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Área: SECTOR PÚBLICO
III
Contenido:
INFORME ESPECIAL
Formulación de los Estados Financieros en el Sector Público (Parte II) ..........................................................................
III-1
PREGUNTAS Y RESPUESTAS ...............................................................................................................................................................................
III-4
Formulación de los Estados Financieros en el Sector Público
(Parte II)
Es el proceso que resume la historia financiera económica de la entidad las cuales deben observar en la preparación y
presentación de información financiera con el objeto de mostrar los principios de contabilidad generalmente aceptados y
las normas internacionales del Sector Público.
Es el documento técnico contable que
muestra la evolución del movimiento mensual y acumulado de las cuentas del mayor a la manera de un listado de saldos.
Contiene el movimiento de cada una de
las cuentas principales, contiene los saldos deudores y acreedores según el caso
y que servirá de base para realizar los ajustes de las partidas no monetarias por efectos de inflación.
Por lo general, se puede obtener reportes
en cualquier momento a fin de comprobar su exactitud a través del SIAF.
9. ¿Cómo se Formula el Balance
Constructivo?
Se formula mediante una hoja de trabajo
contable que contiene tanto los saldos
iniciales o saldos referenciales de apertura. Los saldos acumulados de las cuentas
de Balance de un período anterior, el movimiento anual de los mismas y nuevos
saldos obtenidos al final del ejercicio con
la finalidad de mostrar los asientos de regularización patrimonial y de determinación de resultados, permitiendo conocer
el superávit o déficit al final del período.
El Balance Constructivo, cuya estructura
se muestra en el formato HT-1, es la hoja
de trabajo que contiene el movimiento
acumulado del libro mayor, para la formulación de los Estados Financieros, con
sus respectivas notas y anexos.
Los saldos de las cuentas presupuestarias que
muestran la captación de recursos financieros, así como las cuentas que registran las
asignaciones comprometidas y la ejecución
del gasto, deben coincidir con los saldos reflejados en el Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos EP-1.
Esta hoja de trabajo constituye el elemento básico para la elaboración anual de
los Estados Financieros y notas correspondientes.
Nos muestra tres partes: la información
patrimonial o financiera, la información
presupuestaria y la información a través
de cuentas de control.
Los Estados Financieros y la Información
presupuestaria se reporta a la Contaduría
Pública de la Nación, Órgano rector del
Sistema Contable Gubernamental de la
República, es un documento que incluye
todos los datos y referencias necesarias
para que esta pueda ser utilizada como
instrumentos de investigación y fiscalización del Poder Ejecutivo.
10. Documentos y registros básicos para el Balance Constructivo
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Asientos de apertura y/o reapertura.
Análisis de cuenta.
Inventario de almacén y bienes de uso.
Arqueo de fondos y valores.
Conciliaciones bancarias, cuentas corrientes.
Conciliaciones bancarias, sub. cuenta
Tesoro Público.
Ajustes y regularización patrimonial, se
debe considerar errores, omisiones y
duplicaciones que permiten obtener el
movimiento correcto y saldo de cada una
de las cuentas, así como también los
asientos de regularización patrimonial corresponden a la cuenta Hacienda Nacional Adicional por los fondos recibidos,
entregados por la entidad para atender
gastos de capital durante el ejercicio o
reversiones al Tesoro Público, así como
los traspasos recibidos y entregados de
bienes . Dicha regularización patrimonial
deberá efectuarse separadamente tanto
por los cargos y abonos, etc.
Cuadro de conciliaciones.
Traspaso de Tesoro Público.
Traspaso de documentos.
Traspaso de bienes.
Remesas de bienes.
Remesas regionales.
* Traslado de fondos.
* Traspaso a instituciones públicas.
* Transferencias corrientes (recibidas y
entregadas).
* La Columna de ajustes por corrección
monetaria, aparte de encontrarse sustentadas por los respectivos asientos.
* Notas de contabilidad: ajustes y regularización patrimonial, asientos de determinación de resultados y cierre contable.
* Otros, para los estados presupuestarios: tenemos:
- Estado de ejecución mensual del
gasto corriente y de capital.
- Por el órgano ejecutor.
- Estructura programática.
- Clasificador por ingresos y gastos.
- Cadena institucional.
- Clasificador del gasto.
- Clasificador del ingreso.
E
S
P
E
C
I
A
L
11. ¿Cómo se elabora el Balance
Constructivo?
Se elabora al final del cierre de cada ejercicio, como hoja Intermedio para la Formulación de los Estados Financieros y Presupuestarios, este documento nos muestra referencialmente el asiento de apertura, luego del movimiento acumulado de
cada una de las cuentas que figuran en el
Balance de comprobación; así como las
rectificaciones, ajustes técnicos, regularización patrimonial, ajustes por inflación,
saldos ajustados y distribución de los saldos de las diferentes cuentas.
Para realizar el Balance Constructivo se
debe tener en cuenta lo siguiente:
a. Asiento de apertura referencial: se debe
mostrar el asiento inicial de apertura
en forma referencial.
b. Movimiento acumulado: cada una
de las cuentas financieras y presupuéstales que se encuentren reflejados en el mayor al cierre del ejercicio donde debe aparecer el movimiento acumulado de la cuenta 30.
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S E G U N DA Q U I N C E N A - O C T U B R E 2 0 0 7
8. Elaboración del Balance de
la Comprobación
I
N
F
O
R
M
E
III-1
III
INFORMES ESPECIALES
Transferencias y remesas de Capital,
así como el movimiento acumulado
de la cuenta 56. Hacienda Nacional
Adicional.
c. Saldos. Los mismos que se obtienen de
la detracción aritmética de sumas y restas del movimiento acumulado.
d. Columnas de ajustes y regularización
patrimonial. Para mostrar los ajustes
para corregir errores, omisiones y
trimonio; así como las cuentas de ingresos y gastos para el estado de
gestión y cuentas presupuestarias,
estos saldos a nivel de cuentas
divisionarias deberán coincidir con las
notas y anexos a la información financiera:
- Balance General.
- Estado de Gestión.
- Balance Presupuestario.
duplicaciones que permitan obtener el
movimiento correcto y saldo real de
cada una de las cuentas.
e. Saldos. Reflejan el resultado de cada una
de las cuentas financieras presupuestales
y de orden, luego de efectuar los asientos
de ajustes y regularización patrimonial.
f. Distribución de saldos: Para la respectiva distribución se toma cada una de
las cuentas del activo, pasivo y pa-
12. Balance Constructivo al 31 de diciembre de 200... (En Nuevos Soles)
(*)
Cód.
01
Cuentas
del Mayor
02
Asiento
Referenc. de
Apertura
D
H
Asiento de
apertura inventario inicial
10xx
12xx
19
21xx
33xx
37xx
39xx
54xx
56xx
59xx
Importes del
asiento de
apertura deben
ser exactamente iguales a los
presentados el
año anterior a
la Contaduría
Pública.
03
Movimiento
Acumulado al 3112-2001
D
H
Sumas
del
Mayor
«Debe»
Saldos
del movimiento
acumulado del
Mayor
«Haber»
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III-2
Es un proceso a través del cual se formulan
los Estados Financieros teniendo en consideración lo siguientes aspectos como:
- La verificación de las operaciones más
importantes, que se hayan ejecutado
durante el ejercicio, con la finalidad de
contrastar el registro y la documentación sustentatoria.
- Revisión y análisis de las cuentas.
- Análisis y verificación de las notas de la
contabilidad enviadas por las diferentes áreas.
- Formulación del Balance constructivo
el mismo que debe conciliar con los respectivos mayores auxiliares, a fin de
darle consistencia y racionabilidad.
Nota:
Del Balance constructivo se desprenderá
la formulación respectiva de los Estados
Financieros dándole una estructura orgánica y adecuándolos a los formularios establecidos en la Directiva N.º 02-2006-EF/
93.01, cierre contable aprobado por
R.C.N.º 002-2006-EF/93.01.
14. Formulación de los Estados
Financieros Comparativos
La presentación de los Estados Financieros Comparativos incrementa la utilidad y
INSTITUTO PACÍFICO
Saldos
D
Ajuste y Regulariz.
Patrimonial
D
A
30
56
06
05
H
xx
Distribución de Saldos
Nuevos Saldos
D
Asientos de regularización patrimonial
02 y 03 igual al balance de
comprobación
13. Elaboración de los Estados
Financieros
04
H
Balance
General
A
Estado de
Gestión
P
Gastos
Ingresos
Balance de
Presupuesto
D
H
Nuevos Soles
xx
Transferencia de capital
del ejercicio
59
xx
54
xx
Transferencia de resultados solo cuando es superávit.
36
xx
54
xx
Transferencia de fondos
de capital del año anterior enviados por el MEF
57
xx
54
xx
Capitalización, excedente, revaluación
03 + 04 = 05
nos muestran claramente la naturaleza y
tendencia de los cambios que afectan a la
entidad.
Esta forma de presentación enfatiza el hecho que los Estados Financieros presentados por dos períodos son bastantes significativos que presentan por un solo período, por lo tanto para la presentación comparativa de los Estados Financieros actualizados; en moneda de un mismo poder
adquisitivo.
Para tal fin se expresarán todas las partidas monetarias y no monetarias de los
estados financieros del año anterior o año
procedente que se multiplica por el factor
de reexpresión anual de (1.020 año 2003),
con excepción del estado de gestión que
por disposición expresa los saldos del año
anterior se mostrarán a valores históricos.
Para el caso del estado de cambios en el
patrimonio neto los saldos de los años precedentes 2001 y 2002 se multiplicarán por
el factor de ajuste anual 1.020 así como también se ajustarán los importes que se revelen al interior de la columna Hacienda Nacional Adicional y Resultados Acumulados.
15. Formulación de los Estados
Presupuestarios
Se formula al cierre del ejercicio a través
de los documentos resumen que representan el movimiento presupuestal de
Distribución de saldos a Balance General
Estado de Gestión (Resultados)
ingresos y salidas, compromisos y ejecución.
La formulación de los Estados Presupuestarios deberán estar adecuados a la clasificación de ingresos y gastos por fuente
de financiamiento categoría del gasto grupo genérico y una partida específica.
Los Estados Presupuestarios de Programación del Presupuesto de Ingreso (PPI) Y
Programación de Presupuestos de Gastos
(PP2) deben presentar equilibrio en los
conceptos del presupuesto autorizado,
inicial, modificaciones, etc.
Debe considerar lo siguiente:
* EL Marco Legal de Presupuesto debe ser
elaborado en base a la Ley Anual de Presupuesto y las normas emitidas por la
Dirección Nacional de Presupuesto, inicial, modificaciones, mediante créditos
suplementarios, habilitaciones y transferencias de partidas, así como créditos
y anulaciones presupuestarias internas,
la cual será conciliado con el órgano
rector del Sistema Nacional de Contabilidad, adjuntando fotocopias fedateadas
de las normas pertinentes actualizadas.
* Los Estados Presupuestarios deben ser
elaborados y presentados a nivel de fuentes de financiamiento y en base a los clasificadores de ingresos y gastos, de acuerdo a la normatividad presupuestal emitida por la Dirección Nacional de Presupuesto Público.
ÁREA SECTOR PÚBLICO
16. Programación del Presupuesto de Ingresos y Gastos
(PPI - PP2)
Son documentos a través de los cuales la
estimación de ingresos y gastos presupuestado y modificado que por todo concepto se esperan captar, recaudar u obtener
niveles de fuentes de financiamiento.
La programación del presupuesto de ingreso y gastos tiene como objetivo principal, mostrar el monto anual de los recursos financieros con que dispondrá el pliego durante el ejercicio fiscal, a fin de ejecutarlos y aplicarlos en gastos corrientes
de la inversión y el capital.
Los estados presupuestarios PP1 y PP2
deberán presentar siempre el principio de
equilibrio presupuestario, tanto en el presupuesto inicial como en las modificaciones y el presupuesto final.
17. Balance de ejecución del presupuesto. EP1
En el Estado Presupuestario consta de lo
siguiente:
a. La captación de ingresos reales clasificados en ingresos corrientes, ingresos
de capital recursos de financiamiento,
obtenidos durante el ejercicio fiscal.
b. Forma de haber aplicado los recursos
obtenidos clasificándolos en gastos corrientes, gastos de capital y devolución
de créditos obtenidos en el ejercicio.
c. Nos muestran el resultado obtenido
entre el ingreso y gasto corriente, este
parámetro nos servirá como referencia
para la toma de decisiones.
d. Nos muestran también el resultado
económico que proviene del resultado
de los ingresos menos los gastos corrientes, más los ingresos menos los
gastos de capital.
e. Al final del resultado financiero producto de la diferencia entre el resultado
económico menos el movimiento de
los ingresos y gastos de capital.
18. Información complementaria
* Las entidades que ejecuten gastos por
las Fuentes de Financiamiento Recursos Ordinarios para los Gobiernos Regionales, deben consignar la siguiente
información:
- En el Estado de Programación del
Presupuesto de Ingresos (PP1), consignar el importe que presenta el
Estado de Programación del Presupuesto de Gastos (PP2) en la misma
fuente de financiamiento.
- En el Estado de Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Gastos (EP1),
mostrar en forma referencial como
ingresos, el importe total obtenido
en la ejecución de gastos de la misma fuente de financiamiento.
- En los numerales VIII Y IX del Estado de Fuentes Uso de Fondos, anotar el importe correspondiente a Recursos Ordinarios para los Gobiernos Regionales respectivamente.
* EL Órgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad solicitará información adicional que considere necesaria
para la elaboración de la Cuenta General de la República.
* Los saldos de las cuentas presupuestarias que muestran la captación de recursos financieros así como las cuentas que registran las asignaciones comprometidas y la ejecución de gastos
deben coincidir con los saldos reflejados en el estado de ejecución de ingresos y gastos- EP1.
19. Cierre de Cuentas
Al finalizar cada ejercicio fiscal se debe
efectuar el cierre de cuentas, situando
temporalmente las cuentas en cero, para
realizar la apertura nuevamente al inicio
del ejercicio las cuentas del activo, pasivo
y patrimonio.
El proceso de cierre se realiza de la siguiente manera:
a. Procedimiento de cierre y apertura
de cuentas:
Es el proceso mediante el cual se liquidan
todos los saldos de las cuentas nominales, se determina la utilidad o pérdida del
ejercicio económico y se transfiere el saldo del patrimonio neto, como:
- Liquidar una cuenta: consiste en realizar las operaciones necesarias para obtener el saldo final de una cuenta al
cierre del ejercicio económico.
- Saldar una cuenta: consiste en colocar un importe que sea la diferencia
entre el debe y el haber de una cuenta
para equilibrarla y saldarla (saldo final
es igual a cero), este importe debe ser
utilizado en el siguiente ejercicio económico para reaperturar la cuenta solo
para el caso de cuentas (activos, pasivos y patrimonio).
- Cerrar una cuenta: consiste en sumar
los dos saldos DEBE y HABER, después
e haber saldado la cuenta y haber sido
aprobado por el resultado del ejercicio.
- Reapertura de cuentas: consiste en
colocar el saldo inicial en el lado contrario utilizada para saldarla.
b. Asientos de cierre.
- La Cuentas Patrimoniales deberán cerrarse en forma recípocra por los saldos del
Activo, Pasivo y Patrimonio, Asientos
de cierre y al finalizar el ejercicio.
- Las cuentas de orden se cerrarán en forma recípocra.
- Asientos de cierre al finalizar el ejercicio.
- Las cuentas de Presupuesto se cerrarán trasladando los saldos deudores y
acreedores.
c. Asientos para determinar los resultados y cierre.
Los asientos para determinar resultados, son
los que se formulan de determinar el resultado de la gestión del ejercicio, adicionando
a las cuentas de ingresos y gastos los valores
ajustados que resulten haber actualizado
mensualmente los conceptos de ingresos,
gastos y costos, de manera que la clase 3, 4
y 5 deberían cerrarse contablemente a fin
de año conteniendo valores históricos más
valores ajustados contra la cuenta 89. Resultado del ejercicio.
Ejemplos:
* Cuentas de gestión.
——————— X ———————
DEBE HABER
70
71
75
76
77
80
x/x
1
1
2
1
1
INGRESOS TRIBUTARIOS
INGRES. NO TRIBUTARIOS
TRANSF. CORRIENT. RECIB.
INGRES. DIV. DE GESTIÓN
INGRESOS FINANCIEROS
RESULT. DE OPERACIÓN
Para el trabado de la cuenta
result. de la operac., los saldos
de las ctas. divis. que registran
gastos y costos del ejercicio.
500
000
500
200
100
7 300
* Cuentas de Gestión de Gastos
——————— X ———————
80
60
62
63
65
67
68
68
DEBE HABER
RESULT. DE OPERACIÓN 18 621
GASTOS DE OPERACIÓN
CARGAS DE PERSONAL
TRANSF. CORRIENT. OTORG.
TRIBUTOS
GASTOS FINANCIEROS
PROVISIONES DEL EJERCICIO
COSTOS DE VENTAS
1
1
1
1
3
4
5
150
350
271
500
200
650
500
Este asiento contable se realiza cuando el
saldo de la cuenta resultado de la operación es acreedor.
——————— X ———————
DEBE HABER
89 RESULT. DEL EJERCICIO 10 000
80 RESULT. DE LA OPERACIÓN
10 000
Este asiento contable se realiza cuando el
saldo de la cuenta resultado de la operación es acreedor.
20. ¿Cómo se realiza la Información Presupuestal?
Se realiza para la gestión de las entidades
por cuanto determina sus resultados en
base al análisis y medición de los avances
físicos y financieros obtenidos, comprende el grado de cumplimiento de las metas
programadas en base al presupuesto aprobado, compara lo planeado con lo ejecutado respecto al financiamiento y ejecución del presupuesto, como:
* La medición del grado de eficacia.
* La medición del grado de eficiencia.
* Examinar los resultados obtenidos.
* Explicar las desviaciones planteadas.
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* EL Estado de Ejecución del Presupuesto
de Ingresos y Gastos (EPI) deben reflejar
netos de anulaciones y reversiones.
III
III-3
III
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
21. Conciliación del marco legal
del Presupuesto
Deben tener como finalidad evaluar el
marco presupuestal a fin de determinar
su consistencia y legalidad del presupuesto aprobado.
- La información presupuestal para la conciliación debe estar desagregada por
programas, fuentes de financiamiento
y grupos genéricos.
- Verificación y contratación que realiza
la Contaduría Pública con respecto a la
aprobación, y ejecución del presupuesto autorizado.
- Las entidades del sector público deberán conciliar con la Contaduría Pública
de la Nación semestralmente, el mar-
co legal del presupuesto deberá efectuarse dentro de los 15 días hábiles siguientes del mes vencido.
Es importante señalar que los datos que
muestra la evaluación presupuestal deben
ser contrastados con los datos que muestran los estados presupuestarios, a fin de
conciliar adecuadamente la información
financiera y presupuestal.
La normativa legal del presupuesto debe
estar debidamente conciliado entre la entidad y la Contaduría Pública de la Nación
de acuerdo a las cifras desagregadas contenidas en la Ley Anual de Presupuesto,
presupuesto inicial y modificaciones presupuestarias constituidas como créditos y
anulaciones presupuestarias y deben estar sustentadas con los dispositivos legales vigentes a la conciliación.
CONCILIACIÓN DEL MARCO LEGAL DE PRESUPUESTO
Presupuesto Inicial
Presupuesto Institucional Aprobado (PIA)
Modificaciones
Créditos suplementarios,
Transferencias de Partidas,
devoluciones y créditos
MEF
Presupuesto
Institucional
Modificado
Aprobado.
- Resolución Municipal
- Resolución Presidencial
- Resolución Directorial
(PIA)
Resolución (PIM)
Incorporación de
Saldos de Balance
Resolución (PIM)
Mayor captación
de Recursos
Resolución (PIM)
Marco Legal del
Presupuesto
Presupuesto original
Modificación Presupuestal
MEF: Directivas
Transferencias de Partidas
Normativas Legales
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III-4
MEF: Resoluciones
INSTITUTO PACÍFICO
Transferencias entre partidas genéricas y específicas
excepto remuneraciones
22. Conciliación de la información y las cuentas presupuestales, con el Balance
Constructivo.
La información presupuestal generada
debe conciliar con la registrada en libros y
formatos auxiliares con las cuentas
presupuestales, con las cifras mostradas
en el Balance Constructivo, así como con
los reportes que genere el área de presupuesto respecto a la aprobación, compromiso, ejecución presupuestal considerando las fuentes de financiamiento, las partidas específicas, así como la categoría del
gasto e ingreso.
23. Marco legal del Presupuesto Autorizado
* Es un reporte que permite visualizar en
conjunto el comportamiento del
preexpuesto autorizado desde su aprobación inicial (PIA) hasta su situación
final (PIM), luego de realizar las modificaciones necesarias durante el ejercicio (créditos suplementarios, etc.).
* Esta información constituye un elemento de utilidad para la gestión de la entidad que nos muestra las variaciones
ocurridas en las partidas autorizadas
inicialmente, su incidencia en la autorización del gasto y grado de relación
entre los objetivos y metas.
Ficha Técnica
Autor
: C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Título
: Formulación de los Estados Financieros en el Sector
Público (Parte II)
Fuente
: Actualidad Empresarial, N.º 145 - Segunda Quincena
de Octubre 2007