manual del sistema de gestion de la calidad

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
1.GENERALIDADES
1.1.Introducción
1.1.1.Historia de la Secretaria de Educación del Distrito
1.2.Misión
1.3.Visión
1.4.Estructura Organizacional de la SED
1.5.Estructura Organizacional para la Calidad
1.5.1.Comité de Control Interno y de Gestión de la Calidad
1.5.2.Representante de la Gerencia para la Calidad
1.5.3.Grupo de Sostenibilidad y Mejoramiento de Procesos
1.5.4.Auditores Internos del Sistema de Gestión de la Calidad
1.5.5.Gestores de Calidad y Facilitadores de Calidad
2.GESTIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
2.1.Objeto del Manual de Calidad
2.2.Campo de Aplicación
2.2.1.Alcance del Manual de Calidad
2.2.2.Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad
2.2.3.Exclusiones del Sistema de Gestión de la Calidad
2.3.Control del Manual de Calidad
2.3.1.Revisión y Aprobación
2.3.2.Actualización
2.3.3.Distribución
3.MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD BASADO EN PROCESOS
4.SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1.Requisitos Generales
4.2.Gestión Documental
4.2.1.Generalidades
4.2.2.Manual de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad
4.2.3.Control de Documentos
4.2.4.Control de Registros
5.RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1.Compromiso de la Dirección
5.2.Enfoque al Beneficiario
5.3.Política de la Calidad
5.4.Planificación
5.4.1.Objetivos de la Calidad
5.4.2.Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad
5.5.Responsabilidad, autoridad y comunicación
5.5.1.Responsabilidad y autoridad
5.5.2.Representante de la Dirección
5.5.3.Comunicación Interna
5.6.Revisión por la dirección
5.6.1.Generalidades
5.6.2.Información para la Revisión
5.6.3.Resultados de la revisión
6.GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1.Provisión de recursos
6.2.Recursos Humanos
6.2.1.Generalidades
6.2.2.Competencia, toma de conciencia y capacitación
6.3.Infraestructura
6.4.Ambiente de trabajo
7.PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA SED
7.1.Planificación de la prestación de los servicios de la SED
7.2.Procesos relacionados con los beneficiarios de la SED
7.2.1.Determinación de los requisitos relacionados con los servicios de la SED
7.2.2.Revisión de los requisitos relacionados con los servicios de la SED
7.2.3.Comunicación con los beneficiario
7.3.Diseño y desarrollo
7.3.1.Planificación del diseño y desarrollo
7.3.2.Elementos de entrada para el diseño y desarrollo
7.3.3.Resultados del diseño y desarrollo
7.3.4.Revisión del diseño y desarrollo
7.3.5.Verificación del diseño y desarrollo
7.3.6.Validación del diseño y desarrollo
7.3.7.Control de cambios del diseño y desarrollo
7.4.Adquisición de bienes y servicios
7.4.1.Proceso de adquisición de bienes y servicios
7.4.2.Información para la adquisición de bienes y servicios
7.4.3.Verificación de los productos y/o servicios adquiridos
7.5.Producción y Prestación de los Servicios de la SED
7.5.1.Control de la producción y de la prestación de los servicios de la SED
7.5.2.Validación de los procesos de la producción y de la prestación de los servicios
de la SED
7.5.3.Identificación y trazabilidad
7.5.4.Propiedad del Beneficiario
7.5.5.Preservación del servicio
7.6.Control de los dispositivos de seguimiento y de medición
8.MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1.Generalidades
8.2.Seguimiento y medición
8.2.1.Satisfacción del beneficiario
8.2.2.Auditoria interna al Sistema de Gestión de la Calidad
8.2.3.Seguimiento y Medición de los Procesos
8.2.4.Seguimiento y Medición de los Servicios
8.3.Control del Servicio No Conforme
8.4.Análisis de Datos
8.5.Mejora
8.5.1.Mejora Continua
8.5.2.Acción Correctiva
8.5.3.Acción preventiva
Lista de Figuras
Figura
Figura
Figura
Figura
Figura
Figura
No.
No.
No.
No.
No.
No.
1.Estructura Organizacional Decreto 330 de 2008
2.Estructura para la Calidad
3.Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad
4.Enfoque Basado en Procesos
5.Estructura Jerárquica de la Documentación del SGC
6.Secuencia e Interacción de Procesos de la SED
1. GENERALIDADES
1.1 Introducción
La SED mantiene documentado su Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo a
lo descrito en el presente Manual de Calidad, que es usado como medio para
establecer tanto los lineamientos internos bajo los cuales es controlada la
prestación de nuestros servicios y demostrar la manera en que se da cumplimiento
a los requisitos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP
1000:2004.
A su vez la SED desea demostrar su capacidad para garantizar el derecho a la
educación, que satisfaga los requerimientos de los niños, niñas y jóvenes, a través
de la aplicación eficaz del sistema, incluidos los procesos de mejora continua y el
aseguramiento de la conformidad con los requisitos de la comunidad educativa y
los reglamentarios.
1.1.1. Historia de la Secretaria de Educación del Distrito
La Secretaría de Educación del Distrito fue creada mediante el Acuerdo Número 26
del 23 de mayo de 1955, del Concejo de la ciudad. Hace parte del sector central
de la administración distrital, en cabeza de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
La Secretaría de Educación del Distrito es la entidad rectora de la educación
preescolar, básica (primaria y secundaria) y media en Bogotá, sus funciones están
establecidas en el Acuerdo 257 de 2006 y en el Decreto 330 de 2008.
1.2 Misión de la SED
Adoptada mediante la Resolución 659 del 21 de febrero de 2007 e indica:
1.3 Visión de la SED
Adoptada mediante la Resolución 659 del 21 de febrero de 2007 e indica:
1.4 Estructura Organizacional de la SED
Figura No. 1.Estructura Organizacional Decreto 330 de 2008
prue
1.5. Estructura Organizacional para la Calidad
Figura No. 2. Estructura para la Calidad
1.5.1. Comité de Control Interno y de Gestión de la Calidad
El Comité de Control Interno y de Gestión de la Calidad de la SED es el órgano
responsable de fomentar, promover y controlar todas las actividades de la SED
que afecten la calidad de sus productos o servicios, actualmente está creado
mediante la Resolución No 4505 del 24 de noviembre de 2008 donde se establecen
sus funciones.
1.5.2. Representante de la Gerencia para la Calidad
El Secretario de Educación del Distrito ha designado como Representante de la
Gerencia para la Calidad a la Oficina Asesora de Planeación, mediante Resolución
No 4506 del 24 de noviembre de 2008, donde se establecen sus funciones.
1.5.3. Grupo de Sostenibilidad y Mejoramiento de Procesos
El Grupo de Sostenibilidad y Mejoramiento de Procesos es el responsable operativo
de las actividades del diseño, implementación y sostenimiento del Sistema de
Gestión de la Calidad y se considera dentro de sus funciones las siguientes:
Brindar asesoría y acompañamiento permanente a las áreas de la SED para el
mejoramiento y estandarización de procesos y procedimientos, diseño, ajuste y
análisis de indicadores de gestión, análisis de perfiles y funciones, identificación y
direccionamiento de requerimientos de sistemas de información.
Administrar el Manual de Procedimientos de la SED de acuerdo con las
necesidades de mejora de las áreas y la proyección de resoluciones de adopción
generadas por cada actualización.
Identificar necesidades de mejora de los procesos (nueva normatividad,
cambios en la política de la entidad o sus entes reguladores), atendiendo y dando
solución a los requerimientos de mejora.
Desarrollar y recomendar acciones y mecanismos a adoptar para el
mejoramiento continuo de la entidad.
Coordinar las actividades del diseño, implementación y sostenimiento del
Sistema de Gestión de la Calidad de la SED.
1.5.4. Auditores Internos del Sistema de Gestión de la Calidad
Seguir las instrucciones del auditor líder
Planear y realizar las tareas asignadas con objetividad eficacia y eficiencia dentro
del alcance de la auditoria
Preparar los documentos de trabajo bajo la supervisión del auditor líder:
Documentar las observaciones y no conformidades evidenciadas en la auditoria.
Salvaguardar los documentos pertinentes a la auditoria y devolverlos cuando se
requiera.
Cooperar en la preparación del informe de auditoria.
1.5.5. Gestores de Calidad y Facilitadores de Calidad
Los Gestores buscan apoyar la implementación del Sistema de Gestión de la
Calidad y los facilitadores apoyan a éstos y a los auditores de calidad.
2. GESTIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
2.1. Objeto del Manual de Calidad
El presente Manual de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad tiene como
finalidad describir el Sistema de Gestión de la Calidad implementado por la SED,
con el fin de cumplir con los estándares de calidad de la Norma NTCGP 1000:2004.
Este manual muestra los alcances, áreas involucradas, las funciones, actividades y
responsabilidades del personal, a su vez hace referencia a los procedimientos del
Sistema de Gestión de la Calidad.
Para el efecto la SED dispuso la adopción de un enfoque basado en los procesos
que se surten en el interior y en las necesidades y expectativas de los estudiantes,
padres de familia y comunidad educativa, y comunidad educativa en general.
2.2 Campo de Aplicación
2.2.1 Alcance del Manual
Las disposiciones que establece este Manual son de obligatoria aplicación por parte
de los servidores públicos de la SED, en todas las actividades relacionadas con el
alcance del Sistema de Gestión de la Calidad el cual se desarrollo de manera
integral, intrínseca, confiable, técnica y particular.
2.2.2. Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad
El Sistema de Gestión de la Calidad descrito en el presente Manual aplica a la
garantía del derecho a la educación, expresada a través del Servicio de Educación
que presta la SED, el cual comprende el conjunto de normas jurídicas, los
programas curriculares, la educación por niveles y grados, los establecimientos
educativos, y esta dirigido a los niños y niñas, jóvenes en edad escolar, a adultos y
campesinos, grupos étnicos y personas con limitaciones físicas, sensoriales,
psíquicas, con capacidad excepcionales y a personas que requieran rehabilitación
social.
Por las características de la entidad se utilizarán los términos estudiante, padre de
familia y comunidad educativa para hacer referencia a nuestros beneficiarios.
Además, nuestro proceso misional más importante implica la garantía del derecho
a la educación - Servicio Educativo que se da principalmente a través de los
Colegios Distritales con el apoyo del nivel central y local de la entidad.
Figura No. 3. Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad
2.2.3 Exclusiones del Sistema de Gestión de la Calidad
Por las características de la entidad se define como beneficiario al estudiante y
como servicio al Servicio Educativo: garantizar el derecho a la educación.
La SED excluye las siguientes actividades correspondientes al Capitulo 7
Realización del Producto o Prestación del Servicio de la NTCGP 1000:2004. Dichas
exclusiones no afectan la capacidad de la SED para prestar sus servicios
cumpliendo los requisitos establecidos.
2.3 Control del Manual del Sistema de Gestión de la Calidad
2.3.1 Revisión y Aprobación
El Manual de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad es revisado por el
Representante de la Gerencia para la Calidad y aprobado por el Secretario de
Educación del Distrito, según lo estipulado en el procedimiento Control de
Documentos del SGC, código SGC-PD-001.
2.3.2 Actualización
Para las actualizaciones del Manual de Calidad del Sistema de Gestión de la
Calidad se registrará la necesidad en el aplicativo destinado para la administración
del sistema, que puede generarse a través de las revisiones que realiza el Comité
de Control Interno y de Gestión de la Calidad, según lo estipulado en el
procedimiento Control de Documentos del SGC, código SGC-PD-001.
2.3.3 Distribución
El Manual de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentra disponible
para consulta en el aplicativo ISOLUCION para todos los servidores públicos de la
SED.
La copia original impresa es salvaguardada por el Representante de la Gerencia
para la Calidad y para distribuir copias controladas se realiza lo estipulado en el
procedimiento Control de Documentos del SGC, código SGC-PD-001.
3. MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD BASADO EN
PROCESOS
3.1 Modelo del Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos
El desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de la SED está
basado en lo establecido por la NTCGP 1000:2004, en el sentido de adoptar un
modelo orientado a procesos en el que se identifica y garantiza el cumplimiento de
los requisitos del estudiante, padre de familia y comunidad educativa, midiendo la
obtención de resultados objetivos del desempeño, eficacia e interacción,
estableciendo la mejora continua.
Figura No. 4. Enfoque Basado en Procesos
4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
4.1 Requisitos Generales
La SED establece, documenta, implementa y mantienen el Sistema de Gestión de la Calidad y mejora continuamen
efectividad de acuerdo con los requisitos de la norma NTCGP 1000:2004. Ver Figura No. 5
La SED también ha realizado las siguientes actividades en cumplimiento de los Requisitos Generales del SGC:
a)Identificación de los procesos a través del Mapa de Procesos que se puede consultar en ISOLUCION Módulo de P
realizado una clasificación de los mismos en Procesos Estratégicos, Procesos de Evaluación, Procesos Misionales y P
b)Determinación de la secuencia e interacción de los procesos a través de la identificación de las relaciones de ésto
procesos misionales Ver Figura No. 6 y estructuración de caracterizaciones por cada proceso, donde se identifican
cuales se pueden consultar en el aplicativo ISOLUCION Módulo de Procesos, a través del Mapa de Procesos de la S
Figura No. 5. Estructura Jerárquica de la Documentación del Sistema de Gestión de la Cal
Figura No. 6. Secuencia e Interacción de Procesos de la SED
c)Determinación de criterios y métodos para asegurar que la operación y el control de los procesos sean eficaces y
numerales 7.5., 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4 y 8.5.
d)Disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de los procesos. C
e)Seguimiento, medición y análisis de los procesos. Consultar numeral 8.2.3., 8.4.
f)Implementación de las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los p
8.5.
g)Identificación y diseño de los puntos de control a los riegos de mayor probabilidad de ocurrencia o mayor impact
necesidades y expectativas de nuestros niños, niñas y jóvenes. Consultar Mapa de Riesgos de la SED.
La alta dirección y todos los servidores públicos de la SED llevan a cabo estos procesos de acuerdo con lo estableci
En los casos en que alguno de los procesos contrate procesos externos que puedan afectar la conformidad del serv
controlados a través del contrato u orden de Prestación de Servicio.
4.2 Gestión Documental
4.2.1 Generalidades
La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad está definida y elaborada
con base en las características propias de la SED, la competencia de su personal,
la complejidad de las actividades e interacciones, e incluye los documentos
exigidos en la NTCGP 1000:2004:
a)Declaraciones de la Política y Objetivos de la Calidad, que se pueden consultar
en el portal de la SED y en ISOLUCION.
b)Manual de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad.
c)Procedimientos Requeridos por la NTCGP 1000:2004.
d)Documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz
planificación.
e)Los registros requeridos por la NTCGP 1000:2004
Se soporta la evidencia del cumplimiento de los requisitos y la eficacia del
funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad con los registros que cada
proceso genera.
4.2.2 Manual del Sistema de Gestión de la Calidad
Este Manual de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad destaca la Política y
Objetivos de la Calidad, establece el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad,
e incluye referencia a los procedimientos documentados, la descripción de la
interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y el
cumplimiento de los requisitos de la NTCGP 1000:2004.
4.2.3 Control de Documentos
La Oficina Asesora de Planeación a través del Grupo de Sostenibilidad y
Mejoramiento de Procesos es responsable de elaborar y mantener el Procedimiento
Documentado Control de Documentos, en el que se establecen controles para la
emisión, aprobación, revisión, actualización, identificación de cambios, distribución
y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la
Calidad en los puntos de uso, en condiciones legibles y fácilmente identificables,
previniendo el uso de documentos obsoletos. Ver procedimiento Control de
Documentos, código SGC-PD-001.
Para los Documentos Externos, la emisión, aprobación, revisión, actualización y
distribución lo realiza la Entidad dueña del documento. El área de la SED en donde
aplica dicho documento solo realiza manejo de este siempre y cuando este
vigente.
Todo documento generado en la SED para el Sistema de Gestión de la Calidad se
estructura según lo estipulado en los soportes de la metodología de
documentación de la SED, en donde se define la codificación del documento,
responsable de la elaboración, criterios de la documentación (aspectos de forma,
tipo de margen, encabezado y pie de página). Ver instructivo Elaboración de
Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.
4.2.4. Control de Registros
La Oficina Asesora de Planeación a través del Grupo de Sostenibilidad y
Mejoramiento de Procesos es responsable de elaborar y mantener el Procedimiento
Documentado Control de Registros, en el que se establecen controles para los
registros que proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos y la
eficacia de la operación del Sistema de Gestión de la Calidad.
En tal procedimiento se contemplan los controles necesarios para la legibilidad,
identificación, ordenamiento, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo
de conservación y disposición de los registros. Ver procedimiento Control de
Registros, código SGC-PD-002.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 Compromiso de la Dirección
Se define como Dirección a las personas que toman decisiones al más alto nivel en
la SED con respecto al Sistema de Gestión de la Calidad. Dichos cargos tienen la
responsabilidad y autoridad para desarrollar e implementar el Sistema de Gestión
de la Calidad, así como la mejora continua de su eficacia, de conformidad con lo
establecido en la NTCGP 1000:2004, desarrollando las siguientes actividades:
a)Comunicar la entidad la importancia de satisfacer tanto los requisitos de los
estudiantes, padres de familia y comunidad educativa como los legales y
reglamentarios, a través de circulares, oficios, memorandos, reuniones de trabajo,
boletines, el portal de la SED, correo electrónico, entre otros.
b)Establecer la política y los objetivos de la calidad, a través de reuniones de
trabajo en donde se analizan los elementos estratégicos de la SED y determina
como es que se cumplirán
c)Llevar a cabo las revisiones al Sistema de Gestión de la Calidad, a intervalos
planificados (ver numeral 5.6.1)
d)Asegurar la disponibilidad de los recursos con base en las necesidades de cada
proceso y el presupuesto autorizados.
El Secretario de Educación demuestra su compromiso con el Sistema de Gestión
de la Calidad a través de diferentes evidencias, una de ellas es el acta de
compromiso la cual fue divulgada a todos los servidores públicos de la SED a
través de SED Al día. Consulte Acta de Compromiso.
5.2 Enfoque al Beneficiario
La SED ha identificado a los niños, niñas y jóvenes como el beneficiario objeto del
Sistema de Gestión de la Calidad implementado. El Despacho de la SED ha
establecido los recursos y directrices pertinentes para asegurar que los requisitos
del beneficiario se determinen y se satisfagan tomando como referencia el Plan
Sectorial de Educación, la SED ha enfocado el Sistema de Gestión de la Calidad a
la búsqueda del mejoramiento integral de la calidad de la educación de los
estudiantes y hacia la mejora de los servicios a padres de familia y comunidad
educativa.
Para ello, a través de sus diferentes procesos, se asegura que los requisitos de los
estudiantes, padres de familia y comunidad educativa, se determinan a través de
distintos medios como son: oficios, disposiciones reglamentarias establecidas,
contratos, convenios, formatos institucionales y programas de trabajo, entre otros.
Asegura que se cumplen a través de la aplicación de mecanismos que den
evidencia de la satisfacción del beneficiario (ver requisito 8.2.1 de este manual). A
su vez esta información es tomada como elemento de entrada en la Revisión por la
Dirección.
5.3 Política de Calidad
El Comité de Control Interno y de Gestión de la Calidad, con la participación de los
servidores públicos que integra el sistema, se asegura de que la política de la
calidad es adecuada a la misión, visión, valores y principios de la SED y se cumple
en todos los niveles de la organización que participan en el Sistema de Gestión de
la Calidad, con los requisitos de la NTCGP 1000:2004, en los términos declarados a
continuación:
Esta política establece el marco para la determinación y revisión de los objetivos y
es comunicada a los servidores públicos que opera el Sistema de Gestión de la
Calidad, por medio de reuniones, el portal de la SED, y otros medios, asegurando
su entendimiento. Dicha política es analizada para su continua adecuación a través
de la revisión por la Dirección.
5.4 Planificación
La Alcaldía desarrolla el Plan de Desarrollo Distrital, antes de la publicación de este
envía lineamientos generales del plan a las entidades distritales y para el caso de
la SED desarrolla el Plan Sectorial de Educación.
La SED determina la continuidad de los proyectos teniendo en cuenta los
lineamientos del Plan de Desarrollo Distrital y genera la necesidad de nuevos
proyectos, teniendo en cuenta lo anterior surgen Líneas de Política Educativa.
La SED planea Mesas de Trabajo para discutir las Líneas de Política Educativa y
definir estrategias y programas específicos, con base en un diagnostico previo
realizado internamente. De la Mesa de Trabajo sale un documento con políticas,
programas, estrategias y proyectos específicos que deben ser adelantados por la
SED
Se elabora el Plan Sectorial de Educación con base a lo anterior y se establecen los
recursos para adelantar los respectivos proyectos. El Plan Sectorial de Educación
está avalado dependiendo de su componente por cada subsecretaría y la Oficina
Asesora de Comunicación y Prensa revisa la forma, diseño, diagramación,
publicación del mismo.
5.4.1 Objetivos de la Calidad
La SED se asegura de que los Objetivos de la Calidad, incluyendo los necesarios
para cumplir con los requisitos de los servicios solicitados por los estudiantes,
padres de familia y comunidad educativa, se establecen en las funciones y niveles
pertinentes de la organización.
Es importante señalar que los servidores públicos de cada área los conocen a
través de reuniones de trabajo, oficios y medios gráficos, entre otros.
Especialmente porque los objetivos de calidad serán los que se establezcan en
cada Plan Sectorial de Educación.
5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad
La planificación de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la SED se
realiza con el fin de cumplir los requisitos señalados en el apartado 4.1 y los
objetivos de calidad.
Cuando se implementan cambios al Sistema de Gestión de la Calidad, se realizan
de forma planificada y con la participación del personal que intervienen en los
procesos, con lo que se asegura el mantenimiento y la integridad del Sistema de
Gestión de la Calidad.
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
5.5.1 Responsabilidad y Autoridad
Las funciones y responsabilidades por área de la SED se encuentran definidas en el
Decreto 330 de 2008, en el cual se reestructura la SED y se establece su
organización administrativa y funcional.
Además la SED cuenta con una Estructura Organizacional y un Manual en donde se
especifican las funciones por cargo de cada área. Consultar Manual de Funciones y
Competencias Laborales.
5.5.2 Representante de la Dirección
El Secretario de Educación designa como su representante en el Sistema de
Gestión de la Calidad a la Oficina Asesora de Planeación según Resolución No 4506
del 24 de noviembre de 2008, en la que se establecen sus funciones y también se
le asigna como representante del Modelo Estándar de Control Interno, de esta
manera el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación es el representante del Sistema
Integrado de Gestión de la Secretaría de Educación del Distrito.
5.5.3 Comunicación Interna
La SED asegura la aplicación de procesos de comunicación eficaces y apropiados al
personal, a través de comunicados por escrito, reuniones de trabajo periódicas,
comunicación directa a todos los niveles de la organización, boletines, correos
electrónicos, portal de la SED, IntraSED, entre otros, en las que se informa sobre
temas tales como: cumplimiento de objetivos, quejas de los estudiantes, padres
de familia y comunidad educativa, cambios al Sistema de Gestión de la Calidad y
su documentación, entre otros.
5.6 Revisión por la Dirección
5.6.1 Generalidades
El Comité de Control Interno y de Gestión de la Calidad establece la revisión al
Sistema de Gestión de la Calidad, por lo menos una vez al año, para asegurar su
pertinencia, adecuación y eficacia continua. La revisión incluye oportunidades de
mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad,
incluyendo la política y los objetivos de la calidad, manteniendo registros de dichas
revisiones.
5.6.2 Información para la Revisión
Principalmente la información para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad
es recopilada por el Representante de la Gerencia para la Calidad y los
responsables de los procesos y la presenta a la Alta dirección, teniendo en cuenta
la información de entrada de la NTCGP 1000:2004.
El Representante de la Gerencia para la Calidad concentra toda la información y
solicita reunión con la Alta dirección para presentar el estado en el que se
encuentra el Sistema de Gestión de la Calidad, en caso de que existan dudas sobre
algún tema, se llama al responsable del proceso correspondiente.
5.6.3 Resultados de la Revisión
Con base en los resultados de las reuniones de revisión por la Alta Dirección, se
toman las decisiones y se establecen las acciones relacionadas con:
a)La mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos.
b)La mejora de los servicios, en relación con los requisitos del estudiante, padre
de familia, comunidad educativa y otras partes interesadas.
c)Necesidades de recursos.
Las actividades acordadas quedan registradas en el acta de reunión del Comité y
el Representante de la Dirección es responsable de darle seguimiento y de
mantener informada a la Alta Dirección sobre los resultados, si son de su
competencia directa.
6. GESTION DE LOS RECURSOS
6.1 Provisión de Recursos
La SED determina los recursos necesarios para implementar y mantener el
Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y
efectividad, aumentando la satisfacción del estudiante, padre de familia y
comunidad educativa, mediante el cumplimiento de sus requisitos, para esto la
SED tiene en cuenta los compromisos descritos en el Plan de Desarrollo Distrital y
el Plan Sectorial de Educación (Metas e indicadores) y el proyecto del área
aprobado.
Cada proyecto debe presentar a la Oficina Asesora de Planeación, la justificación
de costos con el fin de establecer su respectivo presupuesto anual. Si la
justificación es viable ese presupuesto se presenta a la Secretaría de Hacienda
Distrital y la Secretaría de Planeación Distrital en donde el Director Financiero
busca fuentes de financiación.
Para la aprobación del presupuesto de la SED, el Subsecretario de Gestión
Institucional presenta éste ante el Consejo, Confis, Hacienda Distrital y Planeación
Distrital, para que el Consejo lo apruebe tiene en cuenta la justificación presentada
por la SED. Una vez aprobado se publica mediante acuerdo del Consejo, sino el
Alcalde lo determina mediante Decreto.
Las áreas con proyectos realizan la inscripción y registro en el Banco de Proyectos
del Distrito para que la Secretaria de Hacienda Distrital distribuya el valor del
presupuesto aprobado y necesario para el cumplimiento del proyecto.
A nivel Institucional la Dirección Financiera distribuye fondos teniendo en cuenta
variables como tamaño del colegio, numero de estudiantes, entre otros, para uso
de libre inversión y quien distribuye la forma de invertirlo es el Rector de cada
colegio teniendo en cuenta las necesidades detectadas. Los servicios de vigilancia,
transporte funcionarios, aseo son suministrados por la Dirección de Servicios
Administrativos y los servicios de refrigerios, comedores escolares y transporte
escolar son suministrados por la Dirección de Bienestar Estudiantil.
Los insumos de papelería son suministrados por la Dirección de Dotaciones
Escolares a cada área de la SED teniendo en cuenta lo solicitado en el aplicativo de
esta Dirección.
6.2 Recursos Humanos
6.2.1 Generalidades
La SED reconoce que su capital humano es indispensable para satisfacer
plenamente los requisitos del beneficiario y cumplir con la Política y los Objetivos
de la calidad del SGC. Por lo anterior, se asegura que los servidores públicos sean
competentes con base en los requisitos de educación y formación, así como en las
habilidades y experiencia apropiada y determinada en el manual de funciones.
6.2.2 Competencia, Toma de Conciencia y Capacitación
La SED garantiza la competencia de sus servidores públicos en la Aplicación de la
Ley 443 de 1998, y específicamente el Decreto 1569 de 1998 que regula los
requisitos que debe cumplir un servidor público dependiendo del nivel del cargo
dentro de la carrera administrativa.
La SED cuenta con el Manual de Funciones, adoptado por medio de la Resolucion
3950 del 2008 "Por medio de la cual se modifica el Manual de Funciones y de
Competencias Laborales para los empleos de la Planta Global de Personal
Administrativo de la Secretaría de Educación Distrital".
Los Directivos de las áreas, determinan si el personal a su cargo es competente;
en caso de que no lo sea, solicita a la Dirección de Talento Humano lleve a cabo la
capacitación u otras acciones que permitan cubrir el diferencial detectado.
La Dirección de Talento Humano coordina la capacitación y realiza, junto con los
Directivos de las áreas, una evaluación de la misma para asegurarse de que el
personal ya tiene las competencias requeridas para su función. Lo anterior permite
satisfacer las necesidades de competencia del personal. En caso de que la
evaluación arroje resultados negativos, se toman acciones para cubrir esta
diferencia.
Lo anterior se lleva a cabo de acuerdo con los procedimientos operativos de la
Dirección de Talento Humano, y se evidencia mediante la documentación
comprobatoria integrada en los expedientes de hojas de vida, que se conservan en
los espacios académicos y que demuestran la educación, capacitación, habilidades
y experiencia adecuadas a cada puesto.
La Dirección de Talento Humano y los Directivos de las áreas, se aseguran que el
personal que participa en los procesos conoce la pertinencia e importancia de sus
actividades y la forma en que contribuyen al logro de los objetivos de la calidad de
la SED.
6.3 Infraestructura
Los Directivos de las áreas, con base en sus necesidades, determinan sus
requerimientos de bienes muebles que gestionan ante la Dirección de Dotaciones
Escolares, y reforzamiento y mejoramiento de bienes inmuebles ante la Dirección
de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos. Las necesidades
de hardware y software a través de la Oficina Administrativa de REDP, que se
proporcionan con base en el presupuesto, logrando con ello el mantenimiento y
creación de la infraestructura necesaria para lograr la conformidad de los
requisitos del servicio solicitado por el beneficiario.
6.4 Ambiente de trabajo
Los Directivos de las áreas determinan las condiciones del ambiente de trabajo en
sus áreas a través de reuniones con el personal, quejas y reclamos que
demuestren la percepción respecto a: la motivación hacia el trabajo, esquemas de
reconocimiento, condiciones de higiene, limpieza y seguridad, condiciones del
mobiliario, equipo de trabajo y condiciones ambientales (calor, humedad, ruido),
entre otros.
Con base en los resultados obtenidos, los Directivos de las áreas llevan a cabo
acciones que busquen mejorar el ambiente de trabajo, de manera que el personal
logre la conformidad con los requisitos del servicio.
Por otra parte, la Dirección de Talento Humano también adelanta estudios de clima
organizacional para identificar las condiciones organizacionales de la entidad en
cuanto a su ambiente de trabajo y tomar acciones al respecto.
7. PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE LA SED
7.1 Planificación de la Realización de los Servicios de la SED
Los responsables de los procesos planifican y desarrollan la prestación de los
servicios, mediante la elaboración de esquemas de trabajo enfocados a procesos,
considerando la documentación de referencia y los proyectos del Plan Sectorial de
Educación.
El resultado de esta planificación permite a las áreas involucradas contar con una
metodología de operación adecuada para la prestación de los servicios y es
coherente con los otros procesos que conforman el Sistema de Gestión de la
Calidad.
Esta planificación considera la determinación de:
a)Los objetivos de la calidad y los requisitos para los servicios.
b)La necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos
específicos para los servicios, tales como equipo de cómputo, papelería, vehículos,
viáticos, etc.
c)Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y
ensayo y/o prueba, específicas para los servicios, así como los criterios para la
aceptación de los mismos, señalados en cada uno de los procedimientos.
d)Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los
procesos de prestación de los servicios resultantes cumplen los requisitos.
La garantía del derecho a la educación (servicio educativo), a nivel nacional y
distrital, está regida por la Ley Nacional de Educación, en la que se plantea la
exigencia de la elaboración de un Plan Educativo Institucional (PEI) de cada
colegio.
A nivel nacional, el Ministerio de Educación Nacional define lineamientos y
estándares y a nivel distrital, existen otros dos documentos que se convierten en
el marco de referencia por excelencia para la elaboración del PEI, que son: el Plan
de Desarrollo y el Plan Sectorial de Educación.
El PEI se convierte en el instrumento en el cual se define la planificación para la
garantía del derecho a la educación y como tal es revisado y ajustado, conforme
se requiera.
Ahora, bien, el PEI plantea el horizonte institucional, y define el marco estratégico
y el marco teleológico, sobre el cual se va a garantizar el derecho a la educación.
Este documento tiene los siguientes capítulos:
1.Los principios y fundamentos que orientan la acción de la comunidad
educativa en el colegio.
2.Análisis de la situación institucional que permita la identificación de
problemas y sus orígenes.
3.Los objetivos generales del proyecto.
4.La estrategia pedagógica que guía las labores de formación de los
educandos.
5.La organización de los planes de estudio y la definición de los criterios
para la evaluación del rendimiento del educando.
6.Las acciones pedagógicas relacionadas con la educación para el ejercicio
de la democracia, para la educación sexual, para el uso del tiempo libre,
para el aprovechamiento y conservación del ambiente y, en general, para
los valores humanos.
7.El reglamento o manual de convivencia y el reglamento para docentes.
8.Los órganos, funciones y forma de integración del Gobierno Escolar.
9.El sistema de matrícula y pensiones que incluya la definición de los pagos
que corresponda hacer a los beneficiarios del servicio y, en el caso de los
establecimientos privados, el contrato de renovación de matrícula.
10.Los procedimientos para relacionarse con otras organizaciones sociales,
tales como los medios de comunicación masiva, las agremiaciones, los
sindicatos y las instituciones comunitarias.
11.La evaluación de los recursos humanos, físicos, económicos y
tecnológicos disponibles y previstos para el futuro con el fin de realizar el
proyecto.
12.Las estrategias para articular el colegio con las expresiones culturales
locales y regionales.
13.Los criterios de organización administrativa y de evaluación de la
gestión.
14.Los programas educativos de carácter no formal e informal que ofrezca
el establecimiento, en desarrollo de los objetivos generales del colegio.
Sin embargo, se hace necesario definir con mayor detalle el elemento de
planificación que precisa en particular la garantía del derecho a la educación, que
es el Plan de Estudios. Para ello se desarrolla una Matriz Relacional, donde se
encuentran los elementos en común de las diferentes áreas.
Como se observa, los siguientes, son aspectos contenidos en el PEI:
•
Los objetivos de la calidad para la garantía del derecho a la educación: En
el punto 3 del PEI, "Los objetivos generales del proyecto", como en el Plan
de estudios se definen los objetivos particulares para la garantía del
derecho a la educación.
•
La necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar
recursos específicos para los servicios, tales como equipo de cómputo,
papelería, vehículos, viáticos, etc. En los puntos 3 al 11
La planificación realizada se ajusta a las necesidades y metodología de operación
de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y se contempla en el Plan
Sectorial de Educación y Manual de Procedimientos.
7.2 Procesos Relacionados con los Beneficiarios de la SED
7.2.1 Determinación de los Requisitos Relacionados con l Servicio
Por tratarse de procesos educativos, que cobijan una amplia cobertura, es
necesario comprender que los requisitos planteados por el beneficiario en
particular están dados por un colectivo de representatividad de los mismos, no por
la individualidad. Los requisitos de los estudiantes, padres de familia y comunidad
educativa se encuentran en el Plan Sectorial de Educación vigente, en el
diagnóstico o presentación de situación actual.
La aplicación de los criterios individuales se da en el proceso de selección de los
padres de familia del colegio en el cual matriculan a sus hijos, en los que,
evidentemente, y aparte de los criterios de calidad de la educación ofrecida y
cercanía, existen otros como la imagen institucional en el entorno, el
comportamiento observable de otros egresados, el desempeño social de los
docentes y actividades extracurriculares, entre otros.
Algunos de los requisitos planteados por los beneficiarios, se recogen
primordialmente en encuestas y en un diagnóstico en el que participan alumnos y
padres de familia.
Adicionalmente, la adopción del PEI se hace mediante la participación de los
diferentes estamentos integrantes de la comunidad educativa, lo que garantiza la
inclusión de los requisitos definidos en consenso por los beneficiarios. Hacen parte
de dicha comunidad educativa: estudiantes, padres de familia o acudientes,
docentes, directivos docentes, administrativos y egresados de los colegios
distritales.
Igualmente, se definen en el PEI y en el Plan de Estudios aquellos requisitos
necesarios para la prestación del servicio, que no son establecidos de manera
expresa por los beneficiarios.
También se incluyen todos los requisitos legales y reglamentarios relacionados con
el servicio.
7.2.2 Revisión de los Requisitos Relacionados con el Servicio
Antes de aceptar la prestación de los servicios bajo los requisitos señalados en el
punto 7.2.1, se revisa que éstos estén definidos en oficios, contratos, convenios,
correos electrónicos y formatos determinados con base en la normatividad.
Por su parte, en el nivel institucional se desarrolla un proceso de validación y
revisión de lo contenido en el PEI y en el Plan de estudios particular de cada
colegio. El Consejo Directivo aprueba el PEI, en consulta con el Consejo
Académico, garantizando que la integración de todo el contenido sea coherente.
Pueden existir solicitudes de modificación al rector, por cualquier estamento de la
comunidad educativa, las cuales serán revisadas por el Consejo Directivo e
incorporadas o no, de acuerdo con los criterios académicos, administrativos y
directivos que se requieran.
Los responsables de los procesos llevan a cabo un análisis histórico de la
capacidad de sus procesos como base para determinar hasta dónde podrán
comprometerse en la prestación de un servicio. Lo anterior se establece en los
requisitos 8.2.3 y 8.4 de este Manual.
Se mantienen registros de la revisión de los requisitos y de las acciones originadas
por la misma, de acuerdo con lo manifestado por los representantes de la
comunidad educativa.
7.2.3 Comunicación con los Beneficiarios
Los responsables de los procesos establecen distintos medios para la comunicación
eficaz con sus estudiantes, padres de familia y comunidad educativa, a través de:
 Correo electrónico
 Reuniones de trabajo
 Atención directa y personal
 Buzón de quejas, sugerencias y felicitaciones
 Circulares informativas
 Carteleras
 Periódicos escolares, emisoras escolares, audio-videos, como medios
establecidos en algunos colegios
 Escuela de padres
 Talleres de socialización y formación, entre otros.
Muchos de los anteriores son en dos vías y permiten hacer una retroalimentación a
las dudas, consultas sobre sus peticiones, modificaciones, quejas, reclamos,
percepciones y sugerencias, según sea el caso.
7.3 Diseño y desarrollo
7.3.1. Planificación del Diseño y Desarrollo.
Las áreas de la SED en las que aplica este requisito planifican y controlan el diseño
y desarrollo identificando en la documentación correspondiente a estos procesos:
a)Las etapas involucradas en el diseño y desarrollo
b)Las revisiones, verificaciones y validaciones para cada una de esas etapas
c)Las responsabilidades y autoridades relacionadas con el proceso
d)La forma como se interrelacionan los involucrados en el diseño y desarrollo
Los responsables de estos procesos nombran a un grupo y líder de proyecto con
los cuales elaboran un plan de proyecto para controlar los avances y actualizar los
registros que se deriven del diseño y desarrollo de un servicio.
En particular con relación al diseño curricular, se establecen jornadas durante las
cuales se trabaja con la comunidad educativa, con una definición de las diferentes
etapas.
Para el desarrollo de las actividades planteadas, se elabora una Agenda Escolar
que es un documento en el que se detallan las actividades de todo el año.
7.3.2 Elementos de Entrada para el Diseño y Desarrollo.
Se determinan los elementos de entrada relacionados con los requisitos de los
servicios (política educativa del distrito y garantía del derecho a la educación) de
acuerdo con:
a)Los requisitos funcionales y de desempeño
b)Los requisitos legales y reglamentarios aplicables
c)La información proveniente de diseños previos similares o relacionados
d)Cualquier otro requisito esencial aplicable
Estos requisitos se establecen y revisan en forma conjunta con el beneficiario y el
responsable del proceso según corresponda para asegurarse de que están
completos, son los adecuados y no presentan contradicciones.
En los colegios, para la elaboración del PEI y del Plan de Estudios, se tiene como
información de insumo el diagnóstico institucional y la evaluación institucional, que
permiten valorar si se ha dado cumplimiento a los requisitos funcionales y de
desempeño. Estas evaluaciones contienen la valoración de aspectos académicos de
orden comparativo, tales como los resultados institucionales de las Pruebas ICFES
o pruebas SABER, (éstas últimas se aplican en algunas ocasiones a los cursos 3, 5,
7 y 9) y permiten un monitoreo del resultado del quehacer en términos
académicos del colegio.
Así mismo, el PEI y el Plan de Estudios contienen los lineamientos y estándares
planteados por el Ministerio de Educación Nacional y aquellos requisitos legales y
reglamentarios que se expidan.
7.3.3 Resultados del Diseño y Desarrollo.
Los resultados del diseño y desarrollo son registrados y verificados antes de su
aprobación por los líderes de proyecto y los responsables de cada proceso según
corresponda.
En los colegios, los resultados del diseño curricular son registrados finalmente en
el Plan de Estudios y quedan inmersos en una Matriz relacional, en la cual quedan
evidentes los aspectos comunes a las diferentes áreas del conocimiento. De esta
manera se verifica que los planes de estudio estén alineados con los objetivos del
PEI.
Existen otros elementos que permiten evidenciar la información necesaria para
adquisición de bienes y servicios, como el presupuesto, que contiene el plan de
compras y el POA.
7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo.
De conformidad con el plan de proyecto se realizan revisiones en las etapas del
diseño y desarrollo. Es revisado por los líderes de proyecto y los responsables de
cada proceso que vigilan el cumplimiento con la planificación del diseño y
desarrollo (7.3.1).
En los colegios, tal como lo plantea la normativa (Decreto 1860 de 1994), el
currículo debe revisarse y mantener en continuo mejoramiento. Es el Consejo
Académico el llamado a dinamizar el mismo y es el Consejo Directivo el llamado a
aprobarlo, tal como se observa en el numeral 7.3.6. No obstante tratarse de algo
dinámico y que requiere de la adecuación al entorno del colegio, siempre debe
observar las siguientes condiciones, así sea modificado:
a) Los fines de educación y los objetivos de cada nivel y ciclo definidos por la
misma ley;
b) Los indicadores de logro que defina el Ministerio de Educación Nacional.
c) Los lineamientos que expida el Ministerio de Educación Nacional para el diseño
de las estructuras curriculares y los procedimientos para su conformación, y
d) La organización de las diferentes áreas que se ofrezcan.
7.3.5 Verificación del Diseño y Desarrollo.
La verificación se lleva a cabo por el responsable del proceso según corresponda
para asegurarse que se cumple con el Plan de Proyecto y, en consecuencia, con los
datos de entrada del diseño y desarrollo.
En los colegios, la verificación del diseño curricular y del Plan de Estudios se lleva a
cabo por parte del Consejo Académico, quien, como se planteó anteriormente, es
el encargado de la dinamización, la revisión y continuo mejoramiento del mismo.
Los registros de la verificación y de cualquier acción que se derive de la misma son
conservados por el responsable del proceso.
7.3.6 Validación del Diseño y Desarrollo.
La validación se realiza con el beneficiario antes de la entrega o implementación
del producto para asegurase de que se cumplen los requisitos de uso previsto o
aplicación específica, los registros de esta validación y de cualquier acción que se
derive de la misma son conservados por el responsable del proceso.
En los colegios, la validación del currículo es una actividad que debe desarrollar el
Consejo Directivo, en consulta con el Consejo Académico de cada una de los
colegios (Artículo 37 del Decreto 1860 de 1994).
7.3.7 Control de cambios
Los cambios de diseño y desarrollo del servicio se controlan y registran a través
las revisiones, verificaciones y validaciones realizadas. Los registros que soportan
la aprobación de estos cambios son conservados por el responsable del proceso.
En los colegios, se tiene un historial que permite la trazabilidad de los diferentes
ajustes hechos a los Planes de Estudio año a año, en cada uno de los colegios, con
el fin de conocer la evolución de los mismos.
7.4. Adquisición de Bienes y Servicios
7.4.1. Proceso de adquisición de Bienes y Servicios
Todos los procesos realizan adquisición y contratación de bienes y servicios de
acuerdo con lo establecido en la normativa vigente y los procedimientos de la
Dirección de Contratación y sus oficinas, en los que se determina cómo es que se
asegura que los productos o servicios contratados cumplen con los requisitos de
los estudiantes, padres de familia y comunidad educativa.
Por otra parte, determinan cual será el alcance y control que aplicarán a los
productos o servicios y proveedores que los proporcionan, dependiendo del
alcance e impacto que tienen éstos en la prestación de los servicios que
proporciona la SED.
Para lo anterior, en los procedimientos de la Dirección de Contratación y sus
oficinas se definen los criterios para seleccionar, evaluar y reevaluar a los
proveedores en función de su capacidad para proporcionar productos y servicios
adecuados que satisfagan las necesidades de los estudiantes, padres de familia y
comunidad educativa que los solicitan. Con base en la información que genera el
análisis del comportamiento de los proveedores, toman las acciones pertinentes y
conservan los registros correspondientes. Esta información forma parte de la
revisión por la dirección.
7.4.2. Información para la Adquisición de Bienes y Servicios
Para llevar a cabo la adquisición, cuando es apropiado, se aseguran de contar con
la información completa respecto a los requisitos para aprobar los bienes y
servicios, los requisitos del personal y requisitos asociados al Sistema de Gestión
de la Calidad.
7.4.3. Verificación de los productos y/o servicios adquiridos
Cada área de la SED tiene establecidos criterios para la aceptación de los
productos o servicios recibidos a los proveedores.
Una vez que el producto o servicio es recibido, éste es revisado para asegurar que
lo que entrega el proveedor es lo que solicitó el beneficiario. En caso contrario, se
toman las acciones correspondientes.
En los contratos de Refrigerios se llevan a cabo verificaciones en las instalaciones
del proveedor, por lo que establecen, en la información de adquisición y
contratación, las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la
liberación del producto.
7.5 Producción y Prestación de los Servicios de la SED
7.5.1 Control de la producción y de la Prestación de los Servicios de la SED
Los responsables de los procesos planifican y mantienen bajo condiciones
controladas, los procesos para la prestación de los servicios. Dicha planificación
está descrita en el requisito 7.1.
Para efectos de la garantía del derecho a la educación, cada colegio cuenta con:
a)La información propia del derecho a la educación, el PEI, Currículo, Plan de
estudios y Agenda Escolar, como definiciones de las características del servicio.
b)Los procedimientos que aplican, así como los documentos que plantean el
desarrollo del quehacer educativo.
c)La definición de uso del material didáctico.
d)Los instrumentos de evaluación, no solo académico a nivel de los educandos,
sino a nivel institucional.
e)Los planes de mejoramiento institucionales, que materializan la implementación
del seguimiento.
f)El literal f de este numeral se encuentra excluido (Ver numeral 2.2.3.)
g)El mapa de riesgos respectivo del colegio.
Este requisito se encuentra parcialmente excluido por el inciso f). Ver exclusiones
2.2.3.
7.5.2. Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación de
los Servicios de la SED
La validación de los procesos de prestación de los servicios de la SED, se da,
durante la vigencia escolar, aunque se materializa al final del año en la Evaluación
Institucional, en donde se recogen la capacidad del colegio para alcanzar los
objetivos planteados inicialmente.
7.5.3 Identificación y Trazabilidad
Los responsables de los procesos establecen los criterios para la asignación de una
identificación adecuada de los servicios, a lo largo de su realización y hasta su
entrega final; misma que se puede verificar a través de elementos como: número
de personal, nombre del interesado, lugar de adscripción, entidad académica o
dependencia, número de folio, número de requisición o proyecto, entre otros.
Lo anterior permite tener una trazabilidad, que aunque no es un requisito
establecido, favorece el control sobre el servicio y sus etapas de realización.
A nivel institucional, dado que la garantía del derecho a la educación a un solo
beneficiario se realiza año a año, se hace necesario el manejo documental de la
trazabilidad de los resultados de cada educando a lo largo de todo el tiempo.
Inclusive, porque es posible que un educando cambie de un colegio distrital a otro,
no solo al final del año lectivo, sino durante el mismo.
Dadas estas consideraciones cada colegio mantiene una trazabilidad de los
resultados académicos de cada estudiante.
Adicionalmente, cada colegio tiene la trazabilidad de los diferentes planes de
estudios de un año a otro, con el fin de mantener la información de la manera
como se garantizó el derecho a la educación para cada grado en cada uno de los
años.
7.5.4. Propiedad del beneficiario
La SED cuida los bienes que son propiedad del estudiante, padre de familia y
comunidad educativa mientras estén bajo su control o custodia.
Los bienes que proporciona el beneficiario como soporte del derecho a la
educación que se busca garantizar, son documentos tales como: copia Tarjeta de
Identificación, certificados calificaciones en colegios previos (si aplica), registro
civil, entre otros (los documentos varían según el colegio y grado al que el
estudiante desea ingresar), estos documentos son identificados, verificados,
protegidos y salvaguardados en el expediente del estudiante en el archivo del
Colegio.
Los registros o documentos generados durante la garantía del derecho a la
educación tales como calificaciones, reportes de comportamiento y conducta entre
otros, son identificados y archivados en el expediente del estudiante en el colegio.
Una vez la educación haya culminado o el estudiante realice retiro voluntario, el
responsable del archivo en el colegio aplica lo estipulado en manejo de
documentos en la tabla de retención documental.
Para los demás procesos en los que docentes, administrativos y otras partes
interesadas entregan documentos a la SED existen mecanismos de manejo de
archivo, ya sea contractual, jurídico, o de hojas de vida.
7.5.5 Preservación del Servicio</B<< b>
La entidad debe preservar la conformidad del servicio durante el proceso interno y
su prestación final. En el caso de la garantía del derecho a la educación se deben
preservar todos los documentos y registros soporte de dicho servicio. Para
documentos se deberá aplicar lo establecido en la tabla de retención documental.
7.6. Control de los Dispositivos de Seguimiento y de Medición
Este requisito se excluye del Sistema de Gestión de la Calidad. Está justificada su
exclusión en el numeral 2.2.3.
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1 Generalidades
Los responsables de los procesos definen, planifican e implementan las actividades
de medición, análisis y mejora, así como las actividades de seguimiento necesarias
para asegurar la conformidad de los servicios, la conformidad del Sistema de
Gestión de la Calidad y la consecución de la mejora continua de su eficacia. Esto
incluye la aplicación de métodos y técnicas estadísticas.
8.2 Seguimiento y Medición
8.2.1 Satisfacción del Beneficiario
Los responsables de los procesos obtienen información relativa a la percepción del
beneficiario con respecto al cumplimiento de sus requisitos a través de algunos de
los métodos siguientes:
a)Reuniones con los estudiantes, padres de familia y comunidad educativa, en
caso de ser necesario.
b)Sistema Distrital de Quejas y Soluciones.
c)Correo electrónico - Contáctenos.
d)Estadísticas derivadas de los procesos.
e)Informe de auditorias.
f)Cuestionarios y encuestas.
Esta información se utiliza para la mejora de los procesos, con respecto a los
requisitos de los estudiantes, padres de familia y comunidad educativa y del
Sistema de Gestión de la Calidad.
8.2.2 Auditoría Interna al Sistema de Gestión de la Calidad
La Oficina de Control Interno realiza, a intervalos planificados, auditorías internas
que permiten determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme con lo
planeado, con los requisitos de la NTCGP 1000:2004 y se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz.
Se cuenta con el Procedimiento de Auditorías Internas de Calidad, código SGC-PD003 en el cual se definen: las responsabilidades y requisitos para la planificación y
realización de las auditorías, así como la información de los resultados y el
mantenimiento de los registros.
Los responsables de las áreas auditadas se aseguran de tomar acciones sin
demora para eliminar las no conformidades y sus causas, detectadas en la
auditoría. Las actividades de seguimiento que llevan a cabo incluyen la verificación
de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación.
8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos
La SED y los responsables de los procesos dan seguimiento a los mismos y
establecen las mediciones necesarias que permiten verificar el cumplimiento de los
resultados planificados y requisitos del estudiante, padre de familia o comunidad
educativa, aplicando las correcciones y acciones correctivas necesarias cuando no
se alcancen los resultados planificados, asegurando con ello la conformidad del
servicio.
Esto se hace a través del cumplimiento de las actividades establecidas, de las
auditorías internas de calidad, del cumplimiento de los Objetivos de la Calidad, de
la Revisión por la Dirección y de lo ejecutado por Control Interno.
8.2.4 Seguimiento y Medición de los Servicios
Los responsables de los procesos miden y verifican que se cumplan las
características de los servicios en cada una de sus etapas, manteniendo evidencia
de conformidad, de acuerdo con los procedimientos operativos que aplican en cada
proceso para la prestación del servicio.
Todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad tienen establecidos
indicadores en los cuales se mide periódicamente el grado de cumplimiento de los
servicios con respecto a los requisitos definidos para los mismos.
El seguimiento y la medición de la garantía del derecho a la educación, se realiza a
través de las evaluaciones establecidas, el cumplimiento del desarrollo del
currículo, aplicación de las pruebas Saber y Comprender aplicadas a los niños,
niñas y jóvenes, además de los logros esperados en los estudiantes en cada nivel.
8.3 Control del Servicio No Conforme
Los responsables de los procesos identifican y controlan los servicios que no sean
conformes con los requisitos para prevenir su uso o entrega no intencional.
Para ello utilizan el Procedimiento Control de Servicio No Conforme, código SGCPD-006 en el que se determinan los controles, responsabilidades, autoridad y el
tratamiento que se le da al servicio no conforme.
Se mantienen registros de la naturaleza de los servicios no conformes y de las
acciones tomadas, incluyendo las concesiones otorgadas, y se revisa que las
acciones realizadas hayan eliminado la no conformidad. Cuando se corrige un
servicio no conforme, se somete a una nueva revisión para demostrar su
conformidad con los requisitos.
Los responsables de los procesos toman acciones apropiadas respecto a los efectos
potenciales de la no conformidad detectada en aquellos servicios entregados o en
uso.
8.4 Análisis de Datos
Los Responsables cada dependencia y la Oficina Asesora de Planeación analizan los
datos apropiados para demostrar la idoneidad, eficacia, eficiencia y efectividad del
Sistema de Gestión de la Calidad y para evaluar donde puede realizarse la mejora
continua de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. Esto se lleva a cabo
con la revisión de los indicadores de los procesos durante las revisiones por la
Dirección.
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora Continua
Los responsables de los procesos mejoran continuamente la eficacia del Sistema
de Gestión de la Calidad, basándose en el análisis de la política y objetivos de la
calidad, las revisiones de la Dirección, los resultados de las auditorías, el análisis
de datos y los resultados de acciones correctivas y preventivas realizadas.
8.5.2 Acción Correctiva
Los responsables de los procesos realizan acciones correctivas apropiadas de
acuerdo al efecto de las no conformidades, para eliminar sus causas y evitar su
repetición. Esta actividad se lleva a cabo a través de la aplicación del
Procedimiento Acciones Correctivas, código SGC-PD-004.
8.5.3 Acción preventiva
Los responsables de los procesos determinan y realizan acciones preventivas
apropiadas, de acuerdo al efecto de las no conformidades potenciales, para
eliminar sus causas y prevenir su ocurrencia. Esta actividad se lleva a cabo a
través de la aplicación del Procedimiento Acciones Preventivas, código SGC-PD004.
DOCUMENTACIÓN RELACIONADA
SGC-PD-001
Calidad
SGC-PD-002
Calidad
SGC-PD-003
SGC-PD-004
SGC-PD-005
SGC-PD-006
Control de Documentos del Sistema de Gestión de la
Control de Registros del Sistema de Gestión de la
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Auditoria Interna de Calidad
Control del Servicio No Conforme