Dirección General de Servicios Académicos

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DBCI-MO-7.2-01
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DE LA
DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
MAYO 2014
DIRECTORIO:
Lic. Arturo Flores Álvarez
Director General de Servicios Académicos
Dr. Jorge Peña Zepeda
Director de Bibliotecas y Centros de Información.
1
INDICE:
1. Introducción......................................................................................................... 4
2. Antecedentes históricos ...................................................................................... 4
3. Marco legal.......................................................................................................... 9
4. Organigrama ....................................................................................................... 11
5. Estructura orgánica ............................................................................................. 12
6. Estructura funcional............................................................................................. 13
2
1.- INTRODUCCIÓN
El presente manual de organización es un documento de apoyo administrativo cuyo propósito es
presentar una visión de conjunto de la organización, precisar las funciones encomendadas a cada una
de las unidades orgánicas que conforman la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información (DBCI)
y que permita: deslindar sus responsabilidades y delimitar la autoridad a cada miembro de esta
dependencia.
Aplica exclusivamente al personal que labora en el Sistema Bibliotecario, pero involucra a todos los
usuarios de la comunidad universitaria.
Es un documento de fácil acceso que deberán conocer principalmente los integrantes del Sistema
Bibliotecario de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo permitiendo al personal de nuevo
ingreso ubicar su quehacer, clarificando sus responsabilidades y ubicando las correspondientes líneas
de mando. Es un documento que debido a la dinámica del trabajo universitario se tendrá que revisar y
actualizar, en caso necesario, al menos una vez cada año para mantenerlo vigente y perfeccionarlo
constantemente.
2.- ANTECEDENTES HISTÓRICOS:
El antecedente mas antiguo que se tiene sobre el sistema bibliotecario en la Universidad Autónoma del
Estado de Hidalgo es el del 4 de marzo de 1994 cuando se inauguró la ampliación de las instalaciones
diversificando los servicios y ampliando las posibilidades de consulta en la modalidad de estantería
abierta, en soportes tradicionales, formatos digitales y el acceso a bases de datos e información en
línea.
La biblioteca se convierte así en el centro de apoyo y desarrollo intelectual de investigadores,
académicos y alumnos, y espacio que propicia la autoformación y enriquecimiento del capital cultural a
fin de contribuir a la formación de profesionales competitivos más sin embargo no existe antecedente de
su estructura organizacional.
Mas adelante sin tener fecha de referencia se tenía la siguiente estructura organizacional:
Dirección de Bibliotecas y Centros de Información
Subdirección
Apoyo Administrativo
Departamento de Servicios al Público
Apoyo administrativo
Préstamo en Sala
Préstamo a Domicilio
Guarda Objetos
3
Departamento de Promoción y Difusión
Mapoteca
Hemeroteca
Filmoteca
Acervo Histórico
Departamento de Procesos Técnicos
Adquisiciones
Clasificación y Catalogación
Terminación Física
Restauración
Departamento de Servicios de Computo
En marzo de 2002 la biblioteca central se certifica en ISO 9000 conformando la siguiente estructura
organizacional:
Dirección
Subdirección
Apoyo Administrativo
Departamento de Promoción y Difusión
Biblioteca Tradicional
Departamento de Servicios al Público
Control de Acceso
Guarda Objetos
Volúmenes de Reserva
Consulta en Sala
Préstamo a Domicilio
Mapoteca
Hemeroteca
Filmoteca
Acervo Histórico
Departamento de Procesos Técnicos
Adquisiciones
Clasificación y Catalogación
Terminación Física
Captura de Registros
Restauración
Bibliotecas departamentales
Biblioteca Digital
Departamento de Servicios de Cómputo
Mantenimiento y Soporte Técnico
Automatización y Sistemas
Programación, Diseño y Desarrollo Web
Consulta Electrónica a Internet y Bases de Datos
Departamento de Producción y Administración de la Información
Administración de la Información y Administración de la Producción
Producción de Audio y Video
Producción de Documentos de Texto
4
En esta estructura la subdirección, apoyo administrativo y el departamento de promoción y difusión se
ubican a nivel staff.
En Julio de 2006 se realizan modificaciones quedando la estructura de la siguiente manera:
Dirección
Sub dirección
Administración
Jefatura del Área de Procesos Técnicos
Jefatura del Área de Servicios Tradicionales
Jefatura del Área de Servicios Especiales
Jefatura del Área de Servicios de Cómputo
Jefatura del Área de Promoción y Difusión
Coordinación de Bibliotecas Periféricas
En Agosto de 2008 se realizan modificaciones quedando la estructura de la siguiente manera:
Dirección
Sub dirección
Jefatura del Departamento de Gestión de la Calidad
Jefatura del Departamento de Administración
Jefatura del Departamento de Procesos Técnicos
Jefatura del Departamento de Servicios al Usuario
Jefatura del Departamento de Servicios de Cómputo
21 Unidades Bibliotecarias
En esta estructura el departamento de Gestión de la Calidad y el departamento de Administración se
ubican a nivel staff.
En Octubre del 2009 se realizan modificaciones quedando la estructura de la siguiente manera:
Dirección
Jefatura del Departamento de Administración y Gestión de la Calidad
Jefatura del Departamento de Planeación
Jefatura del Departamento de Adquisiciones
Jefatura del Departamento de Procesos Técnicos
Jefatura del Departamento de Servicios al Usuario
Jefatura del Departamento de Servicios de Cómputo
22 Unidades Bibliotecarias
En esta estructura los Departamentos de Administración y Gestión de la Calidad se fusionan y se crea
el Departamento de Planeación ambos se ubican a nivel staff.
En el mes de octubre de 2010 por necesidades del sistema bibliotecario se modifica la estructura de la
siguiente manera:
Dirección
Subdirección
Departamento de Administración
5
Departamento de Planeación
Departamento de Adquisiciones
Departamento de Procesos Técnicos
Departamento de Servicios al Usuario
Departamento de Servicios de cómputo
Actualmente el Sistema Bibliotecario esta integrado por una Biblioteca Central y 22 Unidades
Bibliotecarias ubicadas en Escuelas, Institutos, Escuelas Superiores y Centros de Investigación siendo
estas las siguientes:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
BIBLIOTECA
Preparatoria No. 1
Preparatoria No. 3
Preparatoria No. 4
Preparatoria No. 2
Instituto de Ciencias Agropecuarias (ICAP)
Escuela de Medicina
Instituto de Ciencias de la Salud (ICSA)
Instituto de Artes (IDA)
Centro de Investigaciones en Ciencias Sociales y Humanidades
(CEDICSHU)
Instituto de Ciencias Sociales y Humanidades (ICSHU)
Centro de Investigaciones en Ingenierías
Centro de Investigaciones Químicas
Centro de Investigaciones en Matemáticas Avanzadas
Centro de Investigaciones Biológicas
Escuela Superior de Tlahuelilpan
Escuela Superior de Cd. Sahagún
Escuela Superior de Actopan
Escuela Superior de Tizayuca
Escuela Superior de Tepeji del Río
Escuela Superior de Huejutla
Escuela Superior de Zimapán
Escuela Superior de Atotonilco de Tula
6
3. MARCO LEGAL. ATRIBUCIONES
Estatuto General de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo
Título Cuarto De la Organización Administrativa de la Universidad
Capítulo III De las Dependencias de Apoyo a la Rectoría.
Art. 86 Fracción III
Sección Tercera De la Dirección General de Servicios Académicos
Art. 93 Fracción IV, Art 94 Fracciones I, II.
Reglamento de Control Escolar
Reglamento de Revalidación de Estudios
Reglamento de Titulación
Reglamento de Academias
Reglamento de Becas para Alumnos
Reglamento General de Estudios de Posgrado
Reglamento de Bibliotecas y Centros de Información
ATRIBUCIONES.
Estatuto General de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo
Título Cuarto De la Organización Administrativa de la Universidad
Capítulo III De las Dependencias de Apoyo a la Rectoría
Art. 86. Las funciones de apoyo y asesoría a la Rectoría serán desarrolladas por las siguientes
dependencias.
Fracción III. Dirección General de Servicios Académicos
Sección Tercera De la Dirección General de Servicios Académicos
Art. 93. La Dirección General de Servicios Académicos tiene como objetivo la prestación óptima de
servicios y la administración de la infraestructura física necesaria para realizar las funciones de
docencia, investigación, extensión y vinculación de la Universidad.
Para este efecto, administrará y operará, en coordinación con las escuelas, los institutos y las
dependencias de la Universidad, los siguientes servicios
Fracción IV. Bibliotecas
Art 94. Corresponde a la Dirección General de Servicios Académicos
Fracción I. Formular, diseñar y establecer las políticas y los procesos institucionales que permitan la
adecuada prestación de los servicios que le corresponden;
Fracción I. Formular, diseñar y establecer las políticas y los procesos institucionales que permitan la
adecuada prestación de los servicios que le corresponden
Fracción II. Coordinarse con las escuelas, los institutos y las dependencias para una óptima prestación
de servicios
7
4. ORGANIGRAMA DE LA DBCI.
5. ESTRUCTURA ORGÁNICA:
Dirección de Bibliotecas y Centros de Información
Subdirección
Departamento de Administración
Departamento de Planeación
Departamento de Gestión de Colecciones
Departamento de Procesos Técnicos
Área de Adquisiciones
8
Área de Clasificación y Catalogación
Área de Terminación Física
Área de Restauración
Departamento de Servicios al Usuario
Área de Trámites
Área de acervo general y Consulta
Área de Circulación
Área de Mapoteca y Estadística
Área de Hemeroteca y Tesiteca
Área de Videoteca
Área de Acervos Especiales
Área de Guarda Objetos
Departamento de Servicios de Computo
Área de Producción
Área de Sistemas
Área de Consulta a Internet y Biblioteca Digitales
Área de Recursos Electrónicos y Digitales
Área de Programación, Diseño y Desarrollo Web
Unidades Bibliotecarias Periféricas
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6. ESTRUCTURA FUNCIONAL:
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
REPORTA A:
SUPERVISA A:
Dirección de Bibliotecas y Centros de Información.
Dirección General de Servicios Académicos
Subdirección
Departamento de Administración
Departamento de Planeación
Departamento de Gestión de Colecciones
Departamento de Procesos Técnicos
Área de Adquisiciones
Área de Clasificación y Catalogación
Área de Terminación Física
Área de Restauración
Departamento de Servicios al Usuario
Área de Trámites
Área de acervo general y Consulta
Área de Circulación
Área de Mapoteca y Estadística
Área de Hemeroteca y Tesiteca
Área de Videoteca
Área de Acervos Especiales
Departamento de Servicios de Cómputo
Área de Producción
Área de Sistemas
Área de Consulta a Internet y Biblioteca Digital
Área de Recursos Electrónicos y Digitales
Área de Programación, Diseño y Desarrollo Web
Unidades Bibliotecarias
OBJETIVO: Dirigir, organizar y controlar las actividades del sistema bibliotecario, propiciando el
apoyo a las funciones sustantivas mediante el otorgamiento eficiente de los servicios de información,
a través de la consulta tradicional y la incorporación de nuevas tecnologías de información.
FUNCIONES: Con fundamento en el Estatuto General vigente, Título Cuarto De la Organización
Administrativa de la Universidad Capítulo III De las Dependencias de Apoyo a la Rectoría. Art. 86
Fracción III Sección Tercera De la Dirección General de Servicios Académicos Art. 93 Fracción IV, Art
94 Fracciones I, II.
1. Definir las políticas para el adecuado funcionamiento y desarrollo de las diferentes bibliotecas
de la Universidad;
2. Desarrollar, proponer y ejecutar los proyectos del Sistema Bibliotecario
3. Dirigir, coordinar y supervisar las labores del personal que conforman las diferentes Unidades
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
Bibliotecarias y áreas de la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información;
4. Cumplir y hacer cumplir los ordenamientos legales de la Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información (DBCI);
5. Planear, coordinar y gestionar la infraestructura, equipamiento y materiales documentales
que apoyen las funciones sustantivas de la Universidad;
6. Dar seguimiento al cumplimiento de los Planes, Proyectos y Programas de la DBCI;
7. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA
Subdirección
REPORTA A:
Dirección de Bibliotecas y Centros de Información
SUPERVISA A:
Áreas encomendadas por la Dirección.
OBJETIVO: Apoyar a la Dirección en dirigir, organizar y controlar las actividades del sistema
bibliotecario, coordinando los planes y proyectos que permitan asegurar la calidad de los procesos
administrativos del Sistema Bibliotecario.
FUNCIONES:
1. Apoyar a la Dirección en dirigir, organizar y controlar las actividades del Sistema Bibliotecario
2. Coordinar el Programa de Gestión de la Calidad del Sistema Bibliotecario
3. Sistematizar la información
estadística generada por las unidades bibliotecarias en la
prestación de los servicios.
4. Integrar y proporcionar la información estadística requerida por la SEP
5. Elaboración de informes
6. Elaboración de reportes solicitados por los responsables de los programas educativos en los
procesos de evaluación ante los organismos acreditadores.
7. Atender las auditorias internas y externas del Sistema Bibliotecario;
8. Resguardar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad del Sistema Bibliotecario;
9. Coordinar la actualización del inventario y el recuento semestral de los materiales
documentales
10. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
Departamento de Administración
REPORTA A:
Dirección de Bibliotecas y Centros de Información
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Integrar, instrumentar y controlar los actividades administrativas relacionadas con el
personal y los recursos materiales de la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información.
FUNCIONES:
1. Gestionar ante las instancias correspondientes las incidencias administrativas
que se
presenten con el personal del sistema bibliotecario
2. Coordinar las actividades del personal de intendencia y de vigilancia de la Biblioteca
Central.
3. Fungir como pagador habilitado del personal del sistema bibliotecario
4. Coordinar la actualización de los inventarios del sistema bibliotecario
5. Gestionar y administrar los recursos materiales de las bibliotecas de la UAEH
6. Gestionar la asignación de prestatarios de servicio social que requieran las diferentes
áreas del sistema bibliotecario.
7. Gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la Biblioteca
Central y unidades bibliotecarias.
8. Gestionar el transporte para la entrega de materiales bibliográficos, mobiliario y equipos a
las diferentes unidades bibliotecarias.
9. Elaborar los informes que le sean requeridos
10. Las demás que establezca la normatividad y las necesidades de la Dirección
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
Departamento de Planeación
REPORTA A:
Dirección de Bibliotecas y Centros de Información
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Apoyar a la dirección en la coordinación y elaboración de los planes y programas
institucionales en los cuales tenga injerencia directa e indirecta la DBCI para apoyo a las funciones
sustantivas.
FUNCIONES:
1. Integrar y dar seguimiento al programa anual universitario de la Dirección de Bibliotecas
2. Integrar y dar seguimiento, con la información proporcionada por las áreas, los proyectos del
sistema bibliotecario
3. Tramitar la adquisición de los recursos aprobados
4. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
Rectoría
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
Departamento de Gestión de Colecciones
REPORTA A:
Dirección de Bibliotecas y Centros de Información
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO:
Definir los procedimientos y criterios básicos para la selección y evaluación de materiales
bibliográficos, a fin de lograr la cooperación eficiente y efectiva, por parte de la estructura académica,
en la consolidación de una colección equilibrada, consistente, y que responda a la demanda real de
información de los programas académicos de la institución
FUNCIONES:
1. Establecer una comunicación permanente con los responsables de programas académicos y
con los responsables de bibliotecas para establecer las necesidades reales de información de
los programas académicos y que se manifiestan en las unidades bibliotecarias.
2. Administrar el Sistema de Gestión de Colecciones, procurando su actualización constante.
3. Establecer las estrategias para realizar en forma sistemática, la selección y adquisición del
material bibliográfico de las unidades bibliotecarias
4. Coordinar y verificar el cumplimiento de las políticas de adquisición, canje y donación en las
unidades bibliotecarias de la UAEH.
5. Asesorar técnicamente a las diferentes Unidades Bibliotecarias en materia de su competencia;
6.
Participar en la elaboración de los proyectos institucionales del Sistema Bibliotecario
7. Elaborar estadísticas de productividad de este departamento, proporcionando esta
información a la Dirección de Bibliotecas.
8.
En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
UNIDAD ORGÁNICA:
Departamento de Procesos Técnicos
REPORTA A:
Dirección de Bibliotecas y Centros de Información
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
SUPERVISA A:
Área de Adquisiciones
Área de Clasificación y Catalogación
Área de Terminación Física
Área de Restauración
OBJETIVO: Realizar el procesamiento de los materiales que permitan su identificación, registro en el
sistema para su rápida recuperación y control cuando estén en circulación.
FUNCIONES:
1. Realizar los procedimientos de recepción y registro inicial de materiales
2. Registrar las transferencias y bajas del sistema bibliotecario.
3. Clasificar los materiales de acuerdo con el sistema L:C
4. Catalogar los materiales
5. Realizar la terminación física de los materiales;
6. Restaurar los materiales rescatables
que han sido dañados por el uso en la Biblioteca
Central.
7. Distribución del material por Unidad Bibliotecaria
8. Entregar y dar seguimiento a las custodias.
9. Asesorar técnicamente a las Unidades Bibliotecarias en materia de su competencia;
10. Participar en la actualización anual de inventarios de acervos documentales del Sistema
Bibliotecario
11. Mantener actualizado el inventario de este departamento;
12. Elaborar estadísticas de productividad de este departamento;
13. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
UNIDAD ORGÁNICA:
Área de Adquisiciones
REPORTA A:
Jefe del Departamento de Procesos Técnicos
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Recibir en tiempo y forma los materiales de todas las bibliotecas del Sistema que
adquieren por compra o donación, realizando el registro inicial.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
FUNCIONES:
1. Realizar los procedimientos de recepción y registro inicial de materiales
2. Registrar las transferencias y bajas del sistema bibliotecario.
3. Participar en la actualización anual de inventarios de acervos documentales del Sistema
Bibliotecario.
4. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
UNIDAD ORGÁNICA:
Área de Clasificación y Catalogación
REPORTA A:
Jefe del Departamento de Procesos Técnicos
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Poner a disposición del usuario la información de los materiales con que cuenta la
biblioteca para su rápida localización y recuperación
FUNCIONES:
1. Clasificar por materia a todos los documentos que se adquieran en el sistema bibliotecario de
acuerdo con el Sistema de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos.
2. Integrar el catálogo en línea
3. Participar en la actualización anual de inventarios de acervos documentales del Sistema
Bibliotecario.
4. Mantener actualizado el catálogo en línea con las adquisiciones, transferencias y bajas de
materiales que se realicen en todas las unidades bibliotecarias.
5. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
Área de Terminación Física
REPORTA A:
Jefe del Departamento de Procesos Técnicos
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Preparar físicamente el material adquirido por compra o donación para ser utilizado en
las bibliotecas correspondientes.
FUNCIONES:
1. Elaborar y colocar a todos los materiales que han sido clasificados y catalogados, los
elementos de control para su manejo, identificación y recuperación.
2. Dotar a todos los materiales de los elementos de seguridad que permitan garantizar la
permanencia e integridad de los materiales en las bibliotecas.
3. Participar en la actualización anual de inventarios de acervos documentales del Sistema
Bibliotecario.
4. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
Área de Restauración
REPORTA A:
SUPERVISA A:
Jefe del Departamento de Procesos Técnicos
Ninguno
OBJETIVO: Reparar el material bibliográfico que por el uso se haya deteriorado y aún sea posible
utilizarlo.
FUNCIONES:
1. Reparar los materiales que han sido dañados en la prestación de los servicios
2. Desinfectar los materiales.
3. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
REPORTA A:
SUPERVISA A:
Departamento de Servicios al Usuario
Dirección de Bibliotecas y Centros de Información
Área de Acervo General y Consulta
Área de Circulación
Área de Mapoteca y Estadística
Área de Hemeroteca y Tesiteca
Área de Videoteca
Área de Acervos Especiales
OBJETIVO: Generar las condiciones que faciliten el acceso de los usuarios a los recursos de la
biblioteca.
FUNCIONES:
1. Organizar, coordinar y vigilar el cumplimiento de los servicios que ofrece la biblioteca.
2. De conformidad con las políticas y lineamientos de la Dirección aplicar los procedimientos de
los servicios
3. Preservar que en cada una de las áreas de servicios se cumpla el orden, la disciplina, la
seguridad y la limpieza
4. Coordinar la conservación y actualización de las colecciones de libros y revistas de la
Biblioteca Central
5.
Detectar las necesidades de información de los usuarios y canalizarlas al Departamento de
Gestión de colecciones para su atención
6. Promover el uso de la biblioteca y la formación de usuarios
7. Difundir los servicios que se ofrecen
8. Diversificar la oferta de servicios de acuerdo con las necesidades de los usuarios, previa
autorización de la Dirección
9. Asesorar técnicamente a las diferentes Unidades Bibliotecarias en materia de su competencia;
10. Coordinar la actualización de los inventarios de la Biblioteca Central
11. Informar periódicamente sobre los resultados obtenidos en la atención de los usuarios.
12. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
UNIDAD ORGÁNICA:
Área de Trámites
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
REPORTA A:
Jefe del Departamento de Servicios al Usuario
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Realizar en forma eficiente los trámites administrativos que el usuario requiere.
FUNCIONES:
1. Recibir las donaciones de particulares a la biblioteca Central
2. Recibir y registrar donaciones para trámites de titulación
3. En coordinación con el área de Circulación registrar a los egresados en trámite de titulación
que no tengan adeudos a las bibliotecas.
4. Controlar el uso de los cubículos
5. Apoyar la vigilancia de entrada y salida de usuarios.
6. Concentrar los
libros de Biblioteca Central que requieren reparación y para su posterior
entrega al Departamento de Procesos Técnicos.
7. Orientar y dar información a los usuarios de la biblioteca
8. Control de formatos de estadísticas de uso.
9. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
REPORTA A:
Área de Acervo General y Consulta en Sala
Jefe del Departamento de Servicios al Usuario
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Proporcionar en forma eficiente el servicio de consulta de bibliografía en las salas de la
biblioteca.
FUNCIONES:
1. Asesorar a los usuarios en la búsqueda de bibliografía;
2. Orientar a los usuarios en el uso del catálogo en línea
3. Ordenar e intercalar los libros que utilizan los usuarios;
4. Detectar libros que requieren restauración y depositarlos en el módulo de circulación
5. Detectar necesidades de información de los usuarios
6. Mantener en óptimas condiciones de limpieza y orden la estantería;
7. Participar en la actualización del inventario anual y el recuento semestral de los libros.
8. Vigilar que el usuario hago buen uso y manejo de la bibliografía, mobiliario y equipo de esta
área de acuerdo a la normatividad vigente;
9. Registrar los materiales que se consultan en sala
10. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
Rectoría
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
Área de Circulación
REPORTA A:
Jefe del Departamento de Servicios al Usuario
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Proporcionar en forma eficiente el servicio de préstamos de libros a domicilio.
FUNCIONES:
1. Registrar y entregar los materiales solicitados para préstamo a domicilio a los usuarios
2. Registrar y recibir la devolución de materiales.
3. Registrar en el sistema de préstamo a domicilio a profesores y empleados de la Universidad
que solicitan el servicio.
4. Registrar los movimientos de los deudores alumnos en el Sistema de Administración Escolar
5. Reportar a los deudores profesores y empleados a la Dirección de Bibliotecas y a Servicios de
Cómputo para su publicación
6. Mantener la terminación física de los libros que por su uso así lo requieran;
7. Canalizar al área de procesos técnicos el material bibliográfico detectado que no esté en el
catalogo en línea;
8. Controlar el acceso de usuarios a la biblioteca de acuerdo a la normatividad vigente;
9. Proporcionar información a los usuarios
10. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente y las necesidades
de la biblioteca.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
Rectoría
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA
DEL ESTADO DE HIDALGO
Fecha
Marzo de 2012
Pagina
25
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
Área de Mapoteca y Estadística
Jefe del Departamento de Servicios al Usuario
REPORTA A:
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Ofrecer el servicio de información estadística de los censos del país e información
geográfica en general.
FUNCIONES:
1. Recibir y registrar publicaciones , mapas y materiales digitalizados
2. Actualizar el catálogo de INEGI y canaliza los materiales al Departamento de Procesos
Técnicos para que se actualice el catálogo en línea del Sistema Bibliotecario.
3. Realizar terminación física de los materiales
4. Asesorar a los usuarios en la búsqueda del material;
5. Vigilar que el usuario haga buen uso y manejo de los materiales de acuerdo a la normatividad
vigente;
6. Preparar y ordenar el material en estantería.
7. Difundir nuevas adquisiciones
8. Elaborar estadísticas de servicios de este departamento para la elaboración de informes para
INEGI y para la DBCI
9. Participar en la actualización del inventario anual y el recuento semestral de los libros.
10. Asistir a las reuniones y cursos que convoque el INEGI;
11. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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26
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
Área de Hemeroteca y Tesiteca
REPORTA A:
Jefe del Departamento de Servicios al Usuario
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Ofrecer el servicio de préstamo de tesis y publicaciones periódicas impresas.
FUNCIONES:
1. Asesorar a los usuarios en la búsqueda del material;
2. Vigilar que el usuario hago buen uso y manejo de los materiales de esta área de acuerdo a la
normatividad vigente;
3. Recepción y registro de publicaciones periódicas , ordenándolos
4. Ordenar las tesis en estantería por carrera y clave asignada;
5. Elaborar estadísticas de servicios de esta área;
6. Participar en la actualización del inventario anual y el recuento semestral de los libros.
7. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
Área de Videoteca
REPORTA A:
Jefe del Departamento de Servicios al Usuario
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Ofrecer el servicio de préstamo de material en diferentes formatos visuales.
FUNCIONES:
1. Asesorar a los usuarios en la búsqueda del material;
2. Programar las sesiones de proyección individual y grupal.
3. Actualizar permanentemente el catalogo del material;
4. Vigilar que el usuario haga buen uso y manejo de los materiales de esta área de acuerdo a la
normatividad vigente;
5. Reproducir el material que las diferentes escuelas, institutos y campus requieran;
6. Realizar la proyección de los materiales solicitados por los usuarios;
7. Realizar el resumen de materiales para identificación;
8. Coordinar y en su caso realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de
audio y video semestralmente.
8. Participar en la actualización del inventario anual y el recuento semestral de los libros.
9. Elaborar estadísticas de servicios de esta área;
10. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
Área de Acervos Especiales
REPORTA A:
Jefe del Departamento de Servicios Especiales
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO:
Ofrecer el servicio de consulta de material histórico.
FUNCIONES:
1. Proporcionar el servicio de consulta de los materiales;
2. Asesorar a los usuarios en la búsqueda del material;
3. Actualizar el catálogo de materiales.
4. Vigilar que el usuario haga buen uso y manejo de los materiales de esta área de acuerdo a la
normatividad vigente;
5. Seleccionar y ordenar el préstamo del material para su digitalización de acuerdo a los
ordenamientos legales correspondientes;
6. Participar en la actualización del inventario anual y el recuento semestral de los libros.
7. Elaborar informes mensuales.
8. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
Área de Guarda objetos
REPORTA A:
Jefe del Departamento de Servicios
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO:
Resguardar las pertenencias de los usuarios durante el tiempo que permanecen en la biblioteca.
FUNCIONES:
1. Recibir la custodia de las pertenencias de los usuarios que de acuerdo al reglamento no
pueden introducir a la biblioteca.
2. Preservar la seguridad de los objetos a su cargo
3. Cuidar y controlar el uso de los lockers que están bajo su responsabilidad
4. Apoyar en las actividades de vigilancia e información
5. Actualizar los inventarios semestralmente.
6. Elaborar estadísticas de los usuarios que hacen uso de los servicios de la biblioteca y elaborar
los informes respectivos
7. Realizar el registro de las incidencias en cuanto a los objetos que se reciben en custodia y del
uso de los lockers, realizando los reportes correspondientes.
8. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente, y las necesidades
de la Biblioteca.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
REPORTA A:
SUPERVISA A:
Departamento de Servicios de Cómputo
Director de Bibliotecas y Centros de Información
Área de Producción
Área de Sistemas
Área de Consulta a Internet y Biblioteca Digital
Área de Recursos Electrónicos y Digitales
Área de Programación, diseño y desarrollo Web
OBJETIVO: Dirigir y coordinar los servicios de cómputo de manera que apoyen el proceso
enseñanza- aprendizaje de los diferentes programas educativos de la universidad.
FUNCIONES:
1. Organizar, coordinar y conducir los servicios de Cómputo y Biblioteca Digital
2. Distribuir el personal a su cargo de acuerdo con su perfil en las áreas del Departamento
3. Promover y realizar la capacitación del personal del Departamento para el cumplimiento de
sus tareas
4. Planear y definir la configuración de la red bibliotecaria.
5. Definir los metadatos y criterios para la producción de materiales
6. Proveer de plataformas y sistemas confiables para el funcionamiento de los servicios
bibliotecarios y Biblioteca Digital
7. Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de equipo de cómputo de la biblioteca
central y las Unidades Bibliotecarias;
8. Establecer las prioridades para la instalación y configuración de Software y Hardware.
9. Coordinar la atención y soporte técnico a las áreas de cómputo de la Biblioteca Central y
Unidades Bibliotecarias, en materia de su competencia
10. Dirigir y fungir como responsable de los contenidos de las páginas de los sistemas de la
DGSA, así como cambios y actualizaciones, según requerimientos
11. Elaborar los proyectos PAU, PIFI, y en los que sea requerida la DBCI en relación a los
sistemas, equipos de cómputo, equipos de telecomunicaciones y mobiliario de las salas de
consulta a Internet y Biblioteca Digital de la DBCI y Unidades Bibliotecarias
12. Validar y recibir equipo de cómputo, seguridad, redes, los equipos y servicios relacionados,
así como realizar la distribución y configuración de los mismos.
13. Participar como integrante del comité de seguridad institucional
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
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Información.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
14. Participar en el comité de Internet 2 (CUDI) en bibliotecas digitales y proyectos nacionales en
la Red Abierta de Bibliotecas Digitales
15. Investigar nuevas tecnologías para los sistemas bibliotecarios y sistemas de biblioteca digital
16. Informar periódicamente sobre los servicios de cómputo, elaborando las estadísticas
respectivas.
17. Coordinar la difusión y promover los servicios de cómputo y la Biblioteca Digital
18. Organizar el programa de formación de usuarios de Biblioteca Digital
19. Actualizar los inventarios de este departamento;
20. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente
.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
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Información.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
REPORTA A:
Área de Producción
Jefe del Departamento de Servicios de Cómputo
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Producir, administrar y colocar en línea materiales en formato digital para el acceso de la
comunidad universitaria.
FUNCIONES:
1. Producir, administrar y colocar en el repositorio correspondiente material digital como
antologías, tesis, artículos científicos, videos académicos, audio libros y manuales;
2. Recopilar, seleccionar y almacenar diversos materiales digitales producidos con el propósito
de que estos puedan ser reutilizados y difundidos, preservando los materiales originales como
los acervos históricos universitarios;
3. Producir los materiales didácticos que se requieran para los cursos en línea que se impartan
dentro de los cursos presenciales y a distancia;
4. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
REPORTA A:
Área de Sistemas
Jefe del Departamento de Servicios de Cómputo
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Proveer plataformas operativas, sistemas bibliotecarios, sistemas de bibliotecas digitales
y sistemas de información que requiera la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información
FUNCIONES:
1. Instala y administrar las plataformas de los servidores Windows 2003 y Linux del Sistema
Bibliotecario;
2. Administrar los servicios de los servidores como WEB y FTP;
3. Instala, configura y administra el sistema bibliotecario y sistemas de la biblioteca digital;
4. Instalar y poner a prueba las nuevas tecnologías para biblioteca digital;
5. Analizar, desarrollar y actualizar los sistemas de información que requiera la Dirección de
Bibliotecas;
6. Administrar y configurar la red de la biblioteca digital;
7. Generar informes sobre el uso de las plataformas y accesos;
8. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
REPORTA A:
Área de Consulta a Internet y Biblioteca Digital
Jefe del Departamento de Servicios de Cómputo
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Proporcionar a los usuarios el servicio de consulta a Internet y biblioteca digital, soporte
técnico, servicios de impresión y digitalización.
FUNCIONES:
1. Mantener en óptimas condiciones los equipos de computo para la atención de los usuarios,
tanto en software como en hardware;
2. Administrar el sistema de reservaciones de la sala de consulta
3. Asesorar a los usuarios en el acceso a la biblioteca digital y bases de datos en CD;
4. Controlar el uso de los equipos de computo;
5. Proporcionar los servicios de impresión, digitalización, copias de archivos en CD y unidades
de almacenamiento;
6. Proporcionar soporte técnico a las Unidades Bibliotecarias en cuanto a los sistemas que se
utilicen;
7. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de la Biblioteca Central y de
las Unidades Bibliotecarias;
8. Monitorear el uso de software y aplicaciones de los equipos de cómputo
9. Realizar el inventario de equipo de cómputo de la Biblioteca Central y concentrar el de las
perifericas
10. Elaborar estadísticas de los servicios de esta área;
9. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
REPORTA A:
Área de Recursos Electrónicos y Digitales
Jefe del Departamento de Servicios de Cómputo
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Administrar, investigar y autocapacitarse sobre los recursos electrónicos Institucionales,
capacitar a la comunidad universitaria sobre el uso de los recursos y difundir los recursos
electrónicos.
FUNCIONES:
1. Administrar las plataformas de los recursos electrónicos;
2. Investigar y capacitarse en el uso de los recursos electrónicos;
3. Documentar manuales de uso y guías de los recursos electrónicos;
4. Verificar las validaciones por segmentos de red de los recursos electrónicos;
5. Buscar recursos electrónicos arbitrados libres por áreas del conocimiento;
6. Impartir talleres sobre el uso de los recursos de la Biblioteca Digital;
7. Difundir los recursos de la biblioteca digital, mediante la divulgación por correos, publicación
en Facebook y MSN;
8. Generar informes de uso de los recursos electrónicos;
9. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
REPORTA A:
Área de Programación, diseño y desarrollo Web
Jefe del Departamento de Servicios de Cómputo
SUPERVISA A:
Ninguno
OBJETIVO: Desarrollar, implementar y monitoreo de los sistemas, portales y páginas WEB de la
Dirección del Sistema Bibliotecario
FUNCIONES:
1. Desarrollo, implementación y monitoreo de los sistemas que requiera la DBCI
2. Desarrollo, diseño de aplicaciones en Flash, ventanas emergentes y actualización de páginas
Web de la DBCI y la Biblioteca Digital
3. Investigación, instalación, realización de pruebas, evaluación e implementación de Software
para Bibliotecas Digitales open source greenstone, dspace, koha etc.
4. Monitoreo de los portales y páginas desarrolladas para la DBCI
5. Reconstrucción de Repositorios Phronesis
6. Manejo de sistema de bases de datos SQLServer, Mysql para el apoyo de los sistemas
bibliotecarios
7. Apoyo en las actividades relacionadas al área en Biblioteca Central y unidades bibliotecarias.
8. Asistencia a videoconferencias de la red de bibliotecas digitales RABID
9. las demás actividades establecidas en la normatividad o que sean solicitadas por la
Dirección en beneficio de la Biblioteca y la Universidad
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
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DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ORGÁNICA:
REPORTA A:
Responsable de Unidad Bibliotecaria
Director de Bibliotecas y Centros de Información
SUPERVISA A:
Personal de su Unidad Bibliotecaria
OBJETIVO: Dirigir, organizar y controlar las actividades de la Unidad Bibliotecaria, propiciando el
apoyo a las funciones sustantivas mediante el otorgamiento eficiente de los servicios de información,
a través de la consulta tradicional y la incorporación de nuevas tecnologías de información.
FUNCIONES:
1. Dirigir, coordinar y supervisar las labores del personal que conforman la Unidad Bibliotecaria;
2. Vigilar que la prestación de los servicios a los usuarios sea con
la mayor calidad y
oportunidad.
3. Mantener el orden, la disciplina, la seguridad y limpieza de la Unidad Bibliotecaria a su cargo
4. Vigilar el buen uso de los materiales, espacios y equipos que se utilizan en la Unidad
Bibliotecaria a su cargo
5. Vigilar que las colecciones de libros y revistas se encuentren en buen estado y actualizadas.
6. Detectar las necesidades de información de los usuarios y canalizarlas al Departamento de
Gestión de Colecciones para su atención
7. Promover el uso de la biblioteca y la formación de usuarios en la escuela o instituto del que
forma parte
8. Difundir los servicios y recursos que se ofrecen en la Unidad Bibliotecaria
9. Cumplir y hacer cumplir los ordenamientos legales de la Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información;
10. Gestionar ante la Administración de la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información los
materiales y consumibles necesarios para el buen funcionamiento de la Unidad Bibliotecaria;
11. Elaborar las estadísticas de los servicios que proporcione la Unidad Bibliotecaria y
proporcionar dicha información a la Dirección de Bibliotecas y Centros de Información;
Elaboró:
Revisó:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE INFORMACIÓN
12. Mantener actualizado el inventario de mobiliario y equipo así como el de los materiales de la
Unidad Bibliotecaria;
13. Gestionar con quien corresponda el servicio oportuno y eficiente de la limpieza de la Unidad
Bibliotecaria;
14. Reportar a quien corresponda los problemas de mantenimiento de las instalaciones de la
Unidad Bibliotecaria;
15. En general todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Dirección de Bibliotecas y Centros de
Información.
Dirección de Gestión de la Calidad.
Rectoría