INFORME FINAL AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 INFORME FINAL AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYÁN EMTEL S.A. E.S.P. VIGENCIA 2010 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN 2.011 1 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 6 2. HECHOS RELEVANTES EN LA PRESENTE AUDITORÍA 7 3. DICTAMEN INTEGRAL 8 4. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 15 4.1. EVALUACIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES 15 4.2 EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS 17 4.2.1 Gestión misional 17 4.2.2 Gestión contractual 20 4.2.2.1 Cumplimiento de la gestión contractual 20 4.3. GESTIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA 23 4.3.1 Programación y aprobación 24 4.3.2 Cumplimiento Normativo 25 4.3.3 Cumplimiento de la ejecución de ingresos y gastos 25 4.3.4 Análisis de Rentabilidad de la Empresa 26 4.4 GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO 35 4.4.1 Hojas de Vida 35 4.4.2 Cumplimiento Normativo 36 4.4.3 Gestión Para desarrollar las competencias del Talento Humano 36 4.4.4 Prestación de Servicios 36 4.5 GESTIÓN DE CUMPLIMIENTO DE PLANES DE MEJORAMIENTO 37 4.5.1 Gestión del Proceso MECI Calidad 45 2 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 4.5.2 Evaluación del Sistema de Control Interno 46 4.6 OTROS PROCESOS DE APOYO 47 4.6.1 Obra Pública 47 4.6.2 Sistemas 48 4.6.2.1 Seguridad informática 49 4.6.2.2 Sistemas de información 49 4.6.2.3 Página web 50 4.6.2.4 Soporte y mantenimiento 51 4.6.2.5 Compra de equipo 51 4.6.2.6 Conectividad 52 4.6.2.7 Mapa de riesgos 52 4.6.2.8 Control al software 53 4.6.3 Proceso Almacén 53 4.6.3.1 Procedimiento de Bajas 53 4.6.3.2 Procedimiento de A22 53 4.6.3.3 Elementos en Bodega 53 4.6.4 Evaluación Control interno 54 4.6.5 Controversias Judiciales 55 MATRIZ DE VALORACIÓN DE RESPUESTAS 58 3 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 ÍNDICE DE CUADROS Cuadro No. 1 Evaluación de la Gestión 17 Cuadro No. 2 Calificación de los Indicadores de la Gestión 20 Cuadro No. 3 Distribución porcentual de la contratación 21 Cuadro No. 4 Distribución porcentual de la muestra de contratación 22 Cuadro No. 5 Gestión presupuestal y financiera 23 Cuadro No. 6 Ingresos presupuestados vigencia 2010 24 Cuadro No. 7 Distribución presupuesto de egresos 25 Cuadro No. 8 Presupuesto definitivo de gastos vigencia 2010 25 Cuadro No. 9 Distribución de rubros de gasto para la vigencia 2010 26 Cuadro No. 10 Comparativo cartera por ítems (Años 2006 - 2010) 33 Cuadro No. 11 Comparativo total de cartera y cartera a más de 365 días 35 Cuadro No. 12 Cumplimiento de acciones de mejora 37 Cuadro No. 13 Resultados de la evaluación conceptual del SCI 46 Cuadro No. 14 Resultados evaluación operatividad sistema de control interno 47 Cuadro No. 15 Resumen de controversias judiciales 55 4 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 ÍNDICE DE GRAFICAS Gráfica No. 1 Distribución de la contratación 21 Gráfica No. 2 Distribución de la muestra de contratación 22 Gráfica No. 3 Valores porcentuales presupuesto de gastos vigencia 2010 26 Gráfica No. 4 Ingresos Operacionales 27 Gráfica No. 5 Cargo Fijo 27 Gráfica No. 6 Consumo 27 Gráfica No. 7 Consumo 28 Gráfica No 8 Acceso y Uso de Redes 28 Grafica No. 9 Acceso y Uso de Redes 29 Grafica No. 10 Televisión por cable 29 Grafica No. 11 Teléfonos Públicos 29 Grafica No. 12 Participación en Directorios 30 Grafica No. 13 Servicios personales 31 Grafica No. 14 Gastos operacionales 31 Grafica No. 15 Gastos generales 31 Grafica No. 16 Depreciaciones y provisiones 32 Gráfica No. 17 EMTEL 33 Gráfica No. 18 Larga distancia nacional 34 Gráfica No. 19 Celulares 34 Gráfica No. 20 PUBLICAR 34 5 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 1. INTRODUCCIÓN La Contraloría Municipal de Popayán en cumplimiento de su función constitucional legal y en cumplimiento del Plan General de Auditorias – PGA Vigencia 2011, realizó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A. E.S.P. a los Estados Contables, Evaluación de Cumplimiento, Evaluación de Gestión y Resultados (Gestión Misional, Gestión Contractual, Gestión Presupuestal y Financiera, Gestión de Administración del talento humano, Cumplimiento de planes de mejoramiento, Sistema de Control Interno, Sistema MECI), correspondientes a la vigencia 2010 con la finalidad de emitir dictamen integral al sujeto de control, acorde con el memorando de encargo Nº 008 de 17 de septiembre de 2011, suscrito por la Doctora MARÍA SUSANA RAMOS RAMOS, Contralora Municipal de Popayán. La cuenta anual fue rendida en cumplimiento de la resolución orgánica 009 de 4 de febrero de 2010, siendo debidamente recibida y en cumplimiento de los términos establecidos en lo relacionado a forma período, contenido y plazos. La información reportada fue utilizada como insumo en desarrollo de la auditoria. En el proceso de ejecución de la auditoria y dentro del trabajo de campo, se levantaron las pruebas correspondientes, se hizo las consultas necesarias en las diferentes secciones, verificaciones visita a obras y cruces de información con el fin de determinar las observaciones las que se dan a conocer oportunamente a la gerencia en desarrollo del proceso auditor. El equipo auditor desarrolló la auditoría verificando si los recursos fueron manejados eficiente, eficaz, económica y efectivamente en cumplimiento de los propósitos, de los programas y planes de la entidad y determinar si la información administrativa, es suficiente útil, oportuna y confiable. Del informe de Auditoría Especial a Estados Contables hecho anteriormente, se toma el concepto para determinar el fenecimiento de la cuenta; se hace la verificación para determinar si la empresa viene cumpliendo con la normatividad aplicable, se verifica la efectividad y confiabilidad de del Sistema de Control Interno y advertir y comunicar a la administración los riesgos y deficiencias con el fin de que EMTEL tome las medidas preventivas y correctivas. Dada la situación que en el momento se vive por la aparición de nuevos operadores de telecomunicaciones, el descenso que los resultados financieros de la empresa vienen mostrando desde tiempo atrás, se espera que el presente trabajo, sea útil para la empresa en la toma de decisiones que la administración deba tomar para determinar la permanencia de la empresa en el ámbito donde se desempeña. 6 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 2. HECHOS RELEVANTES EN LA PRESENTE AUDITORIA La Empresa Municipal de teléfonos de Popayán EMTEL S.A. E.S.P., ha venido enfrentando la competencia por la aparición de nuevos operadores de comunicación; situación que la coloca en riesgo debido a la capacidad financiera de estos. Para mantenerse en el mercado, se viene replanteando su estrategia de ventas, mercadeo y actualización tecnológica. La empresa cuenta como socio estratégico con UNE E.P.M., situación que ha contribuido a su permanencia en el mercado aunque se tienen pendientes servicios por implementar como la televisión digital, proyecto pendiente ya que está condicionado a su disponibilidad de parte del socio. Para el año 2010, la empresa tenía proyectado ejecutar el plan de retiro voluntario, este no se pudo ejecutar por la imposibilidad de obtener los recursos financieros necesarios para llevarlo a cabo. La empresa recurre al mercado financiero en busca de recursos para mantenerse en el mercado, aunque esta política le ha permitido mantenerse y se ha venido cumpliendo con las obligaciones, no deja de ser un riesgo por la disminución que se presenta en la venta de algunos servicios representativos en sus ingresos. El robo continuo de cable se viene constituyendo en un riesgo permanente para la empresa, presentándose interrupción en el servicio y malestar de los usuarios, en primera instancia por las demoras en los tiempos de respuesta y de otra parte por los costos que deben asumir la empresa y el afectado, situación que no ha tenido los controles adecuados de manera oportuna. La inversión que la empresa ha realizado en la construcción de su infraestructura de ductos y redes, viene siendo utilizada por la competencia sin que exista contraprestación alguna, se observa como riesgo los vacíos que en la legislación se tiene al respecto, esto ocasiona daños que la empresa debe asumir con sus recursos. El producto más representativo de los ingresos de la empresa, como lo es la telefonía fija ha venido en la que el cargo básico registra una disminución del 25% y el consumo 14%. (Fuente ejecución Presupuestal años 2009 y 2010). 7 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 3. DICTAMEN INTEGRAL Popayán, diciembre 19 de 2011. Doctor ANDRÉSS COLLAZOS ROBLES Gerente Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL, S.A. E.S.P. Ciudad La Contraloría Municipal de Popayán, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 207 de la Constitución Política, practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la entidad Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL, S.A. E.S.P., a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición, los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, para el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2010; dichos estados contables fueron examinados y fueron auditados por la Contraloría Municipal de Popayán. La auditoria incluyó la información obtenida en la Auditoria Especial a Estados contables, de esta se tomaron los resultados relacionados con la gestión financiera y por la cual se verificó que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Dentro del proceso de auditoría, se evaluó la adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI, el Sistema de Gestión de Calidad, el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Es responsabilidad de la administración de la empresa, el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Popayán. La responsabilidad de la Contraloría, consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, con fundamento en el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad en las áreas o proceso auditados y en la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables Consolidados. El representante legal de la Entidad Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL, S.A. E.S.P., rindió la cuenta dentro de los plazos previstos en la resolución 09 de 2010. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo a Normas de Auditoria Gubernamental Colombianas NAGC, compatibles con las Normas Internacionales de Auditoria NIAS y 8 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 con políticas y procedimientos de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral prescritos por la CGR, consecuentes con los de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellos, de la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables Consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Popayán. Para la presente auditoria, la administración no dio respuesta de acuerdo a la forma establecida a las observaciones planteadas, motivo por el cual la Contraloría valoró en mesa de trabajo las observaciones y se plantean los hallazgos resultantes. ALCANCE DE LA AUDITORIA Se evaluaron las siguientes líneas de auditoría: 1. Estados contables 2. Cumplimiento y legalidad 3. Gestión y Resultados en sus componentes: - - Gestión Misional, Gestión Contractual, Gestión Presupuestal y financiera, Gestión de Administración del Talento Humano, Cumplimiento del Plan de Mejoramiento y Evaluación del Sistema de Control Interno. De la contratación: Revisada y analizada la documentación de la contratación vigencia 2.010, se pudo determinar: En el año 2010 se celebraron 275 contratos por valor de $6.236.406.894 Se tomó una muestra de 29 contratos por valor de DOS MIL NOVECIENTOS CINCUENTA Y TRES MILLONES CUARENTA Y CINCO MIL QUINIENTOS OCHENTA Y NUEVE PESOS ($2.953.045.589). El total de la muestra equivale al 10.54% del total de la contratación. 9 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 El SICE se debe aplicar sin importar la naturaleza del régimen contractual de la empresa, así sea privado ya que maneja recursos públicos. La entidad a la fecha no ha implementado la aplicación del SICE. DICTAMEN INTEGRAL Con base en el concepto sobre la gestión de las áreas, procesos o actividades auditadas y la opinión sobre los Estados Contables Consolidados, la Contraloría Municipal de Popayán fenece la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal 2010 clasificándola en el cuadrante D12 de la siguiente matriz de dictamen: MATRIZ DE DICTAMEN Concepto/Opinión Limpia Con salvedades Negativa Abstención D 13 D 23 D 14 D 24 D 33 D 34 D Favorable con observaciones D 21 D 12 D 22 Desfavorable D 31 D 32 Favorable 11 La entidad al ubicarse en el cuadrante D12 es decir favorable con y con salvedades sobre los estados financieros, mejorando la calificación con respecto al año 2009, lo que significa que la entidad tiene aspectos donde registra mejoras. Especialmente en el área financiera. Concepto sobre la Gestión y Resultados La Contraloría Municipal de Popayán, como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que la gestión en las áreas, procesos y actividades auditadas, es cumple parcial al obtener una calificación de 83% resultante de evaluar los aspectos que se relacionan a continuación: Consolidación de la calificación de la gestión ÍTEM ASPECTOS Calificación Parcial Factor de Ponderación Calificación Total 1 GESTIÓN MISIONAL 0.80 0.3 0.24 2 GESTIÓN CONTRACTUAL 0.78 0.2 0.16 0.9 0.1 0.1 0.97 0.1 0.10 3 4 GESTIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN TALENTO HUMANO 10 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 5 CUMPLIMIENTO DE PLAN DE MEJORAMIENTO 0.65 0.15 0.10 6 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1 0.15 0.15 CALIFICACIÓN TOTAL FAVORABLE 1,00 0.83 Gestión misional Para la evaluación de la gestión misional de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL, S.A. E.S.P., se evaluaron de forma selectiva el cumplimiento de los diferentes proyectos y programas establecidos en el Plan de Desarrollo para el período sujeto a examen. Para lo anterior se solicitaron los documentos e instrumentos pertinentes con sus respectivos monitoreos y seguimientos; así las cosas, la empresa tiene los siguientes documentos: Plan estratégico Plan de desarrollo Plan de gestión y resultados Respecto al plan estratégico la empresa tiene definidas sus estrategias para actuar frente a la competencia, pero estas deben irse modificando en la medida que transcurre el tiempo. De acuerdo a los resultados de la auditoria especial y la auditoria regular, no se detectan avances importantes en la marcha de la empresa que permitan avizorar en corto o mediano plazo, una situación mejor para la empresa. Es un imperativo de la administración hacer un seguimiento puntual del comportamiento de los resultados de la empresa dado que los resultados no muestran una tendencia a recuperarse y los rubros que se vienen estabilizando lo hacen por la parte baja de los resultados. Se hace necesario que el plan estratégico para las vigencias por venir, sean ajustados a la realidad de la empresa, se destaca como hecho positivo en la vigencia, la nueva visión que se pretende dar a la empresa ya no como empresa de telecomunicaciones sino como empresa prestadora de servicios de tecnología de la información. Se hace necesario que cada unidad presente sus planes y el seguimiento a estos de una forma puntual y minuciosa no tanto para el cumplimiento de un formalismo sino para determinar con precisión el rumbo que se le deberá dar en un futuro próximo a la empresa. En lo que respecta al Plan de gestión y resultados de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A. E.S.P., se determinaron siete proyectos del área misional, los cuales se han venido ejecutando a través de programas y proyectos dando como resultado para la vigencia de 2010 un nivel de cumplimiento del 11 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 80% de las metas propuestas en cada una de las dimensiones y sus correspondientes sectores. Gestión presupuestal y financiera. Mediante el Acuerdo No. 002 del 18 de diciembre de 2009, la Junta Directiva, aprueba el Proyecto de Presupuesto de Rentas, Recursos de Capital, Gastos y Apropiaciones de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A. E.S.P., para la vigencia del primero de enero al 31 de diciembre de 2010, por valor de VEINTITRÉS MIL NOVECIENTOS TREINTA Y SEIS MIL MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL OCHOCIENTOS SESENTA PESOS MONEDA LEGAL ($23.936.895.860). durante la vigencia se modificó el presupuesto para incorporar un crédito obtenido por valor de $108.500.000 con destino a la adquisición de un vehículo blindado para uso del alcalde quedando el presupuesto definitivo en VEINTICUATRO MIL CUARENTA Y CINCO MILLONES TRESCIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL OCHOCIENTOS SESENTA PESOS M/CTE. Ingresos: Gastos: $24.045.395.860 $24.045.395.860 La ejecución presupuestal de ingresos en la vigencia 2010, presenta un recaudo de $16.023.014.518 que equivale a un 66.64% de los recaudos programados lo que refleja una disminución con respecto a la vigencia 2009 donde la ejecución alcanzó un 72%. La principal fuente de ingresos para la entidad son los Ingresos de Venta de servicios de telefonía fija, televisión por cable e internet, que corresponde a los productos que por su naturaleza ofrece la empresa a través de su portafolio. En el cumplimiento de la Ejecución de gastos se verificó que de los $24.045.395.860 que fue la apropiación definitiva para la vigencia 2009, se ejecutaron $14.867.197.487 que representan el 61.83% con respecto a la apropiación definitiva. Del resultado se desprende una disminución de los gastos especialmente los de personal, inversión y gastos generales. Gestión del talento humano La Empresa Municipal de telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A. E.S.P., ha cumplido de manera adecuada con las normas referentes a plan de capacitación, plan de bienestar social e incentivos; en cuanto al manejo de la planta de cargos, nombramientos, novedades de nómina, liquidaciones han cumplido con la normatividad vigente, en adelante se analizan los siguientes aspectos: La planta de personal está establecida por acuerdo 006 de 2002. 12 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Está pendiente el proyecto de reestructuración al cual se han acogido 25 empleados de los cuales clasifican 14 por cuanto los otros son personas con más de 20 años de servicios o próximos a pensionarse. En la vigencia 2010, se realizó un plan de capacitación con programación de 41actividades, con un cumplimiento del 70.7%., la mayoría de las capacitaciones se ejecutaron mediante convenios con proveedores, universidades, SENA. Se cuenta con un programa de salud ocupacional, se trabaja con la ARP POSITIVA y actividades encaminadas a controlar y mejorar la salud de los trabajadores. Se dispone de una profesional en salud ocupacional, fisioterapeuta, Sicóloga y enfermera jefe. Se maneja historia clínica de salud ocupacional con los controles adecuados. Se continúo con la deficiencia de no contar con un plan de incentivos no pecuniarios, para los mejores equipos de trabajo, ni de manera individual, y paralelamente no se implementó en la vigencia 2009 la evaluación de desempeño laboral, la cual se proyecta para el periodo que inicia en el año 2011. Contratación de prestación de servicios La contratación de prestación de servicios se distribuyó de acuerdo al siguiente cuadro: Publicidad Soporte clientes adsl Ventas y mercadeo Servicios profesionales Distribución de facturación Vigilancia Mensajería Alquiler acceso internet Cobranzas Otros Construcción y ampliación de redes TOTAL 362,495,140 60,760,000 375,129,440 230,414,718 191,448,000 341,764,884 20,132,300 849,356,640 19,543,200 205,040,530 243,518,970 2,899,603,822 Fuente: formato F13A. Reporte de contratación Evaluación del cumplimiento y avance del plan de mejoramiento Una vez evaluado el plan de mejoramiento suscrito por la entidad para la vigencia 2010, en el cual se contemplaron 16 acciones de mejoramiento, el resultado es el siguiente: Con un nivel de cumplimiento del 100% se encuentran 5 acciones, las cuales deben eliminarse del plan de mejoramiento. 13 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Hay 8 acciones de mejora con cumplimiento medio, las que se deben dejar en el plan de mejoramiento institucional y hacerles plan de contingencia. Relación de hallazgos en la vigencia Para la vigencia auditada, se encontró la siguiente relación de hallazgos: Administrativos: Disciplinarios: Fiscales: 12 6 2 por valor de $11.383.673 Atentamente, JOSÉ ÍTALO CAICEDO VARONA Contralor Municipal de Popayán (E) 14 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA Las observaciones planteadas en cada línea de auditoría, constituyen presuntos incumplimientos de conformidad con las respuestas dadas por parte del sujeto de control y por la valoración del equipo auditor. 4.1 EVALUACIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES Dictamen Con Salvedades La Contraloría Municipal, practicó examen al Balance General de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A. E. S P. a 31 de Diciembre de 2010 y el correspondiente Estado de Actividad Financiera, Económica y Social por el período comprendido entre el 1 de Enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2010; la evaluación de las operaciones financieras, las cuales se realizaron conforme a las normas, estatutarias y de procedimientos aplicables. El contenido de la información de los Estados examinados, es responsabilidad de la administración. El trabajo de la Contraloría consiste en producir un Dictamen, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría implementados por la Contraloría Municipal de Popayán y de aceptación general, encontrando que los libros de Contabilidad se encuentran registrados en la Cámara de Comercio, el proceso contable se encuentra sistematizado, la causación de Ingresos, gastos y costos se efectúa en forma oportuna, están definidos procedimientos que establecen la responsabilidad en el registro de recaudos, manejo de Cajas menores una en Gerencia y otra en Almacén con montos iguales de $1.700.000. Se elaboran en forma mensual las conciliaciones Bancarias en las nueve (9) Cuentas Corrientes y en las Cinco (5) Cuentas de Ahorro que posee la Entidad. La Contratación se rige por el Acuerdo Nro.004 de enero 26 de 1999 y por el Acuerdo Nro. 007 de julio 27 de 2004 expedidos por la Junta Directiva de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán. El Examen practicado arrojo como resultado las siguientes situaciones: - Adquisición de un vehículo blindado Toyota Fortuner por valor de $108.000.000 con destino para el uso exclusivo del alcalde, modalidad de adquisición, crédito con el Banco de Occidente. - Disminución del disponible en bancos en una proporción del 85.46% pasó de $1.280.925.716 en el 2009 a $186.234.552 en 2010. 15 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 - A diciembre 31 de 2009, quedaron saldos de avances sin legalizar por valor de $215,340 por concepto de viáticos y gastos de viaje y $385,036 por concepto de avances a empleados. - Se registra en los pasivos $504.163.276 por concepto de recaudos a favor de terceros, suma superior al disponible en activo corriente - A diciembre 31 de 2010 se registra depreciación de maquinaria y equipo por valor de $9.183.311 según nota a los estados contables Nro. 18, la contabilidad muestra en esta cuenta un valor de $ 9.011.883 para una diferencia de $171.428. - Examinados los resultados de rubros de ingresos por servicios, se encuentran diferencias notables entre los valores de la ejecución presupuestal y los valores registrados en contabilidad. Nombre Rubro Recaudos Contabilidad Diferencia cargo básico 2,489,040,821 2,752,674,516 263,633,695 cargo por consumo local 4,347,712,061 4,444,776,387 97,064,326 recargos y reconexión 66,708,167 96,090,232 29,382,065 directorio telefónico 899,671,778 880,748,703 -18,923,075 cargo básico y acceso dedicado internet teléfonos públicos 2,942,349,863 3,753,796,025 811,446,162 146,680,450 140,198,950 -6,481,500 red hfc 1,992,509,096 1,995,088,214 2,579,118 Presupuestal En nuestra opinión, el Balance General, a excepción de lo mencionado anteriormente observa razonabilidad en el Balance General de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. EMTEL E. S. P, a 31 de diciembre de 2010 JUAN JOSÉ SEGURA GUEVARA 16 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 4.2 EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS Para la evaluación de la gestión se toman en cuenta seis factores determinantes, de conformidad con la metodología aplicada por la Contraloría Municipal de Popayán, que se adopta mediante Resolución No. 078 de agosto 5 de 2008; los factores de calificación son: Gestión Misional, Gestión Contractual, Gestión presupuestal y financiera, Gestión de Administración del talento Humano, Cumplimiento del Plan de Mejoramiento y Evaluación del Sistema de Control Interno. El resultado obtenido para la vigencia 2010, arroja una calificación de 83% FAVORABLE. Cuadro No. 1 Evaluación de la gestión ÍTEM ASPECTOS Calificación Parcial Factor de Ponderación Calificación Total 1 GESTIÓN MISIONAL 0.80 0.3 0.24 2 GESTIÓN CONTRACTUAL 0.78 0.2 0.16 3 4 5 6 GESTIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN TALENTO HUMANO CUMPLIMIENTO DE PLAN DE MEJORAMIENTO 0.9 0.1 0.1 0.97 0.1 0.10 0.65 0.15 0.10 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1 0.15 0.15 CALIFICACIÓN TOTAL FAVORABLE 1,00 0.83 4.2.1 Gestión Misional Para evaluar este ítem, se toma como insumo el plan estratégico de la empresa definido para la vigencia 2010 al igual que sus diferentes programas y proyectos, se hace el seguimiento correspondiente y se aplica la metodología establecida en el “Auditor Popayán” como método de calificación adoptado por la Contraloría Municipal de Popayán. Al terminar la vigencia, la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A. E.S.P., presenta el siguiente resultado en la evaluación de la gestión Favorable con observaciones y un nivel de cumplimiento del 80% de acuerdo al cuadro No. 1 17 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 La calificación se obtiene de multiplicar la calificación parcial de cada aspecto evaluado en los seis (6) ítem, por el factor de ponderación que sumados se obtiene la calificación total. La evaluación de la Gestión Misional se hizo con el propósito de determinar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas en el Plan estratégico en la vigencia 2009, los cuales deben contribuir al desarrollo de la empresa. Cumplimiento de los planes de acción de las áreas misionales Vigencia 2009 Promedio logrado en la evaluación Nivel de cumplimiento obtenido 0.83 Cumple Durante la vigencia 2010, Emtel S.A E.S.P estructuró dentro del plan estratégico de Desarrollo Institucional 2008-2011, un plan compuesto por 7 proyectos; 6 proyectos de inversión y 1 proyectos de gestión. No. Proyecto 1 Sistema de Televisión Digital - IPTV 2 Plan Constructores 3 Ampliación Plataforma Inalámbrica 4 Multimedia 5 6 7 Ampliación conmutación para interconexión. Respaldo plataformas Sistemas internos de Información. Seguridad y contenidos Internet para clientes finales Objetivo Digitalizar la grilla de canales de Televisión de EMTEL S.A. E.S.P. con el fin de ofrecer servicios integrados de Voz, datos y Video al cliente final sobre el protocolo IP y sobre un única red de acceso de Banda Ancha. Digitalizar la grilla de canales de Televisión de EMTEL S.A. E.S.P. con el fin de ofre3cer servicios integrados de Voz, datos y Video al cliente final sobre el protocolo IP y sobre un única red de acceso de Banda Ancha. Ampliar el número de clientes que se pueden instalar con la infraestructura inalámbrica para el sector sur occidente de la ciudad de Popayán, haciendo uso de la capacidad actual y ampliando las radio bases que ya están saturadas. Prestación del servicio de acceso a Internet de alta velocidad (velocidades superiores a 2Mbps), además de los servicios de voz y datos integrados a través de la red de banda ancha de EMTEL S.A. E.S.P. Dar cumplimiento a la regulación, que establece la obligatoriedad de entrega de interconexión a cualquier operador que la solicite. Implementar una solución informática de tipo hardware y software que optimice de manera efectiva el funcionamiento del actual sistema de Información OPEN FLEX Implementar una extensión de la seguridad informática que actualmente tiene instalada EMTEL, adicionando una ventaja competitiva, extendiendo el portafolio de servicios y generando ingresos adicionales, ofreciendo la seguridad como servicio a sus clientes. 18 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Para evaluar dicho plan, se examinaron los proyectos 2, 4, 5, 6, y 7, no se hizo evaluación de los proyectos 1 y 3 porque no se ejecutaron en la vigencia, se verificó en cada uno el estado de cumplimiento de los objetivos, metas, actividades a desarrollar, así como los correspondientes documentos que soportan su ejecución. El valor presupuestado ajustado fue de $2.650.000.000 lo que representa una disminución del 32.9% con respecto a la vigencia 2009 cuando el presupuesto fue de $3.954.000.000. El valor ejecutado fue $2.268.000.000, que equivale al 85,60% del total del presupuesto ajustado. Los proyectos sistema de televisión digital IPTV y ampliación plataforma inalámbrica no se ejecutaron. Evaluación de la Pertinencia de los Indicadores de Gestión Con respecto a los indicadores de Gestión, estos son una manifestación de los objetivos estratégicos de una organización a partir de su Misión. Igualmente resultan de la necesidad de asegurar la integración entre los resultados operacionales y estratégicos de la entidad. Deben reflejar la estrategia corporativa a todos los empleados. Dicha estrategia no es más que el plan o camino a seguir para lograr la misión. De lo anterior podemos indicar que: Los indicadores de la empresa, no se estructuran por proyectos sino por servicios (tiempo de respuesta en atención al cliente) lo que no permite conocer el impacto que genera sobre los clientes. La falta de indicadores no permite la evaluación de la gestión y resultados de los planes y programas del plan estratégico, no se puede detectar riesgos, como: Uso ineficiente de los recursos, demoras excesivas en la entrega de los productos. Además, no permite a partir del análisis de la información entre el desempeño efectuado y el programado, realizar ajustes en los procesos internos y readecuar cursos de acción, eliminando tareas innecesarias u otros obstáculos que se puedan presentar. No se establecen metas claras sobre cuál será la población beneficiada, se presenta conformidad al indicar un incremento de nuevos usuarios por la prestación del servicio. Se observa falta de planeación, en todo el proceso estratégico, no se realizan estudios de factibilidad que les permita proyectar cual será la demanda, corriendo el riesgo de que no se pueda asegurar la venta del servicio. 19 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Cuadro No. 2 Calificación de los Indicadores de Gestión Puntaje Parcial Factor de ponderación Puntaje total EFICIENCIA EFICACIA 1 0.5 0.2 0.2 0.2 0.1 EFECTIVIDAD 0.5 0.2 0.1 1 1 0.2 0.2 0.2 0.2 FAVORABLE 1 0.8 INDICADORES ECONOMÍA EQUIDAD CUMPLIMIENTO MISIÓN INSTITUCIONAL En la evaluación se puede apreciar que el resultado es FAVORABLE con una calificación del 20%, ya que no se implementó la formulación y aplicación de indicadores de eficiencia, efectividad, economía y equidad 4.2.2 Gestión contractual La Empresa de Telecomunicaciones de Popayán, EMTEL S.A. E.S.P. de conformidad con la Ley 142 de 1994, por medio de la cual se establece el régimen de servicios públicos domiciliarios y en especial en su artículo 31. RÉGIMEN DE LA CONTRATACIÓN. Artículo modificado por el artículo 3 de la Ley 689 de 2001, el cual reza “ Los contratos que celebren las entidades estatales que prestan los servicios públicos a los que se refiere esta ley, no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, salvo en lo que la presente Ley disponga otra cosa.”; es decir que los contratos que celebre la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán, EMTEL S.A. E.S.P. tendientes a la realización de su objeto, para la prestación de servicios públicos domiciliarios y a la realización de las actividades complementarias de que trata el artículo 14 de la citada ley, se regirán por las normas del Derecho Privado, Código Civil y Código de Comercio; Constitución Política artículo 35 y con su propio Estatuto de Contratación. 4.2.2.1 Cumplimiento de la gestión contractual La Empresa de Telecomunicaciones de Popayán, EMTEL S.A. E.S.P. mediante Acuerdo 004 de Enero 26 de 1999, emanado de la Junta Directiva de la Empresa, adoptó el estatuto de contratación, el cual ha sido modificado mediante los Acuerdos 010 de mayo 30 de 2000 y el 007 de julio 27 de 2004. Sobre el cumplimiento de la ejecución contractual, la empresa, maneja las diferentes etapas en el proceso (precontractual – contractual y post contractual), de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Contratación. 20 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Evaluada la gestión contractual, se encuentra que esta presenta un nivel de cumplimiento del 97% para la muestra examinada. En la vigencia 2010, la empresa celebró 275 contratos por valor de $6.236.406.894. La distribución por tipo de contratos se hizo de la siguiente manera: Grafico Nro. 01 Distribución de la contratación prestacion de servicios mantenimiento y reparacion obra compra venta suministros concesion arrendamiento Cuadro Nro. 03 Distribución porcentual de la contratación Prestación de Servicios 57% Mantenimiento y reparación 10% Compraventa y/o suministros 15% Arrendamiento 7% Obra 6% Concesión 3% Seguros 2% Total 100% Se tomó una muestra de 29 contratos que equivale al 10.54 % de la contratación celebrada en el año 2010 por un valor de $2.953.045.589 21 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Grafico Nro. 02 Distribución de la muestra de contratación P. servicios Mantenimiento y Rep obra publica C/vta suministros Arrendamiento Cuadro Nro. 04 Distribución porcentual de la muestra de contratación Clase % Prestación de Servicios 24 Mantenimiento y reparación 3 Compraventa y/o suministros 45 Arrendamiento 21 Obra 7 Total 100 En General se puede determinar con respecto a los procedimientos de contratación: Existencia del Reglamento interno de contratación y manual de interventoría debidamente aprobados por LA EMPRESA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN – EMTEL S.A E.S.P. La modalidad de la contratación y requisitos para los contratos, se realiza con fundamento en el Reglamento interno de contratación, el derecho privado: Leyes Civil y Comercial; las facultades para contratar de acuerdo a la cuantía. 22 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Existe una carpeta para cada uno de los contratos; contentivas cada una de: o o o o o o Existencia de las Invitaciones a cotizar Existencia de las invitaciones a contratar Recibo de cotizaciones Recibo de Propuestas Análisis de cotizaciones y/o propuestas Sobre el control e interventoría de los contratos: se ejerce control sobre el cumplimiento del objeto del contrato en cuanto a lo contratado, según consta en las actas de liquidación parciales y finales adjuntas en cada contrato. o En los contratos de suministro de además de las actas parciales o finales de recibo existen actas de recibo de almacén. o Actas de: inicio, parciales, de recibo a satisfacción, de almacén, finales y de liquidación. Específicamente se encuentran las siguientes situaciones. 4.3 GESTIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA La evaluación de la gestión presupuestal y financiera evaluada, dio como resultado un cumplimiento del 90%, viéndose afectada por una ejecución deficiente especialmente en la parte de ingresos, situación similar a la que se evaluó la vigencia anterior, siendo el factor determinante el cumplimiento de las metas de ingresos establecidas en le presupuesto de la vigencia. La evaluación de la gestión presupuestal y financiera presenta en el siguiente resultado: Cuadro No. 05 Gestión presupuestal y financiera CRITERIOS DE EVALUACIÓN CALIFICACIÓN ASPECTOS A EVALUAR EXPERIENCIA AUDITOR DINÁMICA DE CONTRATACIÓN VALORACIÓN EQUIPO AUDITOR Cumple 1 Parcialmente 0.5 Factor de Ponderación No Cumple 0 Calificación parcial Puntaje total Programación y aprobación 1 0.15 0.15 Cumplimiento normativo 1 0.25 0.25 0.5 0.2 0.1 1 0.2 0.2 1 0.2 0.2 FAVORABLE 1,00 0.9 Cumplimiento de la ejecución de ingresos Cumplimiento de la ejecución de gastos Calidad en los registros y la información presupuestal PUNTAJE TOTAL 23 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 4.3.1 Programación y aprobación. Mediante Acuerdo No 002 de diciembre 18 de 2009, fijó el Presupuesto de Rentas y Gastos para la vigencia fiscal 2010 en la suma de suma de veintitrés mil novecientos treinta y seis millones ochocientos noventa y cinco mil ochocientos sesenta pesos m/ Cte. $ 23,936,895,860 PRESUPUESTO DEFINITIVO 2010 CONCEPTO PRESUPUESTO INICIAL PRESUPUESTO FINAL VARIACIÓN Venta de servicios 18,252,768,715 18,252,768,715 0% % Participación 76% 76% 0% Ingresos de Capital 5,684,127,145 5,792,627,145 2% % Participación 24% 24% 1% Recursos del Balance 200 200 0% Recursos de crédito interno 5,661,000,000 5,769,500,000 2% Recursos de crédito externo 100 100 0% Otros Ingresos de capital 23,126,845 23,126,845 0% TOTAL 23,936,895,860 24,045,395,860 0% Cuadro No. 06 Ingresos presupuestados vigencia 2010 Ingresos corrientes Presupuesto inicial $18.252.768.715 Ingresos de capital 5.684.127.145 5,792,627,145 200 200 5.661.000.000 5.769.500.000 23.126.845 23.126.845 $23.936.895.860 $24.045.395.860 Nombre Rubro Recursos del balance Recursos de crédito interno Otros Ingresos de capital TOTAL Presupuesto final $18.252.768.715 24 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Cuadro Nro. 07 Distribución presupuesto de egresos Nombre Rubro Presupuesto Inicial Gastos de Personal 4.273.254.504 Gastos Generales 7.324.124.624 Transferencias corrientes 1.420.65.480 Deuda Pública 3.109.626.252 Inversión Gastos de operación empresas industriales y Comerciales 5.761.000.000 TOTAL 23.936.895.860 2.048.240.000 4.3.2 Cumplimiento normativo. La empresa da cumplimiento normativo a lo estipulado en la ley, se cumple con lo establecido en el decreto 111 de 1996 y la ley 142 de 1994. 4.3.3 Cumplimiento de la ejecución de ingresos y gastos El presupuesto de gastos se distribuyó de la siguiente manera Cuadro No. 08 Presupuesto definitivo de gastos vigencia 2010 Nombre Rubro Presupuesto Inicial Presupuesto Final VARIACIÓN GASTOS DE PERSONAL 4,273,254,504 4,273,254,504 0.00% GASTOS GENERALES 7,324,124,624 7,432,624,624 1.48% TRANSFERENCIAS CORRIENTES 1,420,650,480 1,420,650,480 0.00% DEUDA PUBLICA 3,109,626,252 3,109,626,252 0.00% INVERSIÓN GASTOS OPERACIONES EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES. SAS. TOTAL 5,761,000,000 5,761,000,000 0.00% 2,048,240,000 2,048,240,000 0.00% 23,936,895,860 24,045,395,860 0.45% 25 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Cuadro No. 09 Distribución de rubros de gastos para la vigencia 2010 RUBRO VALOR PARTICIPACIÓN GASTOS DE PERSONAL 4,273,254,504 17.77% GASTOS GENERALES TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEUDA PUBLICA 7,432,624,624 30.91% 1,420,650,480 5.91% 3,109,626,252 12.93% INVERSIÓN 5,761,000,000 23.96% GASTOS, OPERACIONES EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES Y AS. 2,048,240,000 8.52% TOTAL 24,045,395,860 100.00% Grafico No. 03 Valores porcentuales presupuesto de gastos vigencia 2010 4.3.4 Análisis de rentabilidad de la empresa. Continuando con lo analizado en ejecución de la auditoria para la vigencia 2009, la auditoria de la presente vigencia considera pertinente mostrar en forma gráfica el comportamiento de los rubros más representativos tanto de ingresos como de gastos con el fin de dar una visión del comportamiento de las tendencias de resultados de las operaciones de la empresa. 26 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Gráfica No. 04 Ingresos Operacionales 19,000,000,000 18,000,000,000 17,000,000,000 16,000,000,000 15,000,000,000 14,000,000,000 2006 2007 2008 2009 2010 La tendencia para las últimas vigencias, muestra como la disminución de los ingresos operacionales se acentúa a partir de la vigencia 2008. Grafica No. 05 Cargo Fijo 2006 2007 2008 2009 2010 Gráfica No. 06 Consumo 6,000,000,000.00 5,000,000,000.00 4,000,000,000.00 3,000,000,000.00 2,000,000,000.00 1,000,000,000.00 0.00 2006 2007 2008 2009 2010 27 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 El consumo, va relacionado con el cargo fijo, se constituyen en los rubros más representativos de la telefonía fija. En el caso del consumo, se observa la misma tendencia que para el cargo fijo aunque la tendencia a disminuir se acentúa en la última vigencia. Gráfica No. 07 Reconexión 120,000,000.00 100,000,000.00 80,000,000.00 60,000,000.00 40,000,000.00 20,000,000.00 0.00 2006 2007 2008 2009 2010 Para la vigencia analizada, se observa que nuevamente la reconexión presenta una tendencia decreciente, lo que muestra que la recuperación que mostró hasta la vigencia 2009, se transforma para el año 2010 en una tendencia decreciente. Gráfica No. 08 Acceso y Uso de Redes 3,500,000,000.00 3,000,000,000.00 2,500,000,000.00 2,000,000,000.00 1,500,000,000.00 1,000,000,000.00 500,000,000.00 0.00 2006 2007 2008 2009 2010 Los ingresos recibidos por este rubro, muestran con respecto a vigencias anteriores, la tendencia a estabilizarse dentro del proceso decreciente que se ha venido presentando. Para la última vigencia la tendencia no muestrea una disminución igual a la registrada en anteriores vigencias. 28 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Gráfica No. 09 Acceso a Internet 4,000,000,000.00 3,000,000,000.00 2,000,000,000.00 1,000,000,000.00 0.00 2006 2007 2008 2009 2010 Este rubro se ha venido constituyendo en uno de los de mayor crecimiento para la empresa, en la vigencia 2010, no muestra la tendencia que traía hasta el año 2008, el rubro muestra crecimiento aunque no en la proporción mostrada hasta la vigencia 2008. Gráfica No. 10 Televisión por cable 2,500,000,000.00 2,000,000,000.00 1,500,000,000.00 1,000,000,000.00 500,000,000.00 0.00 2006 2007 2008 2009 2010 Este rubro al igual que Internet, muestra una tendencia creciente aunque para el año 2010, su tendencia no es tan creciente como lo registró hasta el año 2008. Grafica No. 11 Teléfonos Públicos 1,000,000,000.00 800,000,000.00 600,000,000.00 400,000,000.00 200,000,000.00 0.00 2006 2007 2008 2009 2010 29 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 El rubro de teléfonos públicos viene acentuando su disminución la cual puede darse en favor del uso de la telefonía móvil y más en el caso de la venta callejera de minutos, factor que incide en detrimento de los recaudos por este concepto. Grafica No. 12 Participación en Directorios 1,200,000,000.00 1,000,000,000.00 800,000,000.00 600,000,000.00 400,000,000.00 200,000,000.00 0.00 2006 2007 2008 2009 2010 Conclusiones El análisis anterior, muestra que se presenta una tendencia a estabilizarse en cuanto a la venta de servicios, los principales rubros de ingresos para la empresa como lo han sido los de servicios de telefonía fija, aún siguen siendo decrecientes y a pesar de esto, las gráficas muestran una disminución que se hace más leve en las dos últimas vigencias. La nivelación se hace por debajo y los síntomas de recuperación o crecimiento aún no son visibles. Rubros como Televisión e Internet muestran una tendencia creciente lo que podría ser la tendencia ha convertirlos en los representativos dentro de la rentabilidad que busca la empresa. Dado lo cambiante del mercado de las comunicaciones con la aparición permanente de opciones de comunicación y los operadores la empresa día a día se ve obligada a actualizarse en cuanto a su portafolio de servicios y como alternativa a los grandes operadores que incursionan en la ciudad. Costos operacionales A continuación se muestra gráficamente el comportamiento los costos operacionales durante las últimas cinco vigencias. 30 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Gráfica No. 13 Servicios personales 6.2E+09 6E+09 5.8E+09 5.6E+09 5.4E+09 5.2E+09 5E+09 4.8E+09 2006 2007 2008 2009 2010 Los servicios personales se disminuyeron en un 10% de la vigencia 2009 a 2010, lo que representa ahorro en cumplimiento de las políticas de austeridad que la empresa viene cumpliendo dado el valor que este rubro representa dentro de la estructura de gastos de la empresa. Gráfica No. 14 Gastos operacionales 5E+09 4E+09 3E+09 2E+09 1E+09 0 2006 2007 2008 2009 2010 Para la vigencia 2010, los gastos operacionales se incrementaron un 17% con respecto a la vigencia 2009, estos gastos corresponden a las erogaciones que la empresa hace para poder mantenerse en operación. Gráfica No. 15 Gastos generales 2,700,000,000.00 2,600,000,000.00 2,500,000,000.00 2,400,000,000.00 2,300,000,000.00 2,200,000,000.00 2,100,000,000.00 2006 2007 2008 2009 2010 31 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 La reducción en los gastos generales no ha sido la mejor como en el caso de los gastos operacionales, en este rubro se necesitan más esfuerzos. Gráfica No. 16 Depreciaciones y provisiones 6,000,000,000.00 5,000,000,000.00 4,000,000,000.00 3,000,000,000.00 2,000,000,000.00 1,000,000,000.00 0.00 2006 2007 2008 2009 2010 Se presentan en un solo gráfico las curvas correspondientes a depreciaciones y provisiones debido a que aunque se presentan en los estados financieros, no generan flujos de efectivo de todas formas se observa como la empresa disminuye sus valores por depreciación pero a la vez tiene que aumentar el valor de las provisiones. Administración Por las situaciones que se presentan cada día en el mercado cambiante de las telecomunicaciones, la nueva administración viene dándole un enfoque totalmente diferente a lo que debe ser la empresa, hoy en día no se trata de sobrevivir como empresa prestadora del servicio de telefonía fija sino como una empresa que ofrecerá servicios de Tecnología de información de comunicación, esto con el fin de que como tal enfrente la competencia, amplíe su portafolio de servicios y asuma los retos que le imponen el mercado. Para tal efecto, se viene redefiniendo la empresa en aspectos como objeto social, plan estratégico el cual debe ser a largo plazo así como nuevo planteamiento de lo que debe ser su misión, visión y objetivos. Enmarcado en esto se espera que la nueva empresa renovando su esencia, pueda sobrevivir mostrando resultados a mediano y largo plazo. Situación que de no presentarse estaría condenando definitivamente la empresa a su desaparición. Cartera En ejecución del trabajo auditor correspondiente a la vigencia 2010, se considera relevante el análisis de cartera con el fin de ilustrar la evolución de la cartera en los últimos 5 años. El cuadro siguiente muestra la evolución en valores y porcentajes de cada uno de los ítems de cartera que representan los rubros que la componen. 32 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Cuadro Nro. 10 Comparativo cartera por ítems de EMTEL S.A. E.S.P. (Años 2006 al- 2010) AÑOS ÍTEMS EMTEL 2.006 2007 valor % 2008 Valor % 2.317.022.103 14 2.827.987.835 valor 2009 % 2010 Valor % valor % 18 3.235.426.815 20 4.398.709.177 27 3.449.205.778 21 LDN 765.689.097 24 813.652.242 22 824.520.874 22 962.873.930 25 400.823.904 11 CELULARES 361.004.953 23 397.302.508 26 326.707.512 21 329.543.042 21 131.010.067 9 57.353.729 14 82.810.193 21 94.370.776 23 105.029.648 26 66.150.028 10 5.796.155.797 29 4.047.189.778 -30 PUBLICAR TOTALES 3.501.069.883 4.121.752.779 18 4.481.025.977 8 Se observan incrementos en la cartera total siendo los más significativos, las variaciones que se presentan de la vigencia 2008 a 2009 y la disminución que se registra para la vigencia 2010, donde la cartera disminuye un 30%.. En los gráficos siguientes se ilustra la forma como ha venido evolucionando la cartera de los diferentes ítems. Gráfica No. 17 EMTEL 5,000,000,000 4,500,000,000 4,000,000,000 3,500,000,000 3,000,000,000 2,500,000,000 2,000,000,000 1,500,000,000 1,000,000,000 500,000,000 0 2,006 2007 2008 2009 2010 33 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Gráfica No. 18 Larga distancia nacional 1,200,000,000 1,000,000,000 800,000,000 600,000,000 400,000,000 200,000,000 0 2,006 2,007 208 2,009 2,010 Gráfica No. 19 Celulares 450,000,000 400,000,000 350,000,000 300,000,000 250,000,000 200,000,000 150,000,000 100,000,000 50,000,000 0 2,006 2,007 2,008 2,009 2,010 2,009 2,010 Gráfica No. 20 PUBLICAR 120,000,000 100,000,000 80,000,000 60,000,000 40,000,000 20,000,000 0 2,006 2,007 2,008 34 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 A continuación se muestra el porcentaje de la cartera con más de 360 días de antigüedad con respecto al total de la cartera año a año Cuadro No. 11 Comparativo de total de cartera y cartera a mas de 365 días AÑOS CARTERA A MAS DE 360 DÍAS % TOTAL CARTERA 2006 1.800.390.297 51% 3.501.069.883 2007 2.550.380.263 62% 4.121.752.779 2008 3.448.611.231 67% 5.151.375.489 2009 4.451.707.667 67% 6.672.578.754 2010 3.188.758.751 69% 4.654.398.511 4.4 GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO El resultado obtenido en la evaluación de la Gestión del talento humano fue de un nivel de cumplimiento del 96% Favorable. Para la evaluación de la Administración de Talento Humano se consideraron los siguientes factores. Factores a evaluar Hoja de vida Cumplimiento normativo Competencias Contratación de servicios Evaluación del desempeño Manual de funciones Contratación de servicios personales Calificación promedio Calificación 1.00 1.00 0.70 1.00 1.00 1.00 0.97 Los resultados por factores son los siguientes: 4.4.1 Hojas de Vida Se tomó una muestra de 11 funcionarios repartidos entre directivos, personal convencionado y personal administrativo, se verificó el cumplimiento de requisitos de cumplimiento de hoja de vida, competencias, tipo de vinculación, sanciones y capacitación. El cumplimiento de estos requisitos es la base para calificación dada, se observa cumplimiento de los requisitos de hoja de vida. 35 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 4.4.2 Cumplimiento normativo La Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A. E.S.P., se rige por la normatividad vigente respecto a prestaciones sociales, administración del talento humano, prestaciones sociales, vacaciones, licencias, entre otros. El personal de la empresa, tiene vinculación por contrato de trabajo a término indefinido en el caso de personal de planta y órdenes de servicio para el personal que labora como contratista. 4.4.3 Gestión para desarrollar las competencias del talento humano Mediante documento APB-REG-006, se establece el plan de capacitación y estímulos para el personal de la empresa, este documento contempla 41 actividades de capacitación donde se establece fecha y lugar de forma tentativa, de estas se encuentra que se efectuaron de acuerdo al plan 29 actividades de capacitación por convenios, lo que equivale a un cumplimiento de 70.7%. Para esta verificación se consultó la cuenta 51013001 Capacitación, bienestar social y estímulos. Donde se cruzó las actividades de capacitación con los valores pagados. Del plan de capacitación, se ejecutaron 29 actividades de capacitación para un cumplimiento del 70,7%, la mayoría de estas actividades se celebraron mediante convenios, con universidades, SENA, UNICOMFACAUCA y en otros casos por como resultado de las negociaciones con proveedores de equipos. 4.4.4 Contratación de prestación de servicios La contratación de prestación de servicios que hace la empresa, muestra diversidad en cuanto a objetos contractuales, para la vigencia 2010, se hizo contratación por valor total de $2.899.603.822 esta contratación se distribuyó de la siguiente manera: Publicidad Soporte clientes adsl 362,495,140 60,760,000 Ventas y mercadeo 375,129,440 Servicios profesionales 230,414,718 Distribución de facturación 191,448,000 Vigilancia 341,764,884 Mensajería Alquiler acceso internet Cobranzas 20,132,300 849,356,640 19,543,200 Otros 205,040,530 Construcción y ampliación de redes 243,518,970 TOTAL 2,899,603,822 36 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 4.5 GESTIÓN DE CUMPLIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO La Empresa de Telecomunicaciones de Popayán, suscribió Plan de Mejoramiento Institucional, el cual fue remitido a la Contraloría Municipal de Popayán, mediante oficio G-974 el 4 de marzo de 2010. De acuerdo a los resultados de seguimientos en la matriz denominada “Auditor Popayán”, la calificación obtenida es de CUMPLIMIENTO PARCIAL. Se plantearon dieciséis (16) acciones de mejora, para igual número de hallazgos, con fecha de inicio del 1 de abril al 31 d diciembre de 2010, por lo tanto los compromisos a la fecha de la visita (octubre de 2010), se encuentran en proceso de ejecución y dentro de los términos, sin embargo se realizó seguimientos teniendo como soporte el informe de los avances de las acciones de mejora, presentados por la Oficina de Control Interno, verificando con evidencias, observaciones que se muestran en el cuadro No. 20: Cuadro No. 12 Cumplimiento de acciones de mejora Acción de Mejora 1.-La planeación como eje fundamental para el cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. Los indicadores de desempeño son herramienta de medición de las principales variables relativas al cumplimiento de los objetivos lo que a su vez constituyen un enunciado cualitativo o cuantitativo concreto de lo que se pretende alcanzar con un objetivo especifico establecido. En línea el indicador deberá estar focalizado a "medir los aspectos claves", lo cual implica la necesidad de tener claridad sobre cuáles son los objetivos de la institución. (Ver pág. 67) 2.-Proyecto Red Nueva Generación NGH-II fase. En el documento seguimiento al plan de acción establece que el proyecto se cumplió en sus actividades de precontratación que se encuentra al cuarto trimestre de /09 en la etapa de contratación. El costo de este proyecto inicialmente presupuestado aumento su valor de 400 a 475 millones por la compra de un mayor número de puertos, pero su financiación e inicio depende de la capacidad de conseguir recursos del crédito. Sin embargo, lo anterior no corresponde a la documentación soporte, donde se evidencio que en el año /09no se ejecuto el proyecto ni se realizo la parte contractual con el valor establecido. 3.-Proyecto sistema de TV digital IPTV. De acuerdo al documento de seguimiento al plan de acción por los altos costos del proyecto y su inicio condicionado a la escogencia del socio estratégico, indispensable para determinar las necesidades técnicas para su Metas 1. Plan Estratégico. 2 Tablero de Indicadores. 3 Tablero de Gestión. 4. Mapa Estratégico. 5. Generador de Indicadores. 6. Modificación del Mapa Estratégico. 7.Actualización de Procesos y procedimientos Informe mensual de ejecución del plan de acción No aplica Observaciones CMP Se verificó la existencia y aplicación de estos controles Este proyecto no se ejecutó, se calificó con 0 por corresponder al plan estratégico Igual al anterior por estar condicionado a las posibilidades del socio 37 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 implantación, el proyecto se encuentra en estudio por parte de los invitados a cotizar UNE telecomunicaciones e INTERNEXA se encuentra a la fecha de la visita, organizando técnica y administrativamente la propuesta Posteriormente se suspende este proyecto por que las soluciones técnicas las debe realizar EMTEL ya sea de adquisición e instalación de nuevas plataformas o actualizaciones a las actuales dependen de la definición del socio estratégico y por ende de las tecnologías que ellos utilicen, la continuidad del proyecto, situación esta que aun no se encuentran definidas. Este queda planteado para ejecutarse en la vigencia del año 2010, 4.-Proyecto estudio de mercadeo y plan de Mercadeo. EMTEL no cuenta con área comercial definida las labores comerciales se encuentran repartidas en diferentes áreas de la organización, tales como sugerencia de planeación y mercadeo, lo que no ha permitido una orientación clara en este sentido, así como un liderazgo comercial que jalone al resto de la empresa. Esta situación es una desventaja clara que presenta Emtel con relación a su competencia donde sus estructuras más fuertes se encuentran en las áreas comerciales. 6.-Acuerdo N 004 de 2009 MANUAL DE CONTRATACIÓN. Al evaluar la Orden de servicio 060 de 2009 con el contratista PAGOSONLINE NET S.A se observa lo siguiente: * El objetivo de la orden no se cumplió, se argumenta que no se ha podido instalar y dar el servicio de pagos en línea por problemas de seguridad en sus servidor Web relacionados con Phishing hackers y que no cuentan con un servidor para soportar este tipo de seguridad.* Igualmente se observa que el único soporte de la contratación es el anexo 2 este no tiene logotipo completo con los datos y direcciones en el cual se informa que el valor de la implementación es de $ 600,000 además de informar los costos de las comisiones por transacciones.* Se indaga en la página www.pagosonline.com y se imprime el plan de negocios y en este se determina una serie de características como, funcionamiento, asesorías, soporte, mantenimiento, sistema antifraude, seguridad entre otros que no hicieron parte de la orden de servicio.* Mediante chat de la misma página se determina que el costo de la implementación es de $ 390,000 porque los valores de las comisiones se generan una vez se realiza la transacción y de manera automática y de ninguna manera se deben pagar por anticipado y respecto al costo de mantenimiento no se estipula en ninguno de los apartes del anexo 2. Por lo estratégico. 1. Propuesta organizativa comercial. 2 Dirección y orientación del área de Mercadeo. 3 Asignación de la Jefatura de Mercadeo. 4. Creación del nuevo Canal comercial. 5. Atención y servicio para clientes VIP y venta de servicios TICs. 6. Desarrollo de la estrategia de comunicación Meta cumplida se verificó su ejecución aunque por el programa de retiro voluntario, esta acción nuevamente se va a replantear de acuerdo a la reestructuración contrato liquidado y reintegro del anticipo Meta cumplida 38 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 tanto la diferencia contratada o sea el valor de $ 17,538,960 debe explicarse.* La dirección que aparece en pie de página de la única cuenta de cobro es carrera 11 No 86-60 oficinas 201 Bogotá D.C. y la dirección que aparece en la página WEB es calle 86 a bis No 15-22 oficina 301.* Se ha cancelado un solo valor de $ 5,378,688 como anticipo de la orden de servicio, los tres pagos estipulados por el valor de $ 4,183,424 están pendientes.*El plazo estipulado para el cumplimiento del objeto del contrato era de 12 meses y han transcurrido 17 meses y no se ha cumplido el objeto del contrato. *La póliza de seguro de cumplimiento para particulares de Liberty Seguros tiene vigencia 25-02-09 al 25-06-2010 y los siguientes amparos: Cumplimiento del contrato, buen manejo del anticipo y calidad de los servicios, como se observa los términos vencieron y no se hizo efectiva la póliza que ampara la ejecución del contrato. *No se dio cumplimiento con lo estipulado en el Acuerdo 04 de 1999 ARTICULO 27. LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS, los contratos que lo ameriten, se liquidaran de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que de efectuara dentro del plazo fijado en los términos de referencia o en el respectivo contrato o a mas tardar dentro de los (45) días siguientes a la terminación del mismo. Porque a la fecha de ejecución de la presente auditoria aún no se ha liquidado la orden de servicio. Las situaciones mencionadas anteriormente tienen como causa principal la falta de planeación y estudios previos para determinar la necesidad y la factibilidad de adquirir un bien o servicio, se genera presunta merma de recursos públicos, desgaste administrativo y baja gestión administrativa. 7.- Ley 80 de 1993 artículo 32, numerales 2 y 3. 2 Contrato de consultoría, son contratos de consultoría los que celebran las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnostico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. También los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato. 3 Contrato de prestación de servicio, son los que celebran las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos solo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimiento especializado. . En ningún caso estos Presentación, sustentación y aprobación del nuevo estatuto de Contratación del EMTEL S.A. E.S.P. Meta pendiente de cumplir. A la fecha de la evaluación no registra avance. 39 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebran por el término estrictamente indispensable Contratos relacionados que se clasifican como contratos u órdenes de prestación de servicios y que según objeto se enmarcarían en contratos de consultoría. (ver pág. 80) 8.- Normas de austeridad en el gasto art. 23 decreto 26 de 1998 La empresa en los últimos años viene presentando una situación financiera difícil, en la cual los ingresos se han ido disminuyendo, mientras que los gastos se mantienen y en el último año se incrementaron, razón por la cual la gerencia debe explicar los gastos ocasionados con los siguientes estudios, además de informar al beneficio logrado con estos: OS 213 de 2009 con el objeto de prestación de servicios profesionales en asesorías financieras para estudio de venta de paquete accionario de Emtel en CAUCATEL por valor de $17,400,000, contrato 049 de 2009 con el objeto de prestación de servicios profesionales en la consultoría sobre valoración de activos, por valor de $ 60,000,000, OS 235 DE 2009 prestación de servicios profesionales en asesoría financiera y banca de inversión para efectuar el valor de Emtel por el valor de $30,000,000, contrato 012 de 2009 objeto orientar a la empresa en publicidad y mercadeo por valor de $36,000,000, contrato 022 objeto prestación de servicios profesionales en asesoría integral tributaria por valor de $40,000,000 para un total de $ 183,400,000. 9.- Resolución 357 de 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación Numeral 3, 19,2 Visión de la contabilidad y compromiso institucional. Revisada la cuenta fiscal se encuentra que lo reportado en la cuenta 1635 "bienes muebles en bodega" presenta diferencias con lo reportado en la contabilidad en esta se registra $ 1, 916, 538,799 en tanto que almacén registra $2, 347, 559,896, lo cual arroja una diferencia de $431, 021,097 INVERSIONES. Las inversiones que se muestran en el cuadro No 15 se resalta el hecho de que no hay valorización y con respecto a la inversión en Caucatel S.A. se tiene una participación accionaria del 49% por la situación de crisis a nivel de telecomunicaciones, estas han perdido valor adquisitivo, cotizándose a la fecha menor valor al registrado en libros, para la vigencia 2009 el valor de las acciones es de $ 8, 019, 755,000. 11.- Al realizar el seguimiento al proceso de Implementación del MECI en la vigencia 2009, se encuentra lo siguiente: Subsistema de Control Estratégico La estructura organizacional de la empresa y su planta de cargos, no se encuentra ajustada al sector de las telecomunicaciones y es onerosa bajo las circunstancias difíciles de tipo económica por la que atraviesa la empresa, por la competencia privada de empresas multinacionales, las cuales tienen. En la vigencia 2009 se realizado un plan de capacitación con programación de Disminuir los costos y gastos en un 5% Se ha implementado con el plan de retiro voluntario. Haber conciliados estas cuentas a diciembre 31 de 2011 Se viene cumpliendo con esta actividad. 1) Aprobación, socialización del Nuevo Mapa de Procesos. 2) Aprobación, socialización nuevo organigrama organizacional de le empresa ajustada a la necesidades actuales Se viene haciendo un replanteamiento por las nuevas condiciones de la empresa. 40 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 58 actividades, con un cumplimiento del 50% se proyecto en el presupuesto $ 150, 000,000 y se ejecuto $ 49, 500,888 o sea el 33% constata que se presenta deficiencia de capacitación en el áreas especificas de la empresa como técnica, telemática, televisión, daños. Se continúo con la deficiencia de no contar con un plan de incentivos no pecuniarios, para los mejores equipos de trabajo, ni de manera individual, y paralelo no se implementó en la vigencia 2009 la evaluación de desempeño laboral, la cual se proyecta para el periodo que inicia en el año 2011. No se tiene estudio de cargas laborales, se asignan funciones de acuerdo al manual de funciones. En el periodo febrero de 2009 a febrero de 2010 no se realizó ni aplico procedimiento de evaluación de desempeño laboral, se inició el proceso y se proyecta aplicarlo en el periodo que comienza en febrero de 2011. Se verifica la existencia de un Plan estratégico ajustado y se realizaron evaluaciones generales, en razón que no se cuenta con los indicadores para medir la eficiencia, eficacia y efectividad, a cambio se tienen indicadores cuantitativos enfocados a medir el cumplimiento de actividades generales, este se proyectó para el periodo 2006-2010 y actualizaciones anuales, En la vigencia 2009, se retomo el Mapa de Riesgos por procesos el cual fue elaborado inicialmente en el año 2006, se hace identificación, análisis y valoración y se determinan las acciones prioritarias a desarrollar por proceso. Se cuenta con el Comité interdisciplinario de Riesgos el cual hace el seguimiento, la deficiencia se presenta en primera instancia porque no se contemplan todos los riesgos importantes de los procesos y porque no se toman las medidas correctivas o preventivas que permitan eliminar, controlar o minimizar el riesgo, se explica que la mayoría de las acciones prioritarias tienen incidencia presupuestal y no se hace la asignación correspondiente. Se continúa en la vigencia 2009 con deficiencias en la medición de la efectividad de los controles de los riesgos identificados Subsistema Control de Gestión El Manual de operación por procesos no se ajusto en la vigencia 2009 a las necesidades y cambios sufridos por la empresa, los objetivos de los procesos no son congruentes con las actividades desarrolladas y el ciclo PHVA no contempla actividades de manera adecuada y no se tiene definidos indicadores de gestión en los procesos. Se realizo seguimientos a los mapas de riesgos, pero estos no se culminan, porque no se ejecutan las acciones prioritarias determinadas y analizadas. Se reitera que en la vigencia 2009, no se cuenta con un plan de comunicaciones consolidado, en el cual se definan las políticas de su manejo y administración, sin embargo se observa como positivo el mejoramiento en el aspecto tecnológico, manejo de información externa y archivos, se presentan demoras en las comunicaciones internas. En el informe general de la de la empresa. 3) Ajustes y mejoramiento a la implementación de la Evaluación del Desempeño de acuerdo con los cambios establecidos en el mapa de procesos y organigrama de la empresa. 4) Mejoramiento y cambios en el manejo de los Riesgos de la empresa, acorde a las necesidades y riesgos establecidos por cada proceso. 41 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 auditoria se presenta resultados de la evaluación al tema de sistemas, la gestión, las actividades ejecutadas y avance tecnológico con que cuenta EMTEL S.A. ESP. Tanto con lo referente al software como al hardware. Respecto a la página web se observa que se cambió la pagina http/ www.emtel.net.co por la página http://www.emtelate.net.co y se encuentra en proceso de migración, el proceso se califica con demoras. Se reitera nuevamente que en la vigencia 2009 no se contó con un manual de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad y no se ajustaron los indicadores contemplados en las caracterizaciones de los procesos e igualmente no se evaluaron resultados. Subsistema control de evaluación Se observa que se continua con la deficiencia de no contar con una de las principales herramientas de evaluación de la gestión, que es el conjunto de indicadores que deben diseñarse en la planeación estratégica y en la operación de la empresa, ello nos permite una visión clara e integral de su comportamiento, del cumplimiento de los objetivos e indica las desviaciones sobre las cuales se deben tomar correctivos. Para cumplir con la evaluación independiente la Oficina de Control Interno de EMTEL S.A. ESP. Planteo su plan de auditorías internas con un total de 6 auditorías y 6 seguimientos, de los cuales se ejecutaron 3 auditorías y 6 seguimientos, faltando las auditorias de Telemática, televisión y telefonía, Contabilidad y Tesorería, Personal y Bienestar Social, en las cuales se incluye auditorias especiales y de seguimiento. No se mostró evidencia de evaluaciones, ni informes ejecutivos a la gerencia o la Junta directiva en aspectos críticos por lo que atraviesa la empresa en la vigencia 2009. La auditorias ejecutadas verifican el cumplimiento de objetivos de cada proceso, se plasman recomendaciones pero no se evidencia el plan de acciones de mejora con cronogramas, se considera que se realizan buenos trabajos de auditorías internas, pero no tienen un producto final que es la eliminación de las causas de las deficiencias o el control para minimizarlas y el mejoramiento continuo institucional. 12.- El mapa de riesgos elaborado inicialmente en la vigencia 2006 y retomado en el año 2009, no contempla los riesgos críticos y de incidencia importante en los diferentes procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación, fundamentados en la falta de presupuesto, en falta de personal, entre otras y simplemente se han quedado escritas en el papel, situaciones que no han permitido lograr mejoramientos de la empresa, en temas de mercadeo, atención al usuario, estrategia de ventas, controles, seguimientos, austeridad en el gasto, planeación, etc. El seguimiento suministrado en las pruebas de auditoría, 1) Informe a la Gerencia del avance de la identificación de los riesgos. 2) Informe a la Gerencia de la evaluación de minimización a las acciones prioritarias aprobadas por el grupo interdisciplinarios de El mapa se viene replanteando dentro del proceso de gestión que adelanta la empresa con relación a los cambios que viene implementando 42 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 no se realiza bajo los procedimientos adoptados, ni la metodología para evaluar los mapas de riesgos institucionales y no se presenta un informe de resultados a la gerencia para toma de decisiones. A continuación se detallan las acciones prioritarias determinadas por cada proceso (mapa de riesgos de EMTEL S.A.ESP:), las cuales fueron calificadas una vez se aplicó el control, con un resultado de control bajo, indicando que los controles no han cumplido con los objetivos: (ver matriz de calificación) 13.- Incumplimiento de norma SGC 1000:2004 En el procedimiento Acción correctiva y preventiva, se especifica que para diligenciar el formato los líderes de los procesos cuentan con 30 días para hacer el seguimiento, sin embargo a la fecha de la visita no se cumplió con el compromiso dentro de los términos por parte de los líderes de los procesos. Se incumplió con los criterios de la Auditoría interna de calidad, elaborada por el un equipo multidisciplinario de la empresa EMTEL SA. ESP y Coordinada por la Oficina de Control Interno, que era el mejoramiento continuo de la calidad en los procesos y servicios, porque de los 16 procesos evaluados, no diligenciaron el formato GCI-GER-04 de seguimiento de acciones preventivas y correctivas, los responsables de los procesos de Gerencia, Telemática, Planta interna, planta externa, recaudos, atención al cliente. Se considera que es un buen trabajo, con un buen contenido y muy buen análisis, identifica debilidades de los procesos, contempla de manera adecuada las no conformidades, las cuales son riesgos que deben eliminarse, y debe llegar a un producto final, como lo es el mejoramiento continuo, el cual se ve reflejado en los usuarios de los servicios, de tal manera que como esta fue socializada el 15 de septiembre de 2009, su accionar debió consolidarle a 15 de octubre de 2009 y su seguimiento en la vigencia 2010. 14.- Incumplimiento de norma SGC 1000:2004No diligenciaron el formato GCI-GER-04 de seguimiento de acciones preventivas y correctivas, en la auditoría interna ejecutada por la Oficina de Control Interno al proceso Almacén, de las no conformidades no se encontró actualizado en el sistema la existencia de 800 de Módems y que figuran como entregadas, desorden en documentos soportes, no se realiza evaluación a todos los proveedores, pedidos en entregas parciales, facturas que no llegan de manera oportuna, pedidos vía telefónica sin formalizarse, 426 unidades de cable módems y módems sin dar de baja, el procedimiento de entrega de módems y cable módems no es confiable. Al no cumplir con los procedimientos adoptados por la norma SGC: 1000:2004 no se logra los objetivos del sistema. 15.- Ley 87 de 1993, Artículo 2º numeral f) “Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar, riesgos. Cierre de las acciones correctivas y Preventivas pendientes. (Procesos de Gerencia, Telemática, Planta Interna, Planta Externa, Recaudos y Atención al Cliente) Se verificó su cumplimiento con la oficina de planeación. La Jefe de Sección de Almacén llevara un control estricto mensual de entrada y salida de los módems y cable módems. Se controla el inventario físico con el nuevo software "Apoteosis" Igual acción que la anterior revisión cada bimestre Meta pendiente de cumplimiento, 43 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos”. La oficina de Control Interno realizó auditoría interna al proceso de contratación de vigencias anteriores al año 2007 y 2008, se hace énfasis en la no liquidación de contratos de esos años, pero no realizó un control inmediato a la contratación de la vigencia 2009, bajo el postulado que los controles internos deben ser de carácter preventivo, el control posterior y selectivo está a cargo de la Contraloría de Popayán. La deficiencia de la no liquidación de contratos se continúa en la contratación de la vigencia 2009, indicando que no se han tomado las medidas preventivas o correctivas de este proceso. 16.- Acuerdo Nro. 004 de 1999, ARTÍCULOS: 22 – De las funciones mínimas del Interventor, 26 – Garantías del contrato, 27 - Liquidación de los contratos, 28 – Solución de controversias contractuales • Incumplimiento del artículo 26, Acuerdo No 004 de 1999, afectando de manera directa las garantías de las obras parciales recibidas y pagadas por la Entidad. Se encontró el no ajuste de las respectivas pólizas, ante las suspensiones celebradas en el transcurso del contrato. (CO – 009/2009). • No se respetaron las especificaciones técnicas en el inicio del contrato, en cuanto a electrodos, diámetros de las varillas y los sistemas de tierra, lo cual conlleva a una afectación al servicio que se presta y a la vida útil de las obras construidas, ocasionando mayores costos en su mantenimiento y reposición. No cumplimiento por parte de la interventoría, del numeral 2, Art. 22 – funciones mínimas del interventor, quien debe verificar que los materiales utilizados correspondan a la calidad exigida, acordada en la propuesta y en los diseños contratados. (CO – 009/2009). La falta de planeación ocasiona obras onerosas en los contratos ejecutados, afectando el manejo adecuado de los recursos. Aunque no se iguala o supera el 50% del costo inicial, se evidencia una mayor cantidad de obras civiles de considerable cuantía, no tenidas en cuenta durante la etapa precontractual. (CO – 015/2009). De la misma forma la no coordinación de obras entre Entidades para una misma zona o frente de trabajo causó un incremento en tiempo y cuantía; con adicionales e imprevistos para el contrato inicial, por los reajustes que se hicieron a los niveles y a los perímetros de los elementos a construir. (CO – 010/2009). • La no liquidación oportuna de los contratos puede ser causal de demandas con afectación económica para La Entidad contratante, por vencimiento del plazo del contrato para liquidarlo, incumplimiento del Art. 27 y Art. 28 del Acuerdo 004 de 2009, por la no solución ágil, rápida y directa de estas controversias contractuales. (CO plazo Diciembre de 2011 Reducir totalmente las causales de incumplimiento de contratos ante una efectiva gestión de los interventores Igual que la anterior 44 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 – 029/2009). • Riesgo patrimonial a futuro para la Entidad, debido a que la responsabilidad civil extracontractual recae sobre La Empresa Contratante, ante el incumplimiento del contratista, por el vencimiento de estas garantías, en desacato al Art. 26 del acuerdo No 004 de 1999. (CO – 029/2009). , Contrato de obra No 015 de 2009 (ver pág. 100, 101, 102 del informe) 17.- Resolución 062 de Diciembre de 2001 (ver pág. 102 del informe) minimizar inconvenientes en la ejecución de cajas menores Se viene cumpliendo con arqueos efectuados con mas periodicidad 4.5.1 Gestión del Proceso MECI calidad Para la evaluación a la implementación del sistema MECI calidad de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A. E.S.P., se utiliza el aplicativo adoptado por la Contraloría Municipal de Popayán, se revisaron evidencias en la oficina de Control Interno y la Oficina de Planeación de la entidad, se observan mejoras pero se hace la anotación de que dado el proceso de transformación de la empresa, el modelo viene siendo reemplazado en su totalidad. Subsistema de Control Estratégico Para la vigencia 2010, se constató lo siguiente Se cumplió con el proceso de socializar al interior de la empresa, lo establecido en el protocolo de ética, se cuenta con una estructura donde el análisis y sugerencias de parte del personal se llevan a los dueños de los procesos, quienes lo transmiten a la alta dirección. Para la vigencia 2010, se continuó con la deficiencia de la alta planta de personal la cual no es acorde con el mercado de las telecomunicaciones que establece que debe ser el 18% de los gastos y no el 38% como se venía teniendo. Para la vigencia 2010, se programó 41 actividades de capacitación de las cuales se cumplió con el 72.5% que son 29 actividades, estas actividades se efectuaron a través de convenios, con los proveedores de equipos. El manejo de indicadores, no es eficiente, la medición se enfoca en el cumplimiento de actividades de manera general. Para la vigencia 2010, se ha venido replanteando el mapa de riesgos ya que su diseño aunque es funcional no facilita su manejo, el mapa de riesgos en su concepción maneja 45 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 un número alto de variables pero su metodología hace que sea dispendioso de manejar especialmente para quienes no lo conozcan. 4.5.2 Evaluación sistema de control interno Evaluación del Sistema de Control Interno. El Sistema de Control Interno de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán SA. ESP., obtuvo una calificación de CONFIABLE en su evaluación conceptúa, lo que significa que conforme a los parámetros establecidos, los controles generales del sujeto de control presentan mejoras sustanciales con respecto la evaluación de la vigencia anterior. Y operativamente, una calificación de CONFIABLE, debido a que los controles específicos de los procesos examinados, abarcan los aspectos relevantes de los factores de riesgo para los que se establecen. Cuadro No. 13 Resultados de la evaluación conceptual del SCI 1 2 3 4 5 CALIFICACIÓN PRELIMINAR COMPONENTE CALIFICACIÓN PRELIMINAR DEL RIESGO PONDERACIÓN POR COMPONENTE PUNTAJE AMBIENTE DE CONTROL VALORACIÓN DEL RIESGO ACTIVIDADES DE CONTROL MONITOREO 27 30.8% MEDIO 25% 7.7% 21 0.0% BAJO 25% 0.0% 60 0.0% BAJO 20% 0.0% 31 0.0% BAJO 10% 0.0% INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 29 0.0% BAJO 20% 0.0% TOTALES 168 100% 7.7% CALIFICACIÓN GLOBAL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Confiable ÍTEM # CRITERIOS EVALUADOS COMPONENTE O PROCESO De acuerdo al cuadro No 20, la calificación global del sistema de control interno operativo de la empresa de Telecomunicaciones de Popayán SA. ESP. Es CONFIABLE, y escala de riesgo BAJO para el componente “valoración del riesgo, Actividades de control” y Monitoreo” y con RIESGO MEDIO y BAJO para los componentes, Ambiente de control e información y comunicación. (Ver matriz de calificación) Los componentes evaluados, contienen 168 criterios, que permiten la evaluación del sistema de control interno conceptual, compatibles con el proceso MECI., se verifica la existencia de los controles, con una importancia del 30% y la aplicación del 70% y escala de riesgo; Bajo (<17%), Medio (17% <34%) y Alto (>34%). 46 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Cuadro No. 14 Resultados de la evaluación de la operatividad del sistema de control interno. TOTALES CRITERIOS EVALUADOS CALIFICACIÓN TOTAL COMPONENTES CALIFICACIÓN COMPONENTES CALIFICACIÓN DEL RIESGO PONDERACIÓN PUNTAJE Nivel de Confianza del Sistema de Control Interno 168 12 3.3% 164 7 4.4% BAJO 100.0% 7.7% Confiable De acuerdo al cuadro anterior, el resultado de la evaluación de la operatividad sistema de control interno es CONFIABLE. Se verificó con documentación en las oficinas de control interno y planeación. 4.6. OTROS PROCESOS DE APOYO 4.6.1 Obra pública Revisión de la documentación soporte de los contratos de obra seleccionados en el muestreo: Actas de recibo de obra Actas de liquidación Actas de suspensión y reinicio Controles de calidad Informes de Interventoría Registros presupuestales Certificados de disponibilidad Registro fotográfico de los elementos instalados. Cronograma de visitas de inspección. Se ejecutaron en coordinación con el personal competente: Interventoría del contrato N°113 de 2010_ Construcción de las obras civiles de canalización y construcción de cámaras de la acometida y red telefónica en el área de cobertura de la red de planta externa de EMTEL SA ESP. Interventoría del contrato N°035 de 2010_ Ampliación de la red telefónica y HFC para el conjunto residencial Tulipanes de la Hacienda. 47 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Interventoría del contrato N°012 de 2010_ Construcción de la ampliación de la red de banda ancha HFC hacia los sectores de: plazuelas de la Hacienda, La Cordillera, sector El Libertador, sector vis al Bosque, transversal 9A, edificio Seminario Mayor; y realización de partición de nodos existentes (Santa Clara y Valencia) con la respectiva ampliación de ramales de red HFC de los nodos resultantes, para la prestación de servicios Tripleplay (telefonía, internet y televisión). Interventoría de la Orden de Servicios N° 062 de 2010_ Construcción de la ampliación del ramal de la Red HFC sobre la calle 78N entre carreras 14 y 20 y la construcción de obras civiles varias de canalización para el tendido de redes de la empresa. Interventoría de la Orden de Servicios N°153 de 2010_ Construcción de la partición de nodo Centro, con la respectiva ampliación de ramales de la red HFC de los nodos resultantes y ampliación de ramales de la red HFC varios, sobre la red HFC de EMTEL SA ESP. En las visitas técnicas y de inspección a las obras en compañía del Interventor de cada contrato y/o orden se servicio evaluado, se ejecutaron principalmente las siguientes actividades de verificación: Medición de Ítems posibles de cuantificar Registro fotográfico Descripción general de la obra(s). 4.6.2 Sistemas La Contraloría Municipal de Popayán, como ente verificador, realizo una Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral modalidad regular, analizando cada uno de los procesos de gestión de la entidad. La Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. E.S.P. como sociedad prestadora de servicios públicos de telecomunicaciones ha venido invirtiendo valiosos recursos en la adquisición de nueva infraestructura, pensando en nuevos mercados, adaptándose a las exigencias de la competencia junto con una política de pensamiento estratégico y conservación de los clientes actuales En la gestión de sistemas se evaluaron aspectos como: seguridad informática, compras de equipo, sistemas de información y otros procedimientos relacionados con la administración de sistemas. En el seguimiento de la gestión del Plan de la Acción de la Vigencia 2010, se tuvieron en cuenta proyectos de expansión en nuevas plataformas y en el sostenimiento y mejora del rendimiento de los servicios que se prestan actualmente a los usuarios. En cuanto a la gestión de sistemas, se planteó un proyecto de Respaldo Plataformas Sistemas Internos de Información, cuyo objetivo se definió como la implementación de una solución informática de tipo hardware y software que optimice de manera efectiva el 48 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 funcionamiento del actual sistema de información OpenFlexis. Ver Seguridad Informática y sistemas de información más adelante. 4.6.2.1 Seguridad Informática En el campo de la seguridad informática se hizo una inversión importante en la compra e instalación de una solución llamada Storage de Almacenamiento, la compra se hizo en el periodo fiscal 2011 y se encuentra totalmente operativa en el momento de realizar la AGEI. El componente brinda la posibilidad de realizar copias de seguridad automáticas de las bases de datos de los sistemas de información, manteniendo un historial. Permite la creación de tareas programadas y procedimientos de monitoreo y actualización a dichas copias. En el momento en que se requiera una restauración el componente se encarga del proceso haciéndolo de forma mucho más rápida y casi sin intervención humana, garantizando el funcionamiento del sistema de información principal OpenFlexis y su complemento extendido EFlex. Se tienen varios formatos de copias de seguridad; medios ópticos y magnéticos que se guardan en lugares seguros. La mayoría de copias tienen que ver con el área de facturación y se generan en cada corte. La entidad cuenta en sus equipos de cómputo con una aplicación antivirus de pago (Kaspersky Antivirus), con 162 licencias que se compraron en el periodo fiscal 2011. Su implementación va en un 50% en el momento de la evaluación., Los controles de acceso están definidos por roles, según la dependencia a la que pertenezca el funcionario se definen unos privilegios y unos perfiles adecuados según la función que estos desempeñan; esto sucede esencialmente con el acceso a los sistemas de información de la entidad. El respaldo de energía esta soportado por 3 Sistemas de alimentación ininterrumpida (UPS) que suman 12 Kva para todos los equipos de cómputo. El respaldo para los dispositivos de telemática está soportado por un sistema mas complejo que incluye inversores y baterías brindando una autonomía de hasta 8 horas. 4.6.2.2 Sistemas de Información Sistema de Información Descripción Desarrollo propio o Licenciado OpenFlexis Es un sistema cliente/servidor transaccional que administra los servicios de telefonía, televisión e internet de la empresa por medio de una variedad de módulos como lo son: atención al cliente, facturación, cartera, ordenes, daños, mediador de servicios. Permite gestionar todos los tipos de peticiones solicitadas por los usuarios. El sistema genera informes de Licenciado 49 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 indicadores y estadísticas, está desarrollado en Oracle (Backend) y Oracle Forms (Front-end) desarrollado por la empresa Open Systems y el soporte lo brinda la empresa Expert Information. Epayment Apoteosys Prisma Iris Aplicativo para el recaudo de los servicios, el cual registra todos los pagos realizados en los CAS. Sistema de información encargado de administrar los recursos de las áreas de contabilidad, presupuesto, activos fijos, almacén, personal y tesorería. Desarrollado por la empresa Heinsohn Software, se paga un servicio de soporte anualmente. Sistema de información que administra todos los recursos de los teléfonos monederos, lo hace a través de una programación remota de parámetros y tablas de configuración de los teléfonos Tpm y Connect, consulta y analiza la impresión recibida temporalmente desde los teléfonos y un sistema de monitoreo automático Licenciado Licenciado Licenciado Eflex: Aplicativo que administra varios de los servicios que OpenFlexis no soporta, fue desarrollado para adaptarle más funcionalidades al sistema de información Openflexis debido al crecimiento en los servicios. Realiza operaciones de vigilancia, auditoria y medición de servicios, evaluando daños, ocupación y la generación de las ordenes respectivas. Desarrollo Propio Sistema de Incidencias Administra los recursos de un funcionario responsable de una determinada orden al interior de la empresa Propio EMediation e ERating Aplicaciones de administración que se encargan de la gestión en tiempo real de la aceptación o denegación de servicios y del monitoreo y gestión de llamadas e internet. Desarrollados por la empresa Expert Information Licenciado SQL Nomina Aplicación de recursos humanos que administra la nomina de empleados. Desarrollado por la empresa SQL Software Licenciado El sistema de información OpenFlexis cuenta con manuales de usuario de los módulos de facturación, cartera, atención al cliente, redes y televisión. Se tienen hojas de datos, FAQs (preguntas frecuentes) y troubleshooting (resolución de problemas comunes) 4.6.2.3 Pagina web La pagina web se verifico de manera que se aprecien los cambios reglamentados en el decreto 1151 de 2008, Aunque la presentación es agradable y con colores neutros, hace falta contenido de presupuestos y finanzas, contratación, resoluciones, licitaciones, invitaciones públicas (todo lo anterior según lo que dicte la ley y el manual de contratación de la entidad), vínculos a los órganos de control y normograma de la entidad, 50 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 La publicación de información institucional y servicios prestados es adecuada, existe un modulo de quejas y reclamos, consulta de llamadas locales, ayuda en línea mediante chat con un asesor virtual, además la empresa hace presencia en las redes sociales. 4.6.2.4 Soporte y Mantenimiento El soporte a los usuarios se presta de forma inmediata y oportuna, existe un historial (hoja de vida) de los equipos, indicando las características, mantenimientos y reparaciones realizadas, Se hacen dos mantenimientos preventivos por año, aunque no existe un documento que indique procedimientos a realizar, tampoco un cronograma de actividades. Se anexa un formato de estos como documento soporte. Siempre que se da a conocer un problema por parte de los usuarios este se trata de solucionar inmediatamente. Si el problema es muy complejo la respuesta a un requerimiento positivo demora hasta máximo dos días haciendo un seguimiento posterior mediante un formato de gestión de calidad, esto evita pérdida de tiempo y retrasos en las funciones administrativas de la entidad. 4.6.2.5 Compra de equipo En los contratos revisados en la muestra seleccionada se encontró uno de suministro de equipos de cómputo, marca Lenovo, de los cuales se evidenció su existencia, costos y correcto funcionamiento. El contrato de suministro No. 008-10, con objeto de compra de 100 equipos de cómputo, se estructuró como finalización a un contrato de leasing cuyo vencimiento fue el 14 de Diciembre del año 2010. Los equipos fueron distribuidos de la siguiente manera. Dependencia Almacén Control Interno Redes Subgerencia Técnica Proyecto Ambiental Bastidor Centro Estación Santa Clara Estación La Casona Estación Centro Cartera Mercadeo Archivo Atención al Cliente Planta Interna Contabilidad Equipos Asignados 4 Equipos de computo 4 Equipos de computo 7 Equipos de computo 2 Equipos de computo 1 Equipo de computo 1 Equipo de computo 7 Equipos de computo 4 Equipos de computo 3 Equipos de computo 4 Equipos de computo 4 Equipos de computo 1 Equipo de computo 4 Equipos de computo 3 Equipos de computo 4 Equipos de computo 51 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Facturación Telemática Tesorería Call Center Jurídica Planeación Personal Sistemas Subgerencia Financiera Gerencia Bastidor La Paz Bastidor Asturias 3 Equipos de computo 8 Equipos de computo 4 Equipos de computo 3 Equipos de computo 2 Equipos de computo 5 Equipos de computo 3 Equipos de computo 11 Equipos de computo 4 Equipos de computo 2 Equipos de computo 1 Equipo de computo 1 Equipo de computo Los equipos se encuentran con licencias de Windows XP (se hizo un Downgrade de Windows Vista -100 licencias- a Windows XP). Se anexa un documento soporte que denota su existencia y ubicación en la entidad Según apreciaciones del encargado de la división de sistemas, éste afirmó que gracias a las últimas inversiones en modernización en el inventario de equipos de cómputo, se cuenta con menos del ocho por ciento (8%) de equipos obsoletos. 4.6.2.6 Conectividad Todos los equipos de cómputo están debidamente conectados a la red de datos y la red eléctrica regulada. La red de datos está estandarizada y continuamente monitoreada, El acceso a internet es de mediana velocidad y su acceso esta priorizado según las tareas de cada funcionario. Existen segmentos de red específicos para cada dependencia, donde se muestran accesos solo a los equipos con datos relacionados con cada área. Los puertos de datos están plenamente identificados y se establecen políticas de instalación y mantenimiento. El acceso a internet es de 4Mb y esta compartido por 80 usuarios sin reuso, también está regulado por una aplicación de filtrado de contenidos y una aplicación software con un servidor proxy (Squid). El acceso a la red interna esta controlado por un servidor DHCP. 4.6.2.7 Mapa de riesgos Mediante la oficina de control interno de la entidad se identificaron los riesgos de la gestión informática, los mas importantes tienen que ver con los fallos en el OpenFlexis y sus aplicaciones, daños en equipos de computo (hardware), perdida de información y software no licenciado en los equipos de computo. Existe un formato que indica tipo de riesgo,, causas y efectos probables, analizando su impacto, probabilidad y grado de exposición; junto con la descripción de los controles realizados a cada riesgo, su valoración y las acciones prioritarias a realizar en caso de que ocurran. 52 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 No se tuvieron en cuenta en el formato entregado riesgos relacionados con daños en la red de datos, datos en el suministro de la red eléctrica regulada y el acceso indebido a los servidores. Se anexa un formato de identificación de riesgos identificados en el área de sistemas. 4.6.2.8 Control al software En los equipos de cómputo se realiza un seguimiento periódico con el fin de que los usuarios no instalen software que no esté autorizado por la entidad. El software comercial siempre que así lo dicte la ley debe tener licencia de uso; es muy común que se encuentren versiones no licenciadas de aplicaciones de ofimática. Estos procedimientos están documentados en una política de uso de estricto cumplimiento que se entrega junto con los equipos de cómputo a los funcionarios. 4.6.3 Proceso Almacén Para el proceso de almacén, se hizo visita de campo y se verificó entrada al almacén de las órdenes 006, 008 de worldteck y 009 de teleredes, se constató en el sistema su entrada. 4.6.3.1 Procedimiento de bajas de almacén Se verificó el procedimiento de bajas y se encuentra que se da de baja 3150 modems y 9 adaptadores por encontrarse en mal estado debido al uso. De acuerdo a resolución 046 y al decreto 4741 se hizo este proceso por la empresa LITO S.A. ya que para dar de baja este material se requiere manejo por parte de la citada empresa como prestador del servicio de gestión de residuos peligrosos. Resolución 047 de agosto de 2010, por la cual se dio de baja a 109 baterías que se encontraban en mal estado, este proceso se hizo con la chatarrería San Diego, la cual está avalada por la C.R.C. Resolución Nro. 080 de septiembre de 2010, por la cual se da de baja una motocicleta. Se dio de baja el piano que se encontraba en la oficina de gerencia, este se entregó a la Fundación Teatro Guillermo Valencia. En la vigencia se extraviaron un radio y dos escaleras a un contratista, dichos artículos fueron repuestos por el responsable. 4.6.3.2 Procedimiento de A22 La empresa cuenta con los A22 debidamente actualizados. 4.6.3.3 Elementos en bodega 53 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Se hizo un muestro de elementos en bodega para verificar su existencia, de las 10 referencias escogidas, se verificó su existencia y cantidad sin que se detectaran faltantes. Decreto 4741 2005 art. 3 definiciones de generador: “Cualquier persona cuya actividad produzca residuos o desechos peligrosos. Si la persona es desconocida será la persona que está en posesión de estos residuos. El fabricante o importador de un producto o sustancia química con propiedad peligrosa, para los efectos de este decreto se equipara a un generador, en cuanto a la responsabilidad por el manejo de los embalajes y residuo del producto u sustancia”. Y en el anexo 2 de la misma norma se incluyen como peligrosos los desechos electrónicos y se catalogan con la referencia A1180. Por lo anterior EMTEL se considera un generador de residuos peligrosos y según el mismo decreto debería contar con un plan de gestión integral de residuos peligrosos. 4.6.4 Evaluación Oficina de Control Interno Dentro de la estructura debemos destacar que se cuenta con un Sistema de Administración de Riesgos, en función de la identificación, análisis y tratamiento del riesgo, elementos con los cuales se genera la caracterización de los diferentes procesos, lo que nos da como producto la matriz de riesgos para la entidad. EMTEL S.A. E.S.P., dentro de los esquemas de su operatividad relacionada con evaluación de los riegos, efectúa su aplicación en un nivel aceptable, situación favorable para la entidad, ya que de la acción anterior, se deriva una gestión muy acorde con el control y monitoreo de los diferentes procedimientos en función a la mitigación de los riesgos en sus operaciones. Según evidencias documentales se realizo seguimiento y control a los riesgos consolidados 2009 – 2010. Durante la vigencia 2011 se identificaron nuevos riesgos, los cuales fueron evaluados. Se levantaron las acciones prioritarias en aras de minimizarlos, reducirlos, controlarlos o mitigarlos. El mapa de riesgos fue actualizado durante la vigencia 2010. El Organigrama de la entidad no es funcional teniendo en cuenta las necesidades, planes y programas. Durante la vigencia 2010, el Mapa de Procesos no se encuentra acorde con los cambios obtenidos en la entidad. La entidad en la vigencia 2011 tiene un avance significativo en el ajuste de su mapa de procesos y procedimientos, lo cual se evidenció en el desarrollo del proceso auditor, fortaleciendo el Sistema de Control Interno. En cuanto a las actividades de control establecidas en el MECI, se destaca la acción de mejora producto de las Auditorías Internas, las cuales se relacionan a continuación: 54 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Auditoria Contratación y Órdenes de Servicios Sección Jurídica, se realizo del 15 de agosto de 2010 al 31 de agosto de 2010. Seguimiento y Control Auditoria Técnica, se realizo el 09 y 10 de septiembre de 2010. Auditoria Almacén, se realizo el 10, 11 y 12 de Noviembre de 2010. Se realizaron arqueos físicos de caja de acuerdo al siguiente cuadro: ARQUEOS FISICOS DE CAJA FECHA SECCION O AREA CAJERO RESPONSABLE FUNCIONARIO QUE REALIZA EL ARQUEO OBSERVACIONES 30 de Noviembre de 2010 Gerencia Gerardina Palacios Alicia Gomez Ninguna 30 de Noviembre de 2010 Almacen Sonia Joaqui Alicia Gomez Ninguna 19 de Octubre de 2010 Almacen Sonia Joaqui Alicia Gomez 14 de Mayo de 2010 Almacen Sonia Joaqui Juan Carlos Ibarra Ninguna Los recibos se encuentran de acuerdo a lo estipulado en la resolución 062 de 2010. Se anula el recibo 8250 por encontrarce en blaco a la hora del Arqueo. 03 de Marzo de 2010 Caja Menor Gerencia Gerardina Palacios Alicia Gomez Ninguna 05 de Marzo de 2010 Caja Menor Almacen Sonia Joaqui Alicia Gomez Ninguna Se realizaron Arqueos a los puntos de recaudos así: CAS CENTRO: CASONA: CAS LA ESMERALDA: 10 Arqueos 5 Arqueos 1 Arqueo 4.6.5 Seguimiento y Cumplimiento de controversias judiciales En la empresa municipal de telecomunicaciones se presentaron las siguientes controversias judiciales: Cuadro No. 15 Resumen de controversias judiciales Clase de proceso Laborales Reparaciones directas Tutelas penales Cantidad 19 2 3 1 55 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 TOTAL 25 Evaluación de la gestión judicial Los procesos que más recurrencia tuvieron dentro de la empresa son aquellos de naturaleza laboral con 19 procesos, según los datos suministrados no existen fallos en ninguno de los procesos que se presentaron lo cual descarta posibles erogaciones a favor de demandantes a excepción de 2 acciones de tutela que no son de naturaleza económica sino de salvaguarda de derechos fundamentales donde como es natural después de tanto tiempo existen pronunciamientos en virtud a la naturaleza constitucional y expedita que tienen estos procesos. A continuación se relacionan los fallos de tutela y sus resultados: Actora: Cristina Muñoz Gálvez a nombre del sindicato de los trabajadores del sindicato SINTRAEMTEL Pretensión: En tutela de los derechos fundamentales del sindicato actor al DEBIDO PROCESO, IGUALDAD, DERECHO DE ASOCIACIÓN LIBERTAD SINDICAL y NEGOCIACIÓN COLECTIVA se solicita ordenar a la NACIÓN - MINISTERIO DE PROTECCIÓN SOCIAL, en el término perentorio de 40 horas siguientes a la notificación del fallo de tutela, proferir acto administrativo que ordene la convocatoria del tribunal de arbitramento obligatorio para resolver el conflicto colectivo vigente entre EMTEL y SINTRAEMTEL y que fuera negado por Resoluciones 4318 DE 2.010 Y 060 DE 2.011. De considerar procedente adelantar la correspondiente acción de nulidad y restablecimiento del derecho contra los actos que motivan esta tutela, por la gravedad de la vulneración en términos de afectación del salario y las prestaciones sociales de los trabajadores de EMTEL se solicita se acceda a la pretensión anterior como mecanismo transitorio para evitar el perjuicio que representaría para los trabajadores esperar 3 o cuatro años de proceso sin acceder al justo incremento anual de su salario. Resultado: Fallo de primera instancia de fecha 24 de febrero de 2011 denegando por improcedente la acción de tutela instaurada. Fallo impugnado la honorable sala laboral de la corte suprema de justicia en providencia de fecha 12 de abril de 2.011. Magistrado ponente Dr. Gustavo José gnecco m. revoco el fallo impugnado y ordeno al ministerio de la protección social en un termino máximo de 10 días convoque el tribunal de arbitramento solicitado para la solución del conflicto colectivo. 56 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Actora: Emilia Guaca Uni Pretensión: Solicita se le tutele el derecho fundamental al debido proceso, derecho a la defensa y como consecuencia se decrete la nulidad dentro del proceso disciplinario que actualmente se sigue en la Empresa. Resultado: Por medio de fallo de fecha 07 de marzo de 2011, se protegieron los derechos fundamentales a la accionante; por medio de escrito de fecha 14 de marzo de 2011 se impugno el fallo. Conclusiones La situación de la empresa es preocupante de acuerdo a los resultados obtenidos en la vigencia. Se sigue manteniendo una tendencia a la disminución en los resultados de la empresa. Se detectaron deficiencias en el proceso de contratación para adquisición de elementos necesarios para el funcionamiento de la empresa por incumplimiento de los proveedores. Situación en la que la empresa debe mejorar. Los rubros representativos de ingresos para la empresa como los correspondientes a telefonía fija, muestran una tendencia decreciente aunque no tan pronunciada como en vigencias anteriores 57 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Nro. Observación Respuesta dada Se evidencia en la muestra revisada que la planeación es deficiente en lo que respecta a adquisición de insumos para el funcionamiento de la empresa. Se detectaron adiciones en tiempo por la inexistencia en bodega de los artículos adquiridos, siendo esta casi que una constante. No se concibe como una empresa que tiene que competir en las actuales circunstancias del mercado, pueda permitirse retrasos en adquisición de materiales los cuales son de gran importancia para cumplir con sus procesos, la oferta en el mercado de implementos no puede ser impedimento para que la empresa busque alternativas. El sujeto de control no emitió respuesta Incumplimiento al acuerdo 003 y 004 de 1999. Criterio: Incumplimiento a lo dispuesto en los artículos 10, 15, 22 y 25 del acuerdo 004 de 1999 y artículo 4 numeral 2 y artículo 8 inciso 3 del manual de interventoría de la empresa municipal de telecomunicaciones de Popayán., la inexistencia de los registros desconoce lo reglado en el artículo 48 de la ley 734 de 2002, con la no suscripción del acta de liquidación se desconoce lo estipulado en la ley 80 de 1993 artículo 60 y lo establecido en la ley 1150 artículo 11 Condición: Los contratos 013, 014,020, 001, 002, 025, 032, 006, 008, 010, 015, 016, 018, 024 y las Ordenes de servicio 046, 070, 114, 203, 231, 013, 041, 116, 117, 139, 214, 232, no presentan certificados de disponibilidad presupuestal ni actas de inicio; el contrato 014 y las órdenes de servicios 046 y 070 no tienen actas de liquidación Causa: deficiencias en la aplicación de la ley de archivos. Efecto: Inadecuada gestión documental que obstaculiza la búsqueda y revisión correctas de las carpetas contractuales para verificación del cumplimiento de los requisitos propios de la etapa precontractual. Criterio: numeral 3 artículo 4 del acuerdo 003. Articulo 10 y numeral 1 articulo 15 del acuerdo 004 de 1999. Condición: La orden de servicios 113 de 2010 cuyo objeto contractual fue “realizar la construcción de las obras civiles de canalización y construcción de acamaras de acometida y red telefónica en el área El sujeto de control no emitió respuesta 1 2 3 El sujeto de control no emitió respuesta Valoración del equipo auditor La entidad no emitió respuesta, como se afirma en la observación, la compra de materiales y elementos corresponde a necesidades que hay que responder con rapidez y disponibilidad de recursos inmediata con el fin de poder mantenerse en el mercado. El registro de proveedores tiene que ser adecuado a las necesidades de la empresa. Por lo anterior, la observación se configura como Hallazgo administrativo. La observación planteada, denota falta de control en la gestión documental además, la observación se configura como Hallazgo administrativo. La observación presenta incumplimiento a lo establecido en el manual de contratación y de 58 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 de cobertura de la red de planta externa”. Revisada la carpeta se encuentra que el acta de inicio fechada el día 12 de Julio de 2010, se elaboró con fecha posterior lo que se demuestra con los razoneros de fecha 27 de septiembre en el cual se manifiesta que revisado la carpeta, no se encuentra el acta de inicio, posteriormente con razonero de fecha 4 de octubre, se dice que en el acta no figura los nombres de quienes van a intervenir en la obra. Causa: Omisión de obligaciones por parte del interventor. Efecto: incumplimientos y retrasos en la ejecución de la obra. Incumplimiento a lo dispuesto en los acuerdos 003 y 004 de 1999. Criterio: Lo anterior es un desconocimiento a lo reglado en el acuerdo 003 o manual de interventoría respectivamente en su artículo segundo 1 donde se colige que es obligación del contratista velar por el cumplimiento del contrato y debe facilitarlo es también obligación de este establecido así en el artículo 4º Numeral 52 velar por correcto desarrollo de la obra, existe una violación al artículo 71 del decreto 111 de 1996 donde se establece que el Certificado es de naturaleza obligatoria para este tipo de actos. Condición: El contrato 020 que tiene como objeto la construcción de partición de nodos existentes segunda fase, con la respectiva ampliación de ramales de red HFC de los nodos resultantes, sobre la red HFC de EMTEL S.A E.S.P para la ampliación de capacidad de transmisión, este contrato presenta la siguiente observación: El presente contrato se adiciono en tres ocasiones se ha suspendido y reiniciado en 2 ocasiones existe una tercera suspensión sin que exista reinicio, no existen disponibilidades presupuestales para todas las adiciones ni para el contrato inicial, tampoco hay registros en algunos todo lo anterior evidencia una pobre etapa precontractual ya que se ha suspendido en varias ocasiones Causa: deficiencia en los estudios previos y falta de planeación. Efecto: Demoras en el servicio por las constantes suspensiones dentro del contrato, Desinformación por parte de los interventores de sus deberes dentro de la ejecución del contrato. Incorrecta codificación del formato F13a Criterio: La incorrecta codificación de este formato viola lo establecido en el acuerdo 009 de 2010 de la contraloría municipal de Popayán en su artículo 10 3 que además en su parágrafo advierte que debe volverse a presentar la cuenta con lo requisitos que establece la contraloría 4 5 interventoría de la empresa. Se configura como Hallazgo disciplinario y administrativo. El sujeto de control no emitió respuesta Se denota falta de planeación en la contratación, se configura como hallazgo administrativo. El sujeto de control no emitió respuesta Se debe revisar mejor la codificación con los códigos que se encuentran en la página web del 1 “Articulo Segundo. OBJETO DE LA INTERVENTORÍA. la interventoría tendrá como propósito hacerle seguimiento y control a la acción del contratista, para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, en lo que respecta a las especificaciones técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades administrativas establecidas y la sujeción al presupuesto asignado. La interventoría verificará que las partes cumplan a cabalidad, con equidad y armonía, los términos y obligaciones pactadas. La interventoría debe ser un medio facilitador por el cual se consigue la realización física y material de los proyectos, planes y programas de la empresa de telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A E.S.P 2 “Articulo cuarto. FUNCIONES Y OBLIGACIONES GENERALES DEL INTERVENTOR. (…) 5º Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores establecidos 3 ARTÍCULO 10.- INOBSERVANCIA DE LOS REQUISITOS. Se entenderá por no presentada la cuenta o informe cuando no cumpla con los criterios establecidos a través del Sistema Integral de Auditorias SIA y con los de esta resolución, en aspectos referentes a: lugar y fecha de presentación, formatos, requisitos, periodo, contenido e información. 59 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 Condición: En el formato f13a reportado a la contraloría se evidencian discrepancias entre lo que reporta EMTEL y lo que realmente aparece, la empresa reporta como contratos de seguro las siguientes ordenes de servicio, 197, 201, 202, 203, 204 cuando con una simple observación del objeto del contrato se evidencia que son de arrendamiento, además reporta como de concesión los siguientes contratos 037 y 039 y las ordenes de servicio 189, 205, 214, 232, 234, 235 cuando al visualizar el objeto se evidencia que son de suministro. Causa: La posible causa de esta situación es el un pobre análisis de la contratación efectuada en EMTEL lo cual resultó en esta compilación que terminó siendo presentada para análisis de la contraloría municipal de Popayán Efecto: Los efectos de esta compilación de datos dificulta la correcta interpretación de los contratos por parte de la contraloría además del desconocimiento de lo que la contraloría ha dispuesto para la presentación de este tipo de datos en el acuerdo 009 de 2010 lo cual según su artículo 6 es responsabilidad del jefe o representante legal de los sujetos de control de la contraloría 4 Información sobre procesos judiciales desactualizada Criterio: Lo anterior desconoce lo reglado en el acuerdo 009 de 2010 de la contraloría municipal de Popayán “por la cual se adopta el sistema electrónico de rendición de cuentas - SIA, se establecen los métodos y la forma de rendirla y se modifica parcialmente la resolución 034 de 2007” en su artículo 10 y su parágrafo.5 Condición: En la información suministrada por la oficina jurídica no se observan datos actualizados respecto a los estados actuales de los procesos, la última actuación surtida sobre alguno de los procesos es de febrero del año en curso sin que en la tabla se observe que ha habido alguna otra actuación, solo existe pronunciamiento judicial respecto a 2 de las acciones de tutela presentadas y sobre una tercera no lo hay, lo cual es evidencia de que la tabla esta desactualizada ya que el decreto 2591 establece "En ningún caso podrán transcurrir mas de diez días entre la solicitud de tutela y su resolución.” La observación se hace en el entendido de que es necesario mantener actualizada la tabla de controversias judiciales ya que por esta falla se desconoce si hay o no providencias que pueden conllevar a otro tipo de observaciones. Causa: La posible causa del desconocimiento de esta situación es la falta de control y análisis sobre los datos que se suministran a la contraloría municipal de Popayán, resultando ello en una 6 sistema SIA. La observación se configura como Hallazgo administrativo. El sujeto de control no emitió respuesta Se retira la observación. 4 ARTÍCULO 6.- RESPONSABLES DE RENDIR LA CUENTA. El jefe o el representante legal de los sujetos de control de la Contraloría Municipal de Popayán, son responsables de rendir la cuenta sobre su gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados. 5 Cfr. Acuerdo 009 de 2010 de la contraloría municipal de Popayán Art. 10 60 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 compilación poco acertada. Efecto: Con la compilación de estos datos de forma incorrecta, según el artículo 10 del acuerdo 009 de 2010, se entenderá por no presentada la cuenta y en consecuencia debería volver a presentarse de acuerdo al parágrafo de este mismo articulo 6 Adición del contrato 024 Criterio: Lo anterior es violatorio de lo dispuesto en el artículo 40 de la ley 80 de 1993 en su parágrafo único donde se hace alusión a que las adiciones que superen el 50% del monto del contrato. Acuerdo 019 de 2009 Condición: Contrato 024 presenta un contrato adicional que supera el 50% del monto inicial del contrato que es de fecha 18 de agosto de 2010, por valor de $ 99.943.976 con plazo de ejecución de treinta (30) días calendario a partir de la legalización del contrato que se entiende con la aprobación de las pólizas y pago del anticipo, las pólizas fueron aprobadas el 24 de agosto de 2010. El treinta de noviembre se celebró contrato adicional con el fin de modificar la clausula 4 del contrato 024 de 2010 referida a la forma de pago; el anticipo se canceló el 19 de enero de 2011 fecha a partir de la cual se cuentan los treinta días calendario de plazo del contrato los que se extienden hasta el 17 de febrero de 2011 según consta en las actas de liquidación parcial 01 de fecha 4 de febrero de 2010 y 11 de febrero de 2011. Con fecha 28 de enero de 2011 mediante oficio ST-5004, el interventor del contrato y subgerente técnico solicitan aprobación de ampliación de presupuesto para el contrato 024 de 2010, en cuantía de $ 54.454.512. El contrato adicional nro. 2 al contrato principal 024 de 2010 aparece firmado el 18 de febrero de 2011. Cuando el término contractual estaba expirado. La cuantía de la adición supera el porcentaje máximo permitido del 50% vulnerando el principio de transparencia y economía además de ausencia del principio de planeación. Asimismo se adicionó el plazo en treinta días calendario los que se cumplían el 18 de marzo de 2011, cumplido este plazo se modifica el plazo en 45 días mediante contrato adicional nro. 3 de marzo 16 que se extienden hasta el primero de mayo de 2011, el 19 de abril mediante acta nro. 1 se suspende el contrato por aumento de precio en el valor del cobre, el contratista se obliga extender Las pólizas, sin embargo en la carpeta no reposan dicha ampliación ni la subsiguiente aprobación por parte de la entidad contratante así como tampoco acta de reinicio del contrato ni acta de liquidación final del mismo. Por otra parte, el pago de estampillas para el bienestar del adulto mayor como obligación del contrato a cargo del contratista, aparece cumplida según consignación de 2 de mayo de 2011 con pago parcial por $7.000.000 para una liquidación de $210.000 cuando al valor a pagar era de $4.631.954,64 que equivale al 3% del total del contrato más las adiciones. Causa: inobservancia de las normas en materia de contratación que regulan especialmente lo relacionado con la adición de los contratos y el monto máximo cuando lo adicionado es la cuantía. Planeación deficiente en la contratación. Efecto: La ejecución presupuestal se ve afectada debido a incrementos no planeados en la 7 6 El sujeto de control no emitió respuesta Hecha la valoración a la observación, se encuentra que los valores a liquidar por concepto de estampillas pro bienestar adulto mayor, se liquidan sobre una base de $7.000.000 cuando el valor del contrato es de $154.398.488 el valor a liquidar es de $ 4.421.955. La Observación se configura como Hallazgo administrativo, disciplinario y fiscal. Ibídem 61 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 8 9 10 contratación que obligan a la administración a disponer de recursos adicionales para cumplir con las obligaciones derivadas del contrato y sus adiciones. Orden de servicio 113 de 2010 Condición: La orden de servicios 113 está fechada el 9 de julio de 2010 en la cual se establece un plazo de 30 días calendario contados a partir del acta de inicio. La aprobación de pólizas es de fecha 16 de julio de 2010, a partir de la cual cuenta el plazo contractual que se extiende hasta el 14 de agosto de 2010, como fecha de terminación, sin embargo se celebra contrato adicional nro. 001 por valor de $2.479.094 de fecha 20 de agosto de 2010 abiertamente extemporáneo por cuanto el término contractual ya había expirado el 11 de agosto de 2010 tal como consta en el acta de obra final y liquidación suscrita el 20 de septiembre de 2010, y que reposa a folio 76 de la carpeta. Mediante razonero de fecha 27 de septiembre de 2010, se evidencia que no se ha suscrito el acta de inicio de la orden, sin embargo a folio 74 posterior al razonero aparece el acta de inicio de obra de fecha 12 de julio de 2010, acta que no podía haberse suscrito en dicha fecha, por cuanto la aprobación de pólizas como requisito de legalización se realizó el 16 de julio de 2010. En dicha acta de inicio se establece como fecha de terminación de la orden el 10 de agosto de 2010. El pago de estampilla según acuerdo 019 de 2009 es por $808.721. Criterio: incumplimiento de las clausulas contractuales que se constituyen en ley para las partes así como el principio de transparencia y responsabilidad y manual de contratación de la entidad. Causa: inaplicación de normas contractuales contenidas tanto en el manual como en la orden de servicios y ausencia de control de parte de la interventoría. Efecto: se afecta el cumplimiento de las obras contratadas lo que pone en riesgo la ejecución del plan estratégico. No existe coherencia entre las obligaciones contractuales y lo que se ejecuta realmente en tiempos y cantidades. Irregularidades con el pago de seguridad social en la orden de servicios 113, 117 y 139 Criterio: Artículo 50 de la ley 789 de 2002, además de lo dispuesto por el artículo 11 del acuerdo 004 de 1999 o estatuto de contratación interna de EMTEL que supone que las personas que contraten con la empresa deben conocer las normas colombianas, también desconoce lo reglado por el artículo 4 del acuerdo 003 de 1999 en su numeral 13 que dispone que el interventor debe verificar la afiliación a seguridad social de aquellos contratistas que prestan servicios Condición: Después del estudio de la orden de servicios 113, 117 y 139 se verificó que el contratista dentro de su cotización inicial presentó un organigrama de personal conformado por 6 personas y 3 cuadrillas, no obstante ello dentro de la foliatura solo se encuentra el pago por el concepto esgrimido para 4 personas, dentro de las ordenes de servicios 117 y 139 de 2010 no se halló sustento del pago de seguridad social de trabajadores. Causa: Ausencia de controles y cumplimiento de las funciones asignadas al interventor del contrato. Efecto: se hacen pagos a favor del contratista sin que exista cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social necesarios para acceder a los pagos. Presentación de cotización a instancias del contratista sin mediar solicitud por parte de EMTEL El sujeto de control no emitió respuesta Se configura Hallazgo Disciplinario administrativo como Fiscal y El sujeto de control no emitió respuesta La observación se configura como Hallazgo disciplinario y administrativo. El sujeto de control La observación se 62 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 11 12 13 Condición: Dentro de la orden de servicios 117 de 2010, contratos suscrito por el monto de $ 49.873.040 se encontró con que el contratista cotizó lo requerido por la empresa sin que previamente hubiese invitación a proponer por parte de ellos, lo mismo ocurre con la orden de servicios 139 donde se presenta cotización sin invitación. Criterio: Lo anterior desconoce lo estipulado en el artículo 13 inciso 5 y el artículo 16 del acuerdo 004 de 1999, estatutos de contratación de EMTEL Causa: ausencia de planificación en las compras y no observancia de los principios de transparencia y selección objetiva. Efecto: adquisición de bienes o servicios que presuntamente no están debidamente planificados como necesidades de la empresa y se acude a la contratación de ellos indiscriminadamente a un contratista. Irregularidades con la legalización y perfeccionamiento de la orden de servicios 117 de 2010 Criterio: El manual de contratación establece en su artículo 21 que la legalización de la orden o contrato se hará dentro de los 5 días posteriores a su suscripción, esto es la constitución de pólizas, en la orden se evidencia que dicho acto junto con su aprobación está fechada 30 de julio de 2010 y la fecha de la orden es 19 de julio de 2010, superando ampliamente el termino concedido para la legalización. Condición: A folio 9 reposa oficio SJ 2001 sin fecha, recibido el 29 de julio de 2010 recibido por Diana Pérez, en el cual la empresa le envía al señor José Ferney Pérez los ejemplares de la orden de servicios para su firma y constitución de pólizas, fecha que permite inferir que dichos actos se cumplieron posteriormente a la fecha de recibo de la comunicación. Sin embargo la orden aparece suscrita con fecha 19 de julio de 2010 (misma fecha del registro presupuestal) y adicionalmente enmendada con corrector. Causa: Omisión en el cumplimiento de normas, ausencia de control por parte de la interventoría del contrato y evidente convalidación de hechos cumplidos en el tiempo. Efecto: desorden administrativo y convalidación de actos incongruentes en la documentación que se hacen evidentes en los análisis de la documentación solicitada. La cartera vencida total de todos los ítems a más de 365 días del año 2010 corresponde a un 69%, la más alta en los últimos cinco (5) años, cartera que se encuentra en riesgo de pasar a ser deudas de difícil cobro. Criterio: Manual Interno de Funciones, Subgerencia de Planeación y Mercadeo. Condición: En la evaluación del Plan de Acción 2010, la información suministrada por la Subgerencia Técnica presuntamente no se encontraba consolidada. Adicionalmente la Oficina de Planeación y Mercadeo, presuntamente no verificó de fondo dichos reportes; ocasionando incongruencias entre los valores registrados en el plan de acción para la vigencia 2010 y los realmente asignados en dichos proyectos. Se evidenciaron diferencias de $ 80´221.100 reportadas por exceso para el plan constructores. En no emitió respuesta configura como Hallazgo disciplinario y administrativo. El sujeto de control no emitió respuesta La observación se configura como Hallazgo disciplinario y administrativo. El sujeto de control no emitió respuesta La observación se configura como Hallazgo administrativo. La observación se configura como hallazgo administrativo. El sujeto de control no emitió respuesta 63 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN “Porque los bienes públicos son sagrados… Participe en su fiscalización” INFORME FINAL AGEI EMTEL VIGENCIA 2.010 total para el plan de acción 2010, una diferencia de $ 23´609.694 registrados por exceso. También se encontraron contratos cuyo objeto no pertenecía al proyecto referenciado por la Subgerencia Técnica, como en el caso del Contrato N°008 de 2011, el cual se registro dentro del rubro del proyecto 2. Plan constructores, pero en la evaluación se determino que presuntamente pertenecía al rubro del proyecto 6. Respaldo a las plataformas sistemas internos de información. Causa: Presunto incumplimiento de los objetivos básicos de funciones de la Oficina de Planeación y Mercadeo; el cual determina que se debe EVALUAR y VERIFICAR el cumplimiento de proyectos de desarrollo, Plan Estratégico y Plan de Mercadeo. Efecto: La Oficina de Planeación y Mercadeo de la Entidad, al preparar y enviar los informes requeridos por los organismos de Control y de Vigilancia y en cumplimiento al numeral 3 del Manual de Funciones de esta Dependencia, requiere que la información suministrada sea confiable y coherente, dado que con reportes errados se induce al error en las conclusiones que se determinen en los procesos de Control Fiscal y en la evaluación de la gestión en general. 64 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia
