SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL H

H. CONGRESO DEL ESTADO DE
MICHOACÁN DE OCAMPO
M ICHO ACÁN
PONENCIA: SITUACIÓN ACTUAL DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL H. CONGRESO
DEL ESTADO DE MICHOACÁN DE OCAMPO
PRESENTADA POR:
Lic. Juan Carlos Villegas Medina
Jefe del Departamento de Archivo del H. Congreso del Estado de
Michoacán de Ocampo
EN LA REUNIÓN NACIONAL DE ARCHIVOS HISTÓRICOS
Los archivos en la sociedad del conocimiento
Monterrey, Nuevo León
22, 23 y 24 de septiembre de 2004
SITUACIÓN ACTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DEL H. CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN DE OCAMPO
INTRODUCCIÓN:
LXIX LEGISLATURA:
La integración de la LXIX Legislatura del Estado de Michoacán de
Ocampo, tuvo un rasgo distintivo, la composición de una Cámara
equilibrada entre las distintas fuerzas políticas que representan la
ideología política de los michoacanos, quedando distribuida de la
siguiente manera: 17 diputados por el Partido Revolucionario
Institucional, 17 por el Partido de la Revolución Democrática, 5 del
Partido Acción Nacional y 1 del Partido del Trabajo.
Constituido de esta manera el Congreso, uno de los primeros de los
principales aspectos que se detectó fue la necesidad de pensar en una
nueva organización que posibilitara óptimas condiciones que
coadyuvaran a mejorar el quehacer legislativo y administrativo del
Congreso.
El resultado fue la promulgación de la Ley orgánica y de
procedimientos del H. Congreso, publicada en la Sección Cuarta del
Periódico Oficial, el jueves 13 de marzo de 2003, abrogando a la Ley
orgánica del Congreso de Michoacán de fecha 3 de marzo de 1983.
El objetivo de dicha Ley queda plasmado en su Artículo 1., en el cual se
especifica que la Ley “…tiene por objeto establecer las bases para la
organización, funcionamiento y procedimientos del Poder Legislativo....”.
El efecto fue una reestructuración total en las funciones sustantivas que
se llevaban a cabo en el Congreso, éstas modificaron de la misma
manera todas sus dependencias de apoyo técnico y administrativo.
En consecuencia, las áreas encargadas de gestionar información
documental para el Congreso también fueron modificadas, creándose la
figura de la Dirección de Biblioteca, Archivo y Asuntos Editoriales,
definiendo como parte integral los servicios de Archivo y Biblioteca
(Artículo 75, VI y VII).
Se aprueba, también, el Reglamento interno de la Secretaría de
Servicios
Parlamentarios,
Secretaría
de
la
cual
depende
orgánicamente la Dirección, especificando en sus artículos 2, inciso B),
III, X y XI, artículo 13, III, IV y IX, artículo 14, 15 y 16, la creación de
los departamentos de Archivo, Biblioteca
estableciendo sus funciones y atribuciones.
y
Asuntos
Editoriales,
MARCO LEGAL:
Otro aspecto fundamental que afecto la gestión de información
documental del Congreso, fue la publicación de la Ley de Acceso a la
Información Pública del Estado de Michoacán de Ocampo y de
Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de
Michoacán de Ocampo y de sus Municipios.
Estos dos ordenamientos legales obligan a que las instituciones
cataloguen, registren, sistematicen y difundan su información con el
propósito general de garantizar su acceso. Ante esta situación el
Congreso adquirió herramientas informáticas que permitieran responder
a los desafíos que en tal sentido presentan estas leyes.
Con base en lo anteriormente expuesto, procederemos a presentar
algunos de los principales resultados obtenidos, correspondientes a la
administración de información del Congreso y que son reflejo del
contexto al que se ha hecho referencia. En este sentido describiremos
qué bases normativas, organizativas, productos y servicios de
información se han aplicado, así como aquellas herramientas
informáticas que se utilizan en el área de la Biblioteca (automatización
de la biblioteca tradicional, gestión del conocimiento y la página de
Internet del Congreso) y del Archivo (proyecto de biblioteca digital,
automatización del sistema archivístico y publicaciones electrónicas en
disco compacto).
BIBLIOTECA “LIC. EDUARDO RUIZ”
La organización técnica de la Biblioteca sigue criterios bibliotecarios
mundialmente reconocidos. Sus colecciones se clasifican con el sistema
Decimal de Dewey, la catalogación descriptiva se realiza con base en las
Reglas de catalogación angloamericanas y para la asignación de
temas se utilizan los Encabezamientos de materia, compilados por la
maestra Gloria Escamilla.
La Biblioteca se automatiza con el programa SIABUC (Sistema Integral
para la Automatización de Bibliotecas de la Universidad de Colima), que
cuenta con los siguientes módulos: Análisis; Consulta; Préstamo,
Adquisiciones, Publicaciones y Estadísticas. Cuenta a la fecha con 8421
registros, equivalentes a 12500 volúmenes, que se pueden consultar por
la red interna y por Internet.
GESTIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL
Para tratar toda aquella documentación que no cae en el campo
bibliotecológico y archivístico, se cuenta con el programa NextPage
NTX que es un poderoso programa buscador y gestor de contenidos de
información de diversas fuentes que nos auxilia a localizar la
información que tiene el Congreso en su Página, se presenta en un
formato sencillo a través del servidor Web. Los usuarios acceden a NTX
a través de un navegador Web, haciendo búsquedas mediante palabras
clave, usando lógica booleana para ampliar o restringir los resultados.
Puede crear vínculos con múltiples servidores, pasando las búsquedas
de un servidor al otro, y retornando los resultados al usuario original,
proceso que permite que se puedan montar servidores NXT en múltiples
localizaciones y vincularlos mediante una única red lógica. Cada servidor
indexa sus datos locales, pero en el proceso de búsqueda se involucran
todos los servidores. Permite incorporar multimedia (video, imágenes,
texto y sonido).
Se pretende con esta herramienta sentar las bases para lograr la
sistematización unificada de lo que se da en llamar la gestión del
conocimiento aplicado al H. Congreso.
Actualmente contiene más de 1000 documentos (texto completo e
imagen básicamente), los cuales incluyen la siguiente información:
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Constituciones Políticas del Estado de 1825, 1858 y 1918.
Leyes vigentes estatales
Reglamentos estatales y municipales
Diario de Debates de la LXIX Legislatura
Intervenciones en Sesión
Comisiones
Grupos parlamentarios
Boletines
Acuerdos
Iniciativas
Dictámenes
Minutas de decreto aprobadas
Informes de Gobierno
Información de los municipios
Seminarios y foros
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Síntesis informativa
Diario Oficial de la Federación
Periódico Oficial del Estado
Este proyecto fue llamado Sistema de Información Inteligente del H.
Congreso de Michoacán.
BIBLIOTECA DIGITAL:
La Biblioteca Digital que se piensa realizar para el Congreso se concibe
como una colección clasificada y catalogada dividida en secciones que
permita almacenar en formato digital aquellos recursos documentales
propios y relevantes que genera o ha generado el Congreso al tiempo
que permita su búsqueda y recuperación.
Se están analizando dos herramientas informáticas basados ambas en
software libre a fin de decidir en cual de ellas se construirá la Biblioteca
Digital del Congreso.
Phronesis
Una de ellas se llama Phronesis, desarrollado por ITESM, con el apoyo
de CONACYT, es su objetivo principal el de permitir la creación de
bibliotecas digitales distribuidas en Internet. Permite almacenar
documentos en cualquier formato, y puede realizar búsquedas dentro
del texto completo de los documentos cuyo formato permita la
extracción del texto así como en los metadatos de todos los
documentos.
Greenstone
Software desarrollado para la presentación y construcción de
colecciones que permite indexar y hacer búsquedas en texto completo,
este sistema también permite navegar a través de metadatos asignados
a los documentos digitales.
La catalogación de colección de la Biblioteca Digital se realizará
utilizando los metadatos Dublin Core.
Las secciones que integrarán la colección de la Biblioteca, son las
siguientes:
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Acuerdos
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Diario de Debates
Decretos
Dictámenes
Iniciativas
Minutas
Historia legislativa vigente
Historia legislativa (Recopilación de leyes, decretos, reglamentos y
circulares expedidas en el Estado de Michoacán desde 1824 a la
fecha).
Legislación vigente
Reglamentos
Reglamentos de leyes
Reglamentos Estatales
Reglamentos Interiores
Reglamentos Municipales
Periódico Oficial del Estado (texto completo desde el 3 de
marzo del 2003 a la fecha).
PUBLICACIONES ELECTRÓNICAS EN DISCO COMPACTO
Lexmich
El Congreso publicó el primer disco compacto en el Estado llamado
Lexmich editado en 1994, mismo que contiene la legislación de Estado
vigente en aquel entonces.
CompilaMich e Historia Legislativa y Parlamentaria del
Estado de Michoacán
También se ha publicado conjuntamente con la Suprema Corte de
Justicia de la Nación dos discos: el CompilaMich publicado en 1997 el
cual incluye legislación vigente también; y la Historia Legislativa y
Parlamentaria del Estado de Michoacán mismo que incluye en texto
completo todas las leyes vigentes, registrando todos los cambios que
han sufrido los ordenamientos legales existentes en el Estado. Se puede
consultar por texto completo o por artículos, además se pueden hacer
búsquedas por palabra o combinación de las mismas. Se incluyen 73
leyes las cuales se pueden copiar o imprimir. Su próxima actualización
se realizará en el mes de noviembre.
Memoria Digital de la LXIX Legislatura
El mes de agosto el Congreso aprobó la realización de este disco cuyo
objetivo principal es el de reflejar el quehacer realizado por dicha
Legislatura durante su gestión. El contenido del disco incluirá la
siguiente información: datos biográficos de los legisladores; Comisiones
y Comités; Diario de Debates; el cual se arreglará por años, meses,
días y sesiones, y además contará con un índice que permita acceder a
través de hipervínculos, a iniciativas, intervenciones de diputados,
decretos, dictámenes, sesiones y ordenes del día. Se incluirá también
las leyes y reglamentos vigentes y por separado las leyes que la LXIX
Legislatura ha aprobado durante su administración. El acceso a la
información se hará por texto completo o bien por búsquedas a través
de palabras o combinación de las mismas.
Para la edición de discos compactos el Congreso ha adquirido un
programa muy completo llamado Folio Views.
SISTEMA ARCHIVÍSTICO DEL H. CONGRESO:
El pasado 31 de agosto del año en curso el Congreso presentó el
programa Albalá el cual ha sido adquirido para gestionar integralmente
su sistema archivístico (el que se constituye por 40 archivos de
diputados, 112 de trámite, el de Concentración y el Histórico). La
aplicación de dicho software posibilitará administrar de manera ágil y
versátil los documentos y expedientes que se producen en sus archivos.
El objetivo fundamental que se persigue con la puesta en práctica de
este proyecto es lograr la organización y descripción de los fondos
archivísticos existentes en el Congreso con el propósito de almacenar la
información en soporte electrónico, además del papel tradicional, de
cara a obtener unas mejores condiciones de conservación de
documentación importante y de ofrecer un servicio de difusión, por
medio de Internet, de la información que se decida de libre acceso al
conjunto de los ciudadanos.
De manera general esta herramienta permitirá: organizar y describir los
fondos documentales existentes en los archivos del Congreso;
homogeneizar la descripción de estos fondos a través de cuadros de
clasificación uniformes dado el carácter semejante de la documentación
a describir; integrar diferentes archivos y depósitos en un único sistema
de información; facilitar la difusión de contenidos y dar acceso a una
consulta integrada de los fondos a través de tecnología Web, vía
Internet; asegurar un mayor control de la seguridad, la integridad y la
conservación de los documentos originales, almacenando en soporte
electrónico la parte de las piezas documentales que interesen y dotar al
personal a cargo de los archivos de la formación necesaria para la
correcta utilización de la herramienta informática.
En resumen, se pretende contar con una herramienta informática que de
manera general permita adecuarse a todas las necesidades de gestión
que se nos presentan en nuestro sistema archivístico, que a la vez se
base en normas internacionalmente reconocidas que garantice su
permanencia, y que a la vez nos permita el control, descripción,
conservación y disponibilidad de los recursos documentales (en todos
sus soportes papel, imagen y texto electrónico) existentes en los
archivos del H. Congreso, así como el de su consulta tanto interna
(Intranet, red local) como externa (Internet).
MÓDULOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA ALBALÁ:
DESCRIPCIÓN: Con base en la ISAD (Norma Internacional para la
Descripción Archivística) y la ISAAR (Norma Internacional Sobre
los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones,
Personas y Familias)
CONSULTA: (búsqueda jerárquica a través de cuadro de clasificación;
Por texto libre en cualquier nivel y campo ISAD; por texto libre ajustada
a campos ISAD; consulta a partir de autoridades; consulta al cuadro de
organización de los fondos.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Control del ciclo vital de los documentos;
transferencia o eliminación, junto con las piezas documentales, de las
descripciones; implantación en todo el sistema de archivos, desde
archivos administrativos hasta archivos históricos
GESTIÓN DE USUARIOS: Acceso al documento de forma rápida,
cómoda y eficaz; control de seguridad, integridad y conservación de los
documentos originales; racionalización de los recursos del archivo para
ofrecer un mejor servicio; ayuda para la programación y evaluación del
servicio; control y registro de los usuarios (externos o de la propia
organización) y de las consultas y préstamos que realizan; impresos de
control y administrativos; certificados e informes; y estadísticas.
MULTIMEDIA: Integración de cualquier objeto multimedia con las
descripciones archivísticas; asociación a las descripciones archivísticas
objetos multimedia (por grupos o individualmente); gestión completa,
captura, almacenamiento, búsqueda y extracción; incorporación de
objetos multimedia desde, un periférico conectado (escáner, cámara,
etc.), un fichero ya almacenado en algún dispositivo, o una aplicación
externa.
Web: Acceso del usuario externo para consulta en modo OPAC.
CONFIGURACIÓN: Información descriptiva de archivos del sistema;
personalización del cuadro de organización de los fondos del archivo;
definición de perfiles de acceso; mantenimiento de valores de tablas
auxiliares; configuración de la visualización y de las pantallas ISAD para
descripciones, consultas, Web; configuración de salidas impresas;
herramientas de administración de la aplicación.
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DEL CONGRESO:
El Congreso adopta para la organización de sus archivos principios
fundamentales de procedencia y respeto al orden original. Y para la
descripción de los mismos emplea las normas ISAD y la ISAAR
Archivo Histórico
Se encuentran descritos 17,600 expedientes los cuales originalmente se
capturaron en el programa MicroISIS. Se arregla cronológicamente por
legislaturas y cuenta con las siguientes series documentales: decretos,
acuerdos, amparos y varios. Estos expedientes se encuentran ya
incorporados al sistema Albalá.
Las etapas que siguen para el Archivo Histórico son las de realizar los
extractos de cada uno de los documentos que integran los expedientes,
digitalizar o microfilmar los expedientes para incorporarlos al módulo
multimedia del programa, a fin de que se pueda consultar su imagen y
finalmente la transcripción de aquellos documentos cuya tipografía es
manuscrita.
Archivos administrativos:
Archivos de trámite
Se cuenta con 152 archivos de trámite, la actividad principal que se
está implantando en cada una de las oficinas del Congreso es de la
descripción y registro preliminar de todos los documentos y expedientes
de las oficinas que inician a través de la opción OfiWeb del programa
Albalá al fin de lograr que cada oficina del Congreso registre y ordene
los documentos que reciba o genere durante un año calendario en el
archivo de trámite, de acuerdo con el artículo 11, fracción II de la Ley
de Archivos
Archivo de Concentración
De acuerdo con la Ley precitada los archivos de oficina tienen los
documentos y expedientes sólo un año, teniendo que trasferirlos a los
archivos de concentración con la única excepción de aquellos cuyo
trámite sigue su curso, por lo cual se esta iniciando la transferencia de
los archivos de trámite de las oficinas del Congreso al Archivo de
Concentración.
Esquema general de clasificación sistema:
Clasificación orgánico-funcional
Arreglo por legislatura que se constituyen en fondos
Dividido por dos subfondos
1 Fondo legislativo
– Proceso legislativo (decretos, iniciativas, minutas
dictámenes)
– Estructura orgánica (pleno, comisiones y comités
diputados
2 Fondo administrativo
– Secretaría de Servicios Parlamentarios
• Áreas subordinadas y sus funciones
– Secretaría de Administración y Finanzas
• Áreas subordinadas y sus funciones
– Coordinación de Comunicación Social
• Áreas subordinadas y sus funciones
– Contraloría Interna
• Áreas subordinadas y sus funciones
– Auditoría Superior de Michoacán
• Áreas subordinadas y sus funciones
– Coordinación de Atención Ciudadana y Gestoría
y
y
• Áreas subordinadas y sus funciones
Se tienen contemplados los siguientes niveles: fondos, subfondos,
secciones, subsecciones, series, subseries y los niveles físicos de caja,
expediente y documentos.