1.1.- Definición de Administración

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CARRERA: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
ASIGNATURA: Gerencia de Sistemas de Información
Guía Nº 1. Conceptos Básicos
El ser humano es social por naturaleza, lo que implica vivir organizadamente. Esto, a su
vez, requiere de dividir las funciones sociales en forma ordenada, de modo que algunos miembros
produzcan alimentos, otros vestidos, otros den servicios. Desde que el hombre constituyó la tribu
requirió de administración grupal para sobrevivir y cubrir cada vez más sus crecientes necesidades,
por lo que la administración es una de las actividades y trabajos más antiguos, interesantes y bello.
La necesidad es el puto de acción inicial de la administración, dado que para poder
satisfacerla se requiere trabajar hacia propósitos concretos del trabajo grupal. Así podemos iniciar
a partir de este concepto: diciendo que la administración es la actividad humana encargada de
organizar y dirigir el trabajo individual y colectivo efectivo en términos de objetivos
predeterminados. Es por ello, la administración se ha ido formando conforme han ido creciendo
las necesidades humanas. En un principio, los administradores nacían y eran productos de un
liderazgo nato; pero la evolución de la misma sociedad fue exigiendo más conocimientos de
organización de trabajo y de un mejoramiento continuo de los procesos, los productos y las
técnicas administrativas. Podemos comparar el desarrollo de la misma, con el movimiento de una
locomotora, que inicia su marcha lentamente y, poco a poco, va tomando mayor velocidad y su
conducción requiere más pericia. Es una disciplina altamente dinámica que hoy día implica una
preparación continua profesional. En este campo de la actividad humana concurren tolas las
demás profesiones para su perfeccionamiento; además de que todos los otros campos la utilizan
cada vez más como herramienta.
1.1.- Definición de Administración
Definiciones Según sus autores:
Willbur Jiménez Castro, citado por Sergio Hernández (2005), define la administración
como: “una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos
humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzos cooperativos, a través de los cuales
se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no se pueden lograr en los
organismos sociales” (pág.5).
Por su parte, Fremont E., Kast, citado por Sergio Hernández (2005), dice que la:
“administración es la coordinación de hombres y recursos materiales para el logro de objetivos
organizativos, lo que se logra por medio de cuatro elementos: dirección hacia objetivos, a través de
gente, mediante técnicas y dentro de una organización” (Pág. 5).
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Chiavenato Adalberto (1999), refiere que la palabra administración viene: “del latín ad
(dirección o tendencia) y minister (subordinación u obediencia), y significa cumplimiento de una
función bajo el mando de otro; esto es, prestación de un servicio” (pág. 8).
Sin embargo, el significado original de esta palabra sufrió una radical transformación, ya
que la tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización
y transformarlos en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y
el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la empresas, con el fin de
alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación.
Por consiguiente, administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el
uso de los recursos para lograr los objetivos.
Por lo tanto, se concluye: “Es el proceso mediante el cual una empresa desarrolla y ejecuta organizadamente
sus actividades y operaciones, aplicando los principios que le permitan en conjunto tomar las mejores
decisiones para ejercer el control de sus bienes, compromisos y obligaciones que lo llevarán a un
posicionamiento en los mercados tanto nacionales como internacionales”. M.S.M (20/10/2010)
Elementos
Ciencia
Técnica
Arte
Definición
Conjunto
de
conocimientos
ordenados
y
sistematizados,
de
validez
univesal,
fundamentados en una
teoría
referente
a
verdades generales.
Conjunto
de
instrumentos,
reglas,
procedimientos
y
conocimientos
cuyo
objeto es la aplicación
utilitaria.
Conjunto de técnicas y
teorías, cuyo objeto es
causar un placer estético
a través de los sentidos.
También se dice de la
virtud,
habilidad
o
disposición para hacer
bien una cosa.
Objeto
Conocimiento
del
Aplicación
mundo: búsqueda de la
práctica.
verdad.
Método
Investigación.
Observación.
Experimentación.
Encuestas.
Fundamento
Leyes
Principios.
o
Instrumentos.
Procedimientos.
Conocimientos
científicos.
utilidad
Belleza.
Habilidad.
Expresión.
Técnicas.
Teorías.
Emotividad.
Creatividad.
generales. Principios y reglas de
Reglas
aplicación práctica.
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1.2.- Características de la Administración
La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras disciplinas:
1. Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en
una empresa industrial, el ejercito, un hospital, una escuela, etc.
2. Valor Instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración
resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca
obtener un resultado.
3. Unidad Temporal: Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el
proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. Todas las partes del
proceso administrativo existen simultáneamente.
4. Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización
formal.
5. Especificidad: Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene
características propias que le proporcionan su carácter específico.
6. Interdisciplinariedad: La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas
relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
7. Flexibilidad: los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada
grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.
1.3.- Importancia de la Administración
Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la trascendencia que tiene la
administración en la vida del hombre. Por lo que es necesario mencionar algunos de los
argumentos más relevantes que fundamenta la importancia de esta disciplina:
1. Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es
imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social.
2. Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y
procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.
3. Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en
relación directa con la aplicación de una buena administración.
4. Bien común: A través de los principios de administración se contribuye al bienestar de la
comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los
recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos.
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1.4.- Las Funciones de la Administración:
Muchos académicos y gerentes han descubierto que el análisis de la administración se
facilita mediante una organización útil y clara del conocimiento como primer orden de clasificación
del conocimiento se han usado las cinco funciones de los gerentes:

Planeación.
 Organización.
 Integración de personal.
 Dirección.
 Control.
Esta estructura se ha utilizado y ha sido sometida a prueba desde la primera edición de
esta obra en 1955. Aunque existen diferentes formas de organizar, el conocimiento
administrativo, la mayoría de los autores han adoptado esta estructura u otra similar, incluso
después de experimentar a veces con otras formas de estructurar el conocimiento. Algunos
académicos han organizado el conocimiento administrativo en torno a los papeles de los
administradores. En realidad, se han hecho alguna contribución valiosa ya que este enfoque
también se concentra en los que hacen los administradores y son evidencia de planeación,
organización, integración de personal, dirección y control. Sin embargo este enfoque basado en los
papeles tiene ciertas limitaciones. Aunque se ponen de relieve las tareas de los Administradores
deben operar en el ambiente externo de una empresa, así como en el ambiente interno de los
diversos departamentos dentro de una organización
1.5.- Principios de la Administración
1.- La Planeación: Es la base fundamental del proceso administrativo, ya que en ella la empresa
predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben obtener en las
operaciones de un futuro deseable, posible y probable.
Los elementos de una buena planeación para tener en cuenta son:


Un Buen Diagnóstico: Debe ser exacto y acertado para que nos muestre la realidad de las
cosas, sin falsas expectativas y en un escenario real, ajustado a las actividades planificadas.
Debe marcar el entorno interno y externo, de tal manera que se muestren en forma
completa los alcances reales de la empresa.
Objetivos Bien Definidos: Estos tienen que ser bien definidos y alcanzables en el tiempo
estipulado en la fase de planeación. Por su duración, en el logro de resultados pueden ser
a largo (más de dos años), mediano (dentro de los dos años) y corto plazo (hasta por seis
meses).
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Uno de las grandes virtudes del principio administrativo, es la decisión de la dirección en
establecer objetivos: claros, concretos, factibles, medibles y posibles de alcanzar en el tiempo
estipulado por ella, para esto es necesario hacer un seguimiento oportuno y preciso del desarrollo
de
cada
una
de
las
actividades
del
plan.
Una de las herramientas valiosas de la administración es la determinación de: Que es lo que se va
a hacer, DONDE lo va a hacer, QUIEN lo va a hacer, COMO lo va a hacer, CUANDO y en CUANTO
tiempo
se
va
a
hacer.
Ejemplo: La Empresa SISTEMAS FÁCILES; dedicada al ensamble, venta, mantenimiento y
reparación de computadores, desea planificar una estrategia con el objetivo de aumentar sus
ventas:
Para
ello
la
Dirección
decide
lo
siguiente:
Realizar un promoción la cual consta de:
En ventas de Computadores se efectuará el 10% de descuento, en Mantenimiento se efectuará el
50% de descuento, y en reparaciones por cada $100.000 en compras recibirá un bono por $30.000
para ser utilizado en otra compra. La estrategia está planificada para llevarla a cabo en su sede
principal en la ciudad de Pereira, todo el personal de la empresa estará comprometido; desde el
personal de ventas, servicio técnico hasta contabilidad donde se harán efectivos los descuentos. La
promoción beneficiará a todos los clientes en general al solicitar algún producto o servicio.
Finalmente la promoción estará vigente desde el día 15 de febrero de 2004 hasta el 05 de marzo
de 2004.


Selección de Estrategias: La dirección escogerá la forma y manera de lograr los objetivos
propuestos en el plan, previo análisis de cada situación en particular, por lo tanto elegirá la
más
acertada
decisión
para
la
empresa.
La mejor estrategia debe abarcar todas las áreas de la empresa y debe sincronizar las
actividades entre producción, finanzas, mercadeo y personal. También el plan tendrá
flexibilidad que le permita ajustarse de Acuerdo a los cambios o circunstancias que puedan
presentarse.
Criterios de Evaluación: La calidad como finalidad esencial del proceso administrativo,
conlleva a la medición permanente en su desarrollo y los tiempos precisos que se esperan
lograr en cada paso de lo estipulado en el plan.
2.- La Organización: El ordenamiento de todas y cada una de las áreas de la empresa es una de las
funciones principales que le atañe a la administración en forma permanente, porque con ello es
muy
seguro
lograr
los
resultados
que
se
esperan.
Para organizar se necesita saber utilizar los espacios, el tiempo, el trabajo, los recursos humanos y
los recursos financieros.


El espacio: Distribuir un área física de tal manera que cada cosa tenga su lugar preciso.
(Dependencias)
El tiempo: Programar cada actividad o tarea, que permita evacuar cada una de ellas con la
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


oportunidad requerida por la administración
El trabajo: El orden y la prioridad al que sea sometido un listado de tareas que se piensan
desarrollar o ejecutar cotidianamente, le permiten a la administración la eficiencia y
efectividad necesaria para cumplir con los objetivos propuestos.
El Recurso Humano: La continuada subordinación como elemento esencial en el contrato
laboral se convierte en una herramienta fundamental para la organización de las personas
en las empresas, ya que desde su ingreso la persona sabe a que dependencia esta
asignada y quien es su jefe inmediato, de quien debe recibir directamente las órdenes y a
quien
rinde
cuentas
de
las
tareas
asignadas.
(Persona
dirigente)
Las actividades, tareas o funciones asignadas a cada cargo es también otro elemento
esencial de la ley de contratación laboral actual en nuestro entorno empresarial, por lo
tanto las empresas diseñan y elaboran un manual en donde se le asignan funciones a cada
cargo y la responsabilidad a cada persona que se compromete en la ejecución de las
mismas.
El respeto, la solidaridad, el comportamiento, el buen trato, la honestidad y otros valores
cuando se practican por las personas para lograr los objetivos de la empresa, ofrecerían
como resultado un ambiente laboral provechoso para la administración.(persona haciendo
tareas)
Una de las formas más comunes para la organización de las funciones y cargos en las
empresas son los flujos de organización, conocidos también como organigrama funcional,
en donde se determinan las líneas de mando y la unidad de dirección, sin importar la
forma que el gráfico nos presente la estructura organizacional de la empresa.
Los Recursos Financieros: La organización de como la dirección, distribuirá y aplicará los
dineros destinados para cada actividad, es el ingrediente más efectivo para ejecutar todas
y cada una de las actividades y tareas que componen el proceso administrativo.
La asignación de recursos financieros, previamente planeados por centro de gastos y
costos, permitirá el uso racional de ellos y por lo tanto la obtención de los resultados
esperados en la operación, así mismo la colocación de esos recursos en el sitio correcto y
con los rendimientos favorables, darán cumplimiento a sus compromisos y obligaciones
contraídas por la empresa.
3.- La Dirección: El liderazgo asumido por una persona, que mediante la coordinación y guía
delega en otras personas: tareas, funciones y en particular, el trabajo para desarrollarlo con
responsabilidad y cumplimiento motivadas, por alcanzar los objetivos como un equipo
organizado.
Para tener el reconocimiento como un líder dirigente, por lo menos se debe tener las
siguientes cualidades personales a saber:

La Comunicación: Comunicarse a cada momento con el equipo de trabajo, por las
diferentes situaciones que se presentan a diario y que tienden a encontrar soluciones,
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para la toma de decisiones por parte de la dirección, es una de las habilidades más
importantes que puede desarrollar un líder para ser exitoso. Se entiende que habrá una
información que por algún motivo no debe salir de la dirección. Para esto, se utilizará los
medios que estén a su alcance por ejemplo: Outlook, folletos, comunicación interna,
circulares, reuniones, mesas de trabajo, videoconferencias, teléfonos y cualquier otro
medio disponible en el momento.
Esto se logrará, si el líder se hace entender por las demás personas con quien se comunica y su
mensaje llega con fluidez a todos; para lograrlo, la comunicación debe ser precisa y clara,
direccionada a la persona indicada, permanente, muy sincera y respetuosa, motivando la
asistencia
y
participación
con
puntualidad
por
parte
del
invitado.
También podemos permitir que la comunicación sea interactiva, esto quiere decir que el mensaje
puede ir en cualquier dirección por ejemplo de dirigido a dirigente y de dirigente a dirigido.

La Motivación: Esfuerzo físico y mental que desarrolla el trabajador con la mejor voluntad,
con buen estado anímico y el entusiasmo necesario, para la obtención de un buen
resultado, en las actividades relacionadas con lo laboral y personal.
Está en la mente de un gran dirigente, mantener un buen clima organizacional dentro de
la empresa y para lograr este cometido, debe manejar buenas relaciones interpersonales,
con todo el personal que se encuentra bajo sus órdenes, tratando en todo momento de
alcanzar un alto grado de colaboración. Un tercer elemento esencial, es la remuneración
pactada en el contrato laboral, por la actividad ó tareas que se van a desarrollar, la cual
exige un cumplimiento a cabalidad por las partes y de esta manera un trabajador
dispuesto a brindar todo el apoyo que necesita la dirección. También encontramos otros
aspectos, que bien orientados por un buen dirigente, se alcanza un clima laboral muy
provechoso como son:
-

La estabilidad laboral
La participación activa en los programas
La justicia aplicada en situaciones igualitarias
Un trato amable y respetuoso
Oportunidad en actividades de desarrollo personal.
El reconocimiento en el trabajo y el estimulo que amerita este.
La Autoridad: Capacidad que tiene el líder para impartir órdenes y que las demás personas
las
cumplan,
estas
se
pueden
ejercer
cuando:
El perfil o competencia para las funciones asignadas, le demuestran a los subalternos que
se tiene el conocimiento y la preparación para desarrollarlas con eficiencia y efectividad
objetiva, podrá demostrar la capacidad suficiente y de esta forma guiarlos a la
consecución de resultados óptimos, para las necesidades de la empresa. Esta autoridad
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bien aplicada y tratando siempre de mejorar, el nivel educativo de todos los que
intervienen en el proceso, será el camino mas acertado y seguro para el equipo.
Las cualidades personales, complementan el quehacer diario en la autoridad de los
individuos y para esto, se tiene que hacer el esfuerzo de mostrar las virtudes y calidades
humanas, sobre todo las naturales y en lo posible corregir los defectos que pudieren
entorpecer
el
normal
desarrollo
del
trabajo
en
los
demás.
La acertada toma de decisiones, conllevan a un reconocimiento y un gran respeto hacia el
líder por parte del resto del equipo y esto se manifiesta cuando los resultados son los
esperados por todos en la empresa, imprimiéndole en cada oportunidad la solución a los
problemas
en
beneficio
de
la
empresa.
Se es un buen dirigente, cuando las decisiones tomadas en cada caso, son las mejores
alternativas presentadas, para encontrar soluciones a los problemas según su prioridad.
Para lo cual se observa, analiza, compara y se escoge la que dará los mejores resultados.
4.- El Control: Es quizás uno de los elementos mas importantes del proceso administrativo, ya que
nos permite estar pendiente e informado de todos los pasos que se dieron, se están dando y se
van a dar, dentro de la estructura interna y externa de la empresa, hasta el punto de ser tomado
como modelo japonés, llamado control de calidad total y que posteriormente fue implementado
en el resto del mundo. Es ejercido en cada espacio que fue planeado y al compararse con los
resultados obtenidos, permite evaluar los resultados y así de esta manera, encontrar las posibles
soluciones a los ajustes de las metas preestablecidas en el plan.
Fundamentos del Entorno Económico:
El objeto económico y la actividad de toda empresa no solo se desarrolla hacia el interior de la
misma, sino que existen factores externos que de alguna manera afectan el normal desarrollo de
los procesos administrativos en los negocios, por esto vale mencionar por ejemplo:






Los proveedores nacionales e internacionales, en que condiciones se encuentran para el
abastecimiento de la materia prima para determinados periodos.
Las otras empresas que se dedican a la misma actividad (competencia) no pueden dejarse
sin observar su comportamiento en el mercado.
Las nuevas tecnologías que recién salen como novedad en el mercado y que afectan la
producción, la comunicación y otros sistemas afines en las áreas de la empresa.
Los mercados nacionales e internacionales también afectan de alguna manera el quehacer
diario de todo negocio.
La importación y exportación de los productos.
La atención oportuna y la calidad prestada a los clientes son también fundamentos para
tener en cuenta en el entorno económico y en menor impacto el sector financiero, los
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servicios públicos, el transporte, las vías de comunicación, las legislaciones y otras
situaciones que afectan el manejo interno de la empresa.
Áreas Funcionales:
La áreas funcionales están definidas en la empresa de tal manera que hay personas
responsables por cada área y delegación de funciones en otras que logran constituir un equipo de
trabajo, que buscando la sincronización y armonía en el desempeño se logran alcanzar los
objetivos y metas propuestas en el plan. Las áreas las podemos establecer así:
La gerencia es el núcleo de la responsabilidad total de la empresa y en donde se toman las
decisiones definitivas en pro de la administración de la empresa.


Mercadeo-Ventas y atención del cliente: Área encargada de generar la mayor fuente de
ingresos al negocio.
Producción - Compras y Almacenamiento: Área estratégica financieramente para la
ampliación de costos razonables y que
Le permiten a la empresa una mayor productividad para ser competitivos en los mercados tanto
nacionales como internacionales.



Gestión de Recursos Humanos: el elemento más importante de toda empresa a cualquier
nivel ya que si se tiene alta preparación se alcanza la eficiencia y efectividad en los
procesos internos y externos.
Logísticas: Área que permite el desarrollo tecnológico y la oportunidad en la obtención y
entrega de elementos (materiales) y la comunicación fuente de desarrollo de toda
empresa.
Sistema: Área que regula la organización y ordenamiento de una área en particular y de
esta con todas las demás áreas para el encadenamiento funcional de la empresa.
1.5.1.- El proceso administrativo
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas para llevar acabo una actividad.
En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración
en acción, o también como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se
efectúa la administración, misma que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Para comprender mejor el concepto, es necesario que se compare el organismo o grupo
social, que es donde se manifiestan la administración, con un organismo animal. Si se observa
cómo se desarrolla la vida en cualquier ser vivo, se podrán distinguir dos fases o etapas
primordiales:
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Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. Así,
a partir de una célula se diferencia los tejidos y organismos, éste desarrolla plenamente las
funciones que lo son inherentes.
De manera similar, este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social. Asi se observa,
cuando se administran cualquier empresa, que existen dos fases: una estructural, en la que a
partir de uno o mas fines se determinan la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la cual
se ejecuta todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante un periodo de
estructuración.
A estas dos fases, Lyndall F. Urwich les llama: mecánica y dinámica de la administración.
Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se
establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige hacia el futuro. Mientras que la dinámica se
refiere a como manejar de hecho el organismo social.
¿Cómo se está realizando?
¿Cómo se ha realizado?
Aparte George Trry establece
que estas fases estan constituidas por
distintas estas que dan respuesta a
cinco cuestionamientos básicos de la
administración.
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Valores institucionales de la administración: De carácter e eminentemente social, se rige por una
serie de valores que le proporcionan no solo una validez moral ante el mundo, sino también
infamación ética que debe orientar la conducta del administrador n la sociedad. La observación de
estos valores influye directamente en el. Incremento de la eficiencia en cualquier grupo social.
Los valores institucionales de la administración pueden ser:
Sociales: Estos son de mayor importancia, ya que contribuyen a bienestar de la sociedad a través
de:

Mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer
adecuadamente las necesidades reales del ser humano.
 Mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.
 Cumplimiento de obligaciones fisicas que permiten sostener a los gobiernos locales y
federales.
 Evitar la competencia desleal.
 Promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.
 Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.
Organizacionales: Aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta
el grupo social.
 Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológico.
 Optimizar la coordinación de recursos.
 Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.
 Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.
Económicos: Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos:





Generar riqueza.
Máxima obtención de utilidades.
Manejo adecuado de los recursos financieros.
Desarrollo económico del grupo social.
Promover la inversión.
1.6.- Definición de Gerencia
La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus
múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a
través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos
establecidos.
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Henry, Sisk y Mario Sverdlik (1979) expresa que: ... El término (gerencia ) es difícil de definir:
significa cosas diferentes para personas diferentes. Algunos lo identifican con funciones realizadas
por empresarios, gerentes o supervisores, otros lo refieren a un grupo particular de personas. Para
los trabajadores; gerencia es sinónimo del ejercicio de autoridad sobre sus vidas de trabajo...
1.7.- Objetivos de la Gerencia
Nombrando algunos de los objetivos de la gerencia tenemos los siguientes:
1. Posición en el mercado
2. Innovación
3. Productividad
4. Recursos físicos y financieros
5. Rentabilidad ( rendimientos de beneficios)
6. Actuación y desarrollo gerencial
7. Actuación y actitud del trabajador
Responsabilidad social
1.8.- Gerente
Persona, con plena capacidad jurídica, que dirige una empresa por cuenta y encargo del
empresario. En esa persona se le encomienda la labor de cuidar, supervisar, controlar, planificar,
las personas que bajo su mando están.
1.9.- Tipos de Gerentes
Se ha usado el término gerente para referirse a quien sea responsable de cumplir las
cuatro actividades básicas de la administración en el desarrollo de sus relaciones. Una manera de
captar la complejidad de la administración es entender que los gerentes pueden trabajar en
diferentes niveles de una organización y de diferentes rangos de actividades dentro de ellas.
Después de analizar el nivel y el alcance de diversos tipos de gerentes, sé verá también que
diferentes tipos de administración refuerzan diferentes capacidades y roles.
1.10.- Funciones del Gerente
Todos los gerentes tienen que ser capaces de pensar como gerentes integrales, como si
fueran gerentes generales, para poder tomar decisiones óptimas para la empresa y no sólo
defender sus “territorios” dentro de la empresa.
Esas funciones o papeles del gerente integral se sitúan en tres esferas:
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=== Interpersonal ===
-
Asegurar la representación de la empresa en el exterior.
-
Dirigir a los subalternos.
-
Asegurar el enlace entre los públicos.
=== Informacional ===
-
Actuar como vocero.
-
Comunicar los objetivos de la organización.
-
Controlar la implementación de la estrategia.
=== Decisional ===
-
Iniciar el cambio en la organización.
-
Resolver los problemas cuando se presentan.
-
Asignar los recursos de la empresa.
-
Negociar con los públicos.
1.11.- Desarrollo de las Habilidades Gerenciales
Desarrollar Habilidades Gerenciales permite resolver los problemas cotidianos que viven
los jefe, gerentes o directores en su puesto tanto en la supervisión de personal como en el
manejo de los recursos en un entorno de reto y constantes cambios y se encuentra Orientado
para el desarrollo de herramientas y técnicas que permiten manejar su liderazgo y resolver
situaciones de manejo de personal, los gerentes manejan las nuevas corrientes en la
administración de personal, así como conceptos clave para el manejo del proceso desde la
contratación hasta el despido.
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1.12.- Taylor y sus Principios
Ingeniero norteamericano que ideó la organización científica del trabajo,
nacido en la ciudad de Germantown (Pennsylvania) en 1856 y muerto en
Filadelfia en 1915. Procedente de una familia acomodada, Frederick Taylor
abandonó sus estudios universitarios de Derecho por un problema en la
vista y a partir de 1875 se dedicó a trabajar como obrero en una de las
empresas industriales siderúrgicas de Filadelfia.
Su formación y su capacidad personal permitieron a Taylor pasar enseguida a dirigir un taller de
maquinaria, donde observó minuciosamente el trabajo de los obreros que se encargaban de cortar
los metales. Y fue de esa observación práctica de donde Frederick Taylor extrajo la idea de analizar
el trabajo, descomponiéndolo en tareas simples, cronometrarlas estrictamente y exigir a los
trabajadores la realización de las tareas necesarias en el tiempo justo. Este análisis del trabajo
permitía, además, organizar las tareas de tal manera que se redujeran al mínimo los tiempos
muertos por desplazamientos del trabajador o por cambios de actividad o de herramientas; y
establecer un salario a destajo (por pieza producida) en función del tiempo de producción
estimado, salario que debía actuar como incentivo para la intensificación del ritmo de trabajo. La
tradición quedaba así sustituida por la planificación en los talleres, pasando el control del trabajo
de manos de los obreros a los directivos de la empresa y poniendo fin al forcejeo entre
trabajadores y empresarios en cuanto a los estándares de productividad. Taylor se hizo ingeniero
asistiendo a cursos nocturnos y, tras luchar personalmente por imponer el nuevo método en su
taller, pasó a trabajar de ingeniero jefe en una gran compañía siderúrgica de Pennsylvania (la
Bethlehem Steel Company) de 1898 a 1901. Taylor se rodeó de un equipo con el que desarrolló
sus métodos, completó sus innovaciones organizativas con descubrimientos puramente técnicos
(como los aceros de corte rápido, en 1900) y publicó varios libros defendiendo la «organización
científica del trabajo» (el principal fue Principios y métodos de gestión científica, 1911).
La organización científica del trabajo o taylorismo se expandió por los Estados Unidos
desde finales del siglo XIX, auspiciada por los empresarios industriales, que veían en ella la
posibilidad de acrecentar su control sobre el proceso de trabajo, al tiempo que elevaban la
productividad y podían emplear a trabajadores no cualificados (inmigrantes no sindicados) en
tareas manuales cada vez más simplificadas, mecánicas y repetitivas.
1.12.1.- Principios de Taylor
1. Organización Científica del Trabajo: Este criterio se refiere a las actividades que deben utilizar
los administradores para remplazar los métodos de trabajo ineficientes y evitar la simulación del
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trabajo, teniendo en cuenta. cuenta (tiempos, demoras, movimientos, operaciones responsables y
herramientas.
2. Selección y entrenamiento del trabajador: La idea es ubicar al personal adecuado a su trabajo
correspondiente según sus capacidades, propiciando una mejora del bienestar del trabajador.
Cuando el trabajo se analiza metódicamente, la administración debe precisar los requisitos
mínimos de trabajo para un desempeño eficiente del cargo, escogiendo siempre al personal más
capacitado.
3. Cooperación entre directivos y operarios: La idea es que los intereses del obrero sean los
mismos del empleador, para lograr esto se propone una remuneración por eficiencia o por unidad
de producto, de tal manera que el trabajador que produzca más, gane más y evite la simulación
del trabajo. Taylor propone varios mecanismos para lograr dicha cooperación:
 Renumeración por unidad de trabajo: Una estructura de jefes o (capataces) que
debido a su mayor conocimiento puedan coordinar la labor de la empresa y puedan
colaborar e instruir a sus subordinados. Para Taylor debían existir varias tareas para
los diferentes jefes funcionales: Jefe de programación, de tiempos y costos, de
mantenimiento de asignación de material, de instrucciones de producción de control
de calidad, de desarrollo de trabajo y de relaciones de personal.
 División del trabajo entre directivos y operarios:
5. Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación del trabajo: Los gerentes
se responsabilizan de la planeación, del trabajo mental, y los operarios del trabajo manual,
generando una división del trabajo más acentuada y mayor eficiencia.
6. Incentivos salariales al trabajador: Asignación de tarifas de remuneración por unidad
producida más allá de la cuota establecida.
7. Planeación centralizada: Se debe procurar por una responsabilidad equilibrada entre los
trabajadores y la dirección, dejanda a los primeros la función operativa y a los últimos la de
planeación.
8. Integración del obrero al proceso: Aunque la planeación es centralizada, se debe contar con
los obreros para que la producción lograda cumpla con los estándares de calidad deseados.
9. Supervisión líneo-funcional de la producción: especialización de la función de supervisión con
base en labores específicas como:





inspección
medidor de tiempos
medidor de rapidez
subjefe de tramo de producción o proceso
escibiente de circulación
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10.- Principio de control: se debe controlar el trabajo para asegiurarse que éste se realice de
acuerdo con las normas y planes establecidos.
11.- Principio de excepción: implica que el supervisor debe atender los problemas de los operarios
sólo cuando se desvían de lo planeado.
Su meta es lograr mediante la aplicación de estos principios el máximo de productividad.
Su punto de partida es el estudio científico del trabajo. Cuyo objetivo es la construcción de una
fórmula identificada como The one way of the job, es decir, el mejor método para hacer el
trabajo.
1.13.- Henry Fayol
Henry o Henri Fayol; Estambul, 1841 - París, 1925) Ingeniero y teórico de la administración
de empresas. Nacido en el seno de una familia burguesa, Henry Fayol se graduó como ingeniero
civil de minas en el año 1860 y desempeño el cargo de Ingeniero en las minas de un importante
grupo minero y metalúrgico, la Sociedad Anónima Commentry Fourchambault.
En 1878, en el Congreso de París de la Sociedad Industrial Minera, celebrado con motivo
de la Exposición Universal, Fayol presentó un informe sobre la alteración y la combustión
espontánea de la hulla expuesta al aire. Este trabajo tuvo una gran acogida y consagró a Fayol
como un hombre de ciencia. En 1888 había alcanzado ya el puesto de director general de la
Commentry Fourchambault. Se jubiló en 1918.
Henry Fayol es sobre todo conocido por sus aportaciones en el terreno del pensamiento
administrativo. Expuso sus ideas en la obra Administración industrial y general, publicada en
Francia en 1916. Tras los aportaciones realizadas por Taylor en el terreno de la organización
científica del trabajo, Fayol, utilizando una metodología positivista, consistente en observar los
hechos, realizar experiencias y extraer reglas, desarrolló todo un modelo administrativo de gran
rigor para su época. En otra obra suya, La incapacidad industrial del estado(1921), hizo una
defensa de los postulados de la libre empresa frente a la intervención del Estado en la vida
económica.
El modelo administrativo de Fayol se basa en tres aspectos fundamentales: la división del
trabajo, la aplicación de un proceso administrativo y la formulación de los criterios técnicos que
deben orientar la función administrativa. Para Fayol, la función administrativa tiene por objeto
solamente al cuerpo social: mientras que las otras funciones inciden sobre la materia prima y las
máquinas, la función administrativa sólo obra sobre el personal de la empresa.
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Fayol resumió el resultado de sus investigaciones en una serie de principios que toda empresa
debía aplicar: la división del trabajo, la disciplina, la autoridad, la unidad y jerarquía del mando, la
centralización, la justa remuneración, la estabilidad del personal, el trabajo en equipo, la iniciativa,
el interés general, etc.
1.13.1- Principios de Fayol
1. División del Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia
desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna línea de montaje.
2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la
autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a
menos que tengan también autoridad personal (Liderazgo).
3. Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y convenios que
gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de
acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones
para las infracciones, aplicadas con justicia.
4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un
solo gerente que use un solo plan.
5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular
solamente de una persona.
6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el interés de los
empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la organización como un todo.
7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como
para los patronos.
8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero
también necesitan dar a sus subalternos autoridad suficiente para que puedan realizar
adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de Centralización en
cada caso.
9. Jerarquía: La línea e autoridad en una organización representada hoy generalmente por cuadros
y líneas y líneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los
niveles más bajos de la empresa.
10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento
adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición más adecuados para él.
11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos.
12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el
eficiente funcionamiento de una organización.
13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aun
cuando a veces se cometan errores.
14. Espíritu de Grupo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido de unidad.
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Recomendaba por ejemplo el empleo de comunicación verbal en lugar de la comunicación formal
por escrito, siempre que fuera posible.
1.14.- Calidad Total
El concepto de la calidad total es una alusión a la mejora continua, con el objetivo de
lograr la calidad óptima en la totalidad de las áreas. Se define como "Filosofía, cultura, estrategia o
estilo de gerencia de una empresa según la cual todas las personas en la misma, estudian,
practican, participan y fomentan la mejora continua de la calidad"
Como ejemplo, se encuentra la necesidad que surge de comunicarnos usando el sentido
del oído de manera especifica, en el momento en que se instala una línea telefónica fija que
permite satisfacer esa necesidad en específico, se esta dando un servicio de calidad total.
Después surgirá la exigencia del cliente de que esa línea telefónica sea móvil, y será en el
momento en que se adquiera un teléfono celular cuando se este satisfaciendo totalmente esa
necesidad de movilidad.
A lo que mercadotecnia se refiere, la calidad está directamente relacionada con
la satisfacción del cliente, así es que se dice que a mayor satisfacción del cliente, el producto o
servicio prestado adquiere mayor grado de calidad.
1.15.- Modelo Japonés
Para obtener un producto reconocido internacionalmente, es necesario mejorar la calidad
de la gestión empresarial, a través de la solución de problemas claves. Así lo grafica Akihiro
Tsukamoto, quién es especialista en planificación y gestión en fomento de desarrollo regional y de
empresas. Él explica, cómo los productos japoneses llegaron a estándares de calidad reconocidos
mundialmente. Una tendencia que comenzó en la década de los 50’, cuando las empresas
japonesas introdujeron, desde Estados Unidos, el método estadístico para mejorar la calidad.
Actualmente la Calidad Total atiende no sólo el tema de la calidad del producto, sino la calidad de
la gestión empresarial o del valor de la empresa en sí, para mejorar la competitividad en esta
época de globalización.
El experto japonés explica que el concepto y la metodología de la Calidad Total se aplican
no sólo en el área de la operación industrial, sino también en las diversas áreas tales como: mejora
de la administración de la empresa, la calidad del servicio al cliente, la eficacia del mercadeo, entre
otras. Además, es importante mencionar que la Calidad Total se aplica por distintos organismos
del sector público en la actualidad, con miras a la mejora de la calidad del servicio y de la gestión
pública. En Japón la Calidad Total se puede definir como “el abordaje para la mejora de la calidad
de la totalidad de la gestión empresarial y/o la gestión pública, a través de la solución de
problemas claves y el levantamiento del sistema operativo en que no se permiten las fallas.”
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Por último, Tsukamoto explica las siete herramientas nuevas de manejo de calidad (N7),
que incluyen herramientas para analizar los problemas, generar y seleccionar la solución de
problemas claves, y elaborar el plan de acción. Eso quiere decir que las N7 cubren todos los
procesos de la planificación del programa y del proyecto.
1.16.- William Edwards Deming
Nación el 14 de octubre de 1900 y murió el 20 de diciembre de 1993, fue un Estadístico
estadounidense, profesor universitario, autor de textos, consultor y difusor del concepto de calidad total. Su
nombre está asociado al desarrollo y crecimiento de Japón después de la Segunda Guerra Mundial.
En Japón estaban prestando mucha atención a las técnicas de Shewhart, cosa que no se hacia en
Estados Unidos y como la parte de los esfuerzos de reconstrucción de Japón buscaron a un experto para
enseñar el control estadístico. En 1950 la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE) invitó a Deming
a Tokio a impartir charlas sobre control estadístico de procesos (un hombre que conocía Japón).
Entre junio y agosto de 1950 Deming forma a cientos de ingenieros, directivos y estudiantes en el control
estadístico de los procesos (SPC) y los conceptos de calidad. Sus conferencias fueron copiadas, editadas e
impresas en japonés, se vendieron miles de copias. Los japoneses pretendieron pagarle los derechos de
autor, sin embargo Deming rechazó la oferta proponiéndoles emplear el dinero en crear un premio para las
empresas que demostraran un comportamiento ejemplar en la mejora de calidad. Las compañías japonesas
añadieron fondos y hoy "El Premio Deming" se considera como el número uno entre los premios de calidad.
Por dicha causa los japoneses llaman a Deming "El padre de la tercera revolución industrial". Dicho
renombre es justo ya que les demostró que cuando la calidad se persigue sin descanso, se optimizan los
recursos, se bajan los costos y se conquista el mercado yendo en contra de las teorías económicas clásicas
según las cuales las políticas económicas adoptadas por Japón eran un error.
La mayor contribución de Deming a los procesos de calidad en Japón es el control estadístico de proceso,
que es un lenguaje matemático con el cual los administradores y operadores pueden entender "lo que las
máquinas dicen". Las variaciones del proceso afectan el cumplimiento de la calidad prometida.
Hoy, el ciclo PDCA se denomina "ciclo Deming" en su honor, aunque por justicia se debería llamar "ciclo
Shewhart", por ser este último quien lo inventó. Posteriormente, los estadounidenses, ante el empuje de la
industria japonesa, recuperan estos conceptos que les habían pasado desapercibidos en la figura del propio
Deming y su más aventajado condiscípulo, Malcolm Baldrige.
Las ideas de Deming se recogen en los Catorce Puntos y Siete Enfermedades de la Gerencia de Deming, son
los siguientes.
Deming afirma que todo proceso es variable y cuanto menor sea la variabilidad del mismo mayor será la
calidad del producto resultante. En cada proceso pueden generarse dos tipos de variaciones o desviaciones
con relación al objetivo marcado inicialmente: variaciones comunes y variaciones especiales. Solo
efectuando esta distinción es posible alcanzar la calidad. Las variaciones comunes están permanentemente
presentes en cualquier proceso como consecuencia de su diseño y de sus condiciones de funcionamiento,
generando un patrón homogéneo de variabilidad que puede predecirse y, por tanto, controlarse. Las
variaciones no asignables o especiales tienen, por su parte, un carácter esporádico y puntual provocando
anomalías y defectos en la fabricación perfectamente definidos, en cuanto se conoce la causa que origina
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ese tipo de defecto y por tanto se puede eliminar el mismo corrigiendo la causa que lo genera. El objetivo
principal del control estadístico de procesos es detectar las causas asignables de variabilidad de manera que
la única fuente de variabilidad del proceso sea debido a causas comunes o no asignables, es decir,
puramente aleatorias.
Los 14 puntos de Deming
Deming ofreció catorce principios fundamentales excepcionales para la gestión y transformación de la
eficacia empresarial, con el objetivo de ser competitivo, mantenerse en el negocio y dar empleo. Los puntos
se presentaron por primera vez en su libro "Out of the Crisis" ("Salir de la Crisis").
1. Crear constancia en el mejoramiento de productos y servicios, con el objetivo de ser competitivo y
mantenerse en el negocio, además proporcionar puestos de trabajo.
2. Adoptar una nueva filosofía de cooperación en la cual todos se benefician, y ponerla en práctica
enseñándola a los empleados, clientes y proveedores.
3. Desistir de la dependencia en la inspección en masa para lograr calidad. En lugar de esto, mejorar el
proceso e incluir calidad en el producto desde el comienzo.
4. Terminar con la práctica de comprar a los más bajos precios. En lugar de esto, minimizar el costo
total en el largo plazo. Buscar tener un solo proveedor para cada ítem, basándose en una relación
de largo plazo de lealtad y confianza.
5. Mejorar constantemente y por siempre los sistemas de producción, servicio y planeamiento de
cualquier actividad. Esto va a mejorar la calidad y la productividad, bajando los costos
constantemente.
6. Establecer entrenamiento dentro del trabajo (capacitación).
7. Establecer líderes, reconociendo sus diferentes habilidades, capacidades y aspiraciones. El objetivo
de la supervisión debería ser ayudar a la gente, máquinas y dispositivos a realizar su trabajo.
8. Eliminar el miedo y construir confianza, de esta manera todos podrán trabajar más eficientemente.
9. Borrar las barreras entre los departamentos. Abolir la competición y construir un sistema de
cooperación basado en el mutuo beneficio que abarque toda la organización.
10. Eliminar eslóganes, exhortaciones y metas pidiendo cero defectos o nuevos niveles de
productividad. Estas exhortaciones solo crean relaciones de rivalidad, la principal causa de la baja
calidad y la baja productividad reside en el sistema y este va más allá del poder de la fuerza de
trabajo.
11. Eliminar cuotas numéricas y la gestión por objetivos.
12. Remover barreras para apreciar la mano de obra y los elementos que privan a la gente de la alegría
en su trabajo. Esto incluye eliminar las evaluaciones anuales o el sistema de méritos que da rangos
a la gente y crean competición y conflictos.
13. Instituir un programa vigoroso de educación y auto mejora.
14. Poner a todos en la compañía a trabajar para llevar a cabo la transformación. La transformación es
trabajo de todos.
Ver también trabajos de Joseph Jurán (Control de Calidad)
20 Prof. Mercedes Sánchez Miranda