La regla del 10

La regla del 10/20/30 en PowerPoint
Modelo de Guy Kawasaki
Durante mis muchos años de trabajo, he escuchado innumerables
presentaciones de PowerPoint por parte de ingenieros, gestores
financieros, jefes, periodistas etc.
La mayor parte de las presentaciones me pusieron a dormir
(despierto pues hay que guardar las apariencias) en la segunda
diapositiva (¡a veces lo consiguieron en la primera!) pues el
presentador quiere embutir tanta información por diapositiva
como le es humanamente posible.
He visto diapositivas imposibles de leer porque la fuente que
usaban era de unos 12 puntos, ¡como si fuera un documento
escrito en un procesador de textos!
Una vez satisfechos con poner todo el contenido en la
presentación, y para asegurarse de que no se olvidarán de nada,
comienzan el ejercicio letal de leer cada línea, como si su audiencia
no supiera leer.
El problema con este planteamiento es que, por supuesto, la
audiencia lee (si tiene la suerte de tener una vista de águila) los
puntos mucho más rápido que el presentador, y luego
inmediatamente desconecta y se pone a pensar en las vacaciones
en el Caribe o el cambio de aceite que siempre pospone…
La regla de oro de cualquier presentación, es el mantener a la
audiencia informada y entretenida, y esto amigo, no se consigue
con muchas líneas e información, sino con el uso exquisito de
gráficos, buen diseño y sobre todo, la habilidad del presentador de
conectar con su audiencia.
Cuando un presentador es bueno, puede presentar sin necesidad
de ninguna ayuda externa, pero definitivamente tienes que
presentar usando PowerPoint (o KeyNote o cualquier otro
programa de presentaciones), te recomiendo la regla de
PowerPoint llamada la regla del 10/20/30.
Este es un concepto original creado por Guy Kawasaki, un experto
en Venture Capital del Silicon Valley, en California después de sufrir
innumerables presentaciones que pretendían capturar su atención
para conseguir financiación.
Es un método tan sencillo como efectivo: Una presentación de
PowerPoint debería de tener solamente 10 diapositivas, durar 20
minutos y contener caracteres con una fuente de 30 puntos o
mayor.
Aunque estos requerimientos parecen draconianos, en realidad te
ayudarán a enfocar tus esfuerzos y a conectar con tu audiencia
pues no pasarán todo el tiempo ignorando tus palabras y leyendo
directamente la información en la pantalla.
10 DIAPOSITIVAS
Diez es el número óptimo de diapositivas en una presentación
porque los seres humanos (incluso los que trabajan para empresas
;-) no pueden comprender más de diez conceptos en una sesión. Si
necesitas usar más de diez diapositivas para comunicarte con tu
audiencia, posiblemente necesitas más de una sesión, pues tu
contenido es demasiado para que lo recuerden de una sentada.
La mayoría de las presentaciones pueden organizar con una
diapositiva que cubra cada una de las siguientes categorías:
1. El problema
2. Tu solución
3. El modelo de negocios
4. La tecnología que lo hará posible
5. Los planes de marketing y ventas
6. La competencia
7. El equipo de trabajob
8. Las proyecciones de ventas y fechas significativas
9. El estado del proyecto
10. Síntesis
Otras temáticas
1.
2.
3.
4.
5.
Cronograma
Metodología
Presupuesto
Justificación
Riesgos y limitaciones
20 MINUTOS
Deberás presentar tus diez diapositivas en veinte minutos.
Incluso aunque tengas una hora, recuerda que estás usando
un portátil con Windows así que perderás 20 minutos
intentando que funcione con el proyector. Incluso si la
configuración va perfectamente, la audiencia llegará tarde y
marchará temprano. Si planeas una presentación de 20
minutos, te quedarán 40 para preguntas y respuestas. Tu
audiencia te lo agradecerá.
3O TAMAÑO DE LETRA
La mayoría de las presentaciones que he visto, usan fuentes
de 12 e incluso 10 puntos. Como ya he comentado, el
presentador intenta leer el contenido a la vez que la audiencia
lo hace, solo que la audiencia lo lee más rápido , pues no tiene
que leerlo en voz alta. El resultado es que el presentador y la
audiencia no están sincronizados.
Hay dos razones por las que las presentadoras usan fuentes
pequeñas en las diapositivas:
1. No se conocen bien el material presentado.
2. Creen que cuanto más texto puedan encajar, más
convincente es su presentación.
Esto es una tontería. Si quieres dar una presentación de
calidad, lo primero que tienes que hacer es familiarizarte con
el contenido de la presentación. Una vez que lo domines, no
necesitarás presentar toda la información en pantalla. Para
eso estás ahí, para explicar a tu audiencia tus puntos y
comunicarte con ellos.
Si te fuerzas a usar fuentes de 30 puntos (o mayores), te
garantizo que mejorarás considerablemente tus
presentaciones porque esto requiere que te centres en los
puntos más importantes y que sepas cómo explicarlos bien.
Si alguna vez has observado alguna de las presentaciones de
Steve Jobs verás al maestro en escena. Sus presentaciones
contienen abundantes gráficos y cuando usa texto lo hace
muy escasamente y con un tipo de fuente bien grande, para
que el mensaje que quiere mostrar no quede diluido.
Si comienzas a usar la regla de PowerPoint del 10/20/30,
verás cómo tus presentaciones mejoran exponencialmente y
cómo tu audiencia agradecerá tu presentación, especialmente
si lo haces después de la latera presentación donde todos
están durmiendo con tus diapositivas que contienen 500
palabras cada una.