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Procedimientos de Crédito Y Cobranzas OBJETIVO: Gestionar y efectuar el cobro de los créditos a favor de la entidad, administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna captación de recursos, analizar y proponer los montos y antigüedad de los créditos otorgados. FUNCIONES * Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro. * Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar. * Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables. * Supervisar y validar las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable. * Autorizar los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la enajenación de material. * Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento. * Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos. * Informar a las Gerencias General, así como a los departamentos adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos mediantes reportes donde figuren los clientes con altos días de morosidad, y a cuanto excede la cartera de clientes. * Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al Departamento. * Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y concesionarios. * Realizar las demás funciones que expresamente encomiende el Gerente Administrativo. La administración de cuentas por cobrar debe ejercer control sobre los siguientes aspectos: a. Concesión de créditos. b. Período de cobranza o plazo c. Cobro efectivo de las cuentas. d. Monto o nivel de la inversión en cuentas por cobrar. a. Control sobre la concesión de crédito: El Departamento de Créditos y cobranzas debe basarse estrictamente en los requisitos fundamentales expuestos en la solicitud y las actualizaciones de datos en el caso de que sean clientes ANTIGÜOS.. En el mismos deben detallarse el plazo de la negociación a modo de que si hubiese un retraso en el pago cobrarles intereses por falta del cumplimiento del contrato previamente establecido entra ambas partes. Dichos requisitos deben de ser viables y veraces, que luego será verificado por medio de las referencias tanto comerciales como las referencias personales. Las solicitudes de crédito deberán estar estrictamente acompañadas de las documentaciones establecidas en los requisitos como ser: En caso de que sea unipersonal debe estar acompañado de 6 (seis )ultimas declaraciones juradas, fotocopia de Ruc de la empresa y/o CI de los propietarios o apoderados de la empresa; en caso de contener alguna cuenta corriente extracto de los 4 (cuatro ) últimos meses. En caso de que sea un S:R:L o una S.A debe de estar acompañado de la constitución de sociedad y la acta de asamblea donde se detallen los apoderados de dichas empresas; fotocopia del RUC de la empresa, fotocopias de Ci de los apoderados, IVA de los 6 (seis )últimos meses, extracto de cuenta bancaria de los 4(cuatro) últimos meses; en caso de que surja un cambio de autoridades adjuntar el acta de la nueva junta directiva, para así renovar el contrato con las autoridades actualmente vigentes. Contar con una tarjetilla de firmas para las verificaciones correspondientes de los responsables de cada empresa en el momento de la solicitud de un crédito . b. Período de cobranza o plazo El periodo de la cobranza debe estar establecido dentro de la solicitud de crédito y el contrato de la compras de maquinarias e insumos de ser posibles; una vez estipulado el plazo de pago ya sea a 30,60 o 90 días el cliente va a contar con días 10 (diez) de tolerancia para el abono de sus obligaciones una vez cumplida el plazo de tolerancia se procederá al cobro de un interés moratorio del 2% mensual el cual se sumara a la deuda actual del cliente… c. Cobro efectivo de las cuentas. En este punto es importante resaltar que una vez verificada en forma diaria de las deudas de cada cliente el responsable de cobranzas deberá gestionar y negociar la forma de pago de cada cliente para que así no exista una cartera amplia de morosidad… d. Monto o nivel de la inversión en cuentas por cobrar. Este punto es muy importante ya que por medio de esto daremos crédito a clientes una vez estudiado la solicitud y el ingreso de los mismos, generalmente el crédito debe ser aprobado por la gerencia administrativa de la empresa… ANEXO DE DOCUMENTACIONES A UTILIZAR Ficha del cliente Empresa Fecha. Vendedor:................................................... Plazo de Pago: .......................................... Monto U$S: ................................................. Monto GS: .................................................. Monto Real: ............................................... Monto Peso Argentino: ................................ REQUISITOS PRINCIPALES PARA SOLICITAR UN CREDITO. -Completar la Ficha de Cliente. -Fotocopia de RUC de la Empresa y fotocopia de C.I. De los Apoderados de la Empresa. -En caso de que exceda USD________ de crédito a sola firma, se solicitara co-deudor. -En caso de que exceda GS________ de crédito a sola firma, se solicitara co-deudor. -En caso de que exceda Real________ de crédito a sola firma, se solicitara co-deudor. -En caso de que exceda Peso Argentino________ de crédito a sola firma, se solicitara co-deudor. -En caso de no presentar co-deudor, solicitar firmar el contrato de prenda. -Operaciones mayores a USD_______: Garantía Hipotecaria, Prendaría, Co-deudor Excelente o Cheq. Certificado por Banco. -Operaciones mayores a GS_______: Garantía Hipotecaria, Prendaría, Co-deudor Excelente o Cheq. Certificado por Banco. -Operaciones mayores a Reales_______: Garantía Hipotecaria, Prendaría, Co-deudor Excelente o Cheq. Certificado por Banco. -Operaciones mayores a Peso Argentino_______: Garantía Hipotecaria, Prendaría, Co-deudor Excelente o Cheq. Certificado por Banco. -Declaraciones Juradas. (IVA de los seis últimos meses). -Extracto de Cuenta Corriente. (de los cuatro últimos meses). DATOS DE LA EMPRESA Razón Social:..........................................................................................RUC:...................................Antigüedad:… ………..... Dirección:............................................................................Barrio:...............................................Ciudad:........ ........................ / / Departamento:…………………………………………………Actividad Econômica: ..................…………………………………… Telefono:.............................................email:.............................................................................................................. ........................... APODERADOS 1) Nombre y Apellidos:..............................................................................................................................C.I.N°.................. .......... Nacionalidad:....................................Estado Civil………………………Dirección:..........................................................Nº:....... Casi…………………………………………………………………………………RUC……………………………… ………………….. Barrio:............................................................Ciudad:...............................................Departamento………… …………………… Teléfono Particular:..................................Teléfono Celular:..............................email:.............................................................. 2) Nombre y Apellidos:..............................................................................................................................C.I.N°.................. .......... Nacionalidad:....................................Estado Civil………………………Dirección:..........................................................Nº:....... casi…………………………………………………………………………………RUC……………………………… ………………….. Barrio:............................................................Ciudad:...............................................Departamento… Teléfono Particular:..................................Teléfono……………Celular:..............................email:.............. REFERENCIAS Bancarias 1. Teléfono: 2. Teléfono: Comerciales 1. Teléfono: 2. Teléfono: Personales 1. Teléfono: 2. Teléfono: CROQUIS Observación: Por el presente autorizo/amos a MATIZ S.A. en forma irrevocable, otorgando suficiente mandato en los términos del Art. 917Inc.A del Código Civil, para que, por propia cuenta o a través de empresas especializadas de nuestro medio, puedan recabar información en plaza referente a mi/ nuestra situación patrimonial, solvencia económica, o el cumplimiento de obligaciones comerciales, como así también, a la verificación, confirmación y/o certificación de los datos por mi/nosotros proveídos, a fin de que puedan contar con los elementos de juicio y análisis necesarios para la concesión del Crédito que me/nos encuentro/amos gestionando ante MATIZ S.A. Igualmente autorizo/amos a MATIZ S.A.. en forma irrevocable para que en caso de un atraso superior a los 90 días en el pago del presente crédito y/o cualquier otra deuda pendiente que mantenga/amos con MATIZ S.A. incluyan nuestro nombre en el registro general de morosos en empresas especializadas de nuestro medio. Esta autorización se extiende a fin de que pueda preverse ésta información a terceros interesados. Una vez cancelada la deuda en capital, intereses y demás accesorios, la eliminación de dicho registro será realizada en los términos establecidos en la Ley 1682/2000.- Autorizamos en forma exclusiva y con carácter irrevocable a las personas que más abajo se detallan a fin de que las mismas reciban las mercaderías o trabajos realizados mediante el uso de sus firmas en las notas de remisión y/o en las facturas de crédito en nombre y representación de nuestra empresa. NombreyApellido:..................................................Nombre y Apellido:............................................................ C.I.No..............................................................................C.I.No.:..................................................................... ........ Firma:.................................................................................Firma:.................................................................... ........... ................................................................. Firma del Apoderado ..................................................................... Firma del Apoderado RESUMEN DE REFERENCIAS PARA LA APROBACION DE CREDITO RESUMEN DE REFERENCIAS PERSONALES::_______________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ COMERCIALES:____________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ELABORADO POR: FECHA DE ELABORACION: