Manual de Proceso - Superintendencia de Compañías

PROCESAR SOLICITUD DE
CONSTITUCIÓN DE COMPAÑÍAS NOTARIOS
Manual de Usuario Externo
Versión: 05
Fecha de aprobación: 18/09/2015
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Sección y/o
página
Descripción de la modificación
Fecha
de la
Modificación
02
4-6
Se actualiza los requerimientos técnicos y
consideraciones del proceso.
19/09/2014
02
1-45
Se actualiza numeración de pasos a seguir.
19/09/2014
03
46-54
Se incluye sección “Resolución de Problemas”
y “Consideraciones Jurídicas”.
07/11/2014
04
12-15-19
Se actualiza la pantalla para la visualización
de información y documentos adjuntos
20/01/2015
05
1-54
Se actualizan todas las pantallas del
módulo de notarios – Se incorporó la
sección Devueltos RM.
18/09/2015
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ÍNDICE
OBJETO ................................................................................................................................. 4
ALCANCE ............................................................................................................................... 4
REQUISITOS TÉCNICOS ...................................................................................................... 4
CONSIDERACIONES ............................................................................................................. 5
GLOSARIO ............................................................................................................................. 6
INGRESO A LA APLICACIÓN WEB ....................................................................................... 8
REVISAR SOLICITUD DE CONSTITUCIÓN ........................................................................ 10
REASIGNAR CITA................................................................................................................ 28
ANULAR TRÁMITE............................................................................................................... 30
GENERAR ESCRITURAS Y NOMBRAMIENTOS ................................................................ 32
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS ......................................................................................... 47
CONSIDERACIONES JURÍDICAS PARA EL PROCESO DE CONSTITUCIÓN DE
COMPAÑÍAS ........................................................................................................................ 52
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OBJETO
El presente manual tiene como objeto describir los pasos a seguir por el Notario para
procesar una solicitud de constitución de Compañías, a través del Sistema de
Constitución Electrónica y Desmaterializada (SCDE).
ALCANCE
El presente manual inicia con la recepción de la solicitud de constitución de
compañías enviada por el Usuario a través del Sistema de Constitución Electrónica y
Desmaterializada, y culmina con el envío de las escrituras y nombramientos al
Registro Mercantil. Incluye la revisión de la solicitud y la asignación de la cita para
firma de documentos.
REQUISITOS TÉCNICOS
Para poder acceder a esta aplicación Web se requiere cumplir con los siguientes
requerimientos:
1. Computador
 2GB mínimo en RAM
 20GB libres de espacio en disco
 Puerto USB
2. Software
 Windows 7 o superior
 Internet Explorer 10.0 o superior
 FireFox 30 o superior
 Google Chrome 36 o superior
 Java 1.6 o superior
3. Comunicaciones – Enlace de Internet
 Ancho de banda de 2 Mbps de Bajada y mínimo 500 Kbps de
Subida.
 Disponibilidad de 99,8%
 El servicio de internet debe garantizar la confidencialidad de la
información transmitida y la aplicación de configuraciones de
Calidad de Servicio (QoS) a los diferentes tipos de flujos de
paquetes de información.
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


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Enlace a internet debe tener un nivel de compartición de 1:1 (uno a
uno), es decir que, no tengan ningún tipo de nivel de compartición,
compresión y/o sobresuscripción.
El enlace de internet debe contar con una relación garantizada de
utilización del Backbone Internacional de 1:1.
El enlace de internet debe contar una relación garantizada de
utilización del Backbone Nacional de 1:1.
4. Escáner
 Resolución óptica mínima de 600dpi
 Velocidad de escaneo:
o Blanco y negro, 200ppp
o Color, 15ppp
 Profundidad de bits de salida, 24-bits en color, 8-bits en escala de
grises, 1-bit en blanco y negro
 Método de escaneo, dúplex
 Interfaz, USB 2.0 de alta velocidad
 Tamaño mínimo de documentos, 8,5” x 38”
 Ciclo operativo, 3.000 páginas por día
5. Impresora, con los siguientes requerimientos técnicos mínimos:
 Tecnología Láser Monocromo.
 Mínima velocidad de impresión 25 ppm.
 Resolución en calidad óptima 1200x1200 ppp.
 Memoria RAM incluida de 64 MB.
 Ciclo mensual de trabajo: 2.000 páginas/mes.
 Manejo de papel:
o Bandeja de salida de 100 hojas.
o Alimentador multipropósito de 50 hojas.
o Bandeja de entrada de 250 hojas.
o Opción Dúplex incluida.
 Tamaños de papel soportados:
o A4, A5, B5.
o Carta.
o Legal.
CONSIDERACIONES

Para procesar solicitudes de constitución de compañías, los notarios deben
poseer usuario y clave para ingresar al portal web institucional.
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

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

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Las citas se podrán reprogramar por una sola vez. Es decir, si el usuario no se
presentó en la fecha y hora asignada, el Notario puede asignar una nueva
fecha, solo por una vez más.
Los documentos habilitantes deben ser digitalizados a color con una
resolución máxima de 200 dpi. Los 3 archivos que se adjunten deberán pesar
un máximo de 3 MB (en total).
El Notario debe poseer un dispositivo de firma electrónica, token o
certificado con firma electrónica, emitidos por el Banco Central del
Ecuador u otra entidad certificadora.
El Notario debe poseer cuenta de correo electrónico activada.
El Notario debe poseer cuenta bancaria en Banco del Pacífico.
GLOSARIO

Usuario solicitante: Persona que utiliza el Sistema de Constitución Electrónica y
Desmaterializada (SCED) para constituir una compañía. Se identifica en el
Sistema utilizando un nombre de usuario y una contraseña proporcionada por la
Superintendencia de Compañías y Valores.
El usuario solicitante deberá ser uno de los socios fundadores o accionistas de la
compañía a constituir.

Notarios: Son funcionarios investidos de fe pública para autorizar, a
requerimiento de parte, los actos, contratos y documentos determinados en las
leyes.

Registradores Mercantiles: Son responsables de la inscripción de los
instrumentos públicos, títulos y demás documentos que la Ley exige. También se
incluye a los REGISTRADORES DE LA PROPIEDAD que realicen funciones de
Registrador Mercantil en aquellas localidades donde no existen tales funcionarios.

Firma Electrónica: Son los datos en forma electrónica consignados en un
mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan
ser utilizados para identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de
datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la información
contenida en el mensaje de datos.

Token: Elemento físico donde se almacena en forma segura el certificado de
firma electrónica que es conferido por una entidad de certificación de información.

Sistema de Constitución Electrónica y Desmaterializada (SCED): Sistema
informático de la Superintendencia de Compañías y Valores que funciona como
un repositorio de la información ingresada por cada participante del proceso y
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permite la interacción entre ellos a través del portal web de la Institución, para
realizar la constitución de compañías.

Documentos Habilitantes: Documentos de carácter privado requeridos para
justificar una condición o calidad en el ámbito de este proceso. (VER ANEXO 1)

Desmaterializar: Digitalizar un documento físico. Es la transformación de la
información contenida en documentos físicos a mensajes de datos.

Sistema para generación de RUC del SRI: Sistema informático de propiedad del
Servicio de Rentas Internas que genera un número de Registro Único de
Contribuyentes para la compañía constituida.

Sistema Nacional de Registro Mercantil (SNRM): Sistema informático de
propiedad de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, mediante el
cual se efectúa el proceso registral.
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INGRESO A LA APLICACIÓN WEB
1. Ingrese al portal web de la Superintendencia de Compañías y Valores
http://www.supercias.gob.ec.
2. Seleccione la opción “Portal de constitución electrónica”.
3. Presione la opción “Constituir Compañía”. (Ver figura 1)
Figura 1 Ingreso al portal web
4. Ingrese el RUC y contraseña del notario otorgado por la Superintendencia de
Compañías y Valores y presione el botón “Ingresar”. (Ver figura 2)
Figura 2 Ingresar al sistema
5. Seleccione la opción “Notario”. (Ver figura 3)
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Figura 3 Ingresar al sistema
6. El sistema presenta la lista de trabajo con todas las solicitudes para su
revisión. (Ver figura 4)
Figura 4 Solicitudes enviadas por el usuario
7. El sistema muestra tres bandejas para administrar los trámites recibidos. (Ver
figura 5)
7.1.
7.2.
Si desea revisar el total de solicitudes pendientes de procesar, presione
la opción “TODOS”.
Si desea revisar solo las solicitudes que se encuentran pendientes de
revisión, presione “Revisar solicitud”.
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7.3.
7.4.
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Si desea revisar solo las solicitudes cuyas citas fueron asignadas, y se
encuentran a las espera de las firmas por parte del usuario, presione
“Generar escrituras”
Si desea revisar la bandeja de los trámites devueltos por el Registro
Mercantil con observaciones, presione “Observado RM”.
Nota: Recuerde que el Notario debe completar dos pasos para finalizar la atención
de un trámite de constitución:
PASO 1: REVISAR SOLICITUD DE CONSTITUCIÓN
PASO 2: GENERAR ESCRITURAS
REVISAR SOLICITUD DE CONSTITUCIÓN
1. Seleccione la solicitud a revisar y ubíquese en la sección de detalle
presionando sobre el icono “+” (Ver figura 6)
Figura 6 ver solicitud
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2. Presione el botón “Gestionar” para revisar el formulario de constitución, el
cual está compuesto por cinco secciones: Información de los socios o
accionistas, datos de la compañía, cuadro de suscripciones y pago de capital,
información de representantes legales y los documentos habilitantes cargados
por el usuario.
3. Revise la información de los socios/accionistas dirección, contactos y
representantes legales o apoderados del formulario de constitución
electrónica. (Ver figura 7)
Figura 7 Revisar Socios o Accionistas
4. Presione “Ver” para revisar el detalle de los socios o accionistas. (Ver figura
8)
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Figura 8 Ver detalle de socios accionistas
5. Si el socio o accionista es una persona jurídica nacional o extranjera, o una
persona natural extranjera, presione “Dctos” para visualizar e imprimir los
documentos habilitantes.
5.1.
Se presentará el PDF del RUC para el caso de personas jurídicas,
pasaporte para personas naturales extranjeras y certificado de
existencia legal para sociedades extranjeras. (Ver figura 9)
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Figura 9 Ver detalle de socios accionistas
6. Presione “Ver” para visualizar la imagen del PDF adjunto. (Ver figura 10)
Figura 10 Ver documentos adjuntos
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7. Si el socio o accionista es un apersona natural con nacionalidad
ECUATORIANA, presione “Dctos Dig” para visualizar la información, de
acuerdo a lo proporcionado por la Dirección Nacional de Registros de Datos
Públicos. (Ver figura 11)
Figura 11 Ver información de persona natural
7.1.
Para continuar, presione el botón de color verde que se encuentra en
el extremo inferior derecho de la pantalla
7.2.
Para regresar a la bandeja de notario presione el botón azul que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla.
7.3.
Para cerrar cesión y salir del sistema de constitución electrónicaNotarios presione el botón amarillo que se encuentra en la parte
inferior izquierda de la pantalla.
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Figura 12 Ver documentos adjuntos
8. Revise la información de la compañía, su domicilio legal, dirección, actividad
económica principal, operaciones incluidas en la actividad económica y las
etapas o fases de la actividad económica seleccionada, Objeto Social, Plazo,
Representantes Legales, Contactos, Servicios de Rentas Internas y
Documentos adjuntos. (Ver figura 13)
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Figura 13 Revisar Datos de la Compañía
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8.1.
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Para continuar, presione el botón de color verde que se encuentra en
el extremo inferior derecho de la pantalla
9. Revise la información correspondiente al capital suscrito y pagado por los
socios o accionistas. (Ver figura 14)
Figura 14 Revisar Cuadro de Suscripción de Capital
9.1.
Para continuar, presione el botón de color verde que se encuentra en
el extremo inferior derecho de la pantalla.
9.2.
Para regresar a la bandeja de notario presione el botón azul que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla.
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9.3.
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Para cerrar cesión y salir del sistema de constitución electrónicaNotarios presione el botón amarillo que se encuentra en la parte
inferior izquierda de la pantalla.
10. Revise la información de los representantes legales de la compañía a
constituir. (Ver figura 15)
Figura 15 Revisar datos del Representante Legal
11. Presione “Ver” para revisar el detalle de los datos de los Representantes
Legales de la compañía a constituirse. (Ver figura 16)
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Figura 16 Detalles del Representante Legal
12. Presione el botón “Ver documentos” para visualizar e imprimir
los
documentos habilitantes en formato PDF del Representante Legal. (Ver figura
17)
12.1. Se presentarán los documentos digitalizados en formato PDF en los
casos que el representante legal corresponda a una persona natural
extranjera, una compañía nacional o una sociedad extranjera
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Figura 17 Detalles del Representante Legal
12.2. Presione el icono de la columna “Ver” para visualizar la imagen del
archivo PDF. (Ver imagen 18)
Figura 18 Imagen de pasaporte – Representante Legal
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13. Presione “Dctos” para visualizar la información de los Representantes legales
personas naturales con nacionalidad ecuatoriana.
13.1. Se mostrará automáticamente los datos conforme los Registros de
Datos Públicos. (Ver figura 19)
Figura 19 Registro de Datos Públicos
14. Para continuar, presione el botón de color verde que se encuentra en el
extremo inferior derecho de la pantalla (Ver figura 20)
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Figura 20 Representante Legal
15. Verifique y revise los documentos cargados por el usuario en las secciones
anteriores.
16. Presione el botón ubicado en la columna “Ver documento” para revisar el
detalle de los documento adjuntos y sus respectivas imágenes. (Ver figura 21)
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Figura 21 Documentos adjuntos
16.1. Para regresar a la bandeja de notario presione el botón azul que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla.
16.2. Para cerrar cesión y salir del sistema de constitución electrónicaNotarios presione el botón amarillo que se encuentra en la parte
inferior izquierda de la pantalla.
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Figura 22 Documentos adjuntos
16.3. Para continuar, presione el botón de color verde que se encuentra en
el extremo inferior derecho de la pantalla.
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17. Si la solicitud se encuentra correcta:
17.1.
17.2.
17.3.
Seleccione la opción “Trámite aprobado listo para generar
escrituras y nombramientos”
Seleccione la FECHA y HORA de la cita.
Ingrese los requisitos que debe llevar el usuario para asistir a su cita.
(Ver figura 23)
Nota: Recuerde que al momento de asignar una cita, usted puede solicitar al
usuario documentos adicionales necesarios para su revisión, los cuales
deberán ser detallados en el campo REQUISITOS y serán presentados el día
de la firma de la escritura y nombramientos.
Figura 23 Resultado de la revisión
17.4.
Presione le botón “Finalizar” y el sistema mostrará un mensaje
indicando que se ha asignado la cita al trámite y generará una
notificación electrónica al usuario indicando la fecha programada
para la cita. (Ver figura 24)
Figura 24 Mensaje de atención
26
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17.5.
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Presione OK y el trámite revisado pasará a su bandeja de “Generar
Escrituras”
18. Si la solicitud no se encuentra correcta:
18.1.
Seleccione la opción “Trámite pendiente con observaciones”.
18.2.
Escriba la observación del trámite.
18.3.
Presione le botón “Finalizar” (Ver figura 25)
Figura 25 Trámite observado
18.4.
El sistema presentará un mensaje indicando que el trámite se ha
devuelto al ciudadano correctamente. (Ver figura 26)
Figura 26 Mensaje de atención
18.5.
Presione OK y el sistema notificará al usuario sobre las correcciones
del trámite y este desaparecerá de su bandeja de “Revisar
Solicitud”.
27
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18.5.1. La solicitud se habilita para que el usuario realice las
correcciones del caso. Fin del procedimiento.
REASIGNAR CITA
Si el usuario no se presentó a la cita asignada, ésta puede reprogramarse por una
sola vez
19. Seleccione la opción” Generar Escrituras” y en el detalle del trámite
presione el botón “Reasignar cita”. (Ver figura 27)
Figura 27 Trámite observado
20. Seleccione la opción “Tramite aprobado listo para generar escrituras y
nombramientos”
28
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21. Ingrese fecha y hora de la nueva cita.
Figura 28 Trámite reasignado
22. Seleccione los requisitos que deberá presentar el usuario en la cita con el
Notario.
23. Ingrese los Requisitos Adicionales que deberá preparar el usuario para la
cita.
24. Presione el botón “Finalizar”.
25. Acepte el mensaje de programación exitosa. (Ver figura 29)
Figura 29 Mensaje de atención
25.1. Se generará una notificación electrónica al usuario indicando la cita
programada
29
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ANULAR TRÁMITE
26. Si los Representantes Legales no concurren a la cita reprogramada, ingrese a
su bandeja de “Generar escrituras” y presione el botón “Anular trámite”.
(Ver figura 30)
Figura 30 Anular trámite
27. Ingrese el motivo de la anulación en el campo “Observaciones”. (Ver figura
31)
30
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Figura 31 Anular trámite
27.1. Presione el botón “Salir” para cerrar la ventana sin eliminar la solicitud..
27.2. Presione el botón “Finalizar trámite” para anular definitivamente el
trámite de constitución.
28. Se generará un mensaje indicando que el trámite ha sido eliminado
exitosamente y notificará electrónicamente al usuario con la observación
registrada por el notario. (Ver figura 32)
Figura 32 Mensaje de atención
29. Cuando se elimina una solicitud de constitución electrónica, ésta ya no puede
ser reactivada y el usuario deberá realizar un nuevo proceso de constitución.
31
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DEVOLUCIÓN DE TRÁMITES
30. Para devolver una solicitud de constitución de compañías, desde su bandeja
de trámites, seleccione la opción “Devolución de trámites”. (Ver figura 33)
Figura 33 Devolución de Trámites
30.1. Seleccione la opción “Trámite pendiente con Observaciones” e
ingrese el motivo de la devolución.
30.1.1.
El trámite se habilita para que el usuario realice las
correcciones del caso y lo vuelva a enviar.
GENERAR ESCRITURAS Y NOMBRAMIENTOS
31. Ingrese a su bandeja “Generar escrituras” el trámite al cual se emitirá la
escritura y nombramientos, y presione el botón “Gestionar”. (Ver figura 34)
32
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Figura 34 Generar Escritura
32. Verifique los datos de la solicitud de constitución que fue revisada
previamente. (Ver figura 35)
33
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34
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Figura 35 Revisar Datos de la Compañía
35
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34. Continúe la siguiente sección presionando el botón de color verde que se
encuentra en el extremo inferior derecho de la pantalla. (Ver figura 34)
35. Presione el botón “Ver minuta” para generar y revisar la minuta. (Ver figura
36)
36
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Figura 36 Minuta
36. Finalizada la revisión de esta sección, continúe con la siguiente sección
presionando el botón de color verde que se encuentra en el extremo inferior
derecho de la pantalla.
37
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37. En la pestaña de “Escritura” revise el texto del “Encabezado de la
escritura” y del “Pie de escritura” (Ver figura 37)
Figura 37 Editar minuta
38. En caso de ser necesario, edite el texto del encabezado y pie de escritura.
38
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39. Ingrese el “Número de la escritura”, el “Número de factura de la
escritura” y presione el botón “Generar escritura”.
39.1. El número de escritura deberá tener el siguiente formato: año en
curso-código de provincia-código de cantón-número de notaríanúmero secuencial de notaría. Ejemplo: 2014-17-01-51-000780.
40. Acepte el mensaje que indica que la escritura fue generada exitosamente. (Ver
figura 38)
Figura 38 Mensaje de atención
41. Luego presione el botón “Ver escritura”
formato PDF (Ver figura 39)
para visualizar la escritura en
39
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Figura 39 Ver escritura
42. Imprima la escritura, recoja las firmas autógrafas de los socios o accionistas,
imprima los documentos habilitantes de los socios o accionistas (Copia de
cédula, certificado de votación, RUC, pasaporte etc.)
43. Digitalice toda la información en un solo archivo PDF a color (Ver requisitos
técnicos y consideraciones) y firme electrónicamente el archivo.
Nota: Recuerde que al firmar electrónicamente usted deberá ingresar la razón
de certificación correspondiente.
40
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44. Finalizada la revisión de esta sección, continúe con la siguiente sección
presionando el botón de color verde que se encuentra en el extremo inferior
derecho de la pantalla.
45. Ingrese los “Datos del Presidente”, el “Número de diligencia Notarial”,
“Datos del Gerente” y el “Número de diligencia Notarial”.
46. Presione el botón “Generar Nombramientos” para emitir los nombramientos.
(Ver figura 40)
46.1. El número de diligencia notarial, tanto del Presidente como del
Gerente, deberá tener el siguiente formato: año en curso-código de
provincia-código de cantón-número de notaría-número
secuencial de notaría. Ejemplo: 2014-17-01-51-000780.
41
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Figura 40 Generar Nombramiento
42
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47. Una vez generados, imprima los nombramientos y presione el botón verde
ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.
48. Recoja las firmas autógrafas de los representantes legales en los
nombramientos, imprima los documentos habilitantes de los representantes
legales (Copias de cédulas, certificados de votación, RUC etc.) digitalice toda
la información en un solo archivo PDF a color y fírmelos electrónicamente.
Nota: Recuerde que al firmar electrónicamente usted deberá ingresar la razón
de certificación correspondiente.
49. Luego, regrese al sistema y, en la sección DOCUMENTOS ADJUNTOS,
presione el botón “AGREGAR” en cada uno de los rubros.
50. Recuerde que se debe adjuntar un solo archivo en formato PDF firmado
electrónicamente que contenga toda la información de cada uno de los rubros.
(Ver figura 41)
Figura 41 Generar Nombramiento
43
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51. Presione el botón “Agregar” para adjuntar el Archivo PDF firmado por los
Representante Legales y firmado electrónicamente por el notario
correspondiente a: Escritura, nombramiento gerente general y nombramiento
presidente.
52. Una vez adjuntos los documentos presione el botón “Ver” para verificar que la
imagen del PDF es el correcto. (Ver figura 42)
Figura 42 Ver documentos
53. Para eliminar un documento presione la opción “Eliminar” y el archivo será
eliminado para su nuevo ingreso.
54. Presione el botón “Finalizar” para culminar el proceso y proceder a enviar el
trámite al registro Mercantil para su procesamiento.
55. El sistema le indicará que el trámite fue enviado con éxito al Registro
Mercantil, y su participación en el proceso de constitución electrónica habrá
finalizado.
44
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TRÁMITES OBSERVADOS POR EL REGISTRO MERCANTIL
56. Revise su bandeja “Observados RM”.
Figura 43 Observados RM
57. Ingrese al trámite que desea revisar y presione el botón “Gestionar”. (Ver figura 44)
45
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Figura 44 Gestionar trámites Observados RM
58. Repita las actividades desde la 32 hasta la 54.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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05
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
En esta sección encontrará las respuestas a las principales preguntas realizadas por
los notarios durante la atención de un trámite de constitución.
1. ¿La reserva del nombre de la compañía tiene costo?
No, el uso de la plataforma informática de la Superintendencia de Compañías
y Valores, para la reserva de la denominación, constitución y registro de
compañías, mediante el proceso simplificado por vía electrónica, es gratuito.
2. ¿Qué tiempo de duración le da el sistema a la reserva del nombre de la
compañía?
La reserva de los nombres sujetos al control de la Superintendencia de
Compañías y Valores dura treinta días, luego de lo cual caduca el derecho del
titular a utilizar el mismo, a excepción de las compañías de las compañías
transporte, que durará 365 días.
3. ¿Qué pasa con el nombre reservado una vez que se venció el plazo de
creación de la compañía y el trámite no culminó exitosamente?
En el sistema el solicitante puede ampliar a 30 días más, si el pedido se lo
hace antes de la culminación del tiempo establecido, caso contrario caduca la
reserva.
4. ¿Qué tiempo da el sistema al Notario para revisar el trámite, una vez que
el solicitante pagó las tasas notariales?
El Notario debe revisar a la brevedad posible, considerando que el proceso
simplificado de constitución y registro de compañías por vía electrónica,
requiere de la cooperación y coordinación interinstitucional, involucra a la
Superintendencia de Compañías y Valores, al Consejo de la Judicatura, a la
Dirección Nacional de Registro y Datos Públicos DINARDAP, a los Notarios, a
los Registradores Mercantiles o Registradores de la Propiedad a cuyo cargo
se encuentre el Registro Mercantil y al Servicio de Rentas Internas, con la
finalidad de prestar un servicio público conjunto e integral que facilite a los
usuarios la constitución de compañías que cumplan los requisitos de la Ley; y
su éxito depende del compromiso de cada uno de sus miembros.
Se estima que el tiempo para constituir una compañía por esta vía en el
Ecuador deberá ser de 6 horas.
5. De acuerdo a las reformas a la ley de mercado de valores y el objeto
social ¿hay algún tratamiento para cierto tipo de empresas?
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Versión
05
El contrato de Compañías se rige por la ley de compañías vigente, código civil
y leyes conexas, que deben ser revisadas al momento de estudiar un trámite
asignado, existen compañías que tienen un régimen especial, tales como:
ACTIVIDAD DE LA
COMPAÑIA
Compañías de
transporte terrestre:
Compañías con
domicilio en la
Provincia de
Galápagos:
Compañías de
Transporte Aéreo:
Compañías de
Medicina Prepagada:
LEGISLACIÓN APLICABLE
LEY ORGANICA DE
TRANSPORTE TERRESTRE
TRANSITO Y SEGURIDAD
VIAL
RESOLUCIÓN NO. 04-CI-21-I2008 EMITIDA POR EL
CONSEJO DEL INSTITUTO
NACIONAL GALÁPAGOS
LEY DE AVIACIÓN CIVIL
LEY QUE REGULA EL
FUNCIONAMIENTO DE LAS
EMPRESAS PRIVADAS DE
SALUD Y MEDICINA
PREPAGADA
REQUISITOS ESENCIALES
∞
Informe de factibilidad
previo y obligatorio para
su constitución.
∞
Objeto social exclusivo en
sus estatutos de acuerdo
con el servicio a prestarse.
∞
Tener la calificación de
residente
permanente
otorgada por el Comité de
Calificación y Control de
Residencia del Consejo
del INGALA.
∞
Porcentaje de inversión de
51% para el residente
permanente y 49% para la
inversionista
extraregional.
∞
Objeto social exclusivo
para explotación de los
servicios de transporte
aéreo público, interno e
internacional.
∞
Capital no inferior a veinte
veces el monto señalado
por la Ley de Compañías
para
las
sociedades
anónimas.
∞
Deberá constituirse como
sociedades anónimas.
∞
Objeto social será el
financiamiento
de
los
servicios de salud y
medicina
∞
Capital pagado mínimo de
48
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Versión
05
ochenta mil UVC'S (USD
210.312)
Compañías de
Seguridad y
Vigilancia:
Compañías de
Actividad
complementaria de
Alimentación,
Limpieza y Mensajería:
∞
Las
compañías
de
vigilancia
y seguridad
privada se constituirán,
bajo
la
especie
de
compañía
de
responsabilidad limitada.
Compañías.
∞
Objeto social exclusivo
investigación
privada.
Obtener el permiso de
operación, del Ministerio
de Gobierno y Policía.
∞
Capital de $10.000 dólares
pagado en numerario.
∞
Registro Mercantil.- Las
escrituras de constitución
de las compañías de
vigilancia
y seguridad
privada se inscribirán en
un libro especial que, para
dicho efecto, abrirá el
Registro Mercantil.
∞
Objeto único y exclusivo
de
dedicarse
a
la
realización de actividades
complementarias.
∞
Acreditar un capital social
mínimo
de
diez mil
dólares,
pagado
en
numerario.
∞
Posteriormente,
autorización
de
funcionamiento otorgada
por el Ministerio de
Trabajo y Empleo.
LEY DE VIGILANCIA Y
SEGURIDAD PRIVADA
REGLAMENTO PARA LA
APLICACIÓN DEL MANDATO
CONSTITUYENTE NUMERO
8 QUE SUPRIME LA
TERCERIZACIÓN DE
SERVICIOS
COMPLEMENTARIOS, LA
INTERMEDIACIÓN LABORAL
Y LA CONTRATACIÓN POR
HORAS
49
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Compañías de
Importación de Ropa:
Art. 1 de la resolución No. 182
del COMEXI y el Art. 16 del
Reglamento Específico para el
Régimen Particular o de
Excepción de Tráfico Postal
Internacional Y Correos
Rápidos o Courier
∞
Versión
Está
prohibida
importación
de
usada.
05
la
ropa
6. ¿Cuánto tiempo tienen los Notarios para enviar el proceso al Registro
Mercantil?
El sistema notifica mediante correo electrónico al Usuario solicitante sobre la
fecha y hora de cita en la que deberá acudir personalmente a las oficinas del
Notario, para firmar los documentos correspondientes. Una vez que el usuario
se presenta ante el Notario, comienzan a correr las tres horas para que el
Notario pueda enviar el proceso al Registro Mercantil.
7. ¿Están establecidas multas a los participantes del proceso en caso de
incumplimiento de tiempos?
Todavía no se han establecido multas para ese caso. No obstante, se
publicitará el rating de atención de los Notarios.
8. ¿Con qué fecha se emite la factura en la Notaría?
La factura deberá tener la fecha del día en que se firmen las escrituras.
9. ¿Qué valores por servicios notariales son fijos a cobrar y cuáles son
susceptibles a devolver en caso de que no se dé la constitución de la
compañía?
Valores fijos a cobrar:
-
Escritura (1 original y 2 copias),
Marginación de la escritura y de los 2 originales,
Reconocimiento de firma del Presidente y del Gerente General.
Si no se constituye la compañía, los valores susceptibles de devolver son:
-
Marginación de la escritura y de los 2 originales,
Reconocimiento de firma del Presidente y del Gerente General.
10. ¿Cuáles son las compañías que se pueden constituir mediante el
proceso simplificado de constitución electrónica?
Para que una compañía pueda constituirse por el sistema simplificado de
constitución por vía electrónica deberá adecuarse a los siguientes parámetros:
a) el capital deber pagado únicamente en numerario; y,
b) que las compañías no sean parte del mercado de valores.
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Versión
05
11. ¿Qué implica la desmaterialización de documentos?
Desmaterializar implica digitalizar un documento físico. Es la transformación
de la información contenida en documentos físicos a mensajes de datos.
12. ¿Qué datos o documentos se envían electrónicamente al Registro
Mercantil cantonal?
- Escritura firmada electrónicamente,
- Los 2 nombramientos del Presidente y Gerente General, con copias de su
cédula y papeleta de votación como documentos habilitantes.
13. Pasado los 30 días y que no se concluyó el trámite, ¿qué debe hacer el
Notario? ¿Qué pasa con la solicitud?
Los treinta días son para realizar el pago. Si el usuario no realiza el pago en
los 30 días, el trámite finaliza. Si el usuario ya realizó el pago, no hay tiempo
de finalización para el trámite, a menos que no asista a las citas dadas por el
Notario.
14. ¿Cómo es el proceso en la notaría en la que se esté subrogando al
Notario titular?
Corresponde al Consejo de la Judicatura comunicar a la Superintendencia de
Compañías y Valores sobre los casos de subrogación en funciones, para
proceder a ingresarlo como “inactivo” al que esté siendo reemplazado
temporal o permanentemente. En el sistema se identifica a un Notario como
“activo” o “inactivo”, conforme a la información que ha sido proporcionada por
el organismo competente.
15. ¿El encabezado y pie de página que establece el sistema son editables y
el Notario puede incrementar o quitar datos de los mismos?
Si, el sistema permite que el Notario bajo su responsabilidad total pueda editar
el encabezado y pie de firma.
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CONSIDERACIONES JURÍDICAS
CONSTITUCIÓN DE COMPAÑÍAS
PARA
EL
Versión
05
PROCESO
DE
El proceso simplificado de constitución y registro de compañías por vía electrónica,
requiere de la cooperación y coordinación interinstitucional, involucra a la
Superintendencia de Compañías y Valores, al Consejo de la Judicatura, a la
Dirección Nacional de Registro y Datos Públicos DINARDAP, a los Notarios, a los
Registradores Mercantiles o Registradores de la Propiedad a cuyo cargo se
encuentre el Registro Mercantil y al Servicio de Rentas Internas, con la finalidad de
prestar un servicio público conjunto e integral que facilite a los usuarios la
constitución de compañías que cumplan los requisitos de la Ley; y su éxito depende
del compromiso de cada uno de sus miembros.
La superintendencia de Compañías y Valores, en razón de la importancia de este
proyecto y el impacto que está generando en la comunidad empresarial este cambio
generacional y tecnológico, ha considerado importante puntualizar ciertos criterios
jurídicos básicos a tomar en cuenta al momento de revisar una escritura de
constitución:

Los Notarios integrantes de este proceso deberán verificar y validar que la
información registrada por los usuarios este conforme a la Ley de Compañías
vigente, Reglamento para el Proceso Simplificado De Constitución y Registro
de Compañías por vía electrónica, publicado en el Registro Oficial Suplemento
278 del 30 de junio de 2014, Código Civil y leyes conexas.

CONTRATO de compañía es aquél por el cual dos o más personas unen
sus capitales o industrias, para emprender en operaciones mercantiles y
participar de sus utilidades. Este contrato se rige por las disposiciones de esta
Ley, por las del Código de Comercio, por los convenios de las partes y por
las disposiciones del Código Civil. (Art.1 de la Ley de Compañías).

NÚMERO DE SOCIOS:
• Anónima: 2 en adelante.
• Limitada: 2 hasta 15.

CAPACIDAD
DE
LAS
PARTES
CONTRATANTES
Y
LIBRE
CONSENTIMIENTO: Tómese en cuenta que no pueden intervenir en la
constitución de una compañía anónima los dos cónyuges por sus propios
derechos (Art. 145 LC). Sin embargo, con posterioridad, los cónyuges pueden
resultar accionistas de la compañía ya constituida, mediante la transferencia
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Versión
05
de acciones (Doctrina 12). Tampoco pueden hacerlo menores de edad no
emancipados o personas jurídicas que expresamente estén prohibidas por
Ley.

OBJETO CIERTO, LICITO Y ÚNICO.- El objeto social de la compañía deberá
comprender una sola actividad empresarial. (Ref. Art. 3 de la Ley de
Compañías vigente)
La operación empresarial única a que se refiere el inciso anterior podrá
comprender el desarrollo de varias etapas o de varias fases de una misma
actividad, vinculadas entre sí o complementarias a ella, siempre que el giro de
la compañía quede encuadrado dentro de una sola clasificación económica,
como, por ejemplo, la farmacéutica, la naviera, la de medios de comunicación,
la agrícola, la minera, la inmobiliaria, la de transporte aéreo, la constructora, la
de agencias y representaciones mercantiles, la textil, la pesquera, la de
comercialización de artículos o mercancías de determinada rama de la
producción, la de comercialización o distribución de productos de consumo
masivo, la de tenencia de acciones, la de prestación de una clase determinada
de servicios, entre otras.

REQUISITOS MINIMOS QUE DEBE TENER EL CONTRATO DE COMPAÑÍA
(Ref. artículos 137 y 150 de la Ley de Compañías).
La escritura de fundación contendrá la declaración juramentada de los
comparecientes sobre lo siguiente:
1. El lugar y fecha en que se celebre el contrato;
2. El nombre, nacionalidad y domicilio de las personas naturales o jurídicas
que constituyan la compañía y su voluntad de fundarla;
3. El objeto social, debidamente concretado;
4. Su denominación y duración;
5. El importe del capital social, con la expresión del número de acciones en
que estuviere dividido, el valor nominal de las mismas, su clase, así como el
nombre y nacionalidad de los suscriptores del capital;
6. La indicación de lo que cada socio suscribe y pagará en dinero o en otros
bienes; el valor atribuido a éstos y la parte de capital no pagado y la
declaración juramentada, que deberán hacer los accionistas fundadores, sobre
la correcta integración y pago del capital social, conforme lo indica el segundo
inciso del artículo 147 de la Ley de Compañías.
7. El domicilio de la compañía;
8. La forma de administración y las facultades de los administradores;
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Versión
05
9. La forma y las épocas de convocar a las juntas generales;
10. La forma de designación de los administradores y la clara enunciación de
los funcionarios que tengan la representación legal de la compañía;
11. Las normas de reparto de utilidades;
12. La determinación de los casos en que la compañía haya de disolverse
anticipadamente; y,
13. La forma de proceder a la designación de liquidadores.
En caso de que una sociedad extranjera fuere fundadora de una compañía
anónima, en la escritura de fundación deberán agregarse una certificación que
acredite la existencia legal de dicha sociedad en su país de origen y una lista
completa de todos sus miembros, socios o accionistas, con indicación de sus
nombres, apellidos y estados civiles, si fueren personas naturales, o la
denominación o razón social, si fueren personas jurídicas y, en ambos casos,
sus nacionalidades y domicilios. En caso de que en la nómina de socios o
accionistas constaren personas jurídicas deberá proporcionarse igualmente la
nómina de sus integrantes, y así sucesivamente hasta determinar o identificar
a la correspondiente persona natural socio o accionista. La antedicha
certificación será concedida por la autoridad competente del respectivo país
de origen y la lista referida será suscrita y certificada ante Notario Público por
el secretario, administrador o funcionario de la prenombrada sociedad
extranjera, que estuviere autorizado al respecto, o por un apoderado
legalmente constituido. Si entre los accionistas de la sociedad extranjera se
encontrare una compañía cuyas acciones coticen en bolsa, respecto de
aquellas acciones bastará una certificación que acredite tal hecho, emitida por
la autoridad competente del país de origen.
Las certificaciones mencionadas en el inciso anterior serán apostilladas, o
autenticadas por cónsul ecuatoriano, al igual que la lista arriba señalada si
hubiere sido suscrita en el exterior.

DOMICILIO.- El domicilio de la compañía estará en el lugar que se determine
en el contrato constitutivo de la misma. Si la compañía tuvieren sucursales o
establecimientos administrados por un factor, los lugares en que funcionen
éstas o éstos se considerarán como domicilio de tales compañías para los
efectos judiciales o extrajudiciales derivados de los actos o contratos
realizados por los mismos.
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Versión
05

APORTACIÓN DE BIENES.- Verificación de avalúos, una vez registrada la
constitución de la compañía ante el Registrador Mercantil. ( Ref. Art. 10 de
L.C.).

APORTE EN NUMERARIO.- La declaración juramentada, que deberán hacer
los accionistas fundadores o socios, sobre la correcta integración y pago del
capital social” (Ref. Artículos. 103, 137 numeral 7, 147, 150 primer inciso y
numeral 6, 156 letra a), 163 de LC,).

RESPECTO AL DERECHO DE INTERVENIR EN JUNTAS GENERALES.- El
Registro Mercantil, previo a inscribir la escritura de constitución de una
compañía, verificará que se especifique la forma de ejercer este derecho. (art.
207 de la Ley de Compañías).

REPRESENTACION LEGAL.-Los Registradores Mercantiles no inscribirán
ninguna escritura de constitución de una compañía anónima si en el contrato
social no aparece claramente determinado quién o quiénes tienen su
representación judicial y extrajudicial. (art. 137 numeral 8. 139, 151, 252 de la
Ley de Compañías).

MULTAS PARA NOTARIOS Y REGISTRADORES: Dichas anotaciones se
realizarán al margen de la matriz de la escritura de constitución y de su
inscripción, dentro del término máximo de cinco días, contados desde la fecha
de ingreso de los documentos a las respectivas dependencias, bajo sanción
de multa, de uno a doce salarios básicos unificados del trabajador en general,
que será impuesta por el Superintendente de Compañías y Valores al Notario
o al Registrador Mercantil o de la Propiedad, según el caso, por el retardo.
(ref. art. 412 de L.C. reformado)

FIRMA ELECTRONICA: Para el procedimiento simplificado de constitución de
compañías, el notario público ante quien se otorgue la escritura de
constitución de la compañía, deberá obtener de manera obligatoria la firma
electrónica de conformidad con la ley que regule el comercio electrónico, y
hacer uso de ella.
La Superintendencia de Compañía y Valores, siendo un organismo técnico y de
control debe velar por el cumplimiento de los principios detallados en el artículo 227
de la Constitución de la República, como de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía,
desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación,
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05
transparencia y evaluación; y, ejerce la vigilancia y fiscalización de las compañías
que están sujetas a su control, conforme lo establece la Ley de Compañías y leyes
conexas.
La Institución a través de la Intendencia Nacional de Tecnología de Información y
Comunicaciones, mantendrá permanentemente habilitado el sistema informático con
las opciones necesarias para obtener y llenar electrónicamente los formatos de
minutas del contrato constitutivo, su estatuto social y de los nombramientos de
administradores; y deberá ser utilizado de manera adecuada por los integrantes del
proceso, con estricto apego a la Ley.
Adicionalmente, es fundamental resaltar que la facultad de control será ex post al
proceso de constitución y del registro en Registro de Sociedades. (Ref. Artículo 207
(4), 432, 440, 441,442,443,444 de L.C.); y, la Superintendencia de Compañías y
Valores podrá disponer mediante resolución debidamente motivada, que el
Registrador Mercantil correspondiente cancele la inscripción de los actos societarios
no sujetos a aprobación previa, que no cumplan con los requisitos legales pertinentes
o que hayan sido inscritos en infracción de normas jurídicas.
Los Registradores Mercantiles no podrán negarse o retardar la cancelación de la
inscripción que hubiese sido ordenada por el Superintendente de Compañías y
Valores mediante resolución, sin perjuicio de los derechos y acciones que puedan
ejercerse contra tal resolución. La resolución que dispone la cancelación de la
inscripción se notificará a las personas y entidades que el Superintendente estime
pertinente, y un extracto de la misma se publicará en el sitio web de la
Superintendencia. (Art. 438 de la Ley de Compañías).
Consecuentemente, el rol de la Superintendencia de Compañía y Valores es velar
por el cumplimiento de las disposiciones constantes en ley de compañías y leyes
conexas, que son obligatorias para las compañías nacionales y extranjeras sujetas a
su control, para lo cual se le han conferido facultades de vigilancia y sanción a fin de
precautelar los derechos de los accionistas, socios o terceros involucrados.
Estamos prestos a colaborar con ustedes señores Notarios en pro de la cooperación
interinstitucional, que involucra a todos los sujetos que son parte del proceso
simplificación de constitución de compañías por vía tradicional o electrónica.
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