XII - Calidad GORES

INFORME DE EVALUACIÓN FINAL IMPLEMENTACIÓN SOFTWARE CENTRO VITUAL DE
INFORMACIÓN (CIV).
El presente informe tiene por objeto explicar la ejecución de una actividad dentro del Convenio de
desempeño año 2012 correspondiente a la División de Administración y Finanzas, que solicitaba
Requerir la opinión del al menos el 70% de los funcionarios y honorarios del GORE, respecto al
software denominado CIV (Centro de Información Virtual), es conveniente señalar que este
software es producto dentro de la línea de acción denominada “Diseño e Implementación de un
Sistema de Información del Conocimiento Organizacional”.
A final del primer semestre del año 2012, se instaló dicho software y de acuerdo a los
requerimiento del GORE, se ingresó información considerada como relevante. Sin embargo, era
necesario conocer la opinión de los usuarios respecto, a la ingeniería del software e información
que contiene.
Por lo anteriormente señalado, se remitió a través de correo electrónico, una encuesta, donde se
requería la opinión a 94 funcionarios que pertenecían al Gobierno Regional de Magallanes al 31 de
Octubre del 2012, dotación compuesta de 80 funcionarios y 14 Honorarios. Del total de estos
funcionarios y honorarios, 69 personas respondieron la encuesta, logrando un 73,4% de
cumplimiento, de acuerdo con la siguiente fórmula:
(Nº Funcionarios y Honorarios del GORE Encuestado/Total de funcionarios y Honorarios del
GORE al 31 de Octubre del 2012) x 100=
(69/94)*100=73,4% de funcionarios y horarios que respondieron la encuesta de opinión respecto
a CIV.
El presente informe contiene además:
a) Formato de la encuesta de Opinión aplicada a los funcionarios y horarios perteneciente al
GORE al 31.10.2012, respecto a la opinión del CIV.
b) Nómina de funcionarios y honorarios del GORE al 31.10.2012.
c) Nómina de funcionarios y honorarios que dieron respuesta a la encuesta de opinión.
d) Tabulación de la encuesta de opinión.
e) Análisis y conclusión de los resultados de la tabulación de la encuesta de opinión.
f)
Correos electrónicos con el envío de la encuesta de opinión.
g) 69 encuesta respondidas por los funcionarios y honorarios del Gobierno Regional de
Magallanes y Antártica Chilena.
h) Impresión de archivo que contiene la tabulación de las encuesta de opinión.
a) Formato de la Encuesta aplicada.
ENCUESTA DE OPINIÓN CENTRO DE INFORMACIÓN VIRTUAL (CIV)
Durante el año 2012, en el Servicio de GOBIERNO REGIONAL se desarrollaron una serie de líneas de acción,
entre las cuales se encuentra el proyecto denominado DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL, quedentrodelosproductosseencuentrael CIV (CENTRO VIRTUAL DEL
CONOCIMIENTO), herramientainformática, destinadaacentralizarlainformaciónrelevantedel GOBIERNO
REGIONAL DE MAGALANES Y ANTÁRTICA CHILENA.
EL FIN DE ESTA ENCUESTA ES DETERMINAR SU PARECER RESPECTO A ESTE SOFWARE QUE PERMITA
MEJORAR Y ACTUALIZAR SU CONTENIDO.
1.- UD. HA INGRESADO AL PROGRAMA.
SI---
NO---
2.- EN CASO QUE SU PREGUNTA ANTERIOR SEA NEGATIVA ESTO SE DEBE A ALGUNA DE ESTAS CAUSAS.
NO TENIA CONOCIMIENTO DE LA HERRAMIENTA INFORMATICA
---
NO HE TENIDO TIEMPO
---
NO ENTIENDO LA FORMA DE INGRESAR
---
NO ME INTERESA
---
OTROS
MOTIVOS
(POR
FAVOR
INDICARLO)
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
_________________________________________________
3.- EN CASO QUE EN LA PREGUNTA Nº 1 FUE AFIRMATIVA, INDICAR A MODO GENERAL QUE LE PARECIO
SOFWARE.
BASTANTE BIEN
---
BIEN
---
MEJORABLE
---
DEFICIENTE
---
4.- CONSIDERA QUE EL SOFWARE ES AMIGABLE
SI---
NO---
5.- EL CONTENIDO QUE POSEE ACTUALEMTE LE ES DE UTILIDAD.
SI---
NO---
QUE
INFORMACIÓN
CREE,
SERIA
NECESARIO
INGRESAR
(POR
FAVOR
ESPECIFICAR)_____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________
MUCHAS GRACIAS
NOMBRE: _______________________________________________________________
b) Nómina de Funcionarios y Honorarios del GORE al 31.10.2012.
A continuación se entrega la Nómina de Funcionarios y Honorarios del Servicio de
Gobierno Regional que se encuentran con contrato vigente al 31.10.2012, información
proporcionada por el Departamento de Gestión de Personas.
Nº
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
Funcionarios
Achiardi Livacic, Carla Francesca
Aguilar Antonin, Sandra Cecilia
Alarcón Rivera, Ximena
Andrade Galindo, Karina Andrea
Antiquera Muñoz, Juan
Asencio Mascareño, Manuel
Bahamonde Sánchez, Onofre
Barría Barría, Mónica Anette
Barría Cianferoni, Marisol Victoria
Barrientos Andrade Juan Enrique
Barrientos Dettleff, Héctor Ricardo
Barrientos Quelín, Jimena
Bórquez Díaz, Luciano Rodrigo
Bram Uribe, Rodrigo
Burotto García, Paola
Cárdenas Díaz, Edgardo Manuel
Casanova Pino, Edgardo Antonio
Catalán Miranda, Angélica Magaly
Chávez Zúñiga, Juan Carlos
Córdova Albayay, Bessié
Cuadrado Katusich, Juana
Díaz Ampuero, Jorge
Díaz Oyarzún, Celinda de Lourdes
Díaz Pérez, Héctor Vicente
Domke, Schultheiss, Karin Lorena
Ferrada Muñoz, Vïctor Manuel
Filosa Altamirano, Mario Armando
Fuenzalida Ortiz, Emilio
Gallardo Ojeda, Hernan
Garrido Albornoz, German
Gómez Muñoz, Nancy Victoria
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
58.
59.
60.
61.
62.
63.
64.
65.
66.
67.
68.
69.
70.
71.
72.
73.
74.
75.
76.
77.
78.
79.
80.
Nº
1
2
3
4
5
6
Gómez Navarro, Marcela
Gómez Pérez, Daniela Fernanda
González Alcaino, Rodrigo Juan Pablo
Haro Pryzgodda, Marcela Paola
Hernández Jordana, Carlos
Hueicha Mansilla, Alejandra
Izquierdo Monasterio, Cristina
Lagos Zeitzer, Cecilia Elvira
Leiva Pérez, Myriam del Carmen
Leiva Seguel, Edmundo Enrique
Lillo Balic, Rodrigo
Márquez Delgado, José Ismael
Melian Vivar, Adrian Rodrigo
Miranda Rivera, José Roberto
Monsalve Mancilla, María Erika
MonsalvesColivoro, Alicia
Muñoz Avendaño, Juan Mauricio
Muñoz Uribe, Luis
Nahuelcar Cárdenas, Jessica
Nahuelquen Muñoz Javier
Navarro Galindo, Ana Celia
Ojeda Pérez, Luis Américo
Ovando Santana, Fredy|
Oyarzún Godoy, Juan Carlos
Oyarzún Velásquez, José Abelardo
Paredes Jerez, Guillermo Esteban
Pérez Altamirano, Denise Angélica
Pérez Cerpa Sofia
Ramírez Johnstone, Ximena Amalia
Reyes Catepillán, María Luisa
Ruiz Uyevic, Milena Paola
Sánchez Díaz, Ana Jeannette
Sánchez Panicucci, Sandra Maricela
Santana Barrientos, Lucila
Serra Marín, Patricia
Serrano Araya, Roxana Ema
Sierpe Garay, Oscar
Silva Gallardo, Lionel Alejandro
Silva Paredes, Mauricio Manuel
Soto Paredes, Claudia
Stewart Holden, Juan Eduardo
Troncoso Narvaez, Bernardo Leonidas
Ulloa Villarroel, Ivan Carlos
Vargas Aguila, Constanza
Velasquez Pérez, José Omar
Vera Restovich, Gina
Vergara Suazo, Mario Rodolfo
Villarroel Gallegos, Claudia
Vilos Alfaro, Héctor Ruben
Honorarios
Aguila Navarro, María Angela
Arismendi Zalazar, Daniela
Bravo Pozo, Mauro Javier
Sánchez Cave, Patricio
Santana Bórquez, Gloria Margarita
Opazo Opazo, Samantha Soledad
7
8
9
10
11
12
13
14
Gaete Morales, Carlos
Martínez Caimilla, Doris Griselda
Miranda Domínguez, Rosamel Enrique
Magna Veloso, Luis
Sanhueza Díaz, Janina
Herrera García, Víctor
Vera Paredes, Patricio
MolinaVidela, Angela
Finalmente, la nómina de funcionarios al 31 de Octubre del 2012, alcanza a 94 personas.
c) Nómina de Funcionarios y Honorarios que dieron respuesta a la Encuesta de Opinión.
A continuación se entrega la nómina de las personas que respondieron la Encuesta solicitada a
través de correo electrónico de fecha 11.12.2012, y que fueron respondidas y remitidas a
través del mismo medio o personalmente, alcanzando un total de 69 encuestas, según
detalle siguiente:
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
Nombre
Carla
Sandra
Ximena
Karina
Manuel
Onofre
Monica
Ricardo
Luciano
Rodrigo
Paola
Edgardo
Juan
Bessié
Juana
Celinda
Jorge
Victor
Mario
Emilio
Carlos
Hernan
German
Daniela
Marcela
Nancy
Rodrigo
Marcela
Carlos
Alejandra
Cristina
Cecilia
Edmundo
Myriam
Rodrigo
Apellido
Achiardi
Aguilar
Alarcon
Andrade
Asencio
Bahamonde
Barria
Barrientos
Borquez
Bram
Burotto
Cardenas
Chavez
Córdova
Cuadrado
Diaz
Diaz
Ferrada
Filosa
Fuenzalida
Gaete
Gallardo
Garrido
Gomez
Gomez
Gomez
González
Haro
Hernández
Hueicha
Izquierdo
Lagos
Leiva
Leiva
Lillo
Calidad
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Honorario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
Jose
Adrian
Jose
Rosamel
Alicia
Erika
Luis
Mauricio
Jessica
Javier
Luis
Ana
Fredy
Abelardo
Guillermo
Sofía
Ximena
Milena
Ana
Patricio
Janina
Patricia
Roxana
Oscar
Lionel
Mauricio
Claudia
Juan
Bernardo
Ivan
Jose
Gina
Patricio
Claudia
Marquez
Melian
Miranda
Miranda
Monsalve
Monsalve
Muñoz
Muñoz
Nahuelcar
Nahuelquen
Ojeda
Navarro
Ovando
Oyarzun
Paredes
Perez
Ramirez
Ruiz
Sanchez
Sanchez
Sanhueza
Serra
Serrano
Sierpe
Silva
Silva
Soto
Stewart
Troncoso
Ulloa
Velasquez
Vera
Vera
Villarroel
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Honorario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Honorario
Honorario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Funcionario
Honorario
Funcionario
d) Tabulación de las Encuestas.
A continuación se entrega el resultado obtenido de la tabulación de las Encuestas en el mismo
orden en que fueron formuladas las preguntas:
1.- UD. HA INGRESADO AL PROGRAMA.
39 personas han ingresado al sistema y 30 personas no han ingresado al sistema.
Las personas que contestaron en forma negativa debían contestar la segunda pregunta que
era:
2.- EN CASO QUE SU PREGUNTA ANTERIOR SEA NEGATIVA ESTO SE DEBE A ALGUNA DE
ESTAS CAUSAS.
De las 30 personas que no ingresaron al sistema la razones son las siguientes:
No Tenía Conocimiento de la Herramienta Informática
6 personas
No He Tenido Tiempo
17 personas
No Entiendo la Forma de Ingresar
1 persona
No Me Interesa
0 persona
Otros
6 personas
TOTAL
30 personas
3.- EN CASO QUE EN LA PREGUNTA Nº 1 FUE AFIRMATIVA, INDICAR A MODO GENERAL QUE
LE PARECIO SOFWARE.
De las 39 persona que si ingresaron al sistema la opinión del software son las siguientes:
Bastante Bien
12 personas
Bien
16 personas
Mejorable
11 personas
Deficiente
0 persona
TOTAL
39 personas
4.- CONSIDERA QUE EL SOFWARE ES AMIGABLE
Las 39 personas que contestaron que si ingresaron al software todas contestaron que era
amigable.
5.- EL CONTENIDO QUE POSEE ACTUALEMTE LE ES DE UTILIDAD.
35 personas contestaron que Si, 3 que no y una persona no contesto. Esta pregunta
Respecto a la última pregunta QUE INFORMACIÓN CREE, SERIA NECESARIO INGRESAR (POR
FAVOR ESPECIFICAR)
Se manifestó que sería necesario ingresar curso de capacitación, Plan de mejora, Matriz de
riesgo, Glosa Presupuestaria, Estrategia Regional, Agenda de Fomento, INACER, Iniciativa de
Acuerdo CORE, Iniciativa de Ejecución, Manual de cómo funciona el sistema, Incluir temática
Planificación Regional, Instituciones públicas y su directorio, Los diferentes comités que posee
el GORE, Procedimientos Formalizados, Auditorias, Matriz de Riesgo, Avance PMG, Convenio
de Desempeño, Experiencias relevantes, Políticas de Turismo y Ciencia Tecnologías, Ley de
Compras. Una sugerencia era determinar los responsables de subir la información.
e) Análisis y Conclusión de los Resultados.
1. El software de CIV (Centro Información Virtual), tiene como objeto centralizar el
conocimiento tácito y explícito del conocimiento del Servicio de Gobierno Regional de
Magallanes y Antártica Chilena. Por ello se habilito en los computadores de los
funcionarios y Honorarios, el acceso directo a este programa.
2. La carga de información inicial contempla un compendio de Leyes, normativas e
instrucciones básicas que se encuentran separadas por áreas funcionales del Gobierno
Regional, por tanto, la de la encuesta tiene como fin, determinar la opinión de los usuarios
respecto a la arquitectura del software y la información que contiene. Los resultados de la
encuesta permitirán realizar los ajustes necesarios de tal forma que la misma herramienta
se automatice en cuanto a los contenidos en la medida que los funcionarios tengan el
grado de conocimiento y se produzca la retroalimentación al interactuar con el software.
3. Evidentemente el hecho que los funcionarios no conozcan o no hayan ingresado al sistema
se debe básicamente al tiempo en que fue instalado, en el último trimestre del año, donde
existe una gran carga de trabajo por dar termino a labores como el PMG, el gasto, cierres
contables y otras actividades propias del Servicio, sin embargo, no es la única razón,
también se debe a una falta de capacitación y familiarización con el sistema, por tal razón,
la utilidad de la encuesta va mas allá de obtener información por parte de los funcionarios,
de hecho para el Convenio 2013, se compromete incorporar a este sistema no solo
aspectos de carácter normativo sino que también experiencias sobre hitos importantes
que cada división definirá, con la finalidad de dar a conocer a los funcionarios no solo los
aspectos teóricos de las leyes sino que también el lado practico y como es aplicable a los
procesos que el Gobierno Regional desarrolla en los distintos ámbitos de su acción, a nivel
interno y externo.
4. En la medida que el sistema se posicione en los funcionarios del Gobierno Regional, servirá
como un traspaso de conocimiento para todo el personal, pues se encontrara plasmado
las experiencias personales y la legislación o normativa que regula los procesos por áreas
funcionales del Gobierno Regional, y por tanto, también podría ser utilizado como una
herramienta que se encuentre inserto en el proceso de inducción para los funcionarios
que ingresen al Gobierno Regional, como también para aquellos que requieren
información sobre determinados temas.
5. Ante la pregunta acerca de los contenidos, existe una gran cantidad de temáticas que los
funcionarios desearían estuviesen en el sistema, sin embargo, existe el peligro de ingresar
demasiada información, con el consiguiente perjuicio de dificultar el encontrar la
información. Se puede caer en la tentación de ingresar el trabajo de todos los
funcionarios, como una forma de dar a conocer su gestión a la institución y con ello
aumentar las cargas personales perdiendo el foco del negocio central del Gobierno
Regional.
6. Dado los resultados de la encuesta es posible determinar las siguientes conclusiones:
6.1. De las 69 personas que entregaron su opinión, solo 39 han ingresado al sistema alguna
vez, representado un 56,52% de los encuestados y un 41,49% del total de los funcionarios.
Estos porcentajes refleja que durante el año 2013, debe contemplarse una capacitación
respecto del uso del sistema y las potencialidades del mismo.
6.2. Por otro lado, 30 funcionarios no han ingresado al sistema, representando un 43,47 % de
los encuestados, la causa que mayoritariamente se repite es la falta de tiempo.
6.3. Los porcentajes anteriores reflejan que durante el año 2013, debe contemplarse una
capacitación respecto del uso del sistema y las potencialidades del mismo.
6.4. En cuanto al software propiamente tal, es valorado como una buena herramienta, dado
que un 71% de los 39 personas que ingresaron lo encuentra entre Bastante bien y bien, no
teniendo preferencia la opción deficiente.
6.5. El 100%de los funcionarios que ingresaron al software lo considera amigable.
6.6. El contenido del software se valora como bueno, sin embargo se solicita que contenga más
información desde políticas regionales, acuerdos CORE, y manuales de procedimientos
entre otros tópicos.
6.7. Finalmente, la encuesta determina que es necesario tener encargados de áreas, que
ingresen información que se determine como relevante, y que validen que la información
que contenga se encuentre actualizada.
f)
g) y h) Anexos
Se adjuntan los siguientes documentos de respaldo:
-
Correos electrónicos de fecha 11.12.2012 del Jefe Departamento Servicios Generales,
que remite Encuesta a los funcionarios y Honorarios del Gore.
69 Encuestas respondidas por los funcionarios y Honorarios del Servicio de Gobierno
Regional.
Cuadro Resumen de la Tabulación de las Encuestas.
OSCAR SIERPE GARAY
JEFE DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES