plan operativo anual programado 2014

X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MISIÓN:
Planear, administrar y controlar el uso y otorgamiento de bienes y servicios de la Institución en beneficio de los usuarios internos y externos con eficacia y responsabilidad.
1, Levantamiento de Información para la elaboración del
instructivo de contratación por subasta inversa
2. Diagramación
3, Redacción del instructivo
4, Aprobación del instructivo
5, Difusión del instructivo
1, Levantamiento de Información para la elaboración del
instructivo de contratación de consultorías
2. Diagramacióm
3, Redacción del instructivo
Disminuir los tiempos de 4, Aprobación del instructivo
5, Difusión del instructivo
demora de las
contrataciones públicas
mediante la elaboración
de instructivos facilitando 1, Levantamiento de Información para la elaboración del
la adquisición oportuna instructivo de contratación con Régimen Especial y Menor
Cuantía de Bienes y Servicios
de bienes y la
contratación de servicios. 2. Diagramación
3, Redaccióm del instructivo
4, Aprobación del instructivo
5, Difusión del instructivo
Incrementar la eficiencia
en los procesos de
contratación pública a
nivel nacional mediante
la adquisición oportuna
de bienes y la
contratación de servicios.
1, Levantamiento de Información para la elaboración del
instructivo de contratación Elaboración de instructivo de
Cotización y Licitación
2. Diagramación
3, Redacción del manual
4, Aprobación del manual
5, Difusión del manual
1. Verificación de autorizaciones, TDR´s, partidas
presupuestarias
2, Publicación de procesos en el Sistema Oficial de
Contratación del Estado SOCE
AREA
RESPONSABLE
Adquisiciones
y Servicios
Generales
INDICADOR
Efectividad en la
elaboración del
instructivo de
contratación por
Subasta Inversa
Electrónica
Adquisiciones
y Servicios
Generales
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
100%
2 meses X
Mensual
Permite conocer cuales son
los avances obtenidos en el
período establecido
(Actividades
cumplidas /
actividades
planificadas) *100
Instructivo
100%
2 meses X
Mensual
Permite conocer cuales son
los avances obtenidos en el
período establecido
(Actividades
cumplidas /
actividades
planificadas) *100
Instructivo
1 mes X
Mensual
Permite conocer cuales son
los avances obtenidos en el
período establecido
(Actividades
cumplidas /
actividades
planificadas) *100
Instructivo
Mensual
Permite conocer cuales son
los avances obtenidos en el
período establecido
(Actividades
cumplidas /
actividades
planificadas) *100
Instructivo
Mensual
Conocer la cantidad de
procesos de contratación
publicados
(Procesos
Servicios y/o
efectuados /
Bienes
procesos solicitados) adquiridos
* 100
Adquisiciones
y Servicios
Generales
Efectividad en la
elaboración
Instructivo de
contratación a
traves de
régimen especial
y menor cuantía
de bienes y
servicios
100%
Adquisiciones
y Servicios
Generales
Elaboración del
Instructivo de
contratación a
través de
Cotización y
Licitación
100%
Adquisiciones
y Servicios
Generales
Cumplir con los
tiempos
establecidos en
los procesos de
contratación
pública
100% 12 meses X
2 meses
X
X
X
Disminuir el riesgo de
alteración de la
información mediante la
implementación de un
sistema que permita el
control adecuado de los
bienes de la Institución.
Implementación del sistema del inventario de activos de la
Institución
Incrementar el control de Elaboración de un instructivo bajo la consideración de la
norma vigente de la Contraloría General del Estado para el
los bienes de la
manejo de los bienes institucionales
Institución mediante la
difusión del intructivo de
manejo de Bienes del
IECE
Elaboración de un instructivo para el correcto ingreso de los
datos de bienes al sistema de inventarios de la Institución a
Incrementar el control de nivel nacional
los bienes de la
Institución
Proveeduría e Bienes
Inventarios
inventariados
100%
3 meses X
Proveeduría e Efectividad en la
Inventarios
elaboración del
Instructivo del
manejo de los
bienes del IECE
100%
2 meses
Proveeduría e Efectividad en la
Inventarios
elaboración del
Instructivo de
Ingreso de Datos
al sistema de
bienes
100%
2 meses
Anual
Identificación de los bienes
fisicos que son propiedad del
IECE
número de bienes
inventariados en el
sistema / total de
bienes
Sistema en
producción
X
Mensual
Permite conocer cuales son
los avances obtenidos en el
período establecido
(Actividades
cumplidas /
actividades
planificadas) *100
Instructivo
X
Mensual
Permite conocer cuales son
los avances obtenidos en el
período establecido
(Actividades
cumplidas /
actividades
planificadas) *100
Instructivo
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
MISIÓN:
COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN
Ser una unidad que promueve y genera los canales de información para llegar a la población ecuatoriana con los diferentes programas de becas, asesoramiento y seguimiento académico a través de herramientas que se adapten a la
diversidad territorial de nuestra país.
CAMPAÑA DE REPOSICIONAMIENTO GENERAL: Esto
involucra la generación de un concepto creativo que explique
el nacimiento de una nueva marca (nombre/ institución) pero
que su vez se respalde en la experiencia con su gestión de
41 años como IECE.
1. Campaña de expectativa
2. Etapa de posicionamiento
3. Etapa de reforzamiento
Incrementar y
fortalecer la eficiencia
de la unidad, respecto
a la difusión de la
información. el nivel de
acceso y conocimiento
de la ciudadanía sobre
la institución mediante
el fortalecimiento de
los canales
informativos para el
reposicionamiento
institucional y la
implementación de
campañas para
AREA
RESPONSABLE
INDICADOR
Concepto
creativo
elaborado vs
COMUNICACI concepto
creativo
ÓN Y
DIFUSIÓN
planificado
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
X
X
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
FÓRMULA
Concepto
creativo/concepto
planificado
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
6 MESES
Nos indica el avance del
cumplimiento del concepto
creativo para la campaña
6 MESES
Número de personas
Mide el porcentaje de
que conocen el
funcionarios que conocen la
Tabulación de
IEBSA /el porcentaje
nueva marca e identifican a la
encuestas
de personas
nueva institución
encuestadas
4 MESES
Conocer el número de talleres
Talleres realizados /
realizados comparados con lo
talleres planificados
propuesto
MENSUAL
Medir y doscificar la inversión
planificada de acuerdo a las
necesidades
El informe de
propuesta
100% 6 MESES
CAMPAÑA INTERNA DE REPOSICIONAMIENTO: A través
de los canales existentes de comunicación interna para medir
Número de
el conocimiento del IEBSA. Esto implica matriz, regionales y
personas que
agencias.
conocen el
1. Campaña de expectativa
IEBSA sobre el
2. Etapa de posicionamiento
COMUNICACI porcentaje de
3. Etapa de reforzamiento
personas
ÓN Y
DIFUSIÓN
encuestadas
90%
de la
nómina 6 MESES
Número de
talleres
realizados vs
Media Training: preparación a voceros institucionales a fin de COMUNICACI número de
que las entrevistas que surjan desde los medios locales de
ÓN Y
talleres
cada regional y/o agencia sea la idónea y efectiva.
DIFUSIÓN
planificados
1 taller
de
X
entren
amient
o para
la
vocería 4 MESES
Pautaje en: televisión, radio, prensa escrita.
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X X
Presup
uesto
de
inversi
ón de
700
mil
X
dólares
en
pautaje
con
Métricas de cada medios
COMUNICACI tipo de medio, es
tradicio
ÓN Y
decir: rating,
nales 9 MESES
DIFUSIÓN
tiraje
Taller contratado
e impartido
15.000
X
X
700.000
Inversión realizada / Los documentos
inversión planificada para contratación
campañas para
usuarios internos y
externos.
Eventos institucionales por ejemplo: rendiciones de cuentas;
encuentro de
becarios
CAMPUS PARTY: feria que permite posicionamiento como
una entidad
moderna.
Número de
COMUNICACI eventos
ÓN Y
realizados vs los
DIFUSIÓN
programados
Disminuir el
desconocimiento de la Reforzar la campaña emprendida en diciembre DE 2013 en
redes sociales a través del pautaje en medios de
oferta de
comunicación digitales.
becas liderada por
nuestra institución
mediante la utilización
de herramientas de
comunicación en
territorio
MATERIAL POP: impresión de dípticos, tríticos, flayers. Por
otro lado, material pop conforme a las campañas y
promociones
X
X
12
MESES
Cubiri
el
100%
del
número
COMUNICACI
ÓN Y
Número de
DIFUSIÓN
bitácoreas
BECA MÓVIL: Oficina móvil que recorre el país difundiendo
los programas de becas
X
4 MESES
Este indicador permitirá saber
si los eventos realizados está
acorde con lo planificado
Eventos realizados /
eventos planifados
ANUAL
Las visitas a nuestros canales
digitales podrán evidenciar el
aumento de las mismas por la
coyuntura del evento y porque
su audiencia es 100%
internauta
Las métricas que
Número de visitas
indican las
durante el evento /
visitas a
número de visitas en
nuestros canales
época normal
digitales
X
65.228
X
X
CONSTANTE
MENTE
X
de
cambio
s
instituci
12
onales MESES
Permite dar a conocer la
cantidad de cambios dado en
la institución mediante las
bitacoras elaboradas
X
COMUNICACI Número de
ÓN Y
publicaciones
DIFUSIÓN
realizadas
10
publica
ciones
Número de
COMUNICACI ciudadanos que
ÓN Y
son parte de
DIFUSIÓN
esta visita
1000
ciudad
anos
por
visita 4 MESES
La realización
de cada evento
100.000
Increm
entar
en un
70%
las
visitas
a
nuestro
s
canale
COMUNICACI Visitas a nuestro
s
ÓN Y
canales
digitale
DIFUSIÓN
digitales
3 MESES
s
Elaboración de bitácoras informativas para dar a conocoer
paso a paso los cambios institucionales.
Publicaciones en revistas y ediciones especiales (prensa
escrita) para promocionar
temas específicos conforme a los requerimientos
institucionales.
3
evento
s
X
X
12
MESES
MENSUAL
Este indicador nos permite
verificar las publicaciones
realizadas con lo que
inicialmente fue planificado
20.000
X
TRIMESTRAL
500.000
X
COMUNICACI Audiencia por
ÓN Y
spot visto en
DIFUSIÓN
medios digitales
nnnnnn
n
8 MESES
COMUNICACI
ÓN Y
Material POP
DIFUSIÓN
contratado
Inversi
ón de
200
X
mil en
materia
l para
difusió
n
4 MESES
X
Número de
bitacoras/número de
cambios
institucionales
Número de
publicaciones
realizadas / número
de publicaciones
que fueron
planificadas en un
inicio
Las bitácoras
Las
publicaciones
contratadas
Número de visitantes
alcanzados por visita
Con este indicador mediremos / núermo de
El registro de
el alcance y cobertura que
visitantes
tenemos con este proyecto.
planificados por visita asistentes
Número de visitas al
Mediremos el interés de los
CUATRIMES
canal de youtube
Métricas del
internautas con respecto a los
TRAL
obtenidos/número de canal de youtube
spots de la institución
visitas planificadas
X
224.000
X
X
ANUAL
200.000
Se mide la cantidad de dinero
invertido para material de
difusión de los servicios
institucionales
Documentos de
Inversión realizada /
contrato
inversión planificada
realizado
Charlas, ferias, conversatorios y talleres para socializar la
oferta del programa de becas.
Elaboración de discursos unificados de acuerdo a las
coyunturas locales
Incrementar la
eficiencia y eficacia de
respuesta
de Comunicación y
Difusión frente a los
comentarios sobre la
institución mediante la
mejora del mecanismo
de respuesta
Generación de alertas que nos permitan reaccionar ante las
posibles crisis a través de herramientas como, el monitoreo
de medios.
Número de
COMUNICACI charlas, ferias,
ÓN Y
conversatorios y
DIFUSIÓN
talleres
Discursos
COMUNICACI realizados vs
ÓN Y
número de
coyunturas
DIFUSIÓN
COMUNICACI Alerta emitida vs
ÓN Y
alerta
DIFUSIÓN
respondida
288
evento
s de
socializ
ación
12
MESES
15
12
MESES
Que
todas
las
alertas
que
se
produz
can
sean
respon
didas
a
tiempo
X
12
MESES
X
X
MENSUAL
Mide la cantidad de eventos
de socialización realizados
Eventos realizados /
eventos planifados
Registro de
dichos
eventos
X
X
X
MENSUAL
Permite conocer cuantos
discursos se elaboran en
respuesta a la coyuntura
Discursos
Discursos
elaborados/Coyuntur
elaborados
a generada
X
X
X
MENSUAL
Nos permite conocer el
cumplimiento de la oportuna
respuesta a la críticas
mediáticas
Alertas
respondidas/Alertas
Generadas
20.000
Alertas
notificadas
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
GERENCIA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
MISIÓN:
Investigar, asesorar y administrar los productos y servicios relacionados con las tecnologías de la información y comunicación con el fin de apoyar al mejoramiento continuo de los procesos de la institución.
Consultoría de 12.000
horas de programación
para el desarrollo de la
plataforma informática en
atención a
requerimientos de
Análisis, Diseño, Desarrollo e Implementación de la
traspaso de crédito
plataforma informática
educativo del IECE al
Banco Pacífico,
Seguimiento Académico
del mismo y
automatización de
procesos de Becas.
Habilitar en ambiente de
producción un Aplicativo
informático para la
actualización de SAO Cartera
Análisis, Diseño, Desarrollo e Implementación
AREA
RESPONSABLE
INDICADOR
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
Ingeniería de
Software
Horas de
programación
ejecutados
respecto a las
12,000 horas de
programación
planificadas
Ingeniería de
Software
Porcentaje de
avance del
aplicativo
informático en
ambiente de
producción para
la actualización
de SAO - Cartera
100% 2 meses
X
100% 12 meses
X
Desarrollo de Web
Services para el Banco
Central SPI y SPL.
(Desarrollo Interno)
Análisis, Diseño, Desarrollo e Implementación
Ingeniería de
Software
Porcentaje de
avance del
aplicativo
informático en
ambiente de
producción para
consumir los
servicios web del
BCE
Mantenimiento,
desarrollo y soporte en
el sistema Delta 21
Análisis, Diseño, Desarrollo e Implementación de nuevas
funcionalidades o mejoras a las ya existentes para cumplir
con los requerimientos de las diferentes Gerencias de la
Institución que utilizan el sistema Delta 21
Ingeniería de
Software
Atender los
requerimientos
de las diferentes
Gerencias del
IECE
83% 12 meses
100% 2 meses
X
X
X
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
Mensual
Aplicativo
informático en
producción para
Horas de
el Seguimiento
Informes mensuales de
programación
Académico de
cumplimiento de acuerdo a un ejecutados / horas
Crédito y
cronograma establecido
de programación
aplicativo
planificadas (12,000) informático en
producción para
el manejo de los
procesos Becas.
Semanal
Cantidad de
Informes semanales de
informes entregados
cumplimiento de acuerdo a un
/ Cantidad de
cronograma establecido
informes planificados
N/A
Semanal
Aplicativo
informático en
Cantidad de
Informes semanales de
ambiente de
informes entregados
cumplimiento de acuerdo a un
producción para
/ Cantidad de
cronograma establecido
consumir los
informes planificados
servicios web
del BCE
X N/A
Semanal
Requerimientos
Informes semanales de
cumplidos /
cumplimiento de acuerdo a un
Requerimientos
cronograma establecido
solicitados
X
403.200,00
N/A
X
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
Aplicativo
informático en
ambiente de
producción para
la actualización
de SAO - Cartera
Registro de
atención de
requerimientos
Mantenimiento,
desarrollo y soporte en
el sistema SIGEN
Análisis, Diseño, Desarrollo e Implementación de nuevas
funcionalidades o mejoras a las ya existentes para cumplir
con los requerimientos de las diferentes Gerencias de la
Institución que utilizan el sistema SIGEN
Ingeniería de
Software
Atender los
requerimientos
de las diferentes
Gerencias del
IECE
100% 12 meses
X
X
X N/A
Semanal
Requerimientos
Informes semanales de
cumplidos /
cumplimiento de acuerdo a un
Requerimientos
cronograma establecido
solicitados
Registro de
atención de
requerimientos
Atención a nuevos
requerimientos de
desarrollo de módulos
informáticos solicitados
por las diferentes
Gerencias de la
Institución
Análisis, Diseño, Desarrollo e Implementación de nuevos
módulos informáticos
Ingeniería de
Software
Atender los
requerimientos
de las diferentes
Gerencias del
IECE
100% 12 meses
X
X
X N/A
Semanal
Requerimientos
Informes semanales de
cumplidos /
cumplimiento de acuerdo a un
Requerimientos
cronograma establecido
solicitados
Registro de
atención de
requerimientos
Contratación de una
consultoría para la
implementación del
proyecto Esquema
Gubernamental de
Seguridad de la
Información (EGSI)Proyecto definido por la
SNAP y que tienen que
cumplir todas las
instituciones públicas
durante el año 2014
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Implementación y funcionamiento
Infraestructura
Implementar el
EGSI
100% 10 meses
X
X
X
225.000,00
Semanal
Informes semanales
Informes semanales de
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento de acuerdo a un
cumplimiento del
semanales
cronograma establecido
proyecto
planificados
Mantenimiento del Data
Center Torre I
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Implementación y funcionamiento
Infraestructura
Acta entrega recepción de
cumplimiento del
proyecto
100% 2 meses
X
9.219,84
Semanal
Informes semanales
Informes semanales de
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento de acuerdo a un
cumplimiento del
semanales
cronograma establecido
proyecto
planificados
Renovación de
suscripciones de
Smartcare para equipos
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
de conectividad,
Implementación y funcionamiento
seguridades y telefonía
IP a nivel nacional (Por 2
años)
Infraestructura
Acta entrega recepción de
cumplimiento del
proyecto
Mensual
Informes mesuales
Informes mensuales de
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento de acuerdo a un
cumplimiento del
mensuales
cronograma establecido
proyecto
planificados
Adquisición de software
para monitoreo de
servicios (Tráfico de Red
y disponibilidad de
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
servicios de
Implementación y funcionamiento
aplicaciones: Sybase,
Jboss, Delta21, Zimbra,
Aranda)
Infraestructura
Acta entrega recepción de
cumplimiento del
proyecto
100% 2 meses
Semanal
Informes semanales
Informes Semanales de
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento de acuerdo a un
cumplimiento del
semanales
cronograma establecido
proyecto
planificados
Renovación de
suscripciones de Red
Hat. (Por 2 años)
Infraestructura
Renovación de
34 suscripciones
100%
Mensual
Certificados del proveedor de
Renovación de la suscripción
de las licencias.
Informes semanales
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento del
semanales
proyecto
planificados
Anual
Certificados del proveedor de
Renovación de la suscripción
de las licencias.
Renovación de
Suscripciones / Total
de Licencias de
Zimbra
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Implementación y funcionamiento
50%
X
X
X
24 meses
216.384,00
X
23.520,00
X
2 meses
Renovación de
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
suscripciones de Zimbra.
Implementación y funcionamiento
(Por 2 años)
Renovación de
Infraestructura 425 licencias de
Zimbra.
100% 2 meses
77.067,00
X
15.817,00
Informes para
Verificar el
cumplimiento del
proyecto
Contrataciòn y
Seguimiento del
cumplimiento de los
servicios de Cloud de
CNT para el alojamiento
de la base de datos. (2
años)
Adquisición de
infraestructura de
cableado estructurado a
nivel nacional
(Remodelación Torre I
Matriz, Adcuaciones y/o
cambios regionales y
agencias)
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Implementación y funcionamiento
Disponibilidad
Infraestructura del servicio
99,98% 24 meses
99,98% mensual.
X
X
X
Mensual
Verificar el cumplimiento del
proyecto
Disponibilidad del
servicio efectivo
mensual /
Disponibilidad de
servicio ofertado
Informes
mensuales para
verificar la
disponibilidad
del serv icio.
Bajo demanda
Conocer el cumplimiento del
cronograma
Informes
Actas entrega
presentados/informes
recepción
programados
Mensual
Verificar el cumplimiento del
cronograma del proyecto
Cantidad de
servidores con
mantenimiento/Total
de servidores
Mensual
Informes mesuales
Informes mensuales de
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento de acuerdo a un
cumplimiento del
mensuales
cronograma establecido
proyecto
planificados
Semanal
Verificar el cumplimiento del
proyecto
Informes semanales
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento del
semanales
proyecto
planificados
Semanal
Verificar el cumplimiento del
proyecto
Informes semanales
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento del
semanales
proyecto
planificados
Mensual
Informes mesuales
Informes mensuales de
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento de acuerdo a un
cumplimiento del
mensuales
cronograma establecido
proyecto
planificados
Mensual
Informes mesuales
Informes mensuales de
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento de acuerdo a un
cumplimiento del
mensuales
cronograma establecido
proyecto
planificados
Semanal
Verificar el cumplimiento del
proyecto
60.000,00
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Implementación y funcionamiento
Informes de
cumplimiento de
acuerdo a un
cronograma
Infraestructura
establecido para
el proyecto.
Implem
entació
n del
12 meses
proyect
o
X
X
X
200.000,00
Servicio de
Mantenimiento
Preventivo y soporte
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
técnico de la
Infraestructura
Tecnológica de
Servidores IBM del IECE
Mantenimiento
preventivo y
Infraestructura correctivo de los
servidores IBM
del IECE
Servicio de
mantenimiento y soporte
Técnico de la Base de
datos Sybase
Infraestructura
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
83% 12 meses
X
X
X
Informes
mensuales para
verificar el
cumplimiento del
proyecto
38.888,64
Porcentaje de
avance de las
horas de soporte
contratadas
100% 12 meses
X
X
X
60.000,00
Adquisición de Sistema
de Seguridad Perimetral
para sitios web
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Implementación y funcionamiento
Implementación
Infraestructura del sistema de
seguridad
100% 2 meses
X
14.300,00
Consultoría para la
implementación de la
mesa de ayuda para
BECAS
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Implementación y funcionamiento
Soporte
Informático
Implementación
del proyecto
Soporte
Informático
Cantidad de
Equipos
informáticos
(computadores
desktop y
portátiles) del
IECE dados
mantenimiento.
100% 12 meses
Cantidad de
impresoras del
IECE dadas
mantenimiento.
100% 12 meses
100% 3 meses
X
68.490,24
Servicio de
mantenimiento
preventivo y correctivo
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
de equipos informáticos
(computadores desktop y
portátiles) del IECE.
Servicio de
mantenimiento
preventivo y correctivo
para las impresoras del
IECE a nivel nacional.
Servicio de soporte y
mantenimiento de la
herramienta de gestión
informática - ARANDA
Service desk
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Soporte
Informático
X
X
X
40.000,00
X
X
X
40.000,00
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Implementación y funcionamiento
Soporte
Informático
Disponibilidad de
la herramienta
Aranda en el
IECE
100% 3 meses
X
17.640,00
Informes semanales
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento del
semanales
proyecto
planificados
Renovación de
suscripciones de
licencias para la
herramienta de gestión
informática - ARANDA
Service desk
Servicio de
mantenimiento
preventivo y correctivo
de Hardware y Software
del sistema de
administración, control
de turnos, calificación y
evaluación de
desempeño (ADF) a
nivel nacional - GOIA.
Adquisición de licencias
de software a nivel
nacional.
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Soporte
Informático
Soporte
Informático
Actualización de
la renovación de
suscripciones de
licencias
ARANDA.
Informes de
cumplimiento de
acuerdo a un
cronograma
establecido para
el proyecto.
100% 2 meses
X
Informes semanales
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento del
semanales
proyecto
planificados
Semanal
Verificar el cumplimiento del
proyecto
Mensual
Informes mesuales
Informes mensuales de
Verificar el
entregados/ Informes
cumplimiento de acuerdo a un
cumplimiento del
mensuales
cronograma establecido
proyecto
planificados
Mensual
Conocer el número de
licencias adquiridas
Cantidad de
Licencias adquiridas licencias
/ licencias requeridas adquiridas en el
año
Mensual
Conocer la cantidad de
equipos entregrados
requerimientos
atendidos /
requerimientos
solicitados
17.640,00
100% 12 meses
X
X
X
Actas de entrega
/ recepción
23.520,00
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Soporte
Informático
Informes de
cumplimiento de
acuerdo a un
cronograma
establecido para
el proyecto.
100% 12 meses
X
X
X
Actas de entrega
/ recepción
70.000,00
Adquisición de equipos
informáticos (Pc,
portátiles, impresoras,
ups, etc).
Levantamiento de Especificaciones Técnicas
Seguimiento del proceso de adquisición
Administrar los bienes adquiridos
Soporte
Informático
Informes de
cumplimiento de
acuerdo a un
cronograma
establecido para
el proyecto.
100% 12 meses
X
X
X
150.000,00
Actas de entrega
/ recepción
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
GERENCIA FINANCIERA
MISIÓN:
Administrar eficientemente los recursos económicos y financieros de la entidad y proporcionar información confiable y oportuna para la toma de decisiones.
Incrementar la eficiencia
y eficacia de la Gerencia
Financiera, en
coordinación con los
subrocesos de
Presupuesto,
Contabilidad y Tesorería,
mediante la aplicación
de las normas de control
interno, dispuestas por la
Contraloría General del
Estado y la adquisición
d
i t la ieficiencia
t
d
Incrementar
Proponer un Plan de capacitación a la Gerencia de Talento
Humano, en Normas de Control Interno, Contratación
Pública, Tributación etc.
Gestionar ante la Gerencia General se provea de un Sistema
actualizado e integrado de Gestión y Administración
Financiera, mediante el cual se pueda optimizar la ejecución
de los programas de Crédito y de Becas.
Realizar la depuración y conciliación de los saldos contables.
productiva del
Actualizar el libro bancos de cada una de las cuentas
Subproceso de
bancarias, cuentas de mayor y auxiliares.
Contabilidad mediante
la depuración de los
estados financieros y
cuentas actualizadas y
conciliadas conforme las
recomendaciones de
Auditoría Interna,
Externa y normativa legal
vigente
Vigilar periodicamente que las transferencias de recursos
sean entregadas completas y oportunamente.
Programar y Formular la Proforma Presupuestaria Anual,
coordinando acciones con las Gerencias de Crédito y de
Becas para invertir los recursos económicos en areas
prioritarias y de Interés nacional.
Incrementar la
AREA
RESPONSABLE
Gerencia
Financiera
Subprocesos
de
Presupuesto,
Contabilidad y
Tesorería
Gerencia
Financiera
Gerente
Financiero,
Subproceso
de
Contabilidad
INDICADOR
Plan de
capacitaciòn
aprobado
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
100% 2 meses
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
Porcentaje de
elaboración de la
propuesta
100% 6 meses
Porcentaje de
Estados
Financieros
depurados y
confiables
100% 6 meses
X
Transferencias
recibidas
Proforma
Presupuestaria
100% 4 meses
X
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
ANUAL
Medir el avance del plan de
capacitaciones elaborado por
el área
Porcentaje de
avance del plan de
capacitacón
propuesto
N/A
ANUAL
Medir el porcentaje de la
elaboración de la propuesta a
realizarse a la Gerencia
General
Porcentaje de avance Propuesta
presentada a la
Gerencia
General
N/A
MENSUAL
Medir el porcentaje de
depuración de la información
financiera
Estados Financieros
depurados/ estados
financieros totales
Estados
Financieros
depurados
N/A
MENSUAL
Conocer la oportuna y
completas recepción de
transferencias del IESS
Transferencias
recibidas oportunas
y completas /
número de
transferencias
recibidas
Saldos de la
cuenta en el BCE
N/A
Anual
Contar con la proforma
presupuestaria
Porcentaje de
avance de la
proforma
presupuestaria
Proforma
presentada a la
Gerencia
General
X
Plan de
Capacitación
propuesto
X
100% 12 meses
X
FÓRMULA
N/A
X
X
Gerencia
Financiera,
Subprocesos
de
Presupuesto,
Contabilidad y
Tesorería
Gerencia
Financiera,
Subprocesos
de
Presupuesto y
Tesoreria
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X
X
Incrementar la
Seguimiento y control de la ejecución del Presupuesto
sostenibilidad financiera
aprobado bajo las normas de control interno.
institucional mediante la
recaudación oportuna de
los ingresos que
financian el presupuesto,
incluido los planes y
programas
Proponer Reformas, Traspasos, regularizar las asignaciones
Institucionales.
presupuestarias y extrapresupuestarias de acuerdo a las
necesidades Institucionales.
Certificar oportunamente la disponibilidad presupuestaria, de
acuerdo a los requerimientos Intitucionales.
Gerencia
Financiera,
Subproceso
de
Presupuesto
Gerencia
Financiera,
Subproceso
de
Presupuesto
Gerencia
Financiera,
Subproceso
de
Presupuesto
Porcentaje de
ejecuciòn
presupuestaria
de egresos
(Control en la
ejecución
Presupuestaria)
Informe de
Registro de
Traspasos,
Regularizaciones
, Asignaciones.
100% 12 meses
Número y
registro de
certificaciones
emitidas.
Porcentaje de
certificaciones
emitidas
oportunamente
100% 12 meses
X
X
X
Mensual
Mantener un control constante Valor ejectutado /
de la ejecución presupuestaria valor presupuestado
de todas las áreas de la
institución
Controles
internos de cada
partida
N/A
Mensual
Medir el procesamiento de los Requerimientos
requerimientos de las unidades atendidos /
requerimientos
efectuados
Controles
internos de cada
partida
Llevar un control de las
certificaciones
presupuestarias realizadas
Certificaciones
presupuestarias
X
100% 12 meses
X
N/A
X
N/A
X
X
X
Mensual
Certificaciones
presupuestarias
realizadas /
certificaciones
presupuestarias
requeridas
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
GERENCIA NACIONAL DE CRÉDITO
MISIÓN:
Realizar el seguimiento académico de los beneficiarios de crédito asi como el manejo de la cartera para mantener un control de los ingresos proyectados
INDICADOR
Incrementar el control de
expedientes fisicos de las cuentas
de desembolsos y recuperación 1, Levantar el inventario físico de los expedientes a nivel nacional
mediante un programa de
2,Depurar los expedientes (actualizar información, completar expedientes)
digitalización creando una base de 3, Digitalización y actualización de información (Consultoría)
datos que permita la verificación
de la información
Seguimiento
académico
Porcentaje de
información ingresada
en la base de datos
100%
3 meses
Incrementar la efectividad de los
de
Seguimiento
procesos
Académico mediante la validación
de la información académica de los
beneficiarios
Gerencia de
Crédito
Porcentaje
de
expedientes validados
100%
12 meses
Seguimiento
académico
Reporte mensual de
notificaciones realizadas
a beneficiarios no
reportados
100%
12 meses
Coordinar con TIC´s la identificación de las variables necesarias en la nueva
plataforma de seguimiento académico.
Validación de la
información académica presentada por los beneficiarios a través de los
beneficiarios.
Disminuir mora académica
mediante
notificaciones
Notificar a los clientes vía e-mail e implementación de notificaciones por medio de
electrónicas y físicas por medio de Correos del Ecuador
correos del Ecuador
META
CUATRIMESTRE III
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
AREA
RESPONSABLE
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X
X X
X
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
FÓRMULA
Mensual
Levantar la información detallada en la
base de datos para conocer los
desembolsos y recuperaciones
Mensual
expedientes
Permite la validación de información
académica, la misma que será remitida a la verificados/desembolsos
planificados
IFI
expedientes ingresados
/totalidad de expedientes
X
X
X
Mensual
Notificaciones realizadas
notificaciones
realizadas/beneficiarios
morosos
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
Expedientes entregados
a la IFI
Reportes académicos
Reportes emitidos por
el SIGEN.
Disminuir el tiempo de demora en
los desembolsos mediante la firma Gestionar acciones que permitan la firma de convenios con las instituciones de
de convenios con Instituciones de educación superior considerando el Plan piloto con la UDLA
Seguimiento
académico
Porcentaje
de
convenios firmados
100%
12 meses
X
X
X
Mensual
Sistematización y mejoramiento del
control académico
convenios firmados /
convenios planificados
Convenios Firmados
Incrementar el control de
seguimiento académico mediante Contratación de servicio de call center
la implementación de un call center
Gerencia de
Crédito
Efectividad
del
servicio de call center
para seguimiento
académico
100%
12 meses
X
X
X
Mensual
Permite identificar la morosidad de los
beneficiarios y mantener un control
efectivo
beneficiarios contactados/
beneficiarios con mora
Reportes generados
Incrementar control sobre
procesos de SAO mediante la
creación de un manual institucional
enfocados en los procedimientos
de esta área
Seguimiento
académico
Efectividad en la
elaboración
del
Manual
DE
Seguimiento
académico
ocupacional SAO
100%
3 meses
X
Mensual
El Manual de SAO permitirá normar el
proceso y mejorar el seguimiento
académico.
Seguimiento
académico
Reporte de
cumplimiento mensual
de clientes,
100%
12 meses
X
Mensual
Beneficiarios cumplidos académicamente
Educación superior (IES)
1, Levantamiento de Información para la elaboración del manual
2. Diagramacióm
3, Redaccióm del manual
4, Aprobación del manual
5, Difusión del manual
Disminuir mora académica
Aplicar el manual de SAO, establecer un call center, Identificar en el sistema los
mediante controles periódicos de
beneficiarios que deben reportarse, emitir listados de beneficiarios con
reportes y aplicación de manual
incumplimiento de las obligaciones académicas.
institucional de SAO
X
X
(Actividades cumplidas /
Manual
actividades planificadas) *100
beneficiarios cumplidos/
beneficiarios morosos
Reportes emitidos por
el SIGEN.
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
Gerencia Nacional de Becas
MISIÓN:
Contribuir al desarrollo del Talento Humano a traves de la coordinación y manejo eficiente de los diferentes programas de becas orientados a pontencializar las capacidades de los ciudadanos
Desarrollar convenios y/o acuerdos estratégicos con
instituciones públicas, privados y organizaciones de la
sociedad civil con el objetivo de captar postulantes a los
programas de becas y fortalecer el seguimiento académico y
ocupacional.
AREA
RESPONSABLE
Experto en
Becas:
Planificación y
presupuesto
Gerente de
Becas
No de convenios
implementados/
No de convenios
programados
No. Talleres
ejecutados /
Talleres
programados
Experto en
Becas:
Planificación y
presupuesto
Gerente de
Becas
No de Redes de
Becarios
articulada con la
SENESCYT
Desarrollar talleres de coordinación interinstitucional y
Experto en
orientación profesional a los becarios con el fin de fortalecer Becas:
el seguimiento académico y ocupacional
Planificación y
presupuesto
Gerente de
Becas
No de talleres de
coordinación
interinstitucional
realizado/ No de
talleres
programados
Establecer y definir a través de un manual de procesos y
funciones las responsabilidades del personal en cada
programa de beca y sus componentes, mejorar estructura de
regionales y gerencia de becas
No de programas
definidos con
manual de
procesos y
funciones /
No. de
programas de
becas
Incrementar número de
becarios mediante
alianzas con actores
Impulsar y potenciar la comunicación e interacción entre
estratégicos para la
becarios IECE - SENESCYT
consolidación y aumento
de cobertura en territorio
de los programas de
becas, seguimiento
académico y ocupacional
Analistas de
Becas
Gerente de
Becas
Revisar la eficiencia del Delta 21 y proponer las mejoras que TIC/ Gerencia
permita establecer una plataforma sólida para la operatividad de Becas
y seguimiento de los programas de becas.
Incrementar la
INDICADOR
No soluciones
desarrolladas e
implementadas /
No soluciones
solicitadas
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Increment
o 20%
del
12 meses
número
de
X
becarios
X
X
X
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
$ 12.500
$ 12.500
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
efectividad de los
programas de becas
mediante la
identificación,
implementación y
evaluación de los
procesos
Levantamiento de nudos críticos de los procesos de
Gerencia de
postulación, adjudicación, operatividad, pago y seguimiento
Becas
de las becas en sus diferentes programas y componentes y
elaboración de hojas de ruta para solucionarlos o creación de
nuevos procesos
No. de procesos
sistematizados
con hojas de ruta
/
No. de procesos
con nudos
críticos
Solicitar a TICs que desarrolle módulo que permita obtener
estadísticas y monitoreo de los programas de becas
No. de
programas con
herramientas
estadísticas /
No de programas
de becas
Gerencia de
Becas /
Gerencia de
Planificación /
TIC
Capacitación al personal de becas de las Regionales y
Gerencia de
Agencias en todos los procesos de programas de becas y sus Becas /
componentes, y monitoreo de los procesos de réplicas
Talento
Humano
Definir políticas de monitoreo y seguimiento de los procesos
de comunicación: boletines de prensa, difusión en medios de
los programas de becas.
Disminuir el número de
problemas y quejas, a
través de herramientas
que faciliten la
comunicación.
Promover charlas en los territorios en donde no existe
presencia física del IECE.
Solicitar a TICs para que todos los programas de becas
tengan el acceso a la postulación en línea y que el usuario
pueda realizar sus consultas y dar solución a sus
requerimientos sobre los diferentes programas de becas.
Asesoría de
Comunicación
/ Gerencia de
Becas /
Asesoría
Gerencia
Becas
Cooperación
Asesoría de
Comunicación
/ Gerencia de
Becas
Procesos
implement
ados /
12 meses
Procesos
X
planificad
os
No de personas
capacitados /
Total personas
del área de becas
No. Políticas
definidas./ No.
Políticas
planificadas
No. De charlas
realizadas/ No.
De charlas
planificadas
No. De usuarios
que postulan con
éxito/ No. De
usuarios
Gerencia de
becas / Tics / No. De
Comunicación programas con
sistema en línea
/ No. De
programas de
Becas
x
x
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
80% de
reducción 12 meses
de quejas
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA DE TALENTO HUMANO
GERENCIA / DIRECCIÓN:
MISIÓN:
Somos los administradores del sistema del talento humano encargado de desarrollar las competencias, habilidades, destrezas de los servidores y trabajadores en función del cumplimiento de los deberes, derechos y obligaciones
Incrementar los mecanismos de
interrelación en el ámbito laboral con
organismos públicos (MRL Ministerio de Mantener reuniones interinstitucionales
Relaciones Laborales, IESS Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social,
Contraloría General del Estado).
Incrementar el personal idóneo y Reclutamiento y selección
eficiente para la Institución con perfiles
adecuados y acorde a las necesidades
de las diferentes áreas.
Revisar y socializar el Reglamento de Nomativa socializada
Seguridad y Salud Ocupacional, con el
fin de garantizar un ambiente laboral
seguro y saludable
AREA
RESPONSABLE
INDICADOR
META
Gerencia de
Talento
Humano
Número de
consultas
absueltas /
número de
consultas
realizadas
Aplicación
correcta de
la normativa
Gerencia de
Talento
Humano
Formación de líderes
Ejecutar plan de capacitación institucional
Incrementar el rendimiento del talento
humano a través de capacitación
permanente
X
X
X
Gerencia de
Talento
Humano
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
Dotar de
personal
calificado
Número de
servidores
capacitados
/total de
servidores
Conocimient
oy
aplicación
del
reglamento
Número de
procesos
normados
Contar con
normativa
actualizada
que
reduzca
procesos
comatosos
Gerencia de
Talento
Humano
Capacitació
n de 1
servidor
por proceso
Gerencia de
Talento
Humano
Conocer el
número de
servidores
capacitados de
acuerdo al plan
de capacitación
institucional
Cumplimient
o del plan
X
X
X
6000
X
FÓRMULA
3890
Permite determinar
el número de servidores
Servidores con perfil
calificados contratados para el
idóneo
logro de los
/Servidores
objetivos
contratados
institucionales
TRIMESTRAL
Permite socializar el
reglamento a las y los
Número de
servidores de la Institución
servidores
con el
capacitados /total de
fin de que conozcan la
servidores
importancia
CUATRIMESTR
de su aplicación
E
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
Expedientes de
los servidores de
la institución
Nómina de
asistencia a
capacitaciones
Permite normar los
cantidad de
procesos a fin de organizarlos
Nómina de
procesos comatosos
reducir tiempos y
asistencia a
normados/total de
capacitaciones
el logro de la eficacia y
procesos comatosos
eficiencia en los mismos
X
CUATRIMESTR
E
4 meses
X
X
X
12 meses
15.000
X
12 meses
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
TRIMESTRAL
4 meses
Conocer el
número de
servidores
capacitados en
temas de
liderazgo
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
Permite determinar el número
Doc. Generado
de consultas absueltas
Consultas Absueltas/
a través de
por las entidades
Consultas realizadas
Quipux
de control
12 meses
12 meses
Gerencia de
Reducir los procesos comatosos de la Identificar los procesos comatosos
Definir p
Talento
institución mediante la revisión,
Humano
actualización y elaboración
de
reglamentos y políticas que regulen la
ejecución de los procesos
Reducir los conflictos e incrementar el
mejoramiento de las relaciones
interpersonales
Número de
servidores
seleccionados
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X
Pemite que cada servidora o
servidor
conozca los objetivos y se
sienta comprometido
con el logro de los mismos
CUATRIMESTR
reduciendo los conflictos
E
Permite contar con
personal calificado para el
puesto que está
desempeñando
X
150.000
CUATRIMESTR
E
Número de
servidores
capacitados en
Nómina de
temas de liderazgo / asistencia a
número de
capacitaciones
servidores
seleccionados
Número eventos
realizados/Número
de eventos
programados
Nómina de
asistencia a
capacitaciones
Gerencia de
Incrementar la dirección de la estructura
organizativa hacia un modelo orientado a Realizar el Estatuto Orgánico de Gestión PoTalento
Humano
procesos que permita una adecuada
ubicación del personal según el perfil.
Estatuto
aprobado por el
MRL
Estatuto de
acuerdo a
la estructura
Gerencia de
Generar el Manual de Clasificación de
Elaborar el Manual de Clasificación y Valora Talento
Puestos acorde al Estatuto Orgánico de
Humano
Gestión Por Procesos
Manual
aprobado por el
MRL
Gerencia de
Actualizar el Reglamento y Manual de Aten Definir las proceso de atención al cliente:
1 Talento
Humano
Procedimien
tos acordes
con las
Manual
nuevas
aprobado por
Gerencia General disposicioin
es de MRL
y SBS.
x
x
x
CUATRIMESTR
E
10 meses
Perfiles
acorde a la
estructura
X
4 meses
CUATRIMESTR
E
x
3 meses
CUATRIMESTR
E
Permite contar
procesos bien
definidos acorde a las
necesidades institucionales
Actividades
Estatuto
efectuadas/actividade
Aprobado
s planificadas
Permite contar con
perfiles bien definidos
para desarrollar un mejor
proceso de selección
Actividades
efectuadas/actividade Manual aprobado
s planificadas
Permite establecer
procedimientos acordes con
las nuevas disposiciones y
con la aplicación de la
tecnología.
Actividades
Reglamento y
efectuadas/actividade
Manual aprobado
s planificadas
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
AGENCIA REGIONAL IBARRA 1
MISIÓN:
Contribuir al desarrollo del Talento Humano del país mediante una gestión eficaz y eficiente de los programas de becas asesoramiento y seguimiento académico , brindando un servicio de Calidad y Calidez.
Coordinar la difusión y
socialización en territorio
de los Programas de
becas nacionales e
internacionales, para
que los estudiantes
accedan a las
convocatorias, conozcan
Desarrollar una campaña regional de promoción y difusión
los procesos de
del programa de becas nacionales e internacionales que
adjudicación y
tenga incidencia a nievel mediático.
resultados de las
mismas, mediante el uso
canales institucionales,
medios de comunicación
y atención
personalizada,
garantizando la
transparencia en el
proceso.
Agilizar el proceso de
pago a los becarios
mediante acciones
efectivas que puedan dar
respuesta a la demanda
y coordinar con matriz,
agencias provinciales de
manera adecuada y
oportuna.
Incrementar la eficiencia
en la gestión del
otorgamiento de becas y
la operatividad de la
regional, mediante el
mejoramiento de los
procesos y la correcta
planificación en territorio.
Brindar asistencia técnica oportuna a las agencias que evite
errores en digitalización, informes técnicos, contratos y
presupuesto. (4 Visitas de apoyo técnico a las agencias
provinciales)
AREA
RESPONSABLE
GERENCIA
REGIONAL
IBARRA
GERENCIA
REGIONAL
IBARRA
INDICADOR
Personas
interesadas en
adquirir mayor
información y ser
partícipes de los
programas de
becas, objeto de
la difusión
realizada en
territorio
Porcentaje de
solicitudes
resueltas de las
agencias
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
100% 12 meses X
100% 12 meses X
X
X
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X
X
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
N/A
N/A
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
Elaborar las resoluciones de acuerdo a los casos
presentados de manera oportuna.
90% 12 meses X
X
X
N/A
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
MENSUAL
Permite conocer la tasa de
retorno lograda a partir de la
difusión llevada a cabo a
través de los medios
autorizados y las visitas
realizadas
Actas de visita y
difusión a los
establecimientos
visitados, así
Número de visitantes como reportes
por programas de
obtenidos de los
difusión/ número de sistemas de
visitantes totales en atención al
la regional
cliente.
MENSUAL
Permite llevar un control de
los requerimientos atendidos
por las agencias que
pertenecen a cada una de las
regionales
Número de
solicitudes resueltas
/ Número de
solicitures realizadas Reportes
por agencias
mensuales.
MENSUAL
Permite indentificar el
porcentaje de cumplimiento de
la regional en becas
Becas
concedidas respecto a la
concedidas/becas
planificación realizada
planificadas
GERENCIA
REGIONAL
IBARRA
Porcentaje de
concesión de
becas
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
Reporte de Delta
21
Reducir el índice de
morosidad de la regional
mediante el monitoreo
constante de los
Actualización de datos de los beneficiarios atendidos.
beneficiarios que entran
Fortalecer el proceso de cobranza vía telefónica.
en estado de
Seguimiento y monitoreo de las
recuperación
notificaciones entregadas.
GERENCIA
REGIONAL
IBARRA
Mantener el seguimiento
Mantener un archivo organizado de los expedientes
académico y ocupacional
Recibir los documentos de actualización
a todos los expedientes
Incluir los documentos en cada uno de los expedientes
de crédito y becas
GERENCIA
REGIONAL
IBARRA
Incrementar la eficiencia
en la difusión y correcta
utilización de los
materiales de difusión de
los programas de becas Realizar la solicitud de material de difusión
vigentes en la institución Mantener un inventario del material recibido
Realizar un cronograma de visitas y entrega de material
GERENCIA
REGIONAL
IBARRA
Porcentaje de
recuperación de
cartera
Porcentaje de
seguimiento
académico de
crédito y becas
Porcentaje de
organización de
difusión de
programas de
becas
90% 12 meses X
95% 12 meses X
100% 12 meses X
X
X
X
X
X
X
N/A
N/A
N/A
Reporte de
cartera mensual
Reporte de
cobranza.
Reporte de
notificaciones.
MENSUAL
Monto total de
cartera
Permite identificar el monto de recuperada/monto
cartera recuperada en la
total de cartera en
recuperación
regional
MENSUAL
Permite conocer el porcentaje
de expedientes que se
mantienen actualizados en la
regional
Expedientes
actualizados/expedie Reporte de
ntes totales
expedientes
MENSUAL
Permite identificar el
movimiento de material de
difusióny el control del mismo
Material
distribuido/Material
recibido
Reportes de
material
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
GERENCIA REGIONAL 2 QUITO
MISIÓN:
Contribuir al desarrollo del Talento Humano del país mediante una gestión eficaz y eficiente de los programas de becas asesoramiento y seguimiento académico , brindando un servicio de Calidad y Calidez.
Coordinar la difusión y
socialización en territorio
de los Programas de
becas nacionales e
internacionales, para
que los estudiantes
accedan a las
convocatorias, conozcan
Desarrollar una campaña regional de promoción y difusión
los procesos de
del programa de becas nacionales e internacionales que
adjudicación y
tenga incidencia a nievel mediático.
resultados de las
mismas, mediante el uso
canales institucionales,
medios de comunicación
y atención
personalizada,
garantizando la
transparencia en el
proceso.
Agilizar el proceso de
pago a los becarios
mediante acciones
efectivas que puedan dar
respuesta a la demanda
y coordinar con matriz,
agencias provinciales de
manera adecuada y
oportuna.
Brindar asistencia técnica oportuna a las agencias que evite
errores en digitalización, informes técnicos, contratos y
presupuesto. (4 Visitas de apoyo técnico a las agencias
provinciales)
Incrementar la eficiencia
en la gestión del
otorgamiento de becas,
mediante el
mejoramiento de los
procesos y la correcta
planificación en territorio. Elaborar las resoluciones de acuerdo a los casos
presentados de manera oportuna.
AREA
RESPONSABLE
GERENCIA
REGIONAL
QUITO
GERENCIA
REGIONAL
QUITO
INDICADOR
Personas
interesadas en
adquirir mayor
información y ser
partícipes de los
programas de
becas, objeto de
la difusión
realizada en
territorio
Porcentaje de
solicitudes
resueltas de las
agencias
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
100% 12 meses X
100% 12 meses X
X
X
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X
X
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
N/A
N/A
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
90% 12 meses X
X
X
N/A
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
MENSUAL
Permite conocer la tasa de
retorno lograda a partir de la
difusión llevada a cabo a
través de los medios
autorizados y las visitas
realizadas
Actas de visita y
difusión a los
establecimientos
visitados, así
Número de visitantes como reportes
por programas de
obtenidos de los
difusión/ número de sistemas de
visitantes totales en atención al
la regional
cliente.
MENSUAL
Permite llevar un control de
los requerimientos atendidos
por las agencias que
pertenecen a cada una de las
regionales
Número de
solicitudes resueltas
/ Número de
solicitures realizadas Reportes
por agencias
mensuales.
MENSUAL
Permite indentificar el
porcentaje de cumplimiento de
Becas
la regional en becas
concedidas/becas
concedidas respecto a la
planificación realizada
planificadas
GERENCIA
REGIONAL
QUITO
Porcentaje de
concesión de
becas
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
Reporte de Delta
21
Reducir el índice de
morosidad de la regional
mediante el monitoreo
constante de los
Actualización de datos de los beneficiarios atendidos.
beneficiarios que entran
Fortalecer el proceso de cobranza vía telefónica.
en estado de
Seguimiento y monitoreo de las
recuperación
notificaciones entregadas.
GERENCIA
REGIONAL
QUITO
Mantener el seguimiento
Mantener un archivo organizado de los expedientes
académico y ocupacional
Recibir los documentos de actualización
a todos los expedientes
Incluir los documentos en cada uno de los expedientes
de crédito y becas
GERENCIA
REGIONAL
QUITO
Incrementar la eficiencia
en la difusión y correcta
utilización de los
materiales de difusión de
los programas de becas Realizar la solicitud de material de difusión
vigentes en la institución Mantener un inventario del material recibido
Realizar un cronograma de visitas y entrega de material
GERENCIA
REGIONAL
QUITO
Porcentaje de
recuperación de
cartera
Porcentaje de
seguimiento
académico de
crédito y becas
Porcentaje de
organización de
difusión de
programas de
becas
90% 12 meses X
95% 12 meses X
100% 12 meses X
X
X
X
X
X
X
N/A
N/A
N/A
Reporte de
cartera mensual
Reporte de
cobranza.
Reporte de
notificaciones.
MENSUAL
Monto total de
cartera
Permite identificar el monto de recuperada/monto
cartera recuperada en la
total de cartera en
recuperación
regional
MENSUAL
Permite conocer el porcentaje
de expedientes que se
mantienen actualizados en la
regional
Expedientes
actualizados/expedie Reporte de
ntes totales
expedientes
MENSUAL
Permite identificar el
movimiento de material de
difusióny el control del mismo
Material
distribuido/Material
recibido
Reportes de
material
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
GERENCIA REGIONAL 3 RIOBAMBA
MISIÓN:
Contribuir al desarrollo del Talento Humano del país mediante una gestión eficaz y eficiente de los programas de becas asesoramiento y seguimiento académico , brindando un servicio de Calidad y Calidez.
Coordinar la difusión y
socialización en territorio
de los Programas de
becas nacionales e
internacionales, para
que los estudiantes
accedan a las
convocatorias, conozcan
Desarrollar una campaña regional de promoción y difusión
los procesos de
del programa de becas nacionales e internacionales que
adjudicación y
tenga incidencia a nievel mediático.
resultados de las
mismas, mediante el uso
canales institucionales,
medios de comunicación
y atención
personalizada,
garantizando la
transparencia en el
proceso.
Agilizar el proceso de
pago a los becarios
mediante acciones
efectivas que puedan dar
respuesta a la demanda
y coordinar con matriz,
agencias provinciales de
manera adecuada y
oportuna.
Brindar asistencia técnica oportuna a las agencias que evite
errores en digitalización, informes técnicos, contratos y
presupuesto. (4 Visitas de apoyo técnico a las agencias
provinciales)
Incrementar la eficiencia
en la gestión del
otorgamiento de becas,
mediante el
mejoramiento de los
procesos y la correcta
planificación en territorio. Elaborar las resoluciones de acuerdo a los casos
presentados de manera oportuna.
AREA
RESPONSABLE
GERENCIA
REGIONAL
RIOBAMBA
GERENCIA
REGIONAL
RIOBAMBA
INDICADOR
Personas
interesadas en
adquirir mayor
información y ser
partícipes de los
programas de
becas, objeto de
la difusión
realizada en
territorio
Porcentaje de
solicitudes
resueltas de las
agencias
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
100% 12 meses X
100% 12 meses X
X
X
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X
X
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
N/A
N/A
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
90% 12 meses X
X
X
N/A
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
MENSUAL
Permite conocer la tasa de
retorno lograda a partir de la
difusión llevada a cabo a
través de los medios
autorizados y las visitas
realizadas
Actas de visita y
difusión a los
establecimientos
visitados, así
Número de visitantes como reportes
por programas de
obtenidos de los
difusión/ número de sistemas de
visitantes totales en atención al
la regional
cliente.
MENSUAL
Permite llevar un control de
los requerimientos atendidos
por las agencias que
pertenecen a cada una de las
regionales
Número de
solicitudes resueltas
/ Número de
solicitures realizadas Reportes
por agencias
mensuales.
MENSUAL
Permite indentificar el
porcentaje de cumplimiento de
Becas
la regional en becas
concedidas/becas
concedidas respecto a la
planificación realizada
planificadas
GERENCIA
REGIONAL
RIOBAMBA
Porcentaje de
concesión de
becas
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
Reporte de Delta
21
Reducir el índice de
morosidad de la regional
mediante el monitoreo
constante de los
Actualización de datos de los beneficiarios atendidos.
beneficiarios que entran
Fortalecer el proceso de cobranza vía telefónica.
en estado de
Seguimiento y monitoreo de las
recuperación
notificaciones entregadas.
GERENCIA
REGIONAL
RIOBAMBA
Mantener el seguimiento
Mantener un archivo organizado de los expedientes
académico y ocupacional
Recibir los documentos de actualización
a todos los expedientes
Incluir los documentos en cada uno de los expedientes
de crédito y becas
GERENCIA
REGIONAL
RIOBAMBA
Incrementar la eficiencia
en la difusión y correcta
utilización de los
materiales de difusión de
los programas de becas Realizar la solicitud de material de difusión
vigentes en la institución Mantener un inventario del material recibido
Realizar un cronograma de visitas y entrega de material
GERENCIA
REGIONAL
RIOBAMBA
Porcentaje de
recuperación de
cartera
Porcentaje de
seguimiento
académico de
crédito y becas
Porcentaje de
organización de
difusión de
programas de
becas
90% 12 meses X
95% 12 meses X
100% 12 meses X
X
X
X
X
X
X
N/A
N/A
N/A
Reporte de
cartera mensual
Reporte de
cobranza.
Reporte de
notificaciones.
MENSUAL
Monto total de
cartera
Permite identificar el monto de recuperada/monto
cartera recuperada en la
total de cartera en
recuperación
regional
MENSUAL
Permite conocer el porcentaje
de expedientes que se
mantienen actualizados en la
regional
Expedientes
actualizados/expedie Reporte de
ntes totales
expedientes
MENSUAL
Permite identificar el
movimiento de material de
difusióny el control del mismo
Material
distribuido/Material
recibido
Reportes de
material
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
GERENCIA REGIONAL 4 PORTOVIEJO
MISIÓN:
Contribuir al desarrollo del Talento Humano del país mediante una gestión eficaz y eficiente de los programas de becas asesoramiento y seguimiento académico , brindando un servicio de Calidad y Calidez.
AREA
RESPONSABLE
Incrementar la eficacia
en la gestión de manejo
de cartera y cobranza
aplicando el marco
normativo de las
políticas del proceso de
cobro. Tendiente a bajar
el indice de morosidad
en la regional y
motivando a desarrollar
una cultura de pago
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
Organizar el archivo ubicando los expedientes en forma
alfabètica. (Activo y Pasivo)
Seguimiento
Académico
# de cartones
Archivados
organizado en
orden alfabètico
Organi 6 meses
zar el
archivo
en un
100%
X
X
Codificar, sectorizar, ubicar y archivar en perchas los
cartones que contienen los expedientes pasivos para
conservar archivos en forma optima
Seguimiento
Académico Administrativo
- Gerencia
Numero de
Expedientes en
cartones
organizados y
embodegados en
sectores
40
12 meses X
Expedi
entes
en
cartone
s
organiz
ados
X
Gestionar la contrataciòn de un Abogado Externo adicional,
para la gestiòn de la recuperaciòn
Departamento
de coactivas y
Gerencia
Regional
Mejorar la
atención
personlizada a
coativados
3
2 meses
abogad
os
externo
s
confor
man el
Juzgad
o de
Coactiv
as
Incrementar la eficacia y
eficiencia de la regional
en la prestación de sus
productos, mediante el
mejoramiento de los
servicios institucionales,
agilidad en los procesos
de otorgación,
organización y
depuración de archivos
en la Regional.
Incrementar la eficacia y
eficiencia de la regional
en la prestación de sus
productos, mediante el
mejoramiento de los
servicios institucionales,
agilidad en los procesos
de otorgación,
organización y
depuración de archivos
en la Regional.
INDICADOR
X
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
FÓRMULA
N/A
Anual
Sirve para ubicar los
expedientes en el menor
tiempo posible y archivar los
documentos acadèmicos
N/A
Mensual
Bodega ordenada y codificada Expedientes
optimizando el espacio fìsico Organizados /
a utilizar
Expedientes Totales
INFORME FINAL
Mide el resultado de la
gestión de cobranza que se
realice en el Juzgado de
Coactivas
Reporte en el
sistema
$ 18.000,00 Mensual
Archivos
Organizados / Total
de Archivos
existenes en la
regional
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
Número de juicios
asignados / Número
de juicios
recuperados
Archivos
Cumplir con el remate total de los bienes embargados
Departamento Nùmero de
de coactivas y bienes rematados
Gerencia
Regional
Incrementar la eficacia
en la gestión de manejo
de cartera y cobranza
aplicando el marco
normativo de las
políticas del proceso de
cobro. Tendiente a bajar
el indice de morosidad
en la regional y
motivando a desarrollar
una cultura de pago
Coordinar la difusión y
socialización en territorio
de los Programas de
becas nacionales e
internacionales, para
que los estudiantes
accedan a las
convocatorias, conozcan
Desarrollar una campaña regional de promoción y difusión
los procesos de
del programa de becas nacionales e internacionales que
adjudicación y
tenga incidencia a nievel mediático.
resultados de las
mismas, mediante el uso
canales institucionales,
medios de comunicación
y atención
personalizada,
garantizando la
transparencia en el
proceso.
Agilizar el proceso de
pago a los becarios
mediante acciones
efectivas que puedan dar
respuesta a la demanda
y coordinar con matriz,
agencias provinciales de
manera adecuada y
oportuna.
Brindar asistencia técnica oportuna a las agencias que evite
errores en digitalización, informes técnicos, contratos y
presupuesto. (4 Visitas de apoyo técnico a las agencias
provinciales)
Incrementar la eficiencia
en la gestión del
otorgamiento de becas,
mediante el
mejoramiento de los
procesos y la correcta
planificación en territorio. Elaborar las resoluciones de acuerdo a los casos
presentados de manera oportuna.
GERENCIA
REGIONAL
PORTOVIEJO
GERENCIA
REGIONAL
PORTOVIEJO
Personas
interesadas en
adquirir mayor
información y ser
partícipes de los
programas de
becas, objeto de
la difusión
realizada en
territorio
Porcentaje de
solicitudes
resueltas de las
agencias
Reduci 2 meses
r en
un
10%
los
bienes
embarg
ados
que se
encuen
tran
en las
bodega
s de la
Region
al.
X
100% 12 meses X
100% 12 meses X
N/A
X
X
X
X
N/A
N/A
Mensual
Para rematar aquellos bienes
que se encuentran
embargados y abonar ese
dinero a la deuda de los
coactivados
Bienes rematados /
Bienes ebargados
que se encuentran
en las bodegas d ela
regional
MENSUAL
Permite conocer la tasa de
retorno lograda a partir de la
difusión llevada a cabo a
través de los medios
autorizados y las visitas
realizadas
Actas de visita y
difusión a los
establecimientos
visitados, así
Número de visitantes como reportes
por programas de
obtenidos de los
difusión/ número de sistemas de
visitantes totales en atención al
la regional
cliente.
MENSUAL
Permite llevar un control de
los requerimientos atendidos
por las agencias que
pertenecen a cada una de las
regionales
Número de
solicitudes resueltas
/ Número de
solicitures realizadas Reportes
por agencias
mensuales.
MENSUAL
Permite indentificar el
porcentaje de cumplimiento de
Becas
la regional en becas
concedidas/becas
concedidas respecto a la
planificadas
planificación realizada
GERENCIA
REGIONAL
PORTOVIEJO
Porcentaje de
concesión de
becas
90% 12 meses X
X
X
N/A
Copia del Acta
de Adjudicaciòn
de los Bienes
rematados
Reporte de Delta
21
Reducir el índice de
morosidad de la regional
mediante el monitoreo
constante de los
Actualización de datos de los beneficiarios atendidos.
beneficiarios que entran
Fortalecer el proceso de cobranza vía telefónica.
en estado de
Seguimiento y monitoreo de las
recuperación
notificaciones entregadas.
Mantener el seguimiento
Mantener un archivo organizado de los expedientes
académico y ocupacional
Recibir los documentos de actualización
a todos los expedientes
Incluir los documentos en cada uno de los expedientes
de crédito y becas
Incrementar la eficiencia
en la difusión y correcta
utilización de los
materiales de difusión de
los programas de becas Realizar la solicitud de material de difusión
vigentes en la institución Mantener un inventario del material recibido
Realizar un cronograma de visitas y entrega de material
GERENCIA
REGIONAL
PORTOVIEJO Porcentaje de
recuperación de
cartera
GERENCIA
Porcentaje de
REGIONAL
seguimiento
PORTOVIEJO
académico de
crédito y becas
GERENCIA
REGIONAL Porcentaje de
PORTOVIEJO organización de
difusión de
programas de
becas
90% 12 meses X
95% 12 meses X
100% 12 meses X
X
X
X
X
X
X
N/A
N/A
N/A
Reporte de
cartera mensual
Reporte de
cobranza.
Reporte de
notificaciones.
MENSUAL
Monto total de
cartera
Permite identificar el monto de recuperada/monto
cartera recuperada en la
total de cartera en
recuperación
regional
MENSUAL
Permite conocer el porcentaje
de expedientes que se
mantienen actualizados en la
regional
Expedientes
actualizados/expedie Reporte de
ntes totales
expedientes
MENSUAL
Permite identificar el
movimiento de material de
difusióny el control del mismo
Material
distribuido/Material
recibido
Reportes de
material
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
GERENCIA REGIONAL GUAYAS
MISIÓN:
Contribuir al desarrollo del Talento Humano del país mediante una gestión eficaz y eficiente de los programas de becas asesoramiento y seguimiento académico , brindando un servicio de Calidad y Calidez.
Coordinar la difusión y
socialización en territorio
de los Programas de
becas nacionales e
internacionales, para
que los estudiantes
accedan a las
convocatorias, conozcan
Desarrollar una campaña regional de promoción y difusión
los procesos de
del programa de becas nacionales e internacionales que
adjudicación y
tenga incidencia a nievel mediático.
resultados de las
mismas, mediante el uso
canales institucionales,
medios de comunicación
y atención
personalizada,
garantizando la
transparencia en el
proceso.
Agilizar el proceso de
pago a los becarios
mediante acciones
efectivas que puedan dar
respuesta a la demanda
y coordinar con matriz,
agencias provinciales de
manera adecuada y
oportuna.
Brindar asistencia técnica oportuna a las agencias que evite
errores en digitalización, informes técnicos, contratos y
presupuesto. (4 Visitas de apoyo técnico a las agencias
provinciales)
Incrementar la eficiencia
en la gestión del
otorgamiento de becas,
mediante el
mejoramiento de los
procesos y la correcta
planificación en territorio. Elaborar las resoluciones de acuerdo a los casos
presentados de manera oportuna.
AREA
RESPONSABLE
GERENCIA
REGIONAL
GUAYAS
GERENCIA
REGIONAL
GUAYAS
INDICADOR
Personas
interesadas en
adquirir mayor
información y ser
partícipes de los
programas de
becas, objeto de
la difusión
realizada en
territorio
Porcentaje de
solicitudes
resueltas de las
agencias
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
100% 12 meses X
100% 12 meses X
X
X
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X
X
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
N/A
N/A
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
90% 12 meses X
X
X
N/A
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
MENSUAL
Permite conocer la tasa de
retorno lograda a partir de la
difusión llevada a cabo a
través de los medios
autorizados y las visitas
realizadas
Actas de visita y
difusión a los
establecimientos
visitados, así
Número de visitantes como reportes
por programas de
obtenidos de los
difusión/ número de sistemas de
visitantes totales en atención al
la regional
cliente.
MENSUAL
Permite llevar un control de
los requerimientos atendidos
por las agencias que
pertenecen a cada una de las
regionales
Número de
solicitudes resueltas
/ Número de
solicitures realizadas Reportes
por agencias
mensuales.
MENSUAL
Permite indentificar el
porcentaje de cumplimiento de
Becas
la regional en becas
concedidas/becas
concedidas respecto a la
planificación realizada
planificadas
GERENCIA
REGIONAL
GUAYAS
Porcentaje de
concesión de
becas
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
Reporte de Delta
21
Reducir el índice de
morosidad de la regional
mediante el monitoreo
constante de los
Actualización de datos de los beneficiarios atendidos.
beneficiarios que entran
Fortalecer el proceso de cobranza vía telefónica.
en estado de
Seguimiento y monitoreo de las
recuperación
notificaciones entregadas.
GERENCIA
REGIONAL
GUAYAS
Mantener el seguimiento
Mantener un archivo organizado de los expedientes
académico y ocupacional
Recibir los documentos de actualización
a todos los expedientes
Incluir los documentos en cada uno de los expedientes
de crédito y becas
GERENCIA
REGIONAL
GUAYAS
Incrementar la eficiencia
en la difusión y correcta
utilización de los
materiales de difusión de
los programas de becas Realizar la solicitud de material de difusión
vigentes en la institución Mantener un inventario del material recibido
Realizar un cronograma de visitas y entrega de material
Mantener la base de
datos y expedientes
actualizados de los
beneficiarios de crédito
educativo.
- Ingreso de información de nuevos beneficiarios.
-Ingresar al sistema los reportes académicos de los
beneficiarios enviados por los centros docentes.
-Actualización, ingreso y verificación de direcciones de los
beneficiarios de crédito.
-Revisar semestralmente en el sistema el cumplimiento de
las obligaciones académicas constantes en el contrato de
crédito, para proceder a su notificación.
-Elaboración y ejecución de resoluciones de SAO.
-Realización de llamadas telefónicas a los beneficiarios de
crédito educativo
-Comunicación permanente con las Secretarías de cada una
de las entidades educativas
-Receptar e ingresar en el sistema el número cuenta de los
beneficiarios de crédito.
GERENCIA
REGIONAL
GUAYAS
GERENCIA
REGIONAL
GUAYAS
Porcentaje de
recuperación de
cartera
Porcentaje de
seguimiento
académico de
crédito y becas
Porcentaje de
organización de
difusión de
programas de
becas
Expedientes y
base de datos de
beneficiarios
actualizados
90% 12 meses X
95% 12 meses X
100% 12 meses X
100%
de
expedi
12 meses X
entes
actuali
zados
X
X
X
X
X
X
X
X
N/A
N/A
N/A
Reporte de
cartera mensual
Reporte de
cobranza.
Reporte de
notificaciones.
MENSUAL
Monto total de
cartera
Permite identificar el monto de recuperada/monto
cartera recuperada en la
total de cartera en
recuperación
regional
MENSUAL
Permite conocer el porcentaje
de expedientes que se
mantienen actualizados en la
regional
Expedientes
actualizados/expedie Reporte de
ntes totales
expedientes
MENSUAL
Permite identificar el
movimiento de material de
difusióny el control del mismo
Material
distribuido/Material
recibido
Archivo de Seguimiento
Cuatrimestral
académico depurados
Número de
expedientes
actualizados/
número total de
expedientes
Reportes de
material
Sigen
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
AGENCIA REGIONAL CUENCA 6
MISIÓN:
Contribuir al desarrollo del Talento Humano del país mediante una gestión eficaz y eficiente de los programas de becas asesoramiento y seguimiento académico , brindando un servicio de Calidad y Calidez.
Coordinar la difusión y
socialización en territorio
de los Programas de
becas nacionales e
internacionales, para
que los estudiantes
accedan a las
convocatorias, conozcan
Desarrollar una campaña regional de promoción y difusión
los procesos de
del programa de becas nacionales e internacionales que
adjudicación y
tenga incidencia a nievel mediático.
resultados de las
mismas, mediante el uso
canales institucionales,
medios de comunicación
y atención
personalizada,
garantizando la
transparencia en el
proceso.
Agilizar el proceso de
pago a los becarios
mediante acciones
efectivas que puedan dar
respuesta a la demanda
y coordinar con matriz,
agencias provinciales de
manera adecuada y
oportuna.
Brindar asistencia técnica oportuna a las agencias que evite
errores en digitalización, informes técnicos, contratos y
presupuesto. (4 Visitas de apoyo técnico a las agencias
provinciales)
Incrementar la eficiencia
en la gestión del
otorgamiento de becas,
mediante el
mejoramiento de los
procesos y la correcta
planificación en territorio. Elaborar las resoluciones de acuerdo a los casos
presentados de manera oportuna.
AREA
RESPONSABLE
GERENCIA
REGIONAL
CUENCA
GERENCIA
REGIONAL
CUENCA
INDICADOR
Personas
interesadas en
adquirir mayor
información y ser
partícipes de los
programas de
becas, objeto de
la difusión
realizada en
territorio
Porcentaje de
solicitudes
resueltas de las
agencias
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
100% 12 meses X
100% 12 meses X
X
X
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X
X
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
N/A
N/A
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
90% 12 meses X
X
X
N/A
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
MENSUAL
Permite conocer la tasa de
retorno lograda a partir de la
difusión llevada a cabo a
través de los medios
autorizados y las visitas
realizadas
Actas de visita y
difusión a los
establecimientos
visitados, así
Número de visitantes como reportes
por programas de
obtenidos de los
difusión/ número de sistemas de
visitantes totales en atención al
la regional
cliente.
MENSUAL
Permite llevar un control de
los requerimientos atendidos
por las agencias que
pertenecen a cada una de las
regionales
Número de
solicitudes resueltas
/ Número de
solicitures realizadas Reportes
por agencias
mensuales.
MENSUAL
Permite indentificar el
porcentaje de cumplimiento de
Becas
la regional en becas
concedidas/becas
concedidas respecto a la
planificación realizada
planificadas
GERENCIA
REGIONAL
CUENCA
Porcentaje de
concesión de
becas
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
Reporte de Delta
21
Reducir el índice de
morosidad de la regional
mediante el monitoreo
constante de los
Actualización de datos de los beneficiarios atendidos.
beneficiarios que entran
Fortalecer el proceso de cobranza vía telefónica.
en estado de
Seguimiento y monitoreo de las
recuperación
notificaciones entregadas.
GERENCIA
REGIONAL
CUENCA
Mantener el seguimiento
Mantener un archivo organizado de los expedientes
académico y ocupacional
Recibir los documentos de actualización
a todos los expedientes
Incluir los documentos en cada uno de los expedientes
de crédito y becas
GERENCIA
REGIONAL
CUENCA
Incrementar la eficiencia
en la difusión y correcta
utilización de los
materiales de difusión de
los programas de becas Realizar la solicitud de material de difusión
vigentes en la institución Mantener un inventario del material recibido
Realizar un cronograma de visitas y entrega de material
GERENCIA
REGIONAL
CUENCA
Porcentaje de
recuperación de
cartera
Porcentaje de
seguimiento
académico de
crédito y becas
Porcentaje de
organización de
difusión de
programas de
becas
90% 12 meses X
95% 12 meses X
100% 12 meses X
X
X
X
X
X
X
N/A
N/A
N/A
Reporte de
cartera mensual
Reporte de
cobranza.
Reporte de
notificaciones.
MENSUAL
Monto total de
cartera
Permite identificar el monto de recuperada/monto
cartera recuperada en la
total de cartera en
recuperación
regional
MENSUAL
Permite conocer el porcentaje
de expedientes que se
mantienen actualizados en la
regional
Expedientes
actualizados/expedie Reporte de
ntes totales
expedientes
MENSUAL
Permite identificar el
movimiento de material de
difusióny el control del mismo
Material
distribuido/Material
recibido
Reportes de
material
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
GERENCIA REGIONAL DE LOJA 7
MISIÓN:
Contribuir al desarrollo del Talento Humano del país mediante una gestión eficaz y eficiente de los programas de becas asesoramiento y seguimiento académico , brindando un servicio de Calidad y Calidez.
Coordinar la difusión y
socialización en territorio
de los Programas de
becas nacionales e
internacionales, para
que los estudiantes
accedan a las
convocatorias, conozcan
Desarrollar una campaña regional de promoción y difusión
los procesos de
del programa de becas nacionales e internacionales que
adjudicación y
tenga incidencia a nievel mediático.
resultados de las
mismas, mediante el uso
canales institucionales,
medios de comunicación
y atención
personalizada,
garantizando la
transparencia en el
proceso.
Agilizar el proceso de
pago a los becarios
mediante acciones
efectivas que puedan dar
respuesta a la demanda
y coordinar con matriz,
agencias provinciales de
manera adecuada y
oportuna.
Brindar asistencia técnica oportuna a las agencias que evite
errores en digitalización, informes técnicos, contratos y
presupuesto. (4 Visitas de apoyo técnico a las agencias
provinciales)
Incrementar la eficiencia
en la gestión del
otorgamiento de becas,
mediante el
mejoramiento de los
procesos y la correcta
planificación en territorio. Elaborar las resoluciones de acuerdo a los casos
presentados de manera oportuna.
AREA
RESPONSABLE
GERENCIA
REGIONAL
LOJA
GERENCIA
REGIONAL
LOJA
INDICADOR
Personas
interesadas en
adquirir mayor
información y ser
partícipes de los
programas de
becas, objeto de
la difusión
realizada en
territorio
Porcentaje de
solicitudes
resueltas de las
agencias
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
100% 12 meses X
100% 12 meses X
X
X
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X
X
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
N/A
N/A
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
90% 12 meses X
X
X
N/A
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
MENSUAL
Permite conocer la tasa de
retorno lograda a partir de la
difusión llevada a cabo a
través de los medios
autorizados y las visitas
realizadas
Actas de visita y
difusión a los
establecimientos
visitados, así
Número de visitantes como reportes
por programas de
obtenidos de los
difusión/ número de sistemas de
visitantes totales en atención al
la regional
cliente.
MENSUAL
Permite llevar un control de
los requerimientos atendidos
por las agencias que
pertenecen a cada una de las
regionales
Número de
solicitudes resueltas
/ Número de
solicitures realizadas Reportes
por agencias
mensuales.
MENSUAL
Permite indentificar el
porcentaje de cumplimiento de
Becas
la regional en becas
concedidas/becas
concedidas respecto a la
planificación realizada
planificadas
GERENCIA
REGIONAL
LOJA
Porcentaje de
concesión de
becas
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
Reporte de Delta
21
Reducir el índice de
morosidad de la regional
mediante el monitoreo
constante de los
Actualización de datos de los beneficiarios atendidos.
beneficiarios que entran
Fortalecer el proceso de cobranza vía telefónica.
en estado de
Seguimiento y monitoreo de las
recuperación
notificaciones entregadas.
GERENCIA
REGIONAL
LOJA
Mantener el seguimiento
Mantener un archivo organizado de los expedientes
académico y ocupacional
Recibir los documentos de actualización
a todos los expedientes
Incluir los documentos en cada uno de los expedientes
de crédito y becas
GERENCIA
REGIONAL
LOJA
Incrementar la eficiencia
en la difusión y correcta
utilización de los
materiales de difusión de
los programas de becas Realizar la solicitud de material de difusión
vigentes en la institución Mantener un inventario del material recibido
Realizar un cronograma de visitas y entrega de material
GERENCIA
REGIONAL
LOJA
Porcentaje de
recuperación de
cartera
Porcentaje de
seguimiento
académico de
crédito y becas
Porcentaje de
organización de
difusión de
programas de
becas
90% 12 meses X
95% 12 meses X
100% 12 meses X
X
X
X
X
X
X
N/A
N/A
N/A
Reporte de
cartera mensual
Reporte de
cobranza.
Reporte de
notificaciones.
MENSUAL
Monto total de
cartera
Permite identificar el monto de recuperada/monto
cartera recuperada en la
total de cartera en
recuperación
regional
MENSUAL
Permite conocer el porcentaje
de expedientes que se
mantienen actualizados en la
regional
Expedientes
actualizados/expedie Reporte de
ntes totales
expedientes
MENSUAL
Permite identificar el
movimiento de material de
difusióny el control del mismo
Material
distribuido/Material
recibido
Reportes de
material
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
GERENCIA DE PLANIFICACIÓN
MISIÓN:
Dirigir coordinar y monitorear los procesos de planificación estratégica y operativa, así como las propuestas de estudios y proyectos de inversión que garanticen la operatividad institucional.
AREA
RESPONSABLE
INDICADOR
Incrementar la eficiencia
institucional mediante
una planificación
estratégica acorde a las
necesidades internas y
externas.
Consolidar la elaboración del nuevo Plan Estratégico de la
institución.
Planeación,
Seguimiento y
Elaboración
de Proyectos
Incrementar la eficiencia
institucional mediante
una planificación
estratégica acorde a las
necesidades internas y
externas.
Coordinar y asesorar la elaboración de los planes anuales
institucionales: POA , PAC
Planeación,
POA y PAC
Seguimiento y
institucional
Elaboración
presentado
de Proyectos
Incrementar la eficiencia
institucional mediante
una planificación
estratégica acorde a las
necesidades internas y
externas.
Incrementar la eficiencia
institucional mediante
una planificación
estratégica acorde a las
necesidades internas y
externas.
Incrementar la eficiencia
institucional mediante
una planificación
estratégica acorde a las
necesidades internas y
externas.
Coordinar el despliegue del ingreso oportuno de la
información en la herramienta GPR.
Porcentaje de
avance de
elaboración del
Plan Estratégico
Planeación,
Porcentaje de
Seguimiento y
implementación
Elaboración
herramienta GPR
de Proyectos
Unificar y verificar la ejecución a realizarse por cada área
acorde al presupuesto establecido para la institución que
serán reflejados en el PAC y POA.
Planeación,
Porcentaje de
Seguimiento y
cumplimiento de
Elaboración
POA
de Proyectos
Analizar, evaluar y alertar periódicamente sobre el
cumplimiento de la planificación institucional.
Informe de
Planeación,
cumplimiento de
Seguimiento y
ejecución del
Elaboración
Plan Estratégico
de Proyectos
Institucional
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
100% 1 mes
100% 1 mes
100% 2 meses
100% 12 meses
12,00 12 meses
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
x
x
x
x
x
x
x
x
x
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
anual
contar con una herramienta de
planificación para los
siguientes años de la
tiempo planificado/
institución. En base a las
tiempo ejecutado
matrices remitidas,
sistematización de talleres
realizados, se elabora el PEI
Plan estratégico
elaborado
anual
Estructar la planificación
interna institucional. En base
a las matrices remitidas, se
consolida el documento de
POA y PAC
POA y PAC
institucional
presentado
anual
Planificar los objetivos,
indicadores y proyectos
institucionales a ser medidos.
Las unidades deberán cargar
al sistema GPR hasta el 15 de tiempo planificado/
tiempo ejecutado
febrero la planificación por
cada una de ellas, y remitirlo a
GPL para su consolidación,
impresiòn, firma y envío a la
SNAP
Plan Anual
Comprometido
enviado a SNAP
Medir la gestión institucional.
En base a las matrices
remitidas por cada gerencia,
se elabora el informe de
ejecución del POA, el mismo
que contiene sugerencias y
observaciones para su
cumplimiento
promedio de
porcentaje de
cumplimiento de
indicadores
planificados /
ejecutados
POA y PAC
institucional
presentado
Medir los logros alcanzados
por la institución.
promedio de
porcentaje de
cumplimiento de
indicadores
planificados /
ejecutados
matrices de
evaluación,
informe remitido
a la GG
trimestral
anual
tiempo planificado/
tiempo ejecutado
Incrementar la eficiencia
institucional mediante
una planificación
estratégica acorde a las
necesidades internas y
externas.
Analizar, evaluar y alertar periódicamente sobre el
cumplimiento de la planificación institucional.
Incrementar la eficiencia
institucional mediante
una planificación
estratégica acorde a las
necesidades internas y
externas.
Capacitar al personal en temas de Planificación estratégica y
elaboración de proyectos
Incrementar la eficiencia
institucional mediante
una planificación
estratégica acorde a las
necesidades internas y
externas.
Planeación,
Elaborar propuestas de proyectos y estudios que fomenten la Seguimiento y
mejora de operatividad institucional
Elaboración
de Proyectos
Incrementar la eficiencia
institucional mediante
una planificación
estratégica acorde a las
necesidades internas y
externas.
Taller de trabajo en equipo para fortalecer la planificación a
nivel gerencial
Incrementar la eficiencia
en el monitoreo de la
operatividad y servicios
institucionales mediante
la generación de
herramientas que
optimicen los procesos
con información
actualizada, útil y
confiable.
Incrementar la eficiencia
en el monitoreo de la
operatividad y servicios
institucionales mediante
la generación de
herramientas que
optimicen los procesos
con información
actualizada, útil y
confiable.
Planeación,
Porcentaje de
Seguimiento y
cumplimiento de
Elaboración
indicadores GPR
de Proyectos
Gerencia de
Planificación
Porcentaje de
capacitaciones
aprobadas por el
personal de
planificación
Número de
proyectos o
propuestas
elaborados
100% 12 meses
x
x
x
mensual
x
x
x
trimestral
100% 12 meses
4,00 trimestre
X
X
trimestral
X
Gerencia de
Planificación
Número de
talleres
realizados
Mide las capacitaciones en
temas específicos que recibe
el personal de planificación
4.000,00
X
anual
100% 1 mes
20.000,00
Generar reportes estadísticos de la operatividad y servicios
institucionales
Estudios
Económicos,
Programación
y Estadística
Número de
informes
presentados
100% 12 meses
x
x
x
Generar reportes estadísticos de la operatividad y servicios
institucionales
Estudios
Económicos,
Programación
y Estadística
Reporte de
estadísticas
mensuales
generadas
100% 12 meses
x
x
x
Medir los logros alcanzados
por la institución.
Mide cuantos proyectos se
han elaborado para el
mejoramiento operativo
institucional
Mide cuantos talleres se han
realizado para el
fortalecimiento del Plan
Estratégico en el equipo
gerencial
promedio de
porcentaje de
cumplimiento de
indicadores
planificados /
ejecutados
numero de
capacitaciones
asistidas / numero
de funcionarios en
planificación
informe remitido
a la GG,
herramienta GPR
certificados de
asistencia o
aprobacion de
los funcionarios
Numero de
proyectos
proyectos elaborados elaborados
Numero de talleres
realizados
taller elaborado
mensual
Mantener información
estadística de la Entidad,
mediante la expedición de
Informe publicado a
informes mensuales. Contar
los 21 días del mes
con datos relevantes sobre las vencido
operaciones y servicios
institucionales
Informe
estadístico de
operatividad y
servicios
institucionales
remitido por
Quipux
mensual
Contar con una bitácora de
resportes estadísticos
generados en el período
Reporte remitido
por Quipux
Reporte enviado el
05 del mes vencido
Incrementar la eficiencia
en el monitoreo de la
operatividad y servicios
institucionales mediante
la generación de
herramientas que
optimicen los procesos
con información
actualizada, útil y
confiable.
Elaborar matrices que faciliten la recopilación periódica de la
información de la gestión efectuada por cada dependencia
y/o unidad de la institución a fin de socializar la rendición de
cuentas.
Incrementar la eficiencia
en el monitoreo de la
operatividad y servicios
institucionales mediante
la generación de
herramientas que
optimicen los procesos
con información
actualizada, útil y
confiable.
Estudios
Económicos,
Programación
y Estadística
Número de
informes de
cuentas
elaborados y
presentados
100% 1 mes
Gerencia de
Planificación
Adquirir software bussiness inteligent que permita
levantamiento de estadisticas e indicadores institucionales
x
x
x
anual
X
Porcentaje de
implementación
de módulos del
programa a ser
adquirido
100% 6 meses
Transparentar la gestión
realizada en la institución
Informe enviado en
el tiempo estipulado
conforme normativa
Informe remitdo
al CPCCS
semestral
120.000,00
mide el grado de cumplimiento numero de modulos
de implementación del
implementados/modu sistema
sistema a ser adquirido
tos totales
funcionando
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE RIESGOS
MISIÓN:
Identificar, cuantificar y monitorear los riesgos a los que esta expuesta la Institución
Incrementar la calidad de
la gestión y
administración integral
de riesgos MEDIANTE el
refuerzo de políticas,
procesos y
procedimientos de
administración Integral
de Riesgos.
AREA
RESPONSABLE
INDICADOR
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
X
Recepción de bitácoras, análisis, verificación, ingreso y
emisión de reportes de Riesgo Operacional
Incrementar la calidad de
la gestión y
administración integral
de riesgos MEDIANTE el
refuerzo de políticas,
procesos y
procedimientos de
administración Integral
de Riesgos.
Número de
informes
técnicos de la
Administración
Administración de Riesgo
Operacional
Integral de
Riesgos
remitidos
X
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
X
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
N/A
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
Mensual
100% 12 meses
Informe
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
Se identifica el cumplimiento
de la gestión de la
administración de riesgo
Operativo, monitoreo,
exposición al riesgo, evolución
de los riesgos, indicadores,
propuestas de mecanismos de
mitigación de las diferentes
posiciones de riesgos, matriz
de riesgos, seguridad de la
información y análisis de
reportes.
Número de informes
tecnicos de
administración de
riesgo operacional
remitidos a la G. de
Riesgos Y Alta
Gerencia / Número
de informes técnicos
de administración
de riesgo
operacional
planificados
Informe de ARO
presentado a la
Gerencia de
Riesgos y Alta
Gerencia
Cumplimiento de informes
técnicos del Seguimiento y
Asesoría Académica sobre
seguimiento y control
cumplimiento de políticas,
procesos y procedimientos,
matriz de riesgos y
propuestas de mitigación de
los riesgos presentados,
remitidos mensualmente a la
Gerencia de Riesgos y Alta
Gerencia
Número de informes
tecnicos de
Seguimiento y
Asesoría Académica
remitidos a la G. de
Riesgos y Alta
Gerencia / Número
de informes técnicos
de Seguimiento y
Asesoría Académica
planificados.
Informe
presentado a la
Gerencia de
Riesgos y Alta
Gerencia
técnico
Seguimiento y Asesoría Académica
mensu
al de
Seguim
iento y
Asesorí
a
Acadé
mica
remitid
os a la
Número de
Gerenc
Informes de
ia de
gestión de
Riesgo
s y
Seguimiento y
Asesoría
Alta
Gerencia de
Académica, con Gerenc
Riesgos,
propuestas de
ia, a
Administración mecanismos de partir
Integral de
mitigación de los del
Riesgos
riesgos generada segund 6 meses
X
X
N/A
Mensual
Incrementar la calidad de
la gestión y
administración integral
de riesgos MEDIANTE el
refuerzo de políticas,
procesos y
procedimientos de
administración Integral
de Riesgos.
Contar
con
Planes
de
Contin
gencia
sy
Plan
de
Contin
uidad
de
Becas,
actuali
zados
en el
tercer
cuatrim
estre
del
4m
2014
Proceso de Continuidad de Becas
Número de
Planes de
Contingencias y
Gerencia de
Plan de
Riesgos,
Administración Continuidad de
Becas
Integral de
Riesgos
actualizados
Contratación de Consultoría para la adquisición e
implementación del Sistema de Riesgo Operacional.
Contar
con el
sistem
a de
TDR´s
riesgo
elaborados para operaci
la adquisición e onal
implementación en el
Gerencia de
del sistema de
primer
Riesgos,
semest
riesgo
Experta
operacional de la re del
Riesgos 3 AIR institucción.
2014. 6 meses
Incrementar la calidad de
la gestión y
administración integral
de riesgos MEDIANTE el
refuerzo de políticas,
procesos y
procedimientos de
administración Integral
de Riesgos.
Incrementar la calidad de
la gestión y
administración integral
de riesgos MEDIANTE el
refuerzo de políticas,
procesos y
procedimientos de
administración Integral
de Riesgos.
X
N/A
Número de planes
de contingencias y
Actualización de Planes de
de continuidad de
Contingencias de Becas,
Becas remitidos a la
Talento Huamno y
G. General / Número
Tecnologías de la Información de Planes de
y Comuniccaiones y de
Contingencia y de
Continuidad del Negocio de
continuidad
Becas, remitidos a la
actualizados y
Cuatrimestral Gerencia General
planificados.
X
X
$
150.000,00
Semestral
Planes de
Contingencia y
de Continuidad
de Becas
presentados a la
Gerencia
General
Cumplimiento de la
elaboración de los TDR´s del
sistema operacional de la
Institución, matriz de riesgos,
alertas tempranas, pruebas de
estres, sitema se seguimiento
y control cumplimiento de los
planes de contingencias y de
Continuidad de Becas y
sistema de Seguimiento y
Asesoría Académica.
Elaboración de
TDR's para la
contratación del
sistema de riesgo
operacional /
sistema de Riesgo
operacional
Planeado.
TDR's
elaborados y
presentados a la
Gerencia
General y
Gerencia
Administrativa.
Identificación de los riesgos
de la institución y propuestas
de mitigación.
Número de matrices
de riesgos
ejecutadas/ Números
de matrices de
riesgo planeadas
Matriz de Riesgo
Institucional
presentada a la
Gerencia
General.
Matriz
de
Riesgo
Consolidar, revisar, aprobar y presentar la matriz de riesgos
institucional a la Gerencia General
Número de
matrices de
Gerencia de
riesgo
Riesgos,
institucional
Experta
Riesgos 3 AIR remitidas
Instituc
ional
elabora
da en
forma
semest
ral
6 meses
X
X
N/A
Semestral
Incrementar la calidad de
la gestión y
administración integral
de riesgos MEDIANTE el
refuerzo de políticas,
procesos y
procedimientos de
administración Integral
de Riesgos.
Elaborar y aprobar el Plan de Comunicación y de
Capacitación en Administración de Riesgos.
Incrementar la calidad de
la gestión y
administración integral
de riesgos MEDIANTE el
refuerzo de políticas,
procesos y
procedimientos de
administración Integral
de Riesgos.
Porcentaje de
elaboración y
aprobación del
Plan de
Comuniccaión y
de capacitación
Gerencia de
en Gestión y
Riesgos,
Administración
Experta
Integral de
Riesgos 3 AIR Riesgos.
Elabor
ación
y
aproba
ción
del
Plan
de
Comun
icación
y de
Capaci
tación
de
Admini
stració
n
Integral
de
Riesgo
s al 31
de
marzo
3m
de
X
N/A
Trimestral
Elaboración de Plan de
Comunicación y de
capacitación en AIR, a la
Gerencia General
Número de planes
de Comunicación y
capacitación en AIR
/ Número de Planes
de Comuniccaión y
de capacitación
planificados.
Cuplimiento de la
actualización, revisión, y
aprobación del manual de
administración de riesgo
operacional.
Presentación del
Manual de
Administración
de Riesgo
Número de
Manuales de Riesgo Operacional
actualizado a
elaborado / el
número de manuales Gerencia
de riesgo planeados General
Plan de
Comunicación y
de capacitación
presentados a la
Gerencia
General.
Manual
de
Admini
stració
n de
Riesgo
Actualización de los Manuales de Administración de
Riesgos.
Operac
ional
actuali
zado y
aproba
do por
el
CAIR
y el
Directo
Porcentaje de
cumplimiento del rio al
30 de
Gerencia de
Manual de
agosto
Riesgos,
Riesgo
de
Experta
Operacional
2014
Riesgos 3 AIR actualizado
4m
X
N/A
Anual
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
GERENCIA JURÍDICA
MISIÓN:
Asesorar a las diferentes áreas de la institución y garantizar la legalidad de los actos administrativos institucionale
AREA
RESPONSABLE
Dar seguimniento
Realizar el requerimiento de un sistema informático para
periodicamente a los
seguimiento procesal de los diversos juicios en el que somos
juicios mediante reportes
actores y demandados
y alertas informáticas
Gerencia de
Asesoría
Jurídica
Inventariar los bienes
embargados en los
Realizar el requerimiento de adquisición de un sistema
juicios coactivos a través informático para inventariar los bienes embargados
de un sistema informático
Gerencia de
Asesoría
Jurídica
Realizar el requerimiento de adquisición de un sistema
Gerencia de
informática de seguimiento para los procesos de contratación Asesoría
publica
Jurídica
Dar seguimiento a los
proceso de contratación
pública en sus diferentes
Informe trimestral a la Gerencia General de los procesos
etapas.
contractuales que se encuentren contemplados en el PAC
institucional y que hayan impulsado la unidad requirente.
Incrementar la eficiencia
en la gestión de
asesoramiento juridico
en las consultas que
Mejorar los tiempos de respuesta en los criterios juridicos
absuelve la Gerencia,
MEDIANTE la mejora del
tiempo de respuesta.
Incrementar la eficacia
del seguimiento de los
procesos judiciales
MEDIANTE el
mejoramiento del
proceso de patrocinio
Informar trimestralmente a la Gerencia General el estado
procesal de las causas y/o asuntos en que la institución
interviene como actor o demandado
INDICADOR
Porcentaje de
avance del
proceso
Porcentaje de
avance del
sistema
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
100%
5 meses
100%
5 meses
x
x
x
100%
Gerencia de
Asesoría
Jurídica
Número de
procesos de
contratación
pública
realizados
100% 12 meses x
Gerencia de
Asesoría
Jurídica
recudir
a4
Gestión oportuna días
en el
los
12 meses x
asesoramiento
tiempo
juridico
s de
respue
sta
x
Informe de
procesos
judiciales
x
Gerencia de
Asesoría
Jurídica
x
100% 12 meses x
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
Anual
Conocer el avance en el
proceso
Porcentaje de
avance del sistema
Sistema en
producción
Anual
Conocer el avance en el
proceso
Porcentaje de
avance del
requerimiento
Sistema en
producción
Anual
Conocer el avance en el
proceso
Porcentaje de
avance del
requerimiento
Sistema en
producción
Trimestral
Conocer el número de
procesos de contratación en
trámite
Procesos de
contratación pública
realizados/procesos
planificados
Informe
presentado a la
Gerencia
General
Mensual
Conocer los tiempos de
respuesta
Tiempo promedio de
respuesta por trámite Informe mensual
Trimestral
Conocer el número de
procesos judiciales en los que
se encuentra inmersa la
Número de procesos
institución
judiciales
15000
x
x
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
20000
x
Gestión oportuna
en el proceso
precontractual
2 meses
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
5000
x
x
x
0
0
0
Informe
presentado a la
Gerencia
General
X
X
X
PLAN OPERATIVO ANUAL PROGRAMADO 2014
GERENCIA /
DIRECCIÓN:
DIRECCIÓN DE SECRETARÍA GENERAL
MISIÓN:
Apoyar a las unidades administrativas del IECE en la administración del archivo, mediante la aplicación de principios de creación, evaluación, desarrollo, crecimiento, clasificación conservación e indexación de los archivos y empleando
técnicas adecuadas de gestión, sistematización y tratamiento de documentos, a fin de manejar, custodiar, salvaguardar y hacer accesible la información de la institución. Adicionalmente, brindar apoyo en el secretariado de las reuniones de los
distintos órganos colegiados de la Institución.
AREA
RESPONSABLE
INDICADOR
META
TIEMPO
PREVISTO
PARA
ALCANZAR
LA META
(en meses)
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
Dirección de
Secretaría
General
Porcentaje de
elaboración de
normativa.
Dirección de
Secretaría
General
Número de
talleres que
permitan
implementar la
unificación de
criterios.
8
4 X
X
0
- Cambiar la infraestructura del archivo.
- Automatizar procesos para identificar la ubicación de los
archivos físicos y digitales.
- Almacenar los documentos en unidades de conservación y
en el mobiliario adecuado.
- Desarrollar técnicas de manipulación de archivo.
- Mantener el desarrollo del sistema de gestión documental
Quipux.
Implementar técnicas de
- Continuar con la digitalización de documentos.
gestión y administración
de los archivos para una
mejor organización
documental de la
Evitar la aglomeración de documentos
institución
Dirección de
Secretaría
General
Número de
archivos
remodelados.
8
6 X
X
40000
Dirección de
Secretaría
General
x
x
100% 12 meses x
x
x
70000
Implementar seguridades Adoptar medidas de seguridad en la protección de
mediante técnicas
documentos.
industriales preventivas
de conservación y
preservación
Dirección de
Secretaría
General
Porcentaje de
procedimiento de
entrega de
archivo pasivo a
la Dirección
Nacional de
Archivos.
Porcentaje de
aceptacíon de
correos del
ecuador
Número de
medidas de
seguridad
3 4 meses
X
X
20000
Dirección de
Secretaría
General
100% 6 meses
X
* PRESUPUESTO
REFERENCIAL
(incluido IVA)
- Realizar normativa interna y reformar las vigentes en
Unificar criterios de
organización del archivo, relación al manejo de archivo.
- Cambiar los criterios de manejo del archivo
a través de la
- Crear procesos en la manipulación de archivo
implementación de un
instructivo general.
- Adoptar medidas para controlar la manipulación de
Coordinar el proceso de
documentos.
implementación de los
- Generar controles internos.
criterios de organización
- Coordinar con los gerentes de cada área la importancia de
mediante la verificación
mantener un archivo unificado.
de campo y la entrega de
informes.
Crear espacios
adecuados de archivo
mediante la
implementación de
técnicas de archivo.
100% 3 meses
CUATRIMESTRE III
ACTIVIDADES CLAVES, PROYECTOS
CUATRIMESTRE I
OBJETIVOS
OPERATIVOS
CUATRIMESTRE II
PROGRAMACIÓN
DE EJECUCIÓN
N/A
DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR
FÓRMULA
MEDIO DE
VERIFICACIÓN
- Realizar el monitoreo y control de las condiciones
Regular los factores de ambientales mensualmente.
- Realizar la limpieza de los documentos y/o áreas de
tipo medio-ambiental y
almacenamiento, semanalmente.
de manipulación del
documento, que puedan
constituirse en fuentes
de deterioro y atentar
contra la integridad,
física, testimonial o
funcional de los
documentos por medio
de procesos planteados
en seguridad industrial
ambiental.
Dirección de
Secretaría
General
Porcentaje de
seguimiento de
las condiciones
ambientales en
los archivos
nacionales.
100% 12 meses x
- Verificar y retirar material inestable.
Desarrollar e
- Elaborar el Plan de Conservación de Documentos y
Implementar un plan de
atención de siniestros.
conservación en cada
una de las fases del ciclo
vital de los documentos.
Dirección de
Secretaría
General
Porcentaje de
creación del plan
de conservación
de documentos.
100% 6 meses
Capacitar a los
servidores públicos
sobre técnicas de
Sensibilizar al personal.
manipulación de los
- Elaborar parámetros de cultura en la organización del
archivos de manera
archivo.
periódica, a través de
instructivos, videos y
presentaciones
personales.
Coordinar la eliminación Clasificar los documentos según sus características
del índice de
específicas y elaborar un inventario sistematizado
desorganización en los
permanente.
puestos de trabajo de los
servidores públicos.
Dirección de
Secretaría
General
Porcentaje de
personal
capacitado
100% 6 meses
x
Dirección de
Secretaría
General
Porcentaje de
archivo
organizado
100% 12 meses x
x
x
0
Automatizar e integrar procesos.
Dirección de
Secretaría
General
Tiempo de
2 días
elaboración del
proyecto de acta
(dos días de
terminada la
reunión)
Tiempo de acta
3 días
legalizada. (tres
días de
terminada la
reunión)
12 x
x
x
0
12 x
x
x
0
Coordinar la entrega de
la información que
remiten las unidades
administrativas y
Desarrollar mecanismos de difusión de las actas.
alimenta en la
elaboración del acta por
medio de la creación de
un proceso macro.
Controlar el cumplimiento del marco normativo-técnico
especializado
Dirección de
Secretaría
General
Dirección de
Secretaría
General
x
x
0
x
0
0