipo de cuenta, Cuentas y Servicios
vía de pago (Pago Electrónico), fecha de contabilización, proveedor,
valor a girar, afectando las cuentas contables correspondientes al
banco a debitar para la respectiva conciliación por parte de
contabilidad.
Generar el comprobante de los pagos efectuados a través del portal Operador
empresarial del banco, verificando que todos los pagos o recursos
girados se realizaron satisfactoriamente, en caso de encontrar alguna
devolución o inconsistencia se informa al funcionario responsable.
Se debe tener en cuenta que los reportes generados por el banco
cuando la transacción u operación es del mismo banco se puede
conocer durante el día corriente, sin embargo los reportes de las
operaciones hacia otros bancos se pueden tardar más de dos días,
por lo tanto es importante que se verifique constantemente los
reportes del banco.
Verificar el saldo en línea con el descuento de los recursos girados
¿se efectuó el
pago satisfactoriamente?
SI
3
operador
NO
En comunicación con el banco se confirma cuál fue el motivo de la Operador
devolución del pago, con el propósito de informar al área de
Servicios Administrativos con exactitud la causa de la devolución.
17. Confirmar con el banco
18. Informar a Servicios
Administrativos
Correo
electrónico
Con la información de la devolución del pago, se comunica al área de Operador
Servicios Administrativos los motivos de la devolución del pago.
C
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ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
C
4
19. Corregir la información
Correo
electrónico
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
En caso que la devolución del pago sea por responsabilidad de la Administrador de
FDN se corregirá oportunamente los datos para llevar a cabo con Cuentas y Servicios
satisfacción el pago.
Si es responsabilidad del acreedor, proveedor o tercero de la
devolución del pago, se informará por correo electrónico el motivo
de la devolución por parte del banco para que se realice la
corrección de la información.
Una vez corregida la información en el portal empresarial se
informará al área de Back Office para continuar con el procedimiento
de pago.
3
20. Realizar el pago en SAP
Pago realizado
SAP-Productivo
Ingresar al aplicativo SAP-Productivo y realizar el pago a través de la Operador
transacción F110 para multipagos o F58 para pagos parciales,
anticipos o un solo pago.
DESCRIPCIÓN DE CONTROLES
ACTIVIDAD: creación de perfiles en el portal empresarial del banco autorizado.
QUE CONTROLO: roles de los perfiles creados en el portal empresarial.
COMO: ingresando al portal empresarial del banco autorizado y verificando que los diferentes usuarios-funcionarios dependiendo del cargo asignado tenga los roles (operador,
Verificador y Aprobador) de acuerdo con el presente procedimiento.
QUIEN: Jefe Departamento Financiero.
CUANDO: cada que crea o modifican los usuarios en el portal empresarial del banco autorizado.
EVIDENCIA: roles asignados a cada usuario en el portal empresarial.
ACTIVIDAD: 2. Verificar el pago a efectuar
QUE CONTROLO: pago de obligaciones, valores y concepto.
COMO: verificando la información relacionada en el contrato, orden de servicios o bienes.
QUIEN: Administrador de Cuentas y Servicios.
CUANDO: cada que se tenga una cuenta de cobro o factura.
EVIDENCIA: memorando con liquidación para pago.
ACTIVIDAD: 5. Verificar el pago.
QUE CONTROLO: liquidación de pagos.
COMO: confrontar la información de la cuenta de cobro o factura con los valores liquidados y registrados en el memorando de pago.
QUIEN: Contador y Analista Contable.
CUANDO: cada que reciba un memorando de pago.
EVIDENCIA: memorando firmado por los funcionarios que verifican.
ACTIVIDAD: 14. Realizar el pago.
QUE CONTROLO: valores a girar.
COMO: validando la información contenida en el memorando con la registrada en el portal empresarial del banco autorizado.
QUIEN: Jefe Departamento Financiero.
CUANDO: cada que se va a efectuar un pago.
EVIDENCIA: pago realizado.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
- Memorando de pago.
- Comprobante de pago.
- Listado de pagos SAP-Productivo.
- Ticket
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PAGOS ELECTRÓNICOS
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GLOSARIO:
PORTAL EMPRESARIAL: sistema a través del cual las empresas se conectan vía internet con el Sistema Central del Banco para acceder a servicios de consultas de portafolio, pagos y
transferencias, pago de impuestos, transferencias internacionales, solicitud de extractos, Solicitud y activación de cheques, manejo de recaudos.
SEBRA: Servicio Electrónico del Banco de la República que permite efectuar las transacciones y las comunicaciones entre el Banco de la República y el Sector Financiero, eliminando la
movilización de documentos y títulos valores y da mayor seguridad al desarrollo de las operaciones.
MEC PLUS: sistema de registro de la Bolsa de Valores de Colombia en el cual mediante varias sesiones de negociación se pactan, complementan y cumplen las operaciones del Sistema
Financiero que estén autorizadas de acuerdo con su propio régimen legal y reglamentario y deberán ser efectuadas en la forma, términos y condiciones previstas en el reglamento de la
Bolsa de Valores de Colombia.
OTC: el mercado "over the counter", más conocido como OTC o extrabursátil está compuesto por una red electrónica, donde las partes negocian contratos financieros. Estas
operaciones se llevan a cabo entre bancos, brokers, instituciones financieras y clientes corporativos.
Pago: el pago es el cumplimiento de la obligación, a través del cual se extingue ésta, satisfaciendo el interés del acreedor y liberando al deudor
Ticket: un ticket es el Soporte de una operación con las condiciones financieras establecidas en la negociación, es generado en el aplicativo Porfin, verificado por el Back Office, Middle
Office y Back Office.
SAP-Productivo: es el sistema de Información utilizado por la Financiera de Desarrollo Nacional mediante el cual se integran todos los módulos contables, manejo de finanzas,
contabilidad, administración de operaciones. SAP proporciona productos y servicios de software para solución de problemas, desarrollos a módulos ya creados y de estrategias de
satisfacción al cliente, procesos de calidad y mejora continua, así como, el cumplimiento de normatividad legal impuesta por las instituciones gubernamentales.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
0
FECHA
15/04/2014
CAMBIOS REALIZADOS
Solicitud de creación No. 189/14
ELABORÓ:
REVISÓ:
APROBÓ:
ORIGINAL FIRMADO
MARCELA PALACIOS RIVERA
Back Office
ORIGINAL FIRMADO
EBER BEJARANO RODRIGUEZ
Analista de Organización y Métodos
ORIGINAL FIRMADO
CARLOS ALBERTO SOTO GARCÍA
Representante del Sistema Integrado de Gestión
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