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“PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS
PARA EL PARLAMENTO ANDINO”
ÁNGELA CECILIA PELAEZ FLOREZ
SEBASTIÁN JOSE VÁZQUEZ AGUILERA
UNIVERSIDAD DE LA SABANA
ESPECIALIDAD EN GERENCIA DE PRODUCCION Y OPERACIONES
BOGOTA DISTRITO CAPITAL
2007
1
“PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS
PARA EL PARLAMENTO ANDINO”
ÁNGELA CECILIA PELAEZ FLOREZ
SEBASTIÁN JOSE VÁZQUEZ AGUILERA
Trabajo de grado para optar por el título de
Especialista en Producción y Operaciones
Director:
ECON. VIRGILIO RAMON
UNIVERSIDAD DE LA SABANA
ESPECIALIDAD EN GERENCIA DE PRODUCCION Y OPERACIONES
BOGOTA DISTRITO CAPITAL
2007
2
Nota de aceptación
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
___________________________________________
Presidente del Jurado
________________________________________________
Jurado
__________________________________________
Jurado
Bogotá D.C., 19 de noviembre de 2007.
3
NOTA DE ADVERTENCIA
Las ideas expresadas en la presente investigación son de estricta
responsabilidad de los autores.
ÁNGELA PELAEZ FLOREZ
SEBASTIÁN VÁZQUEZ AGUILERA.
4
DEDICATORIA
A Dios y a la Virgen que me iluminó y guió.
A mis padres, hermanos y a toda mi familia por el apoyo que siempre me
han brindado y de manera especial a mi sobrino Fausto Andrés.
A Dios que siempre me ha acompañado en todo momento.
A mi papá que me cuida desde el cielo, a mi mamá que es mi apoyo
incondicional, a mi hermana y en general a toda mi familia, que es soporte
de mi vida.
5
AGRADECIMIENTOS.
A todos mis compañeros del postgrado por su apoyo incondicional.
Al Ing. Virgilio Ramón por brindarnos de manera desinteresada su apoyo, y por
depositar en nosotros su confianza.
Al Dr. Ruben Velez por su apoyo en todo momento.
A mis amigos ecuatorianos que viven en Bogota por su amistad y apoyo
A la Chama por su apoyo incondicional en todo momento.
A Anguie mi compañera de tesis y amiga incondicional.
Al Parlamento Andino.
A todas las personas que de una u otra manera me ayudaron a hacer realidad
mis sueños.
A mis compañeros, grandes personas, estudiantes, trabajadores….amigos.
A la empresa donde trabajo que me apoyó para poder realizar esta
especialización.
Y a todos los que están en mi corazón.
GRACIAS TOTALES
6
CONTENIDO
Pág.
1. INFORMACION GENERAL
12
1.1
INTRODUCCION
12
1.2
OBJETIVO
14
1.3
IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
14
1.4
PARLAMENTO ANDINO
16
1.4.1 Breve Historia.
16
1.4.2 ¿Qué es el Parlamento Andino?
16
1.4.3 Órganos del Sistema Andino de Integración (S.A.I)
17
1.4.4 Órganos de Gobierno del Parlamento Andino
18
1.4.5 Misión y Visión del Parlamento Andino
20
1.4.6 Estructura y Organización del Parlamento Andino.
20
1.5 TIPOS DE PARLAMENTOS
25
1.5.1 ¿Que son los Parlamentos?
25
1.5.2 Organizaciones Parlamentarias Similares al Parlamento Andino
26
2. CONCEPTOS Y DEFINICIONES
28
2.1 GESTIÓN DE COMPRAS
28
2.1.1 Introducción.
28
2.1.2 Políticas.
28
2.1.3 Procedimiento.
28
2.1.4 Importancia.
29
2.1.5 Objetivos.
30
2.1.6 Funciones.
31
2.1.7 Plan de Compras.
40
2.1.8 Administración del Proceso de Compras.
41
2.1.9 Administración y Manejo del Sistema de Información.
41
2.1.1.0 Las Siete Dimensiones de la Gestión de Compras
43
3. SITUACION ACTUAL. PROCEDIMIENTO GENERAL DE
45
7
COMPRAS PARA EL PARLAMENTO ANDINO.
3.1 GENERALIDADES
45
3.2 SITUACION ACTUAL
48
3.2.1 Introducción.
48
3.2.2 Proceso Actual de Compras del Parlamento Andino.
48
4. PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS
55
PARA EL PARLAMENTO ANDINO
55
4.1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
55
4.1.1 Objetivo.
55
4.1.2 Alcance.
55
4.1.3 Compras.
55
4.1.4 Seguimiento y Activación.
55
4.1.5 Inspección.
55
4.1.6 Logística.
56
4.1.7 Definiciones
56
4.1.8 Responsables
57
4.1.9 Procedimiento.
60
4.1.10 Relaciones con las diferentes áreas involucradas.
62
4.1.11 Registro de proveedores
64
4.1.12 Descripción de las actividades de la gestión de compra.
64
4.2 REGISTROS
68
4.3 FORMATOS
68
4.4 DIAGRAMA DE FLUJO (PROPUESTO)
68
5. CONCLUSIONES
73
6. RECOMENDACIONES
75
8
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Órganos del Sistema Andino de Integración
17
Figura 2. Órganos que Operan en el Parlamento Andino
18
Figura 3. Organigrama General del Parlamento Andino
21
Figura 4. Organigrama Secretaria General
22
Figura 5. Organigrama CADEL
23
Figura 6. Organigrama Dirección Financiera
24
Figura 7. Organigrama Dirección de Comunicaciones
24
Figura 8. Organigrama Dirección Administrativa
25
Figura 9. Movimiento interno de la información para las compras
43
Figura 10. Distribución del Presupuesto General
47
Figura 11. Diagrama de flujo situación actual proceso de compras
Parlamento Andino.
51
Figura 12. Organigrama propuesto para la Dirección Administrativa
57
Figura 13. Diagrama de flujo situación propuesta proceso de
Compras Parlamento Andino.
69
9
LISTA DE TABLAS
Anexo
Tabla 1. Niveles de Autorización
1
10
LISTA DE FORMATOS
Anexo
Formato PA-PC-F01. Registro de Proveedores
2
Formato PA-PC-F02. Requisición
3
Formato PA-PC-F03. Cuadro Comparativo de Proponentes
4
Formato PA-PC-F04. Orden de Compra
5
Formato PA-PC-F05. Evaluación de Proveedores.
6
Formato PA-PC-F06. Salida de Almacén.
7
Formato PA-PC-F07. Entrada de Almacén.
8
11
1. INFORMACION GENERAL
1.1
INTRODUCCION
La adopción de un Procedimiento de Compras hoy en día, debería ser una
decisión estratégica de cualquier organización; siempre y cuando se requiera y
sea aplicable dentro del desarrollo mismo de sus actividades. Es por esto que
en el Parlamento Andino se ha visto la necesidad de implementar un
Procedimiento General de Compras, debido a que actualmente no esta
estandarizada la forma de solicitar lo que se requiere, como debe comprarse lo
requerido y como debe ser el control de las compras para que exista un manejo
adecuado y una transparencia total de las mismas. En la actualidad las
compras tienen un tiempo de respuesta bastante amplio debido a que existe
mucha burocracia, además existen procesos que no agregan ningún valor a la
cadena de suministro, así como también en muchas ocasiones se incurre en
errores graves de búsqueda de proveedores no calificados, especificaciones
técnicas y comerciales que no son claras y tiempos de entrega no definidos.
Es por todo lo anterior que se ha visto la necesidad de desarrollar este
procedimiento, ya que beneficiará el control de las compras, ahorrará dinero y
tiempo invertido, y evitará reprocesos innecesarios.
Es importante anotar que se realizó un levantamiento de toda la información
para determinar y llevar a cabo este trabajo, además hay que anotar que
existen muchos problemas en la comunicación entre las diferentes áreas del
Parlamento Andino. En la actualidad las compras son autónomas de cada
dependencia por lo tanto la decisión de compra tiene que pasar por muchos
niveles de autorización antes de la aprobación de las ordenes, lo cual genera
demoras en los tiempos de entrega de pedidos, que se deberían cumplir en el
menor tiempo posible, además se esta incurriendo en muchos gastos
innecesarios, así como en pasos que no permiten el desarrollo eficaz del
proceso de compra.
12
Por estos problemas que hemos anotado anteriormente se realizará la
implementación del procedimiento de compras en el Parlamento Andino,
tomando como base la norma ISO 9001:2000 permitiendo de esta manera
agilizar y estandarizar, todas las actividades relacionadas con la Gestión de
Compras.
El presente trabajo se desarrollará en cuatro etapas, en donde se pretenderá
enfocar al lector en el cubrimiento total del problema, hasta llegar al
procedimiento que podrá solucionar el problema que actualmente se tiene en el
Parlamento Andino.
En el Capítulo I se da una breve explicación de que es el Parlamento Andino,
su historia y las diferentes áreas que lo componen, esto debido a que el
proceso que actualmente se está manejando involucra a todas estas
dependencias y lo que se pretende es que se conozca la situación actual del
manejo de las compras y la optimización que se logrará una vez se implemente
el Procedimiento.
En el Capítulo II se definen los conceptos que involucran una Gestión de
Compras, con el fin de poder desarrollar el Procedimiento General de Compras
del Parlamento Andino, basados en la información recopilada y aplicada para
tal fin.
El Capítulo III, define la situación actual de las compras en el Parlamento
Andino, en este capítulo se pretende identificar las debilidades y falencias
actuales de cómo se desarrolla la adquisición de bienes y/o servicios, cuales
son los pasos a seguir para poder efectuar una compra y así poder realizar un
análisis y abstraer las actividades positivas que puedan servir para desarrollar
efectivamente el Procedimiento por el cual se está efectuando este trabajo de
grado.
13
En el Capítulo IV, con base a los estudios e investigaciones realizados, se
desarrolla el Procedimiento General de Compras para el Parlamento Andino,
en el cual se ha estandarizado la manera de hacer las compras, desde el
momento que se genera la requisición hasta cuando el bien y/o servicio llega al
cliente final, pasando por los pasos establecidos para tal fin.
En la parte final, que corresponde a los Capítulos V y VI se enuncian las
conclusiones y recomendaciones obtenidas con respecto a la experiencia y
análisis, basados en el desarrollo del presente trabajo.
1.2 OBJETIVOS
Objetivo General.- Realizar e implementar el procedimiento de compras en el
Parlamento Andino, con el fin de mejorar, estandarizar y controlar todas las
actividades relacionadas que generen algún tipo de reproceso en este
organismo.
Objetivos Específicos.
•
Estudio de cómo se realizan las compras actualmente en el Parlamento
Andino.
•
Propuesta para el proceso de Compras en el Parlamento Andino.
•
Disminución de los tiempos perdidos desde la realización del pedido hasta
la ejecución de la compra.
•
Manejo ordenado y controlado de las compras.
•
Transparente manejo del presupuesto anual de compras en el Parlamento
Andino.
1.3 IDENTIFICACION DEL PROBLEMA
El Parlamento Andino ha tenido algunos problemas en su parte administrativa
desde su creación en 1979, y uno de los mas relevantes se encuentra en la
parte de compras debido a que el manejo de las mismas no ha tenido nunca un
14
responsable directo ni un procedimiento establecido, por lo tanto se vienen
realizando, de manera desordenada dependiendo del área en donde se genere
la necesidad y de acuerdo a como se van presentando las diferentes
situaciones de adquisición de bienes y/o servicios. Adicionalmente para que se
realice la adquisición de un bien y/o servicio satisfactoriamente, existen muchos
pasos innecesarios que se deben cumplir y muchas autorizaciones que se
deben conseguir para que esta se efectúe. Esto ha causado que
ningún
funcionario sepa que es lo que tiene que hacer y como manejar el tema, ya que
puede llegar a hacer una mala compra y así generar conciencias tan graves
como incumplimientos en la entrega, productos de mala calidad, e incluso
problemas legales por falta de transparencia en los mismos.
Con la elaboración de este estudio, se va a normalizar el proceso de estas
actividades con base a la norma ISO 9001:2000, de esta manera se podrá dar
un mayor control sobre las mismas.
Se ha detectado por lo tanto que es indispensable para un adecuado
funcionamiento y manejo de las compras en el Parlamento Andino lo siguiente:
•
Crear un procedimiento de compras que le permita a la organización, tener
claro, ¿cuanto se requiere?, ¿Dónde debe ser entregado?, y ¿Cómo se debe
verificar la calidad? y además que permita, organizar, controlar, establecer
funciones y niveles de autorización que disminuyan el tiempo y pasos que se
siguen para la realización de la compra. Esto se logrará si la especificación es
clara y
posee la suficiente información que contenga las características
detalladas del bien y/o servicio y permita una compra eficaz y eficiente de
acuerdo a la necesidad que tenga el Parlamento Andino.
•
Crear un cargo responsable que cumpla y haga cumplir los parámetros
establecidos en el procedimiento antes mencionado
•
Creación de una base de datos de proveedores que permita la organización
y adecuado control de los mismos, ya que actualmente este manejo se hace
15
según la generación de la necesidad y no se contempla la escogencia de un
proveedor adecuado por falta de información, en esta base de datos se debe
incluir la calificación del proveedor que dependerá de la calidad de el bien y/o
servicio suministrado y/o prestado.
1.4 PARLAMENTO ANDINO
1.4.1 Breve Historia. El tratado constitutivo del Parlamento Andino fue
suscrito en el año de 1979 y ratificado por todos los países miembros del
Acuerdo de Cartagena en 1984. Los Países de la Comunidad Andina
convencidos que la participación de los pueblos es necesaria para asegurar la
consolidación del proceso de integración y concientes de crear un medio
común para el ejercicio efectivo de la democracia en el año de 1997 en SucreBolivia; ratifican la vigencia del tratado constitutivo del Parlamento Andino.
En diciembre de 1984 se suscribe el Acuerdo de Sede entre el gobierno de la
República de Colombia y el Parlamento Andino para el funcionamiento de la
Oficina Central. A partir de esa fecha ha funcionado la Oficina Central del
Parlamento Andino en el carácter de permanente conforme a lo establecido en
el ordenamiento jurídico del Sistema Andino de Integración.
1.4.2 ¿Qué es el Parlamento Andino? El Parlamento Andino es el Órgano
deliberante y de control del Sistema Andino de Integración, su naturaleza es
comunitaria y representa a los pueblos de la Comunidad Andina. El Parlamento
se rige normativamente por el ordenamiento jurídico de la Comunidad Andina y
sus
propias
normas
constitutivas,
cuenta
con
personalidad
jurídica
internacional. Esta constituido por representantes de los pueblos de la
Comunidad Andina, elegidos por sufragio universal y directo quienes son
elegidos por un período igual al del mandato parlamentario de su país.
Dentro de sus objetivos principales esta el de sustentar en la sub-región
Andina, el pleno imperio de la paz, la libertad, la justicia social, la democracia y
16
el derecho a la libre autodeterminación de los pueblos; así como velar por el
respeto de los derechos humanos y la calidad de vida de la población Andina.
Entre sus atribuciones esta la de examinar y participar en la marcha del
proceso de integración, formular recomendaciones, sugerir acciones o
disposiciones, promover la armonización de las legislaciones de los países e
impulsar relaciones de cooperación y coordinación entre los parlamentos de los
países miembros y demás órganos e instituciones del Sistema Andino de
Integración.
1.4.3 Órganos del Sistema Andino de Integración (S.A.I)
Figura 1. Órganos del Sistema Andino de Integración
Fuente: Oficina Central Parlamento Andino
17
1.4.4
Órganos de Gobierno del Parlamento Andino
Los órganos de gobierno del Parlamento Andino son:
Figura 2. Órganos que Operan en el Parlamento Andino
Fuente: Autores
– La Asamblea. Esta constituida por 25 parlamentarios representantes de los 5
países miembros. Como órgano máximo de conducción y decisión del
Parlamento Andino, tiene la competencia de conocer y decidir en todos los
aspectos vinculados al cumplimiento de los objetivos y al ejercicio de las
atribuciones del Parlamento Andino. Se reúne en forma ordinaria 8 veces al
año y en forma extraordinaria para conocer asuntos urgentes y específicos.
– La Mesa Directiva. Es el órgano de ejecución y conducción del Parlamento
Andino
esta
integrado
por
un
Presidente,
tres
Vicepresidentes
de
nacionalidades diferentes entre si y el Secretario General Ejecutivo con
derecho a voz. La Mesa Directiva se reúne cada vez que el presidente lo
considere necesario o a solicitud de uno de sus miembros. Una de sus
funciones es la de dirigir y coordinar las labores del Parlamento Andino y de
18
sus órganos, la Mesa Directiva esta precedida por el Presidente que tiene un
período de dos años en forma rotativa.
– Presidencia. El Presidente es el Representante Legal del Parlamento Andino,
elegido en forma rotatoria por la Asamblea entre los parlamentarios de uno de
los Países Miembros para un período de dos años.
– Las Comisiones. Son los órganos especializados del Parlamento Andino, a
través de los cuales se ejercen las tareas básicas de análisis, evaluación,
propuestas y control en el ámbito de las atribuciones del Parlamento Andino, se
manifiesta a través de informes, dictámenes y decisiones que son puestas a
consideración y aprobación de la Asamblea a través de la Mesa Directiva. Las
comisiones están conformadas por un representante de cada uno de los
países, miembros por un periodo de dos años, tienen su propio Presidente,
estas pueden ser permanentes o especiales, el Parlamento Andino tiene cinco
comisiones permanentes:
a. Comisión
1ª:
De
asuntos
políticos,
Parlamentarios,
de
relaciones
internacionales y de integración.
b. Comisión 2ª: De asuntos Jurídicos, armonización y desarrollo legislativo,
cultura, educación, ciencia y tecnología.
c. Comisión 3ª: De desarrollo humano sustentable, medio ambiente y contra el
tráfico de drogas.
d. Comisión 4ª: De asuntos económicos, presupuesto, contraloría y turismo.
e. Comisión 5ª: De la mujer, infancia, familia, pueblos indígenas, afro
americanos y derechos Humanos.
– Secretaria General. Es el órgano técnico y administrativo con funciones
permanentes en la Oficina Central del Parlamento Andino, esta a cargo de un
Secretario General Ejecutivo, nombrado por la Asamblea con categoría de
funcionario internacional y de conformidad al acuerdo sede, tiene rango de Jefe
19
de Misión Diplomática, la duración de su período es de dos años y puede ser
reelegido, tiene como funciones principales las de organizar y asumir bajo su
responsabilidad la dirección técnica, especializada y administrativa de la
Oficina Central.
1.4.5 Misión y Visión del Parlamento Andino
– Misión. El Parlamento Andino es el Órgano Deliberante de la Comunidad
Andina cuya misión es legitimar ante los ciudadanos el Proceso de Integración,
logrando acciones efectivas en procura del desarrollo de los países miembros,
estableciendo para ello los mecanismos y procedimientos orientados al pleno
cumplimiento de las atribuciones consagradas en el artículo 43 del Acuerdo de
Cartagena.
– Visión. El Parlamento Andino tiene como visión constituirse en el foro
democrático de la Comunidad Andina donde se debata y analice a profundidad
los grandes temas de la integración, así como en una institución con la
suficiente capacidad política para influir las decisiones que se adopten en la
CAN, consolidándose como el ente de control del Proceso Andino de
Integración.
1.4.6 Estructura y Organización del Parlamento Andino. El Parlamento
Andino en su oficina central posee 27 empleados los mismos que tiene como
cabeza al Secretario General que tiene las funciones de un gerente dentro de
la institución, la misma que se divide en cuatro áreas de gestión así:
–Centro Andino de Investigación Capacitación y Desarrollo Legislativo –CADEL
– La Dirección Administrativa
– La Dirección Financiera
– La Dirección de Comunicaciones
20
Figura 3. Organigrama General del Parlamento Andino
Fuente: Autores
– Secretaria General. La Secretaria General del Parlamento Andino esta
formada por el Secretario General, un Secretario de Actas e Instrumentos,
Secretario Técnico Jurídico, Secretario de Despacho, Profesional de Protocolo,
y un Asistente, todos estos dependen directamente del Secretario General del
Parlamento Andino.
21
Figura 4. Organigrama Secretaria General
Fuente: Autores
– CADEL. El Centro Andino de Desarrollo Legislativo más conocido como
CADEL esta conformado por un Director Académico, el mismo que tiene su
Asistente y cinco Asesores Académicos, acá se realizan todas las
investigaciones y también cumplen las funciones de asesores del los diferentes
Parlamentarios Andinos, además cuenta con un grupo de pasantistas que
cumplen funciones de apoyo a esta dependencia.
22
Figura 5. Organigrama CADEL
Fuente: Autores
– Dirección Financiera. Su función principal es manejar todas las finanzas del
Parlamento Andino y recibir las cuotas de los diferentes países miembros, esta
compuesta por el Director Financiero, un Contador, un Pagador y un Jefe de
Almacén que es uno de los cargos en donde se va a centrar el presente
trabajo.
23
Figura 6. Organigrama Dirección Financiera
Fuente: Autores
– Dirección de Comunicaciones. Área encargada de promocionar y difundir la
imagen institucional del Parlamento Andino, además aquí funciona la oficina de
prensa en donde se realizan los diferentes medios que se tienen para lograr el
posicionamiento del Parlamento, esta conformada por un Director de
Comunicaciones, Profesional de Prensa, Profesional de Promoción y Difusión y
Pasantistas que apoyan las actividades de esta área.
Figura 7. Organigrama Dirección de Comunicaciones
Fuente: Autores
24
– Dirección Administrativa. La función principal es prestar el soporte a las
diferentes áreas y manejar los diferentes recursos del Parlamento esta
conformado por un Director Administrativo y de Recursos Humanos,
Recepcionista
e
Informadora,
Administrador
de
Edificio,
Mensajeros,
Conductores, Aseadores, Vigilantes, Director de Sistemas, Asistente de
Biblioteca y Archivo, y Mensajero.
ADMINISTRADOR
EDIFICIO
DIRECTOR DE SISTEMAS
BIBLIOTECA Y ARCHIVO
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
DE RRHH
SERVICIOS
GENERALES
RECEPCIÓN E
INFORMACIÓN
CONDUCTORES
VIGILANTES
ASEO Y
CAFETERIA
MENSAJERIA
MENSAJERO
Figura 8. Organigrama Dirección Administrativa.
Fuente: Autores
1.5
TIPOS DE PARLAMENTOS
1.5.1 ¿Que son los Parlamentos? Los Parlamentos son las instituciones del
Estado sobre las que recae, al menos, en teoría, el poder legislativo, en el caso
del Parlamento Andino es el Órgano deliberante de la Comunidad Andina
(CAN) y esta compuesto por varios países, que son: Ecuador, Colombia,
Bolivia, Perú, y Chile.
25
Los Parlamentos en General son designados por elección popular, pero en el
Parlamento Andino por ser un organismo supranacional depende de las leyes
de cada uno de los países que lo conforman, en el caso de Ecuador y Perú son
de elección directa y en el caso de Colombia, Bolivia y Chile son elegidos por
sus respectivos congresos, a futuro se quiere que en todos los países que
conforman el parlamento tengan sus representantes elegidos por votación
popular.
1.5.2 Organizaciones Parlamentarias Similares al Parlamento Andino
– Parlamento Centroamericano (PARLACEN) Es un foro regional
permanente de representación política del Sistema de Integración
Centroamericano
(SICA).
Sus
miembros
son
elegidos
democráticamente para lograr, mediante la integración regional, el
bienestar y la unión de los pueblos centroamericanos y la
Republica Dominicana. 1
TPF
FPT
- El Parlamento Europeo es la Institución comunitaria que
representa a los pueblos de los Estados miembros de la Unión
Europea. El Parlamento Europeo es la única institución de la Unión
Europea elegida por sufragio directo. Los 785 diputados al
Parlamento Europeo están para representar a los ciudadanos; los
eligen cada cinco años los votantes de los 27 Estados miembros de la Unión Europea, en
nombre de sus 492 millones de ciudadanos. 2
TPF
FPT
– Parlamento Latinoamericano. El Parlamento Latinoamericano
(Parlatino), es un organismo regional, permanente y unicameral,
integrado por los Parlamentos Nacionales de América Latina,
elegidos democráticamente mediante sufragio popular.
Los países miembros de este organismo internacional son: Antillas Neerlandesas,
Argentina, Aruba, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El
1
TP
http://www.parlacen.org.gt/index-portada.html Septiembre 2007
http://www.europarl.europa.eu/ Septiembre 2007
PT
TP
HTU
2
PT
HTU
UTH
UTH
26
Salvador, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú República
Dominicana, Suriname, Uruguay y Venezuela. 3
TPF
FPT
– MERCOSUR. La República Argentina, la República Federativa
de Brasil, la República del Paraguay y la República Oriental del
Uruguay suscribieron el 26 de marzo de 1991 el Tratado de
Asunción, creando el Mercado Común del Sur, MERCOSUR, que
constituye el proyecto internacional más relevante en que se
encuentran comprometidos esos países. 4
TPF
3
TP
http://www.parlatino.org/conteudo.php?id=21&lg=es Septiembre 2007
http://www.mercosur.int/msweb/portal%20intermediario/es/index.htm Septiembre 2007
PT
HTU
UTH
4
TP
FPT
PT
HTU
UTH
27
2. CONCEPTOS Y DEFINICIONES
2.1
GESTIÓN DE COMPRAS
2.1.1 Introducción.
Wilbur B. England en su libro sistema de compras
plantea lo siguiente:
La función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. Se inicio cuando
el hombre por primera vez cambio un bien propio por otro y siempre ha sido una función
básica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito
personal como en el ámbito organizacional. Los expertos en comercialización, convienen,
desde hace mucho, en que la persona que aprende a ser un comprador, bien informado
puede elevar su nivel productivo por encima del de otro comprador menos conocedor,
con idénticos recursos. La Gestión de Compras hoy en día es estratégica y los
comerciantes saben desde siempre que “un producto bien comprado genera un ahorro
para la organización.
5
TPF
FPT
2.1.2 Políticas.
Bien sean de la organización, o bien del departamento de compras, delinean, en efecto lo
que ha de hacerse. Definen las responsabilidades y especifican la autoridad que se
delega y en quién se delega. Determinan también las relaciones intraempresariales entre
las divisiones, los departamentos y los empleados. Es, realmente, el quién y el qué.
Las políticas de la Gestión de Compras siempre deben estar alineadas con las políticas
de la organización. 6
TPF
FPT
2.1.3 Procedimiento. Constituye el cómo. Muestra la forma en que deben
llevarse a cabo las políticas. También establece controles diseñados para
procurar una operación eficaz. El procedimiento pone por escrito las políticas y
procesos a seguir y los concentra en un solo lugar.
5
ENGLAND B Wilbur: Sistemas de Compras, Editorial Inmobiliaria Florida, Buenos Aires 1971
p.1.
6
MESSNER A. William: La Gerencia de Compras, Editorial Norma S.A. NY 1986 Cap. 13. p
308
TP
PT
TP
PT
28
Constituye un libro de referencias para los empleados, al que pueden recurrir,
para revisar lo que se debe hacer y porque, o bien para respaldar sus
opiniones cuando estas sean combatidas. Es uno de los primeros elementos
utilizado para entrenar a los empleados.
El procedimiento determina como deben hacerse las solicitudes, los formatos, como
deben estos llegar al departamento de compras y quien esta autorizado para firmar dicha
solicitudes. El procedimiento traza también las responsabilidades que otros tienen con la
gestión de compras. Señala hasta que punto están involucrados los otros departamentos
y que responsabilidades tienen. Además, especifica la forma en que las diferentes partes
que están a cargo de los inventarios cumplirán sus obligaciones y como estarán
relacionadas entre si, para que no surjan conflictos entre ellos. Señala también como
deben manejarse los bienes de capital, en cuanto una política los haya diferenciado de
los suministros operacionales. 7
TPF
FPT
2.1.4 Importancia. El hecho de que hasta hace poco, incluso las firmas mas
grandes le restaban importancia a la función de compras y se la confiaban a las
personas menos calificadas, señala la indudable importancia que tiene el
mejorar el proceso de compras. Las compras controlan un alto porcentaje (en
muchos casos, del 60% al 70%) de los gastos de muchas empresas. Esta de
por si, es una razón valida para mejorar el proceso así como contar con un
personal altamente entrenado y profesional.
La importancia del profesionalismo a la actividad de las compras es muchísimo mayor
cuando se trata de una organización más pequeña. En la actualidad probablemente
existen centenares de miles de pequeños establecimientos que la siguen relegando a
algún oficinista inexperto. Peor aun muchos ni siquiera reconocen la función y permiten
que cada cual se encargue de sus propias compras. Esta indiferencia conduce
inevitablemente a una reducción en las utilidades o, en el caso de las empresas públicas
y de las organizaciones sin ánimo de lucro a gastos excesivos. Para mucha de ellas
puede representar la diferencia entre el desarrollo y el estancamiento, o inclusive la
bancarrota. En el caso del gobierno, significa mayores impuestos. En todos los casos
constituye un desperdicio que debería ser
financieros.
TPF
7
TP
PT
TP
8
PT
8
FPT
MESSNER, op. cit., p.314.
Ibid. p. 9
29
rechazado, ya sea recursos naturales o
2.1.5 Objetivos.
• Satisfacer al cliente interno, mediante la entrega oportuna de los bienes y servicios
solicitados, en las cantidades y calidades requeridas y al mejor precio
• Adelantar la negociación con los proveedores, de tal forma que se logre el mejor
beneficio económico para las partes. (relación gana – gana )
• Investigar y explorar las diferentes fuentes de suministro y llevar a cabo programas de
desarrollo con los proveedores seleccionados.
• Administrar y ejecutar el plan de compras, de tal forma que se cuente con los
suministros necesarios y la administración económica de los inventarios
• Establecer la ventaja económica de la compra, a través de los diferentes mecanismos
de compra, y dar rentabilidad a corto plazo
generando valor económico para la
organización.
• Administrar y manejar los materiales y disponer la entrega oportuna a las demás áreas
de la organización 9
TPF
•
FPT
Pensar en las necesidades de los clientes antes de pensar en las propias
necesidades. (por definición es una gestión enfocada al servicio). (oportunidad,
calidad, servicio asociado)
•
Contribuir a la retención de clientes a largo plazo.
•
Trabajar
más
inteligentemente,
más
estratégicamente
operativamente.
•
Mejorar e innovar procesos.
•
Atender proveedores oportunamente
•
Análisis de muestras y cotizaciones
TP
9
PT
RAMON Virgilio La GECOSUM Material de Apoyo Bogotá 2007 p. 3
30
menos
•
Negociación, definiendo claramente las condiciones
•
Conocimiento del entorno y visitas a plantas de proveedores
•
Determinar cantidades de compra
•
Conocimiento de la normatividad interna de la empresa y de las
disposiciones legales del gobierno nacional
•
Conocimiento de la capacidad operativa, técnica, administrativa y financiera
del proveedor
•
Conocer las necesidades de sus clientes internos
2.1.6 Funciones.
Básicamente la gestión de compras, debe ser un centro de producción de utilidades. Es
decir, debe estar totalmente orientada hacia la realización de utilidades, y todas sus
actividades, deben estar encaminadas a producirle mayores utilidades a la empresa. Esto
es igualmente válido, para las organizaciones sin animo de lucro como excepto que, en
vez de estar hablando de utilidades nos referimos a reducir los costos, así cuando al
departamento se le solicita la adquisición de un bien o servicio, la primera consideración
debe ser: “¿Es necesario el bien y/o servicio según lo especificado y, en caso dado, son
estas las mejores especificaciones para ayudarle a la organización a seguir siendo
rentable”? Por esta razón, las facultades de la gestión de compras deben ir mucho mas
allá de simplemente hacer pedidos. 10
TPF
FPT
– Mejorar la Calidad. Desde el punto de vista del comprador la mejor calidad es
la que mejor responde a una determinada necesidad. A veces será la mas alta
obtenible. Otras veces, o para otros usos, se preferirá un grado intermedio o
hasta el mas bajo. Comprar sobre una base cualitativa, dicho en otros términos,
no significa que hayan de adquirirse bienes o servicios de una calidad mejor
que la requerida por el uso particular al cual estén destinados.
TP
10
PT
MESSNER, op. cit p.31.
31
Expresado de otra manera calidad y uso no pueden separarse. Norman F.
Harriman. Escribió: “Calidad es aquello que adapta un producto a un uso
determinado. Un producto no es bueno sin mas, es bueno para cierto fin, y la
voz calidad carece de significado si no se refiere al uso previsto”. Por eso, si el
bien y o servicio no cumple con la función deseada su calidad es impropia, sea
cual fuere su costo o la facilidad con la que pueda obtenerse”. 11
TPF
FPT
– Reducir los Costos y Bajar Precios. La determinación del precio que la
organización pagará es una de las principales decisiones que se toman en la
gestión de compras. En efecto, la capacidad de obtener un “buen precio” se
considera a veces como la prueba suprema de un buen comprador. Si por buen
precio se comprende el mayor valor, en sentido lato, eso puede ser verdad.
Más si se interpreta como el precio por unidad mas bajo, que puede lograrse
después de haberse determinado los elementos de conveniencia técnica y
calidad, entonces aquella afirmación no es correcta de ninguna manera.
Una sana política de precios debe descansar en dos fundamentos:
•
Que el precio es un elemento importante en cualquier compra. Una
gestión de compras que no preste atención al logro del precio más razonable,
posiblemente falta a su deber. No tiene ningún motivo de excusarse por hacer
hincapié en el precio o por asignar un valor importante entre los valores que
debe considerar. Es deber de la gestión de compras analizar cualquier precio
que se le cotice sea quien fuere el proveedor o sea cual fuere el bien y/o
servicio.
•
El último análisis el precio pagado es tanto un factor para la decisión
final a cerca de lo que es la “mejor compra” como lo son las especificaciones
del bien y/o servicio.
Además hay que tener en cuenta los descuentos que se dividen en dos clases:
TP
11
PT
ENGLAND : op. cit. p.21
32
•
“Se dividen en precios confidenciales y convenios secretos.
•
Abarca los descuentos comunes por pago de contado, comerciales y por
cantidad”. 12
TPF
FPT
– Análisis del Mercado.
Una buena gestión de compras es especialista en las
condiciones del mercado y de los negocios. Los proveedores, publicaciones comerciales
y de servicios así como reuniones locales de compradores son una base constante de
información acerca de precios, factores de oferta y demanda.
El análisis de mercado e le puede considerar igual al análisis de las fuentes de suministro
para el caso de la Gestión de Compras. 13
TPF
FPT
Un buen análisis de mercado nos ayuda a tomar las siguientes decisiones.
¿Qué comprar?
¿Dónde comprar?
¿Cuándo y Cómo comprar?
¿A quien comprar?
Además no solo a reaccionar ante las fuerzas del mercado sino gestionarlas.
Investigar el mercado de suministros ayuda a:
•
Identificar los segmentos del mercado que representan la mejor oportunidad
y el menor riesgo para una determinada compra
•
Descubrir nuevos productos y/o tecnología que satisfagan las necesidades
•
Comprender las diferentes condiciones y/o limitaciones relacionadas con la
compra de un determinado artículo
12
TP
PT
TP
13
PT
Ibid. p.107
Ibid. p. 133
33
El estudio del mercado de aprovisionamiento debe ser selectivo; pues no
podemos dedicar el mismo tiempo para toda la gama de bienes y servicios que
adquiere por lo que se requiere definir prioridades.
A continuación algunos factores a tener en cuenta:
• ¿Es la primera vez que se va a comprar? Suele suceder que se debe invertir más
tiempo y esfuerzo para adquirirlo.
• ¿Hace cuánto sucedió el último análisis del estudio del mercado para el bien y/o
servicio objeto de la compra?
• ¿Cuál es la velocidad con qué el mercado está cambiando?
• ¿Cuál es el impacto de la compra del bien o servicio en el presupuesto o el flujo de
caja?
• ¿Cuál es el impacto de la compra del bien y/o servicio a la hora de cumplir con los
objetivos empresariales y con sus clientes? 14
TPF
FPT
Se debe hacer un análisis del mercado de aprovisionamiento, con el fin de
determinar:
“¿Qué productos están disponibles?
¿Quienes son los fabricantes de los productos?
¿Cuál es nivel de competencia?
¿Cuáles son los canales de distribución?
¿Cuál es el nivel de precio y cómo los determinan?” 15
TPF
FPT
A continuación el proceso completo para entender los mercado de aprovisionamiento
• Preparar el análisis del mercado:
14
TP
PT
TP
15
PT
RAMON Virgilio. Gerencia de Compras Material de Apoyo Bogota 2007 p.7
Ibid., p.8
34
¿Cuales son los objetivos del aprovisionamiento?
¿Qué debemos conocer de los proveedores, cuántos debemos tener?
• Evaluar el grado y efectos de la competencia:
Factores que influyen en el grado de competencia: Las 5 fuerzas en el mercado de
aprovisionamiento de Porter.
a.
Competencia entre proveedores: Depende del número, el tamaño y de sus
políticas comerciales.
b.
Probabilidad de nuevos proveedores en el mercado. Ayuda a mejorar la
competencia y así mejorar la posición del comprador.
c.
Disponibilidad de productos o servicios sustitutos. Mejora la posición del
comprador.
d.
Poder de negociación de los proveedores. Conocer la complejidad de la
cadena de aprovisionamiento. Evaluar el alcance del poder de negociación de nuestros
proveedores.
e.
Poder de negociación de los compradores.
Crear comunidades de
compradores. ¿Cual es la posición de nuestra empresa como comprador. Ejerce
influencia en el mercado?
• Prever la evolución del mercado:
• Entender las fuerzas del mercado:
• Evaluar el precio:
o El valor que percibe el comprador
o La estructura de costos más beneficios. Modelo costo/precio
o Competencia y factores de mercado
• Segmentar el mercado:
35
Basados en el conocimiento del mercado: Localización geográfica, tecnología y canales
de distribución.
Cuando diferentes tecnologías presentan riesgos diferentes se deben tratar como
segmentos diferentes.
• Seleccionar los segmentos:
Cada segmento útil debe ser analizado para definir con cuáles se va a trabajar y cuáles
no se tendrán en cuenta.
• Evaluar los Segmentos del Mercado:
Para la evaluación de los segmentos se identificarán las oportunidades y riesgo y se
evaluarán sus posibilidades y el impacto sobre los objetivos del aprovisionamiento. 16
TPF
La evaluación se hace a partir del modelo POCKET
P Factores políticos, legales y socioculturales
O Logística externa
C Niveles de competencia
K Artículos clave para el mercado de aprovisionamiento
E Factores económicos y de infraestructura
T Factores tecnológicos
POLITICOS: (P)
a. Estabilidad política
b. Relaciones entre gobiernos
c. Amenaza de guerra
d. Marco legal para los negocios
e. Medio ambiente, ética y corrupción
f. Relaciones laborales
g. Cultura, religión y lengua
h. Hora
LOGISTICA EXTERNA (O)
TP
16
PT
Ibid., p.8
36
FPT
a. Logística
b. Infraestructura de transporte
c. Riesgo de robo
d. Servicios de seguros
e. Documentación requerida
f. Disponibilidad de servicios de inspección y comprobación
COMPETENCIA (C)
a. Número de proveedores
b. Capacidad de negociación como comprador
ARTICULOS CLAVE PARA EL MERCADO DE SUMINISTROS (K)
a. Materia primas y componentes
b. Mano de obra
c. Competitividad
ECONOMICOS Y DE INFRAESTRUCTURA (E)
a. Política económica y tipo de cambio
b. El ciclo económico
c. Políticas gubernamentales para el desarrollo de empresas
d. Normas y política de comercio exterior
e. Nivel de globalización y tendencias de exportación
f. Financiación y banca
g. Infraestructura básica
TECNOLOGICOS (T)
a. Nivel de innovación y capacidad tecnológica 17
TPF
TP
17
PT
Ibid. , p. 9.
FPT
Modelo POCKET: (Centro Internacional de Comercio) 2007
37
– Selección de Proveedores. Esto se basa en alianzas estratégicas con el fin de
encontrar la relación gana-gana, capacidad de reacción de los proveedores frente a las
necesidades de la organización y establecer relaciones basadas en el largo plazo y la
confianza.
Un buen proveedor es aquel que en todo momento es honesto y justo con los clientes,
con sus propios empleados y consigo mismo; que dispone de las instalaciones y
conocimientos adecuados para poder entregar un bien y/o servicio que satisface las
especificaciones del comprador en las cantidades requeridas y en la fecha prometida;
cuyo estado financiero esta sano; cuyos precios son razonables, tanto para el comprador
como para el mismo; cuyas políticas gerenciales son progresistas que reconocen las
necesidad de un mejoramiento continuo, tanto de sus productos como de sus procesos; y
que tiene en cuenta que, en ultimo análisis, la mejor forma de salvaguardar sus propios
intereses consiste en salvaguardar la de sus clientes.
La gestión de compras debe establecer procedimientos formales de clasificación de
proveedores para facilitar su elección. Dado que el precio por lo general puede
determinarse de una manera objetiva, se debe encontrar un modo de medir la calidad, la
entrega y el servicio. 18
TPF
FPT
– Negociación con Proveedores. Para tener poder en la negociación se debe:
a.
Tener claros los objetivos de la negociación.
b.
Ampliar las alternativas si no hay negociación.
c.
Entender a la otra parte como un aliado y no como un amigo o enemigo.
d.
Ser activo en la negociación.
e.
Manejar la información de la contraparte.
f.
TP
18
PT
Ser claro en lo que se va a negociar.
ENGLAND, op. cit, p.93
38
g.
Tener preferencias logísticas: lugar, tipo de muebles, ubicación de la otra
parte.
19
TPF
FPT
– Estrategias para Generar Valor Económico en la Negociación:
a.
Obtener los mejores descuentos
b.
Acordar el mayor plazo posible de pago
c.
Obtener descuentos financieros
d.
Preferencia a los productos que representen el mejor margen con la mejor
calidad
e.
Conseguir productos exclusivos con buen margen
f. Eliminar la compra de productos que no necesiten los clientes internos
g.
Conseguir descuentos adicionales en productos.
h.
Cuando se presenten aumentos de precios analizar el inventario, el consumo
normal, el incremento de los productos y efectuar compras que permitan aumentar las
utilidades
i. No permitir que se interrumpa el suministro de materiales por el agotamiento de las
existencias
j. Adquirir productos que estén respaldados por buenas empresas
k.
Tener en cuenta que una buena rotación de sus inventarios equivale a
generación de utilidades
l. No rechazar la posibilidad de efectuar negocios con proveedores nuevos o
desconocidos
m.
19
TP
PT
TP
20
PT
Evaluar permanentemente el proceso y los controles 20
TPF
FPT
RAMON Virgilio. La GECOSUM Material de Apoyo Bogota, 2007 p. 13
Ibid. p. 16
39
2.1.7 Plan de Compras. El plan de compras se ejecuta a partir de
negociación con los proveedores logrando la ventaja competitiva para la
organización (volumen, precio, forma de pago, calidad, oportunidad).
Compras debe conocer qué productos y servicios debe comprar, Cuáles son
los modelos de demanda y cuáles son los costos presupuestados.
Además debe fijar las prioridades para especificar y planear suministros
La gestión de compras es la encargada de elaborar, ejecutar, controlar y modificar el plan
de compras, para lo cual debe tener en cuenta los siguientes puntos:
• La visión y misión de esta gerencia debe ser coherente con la visión y misión de la
organización.
• Los objetivos propuestos deben identificarse con los objetivos trazados para la
organización.
• Las estrategias de la Gestión de Compras deben ser coherentes con las diseñadas por
la organización de tal manera, que los procesos de compras, suministros, administración
y manejo de inventarios realmente generen valor para la compañía.
En la medida en que los puntos anteriores estén claramente definidos se puede hablar de
la cadena del valor conformada por:
• Cliente externo (proveedores)
• Cliente interno (las personas de la organización a quienes les suministramos los bienes
y servicios).
Además, para fortalecer esta cadena del valor y crear ventaja competitiva es necesario
tener en cuenta que la organización funciona con el enfoque sistémico y para el efecto es
importante analizar la relación que tiene con las demás gerencias y con los sistemas de
infamación gerencial, el sistema de control interno y el sistema de información contable y
financiero. 21
TPF
TP
21
PT
FPT
Ibid. p.5
40
2.1.8 Administración del Proceso de Compras.
El proceso de compras debe administrase teniendo en cuenta los conceptos de
eficiencia, eficacia y efectividad.
La gestión de compras puede constituir una operación manejada por una sola persona
por un agente de compras y una secretaria o por un gerente con cierto número de
compradores, despachadores, secretarias y empleados de oficina, según sea el tamaño
global de la firma y de la industria particular en la que opera. Sin importar el tamaño del
departamento, todo buen comprador desea convertirse en gerente y todo gerente
ambicioso aspira a que el departamento se convierta en una operación mucho mayor.
Ante todo, la gestión de compras tiene que saber que metas a fijado la administración de
la empresa. Es de suma importancia que el departamento de compras refleje los
objetivos de toda la organización al igual que su modo de operación. Para poder encajar
sus actividades resulta esencial que el departamento de compras sepa en que dirección
se esta moviendo la organización.
Para poder ser eficiente se debe obtener decisiones de los superiores al fin de poder
actuar. Por tanto es responsabilidad de compras presentar los hechos, exponer el
análisis de que alternativas son posibles y hacer sus recomendaciones. Precisamente
por ello existen los comités, para obtener el beneficio de varias mentes dedicadas a un
mismo problema. 22
TPF
FPT
La administración en la gestión de compras existe para economizar dinero.
2.1.9 Administración y Manejo del Sistema de Información. Es una
herramienta para la toma de decisiones. (Precios históricos, precios del
mercado, análisis de costos, niveles de consumo, niveles de compras).
El alma de todo concepto operativo de sistemas comerciales es el movimiento
de la información. Las buenas decisiones dependen de la información
oportuna, completa y exacta. Lamentablemente, el desarrollo y manejo de esa
información siempre ha sido uno de los problemas más complejos en la gestión
de compras.
TP
22
PT
MESSNER, op cit. p.335
41
La operación de un sistema de compras depende enteramente de sus
informaciones, recibidas tanto de las demás funciones de la empresa como del
exterior.
Esencialmente esa información se divide en dos categorías principales:
•
Especificaciones de las necesidades de bienes y/o servicios que se
obtienen del exterior
•
Pedidos de información disponible en compras u obtenible afuera.
Mediante la planeación el departamento de compras prepara ordenadamente
los requerimientos a largo plazo en cuanto a bienes y/o servicios. El
planeamiento adecuado es de especial importancia a fin de poder preparar las
futuras necesidades.
Otra manera de información es mediante los pronósticos de compras bien
hechos, es uno de los instrumentos más útiles que se encuentran a disposición
del departamento de compras, con el objeto de planificar las estrategias de
abastecimiento para períodos que este considere. Las operaciones comerciales
suelen alcanzar el más alto grado de eficacia cuando un planeamiento
ordenado
permite
la
adquisición
y
programación
ordenadas
de
los
requerimientos.
Si el departamento de compras tiene la adecuada información previa acerca de
las clases de bienes y/o servicios que probablemente se necesitaran y las
cantidades aproximadas, se hallan una posición favorable para lograr el
equilibrio óptimo entre las condiciones del mercado y las necesidades de la
organización.
42
Figura 9. Movimiento interno de la información para las compras
Fuente: Autores
2.1.1.0
Las Siete Dimensiones de la Gestión de Compras
– Cultural
•
De Cambio
•
De Trabajo En Equipo
– Comunicativa
•
Relaciones entre los miembros de la organización
– Innovación y Actualización Tecnológica:
43
•
Información
•
Tecnológica
– Gestión Estratégica:
•
Visión Compartida
•
Estrategia Competitiva
– Políticas de Personal:
•
Desarrollo
•
Empoderamiento
•
Creatividad
– Mejores Prácticas:
•
Mejoramiento De Procesos
– Gestión Diaria:
TP
23
PT
•
Orientación Al Cliente
•
Mejoramiento Continuo
•
Seguimiento Objetivos
•
Retroalimentación
•
Indicadores de Gestión
23
TPF
FPT
RAMON Virgilio. La GECOSUM Material de Apoyo op. cit p. 2
44
3. SITUACION ACTUAL. PROCEDIMIENTO GENERAL
DE COMPRAS PARA EL PARLAMENTO ANDINO.
3.1
GENERALIDADES
El Parlamento Andino es el organismo internacional de control político de la
Comunidad Andina su objetivo principal es
participar en la orientación y
promoción del proceso de integración, con miras a la consolidación de la
integración latinoamericana.
El Parlamento esta conformado por funcionarios capacitados para desempeñar
las labores asignadas por la Secretaria General, así como una sede ubicada en
Bogota-Colombia, en donde se realizan sesiones mensuales con las
represtaciones parlamentarias de los diferentes
países que
conforman la
Comunidad Andina (CAN).
Para que todo esto pueda funcionar adecuadamente el Parlamento Andino
recibe los ingresos que están compuestos por: Ingresos comunitarios y no
comunitarios, los ingresos comunitarios son aquellos aportados por los países
miembros de conformidad a lo dispuesto en le articulo No. 157 del Reglamento
General; en tanto los ingresos no comunitarios dispuestos en el artículo No.
158 están constituidos por:
•
Ingresos de funcionamiento para la oficina central del Parlamento Andino
ubicada en la ciudad de Bogotá – Colombia,
•
Rendimientos financieros recibidos por las inversiones realizadas durante
un año consecutivo,
Además se cuenta con recursos de cooperación que son ingresos obtenidos
eventualmente de entidades internacionales con destino a la elaboración de
seminarios o actos de interés común.
45
El Parlamento Andino programa sus actividades y su presupuesto
anual,
teniendo en cuenta:
•
Nómina
•
Honorarios
•
Impuestos
•
Suscripciones y afiliaciones
•
Seguros
•
Servicios
•
Gastos legales
•
Mantenimiento
•
Gastos de viaje (operación)
•
Diversos (gastos logísticos )
•
Eventos propios
•
Difusión y prensa (comunicaciones)
•
Programa agenda anual
•
Financieros
•
Equipos de oficina
•
Equipo de computación y comunicación
•
Flota y equipo de transporte
•
Equipo de seguridad
A continuación en la Figura 10. Distribución del Presupuesto General se
identifica el porcentaje anual asignado para la Gestión de Compras de bienes
y/o servicios para el Parlamento Andino.
46
Distribucion del Presupuesto General
PERSONAL
HONORARIOS
IMPUESTOS
FINANCIEROS
0%
SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES
GASTOS LEGALES
0%
SEGUROS
COMPRAS
PERSONAL
27%
GASTOS LEGALES
COMPRAS
69%
FINANCIEROS
HONORARIOS
1%
IMPUESTOS
0%
SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES
1%
SEGUROS
2%
Figura 10. Distribución del Presupuesto General
Fuente: Autores
Como se puede observar en la Figura 10, el presupuesto asignado para
compras ocupa el 69% del presupuesto total. Basados en esta relación y
llegando a la conclusión que dentro de las actividades que se presentan en el
Parlamento Andino las compras representan un gran porcentaje y merecen un
tratamiento especial debido al monto que estas pueden representar en los
gastos totales, por tal motivo se ve la necesidad de implementar un
procedimiento de compras, que permita el adecuado control de todos los
egresos que se puedan generar por la adquisición de bienes o servicios en el
objetivo principal del Parlamento Andino.
Aunque se tenga identificado plenamente que existe un presupuesto para
bienes y servicios dentro del Parlamento Andino es indispensable un manejo
adecuado de los recursos.
A continuación se expone la situación actual del manejo de compras en el
Parlamento Andino.
47
3.3 SITUACION ACTUAL
3.3.1 Introducción. A continuación se va a realizar una breve descripción
acerca de la situación actual de cómo es el manejo de las compras en la
Institución y el proceso que debe seguirse para la aprobación, adquisición y
almacenamiento de los bienes o servicios requeridos, ya que como se ha
indicado anteriormente al no existir un Procedimiento de Compras establecido,
se deben realizar los pasos enunciados a continuación.
Al establecer la
situación actual se pueden definir los puntos en los que se puede mejorar, la
creación del Procedimiento de Compras en el Parlamento Andino, es el objetivo
principal del proyecto.
3.3.2 Proceso Actual de Compras del Parlamento Andino. A continuación
se describe la forma como se realizan las compras en la actualidad en el
Parlamento Andino:
a. Se genera la necesidad de compra o de contratación de algún tipo de bien
y/o servicio, para el Parlamento Andino.
b. Se informa al Secretario General del Parlamento Andino sobre la necesidad
de compra o de contratación de algún tipo de bien y/o servicio, si el valor
supera los 50 millones de pesos se presenta a Mesa Directiva para el
respectivo análisis, si el valor es menor lo revisa el Secretario General para su
aprobación.
c. Una vez que el Secretario General o Mesa Directiva aprueban la necesidad,
se solicita el pedido al almacén o se realizan las cotizaciones en caso de que lo
requerido no se encuentre en stock. Cabe resaltar que si el Secretario General
y/o la Mesa Directiva no se encuentran en el momento de solicitar la respectiva
autorización y aprobación ninguna de las actividades mencionadas se puede
realizar.
48
d. Se solicita al encargado de almacén que verifique si lo solicitado se
encuentra disponible, en tal caso se entrega, de lo contrario se empieza con el
proceso de cotización para compra.
e. Se deben obtener las cotizaciones, las cuales consigue el Jefe de Almacén.
Una vez las recibe se las entrega a la persona que genera la necesidad para su
respectivo análisis, cuadro comparativo y sugerencia de adjudicación.
f. El que genera la necesidad, convoca a un Comité de Compras que esta
conformado por el Director Administrativo, el Secretario
Técnico Jurídico y
Representante del área que genera la necesidad.
g. El comité se reúne para analizar las diferentes propuestas y decidir cual es
la más conveniente para realizar la compra del bien y/o servicio y se toma una
decisión.
h. El comité realiza un informe dirigido al Secretario General y/o a la Mesa
Directiva en donde se indica la decisión tomada para los trámites respectivos.
i.
Una vez el Secretario General analiza el informe del comité de compras y
las propuestas recibidas, autoriza o rechaza la compra del bien y/o el servicio.
j.
Si el Secretario General autoriza la compra del bien y/o servicio el Jefe de
Almacén, la persona, o el área que genera la necesidad contactan al proveedor
para realizar el debido contrato, en el caso de que el valor supere los 2 millones
de pesos, si este es menor, no es necesaria la realización de un contrato, en
este caso se realizaría solo unas cláusulas de cumplimiento.
k. Una vez el proveedor recibe la notificación de la compra y/o servicio
procede a cumplir con el requerimiento.
49
l. Cuando se encuentra listo el producto o servicio, el proveedor hace su
entrega al Parlamento Andino, la recepción esta a cargo del Jefe de Almacén
en conjunto con el área directamente involucrada. Dentro de este paso se
involucra al Director Administrativo quien debe responder ante el Secretario
General y/o Mesa Directiva por el recibo a satisfacción de la compra y/o
servicio.
m. El Director Administrativo realiza un informe al Secretario General de la
calidad y satisfacción de la entrega del producto y/o servicio.
n. El Secretario Técnico Jurídico realiza un informe, en donde indica el
cumplimiento Jurídico sobre los términos de negociación expresados en el
contrato previamente establecido o en las cláusulas de cumplimiento
anteriormente establecidas.
o. Para autorizar el pago del producto o servicio a los proveedores, junto con
la correspondiente factura se deben adjuntar todos los documentos
involucrados
durante
la
negociación,
tales
como
contrato,
informes,
cotizaciones y autorizaciones. La autorización del pago solo puede realizarla el
Secretario General.
p. Cuando la autorización se encuentra lista, los documentos pasan al
Dirección Financiera para realizar el respectivo pago que dependiendo de las
condiciones del contrato se genera en cheque el cual debe llevar la firma del
Secretario General y del Pagador, o de lo contrario si el monto se puede
manejar en efectivo se realiza el pago bajos estas condiciones.
A continuación se muestra el diagrama de flujo de las situaron actual del
desarrollo de compras de bienes y/o servicios del Parlamento Andino.
50
Figura 11. Diagrama de flujo situación actual proceso de compras Parlamento Andino.
Fuente: Autores
51
DIAGRAMA DE FLUJO SITUACIÓN ACTUAL
PROCESO DE COMPRAS PARLAMENTO ANDINO
1
Entrega Cotización a
Área Encargada
Realizar Análisis y
Cuadros Comparativos
Convocatoria al
Comité de Compras
Reunión del
Comité de Compras
Toma de decisión a cargo
del Comité de Compras
Informe del Comité de Compras
Revisión
Secretario General
2
52
DIAGRAMA DE FLUJO SITUACIÓN ACTUAL
PROCESO DE COMPRAS PARLAMENTO ANDINO
NO
?
Autoriza el Secretario General?
SI
3
Contacto con proveedores y se
fijan términos de pago
NO
?
Valor Significativo?
SI
Realizar Contrato
Notificación a proveedor
Entrega, Recepción, Inspeccion
NO
?
OK?
SI
2
4
53
54
4. PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS
PARA EL PARLAMENTO ANDINO
4.1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
A continuación se desarrolla el Procedimiento General de Compras propuesto
para el Parlamento Andino.
4.1.1 Objetivo.
Este
Procedimiento
responsabilidades y los controles,
establece
la
metodología,
las
que el Parlamento Andino aplica para
asegurar que los bienes y/o servicios adquiridos cumplan con los requisitos de
calidad, precio óptimo, tiempo de entrega y necesidades especificadas por el
Parlamento Andino.
4.1.2 Alcance. Este Procedimiento es aplicable a la Gestión de Compras de
todos los bienes y/o servicios que el Parlamento Andino realiza, para satisfacer
las necesidades de los clientes internos, así como las de la oficina central del
Parlamento Andino para su adecuado funcionamiento.
4.1.3 Compras. Las operaciones básicas de compras comprenden la
selección de proveedores, a quienes se invitará a cotizar, obtención de ofertas,
definición de requisitos de la compra, preparación y adjudicación de la orden de
compra.
4.1.4 Seguimiento y Activación.
El Negociador, hace el seguimiento y
activación de todos los documentos, sus anexos y las actividades relacionadas
con ellos, buscando que se cumplan todos los plazos y fechas de entrega que
se hayan convenido con las órdenes de compra y contratos, evitando los
retardos y desviaciones en la entrega de materiales, equipos y documentos, de
manera tal que se mantenga un flujo ágil dentro de la compra.
4.1.5 Inspección. Verificar que los materiales, equipos y servicios que se
adquieren, están en conformidad con lo solicitado en la orden de compra.
55
4.1.6
Logística. Es responsable de coordinar todo lo necesario para que el
material comprado llegue en óptimas condiciones a su sitio de destino.
4.1.7 Definiciones
– Gestión de Compras. Proceso de suministro de material, equipo o servicio
que comprende desde el origen de una solicitud hasta que esta sea cumplida
en su totalidad en el sitio requerido, en el tiempo y al costo determinado, y con
la calidad indicada en las especificaciones de compra, dadas por el Parlamento
Andino.
– Registro de Proveedores. Es el Registro de Proveedores, aprobados por el
Parlamento Andino a través del Negociador de Compras bajo la supervisión del
Director Administrativo.
– Proveedor. Persona u organización que suministra un bien y/o servicio al
Parlamento Andino.
– Requisición. Documento mediante el cual las diferentes áreas solicitan el bien
y/o servicio, y justifican el porque de su adquisición.
– Recomendación de Adjudicación. Es el documento mediante el cual el
Comité de Compras presenta a consideración del Secretario General, el
análisis técnico y económico de las diferentes cotizaciones recibidas.
– Orden de Compra. Documento emitido por el Negociador mediante el cual el
Parlamento Andino de acuerdo con la recomendación de adjudicación
previamente aprobada por los respectivos responsables y con su respectivo
nivel de autorización, adjudica a un proveedor el suministro de bien y/o servicio,
tomando como base la cotización del mismo. Este documento debe tener 3
56
copias, la original
que va para la dirección financiera, una copia para el
proveedor y una copia para el almacén.
4.1.8 Responsables
– Estructura Organizacional. El Negociador hace parte del Área Administrativa.
A continuación en la FIGURA 12 se presenta el Organigrama propuesto para
esta área y se presenta además donde se encuentra esta nuevo cargo que se
va a crear en el Parlamento Andino.
Figura 12. Organigrama propuesto para la Dirección Administrativa
Fuente: Autores
El Negociador comprende las siguientes funciones, todas ellas bajo la
supervisión general y responsabilidad del Director Administrativo.
•
Compras
57
•
Seguimiento y Activación
•
Verificación
•
Logística
Para la ejecución satisfactoria de estas actividades, el Negociador debe ser
confiable, competente, prudente, integro e imparcial.
– Director Administrativo
•
Hace seguimiento permanente de las funciones del Negociador.
•
Participa en la selección de los diferentes proveedores.
•
Brinda apoyo permanente al Negociador.
•
Participa en el Comité de Compras
•
Aprueba las compras según el nivel de autorización.
– Negociador
•
El Negociador da cumplimiento a este Procedimiento y debe velar por todos
los aspectos relacionados con el proceso de Gestión de Compras.
•
Evalúa la capacidad de los proveedores para cumplir con los requisitos de
Calidad exigidos. Según Formato PA-PC-F05 Evaluación de Proveedores.
•
Prepara las recomendaciones de adjudicación.
•
Gestionar todas las cotizaciones que sean requeridas por las diferentes
Direcciones de la Oficina Central del Parlamento Andino
58
•
Vigila que las pólizas y garantías de los diferentes proveedores, estén
siempre vigentes, de acuerdo con las condiciones contractuales pactadas.
– Comité de Compras:
•
Está compuesto por el Secretario Administrativo, Secretario Financiero,
Secretario Jurídico, Negociador
y la persona responsable de la necesidad
generada.
•
Este comité definirá las directrices relacionadas al manejo de la gestión de
compras, además dará, las respectivas aprobaciones a las Órdenes de
Compras emitidas, dependiendo de los montos, según los niveles de
autorización.
•
El Comité de Compras es quien define la estrategia de las compras,
•
Aprueba las recomendaciones de adjudicación, presentadas por el
Negociador.
•
Responsable de lograr el mejor beneficio en el momento de decidir las
diferentes ofertas propuestas al Parlamento Andino.
– Jefe de Almacén
•
Verificar y custodiar
las existencias en el almacén para suplir las
necesidades de los diferentes clientes internos del Parlamento.
•
Entregar y llevar a cabo el correspondiente libro de entregas y recibos de
los bienes del Parlamento Andino, especialmente aquellos que se manejan en
el almacén.
•
Lleva el registro y control de inventario.
•
Controlar los materiales del almacén y los suministros del mismo
(recepción, registro y distribución)
59
•
Coordinar la entrega de material necesario para la elaboración de las
sesiones y realizar un informe sobre los materiales que salieron del almacén.
•
Conservar y restituir en buen estado, salvo el deterioro natural, los
instrumentos y útiles que le hayan sido facilitados para el ejercicio de sus
funciones. En el evento de pérdida o daño de los mismos, avisar
oportunamente, al Negociador motivando las razones de la perdida o daño.
•
Mantiene un control del inventario teniendo en cuenta las entradas y salidas
de materiales. Según Formato PA-PC-F06 Salida de Almacén y Formato PAPC-F07 Entrada a Almacén
•
Solicita los materiales faltantes y que sean requeridos en el almacén por
medio del Negociador.
4.1.9 Procedimiento.
•
Se genera la necesidad de compra o de contratación de algún tipo de bien
y/o servicio.
•
La persona que genera la necesidad elabora la requisición y hace aprobar
dependiendo del nivel de autorización especificado en la Tabla No 1 Niveles de
autorización.
•
Una vez aprobada la necesidad por lo diferentes niveles de autorización
según la Tabla No 1 Niveles de Autorización, la requisición es enviada al
Negociador quien verifica que todas las especificaciones y requerimientos
estén completos según el Formato PA- PC- F02 Requisición.
•
El Negociador verifica si el requerimiento se encuentra disponible en el
almacén, si es así el Jefe de Almacén entregará lo solicitado mediante la salida
de almacén, según el Formato PA-PC-F06 Salida de Almacén.
60
•
Si el requerimiento no se encuentra disponible en el almacén, el
Negociador en conjunto con el Director Financiero revisan y presentan un
informe de disponibilidad presupuestal, siempre y cuando la Tabla No 1 Niveles
de autorización, lo indique.
•
Una vez se defina que si existe presupuesto, el Negociador realiza las
respectivas cotizaciones.
•
Se deben obtener mínimo tres (3) cotizaciones, las cuales las realiza el
Negociador el mismo que realiza un cuadro comparativo y recomendación de
adjudicación según Formato PA-PC-F03 Cuadro Comparativo de Proponentes.
•
El Negociador, convoca al comité de compras
•
El Comité se reúne para analizar las diferentes propuestas y decidir cual es
la más conveniente para realizar la adquisición, basados en el cuadro
comparativo. Una vez se decide, a quien se va a adjudicar la compra del bien
y/o servicio, se solicita al Negociador lograr, si es posible, mejorar los términos
de negociación.
•
El Comité realiza un informe dirigido al encargado de la autorización según
la Tabla No 1 Niveles de Autorización, con copia al Secretario General y/o a la
Mesa Directiva en donde se indica la decisión tomada para los trámites
respectivos.
•
Una vez las personas encargadas de la autorización analizan el informe del
Comité de Compras y las propuestas recibidas, autoriza o rechaza la compra
y/o el servicio.
•
Si se autoriza la compra del bien y/o servicio el Negociador, procederá a
realizar la debida orden de compra
61
•
Una vez el proveedor recibe la orden de compra procede a cumplir con el
requerimiento.
•
Cuando se encuentra listo el bien y/o servicio, el proveedor hace su entrega
al Parlamento Andino, la recepción, esta a cargo del Jefe de Almacén en
conjunto con el área directamente involucrada y el Negociador que es quien
debe responder ante el Director Administrativo. Adicionalmente el Jefe Almacén
codifica los bienes adquiridos para el control contable y de inventarios.
•
El Negociador realiza un informe de satisfacción de recepción de material
así como de cumplimiento de los términos de negociación, este informe va
dirigido a la persona que autorizó la compra.
•
Si llega a presentarse alguna irregularidad en el momento de recepción del
bien y/o servicio el Negociador en conjunto con el Secretario Técnico Jurídico
analizan la situación y toman las respectivas medidas.
•
Para autorizar el pago a los proveedores, junto con la correspondiente
factura se deben adjuntar todos los documentos involucrado durante el proceso
tales como cotizaciones orden de compra, y autorizaciones. La autorización
del pago esta dada según la Tabla No 1 Niveles de Autorización.
•
Cuando la autorización se encuentra lista, los documentos pasan al área
Financiera para realizar el respectivo pago
4.1.10 Relaciones con las diferentes áreas involucradas. Durante la gestión
de compras el Negociador debe mantener relaciones con:
– Departamento que genera la necesidad para:
62
•
Seleccionar los proveedores al efectuar las compras de materiales, trabajos
y servicios.
•
Hacer cumplir todas las condiciones convenidas con los proveedores.
•
Informarles de los cambios en las especificaciones o en la descripción que
en sus productos hagan los proveedores
•
Informarles los cambios en los plazos de entrega de los principales
proveedores.
•
Obtener su asistencia en las inspecciones de equipos
o materiales de
naturaleza compleja.
•
Modificar órdenes de compra y colocar otras nuevas surgidas de las
revisiones que se presenten
•
Arreglar con los proveedores, los transportadores y las compañías de
seguro del caso, todo lo concerniente a materiales faltantes, deteriorados o
diferentes a lo solicitado.
•
Informarles de retardos tenidos de algún material o equipo cuando se afecte
la disponibilidad prevista para él.
– Jefe de Almacén.
•
Asegurarse que los materiales lleguen en buenas condiciones y de acuerdo
a lo comprado.
•
Obtener la documentación necesaria para reclamar a las compañías de
seguros y al proveedor, cuando se presentan faltantes, daños y averías en la
carga.
•
Pasar toda la información necesaria al área de contabilidad
– Proveedores.
63
•
Establecer un conocimiento mutuo de las relaciones comerciales
•
Conocer la clase y calidad de sus productos
•
Cerciorarse del cumplimiento en sus entregas
•
Facilitar su cooperación para solucionar los problemas que se presenten
con la entrega de sus suministros.
•
Hacer seguimiento a sus productos.
4.1.11
Registro de proveedores. El Parlamento Andino deberá mantener
un registro de proveedores idóneos para los diferentes tipos de bienes y/o
servicios, el cual deberá estar debidamente clasificado de acuerdo al tipo de
bien y/o servicio que suministra cada uno.
Para el ingreso al registro de proveedores el Negociador evaluará
a los
proveedores potenciales en cuanto a su calidad, capacidad financiera, y
experiencia,
de
acuerdo
al
Formato
No
PA-PC-F05
Evaluación
de
Proveedores. También se pueden aprobar mediante acta, inspección física de
instalaciones y/o recibo de documentación que certifique que es idóneo para el
suministro y/o prestación de servicios.
Un proveedor puede ser descalificado y borrado de la Lista de Proveedores en
cualquiera de los siguientes casos:
•
Si no ha cumplido con los requisitos especificados en la orden de compra.
•
Si se encuentra en incapacidad financiera o es declarado insolvente.
4.1.12 Descripción de las actividades de la gestión de compra.
– Emisión de la Requisición. La gestión de compra inicia en el momento en
que se genera la necesidad por el cliente interno según el Formato No PA-PCF02 Requisición.
64
– Selección de Proveedores. Una vez recibida la requisición, por parte del
cliente interno que genera la necesidad, será función del Negociador, en
conjunto con este, seleccionar de el registro de proveedores el apropiado para
el tipo de bien y/o servicio solicitado en la requisición.
Se debe procurar seleccionar como mínimo tres proveedores y máximo seis
para cada requisición, o para cada tipo de material, equipo o servicio
solicitado. Es importante resaltar que puede existir un proveedor único.
– Solicitud de Cotización. Será función del Negociador solicitar la cotización a
los diferentes proveedores invitados en la cual se debe incluir las condiciones
comerciales y la fecha máxima para cotizar.
A cada proponente se le deberá pedir una copia de la respectiva cotización y
esta deberá guardarse en la Dirección Administrativa.
– Recibo de Cotizaciones. Las cotizaciones deben ser entregadas en el sitio, la
fecha y la hora que se fijó previamente cuando esta fue solicitada.
– Evaluación Técnica y Comercial. Una vez recibidas las cotizaciones de los
diferentes proveedores, el Negociador conjuntamente con el que generó la
necesidad de la compra, realizarán la tabulación comercial y técnica utilizando
el Formato No PA-PC-F03 Cuadro Comparativo de Proponentes.
Tanto la evaluación económica como técnica deben ser revisadas y aprobadas
por el Comité de Compras.
– Recomendación de Adjudicación. Con el conjunto de tabulación técnicaeconómica, el Comité de Compras, elaborará por escrito la Recomendación de
adjudicación.
– Adjudicación de Compra. Esta recomendación de adjudicación la realiza el
Negociador y se presentará a la persona que autoriza la compra según la Tabla
No 1 Niveles de autorización, el cual después de los análisis correspondientes
la aprobará o no, y definirá el proveedor o proveedores seleccionados.
65
– Emisión Orden de Compra. Una vez la persona que autoriza la compra según
la Tabla No 1 Niveles de Autorización, haya definido y aprobado
los
proveedores seleccionados, el Negociador emitirá la orden de compra formal.
Cualquier cambio o modificación al alcance de la orden de compra, se
oficializará mediante una revisión a la orden, y dependiendo del nivel de
cambio se solicitarán las aprobaciones necesarias al Comité de Compras.
El documento de la orden de compra debe contener los datos que describan
claramente el bien y/o servicio comprado: Tipo, grado, clase, identificación
formal, especificaciones aplicables, planos, requisitos de embalaje, requisitos
de inspección y ensayo, requisitos para aprobación o calificación, protocolos de
prueba, manual de operación y mantenimiento, pólizas y garantías, requisitos
de personal y equipos en suministro de servicios.
– Aceptación y Firma de la Orden de Compra. Una vez la orden de compra
haya sido recibida por el proveedor, este cuenta con un día (1) hábiles para
firmar la orden de compra en señal de aceptación.
– Seguimiento de la Orden de Compra. Será función del Negociador del
Parlamento Andino, una vez colocada la orden de compra, realizar en forma
permanente el seguimiento, control y activación con el propósito de lograr el
fiel cumplimiento de las condiciones pactadas con el proveedor.
– Verificación en las instalaciones del proveedor. En caso de que se acuerde la
verificación del Producto en los locales del proveedor, se deben especificar en
el documento de compra el alcance de la verificación. La verificación por parte
del Negociador debe asegurar que los productos suministrados son aceptables
y cumplen con todos los requisitos de calidad especificados en la orden de
compra.
– Recepción del bien y/o servicio comprado. Una vez el Negociador y/o el Jefe
de Almacén reciba e inspeccione el bien y/o servicio deberá presentar un
66
informe de conformidad o no conformidad, este documento servirá como
soporte para la aprobación y pago de la factura a los proveedores.
– Recibo y Aprobación de la Factura. El proveedor deberá entregar la factura
con copia de la orden de compra y las pólizas correspondientes (cuando
aplique) y el Área Financiera debe verificar que la factura este de acuerdo a
las condiciones pactadas mediante la orden de compra y se debe anexar copia
del informe de conformidad
como constancia del recibido
de los bienes
comprados.
El Área Financiera deberá llevar un estricto control de la facturación y de los
pagos hechos durante el desarrollo de la orden de compra para cada uno de
los proveedores.
– Seguros y Garantías. Los requerimientos de Seguros y Garantías deberán
ser concordantes con los compromisos contractuales entre Parlamento Andino
y el Proveedor. El proveedor entregará al Parlamento Andino las pólizas y
garantías requeridas en la orden de compra.
Las pólizas deben ser constituidas por cuenta del proveedor y ser expedidas
por compañías de seguros o entidades bancarias legalmente establecidas en
Colombia y a favor del Parlamento Andino en caso de ser solicitadas.
Se deberán exigir como mínimo las siguientes pólizas de seguro:
a. Póliza de Buen Manejo del Anticipo: (si aplican anticipos para la adquisición
de bien y/o servicio), expedida por el 100% del valor del anticipo y válida hasta
por 90 días después de la fecha pactada de entrega final o hasta la
amortización total del anticipo, lo que suceda primero.
Esta póliza deberá
entregarse con la cuenta de cobro del anticipo.
b. Póliza de Cumplimiento: expedida por el 10% del valor total de la Orden de
Compra y válida hasta por 60 días después de la fecha pactada de entrega
final. Esta póliza será entregada al Parlamento Andino a más tardar cinco días
después de la firma de la orden de compra.
67
c. Póliza de Calidad: expedida por el 10% del valor total de la orden de compra
mínimo por 1 año o por el periodo al que igualmente este obligado Parlamento
Andino frente al cliente, periodo a ser contado a partir de la fecha de entrega de
los bienes o servicios.
d. Póliza de Responsabilidad civil o social: donde se deberá especificar la
gente esté inscrita a sistema de seguridad social etc.
Estas pólizas se solicitaran dependiendo del monto del contrato y según Tabla
No 1 Niveles de autorización
4.2 REGISTROS
Como la Gestión de Compras genera mucha información es muy importante
tener registros confiables, claros y precisos que ayuden a la toma de
decisiones, a continuación se enumeran los diferentes registros que se utilizan
en este procedimiento:
•
Evaluación de proveedores y documentación solicitada
•
Requisición
•
Orden de Compra
•
Registro de Proveedores aprobados
•
Tabulación económica de ofertas
•
Niveles de Autorización
4.3 FORMATOS
•
PA-PC-F01 Registro de Proveedores
•
PA-PC-F02 Requisición
•
PA-PC-F03 Cuadro Comparativo de Proponentes
•
PA-PC-F04 Orden de Compras
•
PA-PC-F05 Evaluación de Proveedores
•
PA-PC-F06 Salida de Almacén
•
PA-PC-F07 Entrada de Almacén
68
4.4 DIAGRAMA DE FLUJO (PROPUESTO)
Figura 13. Diagrama de flujo situación propuesta proceso de compras Parlamento Andino.
Fuente: Autores
69
70
71
72
5. CONCLUSIONES
•
El procedimiento de compras ocupa una posición estratégica dentro de la
compañía, ya que mediante estas se logra tener una relación con todas las
dependencias de la empresa e interactuar con fuentes externas que permiten
estar en constante actualización de las condiciones de mercados que rodean la
empresa.
•
En una organización en donde se requiera adquisición de bienes y/o
servicios es necesario estandarizar el proceso de compras, ya que permite que
ésta sea una actividad clara y transparente dentro de la compañía.
•
El procedimiento de compras en el Parlamento Andino permite que las
órdenes de compra sean más eficaces y eficientes ya que el bien y/o servicio
sea adquirido en el menor tiempo y al mejor costo.
•
Es responsabilidad del Negociador, bajo la supervisión del Secretario
Administrativo, no sólo comprar, sino conseguir el mejor precio posible, con
máxima calidad y que el servicio dado sea realmente satisfactorio para el
cliente.
•
La contribución del procedimiento de compras a las operaciones con bajo
costo para el Parlamento Andino, es asegurar el flujo continuo de las
actividades propias del parlamento, para poder contar de forma adecuada con
la disponibilidad de material, evitar costos injustificados y originar inventarios
excesivos.
•
El negociador es la cara de la compañía frente a los proveedores y clientes
internos, pues mediante su gestión somete a la compañía a obligaciones
contractuales que podrían resultar exitosas dependiendo de los resultados
obtenidos.
73
•
Con el procedimiento de compras se pretende crear y conservar socios
estratégicos con firmas comerciales que le permitan al Parlamento Andino
obtener beneficios económicos mediante el gana – gana.
•
Es necesario capacitar a todos los empleados del Parlamento Andino para
que conozcan y manejen el procedimiento de compras y así lograr su buen uso
y desarrollo.
•
En un ente como el Parlamento Andino, en donde la mayoría de
proveedores son prestadores de servicios, es necesario identificar, clasificar y
calificarlos, para poder contar con la buena calidad dentro de cada una de las
actividades que se manejan.
•
La creación de los niveles de autorización de compra en el Parlamento
Andino, contribuye a que el procedimiento sea más ágil y a que cada
funcionario tenga claro el monto máximo a sugerir y/o tramitar.
74
6. RECOMENDACIONES
•
Es necesario crear el cargo de “Negociador” dentro de la compañía, ya que
con este cargo se podrá llevar a cabo el procedimiento de las compras en el
Parlamento Andino y se logrará tener una mejora continua en el proceso.
•
Las compras deben estar en contacto con la operación diaria del
Parlamento Andino, por eso se determinó en el presente trabajo que
dependieran del área administrativa, ya que esta área es la encargada de
manejar las operaciones dentro del Parlamento Andino y depender de ésta
permitirá planificar mejor las compras.
•
Es necesario que el procedimiento de compras sea revisado periódicamente
para poder verificar su funcionalidad y contribución en el éxito de las
operaciones del Parlamento Andino.
•
Es importante hacer un presupuesto de compras sujeto a revisión, para que
se pueda hacer una planificación de acuerdo a lo asignado con esta actividad.
75
BIBLIOGRAFÍA
LIBROS
ENGLAND B. Wilbur: Sistemas de Compras Editorial Inmobiliario Florida
Buenos Aires 1971
MESSNER A. William.: La Gerencia de Compras. Editorial Norma México 1986
PARLAMENTO ANDINO: Documentos Institucionales, Bogotá 2005
RAMON Virgilio: La GECOSUM Documento de Trabajo, Bogotá 2007.
RAMON Virgilio: Gerencia de Compras, Documento de Trabajo Bogotá 2007
RAMON Virgilio: Taller de Compras, Documento de Trabajo Bogotá 2007.
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
http://www.parlacen.org.gt/index-portada.html Septiembre 2007
http://www.europarl.europa.eu/ Septiembre 2007
http://www.parlatino.org/conteudo.php?id=21&lg=es Septiembre 2007
http://www.mercosur.int/msweb/portal%20intermediario/es/index.htm
Septiembre 2007
76
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
REGISTRO DE PROVEEDORES (PA-PC-F01)
COD.
TIPO PROVEEDOR
Elaborado por
NOMBRE
Aprobado por:
DESCRIPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO
Revision
MARCA OFRECIDA
CONTACTO
DOCUMENTO: PA-PGC-01/01
FECHA: 07/08/2007
DIRECCION
Razon del Cambio
TELEFONO
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
REQUISICION (PA-PC-F02)
ITEM COD.
DESCRIPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO CANTIDAD
Elaborado por:
JUSTIFICACION ECONOMICA
Aprobado por:
DOCUMENTO: PA-PGC-01/02
FECHA: 07/08/2007
AREA QUE SOLICITA / PREUPUESTO
Fecha:
DOCUMENTO: PA-PGC-01/03
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
CUADRO COMPARATIVO DE PROPONETES (PA-PC-F03)
REQUISICION No.
FECHA: 07/08/2007
REVISION:
PROPONENTE
ITEM
COD.
DESCRIPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO
MENOR PRECIO
CANT
UND
V/UNIT
V/TOTAL
V/UNIT
V/TOTAL
V/UNIT
V/TOTAL
V/UNIT
V/TOTAL
PROVEEDOR
SI
NO
SUBTOTAL SUMINISTRO EN COL $
DESCUENTO
SUBTOTAL INCLUIDO DESCUENTO
IVA
OTROS
TOTAL SUMINISTRO EN COL $
ESPECIFICACIONES
No. OFERTA Y FECHA
VALIDEZ OFERTA
MARCA / MODELO
TERMINOS DE PAGO
GARANTIA
PLAZO DE ENTREGA
LUGAR DE ENTREGA
RECOMENDACIONES DE ADJUDICACION
COMENTARIOS:
RAZON DE LA SELECCIÓN
Especificaciones
Unica fuente
Mejor precio
PROPONENTES:
SUBTOTAL SUMINISTRO EN COL $
DESCUENTO
SUBTOTAL INCLUIDO DESCUENTO
IVA
OTROS
TOTAL SUMINISTRO EN COL $
GRAN TOTAL
Entrega
Otras
Consolidacion
de compras
APROBADO POR COMITÉ:
ACTA No.
FECHA
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
ORDEN DE COMPRA (PA-PC-F04)
ORDEN DE COMPRA No
Ciudad:
Señor(es)
Dirección
Sírvanse
Condiciones
Contacto:
ITEM
COD.
REQUISICION No.
Elaborado por:
DOCUMENTO: PA-PGC-01/04
FECHA: 07/08/2007
Fecha
DESCRIPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO CANTIDAD V. UNITARIO DESCUENTOS
Firma
Aprobado por:
IVA
Fecha:
TOTAL
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
DOCUMENTACION SOLICITADA (PA-PC-F05)
DOCUMENTACION SOLICITADA (PA-PC-F05)
DOCUMENTO PA-PC-01/O5
FECHA: 07/08/2007
PRODUCTO O SERVICIO:
PROVEEDOR
DIRECCIÓN
TELÉFONO
DOCUMENTACION SOLICITADA
SI
NO
N/A
Certificado de Constitución y Gerencia
Carta de Proveedor donde autorice consulta a cualquier base de datos
Procedimientos y/o estándares de calidad y/o fabricación
Estado de Pérdidas y Ganancias y Balance del año anterior.
Referencias Comerciales
Trabajos realizados con el Parlamento Andino
Otros Documentos
FORMATO
PUNTAJE
Diligenciado con todos los anexos
No se diligencia
EVALUAC.
10
0
SISTEMA DE CALIDAD
Tiene Procedimientos y Estándares y esta certificado ISO
Sólo tiene Estándares de fabricación
No tiene Estándares
20
15
0
EXPERIENCIA
Más de 15 años continuos demostrables
Entre 10 - 15 años continuos demostrables
Entre 5 - 10 años continuos demostrables
Entre 1 - 5 años continuos demostrables
Menos de 1 año
25
15
10
5
0
FINANCIERA
P&G (utilidades) y 3 referencias bancarias
P&G (utilidades) y 2 referencias bancarias
P&G (utilidades) y 1 referencia bancaria
Sólo P&G o referencias bancarias
No presenta P&G ni referencias bancarias
25
15
10
5
0
TRABAJO ANTERIOR CON PARLAMENTO ANDINO
En 5 trabajos con cumplimiento EXCELENTE
En 4 trabajos con cumplimiento EXCELENTE
En 3 trabajos con cumplimiento EXCELENTE
En 2 trabajos con cumplimiento EXCELENTE
En 1 trabajos con cumplimiento EXCELENTE
En ningún trabajo
20
15
10
8
6
0
PUNTAJE MÍNIMO DE ACEPTACION
75
0
PUNTAJE PROVEEDOR
Elaborado por:
Observaciones:
Aprobado por:
Revision
Razon del Cambio
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
SALIDA DE ALMACEN (PA-PC-F06)
DOCUMENTO: PA-PGC-01/06
FECHA: 07/08/2007
SALIDA DE ALMACEN No
ITEM
COD.
Elaborado por:
REQ No.
AREA
DESCRIPCION
Aprobado por
SALIDA
VALOR
Revision
FECHA
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
ENTRADA DE ALMACEN (PA-PC-F07)
DOCUMENTO: PA-PGC-01/07
FECHA: 07/08/2007
ENTRADA DE ALMACEN No
ITEM
COD.
Elaborado por:
REQ No.
AREA
DESCRIPCION
Aprobado por
ENTRADA
VALOR
Revision
FECHA
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
TABLA No.1 NIVELES DE AUTORIZACION
CARGO
AREA
MONTO
Mesa Directiva
Presidente
Secretario General
Director Administrativo
Director Financiero
Elaborado por:
Oficina Central
Oficina Central
Oficina Central
Oficina Central
Finaciera
Aprobado por:
$50`000.000 en adelante
hasta 50`000.000
hasta 50`000.000
hasta 15`000.000
hasta $ 7`000.000
Revision
NOTA: Para montos inferiores a $2`000.000 no se requiere contrato y/o polizas
Orden de Compra
POLIZAS
SI
NO
SI
NO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Razon del Cambio
PROCEDIMIENTO GENERAL DE
COMPRAS PARA EL
PARLAMENTO ANDINO
ANGELA CECILIA PELAEZ
SEBASTIAN JOSE VAZQUEZ
2007
“Ninguna idea surge realmente del vacío. Al
contrario, las ideas nuevas surgen de un conjunto
de condiciones en las que no parecen funcionar ya
las antiguas....”
(Womack-Jones y Roos, 1990).
1
OBJETIVOS
• Realizar e implementar el procedimiento de
compras en el Parlamento Andino.
• Hacer un estudio de cómo se realizan las
compras.
• Propuesta para el proceso de compras.
• Crear un cargo para las compras.
DEFINICION DEL
PROBLEMA
• No existe un método definido para la realización
de las compras.
• No hay un responsable directo.
• Muchas autorizaciones para realizar una compra
2
¿QUE ES EL PARLAMENTO
ANDINO?
Fuente: Oficina Central Parlamento Andino
ESTRUCTURA DEL
PARLAMENTO ANDINO
Figura: Organigrama General del Parlamento Andino
Fuente: Autores
3
SITUACION ACTUAL
Distribucion del Presupuesto General
PERSONAL
HONORARIOS
IMPUESTOS
FINANCIEROS
0%
SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES
GASTOS LEGALES
0%
SEGUROS
COMPRAS
PERSONAL
27%
GASTOS LEGALES
COMPRAS
69%
FINANCIEROS
HONORARIOS
1%
IMPUESTOS
0%
SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES
1%
SEGUROS
2%
Figura: Distribución del Presupuesto General
Fuente: Autores
SITUACION ACTUAL
4
SITUACION ACTUAL
SITUACION ACTUAL
5
SITUACION ACTUAL
PROCEDIMIENTO GENERAL
DE COMPRAS
PROPUESTO
• OBJETIVO:
Establecer
la
metodología,
las
responsabilidades y los controles,
que el Parlamento Andino aplica para
asegurar que los bienes y/o servicios
adquiridos cumplan con los requisitos
de calidad, precio óptimo, tiempo de
entrega y necesidades especificadas
por el Parlamento Andino.
6
PROCEDIMIENTO GENERAL
DE COMPRAS
PROPUESTO
• ALCANCE:
Este Procedimiento es aplicable a la
Gestión de Compras de todos los
bienes y/o servicios que el
Parlamento Andino realiza, para
satisfacer las necesidades de los
clientes internos, así como las de la
oficina central del Parlamento
Andino
para
su
adecuado
funcionamiento.
PROCEDIMIENTO GENERAL
DE COMPRAS
PROPUESTO
•RESPONSABLES:
7
PROCEDIMIENTO GENERAL
DE COMPRAS
PROPUESTO
• FUNCIONES DEL NEGOCIADOR
–Dar cumplimiento al Procedimiento y velar por todos los aspectos
relacionados con el proceso de Gestión de Compras.
–Evaluar la capacidad de los proveedores para cumplir con los
requisitos de Calidad exigidos. Según Formato PA-PC-F05
Evaluación de Proveedores.
– Preparar las recomendaciones de adjudicación.
–Gestionar todas las cotizaciones que sean requeridas
–Vigilar que las pólizas y garantías de los diferentes proveedores,
estén siempre vigentes, de acuerdo con las condiciones
contractuales pactadas.
8
9
PROCEDIMIENTO GENERAL
DE COMPRAS
PROPUESTO
•FORMATOS:
¾PA-PC-F01 Registro de Proveedores
¾PA-PC-F02 Requisición
¾PA-PC-F03 Cuadro Comparativo de Proponentes
¾PA-PC-F04 Orden de Compras
¾PA-PC-F05 Evaluación de Proveedores
¾PA-PC-F06 Salida de Almacén
¾PA-PC-F07 Entrada de Almacén
¾Niveles de Autorización
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CONCLUSIONES
• El procedimiento de compras ocupa una posición estratégica dentro
del Parlamento Andino.
• En una organización en donde se requiera adquisición de bienes
y/o servicios es necesario estandarizar el proceso de compras,
• El procedimiento de compras en el Parlamento Andino permite que
las órdenes de compra sean más eficaces y eficientes ya que el bien
y/o servicio sea adquirido en el menor tiempo y al mejor costo.
•Es responsabilidad del Negociador, bajo la supervisión del Director
Administrativo, no sólo comprar, sino conseguir el mejor precio
posible, con máxima calidad y que el servicio dado sea realmente
satisfactorio para el cliente.
CONCLUSIONES
• El negociador es la cara de la compañía frente a los
proveedores y clientes internos, pues mediante su gestión
somete a la compañía a obligaciones contractuales que podrían
resultar exitosas dependiendo de los resultados obtenidos.
•Con el procedimiento de compras se pretende crear y
conservar socios estratégicos para lograr un gana-gana
•Es necesario capacitar a todos los empleados del Parlamento
Andino
•Es necesario calificar y clasificar a los proveedores
•Los niveles de autorización logran agilizar y controlar el flujo de
compras en el Parlamento Andino
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RECOMENDACIONES
• Creación del cargo “Negociador”.
• Las compras deben estar en contacto con la operación
diaria del Parlamento Andino.
•Revisión periódica del procedimiento de compras.
•Llevar el control del presupuesto de compras.
•Comunicar y capacitar a lo funcionarios del Parlamento
Andino sobre el procedimiento de compras.
“Mas valen dos que uno solo, porque logran
mejor fruto de su trabajo …..”
La Biblia, Eclesiastés
Gracias !!!
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