Solicitud Notas y Disputas

LAN COLOMBIA
Revenue Accounting
Manual Agencias de Viajes Iata – Solicitud Notas y Disputas
Revenue Accounting CO
Febrero 2015
Comunicado Agencias de Viajes Disputas de Notas
Estimada Agencia de Viajes:
Le recordamos que el tiempo establecido para disputar la nota a través de BSPLink son 15 días
calendario después de emitida, cuando usted realiza la apelación por la opción:
la
nota quedara inactiva y será facturada solo si LAN rechaza la disputa.
En caso que la agencia por error no realice la disputa dentro de los 15 días y la nota se encuentre en
estado Facturado, LAN aceptara la revisión del ADM si la solicitud se hace dentro de los 60 días
siguientes a la fecha de facturación y podrá realizarlo a través de la pagina creada para la solicitud de
Notas y Disputas de notas facturadas:
http://portalpagos.lan.com/portalwebbpm/Agencias/Login/tabid/63/ctl/LoginAgencias/mid/382/Def
ault.aspx.
Importante: Si la agencia realiza una disputa por BSPLink después de los 15 días las notas serán
facturadas en el reporte de Ventas y LAN no podrá realizar ninguna acción, la agencia deberá realizar
la reclamación directamente a Iata.
Cobros a través de Notas Cargo
Actualmente Lan Colombia levanta notas cargo ADM por los siguientes conceptos:
1. Irregularidades tarifarias
Tipo
Descripción
Multa no aplicada
Multa reportada incorrectamente
EMD O MPD cobradas por un con concepto diferente a penalidad o reportada
con el TKT original en lugar de TKT nuevo
Fecha de emisión incorrecta
TKT emitidos con una tarifa cuya regulación indica fecha específica. Ej. Tarifa
debe ser emitida antes del 04 Abril 2014, agencia emite el 05 Abril 2014.
Error cálculo de tarifa
Cuando la tarifa emitida por la agencia es menor a lo indicado por Sabré.
Descuento Incorrecto
Emisión de boletos con descuentos o rutas no autorizadas en nuestro sistema,
o uso de contratos o Tour Code que no existen
Tarifa no permite cambios
Venta anticipada
Se debe cumplir con regulaciones tarifarias como la venta anticipada, la cual
indica que la reserva y la emisión deben ser realizadas el mismo día o debe ser
emitida 3 días antes de la salida del vuelo.
Tasas Incorrectas
Cobro de tasas o impuestos mal reportados.
Adición Incorrecta
Cuando el valor pagado entre un boleto original y una nueva emisión es menor
a lo indicado en las tarifas de Sabré.
Cobros a través de Notas Cargo
2. Otros Conceptos
Tipo
Descripción
Cobros de Boletos con FOP CC
Autorizaciones - TC reportadas en el Boleto deben coincidir con el ingreso
recibido en LAN, las fecha de emisión es diferente a la fecha de la transacción,
el valor del boleto es menor al valor de la transacción.
Cobros de Boletos con FOP CA
Si como resultado de nuestras auditorias algún tiquete con forma de pago cash
no registra cobrado en los reportes del BSP.
Cargos Administrativos por
errores de emisión
Boletos mal reportados, autorizaciones erradas, menor valor pagado,
devoluciones tramitadas por el GDS, boletos dúplex.
Emisión Offline
Boletos donde LAN no participe como uno de los transportadores del itinerario
No presentación de Voucher
TTOO
Voucher que soporte el uso de la tarifa privada de tour operador. Voucher de
Hotel o Crucero.
Políticas generales de Notas de Cargo
PROCEDIMIENTOS DE DISPUTA DE ADM DE ACUERDO A LAS RESOLUCIONES 818g, 832 y 850m
Generación de ADM
Aerolínea
No
AGV
Disputa?
Se aplica nota en
reporte de ventas
Si
(15 días después de ADM)
ADM en estado
pendiente hasta
validación de
Aerolínea
FIN
a. Se envía un mail de
alerta a Aerolínea
Después de 45 días
b. Se cancela la ADM
automáticamente
Después de 60 días
Se retira la ADM del
sistema
No
Rta de
Aerolínea?
Si
Aprobada
Aerolínea
esta de
acuerdo ?
Rechazada
FCMI: Fare Calculation Mode Indicator
Políticas generales de Notas de Cargo
PROCEDIMIENTOS DE DISPUTA DE ADM DE ACUERDO A LAS RESOLUCIONES 818g, 832 y 850m
Políticas generales de Notas de Cargo
LAN tiene un procedimiento interno publicado para las Disputas de ADMs Facturadas que no
debe exceder los 60 días para hacerlo, de lo contrario no hay reverso con ACMs ni
excepciones.
http://www.lan.com/es_co/gc/asociados/procedimientos/ventas/cuerpo_procedimiento/po
litica_de_ADMs_LAN_Airlines_sin_us_br/index.html
Es importante recordar que las ADMs con las que la agencia no este acuerdo deben ser
disputadas a través del BSPLink. Para que una disputa sea valida post-facturación la nota
debió ser disputada por BSPLink.
Nueva Herramienta de Gestión de Notas Cargo y Disputas
Operación actual:
• Manejo de disputas de las notas cargo facturadas a través de correos electrónicos cuando han
sido disputadas.
Nuevo procedimiento:
• A través de la Herramienta “Gestión de Agencias ”
• Gestión de disputas, solicitud de notas y consulta de casos radicados.
• Solo cuando han sido disputadas en BSP Link
Beneficios:
• Optimización de Tiempos
• Mejorar nuestros estándares de calidad
Es importante recordar que todas las notas en donde la agencia no este de acuerdo deben seguir con el
procedimiento actual de disputa a través de el BSPLink y solo se gestionaran a través de la herramienta
las notas que se encuentren facturadas.
Proceso Radicación Agencias de Viajes Iata
1. La herramienta se encuentra publicada en el siguiente link
http://portalpagos.lan.com/portalwebbpm/Agencias/Login/tabid/63/ctl/LoginAgencias/mid/382/De
fault.aspx Para ingresar, por favor digite:
 Usuario: Correo registrado
 Iata: Propio de cada agencia
 Password: 123456
Se recomienda utilizar el navegador de Internet Explorer.
Si es la primera vez que ingresa al portal, la herramienta lo re-direccionará a la pantalla de cambio de
Password, allí deberá cambiar la contraseña la cual será enviada al correo electrónico registrado. Por
favor valide su correo y vuelva a ingresar.
Proceso Radicación Agencias de Viajes Iata
2. Una vez realizado el cambio de contraseña, al ingresar la pagina le mostrará la siguiente pantalla, con
las diferentes opciones:
Solicitud de Nota Agencias de Viajes IATA
a. A través de esta opción “Solicitud de Notas y Disputas” deberá ingresar las solicitudes
correspondiente a Notas y Disputas
Solicitud de Notas: Aquí se ingresaran las solicitudes donde implique generar una nota nueva. Ejemplo:
 Pagos de Over (Adjuntar correo de validación Ejecutivo de Ventas con la revisión cuando
son mas de 10 TKT)
 TKT pagados en reporte BSP CA y en autorización con CC
 TKT pagados a LAN emitidos para otras aerolíneas.
El sistema le permitirá máximo ingresar veinte TKT, tenga en cuenta que:
 Todos deberán tener la misma relación, es decir 20 TKT que no se les pago Over ó 20 TKT que
fueron pagados con la misma autorización, todos deberán tener relación.
 Los TKT ingresados deberán empezar con 045 seguido de los diez dígitos, si ningún otro
carácter.
Para el ingreso satisfactorio de información, por favor siga las instrucciones detalladas a continuación:
Solicitud de Nota Agencias de Viajes IATA
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Elija la opción Nota
Ingrese el motivo por el cual esta solicitando las notas, el motivo debe ser claro y preciso
Ingrese los TKT relacionados a la solicitud. En el caso de los TKT emitidos para otra aerolínea
por favor especifique el TKT en el campo motivo.
Adjunte soportes necesarios. Voucher, copia de TKT.
Una vez ingrese toda la información, dar clic en Guardar Información
Solicitud de Nota Agencias de Viajes IATA
Una vez guarde la información, la pagina le arrojara el siguiente mensaje:
Este mensaje muestra el número de caso para que realice seguimientos y consultas.
Al correo registrado llegara una notificación indicándole la información registrada y el numero
de caso.
Solicitud de Disputa Agencias de Viajes IATA
Solicitud de Disputas: Se ingresaran las solicitudes donde tengan relacionado un ADM.
Importante: Recuerde que tiene 15 días para disputar la nota en BSPLink. Por esta
herramienta se aceptaran solo notas que se encuentren en estado Facturado y hayan sido
disputadas a través de BSPLink.
Tipos de solicitudes:
 ADM por regularización tarifaria.
 ADM por Cobranza de TKT.
 ADM por cargos administrativos.
 En esta opción el sistema le permite ingresar solo el número de Nota a disputar, el valor
solicitado y Waiver en el caso que aplique.
 El valor solicitado por la agencia queda sujeto a verificación por parte de LAN y puede ser
modificable según validaciones realizadas por parte de la aerolínea.
 Tenga en cuenta que las notas emitidas por LAN actualmente empiezan por 6, el largo es de 10
dígitos, si esta condición no se cumple el sistema no le permitirá guardar la solicitud.
Por favor siga las instrucciones detalladas a continuación:
Solicitud de Disputa Agencias de Viajes IATA
i.
ii.
iii.
iv.
v.
•
Seleccione la opción de Disputa.
Ingrese el número de la ADM, el valor solicitado (valor sujeto a validación) y el numero del
Waiver en el caso que aplique.
Ingrese el Motivo de la disputa, por favor sea claro y preciso, para evitar rechazos en su
solicitud.
Adjunte los soportes necesarios, TKT, MPD.
Una vez ingrese toda la información, dar clic en Guardar Información
Solicitud de Disputa Agencias de Viajes IATA
Una vez guarde la información, la pagina le arrojara el siguiente mensaje:
Este mensaje muestra el número de caso para que realice seguimientos y consultas.
Al correo registrado llegara una notificación indicándole la información registrada y el numero
de caso.
Consulta de Casos Rechazados Agencias de Viajes Iata
b. Por medio de la opción “Consulta de Rechazos” podrá consultar los casos que han sido rechazados
por la aerolínea.
Cuando alguno de los casos haya sido rechazados, deberá dar clic sobre el numero del caso, la pagina
le mostrara en la parte superior derecha el motivo el rechazo. Si Ud. no esta de acuerdo con el motivo
del rechazo o desea realizar un nuevo reclamo sobre este mismo deberá radicar un nuevo caso.
Consulta de Casos Agencias de Viajes Iata
c.
En la opción “Consulta de Casos” tendrá un listado de todos los casos que se encuentra en
estado en Proceso y/o Finalizados gestionados por la agencia.
Para validar la gestión realizada con su solicitud, de clic sobre el número de caso y podrá validar las
notas realizadas.
Consulta de Casos Agencias de Viajes Iata
•
La pagina le mostrará las ACM y ADM ejecutadas para cada caso y según corresponda.
Consulta de Casos Agencias de Viajes Iata
Al correo registrado le llegara la notificación de la gestión realizada.
Cambio de contraseña de Agencias de Viajes Iata
Por medio de la opción “Cambio de Password” es posible cambiar la contraseña en caso de ser
necesario.
Por favor digite su usuario, Iata, contraseña anterior y asigne su nueva contraseña.
Revenue Accounting
Colombia
Gracias