Manejo de RRHH con OPEN-ERP - Facultad de Ciencias Económicas

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Manejo de RRHH con
Open-ERP
Autores:
SANDRA MILENA CASTELLANOS PÁEZ
Director Unidad Informática:
Henry Martínez Sarmiento
Coordinadores:
Juan Felipe Reyes Rodríguez
Coordinador Servicios Web:
Miguel Ibañez
Analista de Infraestructura
y Comunicaciones:
Alejandro Bolivar
Analista de Sistemas de
Información:
Mesias Anacona Obando
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BOGOTÁ D.C.
JUNIO 2010
Manejo de RRHH con
OpenERP
Director Unidad Informática:
Henry Martínez Sarmiento
Auxiliares de Investigación:
CAMILO ALBERTO ZAPATA MARTÍNEZ
DAVID FELIPE BELTRAN SÁNCHEZ
DAVID CAMILO SANCHEZ ZAMBRANO
DIEGO ARMANDO POVEDA ZAMORA
EDGAR ANDRÉS GARCIA HERNÁNDEZ
IVAN ALBEIRO CABEZAS MARTÍNEZ
JAVIER ALEJANDRO ORTIZ VARELA
JORGE ALBERTO TORRES VALLEJO
LAURA VANESSA HERNANDEZ CRUZ
JORGE LEONARDO LEMUS CASTIBLANCO
LILIANA CAROLINA HERRERA PRIETO
WILLIAM CAMILO CASTRO LOPEZ
CINDY LORENA PABON GÓMEZ
MONICA YOLANDA MOGOLLON PLAZAS
SANDRA MIREYA AGUILAR MAYORGA
SANDRA MILENA CASTELLANOS PÁEZ
JOSÉ SANTIAGO APARICIO CASTRO
JUAN CARLOS TARAPUEZ ROA
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo
equipo perteneciente a la Unidad de Informática.
el
Se prohíbe la reproducción parcial o total de este
documento, por cualquier tipo de método fotomecánico
y/o
electrónico,
sin
previa
autorización
de
la
Universidad Nacional de Colombia.
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Manejo de RRHH con OPEN - ERP
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO..................................................................................................... 3
TABLA DE ILUSTRACIONES................................................................................................ 5
RESUMEN ............................................................................................................................... 6
ABSTRACT............................................................................................................................. 6
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 7
1.
ADMISIÓN ..................................................................................................................... 8
1.1.
2.
ANÁLISIS DE CARGO ............................................................................................ 8
1.1.1.
Diseño............................................................................................................... 8
1.1.2.
Descripción....................................................................................................... 9
1.1.3.
Perfil ................................................................................................................ 10
1.2.
RECLUTAMIENTO ............................................................................................... 10
1.3.
SELECCIÓN .......................................................................................................... 11
1.4.
OPENERP EN EL PROCESO DE ADMISIÓN .................................................... 12
REMUNERACIÓN ....................................................................................................... 19
2.1.
CONTRATO......................................................................................................... 19
2.2.
OPENERP EN EL PROCESO DE CONTRATO................................................... 19
2.3.
PRESTACIONES SOCIALES ................................................................................. 22
2.3.1.
Vacaciones ...................................................................................................... 23
2.3.1.1.
2.3.2.
Manejo de Vacaciones con OpenERP ..................................................... 23
Pagos (salud, pensión, ARP) ........................................................................... 27
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3.
4.
DESARROLLO PROFESIONAL................................................................................... 28
3.1.
HOJA DE VIDA DE LOS EMPLEADOS ................................................................ 28
3.2.
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN ..................................................................... 28
3.2.1.
Recibidas ......................................................................................................... 29
3.2.2.
Necesarias ...................................................................................................... 29
SEGUIMIENTO............................................................................................................. 30
4.1.
SANCIONES.......................................................................................................... 30
4.2.
AUSENTISMO ....................................................................................................... 30
4.2.1.
4.3.
Manejo de Asistencia del Personal con OpenERP ......................................... 31
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ....................................................................... 34
5.
CONCLUSIONES ........................................................................................................ 36
6.
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................. 37
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TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1Diseño de Cargo ................................................................................................ 9
Ilustración 2 Menú Empleos - Proceso de selección de personal ...................................... 12
Ilustración 3 Mis propuestas de empleo para revisar .......................................................... 14
Ilustración 4 Solicitudes de trabajo pendientes.................................................................... 15
Ilustración 5 Solicitudes de trabajo abiertas ........................................................................ 16
Ilustración 6 Calendario de mis entrevistas >>Formulario<< ............................................ 17
Ilustración 7 Calendario de mis entrevistas ......................................................................... 17
Ilustración 8 Tipo de Salario................................................................................................. 20
Ilustración 9 Períodos de salario .......................................................................................... 20
Ilustración 10 Estado Civil .................................................................................................... 21
Ilustración 11 Contrato ........................................................................................................ 22
Ilustración 12 Tipo de Vacaciones I ..................................................................................... 24
Ilustración 13 Vacaciones por empleado ............................................................................. 25
Ilustración 14 Solicitud de Vacaciones ................................................................................. 26
Ilustración 15 hr_attendance................................................................................................ 32
Ilustración 16 Asistencia de Empleados ............................................................................... 32
Ilustración 17 Generar un registro de asistencia ................................................................. 33
Ilustración 18 Motivos de Asistencia.................................................................................... 33
Ilustración 19 Crear Motivo de Asistencia .......................................................................... 34
Ilustración 20 Entrada/Salida ................................................................................................ 34
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Manejo de RRHH con OPEN - ERP
RESUMEN
Una estructura organizada del personal que compone una organización permite un mejor
desenvolvimiento en los procesos desarrollados por la misma. Es por esto que este
documento tiene como objetivo primordial mostrar en forma general las etapas y los
procesos adecuados para el manejo de RRHH. Además, permite dar a conocer la manera
como el software OpenERP se puede utilizar en este proceso.
La estructura descrita es adaptable a cualquier tipo de empresa, indiferentemente del
tamaño, sector al que pertenece o su naturaleza económica. En el transcurso del
desarrollo de este documento se hizo un análisis de la aplicabilidad de Open ERP como
una herramienta de gestión de RRHH que cumpla con los requerimientos de las
organizaciones que deseen implementarlo.
Es importante hacer énfasis en que la estructura de manejo de RRHH descrita a
continuación, se hace en forma general, debido a que cada empresa es autónoma de crear,
organizar y ejecutar características propias en las etapas que se mencionan.
ABSTRACT
An organized structure of the human resources that make an organization allows a better
development in the processes developed by it. This paper seeks primarily to show the
stages and processes for managing human resources. It allows presenting the way the
Open ERP software can be used in this process.
The structure described is adaptable to any company, regardless of size, sector to which
they belong or their economic nature. During the development of this document, we
performed an analysis of the applicability of Open ERP as an HR management tool that
meets the needs of organizations wishing to implement it.
It is important to emphasize that HR management structure is described in general terms,
because each company is independently create, organize and execute its own
characteristics in the stages mentioned.
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INTRODUCCIÓN
El Manejo de RRHH incluye todos los procesos que permiten la organización, la gestión y
la conducción del equipo de trabajo de una compañía o proyecto. Una estructura
organizada del personal permite un mejor desarrollo de las actividades y a su vez el
mejoramiento general de la compañía. El manejo de RRHH contiene no sólo procesos
para el personal existente, sino también para el personal que por cada nuevo proyecto (o
situaciones alternas) es demandado. En este documento serán tratados estos procesos, y
si el software lo proporciona, la manera en que estos son manejados bajo OpenERP. Los
procesos para el manejo de RRHH son descritos en cuatro etapas:
Admisión Hace parte del proceso de selección de personal e incluye pasos para la
creación del perfil que se está demandando, la convocatoria al mercado y
finalmente la decisión de los candidatos contratados en la búsqueda realizada.
Remuneración Contiene la política salarial, donde esta incluidas: las cantidades
presupuestadas para retribuir al personal por un período de tiempo determinado
de su trabajo, las prestaciones sociales que como compañía deben ser pagadas cada
cierto tiempo al estado y las bonificaciones
Desarrollo Profesional Permite el desarrollo del personal, consiste en mejorar las
competencias, la interacción entre miembros de equipo y el ambiente general para
un mejor desempeño. Contiene el análisis de las hojas de vida de los empleados y
programas de capacitación.
Seguimiento Busca controlar, monitorear el personal, observar su
comportamiento en la compañía y el mejoramiento de sus capacidades dentro de
la misma. Incluye sanciones, ausentismo y evaluaciones de desempeño.
Cada uno de estos, es contemplado bajo parámetros generales que la compañía debería
manejar, sin importar su tamaño, la composición de su sociedad o su naturaleza
económica, entre otros.
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1. ADMISIÓN
Hace parte del proceso de selección de personal e incluye pasos para la creación del perfil
que se está demandando, la convocatoria al mercado y finalmente la decisión de los
candidatos contratados en la búsqueda realizada.
1.1.
ANÁLISIS DE CARGO
Proceso por el cual se determina la estructuración de los deberes, características
específicas de los cargos, relación de cargos con las diferentes dependencias de la
organización, responsabilidades, autoridad, capacidad de decisión, tipo de persona,
exigencias en función de los aspirantes, entre otros. Este procedimiento
proporciona datos sobre los requerimientos del puesto. Evalúa la complejidad del
cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de certeza las
características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Es
importante resaltar que esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de
trabajo y no de las personas que los desempeñan. Incluye los siguientes elementos
en su elaboración:
1.1.1. Diseño
Esta etapa tiene como fin elaborar la estructura y parametrizar los campos que
definirán posteriormente el cargo.
EJEMPLO :
Nombre del Cargo
Secretaría
Comercial
Unidad/Área/Sección
Mercadeo
Código
SC21
Jefe Inmediato
Director Comercial
Salario
$789.230
Nivel (o categoría, jerarquía)
4º
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Ilustración 1Diseño de Cargo
Donde los campos creados para este diseño son los que se encuentran a la
izquierda.
Nombre del cargo: Define claramente el puesto que está siendo diseñado.
Unidad/Área/Sección: Corresponde al departamento o área dentro de la
organización donde está involucrado el cargo.
Jefe inmediato: No se especifica por medio del nombre, pues lo que se
pretende en el diseño del cargo es realizar una parametrización general. Se
coloca el cargo del elemento de personal que estaría a cargo o de revisar,
coordinar o que sería apoyado por el cargo que se está diseñando.
Salario: Valor de la remuneración otorgada a quién ocupará el cargo por su
labor desempeñada.
Nivel: Hace referencia a la posición en la que se encuentra el cargo dentro
de la jerarquización de la organización.
1.1.2. Descripción
Una descripción del cargo es una descripción escrita y los tipos de tarea que
incluyen. Como no existe un formato estándar de descripciones de puestos, su
apariencia y contenido varían de una empresa a otra. Sin embargo, la mayor parte
de las descripciones de puestos contendrá por lo menos tres partes:
Función básica: Corresponde a una descripción general del cargo, detallando la
misión del cargo o lo que se espera del cargo en la empresa. Se establece el
objetivo del cargo o se justifica por medio de esta función básica la existencia del
mismo dentro de la empresa.
Funciones complementarias: Hace referencia a la descripción detallada del cargo,
se enumeran las actividades que lleva a cabo la persona que recibe el cargo, sus
responsabilidades dentro de la empresa. Aparecen en orden de importancia. Estas
declaraciones deben indicar el peso, o valor, de cada tarea.
Observaciones: Por lo general, se indican las herramientas y equipo que utiliza el
empleado para desempeñar su trabajo.
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EJEMPLO :
Función básica: Establecer los parámetros para las contrataciones con los
proveedores de la organización.
Funciones complementarias: 1. Responder la correspondencia
2. Archivar
3. … …
Observaciones: La persona es responsable de los equipos de su oficina.
1.1.3. Perfil
Realizado en función de los aspirantes. Pretende estudiar y determinar todos los
requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige
para poder desempeñarlo de manera adecuada. Este análisis es la base para la
evaluación y la clasificación que se harán de los cargos para efectos de
comparación. Comprende:
A. Formación
B. Experiencia (tiempo y área)
C. Competencias técnicas
Competencias sociales
D. Conocimientos específicos
E. Observaciones
1.2.
RECLUTAM IENTO
El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben las
solicitudes de empleo. Se obtiene así un conjunto de solicitantes, del cual saldrán
posteriormente los nuevos empleados.
Para dar inicio a este proceso se brinda al mercado los perfiles antes creados, para
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después de un período estipulado por la empresa recibir las solicitudes.
En el proceso de reclutamiento se debe ser claro y específico, pues constituye un paso
importante que dará apertura al proceso de selección de personal. La empresa debe
evaluar en qué sección o área del mercado laboral está ubicado el perfil para no
realizar convocatorias en áreas donde posiblemente lleguen aspirantes no deseados.
1.3.
SELECCIÓN
La selección de recursos humanos se define como escoger a la persona indicada para
el cargo adecuado. También podría verse como escoger entre los aspirantes que se
presentaron a los más adecuados, para ocupar los cargos existentes en la empresa,
tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el rendimiento del personal.
Si todos los individuos fueran iguales y reunieran las mismas condiciones para
aprender a trabajar, la selección no sería necesaria; pero hay una enorme gama de
diferencias individuales, tanto físicas como psicológicas, que hacen que las personas se
comporten y perciban las situaciones de manera diferente, y a que logren mayor o
menor éxito en el desempeño de sus funciones.
Las personas difieren tanto en la capacidad para aprender a realizar una tarea como en
la ejecución de ella, una vez aprendida.
Calcular a priori el tiempo de aprendizaje y el rendimiento en la ejecución es tarea de
la selección. Por ello el proceso de selección debe suministrar no sólo un diagnóstico,
sino también un pronóstico de esas dos variables.
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1.4.
OPENERP EN EL PROCESO DE ADM ISIÓN
Aunque OpenERP no brinda herramientas para llevar paso a paso el proceso y las
etapas antes descritas, si proporciona instrumentos para realizar una selección de
personal. A continuación se describe la forma de hacerlo dentro del módulo de
Recursos Humanos.
SELECCIÓN PERSONAL
crm_configuration (http://openlabs.co.in/tmp/crm_configuration.zip)
Dependencias::
crm
report_crm
process
Ilustración 2 Menú Empleos - Proceso de selección de personal
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Nueva solicitud de empleo
Se accede mediante la ruta Recursos Humano> Empleos – Proceso selección Personal>
Nueva solicitud de empleo
A continuación la descripción de los datos que son más relevantes y deberían ser
ingresados.
Descripción: Puede ser el mismo del empleo al que aplica el candidato.
Sección: Empleos
Fase: selección de la fase en la que se encuentra el candidato. Ej: primera entrevista,
segunda entrevista, etc.
Proxima entrevista: Fecha de la siguiente fase
Duración: Tiempo estimado.
Responsable: Nombre del empleado encargado
Nº Telefono
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Salario esperado: salario propuesto por el candidato
Salario propuesto: salario que la empresa ofrece
Trabajo solicitado: cargo al que aplica el candidato
Calificación: apreciación acerca del candidato
Mis solicitudes de Trabajo Actuales
Mis solicitudes de empleo para revisar
Recurso Humanos/Empleos – Proceso de seleccion/Mis solicitudes de trabajo/Mis
solicitudes de trabajo actuales/Mis solitudes de trabajo para revisar
Ilustración 3 Mis propuestas de empleo para revisar
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Mis solicitudes de trabajo pendientes
Recurso Humanos/Empleos – Proceso de seleccion/Mis solicitudes de trabajo/Mis
solicitudes de trabajo actuales/Mis solitudes de trabajo pendientes
Ilustración 4 Solicitudes de trabajo pendientes
Mis solicitudes de trabajo abiertas
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Recurso Humanos/Empleos – Proceso de seleccion/Mis solicitudes de trabajo/Mis
solicitudes de trabajo actuales/Mis solitudes de trabajo abiertas
Ilustración 5 Solicitudes de trabajo abiertas
Calendario de Entrevistas
Aquí se programan las entrevistas o el debido proceso en un calendario para permitir
llevar una agenda del proceso de selección.
Recurso Humanos/Empleos – Proceso de seleccion/Mis solicitudes de trabajo/Calendario
de mis entrevistas
Al ingresar aparece el mismo formulario que cuando se crea una solicitud de empleo,
cuando se asigna la próxima entrevista, se coloca la fecha y la duración, a continuación se
da click sobre
calendario de entrevistas.
De esta forma, automaticamente se agrega al
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Ilustración 6 Calendario de mis entrevistas >>Formulario<<
Ilustración 7 Calendario de mis entrevistas
Todas las solicitudes de empleo
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La ruta es
Recurso Humanos/Empleos – Proceso de seleccion/Todas las solicitudes de trabajo
Corresponde a un menu similar al explicado con anterioridad, la diferencia radica en que
en estas consultas aparecen solicitudes de todos los usuarios que tienen acceso a la base
de datos y las han creado.
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2. REMUNERACIÓN
Contiene la política salarial, donde está incluida: las cantidades presupuestadas para
retribuir al personal por un período de tiempo determinado de su trabajo, las
prestaciones sociales que como compañía deben ser pagadas cada cierto tiempo al estado
y las bonificaciones
2.1.
CONTRATO
Es aquel en el cual una persona natural se obliga a trabajar para otra persona y a
recibir una remuneración a cambio, se le denomina trabajador y a quien lo
contrata se le denomina empleador, la remuneración es llamada salario.
En el contrato se debe incluir la actividad que el trabajador va a realizar, las
ordenes que debe cumplir, los tiempos de entrega, reglamentos, cantidad de
trabajo o tiempo y el salario que va a recibir con fechas de inicio y finalización
además del tipo de contrato que se celebra.
2.2.
OPENERP EN EL PROCESO DE CONTRATO
hr_contract (http://doc.openerp.com/technical_guide/hr_contract.html )
Dependencias::
hr
Añadir toda la información sobre la forma de gestionar los contratos de los
empleados:
o Estado civil,
o Número de Seguro,
o Lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, ...
Puede asignar varios contratos por empleado.
Tipo de Salario
Permite crear categorías de salario para posteriormente asignarlos a los
empleados, para ingresar se sigue la ruta
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Recursos humanos > configuracion > Tipo de Salario
Ilustración 8 Tipo de Salario
Para esto, se debe definir:
Nombre tipo salario: nombre que permita identificar la categoria del salario
Periodo de salario: especifica cada cuanto es generado o que intervalo de tiempo
constituye. Ej. Semanal, mensual, quincenal, diario, etc. Estos periodos de salario es
posible agregarlo o crearlo al dar click en el icono
siguiente ruta
. O por medio de la
Recursos humanos > configuracion > Períodos de salario
Ilustración 9 Períodos de salario
Aquí se llena el campo de nombre de periodo y horas en el periodo, esto se
calcula a partir de las horas laborales que trabajen en el intervalo de tiempo que se
va a definir.
Tipo: puede ser bruto, es decir, el salario antes de descuentos o neto, que es el
salario final que recibe el empleado.
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Factor para el costo de hora: Calcula el precio de una hora de trabajo basado en el
contrato del empleado.
Estado Civil
Aquí es posible crear categorías de estado civil, para esto se accede por medio de
la siguiente ruta
Recursos Humanos>Configuración>Estado Civil
Al ingresar se puede crear un nuevo estado civil con
al dar clic aparece un
cuadro donde ingresamos el nombre del nuevo estado civil y damos
Ilustración 10 Estado Civil
Contrato
Se accede mediante la ruta
Recursos humanos > Contracto
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Los campos deben ser diligenciados de la siguiente forma:
Nombre contrato: Nombre que caracterice el contrato que se va a crear.
Empleado: Nombre del empleado al que se le va a aplicar el contrato.
Función: Función que desarrolla el empleado.
Fecha inicial: Fecha de inicio del contrato.
Fecha final: Fecha de terminación del contrato (puede ser contrato definido o indefinido)
Horas de trabajo por día: Horas establecidas de trabajo para el empleado.
Tipo de salario: Se escoge un tipo de salario creado con anterioridad, según aplique.
Salario: Valor del salario del empleado.
Ilustración 11 Contrato
2.3.
PRESTACIONES SOCIALES
Las prestaciones deben ser pagadas en diferentes épocas del año dependiendo el
caso.
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2.3.1. Vacaciones
Las vacaciones son un derecho del trabajador que se repite anualmente, y pueden
programarse con la empresa según su propio cronograma interno previamente
establecido, deben ser de 15 días hábiles de descanso, los cuales serán
remunerados, a veces los periodos de trabajo son mayores a un año y las
vacaciones se hacen más largas.
En algunos casos, los empleados solicitan por motivos extraordinarios días de sus
vacaciones de forma anticipada, se debe llevar un registro de los días totales
disponibles, de los días utilizados, etc.
2.3.1.1.
Manejo de Vacaciones con OpenERP
hr_holidays ()
hr_holidays_srit
(http://doc.openerp.com/technical_guide/hr_holidays_request.html#mo
dule-hr_holidays_request )
hr_holidays_request (
http://doc.openerp.com/technical_guide/hr_holidays_request.html#mod
ule-hr_holidays_request )
Dependencias::
hr
crm_configuration
process
Este módulo permite manejar vacaciones, solicitud de vacaciones y ausencias
de los empleados. Por cada empleado, usted también puede definir un número
de vacaciones disponibles por estado de vacaciones. Se integra con el módulo
CRM para la creación automática de casos cuando una petición de vacaciones
es aceptada.
Observe lo siguiente:
Permite escoger reportes de vacaciones para empleados específicos. Ir a la lista
Recursos Humanos / Empleados / Todos los empleados
entonces selecciona el que quiere escoger y da click en el icono de imprimir y
selecciona la opción
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'Print Summary of Employee's Holidays'
El asistente permite escoger si quiere imprimir las vacaciones confirmadas y
validadas o sólo las validadas. Estos estados deben ser asignados por un usuario
de Recursos Humanos con el rol de 'vacaciones' ('holidays'). Para definir roles
se hace en
Administración/Usuarios/Usuarios
se escoge el usuario al cual se le va a asignar el rol se da doble click y en la
pestaña roles se da añadir y se da el rol de 'holidays'.
Permite definir el tipo de ausencia (vacaciones, días personales, enfermedad,
…). Menú Recursos humanos / Configuración / Tipo de vacaciones.
Ilustración 12 Tipo de Vacaciones I
Para cada empleado se puede definir un número de días festivos para cada
tipo de ausencia. Menú Recursos humanos / Configuración / Vacaciones
por empleado.
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Ilustración 13 Vacaciones por empleado
La solicitud de vacaciones puede ser aprobada o denegada por un superior.
Para solicitar vacaciones, el empleado1 lo único que tiene que realizar es
completar los siguientes datos del formulario:
Descripción: Breve descripción de las vacaciones solicitadas.
Desde: Fecha de inicio de vacaciones
Hasta: Fecha de final de vacaciones.
Nº Teléfono: Número de teléfono de contacto.
Una vez completados estos datos obligatorios, el usuario deberá hacer clic
sobre el botón “Crear días” para que el sistema compruebe que el usuario
posee días de vacaciones disponibles como para realizar la nueva solicitud y
que no exista ninguna otra solicitud que coincida en las fechas
seleccionadas.
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Tras realizar la comprobación, y si los datos introducidos anteriormente
son correctos, el cliente mostrará el resumen de la solicitud que se va a
crear y en el campo “Total días completos” los días de vacaciones
disponibles consumidos con la solicitud. Antes de terminar de tramitar la
solicitud, el empleado puede especificar si lo desea las razones de la
solicitud en el campo “Motivo(s) solicitud vacaciones”. Una vez introducido
este dato, el empleado deberá pulsar el botón “Solicitar”.
Tras realizar la petición de solicitud de vacaciones, ésta quedará a la espera
de que el responsable de HR (rol Director) o su supervisor de proyectos
(rol manager) la valide. Esto implica que se deberá asignar dichos roles a
dichos responsables en
Administración/Usuarios/Usuarios > pestaña Seguridad/Roles
Ilustración 14 Solicitud de Vacaciones
Los empleados pueden consultar todas las solicitudes de vacaciones
realizadas hasta el momento en el menú
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Recursos Humanos > Petición de vacaciones> Mis peticiones de vacaciones
Donde se mostrará la lista de las vacaciones solicitadas junto con el estado
del mismo (Aceptado, Solicitado, Borrador, Rechazado o Cancelado).
Un empleado puede hacer una solicitud de vacaciones negativa (petición
de vacaciones de -3 días, por ejemplo). Esto se utiliza para pedir más días.
Aumentará el total de vacaciones disponibles (si la solicitud es aceptada).
Hay dos formas de imprimir las vacaciones de los empleados:
Menú Recursos humanos / Informe / Imprimir resumen de las vacaciones:
Permite seleccionar a los empleados por departamento.
Menú Recursos humanos / Empleados / Empleados, seleccionar los
empleados, hacer clic en el icono de impresión y seleccionar la opción
'Imprimir Resumen de las vacaciones del empleado': Permite hacer un
informe de las vacaciones para ciertos empleados.
El asistente le permite elegir si desea imprimir las vacaciones
Confirmadas, las Validadas o ambas. Estos estados deben ser creados por
un usuario perteneciente al grupo de «Recursos humanos» y con el rol
'vacaciones'. Puede definir estos parámetros en el formulario de usuario
en Administración / Usuarios / Usuarios.
2.3.2. Pagos (salud, pensión, ARP)
La afiliación al sistema de salud, riesgos profesionales y pensión debe hacerse al
principio del contrato laboral y está a cargo del empleador, estas obligaciones se
pagan mensualmente y se hace por porcentajes entra las partes, en Colombia, para
salud, los porcentajes son 12,5% del salario, pagando 8,5 por parte del empleador y
4% el empleado. Para pensiones, se paga el 15,5% del salario repartido en 11,625
por parte del empleador y 3,875 por parte del empleado. Para riesgos
profesionales o ARP, el valor depende de la clasificación de la empresa en cuanto a
riesgos económicos y laborales, el valor a pagar oscila entre 0,5% y 8,7% pagado
por la empresa del total de la nómina.
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3. DESARROLLO PROFESIONAL
Permite el desarrollo del personal, consiste en mejorar las competencias, la interacción
entre miembros de equipo y el ambiente general para un mejor desempeño. Contiene el
análisis de las hojas de vida de los empleados y programas de capacitación.
3.1.
HOJA DE VIDA DE LOS EMPLEADOS
A medida que se implementan esfuerzos de desarrollo del equipo del proyecto,
tales como la capacitación, el desarrollo del espíritu de equipo y la reubicación, el
equipo de dirección del proyecto realiza evaluaciones formales o informales de la
eficacia del equipo. Se espera que las estrategias y actividades eficaces de
desarrollo del equipo aumenten su desempeño, lo cual incrementa la
probabilidad de cumplir con los objetivos asignados a su cargo.
Mejoras en las habilidades que permiten a las personas realizar las
asignaciones de manera más eficaz.
Mejoras a nivel de las competencias que ayudan al equipo a
funcionar mejor como equipo.
Reducción del índice de rotación del personal.
Todas las mejoras descritas anteriormente se suman a la hoja de vida, en
memorandos de felicitación, en nuevos seminarios, capacitaciones. La hoja de vida
de los empleados debe estar en constante crecimiento y debe cambiar de al ritmo
que lo requiera el cargo en la empresa.
3.2.
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
Las empresas son equipos de personas trabajando con un fin común, y el éxito o
fracaso de la compañía depende en gran medida del talento del equipo. Es por esto
que para cada nueva contratación, resulta indispensable asegurarnos que tenga
todas las herramientas y conocimientos necesarios para desempeñar
correctamente su labor.
La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo
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propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al
proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de
habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los
trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias
cambiantes del entorno.
Es entonces nuestra responsabilidad capacitar a cada nuevo recurso que se
contrata.
3.2.1. Recibidas
Hace referencia a las capacitaciones que en el término de mejorar habilidades o
competencias de los empleados, han sido ofrecidas y las han tomado.
3.2.2. Necesarias
Incluye todas las actividades diseñadas para mejorar las competencias de los
miembros del equipo del proyecto. Hacen parte de este listado, aquellas
capacitaciones que como resultado de una evaluación de desempeño de los
empleados o de la empresa hayan surgido. Por ejemplo, al evaluar el mercado se
encuentra que un software X es más factible que otro, presenta mejores
resultados y es más eficaz, este análisis arrojaría una capacitación pertinente en el
software X a los empleados que se vean involucrados en este proceso de
mejoramiento.
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4. SEGUIMIENTO
Busca controlar, monitorear el personal, observar su comportamiento en la compañía y el
mejoramiento de sus capacidades dentro de la misma. Incluye sanciones, ausentismo y
evaluaciones de desempeño.
4.1.
SANCIONES
Esta etapa o existencia del proceso consiste en determinar una serie de castigos o
consecuencias para el empleado si comete alguna falta dentro de la empresa. Para
esto, es indispensable que en la empresa exista un manual de convivencia o un
reglamento que especifique claramente los derechos y deberes de los empleados.
Y en las primeras etapas de la adquisición de recursos humanos para la empresa, el
reglamento sea puesto a conocimiento de los aspirantes.
Los conflictos resultan inevitables en el ambiente de un proyecto. Entre las fuentes
de conflicto, se encuentran la escasez de recursos, las prioridades del cronograma
y los estilos personales de trabajo. Las reglas básicas del equipo, las normas
del grupo y las prácticas de dirección del proyecto sólidas, como la
planificación de las comunicaciones y la definición de roles, reducen la cantidad de
conflictos. Un registro escrito de asuntos puede documentar y ayudar a
monitorear quién es responsable de la resolución de los asuntos específicos antes
de una fecha límite. La resolución de problemas aborda los obstáculos que
pueden impedir al equipo alcanzar sus objetivos.
Siempre se debe tener presente que el uso de habilidades interpersonales
adecuadas ayuda a los directores a sacar provecho de los puntos fuertes de los
miembros del equipo (Liderazgo, Influencia, Toma de decisiones eficaz).
4.2.
AUSENTISMO
El ausentismo es la ausencia del trabajador a la empresa no ocasionada por
enfermedad, o licencia legal. En síntesis, se dice que ausentismo es la suma de los
periodos en que los empleados de una organización que no están en el trabajo
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El ausentismo se refiere a ausencia en momentos en que los empleados deberían
estar trabajando normalmente y no incluye las vacaciones regulares, ausencias
debidas a accidentes en el trabajo y otros motivos que dependen de la propia
organización. Otro aspecto que es muy importante y que se debe considerar es
que no siempre las causas de ausentismo están en el propio empleado, sino en la
organización, en el empobrecimiento de las tareas, en la falta de motivación y
estimulo, en las condiciones desagradables de trabajo
Entre las principales causas de ausentismo están:
Enfermedades efectivamente comprobadas;
Enfermedad no comprobada;
Razones diversas de carácter familiar;
Retrasos involuntarios; y Faltas voluntarias por diversos motivos.
Es recomendable acción al nivel de supervisión con el debido soporte de políticas
de la organización y apoyo de la dirección para el control eficaz de los niveles de
ausencia y retrasos de personal. Por esto, se debe llevar un control riguroso de la
asistencia de los empleados, el empleado al llegar al lugar de trabajo debe marcar
el turno correspondiente a su horario de trabajo y marcar la salida. Esto es posible
implementarlo mediante algún software, de esta manera se tiene control acerca de
las horas de trabajo de los empleados.
4.2.1. Manejo de Asistencia del Personal con OpenERP
hr_attendance (http://doc.openerp.com/technical_guide/hr_attendance.html )
Dependencias::
base
hr
Este módulo sirve para gestionar la asistencia de los empleados.
Para acceder a esta utilidad se sigue la ruta:
Recursos Humanos/Asistencias
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Ilustración 15 hr_attendance
Asistencia de Empleados
Para revisar asistencias de los empleados, se sigue la ruta:
Recursos Humanos/Asistencias/Asistencias
Ilustración 16 Asistencia de Empleados
Aquí es posible revisar:
Empleado: Nombre del empleado que ejecuto la acción.
Fecha: Corresponde a la fecha en que registro entrada o salida.
Acción: Entrada o salida.
Motivo de la acción: Especifica la razón por la que ejecuto el proceso de
registro.
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También es posible, crear el registro de la entrada o salida de un empleado, para
esto, damos clic en el botón 'Nuevo'
, se abre un registro que solicita los
datos anteriormente descritos, al finalizar se da clic en el botón 'Guardar'
Ilustración 17 Generar un registro de asistencia
Motivos de Asistencia
La ruta a seguir es:
Recursos Humanos/Configuración/Motivos de Asistencia
Ilustración 18 Motivos de Asistencia
Esto nos permite crear Motivos de asistencia, por ejemplo: entrada a turno, salida de
turno, almuerzo, reunión, etc. Para crearla damos click en el botón 'Nuevo' , se despliega
un formulario en el cual es necesario proporcionar los siguientes datos:
Motivo: En este campo se especifíca el nombre que se le va a asignar a este
motivo.
Tipo de Acción: Se específica que tipo de acción ocurre cuando se asigna este
motivo: registro de entrada o registro de salida.
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Por último, se da click en el botón 'Guardar'
.
Ilustración 19 Crear Motivo de Asistencia
Registar Entrada/Salida
Para que un empleado realice el registro de asistencia se accede por medio de:
Recursos Humanos/Asistencias/ Entrada/Salida
Al dar click, abre una ventana que contiene los datos:
Nombre del Empleado: Nombre del empleado que está registrando la
acción.
Estado Actual: Estado de la asistencia del empleado, ausente o presente.
Ilustración 20 Entrada/Salida
4.3.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
La evaluación del desempeño laboral de los recursos humanos de una empresa es
un proceso técnico a través del cual, en forma integral, sistemática y continua
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realizada por parte de los jefes inmediatos; se valora el conjunto de actitudes,
rendimientos y comportamiento laboral del colaborador en el desempeño de su
cargo y cumplimiento de sus funciones, en términos de oportunidad, cantidad y
calidad de los servicios producidos.
La evaluación de los recursos humanos, es un proceso destinado a determinar y
comunicar a los colaboradores, la forma en que están desempeñando su trabajo
y, en principio, a elaborar planes de mejora .Cuando se realiza adecuadamente la
evaluación de personal no solo hacen saber a los colaboradores cuál es su nivel
de cumplimiento, sino que influyen en su nivel futuro de esfuerzo y en el
desempeño correcto de sus tareas. Si el refuerzo del colaborador es suficiente,
seguramente mejorara su rendimiento. La percepción de las tareas por el
colaborador debe aclararse mediante el establecimiento de un plan de mejora.
Uno de los usos más comunes de las evaluaciones de los colaboradores es la
toma de decisiones administrativas sobre promociones, ascensos, despidos y
aumentos salariales. La información obtenida
de la evaluación de los
colaboradores, sirve también para determinar las necesidades de formación y
desarrollo, tanto para el uso individual como de la organización.
Otro uso importante de la evaluación del personal, es el fomento de la mejora
de resultados. En este aspecto, se utilizan para comunicar a los colaboradores
como están desempeñando sus puestos y proponer los cambios necesarios del
comportamiento, actitud, habilidades, o conocimientos. En tal sentido les aclaran
las expectativas de la empresa en relación con el puesto. Con frecuencia, la
comunicación ha de completarse con el correspondiente entrenamiento y
formación para guiar los esfuerzos de mejora.
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5. CONCLUSIONES
Es de gran importancia que una organización tenga una estructura clara para el
manejo de RRHH, ya que esto le permite mejorar constantemente sus procesos y
presentar un mejor desenvolvimiento en el mercado.
El proceso de admisión es parte vital, ya que de este depende mucho le eficiencia
de la Organización, en el caso que se requiera hacer una reestructuración de esta,
porque este Análisis da las pautas dadas del perfil de la persona que se busca para
dicho cargo, sin necesidad de repetir el proceso cada vez que un cargo quede
vacante por alguna circunstancia.
El software OpenERP brinda bastantes ayudas en el manejo de personal en una
empresa, sin embargo, en las etapas descritas su posible utilización fue bastante
reducida, está limitado a participar en cuatro aspectos: vacaciones, ausentismo,
contratación y selección de personal.
Debido a que OpenERP tiene una comunidad de soporte bastante amplia, las
falencias que en esta investigación son exhibidas, pueden ser desarrolladas o
posteriormente ser encontradas debido al desarrollo de algún miembro de la
comunidad.
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6. BIBLIOGRAFIA
Investigación Open ERP 2009-1 UIFCE
Investigación Open ERP 2009- II UIFCE
Sherman Gherber, Administración de Personal, Capitulo II
www.openerp.com
www.opensite.com
www.openspain.com
Ayala Villegas, Sabino. PROCESO DE EVALUACION DEL RECURSO. Universidad
Nacional de San Martín. 2004.
Curso gratis creado por Mara Flores González, Argelia Rodríguez Ramírez.
Extraído de:
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/mdorhasoc.htm
11 Agosto 2006
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