La contabilidad en la empresa

La contabilidad en la empresa
La contabilidad en la empresa
Introducción
La contabilidad registra, clasifica y resume las operaciones económicas que realiza la
empresa, con objeto de obtener la información financiera necesaria para tomar decisiones.
Es muy importante que mantenga presente la objetividad, en la toma de decisiones que afectan
el funcionamiento de la empresa.
Las decisiones deben apoyarse en hechos más que en opiniones
Para controlar cada uno de los movimientos económicos que realiza la empresa, existen
diversos tipos de control que pueden establecerse para su operación y desarrollo.
La idea de que sólo un contador puede realizar las tareas de control y registro de las
operaciones que realiza la empresa, ha ocasionado que la contabilidad de las pequeñas
empresas se descuide o de plano se deje de lado. Sin embargo, no es preciso que intervenga
un contador para poner en marcha estos controles. Puede hacerlo usted mismo.
Balance General
Es un resumen claro y sencillo sobre la situación financiera de la empresa a una fecha
determinada. Su elaboración podrá ser mensual, semestral o anual de acuerdo con las
necesidades del propio microindustrial.
El Balance General muestra a una fecha determinada todos los bienes y derechos propiedad
de la empresa (activo), así como todas sus deudas (pasivo) y por último el patrimonio de la
empresa (capital).
El Balance General responde a las preguntas
¿Con cuántos recursos cuenta la empresa para la realización de actividades?
¿Cuánto se debe de estos bienes?
¿Con cuánto participa el dueño de la empresa?
Para facilitar la claridad e interpretación del Balance General, los datos económicos se agrupan
en activos, pasivos y capital o patrimonio.
1.1. Activo
Son los objetos de valor que posee el negocio. Los bienes y derechos que posee la empresa
para operar.
1.2. Pasivo
Son las obligaciones y deudas que tiene la empresa y que en un plazo debe pagar con dinero,
productos o servicios.
1.3. Capital
Son los recursos de la empresa, los cuales incluyen las aportaciones del empresario, más las
ganancias o menos las pérdidas que sufre la aportación inicial. Para determinar el capital
existente, es decir, el patrimonio de la empresa, se resta al total de los recursos (activo) el total
de las obligaciones (pasivo).
Derivado de los conceptos anteriores se obtiene la siguiente igualdad:
Activo (Recursos) = pasivo (obligaciones) + capital (patrimonio).
Por lo tanto:
P=A - C
C=A - P
El Balance General resume la información contable que resulta de las operaciones financieras
efectuadas a una fecha determinada.
1. Activo
Los activos se agrupan de acuerdo con su grado de disponibilidad para convertirse en dinero
en efectivo.
1.1. Activo Circulante
Son los valores que tienen liquidez inmediata o que pueden convertirse en dinero en efectivo,
mientras está funcionando el negocio.
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Dinero en caja, dinero en bancos (chequera).
Inversiones en valores de inmediata realización.
Cuentas por cobrar (clientes).
Inventarios (Almacén) de materia prima, producción en proceso y producto terminado.
1.2. Activos Fijos*
Son bienes que se han adquirido para utilizarlos en las actividades propias del negocio y que
son necesarios para transformar, vender y distribuir los productos.
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El terreno.
Los edificios.
Maquinaria y equipo.
Equipo de oficina.
Equipo de transporte.
1.3. Otros Activos
Son aquellos pagos que hace por anticipado la empresa por la prestación de un servicio o por
la adquisición de un bien que no se utiliza de inmediato sino en el transcurso de un tiempo
determinado y que finalmente se convierten en gastos afectando los resultados de la empresa.
2. Pasivo
Los pasivos se clasifican de acuerdo con el grado de exigibilidad en que haya que cubrirlos.
2.1. Pasivo Circulante
Son las deudas que la empresa tiene que pagar en un periodo menor de un año. La lista del
pasivo circulante se suele hacer de acuerdo con la exigibilidad que tengan esas deudas.
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Proveedores , créditos bancarios a corto plazo.
Impuestos por pagar.
Acreedores diversos.
Documentos por pagar.
2.2. Pasivo a Largo Plazo
Son aquellas deudas que se deben pagar en un periodo mayor de un año como: créditos
bancarios o documentos por pagar a largo plazo.
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Obligaciones con bancos a largo plazo.
Documentos por pagar.
Otros.
2.3. Otros Pasivos
Incluye las obligaciones derivadas de cobros anticipados por la entrega de productos o la
prestación de servicios.
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Anticipos de clientes.
Rentas cobradas por anticipado.
Otros.
3. Capital
El capital es el valor de lo que le pertenece al dueño o empresario.
Se integra por:
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Capital social.
Resultados acumulados.
El Estado de Resultados
¿Qué es un Estado de Resultados?
Es un informe que permite determinar si la empresa registró utilidades o pérdidas en un periodo
determinado.
Cabe señalar que un periodo se refiere a un lapso comprendido entre dos fechas. También se
le conoce como ejercicio, cuando el periodo abarca un año de operaciones.
Las utilidades son a los negocios lo que el alimento a las personas; permiten que existan y les
ayuda a crecer
El Estado de Resultados muestra, siguiendo una secuencia ordenada:
Ingresos o Ventas Netas
- Costo de Ventas
Utilidad Bruta
-Gastos de Operación
Utilidad de Operación
-Gastos Financieros
Resultado antes de Impuestos
(Puede ser utilidad o pérdida).
Ingresos
Corresponden a las ventas que realiza la empresa y que se derivan de la actividad principal de
la misma.
Costo de ventas
Son todas las erogaciones que se relacionan directamente con la producción.
Utilidad bruta
Es el resultado de disminuir a los ingresos o ventas el costo de ventas.
Gastos de operación
Son todas aquellas erogaciones indispensables para la operación que no están asociadas con
la producción, sino con las actividades propias de ventas y la administración del negocio.
Utilidad de operación
Es el resultado de disminuir a la utilidad bruta los gastos de operación.
Gastos financieros
Son los intereses que se causan sobre créditos otorgados por terceros (bancos).
Utilidad antes de impuestos
Resulta de disminuir a la utilidad de operación los gastos financieros.
Recomendaciones a observar en la elaboración de estados financieros
1.- Los estados financieros que se elaboren deben de reflejar sólo la situación de la empresa;
no deben incluir información relativa a la situación particular de los socios, ni tampoco
considerar información de otras empresas en la que los socios también tengan participación.
2.- La información que sirva de base para elaborar los estados financieros debe comprender
sólo la que se haya generado en el periodo de interés (mes, trimestre, semestre o año).
Por ningún motivo debe considerar eventos que hayan ocurrido en periodos distintos, o
comprender información relativa a periodos mayores de un año.
3.- Las adquisiciones de activo (materia prima, maquinaria, etc.) deben registrarse al costo de
adquisición.
4.- Registre las operaciones en el momento en que se realicen. No posponga su registro para
una fecha posterior, porque podría omitirlo y por tanto la información financiera que obtenga no
será válida.
Registro de operaciones
Los diferentes renglones que forman parte del Balance y del Estado de Resultados, informes
permiten:
a) Conocer la situación financiera de una empresa;
b) Determinar si la operación está reportando utilidades o pérdidas; y
c) Tomar decisiones que permitan mejorar la rentabilidad de la empresa, ampliar sus
operaciones o contribuir a su consolidación o desarrollo.
¿Qué es el Sistema Simplificado de Registro?
Es un conjunto de siete cuentas que permite captar la información necesaria, para la obtención
de estados financieros.
1. Caja o movimiento de efectivo.
2. Ventas.
3. Anticipos de clientes.
4. Compras.
5. Gastos de fabricación.
6. Gastos de administración y ventas.
7. Gastos financieros.
Cabe señalar que, previo a la utilización de las cuentas, resulta indispensable practicar un
balance para determinar los saldos de inicio que deben considerar las mismas.
1. Caja o movimiento de efectivo
Esta cuenta permite controlar las entradas o salidas de dinero que registra la empresa.
El saldo inicial debe corresponder con el efectivo que se tiene disponible al momento de
realizar el balance.
Cualquier operación que implique entrada o salida de efectivo deberá registrarse primero aquí,
y posteriormente pasar el dato a la contra cuenta correspondiente.
Conviene siempre mantener disponible en caja una cantidad que permita hacer frente a los
gastos de operación del negocio, así como a posibles imprevistos.
Con base en el registro sistemático de sus movimientos de efectivo, así como en el
conocimiento de su negocio, usted podrá determinar en poco tiempo, la suma que requiere
mantener disponible para estos propósitos.
2. Ventas
Esta cuenta tiene por propósito registrar los ingresos que por concepto de ventas al contado o
a crédito registra su empresa.
El saldo inicial que debe anotarse será aquél que reporte el balance, en el renglón de: Clientes
o cuentas por cobrar.
Recuerde que sólo puede registrar una venta hasta el momento en que entrega la mercancía,
independientemente de cuál sea la forma de pago (contado vs. crédito).
3. Anticipos de clientes
En diversos giros como: talleres de costura, carpintería, herrería, etc., es frecuente encontrar
que los clientes anticipen una suma de dinero al momento de formular su pedido.
4. Compras
En esta cuenta deberán registrarse como saldo inicial los adeudos que se tengan con
proveedores.
Aquí deben anotarse todas las adquisiciones de materia prima que se realicen,
independientemente de que se paguen de contado o a crédito.
Cabe destacar que el registro de la compra debe efectuarse hasta el momento en que el
proveedor surte efectivamente el pedido.
5. Gastos de fabricación
En esta cuenta deberán registrarse las erogaciones que se realicen por 3 conceptos:
a) Mano de obra: Sueldos al personal de producción.
b) Gastos generales de fabricación.
c) Otros materiales:
Gastos distintos a materia prima o mano de obra, que se incurren para poder producir como:
pago de renta local, pago de luz, agua, depreciaciones, etc.
Naturalmente, al implicar salidas de efectivo, el pago de: salarios, gastos generales y otros
materiales, también deberá afectarse la cuenta de caja.
El único renglón de gastos generales de fabricación que debe reconocerse como egreso, pero
que no implica movimiento alguno en la cuenta de caja es la depreciación
6. Gastos de administración y ventas
En esta cuenta deberán anotarse las erogaciones que se realicen por concepto de:
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Sueldos a personal de administración o ventas, incluido el sueldo que corresponde al
microindustrial, por el trabajo que desempeña en su empresa.
Otros gastos de administración distintos de los sueldos del personal. Se refiere a pagos
de teléfono, papelería, etc.
7. Gastos financieros
En esta cuenta deberán registrarse los pagos de intereses y Capital que se deriven de la
utilización de préstamos otorgados por instituciones financieras o terceros.
Interés: Es el costo que se paga al acreedor, por utilizar su dinero durante cierto periodo.
Amortización: Son los pagos que se hacen para ir liquidando paulatinamente y dentro del
plazo establecido, los recursos otorgados en préstamos.
Saldo Insoluto: Es la diferencia que resulta de aplicar al préstamo recibido las amortizaciones
o pagos de principal realizados.
Conclusiones:
La información contable resulta útil al industrial por las siguientes razones:
1. Permite determinar la situación financiera de su empresa.
2. Permite establecer si la operación está generando pérdidas o utilidades.
3. Permite cotizar trabajos correctamente al determinar los costos que generará una orden.
4. Permite implantar medidas de disminución de costos, control de inventarios, mano de obra,
etc., posibilitando aumentar el crecimiento y utilidad del negocio.
5. Facilita la obtención de apoyos crediticios.