Universidad Tecnológica de Querétaro

Universidad Tecnológica
de Querétaro
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Querétaro
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Date: 2006.08.24 10:53:22 +02'00'
Universidad Tecnológica de
Querétaro
Voluntad
Conocimiento
Servicio
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
INGRESOS EXPRESS POLAR S. A. DE C. V.”
Gonie Administradores de Empresas S. A. De C. V.
Reporte de Estadía para obtener el título de Técnico Superior
Universitario en Administración
Presenta:
Leonel Gudiño Hernández
Santiago de Querétaro
Octubre de 2004
Universidad Tecnológica de
Querétaro
Voluntad
Conocimiento
Servicio
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
INGRESOS EXPRESS POLAR S. A. DE C. V.”
Gonie Administradores de Empresas S. A. De C. V.
Reporte de Estadía para obtener el título de Técnico Superior
Universitario en Administración
Presenta:
Leonel Gudiño Hernández
C. P. MARICARMEN CANO ANDRADE
Asesor Empresa
LIC. JOSÉ DE JESÚS ESPINOZA
Asesor UTEQ
Santiago de Querétaro
Octubre de 2004
Pág.
Índice
Dedicatoria
Introducción
Capítulo I
Antecedentes de la empresa
1.1 Historia de la empresa
3
1.2 Misión
5
1.3 Visión
5
1.4 Ubicación
6
1.5 Organigrama
8
1.6 Objetivos del organigrama
9
1.7 Valores
9
1.8 Objetivos
10
1.9 Principios
11
1.10 Política de calidad
11
1.11 Objetivos de calidad
11
Capítulo II
Descripción del Proyecto
2.1 Planteamiento del problema
13
2.2 Justificación
13
2.3 Propuesta de trabajo
13
2.4 Marco teórico
14
2.4.1
Definición de manual de procedimientos
14
2.4.2
Tráfico
15
2.4.3
Facturación
18
2.4.4
Cobranza
18
2.4.5
Cartera de clientes
2.5 Objetivo
Capítulo III
19
19
Desarrollo del proyecto
3.1 Área Tráfico
Funciones
24
Distribución del producto
24
Programación del equipo
25
Checar unidades en patio
25
Movimientos en pizarra
25
Llenado de Formatos
25
Diagrama de flujo, Programación del equipo
27
Diagrama de flujo, Recepción de documentos
29
3.2 Área Facturación
Funciones
31
Recepción de documentos
31
Elaboración de factura
31
Contenido carta porte
31
Diagrama de flujo, Elaboración de Factura
33
3.3 Área Cobranza
Funciones
35
Control de factura de cada cliente
35
Enviar Factura original
35
Verificar que los clientes liquiden sus cuentas pendientes
36
Enviar fax
36
Llamadas telefónicas
36
Diagrama de flujo, Proceso de Cobranza
37
3.4 Cartera de clientes
Capítulo IV
Funciones
39
Captura de información
39
Reembolsos
39
Emitir póliza
40
Diagrama de flujo, Captura de póliza
41
Simbología diagrama de flujo
42
Conclusiones
4.1 Conclusiones
45
Bibliografía
46
Anexo I
48
Hoja de inspección ocular diaria
Anexo II Carta porte
50
Anexo III Formato Despacho
52
Anexo IV Formato Recepción de Documentos de viaje
54
Dedicatoria
Quiero agradecer en primer lugar a Dios, por darme vida y salud para que yo pudiera
concluir mis estudios, estoy feliz por las cosas tan maravillosas que ha puesto en mi
camino y por permitirme alcanzar mi sueño de tener una carrera de estudios que hacen a
mi familia sentirse orgullosos de tener un hijo realizado.
A mis padres quiero decirles que esto es el fruto de toda su confianza depositada en mi,
a mi padre le doy las gracias por proporcionarme los recursos necesarios para que yo
pudiera asistir a clases, valoro su gran esfuerzo para que yo tuviera la oportunidad de
estudiar, a mi madre quiero decirle que es única, por todo los días que le he robado para
que yo sea lo que hoy soy, solo quiero decirles que LOS QUIERO MUCHO y que esto
es lo que ustedes mismos me ayudaron a sembrar con su esfuerzo y apoyo incondicional.
A mis compañeros de clases el decirles gracias es poco, en especial a Laura Iveete,
Martha, Ana Lilia, Leticia, Mónica y a mis tres grandes amigos que recordare siempre;
Rafael, Jesús Guadalupe y Renan Emmanuel.
Gracias a mis maestros por proporcionarme parte de sus conocimientos y por ser un
ejemplo a seguir, por sus palabras de ánimo, de no caer, de ir siempre hacia delante, por
confiar en nosotros y por estar allí siempre que uno necesite de su ayuda y apoyo.
Al personal de la empresa Gonie Administradores de Empresa S. A. De C. V. Por
aceptarme dentro del área de trabajo, por su amabilidad y buen trato hacia mi, a la
Contadora Maricarmen Cano Andrade por su gran apoyo en la elaboración de este
proyecto.
Introducción
La Universidad Tecnológica de Querétaro es una institución que maneja un modelo
educativo que comprende dos años, compuesto de 6 cuatrimestres, en donde el alumno
tiene que prestar su servicio social en alguna dependencia durante un periodo de 480
horas para poder tener derecho a la titulación.
Puesto que el modelo es 70% practica y 30% teoría, la universidad establece visitas a
empresas para que el alumno empiece a tener un mayor conocimiento de lo que son las
áreas de trabajo, un periodo de estancia durante el 4to cuatrimestre de un mes en la que
el alumno empieza a vincularse con las empresas y la oportunidad de poner en practica
sus conocimiento concluyendo con un reporte final, durante el 5to cuatrimestre se realiza
un periodo de estadía que tiene por objeto que el alumno presente un reporte final para
obtener el Titulo de Técnico Superior Universitario.
Este modelo educativo hace a la universidad una institución de prestigio, ya que se
adapta a las necesidades que demanda el sector productivo y por obtener certificación en
el sistema ISO, hoy en día las empresas necesita de jóvenes con iniciativa, responsables
con espíritu de trabajo en equipo, es por eso que la Empresa Gonie necesita de personas
con estas características.
La elaboración de este manual hace hincapié en describir cada una de las operaciones
que se realizan, con el objetivo de dar a conocer de una manera clara y de fácil
comprensión a toda persona interesadas en conocer cual es el proceso y flujo de las
operaciones, con principios basados conforme a lo que marca la ley y con un contenido
de fácil comprensión para toda persona interesada en conocerlo, contiene el área de
trafico, que explica como se preparan las unidades (logística), la realización de facturas
por la venta de un servicio y la forma en la que se realiza la cobranza de las mismas para
efectos de convertirse en ingresos.
CAPÍTULO I
ANTECEDENTES DE LA
EMPRESA
CAPÍTULO I. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA.
1.1 Historia de la Empresa
La familia González Nieto poseía varias empresas, las cuales fueron heredadas entre la
familia, en el año de 1973 la Sra. Beatriz Nieto Boada y su esposo Jorge González
Martínez inician sus operaciones con las empresas designadas.
Dentro de éstas se encontraba una de nombre Joaquín Baeza e Hijos, S.A. de C.V, 16
años después nace el nombre de Grupo Gonie Administradores de Empresas, S.A. de
C.V., dicho grupo estaba conformado por las siguientes empresas:
•
Baeza, S.A. de C.V.
•
Auto partes Nieto, S.A. de C. V.
•
Desarrollo Urbanístico del Centro S.A. de C.V.
Poco tiempo después se integra:
•
Emilio Gómez Camacho e Hijos, S.A. de C.V.
•
Combustibles de San Juan del Río S.A. de C.V.
3
En el año de 1996 el Grupo Gonie o Corporativo Nieto, está conformado por 12
empresas las cuales son:
•
Baeza, S.A. de C.V.
•
Auto partes Nieto S.A. de C.V.
•
Desarrollo Urbanístico del Centro S.A. de C.V.
•
Emilio Gómez Camacho e Hijos, S.A. de C.V.
•
Combustibles de San Juan del Río, S.A. de C.V.
•
Gonie Administradores de Empresas, S.A. de C.V.
•
Transportes Baeza, S.A. de C.V.
•
Taller de Autopartes Nieto, S.A. de C.V.
•
Transcen, S.A. de C.V.
•
Combustibles el Blanco, S.A. de C.V.
•
Combustibles del Bajío, S.A. de C.V.
•
Gonie Bienes Raíces, S.A. de C.V.
Gracias a la solvencia que han tenido estas empresas en los últimos tres años, y a su
gran crecimiento, se han integrado al corporativo las siguientes compañías.
•
Súper Servicios el Sauz, S.A. de C.V.
•
Servicios Adicionales el Sauz, S.A. de C.V.
•
Auto tanques de Querétaro, S.A. DE C.V
•
Compañías Agrocomercializadoras, S.A. de C.V.
•
Polar Express, S.A. de C.V.
•
Protección Gonie, S.A. de C.V.
•
Express Polar S.A. de C.V.
4
Esta última empresa se integra en el año 2001, es una empresa transportadora cuya zona
de trabajo será el extranjero.
1.2 Misión
Grupo Gonie S.A. de C.V., es un grupo sólido orientado a la venta de combustóleo y
derivados del petróleo, así como en brindar el servicio de transportación de productos
congelados (refrigerados).
1.3 Visión
Grupo Gonie pretende crecer aun más manteniendo, la calidad, oportunidad, precios y
puntualidad en sus productos y servicios que ofrecen en el mercado, por que su esfuerzo
y trabajo sean reconocidos y respetados por cada uno de sus clientes para lograr aun
más un acercamiento más próspero y continuo.
Además de proporcionar a sus accionistas la máxima rentabilidad sobre el capital
invertido, y a su personal proporcionándoles una máxima compensación que pueda
pagar y que juntos, clientes, empresa, personal, accionistas, podemos arribar a la cumbre
a la que todos aspiramos en lo económico, en lo intelectual, social y familiar.
5
1.4 Ubicación
El Corporativo Gonie Administradores de Empresas S.A. de C.V: , se encuentra ubicada
en la Colonia Carretas, Ejército Republicano No. 300, C.P. 76060, en Querétaro, Qro.
(Ver Fig. 1)
6
Fig. 1. Ubicación
AV. EJÉRCITO REPUBLICANO
PLAZA DE
LAS
AMERICAS
GONIE
ADMINISTRADORES
DE EMPRESAS
C
O
N
S
T
I
T
U
Y
E
N
T
E
S
SANBORNS
7
1.5
Organigrama.
Dirección General Grupo Gonnie
Asistente de Dirección
Dirección Área
Administrativa
Asesor de la
dirección
Abogado
Recepcionista
Gte. Admvo. Grupo Gonnie
Jefe de sistemas
Seguros y
Fianzas
Mensajero
Supervisor
Fiscalista
Jefe de Recursos
Humanos
Supervisor de
Contabilidad Área trafico
Supervisor de contabilidad
Área de Combustóleo
Contador fiscal
Aux. de R.H.
Nómina
Contador
Otero
Contador
T.Baeza y TCN
Contador E.G.C.
y C.S.J.R.
Contador Taller
de Auto partes
Secretaria
2 Aux. Contable
2 Contador
Baeza
Contador A.P.N
Gonnie y Prot.
Gonnie
2 Capturistas
Contador Comb, del
Blanco
Supervisor de
facturación
8
1.6 Objetivos del Organigrama
•
Estructurar gráficamente los niveles jerárquicos.
•
Delinear las funciones de cada miembro de la organización.
•
Establece las líneas de autoridad además de la manera en que se da la
comunicación dentro de la empresa.
1.7 Valores
•
Responsabilidad: Cumplir con los objetivos a los que están sujetos Gonie
Administradores de Empresas S.A de C.V.
•
Calidad: Trabajo bien desde la primera vez para satisfacer el más mínimo
detalle de nuestros clientes y proveedores.
•
Trabajo en Equipo: Participación de todos los colaboradores para una mejor
convivencia.
•
Iniciativa: Entender que el trabajo no es una necesidad, ni un sacrificio, sino un
privilegio y una oportunidad que nos brinda la vida. Tomar decisiones acertadas
para resolver problemas.
•
Autorrealización: Vivo comprometido a progresar íntegramente y lo demuestro
con hechos.
9
•
Servicio: Me concreto en primer objetivo, satisfacción total de las necesidades
de mis clientes internos y externos.
1.8 Objetivos
•
Llegar a ser el grupo preferido por la calidad, puntualidad y oportunidad que
ofrecemos.
•
Ser capaz de trazar planes a corto, mediano y largo plazo, y, sobre todo, cumplir
estos planes trazados, pero de manera positiva.
•
Consolidar al grupo conforme a calidad.
•
Lograr una sólida unión entre clientes, empresas, personal, accionistas para el
beneficio de la organización y así obtener mayores satisfacciones y juntos tomar
nuevas y mayores responsabilidades para el beneficio de todo el equipo.
•
Mostrar, con base al esfuerzo y dedicación de cada una de las personas que
conforman el Grupo Gonie, una imagen de prestigio ante la sociedad en la cual
se encuentra emergido.
•
Mantenerse en la preferencia y ser la mejor opción para la sociedad.
10
1.9 Principios.
•
Cliente: El cliente es lo más valiosos y su seguridad es lo más importante.
•
Servicio: Nuestro éxito se basa en la eficiencia de nuestros procesos y servicios,
creando un ambiente agradable de trabajo.
•
Compromiso: Somos un equipo comprometido con nosotros mismos y nuestra
empresa.
1.10 Política de Calidad.
Empresa comprometida a que el producto transportado llegue en forma puntual y
completa a través de un equipo humano y de transporte apoyado por una alta tecnología,
entablando comunicación constante con el cliente para identificar un excelente servicio.
1.11 Objetivos de Calidad
•
Puntualidad en la entrega.
•
Seguridad en el traslado
•
Confianza en su carga.
11
CAPÍTULO II
DESCRIPCIÓN DEL
PROYECTO
2.1 Planteamiento del problema
La empresa Express Polar S. A de C. V. No cuenta con un manual de ingresos que
permita conocer cuales son las operaciones que se realizan en el área de trafico,
facturación y cobranza para poder llegar a la captura de los ingresos y además cual es el
fundamento para realizar ciertas operaciones o que documentos deben ser aceptados y
que hacer cuando no lo son y como aplican las disposiciones fiscales.
2.2 Justificación
Este manual permite conocer todo el procedimiento de las operaciones que se realizan en
las diferentes áreas de la empresa para poder llegar solo aquella información que es
necesaria y aceptada conforme a lo que marcan las disposiciones fiscales hasta la captura
de los ingresos, con el fin de facilitar y entender de una manera clara y sencilla el porque
de cada una de ellas.
2.3 Propuesta de trabajo
La elaboración de un instructivo que ayude a comprender de una manera rápida y
sencilla las operaciones que se realizan dentro de cada una de las áreas, desde el
departamento de refrigerado, facturación y cobranza.
13
2.4 Marco teórico
2.4.1 Definición de manual de procedimientos
Son documentos que registran y transmiten, sin distorsiones, la información basica
referente al funcionamiento de las unidades administrativas; ademas facilitan la
actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el
desarrollo de las funciones.
Los manuales de procedimientos permiten: uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por
fallas o errores; facilitar las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su
vigilancia; la conciencia en que los empleados y en sus jefes acerca de que el trabajo se
esta o no realizando adecuadamente; reducción de costos al aumentar la eficiencia
general, además de otras ventajas adicionales.
Puede decirse que la utilidad de los manuales de procedimientos es múltiple, en virtud
de ser un instrumento que permite conocer en funcionamiento interno por lo que
respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución. Asimismo, auxilian en la inducción al puesto y en el
adiestramiento y capacitación del personal en virtud de que se describen en forma
detallada las actividades por puesto.
14
2.4.2 Tráfico
Distribución física de las unidades, control y orden en la ubicación y localización de los
tractos o camiones de carga.
Una vez que el departamento de comercialización realiza las negociaciones con los
clientes como son las formas de pagos, determinación de fechas de entrega entre otras,
se dispone a checar las unidades en patio, verificar que unidades están en buen estado,
esto se realiza por medio de un formato de verificación ocular (anexo_I ), una vez hecho
se dispone a la elaboración de la carta porte (anexo_II ), que se le es entregada al
operador de la unidad, una vez que el operador ha llegado y entrega los documentos de
los gastos del viaje, se checa que documentos son validos con base a las disposiciones
fiscales.
Recaba la información de “Regreso de viaje” que realiza tráfico para tener información
para elaboración de gastos. Estos documentos que necesita Contabilidad satélite son:
ƒ
Carta Porte
ƒ
Bitácora del conductor
ƒ
Emisión de reporte
ƒ
Inspección ocular
ƒ
Hoja de liquidación de viaje
15
DISPOSICIONES FISCALES
La Secretaria de Hacienda y Crédito Público emite a través del Diario Oficial de la
Federación, cuales son los requisitos que deben reunir las empresas para el inicio de sus
actividades y requisitos de comprobantes fiscales.
Art. 31 Ley de Impuesto Sobre la Renta ( ISR ).
Es estrictamente indispensable para los fines de la actividad de la empresa.
ƒ
Fracción III, amparados con documentación que reúnan los requisitos fiscales
(Art. 29 y 29 A de CFF ) y cuando excedan de $ 2,000.00 (dos mil pesos 00/100
m.n ), se pague con cheque nominativo con sello o para abono en cuenta del
beneficiario o con transferencia electrónica, a la cuenta del proveedores, excepto
tratándose de pago de sueldos.
ƒ
Fracción V. Cumplir con las obligaciones establecidas, tratándose de retenciones
y entero de impuestos a cargo de terceros, recabando copia del formato de
retención de impuestos, es el caso de retención de honorarios y arrendamiento,
pagados a personas físicas, así como el pago de fletes.
ƒ
Fracción VII. Cuando los pagos cuya deducción se pretenda realizar y causen
impuestos al valor agregado, dicho impuesto se traslada en forma expresa y por
separado en los comprobantes correspondientes.
16
Art. 32 Fracción III LISR, los obsequios, atenciones y otros gastos de naturaleza
análoga no deducibles.
ƒ
Fracción V, los viáticos o gastos de viaje solo serán deducibles cuando se
efectué, fuera de un radio de 50 kilómetros de distancia del domicilio de la
empresa, la persona que efectúe estos gastos deberá tener relación comprobable
de trabajo o estar prestando servicios profesionales con la empresa.
Art. 29 y 29 A Código Fiscal de la Federación ( CFF ).
Requisitos que deben reunir los comprobantes:
ƒ
Deberá ser impreso en establecimientos autorizados.
ƒ
Contener el nombre, denominación o razón social y clave de impresión del
registro federal de contribuyentes, así como la cédula de quien lo expide y el
domicilio.
ƒ
Contener impreso número de folio.
ƒ
Lugar y fecha de expedición.
ƒ
Nombre completo, domicilio y clave del registro federal de contribuyentes de la
persona a favor de que lo expide (empresa).
ƒ
Cantidad y clase de mercancías o servicio prestado y en su caso, valor unitario,
así como monto del impuesto al valor agregado, trasladado, y en su caso, las
retenciones, con número y letra.
17
2.4.3 Facturación
Elaboración del documento detallado de la venta de un bien o servicio, elaborada por el
vendedor o proveedor para el cual constituye una factura.
Área encargada de la elaboración de las facturas con los datos del cliente a quien se le
venido el servicio, como son los datos del vendedor y datos del destinatario, nombre,
dirección, RFC,
descripción de las mercancías, condiciones de pago, unidades de
medidas, como son bultos, cajas o kilogramos, fecha de embarque, operador, número de
la unidad y de donde a donde se transporto la mercancía.
Después que recibe la información proporcionada del área de refrigerado se inicia la
elaboración de la factura, basándose en la información que contiene la carta porte o de
pedimento, pedimento es cuando los operadores dejan las cajas en la zona fronteriza
(Laredo), que se tendrán que exportar a EUA.
2.4.4 Cobranza
Procedimientos adoptados para cobrar y recuperar en su totalidad las carteras de clientes
y documentos por cobrar.
Recibe la información del área de facturación y se dispone a enviar la factura original al
cliente, realizar llamadas telefónicas con los para estar revisando si ya realizaron el
deposito de pago de las facturas, estar constantemente revisando las carpetas de los
clientes para no retrazar la cartera.
18
2.4.5Cartera de clientes
Registro de las facturas cobradas, disminución en la cuenta de clientes.
Una vez que el área de Cobranza envía las facturas que se han confirmado como pagadas
por el cliente, se dispone a realizar la captura de las mismas en el sistema contable,
abonando las cuentas de los clientes con las cantidades de las facturas, es muy
importante sumar las cantidades, pues los pagos de los clientes se realizan en moneda
extranjera, esa cantidad se tendrá que multiplicar por la cotización del dólar en el día que
se realizo el cobro o pago de la factura por parte del cliente.
Para efecto de reembolsos de facturas de refacciones de las unidades, se envían estas con
el gerente para que de la autorización y firma.
2.5 Objetivo
•
Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de
cada área y puestos que intervienen en dichas operaciones así como de los
formatos a utilizar para cada procedimiento.
•
Determinar en forma sencilla cada una de las operaciones a realizar utilizando un
lenguaje de fácil comprensión, no solo para los trabajadores de estas áreas, sino
para toda persona interesada en conocer más acerca del desarrollo de funciones.
•
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer, como
y cuando deben hacerlo.
19
•
Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar posibles duplicidades de
actividades
•
Constituir una base para el análisis posterior al trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos para realizar las operaciones.
20
CAPÍTULO III
DESARROLLO DEL
PROYECTO
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL
ÁREA DE INGRESOS
EXPRESS POLAR S. A.
DE C. V.
ÁREA TRÁFICO
3.1 ÁREA TRÁFICO
Funciones:
•
Distribución del producto (logística del departamento de ventas).
•
Programar el equipo (unidades y personal operativo).
•
Checar unidades en patio.
•
Llenar formatos: HOJA
•
Realizar movimientos en pizarra.
•
Realizar carta porte.
•
Realizar el formato DESPACHO.
•
Localización de unidades vía satélite.
•
Llenado del formato RECEPCIÓN DE GASTOS DE VIAJE.
Distribución del producto.
El área de ventas se maneja por medio de una cartera de clientes, el cual su función es
distribuir el producto, llamando o haciendo visita constantes el cliente potencial
ofreciéndole costo y calidad en tiempo – producto. Cuando se haya hecho el convenio
con el cliente hay una conformidad establecida de fecha y condiciones que emite el
cliente, aquí es donde se pasa la información a tráfico y esta área se encargará de
programar el equipo para abastecer la demanda.
24
Programación del equipo.
Una vez que se tiene los datos del cliente, las especificaciones del producto, lugar de
carga y descarga, tiempos y fechas de entrega, se dispone a revisar las unidades y
operadores disponibles, para poder llenar documentos para la salida de la unidad de la
planta y presentarse en el lugar indicado.
Checar unidades en patio
Se checan las unidades que se encuentran en patio de la empresa, cuales están
disponibles y en condiciones para ser utilizadas, de presentar algunos problemas, se
realiza el llenado del formato hoja de inspección ocular diaria (anexo_1), en la que se
describe cuales son los problemas de la unidad para enviarlas a mantenimiento.
Movimientos en pizarra.
Al entrar las unidades en mantenimiento, se coloca en la pizarra un imán con el numero
de la unidad a un estado de unidad en mantenimiento, una vez que salga se realiza su
movimiento a un estado de disponible.
Llenado de Formatos.
Una vez listas las unidades se procede a realizar la carta porte (anexo_2), que contiene
los datos del remitente y destinatario, origen / destino, nombre, dirección, RFC, lugar
25
donde se recogerá y entregará el producto, descripción del producto, unidad de medida
(cajas, bultos, kilogramos etc,), importe del flete, reembarco y reembarcarse con, para el
caso de intercambio de cajas con el producto para exportación, formato de despacho
(anexo_3), nombre del operador, numero de caja, numero de tracto o unidad, nombre del
cliente, fecha y hora de la cita, lugar de la cita donde se tiene que presentar el operador
con la unidad, producto que se va cargar, temperatura programada del producto a la que
debe mantenerse, origen (lugar de carga), destino (lugar de descarga), instrucciones
especiales para el producto, PARTE QUE DEBE LLENAR EL OPERADOR; llegada a
cita, temperatura de la caja, limpieza de la caja, fecha y hora de inicio de carga, fecha y
hora de terminación de carga, tiempo que tardo en cargar, DURANTE EL TRAYECTO;
checar las temperaturas programada / temperatura real, LLEGADA A DESTINO;
temperaturas, temperatura de aire, temperatura programada, fecha de llegada, hora de
llegada, tiempo de trayecto en horas.
Una vez que el operador regresa, deberá entregar el documento en el área de trafico, por
el cual la persona encargada del área tanto como el operador deberán firmar de
entregado y recibido, formato recepción de documentos de viaje (anexo_4).
26
Área:
Diagrama de Flujo:
Express Polar S. A. de C. V.
Tráfico
Programación del equipo
INICIO
Recibe la información
completa del cliente
Checar unidades en patio
Están las
unidades
disponibles
y buen
estado?
SI
Movimientos a la
pizarra
Elaboración carta porte
NO
Llenar formato de
inspección ocular diaria
Llenar formato
despacho
2
1
3
27
Pág
1
2
1
Llenar formato de lavado
interior y previaje
Enviar unidades a taller de
mantenimiento
3
Entregar documentos a
operador
FIN
28
Área:
Diagrama de Flujo:
Express Polar S. A. de C. V.
Tráfico
Recepción de documentos
INICIO
Recepción carta porte
sellada y copia
Llenar formato recepción
de documentos de viaje
Recepción de documentos
de viaje
Cuenta con
dispos.
Fiscal y
políticas
empresa?
SI
Enviar gastos a caja
para reembolsos
No
Se rechaza documentación
FIN
29
ÁREA FACTURACIÓN
3.2 FACTURACIÓN
Funciones:
•
Recepción de documento.
•
Elaboración de facturas
Recepción de documentos.
Recibe del área de tráfico la carta porte para retomar los datos del cliente y emitir la
factura original con dos copias adjuntas, una copia para que efectos de pago de nómina.
Elaboración de factura
Para la elaboración de la factura la persona encargada del puesto se basará en la carta
porte que recibirá del área de Tráfico.
Contenido de la carta porte:
•
Lugar y fecha de expedición del documento.
•
Lugar de salida de la carga.
•
Lugar de destino de la carga.
•
Remitente de la carga.
•
Destino de la carga.
31
•
RFC del remitente
•
RFC del destinatario.
•
Domicilio del remitente.
•
Domicilio fiscal de destinatario.
•
Lugar donde se recogerá la carga.
•
Lugar donde se recibirá la carga.
•
Contenido de la carga.
•
Nombre del operador que lleva el viaje.
•
Número de la unidad o cajas.
Para efectos fiscales la factura deberán ser impreso en establecimientos autorizados,
contener el nombre, denominación o razón social y clave de impresión del registro
federal de contribuyentes, así como la cédula de quien lo expide y el domicilio, contener
impreso número de folio, lugar y fecha de expedición, nombre completo, domicilio y
clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de que lo expide
(empresa), cantidad y clase de mercancías o servicio prestado y en su caso, valor
unitario, así como monto del impuesto al valor agregado, trasladado, y en su caso, las
retenciones, con número y letra.
32
Área:
Diagrama de Flujo:
Express Polar S. A. de C. V.
Facturación
Elaboración de Facturas
INICIO
Recibe carta porte y
copia
Revisa contenido carta
porte
Elaborar
factura original
y dos copia
Enviar facturas a
cobranza
Enviar carta porte a
nomina
FIN
33
ÁREA COBRANZA
3.3 COBRANZA
Funciones:
ƒ
Llevar un control de las facturas de cada cliente.
ƒ
Enviar factura original.
ƒ
Verificar que los clientes hallan liquidado sus cuentas.
ƒ
Gestionar la cartera de clientes cuando tengan facturas pendientes.
ƒ
Envío de fax
ƒ
Llamadas telefónicas
Control de facturas de cada cliente
Una vez que el departamento de Facturación ha realizado la factura original con dos
copias las envía al área de cobranza donde se tendrán que colocar en la carpeta del
cliente correspondiente de tal forma que estén ordenadas para un mejor control. Así de
esta formar depurar las cuentas y tener el stock de adeudo.
Enviar factura original.
Se procede a enviar la factura original al cliente via paquetería para que realiza el pago o
deposito a la cuenta de la empresa, una vez confirmado el deposito se toma la copia
color azul y verde de la carpeta de los clientes, la azul se archiva y se envía ala carpeta
de registro de ventas (archivo) y la verde se envía al departamento de contabilidad para
realizar su captura en el sistema y actualizar la cartera de clientes.
35
Verificar que los clientes liquiden cuentas pendientes.
Checar de la carpeta de cada cliente que facturas están retrasadas en el pago por parte del
cliente, para proceder hablar con el y preguntar por que no ha pagado.
Enviar fax.
Se envía un fax al cliente con un listado de las facturas que aún nos deben, de una forma
u otra haciendo un poco de presión para que realicen sus pagos.
Llamadas telefónicas.
El uso del teléfono es para estar realizando continuamente llamadas con los clientes para
checar si ya hicieron los pagos o porque razón no lo han hecho, en algunos casos no son
los clientes sino los proveedores de ellos, o pedirles de favor que se comuniquen con sus
proveedores para que nos paguen, en ese caso se procede a realizar la factura al
proveedor.
36
Área:
Diagrama de Flujo:
Express Polar S. A. de C. V.
Cobranza
Proceso de la cobranza
INICIO
Recepción de
facturas
FIN
Guardar factura en
carpeta correspondiente
al cliente
Póliza
diario
ventas
Enviar factura original
al cliente
Enviar a cartera de
clientes para captura
Llamar por teléfono al
cliente
Copia
azul
Ya hizo
el
depósito?
Copia
verde
Se buscan las copias en carpeta
SI
NO
37
CARTERA DE
CLIENTES
3.4 CARTERA DE CLIENTES
Funciones:
•
Capturar o depurar la información.
•
Emitir póliza.
•
Reembolsos.
Captura de información.
Una vez que recibe las facturas (copia color verde) que cobranza ya tiene como facturas
cobradas, se dispone a depurar, revisando el catalogo de cliente a través del sistema
contable, abonando la cuenta del cliente por el pago de las facturas, tomando en cuenta
la fecha de cana una de las facturas, tomando en cuenta el tipo de cambio o cotización
del dólar del día en que se efectuó el pago a moneda nacional. Si encuentra en el sistema
facturas retrazadas que adeudan los clientes, se pone en contacto con el área de ventas,
haciéndole saber que se tienen clientes con facturas retrazadas, para que ellos se pongan
en contacto con los clientes y exijan el pago de las mismas, llegar a un acuerdo o
negociar con ellos.
Reembolsos.
Una vez que recibe los documentos que el operador entrega para que todo gasto que
origino en el transcurso del viaje le sean reembolsados, entregará estos al gerente de la
empresa para que firme de autorización para el reembolso, deben contar con los
requisitos fiscales.
39
Emitir pólizas.
Una vez realizada la captura, se imprime la póliza, anexándole las facturas para enviarlas
al archivo, de esta forma se llega a la captura de ingresos.
40
Área:
Diagrama de flujo:
Express Polar S. A. de C. V.
Cartera de Clientes
Captura de Póliza
INICIO
Recepción de
factura copia verde
Buscar cliente en
el sistema SAE
Abono por el total
de las facturas
Hay
facturas
pendientes
NO
SI
Se informa al área de
ventas
Imprimir póliza de
ingreso
Enviar póliza y
factura a GONIE
FIN
41
SIMBOLOGIA DIAGRAMAS DE FLUJO
Terminal. Indica el
Documento.
inicio
Representa
o
la
terminación
del
cualquier
flujo,
ser
documento
puede
acción
o
tipo
de
que
lugar;
entre, se utilice, se
además se usa para
genere o salga del
indicar una unidad
procedimiento.
administrativa
o
personal que recibe
o
proporciona
información.
Conector de página.
Archivo. Representa
Representa
un archivo común y
una
conexión o enlace
con
otra
corriente de oficina.
hoja
diferente, en la que
continua
el
diagrama de flujo.
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Operación.
Conector.
Representa
la
Representa
una
realización de una
conexión o enlace
operación
o
de una parte del
actividad relativas a
diagrama de flujo
un procedimiento.
con otra parte lejana
del mismo.
Dirección de flujo o
Decisión
alternativa.
o
Indica
linea
de
Conecta
union.
los
un punto dentro del
símbolos señalados
flujo en que son
el orden en que se
posibles
deben realizar las
cambios
varios
distintas
operaciones
43
CAPÍTULO IV
CONCLUSIONES
4.1 Conclusiones
Este proyecto me deja el conocimiento de cómo se realizan las operaciones en las
distintas áreas de trabajo de un empresa, cuya actividad es el la venta del servicio, cabe
hacer mención que al principio no tenia un a idea clara de cómo se trabajaba, gracias a
este manual empecé a tener un panorama mas amplio y pude conocer realmente la forma
y procedimientos para realizar cada una de las distintas operaciones.
Las empresas en la actualidad buscan el mejoramiento continuo en sus operaciones para
poder competir en el mercado, es por ello que necesita de instrumentos que les permitan
realizar sus operaciones de manera eficaz y eficiente.
Hoy en día la forma en la que realizan sus operaciones han dado los resultados
esperados, han logrado mantenerse dentro de la competitividad, considero que este
manual puede servir como base para el mejoramiento de algunos procedimientos que en
dado caso puedan afectar el buen funcionamiento de las actividades y el desarrollo del
personal.
En esta empresa aprendí que lo más importante en el trabajo es el compromiso, la
puntualidad, responsabilidad, iniciativa y ganas de trabajar, gracias a esto obtienes
experiencia y conocimientos que te puedan ayudar a desarrollarte profesionalmente.
45
BIBLIOGRAFÍA
GÓMEZ Ceja Guillermo
Sistemas administrativos
Análisis y Diseño, editorial
Mc Graw Hill, primera edición,
México, 1997.
46
ANEXO I
48
ANEXO II
50
ANEXO III
52
ANEXO IV
54