Presentación de PowerPoint

PRODETUR
Objetivos del seminario
> Gestión eficiente de eventos: captación,
organización y planificación de la actuación,
basándose en la estrategia.
> Poner en valor la capacidad de las relaciones
públicas como vehículo para el desarrollo turístico
y la promoción económica de una zona.
PRODETUR
Bloques temáticos
> Captación: comunicación en la empresa y
tipología de eventos.
> Organización: fases de un evento, cómo
rentabilizarlos, protocolo, restauración.
> Anexos
PRODETUR
CAPTACIÓN
Cualquier evento puede convertirse en una oportunidad para promocionar una
zona, proyecto, empresa o institución.
> Eventos propios: forman parte de la cartera de servicios de la empresa como
http://www.elchupete.com/en/contact // http://www.congresosec.org
> Organismos: Convention Bureau, Prodetur, Asociación Sevillana de Empresas
Turísticas, AJE, Organizaciones sectoriales…
>> http://festivalcinesevilla.eu/
> Eventos de captación de fondos: www.fundacionluisvives.org // www.cudeca.org
>> Patrocinio
> Eventos como acción de comunicación: post Jordi Carrió (ver materiales)
PRODETUR
BLOQUE 1
¿Qué es la comunicación?
PRODETUR
Objetivo del módulo
> Entender el sentido de la comunicación en la
empresa / institución.
> Conocer todos los aspectos necesarios para la
realización de cualquier tipo de evento de forma
profesional.
PRODETUR
Bloque 1: sumario
1. ¿Qué es la comunicación?
2. Tipos de comunicación
3. Funciones de la comunicación
4. Mix de comunicación
PRODETUR
1. ¿Qué es la comunicación?
Comunicación
Proceso por el cual se emite un mensaje,
comprensible por el receptor, a través de un
canal determinado.
PRODETUR
1. ¿Qué es la comunicación?
Importante
> Para que exista comunicación es necesario
el feedback.
PRODETUR
1. ¿Qué es la comunicación?
A
B
Información
PRODETUR
1. ¿Qué es la comunicación?
A
B
Comunicación
PRODETUR
1. ¿Qué es la comunicación?
A
B
Canal
Código
Mensaje
Interferencias
Comunicación
PRODETUR
1. ¿Qué es la comunicación?
> Si un árbol cae en mitad del bosque
y nadie lo ve, nadie lo oye, nadie lo
sabe... no ha caído ningún árbol.
Proverbio oriental
PRODETUR
1. ¿Qué es la comunicación?
Práctica
¿Por qué es importante la
comunicación para una empresa?
PRODETUR
2. Tipos de comunicación
> Comunicación personal (anexo II)
>> Verbal
>> No verbal
> Comunicación no personal o empresarial
>> Interna
>> Externa
>> Intermedia
PRODETUR
2. Tipos de comunicación
> Herramienta del marketing operativo:
>> Producto
>> Precio
>> Distribución
>> Comunicación
PRODETUR
3. Funciones de la comunicación
> Para iniciar / incrementar / mantener las ventas de un
producto o servicio (comunicación empresarial).
> Para posicionar una marca / individuo en el mercado
(comunicación institucional).
> Para abordar situaciones de crisis.
PRODETUR
3. Funciones de la comunicación
No existe la no comunicación
PRODETUR
3. Funciones de la comunicación
> Identidad corporativa
Aquello que quiere transmitir la empresa, institución u organismo.
> Imagen corporativa
Aquello que percibe el mercado de lo que es la empresa, institución
u organismo.
PRODETUR
3. Funciones de la comunicación
Cultura
corporativa
Identidad
corporativa
Política de
comunicación
PRODETUR
3. Funciones de la comunicación
Política de comunicación
> Inditex vs. campañas de publicidad
> El Corte Inglés vs. relaciones con los medios
> BBVA y la Responsabilidad Social Corporativa
PRODETUR
3. Funciones de la comunicación
Práctica
La empresa a juicio:
>> Identidad de la empresa
>> Imagen de la empresa
>> Política de comunicación
PRODETUR
PRODETUR
PRODETUR
PRODETUR
PRODETUR
PRODETUR
PRODETUR
PRODETUR
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Plan Estratégico de la empresa
Plan Marketing
Plan de Comunicación
RRPP / Eventos
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Herramientas de comunicación
Instrumentos utilizados para implementar las
estrategias de comunicación planteadas.
PRODETUR
4. Mix de comunicación
ABOVE THE LINE
> Publicidad
> Comunicación visual
> Patrocinio
> RRPP
> Gabinete de prensa: medios, línea editorial...
> Promoción
> Marketing directo
BELOW THE LINE
> Acciones con Redes Sociales y marketing viral
> Acciones Below the line: street marketing
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Importante
> Las herramientas de comunicación no son excluyentes,
puras ni se escogen al azar.
> Las herramientas de comunicación son instrumentos
que responden a un Plan de Comunicación.
PRODETUR
4. Mix de comunicación
ABOVE THE LINE
> Publicidad
> Comunicación visual
> Patrocinio
> RRPP
> Gabinete de prensa: medios, línea editorial...
> Promoción
> Marketing directo
BELOW THE LINE
> Acciones con Redes Sociales y marketing viral
> Acciones Below the line: street marketing
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Para organizar un evento, contamos con:
> RRPP
> Patrocinio
> Gabinete de prensa: medios, línea editorial...
> Publicidad
> Comunicación visual
> Acciones con Redes Sociales y marketing viral
> Acciones de Below the line: street marketing
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Publicidad
> Def.: Transmisión de información impersonal y
remunerada dirigida a un público objetivo a través de
algún medio de comunicación.
> Objetivo: estimular la demanda de un producto o
servicio.
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Publicidad
> Soportes:
>> Televisión: spots, patrocinio programas,
publirreportajes.
>> Radio: cuñas, patrocinio programas, monografías.
>> Cine: product placement, spots...
>> Publicidad exterior: vallas, marquesinas, lonas,
banderolas...
>> Prensa
>> Internet
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Comunicación visual
> Def.: elementos que dan personalidad
corporativa a la empresa, marca, material de
oficina, el lugar de trabajo, el establecimiento...
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Comunicación visual
> Posibilidades:
>> Identidad visual corporativa
· Manual de Identidad: logo, naming,
tarjetas, papel corporativo...
>> Interiorismo
>> Rótulos // Señalética
>> Web Corporativa
>> Escaparatismo
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Patrocinio
> Def.: protección de un determinado evento o
espacio con el fin de que se relacione la marca o
producto a una acción determinada.
> Objetivo: notoriedad de la empresa.
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Patrocinio
> Herramienta muy efectiva para públicos objetivos bien definidos.
> No confundir con la Responsabilidad Social Corporativa.
Patrocinio como fórmula para captar eventos
> La financiación privada en forma de patrocinio es una gran
alternativa para poder desarrollar proyectos de todo tipo.
>> Las empresas, al recibir muchas propuestas de
patrocinio, son cada vez más exigentes: dossier de
patrocinio.
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Patrocinio como fórmula para captar eventos
Dossier de Patrocinio:
1. Presentación de la entidad. ¿Qué hacemos?
2. Proyecto concreto. ¿En qué consiste?
3. Necesidades. ¿Por qué necesitamos patrocinadores? Buscar
patrocinadores parciales o pago en especie.
4. Contrapartidas. Qué contraprestaciones ofrecemos:
publicidad, desgravaciones fiscales, difusión, etc.
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Patrocinio como fórmula para captar eventos
Dossier de Patrocinio:
> Lenguaje claro y conciso.
> El documento debe contener información primordial y necesaria.
> Dossier fácil de leer y con imágenes de la propuesta.
> Creatividad y originalidad.
> Estrategia para enviar el dossier: investigación para ver a qué
tipo de empresas contactar.
(ver material)
PRODETUR
4. Mix de comunicación
RRPP
> Def.: actividad en la que, mediante gestiones personales o las
técnicas de comunicación y difusión, se informa sobre personas,
empresas e instituciones, tratando de prestigiarlas y de captar
voluntades a su favor.
> Objetivo: incrementar en popularidad y credibilidad.
PRODETUR
4. Mix de comunicación
RRPP
> Posibilidades:
>> Organización de eventos y actos.
>> Relación con organismos, competidores,
proveedores, clientes, empleados.
>> Lobby.
>> Presencia en Ferias.
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Gabinete de prensa
> Def.: enlace de la empresa con los medios de comunicación y
elaboración de piezas editoriales.
> Posibilidades:
>> Publicity: notas de prensa, históricos,
seguimiento medios, gestión de entrevistas...
>> Productos editoriales.
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Promoción
> Def.: conjunto de acciones diversas de tipo comercial
cuya utilización se sitúa en el marco general del
marketing.
> Objetivo: desarrollo de las ventas a corto plazo.
Estimulan la demanda.
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Promoción
> Posibilidades:
>> Merchandising
>> Expositores / Góndolas / Corners
>> Catálogos / Folletos / Volatinas
>> 2x1, 50% descuento…
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Marketing Directo
> Def.: procedimiento de transmisión directa de mensajes
publicitarios, escritos o impresos, a individuos seleccionados por un
medio de una distribución controlada.
> Objetivo: explotar una relación directa entre empresa y
potenciales clientes con el fin de promover un producto, servicio o
idea. Minimizar los riesgos que proceden de los intermediarios.
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Marketing Directo
> Posibilidades
>> Mailing
>> Buzoneo
>> Telemarketing
>> E-mailing
PRODETUR
4. Mix de comunicación
BELOW THE LINE
Web: marketing viral
> Listas RSS: www.elmundo.es // www.20minutos.es
> Blog: http://octaviorojas.blogspot.com.es/
> Redes sociales:
https://www.facebook.com/AyuntamientodeSevilla
http://www.youtube.com/user/Agenciaandaenergia
PRODETUR
4. Mix de comunicación
BELOW THE LINE
Web: marketing viral
> Web de campaña: www.caminantedigital.es (DGT) //
www.mispecialk.es (SpecialK).
> Posicionamiento a través de Bloggers: marcas de ropa
> Emailing viral: www.youtube.com/watch?v=hRdVg_JATII
(Amo a Laura- MTV)
PRODETUR
4. Mix de comunicación
BELOW THE LINE
Acciones en la calle
> FlashMob: http://www.labienal.com/programa/flashmob/:
http://www.youtube.com/watch?v=aQshHAC3lr8 //
http://www.youtube.com/watch?v=1yjjKlHHySc (T-Mobile)
> Street Marketing: http://www.youtube.com/watch?v=lqT_dPApj9U
(Coca Cola)
La mejor manera de hacer marca en internet y conseguir publicity
en los medios tradicionales.
PRODETUR
4. Mix de comunicación
Práctica
Herramienta
Producto
PRODETUR
BLOQUE 2
Relaciones públicas y reuniones de colectivos
PRODETUR
Objetivo del módulo
> Breve descripción de la tipología de eventos.
PRODETUR
Bloque 2: sumario
0. Introducción
1. Eventos promocionales
2. Eventos informativos
3. Eventos de intercambio de experiencias
4. Eventos formativos-didácticos
5. Eventos de refuerzo de relaciones sociales
6. Eventos de relaciones internas
7. Eventos de relaciones externas
PRODETUR
0. Introducción
> El éxito de la compañía va a depender, en gran
medida, de la imagen que se recibe.
> Proyectar una buena imagen supone que el
mercado tenga una valoración positiva de la
organización.
PRODETUR
0. Introducción
Las RRPP son una excelente herramienta de ayuda para
transmitir esa imagen. Pero para que funcionen, deben estar
insertas en un Plan de Comunicación, que transmita esa imagen
a los diferentes mercados y que además lo haga de forma
creíble.
> Un evento es una acción de Relaciones Públicas.
> Un evento puede estar compuesto por varios actos.
PRODETUR
0. Introducción
Entre los principales instrumentos que integran un Plan
de Comunicación, se encuentran las RRPP.
> Def. RRPP: conjunto de acciones planificadas y deliberadas
que tienen como finalidad crear o mantener una imagen
determinada de la empresa / institución ante distintos públicos.
Para conseguir esta meta, realizamos eventos.
PRODETUR
0. Introducción
OBJETIVO DE UN EVENTO
> Al empezar a planificar debemos preguntarnos primero
qué propósito se quiere alcanzar con dicho acontecimiento.
>> No definir los objetivos lleva a una pérdida de
efectividad importante.
> El objetivo de un evento varía según la entidad, el
contenido y el público.
> Es una forma de comunicación entre la entidad y el
cliente, ya sea interno o externo, lo que facilita la fidelización
frente a la competencia.
PRODETUR
Características de los diferentes tipos de
reunión de colectivos
La selección del tipo de evento debe responder a
objetivos concretos de la organización en cuanto a:
> Tipo de colectivo que desea reunir.
> Para qué desea reunirlos.
> Cómo abordar el tema central por el que se les reúne.
> Qué papel desempeñan dichos colectivos para la
organización.
PRODETUR
Clasificación de los diversos tipos de
reunión
> Eventos promocionales
> Eventos informativos
> Eventos de intercambio de experiencias
> Eventos formativos-didácticos
> Eventos de refuerzo de relaciones sociales
> Eventos de relaciones internas
> Eventos de relaciones externas
PRODETUR
1. Eventos promocionales
> Presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos,
inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para
conmemorar la fecha en que se creó la organización, networkings,
Fam-Trips, Workshops, exposiciones históricas o de productos en
ferias y salones.
> Se impulsa la venta del producto o servicio, y la presencia de la
organización en un entorno muy profesionalizado, a través de
demostraciones, exposiciones y contacto directo entre productores
y consumidores reales y potenciales.
PRODETUR
2. Eventos informativos
> Son aquellos que favorecen la transmisión de información,
tales como ruedas de prensa o Fam-Trips (cuando el
objetivo es llegar a la opinión pública a través de los medios
de comunicación) y como asambleas o convenciones, para
informar sobre cuestiones específicas a accionistas, socios y
trabajadores.
PRODETUR
3. Eventos de intercambios de experiencias
> Son eventos de carácter especializado en los que se tratan
temáticas específicas por expertos, que con su participación
aportan su experiencia, su conocimiento y, a su vez, reciben
la de los otros participantes:
>> Congresos
>> Jornadas
>> Encuentros
>> Simposio
PRODETUR
3. Eventos de intercambios de experiencias
Congresos
> Macro-reuniones en la que los temas son tratados por
especialistas, los cuales exponen sus experiencias, conclusiones o
recomendaciones a través de ponencias, mesas redondas y
comunicaciones.
> Constan de actos de inauguración y clausura oficiales, y de
comité de honor (con personalidades de la vida política o social),
comité científico y comité organizador.
PRODETUR
3. Eventos de intercambios de experiencias
Jornadas
> Reuniones técnicas cuyo fin es aportar información muy
específica de sectores particulares de trabajo e incluso ofrecer
instrucciones para el desarrollo de determinadas tareas o manejo
de nuevos productos, servicios, tecnologías...
> Si dura varios días, cada uno tratará una cuestión relacionada
con el tema central.
PRODETUR
3. Eventos de intercambios de experiencias
Encuentros
> Son reuniones de tipo gremial.
> Aglutina a expertos que tienen el mismo trabajo y se enfrentan a
las mismas situaciones cotidianas, problemáticas o no.
> Comparten sus experiencias, a modo de presentación de
alternativas, para elegir la mejor práctica o la que mejor se adapte
a cada uno de los participantes.
PRODETUR
3. Eventos de intercambios de experiencias
Simposio
> Reunión celebrada por especialistas en una materia.
> De carácter muy determinado por lo especializado del tema a
desarrollar, ya que en la mayoría de las ocasiones tiene carácter
monográfico.
> Pertenece a la serie de reuniones pequeñas entre un número
reducido de especialistas convocados expresamente para
examinar problemas muy delimitados.
PRODETUR
4. Eventos formativos-didácticos
Reuniones de colectivos cuya dinámica consiste en la discusión de
cuestiones relativas a sus estudios comunes, previa exposición por
parte de conferenciantes invitados que centran el tema.
> Seminarios
> Conferencias
> Mesas redondas
> Foro / coloquio
> Charlas
PRODETUR
4. Eventos formativos-didácticos
Seminarios
> Consisten en reuniones para efectuar estudios intensivos sobre
un tema específico, para que sea tratado por pequeños grupos de
trabajo que cuentan con un portavoz.
> Las sesiones de trabajo son intensas, ya que hay que presentar
resultados al final de la actividad.
PRODETUR
4. Eventos formativos-didácticos
Conferencias
> Disertación pública sobre un tema de interés común para el
colectivo reunido, a cargo de un experto reconocido.
> El contenido de la conferencia es producto de los esfuerzos de
investigación y aporte de ideas propias del conferenciante.
> Tras la cual se abrirá un turno de preguntas y respuestas.
PRODETUR
4. Eventos formativos-didácticos
Mesas redondas
> El principal objetivo es presentar enfoques diferentes e incluso
contrapuestos sobre un mismo tema.
> Se trata de estimular la participación del público asistente con los
diferentes puntos de vista.
> Debe tener como máximo 6 participantes, un moderador
presenta a los expositores y abre el coloquio posterior, regulando
las intervenciones en cuanto a tiempo.
PRODETUR
4. Eventos formativos-didácticos
Foro / coloquio
> Actividad que complementa a otras, como son cine, teatro,
conferencias...
> La primera acción centra el tema y el posterior foro o
coloquio permite el libre intercambio de ideas en un ambiente
informal, distendido, bajo la coordinación de un moderador.
PRODETUR
4. Eventos formativos-didácticos
Charlas
> Parecida a la conferencia o mesa redonda, se trata de las
más informal de las técnicas.
> Se pueden realizar intervenciones por parte del público
dirigidas al orador.
PRODETUR
5. Eventos de refuerzo de relaciones
sociales
> Son aquellos que tienen por objeto establecer o reforzar
relaciones de la organización con determinados públicos de
interés estratégico.
> También se utilizan como complemento y refuerzo de otras
actividades: clausura de eventos, inauguración...
>> Cócteles y recepciones.
PRODETUR
5. Eventos de refuerzo de relaciones
sociales
Cócteles y recepciones
> Se trata de eventos en los que la organización invita a un
grupo de personas que comerá y beberá de pie, lo que
permitirá que puedan moverse libremente y conversar con
quien deseen.
> La única diferencia entre cóctel y recepción estriba en el
carácter oficial de esta última.
PRODETUR
6. Eventos de relaciones internas
> Son eventos que incluyen acciones para favorecer las relaciones
con los públicos internos, generando motivación, comunicación
bidireccional y gestionando conflictos potenciales.
> Encontramos en este grupo los reconocimientos, las reuniones
internas (generales y específicas), en las que se abordarán
temas propios de la organización, de modo que la información
circule con naturalidad y se evite el surgimiento de rumores,
confusiones...
PRODETUR
7. Eventos de relaciones externas
> Son aquellos que propician reuniones de colectivos
orientadas a hacer más accesible la organización.
> Jornadas de puertas abiertas, visitas organizadas, etc
que acercan la organización a públicos externos, provocando
mayor conocimiento por parte de éstos.
PRODETUR
ORGANIZACIÓN y GESTIÓN
Planificar eficientemente un evento para conseguir el
objetivo previsto, de modo que éste sea rentable, tanto en
recursos de tiempo como financieros.
PRODETUR
BLOQUE 3
Fases de la organización de un acto
PRODETUR
Objetivo del módulo
> Pasos para organizar y desarrollar con eficacia
un acto. Qué elementos se han de tener en cuenta
antes, durante y tras la realización.
PRODETUR
Bloque 3: sumario
1. Información y coordinación
2. Planificación
3. Comunicación y confirmación
4. El escenario protocolario
5. Evaluación
6. Ejemplo
PRODETUR
Bloque 3: sumario
1. Información y coordinación
2. Planificación
3. Comunicación y confirmación
4. El escenario protocolario
5. Evaluación
6. Ejemplo
PRODETUR
1. Información y Coordinación
> Atención constante a lo que ocurre dentro de la
organización.
> Contacto permanente y relación fluida con los
responsables de instituciones y organismos públicos.
> Coordinación con los responsables de protocolo de los
organismos involucrados.
PRODETUR
2. Planificación
> Determinación del tipo de acto.
> Identificación del lugar donde se desarrollará el acto.
> Colocación de los anfitriones e invitados de honor.
> Programación de las intervenciones orales si las
hubiera.
> Diseño del recorrido por las instalaciones, si procede.
> Otros detalles: banderas, salutaciones...
PRODETUR
2. Planificación
2.1. El proceso de preparación
> Creación del equipo de trabajo. Preguntas típicas: fechas, lugar,
hora...
> Selección de invitados: en función de la empresa.
> Borrador del programa: horario, discursos, establecimiento de las
necesidades mínimas.
> Ensayos: todo debe funcionar a la perfección.
PRODETUR
2. Planificación
2.2. Previsión de las necesidades
> Invitaciones
> Aperitivo, café
> Seguridad
> Caravanas
> Vehículos
> Regalos
> Instituciones implicadas > Reparto trabajo equipo
> Azafatas
> Coordinación equipo
> Confirmaciones
> Lo inverosímil: paraguas, alergias...
> Megafonía y AV
> Instalaciones accesorias
> Placa y libro de honor > Catering, música...
> Web del evento
PRODETUR
2. Planificación
2.3. Detalles a tener en cuenta
> Tiempo que la autoridad puede dedicar al acto.
> Estudio del modelo de invitación.
> ¿Quién recibe a las autoridades?
> Protocolo: Consejo Admon., directivos, equipo de gobierno…
> Colocación del resto de las autoridades.
> Lugar y momento de la placa, cinta, regalo... Texto de la placa
conmemorativa. ¿Quién regala?
PRODETUR
2. Planificación
2.3. Detalles a tener en cuenta
> Breve presentación de la empresa.
> Reserva de asientos de las primeras filas.
> Momento de la firma del libro de honor.
> Movimiento de personas en el interior de la empresa.
> Visita de la autoridad acompañado de un grupo de personas
“reducido”. ¿Y el resto de invitados?
> Protocolo Policía: seguridad // itinerario // corte de calles.
PRODETUR
3. Comunicación y Confirmación
> Tipo de invitación: ¿quién lanza la convocatoria?
> Calendario del acto.
> Timing
>> El envío de las invitaciones comporta el cálculo
de tiempo necesario para que los invitados
confirmen su asistencia.
> Información final del equipo: novedades.
PRODETUR
4. El escenario protocolario
> El responsable debe conocer hasta el más mínimo
detalle.
> Una vez aprobada la disposición final, el responsable
debe comunicarlo a su superior para aclarar las dudas
que puedan surgir.
> Cambios de última hora.
> Imprevistos: el arte de la improvisación.
PRODETUR
5. Evaluación
> Control de asistentes.
> Funcionamiento del dispositivo, catering...
> Felicitaciones.
> Imprevistos acaecidos.
> Apariciones en prensa.
PRODETUR
6. Programa del acto conmemorativo del
vehículo 10 millones de SEAT
12.00 h
Llegada de S.A.R. El Príncipe de Asturias a las oficinas centrales, fábrica de
Martorell.
>> Saludo autoridades.
>> Saludo directivos SEAT.
12.05 h
Descubrimiento de la placa conmemorativa de la visita y presentación de la
fábrica y centro técnico de Martorell.
12.15 h
Visita a la fábrica en Microbús.
12. 25 h Final de la vista en el taller 11, revisión Final. Salida del coche 10 MM.
Recorrido por la pista de pruebas.
PRODETUR
6. Programa del acto conmemorativo del
vehículo 10 millones de SEAT
12.35 h
Llegada a la carpa instalada para el acto.
12.40 h
Palabras del Presidente de SEAT
>> Entrega de llaves al empleado afortunado en el sorteo.
>> Vídeo conmemorativo.
>> Saludo al comité de empresa e invitados.
>> Vino español
13.15 h
Despedida de autoridades.
PRODETUR
BLOQUE 4
¿Cómo rentabilizar los eventos profesionales?
PRODETUR
Objetivo del módulo
> Puntos necesarios para optimizar el evento.
Nuevos conceptos.
PRODETUR
Bloque 4: sumario
1. Bases de datos y convocatorias
2. Evaluación de resultados: seguimiento,
monitorización, elaboración de memoria
3. Previsión y control de gastos
4. Tendencias: networking - speednetworking,
Redes Sociales
PRODETUR
1. Bases de datos y convocatorias
> Es necesario disponer de una base de datos amplia de las
empresas, instituciones o prescriptores de la zona:
>> Compra
>> Creación por la empresa
· Una Base de Datos NO es un excel.
> No valen todos los contactos: se han de segmentar al
máximo para llegar al perfil de empresa y asistente
adecuado.
> Incluir siempre clientes pasados, reales o potenciales en
esa convocatoria, según el enfoque del evento.
PRODETUR
1. Bases de datos y convocatorias
Convocatoria
> Diseño y confección de la convocatoria digital. A ser posible,
inscripción online.
>> Pasarela de pago segura.
· Excepciones en la que se requiere invitación física.
> Búsqueda del espacio según convocatoria y posible asistencia:
fórmula del 60-40 // 70-30
> Salida de la convocatoria online: plataforma de envío masivo
(Groupmail, Ab-Mailing, Sinermail…)
>> Ver los resultados de apertura e interés de los
receptores.
PRODETUR
1. Bases de datos y convocatorias
Convocatoria
> Dos oleadas de convocatoria escrita: planificación y
confección de los e-mails automatizados de las respuestas
a las inscripciones y recordatorios a todos los inscritos al
evento.
> Difusión en medios de comunicación del perfil.
> Difusión del evento en las redes sociales.
> Difusión del evento en web propia o blog.
> Análisis y mejora de las acciones de difusión realizadas.
PRODETUR
1. Bases de datos y convocatorias
Convocatoria. Importante:
> Siempre confirmar con llamada a los VIP’s
> Si estamos interesados en la asistencia de una
persona en concreto, partimos del calendario de dicho
invitado.
> Calendario: según el evento.
> Diferencias entre invitado y asistente.
PRODETUR
2. Evaluación de resultados
Seguimiento durante el evento
> Es necesario realizar un examen durante la celebración
del mismo.
>> Mejora la calidad del trabajo.
> Esto implica una inspección directa y constante sobre
cómo se está desarrollando el evento, tanto antes como
durante el ceremonial.
>> Cumple los objetivos.
>> Coordinación de los elementos que intervienen en el
evento.
PRODETUR
2. Evaluación de resultados
Seguimiento durante el evento. Debe controlarse:
> La distribución de la documentación.
> Las tareas de cada miembro del equipo.
> Que los proveedores cumplen con tiempos y servicios.
> Alojamiento de invitados, comprobar las salas, equipos
audiovisuales, etc.
> Recepción de invitados y autoridades.
> Cumplimiento del programa.
> Evitar que los costes no sobrepasen lo presupuestado.
PRODETUR
2. Evaluación de resultados
Evaluación del evento
> Una vez finalizado el evento, debemos estudiar las impresiones
de los asistentes y las opiniones de los organizadores
(promotores, expositores…).
>> Organizador: examen de la ejecución. Reunión con
todas las partes participantes.
>> Asistente: encuesta de satisfacción (ver materiales).
> Encuesta de satisfacción y analizar el resultado de las mismas.
> Para evaluar: contrastamos los resultados de las encuestas,
recogemos estadísticas, comparamos estos resultados con los de
eventos anteriores…
PRODETUR
2. Evaluación de resultados
Evaluación del evento
Estudiar los resultados en el aspecto económico:
> ¿Fueron buenas las previsiones? ¿Cómo se hicieron?
> ¿El presupuesto inicial fue bajo o alto?
> ¿En qué puntos ha sido escaso el presupuesto y por qué?
Ponentes, equipos audiovisuales, material gráfico,
actividades complementarias, restauración, etc…
PRODETUR
2. Evaluación de resultados
Monitorización
Estudiar todos los datos para transformarla en información
útil para la organización: encuesta de satisfacción de los
asistentes, repercusión en medios de comunicación,
convocatoria/asistentes, resultados económicos…
> Ningún dato es útil si de ellos no obtenemos conclusiones
que nos faciliten soluciones de mejora.
PRODETUR
2. Evaluación de resultados
Elaboración de una memoria
Toda la información de esta evaluación se recoge
en un Informe de Resultados.
>> Visual clara de lo realizado.
>> Justifica el trabajo ante inversores.
>> Justifica el trabajo ante clientes.
PRODETUR
3. Previsión y control de gastos
Previsión
> Antes de realizar cualquier evento, deben estudiarse los
posibles gastos que éste ocasione.
>> Fondos propios.
>> Financiación (patrocinadores): Dossier de
Patrocinio y estimación de costes.
(Ver materiales: previsión y modelo de presupuesto)
> Revisión periódica del presupuesto.
> Cualquier gasto adicional resta rentabilidad.
PRODETUR
4. Tendencias
Networking
> Encuentros de Negocios muy en boga por Asociaciones de
Empresarios, Agencias de Desarrollo…
> Consiste en establecer una red profesional de contactos para:
dar a conocer nuestro negocio; escuchar y aprender de los
demás; encontrar posibles colaboradores, socios, inversores…
>> Para organizador: buscar la promoción y la activación en
las relaciones comerciales de un sector/zona.
>> Para asistente: visibilidad y mejorar la red de contactos.
> Características sala y programa.
PRODETUR
4. Tendencias
Speednetworking
> Citas rápidas para empresarios: encuentros de sectores afines
en los que cada participante tiene dos minutos de charla con otro
participante, hasta que suene la campana y cambie de sitio.
>> Para organizador: buscar la promoción y la
activación en las relaciones comerciales de un
sector/zona.
>> Para asistente: claro lo que quiere contar y
encontrar.
> Disposición de la sala y control de tiempos.
PRODETUR
4. Tendencias
Redes Sociales
> Utilizar las redes sociales para difundir el evento.
>> Son una herramienta más de comunicación.
> Vamos a ver los más útiles para la Gestión de eventos.
BLOG y WEB 2.0
> Incluye toda la información del evento: ponentes, participantes,
ponencias, ediciones anteriores, Foro, login para inscritos, versión
en otros idiomas…
> El blog corporativo apoya a la web: post semanales o
quincenales que generen interés sobre el evento.
PRODETUR
4. Tendencias
Redes Sociales
FACEBOOK
> Página, no perfil.
> Objetivo: generar tráfico a la web y llegar a más público.
· Google+: muy orientado a negocios y empresas pero con
usos similares a Fb. Se indexa en Google.
PRODETUR
4. Tendencias
Redes Sociales
TWITTER
> Explica qué te pasa al momento.
> Objetivo: generar expectación, crear convocatoria,
sensación directo (Twittear evento), aumentar notoriedad
(hashtag), contestar inmediatamente a cualquier duda.
PRODETUR
4. Tendencias
Redes Sociales
YOUTUBE
> Canal propio para emitir videos del evento.
· Emisión en streaming en la web.
LINKEDIN
> La mayor base de datos de profesionales del mundo.
> Usos: grupos de discusión de los temas debatidos en el
evento, generar contactos comerciales tras el Encuentro,
detectar oportunidades de negocio…
PRODETUR
4. Tendencias
Redes Sociales
PINTEREST
> Compartir, encontrar y organizar fotografías a través de
lienzos temáticos.
> Uso: sólo si se trata de un evento muy visual, como una
Muestra, Feria…
> Estudio reciente: por delante de Fb en comercio
electrónico. Muy afín a mujeres jóvenes.
PRODETUR
BLOQUE 5
Protocolo y Ceremonial
PRODETUR
Objetivo del módulo
> Aprender a aplicarlo a eventos privados y/o
institucionales.
PRODETUR
Bloque 5: sumario
1. Definición
2. Tipos de protocolo
3. Normas
4. Conceptos básicos del protocolo oficial
5. Banderas
PRODETUR
1. Definición
Protocolo
Conjunto de reglas precisas que rigen el ceremonial.
> Es más que normas escritas.
> Reconoce los privilegios o precedencias de la autoridad.
> Reglas rígidas y poco flexibles.
> Sentido común y sin exageraciones.
Ceremonial
El ambiente y la solemnidad que debe rodear a los actos oficiales. El evento.
PRODETUR
Familia Real en 2005
PRODETUR
Zapatero y Rajoy (escalera)
Rajoy y Rubalcaba (escalera)
PRODETUR
Foto Gobierno José Montilla
PRODETUR
Congreso (organizador privado con autoridad pública -Cantabria)
PRODETUR
2. Tipos de protocolo
Tipología 1
> Privado: dirigido a la persona. Organizado por una empresa. No
tiene por qué seguir las mismas normas que el Protocolo Público y
de Estado.
> Público: dirigido a la persona oficial que ostenta una
representación ceremonial.
>> De Estado: Jefes de Estado, Papa, Monarcas, Presidentes
del Gobierno.
>> De Cancillería: diplomáticos.
PRODETUR
2. Tipos de protocolo
Tipología 2
> Protocolo social: hace referencia a la organización de eventos de carácter
familiar, así como a la imagen, la etiqueta, los buenos modales.
> Protocolo ceremonial:
>> Actos oficiales
>> Actos no oficiales
>> Uso de las banderas
>> Familia Real
>> Precedencia
>> Recepciones...
PRODETUR
2. Tipos de protocolo
Tipología 2
> Protocolo ceremonial:
>> Actos oficiales: organizados por una entidad pública y
cuenta con la presencia de autoridades procedentes de distintos
ámbitos.
>> Actos no oficiales: desarrollados por instituciones de
carácter privado.
>> Acto público: para un gran número de personas.
>> Acto privado: reducido número de personas, sin mucha
formalidad.
PRODETUR
2. Tipos de protocolo
PRÁCTICA 4
Tipología 2
> Una boda
> Una recepción al Rey
> Almuerzo privado organizado por un Ayuntamiento para un
embajador.
> Inauguración de una oficina bancaria.
> Almuerzo entre los directores de una empresa.
PRODETUR
3. Normas de protocolo
El protocolo se basa en el respeto, el sentido común, la costumbre y la
ley. Tres normas:
A. Normas de carácter moral: aquellas que vienen exigidas por la
educación y el respeto a los semejantes. Ej: saludar al entrar.
B. Normas de carácter social: nacen de costumbres y usos vigentes en
cada sociedad (historia). Normas de etiqueta o reglas convencionales. Ej:
descalzarse en un templo musulmán.
C. Normas de carácter jurídico: dictadas por el Estado. Ej: R.D. 2099/83
PRODETUR
4. Conceptos básicos del protocolo oficial
4.1. Un poco de historia
Hispania
> Monarquía visigótica y asturiana: los monarcas eran ungidos y
coronados.
> Monarquía Navarra: los monarcas son alzados sobre un escudo.
> Monarquía leonesa: los monarcas juraban y eran,
posteriormente, investidos.
> Monarquía castellana: los monarcas eran proclamados ante el
pueblo. Tradición vigente hasta nuestros días.
PRODETUR
4. Conceptos básicos del protocolo oficial
4.1. Un poco de historia
Dinastía de los Habsburgo (Carlos I)
> Traen a España el llamado “Uso de Borgoña”.
>> Protocolo fastuoso. Rey=semidivino.
>> Orden riguroso: todo escrito.
>> Uniformidad en la celebración de los actos.
> Felipe II: 1586- Pragmática de Precedencias.
>> Adapta el protocolo de Borgoña a los usos castellanos.
> Felipe IV: “Conductor de Embajadores”.
PRODETUR
4. Conceptos básicos del protocolo oficial
4.1. Un poco de historia
Dinastía de los Borbon-Anjou (Carlos II sin descendencia)
> Felipe V: da un aire menos protocolario a España, con la llegada del
protocolo francés.
> Carlos III: entrada del himno y la bandera.
> José Bonaparte: innovó el protocolo español. 1809- “Etiquetas”:
establece precedencias en cada una de las siete salas del Palacio Real.
> Isabel II: Primeras legislaciones sobre protocolo (1856-1861).
> Alfonso XIII: Orden del rey sobre el desfile de los besamanos, la
bandera y el himno... (1908).
PRODETUR
4. Conceptos básicos del protocolo oficial
4.1. Un poco de historia
Gobierno del General Franco
> Franco: Decreto sobre Precedencias y Ordenación de
Autoridades y Corporaciones (1968). Establece un organigrama de
Estado para perpetuar la situación política.
Monarquía Parlamentaria
> Real Decreto 2099/83: actualmente nos regimos por este
documento. Sólo en actos oficiales.
PRODETUR
4. Conceptos básicos del protocolo oficial
4. 2. Jefe de Estado
Artículo 56
> El Rey es el Jefe del Estado, símbolo de su unidad y permanencia, arbitra y modera el
funcionamiento regular de las instituciones, asume la más alta representación del Estado
español en las relaciones internacionales, especialmente con las naciones de su
comunidad histórica, y ejerce las funciones que le atribuyen expresamente la Constitución
y las leyes.
Artículo 64
> Los actos del Rey serán refrendados por el Presidente del Gobierno y, en su caso, por
los Ministros competentes. La propuesta y el nombramiento del Presidente del Gobierno,
y la disolución prevista en el artículo 99, serán refrendados por el Presidente del
Congreso.
PRODETUR
4. Conceptos básicos del protocolo oficial
4.2. Jefe de Gobierno
> El Presidente es el Jefe del Gobierno. Como líder del partido político
dominante en el Parlamento, le cabe la responsabilidad de sus propias acciones,
así como las del Gobierno.
> Tras la elección del Presidente, éste debe presentar su programa al Congreso
de los Diputados y recibir un voto de investidura por mayoría absoluta, antes de
poder ser nombrado en su puesto por el Rey (art. 99).
> Si el Presidente muere o se encuentra fuera del país, le corresponde al
Vicepresidente asumir las funciones de Jefe de Gobierno. El Vicepresidente
puede también asumir otras funciones, a discreción del Presidente.
PRODETUR
4. Conceptos básicos del protocolo oficial
4.3. Símbolos del Estado
> Representan al Estado español, conjuntamente o de
manera individual.
> Aparecen recogidos en la Constitución.
> Los símbolos del Estado son:
>> La bandera
>> El escudo
>> El himno
PRODETUR
4. Conceptos básicos del protocolo oficial
4.4. Tratamientos
> Tratamiento: título de cortesía que se da a una persona por razones de cargo
o categoría.
· Tratamiento de cargo: se pierden al cesar.
· Tratamiento personal: carácter vitalicio. Muchos no son heredables ni
utilizables por cónyuges o descendientes.
> Regulación de los tratamientos
>> Oficiales: por la ley.
>> No oficiales: por la educación y la cortesía.
> En la mayoría de los casos es aceptable utilizar Señor seguido del cargo.
> Tantos tratamientos como el tipo de títulos, cargos o méritos.
PRODETUR
4. Conceptos básicos del protocolo oficial
4.4. Tratamientos
Tratamiento Familia Real (RD 1368/1987):
> Rey - Reina y consorte de la reina: Majestad
> Consorte del rey: Alteza Real
> Príncipe - Princesa de Asturias: Alteza Real
> Infantes de España (hijos del rey que no tienen la condición de Príncipe de
Asturias e hijos de éste): Alteza Real
> Regente: Alteza
> Grandes de España (hijos de los infantes): Excelencia
> Esposos de las Infantas: no establece tratamiento
PRODETUR
4. Conceptos básicos del protocolo oficial
4.4. Tratamientos
Tratamiento que reciben otras personalidades:
> No recogido en normas jurídicas, según el colectivo al
que pertenecen.
> No es legalmente obligatorio, es conveniente dirigirse a
ellas utilizando dichos tratamientos.
PRODETUR
Tratamientos Reales y otros títulos
> Reyes y Emperadores: Su Majestad, Vuestra Majestad. Abrev.:
S.M. Otros: Señor / Señora.
> Príncipes e Infantes: Su Alteza Real, Vuestra Alteza Real.
Otros: Señor / Señora / Alteza. Este cargo lo ostenta el Príncipe,
las Infantas y cualquier persona a la que el Rey conceda este
tratamiento (familia). Abrev.: S.A.R.
> Marqueses, Barones, Duques y Condes: Excelencia. Otros:
Señor / Señora.
> Grandes de España: Excelencia. Otros: Señor / Señora.
> Grandes Cruces de todas las Órdenes: Excelencia. Otros:
Señor / Señora.
PRODETUR
Cargos Públicos
> Presidente y Vicepresidente del Gobierno: Excelencia. Otros:
Señor Presidente – Vicepresidente.
> Ministros y diputados: Excelencia. Otros: Señor Ministro, Sr.
Diputado.
> Presidentes Congreso, Senado, Tribunal Constitucional,
Consejo General del Poder Judicial: Excelencia. Otros: Sr.
Presidente.
> Embajadores: Excelencia. Otros: Sr. Embajador.
> Presidentes CCAA: Excelencia. Otros: Sr. Presidente.
PRODETUR
5. Banderas
> La bandera de España deberá ondear en el exterior y
ocupar el lugar preferente en el interior de todos los
edificios públicos.
> En las CCAA, cuyos estatutos reconozcan una bandera
propia, ésta se utilizará conjuntamente con la bandera de
España en establecimientos de la Administración (central,
institucional, provincial, municipal…).
PRODETUR
5. Banderas
Si Ayuntamientos, Diputaciones u otras Corporaciones
públicas utilizan sus propias banderas, lo harán junto a la
bandera de España en los términos siguientes:
> Si junto a ella se utilizan otras banderas, la bandera de
España ocupará lugar preeminente y de máximo honor,
y las restantes no podrán tener mayor tamaño.
PRODETUR
5. Banderas
Se entenderá como lugar preeminente y de máximo
honor:
> Cuando el número de banderas es IMPAR, en posición
central.
Comunidad Autónoma
España
Ciudad
PRODETUR
5. Banderas
> Si el número es PAR, de las dos posiciones que ocupa
el centro, la de la derecha de la presidencia si la
hubiere.
España
Comunidad Autónoma
PRODETUR
5. Banderas
Si una empresa privada tiene bandera propia, no
deberá mezclarse con las banderas públicas. Según la
ubicación de la sala, aparecerán a un lado las privadas y
al otro las públicas; o bien, la bandera privada algo más
adelantada que las públicas.
PRODETUR
BLOQUE 6
Catering y restauración
PRODETUR
Objetivo del módulo
> Afrontar y organizar el lado más social del acto,
para que todos los invitados ocupen su lugar.
PRODETUR
Bloque 6: sumario
1. Eventos con servicio de catering y
restauración
2. Tipos de mesas
3. Ejemplos de mesas
PRODETUR
1. Eventos con servicio de catering o
restauración
> Son todos aquellos eventos en los que se ofrece comida y
bebida:
>> Coffee-break: tetenpié que se suele dar dos veces al día, a
media mañana y a media tarde.
>> Almuerzos y cenas: comidas sentadas.
>> Buffet.
>> Cóctel y recepción: los invitados permanecen de pie. El
cóctel suele ser privado; la recepción, oficial y formal.
· Recepción: 2 horas, aprox.
· Cóctel: puede extenderse.
PRODETUR
1. Eventos con servicio de catering o
restauración
> Diferencias de la comida de pie sobre la sentada:
>> Permite más invitados en el mismo espacio.
>> Más facilidad de establecer relaciones entre los invitados.
>> No se les sienta según normas protocolarias de presidencia
y precedencia.
>> 30 minutos antes del fin del Cóctel o Recepción, se suprime
gradualmente la comida.
>> Comida y bebida sencilla (manos).
PRODETUR
1. Eventos con servicio de catering o
restauración
Movimientos de los invitados
> Buffet
>> Cóctel en el que la gente come sentada, la comida
está dispuesta en mesas (reposiciones) y los invitados se
sirven.
>> Movimiento de los invitados para servirse:
· Mesa pegada a la pared: de izquierda a derecha.
· Mesa en el centro: de derecha a izquierda.
PRODETUR
1. Eventos con servicio de catering o
restauración
Movimientos de los invitados
> Buffet
Movimiento de los invitados para servirse
Mesa pegada a la pared
Mesa en el centro
PRODETUR
1. Eventos con servicio de catering o
restauración
Movimientos de los invitados
> Cóctel // Recepción
>> “El burro y la zanahoria”: distribuir la comida y bebida a
través de los camareros. Presentar las bandejas en
lugares opuestos.
>> “Guardia urbano”: se colocará una persona en la
entrada, para que dirija el tráfico de los invitados y los
salones se llenen de manera uniforme.
PRODETUR
2. Tipos de mesas
> Mesa rectangular: la más antigua, es también la más utilizada,
pues nos permite una clara definición de las presidencias.
> Mesa en parábola u ovalada: es una modificación de la anterior,
con terminación semicircular u oval, de los extremos.
> Mesa redonda: utilizada en pequeñas comidas y banquetes,
pues no permite grandes dimensiones.
> Mesa cuadrada: la menos utilizada (excepto en restaurantes).
Uso restringido a comidas muy íntimas de cuatro u ocho personas.
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Colocación de cabeceras o presidencias en mesas
rectangulares e imperiales
> Las presidencias han de estar situadas una enfrente de la otra.
Es el lugar de los anfitriones.
> Existe una primera presidencia (la del anfitrión) y una segunda, la
del segundo anfitrión (anfitriona en protocolo social).
> Históricamente: la primera presidencia estaba situada frente a los
ventanales del salón. La segunda, frente a la entrada del servicio.
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Sistema francés
Presidencias en el centro de la mesa
Entrada
servicio
Presidencia 1
Presidencia 2
PRODETUR
puertas
2. Tipos de mesas
Sistema francés
> Ventajas:
>> Favorece la conversación importante, al estar las dos
presidencias situadas enfrente.
>> Permite una agrupación de los invitados de mayor
categoría, ubicados de derecha a izquierda de las
presidencias.
>> Las personas importantes pueden hablar entre sí.
Por ello, es el sistema mayoritariamente usado en comidas
oficiales.
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Sistema francés
> Inconvenientes:
>> Perjudica la conversación en los
extremos.
>> Los invitados de menor categoría se relegan a
los extremos (comparsa del centro).
>> Resalta las categorías.
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Sistema inglés
Presidencias situadas en los extremos de la mesa.
Presidencia 2
Presidencia 1
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Sistema inglés
> Ventajas:
>> Conversación más uniforme y general, pues las
presidencias están en las puntas y a su alrededor los
invitados principales.
>> Se producen dos polos de conversación. Los invitados
menos importantes (centro), les es más fácil incorporarse a
la conversación.
>> Disimula las categorías.
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Sistema inglés
> Inconvenientes:
>>Los invitados relevantes quedan alejados con el
largo de la mesa.
· El anfitrión no puede hablar con el
invitado principal.
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Colocación de los comensales
> Para la colocación en la mesa de los comensales existen dos
sistemas:
A. Agujas del Reloj
B. Cartesiano o equis
Comidas sociales: el primero es válido tanto para las comidas con
señoras, como para las de caballeros o señoras solos. El segundo,
es válido única y exclusivamente cuando todos los comensales son
señoras o caballeros.
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Colocación de los comensales
A. Agujas del Reloj
La colocación sigue el movimiento de las agujas del reloj; es decir,
en una especie del espiral o de círculos concéntricos, alrededor de
los anfitriones, o de las presidencias, los comensales son situados:
derecha de la primera presidencia, izquierda de la primera
presidencia, derecha de la segunda presidencia, izquierda de
la segunda presidencia, sucesivamente.
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Agujas del reloj
Presidencia francesa sólo caballeros o señoras
6
7
2
3
P1
P2
1
4
5
8
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Agujas del reloj
Presidencia francesa con caballeros y señoras
4
C
B
1
P1
P2
A
2
3
D
PRODETUR
Números:
caballeros
Letras: señoras
2. Tipos de mesas
Agujas del reloj
Presidencia inglesa sólo caballeros o señoras
P2
3
4
7
8
6
5
2
1
P1
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Agujas del reloj
Presidencia inglesa con caballeros y señoras
P2
1
2
C
D
4
3
B
A
P1
PRODETUR
Números:
caballeros
Letras: señoras
2. Tipos de mesas
Colocación de los comensales
B. Cartesiana o en X
Sigue la forma de una x:
Derecha de la primera presidencia, derecha de la
segunda presidencia. Izquierda de la primera presidencia,
izquierda de la segunda presidencia.
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Sistema cartesiano
Presidencia francesa con caballeros (o sólo señoras)
7
6
3
2
P1
P2
1
4
5
8
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Sistema cartesiano
Presidencia inglesa con señoras (o sólo caballeros)
P2
B
D
F
H
G
E
C
A
P1
PRODETUR
2. Tipos de mesas
¿Qué sistema utilizar?
> Hoy día se utiliza el sistema (Reloj o Cartesiano) que mejor nos
venga según: si queremos mezclar invitados de diferente género;
si es una comida social con un perfil de asistentes muy tradicional;
si es una acto oficial…
> En un acto de trabajo (sea oficial o no oficial), los invitados se
sientan en función de su rango/puesto, no en función de su género
(sólo sirve para los acompañantes).
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Colocación de los comensales
Consejos prácticos para la distribución:
> Se intentará que las mujeres no queden en los extremos de las
mesas. Se cerrará con hombres (acto social, oficial o no oficial).
> En la medida de lo posible, no se sentarán dos mujeres juntas ni
dos hombres juntos (acto social, oficial o no oficial).
> Los mejores asientos se reservan para las personas de mayor
edad o rango. Los asientos más alejados, para los más jóvenes.
PRODETUR
2. Tipos de mesas
Colocación de los comensales
Consejos prácticos para la distribución:
> La mujer casada, a igualdad de rango, precede a la soltera (acto
social).
> El invitado extranjero precede al nacional.
> Los familiares de los anfitriones, muchas veces son desplazados
por debajo del lugar que les corresponde para dejar un mejor
asiento a los invitados (acto social, no oficial).
PRODETUR
3. Ejemplos
Mesa Presidencial Rectangular en evento (no comida)
SISTEMA LINEAL
> No siempre hay una mesa porque se utiliza para recibimientos,
recepciones oficiales, bancos en una iglesia…
> No se está en el centro exacto de la mesa, sino que se parte de
la entrada de los invitados o el pasillo:
Puerta
P1
1
2
3
PRODETUR
4
5
3. Ejemplos
Mesa Presidencial Rectangular en evento (no sólo comida)
ALTERNANCIA
> Tomando como punto de referencia el que preside,
correlativamente de derecha a izquierda.
> Se utiliza, generalmente, con mesa.
PRODETUR
3. Ejemplos
Mesa Presidencial Rectangular en evento (no sólo comida)
Alternancia // Presidencia unipersonal
5 3
1
P
2
4
PRODETUR
6
3. Ejemplos
Mesa Presidencial Rectangular
Alternancia // Presidencia bipersonal con Presidencia en anfitriones con
invitados de honor (no ceden presidencia)
3
1
IH1
P1 P2 IH2
2
PRODETUR
4
3. Ejemplos
Mesa Presidencial Rectangular
Alternancia // Presidencia bipersonal invitados de honor más anfitriones (ceden
presidencia)
3 1
P1
IH1 IH2 P2
PRODETUR
2
4
3. Ejemplos
Mesa Presidencial Rectangular
Alternancia // Presidencia bipersonal (REYES)
3 1
REY REINA
PRODETUR
2 4
3. Ejemplos
Mesa Presidencial en evento (no sólo comida)
MIXTO
> Se mezcla alternancia y lineal para cada una de las mesas
distintas que hay.
> Dentro de una misma mesa no se pueden mezclar ambos
sistemas.
> Generalmente se utiliza para mesas en U.
PRODETUR
3. Ejemplos
Mesa en U
1
P
2
17
7
16
25
PRODETUR
3. Ejemplos
Mesa redonda
> Menos frecuente que la rectangular.
> Usada en comidas de gala o banquetes de mesas múltiples con
esta forma.
> Situada siempre en el centro, con las restantes mesas a su
alrededor.
> Su forma y ubicación central limitan su número de comensales.
>> En la misma mesa, se sientan los comensales del
mismo rango.
> Los números óptimos son 6 y 10 comensales.
PRODETUR
3. Ejemplos
Mesa redonda en alternancia
P1
IH1
1
2
IH2
P2
PRODETUR
3. Ejemplos
Disposición de la sala
> En U. Las mesas/sillas forman una U dejando abierta la parte frontal
para el ponente.
> En O. Configuración cerrada de mesas/sillas de modo que todos los
asistentes quedan en el campo de visión del resto.
> En teatro. Las sillas se disponen en filas orientadas hacia el lugar
donde se hará la exposición.
> En escuela. Los asistentes se colocan en fila con una mesa.
> Otras. En peine, en T, en grupos (workshops), mesas/sillas en línea
(speednetworking)…
PRODETUR
En U
PRODETUR
En O - en círculo
PRODETUR
En teatro
PRODETUR
En escuela
PRODETUR
En grupos
PRODETUR
En línea (con o sin mesa)
PRODETUR
Mesa en peine
PRODETUR
Mesa en T
PRODETUR
3. Ejemplos
Práctica 5
PRODETUR
Anexo 1
Mantelería. Distribución de cubiertos, vajilla y
cristalería
PRODETUR
1. Servicios de mesa
Mesas
> Se cubren con un mantel blanco o de un color pastel
discreto.
>> Preferiblemente liso o con discretos bordados y
de algodón.
>> Debe cubrir al menos un tercio de la distancia
que hay entre la mesa y el suelo.
> Si las mesas son de madera o muy delicadas: muletón u
otra protección (calor, golpes, que amortigüe ruido).
PRODETUR
1. Servicios de mesa
Servilletas
> A juego con el mantel (color, tejido, diseño).
> Lo recomendable es colocarlas al lado del plato, pero se
pueden poner también sobre el plato, en forma de triángulo
o rectangular. Nunca metidas en la copa.
>> Si van al lado del plato: a la izquierda o derecha del
plato, aunque los más estrictos indican que el lado
derecho sólo es para dejarla al terminar o para hacer
una pausa.
PRODETUR
1. Servicios de mesa
> El servicio de mesa debe ser renovado por completo
después de la finalización de cada comida.
> El espacio entre invitados será (como mínimo) de 80
cms., aunque estas medidas pueden variar si contamos con
espacio suficiente para dejar mayor holgura.
> Lo primero que se coloca es el bajo-plato o plato
"base". Si los platos cuentan con un logotipo o adorno del
establecimiento, éste quedará frente al cliente y bien
centrado.
PRODETUR
PRODETUR
1. Servicios de mesa
Cubiertos
> Derecha del plato: el cuchillo con el filo hacia dentro, las
cucharas con la concavidad hacia arriba, y la pala de
pescado.
> Izquierda: los tenedores, con los púas hacia arriba.
> Todos los cubiertos de sitúan por orden de utilización: los
exteriores son los primeros que se utilizan; los más
cercanos, los últimos.
> Separación: 2 ó 3 cms. del plato. Nunca tocan el plato.
PRODETUR
1. Servicios de mesa
Cubiertos
> En ciertas ocasiones: tenedor de tamaño medio que sirve
para tomar los aperitivos y entrantes ("tenedor de
principios“).
> Los cubiertos de postre se sitúan en la parte superior del
plato, a unos 2 cms., en este orden: cuchillo, tenedor y
cucharilla con los mangos intercalados (mango hacia a la
derecha el primero, hacia la izquierda el segundo y el
tercero de nuevo hacia la derecha).
PRODETUR
1. Servicios de mesa
Cubiertos. NORMAS
1. Si se sientan menos comensales que los servicios que
hay en la mesa (4 personas en una mesa de 6): se retiran
los servicios sobrantes antes de empezar a comer.
2. Si no se colocan los cubiertos de postre al inicio, se
pondrán antes de servirlo.
3. Retirar siempre los cubiertos, aunque no se hayan
utilizado, en los cambios de plato.
4. Cualquier cubierto que se caiga al suelo debe ser
cambiado. Lo mismo con la servilleta, aunque no es tan
obligatorio.
PRODETUR
1. Servicios de mesa
Cubiertos. NORMAS
5. El camarero debe estar atento a las peticiones de los
comensales.
6. Si no se compone la mesa en su totalidad, al principio de la
comida, cuando se incorporen el resto de comensales: primero se
pondrán los cubiertos y, después, el plato.
7. Los cócteles (de marisco), consomés, sorbetes, cazuelitas… no
se sirven directamente sobre la mesa, sino con un platillo de base.
8. Si alguno de los comensales tiene dificultades para utilizar un
determinado cubierto, indíquele su correcta utilización, con la
mayor discreción posible.
PRODETUR
1. Servicios de mesa
Cristalería
> Se coloca en fila recta (con una leve curvatura) por orden,
frente al plato y ligeramente a la derecha, no centradas:
copa de Jerez, de agua, de vino tinto, de vino blanco, de
champán/cava y de licor.
> Nunca deben de tocarse unas copas con otras. Se
separan unos 2 cms. entre ellas.
Otros
> Platillo en la izquierda superior: pan // a la derecha (si lo
hay): mantequilla, acompañado de la "pala“, para untarla.
PRODETUR
1. Servicios de mesa
> La cubertería, cristalería, vajilla y mantelería deberá
permanecer limpia y en perfecto estado.
>> Evitar manchar los cubiertos o la cristalería
con los dedos al poner la mesa.
>> Repasar con el "lito" (paño auxiliar) o una
servilleta.
>> Otras manchas (pintalabios, incrustaciones,
etc.): cambiar la pieza por otra limpia.
PRODETUR
Anexo 2
Elementos que facilitan nuestra comunicación
social
PRODETUR
1. La Comunicación verbal
> Comunicación verbal: lenguaje hablado (sordomudos es
icónico y no verbal).
>> No siempre decimos lo que queremos decir.
>> Puede que haya cosas que no nos interese
decir o que prefiramos hacerlo en otro momento
(por confidenciales, por ejemplo).
PRODETUR
1. La Comunicación verbal
Para que nuestro mensaje sea aceptado y comprendido, el
lenguaje:
> Claro, preciso y sencillo.
> Gráfico y descriptivo.
> Dinámico.
> Positivo.
> No redundante.
> Lenguaje adaptado al que utiliza el interlocutor.
> Evitar la falsa confianza y la falsa humildad. Si el receptor no
entiende es culpa del emisor.
PRODETUR
2. La Comunicación no verbal
Es todo aquel lenguaje que surge de nuestro cuerpo y que no depende de
las palabras que decimos.
2.1. La mirada
> Es el aspecto más difícil de manipular.
> Si escuchas, mirar a los ojos de manera continuada.
> Si hablas, no mirar fijamente.
>> 50% del tiempo: mirar.
>> 50% restante: distribuir la vista.
> La mirada debe ser frontal, no de soslayo.
> Nunca se llevará a cabo una mirada de arriba abajo.
PRODETUR
2. La Comunicación no verbal
2.2. Los gestos de la cara
> Permiten leer el estado de ánimo de una persona.
> Mostrar cordialidad por medio de la sonrisa.
>> Es preferible que sea amplia a cerrada.
>> Sonreír no es reír.
>> La sonrisa no destruye la sensación de seriedad. El ver una
sonrisa en el interlocutor nos predispone a relajarnos y, por tanto,
da mayor fluidez a la comunicación.
> No arrugar el entrecejo, da sensación de desconfianza.
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2. La Comunicación no verbal
2.3. Las manos
> Las grandes traidoras de nuestro cuerpo. Expresan los estados del
inconsciente del individuo.
>> Un cigarro: buen escudo, pero no buena imagen.
>> Manipular objetos: un bolígrafo, un catálogo...
> Una mano relajada se expresa al mismo tiempo que el lenguaje verbal:
lo enfatiza, da color a las palabras.
> Tranquilidad: manos reposadas.
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2. La Comunicación no verbal
2.4. La postura
> Kinesia: disciplina que estudia las diferentes posturas del cuerpo.
>> Validez y estado de ánimo de la persona según la
postura.
> Sea cual sea la postura elegida, debe dar sensación de relajación
y atención a la otra persona. Nuestro cuerpo tiende a reproducir por
inercia nuestro estado de ánimo.
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2. La Comunicación no verbal
2.5. La ropa de vestir y ornamentos personales
> Norma básica: jamás debe llamar la atención más que el producto que
intentamos vender.
>> Jamás llevar gafas de sol en una entrevista de trabajo o
reunión.
> La vestimenta siempre tiene unas normas de acuerdo con el tipo de
encuentro que se debe realizar. La propia empresa las dicta. Optar por
ropa de tipo “neutro”.
> Tampoco deben llevarse excesivos adornos y en el caso de las mujeres
no excederse con los cosméticos.
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2. La Comunicación no verbal
2.6. La voz
> Con la voz se puede persuadir, tranquilizar u ofrecer confianza.
>> Se debe evitar a toda costa expresar monotonía,
cansancio o desinterés.
> El tono: modulación (grave/agudo), velocidad, entonación, ritmo,
pausas... Es importante adaptar estos componentes según cada
momento de la comunicación.
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2. La Comunicación no verbal
2.6. La voz
La expresión debe reflejar:
> Cortesía: el receptor percibirá sensación de bienestar.
>> Nunca interrumpir.
>> Utilizar el nombre de la persona.
>> Palabras mágicas.
> Amabilidad: sonreír cuando se habla, se refleja en la voz. Ser correcto,
amable y simpático.
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2. La Comunicación no verbal
2.6. La voz
La expresión debe reflejar:
> Interés: se trata de hablar con la persona, no consigo mismo. Hablar con
un cierto entusiasmo, sin exagerar.
>> Pedir disculpas por errores, equivocaciones o demoras.
>> Dar explicaciones siempre que sean necesarias, de forma
completa y exacta.
Es mejor perder varios segundos buscando una información que perder
para siempre la confianza de un cliente / trabajador / amigo.
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2. La Comunicación no verbal
2.6. La voz
La expresión debe reflejar:
> Confianza: tono de voz seguro refleja conocimiento y experiencia
en el tema. Nunca demostrar lo que no se sabe ni dar datos
equivocados o adivinar una información.
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2. La Comunicación no verbal
2.6. La voz
La articulación de la voz: vocalización de las palabras.
> Abrir bien la boca, marcando bien las palabras.
> Cuidar la correcta pronunciación.
> Separar cada palabra de las demás.
> Pronunciar la palabra entera.
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2. La Comunicación no verbal
2.6. La voz
Velocidad:
>> Media en la comunicación que no es cara a cara.
>> Para una conversación fluida y agradable: hablar
más despacio si el interlocutor es muy rápido, y viceversa.
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2. La Comunicación no verbal
2.6. La voz
Las pausas deberán ser mayores cuanto más lenta sea la alocución, sin
olvidar que ninguna pausa debe ser demasiado prolongada, o se
producirá intranquilidad.
Las pausas deben usarse para:
> Subrayar palabras importantes.
> Forzar a hablar al interlocutor.
> Despertar el interés.
> Escuchar al interlocutor.
> Permitir un momento de reflexión.
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Caso Práctico 6
Apliquemos lo aprendido
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