redacción de documentos administrativos

REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
En la redacción de documentos se debe tener en cuenta básicamente tres aspectos: Referentes al
contenido, a la forma y a la elaboración.
DOCUMENTOS MÁS USADOS EN LA ADMINISTRACIÓN
SOLICITUD
1. CONCEPTO. Es un documento que va dirigido hacia una autoridad institucional pidiendo o
gestionando algo que está amparado por leyes y disposiciones. Puede firmar cualquier persona
natural.
II. CLASES
a) Individual: Sirve para gestionar un derecho en forma individual.
b) Colectiva (Memorial): Se emplea para pedir la atención de un derecho que se
considera de interés colectivo.
III. PARTES
A) OBLIGATORIAS
1) SOLICITA: Licencia de
funcionamiento
.
SUMILLA
DESTINATARIO
2) SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE JESÚS NAZARENOS
TEXTO
Baldeón Palomino, Josefina,
con DNI Nº 40399487 y
domiciliada en el Jr. Cuzco Nº
205, ante Ud. me presento y
expongo:
3
- Exordio: Referencias
personales.
Que, deseando abrir una ferretería en el Jr. Próceres 1008, de
este distrito, solicito a Ud. Se me expida la respectiva
Licencia de Funcionamiento que exige la ley.
- Exposición: Argumentación
del pedido.
POR LO EXPUESTO:
Ruego a Ud. acceder a mi petición.
- Despedida
LUGAR Y FECHA
4) Ayacucho, 10 de junio de 2012
……………………………
5) Josefina Baldeón Palomino
DNI 40399487
B) COMPLEMENTARIAS
1. Anexo o adjunto.
2. Con copia.
FIRMA Y POSTFIRMA
OFICIO
I.CONCEPTO. Es un documento administrativo de carácter oficial. Es utilizado por aquellos que
ocupan un cargo jerárquico, es decir, va a ser empleado por las autoridades de más alta jerarquía
como: directores, rectores, jefes, gerentes, etc.
II. ÁREA DE DIFUSIÓN. Puede ser difundido de forma oficial entre personas del mismo nivel
jerárquico, de dos maneras:
 Nivel interno: Cuando el documento relaciona a máximos representantes dentro de una
misma institución.
 Nivel externo: Relaciona a los máximos representantes de una institución a otra.
III. CLASES
 Oficio simple: Dirigido a un solo destinatario.
 Oficio múltiple: Dirigido a varios destinatarios. Se inserta el término “Distribución”.
IV. PARTES
A. OBLIGATORIAS
MENBRETE
1)
2) Ayacucho, 05 de abril de 2012
CÓDIGO
3) OFICIO Nº 001-12-I.E “2049”-AYAC
4) Señor
5)
TEXTO
- Apertura: Exposición
inicial y cordial.
- Exposición: Extiende
más el asunto.
- Cierre
Asunto
: Lic. JOSÉ CÁRDENAS RÍOS
Director de la I.E. 2049
Ayacucho
: Invitación
6) Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para invitarlo, lo
mismo que a los docentes del colegio bajo su dirección, a
la reunión que se llevará a cabo el 20 del presente mes, a
horas 6 p.m. en nuestro plantel, con la finalidad de
intercambiar ideas para la celebración del aniversario de la
UGEL Huamanga, a la cual pertenecen ambas
instituciones.
Sin ningún asunto más en particular, aprovecho la
ocasión para expresarle los sentimientos de estima
personal.
………………………..
8) Lic. Roly Vega Castro
Director I.E. 2056
PIE DE PÁGINA
9) C. c: Archivo
10) RVC/rjs
B. COMPLEMENTARIAS
1. Nombre del año
2. Referencia
3. Anexo
DESTINATARIO
ASUNTO
7) Atentamente,
CON COPIA
LUGAR Y FECHA
ANTEFIRMA
FIRMA, POSTFIRMA, SELLO
MEMORANDO
I.CONCEPTO. Documento de carácter administrativo, recordatorio, de uso flexible, práctico, breve
y directo.
II. ÁREA DE DIFUSIÓN. Es de carácter interno. Establece comunicación entre los trabajadores de
una institución o empresa.
III. CLASES
 Simple: Se usa para comunicar disposiciones, remitir o transferir documentos, dar a
conocer la realización de actividades o ejecución de roles o tareas que va dirigido a un solo
destinatario.
 Múltiple: Se usa para hacer conocer disposiciones o información en forma simultánea a
varios destinatarios.
IV. PARTES
A. OBLIGATORIAS
1) Ayacucho, 15 de abril de 2012
2) MEMORANDO Nº 001-12-IEP-“MPB”-AYAC./D
CÓDIGO
3) Señor : Prof. ELOY ROJAS FERNÁNDEZ
Subdirector
ASUNTO
LUGAR Y FECHA
DESTINATARIO
4) Asunto: Remisión nómina de alumnos matriculados.
5) Agradeceré a Ud. tenga a bien remitir inmediatamente a esta
Dirección la nómina de las estudiantes matriculadas en el Plantel
durante el presente año escolar, para su envío urgente a la UGEL De
Huamanga, bajo responsabilidad.
TEXTO
6) Atentamente,
……………………..
7) Lic. Sara Pariona Ruiz
Directora
CON COPIA
PIE DE PÁGINA
8) C.c: Archivo
9) SPR/lrs
B. COMPLEMENTARIAS
1. Membrete
2. Nombre del año
3. Referente
4. Sello
5. Anexo
ANTEFIRMA
FIRMA Y POSTFIRMA
INFORME
I. CONCEPTO. Es un documento interno en el que la persona da cuenta en forma detallada sobre
una determinada actividad, así mismo proponiendo soluciones para mejorar una situación.
II. ÁREA DE DIFUSIÓN. Se difunde solamente dentro de una institución o empresa. Relaciona al
subordinado con sus superiores y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel.
III. PARTES. Posee las mismas partes que el memorando.
1) INFORME 001-2012-UPLA/CAT-AYACUCHO
2) Al
ASUNTO
: CPC. Maruja Palomino de Pino
Coordinada UPLA CAT-Ayacucho
DESTINATARIO
3) Asunto: Informe de actividades académicas realizadas semestre 2012-II
4) Fecha : Ayacucho, 24 de noviembre de 2012
TEXTO
CÓDIGO
LUGAR Y FECHA
5)
Es grato dirigirme a usted, señora coordinadora, para hacer
de su conocimiento sobre las diversas actividades académicas realizadas como
docente en el curso de REDACCIÓN Y ELOCUCIÓN de la Universidad
Peruana Los Andes desarrolladas durante el semestre académico 2012-II de
2012 y que se detalla a continuación:
I. LOGROS:
Se está desarrollando los temas de acuerdo a lo programado en el
sílabo.
Asistencia a las reuniones de coordinación.
II. DIFICULTADES:
Tardanza de algunos estudiantes al ingreso.
La inasistencia de algunos estudiantes.
III. SUGERENCIAS:
Recomendar a los estudiantes asistir puntualmente.
Recomendar a los estudiantes asistir en las horas programadas.
Es todo cuanto puedo informar a Ud. señor Coordinadora, para los fines
convenientes.
6) Atentamente,
7) _________________
Carlos Almeyda Hinostroza
DOCENTE UPLA
8) C.c: Archivo
CON COPIA
PIE DE PÁGINA
9) RPS/cfr
ANTEFIRMA
FIRMA Y POSTFIRMA
VICIOS DEL LENGUAJE
Se les llama también vicios de dicción o de palabras. Son todas aquellas transgresiones del
idioma, condenada por la gramática y el buen uso de la lengua. Las palabras son incorrectamente
usadas en los aspectos fonético, ortográfico, morfológico, sintáctico o semántico.
I. BARBARISMO. Referido a la mala pronunciar o escribir de las palabras empleando vocablos y
expresiones impropios.
1. Cuando pronunciamos mal las palabras (fonético).





INCORRECTO
Véndame grampas.
Le falta la diérisis.
Está mostro.
No cabo en el auto
¿Qué quedrá esa señora?
CORRECTO
- Véndame grapas.
- Le falta la diéresis.
- Está monstruo.
- No quepo en el auto
- ¿Qué querrá esa señora?
2. Cuando acentuamos mal las palabras (fonológico).




INCORRECTO
Ese hombre es ávaro.
Percepción tactil.
Aquél es ahora méndigo.
Fui a la policia a poner la denuncia
CORRECTO
- Ese hombre es avaro.
- Percepción táctil.
- Aquel es ahora mendigo.
- Fui a la policía a poner la denuncia.
3. Cuando escribimos mal las palabras (ortográfico).




INCORRECTO
Somos profecionales.
Selva exhubernate.
Ensalada de beterragas.
Se nesecita empleada con experiencia.
CORRECTO
- Somos profesionales.
- Selva exuberante.
- Ensalada de betarragas.
- Se necesita empleada con experiencia.
4. Se incurre en barbarismo cuando empleamos “Extranjerismos”.
GALICISMO (FRANCÉS)
¡Qué lindo bouquet!
Me entregaron mi carnet.
CASTELLANIZADO
¡Qué lindo buqué!
Me entregaron mi carné.
ANGLICISMOS (INGLÉS)
El folklore de Huamanga es hermoso.
Obtuvo un record impresionante.
CASTELLANIZADO
El folclore de Huamanga es hermoso.
Obtuvo un puntaje impresionante
GERMANISMO (ALEMÁN)
Toma cerveza en chopp.
Está en kindergarten.
CASTELLANIZADO
Toma cerveza en jarra.
Está en el jardín de niños.
II. CACOFONÍA. Es un efecto sonoro desagradable, que se produce por la cercanía de sonidos o
sílabas que poseen igual pronunciación dentro de una palabra o en palabras cercanas dentro
de un mismo discurso.
Ej.
 Pedro Pérez pide permiso para partir para París, para ponerse peluca postiza porque
parece puerco pelado.
 Cuando estuviste, viste el estadio.
 En la foto parece que aparece un fantasma.
III. MONOTOMIA. Es la repetición de palabras por carencia y desconocimiento de vocabulario.
Ej.



Ya te dije que no puedo hacer nada porque ayer hice todo lo que se podía hacer para
que tú pudieras ir de vacaciones.
Te estoy diciendo que vengas conmigo, pero por más que te digo, solo dices que lo
vas pensar y nada que me dices nada.
Me levanto, voy al trabajo y después a la facultad. Cuando llego a mi casa, me voy a
dormir: ya estoy harto de esa monotonía.
IV. REDUNDANCIA. Consiste en emplear vocablos innecesarios que no contribuyen a dar más
claridad a nuestra expresión, ni comunicarle energía o belleza; solamente repiten la idea de lo
ya dicho.
Ej.
 Le vino una terrible hemorragia de sangre.
 En ese abismo sin fondo, cayeron los dos
 Dale, aunque sea, un mendrugo de pan.
 Te invitaron a cenar en la noche.
V. ANFIBOLOGÍA. Consiste en faltar a las reglas de la claridad. Cuando se incurre en este vicio, la
expresión formada puede tener más de una interpretación.
Ej.
 Vimos un cuadro en el salón que estaba mal pintado.(INCORRECTO)
 Vimos un cuadro que estaba mal pintado en el salón.(CORRECTO)
 Escribía la carta cuando tocaron la puerta.(INCORRECTO)
 Ella escribía la carta cuando tocaron la puerta.(CORRECTO)
 Se vende pañales para adultos desechables. (INCORRECTO)
 Se vende pañales desechables para adultos. (CORRECTO)
VI. SOLECISMO. Es el vicio que resulta de una mala construcción sintáctica, o de una
concordancia inadecuada. Se da en los siguientes casos:
1. DISCORDANCIA. La discordancia es un fenómeno gramatical que se produce cuando no
concuerdan el sujeto con el verbo, o el género con el número.
Ej.
 El automóvil iban a gran velocidad. (INCORRECTO)
 Los automóviles iban a gran velocidad.( CORRECTO)
 Esos viejo amigos me reconocieron.(INCORRECTO)
 Ese viejo amigo me reconoció.( CORRECTO)
2. DEQUEÍSMO. Es el mal uso del subordinante “de que” en el habla cotidiana y aún en el
discurso académico o culto.
Ej.
 L e grité a Zulema de que me esperara.(INCORRECTO)
 L e grité a Zulema que me esperara. (CORRECTO)
 Le asegurode que había copiado en el examen. (INCORRECTO)
 Le aseguró que había copiado en el examen.(CORRECTO)
3. QUEÍSMO. Es la supresión innecesaria del subordinante “de que” en el habla por la
conjunción “que”.
Ej.
 En vez que gastes el dinero en licor, compra leche para tus hijos. (INCORRECTO)
 En vez de que gastes el dinero en licor, compra leche para tus hijos. (CORRECTO)
 No se dio cuenta que lo perseguían unos pandilleros. (INCORRECTO)
 No se dio cuenta de que lo perseguían unos pandilleros.(CORRECTO)
4. LAISMO, LEISMO, LOISMO. Es el uso inadecuado de los pronombres la, las, le, les, lo y
los.
Ej.
 La he dado una carta a ella.
Le he dado una carta a ella.

Lo he dado un regalo a él.
Le he dado un regalo a él.
 Le vi en tu casa.
Lo vi en tu casa. / La vi en tu casa.

Le dije a Pedro que vendría.
La dije a Pepa que vendría.