FINAL DURACIÓN 31/12/2015 333.0 HOJA DE RUTA TRÁMITE O

HOJA DE RUTA
TRÁMITE O SERVICIO: SERVICIO DE PASAPORTES DE PERSONAS MENORES DE EDAD
DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: HABILITAR EL SERVICIO DE PASAPORTES DE PERSONAS MENORES DE EDAD EN
LAS AGENCIAS DEL BANCO DE COSTA RICA Y VENTANILLAS ELECTRÓNICAS DE SERVICIOS (VES) DE CORREOS
DE COSTA RICA. Meta: 30 agencias del Banco de Costa Rica habilitadas con el servicio de pasaportes para personas
menores de edad y 20 VES en Correos de Costa Rica.
Indicador de cumplimiento: número de agencias del Banco de Costa Rica y VES de Correos de Costa Rica habilitadas
brindando el servicio
Definición del problema: Desde que se implementó la estrategia de Gobierno Digital, mediante la cual la Dirección General de
Migración y Extranjería desconcentró sus servicios de pasaportes en junio del año 2007, los pasaportes de personas menores
de edad únicamente se tramitan en las oficinas de la DGME. Esa situación provoca que los servicios en las oficinas de
Migración se saturen, debido a la aglomeración de los núcleos familiares para tramitar el pasaporte y los permisos de salida de
las personas menores de edad. A pesar que los servicios se brindan con base en los principios de eficacia y eficiencia,
durante temporada alta, si acuden más personas a un trámite, hay una afectación en la imagen y al haber más personas
usuarias, el servicio puede tornarse más lento.
La mejora contempla:
Reducción del plazo (hay más puntos para tramitar el servicio).
Reducción de costos al usuario. Ya no habría que desplazarse solamente a las oficinas de Migración, sino que se podrá acudir
a la agencia del BCR y VES más cercana.
Reducción de pasos. Se ofrecerá el servicio de entrega del pasaporte mediante Correos de Costa Rica, para que las personas
usuarias no tengan que desplazarse hasta las oficinas de Migración a retirarlo.
Automatización del trámite: se habilitará el servicio de citas para personas menores de edad a través del Banco de Costa Rica,
a través de teléfono e Internet, además de los servicios automatizados ya existentes (Call center de Migración y el sitio web de
Migración).
FUENTE: SISTEMA DE PASAPORTES (SISPAS), GESTIÓN DE MIGRACIONES, DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACIÓN
Y EXTRANJERÍA
PLAZO DE IMPLEMENTACION:
INICIO
FINAL
01/02/2015
31/12/2015
DURACIÓN
333.0
IMPACTO:
Satisfacción del usuario, reducción de quejas,
ampliación de la cobertura en la atención, mejora de
la imagen institucional. Población beneficiada:
población nacional.
LIDER: Ministerio de Gobernación y Policía, Dirección General de Migración y Extranjería. Nombre de la funcionaria
de contacto: Rosibel Vargas Durán. Nombre de la Oficial de Simplificación de Trámites: Carmen María Muñoz
Quesada. Otra institución: Banco de Costa Rica, Director de proyecto: Luis Diego Brenes; Correos de Costa Rica,
Director de proyecto: Gabriela Víquez (Gobierno Digital).
EQUIPO QUE ACOMPAÑA/PARTICIPA: Ministerio de Gobernación y Policía: Comisión de Mejora Regulatoria
Institucional, Dirección Técnica Operativa de la DGME, Unidad de Planificación Institucional de la DGME, Contraloría
de Servicios de la DGME; Banco de Costa Rica, Correos de Costa Rica, Gobierno Digital.
PRÓXIMOS PASOS: Continuar las negociaciones del convenio con el Banco de Costa Rica y VES.
REQUERIMIENTO EN RECURSOS: Recurso Humano de la Dirección General de Migración y Extranjería, equipo
tecnológico (software y hardware), libretas de pasaportes, mecanismos de cita y entrega de pasaportes, transporte,
horas extra.
Planificador del proyecto
No.
ACTIVIDAD
Responsable
Fecha de inicio
Fecha final
DURACIÓN
Porcentaje
de avance
0%
Borrador de convenio con el Banco de Costa Rica
Asesoría Jurídica
DGME y MGP
01/02/2015
01/04/2015
59.0
Firma del Convenio con el Banco de Costa Rica
Ministerio, Dirección
General, BCR
15/05/2015
15/05/2015
0.0
Comunicación DGME 15/05/2015
31/05/2015
16.0
Comunicación
GTI
Comunicación MGP
y DGME
MGP, DGME
Comisión
Institucional
Comisión
Institucional
15/05/2015
01/03/2015
31/12/2015
30/04/2015
230.0
0%
60.0
0%
15/05/2015
15/06/2015
15/05/2015
15/06/2015
0.0
01/02/2015
31/12/2015
333.0
02/01/2016
30/06/2016
180.0
1
2
3 Capacitación a las plataformas y al Call Center del BCR y
VES
4 Envío de información al BCR y VES
5 Pruebas del sistema
6
Comunicados de prensa
7 Inauguración del servicio
8
9
Evaluación y retroalimentación
Seguimiento
0%
0%
0.0
10
0.0
11
0.0
12
0.0
13
0.0
14
0.0
15
0.0
16
0.0
17
0.0
18
0.0
19
0.0
20
0.0
21
0.0
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
NOTA:
Siempre será necesario hacer un ajuste en el gráfico para que se ajuste la fecha inicial de la primera barra al primer día del proyecto, para ello seguir los siguientes pasos:
- La primera actividad en iniciar es la actividad 1 y para colocar dicha barra justo a la fecha de inicio del eje debemos obtener el valor numérico de su fecha de inicio.
- El valor numérico se conoce haciendo clic derecho sobre la celda de la fecha de inicio de la actividad 1, allí elegir la opción Formato de celda y cambiar temporalmente la opción de Categoría a Número. Sin hacer clic en el botón Aceptar se puede observar
en la sección Muestra que el valor numérico para esa fecha (por ejemplo 40544). Es necesario anotar ese número para colocarlo como valor de inicio en el gráfico, y luego cerrar el cuadro de diálogo.
- Luego de cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas, se selecciona las etiquetas del eje horizontal dando clic derecho al eje para seleccionar la opción Dar formato a eje. Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y en la sección Mínima selecciona
la opción Fija y coloca el valor numérico de la fecha de la actividad 1 que acabamos de obtener (en nuestro ejemplo es el valor 40544) y dar Aceptar e inmediatamente se ajusta la fecha de la barra horizontal al inicio del proyecto.
HOJA DE RUTA
TRÁMITE O SERVICIO: SERVICIO DE CERTIFICACIONES DE MOVIMIENTOS MIGRATORIOS
DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: Que la Unidad de Opciones y Naturalizaciones del Registro Civil del Tribunal Supremo de
Elecciones tenga acceso vía convenio al Sistema de Movimiento Migratorio Electrónico (SIMMEL) de la DGME para obtener la
certificación de movimientos migratorios de las personas que requieren de esta para sus trámites de opciones y
naturalizaciones. El tipo de mejora consiste en la optimización del trámite para la persona usuaria de acudir a la DGME a
solicitar la certificación de movimiento migratorio. También hay reducción de plazos, pasos y costos, porque la persona
usuaria o funcionaria del Registro Civil no tendrá que desplazarse a otra institución para obtener la certificación. Hay una
automatización del trámite, ya que ambas instituciones coordinarán en línea, reduciendo costos, insumos, así como la
intermediación de terceras personas, evitando situaciones ilícitas o de abuso en la prestación de los servicios públicos. Meta:
Reducción de las consultas físicas de certificaciones de movimientos migratorios y disminución de quejas. Indicador: cantidad
de consultas físicas para el trámite de certificaciones de movimientos migratorios.
FUENTE: Informes de la Unidad de Registro de Movimiento Internacional de Personas (REMIP) de la Gestión de
Migraciones.
PLAZO DE IMPLEMENTACION:
INICIO
FINAL
01/04/2015
31/12/2015
DURACIÓN
274.0
IMPACTO:
Eliminación de consultas físicas por parte de las
personas usuarias, reducción de filas en el área de
Migraciones, reducción de intermediarios,
transparencia en el servicio. Población beneficiada:
Población nacional y extranjera.
LIDER: Ministerio de Gobernación y Policía, Dirección General de Migración y Extranjería. Nombre de la funcionaria
de contacto: Rosibel Vargas Durán. Nombre de la Oficial de Simplificación de Trámites: Carmen María Muñoz
Quesada.
EQUIPO QUE ACOMPAÑA/PARTICIPA: Ministerio de Gobernación y Policía: Comisión de Mejora Regulatoria
Institucional, Dirección Técnica Operativa de la DGME, Unidad de Planificación Institucional de la DGME, Contraloría
de Servicios de la DGME, Gestión de Tecnologías de Información de la DGME, Asesoría Jurídica DGME, REMIP DGME.
Otra institución: Tribunal Supremo de Elecciones.
PRÓXIMOS PASOS: Suscribir convenio con el Tribunal Supremo de Elecciones
REQUERIMIENTO EN RECURSOS: Recurso Humano de la Dirección General de Migración y Extranjería, equipo
tecnológico (software y hardware), elaboración de un sistema de consulta.
Planificador del proyecto
No.
ACTIVIDAD
Responsable
Fecha de inicio
Fecha final
DURACIÓN
Porcentaje
de avance
0%
Borrador del Convenio con el TSE
Asesoría Jurídica
DGME y MGP
01/03/2015
31/03/2015
30.0
Firma del Convenio con el TSE
MGP y TSE
15/04/2015
15/04/2015
0.0
GTI
Comunicación
MGP y DGME
01/03/2015
30/04/2015
60.0
15/04/2015
15/04/2015
0.0
0%
MGP, DGME
Comisión
Institucional
Comisión
Institucional
01/05/2015
01/05/2015
0.0
0%
01/05/2015
31/12/2015
244.0
02/01/2016
30/06/2016
8
180.0
0.0
9
0.0
10
0.0
11
0.0
12
0.0
13
0.0
14
0.0
15
0.0
16
0.0
17
0.0
18
0.0
19
0.0
20
0.0
1
2
Proyecto de implementación de
3 sistema de consulta del registro de
movimientos migratorios
4 Comunicados de prensa
5
6
7
Inauguración del servicio
Evaluación y monitoreo
Seguimiento
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
NOTA:
Siempre será necesario hacer un ajuste en el gráfico para que se ajuste la fecha inicial de la primera barra al primer día del proyecto, para ello seguir los siguientes pasos:
- La primera actividad en iniciar es la actividad 1 y para colocar dicha barra justo a la fecha de inicio del eje debemos obtener el valor numérico de su fecha de inicio.
- El valor numérico se conoce haciendo clic derecho sobre la celda de la fecha de inicio de la actividad 1, allí elegir la opción Formato de celda y cambiar temporalmente la opción de Categoría a Número. Sin hacer clic en el botón
Aceptar se puede observar en la sección Muestra que el valor numérico para esa fecha (por ejemplo 40544). Es necesario anotar ese número para colocarlo como valor de inicio en el gráfico, y luego cerrar el cuadro de diálogo.
- Luego de cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas, se selecciona las etiquetas del eje horizontal dando clic derecho al eje para seleccionar la opción Dar formato a eje. Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y en la
sección Mínima selecciona la opción Fija y coloca el valor numérico de la fecha de la actividad 1 que acabamos de obtener (en nuestro ejemplo es el valor 40544) y dar Aceptar e inmediatamente se ajusta la fecha de la barra horizontal
al inicio del proyecto.