módulo de atención farmacéutica 301506 claudia elena

MÓDULO DE ATENCIÓN FARMACÉUTICA
301506
CLAUDIA ELENA GONZÁLEZ CÁRDENAS1
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA –UNADESCUELA DE CIENCIAS DE LA SALUD
PROGRAMA TECNOLOGÍA EN REGENCIA DE FARMACIA
MEDELLÍN
2015
1
Química Farmacéutica. Especialista en Atención Farmacéutica. Especialista en Pedagogía para el Desarrollo
del Aprendizaje Autónomo. Docente Asistente Programa Tecnología en Regencia de Farmacia, CEAD
Medellín
COMITÉ DIRECTIVO
Jaime Alberto Leal Afanador
Rector
Constanza Abadía García
Vicerrectora Académica y de Investigaciones
Gloria C. Herrera Sánchez
Vicerrectora Medios y Mediaciones Pedagógicas
MÓDULO CURSO DE ATENCIÓN FARMACÉUTICA
301506
@ Copy Rigth
Universidad Nacional Abierta y a Distancia
ISBN
2015
Centro Nacional de Medios para el Aprendizaje
UNIDAD DIDÁCTICA Nº 3
GESTIÓN OPERATIVO-ADMINISTRATIVA DEL SUMINISTRO DE
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
PROPÓSITO
Esta unidad tiene como objetivo general que el estudiante conozca y comprenda
los elementos del suministro de medicamentos y otros insumos que permiten la
operativización del sistema y aseguran la disponibilidad de los mismos en el
momento que se requiera, en la cantidad precisa, al precio justo y con calidad
asegurada, y además adquiera las competencias necesarias para que realice una
entrega segura del medicamento o dispositivo médico al paciente, de tal forma que
se pueda garantizar una terapia efectiva y segura, llevándolo al mejoramiento de
su salud y su calidad de vida.
OBJETIVOS

Que el estudiante identifique y comprenda los conceptos teóricos y
metodológicos involucrados en la adquisición de los medicamentos y
dispositivos médicos.

Que el estudiante identifique y comprenda los conceptos teóricos y
metodológicos involucrados en el almacenamiento y dispensación de los
medicamentos y dispositivos médicos.

Que el estudiante formule alternativas de solución ante situaciones
problema plenamente identificadas y comprendidas al interior de los
diferentes procesos involucrados en la Gestión Operativo-Administrativa del
Sistema de Suministro
CAPÍTULO 1: ADQUISICIÓN O COMPRAS
La adquisición es el proceso mediante el cual la institución se provee de todos los
insumos necesarios para prestar su servicio de atención en salud, en la cantidad
necesaria, a un precio razonable y con la calidad necesaria que asegure que los
insumos adquiridos van a responder adecuadamente a la necesidad para la cual
fueron comprados.
Para lograr que el proceso de compras se realice con la mayor transparencia y
que se asegure la calidad de los insumos adquiridos es necesario contar con el
personal idóneo que lidere este proceso y con un flujo de información confiable
que permita identificar adecuadamente las necesidades de compra.
Para asegurar la calidad de los insumos adquiridos como uno de los puntos
críticos de este proceso y además garantizar su transparencia es necesario contar
en la institución con un Comité de Compras debidamente conformado y
funcionando. Dicho comité estará integrado mínimamente por tres profesionales
involucrados directamente en el proceso como son el gerente que es quien
autoriza el gasto, el administrador quien establece el presupuesto y el Regente de
Farmacia o Químico Farmacéutico (según el nivel de complejidad) quien identifica
las necesidades de compra.
Como vemos, es un proceso complejo y delicado el cual debe ser adecuadamente
planeado, ejecutado y controlado. Por lo tanto, para su mejor comprensión lo
dividiremos en estas tres fases: planeación, ejecución y evaluación.
1.1 PLANEACIÓN DE LA COMPRA:
Este proceso comprende la definición de las políticas de compra, la
estimación de las necesidades de compra, y la elaboración del presupuesto
de compras
1.1.1 Definición de las políticas de compra, significa establecer claramente
como se va a realizar la compra teniendo en cuenta la legislación vigente y las
condiciones específicas de cada institución en cuanto a su capacidad de
negociación y su ubicación dentro del sistema de salud, es decir, definir cuál va a
ser la modalidad de la compra teniendo en cuenta el presupuesto que se maneja y
si es una entidad pública o privada.
Incluye también la definición de las políticas que deben regular las relaciones con
los proveedores. Las cuales deben estar fundamentadas en la confianza entre las
partes, respaldada por convenios donde se especifiquen las condiciones técnico –
administrativas y legales características de una negociación seria y duradera.
1.1.2 Estimación de las necesidades de compra, Para realizar una planeación
de compras exitosa, es requisito fundamental contar con una apropiada estimación
de necesidades, la cual tiene como finalidad establecer los requerimientos de
medicamentos necesarios para cierto periodo de tiempo en cuanto a cantidad,
calidad y momento oportuno.
Cuando se tiene claro que es lo que se va a comprar, es necesario determinar en
que cantidades debe comprarse para suplir las necesidades por un período de
tiempo determinado. Lo más importante para la adecuada estimación de las
cantidades a adquirir es contar con información actualizada y permanente, y tener
en cuenta las tendencias y perspectivas futuras, como por ejemplo el aumento de
la demanda de insumos por nuevos contratos, la supresión de un programa, o las
variaciones en la oferta de productos en el mercado.2
 Metodología para estimar necesidades de medicamentos esenciales
Existen varios métodos para realizar el cálculo de las necesidades de
medicamentos, como:
El método de estimación con base en los perfiles epidemiológicos, en el cual
la cantidad a pedir está directamente relacionada con la frecuencia de la
morbilidad, es decir, la proporción de prevalencia o número de veces que se
presenta una enfermedad con la cantidad de medicamento necesario para
intervenir dicha enfermedad, teniendo en cuenta el esquema de tratamiento
establecido. Pero en este caso, sólo haremos referencia al más conocido que es el
método de estimación de necesidades por consumos históricos
El Método por consumos históricos, que es el más conocido y utilizado y por lo
tanto lo revisaremos en más detalle. Para aplicar este método se debe tener en
cuenta lo siguiente:
Recopilar la información de los elementos (kárdex, comprobantes de entrega,
formatos de consumo, etc.) que evidencien cómo ha sido el movimiento de los
medicamentos en la institución, durante un tiempo determinado (mínimo durante
seis meses). Con base en esta información se establece el consumo promedio
mensual (CPM) de cada producto.
Cómo calcular el consumo promedio mensual (CPM)?
Para conocer este dato se debe obtener el consumo de cada insumo durante los
últimos seis meses (tres meses como mínimo, en caso de no contar con
información de seis meses), datos que se obtienen directamente de las tarjetas
del kárdex, o del sistema de información de las ventas de la institución, las cuales
deben ser actualizadas constantemente con información veraz.
A continuación se presenta un ejemplo de cómo calcular el consumo promedio
mensual cuando no se cuenta con un sistema de información automatizado:
Para calcular el consumo promedio mensual, se suman los consumos de los
meses analizados y se divide por el número de éstos. A continuación se presenta
un ejemplo de la forma correcta como se debe desarrollar esta actividad:
2
AMARILES MUÑOZ, Pedro José, CORREA CANO, Omar y RESTREPO VÉLEZ, Luis Guillermo,
et. al. Guía Integral para el funcionamiento y Mejoramiento de un Servicio Farmacéutico.
Monografía de grado. Especialización en Atención Farmacéutica. Universidad de Antioquia,
Medellín, 1998
Se desea conocer el consumo promedio del captopril de 25 mg en los últimos tres
meses, tenemos
Agosto
950 tabletas
Septiembre 1150 tabletas
Octubre
1093 tabletas
El Consumo Promedio Mensual (CPM) = 950+1150+1093 =1064
3
Si se están analizando los últimos tres meses y sólo hubo consumo en uno de
ellos aún habiendo existencia de él, es necesario que se pase esta información al
comité de Farmacia y Terapéutica para que él analice que está sucediendo con el
insumo.
Si se están analizando los tres últimos meses y solamente se cuenta con uno o
dos datos y la causa es que el producto estaba agotado en el mercado o la
institución no lo había podido adquirir por alguna causa, los ceros no se deben
incluir en el promedio y debe buscarse la información de los tres últimos meses en
los que hubo existencias del insumo. Ejemplo si los movimientos son:
Enero
Febrero
Marzo
1350 tabletas
0 tabletas
0 tabletas
La situación es que en enero se consumieron 1350 tabletas, pero en febrero y
marzo, no hubo consumo por no tenerlo disponible. No se debe dividir el 1350
puesto que el valor promedio no corresponde a un valor real de consumo, por lo
tanto es necesario recurrir a datos de meses anteriores, así:
Diciembre
Noviembre
Octubre
Septiembre
1100 tabletas
950 tabletas
1085 tabletas
880 tabletas
Se toman los meses de noviembre, diciembre y enero para calcular así el
consumo promedio:
CPM = 950 +1100 + 1350 = 1133
3
En otras ocasiones, se presentan situaciones en las cuales el consumo de un
insumo tiende a presentar un movimiento poco estable, es decir o sube o baja
demasiado con respecto al consumo promedio que venía presentando. En estos
casos es riesgoso utilizar el consumo promedio y en vez de esta herramienta
estadística, se debe utilizar la regresión lineal, para lo cual se debe contar con
siete datos como mínimo.
 Elaboración del presupuesto de compras: cuando se planea la compra
uno de los puntos fundamentales es la elaboración del presupuesto de compras.
Para la institución debe ser fundamental conocer qué presupuesta comprar para
un período de tiempo determinado de acuerdo a la estimación que haya hecho de
sus necesidades, pero es requisito indispensable calcular el costo de dicha
compra, conociendo la cantidad a comprar, los precios de compra proyectados
teniendo en cuenta las políticas de inflación y como ya se había mencionado el
período de tiempo para el cual está proyectada la compra.
Debido a las políticas de autogestión y autorregulación de los recursos los
presupuestos deberán construirse priorizando las necesidades a presupuestarse.
Es decir, se deben identificar aquellos medicamentos e insumos que por su costo
o por consumo promedio mensual, van a consumir la mayor parte de la
disponibilidad presupuestal, pero a la vez es necesario identificar también cuales
son los medicamentos e insumos hospitalarios que no pueden faltar dentro de un
inventario porque su ausencia puede implicar un alto riesgo de salud para los
usuarios o inclusive la muerte.
Esta priorización puede hacerse aplicando conjuntamente dos métodos de como
son: la clasificación ABC y la clasificación VEN.
Clasificación ABC o Ley de Pareto: es un método de clasificación que se
caracteriza por agrupar los productos a comprar de acuerdo al grado de
participación que ello tienen sobre el presupuesto, es decir, al grupo A,
pertenecen los insumos y medicamentos de más alto costo o de más alta rotación
y que consumen aproximadamente el 80% del total del presupuesto de compras, y
además representan entre el 15% y el 25%, del total del inventario de
medicamentos. Los del grupo B, representan los insumos que consumen un
porcentaje medio aproximadamente un 15% del presupuesto y
son
aproximadamente entre el 25% y el 35% del total del inventario; y los del grupo C,
que absorben sólo un 5% del presupuesto y pueden llegar a ser entre el 50% al
60% del total del inventario de insumos y medicamentos.
TABLA 3
CLASIFICACIÓN ABC
Medicamentos e insumos
hospitalarios
Entre el 15% y el 25% del total
Entre el 25% y el 35% del total
Entre el 50% y el 60% del total
Clasificación
A
B
C
Total del
Acumulado
presupuesto
80%
80%
15%
95%
5%
100%
Clasificación VEN: método de priorización establecida en Sri Lanka,3 permite
clasificar los medicamentos e insumos hospitalarios de acuerdo a su grado de
importancia en el manejo de las diferentes patologías. Define y agrupa los
medicamentos en tres categorías: Vitales, Esenciales y no Esenciales, (VEN).
Los Vitales, pertenecen a este grupo, medicamentos que son indispensables para
el tratamiento de una patología, es decir, que su carencia o existencias parciales
pueden llegar a ocasionar graves consecuencias como la recaída de una
enfermedad crónica o inclusive llegar a comprometer la vida de los pacientes. Su
ausencia también puede llegar a representar una incapacidad laboral e inclusive
una incapacidad permanente.
Los Esenciales: a esta categoría pertenecen aquel grupo de medicamentos con
menor probabilidad de causar la muerte o incapacidad permanente, pero que son
muy importantes para la salud colectiva. Además que la frecuencia de las
enfermedades en que son utilizados es menor que la de los vitales.
Los No Esenciales: como su nombre lo indica su ausencia no es sinónimo de
empeoramiento de los problemas de salud, puesto que la baja frecuencia de las
enfermedades para las cuales están indicados los hace menos indispensables.
La priorización lograda a partir de la combinación de estos dos métodos puede
llegar a tener un mayor impacto en salud, puesto que al priorizar la compra de esta
manera se incluirán medicamentos e insumos teniendo en cuenta no solo el
criterio del consumo promedio, sino el de la influencia que sobre la salud tienen los
productos a comprar.
ACTIVIDAD:
Consulta en tu institución cuál de estos dos métodos de priorización aplican a la
hora de planificar la compra y elaborar el presupuesto. Y si no es así cuál método
aplican
1.2 EJECUCIÓN DE LA COMPRA
La ejecución de la compra es una etapa que comprende la realización del Comité
de Compras y la Elaboración de la Orden de Compra.
1.2.1 Comité de Compras: es la instancia responsable de la adjudicación de la
compra. Debe estar conformado por un grupo interdisciplinario de profesionales
3
GRIFFITHS, Adrian. Cómo estimar necesidades de medicamentos Esenciales. Ginebra. Organización
Mundial de la Salud, 1989. p 8-10
que van a garantizar la transparencia y seriedad en las negociaciones, respaldada
por el compromiso y responsabilidad social que tienen con la institución y con la
comunidad que atienden.
Este grupo de profesionales son: el gerente o director de la institución, el
administrador, el jefe de atención médica y el jefe del servicio farmacéutico, ya sea
el Regente de Farmacia o el Químico Farmacéutico. Independientemente si es o
no una institución prestadora de servicios de salud, siempre debe estar presente
un profesional médico dentro de este comité.
La adjudicación es un proceso tan delicado que no se limita simplemente a la
revisión de las ofertas por parte del comité. Éste por el contrario tiene una serie de
funciones que van mucho más allá de esta simple perspectiva y ellas son:
 Aplicar la política de compras de la institución
 Analizar las ofertas y contraofertas teniendo en cuenta los criterios
establecidos en la valoración de los proveedores
 Adjudicar la compra en primera, segunda y tercera opción a los
proveedores que presenten las mejores propuestas dentro de los criterios
previamente establecidos por el concurso.
Como podemos entender el Comité de Compras es la instancia más importante
del proceso de compras, pues es allí donde se adjudica o asigna la compra de los
insumos a los diferentes proveedores o proponentes.
Por lo tanto, para que se lleve a cabo un comité de compras exitoso y que
garantice la transparencia de las negociaciones, es necesario realizar previamente
una serie de actividades como las siguientes y las cuales agruparemos en lo que
denominaremos el Precomité.
El Precomité comprende:






Revisión del kárdex de proveedores
Invitación a cotizar
Recepción y análisis de las cotizaciones
Preparación y evaluación de las ofertas
Invitación a Contraofertar
Valoración de proveedores
 Revisión del kárdex de proveedores: el kárdex de proveedores es una
herramienta fundamental para el proceso de compras, por lo tanto necesita estar
permanentemente actualizada, puesto que de esto depende la agilidad en el
proceso al momento de invitar a cotizar para los diferentes concursos. La
información general que se debe manejar de los proveedores es la siguiente:
razón social, representante legal, direcciones, números telefónicos, registro de
productos nuevos y antiguos, certificado de buenas prácticas de manufactura,
entre otros.
Dicha información podrá consignarse en un formato previamente diseñado por la
institución de acuerdo a sus políticas y necesidades.
 Invitación a cotizar:4 de acuerdo con la modalidad de compra elegida, las
condiciones para presentar las cotizaciones varían. Para la modalidad por
licitación se exige un pliego de condiciones que debe incluir fecha y hora de
apertura y cierre de la licitación o concurso, especificaciones técnicas sobre los
medicamentos con los respectivos nombres genéricos, forma farmacéutica,
envase, empaque, información sobre los envases y rotulación especial para el
sistema de salud, especificaciones de calidad, documentos para licitar, póliza de
seriedad de la propuesta, entre otros requisitos.
En la modalidad de concursos concertados la información requerida está resumida
en el siguiente formato tomado de Arbeláez y otros, (1998)
TABLA 4
FORMATO DE COTIZACIÓN
Proveedor
Nit.
Fecha
Descripción Forma
Nombre Unidad de laboratorio Valor
Precio
del producto farmacéutica comercial manejo
fabricante unitario base
Condiciones de pago
Tiempo de entrega
Descuento
Firma y sello
 Recepción y análisis de las cotizaciones: una vez recibidas las
cotizaciones por parte de los proveedores, se procede a realizar el análisis de las
mismas y a verificar el cumplimiento de las condiciones solicitadas para participar
en el concurso como sostenimiento de oferta, descuentos, protocolos de calidad,
entre otros.
 Evaluación del cuadro de ofertas: todas las propuestas se consolidan en
un formato, que permitirá una el cual facilita el proceso de comparación de ofertas
permitiendo una mayor organización de los datos en el momento de la evaluación
de las ofertas. Dicha organización facilita la evaluación de las ofertas y la toma de
decisiones con respecto a cual o cuáles productos deben ser colocados a
contraofertar, ya sea porque no se presentaron propuestas, o porque las
propuestas que se presentaron no cumplieron con las expectativas planteadas en
el concurso y se busca mejorar las propuestas. A continuación se presenta un
4
ARBELÁEZ y otros. Op. Cit. p. 318
modelo de formato de Evaluación de ofertas y Contraofertas, tomado también de
Arbeláez y otros.
TABLA 5
CUADRO DE EVALUACIÓN DE OFERTAS Y CONTRAOFERTAS
Nombre Concentr. Forma
Nombre Precio
genérico
farmacéu. comercial días *
Dctos
financ
Contra
oferta
Precio
base
Dcto
ofrec
*Días de sostenimiento de la oferta
 Contraofertas: este es un proceso que debe hacerse dentro del tiempo
estipulado desde el inicio de la invitación a cotizar y que reviste la seriedad
necesaria para garantizar la transparencia del proceso, evitando así malas
interpretaciones que perjudiquen las relaciones comerciales con los proveedores.
Una vez se realiza la evaluación de las ofertas, se debe publicar dentro del plazo
estipulado, el listado con los productos para los cuales se necesita recibir nuevas
ofertas, tal como se explicó en el punto anterior. Para ello se utiliza también el
formato propuesto anteriormente, donde se les informa a los nuevos proponentes
cuáles son las condiciones de negociación que se busca.
Quiénes pueden contraofertar?
Pueden contraofertar sólo los proveedores que se habían inscrito al concurso y
habían actualizado sus datos, aunque en primera instancia no hubieran
presentado su propuesta para los productos a contraofertar.
 Valoración de proveedores: es un criterio fundamental al momento de
tomar decisiones al momento de la adjudicación durante el comité de compras, y
es sólo el Comité quien tiene la autonomía de aplicar este criterio. La valoración
del proveedor es el resultado de un seguimiento sistemático en el cumplimiento de
las condiciones pactadas desde la adjudicación, y hace parte del sistema de
gestión de la calidad que debe desarrollar toda institución.
Actividad:
Consultar en su institución o en otra, si tienen establecido algún sistema de
valoración de proveedores y cómo lo llevan a cabo.
¿Cómo se evalúan las ofertas y se adjudica la compra?

Ejecución del Comité: Una vez se tiene toda la información lista sobre las
cotizaciones y los proveedores se puede realizar el Comité. En él se evalúan las
ofertas teniendo en cuenta criterios como: la valoración del proveedor, la cual se
aplica de la siguiente manera: si es un proveedor nuevo, se verifica que haya
cumplido con los requisitos de inscripción en el kárdex de proveedores, y si es un
proveedor antiguo, de acuerdo a su comportamiento en el cumplimiento de las
condiciones pactadas en anteriores adjudicaciones y que le han representado un
puntaje de valoración de acuerdo a los criterios del sistema de gestión de la
calidad en la institución. Otros criterios son el sostenimiento de las ofertas, los
plazos para los pagos, los descuentos financieros y los precios.
Una vez evaluadas las ofertas bajo estos criterios, se adjudica la compra en
primera instancia a los proveedores que presenten las mejores condiciones. Es
importante adjudicar en segunda y tercera opción, para garantizar la continuidad
del proceso de la compra en todo momento y en cualquier circunstancia.

Evaluación del Comité: una vez realizadas las adjudicaciones, se sigue un
proceso de evaluación y análisis de las mismas, que debe realizar el
departamento comercial o departamento de compras o en su defecto la instancia
que en cada organización tenga a su cargo esta función.
Por qué es importante este análisis?
Este análisis es importante para la institución porque le servirá para hacer la
evaluación de las adjudicaciones, en cuanto incremento en los precios
comparativamente con anteriores adjudicaciones, cómo fue la adjudicación por
proveedor, es decir, cuáles son los proveedores más importantes en momento
para la institución, criterio que servirá para priorizar los pagos en caso de
momentos de poco recaudo. Y otro análisis importante que puede hacerse es qué
tanto la institución participa en la regulación de precios del mercado.
Para ello se proponen los siguientes formatos que ayudarán a realizar dicho
análisis, tomado también de Arbeláez y otros 1998:
TABLA 6
EVALUACIÓN DEL INCREMENTO DE PRECIOS
Especificaciones
Unidades
del producto
presupuestadas
Precio
adjudicado
Precio
anterior
Diferencia
en primera
opción
estimado
Totales
TABLA 7
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Proveedor Valoración Calificación
Total
Total
diferencia
adjudicado
adjudicado adjudicado
en comités
anteriores
%
Total
TABLA 8
EVALUACIÓN DE REGULACIÓN DE PRECIOS
Especificaciones Unidades
del producto
a comprar
Precio
estimado
Precio
Diferencia
adjudicado
%
Total
1.2.2 Elaboración de la orden de compra: es el proceso de ejecución de la
compra donde se materializa la adjudicación. Para su elaboración es necesario
tener contar con un sistema de información que garantice la actualización
permanente de los parámetros de compra.
Hagamos ahora una revisión conceptual sobre dichos parámetros de compra:
Consumo promedio: (CP): es el registro de las cantidades despachadas en
promedio (cada mes, semana, día). Este promedio se hace teniendo en cuenta la
información de un período (últimos 3, 6 o 12 meses) y se actualiza periódicamente
(mensual o semanalmente)5
Tiempo de reposición (TR)
Es el tiempo necesario para realizar todas las actividades administrativas propias
de la compra y varía en función de la modalidad de la compra y de los tiempos de
entrega de los proveedores seleccionados. Es decir, será mayor en los casos en
los cuales el proceso de compra aplicado es el modelo de concurso o de licitación,
que en los casos de compra directa. Está expresado en días.
Es un parámetro importante para definir el momento en el cual se debe activar el
proceso de compra de acuerdo a la complejidad de la institución, el cual se inicia
desde el momento de la etapa de planificación.
“La importancia de este parámetro se fundamenta en que si no se tiene en cuenta
el tiempo gastado en los trámites administrativos y el tiempo que gasta el
proveedor para entregar el pedido se incurre en el error de no pedir la cantidad
adecuada, lo que conllevaría a desabastecimientos o a realizar demasiados
pedidos del mismo insumo durante un mes. Esto genera desgaste administrativo y
trastornos en el funcionamiento de la unidad.
Una vez determinado el tiempo de reposición, se debe definir el período para el
cual se harán los pedidos, de acuerdo a la política de compra de la institución:
uno, dos, o tres meses; dependiendo de la capacidad financiera de la empresa, de
la capacidad de almacenamiento de que se disponga y ESENCIALMENTE de la
clasificación ABC”6.
Nivel mínimo de existencias (NmE)7.
Se define como la cantidad de insumo que se debe tener en existencia en
almacén o Farmacia según sea el caso, necesaria para cubrir un tiempo de
reposición. La importancia de manejar este parámetro consiste en que esta
cantidad actúa como una reserva de seguridad y que debe permanecer siempre
como tal. Permite, disponer del insumo durante un tiempo de reposición en las
situaciones en las que aumenta el consumo, realizar pedidos por debajo del punto
de reposición (comprar siempre al mismo tiempo) y cubrir emergencias mientras
llega un nuevo pedido.
Cómo calcular este parámetro?
5
ARBELÁEZ, PATRICIA. Op.cit p 308. tomo II
AMARILES MUÑOZ , y otros. Op. Cit , 1998
7
AMARILES MUÑOZ, y otros. Ibid , 1998
6
Cuando no se conocen datos históricos del consumo promedio, podemos
calcularlo estableciendo niveles arbitrarios que luego serán ajustados en la medida
que se vaya identificando el consumo de los productos. La fórmula es la siguiente:
NmE =
consumo1 semana x TR* + 2 semanas
* TR: tiempo de reposición
En cambio si conocemos el consumo promedio la fórmula podría ser:
NmE = CP x 12/360 x días mínimos de inventario
También puede existir casos en los cuales no se maneja NmE, es decir, que el
proceso de elaboración de la orden de compra se activa sólo cuando no hay
existencia. Este tipo de inventario se denomina Justo a Tiempo (JAT). Este
proceso requiere de dos aspectos fundamentales: uno, que se cuente con un
proceso de compra y de recepción muy ágil, con unos procedimientos muy bien
definidos y además con unos proveedores que manejen un tiempo de entrega de
menos de 12 horas. Se puede aplicar en la compra de medicamentos de alto costo
y de los cuales no se debe mantener un inventario alto.
Punto de reposición: (PR)
Se define como el momento en el cual hay suficiente cantidad del insumo para
cubrir su gasto hasta que llegue el nuevo pedido sin utilizar el nivel mínimo de
existencias, (NmE). En otras palabras es el punto en el cual se deben empezar a
realizar los trámites de pedido para garantizar abastecimiento oportuno. 8
Está definida como la relación entre la existencia de seguridad y la demanda o
consumo promedio (CP) de un período en el cual pueda reponerse la existencia y
alcanzar nuevamente un nivel de normalidad: (Arbeláez, 1998)
PR = Nm E + (TR x NmE/días mínimos de inventario)
Otra fórmula sería:
PR = NmE + (CP día x TR)
8
.
AMARILES MUÑOZ, y otros. Op. Cit , 1998
Otra forma de calcularlo podría ser:
PR = NmE + Consumo durante un tiempo de reposición (NmE)
PR = 2 (NmE)
ACTIVIDAD
Calcule el punto de reposición en su lugar de trabajo para la compra de por lo
menos cinco insumos
Nivel máximo de existencia (NME)
Se define como la cantidad máxima que se debe tener en existencia de un insumo
determinado, aún habiendo acabado de recibir un nuevo pedido, es decir, es el
límite superior del cual no nos debemos pasar en existencias. La importancia de
manejar este parámetro radica en permitir mantener en existencia las cantidades
adecuadas para un período determinado por la política de su compra, sin
necesidad de hacer inversiones en cantidades exageradas, lo cual ayuda a
optimizar el presupuesto de la unidad.
El nivel máximo de existencias o NME se calcula teniendo en cuenta la cantidad
mínima que se debe tener como reserva (NmE) más la cantidad que se consume
durante el período para el cual se compra (CPM*meses para los cuales se
adquiere).
A continuación se presenta una propuesta de fórmula para calcular este
parámetro:
NME = NmE + (CP día x período de cubrimiento)
Cantidad a pedir (CAP)9
Se define como la cantidad de insumo que se debe solicitar a un proveedor para
reestablecer aquellos que se han consumido durante el período para el cual se
compra. Es importante manejar técnicamente este parámetro porque permite
calcular, de una manera mas precisa y no al tanteo, la cantidad que realmente se
requiere para ese período, debido a que para ello se tienen en cuanta las
existencias del insumo al momento de iniciar los trámites de adquisición.
9
AMARILES MUÑOZ, y otros. Op. Cit , 1998
Para calcular la cantidad a pedir se debe tener en cuenta el Punto de Reposición
(PR), la cantidad que se consume durante el período para el cual se compra
(CPM*meses para los cuales se adquiere) y las existencias al momento de
empezar a hacer el pedido.
A continuación se presenta una propuesta de fórmula para calcular este
parámetro:
CAP = (PR + CP meses para los que se a comprar) – Existencias
Otra fórmula a aplicar puede ser:
CAP = (NME - NmE) + (PR – Existencias)
PARA RESALTAR:
Como se observa, casi todos los parámetros técnicos que permiten
gerenciar los insumos hospitalarios esenciales, dependen del consumo
promedio, razón por la cual este valor debe estar muy bien calculado y para
ello se requiere que el kárdex (en el caso de no contar con un sistema de
información automatizado que entregue estos datos) esté siempre
actualizado y con información al día.
Ejemplo (tomado de AMARILES MUÑOZ, y otros.1998)
Supóngase que se va a adquirir penicilina cristalina 400.000 U.I para el mes de
agosto de 2006, el trámite se va realizar el día 15 de ese mes, fecha a la cual se
tienen en existencia 200 ampollas, además el tiempo de reposición es de 8 días, la
política de compra de este insumo es mensual y los consumos históricos son los
siguientes:
Marzo/2006
600 frasco-ampollas
Abril/2006
500 frasco-ampollas
Mayo/2006
0 frasco-ampollas (no había en el mercado)
Junio/2006
400 frasco-ampollas
Con la información anterior determine todos los parámetros:
600 + 500 + 400
CPM = --------------------- = 500 frasco-ampollas
3
NmE = CPM(500)*Fracción del tiempo de reposición con respecto a un mes(8/30)
NmE = 500*0.25 = 125 frasco-ampollas.
PR = 2NmE = 2*125 = 250 frasco-ampollas.
NME = NmE + CPM*meses para los que se adquiere =125 + 500*1=625 frascoampollas.
CAP = (PR + CPM*meses para los que se adquiere) – Existencias
CAP = (250 + 500*1) - 200 = 550.
Análisis: Se interpreta entonces, que mensualmente la institución consume 500
frasco-ampollas de penicilina procaínica, que debe tener permanentemente como
mínimo 125 Ampollas, que el nuevo pedido lo empezará a tramitar cuando hayan
en existencia 250 frasco-ampollas (PR) y que nunca podrá tener mas de 625
frasco-ampollas en existencia mientras el consumo promedio sea de 500 y la
política de compra sea mensual.
Obsérvese que a pesar de que el pedido se realiza en una cantidad inferior al
punto de reposición (200< 250), no se presenta agotamiento. Esto debido a que se
tiene definido el nivel mínimo; de ahí su importancia. Cuando el pedido llegue se
tendrá una existencia de 75 ampollas (si en un mes se consumen 500, en una
semana 125, y 200-125=75), lo fundamental es evitar pedir por debajo del NmE,
debido a que a la llegada del producto seguramente ya se tuvo demanda no
atendida, sin embargo lo correcto es iniciar los trámites en el punto de reposición.
1.3 EVALUACIÓN DE LA COMPRA
Es una actividad fundamental dentro del proceso de adquisición, la cual permite
identificar las debilidades y fortalezas en el desarrollo del proceso y realizar los
ajustes pertinentes.
Para el desarrollo de esta etapa, se debe contar con indicadores que permiten
evaluar el grado de cumplimiento del proceso y las metas propuestas. Algunos de
estos indicadores presentados por Amariles y otros, son:
Demanda no atendida. Dirigido a caracterizar pedidos o prescripciones no
dispensados o dispensados en forma incompleta.
Porcentaje de insumos agotados. El cual permite establecer en un momento
determinado que cantidad de productos no están disponibles y por tanto existe
posibilidad de generar demanda no atendida.
Porcentaje de descuento promedio obtenido en la compra. El cual facilita la
valoración global del proceso y fundamental para definir políticas de negociación y
de descuentos con las aseguradoras y usuarios.
Cantidad de dinero utilizado para compras urgentes o en condiciones diferentes de
negociaciones usuales. Contribuye también a valorar el funcionamiento global del
proceso.
Cantidad de reclamos por mala calidad o por problemas relacionados internos y
externos. Orienta la efectividad de la selección y valoración de los proveedores.
Otros indicadores propuestos por Arbelaez son:
Margen de contribución = costo de las compras de medicamentos
Total ingreso por venta de medicamentos
Disponibilidad = Unidades compradas x 100
Unidades presupuestadas
x 100
CAPÍTULO 2: ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MÉDICOS
Los medicamentos y los dispositivos médicos son el activo muy valioso y
fundamental para toda institución prestadora de servicios de salud, por ello no se
debe escatimar esfuerzos para conservarlos como es debido desde el punto de
vista técnico y científico
Por ello, desde su producción hasta la entrega de ellos a los usuarios existe un
sistema de aseguramiento de la calidad que garantiza su conservación en toda la
cadena de abastecimiento; así, el proveedor asegura la calidad desde la
producción hasta la entrega a los distribuidores, mayoristas, minoristas e IPS, pero
a partir de allí, son estos intermediarios quienes deben asegurar y continuar con la
cadena. Igualmente ellos deben garantizar la continuidad de dicha sistema hasta
entregar el medicamento al usuario final, quien además adquiere en ese momento
su propia responsabilidad de almacenamiento frente al proceso de calidad, de tal
forma que el medicamento o insumo pueda cumplir con la misión para la cual fue
desarrollado, como es la rehabilitación o sostenimiento de la salud de un usuario.
Por lo tanto, el proceso de almacenamiento de insumos en las instituciones
prestadoras de servicios de salud, en los depósitos de medicamentos y en las
droguerías se convierte en un punto crítico de calidad, puesto que de nada vale
que el proveedor entregue en estos sitios un medicamento o insumo hospitalario
con toda la garantía de calidad que ellos pueden ofrecer, si allí se rompe la
cadena.
Es fundamental entonces, conocer y aplicar técnicas adecuadas de recepción,
almacenamiento y control de dichos insumos mientras ellos permanezcan
almacenados en la institución y así se aseguren la calidad de los insumos y
medicamentos en estos sitios.
Concebimos entonces que el proceso de almacenamiento comprende tres
grandes etapas: la recepción, el almacenamiento técnico y el control de los
inventarios
2.1 RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
La recepción es un proceso intermedio entre la compra y el almacenamiento. Con
ella se culmina la compra puesto que se recibe lo estipulado en la orden de
compra y se inicia el almacenamiento, ya que una vez recibidos los insumos se
procede a ubicarlos y ordenarlos de acuerdo a las políticas de almacenamiento.
Durante la recepción se procede a verificar el cumplimiento de las
especificaciones administrativas (orden de compra vs. Insumos recibidos) y las
especificaciones técnicas, (características propias de cada producto).
Observemos inicialmente un esquema general del proceso de recepción
Figura 4
ESQUEMA PROCESO DE RECEPCIÓN
Nºcajas
recibidas=
Nºcajas
guía
en
buen
Devolver cajas en mal
estado y elaborar oficio al
proveedor
No
Sí
Verificación de las
especificaciones
Administrativas
Cumple con las
especificacione
s
administrativas
No
Llevar a la zona de
cuarentena y devolver
al proveedor
Sí
Tomar muestra para
especificaciones
técnicas
Cumple
con
las
especifica
ciones
técnicas
No
Verificación de las
especificaciones
técnicas
Sí
Elaborar acta de
recepción
Ubicar los insumos
en el área de
almacenamiento
Fuente: ARBELÁEZ y otros. Gerencia y Administración de sistemas de suministro de medicamentos
esenciales. COHAN, 2005, p.179
2.1.1 Verificación de especificaciones Administrativas: este proceso permite
verificar si los insumos recibidos cumplen con las condiciones pactadas desde la
adjudicación y por ende en la orden de compra, para ello entonces se procede a
comparar la factura contra la orden de compra y a verificar: cantidades y precios
facturados, descuentos, nombre del producto y forma farmacéutica, valores totales
y fecha de entrega, número de la orden de compra. Estos datos deberán ser
consignados en el acta de recepción.
Nota importante: la persona que realiza el conteo y consigna los datos en el acta
de recepción, debe hacerlo a ciegas, es decir sin conocer los datos de la factura
para evitar sesgos que lleven a cometer errores si se conoce anticipadamente
dicha información. Los datos consignados serán verificados por el Regente de
Farmacia o el encargado de la recepción.
2.1.2 Verificación de especificaciones técnicas: mediante este proceso se
pretende corroborar el cumplimiento de las características organolépticas de los
insumos recibidos, el estado de sus envases y empaques e igualmente el
cumplimiento de unas especificaciones legales establecidas por la legislación para
los productos farmacéuticos (decreto 677/95) en los rótulos y etiquetas. Entre las
especificaciones a verificar en las etiquetas y rótulos tenemos: la fecha de
vencimiento, el número de lote, el laboratorio fabricante, el registro Invima, nombre
genérico, nombre comercial, indicaciones, entre otras.
La verificación técnica se realizará sobre una muestra tomada al azar de la
mercancía recibida, utilizando para ello normas de muestreo vigentes en cada
país. Para Colombia la norma es la ICONTEC 1097, o tabla militar 105D10. Esta
verificación deberá ser realizada por personal debidamente calificado y preparado,
además la institución deberá contar con estos procesos escritos y aprobados.
Antes de entrar en más detalles sobre este tipo de verificación es importante
aclarar algunos términos como:
Medir: Comparar una cantidad con su respectiva unidad, con el fin de
averiguar cuántas veces la segunda está contenida en la primera
Control de “pasa” o “no pasa”: evaluar si una característica está por debajo o
por encima de un límite fijado.
Muestreo: proceso mediante el cual se obtienen los datos de un universo.
Muestra: conjunto de elementos, personas, instituciones o cosas que son objeto
de observación y que son una parte del universo o población.
10
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Norma ICONTEC 1097 (MS-105D). Bogotá,
1996
Defecto: cualquier desviación de las especificaciones previamente establecidas
de un producto. Los defectos pueden clasificarse en tres categorías: críticos:
aquel defecto que puede llegar a impedir la utilización total de un producto,
llegando a causar daños irreparables a quien lo utilice. Defecto Mayor: es aquel
que sin ser crítico puede llegar a disminuir considerablemente la utilización de
dicho producto; y defecto menor, es aquel que no afecta en forma considerable la
utilización del producto.
Inspección Visual: examen de las características físicas y organolépticas de un
producto, tales como uniformidad, cambio de color, acabado, presencia de
partículas extrañas, cambios de olor, presencia de gases (abombamientos), entre
otros.
Forma farmacéutica: presentación final de un medicamento y del cual se espera
un alto grado de uniformidad, disponibilidad fisiológica, calidad terapéutica. De
acuerdo a las formas farmacéuticas los medicamentos se pueden clasificar en 11:
Para efectos de realizar adecuadamente el proceso de verificación de las
especificaciones técnicas es conveniente que la institución cuente con un
documento de clasificación de defectos técnicos y administrativos, así como
también con las fichas técnicas de los productos, las cuales deberán ser
suministradas por los laboratorios fabricantes al momento de presentar sus
propuestas ante el comité de compras. Igualmente es importante tener muy bien
definidos los parámetros a inspeccionar, para lo cual se presenta a continuación
una tabla que nos permitirán resumir toda esta información.
TABLA 9
PARÁMETROS A INSPECCIONAR VS CLASIFICACIÓN DE DEFECTOS
Parámetro
Rótulos
11
Verificación Técnica
Característica
Ausencia de nombre genérico,
número de lote, número de
registro
sanitario,
forma
farmacéutica,
fecha
de
expiración,
formulación
del
producto, cantidad o volumen,
formulación errónea o mal
expresada.
Clasificación de defectos
Crítico
Mayor Menor
X
Fuente: documento sobre Recepción Técnica de Medicamentos preparado por QF. Gladis Ramírez López
Ausencia de franja roja en
sentido horizontal que la deben
tener los antibióticos, vacunas y
vitaminas en forma líquida.
Ausencia de franja verde con la
leyenda
“MEDICAMENTO
ESENCIAL”, que identifica a
todos los medicamentos del
P.O.S.
X
X
Ausencia de franja de color
violeta que identifica a los
medicamentos
de
control
especial.
X
Ausencia de Contraindicaciones
y/o
condiciones
de
almacenamiento. Se exceptúa
el caso en que se requiera
refrigeración en el cual será
crítico.
X
Presencia de Indicaciones.
X
Ausencia
de
la
leyenda
“MANTÉNGASE FUERA DEL
ALCANCE DE LOS NIÑOS”
X
Ausencia
fabricante
del
laboratorio
X
Estado y posición de la
etiqueta, la cual no debe estar
torcida, sucia, manchada, rota,
mal pegada ni arrugada. Se
exceptúan los medicamentos
para reconstituir con señal de
aforo, en cuyo caso se
considera Mayor
X
Embalajes
Sin sellos, quebraduras, y con
humedades
X
Empaques
Presencia de deterioro,
carencia de cierre.
y
X
Presencia
manchas,
perforaciones, rayones.
X
Presencia de material adherido
con pegantes.
X
El empaques sucios y con
humedad
Envases
X
Si el envase es de vidrio no
debe presentar
Color no adecuado cuando el
medicamento
lo
requiera
(proteger de la luz)
Contenido incompleto.
X
Tapa sin banda de seguridad ni
cierre hermético.
X
Presencia de polvo, manchas u
otras suciedades.
Presencia de grietas.
X
X
X
Deformaciones en el envase
con suciedad exterior
X
Si el envase es de plástico NO
debe PRESENTAR :
Tapas
Olores sospechosos.
X
Contenido incompleto.
X
Tapa sin banda de seguridad.
X
Deformaciones.
Perforaciones como tampoco
materiales extraños.
Superficies arrugadas, rayones
Presencia de perforaciones o
rupturas.
X
X
X
X
Impresión
Blísteres
Buen ajuste de la tapa. No se
aceptan frascos chorreados o
que dejen escapar parte del
medicamento por mal ajuste de
la tapa.
Ausencia de la banda de
seguridad.
X
Defectuosa, con manchas de
tinta o sustancias que impidan
leer la información.
No debe desprender la tinta al
tocarla con los dedos.
X
Completamente sellados,
Completamente llenos.
X
X
X
Rotos, arrugados.
SIN información de: Nombre
genérico y/o comercial, lote,
fecha
de
vencimiento,
laboratorio fabricante.
Formas
Líquidos estériles
farmacéuticas
No deben presentar turbidez,
partículas extrañas, cambio de
color.
X
X
X
Jarabes, elíxires, suspensiones,
emulsiones, soluciones, tinturas
y extractos
No deben presentar sustancias
precipitadas o extrañas
No debe haber desprendimiento
de gases: los frascos plásticos
se inflan y los de vidrio
explotan.
Falta de homogeneidad en
emulsiones.
Polvos, granulados, tabletas,
grageas, cápsulas duras y
blandas, polvos efervescentes,
X
X
X
tabletas vaginales
Deben presentar color uniforme:
no se aceptan unidades de
diferentes colores en un mismo
lote.
Los bordes de las tabletas y
grageas
no
deben
estar
quebrados ni desmoronados.
No deben presentar manchas
en su superficie.
Las tabletas y grageas no
deben presentar polvo (de la
misma tableta) adherido a la
superficie.
Las cápsulas deben estar
llenas: no se aceptan cápsulas
abiertas, parcialmente llenas, ni
tampoco vacías.
X
Sólidos Estériles: polvos para
inyección
X
X
X
X
El color debe ser uniforme.
El polvo debe desprender
fácilmente de las paredes del
frasco. No se aceptan frascos
con polvo apelmazado que den
indicios de humedad.
X
No deben contener partículas
extrañas: pedazos de vidrio, de
caucho, de metal, etc.
X
Cremas y Ungüentos
X
Los tubos deben estar sin
deformaciones: no se aceptan
tubos arrugados, aplastados,
rotos.
Deben estar herméticamente
sellados: especialmente los
productos oftalmológicos.
Deben estar completamente
llenos
Deben estar protegidos por una
tapa, la cual debe ajustar
X
X
Parámetro
Factura
perfectamente al cerrar el tubo.
Verificación administrativa
Característica
Clasificación de defectos
Crítico
Mayor Menor
La descripción del embalaje no
X
corresponde con lo descrito en
la orden de compra
El producto pedido no es el que
llega físicamente y en la factura.
La forma farmacéutica sea la
solicitada.
X
X
El valor unitario no corresponde
al de la orden de compra.
X
El valor total no está bien
calculado (por producto y total
de la factura).
X
La fecha de entrega no
coincide con la fecha pactada.
X
Las cantidades recibidas no
coinciden con la cantidad física,
facturada y pedida.
X
Cómo realizar entonces una recepción técnica?
Lo vamos a ilustrar con un ejemplo.
Llega al servicio farmacéutico un lote de recepción de 300 tabletas de
acetaminofen de 500 mg, con su respectiva factura y número de orden de compra.
- Verificación administrativa: confrontar la guía de entrega con la orden de
compra generada y que autoriza el ingreso. Verificar además los sellos y la
hermeticidad en los cierres, evidencias de humedad, entre otras. Ubicar la
mercancía en la zona de recepción; proceder a sacar la factura de la caja y el
auxiliar de farmacia inicia la inspección técnica y administrativa consignando los
datos en el acta de recepción, como son nombre genérico, nombre comercial,
cantidad total recibida.
Una vez verificada la cantidad total recibida contra la orden de compra se inicia la
verificación técnica, utilizando para ello el formato de clasificación de defectos:
- Verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas: Para ello
podemos apoyarnos en el formato presentado sobre clasificación de defectos
técnicos y en lo estipulado en el decreto 677/95 para rótulos y etiquetas, y
proceder a verificar que no se presente ninguna anomalía. En caso de ocurrir
algún caso de estos, deberá ser consignado en el acta de recepción y además
será necesario separar las unidades defectuosas del resto del lote de recepción y
ubicarlo en la zona de cuarentena, para luego ser devuelto al proveedor, siempre y
cuando los defectos encontrados estén clasificados como mayores o menores, de
lo contrario, el lote completo de recepción deberá ser ubicado en cuarentena para
la devolución al proveedor.
Como podemos observar, el éxito de una recepción técnica de calidad radica
fundamentalmente en la definición clara de las políticas de recepción que tenga
establecida la institución y en la capacitación y entrenamiento de las personas que
están a cargo de esta labor.
A continuación se presenta una tabla que contiene un modelo de Acta de
Recepción
TABLA 10
MODELO DE ACTA DE RECEPCIÓN
Fecha: ________________________ Acta Nº _________________
Responsable ____________________________________________
Orden de Compra _____________
Proveedor ______________________________________________
1ª Entrega ________ 2ª Entrega _________ 3ª Entrega __________
Nombre
Genérico
(comercial
)
Forma
farmac
.
Presentación
Comercial
Fabricante
Nº
lote
Nº
Registro
Fecha
venci
m
Nivel
de inspec
/muestra
Cantid.
recibid
a
Cumplimiento
especificaciones
Administ.
Téc
nica
s
Firma Auxiliar de Recepción _____________________________
Fuente: Adaptación Formato utilizado por la Cooperativa de Hospitales de
Antioquia, para la recepción de los Medicamentos.
2.2 ALMACENAMIENTO TÉCNICO
En este proceso podemos identificar por lo menos 3 etapas que nos permitirán
conceptualizar adecuadamente proceso:
1. Acondicionamiento del lugar de almacenamiento
2. Ubicación Técnica de los insumos
3. Control de factores higiénicos y ambientales
1. Acondicionamiento del sitio de almacenamiento.
Para poder
acondicionar un lugar de almacenamiento de insumos hospitalarios o
medicamentos, es necesario tener en cuenta varios factores como son: la
ubicación del sitio de almacenamiento, el tamaño del área y el diseño de la
misma.
Ubicación del sitio de almacenamiento: la selección del sitio de
almacenamiento, es un parámetro sujeto a factores como:
 La proyección de crecimiento de la institución o empresa acorde a las
necesidades futuras.
 La seguridad para el acceso al lugar: es necesario tener en cuenta la
facilidad de establecer controles internos y externos en términos de
seguridad para evitar la fuga de inventario, como también la seguridad de
las personas que laboran allí y por supuesto la de los usuarios.
 Accesibilidad: el sitio de almacenamiento debe ser un lugar ubicado
equidistantemente de los demás servicios internos de la institución, con
facilidad de acceso físico y geográfico, tanto para los usuarios como para
los proveedores.
 Servicios públicos y de comunicaciones: el sitio debe contar con un sistema
de servicios públicos, (acueducto, alcantarillado, recolección de basuras),
eficiente que brinde un ambiente saludable para el desarrollo de las
diferentes actividades labores. Igualmente se requiere una red de
comunicación mínima con línea telefónica, fax y correo electrónico.
 Drenajes: el lugar debe contar con un buen sistema de alcantarillado que
recoja las aguas residuales y lluviosas para evitar inundaciones y por lo
tanto pérdida de insumos y medicamentos por inundaciones u
obstrucciones.
Determinación del tamaño del área: al igual que el anterior parámetro, el tamaño
y volumen del sitio de almacenamiento está condicionado por los siguientes
factores, entre otros:




La frecuencia de los pedidos de los servicios internos, el cual está
directamente relacionado con el nivel de atención de la institución.
La ubicación geográfica: la distancia de la institución a los proveedores y
las dificultades de acceso al lugar, condicionarán el plan de compras de la
institución y por ende el tamaño del sitio de almacenamiento.
Número y Volumen de ítems almacenados: estos dos parámetros dependen
del perfil epidemiológico de la población e igualmente de la política de
compras de la institución.
Características intrínsecas de los medicamentos e insumos almacenados:
cada insumo tiene unas condiciones específicas para su almacenamiento
como pueden ser: cadena de frío, control de humedad, seguridad específica
como por ejemplo en el caso de los medicamentos de control, altura en los
arrumes de embalajes, entre otras.
Adicionalmente a estos parámetros para poder definir el área total de
almacenamiento, es necesario tener en cuenta información como: demanda
mensual promedio, características físicas y químicas de los insumos y
medicamentos, estimar los espacios entre los pasillos, estimar las áreas para las
oficinas o parte administrativa y de atención al público y las áreas para
almacenamiento propiamente dicho, recepción, y otras.
Diseño del área de almacenamiento: una vez determinada el área y volumen del
sitio de almacenamiento es necesario identificar, delimitar y demarcar las
diferentes áreas del servicio.
El área de almacenamiento propiamente dicha, debe contar con las siguientes
subáreas:
 Área de Recepción. Es el espacio dedicado exclusivamente para ubicar los
pedidos que llegan del proveedor, mientras se someten al proceso de recepción.
Los productos que se encuentran en esta área no pueden ser utilizados hasta que
no hayan sido debidamente recepcionados.
 Área de Cuarentena. Es un área generalmente ubicada junto a la de
recepción y que está destinada a almacenar los productos que no pueden ingresar
a la bodega o servicio farmacéutico, porque no fue aprobado su ingreso durante el
proceso de recepción y necesariamente deben ser devueltos al proveedor.
 Área de Almacenamiento. Se refiere al área destinada al almacenamiento
de los productos (medicamentos o insumos hospitalarios) aptos para ser
distribuidos o dispensados y que se ubican en las estanterías estáticas o
modulares. Dependiendo de la actividad de la institución, es decir, si es una
droguería, un servicio farmacéutico de una IPS, o distribuidor mayorista, el área de
almacenamiento puede ser más o menos grande y por lo tanto, contar con las
siguientes zonas para una mayor organización:

Zona de embalajes completos: espacio en el cual se ubican
las cajas completas de un producto.

Zona de estanterías: espacio en el cual se ubican los
estantes en los cuales se almacenan los medicamentos que no están por
embalaje completo, es decir, los medicamentos listos para el “menudeo”.

Zona de despacho – empaque: sitio donde se hace el
despacho de los pedidos internos o externos dependiendo si es un servicio
farmacéutico o un mayorista.

Zona de entrega: lugar en el cual se colocan los pedidos
listos para entregar a los diferentes servicios.
 Área de Refrigeración. Sitio en el cual se ubican los medicamentos que
requieren refrigeración como son las vacunas, algunos anestésicos, e insulina
entre otros. Generalmente se utiliza una nevera la cual debe ser exclusiva para
almacenar los medicamentos y no debe guardarse alimentos ni ningún otro tipo de
productos. Dicha nevera o cava deberá estar acondicionada con un sistema de
regulación de temperatura, que facilite el permanente control de este parámetro
crítico para la calidad de los insumos almacenados. La temperatura de
almacenamiento variará de acuerdo al tipo de medicamentos a almacenar.
 Área de seguridad: Se refiere al sito en el cual se almacenan los
medicamentos de control especial y los insumos que representan un inventario de
alto costo para la institución.
 Área administrativa. Es el espacio requerido para el responsable del
Servicio Farmacéutico, almacén, o droguería, y donde se ubicará la papelería y los
equipos de oficina necesarios para su gestión.
 Área de servicios sanitarios. El talento humano del Servicio Farmacéutico
o del almacén debe contar con servicio sanitario propio para evitar cierres
inesperados.
Señalización y demarcación de áreas: La señalización debe realizarse con
letreros de no menos de 20 cm de ancho, con letras de 10 cm de altura. Los
colores utilizados son opcionales, pero lo recomendable es que tengan que ver
con los colores institucionales.
Para demarcar las áreas sobre el piso, se recomienda el uso de una franja de 10
cm de ancho que delimite cada una de las subáreas. A continuación en la
siguiente tabla se recomienda una codificación para la señalización y
demarcación. (Tomada de Arbeláez y otros, 2005)
TABLA 11
CODIFICACIÓN DE COLORES PARA LA SEÑALIZACIÓN DE ÁREAS
COLOR
Verde
Rojo
Amarillo
Naranja
Negra
Violeta
Rojo rayado
Azul
Azul rayado
Vinotinto
Blanco
Amarillo y naranja rayado
Verde rayado
Verde rayado
ÁREA
Recepción
Revisión
Almacenamiento
Cuarentena
1
(Productos
pendientes de ser Recepcionados)
Cuarentena
2
(Productos
pendientes para ser devueltos al
proveedor)
Medicamentos de control especial
Material reciclable
Cadena de frío
Preparados magistrales
Administrativa
Servicios sanitarios
Sustancias inflamables
Alistamiento de pedidos
Entrega de medicamentos
2. Ubicación y ordenamiento de los insumos. Dentro de una bodega, servicio
farmacéutico o una droguería, los medicamentos e insumos se ubican y ordenan
conforme a principios de organización específicos que faciliten la ubicación rápida
del insumo al momento del despacho, con un máximo de seguridad en el proceso,
permitiendo además optimizar los espacios disponibles y contribuir al orden, aseo
y a las mejores condiciones de almacenamiento del lugar.
Dentro de estos principios de organización y ordenamiento podemos nombrar los
siguientes:





Orden alfabético
Forma farmacéutica
Clasificación Farmacológica
Nivel de atención
Volumen y demanda
No existe un principio de organización ideal, lo más recomendable es combinar
uno o dos métodos de acuerdo a las condiciones del lugar y a la capacitación del
personal disponible, puesto que el ordenamiento sólo por grupo o clasificación
farmacológica requiere de personal suficientemente capacitado para ello.
Una vez se defina la forma de ordenar el sitio de almacenamiento es importante
tener en cuenta también la forma cómo ubicar los medicamentos en las
estanterías. Existen varias formas para ello, una de ellas es la ubicación FIFO, la
cual consiste en disponer los insumos de acuerdo a la fecha de recepción, es decir
“el primero en salir va a ser el primero que llegó”, teniendo en cuenta eso sí, un
parámetro muy importante como es la fecha de vencimiento del producto. La cual
va a determinar en cierto momento que la regla del FIFO se cumpla o no. Puesto
que si llega un insumo con una fecha de vencimiento más próxima del último que
se encuentra almacenado, será necesario ubicarlo antes de él para que sea
despachado primero.
En la ubicación también es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
 Conservar las cajas selladas o cerradas en caso de tener que abrir la
unidad de empaque, para evitar el polvo y las suciedades.
 Proteger las neveras y refrigeradores con generadores de energía, para
evitar pérdidas en caso de apagones.
 Almacenar en lugar diferente, el alcohol o materiales inflamables. Este lugar
debe estar debidamente ventilado y aislado con material a prueba de
incendio.
3. Control de factores higiénicos y ambientales. De las condiciones higiénicas
y ambientales depende en gran medida la estabilidad química y microbiológica de
los medicamentos. Por lo tanto, el sitio de almacenamiento deberá reunir las
condiciones mínimas ambientales y de higiene que garanticen el control de estos
factores y por ende la calidad de los medicamentos almacenados. Entre los
aspectos generales a tener en cuenta para asegurar esta estabilidad y que están
consignados en el anexo técnico de la Resolución 1439 del 2002 sobre requisitos
mínimos de calidad para un servicio farmacéutico, tenemos:
 El servicio Farmacéutico es un área física exclusiva y de circulación
restringida, no debe ser utilizada como área de tránsito para otras
dependencias. (así se evitan la contaminación cruzada)
 Se debe contar con un sistema de ventilación natural o artificial de forma
que se asegure la conservación de la vida útil de los productos
farmacéuticos y afines y unas condiciones de temperatura y humedad
relativa, de acuerdo a lo recomendado por el fabricante.
 En caso de que se realice reenvase, reempaque y/o preparaciones
magistrales o preparación de dosis unitarias, cuenta con áreas que
garantizan las buenas prácticas de manufactura exigidas para tal fin.
Cuenta con un sistema de almacenamiento de medicamentos de control
especial, con las medidas de seguridad.
o Condiciones higiénicas. Para asegurar unas buenas condiciones
higiénicas se enumeran algunas recomendaciones: buena ventilación libre de
gases contaminantes; paredes y pisos elaborados con un material de fácil
limpieza, con uniones entre la pared y el piso en forma curva para evitar la
acumulación de polvo y contaminantes; personal sano; instalaciones sanitarias
limpias y funcionales, con lavamanos, estantes limpios y libres de polvo;
fumigaciones periódicas del local con el fin de evitar la presencia de roedores e
insectos; nevera limpia y libre de alimentos. Se recomienda además colocar avisos
de “no fumar” y “no comer”.12
o Factores ambientales: las condiciones fisicoquímicas de los
medicamentos, y por ende su eficacia, pueden verse afectados por el no control
de factores ambientales durante su almacenamiento. Los factores ambientales
que más inciden en este aspecto son la luz, la humedad y la temperatura.
o La luz: existen medicamentos que al estar en contacto directo con la
luz artificial o natural se ven afectados desde el punto de vista fisico químico, por
lo tanto, lo recomendable es conservarlos siempre en su empaque original.
¿Cómo podemos identificar este tipo de medicamentos fotosensibles?
Es muy sencillo; por lo general vienen empacados en frascos color ámbar, o en
blister también ámbar, o en papel celofán que los preserva completamente de la
luz.
En todos estos casos es fundamental entonces preservar el medicamento en su
empaque original y no desechar el secundario, que es la caja. A continuación se
12
ARBELÁEZ y otros. Op. Cit. p.189
presenta una lista de medicamentos fácilmente afectados por la luz, la humedad y
la temperatura.
TABLA 12
LISTADO DE ALGUNOS MEDICAMENTOS AFECTADOS POR LA LUZ, LA
HUMEDAD Y LA TEMPERATURA
MEDICAMENTO
Acido Acetil Salicílico
Metronidazol
Trimetropin
Sulfametoxazol
Adrenalina
Diazepan
Ampicilina en polvo
Benzoato de Bencilo
Acetaminofen
Tetraciclina
Sueros,
vacunas,
antitoxina insulina y
antibióticos
Medicaciones
dermatológicas
Hidróxido de aluminio y
magnesio
Isoniacida
Bencil penicilina
Dapsone
Fenobarbital
Fenoximetil penicilina
Tiabendazol
Sulfacetamida sódica
Ungüentos
oftálmicos
sulfaminados
Sobres rehidratación oral
Aztreonam
FORMA
FARMACÉUTICA
Tabletas
Tabletas
Tabletas
Ampollas
Ampollas
Suspensión
Loción
Elixir
Cápsulas, Óvulos y
Supositorios en general
TEMP. ALTA
> 30ºC
X
X
X
LUZ
SOLAR
X
X
X
HUMEDAD
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Cremas y
ungüentos
Tabletas
X
X
X
Tabletas
Tabletas
Tabletas
Tabletas
Tabletas
Tabletas
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FUENTE: NUEVOS TIEMPOS V 2, Nº 2, 1995 p.91
o La humedad: es un factor ambiental que afecta considerablemente la
estabilidad de los medicamentos, esencialmente sus características
microbiológicas, puesto que una humedad relativa alta propicia el crecimiento de
hongos y levaduras, y adicionalmente favorece la oxidación de los componentes,
la cual se manifiesta con el ablandamiento de tabletas y cambios de color.
El control de la humedad relativa se lleva a cabo registrando los valores de
humedad relativa por lo menos tres veces en el día en el formato que se propone
más adelante y que permitirá identificar oportunamente cualquier tipo de anomalía
en el comportamiento de este factor y de esa forma tomar los correctivos
necesarios. Se considera que una humedad relativa inferior al 67% es adecuada
para el almacenamiento de los medicamentos. Para el registro de la humedad
relativa se cuenta en el mercado con un instrumento llamado higrómetro, el cual
debe ubicarse en los lugares críticos del área de almacenamiento.
Qué hacer en caso de encontrar registros por encima del 67% de humedad
relativa?
Se recomienda adecuar el sitio con un sistema de aire acondicionado, no retirar
los medicamentos o insumos de sus empaques primarios, utilizar estanterías con
puertas y colocar dentro de ellas bolsas elaboradas con material poroso que
contengan sílica gel, las cual deben ser reemplazadas cuando cambien de color
(azul a rosado). También es importante evitar retirar las bolsitas de sílica gel que
en muchas ocasiones se encuentran en los empaques primarios de medicamentos
sensibles a la humedad y por último garantizar una rotación permanente de los
medicamentos, buscando un menor tiempo de almacenamiento.13
NOTA: RECUERDA QUE LOS MEDICAMENTOS SENSIBLES A LA HUMEDAD
SE DENOMINAN HIGROSCÓPICOS
o Temperatura: otro factor ambiental crítico para la estabilidad de los
medicamentos.
Para realizar el control de este factor se necesita ubicar termómetros en las zonas
críticas del área de medicamentos, y al igual que con la humedad realizar por lo
menos tres mediciones al día y registrarlas adecuadamente en el formato, para
poder detectar a tiempo cualquier registro que se salga dentro de los límites
permitidos tanto para la temperatura ambiente como para la cadena de frío, y de
esta forma tomar a tiempo los correctivos necesarios. Estos registros deben
llevarse tanto para el área de almacenamiento que está a temperatura ambiente,
como para el área de refrigeración.
A continuación se ponen a disposición unos formatos de Tablas de registro tanto
para la humedad relativa como para la temperatura, que les permitirá visualizar
mejor el proceso de control de estos factores. Igualmente se presenta una tabla de
temperaturas de almacenamiento. (ARBELAÉZ y otros. 2005)
TABLA 13
CONTROL DE FACTORES AMBIENTALES
13
ARBELÁEZ y otros. Op.cit. p. 192
Fuente: ARBELÁEZ y otros. Gerencia y Administración de Sistemas de Suministro de
Medicamentos Esenciales. Cohan, 2005. p.191
Recomendaciones para el control de la temperatura en las áreas de
almacenamiento
 Fortalecer el sistema de ventilación del área, ya sea con
ventiladores o aire acondicionado o extractores, que
permitan un flujo adecuado del aire, porque de nada vale
colocar ventiladores si el aire no va a tener forma de
renovarse, lo que ocasionaría que solo circule aire caliente.
Incluso esto puede favorecer un aumento en la humedad
relativa.
 Adecuar los techos con sistemas de aislantes como fibra de
vidrio, pinturas especializadas, entre otros sistemas.
 Dejar libre los corredores de cajas u otros objetos para lograr
una mejor circulación del aire.
 Recordar además, revisar las etiquetas de los productos
(medicamentos o insumos hospitalarios), puesto que en ellas
debe estar consignada la información necesaria para su
correcto almacenamiento. En caso de no encontrar ninguna
información en la etiqueta, de todas maneras es necesario
que se proteja al producto de estos tres factores ambientales
de riesgo como son la luz, la humedad y la temperatura.
Almacenamiento de soluciones de gran volumen (sueros)14
En cuanto al almacenamiento de "sueros" o soluciones de gran volumen se debe
tener en cuenta las siguientes recomendaciones
14

Las cajas deben arrumarse sobre estibas, deben estar selladas o cerradas
para evitar la entrada de polvo y demás suciedades en su interior. Para
aquellas cajas comenzadas (en el Servicio Farmacéutico y en los stocks) se
aconseja colocar un cartón en la parte superior de la caja y luego cerrar sus
cuatro alas.

Arrumar máximo ocho cajas, tanto durante el transporte como durante el
almacenamiento, haciendo traba para mayor estabilidad y respetando
SIEMPRE el aviso "ESTE LADO ARRIBA". Se recomienda, en el caso de
haber alguna caja deteriorada, cambiarla por otra o en su defecto colocarla
encima para que se consuma primero.

Siempre las cajas se deben colocar sobre estibas plásticas y dejando
siempre espacio entre los diferentes tipos de soluciones (solución salina,
Hartman, dextrosa, etc.), para evitar confusiones en el despacho de
pedidos.
AMARILES MUÑOZ, Pedro y otros. Op.cit , 1998

Cada arrume de soluciones debe estar marcado de tal forma que se
identifiquen fácilmente cada uno de ellos.

Nunca colocar sobre los "sueros" otro tipo de productos, ni tampoco los
sueros sobre otros productos. No pararse sobre las cajas o arrumes ya que
se puede acelerar el proceso de deterioro de las mismas.

No transportar ni almacenar "sueros" con productos tóxicos que liberen
gases y/o sustancias aromáticas ni tampoco con otro tipo de insumos como
materiales contaminados.

Para transportar manualmente las cajas se deben sujetar por la base y no
por el centro o la parte de arriba.

No arrojar ni arrastrar la cajas sobre el suelo, la fricción genera calor que
puede ocasionar ruptura de las bolsas.

No colocar las cajas sobre superficies húmedas, irregulares, con clavos o
astillas que las deterioren.

En los stocks y en la Farmacia nunca se deben sacar las bolsas de la caja
original.

Nunca almacenar las cajas debajo de pocetas o lavamanos.
2.3 CONTROL DE INVENTARIO
Por ser los medicamentos el activo más importante en una institución prestadora
de servicios de salud, en una droguería o en un depósito mayorista o minorista, es
necesario realizar sobre él con la mayor eficiencia posible un control estricto, el
cual debe estar centrado en el control de las existencias y en el control de
vencimientos y de averías o deterioros.
o Control de existencias o movimientos, tiene como objetivo
comparar las existencias físicas con las que muestra el sistema de información
basado en el movimiento de entradas y salidas. Este control se lleva a cabo
mediante la realización de inventarios los cuales pueden ser de diferentes tipos,
de acuerdo al volumen de la mercancía manejada, así:
Inventario general, es el tipo de inventario que permite evidenciar si hubo o no
ganancia durante el ejercicio de un período, dígase seis meses o un año. Es un
tipo de inventario que es obligatorio por ley, necesario para alimentar el balance
general de la empresa. Se debe realizar llevando a cabo dos conteos físicos al
100% de los productos, y un tercer conteo, en caso de encontrar diferencias entre
los dos anteriores. Se comparan los conteos y se obtienen las diferencias entre la
información que tiene el sistema y la existencia física. Se procede a valorar y
encontrar las diferencias más importantes y significativas y por último se realizan
los ajustes pertinentes del inventario, teniendo en cuenta las políticas
institucionales que definen el manejo de los sobrantes y faltantes.
Para llevar a cabo este tipo de inventario se debe contar con la presencia del
revisor fiscal quien avalará el proceso, y además podrá solicitar los reconteos que
él juzgue convenientes.
Es un tipo de inventario que se realiza una o dos veces en el año, según esté
estipulado en las políticas institucionales.
Inventario periódico: se realiza a intervalos definidos según las políticas ya sea
de compra o de venta de la institución. Se caracteriza porque no necesariamente
se cuentan todos los productos cada vez que se realiza el conteo, sino que se
establece un período mínimo al cual se debe tener el 100% de los productos
inventariados.
En este tipo de inventario podemos ubicar el inventario diario o permanente, el
cual consiste en que diariamente se revisa la existencia física de un grupo de
medicamentos y se compara contra el inventario consignado en el sistema. Es un
tipo de inventario que se puede aplicar a aquellos grupos de medicamentos o
insumos de alta rotación, alto costo y de control especial, y que va a permitir un
control rápido de las inconsistencias y a favorecer las acciones correctivas.
La idea con este tipo de inventario es que se haya revisado por lo menos seis
veces las existencias de este tipo de productos antes de realizar el inventario
general.
 Control de los deterioros. Hablamos de deterioros cuando nos referimos
a daños, averías o a posibles pérdidas de medicamentos por obsolescencia
o vencimientos.
Las averías o daños se presentan por lo general por la indebida manipulación de
medicamentos o insumos en forma accidental ya sea en el proceso ubicación de
los productos en la estantería o en el momento de despacho de los mismos, o
también por desconocimiento de las condiciones de almacenamiento del producto.
El control de este tipo de deterioros depende exclusivamente de la responsabilidad
y cuidado de los colaboradores (auxiliares) involucrados en estos procesos.
En caso de presentarse algún deterioro es necesario reportarlo en un formato de
averías o deterioros, en el cual se consignarán todos los deterioros que ocurran
durante un período (puede ser un mes). Será diligenciado por la persona
involucrada en el suceso. Este formato servirá para la elaboración del Acta
definitiva de deterioros que debe elaborarse mensualmente y que dará cuenta del
valor de inventario la cual deberá ser diligenciada por y firmada por la persona
responsable del servicio (Regente o Químico Farmacéutico). La información de
estas actas será tenida en cuenta en el momento de realizar los conteos de las
existencias y de los ajustes durante el inventario general. Además servirá para
controlar el gasto en el inventario por pérdidas y de esta forma tomar los
correctivos necesarios sobre el personal involucrado, (llevar un récord de averías)
y trazarse la meta de cero pérdidas por averías.
A continuación se sugiere el formato de Reporte de control de deterioros y el del
Acta de Deterioros
TABLA 14
CONTROL DE DETERIOROS
Mes: ___________________ Año ______________
Nombre
Genérico
Nombre
comercial
Forma
farmacéutica
Cantidad
deteriorada
*Clase de Responsable
deterioro
del deterioro
*Clase de deterioro: puede ser avería, vencimiento, problema de almacenamiento
TABLA 15
ACTA DE DETERIOROS
Mes ________________________ Año ________________
Nombre
Genérico
Nombre
comercial
Forma
farmacéutica
Cantidad
deteriorada
Valor unitario
Valor total
Total
Autorizado por:
Fuente: adaptación del formato utilizado por la Cooperativa de Hospitales de Antioquia
COHAN.
Otra de las causas de deterioros son los vencimientos. La pérdida de inventario
por vencimiento es una causa de deterioros que debe minimizarse al máximo,
hasta llegar al 0%. Para ello es necesario establecer controles desde el ingreso de
la mercancía hasta su permanencia final en el lugar de almacenamiento.
Durante el proceso de recepción uno de los puntos críticos a vigilar es la fecha de
vencimiento, la cual deberá quedar consignada en el acta de recepción. Cuando la
empresa cuenta con un sistema de información que pueda generar listados de
fechas de vencimientos a partir del documento de recepción, éstos deberán
emitirse mensualmente para que la persona responsable controle y tramite a
tiempo las devoluciones a los proveedores, de acuerdo a las políticas que al
respecto tengan ellos estipulados. También le permitirán ejercer un control sobre
la ubicación de los insumos en las estanterías y su adecuada rotación.
En caso de que la empresa no cuente con un sistema de información que emita
esta clase de listados se propone el siguiente formato de control de fechas de
vencimiento utilizado por la Cooperativa de Hospitales de Antioquia COHAN.
TABLA 16
CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO
Vencen: __________________________________________________
Mes: ________________ Año ________ Hoja Nº _________________
Nombre
Genérico

Nombre
Comercial
Proveedor
Forma
Número de Cantidad
Farmacéutica lote
recibida
Signos de degradación o deterioro en productos farmacéuticos. Los
deterioros en los medicamentos también pueden presentarse
por
problemas de inestabilidad de los mismos ya sea por problemas intrínsecos
al producto o también por problemas de almacenamiento.
Estos signos de inestabilidad de los medicamentos pueden ser descubiertos al
observar su apariencia física. Para ello se presenta a continuación algunos signos
importantes a tener en cuenta en el control del almacenamiento:






Moteado o decoloramiento de las tabletas.
Endurecimiento o ablandamiento excesivo en cápsulas.
Presencia de gas en el blíster (inflado)
En tabletas efervescentes la presencia de gas en el empaque se observa
por su apariencia inflada
Presencia de cristales en tabletas, supositorios, cremas, etc.
En jarabes, soluciones o elíxires, la presencia de contaminación microbiana
puede detectarse por turbidez, decoloración o formación de gas, (envase
inflado), partículas suspendidas




En emulsiones y suspensiones separación de las fases y dificultad para
redispersar y homogenizarlas.
Compactación de los granulados.
En cremas o geles son signos de inestabilidad el rompimiento de la
emulsión y la presencia de cristales.
En ungüentos son signos de inestabilidad la presencia de líquidos, la
formación de gránulos y los cambios de consistencia
2.4Recursos Mínimos para el Almacenamiento
 Talento humano: teniendo en cuenta lo establecido en la normatividad
vigente sobre requisitos mínimos de calidad (decreto 2309/ , decreto
2200/05) el perfil del personal responsable del servicio farmacéutico,
droguería, distribuidor mayorista o minorista debe ser un profesional en el
área farmacéutica un Regente o Químico Farmacéutico de acuerdo a nivel
de complejidad del servicio. Los demás funcionarios de esta área deberán
certificar sus conocimientos con el título de auxiliar de farmacia o droguería.
 Recursos físicos: el área de almacenamiento deberá dotarse con los
siguientes recursos físicos y materiales mínimos: estantes, estibas para el
almacenamiento de los embalajes y para la zona de cuarentena, gabinete
de seguridad para los medicamentos de control especial y los de alto costo,
escritorio, sillas, computadora, tablero de contraste para la revisión de
ampollas, carretilla, línea telefónica, fax, higrómetro, nevera, textos de
consulta, entre otros.
2.5 Evaluación del Proceso de Almacenamiento
Como todo proceso, el almacenamiento está sujeto a evaluación para su posterior
retroalimentación y ajuste. Para ello Arbeláez y otros, proponen algunos
indicadores como el índice de rotación, la edad del inventario y el porcentaje de
averías, los cuales se describen a continuación:
TABLA 17
INDICADORES DE GESTIÓN EN EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO
Indicador
Eficiencia
Índice
rotación
de
Descripción
Estándar
Periodicidad
1
Mensual
30 días
Mensual
0%
Mensual
Costo productos vendidos (CPV)
Valor inventario promedio (VIP)
Nº de días según política de inventario
Edad
del
inventario
Índice de rotación de inventario ejecutada
Costo de averías acumuladas en el período x100
%de averías
Compras ejecutadas en el período
Interpretación: el cálculo del índice de rotación del inventario debe realizarse
para cada uno de los ítems del inventario; Indica si el producto ha rotado
adecuadamente en el período para el cual fue comprado, o por el contrario, si se
está quedando estancado.
Un índice de rotación mayor de 1, indica que ese producto está rotando menos de
lo que se había calculado y por lo tanto está siendo muy costoso para la
institución mantenerlo almacenado, por lo tanto es necesario activar procesos para
aumentar su rotación, o su devolución al proveedor y no comprarlo más al menos
mientras se estabilice su rotación, o en último caso solicitar al comité de farmacia
y terapéutica su retiro del listado básico de la institución.
CAPÍTULO 3: DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS
Este es el último elemento del componente operativo administrativo, el cual se
inicia en el momento que se genera una orden de pedido, ya sea una fórmula
médica o un pedido solicitando una reposición para un stock, o bodega, hasta que
el o los insumos son entregados al solicitante, sea éste un usuario (paciente), un
servicio interno de la institución de salud, u otro distribuidor mayorista o minorista.
Teniendo en cuenta este concepto podemos hablar en forma general de dos tipos
de distribución: una interna y otra externa. A la interna nos referiremos cuando el
proceso involucre un movimiento del insumo desde el servicio farmacéutico hasta
otro servicio interno de la institución de salud, ya sea urgencias, sala de partos,
unidad de cuidados intensivos, hospitalización, entre otros. Y a la externa, cuando
la entrega del insumo sea hecha directamente al usuario, o a otro distribuidor
mayorista o minorista.
En este curso sólo nos referiremos a la distribución externa, específicamente a la
entrega de los insumos al paciente ambulatorio, es decir, a la dispensación. Lo
referente a la distribución interna se tratará en el curso de Farmacia Hospitalaria.
3.1 DISTRIBUCIÓN EXTERNA
La distribución externa busca garantizar la entrega de los medicamentos e
insumos a todos los usuarios externos, bien sea pacientes atendidos en el servicio
farmacéutico o clientes en caso de distribuidoras de medicamentos e insumos. Es
así como este proceso puede ir desde la dispensación de los medicamentos hasta
una red de distribución directa o contratada con transportadoras15. En este caso
particular vamos a referirnos solamente a la dispensación de los medicamentos.
3.1.1 Dispensación de medicamentos. Hace parte fundamental del proceso de
distribución y consiste en la entrega de los medicamentos directamente al paciente
en el servicio farmacéutico, droguería o farmacia, pero con un agregado
fundamental como es la información pertinente sobre el uso adecuado que el
paciente debe hacer de su medicamento, para lograr resultados efectivos y
satisfactorios de recuperación, rehabilitación o sostenimiento de su salud. Esta
información deberá ser suministrada por el personal de farmacia debidamente
capacitado para ello.
Es fundamental que el personal del servicio farmacéutico, droguería o farmacia,
tome conciencia sobre el verdadero papel de la dispensación. Ésta no consiste en
una simple entrega del medicamento, sino que es el toque final que va a
15
ARBELÁEZ y otros. Op.cit. p. 203
garantizar que todo un proceso de suministro que ha involucrado elementos tan
importantes como la selección, adquisición, almacenamiento y distribución, no
pierdan su razón de ser porque el paciente en última instancia no tomó
adecuadamente su medicación por falta de información.
Un adecuado proceso de dispensación comprende tres pasos fundamentales:
interpretación de la fórmula médica, el despacho-empaque y la entrega al
paciente.

Interpretación de la fórmula médica: comprende la identificación precisa
de los medicamentos prescritos por el médico. El nombre, la concentración, la
cantidad y la dosificación. Si la solicitud es oral, como en el caso de medicamentos
de venta libre, debe asegurarse de repetir su nombre a la persona que hace la
solicitud. Una vez esté identificado correctamente el producto se procede con el
despacho y empaque.

Despacho y empaque: este procedimiento involucra la búsqueda de los
insumos y medicamentos en las estanterías, envasado y rotulado. Dicha búsqueda
se facilita si el lugar cuenta con un buen sistema de ordenamiento y ubicación de
los insumos y del conocimiento que de esta organización tengan las personas
encargadas del despacho. Una vez la persona encargada del despacho ubica el
producto debe corroborar que sí sea el solicitado en el pedido y además
asegurarse que está tomando la cantidad exacta de lo que se está solicitando. El
cometer errores en la cantidad solicitada acarrea problemas tanto para la
institución como para el paciente, porque si la cantidad tomada que se va a
entregar es menor el paciente saldrá perjudicado puesto que no llevará su
tratamiento completo, y para la entidad esto ocasionará un sobrante en su
inventario. Si por el contrario la cantidad tomada es mayor, el paciente se llevaría
una cantidad mayor de tratamiento lo que podría contribuir a la práctica de la
automedicación, y para la institución un problema de pérdida en el inventario,
ocasionando problemas contables y financieros.
Por lo tanto es fundamental que quien
adecuadamente la cantidad despachada.
despacha y empaca
revisen
Si al despachar por lo general tabletas o comprimidos es necesario partir el blíster
o empaque primario, ocasionando pérdida de la información de fecha de
vencimiento, y lote, el auxiliar debe colocar un stiker en el cual consigne la
información perdida, garantizando de esta manera un despacho seguro con dicha
información.
En caso de tener que despachar un medicamento que necesita cadena de frío, el
despacho y el empaque deben garantizar que dicha cadena no se rompa, para lo
cual debe entregar el producto al paciente, bajo estas condiciones, en una nevera
portátil con hielo seco cuando tiene que hacer un recorrido muy largo para llegar a
su casa. Si el recorrido es corto, se recomienda empacarse con hielo y aserrín, de
tal forma que se garantice la conservación de la temperatura de refrigeración.

Entrega de los medicamentos al paciente: comprende no solo la entrega
al paciente de una solicitud de medicamentos, sino que involucra la interacción del
paciente con el Regente el cual debe brindar al paciente toda la información
necesaria para que él haga un uso correcto de su receta médica, así como
también de las precauciones que debe tener para su conservación y
almacenamiento mientras dure su tratamiento. Para ello la persona encargada de
tal actividad debe cumplir con ciertas características. A continuación se citan
algunas tomadas de Amariles y otros, 1998:
 Ser amable, no regañar al paciente ni hacerle gestos de mal gusto.
 Conocer bien el área de almacenamiento.
 Conocer perfectamente el listado de los productos que maneja la institución
para evitarle demoras al paciente.
 Conocer las normas establecidas para prescripción y dispensación de los
medicamentos de control especial, al igual que el manejo y
almacenamiento.
 Estar capacitado para interpretar correctamente la fórmula médica.
 No cambiar los medicamentos “olímpicamente”, recordando que el Decreto
709, indica cuándo se puede cambiar un medicamento: sólo puede hacerse
cuando el médico lo prescribe con Nombre Genérico y siempre y cuando
sea la misma concentración, la misma forma farmacéutica y la misma vía
de administración. Si el médico prescribe con nombre comercial NO
PUEDE CAMBIAR el medicamento sin su autorización.
 Estar capacitado en temas como: Indicaciones, contraindicaciones,
reacciones adversas, interacciones y recomendaciones generales sobre el
uso de los medicamentos para que instruya bien al paciente al momento del
despacho.
 No recomendar ningún tipo de medicamento a ninguna persona, tampoco
vender medicamentos sin fórmula médica, advirtiéndole a quien los solicite
los peligros de la automedicación.
 Conocer y aplicar los elementos éticos de la dispensación de
medicamentos.
 Ser completamente imparcial.
 Tener vocación de servicio, no de vendedor.
 Orientar al paciente y aconsejarlo para que no se automedique.
 Ser discreto, no hacer comentarios de mal gusto delante del paciente sobre
su posible enfermedad.
 Tener paciencia en la atención del usuario, sobre todo con los ancianos, a
quienes es muy importante explicarles bien la forma como deben utilizar los
medicamentos.
“Finalmente en el caso de otros productos que son comercializados al público,
como insumos de aseo personal, igualmente es muy importante aplicar unas
buenas prácticas de dispensación, verificando el producto que solicita el usuario y
el que va a ser entregado, enseñando al usuario el producto que va a ser
entregado, las precauciones en su manejo y otra información que sea importante
considerar. Debe tenerse como norma, el no entregar nunca un producto medicamento o cualquier otro insumo- sin enseñarle al usuario el insumo que se le
está empacando. Esto también ayuda a evitar y/o disminuir posibles errores en la
entrega que puedan poner en riesgo a los usuarios y alterar la consistencia de los
inventarios”16.
Recomendaciones especiales al momento de entregar el medicamento

Instruir al paciente de cómo utilizar el medicamento: Vía de
administración, dosis, frecuencia de la dosis, con qué líquidos los
puede tomar y con cuáles no.

Recordarles no consumir alcohol durante el tratamiento ni hasta dos
días después de terminado
Cumplir con el tratamiento completo, aún cuando empiece a sentirse
bien con las primeras dosis del tratamiento (especialmente cuando se
trata de antibióticos).



Advertirle que en caso de empezar a sentir reacciones extrañas en la
piel al utilizar un medicamento, debe consultar nuevamente a su
médico.
Indicarle al paciente la forma correcta de guardar los medicamentos en
su casa, para que se le conserven con las propiedades con las que
fueron elaborados.
 Transcribirle la fórmula al paciente, si la letra del médico resulta muy
ilegible, en el mismo orden y sin omitir información alguna.
3.2 EVALUACIÓN DEL PROCESO DE DISPENSACIÓN
La distribución como todo proceso necesita ser controlado, por lo tanto se
presenta a continuación una propuesta de indicadores para evaluar la gestión de
este proceso, que servirán para medir la eficiencia, eficacia y efectividad de los
procedimientos y tomar los correctivos pertinentes del caso, así como también
para llevar el seguimiento a las metas trazadas durante un determinado período.
16
ARBELÁEZ y otros. Op. Cit. P 205-
TABLA 18
INDICADORES DE GESTIÓN PROCESO DE DISTRIBUCIÓN
Indicador
Operacionalidad
Devoluciones
de
insumos al servicio por
motivo específico
Nº de devoluciones, por motivo
x 100
Estándar
_____%
Periodicidad
Mensual
0%
Mensual
0%
Mensual
100%
Mensual
100%
Mensual
Nº total de devoluciones
Demanda insatisfecha
en dispensación
Nº de fórmulas entregadas incompletas
x 100
Nº total de fórmulas dispensadas
Errores
en
dispensación
la
Nº de errores en dispensación
x 100
Nº total de fórmulas dispensadas
Cumplimiento
en
Nº de medicamentos e insumos entregados x 100
entrega a los stocks
Nº de medicamentos e insumos solicitados
*Cumplimiento en el
plan de ventas en
unidades y pesos
Unidades y pesos vendidos
x 100
Unidades y pesos presupuestados
x 100
*Este indicador se aplica en el caso de que la distribución genere ventas como
es el caso de las droguerías y farmacias con venta al público
Actividad
En su lugar de trabajo identifique los indicadores de gestión que utilizan para
evaluar y controlar la dispensación y compare los allí utilizados con los propuestos
en este curso e identifique semejanzas y diferencias y cuál sería su aporte de
mejoramiento.
En el caso de no laborar en el área de farmacia ubique una entidad donde pueda
realizar la tarea.