1 - Universidad de Cuenca
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Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas RESUMEN PLANIFICACION ESTRATEGICA Y RECURSOS HUMANOS APLICADO A LA EMPRESA GRAFISUM CIA. LTDA. La presente tesis se compone de cuatro capítulos en los cuáles se desarrollan conceptos básicos que sirven de guía para desarrollar cada uno de ellos y a continuación de eso se procedió con la aplicación directamente a la empresa Grafisum Cía. Ltda. En el capítulo 1 se verán las tres etapas de Planificación Estratégica, la primera es la etapa Filosófica en la que se determinará por escrito su misión, visión y valores que tiene la empresa, en la segunda etapa Diagnóstico Situacional se determinarán los puntos débiles y fuertes con lo que la empresa deberá reforzar y mejorar en su área productiva para competir y posicionarse en el mercado, y, en la tercera etapa Operativa se analizarán su estrategia genérica, su ventaja competitiva y su cadena de valor. En el capítulo 2 se analizará el departamento de Recursos Humanos de la Empresa Grafisum Cía. Ltda., para ello se comenzará observando cada una de las actividades que se desarrollan en cada puesto y cargo existente, luego procederá a realizar una descripción de puestos o cargos, se elaborará el orgánico funcional en el que observará cuáles son sus actividades, responsabilidades y quién es su jefe inmediato al cuál se debe dirigir y por último se aplicará el método de Valoración de Cargos que es el Método de Puntos. En el capítulo 3 se tratará de una reingeniería en la organización específicamente en el personal, esto le servirá de gran ayuda a la empresa para hacer frente a los cambios y poder sobrevivir, por ello vimos la necesidad de Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 1 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas aplicar este tema para que el personal este preparado y ayude a enfrentar esos cambios que se presenten. Por último en el capítulo cuatro se detallan las conclusiones y recomendaciones concernientes al estudio realizado. Palabras claves: Planificación Cambios Objetivos Ventaja Recursos Humanos Competencia INDICE CAPITULO 1 PLANIFICACION ESTRATEGICA ................................... 13 1.1. ETAPA FILOSOFICA ................................................ 14 1.1.1. Misión Visión, Valores .......................................... 15 1.2. ETAPA DE DIAGNOSTICO SITUACIONAL ............. 17 1.2.1. Análisis PETS ........................................................ 17 1.2.2. Análisis FODA ....................................................... 19 1.2.3. Matriz de las 5 Fuerzas de Michael Porter ......... 21 1.2.4. Matriz del Perfil Competitivo................................ 23 1.2.5. Matriz del Grupo de Consultoría de Bostón (B.C.G.) ............................................................................. 25 1.3. ETAPA OPERATIVA ................................................. 27 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 2 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 1.3.1. Estrategia Genérica .............................................. 28 1.3.2. Ventaja Competitiva.............................................. 30 1.3.3. Cadena de Valor .................................................... 32 CAPITULO 2 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS............ 36 2.1.1. Conceptos.............................................................. 37 2.1.2. Orgánico Funcional o Manual de Actividades ... 39 2.1.2.1. Organigrama....................................................... 40 2.1.2.2. Descripción Análitica de Puestos .................... 40 2.2. METODO DE VALORACION DE CARGOS ............. 45 2.2.1. Método de Puntos ................................................. 46 CAPITULO 3 REINGENIERIA ................................................................ 57 3.1. CONCEPTOS ............................................................ 58 3.2. REINGENIERIA APLICADA A LOS RECURSOS HUMANOS ....................................................................... 59 3.2.1. Aplicación práctica de Reingeniería a la Empresa Grafisum Cía. Ltda. ........................................................ 62 CAPITULO 4 CONCLUSIONES ............................................................. 68 RECOMENDACIONES..................................................... 69 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 3 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas UNIVERSIDAD DE CUENCA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACION D EMPRESAS Tesis previa a la obtención del Título de Ingeniero Comercial. TEMA: PLANIFICACION ESTRATEGICA Y RECURSOS HUMANOS APLICADO A LA EMPRESA GRAFISUM CIA. LTDA. AUTORAS: DORIS MARIANELA MENDEZ VASQUEZ MARTHA CECILIA ZUMBA CARCHI DIRECTOR: ING. JUAN FRANCISCO CORDERO A. CUENCA – ECUADOR 2007 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 4 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas DEDICATORIA presente trabajo se lo Elquiero dedicar con mucho cariño y afecto a mis Padres y Hermanos que me brindaron su incondicional apoyo para desarrollar mi carrera; dedico también este trabajo con mucho amor a mi adorada Hija y a mi Esposo que me dieron la fuerza necesaria para continuar y llegar a cumplir este anhelado sueño. DORIS a LaDiospresenteportesis la dedico haberme acompañado siempre, a mi Madre porque siempre ha velado por mí, a mis Hermanos y a mi Esposo porque siempre me acompañaron y me apoyaron durante mi carrera. Ellos fueron mi guía e inspiración para seguir adelante y conseguir mi meta. MARTHA Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 5 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas AGRADECIMIENTO concluir nuestra tesis queremos Alagradecer en primer lugar a Dios que nos brindo la salud y la vida para terminar nuestra carrera, luego agradecemos a nuestras familias que siempre nos brindaron su apoyo y comprensión; agradecemos también de manera muy efusiva a los dueños de Imprenta Grafisum Cía. Ltda., que nos dieron las facilidades necesarias para realizar nuestro estudio así como también su tiempo y dedicación, hacemos extensivo el agradecimiento para nuestro respetado maestro y director de tesis el Ing. Juan Francisco Cordero A. por su tiempo. DORIS Y MARTHA Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 6 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Las ideas expuestas en el siguiente trabajo son de responsabilidad exclusiva de las autoras. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 7 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas INTRODUCCION a presente tesis tiene la finalidad de proporcionar L información muy valiosa para uso de la empresa Grafisum Cía. Ltda., en la cuál se aplicarán los conocimientos adquiridos durante nuestra carrera. Como se sabe, el mundo de los negocios es muy cambiante y toda organización debe estar preparada para esos cambios, por ello es necesario analizar dentro el entorno interno y externo de las empresas. Entonces es necesario realizar un análisis interno con el recurso más importante de la empresa que es el Recurso Humano, ya que se lo considera como un eje fundamental dentro del proceso productivo. También se pudo observar el comportamiento de la competencia hacia la empresa y cómo esta podrá hacer frente a los problemas que se presenten, de forma inesperada. Por lo que se identificaron cuáles son sus puntos fuertes y débiles, además de su estrategia competitiva la que deberá aprovecharse para posicionarse en el mercado. La presente tesis se compone de cuatro capítulos en los cuáles se desarrollan conceptos básicos que sirven de guía para desarrollar cada uno de ellos y a continuación de eso se procedió con la aplicación directamente a la empresa Grafisum Cía. Ltda. En el capítulo 1 se verán las tres etapas de Planificación Estratégica, la primera es la etapa Filosófica en la que se determinará por escrito su misión, visión y valores que tiene la empresa, en la segunda etapa Diagnóstico Situacional se Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 8 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas determinarán los puntos débiles y fuertes con lo que la empresa deberá reforzar y mejorar en su área productiva para competir y posicionarse en el mercado, y, en la tercera etapa Operativa se analizarán su estrategia genérica, su ventaja competitiva y su cadena de valor. Con la estrategia genérica se identificará cuál de las tres estrategias la empresa esta utilizando y deberá reforzarla. La ventaja competitiva le permitirá a la empresa conocer los motivos o razones que hace que el cliente prefiera su producto y no el de su competencia. Y la cadena de valor proporciona información acerca de que partes u operaciones del sistema productivo agregan valor y cuáles no agregan valor. En el capítulo 2 se analizará el departamento de Recursos Humanos de la Empresa Grafisum Cía. Ltda., para ello se comenzará observando cada una de las actividades que se desarrollan en cada puesto y cargo existente, luego procederá a realizar una descripción de puestos o cargos, se elaborará el orgánico funcional en el que observará cuáles son sus actividades, responsabilidades y quién es su jefe inmediato al cuál se debe dirigir y por último se aplicará el método de Valoración de Cargos que es el Método de Puntos. En el capítulo 3 se tratará de una reingeniería en la organización específicamente en el personal, esto le servirá de gran ayuda a la empresa para hacer frente a los cambios y poder sobrevivir, por ello vimos la necesidad de aplicar este tema para que el personal este preparado y ayude a enfrentar esos cambios que se presenten. Por último en el capítulo cuatro se detallan las conclusiones y recomendaciones concernientes al estudio realizado. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 9 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Todo esto se podrá observar de mejor manera en el desarrollo de nuestra tesis, allí encontrarán conceptos básicos y aplicaciones prácticas para una mejor ilustración. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 10 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas CAPITULO 1 l desarrollo de este capítulo sustentado en una base E teórica proporciona los resultados del análisis interno y externo de la empresa Grafisum Cía. Ltda., luego de utilizar herramientas de planificación estratégica que permiten poner en conocimiento de los miembros de la organización la misión ,los objetivos y metas basados en valores que orientan los esfuerzos para cumplirlos, así como identificar las oportunidades y peligros que se presenten en el futuro y la manera de enfrentarlos. Antecedentes de la Empresa Grafisum Cía. Ltda. Esta pequeña empresa artesanal fue la consolidación de un sueño de un joven emprendedor que con el apoyo de toda su familia inició este gran reto y lo puso en marcha. Contó con el apoyo primordial de su señora madre Doña Filomena Andrade de Durán, y de sus hermanos los señores: Pablo Durán Andrade y el Dr. René Durán Andrade. Grafisum Cía. Ltda., comenzó a funcionar como una pequeña fábrica artesanal que contaba en sus inicios con dos máquinas tipográficas y tenía la colaboración de dos operarios y dos secretarias en oficina que junto con el Sr. Juan Diego Durán atendían a la clientela que poco a poco requerían de estos servicios. Pero en enero de 1999 se constituyó mediante Escritura Pública como una Compañía Limitada, la misma que fue registrada en la Superintendencia de Compañías y a partir de esa fecha Grafisum Cía. Ltda., pertenece a la familia Durán Cardoso; quienes son los únicos dueños. El Representante Legal y Gerente General es el Sr. Juan Diego Durán Andrade, quién es el responsable de la administración de Grafisum Cía. Ltda., que ha logrado Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 11 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas superar grandes obstáculos y se ha posicionado como una de las mejores y más reconocidas Imprentas dentro de la cuidad de Cuenca. Su Razón Social es: “GRAFICAS Y SUMINISTROS GRAFISUM CIA. LTDA.” RUC: 0190114775001 Dirección: Charles Darwin 2 – 68 y Remigio Crespo. Su objetivo o meta al momento de la creación de la imprenta fue brindar toda clase de servicios de impresiones a la colectividad, además de obtener un beneficio económico y de competir en el mercado. Los servicios que prestaba eran: • • • • • • • Impresión de documentos legales Papelería: Hojas y sobres membretados Tarjetas de Presentación Libros – Folletos Afiches Publicitarios Mailings Trípticos, etc. Aunque en la actualidad ofrecen los mismos servicios pero de mejor calidad y con otro tipo de acabados que son más elegantes y también ofrece impresiones en formato más grande. Con el paso del tiempo la empresa ha ido creciendo mediante la adquisición de nuevas maquinarias, sistemas operativos, ampliando su infraestructura y por lo tanto generando nuevas oportunidades de trabajo para la comunidad. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 12 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 1. PLANIFICACION ESTRATEGICA Los empresarios concientes del entorno cambiante en que se están desenvolviendo las organizaciones actuales, consideran a la planeación estratégica como herramienta clave para que las empresas puedan sobrevivir en el tiempo; ya que ésta vincula la situación actual con la situación futura de una organización basándose en el establecimiento de objetivos y metas. En base a esto presentamos los siguientes conceptos que serán útiles para el desarrollo de este capítulo y de la tesis. PLANEACION.- “Comprende la definición de objetivos o metas de la organización, en el establecimiento de una estrategia general para alcanzar estas metas y el desarrollo de una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar actividades.”15 EL PROCESO DE PLANEACION.- “Especificar objetivos, generar estrategias, evaluar estrategias y vigilar resultados.” 16 ESTRATEGIA.- “Debe lograr un equilibrio dinámico en constante cambio frente a numerosos competidores.” 17 ESTRATEGIA.- “Es una declaración de la forma en que los objetivos deberán alcanzarse.” 18 PROPOSITO DE ESTRATEGIA.- “Es una futura relación estable con todos los competidores en los términos y condiciones más favorables.” 19 15 STEPHEN P. ROBBINS – DAVID A. DE CENZO. “Fundamentos de Administración” - – Pág. 58 MC GRAW HILL. - “Manual de Administración Estratégica” - Pág. 1 – 7; 2 – 4; 2 – 7. 17 MC GRAW HILL. - “Manual de Administración Estratégica” - Pág. 1 – 7; 2 – 4; 2 – 7. 18 MC GRAW HILL. - “Manual de Administración Estratégica” - Pág. 1 – 7; 2 – 4; 2 – 7. 16 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 13 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas PLANEACION ESTRATEGICA.- “Analiza la situación actual y la futura esperada, determina la dirección de la empresa y desarrolla medios para lograr la misión”. 20 PLANEACION ESTRATEGICA.desarrollar una estrategia.” 21 “Es el proceso de PLANEACION ESTRATEGICA.- “Significa adoptar una perspectiva a largo plazo aunque varíe la duración apropiada de los planes.” 22 PLANEACION ESTRATEGICA FORMAL.- “Implica un proceso escrito explícito para la determinación de los objetivos de la compañía a largo plazo, la generación de estrategias opcionales con las cuales cumplir esos objetivos, la evaluación de esas estrategias y un procedimiento sistemático para controlar los resultados.” 23 PLAN ESTRATEGICO.- “Representa la relación pretendida entre la organización y su entorno.” 24 1.1. ETAPA FILOSOFICA Es una etapa básicamente teórica fundamentada en el pensamiento humano en la cual se determina en esencia la existencia de la empresa, la que debe ser compartida y conocida por todos para interactuar armoniosamente combinando esfuerzos que lleven al cumplimiento de los fines establecidos, es decir, es un proceso mental, un ejercicio intelectual, más que una serie de procesos, procedimientos o técnicas. 19 MC GRAW HILL. - “Manual de Administración Estratégica” - Pág. 1 – 7; 2 – 4; 2 – 7. HAROLD KOUNTZ, HEINZ WIHRICH – “Elementos de Administración Quinta Edición” - Pág. 92. 21 DAVID R. HAMPTON – “Administración” – Tercera Edición - - Pág. 184. 22 MC GRAW – HILL. - “Manual de Administración Estratégica” - -Pág. 1 – 7; 2 – 4; 2 – 7. 23 MC GRAW – HILL. - “Manual de Administración Estratégica” - -Pág. 1 – 7; 2 – 4; 2 – 7. 24 HERBERT G. HICKS – C. RAY GULLETT - “Administración” - Pág. 282. 20 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 14 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Basándonos en estos conocimientos se determinó la misión, la visión y los valores de la empresa Grafisum Cia. Ltda., que serán la base para desarrollar sus planes estratégicos que le permitirán cumplir con sus objetivos y metas. 1.1.1. MISION, VISION, VALORES Misión: • Es una breve declaración de lo que la empresa hace, dónde lo hace y para quién lo hace. • Es un enunciado de la razón social de ser, de la organización, especificar la actividad, el negocio, el sector industrial. [I] Visión: • Es una declaración que direcciona la empresa al futuro (proyección). • Provee de un marco de referencia que señala hasta donde quiere y puede llegar en el futuro, es un enlace entre el presente y el futuro deseado. [II] MISION Somos una empresa joven del área gráfica innovando siempre para usted, imprimiendo con la mayor nitidez, tecnología y rapidez sus requerimientos gráficos, ofreciendo calidad y puntualidad en nuestros trabajos. VISION Para el año 2009 nos vemos cubriendo la mayor parte del mercado local y nacional con nuestros productos, para ello vamos a implementar nueva tecnología en el departamento de producción y diseño. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 15 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas ___________________________ * I “Apuntes tomados en clases de cuarto año de Administración de Empresas”. * II “Apuntes tomados en clases de cuarto año de Administración de Empresas”. VALORES Y POLITICAS 1- Buena atención al cliente. • Atención personalizada. • Satisfacer necesidades, deseos y expectativas de nuestros clientes. • Cumplimiento de las especificaciones. • Se aceptan las devoluciones por errores involuntarios. (ocasionalmente) 2- Puntualidad en la entrega de los trabajos. • Maquinaria con tecnología de punta. • Excelencia Operativa. 3- Productos de buena calidad. • • • • Adquisición de materias primas de calidad. Experiencia y eficiencia de los colaboradores. Control de calidad. Control en las operaciones. 4- Rapidez y garantía. • Gran capacidad instalada. • Prestigio en los productos elaborados. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 16 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 5- Cliente siempre tiene la razón. • Trato especial con el cliente. • Brindan asesoramiento a las ideas. 1.2. ETAPA DE DIAGNOSTICO SITUACIONAL Etapa en la cuál se estudia detalladamente el ambiente interno y externo de la empresa con el fin de determinar la situación actual en la que se encuentra, para esto se utilizó cuatro matrices comunes con las que se pudo determinar las oportunidades y peligros que se pueden presentar, y las acciones que se deben tomar para enfrentar cada una de ellas. 1.2.1. ANALISIS P.E.S.T. ANALISIS P.E.S.T. El análisis P.E.S.T. consiste en estudiar los factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos que afectan a la empresa por medio de los cuales se obtiene una panorámica de aspectos positivos y negativos que rodean a la empresa, que les permitirá a los administradores identificar factores que sirvan para cumplir con las metas y objetivos, así también podrán fijar acciones que reduzcan los aspectos negativos que se hayan determinado. FACTORES POLITICOS 1. Inestabilidad en el gobierno. 2. Inseguridad y riesgo bancario. 3. Cambio de políticas tributarias y del SRI 4. Leyes especiales que favorecen a los gremios existentes. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 17 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 5. Nuevas normativas para proteger los derechos de autor. FACTORES ECONOMICOS 1. Incremento de impuestos. 2. El precio de las materias primas es inestable. 3. Los salarios no son sustentables, por ello las personas no destinan mucho al consumo. FACTORES SOCIALES 1. Incremento de la tasa de migración. 2. Las personas buscan otros sustitutos como son las máquinas registradoras. 3. Clientes exigentes, alta competencia. 4. Las personas prefieren otros medios de publicidad. 5. La ubicación de la imprenta. (Sector alejado). 6. Inseguridad ciudadana. FACTORES TECNOLOGICOS 1. Capacitación constante del personal. 2. Realizar mantenimiento preventivo a la maquinaria existente. 3. Implementación de nuevos sistemas en los equipos de cómputo. 4. Utilización máxima de la capacidad instalada de las máquinas. 5. Maquinaria similar entre las empresas de la industria. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 18 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 1.2.2. ANALISIS FODA ANALISIS FODA El análisis FODA es una herramienta analítica que permite trabajar con toda la información que posee una empresa sobre la marcha de su negocio, nos permite examinar sus Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Las fortalezas y las debilidades es la parte interna de la empresa, por lo tanto son aspectos sobre los cuales se tiene algún grado de control. Las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar la empresa se considera como la parte externa. Por ello los administradores tienen que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas. Bajo este preámbulo se presenta el Análisis FODA para la empresa Grafisum Cía. Ltda. FORTALEZAS • • • • • • • • • • • • Segmento de mercado bien definido. Trato especial con el cliente. Imprenta autorizada por el SRI. Maquinaria con alto nivel tecnológico. Control de calidad. Diversidad de productos. Buen ambiente de trabajo. Alianzas estratégicas con los proveedores. Reconocimiento de la sociedad. Internet de Banda Ancha. Reciclaje los residuos. Nitidez en los trabajos elaborados. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 19 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas DEBILIDADES • Falta de espacio para parqueadero de clientes. • Mala coordinación entre el departamento de ventas y mensajería. • Dentro de la planta de producción no esta definido la Unidad de Mando. • Descoordinación de saldos de inventarios. • Desperdicio y pérdida de tiempo en las máquinas. • Acumulación de pedidos. • Falta de coordinación entre el departamento de compras y producción. OPORTUNIDADES • • • • • • Crecimiento empresarial. Capacitación por parte de los proveedores. Convenios con agencias de diseños. Materias primas marcadas con tarifa 0% de impuesto. Prestigio. Incrementa la producción (en temporadas específicas). AMENAZAS • La competencia cuenta con similares características tecnológicas. • Inseguridad en el sector. • Inestabilidad política. • Ordenanza municipal de reubicación de la planta. • Ingreso de nuevos competidores. • Existencia de Gremios Artesanales que tienen ciertos privilegios. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 20 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 1.2.3. MATRIZ DE LAS 5 FUERZAS COMPETITIVAS DE MICHAEL PORTER El segmento de mercado de la imprenta Grafisum Cía. Ltda., es dirigido a empresas industriales y comerciales que necesitan elaborar impresiones para dar a conocer sus productos o servicios a la sociedad, y uno de los medios más utilizados es este tipo de publicidad. Además prestan servicio a personas naturales que necesiten elaborar documentos tributarios y fiscales. El servicio es personalizado, es decir, al momento de ingresar una orden de trabajo se realiza un diseño previo, se llama al cliente para que lo revise, él elije los colores y realiza las modificaciones que él creyera conveniente. Los proveedores de las materias primas son nacionales. El convenio existente entre estas dos partes es un abastecimiento constante y de excelente calidad, y una política de crédito más extensa de acuerdo al monto. Como indicamos anteriormente a los clientes les ofrecen variedad de diseños y productos, satisfaciendo sus expectativas y necesidades a costos accesibles en un tiempo considerablemente corto. Es una imprenta autorizada que cumple con todas las exigencias propuestas por el Servicio Rentas Internas. La filosofía de la empresa es: “EL CLIENTE SIEMPRE TIENE LA RAZON”. NUEVOS COMPETIDORES – BARRERAS • • • • Superar el prestigio de las empresas existentes. Altos costos operativos. Ajustarse al precio de mercado. Desconfianza por parte de los proveedores. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 21 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas • No les conceden crédito. • Varios requisitos para ser imprenta autorizada. PROVEEDORES • • • • • • Exigen mayor volumen de compras. Precios elevados de la materia prima. Pagos puntuales. No ofrecen créditos considerables. Exigen fidelidad. Exigen pagos anticipados. CLIENTES • • • • • • • • Precios bajos. Facilidades de pago. Productos de acuerdo a las especificaciones. Servicio y atención personalizada. Rapidez en la entrega. Descuentos en compras. Variedad de productos. Calidad en la impresión. PRODUCTOS SUSTITUTOS • Máquinas registradoras. • Utilizan otros medios de publicidad como: radio, prensa, televisión. • Impresiones en papel continuo. • Serigrafías. • Aerografías. • Impresiones en láser. • Impresiones en plásticos. • Impresiones tipográficas. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 22 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas COMPETENCIA • En la ciudad de Cuenca existen 52 imprentas autorizadas por el SRI. • Competencia desleal. • Produce en grandes cantidades o en serie. • Gremios ofrecen precios más bajos. • Entrega de forma inmediata. 1.2.4. MATRIZ DEL PERFIL COMPETITIVO Factores Claves de Exito: • • • • • Calidad en los productos Precio de los productos Rapidez en la entrega Atención y servicio al cliente Forma de pago Fortaleza Importante Fortaleza Menor Debilidad Menor Debilidad Mayor 4 3 2 1 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 23 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas MATRIZ DEL PERFIL COMPETITIVO GRAFISUM FACTOR ES CLAVES DE EXITO Calidad Precio Rapidez Atención Forma Pago TOTALES Ponderaci ón 0.30 0.25 0.20 0.15 0.10 Comp. 1 MONSALVE Comp. 2 HERNANDEZ Comp. 3 EDIT. CUENCA Calificaci Resu Calificaci Reso Calificaci Resu Calificaci Resu ón l. ón l. ón l. ón l. Pond Pond Pond Pond . . . . 4 1.20 4 1.20 3 0.90 3 0.90 2 0.50 4 1.00 4 1.00 4 1.00 4 0.80 3 0.60 3 0.60 3 0.60 4 0.60 2 0.30 3 0.45 3 0.45 2 0.20 3 0.30 2 0.20 2 0.20 3.30 1 3.40 3.15 3.15 Cuadro: 1 Fuente: Información de la Empresa Elaboración: Las Autoras MAXIMO 4 MINIMO 1 PROMEDIO 2.5 RESULTADO PONDERADO > 2.5 Más fortaleza que debilidad RESULTADO PONDERADO < 2.5 Más debilidad que fortaleza Al finalizar la comparación entre las 4 imprentas se nota claramente que las calificaciones son muy similares lo que nos lleva a deducir que todas las empresas trabajan sobre estos factores de éxito, por lo que para lograr una verdadera diferenciación se debe mejorar en aquellos que estén en una posición inferior, o desarrollar otros que su competencia no haya identificado. Como por ejemplo el ambiente de la empresa. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 24 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas GRAFISUM CIA. LTDA. 3.30 > 2.5 Más fortalezas que debilidades 1.2.5. MATRIZ DEL GRUPO DE CONSULTORIA DE BOSTON (B. C. G.) La matriz del BCG permite a una organización administrar su cartera de negocios analizando la parte relativa del mercado que está ocupando y la tasa de crecimiento de la industria de cada una de las divisiones con relación a todas las demás divisiones de la organización. [III] En esta matriz los productos o servicios se clasifican de la siguiente manera: • Interrogantes • Estrellas • Perros • Vacas Lecheras PRODUCTOS INTERROGANTES.- Dentro de este grupo se tienen productos con una posición de mercado débil y una elevada tasa de crecimiento. 25 Estos productos se venden en fechas específicas, por su elegancia en sus acabados las personas prefieren pagar más y por ello estos productos tienen un crecimiento significativo en el mercado. • • • • Folletos Calendarios Etiquetas Afiches * [III] www.elprisma.com/apuntes/curso.asp HAROLD KOONTZ, HEINZ WEIHRICH - “Elementos de Administración” - Novena Edición - Pág. 130 25 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 25 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas • • • • Adhesivos en Polipropileno Partes Matrimoniales Portadas con plastificado mate Carpetas con plastificado mate. PRODUCTOS ESTRELLAS.- Negocios en la posición fuertemente competitiva y de crecimiento alto. Tienen oportunidades para lograr crecimiento y oportunidad. 26 Estos productos tienen buena acogida por los clientes, no son productos estacionales por lo tanto son de uso general. • Documentos legales (facturas, notas de venta, liquidaciones, comprobantes de retención, guías de remisión, notas de crédito y débito) • Mailings • Trípticos • Dípticos • Hojas volantes • Papelería (hojas membretadas y sobres membretados) • Tarjetas de presentación • Carpetas con laca UV • Libretines varios (ingresos y egresos de bancos, caja chica, recibos, etc.) PRODUCTOS PERROS.- Negocios con una baja tasa de crecimiento y una escasa participación en el mercado. Estos negocios no son lucrativos y por lo general deben liquidarse. 27 26 HAROLD KOONTZ, HEINZ WEIHRICH - “Elementos de Administración” - Novena Edición – Pág. 130 27 HAROLD KOONTZ, HEINZ WEIHRICH - “Elementos de Administración” - Novena Edición -Pág. 131 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 26 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Estos productos tienen precios muy elevados, porque son trabajos con un excelente acabado, además que son ocasionales y esto implica más costos. • Revistas • Entradas a espectáculos públicos con autorización del SRI • Plegables • “Stickers” o “Adhesivos” • Libros PRODUCTOS VACAS LECHERAS.- Negocios con posición competitiva y una tasa de crecimiento baja, usualmente están bien establecidas en el mercado, tales empresas están en posición de fabricar los productos a bajo costo. 28 Se tiene un producto que genera ventas altas pero con crecimiento bajo porque los clientes prefieren un adhesivo más resistente y este se despega con facilidad, es decir con agua. • Adhesivos en papel normal. • Empastados de Tesis. 1.3. ETAPA OPERATIVA Luego de haber analizado las dos etapas se identificaron algunas ventajas las mismas que nos ayudaron a encontrar una estrategia muy significativa como es Segmentación con Diferenciación en Productos, además se analizó su cadena de valor en la que se determinó cuáles son las actividades de apoyo y cuáles son las actividades primarias que ayudan al cumplimiento de los objetivos de la 28 HAROLD KOONTZ, HEINZ WEIHRICH - “Elementos de Administración” - Novena Edición -Pág. 130 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 27 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas empresas puestos que los trabajos que se realizan son en su gran mayoría para clientes exclusivos, en el caso de trabajos a “full color” se trabaja con agencias de diseño de gran prestigio y reconocimiento en el mercado local. 1.3.1. ESTRATEGIA GENERICA Existen tres tipos de estrategias genéricas que las empresas pueden aplicar como son: ESTRATEGIAS GENERICAS Liderazgo en Diferenciación costos Segmentación Segmentación con con liderazgo en diferenciación costos Autor: Michael Porter. Liderazgo en costos: • • • • • Produce a bajos costos. Líder en el sector industrial. Buen sistema de aprovisionamiento. Buena calidad. Control excesivo para evitar desperdicios. Diferenciación: • Producir un bien o servicio que sea percibido como único en el mercado. • Alto valor agregado. • Alta innovación. • Mayor investigación y desarrollo. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 28 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas • Tecnología utilizada. Segmentación: • Producir un bien o servicio para un grupo determinado. • Grupo homogéneo de personas con una misma necesidad. • Producir de acuerdo a las segmentaciones existentes. Luego de realizar este breve análisis de cada estrategia genérica y enumerando sus características más significativas se identificó que de acuerdo a su funcionamiento Grafisum Cía. Ltda. está utilizando la estrategia de Segmentación con Diferenciación en Productos. OBJETIVOS ESTRATEGICOS Los objetivos estratégicos son compromisos de acción mediante la misión de una empresa y las normas que permiten medir su desempeño. [IV] 1.- Reducir al máximo los desperdicios de materiales • Nueva política de compras. • Estandarizar los tamaños de corte. • Simplificar los materiales. • Mayor control de inventarios. • Usar eficientemente los recursos disponibles. 2.- Incrementar la producción y ventas • • • • Mayor publicidad. Captar más clientes por medio de agentes. Ajustarse a las necesidades del cliente. Incrementar el valor agregado. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 29 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 3.- Garantizar el bienestar de los colaboradores • • • Una política de salarios justa y de acuerdo a la ley. Buen trato a los colaboradores. Estabilidad laboral __________________________ * IV Convenio Andrés Bello Pág. 57 Gerencia de Ciencia y Tecnología 1.3.2. VENTAJA COMPETITIVA Para identificar la ventaja competitiva se debe utilizar dos componentes muy importantes que son: Disciplina de Valor y Ventaja. Disciplina de Valor.- Es un enfoque que identifica el valor único que solamente la empresa puede ofrecerle a su mercado. Su objetivo es dar una solución total al cliente en cuanto a precio, calidad, tiempo y servicio de primera. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 30 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas DISCIPLINA DE VALOR SERVICIO Trato especial con el cliente. TECNOLOGIA Excelencia Operacional NUEVOS PRODUCTOS Liderazgo en productos Gráfico: Nº 1 Fuente: Esquema tomado de CATHEDRA S.A. (Marketing) y aplicado según la información de la empresa. En el gráfico se puede ver claramente que la Disciplina de Valor de la empresa Grafisum Cía. Ltda., se inclina más hacia Tecnología y Servicio. Tecnología que es considerada como la excelencia operativa es decir es el uso adecuado de la tecnología con la que la empresa cuenta. Ventaja Competitiva.- Es aquel factor que el cliente percibe como mejor y es competitiva cuando determina su decisión de compra por sobre otros bienes o servicios. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 31 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Por lo tanto la ventaja competitiva que se determinó para la empresa Grafisum Cía. Ltda., es el servicio especial, atento y cordial brindado por los empleados y que es percibido por los clientes como excelente y personalizado, por lo que prefieren esta imprenta; además la técnica utilizada en la impresión y terminados son de gran calidad y muy sofisticados. 1.3.3. CADENA DE VALOR La cadena de valor es un sistema que permite a las empresas entender que partes u operaciones agregan valor y cuáles no lo hacen. Si no agregan valor es desperdicio y se debe eliminar. Infraestructura de la empresa –Gestión de la Empresa Administración Recursos Humanos Desarrollo Tecnológico – Know How Adquisiciones Logística Operaciones Interna Abastecimiento Producción Compras Fabricación Proveedores Logística Externa Bodega de Productos Terminados Mercadeo y Ventas Promoción Publicidad Catálogos Servicios Reparación y Mantenimiento Gráfico Nº 2 Fuente: Información de la Empresa Elaboración: Las Autoras ACTIVIDADES DE APOYO Las actividades de apoyo o soporte sirven para que las actividades primarias se realicen. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 32 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Adquisiciones Se refiere a los activos que la empresa posee dentro de los cuáles están: las instalaciones, la planta de producción, la tecnología incorporada, la maquinaria y como su patrimonio más importante sus colaboradores que trabajando de forma mancomunada constituyen una ventaja con respecto a su competencia. Desarrollo Tecnológico Cuenta con maquinaria de tecnología avanzada y especializada y siempre están actualizando sus sistemas, utilizan herramientas avanzadas de comunicación, además capacitan y asesoran a su personal. Se considera de gran importancia la experiencia de su personal que labora en cada una de las áreas de su empresa y como esto contribuye a la producción. Maquinaria Con la que se realiza la producción propiamente dicha y cada uno de los procesos de terminado, y estas son: Pegadora de libros Perforadoras Grapadoras Herramientas Manuales CTP (Reveladora de placas) Servidores y Computadores, etc. Máquina Bicolor de ½ pl. Máquina de 4 colores Máquina Bicolor GTO 46 Monocolor Troqueladoras Guillotinas Dobladoras Administración de Recursos Humanos Su personal tienen varios años trabajando para la empresa, por ello han adquirido experiencia en cada una de sus tareas o actividades que desempeñan. Dentro de la empresa existe un buen ambiente de trabajo que ha permitido que cada empleado se supere en sus Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 33 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas funciones de este modo han aportado eficientemente sus esfuerzos para el crecimiento de la empresa. Infraestructura La nave industrial y las oficinas administrativas están edificadas en terrenos que pertenecen a los dueños, garantizando la permanencia de la empresa. Amplias oficinas para mayor comodidad de los clientes y empleados. Distribución acertada de la planta de producción según el proceso. La empresa esta claramente organizada por departamentos lo cual agilita el control y los procesos. ACTIVIDADES PRIMARIAS Las actividades primarias son necesarias para fabricar un producto o servicio y venderlo, y brindar servicio post venta. Logística Interna Debido a que la producción es intermitente el abastecimiento se lo realiza según los requerimientos de materiales que van de acuerdo a las diferentes órdenes de producción recibidas, se realizan órdenes de pedidos de material y el departamento de adquisiciones es responsable de comprar los materiales, suministros y repuestos que son necesarios y que estos estén listos antes de realizar la producción; así como el negociar precios y plazos con proveedores. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 34 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Operaciones El proceso productivo se realiza en base a órdenes de producción y existe un control y seguimiento durante todo el proceso desde el momento en que ingresa la orden hasta la entrega del producto terminado al cliente. Logística Externa El producto terminado no se almacena por mucho tiempo debido a su proceso de producción intermitente, los trabajos se entregan al cliente una vez terminados y las entregas generalmente se hacen en forma directa. Marketing y Ventas Los canales de distribución son directos y la estrategia de publicidad es respaldar el servicio y los productos en base a la calidad y prestigio obtenido por la empresa a través de la experiencia y sus trabajos realizados. Servicios El exigente sistema de control implementado en cada una de las etapas del proceso productivo, garantiza la satisfacción de los clientes en cuanto a sus requerimientos. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 35 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas CAPITULO 2 l propósito esencial de este capítulo es identificar los E factores que se consideran para fijar el salario de los empleados, su valoración según el método de puntos y como influyen en las actividades que desempeña cada persona y la manera como esto afecta directamente a la productividad de la empresa. Por ello se realizó una observación directa y se procedió a elaborar una descripción de los cargos y puestos que existen y un orgánico funcional que indica las actividades, responsabilidades, autoridad y subordinación. 2. ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS 2.1. DESCRIPCION DE PUESTOS Conscientes de que todas las organizaciones están conformadas por personas que aportan sus conocimientos, habilidades y destrezas, los administradores buscan las formas de determinar que cada persona realice algo diferente a la otra; pero que al final se encaminen coordinada y armoniosamente al cumplimiento de metas y objetivos de la organización. Para lograr determinar lo que cada persona debe hacer en cada puesto de trabajo se debe aplicar un proceso de descripción de puestos. A continuación se transcriben algunos conceptos que serán útiles en el desarrollo de este capítulo. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 36 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 2.1.1. CONCEPTOS PUESTO.- “Describes los trabajo o naturaleza de los puestos y por ningún motivo las características que deban reunir las personas que los hayan de ocupar.” 29 PUESTO.- “Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que integran una unidad de trabajo específico e impersonal.” 30 CATEGORIA.- “Jerarquía que corresponde al puesto dentro de los niveles establecidos en la estructura de la organización.” 31 ANALISIS DE PUESTOS.- “Es el procedimiento para determinar las responsabilidades y requisitos de un trabajo y el tipo de persona que debe contratarse para desempeñarlo.” 32 DESCRIPCION DE PUESTO.- “Lista de los deberes, responsabilidades, relaciones de subordinación, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisión del puesto, uno de los productos y análisis del puesto.” 33 DESCRIPCION DE PUESTO.- “Forma escrita en que se consignan las funciones que deberán realizarse en un 29 ELMER H. BURACK & ROBERT D. SMITH – “Biblioteca de Administración de Personal y Recursos Humanos” – Tomo 4 – Pág. 212. 30 31 FERNANDO ARIAS GALICIA – “Administración de Recursos Humanos” - Pág. 177. FERNANDO ARIAS GALICIA – “Administración de Recursos Humanos” - Pág. 177. 32 ELMER H. BURACK & ROBERT D. SMITH – “Biblioteca de Administración de Personal y Recursos Humanos” – Tomo 4 – Pág. 212. 33 ELMER H. BURACK & ROBERT D. SMITH – “Biblioteca de Administración de Personal y Recursos Humanos” – Tomo 4 – Pág. 212. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 37 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas puesto, esta se puede presentar en forma general y analítica.” 34 DESCRIPCION DE PUESTO GENERAL.- “Descripción detallada de las funciones que se deben realizar en el puesto, su agrupación o clasificación puede hacerse de acuerdo a criterios de importancia, frecuencia cronológica.” 35 DESCRIPCION DE PUESTO ANALITICA.- “Breve explicación de la actividad más características del puesto, que sirva para definirlo sin entrar en detalles innecesarios y considerando su función como un lado.” 36 ESPECIFICACIONES DEL PUESTO.- “Lista de los requisitos humanos de un puesto; es decir la educación, capacidad, personalidad y otras características requeridas; otro producto de un análisis del puesto.” 37 OBJETIVO DE DESCRIPCION DE PUESTO.- Es el alcance de las actividades del puesto, principales responsabilidades y ubicación del puesto dentro de la organización. ORGANIGRAMA.- “Gráfica que muestra los títulos de los puestos de una organización y los conecta por medio de líneas que indican responsabilidad y subordinación.” 38 34 ELMER H. BURACK & ROBERT D. SMITH – “Biblioteca de Administración de Personal y Recursos Humanos” – Tomo 4 – Pág. 213. 35 ELMER H. BURACK & ROBERT D. SMITH – “Biblioteca de Administración de Personal y Recursos Humanos” – Tomo 4 – Pág. 213. 36 ELMER H. BURACK & ROBERT D. SMITH – “Biblioteca de Administración de Personal y Recursos Humanos” – Tomo 4 – Pág. 213. 37 ELMER H. BURACK & ROBERT D. SMITH – “Biblioteca de Administración de Personal y Recursos Humanos” – Tomo 4 – Pág. 213. 38 STEPHEN P. ROBBINS – DAVID A. De Cenzo- “Fundamentos de Administración”. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 38 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 2.1.2. ORGANICO ACTIVIDADES FUNCIONAL O MANUAL DE APLICACION PRACTICA Luego de realizar la observación directa y asegurándonos de que en esta empresa es necesario identificar cuáles son los puestos que se deben cubrir para el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos en el capítulo 1, se procedió a realizar el proceso de descripción de los puestos. Como se vio en la teoría para iniciar este proceso es necesario tener una visión muy general de los puestos actuales, para lo cuál es muy útil una revisión de un organigrama estructural; pero la empresa no lo tenía formalmente, por lo que elaboramos un boceto según la percepción que tenían los dueños el que nos sirvo para iniciar nuestro trabajo, el mismo que presentamos a continuación de manera muy general: Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 39 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 2.1.2.1. ORGANIGRAMA ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA GRAFISUM CIA. LTDA. JUNTA DE ACCIONISTAS GERENTE GENERAL AREA PRODUCCION AREA FINANCIERA COMPRA VENTA CONTABILIDAD DISEÑO PRENSA AREA VENTAS PRESUPUESTO TERMINADOS ATENCION AL CLIENTE Fuente: Información de la Empresa Elaboración: Las Autoras 2.1.2.2 DESCRIPCION ANALITICA DE PUESTOS Procedimiento: 1. Observación directa 2. Listado de los cargos 3. Descripción propiamente dicha. Lista de Cargos: • • • • • • Gerente General Gerente Financiero Contadora Auxiliar de Contabilidad Atención al Cliente: presupuestos Atención al Cliente: recepción y entregas Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 1 1 1 1 2 1 40 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas • • • • • • • • • • • Operadora y compras Diseñador/a Agente Vendedor Jefe de Producción Prensista Ayudante de Prensa Terminados Bodeguera Guillotinero Fotomecánico Mensajero 1 3 1 1 4 4 7 1 1 1 1 Una vez obtenida la lista de cargos se procedió a determinar el orgánico funcional y el valor relativo de cada uno de ellos. La descripción se realizó por departamentos, considerando dentro de ellos los puestos más significativos. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 41 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas ORGANICO FUNCIONAL DEPARTAMENTO PUESTO JEFE INMEDIA TO ADMINISTRACI Gerente Junta ON General General de Accioni stas ADMINISTRACI ON Gerente Gerente Financi General ero Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 DESCRIPCION ACTIVIDADES REQUISITOS O PERFIL Selección de personal. - Contratación de personal Reuniones ejecutivas. - Supervisión de la empresa. -Aprobación – presupuestos. - Resolución de conflictos que se presentan. Gestión y desarrollo de programas de mantenimiento preventivo. Diseño y aplicación de normas, políticas de disciplina. Control de cuentas bancarias Control de los precios de compras - Control de las cuentas de inversiones Pagos a proveedores - Experiencia. - Dominio en el área gráfica. Excelente personalidad Buenas relaciones humanas. - Disponibilidad de tiempo completo. Don de mando, autoridad y responsabilidad . Ingeniero Comercial Experiencia de 1 año Relaciones públicas 42 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas PRODUCCION Control de inventarios Informes financieros - Gestiones para solicitar créditos bancarios - Control de los ingresos - Control de los gastos Control y evaluación del desempeño del personal Control de calidad en cada proceso - Informes sobre el funcionamiento del departamento. Jefe de Gerente Coordinación produc General con los ción departamentos vinculados. - Control en las órdenes de producción. - Controlar los desperdicios de materias primas. - Evaluación del tiempo tomado en cada proceso de producción. Control de asistencia del Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 - Técnico en la Industria Gráfica - Experiencia - Don de mando Buenas relaciones humanas. 43 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas personal. - Reuniones con el personal VENTAS DISEÑO Gerente Gerente - Ganar mercado. de General Cartera de Ventas ventas al día. Visitas a clientes. Experiencia mínima de 1 año. - Edad mínima 25 años. Excelentes relaciones públicas y humanas. Diseño de publicidad Gerente Atención al General cliente - Diagramaciones - Asesoramiento al cliente. Informe de tareas realizadas Técnico diseñador - Experiencia Excelentes relaciones públicas Diseña dor Cuadro Nº 2 Nota: Se agrupan los cargos por departamentos. Fuente: Información tomada de la empresa. Elaboración: Las Autoras. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 44 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 2.2. METODO DE VALORACION DE CARGOS VALUACION DE CARGOS.- “Es el proceso por medio del cual se estima el valor relativo de cada cargo y basados en él se clasifican en orden de importancia. Es conocer que tan complejo es un cargo con relación a otros a través de un proceso sistemático” 39 VALUACION.- “Consiste en comparar las posiciones entre sí con base en su contenido y son los factores compensables lo que constituyen el contenido”. Existen cuatro formas de valorar los puestos que a continuación mencionaremos a breves rasgo: 1- Método de Alineación.- Consiste en fijar los sueldos por comparación directa entre los diferentes clases de puestos con una muestra, con la cuál se ha determinado previamente las remuneraciones correctas. 2- Método de Graduación de Puestos o Clasificación.- En fijar los sueldos para la clase de puestos por comparación de cada una de ellos con las características y especificaciones fijadas previamente para cada uno de los niveles de sueldos que se quiere implantar en la organización. 3- Método de Comparación de Factores.- Fijan sueldos para las distintas clases de puestos de acuerdo con la incidencia ponderada de un grupo de factores comunes a la mayoría de las mismas. 39 NELSON RAFAEL VARGAS MUÑOZ - “Administración Moderna de Sueldos y Salarios: Un enfoque Práctico” – Pág. 5 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 45 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 4- Método de Método de Puntos.- Se identifican varios factores compensables y posteriormente se determina la medida en que cada uno de estos factores esta presente en el puesto. 2.2.1. METODO DE PUNTOS El Método de Valoración de Puntos consiste en ponderar sobre el 100% cada uno de los factores básicos considerados los más relevantes al momento que establecer el valor relativo o sueldo que debe percibir la persona que ocupará un determinado cargo; es decir lo que los dueños consideran de más valor al momento de pagar o determinar el sueldo de un empleado. APLICACION PRACTICA Explicamos a los dueños de la empresa los métodos utilizados para la valoración de cargos y ellos determinaron que el más adecuado a utilizar es el Método de Valoración de Puntos porque es el que más se acerca a las políticas de la empresa en cuestión de reclutamiento y selección de personal. Una vez obtenida la lista de cargos se procedió a determinar el valor relativo de cada uno de ellos. Dentro de cada factor están citados los aspectos que se van a calificar a los cuales se les otorga una valoración que generalmente va de uno a cinco puntos según la importancia; para nuestra valoración el rango que se estableció va de uno a cuatro puntos, siendo uno la calificación más baja y cuatro la calificación perfecta. Los factores básicos que se consideran para la Valoración por Puntos, se agrupan dentro de cuatro divisiones fundamentales, los factores varían según la importancia, Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 46 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas los requerimientos y las políticas que tenga cada empresa. Para nuestro estudio se presenta el siguiente esquema: RESPONSABILIDAD HABILIDAD ESFUERZO Activos, Equipos o Procesos Manejo de información, documentos o dinero Seguridad con otras personas Supervisión Instrucción Experiencia Físico Mental o Visual CONDICIONES DE TRABAJO Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 Riesgos de trabajo Ambiente de trabajo 47 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas CALIFICACIONES FACTORES CLAVES DE EXITO CALIFICACION RESPONSABILIDAD 4 Activos, 3 Equipos 2 o Procesos 1 Manejo de 4 Información, 3 Documentos 2 o Dinero 1 4 Seguridad con 3 otras 2 personas 1 4 3 Supervisión 2 1 HABILIDAD 4 3 Instrucción 2 1 Experiencia 4 3 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 RANGO Intensa Alta Media Baja Intensa Alta Media Baja Alta Media Poca Nada Muy alta Alta Media Baja Titulado Superiorcompleta Superior estudiante Bachiller Más de 5 años De 2 a 5 años 48 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 2años Sin experiencia 1 ESFUERZO 4 Intenso 3 Fuerte Físico 2 Mediano 1 Poco 4 Intenso Mental o 3 Fuerte Visual 2 Mediano 1 Poco CONDICIONES DE TRABAJO 4 Muy Alto Riesgos 3 Alto de trabajo 2 Mediano 1 Bajo 4 Excelente Ambiente 3 Bueno de trabajo 2 Regular 1 Malo Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 49 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas PONDERACIONES Fuente: Información de la Empresa Cuadro Nº 3 Elaboración: Las Autoras Activos, Equipos o Procesos Manejo de información, RESPONSABILIDAD documentos o dinero Seguridad con otras personas Supervisión 7% 8% 10% 9% 34% HABILIDAD Instrucción Experiencia 11% 15% 26% ESFUERZO Físico Mental o Visual 10% 9% 19% Riesgos de CONDICIONES DE trabajo TRABAJO Ambiente de trabajo 10% 11% 21% TOTAL PONDERACION Cuadro Nº 4 Fuente: Información de la Empresa Elaboración: Las Autoras Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 100% 100% 50 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas PONDERACION DE FACTORES CLAVES DE EXITO Ambiente de trabajo 11% Activos, Equipos o Procesos 7% Riesgos de trabajo 10% Manejo de información, documentos o dinero 8% Seguridad con otras personas 10% Mental o Visual 9% Supervisión 9% Físico 10% Instrucción 11% Experiencia 15% Gráfico Nº 3 Fuente: Información de la Empresa Elaboración: Las Autoras VALORACIONES SEGUN CALIFICACIONES FACTORES INSTRUCCI ÓN EXPERIENC IA ESFUERZO FISICO ESFUERZO MENTAL RESP. ACTIVOS PONDERACIO NES CALIFICACIONES 1 2 3 4 11% 22 44 66 88 15% 30 60 90 120 10% 20 40 60 80 9% 18 36 54 72 7% 14 28 42 56 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 51 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas RESP. DINERO RESP. SUPERVISI ON RES. SEGURIDA D AMB. TRABAJO RIESGO LABORAL TOTAL 8% 16 32 48 64 9% 18 36 54 72 10% 20 40 60 80 11% 22 44 66 88 10% 100% 20 200 40 400 60 600 80 800 Cuadro Nº 6 Fuente: Información de la Empresa Elaboración: Las Autoras Para determinar el valor de cada calificación se tomó como base el sueldo máximo percibido por un empleado que es $800 y de allí se utilizó la ponderación correspondiente a cada factor. Para la calificación de uno corresponde el valor neto de la ponderación y para las siguientes calificaciones se va multiplicando la base (calificación uno) por cada calificación consiguiente. Según estos datos se va a realizar la valoración, primero se presentan las calificaciones obtenidas y en el siguiente cuadro se presentan las valoraciones en dólares. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 52 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas CALIFICACIONES POR CARGO TOT AL FACTORES CLAVES DE ÉXITO CARGOS Agente Vendedor Atención al Cliente Auxiliar de Contabilida d Ayudante de Prensa Bodeguero Cajera Contador Diseñador Instr Expe Esf. Esf. Resp. Resp. Resp. Resp. Amb. Riesgo PU ucció rienci Fisic Ment Activo Diner Supervic Segurid Trabaj Labora NT n a o al s o ión ad o l OS 2 3 3 1 1 2 1 2 2 2 19 2 2 1 2 1 1 1 1 3 1 15 2 2 1 2 1 1 1 1 3 1 15 1 2 2 4 4 1 1 2 3 3 3 3 1 1 1 1 1 2 2 2 1 1 1 2 2 1 1 2 2 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 2 2 3 3 3 3 2 1 1 1 15 15 17 20 19 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 53 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Fotomecán ico 1 2 2 2 Gerente Financiero 4 4 1 4 Gerente 4 4 2 4 General Guillotinero 1 2 3 1 Jefe de Producción 4 3 3 2 Prensista 2 3 3 2 Presupuest 2 3 1 2 os Secretaria 1 1 1 2 Auxiliar Terminado 1 2 3 1 s Cuadro Nº 5 Fuente: Información de la Empresa Elaboración: Las Autoras Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 1 1 1 1 2 2 15 2 4 3 3 4 1 30 4 1 4 1 4 1 4 2 4 2 1 3 35 17 3 2 1 1 3 2 4 1 2 2 2 3 27 21 1 1 2 2 3 1 18 1 1 1 1 2 1 12 1 1 1 1 2 3 16 54 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas VALORACION EN DOLARES POR CADA CARGO TOTA L $ FACTORES CLAVES DE ÉXITO CARGOS Agente Vendedor Instrucción Experiencia Esf. Fisico Esf. Mental Resp. Activos Resp. Dinero Resp. Supervición Resp. Seguridad Amb. Trabajo Riesgo Laboral 44 90 60 18 14 32 18 40 44 40 400 Atención al Cliente 44 60 20 36 14 16 18 20 66 20 314 Auxiliar de Contabilidad 44 60 20 36 14 16 18 20 66 20 314 Ayudante de Prensa 22 30 60 18 14 16 18 20 44 60 302 Bodeguero 44 30 60 18 14 16 18 20 44 40 304 Cajera 44 60 20 36 14 32 36 20 66 20 348 Contador 88 90 20 36 28 32 18 20 66 20 418 Diseñador 88 90 20 36 28 16 18 20 66 20 402 Fotomecánico 22 60 40 36 14 16 18 20 44 40 310 Gerente Financiero 88 120 20 72 28 64 54 60 88 20 614 Gerente General 88 120 40 72 56 64 72 80 88 20 700 Guillotinero 22 60 60 18 14 16 18 40 44 60 352 Jefe de Producción 88 90 60 36 42 16 54 80 44 40 550 Prensista 44 90 60 36 28 16 36 20 44 60 434 Presupuestos 44 90 20 36 14 16 36 40 66 20 382 Secretaria Auxiliar 22 30 20 36 14 16 18 20 44 20 240 Terminados 22 60 60 18 14 16 18 20 44 60 332 Cuadro Nº 7 Fuente: Información de la Empresa Elaboración: Las Autoras Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 55 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Luego de realizar la valoración por el método de puntos se presentan a continuación los resultados expresados y ordenados según el monto del salario. CARGOS Gerente General Gerente Financiero Jefe de Producción Prensista Contador Diseñador Agente Vendedor Presupuestos Guillotinero Cajera Terminados Atención al Cliente Auxiliar de Contabilidad Fotomecánico Bodeguero Ayudante de Prensa Secretaria Auxiliar TOTAL $ 700 614 550 434 418 402 400 382 352 348 332 314 314 310 304 302 240 Cuadro N º 8 Fuente: información de la Empresa. Elaboración las Autoras. Según estos cuadros que presentamos los administradores pueden revisar la escala salarial en la que se encuentran sus empleados actualmente y considerar una nueva política de remuneraciones. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 56 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas CAPITULO 3 omo se dijo en le capitulo anterior las personas C constituyen el principal patrimonio de las organizaciones ya que el capital humano es la principal diferencia competitiva de las empresas exitosas, por lo tanto se debe invertir en su preparación y entrenamiento para enfrentar los desafíos de la innovación y la competencia. Por lo tanto en este capítulo denominado Reingeniería Aplicada a los Recursos Humanos mencionaremos ciertos aspectos que los administradores modernos deben considerar al momento de tomar decisiones acerca de las personas que conforman las organizaciones, con el propósito de lograr una correcta interacción entre las personas y los objetivos que persigue la empresa para lograr productividad, calidad, flexibilidad, rapidez y agilidad. 3. REINGENIERIA Conscientes de que la forma de lograr la eficiencia en el uso de los recursos de las empresas es mediante un proceso de reingeniería en cada uno de los departamentos, con el propósito de preparar a las empresas y hacerlas flexibles ante los cambios que se suscitan en el entorno ya que el ambiente actual en el que las empresas tienen que operar es muy volátil, muchos autores aciertan en decir que el proceso de reingeniería no termina jamás; lo que significa que las empresas deben estar en constante cambio e innovación dentro de todas sus actividades. El primer paso para lograr un proceso de cambio; es decir, una reingeniería, es considerado como el más difícil y tiene que ver con cambiar la mentalidad de las personas que conforman la empresa, que muchas veces se niegan a cambiar porque realizan su trabajo durante mucho tiempo de una manera rutinaria; entonces para iniciar el proceso Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 57 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas se debe crear en ellos el deseo de cambiar e incentivar a los cambios mediante la motivación de mejorar. A continuación citamos algunos conceptos que serán útiles para el desarrollo del presente capítulo: 3.1. CONCEPTOS REINGENIERIA.-“La Reingeniería es el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos del negocio para lograr mejoras dramáticas dentro de medidas críticas y contemporáneas de desempeño, tales como costo, calidad, servicio y rapidez”. 51 REINGENIERIA.- “Es el rediseño rápido y radical de los procesos estratégicos de valor agregado - y de los sistemas, las políticas y las estructuras organizaciones que los sustentan - para optimizar los flujos del trabajo y la productividad de una organización”. 52 REINGENIERIA.- “Es innovación, no automatización, es alcanzar metas enteramente nuevas y no mejoras marginales.” 53 REINGENIERIA APLICADA A LOS RECURSOS HUMANOS.- Permite a la empresa realizar cambios con el personal, se los entrenará, reubicará y cuyo resultado será tener trabajadores con las habilidades apropiadas para hacer el trabajo recién definido. ADMINISTRACION DE OPERACIONES.- “Es la dirección del proceso de transformación, que convierte los insumos 51 www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/reingenieria.htm 52 53 www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/reingenieria.htm “www.monografias.com/reingenieria Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 58 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas de tierra, capital y administración en los productos deseados de bienes y servicios.” 54 PROCESO.- “Es un conjunto de tareas, actividades o acciones interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de información, materiales o de salidas de otros procesos, dan lugar a una o varias salidas también de materiales (productos) o información con un valor añadido”. 3.2. REINGENIERIA APLICADA A LOS RECURSOS HUMANOS EN LA EMPRESA GRAFISUM CIA LTDA. POR QUE HACER REINGENIERIA Cuando las cosas no marchan bien muchas veces se culpa a los administradores, a los empleados o a la maquinaria; cuando en realidad la culpa no es de ellos sino de la forma en qué se realiza el trabajo; esto no significa que el proceso sea malo, sino que esta desactualizado debido a que el proceso fue diseñado para otras condiciones de mercado que se daban en el pasado, por lo tanto reingeniería significa el abandono de viejos procedimientos y la búsqueda de trabajo que agregue valor hacia el cliente ya que la base fundamental de la reingeniería es el servicio al cliente. FACTORES QUE PROVOCAN CAMBIOS Conocidos como las Competencia y Cambio tres Ces: Consumidores, 54 EVERETT E. ADAM, JR. RONALD J. EBERT - “Administración de la Producción y las Operaciones” - 4ta Edición. - Pág. 12 y 13. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 59 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Consumidores: Los consumidores ahora mandan. Es decir: “El cliente siempre tiene la razón”. Por ello toda empresa debe cumplir con las exigencias del cliente para lograr su satisfacción. Competencia: Competencia muy agresiva y de distintas formas se compite en base al precio, variaciones del producto, calidad o con servicio previo, durante y posterior a la venta. La tecnología moderna ha introducido nuevas formas de competir y nueva competencia, por lo que hay que estar preparados para hacer frente a ese nuevo tipo de competencia. Cambio: El ritmo del cambio se ha acelerado. Ya que la rapidez de los cambios tecnológicos exige innovación. CUANDO APLICAR UNA REINGENIERIA • El rendimiento de la organización esta por detrás de la competencia. • La organización esta en crisis; como una caída en el mercado. • Las condiciones del mercado cambian; como por ejemplo tecnología. • Se quiere obtener una posición de líder del mercado. • Hay que responder a una competencia agresiva. • La empresa es líder y sabe que debe seguir mejorando para mantener el liderazgo. Para el caso práctico de esta empresa las razones por las cuales se debe implementar una reingeniería son: Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 60 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas • Las condiciones del mercado cambian; como por ejemplo tecnología. • Se quiere obtener una posición de líder del mercado. • Hay que responder a una competencia agresiva. • Se quiere mantener y mejorar la ventaja competitiva. Esta es una empresa totalmente enfocada al cliente, por lo que su interés es lograr su total satisfacción y para alcanzar esta meta es necesario el mejoramiento continuo del servicio que brinda para ajustarse a los cambios en las actitudes de los clientes; cada vez más exigentes y con muchas más alternativas que les ofrece el mercado en el área gráfica. VENTAJAS DE LA REINGENIERIA • Cambios notables para responder a la satisfacción del cliente. • Enfocarse a las verdaderas necesidades del cliente. • Aumenta la participación en el mercado, rentabilidad y mejor posición frente a la competencia. • Crea empleos más satisfactorios. • Varios trabajos se comprimen en uno solo. • Se comprimen verticalmente los procesos. • Los pasos del proceso siguen un orden natural. • Se reducen chequeos y controles. • Se reducen pasos innecesarios. • Se optimiza el uso del recurso humano. • Se mejora el ambiente de trabajo. PASOS PARA INICIAR LA REINGENIERIA 1. Persuadir al personal para aceptar el cambio.Tratar de que las personas acepten los cambios o al menos no los rechacen. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 61 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 2. Educar desde el principio del proceso.- Crear conciencia en los trabajadores de que todo cambio es bueno para ellos y la organización. 3. Dar mensajes claros.- Mediante el cambio se logra: • • • • • Desarrollar competencias en las personas. Mayor productividad. Las personas se vuelven más valiosas. Desarrolla la creatividad e innovación de las personas. Permite a las personas contribuir efectivamente a los resultados de la empresa. 4. Aclarar donde se encuentra la compañía y porque debe cambiar.- Hacer conocer la misión (situación actual) y la visión hacia donde se quiere llegar y cómo se va a lograr, involucrarles con los objetivos de empresa y hacerles sentir parte muy importante para la consecución de los mismos. 3.2.1. APLICACION PRACTICA DE REINGENIERIA A LA IMPRENTA GRAFISUM CIA LTDA. Para el desarrollo de este punto consideramos algunos factores claves que nos permitirán realizar cambios con el personal, para lograr tener un personal eficiente. 1. Definir una nueva organización 2. Entrenar 3. Reubicar al personal 4. Implementar los cambios 1. DEFINIR UNA NUEVA ORGANIZACION Como se vio en el capítulo 2 el organigrama que se elaboró es una representación gráfica de la organización como la perciben sus dueños, pero durante el tiempo observamos Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 62 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas que las actividades no se relacionan como ellos la describieron, por lo que ponemos a disposición de los administradores un organigrama que define el funcionamiento de la empresa. Se muestra también la representación gráfica del proceso productivo, para el conocimiento de los integrantes de la organización, los mismos que realizan su trabajo por costumbre; pero que en realidad no saben como su trabajo se interrelaciona con el trabajo de los demás y cuál es la verdadera importancia de su desempeño dentro del proceso de producción y la manera como afecta un retrazo o una equivocación en sus actividades al cumplimiento de las metas propuestas. Por lo tanto consideramos que para introducir el proceso de cambio es necesario informar a las personas y hacerles conocer como se realiza el trabajo de una manera gráfica y crear conciencia de que lugar ocupa cada uno y la importancia de cumplir de manera eficiente el trabajo encomendado. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 63 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA GRAFISUM CIA. LTDA. CLIENTE GERENTE GENERAL SUB GERENTE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PRESUPUESTOS DEPARTAMENTO VENTAS DEPARTAMENTO DISEÑO AGENTES VENDEDORES COMPRAS PRENSA DISEÑO CONTABILIDAD Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 TERMINADOS FOTOMECANICA FACTURACION MENSAJERIA DEPARTAMENTO PRODUCCION BODEGA GUILLOTINA Fuente: Información de la Empresa Elaboración: Las Autoras 64 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas EL PROCESO PRODUCTIVO DISEÑO RECEPCION Envían las cotizaciones o indican precios vía telefónica. FOTOMECANICA Pasa al departamento de diseño para confirmar las especificaciones. Aprobación de precios, ingreso de orden de trabajo, según especificaciones y necesidades. Se hace el diseño. Luego el cliente aprueba. El cliente trae el diseño listo y únicamente se hace una impresión para controlar la ortografía. Pasa a fotomecánica en donde se pasa a placas mediante el sistema CTP para pasar los trabajos a las diferentes prensas offset. El Departamento diseño envía la orden de placa por red. El fotomecánico controla y recibe la placa, lava, seca y diagrama. Bodega aprovisiona de materiales. ENTREGAS TERMINADOS Las órdenes de trabajo internas son facturadas y los trabajos quedan listos para ser entregados al cliente. Pasa a terminados, según el tipo de trabajo, pueden ser manuales o con máquinas: pegadora, encoladora, perforadora, grapadora, embalaje. Se llama al cliente, sé cobra se entrega el trabajo Gráfico Nº 4 Fuente: Información de la Empresa Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi Guillotina corta trabajo según guías Elaboración: Las Autoras / 2007 PRENSAS Pasa a prensas: GTO 52 full color GTO 52 bicolor SOR MZ bicolor formato 70 x 42 GTO 46 trabajos un color el Bodega aprovisiona de material. Bodega aprovisiona de material. Guillotina pasa el material a tamaño requerido de impresión. Guillotina pasa el material a tamaño 65 requerido de impresión. Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 2. ENTRENAR El propósito del entrenamiento es aumentar la productividad de cada individuo en su respectivo cargo; la empresa debe asignar un presupuesto para el entrenamiento y capacitación de su personal en lo que se refiere a las actualizaciones necesarias para desarrollar mejor el trabajo en las áreas involucradas a la atención al cliente y producción debe enfocar el entrenamiento hacia: • Mayor productividad. • Relaciones Humanas. • Manejo de herramientas informáticas. • Operación y funcionamiento de nuevas máquinas. • Aprovechar la tecnología que dispone la maquinaria actual. • Nuevas técnicas de impresión. • Nuevos suministros en el mercado. ENTRENAMIENTO Transmisión de Informaciones Aumenta el conocimiento de las personas - información sobre la organización, sus productos o servicios, políticas, reglas, clientes, etc. Desarrollo de Habilidades Mejora las habilidades y destrezas - capacitar para la ejecución y operación de tareas, manejo de equipos, máquinas y herramientas. Desarrollo de Actitudes Desarrollo de Conceptos Desarrolla y modifica comportamientos - cambio de actitudes negativas a actitudes favorables, crea conciencia acerca del cliente interno como externo. Eleva el nivel de abstracción - permite desarrollar ideas y conceptos para ayudar a las personas a pensar de manera global. Gráfico Nº 5 Fuente: Apuntes de Tercer Año: Gestión del Talento Humano Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 66 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 3. REUBICAR AL PERSONAL El propósito de la reingeniería en los recursos humanos es realizar cambios con el personal, para obtener un desempeño eficiente, es decir lograr que las personas rindan más de lo que se espera en un tiempo determinado. La reubicación del personal será según el nivel de educación, las necesidades del personal que se necesitan cubrir con el personal de que se dispone y el perfil de cada uno; permitir a los empleados la posibilidad de ascender, asignar nuevos cargos según los requerimientos de la empresa. Para ello se debe realizar un estudio de cada persona, determinando sus habilidades y destrezas, luego los administradores analizan esas observaciones y ven si cada persona esta ubicada correctamente en su cargo o puesto. Con ese análisis se tomarán decisiones que ayudarán a mejorar el desempeño de las personas y al mismo tiempo se logra una mejor eficacia en la producción de la empresa. Pero antes se debe informar a las personas que esos cambios que se realizarán son beneficios tanto para ellos como para la empresa y que de ellos depende cada uno de sus puestos o cargos. En la empresa Grafisum Cía. Ltda., los administradores son quienes toman las decisiones de realizar o no la reingeniería este aspecto. 4. IMPLEMENTAR LOS CAMBIOS.- Como se dijo anteriormente esto se logra con el apoyo de los administradores, y en ellos está realizar estos cambios con lo que se logrará una retroalimentación en sus procesos. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 67 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Cabe aclarar que direccionamos el concepto de reingeniería específicamente hacia los recursos humanos porque consideramos que las personas hacen la empresa y por lo tanto hay que enfocar hacia ellas todos los métodos para lograr su mejoramiento y superación lo que traerá como resultados a la empresa mayor productividad. CAPITULO 4 Una vez que terminamos nuestro estudio y la aplicación práctica presentamos a continuación nuestra apreciación profesional que ponemos a disposición de los dueños de la empresa Grafisum Cía. Ltda. CONCLUSIONES • Los empleados no conocen la misión, visión y los objetivos de la empresa, es por ello que los empleados no so comprometen al cien por ciento con la empresa. • Vemos que la empresa se desarrolla dentro de un mercado muy competitivo y de similares características; por lo que la diferencia según lo que perciben los clientes está en el servicio que reciben. • La empresa no identificaba su ventaja competitiva, por consiguiente no la reforzaba para aprovecharla de mejor manera. • El personal trabaja desmotivado y bajo mucha tensión porque las tareas no están claramente definidas, hay personas que tienen mucha carga laboral y otras que en ocasiones no tiene que hacer. Además la política de remuneraciones no es muy motivante. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 68 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas • No están definidas las atribuciones, responsabilidades y autoridad entre los empleados, parece ser que estas funciones se las atribuye cada uno arbitrariamente según su conveniencia y bajo el sofisma de tiempo de trabajo (antigüedad) que tienen en la empresa. • Los administradores subestiman los conocimientos, preparación y destrezas de algunos empleados y no los aprovecha para el beneficio de la empresa. RECOMENDACIONES • La empresa debe dar a conocer por escrito su misión y visión colocándolas en un lugar visible dentro de sus instalaciones, de tal forma que clientes y empleados la vean, conozcan y se comprometan para cumplirlas. • Debido a que la competencia de la empresa maneja similares características se debe marcar la diferencia básicamente en la forma de prestar el servicio, por lo tanto debe prestar singular atención en la capacitación del personal para crear un sentimiento de servicio y buen trato al cliente. • Los administradores deben definir claramente las actividades que debe realizar cada persona en el cargo que esta desempeñando dentro de la empresa por lo que es necesario crear un reglamento interno dentro del cual se presente de forma explícita el manual de actividades que se debe cumplir en cada uno de los diferentes cargos. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 69 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas • Los administradores deberían contratar a un profesional para que realice el manual de actividades que se debe realizar en cada cargo. • Se debe definir claramente la línea de autoridad que debe existir en cada departamento. • Se debería considerar una reubicación del personal en el área administrativa ya que hay personas con distintos niveles de preparación que aportarían mejor en otros cargos. • Es necesario que la empresa realice una nueva y más acertada distribución de carga laboral para cada puesto de trabajo definiendo claramente las responsabilidades y autoridad que cada uno tenga dentro de la organización; para lo cual pueden tomar como base la descripción de puestos presentada en el capítulo dos. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 70 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas BIBLIOGRAFIA Bibliografía utilizada en la elaboración de la tesis: • DAVID R. HAMPTON “Administración” – Tercera Edición - Pág. 184 Editorial Mc Graw Hill / Interamericana de México S.A. de C.V. – México 1983. • MC GRAW – HILL.- “Manual de Administración Estratégica” - Editorial Libros Mc Graw – Hill de México S.A. de C.V. – México 1984. • FERNADO ARIAS GALICIA – “Administración de Recursos Humanos” – Editorial Trillas S.A. de C.V., México 1973. • NELSON RAFAEL VARGAS MUÑOZ – “Administración Moderna de Sueldos y Salarios: Un Enfoque Práctico - Mc Graw-Hill Interamericana S.A. Colombia. • STEPHEN P. ROBBINS – DAVID A. De Cenzo“Fundamentos de Administración”. • HAROLD KOUNTZ, HEINZ WIHRICH – “Elementos de Administración” Quinta Edición. • HAROLD KOUNTZ, HEINZ WIHRICH – “Elementos de Administración” - Novena Edición. • HERBERT G. HICKS – C. RAY GULLETT “Administración” - Editorial Continental S.A. – México. • ELMER H. BURACK & ROBERT D. SMITH – “Biblioteca de Administración de Personal y Recursos Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 71 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Humanos” - Tomo 4. – Editorial Compañía Editorial Continental, S.A. 1987. • EVERETT E. ADAM, JR. RONALD J. EBERT “Administración de la Producción y las Operaciones” 4ta Edición. • Apuntes Tomados en Clases de Estrategia Competitiva en Cuarto Año de Administración de Empresas. • Apuntes Tomados en Clases de Marketing Folleto de CATHEDRA en Cuarto Año de Administración de Empresas. • Convenio Andrés Bello Ciencia y Tecnología. Pág. 57 - Gerencia de • www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ge r/reingenieria.htm • www.monografias.com/reingenieria • www.monografias.com/trabajos28/reingenieria/reingen ieria.shtml • www.elprisma.com/apuntes/curso.asp • www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ge r/reingenieria.htm • www.losrecursoshumanos.com/reingenieria.htm Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 72 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas DISEÑO DE TESIS TITULO PLANEACION ESTRATEGICA Y RECURSOS HUMANOS. Se aplicará a Grafisum Cía. Ltda. RESUMEN Elegimos este tema para la empresa en la que laboramos porque siendo parte activa de ella nos hemos dado cuenta de una serie de falencias que existen dentro de la organización, esto hace que algunos procesos y actividades se realicen de forma ineficiente, esto ocasiona perdida de tiempo y dinero. Por la gratitud que tenemos hacia la empresa (nuestros jefes y compañeros), hemos decidido aportar con nuestros conocimientos para mejorar su sistema operativo y que este estudio sirva para los fines comunitarios de la empresa. El trabajo tiene la finalidad de brindar a la empresa un plan estratégico por escrito para que sea de conocimiento general para todos los empleados para que se involucren con los objetivos de la empresa haciéndolos sentir parte de ella y miembros importantes para alcanzar los objetivos. Cuando las personas conocen la misión y visión de la empresa trabajan motivados, saben que su desempeño influye directamente en los resultados, los mismos que son eficientes y productivos para el crecimiento de la empresa. Por otra parte los manuales de actividades por escrito permiten a la empresa definir las responsabilidades que implica cada cargo que requiere la organización, coadyuvando para efectuar una selección eficaz del talento humano. ANTECEDENTES Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 73 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Escogimos este tema porque se convertirá en un buen aporte para la empresa y para mejorar sus operaciones productivas, además la planificación estratégica hoy en día se considera como uno de los instrumentos más importantes para que las organizaciones puedan proyectar en el tiempo el cumplimiento de sus objetivos de largo plazo mediante el aprovechamiento de sus capacidades y aprovechar las oportunidades que se presentan en beneficio de éstas. Planificación estratégica es el medio para concertar esfuerzos bajo un marco referencial consensuado, que motive y movilice a todos los integrantes de la organización. Su finalidad es producir cambios profundos en los mercados de la organización y en la cultura interna. Se caracteriza fundamentalmente por coadyuvar para ejercer una toma de decisiones racionales, se basa en la eficiencia institucional e integra la visión de largo plazo (filosofía de gestión), mediano plazo (planes estratégicos funcionales) y corto plazo (planes operativos). La planificación estratégica no es sólo una herramienta clave para el directivo, implica necesariamente, un proceso interactivo de arriba abajo y de abajo arriba en la organización; la dirección general marca metas generales para la empresa (apoyada en la información de mercados recibida con seguridad, de las unidades inferiores) y establece prioridades; las unidades inferiores determinan planes y presupuestos para el período siguiente; esos presupuestos son consolidados y corregidos por las unidades superiores, que vuelven a enviarlos hacia abajo, donde son nuevamente reajustados. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS General: Proveer de información confiable a los miembros de la Imprenta Grafisum Cía. Ltda., acerca de los cargos que se Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 74 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas necesitan cubrir y las desempeñar en estos. actividades que se deben Esta información va a ser de gran ayuda para la toma de decisiones al momento de realizar contratación de nuevo personal en las diferentes áreas de la empresa. Específicos: • Elaborar un manual de actividades.- Ya que la imprenta no cuenta con un Manual Detallado de las Actividades que se deben realizar en cada cargo, esto ocasiona pérdidas de tiempo y hay un cohesión en las funciones (nadie sabe que debe hacer con precisión, todos hacen lo que más pueden). • Diseñar cargos.- Debido a la falta de coordinación en las funciones se realizará el diseño de cargos para especificar las tareas y cargos que se deben cubrir en área, con esto se analizará si hay subocupación del personal. • Evaluar los cargos utilizando el método de puntos.- Se ponderará los cargos, considerando para esto 5 factores básicos que una persona debe reunir para ocupar un puesto o cargo dentro de esta empresa. MARCO TEORICO PLANEACION ESTRATEGICA • Incluye la aplicación y el análisis para determinar las posiciones futuras que la organización que debe alcanzar. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 75 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas • Proceso dinámico lo suficientemente flexible para permitir -y hasta forzar- modificaciones en los planes a fin de responder a las cambiantes circunstancias. • Es el componente intermedio del proceso de planeación, situado entre el pensamiento estratégico y la planeación táctica. • Se relaciona con el porvenir de las decisiones actuales, observa la cadena de consecuencias de las causas y efectos durante un tiempo, relacionadas con una decisión real o intencionada que tomara la dirección. • Es identificar y llevar a la práctica los objetivos a Largo Plazo de la empresa. DEFINICIONES Planeación estratégica se define como: • La determinación de metas y objetivos a largo plazo. • La adopción de cursos de acción para alcanzar las metas y objetivos. • La asignación de recursos para alcanzar las metas. "Planificar significa anticipar el curso de acción que ha de tomarse con la finalidad de alcanzar una situación deseada. Tanto la definición de la situación deseada como la selección y el curso de acción forman parte de una secuencia de decisiones y actos que realizados de manera sistemática y ordenada constituyen lo que se denomina el proceso de planificación". Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 76 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas “La planificación Estratégica es una herramienta por excelencia de la Gerencia Estratégica, consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización y la formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en función de la Misión y de sus objetivos, del medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles”. “La planeación estratégica: es el proceso administrativo de desarrollar y mantener una relación viable entre los objetivos, recursos de la organización y las cambiantes oportunidades del mercado. El objetivo de la planeación estratégica es modelar y remodelar los negocios y productos de la empresa, de manera que se combinen para producir un desarrollo y utilidades satisfactorios”. "La Planificación Estratégica es el proceso por el cual los dirigentes ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo. No es un dominio de la alta gerencia, sino un proceso de comunicación y de determinación de decisiones en el cual intervienen todos los niveles estratégicos de la empresa". “La planificación estratégica proporciona la dirección que guiará la misión, los objetivos y las estrategias de la empresa, pues facilita el desarrollo de planes para cada una de sus áreas funcionales”. “Es el conjunto de actividades formales encaminadas a producir una formulación estratégica. Son aquellos mecanismos formales, es decir, de obligado cumplimiento a plazo fijo, que "fuerzan" el desarrollo de un plan estratégico para la empresa”. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 77 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Necesidades Estratégica: y beneficios de la Planificación • Mantiene a la vez el enfoque en el futuro y en el presente. • Refuerza los principios adquiridos en la misión, visión y estrategia. • Fomenta la planeación y la comunicación interdisciplinarias. • Asigna prioridades en el destino de los recursos. • Constituye el puente con el proceso de planeación táctica a corto plazo. • Obliga a los ejecutivos a ver la planeación desde la macro perspectiva, señalando los objetivos centrales a modo que pueden contribuir a lograrlos. Plan estratégico: Un plan estratégico completo guía cada una de las áreas en la dirección que la organización desea seguir y les permite desarrollar objetivos, estrategias y programas adecuados a las metas. La relación entre la planificación estratégica y la de operaciones es parte importante de las tareas de la gerencia. Análisis de las fortalezas y limitaciones de la empresa: Análisis organizacional de las condiciones internas para evaluar las principales fortalezas y debilidades de la empresa. Las primeras constituyen las fuerzas propulsoras de la organización y facilitan la consecución de los objetivos organizaciones, mientras que las segundas con las limitaciones y fuerzas restrictivas que dificultan o impiden el logro de tales objetivos. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 78 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas El análisis interno: Análisis de los recursos (recursos financieros, máquinas, equipos, materias primas, recursos humanos, tecnología, etc.) de que dispone o puede disponer la empresa para sus operaciones actuales o futuras. Análisis de la estructura organizacional de la empresa, sus aspectos positivos y negativos, la división del trabajo en los departamentos y unidades, y cómo se distribuyeron los objetivos organizacionales en objetivos por departamentos. DESCRIPCION Y DISEÑO DE PUESTOS Consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás, el análisis de cargos estudia y determina todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para realizarlo de la mejor forma. El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones. Hace que se espere un determinado comportamiento en un individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo. El puesto de trabajo es el principal nexo de unión entre los empleados y la organización. Este vínculo permite a los individuos realizar aportaciones para con su organización, al tiempo que les permite recibir las recompensas pertinentes. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 79 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Análisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtención de información acerca de los puestos: su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean. Descripción de puestos de trabajo: documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo. Especificaciones del puesto de trabajo: esta relacionado con los requisitos y calificaciones personales exigidos de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, características personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis y descripción del puesto. Análisis y descripción de puestos de trabajo: • Elemento: Es la unidad mínima indivisible del trabajo. • Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del resto. • Función: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que forman un área definida de trabajo. Suelen mantener entre sí una relación de proximidad física o técnica. • Obligación: se le denomina así a los diversos compromisos que puede desarrollar una persona en una organización. • Puesto: Se trata de una o más funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una posición jerárquica en la organización. También puede definirse como "una Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 80 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros". • Ocupación: clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre sí. Se relaciona con la calificación profesional de los individuos, que le capacita para el desempeño de determinados puestos de trabajo. PEÑA BAZTAN (1990) lo define como "la fijación del contenido de un puesto de trabajo, con las funciones o actividades que en el mismo se desarrollan, así como los niveles de formación, habilidad, experiencia, esfuerzo que son precisos y la responsabilidad que se exige a su ocupante en el marco de unas determinadas condiciones ambientales”. El Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajo: “Se define como el proceso de determinación, mediante la observación y el estudio, de los elementos componentes de un puesto específico, estableciéndose las responsabilidades, capacidades, requisitos físicos y mentales que exige, los riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve”. DESSLER (1994) define el análisis de puestos de trabajo como el "procedimiento para determinar las obligaciones y habilidades requeridas por un puesto de trabajo así como el tipo de individuo idóneo para ocuparlo". Valoración de Puestos: Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 81 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas El análisis y descripción de puestos de trabajo constituye la herramienta básica a partir de la cual se determina el sistema de valoración de puestos a utilizar. Sin el análisis de puestos de trabajo no resultaría posible la posterior realización de la valoración, procedimiento mediante el que se pretende determinar el valor relativo de los distintos puestos que componen una organización. Esto se hace: • Establecimiento de sistemas retributivos más justos y equitativos. • Administración de salarios. • Seguridad e higiene del trabajo. • Planes de carrera. • Mejora de la comunicación entre el personal de la organización y otras. METODO DE PUNTOS El sistema de puntuación define estas características, llamadas factores, y las distintas intensidades, llamadas grados. En la valoración se trata de asignar a cada puesto, en cada factor, el grado que se ajusta a los requisitos de aquél. El valor que representa a esta importancia lo llamamos ponderación y se expresa en cifras. El conjunto de factores, grados y ponderación constituye el manual de valoración, que es el instrumento de medida a emplear. Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 82 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas Determinados en cada puesto los grados correspondientes, dotados de su puntuación, podremos con una simple suma tener el valor representativo del puesto. El método de Puntos por Factor se basa en el análisis y descripción de puestos, este método consta de las siguientes etapas: Un grupo de factores posible es: • • • • • • • • • • Requisitos profesionales Responsabilidad Esfuerzo Condiciones de trabajo En la Administración Pública, los factores podrían agruparse en: Dificultad Técnica Responsabilidad Penosidad Dedicación Incompatibilidad Cada uno de estos grupos de factores, a su vez, consta de una serie de sub factores. Ponderación de los factores y sub factores. La ponderación de factores se hace de acuerdo con su importancia relativa, ya que éstos no son idénticos en su contribución al desempeño de los puestos. La ponderación consiste en atribuir a los factores su peso relativo en las comparaciones entre los puestos. Se suele utilizar el peso porcentual con que cada factor será considerado en la valoración de los puestos. Este Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 83 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas porcentaje tendrá una traducción a puntos, tal y como se ha reflejado en la tabla anterior. Establecimiento de grados. Definido cada factor, es preciso determinar el número de grados en que podemos dividirlo y delimitarlos con tanta precisión como sea posible. El número de grados suele estar entre 3 y 10, pero como regla general no deberían pasar de 6. Normalmente, conseguimos una buena división con 5 grados. Los grados son definidos de forma que cada uno refleje un poco más de dificultad e importancia que el anterior y de tal manera que la expresada por el primero coincida con la de los puestos que menor importancia tienen, y la expresada por el último, con la de los puestos de mayor importancia, abarcando así entre todos la gama completa del factor que se está estudiando. PROBLEMAS • El principal problema que se presenta es: al no haber un detalle de las actividades que deben desarrollar cada una de las personas involucradas dentro de esta empresa crea una gran discordancia entre los empleados porque todos quieren hacer lo que ellos quieran y todos hacen lo mismo, cuyo resultado es una ola de pérdida de tiempo porque si falta alguien no hay otra persona que cubra ese puesto y al final ninguna persona se hace responsable de lo que suceda, lo que no ocurriría si existiera un manual detallado. • Además dentro de la empresa existe una mala política de remuneraciones porque los administradores solo consideran dos factores como experiencia y años de Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 84 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas antigüedad, y no se considera la instrucción académica, y los riesgos de cada puesto, por ello con la valoración de cargos o puestos se podrá realizar una política de remuneraciones justa y equitativas para que no haya desacuerdos con los empleados. METODOLOGIA En nuestra tesis vamos a utilizar métodos generales de investigación, específicamente la observación directa que la realizaremos en la empresa, ya que los directivos de la misma nos autorizaron hacer uso de sus instalaciones para este fin académico. Dentro de los métodos específicos utilizaremos técnicas propias de planificación estratégica tales como análisis y diagnóstico situacional, en donde se van a aplicar las siguientes matrices: • Matriz de los cuatro factores políticos, económicos. tecnológico y sociales (PETS). • Matriz FODA • Matriz de las 5 fuerzas de MICHAEL PORTER. • Matriz BCG (Grupo de Consultoría de Bostón). • Matriz de los factores claves de éxito. • Cadena de valor ESQUEMA TENTATIVO INTRODUCCION INDICE CAPITULO 1 Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 85 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas PLANEACION ESTRATEGICA 1.1 ETAPA FILOSOFICA 1.1.1. Misión, Visión, Valores 1.2. ETAPA DE DIAGNOSTICO SITUACIONAL 1.2.1. Análisis de los factores políticos, económicos, tecnológicos y socales (PETS). 1.2.2. Análisis FODA 1.2.3. Matriz de las 5 Fuerzas Competitivas de MICHAEL PORTER 1.2.4. Matriz del Perfil Comparativo 1.2.5. Matriz del Grupo de Consultoría de Bostón (B.C.G.) 1.3. ETAPA OPERATIVA 1.3.1. Estrategia Genérica 1.3.2. Ventaja Competitiva 1.3.3. Cadena de Valor CAPITULO 2 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS 2.1. DESCRIPCION DE PUESTOS 2.1.1. Conceptos 2.1.2. Orgánico Funcional o Manual de Actividades 2.1.2.1. Organigrama 2.1.2.2. Descripción Analítica de Puestos. 2.2. METODO DE VALORACION DE CARGOS 2.2.1. Método de Puntos CAPITULO 3 REINGENIERIA Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 86 Universidad de Cuenca Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Administración de Empresas 3.1. CONCEPTOS 3.2. REINGENIERIA APLICADA A LOS RECURSOS HUMANOS. 3.2.1. Aplicación práctica de Reingeniería a la Empresa Grafisum Cía. Ltda. BIBLIOGRAFIA CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA Bibliografía utilizada en la elaboración del Diseño de Tesis: • CHIAVENATO, IDALBERTO – “Administración de Recursos Humanos” – Editorial Mc Graw - Hill, México1988. • WILLIAM B. WRTHER, JR. Y HEITH DAVIS – “Texto Resumido de Administración de Personal y Recursos Humanos” - Editorial Mc Graw – Hill, México. • Apuntes de los Años Anteriores – Administración de Recursos Humanos. • www.aiteco.com/pfactor.htm • www.aiteco.com/metopuestos.htm • www.geocities.com/svg88/plan.htm • www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml Doris Marianela Méndez Vásquez Martha Cecilia Zumba Carchi / 2007 87
