Documentos contables
INSTRUCTOR: LEONARDO GALINDO
PRESENTADO POR: Angie Dayana Ocampo Medina
30/07/2012
Centro de comercio y servicios
SENA RISARALDA
Contenido.
1. Remisión.
2. Factura de venta.
3. Comprobante de Egreso.
4. Comprobante de Ingreso.
5. recibo
6. Recibo de caja.
7. Recibo de caja menor.
8. Cheques.
9. Comprobante de consignación.
10. Nota Crédito.
11. Note Debito.
12. Orden de la entrada y salida del almacén.
13. Kardex
14. Letra de cambio.
15. Pagare.
16. Vale.
17. Estrato Bancario.
18. Cuenta de cobro.
19. Comprobante de tarjeta de crédito.
20. comprobante de retiro de cuenta de ahorros
2
Introducción:
En el siguiente documento nos mostrara los principales documentos contables
que los tecnólogos en dirección de ventas necesitaríamos conocer .
Los documentos contables son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la
actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía
o empresas.
3
Remisión:
Se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por
el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y
membreteado, según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga
testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y
aprobado por el departamento de venta.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la
empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con 3 copias una
queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada
al cliente junto con las mercaderías; y la tercera es devuelta con la firma de
conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.
4
Factura de venta:
Documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y
aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros
afectos, porque con ella queda concluida la operación.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la
prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las
Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo
solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones
de exportación.
Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número
de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en operaciones
de exportación.
5
Comprobante de egreso:
Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el
registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este
documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes
empresas (Negocios).
Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero
se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la
aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser asi
se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso ,cuando se anula
un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias al igual
que como se procede con otros documentos.
Porque tenerlo?
1.
Porque permite discriminar si el pago se hace en efectivo o en cheque.
2.
Porque registra a los responsables del pago de los montos registrados,
con las respectivas firmas de quien elabora el documento, quien lo aprueba, el
revisor y el contador.
6
Comprobantes de ingreso
Todo ingreso de dinero a la empresa debe tener como respaldo un
comprobante de ingreso donde se describa la fecha, el valor, el concepto del
valor ingresado y las firmas de responsabilidad, estos documentos deben estar
prenumerados y reservar una zona para registrar un asiento contable, además
deben estar conformados por un original para Contabilidad y una copia para el
archivo consecutivo.
7
Recibo:
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que
se ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el
formato, si queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general,
se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el
duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas
maneras diferente como por ejemplo: gtrdvb una persona o empresa, y el
detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo
opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido,
descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los
descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una
empresa de que fue lo que se pago o realizó con la emisión de mencionado
cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene
copias al carbón, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que
tienes varias copias según el uso de los interesados. Además sirve para sacar
cuentas de cuánto dinero se ha gastado.
8
Recibo de caja:
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las
copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.
9
Recibo de caja menor:
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece
un fondo denominado caja menor.
10
Cheques:
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a
un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la
orden de un tercero llamado "beneficiario".
11
Comprobante de consignación:
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia
con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y
tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija
12
Nota crédito:
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en
la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota
crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para
el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
13
Nota debito:
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones
14
Orden de la entrada y salida del almacén:
Almacén - entradas y salidas es un sistema de control de almacenes destinado principalmente
a organizar las entradas y salidas de los mismos.
Los ficheros con los que opera son los de clientes, productos, entradas y salidas, proveedores,
caja con gastos e ingresos, vencimiento de pagos y cobros, facturas a clientes y recibos. El de
productos y el de entradas y salidas tienen un trato especial, siendo mucho más ricos en
opciones y posibilidades.
Otras características importantes son la posibilidad de generar listados detallados con los
ficheros, copias de seguridad, impresión con previa visualización en pantalla.
15
Kardex:
Es una tarjeta donde se lleva el control de la existencia , sirve cuando el
almacenista procede a darle salida a la mercancia .
16
Letra de cambio:
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago
que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague
a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha
determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras
y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores
y se llaman letras por pagar.
la letra de cambio deberá contener:
1. La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero;
2. El nombre del girado;
3. La forma del vencimiento, y
4. La indicación de ser pagadera a la orden o al portador (Art 671 C. Co.).
17
Pagare:
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta
cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para
respaldar los créditos bancarios.
CONTENIDO DEL Pagare:
El pagare debe contener lo siguiente:
1. La promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero;
2. El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago;
3. La indicación de ser pagadero a la orden o al portador, y
4. La forma de vencimiento. (Art 709 C Co.).
El suscriptor del pagare se equipara al aceptante de una letra de cambio (Art
710 C. Co.).
18
El Vale:
Un vale es un documento comercial, utilizado para explicar de
manera elocuente y rápida una lección de biología en el Instituto Joan
Caballería o para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede
representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el
momento de la compra por la cantidad que aparece en el vale). Lo
más habitual es que los establecimientos comerciales proporcionen
vales a sus clientes para fidelizarlos.
También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles
un artículo más barato o gratuito. En otros casos forma parte del
proceso de devolución, el comercio extiende un vale que permite
cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro.
Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de
una oficina o empresa. Cuando un empleado toma dinero para
comprar algún material o artículos que no haya en existencia en la
empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un
«vale de caja». Este vale contiene:

Fecha

Cantidad (en número y letra)

Especificación clara sobre el concepto

Rúbrica de autorización

Firma de la persona que recibe el dinero
19
Estrato bancario:
Un registro, por lo general enviado una vez por mes al titular de una cuenta
bancaria. Este documento resume todas las transacciones en una cuenta en el
período considerado (normalmente 30 días). El saldo inicial del mes anterior
combinado con el total de las transacciones durante el período debería
traducirse en el saldo de cierre de la declaración bancaria. También se conoce
como: resumen de cuenta o estado bancario.
20
Cuenta de cobro:
La cuenta de cobro cumple una función de comprobante de la realización de
un pago, existen formatos pro formas de cuenta de cobro que puedan
utilizarse para hacer un cobro por la prestación de un servicio cuando no se
esta obligado a facturar, aunque para la contabilidad de quien hace el pago
debe hacerse un documento que le de valides contable como recibo de pago,
una nota de contabilidad, comprobante de egresos o comprobante de caja.
Resquicitos:
1. Debe dirigirse a la UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR Nit. 892.300.2856 oficinas de Tesorería.
2. Evidenciar el nombre de la persona quien presto el servicio con su respectivo
número de RUT
3. Contar con el valor numérico y en letras del monto que se adeuda por el
servicio prestado
4. Describir el servicio prestado coincidiendo con la cotización
5. Contar al final con la firma de la persona a la que se le adeuda el servicio.
21
Comprobante de tarjeta crédito:
La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza la
tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.
La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización
de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona
natural o jurídica. Por medio del contrato, la tarjeta habiente se compromete a
utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar
periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los
bienes o servicios comprobados atreves de este medio.
22
COMPROBANTE DE Deposito Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS
Las corporaciones de ahorro y credito han diseñado unos formatos que suministran a sus
clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de
ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en efectivo o cheques
de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y exigencia del
cliente.
Para depositar remesas o cheques de otras plazas se utiliza un formato especial.
23
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