Liliana Amor González Romero - Repositorio Institucional de la

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
Propuesta de Control Interno del Inventario
de Bienes Muebles en el Sistema de Enseñanza
Abierta de la Universidad Veracruzana
MONOGRAFÍA
Para obtener el Título de:
Licenciado en Administración
Presenta:
Liliana Amor González Romero
Asesor:
Mtro. Armando Dominguez Melgarejo
Xalapa-Enríquez, Veracruz
Mayo 2014
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
Propuesta de Control Interno del Inventario
de Bienes Muebles en el Sistema de Enseñanza
Abierta de la Universidad Vercruzana
MONOGRAFÍA
Para obtener el Título de:
Licenciado en Administración
Presenta:
Liliana Amor González Romero
Asesor:
Mtro. Armando Dominguez Melgarejo
Xalapa-Enríquez, Veracruz
Mayo 2014
DEDICATORIA
Cada logro en la vida no seria posible sin la ayuda de Dios, de mi familia y
amistades que con todo su apoyo y bendiciones me han servido como un cimiento
en mi vida para salir adelante.
A Dios quien siempre le agradeceré el hecho de seguir viviendo, tener salud y
permitirme alcanzar las metas que me he propuesto, inmensamente llena de
satisfaccion por tener una oportunidad mas en este camino, y cuidar en cada
momento a mis seres amados, gracias Dios por lo infinitamente bueno que eres y
que me has otorgado.
A mi familia, por creer en mi y mantener la Fé, ante sacrificios y esfuerzos que dia
a dia se fueron forjando con el propósito de llegar mas alto, Dios lo bendiga y
proteja siempre.
A mis asesores, que sus enseñanzas, dedicacion y confianza en la elabloracion de
este trabajo me impulsaron a ser constante y nunca dejar de luchar ante cualquier
obstaculo o impedimento que se presente, guiandome con sus consejos y
sabiduria que con el paso del tiempo se va formando, Dios los llene de amor y
cuide siempre de ustedes, profundamente les agradesco.
ÍNDICE
RESUMEN .............................................................................................................. 1
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 2
CAPÍTULO I: GENERALIDADES DE LOS INVENTARIOS ..................................... 7
1.1 DEFINICIÓN .................................................................................................. 8
1.2 CLASIFICACIÓN............................................................................................ 9
1.3 IMPORTANCIA ............................................................................................ 10
1.4 VENTAJAS .................................................................................................. 14
1.5 OBJETIVO ................................................................................................... 15
1.6 CONTROL INTERNO .................................................................................. 15
1.6.1 ANÁLISIS ............................................................................................... 16
1.6.2 ELEMENTOS ......................................................................................... 17
1.6.3 REVISIÓN DE CONTROL INTERNO DE ACTIVO FIJO (PLANTA Y
EQUIPO)......................................................................................................... 17
1.6.4 REVISIÓN GENERAL............................................................................ 17
1.7 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ......................... 18
1.8 INFORME DEL CONTROL INTERNO ......................................................... 19
1.9 ADMINSTRACIÓN DE INVENTARIOS ........................................................ 19
1.10 FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ...................... 19
1.11 IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA EN EL MANEJO DEL INVENTARIO 21
1.11.1 CLASES DE AUDITORIA .................................................................. 23
1.11.2 NECESIDAD ........................................................................................ 26
1.11.3 ¿CUÁNDO REALIZAR UNA AUDITORÍA Y POR QUÉ? ................... 28
I
1.11.4 LA AUDITORÍA EN EL SECTOR PRIVADO Y EN EL SECTOR
PÚBLICO. ....................................................................................................... 29
1.11.5 GUÍA DE AUDITORÍA PÚBLICA ....................................................... 30
1.11.6 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA ......................... 31
1.12 SISTEMAS DE CONTROL INTERNO ....................................................... 33
1.13 INFORME .................................................................................................. 34
CAPÍTULO II: GENERALIDADES DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA ... 36
2.1 ANTECEDENTES HISTORICOS ................................................................. 37
2.2 IDENTIDAD INSTITUCIONAL...................................................................... 44
2.3 INFRAESTRUCTURA .................................................................................. 47
2.4 NORMATIVIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES .......................... 48
CAPÍTULO III: PROPUESTA DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE
BIENES MUEBLES DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA DE LA
UNIVERSIDAD VERACRUZANA .......................................................................... 66
3.1 ¿PORQUÉ SURGE LA NECESIDAD DE UNA PROPUESTA DE CONTROL
INTERNO DE BIENES MUEBLES EN EL SISTEMA DE ENSEÑANZA
ABIERTA?.......................................................................................................... 67
3.2 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DENTRO DEL
SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA .............................................................. 67
3.3 CONTROL INTERNO DE ACUERDO A POLÍTICA ADMINISTRATIVA ...... 75
3.4 EQUIPO EN MANTENIMIENTO .................................................................. 77
3.5 SISTEMA DE INVENTARIOS ...................................................................... 78
CONCLUSIONES.................................................................................................. 82
FUENTES DE INFORMACIÓN ............................................................................. 87
ANEXOS ............................................................................................................... 89
ÍNDICE DE FIGURAS ........................................................................................... 95
ÍNDICE DE TABALAS ........................................................................................... 96
II
RESUMEN
El siguiente trabajo de investigación brinda al Sistema de Enseñanza Abierta de la
Universidad Veracruzana una visión sobre el manejo del control interno del
mobiliario y equipo como herramientas fundamentales de trabajo para la óptima
operación de la misma.
La administración del inventario en su totalidad, midiendo la eficiencia en el
adecuado del registro, rotación y evaluación de acuerdo a como se clasifique y al
tipo al que pertenezca, beneficiará resultados sobre la situación financiera de la
empresa y las medidas
necesarias para mejorar o mantener dicha situación,
como se menciona en el primer capítulo.
Dentro del capítulo segundo ,nos enfocaremos al Sistema de Enseñanza Abierta
(SEA) partiendo de su historia, ideología y funciones con las que cuenta para
brindar sus servicios, así como la normatividad que la rigen.
Terminado con una propuesta de que cumpla con las exigencias de la
dependencia y que en su conjunto integran el patrimonio de esta entidad
educativa, dentro del Subproceso de Control Patrimonial, encargado de la
identificación, registro, resguardo, valoración, gestión y aseguramiento para el
control integral del patrimonio Universitario.
1
INTRODUCCIÓN
Actualmente dentro de las organizaciones se exige el conocimiento y uso de
tecnología, pero sobre todo el manejo eficiente de información que le permita una
correcta toma decisiones, para asegurar la permanencia de las empresas a largo
plazo.
Los factores que determinan la competitividad no solo se derivan de la tecnología,
sino el conocimiento científico convertido en tecnología, y que brinda las ventajas
competitivas. Dentro del desarrollo que está viviendo el país, todos los sectores
que componen a la sociedad como el comercio, la educación, el ambiente y la
propia sociedad, nos demanda la necesidad de valorar los procesos de gestión de
la innovación tecnológica la cual permiten la creación de capacidades productivas,
y sobre todo tecnológicas en el marco empresarial.
La tecnología es fácil de comprender vista desde un proceso de transformación
física, pues se basa en el conocimiento y equipo utilizados para la realización de
tareas.
Una empresa, negocio, organización, institución en cualquiera de sus
representaciones es un organismo con vida, crece y cambia. Durante el proceso
de crecimiento de una organización la reorganización en forma cíclica marca su
pulso.
El presenta trabajo de investigación va enfocado al control interno del mobiliario y
equipo dentro del Sistema de Enseñanza Abierta (SEA), la necesidad que se
presenta sobre la supervisión, custodia y actualización de los recursos materiales
que se encuentran a cargo de esta entidad educativa, y en secuencia con los
recurso humanos y financieros que permiten alcanzar los objetivos planteados
para el funcionamiento y cumplimiento sobre el servicio que brinda esta Dirección,
adaptándose a los cambios tecnológicos formados por programas, aplicaciones,
datos, recursos físicos y el personal que los utiliza, requieren tener la misión de
facilitar la consecución de los objetivos estratégicos, en los cuales se invierte y
que deben ser constantemente justificados en términos de eficacia y eficacia
materializados por el estudio de sus principales requerimientos.
3
La aplicación de la evaluación integral, modificaciones que optimicen el
rendimiento de sus procesos y al mismo tiempo propicien de una manera más
redituable, interesante y satisfactoria el trabajo del personal, por cual es vital que
cada organización tenga una exacta comprensión de sus objetivos así como de los
métodos y herramientas empleados para cumplirlos.
La administración juega un papel imprescindible dentro de esta actividad, la cual
debe reconocer un enfoque adecuado a sus necesidades, consistiendo en
implementar, utilizar y desarrollar métodos y técnicas de evaluación cuantitativas,
que proyecten en forma objetiva su operación para determinar la productividad,
calidad y excelencia dentro de su área y como complemento de la función general
de este sistema.
La información es un elemento esencial como motor del cambio y ventaja
competitiva, por lo tanto un Sistema de Información condiciona la estrategia
moderna de una organización y constituye el componente fundamental para llevar
a cabo la gestión idónea orientada a sus procesos que resulten en el énfasis de la
mejora continua con la absoluta visión de servicio.
Por lo tanto la misión de esta investigación es contribuir al control interno idóneo
del mobiliario y equipo con el que opera el SEA, a través de un sistema
información que funja como almacenamiento en grandes cantidades, y que de
forma organizada permita oportunamente encontrarse y utilizarse, lo que conlleva
a la formulación de una base de datos que brinde la independencia lógica y física
de los datos, un acceso concurrente por parte de múltiples usuarios, consultas
optimizadas, seguridad, respaldo y recuperación.
Para llevar a cabo estas funciones, debemos considerar los siguientes aspectos;
revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los
muebles y equipo, incluyendo los elementos claves dirigidos a la aprobación de la
4
administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos, segregación
adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro, la existencia de
procedimientos
para
comprobar
que
se
hayan
recibido
y
registrado
adecuadamente los bienes adquiridos, la comprobación de archivos de
documentación, la aplicación de reglas para distinguir las adiciones de aquellos
gastos por conservación y reparaciones, revisiones periódicas de las instalaciones
en proceso para corroborar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas
así como la supervisión de las condiciones físicas de los viene registrados.
Es vital el manejo de la información debido a que se encuentra entrelazada entre
la Dirección de Contabilidad, Recursos Materiales y el Departamento de
Inventarios puesto que los activos suelen ser variados, nuevos en funcionamiento
y desechables facilitando el control de las altas y bajas de los bienes.
De acuerdo al valor de cada activo es necesario registrarlo en libros, para llevar a
cabo un correcto método de desecho verificando si concluyo correctamente con el
tiempo de vida útil, sirviendo de referencia para las posteriores requisiciones en
base al cuidado de la inversión.
Una medida complementaria del control interno, desde el punto de vista de la
protección de sus inventarios, lo constituye un adecuado plan de seguros y la
contratación de fianzas de fidelidad del personal que maneja estos bienes.
La inspección es un elemento de apoyo del control patrimonial establecida con el
propósito de verificar la existencia, ubicación física y la formalidad en la propiedad
o posesión de los bienes asignados a las dependencias responsables de la
Universidad Veracruzana, para el desarrollo de sus atribuciones, funciones y
actividades, asimismo, es un instrumento auxiliar en la promoción del
aprovechamiento de los bienes, el seguimiento de los programas y la previsión
para el registro, las bajas, reasignaciones y demás actividades afines se realicen
5
conforme a las normas, políticas, lineamientos, programas, funciones y los
procedimientos autorizados.
6
CAPÍTULO I: GENERALIDADES DE LOS
INVENTARIOS
1.1 DEFINICIÓN
INVENTARIOS Y CONTROL INTERNO son palabras claves en el desarrollo del
presente trabajo, por lo cual es conveniente delimitar la magnitud que presentan
dichos términos y la forma en que se relacionan.
Al abordar el tema de los Inventarios, el Instituto Mexicano de Contadores
Públicos enuncia:
“El inventario lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a
la producción para su posterior venta, tales como materia prima, producción en
proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque,
envase de mercancía o las refacciones para mantenimiento, que se consuman en
el ciclo normal de las operaciones.” 1
En el Diccionario de Contabilidad de Eduardo M. Franco Díaz, lo define como:
“Relación analítica de bienes debidamente contados, pesados o medidos.
Normalmente tal relación esta valuada en dinero”. 2
Por su parte A. Perdomo Moreno (1993) se refiere al:
“Conjunto de bienes tangibles, en existencia, propios y disponibles para venta,
consumo o producción de otros bienes”. 3
De acuerdo a la Real Academia de la Lengua Española significa:
“Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad,
hecho con orden y distinción.” 4
Al analizar cada definición se destacan los siguientes puntos a coincidir:
Se habla de bienes que pertenecen a la empresa.
1
Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. Boletín No. 4.(1973). Pág. 3
Franco Díaz E.M., (1983), Diccionario de Contabilidad, Mazatlán, Sin., México: Siglo Nuevo Editores S.A.
3
Perdomo Moreno A., (1993). Administración Financiera de Inventarios. México. ECASA.
4
Teide. Enciclopedia. Teide. (1977). Pág. 715
2
8
Con el fin de ser vendidos.

En su caso, designados para la producción posterior a la venta.

Permiten el desarrollo de las operaciones de la organización.
En base a lo anterior, se puede considera como Inventarios:
“Al total de bienes propiedad de la empresa destinados a la venta, consumo o
producción para el desarrollo de la operaciones de la misma, y que representan
inversiones que constituyen uno de sus principales activos”.
Sin importar la naturaleza que deriven, su adecuado control y manejo reflejan la
protección y rendimiento de estas inversiones.
1.2 CLASIFICACIÓN
De acuerdo con la Enciclopedia Ilustrada Cumbre, el inventario general
dependiendo de la importancia de la compañía, se divide en inventarios
particulares5, con la denominación de clases de bienes que se registran, ejemplo:
 Inventario de maquinaria y herramienta
 Inventario de materias primas
 Inventario de muebles y enseres
 Inventario de valores, etc.
 Para asentarse en el libro de inventarios o balance general.
Entre las distintas definiciones podemos encontrar:
 Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al
proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo.
 Materias en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto
ha cambiado por resultado del proceso.
 Productos terminados. Son los que están listos para el almacenamiento.
5
Enciclopedia Ilustrada Cumbre, (1965).Cumbre, S.A., México. Tomo 6 H/I.
9
 Partes de la maquinaria o herramientas. No forman parte del producto, pero
son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las maquinas.6
Como se visualiza dentro del ámbito comercial la compra y ventas de bienes y
servicios forman la base de toda empresa, de aquí viene la importancia del manejo
de inventario por parte de la misma., el cual le permite mantener el control
oportunamente y conocer al final del ejercicio un estado confiable sobre situación
económica, para una empresa mercantil el inventario se forma de los bienes
propios y disponibles para la venta, es decir la mercancía vendida se convertirá
en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del
proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.
En relación principal con los costos y las finanzas comprende que el inventario es
dinero, un activo o efectivo en forma de material, con un valor, particularmente en
compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra
por el lado de los activos en el Balance General.
1.3 IMPORTANCIA
Al hablar del corazón de la empresa, es indiscutible destacar su importancia desde
el registro hasta su protección, saber ¿Qué es lo que lo conduce y a donde?, ¿Si
los resultados que se verifican coinciden contra lo que se planeo previamente?,
¿Qué es lo que se vigila? y ¿Para que se vigila?, como hace referencia Morales
Felgueres en su libro Control y Valuación de Inventarios:
6
http://www.mitecnologico.com/main/inventariosconceptoycaracteristicas. última revisión 06-10-10.
10
“Se vigila la integridad de algo contra una pérdida, se vigila contra posibles daños,
se vigila contra un crecimiento irregular o para evitar el decrecimiento por debajo
de un límite establecido.” 7
Por lo anterior se entiende que el control implica la correlación de las operaciones
o de los resultados a una política establecida, por medio de dos fases:
 Control Operativo: El cual comprende el movimiento físico del inventario y
del mantenimiento de las existencias a los niveles adecuados.
 Control Contable: Esta fase se refiere al registro apropiado y al reporte de
movimientos y existencias en unidades y en valor, desde la concertación de
la compra hasta la entrega al cliente, lo que incluye los problemas de
control interno.
Al mencionar Control Interno, Felgueres considera “al conjunto de procedimientos
de verificación automática que se produce por la coincidencia de los datos
reportados por diversos departamentos o centros operativos.” Este punto se
profundizará en el capitulo III.
Ahora se comprende que la función de los activos es compleja, y al agregar el
papel que desempeñan los inventarios, propicia que la misma aumente, no solo
por su cuantía, sobretodo, de ello resultan las utilidades de la empresa, es decir,
“su apropiado manejo”.
Al observar la magnitud de las existencias y su variedad, nos llevan a las
numerosas operaciones que se tienen que efectuar, la estimación de distintos
costos contra los que resultan, la variación que presentan, la velocidad en la
rotación y la supervisión periódica de las mercancías, se reflejan en detectar los
7
Morales Felgueres C., (1989).Control y Valuación de Inventarios. 1era Edición. ECASA.
11
faltantes físicos, la valoración y ajuste para su continuo uso son elementos base
en la relevancia del control de los inventarios.
Otros puntos indispensables en la gestión es la adquisición, destino y
mantenimiento de las existencias, por lo que se requiere responder a lo siguiente,
¿Cómo comprar?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, calidad y cantidad que se convierten en
factores determinantes en la oportunidad de compra, la cual enlaza al costo
adecuado y las facilidades financieras con las que se cuente (internas) y la
situación en el mercado (externas) para obtenerlo.
Es preciso visualizar los daños por motivos físicos o económicos, debido al fin
asignado, uso, caducidad, obsolescencia y precios de venta con el propósito de
mantener un margen de percepción adecuado, considerando en los cambios en el
mercado y la proyección en la planeación.
Fig. 1.1 Representacion del control interno
El conservar costos bajos de inventarios es indudable pero no exclusivo del
objetivo del control, puesto que es un complemento entre las existencias con las
políticas de operación que mayor convengan y de las necesidades que así lo
exijan, con el mayor beneficio y menor costo posible.
Felgueres puntualiza que en relación a los inventarios de mercancías, se refiere
entre otras cosas, “a que se compre solamente lo que se necesita, evitando la
acumulación excesiva; que se fabriquen artículos en la cantidad y tipo
que
convengan.” A lo que llama Control Preventivo.
12
En relación con lo anterior se remite a conocer realmente el estado actual de los
procesos para la realización de requisiciones correctas, y que debe estar
íntimamente relacionado con los departamentos, áreas, etc. encargados de esta
diligencia.
Para saber la eficiencia del control preventivo y los puntos débiles que merecen
una acción correctiva, Felgueres señala que el control contable la auditoria y el
análisis de inventarios son herramientas valiosas para su manejo.
Así como también algunas técnicas aprovechables:

Fijación de existencias máximas y mínimas.

Índices de rotación.

Aplicación del criterio, especialmente cuando la especulación entra en
juego.

Control presupuestal. 8
La observar con detenimiento estas cuatro técnicas, se comprende como pasos
idóneos generalizados en el control de inventarios, ya que cualquier empresa de
indistinto sector al que pertenezca, puede llevarlas acabo, desde la necesidad de
la adquisición de mercancías lo que se entiende como planeación de todos los
factores anteriormente expuestos, los tiempos y movimientos en la circulación de
las mismas, el análisis y responsabilidad de las acciones a favor de la
organización así como el correcto empleo de los recursos financieros establecidos
en cada cuentan, partida o rubro en que se reflejen.
8
Morales Felgueres C., (1989).Control y Valuación de Inventarios. 1era Edición. ECASA.
13
Fig. 1.2 Ubicación de personal
Felgueres presenta el siguiente ejemplo:
PELÍCULA
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Argumentista
Productor
Director
Actuación
Camarógrafo
Guionista
EMPRESA
7) Planificador
8) Empresario
9) Administrador
10) Ventas
11) Contador
12) Contralor
Fig. 1.3 Roles de personal (según Morales Felgueres) Citado en 1989
Por lo que podemos apreciar que roles se pueden integrar, ya sea que el Director
se desarrolle como Argumentista o Productor y en le caso de la empresa el
Administrador se convierta en el planificador o Empresario todo esto depende de
la capacidad de cada papel para desempeñar esa función, y dicha capacidad
resultará en la calida de la filmación en su caso o en el Estado de Pérdidas y
Ganancias.
1.4 VENTAJAS
El contar con un control de inventarios entre varias alternativas permite lo
siguiente:

Mantener el mínimo de capital invertido.

Reduce altos costos financieros generados por existencias excesivas.
14

Reducción de riesgos por fraudes y robos; daños físicos o deterioro;
obsolescencia, caducidad o inadecuación.

Evitar retrasos en la producción por falta de existencias. Evita pérdidas por
tiempos muertos y considerables gastos de fabricación.

Evita que no se realicen ventas por falta de mercancías.

Reduce la inversión de equipos y muebles que exige el almacenaje de
grandes cantidades, sin contar con la reducción de espacios e
instalaciones.

Evita o reduce pérdidas resultantes de la baja de precios.

Mejora la política de compras y procura aprovechar descuentos y
facilidades financieras.

Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.
1.5 OBJETIVO

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa.
Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar
aumentos de costos y pérdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer
correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe
permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de
inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.9
1.6 CONTROL INTERNO
CONCEPTO
Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta,
para obtener información contable, salvaguardar sus bienes, promover la
eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa.10
9
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/inventariosfundamentos/
Perdomo Moreno A., (2004).Fundamentos de Control Interno.México.9ª Edición. Thomson.
10
15
1.6.1 ANÁLISIS
 Referente al Plan de organización, es un programa que precisa el desarrollo
de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre
personas y lugares de trabajo en forma eficiente.
 La contabilidad, que tendrá por objeto registrar técnicamente todas las
operaciones y demás, presentar periódicamente información verídica y
confiable; al efecto se implantara un sistema de registro y de contabilidad
apropiado y práctico que permita registrar, clasificar, resumir y presentar
todas las operaciones que lleve acabo la empresa.
 Funciones de empleados. Distribución en forma debida de labores que
realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de
revisión.
 Procedimientos
coordinados.
Procedimientos
contables,
estadísticos,
físicos, administrativos, etc., armonizados entre si para la mejor
consecución de los objetivos establecidos por la empresa.
 Empresa pública, privada o mixta. Empresa pública u organismo social
integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc.,
cuyo objetivo natural es la prestación de servicios a la colectividad.
Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos,
técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es obtener
utilidades. Empresa mixta u organismo social integrado por elementos
humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es
prestar servicios a la colectividad y obtener utilidades.
 Obtener información confiable. Uno de los objetivos información
oportuna, confiable y segura que coadyuve a la toma acertada de
decisiones.
 Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo de proteger y salvaguardar los
bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la empresa, dificultando y
tratando de evitar los malos manejos, fraudes, robos, etc.
16
 Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo promover y
fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la empresa.
 Adhesión a su política administrativa. objetivo del control interno es
facilitar que las reglas establecidas por la administración se cumplan
eficientemente.
1.6.2 ELEMENTOS
 Organización
 Catalogo de cuentas
 Sistemas de contabilidad
 Estados financieros
 Presupuestos y pronósticos
 Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal
 Supervisión
1.6.3 REVISIÓN DE CONTROL INTERNO DE ACTIVO FIJO
(PLANTA Y EQUIPO)
CONCEPTO
Conjunto de propiedades, bienes materiales y derechos, aprovechamientos en
forma continua, permanente o semipermanente, en la producción de artículos para
a venta, en la prestación de servicios a la empresa, a la clientela y al público en
general.
1.6.4 REVISIÓN GENERAL
 ¿Dónde están ubicados los bienes de activo fijo?
 Describa los bienes de activo fijo.
17
 ¿Se llevan cuentas de control apropiadas por ubicaciones y por clases de
bienes?
 ¿Cuáles son las normas que rigen la distinción entre los gastos que hay que
capitalizar y los que hay que cargar a reparaciones y mantenimiento?
 ¿Se lleva un control sobre las adiciones al activo fijo a través de un sistema
regular de autorizaciones?
 Si las adiciones al activo fijo no son previamente autorizadas, ¿las aprueba
posteriormente el consejo de administración o uno o varios funcionarios?
 ¿Se
hacen
comprobaciones
periódicas
de
las
existencias
físicas
comparando las partidas que aparecen en los registros detallados con las
que están en servicio?
1.7 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Es la estimación cualitativa personal y relativa de procesos, rutinas y áreas, acerca
de la efectividad de los métodos adoptados por una empresa, con el objeto de
asegurar la veracidad de su información y protección de su patrimonio.
Existen varios métodos para evaluarlo como:
 Cuestionarios, cuando se plantean puntos clave del control interno, con
base en interrogantes, contestadas por la persona encargada, ya sea el
auditor, contador, funcionario, etc., al observar los procesos, rutinas, áreas
y manifestaciones de la empresa.
 Descriptivo, cuando en forma escrita se relacionan y detallan los procesos,
rutinas y medidas, clasificados por actividades, departamentos, funcionarios
y registros de la empresa.
 Gráfico a través de graficas que señalan procesos, rutinas, medidas,
operaciones, actividades y funciones de los departamentos de la empresa.
 Mixto, la evaluación se basa en la combinación de los tres anteriores.
18
 Evaluación. Al estudiar las respuestas se esta en posibilidad de responder
los siguiente:
¿El control interno en vigor de la empresa garantiza la protección de activos
y prevención de fraudes?
¿Garantiza la exactitud y corrección numérica y técnica de las cuentas de
contabilidad?
¿Promueve la eficiencia del personal?11
1.8 INFORME DEL CONTROL INTERNO
Es un escrito que conlleva comentarios, explicaciones y graficas haciendo
sugerencias derivadas del examen.
Compuesto por el nombre de la empresa, denominación de tratarse de un informe
de control interno, fecha o periodo, nombre y dirección de quien emite el informe.
1.9 ADMINSTRACION DE INVENTARIOS
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, rotación y evaluación del
inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la
empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades
o pérdidas) de una manera razonable, logrando establecer la situación financiera
de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
1.10 FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIOS
La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de
inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos
11
Perdomo Moreno A., (2004).Fundamentos de Control Interno.México.9ª Edición. Thomson
19
y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se
toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:
 Minimización de la inversión en inventarios:
El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre
pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que
debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el
pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con
inventarios para asegurar los programas d producción.
La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.
Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que
obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados
y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de
financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que
soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.

Afrontando la demanda:
Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas
satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades
excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con
una alta
satisfacción ni la perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta
extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se
podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de
inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no
incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se
requiere.
20
1.11 IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA EN EL MANEJO
DEL INVENTARIO
CONCEPTO
Actualmente la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos
de revisión o verificación, teniendo en común estar vinculados con la empresa y
diferenciándose en función de la finalidad económica que persiga, el vocablo
auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,
comprobar y obtener evidencias sobre información, registros, procesos, etc., Víctor
M. Mendivil Escalante define lo siguiente:
“Es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los
estados financieros; es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad
para determinar la razonabilidad de las cifras que muestran los estados financieros
emanados de ellos.”12
Se comprende que esta definición se enfoca como elemento importante tanto para
el administrador y el inversionista la toma de decisiones, puesto que, si tal
información contiene errores, ellos actuaran en base a los resultados finales de
dicha decisión tomada o por elegir.
De acuerdo con las Normas
y Procedimientos de auditoria y Normas para
Atestiguar la auditoria representa:
“El examen de los estados financieros de una entidad, con objeto de que el
Contador Publico independientemente emita una opinión profesional, respecto a si
dichos estados presentan la situación financiera, los resultados de las
operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación
financiera de una empresa, de acuerdo con las Normas de Información
Financiera”.13
12
13
Mendívil Escalante Víctor M., (1985). Elementos de Auditoría. México. 4ta.Ed.ECASA.
Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar IMPC. (2009). México.30ª.Ed.
21
Podemos apreciar, que la auditoria es una actividad profesional, que implica la
aplicación de técnicas especializadas y la aceptación de una responsabilidad
pública. El auditor quien desempeña una serie de conocimientos especializados,
también adquiere la responsabilidad no solo con la persona que contrata
directamente el servicio, sino con el resto de los integrantes de la empresa,
quienes van a tomar como base su trabajo para la correcta toma de decisiones del
negocio o de inversión, percatándonos que el fin de cualquier auditoria es el
mismo.
Por otra parte no es completamente una actividad mecánica, cuyos resultados
sean de carácter indudable, además se requiere de un juicio profesional, sólido y
maduro para juzgar los procedimientos y estimar los resultantes.
En base a los conceptos anteriormente descritos, se comprende que:

La Auditoría es un proceso que reúne varias características, que son
indispensables para una ejecución completa y correcta, a través de
recopilación, acumulación y evaluación de evidencia sobre información de
una entidad, con el propósito de dar a conocer cumplimiento entre la
información y los criterios establecidos.

Un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las
evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otras
situaciones que tienen una relación directa con las actividades que se
desarrollan en una entidad pública o privada.

Por otra parte la Auditoría constituye una herramienta de control y
supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la
organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades
existentes en la organización.

Auditor es el profesional independiente que, con base en su examen, emite
su opinión sobre los estados financieros preparados por las empresas.14
14
Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar IMPC. (2009). México.30ª.Ed
22
1.11.1 CLASES DE AUDITORIA
De acuerdo con Mendivil tradicionalmente se reconocen dos clases:
 Auditoría Interna; la desarrollan personas que dependen del negocio y
actúan revisando, las mas de las veces, aspectos que interesan
particularmente a la administración, aunque pueden efectuar revisiones
programadas sobre todos los aspectos operativos y de registro de la
empresa.
 La Auditoría Externa, conocida también como Auditoria Independiente, la
efectúan
profesionistas
que
no
dependen
de
la
empresa,
ni
económicamente ni bajo cualquier otro concepto, y a los que se reconoce
un juicio imparcial merecedor de la confianza de terceros. El objeto de su
trabajo es la emisión de u dictamen.
Adicionalmente se habla de Auditoria de Operación y de Auditoria Administrativa,
que en términos generales se refieren a la revisión de operaciones de la empresa
y su organización, con el propósito de definir el grado de eficiencia de las
mismas.15
En relación a la Auditoria de Operación se juzga la eficiencia de la operación
misma.
Por otro lado la Auditoria Administrativa juzga la eficiencia de la estructura de
personal con que cuenta la empresa y los procesos administrativos en que actúa
dicho personal.
De la Peña en su libro Auditoria, Administración y Finanzas clasifica a la Auditoria
de la siguiente manera:
a) Según la naturaleza del profesional
- Auditoría Externa
- Auditoría interna
-Auditoría Gubernamental
15
Alberto de la Peña.,(2003).Auditoria, Administración y Finanzas. España. Thompson Paraninfo.
23
b)Según
la
clase
de
objetivos - Auditoria Financiera o Contable
perseguidos
- Auditoría Operativa
c) Según la amplitud del trabajo y el - Auditoría Completa o Convencional
alcance
de
los
procedimientos
aplicados.
d)Según su obligatoriedad
- Auditoría Parcial o Limitada
- Auditoría Obligatoria
- Autoría Voluntaria
e)Según la técnica utilizada
- Auditoría por comprobantes
- Auditoría por controles
Tabla. 1.1 Clasificación de auditoria (De la Peña Alberto, 2003)
 Según la naturaleza del profesional:
Auditoría Externa ó independiente: es un servicio prestado a la propia entidad
auditada por profesionales independientes a la misma según los términos
contenidos en un contrato de prestación de servicios.
Auditoría interna: Es aquella actividad que llevan acabo profesionales que
ejercen su actividad en el seno de una empresa, normalmente en un
departamento “Staff”, bajo la dependencia de la máxima autoridad de la misma,
pudiéndose definir esta como una función de valoración independiente establecida
en el seno de una organización dirigida a examinar y evaluar sus actividades, así
como el sistema de control interno, con la finalidad de garantizar la integridad de
su patrimonio veracidad de la información suministrada por los distintos sistemas
existentes en la misma y la eficacia de sus sistemas de gestión. Auditoría
Gubernativa: es la actividad de fiscalización realizada por diversos órganos del
Estado, tales como la intervención General de la Administración Civil del Estado y
24
el Tribunal del Cuentas, sobre aquellos organismos de derecho público y/o sobre
distintos procesos que afectan de una u otra manera al patrimonio nacional o al
bien común.
 Según los objetivos perseguidos:
Auditoría Financiera: es aquella actividad consistente en la comprobación y
examen de las cuentas anuales y otros estados financieros y contables con objeto
de poder emitir un juicio sobre su fiabilidad y razonabilidad.
Auditoria Operativa: es la actividad dirigida al examen y evacuación de los
procedimientos y de los sistemas de gestión internos instalados en una
organización con el fin de incrementar su eficiencia.
 Según el alcance de los procedimientos aplicados o de la amplitud del
trabajo:
Auditoría completa o convencional: tiene por finalidad el manifestar una opinión
sobre la razonabilidad de las cuentas anuales tomadas en su conjunto.
Auditoria parcial o limitada: su objeto es la revisión parcial de otros documentos
contables con objetos de emitir informes sobre los mismos.
 En función de su obligatoriedad
Auditoria obligatoria: es aquel proceso de revisión que le viene impuesto a la
empresa por el ordenamiento jurídico vigente.
Auditoria voluntaria: es aquel proceso de revisión realizado por la empresa de
manera discrecional.
25
 Según la técnica utilizada, si bien la auditoria moderna empleada
conjuntamente ambos tipos de técnicas, en función de este punto de vista
podemos distinguir entre:
Auditoria por comprobantes: es aquella técnica de auditoria basada en la
revisión de los documentos que sustentan los hechos objeto de la auditoría.
Auditora por controles: es aquella técnica de auditoría basada en la evaluación
del sistema de control interno y en la confianza que el mismo merece al auditor.
Por su parte, dentro de lo que anteriormente se ha determinado auditorías
especiales se integran hoy en día un gran número de procesos de revisión de
diversos sistemas y actuaciones empresariales de entre los que podemos citar, a
modo de ejemplo, los siguientes:
 Auditoría económico-social: tiene por finalidad evaluar la aportación que
hace la empresa auditada a la colectividad, y más concretamente, al
entorno específico en el que actúa, midiendo así el cumplimiento de su
responsabilidad social.
 Auditoría socio-laboral: tiene por objeto el análisis de las relaciones
laborales de una empresa, así como la determinación del clima sociolaboral existente en un momento determinado.
 Auditoría medioambiental: su objetivo es determinar el impacto que sobre
el medio ambiente tienen los procesos productivos de las empresas.
 Auditoría ética: su finalidad es la de determinar el comportamiento del
personal y de los distintos órganos de la empresa respecto del código de
conducta ética que la misma ha establecido.
 Auditoría informática: tiene por objeto determinar el grado de eficacia del
sistema informático de proceso de datos de la entidad auditada.
1.11.2 NECESIDAD
La necesidad de evaluar los estados financieros es vital, se requiere como un
elemento base para la toma de decisiones conocer la situación financiera de la
26
empresa que se administra o que se desea invertir, teniendo la certeza de que
corresponde a la realidad que vive el negocio.
La dificultad que presenta resolver el problema de la calidad del trabajo profesional
mediante
el
establecimiento
de
procedimientos
mínimos,
obligó
a
las
organizaciones y a los distintos grupos e instituciones que tiene relaciones con la
actividad profesional de los auditores, a buscar otro camino por el cual fuera
posible asegurar el suministro de servicio de auditoría sobre bases mínimas de
calidad satisfactorias para las personas que dependían de los servicios del
Contador Público independiente.16
El trabajo de auditoría transparenta un informe final llamado dictamen, el cual
refleja el resultado del diagnóstico realizado y en caso de ser solicitado las
correcciones necesarias a manera de retroalimentación que se pueden
implementar.
Interesa a distintos grupos de personas relacionados con la empresa, en le caso
de los dueños o accionistas el dictamen ratifica la confiabilidad de la cifras sobre
las que apoyaran sus decisiones y juzgaran la productividad y solidez financiera
del negocio.
Referente a los inversionistas, de esta manera pueden concluir con mayor
confianza de la estabilidad económica que garantice su inversión y de la
productividad que asegure un rendimiento adecuado.
Por su parte al Gobierno Federal le permite avalar la buena fe del causante en el
cumplimento de sus obligaciones tributarias y el Gobierno puede confiar en que
percibió la parte que legalmente le corresponde.
Las personas interesadas en el dictamen pueden estar dentro o fuera de la
empresa a que se refiera en atención a las relaciones directas o indirectas que
mantengan con ella.
16
“Normas y Procedimientos de Auditoria y Normas para Atestiguar” IMPC., (2009).México. 30a Ed.
27
1.11.3 ¿CUÁNDO REALIZAR UNA AUDITORÍA Y POR QUÉ?
Algunas de las razones más importantes para realizar una auditoría pueden ser
las siguientes:
Razones Externas.
a) Cambios en el marco legislativo.
La liberación o la legislación cambian el entorno, convirtiéndolo en menos
previsible, ya que se sustituye una situación perfectamente definida por unas leyes
reguladoras por otra regida por las fuerzas de la competencia.
La privatización de organizaciones cambia la orientación de las mismas,
obligándolas a evolucionar desde un modelo burocrático a un modelo orientado al
servicio al cliente y a la eficiencia de las actuaciones.
La supresión de barras comerciales obliga a la apertura de horizontes hacia unos
mercados de competencia internacional en lugar de unos mercados cerrados
internos.
b) Fluctuaciones del mercado.
Los ciclos económicos obligan a las organizaciones a adoptar estrategias
diferenciadas y, por consiguiente, a cambiar su orientación.
La innovación tecnología puede convertir de forma repentina en obsoletas a
empresas y sectores industriales enteros. La empresa debe adaptarse a esos
cambios.
Razones externas.
La planificación de la sucesión en puestos directivos hace posible la identificación
de nuevos valores internos o fichaje de personal externo.
La búsqueda de nuevos talentos con la finalidad de ubicarlos en posiciones
directivas clave.
La resolución de problemas de comunicación motiva la auditoría, tamo para
diagnosticar los problemas como para corregir las disfunciones.
28
También podemos encontrar:
Razones interno – externas:
Es conveniente realizar una auditoría entre la firma de los acuerdos iniciales y el
final de la misma, con la finalidad de valorar la capacidad de gestión del equipo
directivo coparticipe y analizar la posición competitiva de la empresa.
(b) La reorganizar de la empresa.
Puede venir motivada por diversas causas: tan debilitamiento en el equipo
directivo, un cambio en la propiedad de la empresa, un cambio de estrategia o la
creación de un nuevo producto.
(c) La emisión de ofertas públicas en mercados financieros.
El éxito de una oferta pública radica en la capacidad de convicción de la empresa
cara al mercado de su potencial de crecimiento. La publicidad de los resultados de
la auditoría puede servir para anunciar las ventajas competitivas de la empresa y
el talento de sus gestores actuales.17
1.11.4 LA AUDITORÍA EN EL SECTOR PRIVADO Y EN EL
SECTOR PÚBLICO.
La mayoría de los profesionales vinculados con la auditoría consideran que los
avances teóricos e institucionales de su disciplina son válidos para cualquier tipo
de complejo organizativo siendo indiferente que sea éste privado o público.
En cambio los especialistas en el análisis de la Administración Pública consideran
que nos encontramos ante una organización especial y diferenciada que requiere
un tratamiento científico y técnico propio, pero como las organizaciones públicas
tienen las mismas necesidades que las organizaciones del sector privado por lo
que respecta a alcanzar sus objetivos de una forma eficaz y eficiente, se acepta
17
http://www.proyectosfindecarrera.com/que-es-una-auditoria.htm última revisión 05 de noviembre de 2010
29
que sus zonas más operativas puedan y deban nutrirse de los conocimientos,
herramientas y avances de la auditoría Y, mis en general, de la teoría organizativa
Estos dos principios, necesidad de una disciplina propia y la permeabilidad hacia
las proyecciones organizativas en los sectores más operativos, son reconocidos
por la mayoría de los analistas de las Administraciones Públicas. Es decir, el
sector público necesita nutrirse de las posibilidades y avances que ofrece la
auditoría pero requiere una conceptualización y unas técnicas distintas y más
elaboradas de las que se puedan implementar en las organizaciones de
naturaleza privada.
1.11.5 GUÍA DE AUDITORÍA PÚBLICA
A fin de continuar apoyando las funciones de los Órganos Internos de Control y de
Control Interno la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo
através de la Subsecretaría de Normatividad y Control de la Gestión Pública
Dirección General de Auditoría Gubernamental emite una Guía de Auditoría
Pública actualizada la cual se conforma de los siguientes puntos:
 Definición de la Auditoría Pública
 Guía General de Auditoría Pública
 Actuación del Auditor Público y
 Control de la Auditoría. 18
La cual tiene por objetivo Servir de instrumento que norme y estandarice el
trabajo de auditoría que ejecuta el personal, asignado a los Órganos Internos de
Control o de Control Interno en las Dependencias, Órganos Desconcentrados,
Procuraduría General de la República o Entidades, según corresponda, respecto
del desarrollo de una revisión, desde la planeación de la auditoría hasta la
presentación del informe.
18
http://www.funcionpublica.gob.mx/pt/obligaciones_transparencia_art_7/sfp/doctos/guia_auditoria.pdf
30
Cabe mencionar que para efectos del presente trabajo solo se puntualizan los
aspectos de mayor relevancia que se encuentran relacionados con el tema en
cuestión.
Definición de la Auditoría Pública.
La auditoría pública es una actividad independiente de apoyo a la función
directiva, enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las
operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y
procedimientos implantados; de la estructura orgánica en operación y de los
objetivos, programas y metas alcanzados por las Dependencias, Órganos
Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública Federal, así como de
la Procuraduría General de la República con el propósito de determinar el grado
de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a
la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron
suministrados, así como la calidad y calidez con que prestan sus servicios a la
ciudadanía.
Los tipos de auditoría, sus objetivos y enfoques continúan siendo los definidos en
los Lineamientos Generales para la Planeación, Elaboración y Presentación del
Programa Anual de Control y Auditoría, emitidos por la Secretaría de Contraloría y
Desarrollo Administrativo.
1.11.6 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
La ejecución del trabajo de auditoría es una serie de actividades que se aplica de
manera lógica y sistemática para que el auditor se allegue de los elementos
informativos, necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas selectivas.
Las cuatro fases de la ejecución se describen enseguida.
 Recopilación de Datos
31
Mediante esta actividad el auditor se allega de la información y documentación
necesarias para su revisión.
La compilación de documentos debe estar relacionada con el programa, área o
rubro que se analiza, a fin de alcanzar el objetivo planteado, por ello el auditor
debe ser muy cuidadoso en su solicitud y explícito en sus requerimientos.
 Registro de Datos
Se lleva a cabo en documentos denominados cédulas y papeles de trabajo, en los
que se asientan los datos referentes al análisis, comprobación y conclusión sobre
las operaciones examinadas.
 Análisis de la Información
El análisis consiste en la desagregación de los elementos de un todo para ser
examinados en su detalle y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de
sus partes.
La profundidad del análisis estará en función del objetivo planteado y en relación
directa con la problemática determinada; es decir, si el programa, área o rubro
muestran
irregularidades
relevantes
que
pudiesen
constituir
posibles
responsabilidades, el análisis será más extenso; inclusive abarcará la totalidad de
las operaciones que estén relacionadas con la irregularidad.
 Evaluación de los Resultados
La evaluación de los resultados sólo es posible si se tomaron como base todos los
elementos de juicio suficientes para emitir una opinión.
Esta opinión estará plasmada en cédulas de observaciones donde se describen
las irregularidades apreciadas, sus causas y efectos, el fundamento legal
transgredido y las recomendaciones que el auditor propone para resolver la
problemática, de acuerdo con las especificaciones descritas en el numeral
Cuando a juicio del titular del área de auditoría alguna(s) observación (nes)
determinada(s) conlleve(n) presunta responsabilidad administrativa, civil o penal,
32
lo comunicará con oficio al titular del Órgano Interno de Control o de Control
Interno, anexando el soporte documental respectivo.
Para efectuar las actividades mencionadas en los cuatro incisos anteriores deben
aplicarse las técnicas y procedimientos de auditoría pública.
Estos procedimientos son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a un
área, programa, partida, rubro u operación, mediante las que el auditor obtiene
bases para fundamentar su opinión.
1.12 SISTEMAS DE CONTROL INTERNO
Los sistemas de control interno incluyen los procesos de planeación, organización,
políticas, métodos y procedimientos que en forma coordinada adopta la
dependencia o entidad con el propósito de promover la eficiencia operacional.19
El auditor debe comprender los sistemas de control interno de la dependencia,
entidad, proyecto, programa o recurso sujeto a revisión, con base en la suficiencia
o insuficiencia de los mecanismos de control encontrados, determina el grado de
confianza que debe depositar en los mismos y de esta manera establece el
alcance, la profundidad y la oportunidad que requieren sus pruebas de auditoría.
La comprensión de los sistemas de control interno es a través de indagaciones,
observaciones, inspección de documentos y registros o revisión de informes de
otras auditorías; para que el auditor se concentre en el entendimiento de los
controles de administración y de su importancia con respecto a los objetivos, se
presenta la siguiente clasificación:
 Operaciones
del
programa.-
Incluyen
políticas
y
procedimientos
implementados para asegurar razonablemente que un programa alcance
sus objetivos.
 Validez
y
confiabilidad
de
la
información.-
Incluyen
políticas
y
procedimientos implementados para asegurar que la información obtenida
19
http://www.funcionpublica.gob.mx/pt/obligaciones_transparencia_art_7/sfp/doctos/guia_auditoria.pdf
33
sea válida y confiable, y que permita conocer si los programas están
operando adecuadamente.
 Cumplimiento de las leyes y disposiciones administrativas.- Examinar
políticas y procedimientos implementados para asegurar que el uso de los
recursos sea congruente con las leyes y disposiciones administrativas.
 Salvaguarda de recursos.- Revisar las políticas y procedimientos que tienen
por objeto poner a salvo los recursos contra el malgasto, pérdida y uso
indebido.
1.13 INFORME
El informe es el documento que señala los hallazgos del auditor, así como las
conclusiones y recomendaciones que han resultado con relación a los objetivos
propuestos para el examen de que se trate.
El propósito fundamental de la auditoría pública consiste en contribuir a que las
acciones correctivas y de mejora se lleven a cabo; por lo tanto, una vez
establecidas las recomendaciones y observaciones, la instancia fiscalizadora
deberá llevar un control de seguimiento de las medidas adoptadas, a fin de que en
las fechas señaladas en el informe de auditoría, se visite al área auditada, y se
verifique su cumplimiento en los términos y fechas establecidos, comprobando:
 Las disposiciones administrativas o legales emitidas para las observaciones
en las que se fincaron responsabilidades de tipo civil, penal o
administrativo.
 El establecimiento de las medidas correctivas con importes a recuperar y
que de no subsanarse en los términos y fechas acordadas puedan derivar
en el fincamiento de responsabilidades civiles, penales o administrativas.
 Las sugerencias de tipo preventivo con la finalidad de evitar la recurrencia
de las observaciones detectadas por la instancia fiscalizadora.
34
Cuando a juicio del auditor no se hayan tomado las medidas sugeridas en asuntos
que sean importantes para el logro de los objetivos o de la eficiencia en las
operaciones de las áreas auditadas, hará constar este hecho en los informes que
presente posteriormente a las autoridades competentes.
Asimismo, se analizará la razonabilidad de las causas por las que no se
cumplieron las recomendaciones formuladas, y en su caso, se procederá de
acuerdo con lo establecido en la Ley Federal de Responsabilidades de los
Servidores Públicos.
35
CAPÍTULO II: GENERALIDADES DEL SISTEMA
DE ENSEÑANZA ABIERTA
2.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Dentro de las distintas modalidades educativas, la importancia que se atribuye
a Universidades de Educación Abierta, tienen su fundamento en la política
educativa del gobierno del Estado de Veracruz, donde indica que los
ciudadanos del Estado que hayan terminado la instrucción pre-universitaria
deben
tener
oportunidad
de
continuar
sus
estudios
universitarios
independientemente de su localización geográfica o edad. Esta posición es
consistente con la política del gobierno federal de la “Educación para todos”.
La existencia de Universidades Abiertas permitirían ofrece grados externos de
educación superior, diseñada para asistir a la población estudiantil no atendida
por las instituciones existentes en el país.
Fue así como la educación abierta en el mundo se remonta a 1924 en
Inglaterra, pero fue hasta 1962 cuando se funda la primera universidad abierta.
En 1972, bajo el rectorado del Doctor Pablo González Casanova la UNAM creo
su sistema de universidad abierta y en 1975 el Instituto Politécnico Nacional su
Escuela Superior de Comercio y Administración creaba el sistema abierto,
conocido como el Sistema Abierto de Educación (SADE).
En tanto que la Universidad Veracruzana, gracias a la propuesta del Doctor
Marco Wilfredo Salas, y al gran apoyo del entonces Rector el Dr. Roberto
Bravo Garzón, fue como en 1980 se puso en marcha la “Unidad
Multidisciplinaria de Enseñanza Abierta” (según se denominó por acuerdo el
Honorable Consejo Universitario del 22 de septiembre de 1980 en su reforma
al Estatuto General del Personal Académico), en calidad de unidad académica.
Las zonas regionales donde operaba por primera vez el sistema abierto eran
Xalapa, Poza Rica, Orizaba, Veracruz y Coatzacoalcos.
Los objetivos planteados eran los siguientes:

Dar acceso a la educación aquellas personas que por motivos
económicos, laborales, de residencia, etcétera no habían obtenido los
beneficios de la educación superior.
37

Aumentar la eficiencia en el uso de los recursos universitarios, ya que se
utilizaban las instalaciones en forma compartida con el sistema
escolarizado, reduciendo así el tiempo ocioso de los edificios durante el
fin de semana.

Contribuir a la capacitación del personal del aparato productivo, ya que
sus alumnos eran empleados de diferentes empresas.

Dar continuidad a los sistemas abiertos de nivel medio que de otra
manera cortarían las aspiraciones de sus egresados.
Se ofrecía cinco carreras de licenciatura con 14 centros de asesoría de fin de
semana:

Licenciatura en Derecho, impartida en Poza Rica, Xalapa, Veracruz, y
Coatzacoalcos.

Licenciatura en Pedagogía, impartida solo en Xalapa.

Licenciatura en Sociología, ofrecida en Orizaba.

Licenciatura en Administración de Empresas, con ubicación en Orizaba,
Veracruz y Xalapa.

Y licenciatura en Contaduría, situada en Poza Rica, Orizaba,
Coatzacoalcos y Xalapa.
A partir de 1981, la UMEA inició el desarrollo de los cursos de las licenciaturas
en Administración de Empresas, Comercio, Derecho, Sociología y Pedagogía,
con planes y programas de estudio similares a los que ofrecían las carreras
homólogas del sistema escolarizado.
Para 1982, se le empezó a conocer como Unidad Docente Multidisciplinaria de
Enseñanza Abierta (UDMEA), sobre la cual se generaron discusiones en
cuanto al modelo académico y organizativo que operaba, porque no planteaba
un sistema abierto en estricto sentido, sobre todo en los momentos de la
evaluación que, a diferencia de otros sistemas abiertos, no se condicionaba al
propio ritmo del alumno. Por ello optaron, de acuerdo a experiencias
instruccionales de los diseñadores del proyecto de la UVA, por calendarizar
38
asesorías y asistencias a las sesiones, determinando límites a los tiempos de
evaluación.
El horario de actividades de cada facultad se estableció sabatino con inicio de
9:00 a 14:00 y de 16:00 a 21:00 de finalización, se coordinaban por personal de
confianza que asistía a las sesiones junto con el personal académico.
La dirección de esta Entidad Académica paso por un gran número de
personajes reconocidos, capacitados y con fe en el éxito del sistema abierto,
los cuales se describen a continuación:
Año
Director
Lo sobresaliente
1980-
Dr. Marco Wilfredo Uso frecuente de medios audiovisuales.
1987
Salas Martínez
El 30/sep./1986, convenio especial signado entre
Universidad Veracruzana, FESAPAUV y la UDMEA,
En los primeros 3 años los maestros viajaban a las
zonas para impartir las clases.
Se cursaba una materia por la mañana y otra por la
tarde, integrado por bloques se evaluaba con tres
exámenes parciales, y si al final obtenían 7, daba
derecho a la exención del examen ordinario.
De 1980 a 1986 se institucionalizan los cursos:
Capacitación
en
Tecnología
Educativa
para
Sistemas Abiertos y el de Hábitos de Estudio
1987-
Mtro.
1989
Esperón
Villavicencio
Arturo Se gestiona la integración de un cuerpo operativo
de funcionarios por nombramiento del rector:
 Coordinador académico
 Coordinador administrativo
 Coordinador de planeación y
 Coordinadores regionales.
Encuestas
videograbadas,
en
las
diferentes
zonas, para integrar un documental sobre la
39
problemática del sistema abierto de la Universidad
Veracruzana.
1987, 1988 y 1989 se organizan cursos y talleres
para maestros del sistema como:
“Programa de Evaluación del Sistema Abierto” y
Talleres de evaluación y de hábitos de estudio
En 1987 participa en la elaboración del documento
“Hacia un Plan de Desarrollo Institucional”, conocido
como el libro azul.
1989-
Lic.
Estanislao En 1989, una comisión de maestros es enviada a un
1991
Ramos Osorio
congreso internacional de educación abierta,
1990 y 1991 se recopila material para integrar las
primeras publicaciones de material de apoyo
impreso.
En 1990 con base en el Plan de Consolidación y
Mejoramiento Académico de la Educación Abierta
en la Universidad Veracruzana, que incluyen 20
programas propuestos por personal de la UDMEA
Instala sus oficinas centrales en la avenida Murillo
Vidal 151, Cd. Xalapa, ver.,
1991-...
Lic.
Ernesto En octubre de 1991 se reinicia la integración de las
Canseco Sedano
juntas académicas
En 1992, se redistribuye el sistema de cargas de
trabajo relativas al control escolar.
En la nueva Ley Orgánica la Unidad cambia su
nombre a Dirección General del Sistema de
Enseñanza Abierta (DGSEA).
Desarrollo de un proyecto editorial, con el apoyo de
40
maestros del sistema, que genera la publicación
(1992 y 1994) de 50 textos para las materias de las
carreras de Administración de Empresas, Comercio,
Pedagogía, Sociología y Derecho.
Trasmisión de la primera audioconferencia emitida
en la Universidad Veracruzana, el 1 de septiembre
de 1993
Se crearon los proyectos de la CASA SEA en
Xalapa y en Veracruz
Se brindan cursos de actualización a empresas
como Ferrocarriles de México
2010-
Dr. Alfonso Velásquez Trejo
2011
2011-
Mtro. Sajid Demian Lonngi Reyna
2013
2013
Dra. Maria Del Carmen Valdes Martinez
Tabla. 2.1 Historial de administraciones (De acuerdo a información del SEA)
En abril de 1994 el Sistema de Enseñanza Abierta de la Universidad
Veracruzana fue subsede de la Quinta Reunión Nacional de Educación Abierta
y a Distancia, que enlazó teleconferencias e interacciones de maestros
participantes, a través del satélite, entre las ciudades de Xalapa, México,
Morelia y Monterrey. El evento congregó a 580 maestros en todo el país, y en
el caso de Xalapa, a 104 participantes de 11 instituciones de educación
superior de la zona oriente de la República Mexicana. Durante los tres días del
evento se dictaron tres conferencias magistrales vía satélite, 6 sesiones de
interacción televisiva, 11 ponencias locales y una audioconferencia desde
Houston, Texas, con el objetivo de que los expertos en educación abierta y a
distancia del país, determinaran los criterios y parámetros de calidad de ese
modelo educativo en México.
41
El SEA, se ha vinculado a través de reuniones académicas nacionales, a casi
todas las universidades del país que ofrecen servicios educativos de
enseñanza abierta y a distancia, así como a universidades extranjeras tales
como la Universidad de La Habana, la UNED y la Universidad de Pensylvania.
16 años después de haber iniciado su primer modelo de educación abierta, la
Universidad Veracruzana desarrolló, en 1996, un proyecto de construcción de
aulas que se destinarán a ofrecer videoconferencias interactivas, con los
objetivos de uniformar los niveles de enseñanza, extender la cobertura de los
programas de posgrado y educación continua, elevar el nivel académico de la
planta docente mediante eventos de amplia cobertura e incrementar las
relaciones de intercambio y colaboración entre la UV y las instituciones de
educación superior nacionales y extranjeras.
Actualmente el Sistema de Enseñanza Abierta (SEA), abarca las siguientes
zonas a las que llega a muchos más lugares y personas interesadas y ansiosas
en emprender sus estudios superiores:

La zona de Veracruz y que sirve a la conurbación Veracruz-Boca del Río y
poblaciones aledañas.

Coatzacoalcos, que atiende la conurbación de ese puerto con Minatitlán,
Cosoleacaque y Chinameca, así como la población de estados colindantes
del sureste de la república.

Orizaba, se enfoca
a las localidades de Río Blanco, Córdoba, Fortín,
Ciudad Mendoza, el sur del estado de Puebla y parte de Oaxaca.

Poza Rica, en su conurbación con Tuxpam, y las poblaciones de Papantla,
Gutiérrez Zamora, Pánuco, Tempoal, Naranjos, San Rafael, el noreste del
Estado de Puebla, los estados de Puebla y San Luis Potosí.

Concluyendo con zona de Xalapa, el campo universitario del estado, con
atención a Coatepec, Banderilla, Martínez de la Torre, Misantla, Huatusco,
Perote, el Este del Estado de Puebla, el estado de México y Tlaxcala.20
En este año 2010, la Universidad Veracruzana cumplió 30 años de haber
iniciado una modalidad alterna al sistema tradicional, que se ajusto a las
20
http://www.uv.mx/sea/quienes/antecedentes.htm
42
necesidades de los estudiantes, cuya formación académica está centrada en
el
modelo conductista,
que privilegiaba
su método en las tecnologías
educativas donde paradójicamente el autoaprendizaje y la autoevaluación
reforzaban
la formación académica,
esto con la finalidad de cubrir las
necesidades de un grupo socio-económico que pudiera conjugar la actividad
laboral y familiar con
la educación superior, asimismo esta formación
académica se vinculo con poblaciones en todo el Estado de Veracruz en las
que no estaba presente físicamente la Universidad.
La presencia del Sistema de Enseñanza Abierta en las cinco regiones ha
posibilitado avanzar en un sistema universitario en Red, compartiéndose
planes y programas de estudio, cuyo principal reto
es ajustarse a
las
vocaciones productivas regionales y ofertar nuevos programas educativos con
una perspectiva multimodal, dando mayor acceso a la población que por
cuestiones económicas, laborales o de familia no puedan acceder a sistemas
escolarizados y/o presenciales.
El Modelo Educativo Flexible del Sistema de Enseñanza Abierta permite a los
estudiantes ir avanzando gradualmente en su trayectoria escolar, eligiendo
cargas mínimas de crédito por semestre, que le permiten concluir su carrera
en cuatro años, o cargas máximas, que le permiten concluir en menos de tres
años y medio.
El sistema es semipresencial, organizado en bloques de experiencias
educativas sabatinas, por reglamento la asistencia no es obligatoria, pero para
fortalecer el sentido de pertenencia a un grupo de aprendizaje se recomienda
asistir a ellas.
Cuenta con un sistema de asesorías intersemanales, cubierto presencialmente
en las CASA SEA de Xalapa y Veracruz, asi como en espacios determinados
por cita agendada entre profesores y alumnos del SEA; o a través de
comunicación electrónica entre profesores y estudiantes.
43
Ofrece un servicio de asistencia de tutores académicos para guiar a los
estudiantes en las carreras que aplican el Modelo Educativo Integral Flexible:
Administración de Empresas, Contaduría, Pedagogía y Sociología.
2.2 IDENTIDAD INSTITUCIONAL
 MISIÓN
El Sistema de Enseñanza Abierta (SEA) de la Universidad Veracruzana es una
institución que tiene como finalidad la formación de profesionistas competentes
a nivel de licenciatura, posgrado y educación continua a través de modalidades
educativas alternativas de calidad (presencial, abierta, a distancia y virtual),
propiciando el aprendizaje permanente y autogestivo en los estudiantes, de
esta manera, se contribuye a la integración de los sujetos con los valores
necesarios para la convivencia, la vida democrática y el desarrollo sostenible
en un marco de justicia de los derechos humanos.
 VISIÓN
El Sistema de Enseñanza Abierta para el año 2013 cuenta con nuevos
programas educativos
con pertinencia y
vocación regional acreditados
internacionalmente que atienden a las demandas emergentes de la sociedad.
El Sistema de Enseñanza Abierta
enfatiza la consolidación de Cuerpos
Académicos promoviendo el desarrollo de la investigación científica y
tecnológica en redes colaborativas.
El desarrollo de la cultura de la planeación permite eficientar los procesos de
gestión y administración hacia una educación superior sustentable e
innovadora.21
Se está desarrollando un proyecto tecnológico, en conjunto con la Universidad
Virtual para ofrecer servicios de cursos en línea de algunos de los cursos de
licenciatura que ofrecemos. Así también se está generando la elaboración de
material didáctico a través de la edición de libros electrónicos, disponibles a
través de portales electrónicos de los profesores del Sistema de Enseñanza
Abierta. En nuestra organización se fomenta el uso de comunidades
21
http://www.uv.mx/sea/quienes/quesea.html
44
electrónicas para fortalecer los vínculos de comunicación entre los estudiantes,
los grupos a los que se integran, los profesores y la administración escolar del
sistema.
45
ESTRUCTURA ORGÁNICA22
DIRECTOR
GENERAL
SECRETARIA
ACADEMICA
SECRETARIA
TENICA
ADMINISTRACIÓN
COORDINACIÓN
REGIONAL
COATZACOALCOS
COORDINACIÓN
REGIONAL POZA
RICA
COORDINACIÓN
REGIONAL
CORDOBA, ORIZABA
COORDINACIÓN
REGIONAL
VERACRUZ
Fig. 2.1 Estructura organica (De acuerdo a información del SEA)
22
htp://www.uv.mx/sea/organigrama_SEA.html
46
2.3 INFRAESTRUCTURA
Al comprender que la ciudad de Xalapa es la sede de este sistema, en la
actualidad cuenta con alrededor de 6000 alumnos brindado servicio a través de:
Cantidad
Descripción
Distribuidas en el edificio
Oficinas administrativas
1
Biblioteca
1
Centro de computo
9
Cubículos individualizados de investigación
CENTRO DE ATENCIÓN MULTIMODAL el cual
ofrece:
Centros de cómputo
Cubículos individualizados
Salas de Asesoría Grupales
Sala de usos múltiples a su vez utilizada para
espacio de Acto protocolario
1
Aula de medios
Distribuidas en la parte Oficinas administrativas
superior izquierda en 2do
piso de la Biblioteca USB I
Tabla. 2.2 Areas administrativas (Elaboración propia)
47
La administración central se encuentra constituida por:
 La Dirección General
 Administración
 Secretaria Académica
 Coordinación Regional
 Coordinaciones de Carrera
 Coordinación Académica
Por lo tanto este sistema cuenta con alrededor de 1,205 bienes muebles
asignados en las instalaciones del edificio de oficinas administrativas, Casa Sea,
Centro de Atención Multimodal y el área utilizada dentro de la Unidad de Servicios
Bibliotecarios y de Información conocida como UV2.
Se puede observar que debido a la magnitud de su infraestructura y a la demanda
estudiantil, se requiere de un control y manejo adecuado de los inventarios de
bienes muebles, destacando que el flujo de movimiento en dichos planteles se
presenta de manera fluida propiciando una indispensable actualización del control
interno, y así permitir una adecuada toma de decisiones que se reflejen en la
optimización de los recursos financieros.
A través de una verificación periódica de las existencias de materiales, equipo y
muebles con que cuenta la dependencia, a efecto de comprobar el grado de
eficacia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el
método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén.
2.4 NORMATIVIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES
 Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios ABS-ABS-P-01
Tiene como objetivo Realizar las actividades descritas en este procedimiento con
el propósito de suministrar los bienes, servicios y arrendamientos solicitados por
las Entidades Académicas y Dependencias en apoyo al cumplimiento de los
planes y programas académicos de la Institución.
48
Se identifican como entradas la solicitud de bienes, arrendamientos, realización
y/o prestación de servicios (Requisición, oficio de justificación (marca), factura
original, pedido de compra u orden de servicio original) y el Presupuesto Operativo
Anual, obteniendo como producto Suministro de Bienes, arrendamientos y
servicios (Requisición con número de folio, pedido de compra u orden de servicio,
afectación presupuestal / orden de pago, relación de folios de compra, Afectación
presupuestal / Orden de pago, (Anticipo a proveedores), Oficio solicitando
transferencia electrónica al extranjero, Copia del Pedido, Copia de Factura).
Se requiere Suministro oportuno y en forma de los bienes, servicios y
arrendamientos, en este caso solo nos enfocamos hacia los bienes.
La elaboración del Programa Anual de Adquisiciones deberá elaborarse en base al
Programa Operativo Anual de cada entidad académica y dependencia,
desglosando la información por fondo y partida presupuestal.
Las entidades académicas y dependencias deberán requerir los bienes de
acuerdo a las fechas establecidas por la Dirección de Recursos Materiales y a la
disponibilidad presupuestal y financiera excepcionales debidamente justificados.
Los requerimientos de los siguientes servicios se podrán, en su caso, atender a
través de la modalidad por adjudicación directa, previo estudio de mercado.
 Mantenimiento preventivo o correctivo de mobiliario y equipo especializado.
 Recolección, traslado, resguardo y entrega de valores;
Con la finalidad de contar con proveedores confiables y de conocer la actuación y
comportamiento de éstos en el cumplimiento de sus compromisos contraídos con
la Universidad, se lleva a cabo la evaluación de proveedores cada 8 meses bajo
los criterios que se describen a continuación:
 Tiempos de entrega de los bienes.
 Tiempos de entrega de las facturas.
 Expediente en orden y actualizado.
49
Únicamente se evaluarán a los proveedores que hayan participado en los
procedimientos de contratación en el periodo correspondiente y los pedidos de
compra u órdenes de servicio cuyo plazo de entrega se encuentre dentro del
mismo.
En los procedimientos de adquisición se seleccionará a proveedores con
calificación excelente y bueno o alguno con otra calificación en casos debidamente
justificados, además de los proveedores potenciales.
Se podrá realizar modificación o cancelación del pedido de compra u orden de
servicio por las siguientes situaciones:
a) Por error en captura de datos tales como: descripción del bien ofertado,
dependencia destino, cantidad.
b) Por cambio de marca, modelo, o catalogo, el cual se someterá a autorización
del usuario final, cuando así proceda.
c) Por cambio de proveedor.
d) Por modificación en el precio ofertado.
e) Por prórroga autorizada por el Abogado General
f) Otros, a juicio de la Dirección de Recursos Materiales que no hubieran sido
previamente contemplados.
Las facturas deberán reunir los requisitos de forma y fiscales, de acuerdo con lo
siguiente:
Requisitos de Forma:
 Las facturas deberán presentarse en original y una copia fotostática,
expedidas expresamente a nombre de la Universidad Veracruzana, y
registro federal de contribuyentes UVE 450101 FM9, adicionalmente las
facturas podrán incluir el domicilio, código postal y localidad.
 Deberán presentarse sin alteraciones, tachaduras o enmendaduras.
 La fecha de expedición de las facturas deberá corresponder al ejercicio
presupuestal y podrán tener una antigüedad de 60 días máximo conforme a
50
la fecha de expedición, en los casos de excepción serán autorizados por el
Secretario de Administración y Finanzas a través de la Dirección General
de Recursos Financieros.
 La descripción de los bienes adquiridos o servicios contratados debe ser
conforme a las especificaciones del Pedido de Compra u Orden de Servicio.
 En caso de equipos de fabricación en serie, deberá anotarse en la factura el
número de serie correspondiente.
 En caso de reparaciones de mobiliario y equipo, deberá especificarse en la
factura el número de inventario.
Las facturas deberán presentarse con los siguientes datos:
 Sello de la entidad académica y dependencia
 Fecha en que se reciben los bienes o servicios contratados
 Nombre y/o firma del responsable de recibir los bienes.
 Las facturas derivadas de una licitación, deberán indicar el número de la
licitación.
Requisitos Fiscales:
 Las facturas o recibos que expidan los proveedores o prestadores de
servicios que amparan las erogaciones realizadas, deben reunir los
requisitos que se establecen en el Art. 29-A del Código Fiscal de la
Federación.
Recepción de requisiciones:
 El analista de adquisiciones recibe de las entidades académicas y
dependencias los requerimientos en la Requisición (ABS-ABS-F-01) en
original y 1 copia provenientes de la región Xalapa y digital provenientes de
las 4 regiones restantes de la Universidad.
 Valida que las claves y descripciones contenidas en la Requisición sean
acordes con el Catálogo de Fondos y Partidas del Manual de
Procedimientos Administrativos.
51
 No son acordes: se regresan a la entidad académica o dependencia para su
corrección.
 Son acordes:

Consulta la disponibilidad financiera y presupuestal conforme a la Guía.
 Valida la disponibilidad financiera y/o presupuestal conforme al total
estimado de la requisición.
 Cuenta con disponibilidad financiera y/o presupuestal.- Se imprime una
copia de la consulta financiera y/o presupuestal.
 No cuenta con disponibilidad financiera y/o presupuestal.- Se informa a la
entidad académica o dependencia para que realice el ingreso, la
transferencia o reprogramación presupuestal correspondiente.23
Dentro del Manual de Procedimientos Administrativos Id: UOM-GE-MI-02 se
encuentran las políticas por concepto de gasto.
En referencia al punto 69.- Las entidades académicas y dependencias podrán
ejercer hasta $40,000.00 anuales, incluyendo IVA, en cada una de las partidas
destinadas a la compra de materiales e insumos y software, así como para la
realización de trabajos de mantenimiento de mobiliario y equipo, mantenimiento
menor de inmuebles e impresión de boletines, folletos y formatos, siempre que
tengan la disponibilidad presupuestal correspondiente, de acuerdo a lo siguiente:
(69.1) Los importes hasta de $1,000.00 incluyendo IVA, por partida presupuestal,
podrán pagarse a través del fondo rotatorio;
(69.2) Los importes mayores de $1,000.00 y hasta por $2,000.00 incluyendo el IVA
por partida presupuestal, deben tramitarse como pago directo ante la Dirección de
Egresos o Vice-Rectoría y registrarse siempre a nombre del proveedor. El cheque
podrá expedirse a nombre del proveedor o del titular de la entidad académica o
dependencia que realiza el trámite;
23
http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/MPA.htm, última revisión 01-06-11
52
(69.3) Cuando el importe sea mayor a $2,000.00 y hasta $ 5,000.00 incluyendo el
IVA por partida presupuestal, debe tramitarse como pago directo ante la Dirección
de Egresos o Vice-Rectoría y el cheque se expedirá a nombre del proveedor;
(69.4) Cuando el costo sea mayor a $5,000.00 y hasta $40,000.00 incluyendo el
IVA por partida presupuestal, la entidad académica o dependencia previamente
debe recabar tres cotizaciones de proveedores, elaborar cuadro comparativo para
seleccionar el que mejores condiciones ofrezca y anexar esta documentación a la
factura para tramitar su pago directo, ante la Dirección de Egresos o Vice-Rectoría
que corresponda. Cuando por la naturaleza del bien, no sea posible recabar las
tres cotizaciones, la adquisición se realizará con una sola cotización y se anexará
a la factura un oficio en el que se justifique la compra, firmado por el titular de la
entidad académica o dependencia, el cheque se expedirá con la leyenda “para
abono en cuenta del beneficiario”.
(69.5) En el caso de los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo de
equipos especializados de marca específica, y de aquellos en los que no sea
posible precisar u alcance, aún cuando el costo rebase el importe de $5,000.00,
podrá fincarse la orden de trabajo directamente al centro de servicio o distribuidor
autorizado por el fabricante, debiendo anexar a la factura la documentación
soporte (documento del fabricante o distribuidor mayorista en el que se indiquen
sus centros de servicio autorizados), siempre y cuando haya expirado la póliza de
garantía.
Los materiales o insumos que, de acuerdo a las políticas contenidas en el
presente manual y que por su monto, no puedan adquirirse en forma directa por
las entidades académicas o dependencias, se solicitarán a la Dirección de
Recursos Materiales, a través del Formato Único de Requisición (DRM-C-FI-01),
considerando que para efectos de operatividad no deben incluir artículos cuyo
costo total sea menor de $500.00 por renglón, de ser el caso, no se tomaran en
cuenta.
La requisición de bienes de mobiliario y equipo que no estén considerados en los
catálogos, debe elaborarse por separado, describiendo en forma clara y detallada
53
las características de los bienes solicitados, anexando cotización (la finalidad de la
cotización es para que detallen en la requisición las características del bien y el
costo del mismo).
(76) La descripción técnica del mobiliario y equipo debe ser en idioma español,
indicando las características y componentes de los mismos, así como medidas y
funciones que realizará, sin mencionar marca, modelo o número de catálogo del
proveedor y de ser posible anexar cotización. En caso de que el mobiliario o
equipo requerido deba ser de una marca y características específicas, (por las
particularidades del trabajo o investigación que realice el usuario), debe adjuntar a
la requisición la justificación en papel membretado.
Para la adquisición de equipo de transporte, las entidades académicas y
dependencias deben anexar a su requisición un escrito en el que se justifique el
uso y destino que se dará al vehículo, de acuerdo a las actividades y funciones de
su área o proyecto, y deben contar con disponibilidad presupuestal suficiente para
la adquisición, el pago de seguro, placas, tenencia, combustibles y mantenimiento.
La requisición de equipo de transporte debe ser autorizada por la Secretaría de
Administración y Finanzas.
La factura producto de un pedido de compra u orden de servicio generada por la
Dirección de Recursos Materiales, podrá ser firmada como constancia de haber
recibido los bienes y/o servicios a entera satisfacción, por el titular de la entidad
académica o dependencia, el Secretario Académico, el Coordinador del Proyecto,
el Administrador o por quien el titular designe, debiendo anotar el nombre, firma y
la fecha de recibido, así como el sello correspondiente, manifestando con ello su
conformidad.24
 Subproceso: Control Patrimonial
Registro y Resguardo de Bienes de Activo Fijo ABS-CP-P-01
24
http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/MPA.htm
http://www.uv.mx/orgmet/nuv/doctosinst/procedimientos.html, ultima revisión 01-06-11
54
Tiene como objetivo Identificar y Registrar en forma pormenorizada los bienes de
activo fijo de la Universidad Veracruzana en el Sistema Integral de Información
Universitaria (SIIU) con el fin de llevar su control y resguardo.
En base a los siguientes conceptos:
Bienes de activo fijo:
Es el conjunto de bienes de una Entidad Académica o Dependencia cuya vida útil
es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro sin
alterar su forma y esencia, tales como: mobiliario y equipo de cómputo, de oficina,
de laboratorio, de transporte, semovientes, obras de arte, etc.
Fondos Ajenos:
Son los recursos que las Entidades Académicas y Dependencias obtienen a través
de proyectos específicos ante instancias tales como: Conacyt, Cobecyt, Fosigolfo,
Patronatos pro-mejoras, Fundaciones, etc.
Donaciones:
Son aquellos bienes cedidos a la Universidad Veracruzana por Instituciones
Públicas o Privadas, Patronatos, Comités pro-mejoras, Fundaciones, Organismos
de similar naturaleza y Particulares.
Las políticas establecidas para el Registro de alta de bienes de activos fijo se
determinará por:
1a) Adquisiciones: quedan incluidas las compras de mobiliario y equipo efectuadas
para una Entidad Académica o Dependencia a través del ejercicio de las partidas
de su presupuesto autorizado o bien por medio de los distintos fondos de apoyo
educativo (PIFI, FAM, PEF, PROMEP, PEMEX, ETC) que autorizan Instituciones
Públicas y Privadas, así como las adquisiciones que se efectúen con ingresos de
eventos autofinanciables y patronatos y /o fideicomisos.
b) Donación: corresponden a los bienes que Instituciones Públicas y Privadas,
Patronatos, Comités Pro-mejoras, Fundaciones, Organismos de similar naturaleza
y Particulares ceden a la Universidad Veracruzana, debiendo notificar al DCI en un
plazo no mayor a 10 días, a partir de la recepción de los bienes.
2. El Departamento de control de inventarios es responsable de dar de alta los
bienes de activo fijo en el SIIU, generar y emitir etiquetas de código de barras
55
(número de inventario) a más tardar 10 días hábiles posteriores a la fecha en que
reciba la facturación de la adquisición.
3. Los bienes de activo fijo que se adquieran o reciban en donación, cuyo valor
sea mayor a quince salarios mínimos de la zona económica “c”, deberán ser
objeto de control de inventario y registro contable.
4. Los titulares de las Entidades Académicas y Dependencias deberán adherir las
etiquetas de código de barras a los bienes recibidos, verificando que estos
correspondan con las características de marca, modelo, serie, etc., que se tienen
registradas en el SIIU.
5. Los titulares y Administradores de las Entidades Académicas y Dependencias
son responsables de vigilar la guarda y conservación de los bienes a su cargo y
deberán verificar los inventarios respectivos; manteniéndolos actualizados.
7. El titular de la Entidad Académica o Dependencia deberá emitir, sellar y firmar
los resguardos de los bienes de activo fijo que le sean entregados al inicio de su
cargo y de los que reciba durante su gestión y enviarlos al Departamento de
control de inventarios en un periodo máximo de 20 días hábiles, a partir de haber
recibido la etiqueta de código de barras, para integrarlos a su expediente.
Responsabilidad de la dependencia:
Recibe de las Entidades Académicas o Dependencias: Las facturas originales o
copias, Actas Administrativas, oficios, formato: Aviso de Control de Alta y Baja de
Mobiliario y Equipo ABS-CP-F-01 y otros documentos que acrediten la propiedad
de los bienes de activo fijo adquiridos con fondos ajenos (Patronatos, Conacyt,
Cobecyt, Fosigolfo, Fundaciones etc.), los cuales se consideran como donaciones
a la Universidad Veracruzana.
Recibe oficio con etiquetas de código de barras
 Emite resguardos de activo fijo, de acuerdo a la Guía: Emisión De
Resguardo de Activo Fijo ABS-CP-G-03.
 Valida que el resguardo coincida con las características del bien.
 Adhiere etiquetas de código de barras al bien que corresponda.
56

Envía resguardo requisitado con el sello y firma del titular y usuario del bien,
al Departamento de control de inventarios, debiendo quedarse con una
copia del resguardo requisitado para su control interno. 25
Subproceso: Control Patrimonial
Emisión de Resguardo de Activo Fijo
Describir los pasos que se deben seguir, para realizar la emisión de resguardos de
los bienes de Activo Fijo de las Entidades Académicas y Dependencias, por medio
del Sistema Integral de Información Universitaria. (SIIU).
Dichos resguardos, deben ser firmados por el titular de la Entidad Académica o
Dependencia, sellados por la Entidad académica o Dependencia y por ultimo
firmados por el usuario del bien; y deben ser enviados al Departamento de
Control de Inventarios en un plazo no mayor a 20 días hábiles.
Aviso de Control de Alta y Baja de Mobiliario y Equipo
Se utiliza cuando una Entidad Académica o Dependencia solicita transferencias o
bajas de bienes, el cual no será recibido si no viene acompañado del Oficio en
original y copia, sirviendo este último como acuse de recibo, si su llenado es
incompleto, carece de nombre y firma del(os) Titular(es) y sello, de la(s)
Entidad(es) Académica(s) o Dependencia(s)
Si realizan modificación al formato y demás requisitos de fondo y forma.
Se presenta de la siguiente forma ante el departamento de control de inventarios
de la siguiente forma:
 ORIGINAL.-Departamento de control de inventarios, para documentar el
movimiento en la base de datos.
25
http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/MPA.htm
http://www.uv.mx/orgmet/nuv/doctosinst/procedimientos.html
57
 1ª.COPIA.-Departamento de control de inventarios, como evidencia del
movimiento, según sea el caso, remitiéndose a la(s) Entidad(es)
Académica(s) o Dependencia(s) solicitante(s) mediante oficio.
 2ª.COPIA.-Para la(s) Entidad(es) Académica(s) o Dependencia(s), como
acuse de recibido, debidamente fechada y sellada por el Departamento de
Control de Inventarios.
No.
1.-
En Donde Dice
FECHA
2.-
CLAVE
3.-
DEPENDENCIA
SOLICITANTE DE
ALTA
CLAVE
4.5.-
6.-
DEPENDENCIA
SOLICITANTE DE
BAJA
NÚMERO DE
INVENTARIO
7.-
CANTIDAD
8.-
DESCRIPCIÓN
9.-
CLAVE DE ALTA
10.-
CLAVE DE BAJA
11.-
OBSERVACIONES
12.-
NOMBRE, FIRMA Y
Se Anotará
El día, mes y año en que se elabora el
formato (dos dígitos)
Clave de la Entidad Académica o
Dependencia que solicita el alta de bienes
Nombre de la Entidad Académica o
Dependencia que solicita el alta de bienes
Clave de la Entidad Académica
Dependencia que solicita la baja de bienes
Nombre de la Entidad Académica
Dependencia que solicita la baja de bienes
o
o
El número de inventario del bien a transferir o
dar de baja, previa consulta del número de
inventario en el sistema, para ver en que
situación se encuentra.
El número de bienes a transferir o dar de baja
que le corresponde al número de inventario
Características principales del bien, para los
equipos se requiere nombre, marca, modelo y
serie
Se escribirá la letra que le corresponda,
según sea el caso, de acuerdo a las claves de
motivos de Alta (A, B, C, D, E Y F)
Se escribirá el numero que le corresponda,
según sea el caso, de acuerdo a las claves de
motivos de Baja (1, 2, 3 y 4)
Obligatorio escribir las condiciones actuales
del bien, las especificaciones concretas por
las cuales se solicita la transferencia o baja,
determinando el estado en el que se
encuentra el bien.
Del Titular de la Entidad Académica o
58
13.-
14.-
SELLO
DEPENDENCIA
SOLICITANTE DE
ALTA
NOMBRE, FIRMA Y
SELLO
DEPARTAMENTO DE
CONTROL DE
INVENTARIOS
NOMBRE, FIRMA Y
SELLO
DEPENDENCIA DE
SOLICITANTE DE
BAJA
Dependencia que solicita el Alta
Del Titular del Departamento de Control de
Inventarios
Del Titular de la Entidad Académica o
Dependencia que solicita la Baja.
Tabla. 2.3 Instructivo de alta y baja (Información de la institución UV)
Dictamen Técnico
Presenta las mimas restricciones que el aviso de control de alta y baja de
mobiliario y equipo el formato de dictamen técnico solo es necesario cuando se
realiza una baja.
El equipo de cómputo que se solicita dar de baja, será enviado formateado al
almacén.
No.
1.-
En Donde Dice
FECHA
2.-
MOBILIARIO
3-
EQUIPO
4.-
OTROS
5.-
CLAVE
6.-
ENTIDAD
ACADÉMICA
O DEPENDENCIA
REGIÓN
7.-
Se Anotará
El día, mes y año en que se elabora el
formato (dos dígitos)
Se señalará con una cruz en el cuadro
correspondiente,
tratándose
de
mobiliario.
Se señalará con una cruz en el cuadro
correspondiente, tratándose de equipo
de cómputo, de laboratorio, de audio y
video, electrónico, agrícola, vehículos,
etc.
Se señalará con una cruz en el cuadro
correspondiente para otro tipo de bienes.
Clave de la Entidad Académica o
Dependencia que solicita la baja de
bienes
Nombre de la Entidad Académica o
Dependencia que solicita la baja de
bienes
Región a la cual pertenece la Entidad
59
8.9.-
NÚMERO DE
INVENTARIO
CANTIDAD
10.-
DESCRIPCIÓN
11.-
CLAVE BAJA
12.-
OBSERVACIONES
13.-
NOMBRE, FIRMA Y
SELLO
DICTAMINADOR
DEPENDENCIA
NOMBRE, FIRMA Y
SELLO DEPTO. DE
CONTROL DE
INVENTARIOS
NOMBRE, FIRMA Y
SELLO
AUTORIZACION
DEPENDENCIA
SOLICITANTE DE
BAJA
14.-
15.-
Académica o Dependencia.
El número de Inventario del bien a dar de
baja.
El número de bienes a dar de baja que le
corresponde al número de inventario
Nombre y características del bien; para
los equipos se requiere nombre, marca,
modelo y serie.
Se anota la clave de Baja, según el
estado del bien, de acuerdo a la
clasificación de claves de baja.
Obligatorio escribir las condiciones
actuales del bien, las especificaciones
concretas por las cuales se solicita la
baja, determinando el estado en el que
se encuentra el bien. En caso de que el
campo sea insuficiente para redactar las
especificaciones, se podrá hacer un
anexo complementario de dictamen
elaborado por dictaminador, perito o
especialista, de acuerdo al rubro del
que se trate.
De la persona que actúa como
dictaminador, perito o especialista para
efectuar el Dictamen Técnico.
Vo. Bo. del Titular del Departamento de
Control de Inventarios.
Del Titular de la Entidad Académica o
Dependencia, que solicita la baja.
Tabla. 2.4 Formato de baja de mobiliario y equipo (Información de institución U.V).
Relación con la Auditoría Interna
Su principal objetivo es la meta a alcanzar durante el proceso de auditoría interna,
considerando los procesos, las áreas a auditar, los resultados de auditorías
previas, comprendiendo un ciclo anual, identificando los recursos materiales y
financieros necesarios para desarrollar, dirigir y mejorar las actividades de la
60
auditoría incluyendo aquellos para alcanzar y mantener la competencia de los
auditores y mejorar su desempeño, como parte de le Sistema Universitario de
Gestión por calidad
El área a auditar es la entidad académica o dependencia programada siendo
responsable el titular de dicha entidad o dependencia, utilizando criterios como el
conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia
durante el proceso de auditoría interna, la metodología se basa en técnicas
entrevistas, observación, revisión documental, etc.
En caso de detectar un hallazgo lo comunica verbalmente al auditado,
Intercambia información y evalúa las evidencias encontradas, reuniéndose al final
de la jornada de acuerdo a lo señalado en el plan. Se asegura que se lleven a
cabo las actividades planificadas, de ser necesario se reasignan las actividades de
los auditores, dependiendo de la magnitud de los hallazgos encontrados.
Al
finalizar la auditoría el equipo auditor se reúne para formular las conclusiones de
auditoría revisa y evalúa los hallazgos y cualquier otra información apropiada
recopilada contra los objetivos descritos en el plan, clasificar los hallazgos, los
cuales pueden demostrar conformidad o no conformidad con respecto a los
criterios, identifica las oportunidades de mejora, según sea el caso.
Elabora informe preliminar de auditoría, y envía por correo electrónico al
Representante de la dirección para su revisión, espera respuesta y de no existir
cambios emite informe final, entregado para su resguardo al Representante de la
dirección los registros de Listas de Asistencia de las reuniones de apertura y cierre
y el Reporte de Auditoría Interna.26
Contraloría General de la Universidad Veracruzana
La Contraloría General es un área que depende directamente de la Junta de
Gobierno y se encarga de apoyar a la Universidad Veracruzana para que sus
26
www.uv.mx/orgmet/nuv/sugc/procedimientos/sugc-ge-p-03.pdf
61
objetivos y metas se cumplan de acuerdo con los ordenamientos legislativos,
planes y programas propuestos. 27
Las atribuciones de la Contraloría General señaladas en la Ley orgánica, son:

Informar a la Junta de Gobierno de los asuntos de su competencia.

Ejercer las acciones de control de las actividades de la Universidad,
conforme a los ordenamientos legales existentes.

Supervisar el ejercicio del presupuesto universitario y su correcta
aplicación.

Informar a la Junta de Gobierno los resultados de la evaluación integral del
desarrollo de los programas a cargo de las dependencias de la Universidad
Veracruzana, y de los resultados de las auditorías practicadas.

Supervisar que los recursos financieros que provengan de los subsidios
federal y estatal, así como las cuotas arancelarias y de otras fuentes, sean
canalizados hacia los objetivos propuestos en los programas respectivos;

Practicar las revisiones especiales que de acuerdo a la Junta de Gobierno
deban realizarse a las dependencias universitarias.

Hacer del conocimiento de la Junta de Gobierno las conductas de los
servidores universitarios que en su opinión constituyan faltas o delitos.

Orientar y apoyar a las autoridades y funcionarios de la Universidad
Veracruzana en el cumplimiento de las declaraciones de bienes y cambios
de situación patrimonial.
27
http://www.uv.mx/juntagob/quehacer/quehacer.html
62

Atender las quejas y denuncias que presente la comunidad universitaria y
los particulares, con respecto a acuerdos, convenios y contratos que
celebre la Universidad Veracruzana.

Proponer a la Junta de Gobierno para su designación al personal
indispensable para el adecuado desempeño de sus funciones.

Las demás que le atribuyan las leyes, reglamentos y disposiciones
aplicables, así como las que le confiera la Junta de Gobierno.28
El quehacer de la Contraloría General se establece tanto en el Estatuto general,
como en el Reglamento de la Junta de Gobierno y se centra en lo siguiente:

Se encarga de planear, organizar y dirigir las acciones tendientes a mejorar
el control de las actividades universitarias.

Supervisar y evaluar el correcto ejercicio de las actividades de la
Universidad Veracruzana.

Realizar auditorías especiales cuando lo juzgue conveniente la Junta de
Gobierno, o a solicitud formulada a la Junta por el Rector.

Vigilar el proceso de preinscripción e ingreso de los alumnos a la
Universidad.

Realizar auditorías internas a las dependencias universitarias a fin de
determinar si los recursos de han utilizado con criterio de economía y
eficiencia.

Revisar que los procesos administrativos aplicados por las dependencias
cumplan con las políticas, planes, procedimientos, leyes, estatutos y
reglamentos establecidos.
28
http://www.uv.mx/juntagob/quehacer/quehacer.html
63

Realizar auditorías al sistema de control escolar de las entidades
académicas.

Intervenir en los procesos de entrega-recepción cuando se de el cambio de
titular en las entidades y dependencias de la Universidad.29
Sobre este contexto legislativo, su labor está enfocada a que todas las
dependencia y entidades de la Universidad, así como cada funcionario
universitario realice su tarea de una manera integral y orientada a alcanzar la
misión de la propia Universidad, la cual se sitúa en “conservar, crear y transmitir la
cultura en beneficio de la sociedad con el más alto nivel de calidad”.
Con el fin de evaluar el cumplimiento de las atribuciones y funciones que se dictan
en la Ley orgánica, el Estatuto general y el Reglamento de la Junta de Gobierno
se ha realizado un análisis profundo sobre su organización y funcionamiento y se
determinó llevar a cabo una reestructuración del área, misma que se sometió para
su análisis y aprobación a la Junta de Gobierno quien en la pasada tercera reunión
ordinaria, autorizó a la Contraloría General la propuesta de estructura del área.
Con ello se pretende fortalecer los objetivos y las acciones del área las que
estarán orientados a la siguientes cinco funciones básicas:

Auditoría.

Control patrimonial.

Evaluación al desempeño.

Innovación y desarrollo administrativo.

Situación patrimonial, y recepción y atención de quejas y denuncias .30
29
http://www.uv.mx/juntagob/quehacer/quehacer.html
30
http://www.uv.mx/juntagob/quehacer/quehacer.html
64
Uno de los aspectos de mayor relevancia para la Contraloría es contar con un
grupo de colaboradores que responda a las necesidades del mundo actual; es
decir, ser profesional y dinámico, con una mentalidad innovadora y creativa. Ello
contribuirá a que los resultados del trabajo sean eficaces y de calidad.
Con esta nueva forma de organización se pretende:

Dar un mayor alcance a las evaluaciones del control interno, lo que
permitirá proponer mejoras en los procedimientos de la Universidad y de la
propia Contraloría así como de prevenir y minimizar riesgos e incrementar
la eficiencia en la administración universitaria.

Impulsar la retroalimentación entre la comunidad universitaria y la
Contraloría General por medio de un nuevo procedimiento para la atención
de quejas y denuncias, que sean de la competencia de la Junta de
Gobierno (Ley orgánica de la Universidad Veracruzana, artículo 34C,
Fracción IX).

Establecer métodos de autoevaluación con el fin de generar indicadores de
mejora continua.

Profesionalizar al personal de la Contraloría General, a través de un
programa de capacitación que responda a necesidades reales.

Participar activamente en la modernización, simplificación y mejoramiento
de la administración de la Universidad Veracruzana.
Conociendo la normatividad, procedimiento e instructivos aplicables para un
correcto control del inventario sobre los bienes muebles e inmuebles en una
institución educativa, se puede realizar la revisión física indispensable anualmente,
dentro de los procesos administrativos obligatorios de dicha dependencia así
como la supervisión ante el Departamento de Control de Inventarios de la
Universidad.
65
CAPÍTULO III: PROPUESTA DE CONTROL
INTERNO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA DE LA
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
3.1 ¿PORQUÉ SURGE LA NECESIDAD DE UNA
PROPUESTA DE CONTROL INTERNO DE BIENES
MUEBLES EN EL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA?
Partiendo de la idea básica sobre los bienes, se definen como todo aquello que
puede ser objeto de apropiación; y por tanto posee un valor económico, que se
encuentra dentro del comercio y en su conjunto integran el patrimonio de las
personas, dentro del Subproceso de Control Patrimonial de la Universidad
Veracruzana, se encarga de la identificación, registro, resguardo, valoración,
gestión y aseguramiento para el control integral del patrimonio Universitario
(Activos Fijos). Lo cual norma a todas sus dependencias a cumplir en su carácter
de servidores públicos en el uso y guarda del mismo.
Dentro del proceso de transformación del Sistema de Enseñanza Abierta (SEA) se
ha adaptando un ritmo diferente de trabajo, un enfoque más tecnológico
propiciando una comunicación y productividad adecuados, visualizándose un
servicio a la comunidad estudiantil y académica de calidad.
Con base en lo anterior tanto la infraestructura como el recurso humano han
aumentado, reflejándose en la adquisición y actualización de sus insumos, por lo
cual se requiere de “un procedimiento de control de inventarios que cubra
con las necesidades actuales, que permita la optimización de recursos de
forma eficaz y eficiente y que contribuya a la mejora en el desempeño de las
actividades de este Sistema”.
3.2 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO
DENTRO DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA
La administración en el desarrollo de sus funciones y en su carácter de autoridad,
tiene la responsabilidad de llevar a cabo el control interno de los bienes muebles
de la dependencia a cargo, por lo que se enuncia como primer paso:
67
1. La designación de un responsable administrativo que cuente con la facultad
para realizar supervisiones periódicas de tal forma que pueda determinar
oportunamente el estado en que se encuentran y obtener un censo actual,
esto va a permitir que el personal por cuestiones de su propia actividad
precise, cambiar o modificar su área de trabajo, y los bienes que tenga bajo
su resguardo puedan continuar reasignándose de acuerdo a su necesidad,
puesto que la presente propuesta conlleva la aplicación de un software que
posibilite dichos cambios con rapidez y actualización, logrando eliminar el
desperdicio de tiempo de los procedimientos manuales.
2. Realizar la revisión física en su totalidad, es decir, en cada una de las
instalaciones con las que cuenta el Sistema de Enseñanza Abierta: Oficinas
Administrativas para enseñanza presencial, Oficinas Administrativas para
enseñanza virtual, Casa Sea y Centro de Atención Multimodal CAM, bienes
con la finalidad de proyectos específicos (bajo resguardo de Investigadores)
y préstamos en apoyo a las clases, cursos internos o con otras
dependencias, eventos y demás circunstancias que intervengan en la
custodia del patrimonio universitario.
3. Aplicación del sistema de información:
El responsable administrativo al haber concluido el levantamiento físico de
los bienes muebles cargados al Sistema de Enseñanza Abierta, comenzará
a capturar la información en la base datos, como se muestra a
continuación:
68
Fig. 3.1 Base de datos (Elaboración propia)
69
RUBRO
SE ANOTARÁ
ID
Es la clave de identificación del bien conforme se ingresa a la
base de datos
TIPO
Es el tipo de mobiliario y equipo al que pertenece el bien
No
El número de inventario asignado por el Departamento de
INVENTARIO
Control de Inventarios de la Universidad Veracruzana
DESCRIPCIÓN
Nombre y características del bien
SERIE
Numero de serial del equipo de computo u oficina
USUARIO
Nombre de la persona que tiene a su cargo el bien
DEPTO
Nombre de departamento donde se encuentra el usuario
No DEPTO
Numero de departamento donde se encuentra el usuario
UB.ICACIÓN
Nombre de la instalación donde se encuentra: Oficinas
administrativas para enseñanza presencial, de modo virtual,
Casa Sea o Centro de Atención Multimodal CAM
DATOS DE
ADQUISICIÓN
ESTADO
Proveedor
Factura
Pedido
Requisición
Costo:
Fondo
Partida
Clave programática
Garantía
La condición en que se encuentra el bien, en uso, para baja o
en mantenimiento.
OBSERVACIÓN Aclaración pertinente sobre el bien
Tabla. 3.1 Formulario de Base de datos (Elaboración propia)
70
4. Al contar con la información actualizada sobre el levantamiento físico en la
base de datos, se procede a la emisión del reguardo de mobiliario y
equipo como lo indica el Departamento de Control de Inventarios,
como parte de la Administración de Bienes y Servicios dentro del
subproceso de Control patrimonial, presentando como objetivo:
La descripción de los pasos que se deben seguir, para realizar la emisión
de resguardos de los bienes de Activo Fijo de las Entidades Académicas y
Dependencias, con un alcance de observación y aplicación al personal de
las Entidades Académicas y Dependencias, responsable de esta actividad,
a través del Sistema de Información Integral Universitaria (SIIU) se accede
al reporte de resguardo de mobiliario y equipo, junto con su serie de
campos a capturar para obtener el documento.
Así identificar los resguardos correspondientes a cada usuario y en
consecuencia recabar las firmas de los mismos para devolver al
Departamento de Control de Inventarios DCI, dependiendo el motivo, es
decir, si se trata de una revisión física por cambio de titular los resguardos
se devuelven dentro de un plazo no mayor a 30 días, pero si se refiere al
mobiliario equipo recientemente adquirido, la dependencia podrá devolver
dichos resguardos en el transcurso de 20 días siguientes a la recepción de
los bienes. Por su parte el responsable administrativo crea el archivo físico
de preferencia personalizado de lo que se encuentra bajo resguardo de
todo el personal.
5. En este paso se inicia el proceso de etiquetado del inventario físico
asignado al Sistema de Enseñanza Abierta, por un lado con las etiquetas
oficiales que expide el DCI Departamento de Control de inventarios y de
forma inherente las correspondientes al Control Interno de la dependencia
como se presenta:
71
DIRECCION GENERAL DEL
SISTEMA DE ENSEÑANZA
ABIERTA
NOMBRE DEL USUARIO
NUMERO DE INVENTARIO
UBICACIÓN
Fig. 3.2 Etiqueta (Elaboración propia)
Cabe destacar que en los 2 pasos anteriores es indispensable la intervención
directa del administrador para la relación con personal, quien tiene el deber de
informar sobre el proceso del control interno de mobiliario y equipo ante todo el
personal de esta dependencia, como lo es:
 La importancia de contar un buen manejo de los recursos materiales que
permiten el desarrollo de las actividades dentro de esta institución
educativa.
 El objetivo que persigue.
 La normatividad que lo regula.
 Las acciones que se implementan y
 La continuidad del procedimiento y la responsabilidad que implica.
Por lo tanto la autorización que otorgue el administrador sobre el curso de acción,
permitirá
el
responsable
administrativo
contar
con
las
facilidades
para
desenvolvimiento de sus actividades.
El propósito primordial del etiquetado es el control, verificación, supervisión y
actualización de los recursos materiales y financieros que conforman el patrimonio
universitario dentro de una de sus dependencias, como lo es Sistema de
Enseñanza Abierta, convirtiéndose en una prioridad dentro de las funciones,
responsabilidades y autoridad del área de la administración, quien funge como
gestora de los planes para alcanzar las metas, cubrir las necesidades que se
representen y propiciar un ambiente de trabajo idóneo, que se proyecte en calidad
del servicio que brinda esta modalidad educativa, en base a este propósito y a los
puntos previos, es conveniente concientizar al personal sobre el uso y guarda de
los mismos.
72
DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN
PERSONAL
Fig. 3.4 Proceso administrativo (Elaboración propia)
6. Procedimiento de BAJA
Una vez recabada la totalidad de la información en la base de datos, el
responsable administrativo se encuentra en condición de relacionar el
mobiliario y equipo que se presente el ESTADO de BAJA, de acuerdo a los
siguientes motivos:
I.
Obsoleto: cuando las funciones y características del bien ya no
satisfacen las necesidades que se presentan en esta dependencia.
II.
Inservible: cuando el mobiliario y equipo presente fallas o no resulte
funcional en el desarrollo de las actividades.
III.
Otros: cuando existan circunstancias de carácter independiente al
trabajo habitual de este sistema.
IV.
Transferencia: cuando se entregue a otra dependencia en apoyo
educativo.
Como se muestra en la tabla 3.5 dentro del apartado Anexos.
Detectados los bienes para darse de baja se procede al llenado de
los formatos Aviso de Control de Alta y Baja de Mobiliario y Equipo y
73
Dictamen Técnico emitidos por el Departamento de Control de
Inventarios, referenciado en el segundo capítulo de esta propuesta,
con su respectivo tramite.
Es obligatoria la intervención del encargado del Centro de Cómputo
para la justificación del dictamen técnico en relación al equipo de
cómputo y audiovisual, puesto que el mismo validará la situación que
guarden dichos bienes o en su caso el expedido por el servicio
técnico. En lo que respecta al mobiliario y equipo de oficina, el
administrador es quien dictará el motivo de baja.
Cabe mencionar que en el caso de una transferencia, los titulares de
cada dependencia autorizaran la razón de la misma.
Al contar con los documentos debidamente requisitados, se envían
para su validación y autorización al DCI en un lapso de cinco días, y
así trasladar dichos bienes al Almacén de Bajas de la Universidad
Veracruzana.
Es imprescindible puntualizar la adecuada comunicación que debe
existir entre:
DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN
CENTRO DE
CÓMPUTO
RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO
Fig. 3.5 Proceso administrativo 2 (Elaboración propia)
74
7. Mobiliario y equipo en calidad de préstamo.
Es importante diferenciar entre el mobiliario y equipo localizado dentro de
las instalaciones y el resguardado fuera de las oficinas administrativas, para
ello es necesario identificar tres tipos de préstamos:

Como herramienta de aprendizaje durante las clases presenciales,
con una periodicidad semanal.

De investigación, es decir se entregan al usuario para el logro de un
fin especifico, por lo regular en periodo de un año

Proyectos específicos; la mayoría de los bienes que se encuentran
dentro de este rubro, son asignados directamente a los académicos
en cuestión, procedentes de un fondo determinado, justificación del
proyecto y programa de trabajo, por que se relacionan de forma
permanente a los mismos, y en otros casos para la realización de
cursos de otras facultades, con un lapso de tiempo en meses.
Dentro de la base de datos se ubica de la siguiente manera:
USUARIO
Se anota el nombre del responsable
UBICACIÓN
OBSERVACIONES
Se anota el tipo de procedencia del préstamo.
Periodicidad
Tabla. 3.2 Procedimiento de préstamo (Elaboración propia)
3.3 CONTROL INTERNO DE ACUERDO A POLÍTICA
ADMINISTRATIVA
El departamento de Control de Inventarios en base a la circular emitida sobre el
cambio en el Control de Inventarios de la Universidad Veracruzana, se
75
responsabiliza a cada Entidad Académica, sobre su Control INTERNO en relación
a los bienes que no rebasen el monto establecido.
Por lo anterior es obligación de cada dependencia la supervisión y custodia de los
bienes a su cargo, siendo responsabilidad de dicho control, el auxiliar
administrativo con la implementación del siguiente formato y numeración interna:
NÚM. INTERNO
DESCRIPCIÓN DEL
BIEN
SERIE
MARCA
MODELO
UBICACIÓN
OBSERVACIONES
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
DIRECCIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA
RESGUARDO INTERNO DE MOBILIARIO Y EQUIPO BAJO CONTROL
INTERNO
04/04
TARJETA DE RED INALAMBRICA, 150 Mbps, TRENDNET, TEW-648UB
COBERTURA 3 VECES LA DE UNA CONEXIÓN INALAMBRICA
C209434802259
TRENDNET
N150
SON EN TOTAL 4 TARJETAS DE RED INALAMBRICA CON LAS MISMAS
CARACTERÍSTICAS EN TOTAL.
TIPO DE ADQUISICIÓN
PROVEEDOR
LILIANA HERNÁNDEZ RÍOS
PEDIDO
FACTURA
126
FONDO
111
PARTIDA
CALVE PROG.
COSTO
350.00 C/U
No obstante, el presente documento se rige igual y obligatoriamente que el emitido por el Departamento de
control de Inventarios de la Uniersidad Veracruzana el cual enuncia: "Al firmar el presente resguardo como titular
de la dependencia me hago responsable de la guarda y conservación de cada bien mencionado, como lo
establece la ley la organica en vigor y demas reglamentacion".
Responsable
Sello
Usuario
Fig. 3.6 Resguardo interno (Elaboración propia)
76
3.4 EQUIPO EN MANTENIMIENTO
Debido a las exigencias de las actividades que se llevan a cabo en el Sistema de
Enseñanza Abierta, la
rotación de equipo de cómputo y oficina es frecuente,
propiciando una mayor demanda en el rendimiento de los bienes por lo cual las
entradas y salidas de equipo de cómputo y oficina enviado a reparación, se deben
de tener bien identificadas, en un documento respaldo como se muestra a
continuación:
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA
RESGUARDO DE MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO
NUM INVENTARIO
DESCRIPCIÓN/SERIE
FECHA
DE ENVÍO
NOMBRE/FIRMA
FECHA
OBSERVACIÓN
DEVOLUCIÓN
Fig. 3.7 Vale de Salida (Elaboración propia)
77
3.5 SISTEMA DE INVENTARIOS
Fig. 3.8 Sistema de respuesta anual (Elaboración propia)
78
Fig. 3.9 Procedimiento de levantamiento físico anual (Elaboración propia)

El departamento de Control de Inventarios gira una circular a todas las
dependencias de la Universidad Veracruzana sobre el requerimiento de la
respuesta anual del inventario.

La administración de cada dependencia informa a su personal sobre el
levantamiento físico anual en base a la circular, y faculta al responsable
administrativo para iniciar el proceso.

El auxiliar administrativo realiza la revisión física de todos lo bienes
cargados al SEA.

Ingresa la información en la base de datos, sobre a la condición general
que guarda cada bien, en esta etapa se lleva a cabo la actualización y
consulta al término de cada ejercicio.
79

Se captura la información solicitada en el formato de Respuesta al
Levantamiento Físico del Inventario Anual con la siguiente información:
RUBRO
DESCRIPCIÓN
RUBRO
DESCRIPCIÓN
ENTIDAD
Nombre de la
Ejercicio fiscal
ACADÉMICA
dependencia
CLAVE
De la
dependencia
REGIÓN
Zona
TITULAR
Nombre del
TOTAL DE
ADMINISTRADOR Nombre del
directivo a cargo
administrador
Datos de
Datos de
ubicación
ubicación
Numero
BIENES
ASIGNADOS
OBSERVACIONES
TOTAL DE
Numero
BIENES
CARGADOS
BIENES NO
OBSERVACIONES
LOCALIZADOS
BIENES
Numero
SOBRANTES
CON NUMERO
OBSERVACIONES
DE INVENTARIO
(OTRAS
80
DEPENDENCIAS)
BIENES
Numero
OBSERVACIONES
ROBADOS O
EXTRAVIADOS
SELLO
FIRMA DEL DIRECTIVO Y ADMINISTRADOR
Tabla. 3.3 Instructivo anual (Elaboración propia)
81
CONCLUSIONES
La relevancia de contar con un buen sistema de control interno en las
organizaciones se ha ido incrementado debido a lo práctico que resulta al medir la
eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; sobre todo si presenta un
enfoque hacia las actividades, necesidades y objetivos que realizan y/o persiguen,
pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
Actualmente es imprescindible que las empresas apliquen controles internos en
sus operaciones, esto les conducirá a conocer su situación verdadera, es por ello
la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los
controles se cumpla y que permitan una mejor visión sobre su gestión.
Por consiguiente, el control interno comprende un plan de organización
involucrado en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las
necesidades, para que protejan y resguarden sus activos, permitiendo verificar su
exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la
eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión
a las exigencias de la organización. En consecuencia todos los departamentos
que la conforman son importantes.
La presente investigación contribuyó al Sistema de Enseñanza Abierta sobre el
control de mobiliario y equipo de manera correcta y oportuna ante el proceso de
crecimiento en el que se encuentra. Al llevar a cabo un estudio detallado de las
políticas de control de inventarios, se determinó el apoyo de un sistema de
información para la verificación existencias con el fin de facilitar el registro de
entrada y el cálculo de las cantidades de cada mueble o equipo que se compra,
además de la eliminación (baja) de los mobiliarios y equipos consumidos.
Esta base de datos funciona como un administrador de datos relacionados
lógicamente entre sí, teniendo como objetivo automatizar el mantenimiento de
cualquier informe de información y consulta por medio de elementos como los
85
datos y atributos que componen los diferentes campos de la estructura y a su vez
el registro para conforma el archivo de información.
Dentro de sus beneficios podemos encontrar la rapidez para obtener y modificar
datos que a su vez permitan cualquier tipo de consulta de manera menos
laboriosa que elimina gran parte del tedio de archivos a mano, es actual y cómoda
en ahorro de tiempo y trabajo, compartir datos y mantener coherencia.
El Sistema de Enseñanza Abierta definido desde sus inicios como un sistema
parcialmente escolarizado, que brinda docencia a nivel licenciatura e investigación
en auxilio a la docencia, presenta dentro de su filosofía, estrategias encaminadas
al desarrollo en el aprendizaje del estudiante y en la distribución social del
conocimiento, basándose en sistema educativo innovador.
Tomando en cuenta, que él SEA se encuentra en un proceso de crecimiento, se
concluye que para cumplir con el propósito de inventariar es necesario recopilar la
información relevante que describa de manera plena los activos de tal forma que
al realizar una consulta esta refleje la condición real del bien, de manera que
permita la toma de decisiones pertinentes al caso.
86
FUENTES DE INFORMACIÓN

Alberto de la Peña. (2003).Auditoria, Administración y Finanzas. España.
Thompson Paraninfo.
 Franco Díaz
E.M., (1983), Diccionario de Contabilidad, Mazatlán, Sin.,
México, Siglo Nuevo Editores.

Instituto Mexicano de Contadores Públicos, (1973) Boletín No. 4. Pág. 3

Mendívil Escalante Víctor M., (1985). Elementos de Auditoría, (4ta.Edición),
México, ECASA.

Morales Felgueres C., (1989).Control y Valuación de Inventarios. (1era
Edición), ECASA.

Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar IMPC.
(2009).(30ª.Edición). México.
 Perdomo Moreno A., (1993). Administración Financiera de Inventarios.
México. ECASA.

Perdomo Moreno A., (2004).Fundamentos de Control Interno, (9ª Edición)
México, Thomson.

Varios Autores, (1965), Enciclopedia Ilustrada Cumbre, Tomo 6 H/I,
México.

Varios Autores, Teide. Enciclopedia, (1977). Pág. 715
Fuentes Electrónicas

http://www.funcionpublica.gob.mx/pt/obligaciones_transparencia_art_7/sfp/d
octos/guia_auditoria.pdf

http://www.mitecnologico.com/main/inventariosconceptoycaracteristicas.
 http://www.uv.mx/juntagob/quehacer/quehacer.html

http://www.uv.mx/orgmet/nuv/doctosinst/procedimientos.html

http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/MPA.htm

http://www.uv.mx/sea/organigrama_SEA.html

http://www.uv.mx/sea/quienes/antecedentes.htm
87

Noviembre 2013. http://www.proyectosfindecarrera.com/que-es-unaauditoria.htm
 www.uv.mx/orgmet/nuv/sugc/procedimientos/sugc-ge-p-03.pdf
88
ANEXOS
89
Fig. 3.10 Base de Datos por número de Iventario (Elaboracion propia).
90
Fig. 3.11 Base de Datos por tipo de mobiliario y equipo (Elaboracion propia).
91
Fig. 3.12 Base de Datos por secuencia de ingreso (Elaboración propia).
92
Fig. 3.13 Resguardo (Fuente propia de la Institución).
93
Id
TIPO No INVENTARIO DESCRIPCION SERIE USUARIO DEPTO No DEPTO UBICACION DATOS DE ADQUISICION ESTADO OBSERVACION
1 EQUI/OIC N000135640 MAQUINA DE MAQ1234560 LIC.
SECRETARIAS SEA04 SEAMURILLO ACOSA, S.A. DE .C.V- BAJA
POR
ESCRIBIR
AURORA
FACTURA: AC1020OBSOLESCENCIA
ELECTRICA
DEL VALLE
PEDIDO: P00365010CONFORTYPE
MONTIEL
REQUISICION:
OLYMPIA
R00342012-COSTO:
$600.00-FONDO: 111PARTIDA: 14496-CLAVE
PROGRAMATICA: 19020
2 EQUI/COM N00125508
PU
COMPUTADOR MXDL401038K LIC.
SERVICIO
A COMPAQ
ROBERTO SOCIAL
DQ911A
MARTINEZ
GOMEZ
SEA05
3 MOBI/OFI 00-S55035
C
SILLON
EJECUTIVO
SEA08
4 EQUI/AUDI N00135876
PROYECTOR DE 082347CAAAC ING. DANIEL CENTRO DE SEA10
VIDEO
UU213
JUAREZ COMPUTO
OPTOMA
RODRIGUEZ
TS400
MTRO. BANNER
RAUL
CARDENAS
RUIZ
SEAMURILLO TREVIÑO
Inservible
COMPUTACION S.A. DE
.C.V-FACTURA: 30336PEDIDO: P00348510REQUISICION:
R00356020-COSTO:
$8,900.00-FONDO: 111PARTIDA: 14558-CLAVE
PROGRAMATICA: 14230
SEAMURILLO SOLUCIONES
INSERVIBLE
INTEGRALES DE
MOBILIARIO Y EQUIPO
S.A. DE .C.V-FACTURA:
88016 -PEDIDO:
P00308050REQUISICION:
R00259016-COSTO:
$1,120.50-FONDO: 220PARTIDA: 13205-CLAVE
PROGRAMATICA: 19202
SEAMURILLO GRUPO COMERCIAL EN USO
IMNICOM S.A. DE .C.VFACTURA:0032 -PEDIDO:
P00314420REQUISICION:
R00255018-COSTO:
$7,950.50-FONDO: 221PARTIDA: 13205-CLAVE
PROGRAMATICA: 19202
se encuentra
dañada la tarjeta
madre
EL SOPORTE
VERTICAL SE
ENCUENTRA
QUEBRADO Y 2
RUEDAS YA NO
FUNCIONAN.
SE TRANSFIERE A
UNA FACULTAD
EN APOYO A
PROYECTO
TECNOLÓGICO
Fig. 3.14 Base de Datos General (Elaboración propia).
94
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1.1 Representacion del Control Interno .................................................. 12
Figura 1.2 Ubicacion de Personal ..................................................................... 14
Figura 1.3 Roles de Personal ............................................................................ 14
Figura 2.1 Estructura Orgánica ......................................................................... 46
Figura 3.1 Base de Datos .................................................................................. 69
Figura 3.2 Etiqueta.............. .............................................................................. 72
Figura 3.4 Proceso Administrativo ..................................................................... 73
Figura 3.5 Proceso Administrativo 2 .................................................................. 74
Figura 3.6 Resguardo Interno............................................................................ 76
Figura 3.7 Vale de Salida .................................................................................. 77
Figura 3.8 Sistema de Respuesta Anual ........................................................... 78
Figura 3.9 Procedimiento de Levantamiento Fisico Anual ................................ 79
Figura 3.10 Base de Datos por número de inventario ....................................... 90
Figura 3.11 Base de Datos por tipo de mobiliario y equipo ............................... 91
Figura 3.12 Base de Datos por secuencia de ingreso ....................................... 92
Figura 3.13 Resguardo ...................................................................................... 93
Figura 3.14 Base de Datos General .................................................................. 94
95
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1.1 Clasificacion de Auditoria.... .............................................................. 24
Tabla 2.1 Historial de Aministraciones .............................................................. 41
Tabla 2.2 Áreas Administrativas ........................................................................ 47
Tabla 2.3 Instructivo de Alta y Baja ................................................................... 59
Tabla 2.4 Formato de Baja de Mobiliario y Equipo ............................................ 60
Tabla 3.1 Formulario de Base de Datos ............................................................ 70
Tabla 3.2 Procedimiento de Prestámo .............................................................. 75
Tabla 3.3 Instructivo Anual.............. .................................................................. 81
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