M É X I C O, D. F. 2 0 0 2 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE
INGENIERIA Y CIENCIAS SOCIALES Y
ADMINISTRATIVAS
Proyecto de reorganización administrativa de la
Función Informática.
Caso: Policía Auxiliar del Distrito Federal
T E S I S
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE
MAESTRO EN CIENCIAS CON ESPECIALIDAD
EN INFORMATICA
P
R
E
S
E
N
T
A
MARÍA DE LOURDES E. JIMÉNEZ SALAZAR
M É X I C O, D. F.
2002
RESUMEN
3
ABSTRACT
4
INTRODUCCIÓN
5
CAPÍTULO 1 ANTECEDENTES ORGANIZACIONALES E INFORMÁTICOS DE LA POLICÍA AUXILIAR
DEL D.F.
8
1.1 Desarrollo histórico de la informática en México
8
1.2 Aspectos organizacionales de la corporación
1.2.1 Organigrama general de la Policía Auxiliar del Distrito Federal
1.2.2 Objetivo general de la Policía Auxiliar del D.F.
1.2.3 Antecedentes
1.2.4 El marco jurídico de la Policía Auxiliar del D.F.
1.2.5 Funciones y atribuciones de la Policía Auxiliar del D.F.
1.2.6 Antecedentes de la tecnología informática en la Policía Auxiliar del D.F.
11
12
14
14
19
24
25
CAPÍTULO 2 FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA INFORMÁTICA EN LAS ORGANIZACIONES.26
2.1 La Teoría General de Sistemas
2.1.1 Los sistemas en la organización
2.1.2 Planeación de los sistemas
2.1.3 La organización de los sistemas
2.1.4 La dirección y los sistemas
2.1.5 El control de los sistemas
26
2.2 La administración de la función informática
2.2.1 Administración de recursos humanos
2.2.2 Cultura y clima organizacionales
2.2.3 El enfoque de contingencias en la administración
2.2.4 La administración por objetivos
40
2.3 Metodologías del desarrollo de sistemas
2.3.1 Metodología por el ciclo de vida
2.3.2 Análisis estructurado
2.3.3 Desarrollo por prototipos
2.3.4 Metodologías alternas
47
CAPÍTULO 3 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA
55
3.1 Situación actual de la función informática en la PADF
55
3.2 Inventario de bienes informáticos de la corporación
3.2.1Computadoras personales
3.2.2 Impresoras
3.2.3 Equipo de telecomunicaciones
57
3.3 Estructura organizacional actual de Subdirección de Sistemas
59
27
29
36
39
39
41
42
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57
58
58
CAPÍTULO 4 PROYECTO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA DE LA
CORPORACIÓN
63
1
4.1 Plan de desarrollo de la función informática
63
4.2 Estructuración del área administradora de la función informática
72
4.3 Resumen de la estructura organizacional del área administradora de la función informática.
83
CAPÍTULO 5 REQUERIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN.
84
5.1 Determinación de los requerimientos de información para cada unidad usuaria.
5.1.1 Sistema ejecutivo de información
5.1.2 Sistema de administración de recursos humanos y nómina
5.1.3 Sistema financiero, contable y de tesorería
5.1.4 Sistema de recursos materiales
5.1.5 Sistema de administración de servicios
5.1.6 Sistema médico
5.1.7 Sistema de operaciones
5.1.8 Sistema de promoción corporativa
5.1.9 Sistema de enlace con las unidades administrativas
84
86
87
91
95
97
100
101
101
104
5.2 Determinación de requerimientos de capacitación y adiestramiento
106
5.3 Determinación de requerimientos de hardware
108
5.4.Determinación de requerimientos de software
110
CONCLUSIONES
111
BIBLIOGRAFÍA
113
APÉNDICE A
Servidores
Red corporativa
Impresoras
Computadoras personales
Computadoras personales para desarrollo
Fuente de alimentación continua
Digitalizador de imágenes
Estándares técnicos del Sistema de información
115
APÉNDICE B
127
APÉNDICE C
128
APÉNDICE D
129
APÉNDICE E
130
APÉNDICE F
131
115
118
119
120
122
124
124
125
2
Resumen
Desde hace algunos años, la informática ha experimentado un desarrollo vertiginoso,
conformando una rica diversidad de alternativas tecnológicas en constante cambio. La
conciencia de estas tendencias tecnológicas, el impulso a la capacitación y el desarrollo
de una infraestructura informática adecuada, son factores esenciales para los programas
de modernización administrativa de cualquier institución.
En el año 2001, la nueva administración en la Policía Auxiliar del Distrito Federal,
1
estableció un plan de modernización administrativa para la corporación. Durante el
desarrollo de este proyecto, uno de los primeros problemas con que se encontraron las
nuevas autoridades fue el que las áreas no realizan sus funciones formales instituidas
en el manual de organización; este es el caso particular de la Subdirección de Sistemas,
esta circunstancia evidente la falta de información y el pobre aprovechamiento de los
recursos informáticos.
El objetivo del presente trabajo de tesis es mostrar la manera de hacer eficiente el
uso de los recursos informáticos (humanos y materiales) a través de un plan de trabajo
para el desarrollo y la reestructuración de la función informática, la formación de un
mecanismo para la administración global y la creación de una cultura informática.
La investigación se presenta en cinco capítulos. En la primera parte se incluye un
compendio de la historia de la policía auxiliar, para conocer los antecedentes del
problema. Posteriormente se presentan las bases teóricas en las cuales se sustentó
este trabajo. El capítulo tres detalla el análisis de la situación actual de la función
informática. En capítulo cuatro se expresa la propuesta de solución que se sugiere
implantar en la corporación. El capítulo cinco refiere la determinación de requerimientos
(de información, capacitación, equipamiento y programación), para la implementación de
la solución propuesta. Por último, se formalizan las conclusiones y las recomendaciones
de esta investigación.
1
Plan de modernización administrativa para la Policía Auxiliar del D.F., Policía Auxiliar del D.F., México, 2001.
3
Abstract
Information Technology (IT) has experienced a fast development, conforming a rich
diversity of technological choices in constant
change. The consciousness of these
technological tendencies, the impulse on training and development of appropriate IT
infrastructure, are key factors in the development of administrative modernization
programs for any institution.
During 2001, under the new management in the Policía Auxiliar del Distrito Federal an
administrative modernization plan was established in a corporate way. One of the main
problems raised to the new authorities in the development of this project, was that the
departments did not perform their formal functions as established in the organization
handbook. A lack of information and a waste of IT resources were detected there. In this
particular case the Systems under direction was identified.
The main goal of this work is to show an efficient way of using IT resources (human and
material) through a working plan, including the development and restructuring of the IT
function, conforming a mechanism for global management, and creating IT culture.
This research is presented in five chapters. In the first one a brief summary is introduced
to describe the auxiliary police history, in order to illustrate the antecedents of the
problem. Then the theoretical bases of this document are described. Chapter three
details the analysis of current the situation of IT function. Chapter four depicts the
solution proposal suggested to this corporation. Chapter five presents supplies
(information, training, hardware, and software) to implement this solution. Last part
portrays conclusions and recommendations.
4
Introducción
En México es una práctica común considerar a la computadora como una panacea de
todo los problemas de información en cualquier organización, lo que motiva la
adquisición de equipos sin llevar a cabo una planeación que considere las necesidades
reales de la empresa, los costos y beneficios, y las alternativas al reestructurar los
sistemas actuales. Por otro lado, pocas veces se evalúa la inversión en proyectos
informáticos, ya que ésta no representa una fuente de ingresos a corto plazo y
generalmente implica una gran costo inicial, aunado a los problemas subsecuentes por
la falta de administración; todo esto llega a convertir a los centros de información más en
un problema que en una solución.
La Policía Auxiliar es un organismo perteneciente al Gobierno del Distrito Federal;
su estructura organizacional actual fue autorizada por la Oficialía Mayor en 1999,
incrementando su distribución de personal de 44 a 80 puestos, para cubrir las nuevas
responsabilidades y cargas de trabajo generadas por el aumento de sus actividades. La
estrategia de operación de la corporación le ha permitido crecer en todos los aspectos y
colocarla como un organismo líder en la prestación de servicios de vigilancia en el
Distrito Federal, con más de 40,000 elementos distribuidos en la atención de
aproximadamente 4,500 usuarios.
El incremento en el volumen de las operaciones de esta organización ha
generado la necesidad de contar con información confiable y oportuna para apoyar la
toma de decisiones. Durante el año de 2001, las autoridades del Gobierno del Distrito
Federal comenzaron un proyecto de modernización administrativa en la Policía Auxiliar,
cuya meta es generar información que permita a la corporación continuar siendo un
organismo rentable y líder en la prestación de servicios de seguridad y vigilancia.
Durante la fase de análisis de este proyecto de modernización se observó que
una parte importante del problema de falta de información precisa y oportuna se origina
por la organizacional informal de la Subdirección de Sistemas, la cual se dedica
únicamente al procesamiento de nómina y facturación, dejando sin cumplir sus
5
funciones formales. Asimismo, se observó que dado el avance tecnológico en materia de
informática y la antigüedad del manual administrativo (1999) es necesaria una
reestructuración total del área para que pueda cumplir con las funciones sustantivas que
le competen. Esta investigación propone resolver el problema de información mediante
un plan de trabajo para el desarrollo y la reestructuración de la función informática
dentro de la corporación, cuyos objetivos son: descentralizar el área de informática,
formar un mecanismo para la administración global y crear una cultura informática para
la corporación; en dicho plan se incluye el análisis de la situación actual del área, la
esquematización de la función informática y el análisis de los requerimientos dentro de
cada unidad usuaria así como una propuesta sobre el equipamiento (hardware) y la
programación (software) que se requiere adquirir para la operación de estas áreas.
Debido a que la función informática se presenta como un área vital dentro de las
organizaciones, es necesario estructurarla de manera integral; el considerarla como una
actividad aislada y que no requiere de administración resulta en el desperdicio de los
recursos informáticos de la organización, tanto técnicos como humanos, y en una serie
de problemas asociados a este uso ineficiente.
Proponer una solución a este problema y adaptarla a las necesidades de la
corporación, tiene como finalidad incrementar la cultura de la Administración aplicada a
las Ciencias de la Informática, pretendiendo con esto mejorar en forma significativa la
eficiencia y, como consecuencia, la competitividad de la organización, evitando el
desperdicio de la tecnología informática.
La descripción de esta investigación se presenta en cinco capítulos, en los que se
describen las acciones a seguir para el diseño y puesta en marcha del plan de desarrollo
de la función informática; en el capítulo uno se presenta una reseña histórica del
desarrollo de la informática en México, que sirve como marco contextual para ubicar la
situación de la Policía Auxiliar dentro de este desarrollo.
El capítulo dos proporciona el marco teórico que sirve como base a esta
investigación. En él se definen los sistemas dentro de la organización, la organización
vista como un sistema global, y la planeación de los sistemas. En esta sección se tratan
6
temas tales como la teoría general de sistemas y su aplicación en esta organización, así
como las metodologías para el desarrollo de sistemas y la administración de la función
informática.
En el capítulo tres se trata el tema de la situación actual de la Policía Auxiliar del
D.F., analizando las condiciones de la función informática. Se presenta un inventario de
los bienes informáticos con los que cuenta hoy en día la corporación y se analiza la
estructura organizacional actual de la Subdirección de Sistemas, para observar el
panorama general del problema a resolver.
El capítulo cuatro presenta el plan de desarrollo de la función informática
generado, la propuesta de reorganización administrativa de la Subdirección de Sistemas
y un resumen de la estructura organizacional recomendada.
Por último, el capítulo cinco plantea los requerimientos de información para cada unidad
usuaria. Debido a que el desarrollo de cada uno de los sistemas necesarios en cada
área son aplicaciones muy robustas, solamente se presenta la etapa de la determinación
de requerimientos, quedando éstos como antecedente para su desarrollo posterior. Se
presentan las necesidades de capacitación, detallándose el tipo de cursos y el personal
a capacitar. De igual manera, se determinan los requerimientos de equipamiento y
programación asociados.
7
Capítulo 1 Antecedentes organizacionales e informáticos de la Policía
Auxiliar del D.F.
1.1 Desarrollo histórico de la informática en México
México entró en la era de la computación electrónica en el momento en que Estados
Unidos y otros países desarrollados encontraron la forma fácil de hacer negocio dentro
del entorno del procesamiento electrónico de datos en los países tecnológicamente
atrasados. El desarrollo de la Informática en nuestro país ha sido desordenado; se
repitió una vez más el conocido proceso de transferencia de nuevas tecnologías. Se
obtuvo tecnología de fácil aplicación, sin tener que pasar por el difícil proceso de la
investigación y el desarrollo de ésta y sin contar con personal capacitado para recibirla y
explotarla. Se tomó lo importado como una verdad única y absoluta mientras que los
países exportadores de tecnología seguían trabajando y desarrollando conceptos y
técnicas más avanzadas, tales como el teleproceso, la multiprogramación, las bases de
datos y los sistemas en tiempo real.
Fue evidente que en México, los vendedores de computadoras no tenían
necesidad de presionar demasiado a sus clientes para venderles este equipo, debido a
que se compraban más por la novedad que por la necesidad de su utilización. A inicios
de los años cincuenta y antes de las computadoras, llegaron a nuestro país las
máquinas de registro directo con tarjetas perforadas para programar, las que para ser
operadas no necesitaban personal con estudios universitarios. Tampoco hubo tiempo
para capacitarlos. Así, se lanzaron cursos sencillos de corta duración, a través de los
proveedores de los equipos, que tenían la obligación de ofrecer personal calificado a sus
clientes y particulares interesados en la formación de técnicos calificados; en lugar del
personal con poca capacidad que se empezaban a colocar en las empresas para pasar
meses enteros sin ofrecer ningún resultado práctico. Estos cursos son los fundamentos
de los especialistas en procesamiento de datos de aquella época.
A pesar de estos antecedentes y gracias a muchos esfuerzos, se logró explotar
medianamente las máquinas de registro directo. Pero la ambición pesó más y los
poseedores de este rudimentario conocimiento crearon un misterio alrededor del
8
procesamiento de datos, provocando que el conocimiento técnico en materia de
cómputo del país, cayera en un súbito letargo. Este bloqueo de información creó un
obstáculo para que se capacitara nuevo personal.
Los catedráticos que se percataron de este bloqueo, tomaron cartas en el asunto
y estructuraron cursos para impartirlos en el ámbito universitario y así obtener una
generación de técnicos mejor preparados quienes, a pesar de estos esfuerzos, fueron
capacitados empíricamente. El desarrollo de la informática siguió su ritmo, vendiéndose
más equipos y casi por regla general los usuarios eran integrados a esta nueva
tecnología sin ninguna preparación previa.
A principios de la década de los setenta, Estados Unidos duplicó el personal
dedicado a la Informática. En Japón, este personal se incrementó cinco veces mientras
que en México sólo existió un aumento del 60%, el cual resultó insuficiente. Debido a
que la tendencia era aumentar la cantidad y el poder de computo de los equipos y el
número de técnicos era reducido, no se tuvo la capacidad para absorber los nuevos
conceptos y técnicas, quedando nuevamente estancados por largo tiempo. Se percibía
que el deterioro en el crecimiento informático en México se debía principalmente a la
ausencia de estándares para medir el desempeño del personal de informática.
La situación se tornó grave, al grado de que muchas empresas no pudieron
conseguir programadores a ningún precio por un periodo de varios años. Durante
aquellos años era común que a un excelente programador de COBOL se le asignara al
desarrollo de un sistema de consulta por medio de base de datos, tan sólo porque se le
daba el nombramiento de analista de sistemas y se le duplicaba el sueldo.
En esta misma época comenzaron a surgir profesionales en informática,
egresados de universidades y tecnológicos que, aunque novatos, contaban con su
buena formación académica, por lo que en poco tiempo comenzaron a ser pilares de
algunas instituciones. Así se empezó a percibir la diferencia entre un profesional y un
improvisado. Era evidente que se estaba en el momento de dejar de ser empírico, para
convertirse en profesional, pero todavía no había madurez y quienes ostentaban los
puestos más altos en las instalaciones de cómputo, eran precisamente los empleados
9
empíricos en la antigüedad, cuya labor fue bloquear la aceptación formal de los
profesionales.
Como señal del abatimiento informático, se presentó un fenómeno: se comenzó a
pagar más a los profesionales que a los técnicos empíricos y no tardaron las envidias y
recelos entre unos y otros y, por supuesto, ante los jefes se decía que “los profesionales
costaban demasiado”; esto se debió a que el jefe “comúnmente un técnico empírico”, no
tenía idea de cómo administrar el trabajo de los profesionales. Así que para no sentirse
menos, imponía pesadas cargas de trabajo, lo que terminó por absorber a los
profesionales, siendo arrastrados hacia los métodos de trabajo del personal técnico. Con
el tiempo un profesional metódico y ordenado sólo quedó como un “caballito de batalla”
de aquellos que tenían los conocimientos prácticos.
En poco tiempo a los profesionales se les aisló y tuvieron que tolerar la distinción
que de ellos hacía el personal empírico quien, de cualquier manera, seguía teniendo el
conocimiento de los detalles de los sistemas que estaban en operación, pero eran los
únicos, así que no había alternativa. No obstante, esta década marcó una nueva etapa
en la era de la informática. Hubo un gran aumento en la adquisición de equipo de
cómputo; surgieron nuevas técnicas en el manejo de datos y, en consecuencia, se
crearon nuevas especialidades de técnicos que no existían en el mercado
(programadores de sistemas, administradores de bases de datos, especialistas en
teleproceso, especialistas en seguridad de datos, auditores en informática etc.) La
demanda de personal técnico calificado estalló y los sueldos subieron a niveles nunca
antes esperados.
En estas condiciones, los informáticos que elegían el cambio constante, en poco
tiempo ganaban mucho más que aquellos que tomaban por el camino del estudio y la
especialización. Sin embargo, siguieron apareciendo anuncios solicitando personal con
dos años de experiencia en máquinas de cuarta generación. Así que una persona podía
pasar meses “programando” sin que nadie se diera cuenta de que era incapaz.
Hoy en día, contamos con equipo más poderoso que antes; se han diseñado
nuevos métodos de trabajo, nuevos y poderosos lenguajes de programación, paquetes
10
de software para las más diversas aplicaciones, grandes redes de teleproceso y la
microcomputadora se ha difundido, aunque superficialmente en el ámbito general, pero
en conclusión, seguimos teniendo los mismos problema que en esa época, sólo que
ahora más amplificados. El desarrollo de la Informática en México tuvo un inicio tardío,
creándose infinidad de vicios que persisten hasta la fecha.
A pesar de todos estos problemas y de las deficiencias descritas, hoy en día,
México está al corriente de esta tecnología; sin embargo “al corriente”, no quiere decir “a
la vanguardia”, pero debemos reconocer el gran esfuerzo que se ha realizado en las dos
últimas décadas para poder, por lo menos, estar al corriente.
Poco se ha hecho por corregir las deficiencias y nos hemos conservado en un
nivel tecnológico pobre, incapaz de satisfacer los requerimientos de las organizaciones
modernas, por lo que ya es tiempo de comenzar a madurar con firmeza y desarrollar una
cultura informática, libre de improvisaciones y siempre con carencia de tiempo para
hacer bien las cosas. Utilizar la informática como medio para alcanzar los objetivos de la
organización y no meramente como fin. Hoy en día la función informática no se
administra, simplemente porque el personal capacitado para ello es muy escaso, la
formación de profesionistas en el área de informática tiene la tendencia hacia la técnica,
mientras que el personal que es capacitado en el área administrativa, carece de los
conocimientos técnicos suficientes para administrar la función informática.
1.2 Aspectos organizacionales de la corporación
La Policía Auxiliar (PA) se origina en las necesidades de protección de los bienes
propiedad de personas físicas y morales de los sectores público y privado. Estas
necesidades son cubiertas complementariamente a las funciones reservadas al Estado
en materia de seguridad pública, con los servicios de vigilancia y seguridad que presta la
entidad.
La PA se organiza en 357 destacamentos, que se distribuyen en 26
agrupamientos y una jefatura. Cada destacamento esta integrado por un comandante de
destacamento que es el responsable operativo de un conjunto de servicios a uno o más
11
usuarios. El número mínimo de elementos operativos para integrar un destacamento es
30, los cuales pueden asignarse a uno o más servicios usuarios. Cada agrupamiento
está formado por un comandante de agrupamiento que es el responsable operativo de
los destacamentos que lo integran y debe tener al menos 700 elementos operativos. El
total de agrupamientos son controlados operativa y administrativamente por la jefatura
donde el director general es el responsable.
1.2.1 Organigrama general de la Policía Auxiliar del Distrito Federal
A continuación se describe la estructura orgánica de la Policía Auxiliar del Distrito
Federal a través de su organigrama, el cual muestra los puestos de la estructura
autorizada en 1999. En el nivel superior se encuentra la Dirección General de la cual se
desprenden cinco Direcciones de las cuales se desprenden subdirecciones y sus
respectivas unidades departamentales.
La siguiente figura representa de manera esquemática la estructura orgánica en
sus cuatro niveles.
12
Organigrama general de la Policía Auxiliar del Distrito Federal
Fig.1 Organigrama general de la Policía Auxiliar del D.F.
2
Manual Administrativo de la Policía Auxiliar del D.F., México, 1999.
13
2
1.2.2 Objetivo general de la Policía Auxiliar del D.F.
El objetivo general de la Policía Auxiliar del D.F. es coadyuvar con el mantenimiento y
seguridad del orden público, proporcionando un servicio de vigilancia adicional y
profesional a dependencias públicas, así como a personas físicas y morales, que
satisfaga las crecientes necesidades de seguridad, al menor costo posible, bajo un solo
mando a disposición del Gobierno de la Ciudad de México.
1.2.3 Antecedentes
La Policía Auxiliar del D.F. es una entidad creada por decreto presidencial de fecha 21
de febrero de 1941, publicado en el Diario Oficial de la Federación el día 13 de marzo de
1941, en el que se crea el cuerpo de veladores auxiliares de la Policía Preventiva del
D.F., por el entonces presidente Manuel Ávila Camacho.
Anterior a este decreto, el Coronel Leandro Castillo Venegas fue el precursor de
la idea de contribuir a satisfacer la incipiente demanda de seguridad en la capital del
país, fundando en el año de 1925, en la zona de las Lomas de Chapultepec, un grupo
de vigilancia el cual constituye el origen de la Policía Auxiliar del D.F. Para 1937, este
grupo dirigido por Castillo Venegas contaba con aproximadamente 1,400 elementos3
desarrollando actividades de vigilancia en zonas residenciales principalmente, bajo una
estructura y una disciplina militares.
En estos años, su fundador se vincula con personalidades del gobierno con el
objetivo de recibir de éste, el reconocimiento de su actividad como coadyuvante a las
funciones de seguridad pública del Estado, permitiéndole seguir desarrollando esta
actividad en un marco de legalidad. Participa en la seguridad de cuatro candidatos en
campaña y logra obtener el reconocimiento de ellos al ser nombrado en cargos públicos
como Subjefe del cuerpo de veladores auxiliares, Jefe del cuerpo de veladores
auxiliares, Director federal de seguridad, Diputado federal y el reconocimiento del cuerpo
3
Reseña Histórica de la Policía Auxiliar del Distrito Federal, Rangel E., Corporación Mexicana de Impresión, México,1994, 1ª
edición. p 17.
14
de veladores. Apoya la candidatura del general Lázaro Cárdenas organizando la “Unión
Nacional Cardenista” que realizaba actividades propagandísticas en la campaña,
concluida ésta le denomina “Unión Socialista Nacional” que será firme partidista de las
obras del gobierno, el cargo de Coronel Jefe de la Policía Auxiliar le es otorgado por el
presidente.
El Reglamento del Cuerpo de Veladores Auxiliares de la Policía Preventiva del
Distrito Federal, establece en su artículo primero, que esta corporación “tendrá a su
cuidado, en auxilio de la policía, la vigilancia nocturna de las residencias particulares y
establecimientos comerciales, industriales y bancarios, ubicados en el Distrito Federal, a
fin de prevenir delitos y faltas” y “el número de veladores será fijado por el C. Jefe de la
Policía del Distrito Federal, según las necesidades del servicio”, de acuerdo a su artículo
segundo. Asimismo es a él a quien se le solicitaba y en su caso autorizaba las altas al
cuerpo de veladores auxiliares, de acuerdo a su artículo quinto. Es decir, se reconoce a
los veladores y cuidadores de automóviles su actividad de vigilancia y prevención de
delitos y faltas en la vía pública la cual se subordina a la autoridad en materia de
seguridad pública de la ciudad. El artículo séptimo establecía como obligación del
Cuerpo de Veladores Auxiliares “acatar todas las disposiciones verbales o por escrito”
así como “portar a las horas de servicio, el uniforme que señale” el Jefe de la Policía
capitalina “el cual será costeado por cada interesado”. En su artículo octavo establece
que todos los cargos y ascensos en la entidad serán nombrados por el Jefe de la Policía
como son: jefe del cuerpo, jefe del control de personal, comandante de compañía,
tesorero y auditor. Todos los gastos de la corporación serán cubiertos por “las
cantidades que se recauden por los veladores y que serán donadas por cooperación
espontánea de los vecinos del Distrito Federal” de acuerdo a lo establecido en su
artículo noveno. Para ejercer su gasto, el cuerpo de veladores auxiliares estaba obligado
a presentar mensualmente un presupuesto formado por las estimaciones de ingresos y
egresos. Al ser aprobado por el jefe de la policía, el presupuesto no era modificable y el
ejercicio (recaudación, pago y comprobación) era responsabilidad del tesorero, del jefe
de control de personal y del jefe del cuerpo. Finalmente, el reglamento en su último
artículo establece que “el Cuerpo de Veladores queda sujeto, en su carácter de Policía
15
Auxiliar, a todo lo dispuesto en el Reglamento Orgánico de la Policía Preventiva del
Distrito Federal, expedido el 22 de septiembre de 1939”.
Desde su creación, la Policía Auxiliar del D.F. ha estado operativamente
subordinada a las órdenes verbales o escritas del Jefe de la Policía Preventiva del D.F. y
ha sido generadora y responsable de la captación y el manejo de los recursos
económicos, con la aprobación del órgano de seguridad capitalina. En el reglamento no
se establece ningún tipo de subsidio o transferencia de recursos para desarrollar su
actividad o para cualquier otro gasto que ejerza el cuerpo.
En la organización inicial de la Policía Auxiliar había 9 batallones, que iban en
orden numérico progresivo ascendente hasta el noveno batallón, un jefe de control de
personal, un jefe del cuerpo, un tesorero y un auditor; todos nombrados y removidos
libremente por el jefe de la policía capitalina. A los primeros siete batallones les
correspondía vigilar la vía publica; cada uno contaba con una circunscripción
preestablecida por el jefe del cuerpo aprobado por el jefe de la policía capitalina. Sin que
existiera un alumbrado publico suficiente en la mayoría de la ciudad, la labor de los
veladores era necesaria. El equipo de vigilancia consistía en un silbato “de cuerno” para
ser escuchado por la gente en sus rondines, un silbato “reglamentario” para pedir auxilio
y una lámpara. El octavo batallón estaba encargado de los servicios en empresas
particulares y servicios especiales. El noveno batallón se encargaba de vigilar
automóviles en la vía publica y en estacionamientos.
La forma de pago consistía en la impresión de recibos oficiales de la jefatura del
cuerpo. No estaban establecidas tarifas por tipos de vigilancia. Los recibos se imprimían
por 5, 10, 15, 20, y 50 centavos y la jefatura obtenía por cada recibo el 2% de su valor.
Es decir, los distribuía a los batallones con un descuento del 2% de su valor impreso,
estos, a su vez, los distribuían a los policías de su batallón de acuerdo con las
necesidades del servicio (al número de casas o calles que vigilaba cada uno) con un
descuento (el cual no estaba establecido, llegando a ser hasta del 50% del valor del
recibo) y era el propio policía el encargado de pasar a recolectar las cuotas voluntarias
en las calles y casas que vigilaban.
16
En esta primera etapa, al cuerpo de veladores auxiliares se le reconoce su labor
de vigilancia complementaria a la seguridad y empieza a relacionarse con los problemas
de seguridad pública, tanto a nivel de los hechos cotidianos como en relación con la
autoridad responsable de la seguridad en la ciudad; así como a integrarse con la
sociedad, quien es la que demanda sus servicios y lo sostiene con sus cuotas
voluntarias.
En la nueva Ley de Seguridad Pública del Distrito Federal, publicada en el Diario
Oficial de la Federación del 19 de Junio de 1993, se especifica en la fracción II del Art.
5°, que la Policía Auxiliar es policía complementar ia de la policía del D.F.; en el Art. 6°
determina que desempeñará sus funciones bajo el mando de la Secretaría General de
Protección y Vialidad, ahora Secretaría de Seguridad Pública, debiendo depositar los
ingresos generados por los servicios prestados en la Tesorería del Departamento del
Distrito Federal, ahora Tesorería del Gobierno del Distrito Federal.
Con base en sus ingresos y sin nunca rebasarlos, deberá ejercer el Presupuesto
de Egresos que le autorice el H. Congreso de la Unión, con apoyo en la normatividad en
vigor. La Policía Auxiliar del D.F. fue incorporada al Control Presupuestal Federal a partir
del 1° de septiembre de 1988, con lo cual se consti tuyó en una unidad adscrita al
Departamento del Distrito Federal, hoy Gobierno del Distrito Federal.
Con el fin de cumplir con los objetivos de la organización, ésta requiere de los
servicios de personal capacitado para el debido desempeño de los servicios que
proporciona a terceros, cobrándoles por ellos. En el contrato de trabajo celebrado con
los elementos se establece, en sus cláusulas 1 y 2, que el agente causa alta como
miembro de la corporación, para desempeñar la función de Policía Agente Auxiliar en las
zonas, sitios y dentro de los horarios que le sean asignados por su jefe inmediato. Se
compromete a permanecer en activo por un plazo mínimo de seis meses, computados a
partir de la fecha del contrato, rigiendo su relación laboral por lo establecido en la
fracción XIII del apartado B del artículo 123 de la Constitución Política de los Estados
Unidos Mexicanos que dice “...Los militares, marinos, personal del servicio exterior,
17
agentes del Ministerio público y los miembros de las instituciones policiales, se regirán
por sus propias leyes”.4
Esta clara definición de la naturaleza de la Policía Auxiliar precisa que, aunque se
encuentra enmarcada en el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Distrito Federal,
los recursos que utiliza son financiados por los propios ingresos generados por la
prestación de los servicios, siendo variables en función de la magnitud de los servicios
que se prestan, realizándose la contratación del personal sobre la base de eventual.
Otro aspecto importante que enmarca la naturaleza de las actividades de la
Policía Auxiliar del D.F., es el programa de seguridad pública para el Distrito Federal,
que sintetiza las inquietudes de la Asamblea de Representantes del Distrito Federal y
responde a las demandas sociales del Plan Nacional de Desarrollo. En este programa
se establece como objetivo primordial, con relación a los problemas de la Ciudad de
México, mejorar la calidad de vida de sus habitantes y que el problema de la inseguridad
que afecta hoy a gran parte de la población tiene matices complejos, más allá de la
normatividad y la administración.
En el Acuerdo Nacional para el Mejoramiento Productivo del Nivel de vida, se
señala que “la seguridad pública habrá de lograrse con firmeza mediante el combate a la
delincuencia, la vigilancia de los derechos humanos, la prevención del delito, la mejora
de la procuración de justicia y la readaptación social, haciendo un esfuerzo concentrado
en la profesionalización de los cuerpos policíacos y su capacitación, buscando alentar su
5
reconocimiento social y una mejora en sus condiciones de vida”.
El programa de Seguridad Pública para el Distrito Federal atiende en el marco de
respeto a las garantías individuales, los siguientes objetivos generales:
I.
Mantener el orden público.
II.
Proteger la integridad física de las personas así como sus bienes.
4
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Ediciones Titán, México, 2002, p 121.
Reseña Histórica de la Policía Auxiliar del Distrito Federal, Rangel E., Corporación Mexicana de Impresión, México,1994, 1ª
edición. p 22.
5
18
III.
Prevenir la comisión de delitos e infracciones a los reglamentos gubernamentales
y de policía.
IV.
Colaborar en la investigación y la persecución de los delitos, y
V.
Auxiliar a la población en caso de siniestros y desastres.
El mandato que emana de los preceptos legales precisa la responsabilidad de las
autoridades de la corporación de fortalecer y desarrollar el servicio policial para lograr
una mejor prestación de los servicios de seguridad, profesionalizando al personal
operativo y administrativo, modernizando los equipos de cómputo, alarmas, armas y
equipos de seguridad, y procurando la moralización y mejoramiento de la imagen
policíaca en el contexto de los derechos humanos.
En relación a la prestación de servicios sociales al personal, ésta se realiza a
través de la Asociación Civil “Servicios Sociales para la Policía Auxiliar del D.F.” ahora
“Caja de Previsión Social para la Policía Auxiliar”.
1.2.4 El marco jurídico de la Policía Auxiliar del D.F.
No es claro para la sociedad en general, el que la Policía Auxiliar del D.F. brinde
servicios de vigilancia pública y privada y mucho menos que facture por ello. Este
capítulo tiene como objetivo dar a conocer el marco jurídico de la Policía Auxiliar del D.F.
que hizo posible su formación. La forma en que se ha dado dicho reconocimiento a sus
labores de vigilancia es fundamental para comprender los servicios que brinda y la
manera en que adquiere y utiliza los recursos generados por los servicios que presta
diariamente.
Como se mencionó antes, el 13 de marzo de 1941, se publicó en el Diario Oficial
de la Federación el decreto por el cual el presidente Ávila Camacho reconoce a los
grupos de veladores y cuidadores de automóviles en la vía pública como miembros
auxiliares de la Policía Preventiva del D.F.
El segundo decreto, en el cual se generó el cambio en la actividad de vigilancia,
se publica el 2 de julio de1949, en el período presidencial de Miguel Alemán en el Diario
19
Oficial de la Federación. Decreto en el que dispone que la “Policía Auxiliar del D.F.,
encargada de cuidar en la vía pública los vehículos propiedad particular, quede bajo las
órdenes de la Dirección de Tránsito y Transporte, dependiente del Departamento del
Distrito Federal, la que se encargará de la... designación de servicios de los elementos
que lo integran... autorizada dicha dependencia para removerlos y sancionarlos como
corresponda...” y en relación a sus ingresos, el artículo único que contiene este decreto
dice que “continuarán considerándose como emolumentos de sus miembros, las
6
gratificaciones que el público les conceda en pago de sus servicios”.
La argumentación bajo la cual se emitió este decreto se refería al incremento del
parque vehicular en la capital del país, lo que ocasionaba problemas de circulación en
las arterias vehiculares, de estacionamiento en la vía pública y de conservación y
vigilancia de los automóviles. En el texto del decreto mencionado se establece como un
deber del poder público garantizar y cuidar, no solamente la vida, sino los intereses de
los ciudadanos y, en el caso concreto, satisfacer debidamente la obligación de
proporcionar seguridad a los vehículos particulares estacionados en la vía pública. Por lo
que se consideró necesario que la Policía Auxiliar, a fin de desarrollar de una mejor
forma su actividad, dependiera de la Dirección de Tránsito y Transporte.
Entre el primero y el segundo decretos existe una diferencia básica en cuanto al
desarrollo de la actividad de la Policía Auxiliar. En el primer decreto se establece que
estará a cargo de la vigilancia nocturna de las casas particulares, comercios, industrias y
bancos; ocho años después, en el segundo decreto, se le encarga cuidar en la vía
pública los automóviles particulares. Este cambio en la actividad de un decreto a otro se
entiende como una respuesta a la demanda de la sociedad por vigilancia que se va
concentrando en un servicio especifico. Las demandas se han diversificado, con el fin de
frenar las diversas y variadas actividades delictivas; como ejemplo, está el hecho de que
una parte importante de los servicios privados actuales de la PADF son las custodias de
camiones y traileres con mercancía.
6
Reseña Histórica de la Policía Auxiliar del Distrito Federal, Rangel E., Corporación Mexicana de Impresión, México,1994, 1ª
edición. p 30.
20
En el Diario Oficial de la Federación del 6 julio de 1984, bajo el período ejecutivo
de Miguel de la Madrid, se expide el Reglamento de la Policía Preventiva del Distrito
Federal (PPDF) que tiene como objetivo responder a las demandas de la sociedad en
materia de seguridad, reestructurando a ésta. Para ello, se plantean en el reglamento
una nueva organización, los sistemas y los procedimientos de trabajo de la PPDF dentro
de su ámbito de competencia, obligaciones y responsabilidades.
En su artículo primero señala que este reglamento es de carácter obligatorio para
la PPDF, cuerpos complementarios y aquellos que realicen funciones policiales como
son empresas de seguridad privada. En su capítulo uno (generalidades), artículo
decimotercero, señala que tanto la Policía Bancaria e Industrial (PBI) como la Policía
Auxiliar (PA) forman parte de la PPDF. En el siguiente artículo se establece que la PBI y
la PA desempeñarán las funciones que les asignen el reglamento así como el Secretario
General de Protección y Vialidad por acuerdo del Regente capitalino. En cuanto a las
prestaciones a que tienen derecho los agentes auxiliares, el capítulo quinto
(recompensas y prestaciones) en su artículo trigésimo segundo menciona que los
miembros de la PPDF, “tendrán derecho a las prestaciones y servicios sociales que el
Departamento del Distrito Federal otorgue a sus trabajadores en general”.
Aunque en este artículo no se menciona explícitamente a la PBI y la PA, se
entiende por el artículo decimotercero que ambos cuerpos forman parte de la PPDF por
lo que deben de tener derecho a las mismas prestaciones, sin embargo, en la historia de
las dos corporaciones estos derechos, plasmados en un marco legal no se han logrado,
debiendo cada corporación garantizar, bajo su esquema de trabajo, la prestación de
servicios médicos y beneficios sociales.
En cuanto a la administración, la captación y el manejo de sus recursos, este
reglamento no modificó la manera de trabajar de la PA, así como tampoco la forma de
organizarse.
Las relaciones laborales de los elementos que integran los cuerpos de seguridad,
se rigen de acuerdo a los dispuesto en el artículo 123 apartado B de la Constitución
21
Política de los Estados Unidos Mexicanos que regula las relaciones laborales entre los
Poderes de la Unión, el Gobierno del Distrito Federal y sus trabajadores.
La Ley de Seguridad Pública del Distrito Federal, promulgada en 1993, la cual
sigue estando vigente, “tiene por objeto establecer las bases para la prestación del
servicio de seguridad pública, así como regular los servicios privados de seguridad en el
Distrito Federal”7, y corresponde en forma exclusiva al Estado brindar el servicio en el
marco de las garantías individuales; la PPDF, esta integrada por la Policía Preventiva
(PP) y la Policía Complementaria (PC) integrada a su vez por la PA y la PBI, de acuerdo
al artículo quinto de esta misma ley. Asimismo, en su artículo séptimo reconoce el
mando del Presidente de la República sobre los cuerpos de seguridad pública.
En su artículo noveno, considera a todos los elementos de los cuerpos de
seguridad como trabajadores de confianza y deben contar con un nombramiento por una
autoridad competente del Departamento del Distrito Federal (DDF) En su artículo décimo
establece el uso obligatorio de uniforme, placas e insignia para la PBI y la PA, los cuales
serán distintos a los que porten los elementos de la PPDF, y de diseño distinto entre
ellos.
En relación a sus derechos laborales y sociales, la ley establece en su artículo 40
que sin prejuicio de lo previsto en los ordenamientos de carácter laboral y de seguridad
social respectivos, los elementos de los Cuerpos de Seguridad Pública tendrán derecho
a percibir un salario digno y remunerado acorde a las características del servicio... recibir
tanto el equipo como el uniforme sin costo alguno... ser sujeto de condecoraciones,
estímulos y recompensa cuando su conducta y desempeño así lo ameriten... disfrutar de
prestaciones tales como aguinaldo, vacaciones, licencias o descanso semanal... ser
asesorados y defendidos jurídicamente por el DDF o la Procuraduría General de Justicia
del D.F., en forma gratuita por motivos de actos en servicio... recibir oportuna atención,
médica. En la ley no se establece para las Policías Complementarias (PC) cuál será el
procedimiento administrativo para el pago de prestaciones.
7
Ley de Seguridad Pública del Distrito Federal, Secretaría de Seguridad Pública, México, 1993, 1ª edición.
22
La PA cuenta con más de 40,000 elementos y da servicios de vigilancia a más de
4,500 usuarios del sector privado, la Administración Pública Federal y el Gobierno del
Distrito Federal. Más de 140,000 personas son derechohabientes de sus servicios
médicos. Para enfrentar el derecho de los elementos que integran la corporación a
recibir servicios médicos, prestaciones sociales y estímulos a su trabajo, se diseñó un
esquema que fuera lo suficientemente flexible para recibir la constante demanda de
servicios debido al crecimiento de la PA y que a su vez no violentara el marco jurídico
sobre el cual está sustentado el desarrollo de su actividad.
Las leyes que rigen las funciones de la Policía Auxiliar del D.F. son las siguientes:
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
2. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
3. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal
4. Ley General de Bienes Nacionales
5. Ley de Adquisiciones y Obras Públicas
6. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos
7. Ley de Planeación
8. Ley de Seguridad Pública del Distrito Federal
9. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal
10. Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios
relacionados con bienes muebles
11. Reglamento de Seguridad y Protección bancaria
12. Reglamento del Cuerpo de veladores Auxiliares de la Policía preventiva
del
Distrito Federal
13. Decreto por el que se abroga el Reglamento de los investigadores, detectives y
policías
privados
o
pertenecientes
a
organismos
de
servicio
público
descentralizado o concesionado.
14. Decreto que dispone que todo el personal de jefes, oficiales e individuos de tropa
que integren el Cuerpo de la Policía Auxiliar del D.F., encargados de cuidar en la
vía pública los vehículos de propiedad particular, queda bajo las órdenes de la
Dirección de Tránsito y Transporte.
23
15. Acuerdo del Procurador General de Justicia del Departamento del Distrito Federal
hoy Gobierno del D.F. que ordena la creación de la Unidad de Registro y
Supervisión de Servicios de Investigación Privados.
16. Lineamientos generales para la administración de recursos financieros, humanos
y materiales por la Policía Auxiliar. Oficio 2903, emitido por la Oficialía mayor,
Tesorería, Contraloría General y Secretaría General de protección y vialidad del
D.F.
17. Manual Administrativo de la Dirección General de la Policía Auxiliar del Distrito
Federal.
1.2.5 Funciones y atribuciones de la Policía Auxiliar del D.F.
La PADF está al mando de un Director General, que tiene como objetivo principal
“alcanzar el crecimiento y consolidación del la corporación en el ámbito de los servicios
policiales del Distrito Federal, la integración, cohesión y desarrollo de su personal y la
creación, fortalecimiento y difusión de la imagen de servicio, para lo cual realiza cuatro
8
funciones básicas”
a) De Operación, para coadyuvar al fortalecimiento y seguridad del orden público,
proporcionando los servicios de vigilancia y protección, bajo contrato, a los
usuarios
demandantes
de
servicios,
coordinando
sectorialmente
las
actividades operativas y la participación en operativos de seguridad
ciudadana, dispuestos por la superioridad.
b) De Promoción Corporativa, que tiene como objetivo impulsar el crecimiento y
el desarrollo de la corporación a través del fortalecimiento de la imagen y la
identificación institucional, promoviendo la venta de servicios de acuerdo a las
necesidades de los usuarios.
c) De Administración, para proporcionar los recursos y servicios que requieran
las áreas orgánicas de la corporación, y
8
Manual Administrativo de la Policía Auxiliar del D.F., México,1999.
24
d) De Recursos Humanos, para integrar, profesionalizar, consolidar y desarrollar
los recursos humanos de la corporación, indispensables para la prestación de
servicios de calidad.
1.2.6 Antecedentes de la tecnología informática en la Policía Auxiliar del D.F.
La Policía Auxiliar del D.F. fue creada en el año de 1941. Hacia el año de 1988 bajo la
dirección del General Enrique Soberanes Gamboa se comenzó a utilizar la Tecnología
Informática con equipo rentado y todavía sin ningún sistema específico. Posteriormente,
en el año de 1993 se comenzó a adquirir equipo propio, para lo cual se adquirieron
aproximadamente 20 computadoras 80286, que a la fecha se encuentran operando en
algunas áreas de la entidad.
En cuanto a sistemas de información, actualmente se opera con el sistema
integral de nómina, facturación y cobranza en su versión actualizada, dicho sistema, está
codificado en lenguaje Pascal, bajo el sistema operativo DOS. Se comienza a utilizar
aproximadamente desde el año de 1990. En junio de 1993 se suspende su uso para
sustituirse con el sistema nómina-facturación-cobranza, desarrollado en el lenguaje de
programación TAS, dicho Sistema operó hasta el año de 1996, siendo desechado por el
cambio de administración. En septiembre de 1996 se vuelve a implantar el sistema
integral de nómina, facturación y cobranza en su versión actualizada.
En los años siguientes, la política que se ha seguido para la adquisición de equipo
nuevo, es la siguiente: Las áreas usuarias elaboran su solicitud, la cual es enviada a la
Subdirección de Recursos Materiales, ésta a su vez solicita la opinión técnica de la
Subdirección de Sistemas, y procede a la adquisición.
En relación al desarrollo de nuevos sistemas, no ha existido ningún estándar que
regule su producción, por lo que cada área usuaria, desarrolla sus propias aplicaciones
con las herramientas que tiene a su alcance, lo que ha provocado que en la corporación
exista diversidad de aplicaciones, lenguajes y plataformas.
25
CAPÍTULO 2 Fundamentos teóricos de la informática en las
organizaciones.
2.1 La Teoría General de Sistemas
9
La Teoría General de Sistemas (TGS) es una disciplina que se inició en 1954 . Dedicada
a la investigación de los conceptos, métodos y conocimientos pertenecientes a los
campos y pensamientos de sistemas, ha intentado alcanzar el estatus de una ciencia
general, a la par de las matemáticas y la filosofía. Enfoque de Sistemas abarca los
principios de la TGS; asimismo la TGS, proporciona la capacidad de investigación al
enfoque de sistemas. En este contexto, los términos, Enfoque de Sistemas y Teoría
General de Sistemas aplicada se usan como sinónimos.
La vida en sociedad está organizada en sistemas complejos con los cuales el
hombre trata de proporcionar alguna apariencia de orden a su universo. Algunas
instituciones, como la familia, son pequeñas y manejables; otras, como la política o la
industria, son de envergadura nacional y cada día se vuelven más complejas; la
complejidad es el resultado de la multiplicidad y de la interacción del hombre en los
sistemas.
Visto por separado, el hombre es una entidad compleja. Colocado en el contexto
de la sociedad, el hombre está amenazado por la complejidad de las propias
organizaciones. En una era de disminución de recursos y de catástrofes naturales que
pueden tomar proporciones tanto nacionales como mundiales, ¿Cómo podemos intentar
resolver esos problemas en niveles locales o incluso regionales?
Es obvio que para resolver estos problemas se requiere una amplia visión que
abarque el espectro total del problema, y no sólo una porción de éste. El enfoque de
sistemas es la filosofía del manejo de sistemas por los cuales debe montarse este
esfuerzo. Los “problemas de sistemas” requieren “soluciones de sistemas”, lo cual,
significa que debemos dirigirnos a resolver los problemas del sistema mayor, con
9
Teoría General de Sistemas, Gigch, J., Editorial Trillas, México,1990, 2ª edición. p 50.
26
soluciones que satisfagan no sólo los objetivos de los subsistemas, sino también la
sobrevivencia del sistema global.10
Existen cuatro áreas importantes en la aplicación del enfoque de sistemas en las
organizaciones, que requieren una particular atención:
1. Definir los límites del sistema total y del medio.
2. Establecer los objetivos del sistema.
3. Determinar la estructura del programa y las relaciones de programas-agentes.
4. Describir la administración de los sistemas
2.1.1 Los sistemas en la organización
Las organizaciones, empresas o instituciones son un sistema social y como tal, están
determinadas por todos las características y principios que rigen a los sistemas,
integradas por sistemas con características del sistema general. Cuentan con una
estructura determinada por su interacción con el medio ambiente. La organización es un
conjunto de subsistemas que interactúan entre sí y con el medio ambiente para el logro
de un objetivo común.
“Fundamentalmente hay dos motivos por los cuales una empresa debe adoptar los
11
sistemas”
•
Si la organización es un sistema social en constante evolución, debe contar con una
filosofía adecuada y una capacidad orgánica acordes con ese fin. No basta con
poseer elementos aislados, hay que tenerlos interrelacionados y comprometidos de
tal manera en los fines comunes que basta con que la dirección pulse un botón para
que casi automáticamente se inicie la adaptación. El concepto de sistema suministra
a la empresa el modelo para una organización cambiante capaz de operar con éxito
en un medio dinámico.
10
Teoría General de Sistemas, Gigch, J., Editorial Trillas, México,1990, 2ª edición p 15-16.
La Dirección por Sistemas, Del Pozo, F., Editorial Limusa, México, 1987, 1ª edición, p 57-58.
11
27
•
Las técnicas administrativas actuales, así como la tecnología informática están
llamadas a ser los instrumentos más activos de la gerencia y por tanto de la
organización, en orden a su desarrollo. Pero sólo pueden ser aprovechados con
éxito, si los utiliza como un todo, en conjunto y si su estructura le permite hablar el
lenguaje de estos medios.
Dentro de los subsistemas que integran el sistema general, se encuentra la función
informática que a su vez está conformada por el sistema de información, el hardware, el
software y los recursos humanos. La función informática
tiene como objetivo la
generación de información de alta calidad que apoye para que los sistemas
12
administrativos de la organización operen de manera adecuada.
Visto de esta manera, la función informática automatiza a la administración, pero
¿Quién administra la función informática? La respuesta a está pregunta sería: Los
gerentes de estas áreas, pero ¿es cierto esto?, ¿A qué dedican la mayor parte del
tiempo, los encargados de dirigir el área de informática en las empresas?. En la
experiencia de la autora y basada en investigación, los gerentes del área informática
dedican gran parte de su tiempo a resolver problemas por cosas que no se planearon, o
de las cuales no se tiene control, o para las cuales no existían estrategias, ¿qué significa
esto? Entre otras cosas, falta de administración.
En la figura 2 se muestra el lugar que ocupan los sistemas de información, dentro de
una organización vista como un sistema.
12
Administración de la Función Informática, Hernández R., Editorial Trillas, México, 1988 6ª.edición, 1998, p 90.
28
La organización vista como un sistema
Factores Ambientales
Entrada
Recursos:
• Humanos
• Financieros
• Materiales
• Tecnológicos
• Información
Salida
Productos:
Estructura
organizacional
P
r
o
c
e
s
o
•Bienes y
Operaciones
servicios para
el logro de los
objetivos del
sistema.
Retroalimentación
Sistemas de información
Medios de comparación
(Estándares)
Fig.2 La organización vista como un sistema.13
2.1.2 Planeación de los sistemas
Si deseamos un medio ambiente en el que se obtenga el mayor rendimiento de los
individuos que trabajan en un grupo, la actividad principal es hacer que se entiendan los
objetivos, las metas y los propósitos que tiene el grupo, así como los medios con qué se
cuenta para alcanzarlos.
Si el esfuerzo de un grupo de trabajo ha de ser eficaz, las personas deben saber
qué se espera de ellas. Ésta es la tarea primordial de la planeación. De entre todas las
etapas del proceso administrativo, se considera que la planeación es la función
fundamental de este proceso.
En la planeación, se requiere la determinación de los objetivos de la empresa e
incluye la selección de diversos cursos de acción para el futuro, además de la definición
de la forma de alcanzar los objetivos seleccionados. Así, los planes proporcionan un
medio racional para lograr objetivos preseleccionados. La planeación implica una
13
Desarrollo propio.
29
innovación administrativa y la capacidad de crear algo nuevo. Con ella podemos generar
mayores niveles de organización y gestión.
A pesar de que difícilmente puede predecirse el futuro con exactitud y los factores
que se encuentran fuera de control pueden afectar a los mejores planes, si no existiera
la planeación, los acontecimientos se dejarían al azar, tal como sucede con la función
informática de esta organización. La planeación es un proceso intelectual que requiere la
determinación consciente de estrategias y fundamentos de las decisiones.
Vivimos una situación económica, tecnológica, social y política en la que la
planeación se ha convertido en un factor indispensable para la supervivencia de la
empresa. El crecimiento y el cambio económico traen consigo amplias oportunidades,
pero también grandes riesgos, sobre todo en una época de competencia mundial por los
mercados, por los recursos, por las utilidades etc. En este sentido, la tarea de la
planeación consiste en el aprovechamiento máximo de las oportunidades y la
minimización de riesgo. Para formular planes que tengan éxito, la planeación debe
llevarse a cabo dentro de un contexto de teorías, principios y técnicas fundamentales. Si
éstos no se aplicaran, nos llevaría sin duda a la improvisación y a no lograr las metas
deseadas.
La naturaleza de la planeación se puede entender a través de cuatro principios
básicos: “contribución a los objetivos, primacía de planeación, extensión de la
planeación y eficacia de los planes”14
“El propósito de cada plan y de todos los planes derivados es familiar a la
15
consecución de los propósitos y objetivos de la empresa”
Este principio se deriva de la
organización que debe existir en la empresa para la consecución de los objetivos. Es
decir, la contribución deliberada de todo el grupo para el logro de los objetivos.
“Puesto que las funciones administrativas están diseñadas para sustentar el
cumplimiento de los objetivos de la empresa, la planeación lógicamente precede a la
14
15
Administración, Koontz Harold y Weihrich,, Mc Graw Hill, México,1990, 9ª.edición p.66.
Ídem, p.67.
30
16
ejecución de todas las otras funciones administrativas”
En la práctica, todas las
funciones administrativas se mezclan. A pesar de esto, la planeación es la única que
establece los objetivos necesarios para guiar los esfuerzos de la empresa y la manera
de alcanzar éstos. Por consiguiente, todas las demás funciones administrativas se
deben planear para que sean efectivas, incluyendo, por supuesto, el área informática.
El control y la planeación son inseparables, las actividades que no son planeadas,
no pueden controlarse, porque la tarea del control es mantener dentro de un cauce a las
actividades, corrigiendo las posibles desviaciones que pudieran presentarse, con
relación a los planes iniciales. Si intentáramos controlar sin existir de antemano un plan,
caeríamos en una situación absurda, debido a que no se sabría a dónde se quiere ir. Por
lo tanto, no podríamos saber en un momento dado si el camino que estamos siguiendo
es el adecuado o no, puesto que no sabemos a dónde vamos. Consecuentemente los
planes nos proporcionan los estándares de control.
El reconocer la influencia de la planeación, aclara la diferencia entre la
formulación de políticas y la administración. Por otra parte, un gerente, por la autoridad y
la posición que tiene dentro de la organización, puede hacer una planeación básica y
aplicable a la mayor parte de la empresa. Sin embargo, no todos los gerentes planean.
“La eficiencia de un plan se mide por el monto de su contribución a los objetivos,
como compensación de los costos y otras consecuencias inesperadas requeridas para
formularlo y hacerlo funcionar”17 Por ejemplo, un plan puede contribuir al logro de los
objetivos, pero a costos excesivamente altos. Este principio de eficiencia de los planes,
significa que los costos que implica un plan sean acordes con los resultados que se
espera obtener de él, pero incluyendo, además factores subjetivos tales como la
satisfacción del grupo de trabajo, que normalmente no son considerados en una relación
insumo-producto normal. En este aspecto cabe mencionar que los planes, en un
momento dado, pueden ser ineficaces o volverse ineficaces para el logro de los
objetivos de la organización, y de esta manera, frustrar la satisfacción del grupo de
trabajo
16
17
Administración, Koontz Harold y Weihrich,, Mc Graw Hill, México,1990, 9ª.edición p.68.
idem p 69.
31
Existen diversas clasificaciones para los planes, de acuerdo a su nivel de
operación. Para efectos de este trabajo, se ha elegido de entre las diversas
clasificaciones, la propuesta por Lourdes Munch en su obra Fundamentos de
Administración, siendo esta la siguiente: propósitos o misiones, objetivos, estrategias,
políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuestos.
Cualquier tipo de operación de un grupo organizado, si es significativa para él,
debe tener un propósito o una meta. Por lo general, el propósito de una empresa es la
producción y la distribución de bienes y servicios económicos. Algunas veces, se
establecen diferencias entre los propósitos y las metas, pero no hay duda de que es
necesaria una definición clara del propósito o de la misión para poder formular objetivos
significativos.
Una planeación con un enfoque correcto requiere que la empresa defina quiénes
son sus clientes y cuáles son sus expectativas. Este enfoque, a pesar de parecer
sencillo, presenta algunas dificultades cuando, por ejemplo, las empresas no pueden
ubicar quiénes son sus clientes o cuando no pueden definir claramente sus expectativas.
Algunas veces se piensa que la única misión de una empresa, así como su objetivo, es
obtener utilidades, este objetivo básico se logra al emprender actividades, al
encaminarse con direcciones claras y al conseguir las metas y al cumplir una misión, sin
embargo, generalmente esta no es la única meta.
Los objetivos son los fines hacia los cuales se dirige la actividad, representan la
finalidad de la planeación, el fin hacia donde se dirige la empresa y el plan general de
esta. Las metas contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, pero pueden ser
muy diferentes a estos últimos, pero a pesar de esto, los objetivos deben ser coherentes
para asegurar el logro del objetivo general de la empresa.
Las estrategias se caracterizan por ser un conjunto de actividades generales que
guiarán un curso de acción. R. N. Antony las define como “El resultado del proceso de
decidir sobre objetivos de la organización, sobre los cambios de estos objetivos, sobre
los recursos usados para obtenerlos y las políticas que deben gobernar la adquisición,
32
18
uso y disposición de estos recursos” . Baste ahora con esta definición, ya que el
concepto de estrategia se abordará más ampliamente en este mismo capítulo.
Las políticas también son planes en el sentido de que son principios generales o
maneras de comprender, que guían la acción en la toma de decisiones. Difícilmente
pueden entenderse todas las políticas como “principios”, debido a que frecuentemente
se encuentran implícitas en las acciones de los administradores. Las políticas delimitan
un área dentro de la cual debe decidirse y asegurar que las decisiones sean
consistentes y contribuyan al logro de las metas.
Como guías de pensamiento en la toma de decisiones, las políticas deben tener
un margen para juzgar a discreción; de otra forma, estaríamos hablando de reglas. Las
políticas deben considerarse como una forma de fomentar el criterio y la iniciativa de los
tomadores de decisiones, pero dentro de ciertos límites.
“Existen muchas causas por las cuales es difícil hacer que las políticas sean
congruentes y que faciliten alcanzar los objetivos de la organización. Entre lo que
podríamos decir, es que las políticas se elaboran con poca frecuencia y su interpretación
exacta es poco conocida. Las políticas implican delegación de autoridad, lo cual puede
generar variaciones en la interpretación entre los diferentes individuos que utilicen la
política. Las políticas no son fáciles de controlar, debido a que la política puede ser difícil
19
de verificar.”
Los procedimientos son planes en virtud de que establecen un método para llevar
cabo las actividades futuras. “Son guías de acción, que de forma muy detallada
20
describen las actividades a seguir” . Los procedimientos se conforman por una
secuencia cronológica de las actividades requeridas para realizar una función; cabe
mencionar que los procedimientos y las políticas se encuentran íntimamente ligados,
debido a que para hacer práctica una política, debe existir un procedimiento.
18
Planning and System. A Frame Work for Analysis. Antony, R. N .,Division of Research Harvard Business School, Boston,
1985, 1a. edición. p. 124.
19
Administración, Koontz Harold y Weihrich,, Mc Graw Hill, México,1990, 9ª.edición p.75.
20
Ídem, p.75-76.
33
Las reglas también son planes en el sentido de que representan, un curso de
acción. Se pueden considerar como la forma más simple de un plan. En algunas
ocasiones, podríamos confundir las reglas con las políticas o tal vez, con los
procedimientos, pero debe quedar claro que las reglas no dejan un margen de holgura
para tomar decisiones a discreción.
“Las reglas se relacionan con los procedimientos en la medida en que son guías
de acción, con la diferencia de que no especifican una secuencia en el tiempo. Una regla
puede, o no, ser parte de un procedimiento. La esencia de ésta es que refleja una
decisión administrativa de que se siga o no, cierta acción. Las reglas pueden confundirse
con las políticas, pero se pueden distinguir de éstas porque el objetivo de las políticas es
guiar el pensamiento en la toma de decisiones basándose en el juicio discrecional.”21
“Los programas son un grupo de metas o propósitos, políticas, procedimientos y
los recursos que se deben emplear, así como los elementos necesarios para seguir un
22
curso de acción determinado” ; Pueden ser generales o detallados. Un programa básico
puede requerir de un gran número de programas derivados para su correcto
cumplimiento. Son parte de una estructura compleja de programas que se subordinan a
unos y afectan a otros. Esto es, existe una alta interdependencia entre ellos. Si las
reglas y los procedimientos no son adecuadamente diseñados, pueden afectar a un
programa importante, al grado de echarlo a perder completamente.
“Podemos definir a los presupuestos como la expresión numérica del resultado
que la empresa espera obtener. Los presupuestos pueden expresarse en diversos
términos financieros y, en general, en cualquier aspecto cuantificable. Pueden
relacionarse con las operaciones comunes de la empresa, ya que también son
23
instrumentos de control pero, sin duda, elaborar un presupuesto es planear.”
Enseguida presentaremos los pasos lógicos que se deben seguir para realizar la
función de planeación. Las etapas presentadas aquí, se utilizarán para realizar planes
21
Administración, Koontz Harold y Weihrich,, Mc Graw Hill, México,1990, 9ª.edición p.77.
Ídem p.78.
23
Ídem p.78.
22
34
generales para toda la empresa, pero también se pueden utilizar para crear planes más
simples en los cuales puede ser que algunas etapas se resuelvan con relativa facilidad.
1. Un gerente debe tener la visión para decidir entre hacer un plan o no hacerlo,
dependiendo de la relación costo-beneficio que se pueda obtener de él.
2. Identificar las oportunidades, en el ambiente de las organizaciones se les llama
problemas, pero resulta más adecuado llamar oportunidades al estado de
desorden y la necesidad de generar una solución para alcanzar una meta
determinada.
3. Formulación de los objetivos generales. Los objetivos que establecen los
resultados esperados, indican la meta final que ha de alcanzarse, donde debe
ponerse especial atención y qué es lo que se desea lograr a través del conjunto
de estrategias, políticas, procedimientos, reglas y programas.
4. Creación o establecimiento de premisas. Las premisas son pronósticos acerca de
una situación real del medio ambiente, tanto interno como externo de las
empresas, son suposiciones que hacemos para realizar la planeación y
constituyen el medio ambiente donde se desarrollarán los planes.
5. Establecimiento y análisis de las estrategias. Un plan debe tener varios cursos de
acción alternos razonables, para su consecución, y algunas veces resulta que una
alternativa que no era obvia resultó ser la mejor opción.
6. Selección de una estrategia. Es el punto donde se adopta un plan y se toma una
decisión.
7. Formulación de planes derivados. En casi todos los casos es necesario diseñar
planes derivados que sustenten el desarrollo del plan básico.
8. Dar significado cuantitativo a los planes. Esto significa convertirlos en
presupuestos para asignarles un lenguaje numérico.
Para los recursos humanos, la planeación trae consigo beneficios conductuales;
uno de esos valores es la comunicación. El proceso de planeación es un medio para
comunicar objetivos, estrategias y planes operacionales detallados. Por otra parte, el
sistema de planeación es un proceso de capacitación para los directivos. Dentro de este
mismo esquema, la planeación debe estar acompañada de una alta motivación para el
35
personal que elevará su moral al contribuir con sus conocimientos y encontrar
oportunidades de ser creativos.
2.1.3 La organización de los sistemas
Una vez que se ha determinado lo que se quiere obtener, es necesario determinar cómo
se va a lograr, esto es posible gracias a la organización. En este sentido la organización
como etapa del proceso administrativo implica estructura, ya que ésta establece la
disposición y la correlación de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para el logro
de sus metas proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los
recursos.
Jean Paul Sallenave, señala del Gerente Organizador: “Por hábil estratega que
sea el general, si la intendencia militar no sigue, perderá la batalla. La organización es a
24
la empresa lo que la intendencia es al ejercito”
La función de la organización no es controlar; “es darle a un grupo de personas
los medios para llevar a cabo una tarea. El gerente-organizador hace más que definir las
tareas de cada uno y diseñar un organigrama con líneas de autoridad y responsabilidad.
Tiene que pensar en toda la estructura de la compañía y la organización es solamente
una parte de la estructura.”25
La estructura de la compañía puede dividirse según dos aspectos: la informal y la
social.
La estructura formal comprende:
•
La organización, representado por un organigrama
•
El sistema de objetivos que rige cada parte de la organización
•
El sistema de información y de decisión: quién tiene acceso a que tipo de
información, ¿quién decide sobre qué?
•
El sistema de incentivos en cada nivel de organización
La estructura informal tiene que ver con las relaciones entre los individuos que
componen la organización, y sus comportamientos. Incluye:
24
25
La Gerencia Integral, Sallenave, J., Grupo Editorial Norma, Bogotá, 1990, 1ª.edición p.25.
Ídem p.25-26.
36
•
“Las relaciones de poder (formal e informal)
•
Las expectativas mutuas de los miembros de la organización.
•
La interacción de sus comportamientos.”
26
La estructura formal existe sobre el papel, procede de un diseño organizacional,
mientras que la estructura social traduce la realidad de la vida en la empresa influida por
su cultura. La estructura es contingente, es decir, depende de la estrategia.
Según la estrategia de la empresa, pueden predominar varios modelos estructurales,
los cuales se presentan en la siguiente figura:
Modelos estructurales para la organización de la empresa
1
2
3
4
Estrategias
Expansión de
Expansión
Integración
Diversificación
De base
volumen
geográfica
vertical
de productos
Estructuras
Organización
Organización
Organización
Organización
Inducidas
centralizada
funcional
divisional
multidivisional
Fig.3 Estrategia y estructura
5
Globalización
Red de
unidades
descentralizadas
27
“El desafío que enfrenta el gerente organizador es ajustar constantemente el
esquema organizacional de la empresa a las modificaciones de la estrategia, de manera
que asegure un mejor desempeño. Esto implica que debe haber congruencia no
solamente entre la estrategia y la estructura, sino entre todas las variables del esquema
organizacional. La gerencia general debe cuidarse del sofisma de composición: la suma
del esquema óptimo de cada variable no conduce necesariamente a un esquema
organizacional óptimo; a menudo
deberá mantenerse
un grado de desorden y de
irracionalidad de tal modo que se pueda asegurar el buen funcionamiento del
28
conjunto.”
26
La Gerencia Integral, Sallenave, J., Grupo Editorial Norma, Bogotá, 1990, 1ª.edición p.26.
Ídem p 27.
28
Ídem p 26-27.
27
37
En resumen, se puede decir que el gerente integral es responsable del desempeño
global de la empresa y que este desempeño depende, al mismo tiempo, de la estrategia
de la empresa, de su esquema organizacional y de la congruencia entre los dos.
La figura 4 muestra la forma en que el esquema organizacional de la empresa
actúa como filtro entre la entrada, la estrategia y la salida, el desempeño.
Estrategia, esquema organizacional y desempeño
ESQUEMA
ORGANIZACIONAL
SISTEMA DE
MOTIVACION
•Remuneración
•Promoción
•Estilo de mando,
PERSONAS
•Reclutamiento
•Formación
•Plan de carrera
intereses del trabajo
ESTRATEGIA
•Objetivos
•Planes
•Programas
•Recursos
DESEMPEÑO
SISTEMAS DE
INFORMACION Y
DECISION
TAREAS
•Planificación y control
•Presupuestación
•Comunicación
•Evaluación del
•Flexibilidad
•Diversidad
•Interdependencia
desempeño
ESTRUCTURA
•División del trabajo
•División del poder
•División de las
responsabilidades
•Organigrama
Fig.4 Estrategia, esquema organizacional y desempeño
29
“Las empresas que han rediseñado sus procesos tienen la capacidad de
combinar las ventajas de la centralización con las de la descentralización en un mismo
30
proceso.”
Apoyadas por la informática estas empresas pueden funcionar como si las
distintas unidades fueran completamente autónomas y al mismo tiempo la organización
disfruta de las economías de escala que crea la centralización.
29
30
La Gerencia Integral, Sallenave, J., Grupo Editorial Norma, Bogotá, 1990, 1ª.edición, p.28.
Reingeniería, Hammer, M. y Champy, J., Grupo Editorial Norma, Bogotá, 1994, 1ª edición p30.
38
2.1.4 La dirección y los sistemas
Dentro del contexto de los sistemas, la dirección de la empresa centra su actuación en la
toma de decisiones mediante la cual es posible hacer progresar al sistema de modo
consciente y con carácter científico. “Shull, Delbecq y Cummings, la definen como una
toma de decisiones estratégicas acerca del medio externo, así como la regulación de
31
decisiones internas de la organización”
La dirección, con sus técnicas de apoyo a la toma de decisiones tales como la
investigación de operaciones y la simulación es una forma de trabajo con que cuentan
los directivos, esto de ninguna manera llega a suplir en su totalidad a la tradicional
habilidad intuitiva, que como una cualidad personal, debe poseer el dirigente, así que
ambas se deben utilizar en forma conjunta en beneficio de la propia organización.
La tecnificación de la labor de dirección, no aparece por azar ni por simple afán
renovador, sino del hecho cada vez más patente, del incremento de información y de la
complejidad de las relaciones que se establecen entre la empresa y el marco en el que
ésta realiza su actividad. “El aumento del área geográfica y económica sobre la que las
empresas actúan, el incremento demográfico, las variaciones
de la estructura de
consumo, etc., son problemas que debe afrontar cada vez de un modo más científico la
dirección de la empresa”.32
2.1.5 El control de los sistemas
“El control es la esencia del funcionamiento de la empresa como un sistema...”33, de
acuerdo con el principio de la retroalimentación; Como función directiva el control se ve
influido por el estilo de dirección y por la planeación
31
La Dirección por Sistemas, Del Pozo, F., Editorial Limusa, México, 1987, 1ª edición, p 37.
Idem p 35.
33
Idem p 203.
32
39
Podemos definir al control como “la evaluación y medición de la ejecución de los
planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer medidas correctivas
necesarias”
34
El sistema de control tiene como objetivos asegurar que la organización sea
consistente en su actuación, que reconozca el origen de sus fracasos, corrigiéndolos en
la medida de lo posible, que conozca las razones de sus éxitos, para obtener su máximo
beneficio y conocer las desviaciones entre lo planeado y lo realizado.
Existen algunas herramientas de apoyo a los encargados del procesos de control
conocidas como técnicas de control. Muchas técnicas de planeación son a su vez, de
control y, “en esencia, los controles no son más que sistemas de información”.35 De
acuerdo con Fernando del Pozo, el control se presenta en la empresa “.como un
proceso natural y sistemático, cuya esencia es la información y su transferencia entre los
que la producen, la elaboran y la utilizan.”36
2.2 La administración de la función informática
Las tecnologías de la información y las comunicaciones han modificado de manera
importante la forma de trabajar de toda la humanidad. La dependencia que tenemos de
las computadoras, es evidente. Sin embargo, los sucesos han ocurrido con tal rapidez
que se requiere un análisis formal para comprobar la magnitud de esa dependencia.
Lo anterior obliga a pensar en qué está sucediendo en el ámbito informático. No
es admisible que si la función del área informática es simplificar las labores
administrativas, éstas en muchos casos terminen por ser más complicadas, siendo la
causa real de estos problemas el bajo nivel administrativo de las áreas de informática.
“El área de informática representa una entidad dentro de la organización, la cual
tiene como objetivo satisfacer las necesidades de información de la empresa, de manera
34
Fundamentos de Administración, Munch, L. y García, J., Editorial Trillas, México, 1997, 5ª edición, p 172.
Fundamentos de Administración, Munch, L. y García, J., Editorial Trillas, México, 1997, 5ª edición, p 194.
36
La Dirección por Sistemas, Del Pozo, F., Editorial Limusa, México, 1987, 1ª edición, p 209.
35
40
veraz y oportuna. Su función primordial es complementar la labor administrativa para
hacerla más segura y fluida y así simplificarla. El área informática es responsable de
centralizar, custodiar y procesar la mayoría de los datos con los que opera la
37
empresa”.
Materialmente, todos los demás departamentos basan su funcionamiento en la
información que proporciona dicha área. La toma de decisiones depende en gran
medida de la capacidad en el procesamiento de datos. La importancia que tiene el área
de informática dentro de la organización la coloca en una posición respetada incluso en
una gran parte de las decisiones administrativas y de proyección de la empresa.
El área de informática es uno de los engranes vitales dentro de la maquinaria
organizacional; hace que muchos engranes se detengan o funcionen sistemáticamente.
De hecho, la efectividad del área informática significa la culminación de la
sistematización de la empresa.
2.2.1 Administración de recursos humanos
Para que una organización pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una
serie de elementos o recursos que conjugados armónicamente contribuyan a su
funcionamiento.
El administrador de la función informática deberá evaluar la productividad de los
recursos que tiene a su cargo y que se clasifican en: recursos materiales, recursos
técnicos y recursos humanos.
Los recursos humanos “son trascendentales para la existencia de cualquier grupo
social; de ellos depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos... poseen
características tales como: posibilidad de desarrollo, creatividad, ideas, imaginación,
sentimientos, experiencias, habilidades, etc. Mismas que los diferencian de los demás
recursos.”38
37
Administración de la Función Informática, Hernández R., Editorial Trillas, México, 1988 6ª.edición, p90.
Fundamentos de Administración, Munch, L. y García, J., Editorial Trillas, México, 1997, 5ª edición, p 56.
38
41
La administración debe poner especial interés en los recursos humanos, pues el
hombre es el factor primordial en la marcha de una empresa. De sus habilidades, su
fuerza, su inteligencia, sus conocimientos y su experiencia, depende el logro de los
39
objetivos de la empresa y el adecuado manejo de los demás elementos de está.
La dirección, como parte de la administración, tiene varias funciones dentro de las
cuales la más importante y relacionada con la administración de los recursos humanos
es la motivación, “en su acepción más sencilla motivar significa mover, conducir,
40
impulsar a la acción” ; a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la
obtención de los objetivos de acuerdo a los estándares establecidos. Múltiples son las
teorías en relación con la motivación, pero pueden agruparse en dos grandes
tendencias:
•
Teorías de contenido y
•
Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.
Ambos tipos de teorías han sido de gran trascendencia en la explicación de la
conducta organizacional, ya que, a través de ellas, se describe la razón por la cual
los empleados son productivos, o lo que impulsa su conducta, a la vez que aportan
datos valiosos para mejorar dicha conducta.
“Aprender a motivar a la gente es difícil, porque la gente es compleja, porque el
comportamiento humano no es predecible y sobre todo nunca podemos escapar de
la siempre presente y grandemente inconmensurable influencia de nuestros propios
41
motivos”
2.2.2 Cultura y clima organizacionales
“De acuerdo con Smirnich, la cultura organizacional es un conjunto bastante estable de
supuestos dados por sentados, significados compartidos y valores que forman una
42
especie de escenario para la acción”
39
Fundamentos de Administración, Munch, L. y García, J., Editorial Trillas, México, 1997, 5ª edición, p 56-57.
Ídem, p 156.
41
Conducta Humana en los Negocios, Hugh, R. Y Black K., Limusa, México, 1979, 1ª edición, 1979, p148.
42
Organizaciones, estructuras, procesos y resultados, Hall, H. R.,Trillas, México,1996, 1ª edición,p102.
40
42
“Las estructuras organizacionales internas son estables. La gente llega y se va,
pero la cultura permanece robusta. Las culturas internas son un contexto organizacional
conservador en que se forman las estructuras. Junto con el tamaño y la tecnología es
parte de configuración de los factores organizacionales internos que se han formado en
interacción para obtener la estructura y que componen el contexto en que se desarrollan
43
los arreglos estructurales futuros.”
El concepto “cultura organizacional” explica que la única manera viable de
cambiar las organizaciones es cambiar su “cultura”, es decir cambiar los sistemas dentro
de los cuales los hombres trabajan y viven.
“Cultura organizacional significa un modo de vida, un sistema de creencias y
valores, una forma aceptada de interacción y de relaciones típicas de determinada
44
organización”
El clima organizacional es la atmósfera psicológica característica de cada
organización, la dificultad en la conceptualización del clima organizacional reside en el
hecho de que cada persona lo percibe de diferente manera. “Así el clima está constituido
por aquellas características que distinguen la organización de otras organizaciones e
influyen en el comportamiento de las personas en la organización”45
El concepto de clima organizacional involucra diferentes aspectos, como el tipo de
organización, la tecnología involucrada, las políticas de la compañía, las metas
operacionales, los reglamentos internos, además de actitudes, sistemas de valores,
formas de comportamiento social que son impulsadas o castigadas. De esta manera, el
clima organizacional es un conjunto de componentes relacionados con aspectos
formales e informales de la estructura, de los sistemas de control, reglas y normas, y
relaciones interpersonales existentes en la organización.
43
Organizaciones, estructuras, procesos y resultados, Hall, H. R.,Trillas, México,1996, 1ª edición,p103.
Introducción a la Administración, Chiavenato, I, Mc Graw Hill, Santa fé de Bogotá, 1994, 3ª edición, p464.
45
Ídem, p 464.
44
43
2.2.3 El enfoque de contingencias en la administración
“Mientras la teoría y práctica cambian de una técnica para el cambio organizacional a
otra, podemos ver el concepto de cómo llevar a cabo el cambio organizacional también
experimenta cambios en sí mismo. Así el cambio organizacional, al igual que muchos
otros aspectos de la teoría y práctica administrativas, parece estar sujeto a los caprichos
y vaivenes de la moda. Las viejas ideas sobre el cambio organizacional, no son
46
necesariamente porque hayan sido sustituidas por otras nuevas” .
El
enfoque
de
contingencia
fue
concebido
por
gerentes,
asesores
e
investigadores que trataron de aplicar los conceptos de las escuelas más importantes a
las situaciones reales que vivían. Cuando algunos métodos que eran eficaces para una
situación no funcionaban en otras buscaban una explicación. Los partidarios del enfoque
de contingencias tenían una respuesta lógica para este tipo de situaciones: los
resultados difieren porque las situaciones difieren, la técnica que funciona en un caso no
funcionará necesariamente en todos los casos. Conforme al enfoque de contingencia, la
tarea del gerente consiste en identificar la técnica que servirá mejor para alcanzar las
metas de la gerencia, en una situación concreta, en circunstancias concretas y en un
momento concreto.
“Hasta ahora se tiene un número importante de técnicas para el cambio
organizacional”47, de las cuales mencionaremos las más conocidas:
a) Modificación de la conducta organizacional; está es una técnica especialmente
relevante para cambiar la conducta observable, repetitiva, en particular el
comportamiento de los empleados.
b) Administración por objetivos (APO); la administración por objetivos está dirigida al
cambio organizacional, mediante el cambio de la conducta específica de los
individuos. La APO se preocupa por el personal de gerencia, técnico y
profesional.
46
47
Técnicas para el cambio organizacional, Michel R. S., Luthans F. O., Warner W. y Hayden S., Mc Graw Hill, México, 1985.
Ídem p 4.
44
c) Desarrollo gerencial; es complementario a la administración por objetivos.
Mientras la APO se centra en las responsabilidades operativas de un gerente, el
desarrollo gerencial, es una técnica para crear una mejor adaptación entre los
gerentes y sus puestos, presentes o potenciales. Así los resultados del desarrollo
gerencial deben ser una mayor capacidad para realizar las tareas que se planean
bajo una administración por objetivos.
d) Desarrollo organizacional (DO); los puntos centrales del DO son la conducta
individual y las relaciones interpersonales y de grupos. El DO es necesario
cuando los miembros de la organización no están bien adaptados a trabajar entre
sí.
e) Auditoria administrativa; está técnica generalmente es aplicada por consultores
externos. Los problemas susceptibles de ser solucionados mediante está técnica
están relacionados con la estructura organizacional (puestos, relaciones entre
puestos, políticas y procedimientos), procesos organizacionales (toma de
decisiones, comunicación y control), y tareas organizacionales (productos y
operaciones funcionales)
f) Ciclo de control; el ciclo de control es un proceso, difiere de la APO
principalmente, en que se centra en la estructura, procesos y tareas
organizacionales más que en los individuos.”Este es un proceso de anticipación
de cambios ambientales y de adaptación de la organización a esos cambios”48
Diversas técnicas para el cambio organizacional han surgido a lo largo de los
años, como respuesta a diferentes necesidades. En el caso de esta investigación se
profundizará en la administración por objetivos porque sus conceptos de
descentralización y administración por resultados aportan los fundamentos teóricos
para el plan de desarrollo informático.
2.2.4 La administración por objetivos
La administración por objetivos (APO) constituye un modelo administrativo, que surge en
la década de los cincuenta, revolucionando el concepto de administración que hasta
entonces tenía como premisa cómo administrar, cambiándola por la idea de por qué o
para qué administrar.“La administración por objetivos surgió como método de evaluación
48
Técnicas para el cambio organizacional, Michel R. S., Luthans F. O., Warner W. y Hayden S., Mc Graw Hill, México, 1985,
p.41.
45
y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido.
Inicialmente se constituyo en un criterio financiero de evaluación y de control”.49
“La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través de planeamiento y
control administrativo fundamentado en el principio de que, para alcanzar resultados la
organización necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende
llegar.”50 Es un proceso mediante el cual el superior y el subordinado, identifican sus
objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad de cada uno en términos de
resultados esperados y utilizan esos objetivos como guía de operación.
“La APO tiene un comportamiento cíclico de forma tal que el resultado de un ciclo
permite correcciones y ajustes en el ciclo siguiente, a través de la retroalimentación
51
proporcionada por la evaluación de resultados.”
Este ciclo puede corresponder al
ejercicio fiscal de la organización, para facilitar las funciones de ejecución y control,
aunque se podría ajustar a periodos menores.
La APO es un medio para desarrollar un trabajo ordenado y consciente para
conocer con un alto grado de certeza los resultados de las decisiones, sin embargo, no
es una fórmula mágica. La APO incluye un proceso de planeación (estratégico y táctico)
y un proceso de dirección (supervisión y ejecución), por lo que “...es muy común que uno
o más de estos procesos no funcione bien. Allí comienzan a presentarse problemas con
52
la APO”
“Humble, explica diez maneras seguras de fracasar con la APO, a saber:
a) no obtener participación de la alta gerencia;
b) decir a todos que la APO es una técnica suprema capaz de resolver todos los
problemas;
c) adoptar la APO dentro de un programa acelerado;
d) fijar solamente objetivos cuantificables;
e) simplificar al extremo todos los procedimientos;
49
Introducción a la Administración, Chiavenato, I, Mc Graw Hill, Santa fé de Bogotá, 1994, 3ª edición p 268.
Introducción a la Administración, Chiavenato, I, Mc Graw Hill, Santa fé de Bogotá, 1994, 3ª edición p 269.
51
Ídem p 282.
52
Ídem, p289 .
50
46
f) aplicar la APO en áreas aisladas – no hacer participar globalmente la empresa;
g) delegar todo el proyecto de la APO a personal de nivel inferior;
h) concentrarse en individuos e ignorar los problemas de grupo
i) inaugurar el sistema con una fiesta y después dejarlo andar solo: nunca verificar
cómo esta andando;
ignorar las metas personales de los gerentes, concentrándose sólo en los
objetivos de la empresa”.53
2.3 Metodologías del desarrollo de sistemas
Las metodologías de desarrollo de sistemas se crearon para brindar apoyo a los
analistas en el desarrollo de los sistemas de información necesarios en la organización
El objetivo de estos métodos es proporcionar una guía de acción a nivel
organizacional para el desarrollo de los sistemas de información de la empresa.
Tal y como son aplicadas por los analistas, las metodologías para el desarrollo de
sistemas, buscan analizar y diseñar sistemáticamente la entrada o el flujo de datos, el
proceso o transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de
información dentro del contexto de un negocio particular, además de ser usadas “para
implementar mejoras en el funcionamiento de los negocios a través del uso de sistemas
de información computarizados. La instalación de un sistema sin planeación adecuada
lleva a grandes frustraciones y frecuentemente causa que el sistema deje de ser
usado”54
La aplicación de las metodologías de desarrollo de sistemas de información
implica un alto grado de eficiencia administrativa dentro de la organización. Se puede
afirmar que la sistematización reclama que los mecanismos administrativos de la
organización estén claramente establecidos.
53
54
Introducción a la Administración, Chiavenato, I, Mc Graw Hill, Santa fe de Bogotá, 1994, 3ª edición, p 290.
Análisis y Diseño de Sistemas, Kendall, J., y Kendall, K.., Pearson Education, México, 1997, 3ª edición, p5.
47
2.3.1 Metodología por el ciclo de vida
El ciclo de vida del desarrollo de sistemas, “es un enfoque...que sostiene que los
sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo específico de
55
actividades del analista y del usuario.”
“El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas, es el conjunto de
actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e
implantar un sistema de información.”56
En palabras de Burch y Grudnitski las fases principales de la metodología del ciclo
de vida son “el análisis de sistemas, el diseño general de sistemas, la evaluación de
sistemas, el diseño detallado de sistemas y la implementación de sistemas. Dentro de
cada fase se incluyen las principales actividades o tareas. Las primeras cuatro fases
están dirigidas a proporcionar valores específicos para los componentes estructurales.
57
La última fase se ocupa de que los componentes estructurales sean operacionales.”
Citando a James A. Senn
“el método del ciclo de vida para desarrollo de
sistemas consta de las siguientes actividades
1. Investigación preliminar
2. Determinación de los requerimientos del sistema
3. Diseño del sistema
4. Desarrollo de software
5. Prueba de los sistemas
6. Implantación y evaluación”58
La investigación preliminar inicia cuando se formula la solicitud para recibir ayuda
de un sistema de información. Esta actividad consta de tres partes: La aclaración de la
solicitud, el estudio de factibilidad del proyecto y la aprobación de la solicitud.
55
Análisis y Diseño de sistemas de Información, Senn,J., Mc Graw Hill, México, 1993, 2ª edición, p 8.
Análisis y Diseño de sistemas de Información, Senn,J., Mc Graw Hill, México, 1993, 2ª edición, p 33.
57
Diseño de Sistemas de Información. Teoría y Práctica, Burch, J., y Grudnitski , G., Grupo Noriega Editores, México, 1992, 1ª
edición. p 73.
58
Análisis y Diseño de sistemas de Información, Senn,J., Mc Graw Hill, México, 1993, 2ª edición, p 33.
56
48
En la determinación de requerimientos, el analista trata de comprender todas las
facetas importantes del área de la empresa que se encuentra en estudio; conforme se
reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre los requerimientos con la
finalidad de identificar las características que debe reunir el nuevo sistema.
“El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la
forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase
del análisis.”
59
Una vez que el sistema ha sido diseñado lógicamente, se realiza el diseño físico
del sistema, conocido como desarrollo de software, en esta etapa, los encargados,
pueden instalar software comprado a terceros, modificar este mismo o escribir
programas diseñados a la medida de la organización y la elección de la estrategia
dependerá del tiempo y del dinero disponible para el desarrollo.
Terminado el proceso de desarrollo del software, independientemente de la
estrategia elegida, es necesario pasar por un periodo de prueba, denominado prueba de
sistemas. Durante esta fase, el sistema se utiliza de manera experimental para
asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las
especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.
Por último, y para cerrar el ciclo de vida, se procede a la implantación y la
evaluación del sistema. La implantación es el proceso de instalar un nuevo sistema,
entrenar a los usuarios y construir todo los archivos de datos necesarios para utilizarlo.
Los sistemas ya instalados se emplean durante años, pero las organizaciones y
las necesidades de los usuarios cambian a lo largo del tiempo, incluso el medio
ambiente es cambiante, por lo que es necesario darle mantenimiento a los sistemas ya
instalados, es decir, realizar cambios y modificaciones en el software, archivos y
procedimientos, para adecuarlos a las nuevas necesidades de los usuarios y a las
59
Análisis y Diseño de sistemas de Información, Senn,J., Mc Graw Hill, México, 1993, 2ª edición, p 36.
49
nuevas demandas de la organización. Esta etapa debe atenderse adecuadamente ya
que de ser así, apoyará eficientemente el desarrollo de aplicaciones subsecuentes.
2.3.2 Análisis estructurado
“El análisis y diseño estructurado proporciona un enfoque sistemático para el diseño y
construcción de sistemas de cómputo de calidad. A lo largo de las fases de análisis y
diseño, el analista debe proceder paso a paso obteniendo retroalimentación de los
usuarios y analizando el diseño, buscando omisiones y errores. El pasar demasiado
rápido a la siguiente fase puede requerir que el analista tenga que regresar para volver a
60
trabajar en partes anteriores del diseño.”
“El análisis estructurado es un método para el análisis de sistemas manuales o
automatizados, que conduce al desarrollo de especificaciones para sistemas nuevos o
61
para efectuar modificaciones a los ya existentes.”
El análisis estructurado permite al
analista conocer un sistema en una forma lógica al mismo tiempo que proporciona la
base para asegurar que no se omite ningún detalle.
El objetivo del análisis estructurado, es organizar las tareas asociadas con la
determinación de requerimientos para obtener la comprensión completa y exacta de un
proceso. James A. Senn, en su obra Análisis y Diseño de Sistemas de Información
menciona las siguientes características del análisis estructurado:
•
El método intenta estructurar el proceso de determinación de los requerimientos
comenzado con la documentación del sistema existente.
•
El proceso está organizado de tal forma que intenta incluir todos los detalles
relevantes que describen al sistema en uso.
•
Es fácil de verificar cuando se han omitido detalles relevantes.
•
La identificación de los requerimientos será similar entre varios analistas e incluirá
las mejores soluciones y estrategias para las oportunidades de desarrollo de
sistemas.
60
Análisis y Diseño de Sistemas, Kendall, J., y Kendall, K., Pearson Education, México, 1997, 3ª edición, p 20.
Análisis y Diseño de sistemas de Información, Senn,J., Mc Graw Hill, México, 1993, 2ª edición, p.177.
61
50
•
Los documentos de trabajo generados para documentar los sistemas existentes y
propuestos son dispositivos de comunicación eficientes.
De igual forma Senn, refiere que el análisis estructurado hace uso de los
siguientes componentes:
1. Símbolos gráficos
Iconos y convenciones para identificar y describir los componentes de un sistema
junto con las relaciones entre estos componentes.
2. Diccionario de datos
Descripción de todos los datos utilizados en el sistema. Puede ser manual o
automatizado y estar incluido en el diccionario de un proyecto más grande que
quizá contenga las descripciones de los procesos que integran el sistema.
3. Descripciones de procesos y procedimientos
Declaraciones formales que emplean técnicas y lenguajes que permiten a los
analistas describir actividades importantes que forman parte del sistema.
4. Reglas
Estándares para describir y documentar el sistema en forma correcta y completa.
“El método de análisis estructurado se ha convertido en sinónimo del análisis de
flujo de datos, que es una herramienta; quizá esto se deba a que la herramienta es
esencial para documentar el sistema existente y determinar los requerimientos de
información por medio del método estructurado.”
62
2.3.3 Desarrollo por prototipos
La elaboración de prototipos de un sistema de información es una técnica valiosa para la
recopilación rápida de información específica acerca de los requerimientos de
información de los usuarios.
62
Análisis y Diseño de sistemas de Información, Senn,J., Mc Graw Hill, México, 1993, 2ª edición, p 177.
51
En términos generales, los prototipos efectivos deben hacerse en etapas
tempranas del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, durante la fase de determinación
de requerimientos. Sin embargo la elaboración de prototipos es una técnica compleja
que requiere el conocimiento completo del ciclo de vida del desarrollo de sistemas antes
de que pueda ser lograda satisfactoriamente.
La elaboración de prototipos debe ser considerada como una alternativa al ciclo
de vida del desarrollo de sistemas. Cuando se desarrolla un sistema con la metodología
del ciclo de vida se requiere una gran cantidad de tiempo para pasar por todo el ciclo,
conforme aumenta la inversión de tiempo del analista, se eleva proporcionalmente el
costo del sistema.
La elaboración de prototipos no es necesaria o adecuada en todo proyecto. Sin
embargo, se deben evaluar sus ventajas y desventajas para decidir si se hace el
prototipo.
“Las ventajas principales en la elaboración de prototipos son: la posibilidad de
cambiar el sistema en etapas tempranas de su desarrollo, la oportunidad para detener el
desarrollo de un sistema que no es funcional y la posibilidad de desarrollar un sistema
que ataca más adecuadamente las necesidades y expectativas de los usuarios”63
Existen varias desventajas en la elaboración de prototipos, “la primera es que
puede ser bastante difícil de manejar el prototipo como un proyecto dentro de un
esfuerzo para un sistema más grande. La segunda desventaja es que los usuarios y
analistas pueden adoptar al prototipo como un sistema completo cuando es, de hecho,
inadecuado y nunca se pretendió que sirviera como sistema terminado. El analista
necesita ponderar estas desventajas contra las ventajas conocidas cuando decida si
hace el prototipo, cuándo lo hace y qué tanto del sistema debe incluir en el prototipo.”64
2.3.4 Metodologías alternas
63
64
Análisis y Diseño de sistemas de Información, Senn,J., Mc Graw Hill, México, 1993, 2ª edición, p.208.
Ídem, p 207.
52
En el desarrollo de sistemas de información habrá ocasiones en que el analista debe
reconocer que la organización se beneficiará más utilizando un enfoque alterno. Tal vez
un proyecto de sistemas en el que se utilizó un enfoque estructurado ha fallado
recientemente o tal vez las subculturas de la organización funcionen mejor con un
método alternativo. Lo que comprueba que bajo ciertas circunstancias se debe
considerar la utilización de un método alternativo o algún complemento al análisis y
diseño estructurado y al ciclo de vida del desarrollo de sistemas.
Entre los enfoque alternos más conocidos se encuentran: la elaboración de
prototipos, ETHICS, el enfoque de campeón de proyectos, la metodología de Soft
System y Multiview.
“La elaboración de prototipos, establecida en otras disciplinas y aplicada al
desarrollo de sistemas, fue proporcionada como una respuesta a los tiempos de
desarrollo largos asociados con el enfoque del ciclo de vida de desarrollo de sistemas y
a la incertidumbre que frecuentemente rodea los requerimientos de los usuarios.
ETHICS fue introducido como una metodología socio técnica que combina soluciones
sociales y técnicas. El enfoque de campeón de proyecto, es un concepto tomado de la
mercadotecnia, adopta la estrategia de involucrar a una persona clave de cada área
afectada por el sistema, para asegurar el éxito del sistema. La metodología de Soft
System fue vista como una forma para modelar un mundo que a veces es caótico
mediante el uso de diagramas de “visión rica”, que consiste en ideogramas que capturan
características narrativas de la organización. Multiview fue propuesto como una forma
65
para organizar y usar elementos de varias metodologías competitivas.”
Un enfoque nuevo y diferente al análisis y diseño de sistemas es el análisis y
diseño de sistemas orientados a objetos. Esta técnica se basa en los conceptos de la
programación orientada a objetos en los cuales los objetos que son creados incluyen no
solamente código acerca de los datos sino también instrucciones acerca de las
operaciones que se pueden realizar con ellos.
65
Análisis y Diseño de Sistemas, Kendall, J., y Kendall, K., Pearson Education, México, 1997, 3ª edición, p 22.
53
En conclusión, si la situación organizacional lo demanda, es posible trabajar con
una metodología alterna y apartarse de o complementar el ciclo de vida del desarrollo de
sistemas.
54
CAPÍTULO 3 Análisis de la situación actual de la función informática
La falta de información precisa y oportuna para la toma de decisiones, que prevalece en
esta organización, esta generada en gran medida por el incremento en el volumen de
sus actividades, así como el hecho de que la Subdirección de Sistemas, solo se encarga
del procesamiento de la nómina y la facturación. Todo esto aunado a la falta de equipo
de cómputo, tanto en cantidad como en calidad. A continuación se describirá la situación
actual de la función informática, desde el punto de vista funcional y del equipo con que
cuenta la Policía Auxiliar del D.F.
3.1 Situación actual de la función informática en la PADF
Para ubicar el problema de falta de información precisa y oportuna que se tiene en la
corporación, en primer lugar se expondrán las razones por las cuales la Subdirección de
Sistemas no realiza las funciones que le han sido designadas en el manual de
organización. Las funciones administrativas y la información, no se encuentran
integradas:
•
Cada área maneja su información de manera independiente, sólo alguna
información de personal, se actualiza mediante disquetes lo que implica
inseguridad, pérdida de tiempo, gastos de transporte y de personal, además de la
duplicación de funciones relacionadas con la captura, el registro y la explotación
de la información, lo que provoca inconsistencia en los datos.
•
Existen grandes lagunas de información, la producción de información para la
toma de decisiones no se genera de manera sistemática y en la mayoría de los
casos es necesario diseñarla y procesarla en el momento que se requiere y en
algunos casos se produce en forma manual, lo cual ocasiona:
•
Que la información pierda oportunidad, veracidad y precisión.
•
Distracción del personal a tareas repetitivas y fuera de sus funciones
sustantivas.
1. Existe la necesidad de automatizar las funciones que no han sido atendidas y que
son de vital importancia para la corporación. Por ejemplo:
•
Inventario de mobiliario y equipo
•
Inventario de equipo de cómputo
55
•
Inventario de equipo de transporte
•
Inventario de armamento
•
Padrón de usuarios
•
Antecedentes del personal en otras corporaciones policíacas
•
Expediente médico electrónico del personal
•
Expedientes personales
•
Contabilidad
•
Informes de facturación y cobranza, etc.
2. Los sistemas actuales sólo producen información de nómina y facturación
3. La infraestructura de cómputo y los métodos de trabajo en los cuales están basadas
las funciones sustantivas son insuficientes y no son uniformes.
4. No existe mantenimiento de equipos
5. La adquisición de hardware no ha sido estandarizada; se pretende que en lo
sucesivo, las compras de equipo se realicen bajo una política estándar de
adquisiciones y apegado a la normatividad emitida por la Oficialía Mayor del Distrito
Federal en la Circular Número Uno denominada “Normatividad en Materia de
Administración de Recursos” en su capítulo ocho, Informática del Gobierno del
Distrito Federal.
•
El equipo de cómputo con que se cuenta tiene distintas marcas y características
técnicas, algunos sin marca y otros obsoletos o en muy mal estado.
•
No existe un programa de sustitución de equipo de cómputo.
•
Excesivos tiempos de impresión en actividades relacionadas con Recursos
Humanos
•
Suministros insuficientes
•
Exceso de actividades manuales en toda la corporación
•
No existe una red que conecte a las computadoras actuales.
6. La función informática no está orientada a proporcionar un servicio corporativo, es
limitada y está orientada al pago de personal y control de facturación.
7. Cada área del organismo, resuelve sus problemas de información de manera
independiente, sin que exista una política al respecto, contratando y dirigiendo a su
personal de sistemas, desarrollando sus aplicaciones y abasteciéndose del equipo
que cree conveniente, lo que ha ocasionado que:
56
•
Existan islas de automatización
•
Existen aplicaciones en diversas plataformas y lenguajes de programación; por
ejemplo, Pascal, Basic, Fox Pro, Clipper, Visual Basic 4.
•
El desarrollo de nuevas aplicaciones sea prácticamente inexistente.
3.2 Inventario de bienes informáticos de la corporación
Otro de los factores que influyen para que la corporación no tenga información precisa y
oportuna, radica en el hecho de que se tienen 750 puestos administrativos y solo 228
equipos de cómputo. A continuación se hará una descripción de los bienes informáticos
que a la fecha se encuentran en operación dentro de la organización. El área de
inventarios de la Policía Auxiliar del D.F. informa que existen 228 Computadoras de las
cuales 150 cuentan con un procesador entre 80286 y 80486; en general el equipo es
obsoleto y se encuentra en mal estado por lo que es necesario sustituir, al menos, 150
de ellas, debido a que su vida útil está a punto de concluir.
Como consecuencia de esta situación se presentan diversos problemas, por ejemplo:
•
Que los empleados tarden demasiado tiempo en efectuar sus labores, por problemas
de funcionamiento del equipo.
•
Pérdida y retraso en la obtención de información.
3.2.1Computadoras personales
En la corporación existen 228 computadoras personales, de las cuales es necesario
sustituir 150, el procesador es muy lento para las aplicaciones actuales y la memoria
muy limitada, aunado a esto, el escaso o casi nulo mantenimiento, así como el uso
normal que han tenido, hace que estas computadoras en general se encuentren en muy
malas condiciones. A continuación se presenta un resumen del equipo de cómputo de
la corporación.
57
Cuadro resumen de computadoras personales de la PADF
NÚMERO DE
TIPO DE PROCESADOR
COMPUTADORAS
150
80286, 80386. 80486
44
PENTIUM100
6
PENTIUM II
28
PENTIUM III
228
TOTALES
3.2.2 Impresoras
En general, las impresoras que se utilizan en la organización tienen problemas de
funcionamiento, debido a las cargas de trabajo normales y al poco mantenimiento, por
lo que es necesario sustituir al menos 80 de ellas.
Cuadro resumen de impresoras de la PADF
NÚMERO DE
TIPO
IMPRESORAS
8
Inyección de tinta a color
72
Matriz de puntos
76
Impresoras láser
156
TOTALES
3.2.3 Equipo de telecomunicaciones
El equipo de telecomunicaciones que existe en la corporación, se adquirió con base en
el desarrollo de un proyecto informático impulsado por la administración anterior. Sin
embargo, hasta la fecha, este equipo no se ha utilizado de manera adecuada en
beneficio de la Institución. A continuación se detalla el equipo existente:
58
Cuadro resumen de equipo de telecomunicaciones de la PADF
CANTIDAD
1
1
TIPO
Enlace DS0 de Insurgentes Norte 202 a Zaragoza 280
STU-160-TELLABS
Serie 975115946
A 64 Kbps
Enlace DS0 de Insurgentes Norte 202 a Ezequiel Montes 181
STU-160- MARTIS
Serie 981115355
A 64 Kbps
3.3 Estructura organizacional actual de Subdirección de Sistemas
A continuación se presenta el organigrama actual de la Subdirección de Sistemas y las
funciones vigentes desde 1994, aunque como ya se mencionó esta área solamente se
encarga del procesamiento de la nómina y la facturación.
Organigrama funcional de la Subdirección de Sistemas de la PADF.
Subdirector de Sistemas
J.U.D.de Operación de Sistemas Jefe de Unidad Departamental de J.U.D. de Métodos y Estadísticas
Desarrollo de Sistemas
La Subdirección de Sistemas, de acuerdo al manual administrativo actual, tiene
las siguientes funciones:
•
Asesorar y apoyar a las áreas de la institución en la implantación y el cumplimiento
de los sistemas y procedimientos y en el manejo de los formatos autorizados.
•
Establecer y supervisar los mecanismos de control que deben observarse en la
entrada y el proceso de datos, así como en la salida de todos los sistemas manuales
y automatizados, evitando con ello pérdidas de información.
59
•
Establecer, proponer y definir las políticas aprobada para que la implantación de los
sistemas se realice en forma homogénea y congruente.
•
Coordinar las actividades con las diversas áreas de la institución para asegurar la
correcta implantación y la adecuación permanente de sistemas y procedimientos.
•
Proponer los mecanismos de actualización y revisión a los métodos y sistemas de
informática de cada área, con el fin de que éstos se efectúen con la mayor eficiencia.
•
Participar en la capacitación y el adiestramiento del personal que, por sus funciones y
responsabilidades, se halle dentro del ámbito de la implantación de sistemas.
•
Revisar periódicamente las aplicaciones y efectuar la actualización de los sistemas y
procedimientos de trabajo de la institución.
•
Vigilar que se cumpla con todas las medidas de seguridad implantadas en la
Subdirección, así como el correcto uso y manejo del equipo de cómputo.
•
Diseñar, implantar y controlar el sistema de red con las unidades operativas de la
Policía Auxiliar.
•
Proponer la delimitación de la autoridad y la responsabilidad de las áreas orgánicas
en la operación de procedimientos administrativos y sistemas automatizados de
información.
•
Diseñar y operar sistemas estadísticos de información para el análisis de la evolución
corporativa.
Por su parte la, Unidad Departamental de Desarrollo de Sistemas tiene las siguientes
funciones:
60
•
Atender y dar solución a peticiones de las diferentes áreas de la corporación, a
problemas inherentes a las necesidades de información.
•
Desarrollar programas de trabajo con base en las necesidades de información, tanto
de aplicaciones establecidas así como de nuevos requerimientos, a fin de asegurar
los resultados del departamento.
•
Analizar la problemática de las diferentes situaciones planteadas por los usuarios,
con la finalidad de establecer los cursos de acción para su solución.
•
Analizar y elaborar sistemas automatizados que coadyuven al buen desempeño de
las diversas labores requeridas por la institución.
•
Actualizar e implantar programas o sistemas a efecto de realizar los cambios
pertinentes de acuerdo a las necesidades que se presenten.
•
Formular e implementar procesos de trabajo tendientes a optimizar la operación del
sistemas electrónicos de datos y sus periféricos.
•
Custodiar los sistemas y programas generales de la corporación, por contener éstos
la información fuente que se genera en la institución.
Asimismo la Unidad Departamental de Operación de Sistemas tiene las siguientes
funciones:
•
Preparar y operar el equipo periférico conforme a los manuales de funcionamiento,
con el objeto de obtener los mejores dividendos del equipo.
•
Vigilar y controlar la operación del sistema de proceso de datos, clasificando la
información para su captación conforme a los programas de proceso establecidos.
61
•
Mantener una adecuada calidad de la
información procesada, de acuerdo a las
necesidades de los usuarios, metas y objetivos de la institución.
•
Verificar o validar la información procesada para determinar el nivel de la calidad y
proponer las correcciones necesarias.
•
Controlar el tiempo de utilización del computador en cada proceso.
•
Supervisar que se cumpla periódicamente el servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo al sistema de cómputo y ambiental, a fin de tener continuidad en el
proceso de datos.
Por su parte la Unidad Departamental de Métodos y Estadísticas y tiene las
siguientes funciones:
•
Examinar y evaluar la estructura administrativa por áreas, a fin de emitir juicios con
respecto a su adecuado funcionamiento.
•
Elaborar y publicar manuales de las diferentes áreas de la estructura adminstrativa.
•
Establecer medidas para que los procedimientos generados de la estructura
administrativa queden bien delimitados y ubicados.
•
Efectuar análisis constantes de la estructura administrativa de acuerdo a los
problemas y carencias de organización que se manifiesten en un área por fallas
estructurales y de funcionamiento.
•
Coadyuvar con programas de asesoría a las diferentes áreas en la aplicación de los
manuales, métodos y procedimientos establecidos.
•
Elaborar la información estadística, a
la medición del grado de avance o de
contingencias administrativas y ecónomicas de la institución.
62
CAPÍTULO 4 Proyecto para el desarrollo integral de la función
informática de la corporación
La informática ha experimentado un gran desarrollo, conformando una rica diversidad de
alternativas tecnológicas en constante cambio. La conciencia de estas tendencias
tecnológicas, el impulso a la capacitación y el desarrollo de una infraestructura
tecnológica adecuada, son factores esenciales para que se cultive el acervo creciente de
conocimientos
En este sentido el Plan Nacional de Desarrollo
66
hace hincapié en el propósito de
utilizar y desarrollar las tecnologías de la información en todos los sectores, en apoyo a
la productividad y a la competitividad y subraya la necesidad de avanzar con rapidez y
eficacia hacia la prestación de servicios integrados. A continuación se presenta una plan
de trabajo que contribuirá al cumplimiento de las metas establecidas por el Gobierno
Federal y local.
4.1 Plan de desarrollo de la función informática
Considerando las necesidades de productividad y de eficiencia de la Administración
Pública, el uso de las tecnologías de la información ha adquirido un valor estratégico y
debe estar guiado por una política informática que establezca los criterios a seguir en
relación a:
•
El aprovechamiento de los recursos financieros y materiales
•
La capacitación del personal
•
El desarrollo de una cultura informática institucional y
•
El establecimiento de políticas para el uso del equipamiento y la programación.
Como se menciono antes, un plan es un conjunto de actividades que se establecen
con la finalidad de alcanzar objetivos, en el caso del plan de desarrollo de la función
informática, propone actividades a desarrollar, lo cual implica que existe flexibilidad
para reorientar las acciones en caso de que las condiciones bajo las cuales se realizó
cambien.
66
Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006, Presidencia de la República, México, 2001.
63
Objetivos
1. Descentralizar el área de informática
2. Formar un mecanismo para la administración global
3. Crear una cultura informática a nivel corporación.
A continuación se exponen los objetivos fijados, así como las acciones propuestas para
alcanzar cada uno de ellos.
1. Descentralizar el área informática
La decisión de descentralizar, no es una decisión que se pueda tomar dentro del área,
sin embargo, es aquí donde deberá gestarse el impulso inicial; no significa solamente
una reorganización, implica, que todas las actividades vigentes sigan evolucionando,
pero en el lugar dónde se obtenga de ellas, los mayores beneficios y abatir el bajo
rendimiento de los recursos informáticos.
Descentralizar el área representará ubicarla en un contexto mucho más amplio
dentro de la organización (ver apéndice E), para que influya en las áreas estratégicas de
la organización, al fortalecer las actividades operativas, de control y de servicio. Ampliará
su campo de acción y obtendrá mayor nivel jerárquico. De está manera, la función
informática será vista como un como un mecanismo que da servicio a la organización.
Las acciones que se deberán tomar para llevar a cabo la descentralización se describen
a continuación:
Acciones
a) Formación del comité de política informática
Dada la importancia de la informática como una herramienta de cambio y
como un instrumento impulsor de la modernización, útil en la medida que se
aplica para hacer eficientes los procesos y los servicios que se otorgan a la
ciudadanía como son los servicios de seguridad y vigilancia, es necesaria la
creación de un comité que regule sus funciones.
64
Considerando que un comité es la reunión de personas delegadas por una
autoridad, las cuales constituyen un órgano colegiado de gestión, de consulta
o de decisión, se determina que sus funciones son principalmente de asesoría
a nivel staff y su trabajo servirá de apoyo a las áreas funcionales quienes
tienen la responsabilidad sobre el cumplimiento de los objetivos.
Las principales ventajas que existirán en la creación de un comité son:
•
Las decisiones se tomarán en forma colegiada
•
El comité será representativo, ya que sus integrantes deberán ser
nombrados por las autoridades de las distintas áreas de la corporación
•
La especialización de los miembros favorecerá el análisis detallado de los
problemas
•
Permitirá la integración de grupos de trabajo o comisiones para cubrir
objetivos específicos.
Para su integración se sugiere seguir las siguientes acciones:
•
Definir su misión
•
Delimitar sus funciones
•
Establecer su línea de autoridad
•
Elaborar sus bases de organización
•
Formalizar su creación y difundirla
•
Emitir una convocatoria para el nombramiento de sus representantes.
Su estructura organizacional se podrá ajustar a las necesidades de cada
organización, sin embardo las figuras constantes que deberán integrar el
comité, son: El presidente, presidente suplente o secretario ejecutivo,
secretario técnico, grupo de apoyo al secretario técnico e integrantes o
miembros del comité.
b) Análisis de la situación actual del área informática.
El comité procederá a realizar un estudio detallado de la situación particular
del área informática, mediante la evaluación de lo que la corporación requiere
de está y lo que verdaderamente obtiene de ella, utilizando para ello la
metodología de análisis que mejor se adapte sus necesidades particulares.
65
c) Análisis de las ventajas que traerá la descentralización del área informática.
En esta etapa se deberá tener una idea clara del funcionamiento y de los
costos de operación del área de informática y así conocer la distancia que se
tendrá que recorrer para satisfacer los requerimientos de información de una
institución en proceso de modernización. De este modo, resulta factible
conocer los beneficios que se espera obtener al descentralizar dicha área.
d) Visualización de la organización total de la corporación por medio del enfoque
de unidades usuarias(ver página 85)
Este aspecto es de vital importancia para conocer bajo que esquema se
procederá a descentralizar el área informática. Entiéndase como unidad
usuaria, una entidad dentro de la organización, que cubre una función
completa y que actúa con autoridad para lograr sus propios objetivos. Lo
anterior no implica necesariamente reorganizar la empresa si su esquema
organizacional esta basado en el enfoque de unidades usuarias.
e) Esquematización de la función informática
Al visualizar a la organización con la estructura de unidades usuarias, se
facilita la determinación de requerimientos de información para la efectiva
operación de cada unidad usuaria y en consecuencia se podrán determinar
también los requerimientos de bienes informáticos (humanos y materiales)
adecuados para cubrir dichas necesidades de información; así cada unidad
usuaria tendrá el servicio directo de una gerencia de informática, la cual estará
administrada y controlada por el área administrativa de la función informática
de la empresa. La idea es que cada unidad usuaria cuente con un potencial
informático capaz de satisfacer sus más rigurosos requerimientos de
información sin necesidad de tener que pasar por tardados procedimientos
para llegar a un área de informática centralizada. Otra ventaja que se
observará es que este esquema será capaz de adaptarse rápidamente a las
condiciones variantes de cada unidad usuaria, porque cada analista asignado
será un especialista en los sistemas propios de dicha unidad. Finalmente, los
usuarios podrán ser los propios responsables del diseño y eficiencia de sus
66
sistemas de información, esto bajo la premisa de que son ellos quienes
conocen los datos de que disponen y los requerimientos de información
necesarios para hacer de sus actividades procesos administrativos altamente
productivos.
f) Exposición ante los directivos de la corporación de los argumentos ventajosos
que implica la descentralización del área informática a fin de obtener su
aprobación.
En este paso, el comité de política informática debe ya contar con todos los
argumentos necesarios para lograr que los niveles directivos de la
organización tomen la decisión a favor de la descentralización del área.
Resultará necesario interesar y advertir a los gerentes del grave perjuicio para
el entorno de la modernización administrativa si al mismo tiempo no se
emprende la modernización de la función informática.
A continuación se describirán algunas de las ventajas de contar con un área
informática bajo este esquema:
•
Racionalización del uso de los recursos de cómputo.
•
Análisis detallado del costo-beneficio de las inversiones en los proyectos
de informática.
•
Satisfacción de las verdaderas necesidades de información las unidades
usuarias.
•
Efectivo direccionamiento de la reingeniería de los sistemas de
información.
•
Posibilidades reales para establecer una cultura informática a nivel de la
corporación
•
Capacidad informática para adaptarse rápidamente a las variantes de los
negocios y objetivos de la corporación.
•
Apoyo informático al plan de modernización de la empresa y su crecimiento
futuro.
•
Enfoque de la informática como un arma estratégica de competencia de la
empresa.
67
g) Administración de la Función Informática de la corporación
Todo cambio genera incertidumbre y resistencia entre el personal. Este
cambio en el enfoque de la operación de la función informática la generará.
Sin embargo, no hay que olvidar que está misma incertidumbre se presentará
durante el proceso de modernización de la corporación y la implementación
del plan de desarrollo de la función informática será parte de este proceso. Es
recomendable que los directivos minimicen este impacto, mediante una
campaña de información, difundiendo las ventajas personales y empresariales
que traerá dicha implementación.
2. Formar un mecanismo para la administración global del entorno informático de
la empresa.
El área informática se fue conformando por etapas, de una manera por demás
improvisada; con los años un departamento se convirtió en una de los departamentos
más grandes y con mayor jerarquía dentro de la organización. Poco a poco las demás
áreas comenzaron a tener una enorme dependencia del área de informática y está a su
vez comenzó a aislarse de la organización perdiéndose de vista el aspecto
administrativo informático.
Hoy en día es importante hacer notar que el analfabetismo computacional ya no
es tan grande como hace dos décadas, pues ahora la gran mayoría de los gerentes
conocen la importancia de la tecnología informática y la dependencia casi obligada que
se tiene de ella. Asimismo, los responsables de las distintas unidades usuarias se
preparan para explotar con mayor eficacia las tecnologías de la información en beneficio
de sus actividades administrativas. Este cambio en el nivel de conocimientos,
comenzará a ejerce una gran presión sobre el área de informática, quien deberá estar
preparada para hacer frente a estos nuevos requerimientos y esto lo logrará con el
apoyo con un mecanismo global de administración del entorno informático.
Acciones
a) Contar con la estructura descentralizada del área informática.
68
En esta etapa, el comité de política informática logrado la autorización para
lo que será el área de informática descentralizada. Igualmente tiene clara la
ubicación de cada unidad usuaria dentro del esquema organizacional de la
empresa, así como el apoyo técnico - informático que necesita cada una de
ellas. En este momento se estará en posibilidad de formar el mecanismo
administrador de la función informática.
b) Construir el área administradora de la función informática
Cualquier función que no se encuentre lo suficientemente administrada
para su correcta operación, no podrá actuar según fue concebida dentro de
la organización.
En el ámbito informático, sucedió algo similar a la época de la revolución
industrial, se diseñaron equipos electrónicos capaces de producir grandes
cantidades
de
información,
pero
a
diferencia
de
las
estrategias
administrativas implantadas para controlar la producción en masa que
surgía de las máquinas de aquel tiempo, en la época informática no se hizo
lo mismo. Sin embargo, esto no quiere decir que la necesidad
administrativa informática no exista. Por ello es necesario que junto con la
descentralización del área informática la formación del área administradora
de
la
función
informática
como
elemento
fundamental
para
la
modernización.
c) Adoptar un modelo de aprendizaje por seguimiento como función.
Todas las actividades de la empresa son importantes, igualmente las del
área de informática, estas se deben realizar con sumo cuidado y precisión,
Una gran cantidad de errores se relacionan con un pequeño detalle que se
paso por alto o no se respeto. Por esto es necesario una observación
continua, además de constantes ajustes en los métodos de trabajo, con el
fin de capitalizar las experiencias que permitan aprender de los errores y
poder establecer controles que los eviten. Una propuesta para este modelo
se presenta en el apéndice F.
69
3. Crear una cultura informática a nivel corporación
Existe una gran difusión de las tecnologías informáticas, en publicaciones, cursos,
seminarios e información, que en años anteriores no existía. De igual forma, se ofrecen
un gran número de programas de computación destinados a la alta gerencia, cuya
operación reclama un mínimo de conocimientos por parte del usuario, así como equipos
muy sofisticados; esta difusión ha generado una amplia dependencia de estas
tecnología, por lo que su importancia es ahora reconocida.
Sin embargo, a pesar de toda esta difusión, en la organización no se ha logrado el
cambio. Si bien se han hecho esfuerzos por capacitar al personal administrativo en el
uso de estas tecnologías, los resultados no han sido los esperados. Esta experiencia ha
demostrado que el otorgar cursos aislados no es suficiente. Dicha capacitación deberá
ser formal y planeada de acuerdo con las actividades de cada área, orientándola hacia
la solución de los problemas que enfrenta cada unidad usuaria. Para planear esta
capacitación, se deberá considerar, además de la capacitación en programas
computacionales, aspectos de administración, información y de equipo de cómputo. De
está manera se estará en camino para la formación de una cultura informática a nivel
corporativo. Es necesario que en todos los niveles jerárquicos, al personal se le enseñe
a pensar en términos de sistemas, a fin de que se comprenda que las actividades no se
encuentran aisladas, sino que forma parte de un mecanismo más amplio, es decir, que
cada sistema de la organización entrelaza las actividades de varios departamentos que
en conjunto satisfacen un proceso completo.
No es suficiente que el personal de una empresa esté capacitado en una sola
especialidad funcional, como tampoco lo es, que la gerencia entienda superficialmente el
concepto de planeación, en ambos casos es necesario que se comprenda la importancia
y los beneficios de tener información actualizada.
Acciones
a) Realizar un análisis de requerimientos de información dentro de cada
unidad usuaria.
70
En esta etapa se debe realizar un riguroso análisis de los requerimientos
de información de cada unidad usuaria, por parte de los gerentes, lo que
permitirá definir con precisión las necesidades que tienen sus respectivas
áreas en relación con el proceso de datos y la relación de sus actividades
con la información que generan dichos procesos. Es importante que este
análisis lo realicen el personal interesado en el cabal cumplimientos de los
objetivos planteados; quienes al quedar inmersos en el contexto informático
de la organización advertirán la importancia de la formación de la cultura
informática como una estrategia moderna de trabajo y de su participación
en el diseño de los sistemas de información.
b) Efectuar una campaña de creación de una conciencia informática
Cuando se habla de crear conciencia en las personas, se relaciona con la
manipulación de la gente. Esto en cierta medida resulta verdadero y
dificulta la creación de dicha conciencia ya que conciliar los intereses de las
personas es uno de los objetivos más difíciles de lograr y se dificulta aún
más cuando se intenta generar cambio en las actitudes. La naturaleza
misma del ser humano presenta una resistencia al cambio.
Es importante destacar que el cambio de actitud que se propone en este
plan, debe surgir por sí sola. Deberá iniciar a nivel de los gerentes de cada
área, quienes serán los primeros en motivar a su personal en el manejo de
dicha tecnología y continuar para que los usuarios estén convencidos de
que para el trabajo que ellos realizan, es necesario contar con un moderno
método de trabajo.
La formación de la conciencia propuesta se puede realizar mediante la
utilización de una estrategia, atrayendo primero la atención de la alta
gerencia demostrando que la información que necesiten puede estar a su
alcance, siempre y cuando ellos participen activamente en el proceso y
haciéndose responsables de los sistemas de información que se implanten.
Esto resaltará la inaplazable necesidad de capacitación del personal para
realizar sus actividades con el apoyo de la tecnología informática.
A partir de este momento el personal sabrá que su participación en el
contexto informático, es parte de la estrategia corporativa. Cada unidad
71
usuaria tendrá expertos en informática y equipamiento (hardware) propio
para sus requerimientos de información locales y un centro de cómputo con
equipamiento de alto rendimiento para los sistemas de información
fundamentales para la institución. Implantando sistemas de información
más robustos y de mejor calidad, la informática será comprendida como
una estrategia de servicio y competitividad para el beneficio de la
corporación y de sus usuarios. De esta manera el proceso de cultura
informática será una consecuencia del proceso de descentralización del
área informática.
c) Establecer un plan permanente de capacitación en informática
Con la finalidad de consolidar permanentemente una cultura informática
dentro de toda la empresa, es necesario considerar lo siguiente:
•
Diseñar módulos de capacitación en informática en función de las
distintas responsabilidades de la organización con reconocimiento de
diplomado, lo cual significará haber recibido una capacitación seria y
efectiva, con objetivos concretos, imposible de adquirirse mediante
cursos aislados.
•
Implantar un mecanismo de seguimiento para garantizar y evaluar la
aplicación práctica de los conocimientos informáticos adquiridos.
4.2 Estructuración del área administradora de la función informática
Al visualizar a la corporación con una estructura de unidades usuarias, la propuesta de
reorganización se presenta a continuación:
Informática 11.0
Objetivo:
Generar información, veraz, precisa y oportuna para apoyar la toma de decisiones de la
Dirección General así cómo de las diferentes áreas usuarias.
Políticas:
• Realizar el seguimiento de cualquier evento que tenga que ver con la responsabilidad
o servicio de la tecnología informática administrando el área informática como staff
de la Dirección General.
72
•
Para el análisis de los sistemas a desarrollar en la organización, se deberá obtener la
participación sus los usuarios.
•
Al aplicarse la estrategia de selección de proyectos de desarrollo de sistemas, se
dará prioridad a aquellos que tengan como objetivo proporcionar información a nivel
corporativo.
•
Cuando surja cualquier evento relacionado con la tecnología informática, se deberán
encontrar los puntos críticos y promover su pronta solución.
•
En el desarrollo de sus funciones, se promoverá la utilización de hardware y software
que mantengan a la corporación a la vanguardia tecnológica y así evitar su atraso u
obsolescencia.
•
Al seleccionar un proyecto, se tendrá preferencia por aquéllos en los cuales los
costos de operación se disminuyan al prescindir de utilizar los servicios de
consultores o empresas externas favoreciendo el desarrollo interno.
Organigrama del área administradora de la función informática
DIRECCION
GENERAL
1.0
INFORMATICA
11.0
Soporte
Técnico
11.1
Operacion de
Sistemas
11.2
Desarrollo de Sistemas
Sistemas
11.3
Administración de
Redes
11.4
Mantenimiento
Informático
11.5
Soporte a
Software Remoto
11.1.1
Operacíon de
Computadoras
11.2.1
Análisis y Diseño de
Sistemas
11.3
Redes
Remotas
11.4.1
Mantenimiento de
Computadoras
11.5.1
Soporte a
Software Local
11.1.2
Operación de
Periféricos
11.2.2
Programación de
Sistemas
11.3.1
Redes
Locales
11.4.2
Mantenimiento de
Periféricos
11.5.2
Normatividad
Informática
11.3.2
Seguridad
Informática
11.4.3
Mantenimiento de
Comunicaciones
11.5.3
Soporte a Software de
Base de Datos
11.1.3
Administración de
Base de Datos
11.1.4
Monitoreo
Tecnologico
11.1.5
73
Funciones:
• Implantar un mecanismo administrativo completo, en el cual se considere la
organización del área informática en su entorno global.
•
Hacer el seguimiento de cualquier evento que tenga que ver con la responsabilidad o
servicio de la tecnología informática
•
Realizar la planeación general y dar seguimiento a los programas en materia de
informática, en coordinación con las áreas sustantivas de la Policía Auxiliar del D.F.,
así como con la Secretaría de Seguridad Pública en su conjunto a través del Comité
de Informática del Gobierno del Distrito Federal y de la Secretaría de Gobierno.
•
Coordinar y dar seguimiento a la ejecución de programas a corto, mediano y largo
plazos de desarrollo informático en esta corporación.
•
Coordinar las acciones en materia de normatividad informática, a fin de que ésta se
lleve a cabo.
•
Asesorar y apoyar a las áreas de la institución en la implantación y el cumplimiento
de los sistemas y procedimientos.
•
Establecer y supervisar los mecanismos de control que deben observarse en la
entrada y el proceso de datos, así como en la salida de todos los sistemas de
cómputo, evitando con ello pérdidas de información.
•
Establecer, proponer y definir las políticas para que la implantación de los sistemas
se realice en forma homogénea y congruente.
•
Coordinar las actividades de las diversas áreas de la institución para asegurar la
correcta implantación y la adecuación permanente de los sistemas y procedimientos.
•
Proponer los mecanismos de actualización y revisión a los métodos y sistemas de
informática de cada área, con el fin de que éstos se efectúen con la mayor eficiencia.
•
Participar en la capacitación y el adiestramiento del personal que, por sus funciones y
responsabilidades, se halle dentro del ámbito de área de sistemas.
•
Revisar periódicamente las aplicaciones y efectuar la actualización de los sistemas y
procedimientos de trabajo de la organización.
•
Vigilar que se cumpla con todas las medidas de seguridad implantadas en la
corporación, así como el correcto uso y manejo del equipo de cómputo.
•
Diseñar, implantar y controlar un sistema de red con las unidades operativas de la
Policía Auxiliar.
74
•
Mantener disponible la base de datos de la corporación con los respectivos niveles
de seguridad.
•
Diseñar y operar sistemas estadísticos de información para el análisis de la evolución
corporativa.
•
Mantener el equipo de cómputo en condiciones óptimas de operación.
Soporte técnico 11.1
DIRECCION
GENERAL
1.0
INFORMATICA
11.0
Soporte
Técnico
11.1
Soporte a
Software Remoto
11.1.1
Soporte a
Software Local
11.1.2
Soporte a Software de
Base de Datos
11.1.3
Adm inistración de
Base de Datos
11.1.4
Monitoreo
Tecnologico
11.1.5
Funciones
• Proporcionar soporte técnico a las unidades usuarias a través del mejoramiento de
métodos y técnicas para el mejor aprovechamiento de los recursos.
•
Supervisar el mantenimiento y la disponibilidad del software requerido para el
funcionamiento de las computadoras y paquetes de apoyo para el desarrollo de
sistemas.
75
•
Asesorar a las unidades usuarias para determinar el tipo y el nivel de tecnología que
satisfaga sus requerimientos de información.
•
Determinar si los requerimientos de información pueden ser satisfechos por el
desarrollo de algún sistema y canalizar el proyecto a la Unidad de Desarrollo de
Sistemas.
•
Participar en la planeación de los requerimientos de software y hardware de las
unidades usuarias.
•
Llevar el registro sistemático de las fallas de los sistemas detectadas por los usuarios
•
Realizar investigaciones sobre nuevas herramientas tecnológicas relacionadas con
hardware, software, métodos y comunicaciones, estándares, a fin de incrementar la
productividad y calidad de las tareas de ingeniería de software, así como recomendar
la plataforma idónea para cada proyecto desarrollado en la corporación.
•
Fomentar la formación de personal capacitado en cómputo, principalmente a través
de la administración de programas y cursos de capacitación, a fin de promover la
difusión de la cultura informática.
•
Participar en la planeación de la configuración del equipo y el diseño de la
arquitectura de la red de servicios en línea.
•
Realizar la planeación necesaria para la administración, la instalación y la puesta en
marcha del software específico, para el control y acceso de la base de datos y para
el servicio en línea de manera que se apegue a la arquitectura diseñada para la red.
•
Realizar la planeación general y dar seguimiento a los programas en materia de
informática, en coordinación con las áreas sustantivas de la Policía Auxiliar del D.F.,
así como con la Secretaría de Seguridad Pública en su conjunto a través del Comité
de Informática del Gobierno del Distrito Federal y de la Secretaría de Gobernación.
•
Coordinar y dar seguimiento a la ejecución de programas a corto, mediano y largo
plazos de desarrollo informático en de esta corporación.
76
Operación de sistemas 11.2
DIRECCION
GENERAL
1.0
INFORMATICA
11.0
Operacion de
Sistemas
11.2
Operación de
Computadoras
11.2.1
Operación de
Periféricos
11.2.2
Funciones
• Administrar las actividades relativas a los procesos de software, mantener activos los
servicios del servidor central, así como realizar el soporte para la producción y la
operación del equipo.
•
Coordinar las actividades relativas a la puesta en marcha del hardware y software en
las unidades usuarias, verificando que funcionen correctamente.
•
Llevar el registro de los paquetes instalados en las computadoras, así su inventario.
•
Coordinar la capacitación técnica de operación de los sistemas para la
autosuficiencia de los propios usuarios.
•
Realizar la auditoria técnica cuando los sistemas ya se encuentran operando.
•
Coordinar la operación de los equipos personales, de impresión y servidores para
apoyar a los diversos usuarios.
•
Administrar operativamente los sistemas informáticos de la Policía Auxiliar del D.F.
•
Participar en el desarrollo a los proyectos especiales de la corporación en materia de
desarrollo de sistemas.
77
Desarrollo de sistemas 11.3
DIRECCION
GENERAL
1.0
INFORMATICA
11.0
Desarrollo de
Sistemas
11.3
Análisis y Diseño de
Sistemas
11.3
Programación de
Sistemas
11.3.1
Normatividad
Informática
11.3.2
Funciones
• Dirigir las actividades de desarrollo de sistemas incluyendo, análisis, diseño y
programación, además instrumentar y actualizar las normas en materia de
informática
•
Determinar, en conjunto con el usuario, objetivos, alcances, normas y políticas que
regirán cada sistema.
•
Participar en la planeación para los requerimientos de hardware y software que
estarán involucrados en el desarrollo de los sistemas, para que estos se encuentren
disponibles en la fecha en que serán utilizados.
•
Establecer, junto con las unidades usuarias, el plan estratégico para el inicio y
desarrollo de los sistemas a diseñar.
•
Establecer los equilibrios necesarios para las cargas de trabajo, en función de los
requerimientos de cada sistema.
•
Formalizar la puesta en marcha de los sistemas con apego a la capacidad y a la
disponibilidad de su personal.
•
Asignar los proyectos para los coordinadores de sistemas, en función de la
importancia del servicio de cada sistema.
78
•
Evaluar la funcionalidad de los métodos de trabajo establecidos, y regular las
deficiencias detectadas.
•
Vigilar que los métodos de trabajo establecidos sean respetados y puestos en
práctica.
•
Establecer mecanismos de medición que le permitan detectar a tiempo desviaciones
en los calendarios de compromisos, para establecer correctivos oportunos
•
Desarrollar planes, proyectos y funciones ejecutables en su área.
•
Elaborar la documentación necesaria, para formalizar los servicios que se prestan en
la unidad.
•
Informar de los artículos del Código Penal relacionados con la Informática, a todos
los usuarios de esta corporación.
•
Emitir dictámenes técnicos sobre factibilidad y términos de referencia para el
desarrollo de sistemas.
•
Planear, dirigir y evaluar el trabajo del personal del área de programación, en cuanto
al desarrollo de nuevos programas y a la revisión de los existentes.
•
Establecer métodos y estándares de codificación y de pruebas de los sistemas para
la organización.
•
Revisar la eficiencia de los trabajos realizados en el área de programación y
seguimiento de estándares.
•
Vigilar que los programas sean elaborados de acuerdo con las especificaciones
establecidas.
•
Revisar y mejorar la lógica de los programas existentes.
•
Planear y dirigir la selección, capacitación y desarrollo del personal de programación.
•
Vigilar que los programas estén aprobados antes de su liberación.
79
Administración de redes 1.4
DIRECCION
GENERAL
1.0
INFORMATICA
11.0
Administración de
Redes
11.4
Redes
Remotas
11.4.1
Redes
Locales
11.4.2
Seguridad
Informática
11.4.3
Funciones
• Administrar y supervisar
la operación de las redes locales y remotas de la
corporación así como en el establecimiento de estándares de seguridad en materia
Informática.
•
Mantener en línea los servicios de la red en función de los horarios establecidos para
cada servicio.
•
Elaborar un calendario de servicio preventivo sujeto a horarios, ubicaciones y tipo de
servicio.
•
Llevar un registro de los usuarios, localidades, horarios y tipo de servicios que se
proporcionan.
•
Llevar un registro de fallas y suspensiones de servicio, con anotación de los motivos
que las originaron.
•
Ejecutar las tareas necesarias para poner en línea las distintas unidades usuarias.
•
Monitorear permanentemente el comportamiento de la red.
•
Realizar los procedimientos de reconfiguración para la recuperación en casos de
caídas de software y hardware.
80
•
Cerrar los servicios de la red de acuerdo con los programas establecidos para no
dejar terminales activas que en un momento dado pudieran ser manipuladas por
personas no autorizadas.
•
Vigilar la seguridad y la privacidad en materia de informática incluyendo
computadoras personales, redes e Internet.
•
Elaborar los procedimientos y las normas de seguridad y coordinar que se realicen
de acuerdo a lo establecido.
•
Establecer medidas de seguridad contra virus informáticos.
•
Establecer planes de recuperación ante casos de desastre, así como los planes de
prevención, contención y contingencia.
•
Elaborar y ejecutar los procedimientos de respaldo de información, tanto para
archivos como para programas.
•
Ejecutar los procedimientos establecidos a fin de evitar daños a la información de la
corporación por fraudes, accesos no autorizados, corrupción de archivos, sabotaje,
disturbios o desastres naturales.
•
Diseñar y proponer las medidas de seguridad relativas a la protección física
incluyendo, plantas de emergencia, sistemas de alimentación de energía continua,
control ambiental, control de incendios, etc.
•
Realizar estadísticas del comportamiento de la red y verificar que los tiempos de
respuesta sean los establecidos o en su caso, analizar las causas y establecer los
procedimientos correctivos necesarios.
81
Mantenimiento informático 11.5
DIRECCION
GENERAL
11.0
INFORMATICA
11.0
Mantenimiento
Informático
11.5
Mantenimiento de
Computadoras
11.5.1
Mantenimiento de
Periféricos
11.5.2
Mantenimiento de
Comunicaciones
11.5.3
Funciones
• Administrar y supervisar el mantenimiento y la operación del equipo de cómputo de la
corporación así como el establecimiento de estándares de mantenimiento en materia
informática.
•
Elaborar el plan de mantenimiento preventivo de las computadoras y sus periféricos
para obtener la máxima disponibilidad.
•
Elaborar el plan de mantenimiento específico para mantener las computadoras en
condiciones óptimas ambientales y de limpieza.
•
Administrar y dar seguimiento a los planes de mantenimiento de las computadoras y
que las condiciones ambientales sean cubiertas satisfactoriamente.
•
Llevar un registro de fallas de hardware y hacer el seguimiento para que sean
corregidas a la brevedad.
•
Ejecutar los procedimientos establecidos para llevar a cabo el mantenimiento
correctivo del hardware y de comunicaciones de las unidades usuarias.
•
Dar mantenimiento a las computadoras personales, periféricos y cableados hasta del
3° nivel.
82
4.3 Resumen de la estructura organizacional del área administradora de la función
informática.
La nueva estructura estará integrada por las siguientes áreas:
11.0 Informática
11.1 Soporte técnico
11.1.1 Soporte a software remoto
11.1.2 Soporte a software local
11.1.3 Soporte a software de base de datos
11.1.4.Administración de base de datos
11.1.5 Monitoreo tecnológico
11.2 Operación de sistemas
11.2.1 Operación de computadoras
11.2.2 Operación de periféricos
11.3 Desarrollo de sistemas
11.3.1 Análisis y diseño de sistemas
11.3.2 Programación de sistemas
11.3.3 Normatividad informática
11.4 Administración de redes
11.4.1 Redes remotas
11.4.2 Redes locales
11.4.3 Seguridad informática
11.5 Mantenimiento informático
11.5.1 Mantenimiento de computadoras
11.5.2 Mantenimiento de periféricos
11.5.3 Mantenimiento de comunicaciones
83
Capítulo 5 Requerimientos para la implementación de la solución.
Para que el proyecto se llegue a materializar, se requiere una serie de factores sin los
cuales, hasta el mejor proyecto fracasaría. Estos elementos son, en primer lugar, la
capacitación para el personal encargado de desarrollar los sistemas así como para el
personal encargado de operar los sistemas. En segundo lugar se requieren sistemas de
información acordes con las necesidades de la organización y por último adquirir los
bienes informáticos necesarios tales como el hardware, el equipo de comunicaciones y
el software adicional, como es el manejador de bases de datos y los sistemas operativos
5.1 Determinación de los requerimientos de información para cada unidad usuaria.
Como se describió en el capítulo dos, la mayoría de los sistemas son tan complejos que
no pueden ser estudiados como una sola entidad. Una de las formas que tenemos para
apreciar las relaciones entre los sistemas es descomponerlos. Para ello los sistemas se
dividen en partes llamadas subsistemas de tal manera que cada una de éstas pueda ser
estudiada por separado. Cada uno de los elementos se analiza en forma independiente,
identificando, entradas, salidas y sus interfases.
En el caso que nos ocupa, se propone que el desarrollo de los sistemas de
información, sea por parte del personal de la Subdirección de Sistemas de la PADF, en
colaboración con el personal designado del área a automatizar.
84
Diagrama de unidades usuarias
Sistema Ejecutivo de información
Sistema de Administración de Recursos
Humanos y Nómina
Sistema de Promoción Corporativa
Sistema de Recursos Materiales
Sistema Financiero Contable y tesorería
Sistema de Operaciones
Base de datos
central
(en espejo)
Base de datos
central
Sistema de administración del entorno
informático
Sistema de Enlace
Sistema Médico
Sistema de Admón. Servicios
)
(26 agrupamientos
Fig.5 Desarrollo propio
85
5.1.1 Sistema ejecutivo de información
El Sistema integral deberá contar con un módulo de información ejecutiva el cual
aprovechará la información de la base de datos. Debe contar con la capacidad de ser
totalmente parametrizable para adaptarse a las necesidades de la corporación.
Por otra parte, el sistema debe manejar varias dimensiones y variables en
diversos periodos de tiempo; además de presentar reportes predefinidos con menús,
botones y gráficos, para hacer más amigable el análisis y la toma de decisiones.
Deberá dar soporte al proceso de toma de decisiones por medio de la
presentación de la información diseñada para tal fin, con criterios múltiples y para el
análisis “que pasa si” acorde con las necesidades del tomador de decisiones, cambiando
y mejorando su desempeño.
El Sistema deberá contar con una interfaz de usuario, que le permita interactuar
con el Sistema de manera natural, esta interacción deberá proporcionar nuevas
perspectivas sobre el proceso de toma de decisiones, que sean comprensibles e
innovadoras, elaborando así una nueva forma para resolver problemas y aprovechar
oportunidades. Deberá dar apoyo a la toma de decisiones en situaciones de una sola
vez y a la toma de decisiones rutinaria.
86
5.1.2 Sistema de administración de recursos humanos y nómina
Los módulos de nómina y procesos relacionados del sistema deberán facilitar las
funciones técnicas del área de Recursos Humanos, como son todos los procesos y
actividades que intervienen para el desarrollo de la nómina, incluyendo salarios,
prestaciones, créditos, caja de ahorros, así como reportes fiscales de la corporación.
Requerimientos de la unidad usuaria Administración de Recursos Humanos
Sistema de Administración de Recursos Humanos
y Nómina
Administración de
Recursos Humanos
Nómina
Corporativa
Estructura
Organizacional
Cálculo
Seleccion de Personal
Control de
Vacaciones
Valuacion de Puestos
Control
Fiscal
Administración de
Sueldos y Salarios
Nómina
Interactiva
Capacitación
Presupuesto de
Personal
Evaluación del
Desempeño
Evaluación
Psicométrica
Expediente de
Personal
Administración de
Prestaciones
Sociales
Debe ofrecer la facilidad de realizar simulaciones en cuanto a finiquitos o
liquidaciones en el momento que sean necesarios y su impacto en la organización.
La funcionalidad de los módulos deberá ser la siguiente:
87
Nómina corporativa
• Definir cualquier concepto de percepción, deducción o provisión
•
Implementar fórmulas para pagos complejos
•
Corregir y recalcular interactivamente las nóminas
•
Manejar pagos normales, especiales y extraordinarios
•
Definir formatos de pago
•
Contabilizar automáticamente las nóminas
•
Comparar el pago de Nómina Vs. Facturación.
•
Control de Turnos pagados Vs. Turnos facturados
Control de vacaciones
• Definir ciclos de vacaciones individuales o generales
•
Realizar programación masiva de vacaciones
•
Manejar vacaciones proporcionales y adelantadas
•
Administrar y controlar las vacaciones parciales
•
Prever ausencias por vacaciones
•
Incorporar automáticamente los pagos a nómina
•
Pago de nómina de vacaciones a personal operativo
•
Reportes de todos los conceptos definidos.
Control fiscal
• Emitir reportes para Seguridad Social (SAR)
•
Producir declaraciones de impuestos
Control de créditos
• Registrar créditos y emitir tablas de amortización
•
Definir y manejar restricciones
•
Incorporar descuentos por nómina
•
Controlar el detalle de saldos
Control de fondos
• Registrar depósitos y retiros a fondos y cajas de ahorro
•
Emitir estados de cuenta y cheques para pago
•
Determinar intereses, distribuirlos y capitalizarlos
88
Nómina interactiva
• Determinar cálculos de nominas para pagos extemporáneos
•
Realizar simulaciones y pagos en firme de liquidaciones, indemnizaciones por
despido, etc.
•
Contabilizar automáticamente los pagos
•
Emitir liquidaciones, cheques y recibos para pago, en línea
Presupuesto de personal
• Determinar presupuestos de sueldos y gastos relativos
•
Definir conceptos y fórmulas de aplicación
•
Reporte del presupuesto de sueldos y gastos relativos
Módulo de administración de recursos humanos
El módulo de administración de recursos humanos deberá apoyar la optimización
estratégica del área de Recursos Humanos, que comprende desde el ingreso del
elemento a la corporación, la selección, la contratación, la inducción, así como toda su
vida laboral dentro de ella, en donde se involucran aspectos clave como la capacitación
o la evaluación del desempeño.
La funcionalidad de los módulos deberá ser la siguiente:
Inventario de recursos humanos
• Acceder a toda la información del elemento, en línea
•
Definir la base de datos de información del elemento
•
Llevar el registro de historia laboral
•
Realizar consultas y reportes selectivos
•
Diseñar reportes, especificando contenidos, clasificaciones y criterios de selección
Estructura organizacional
• Controlar puestos y plazas, especificando jerarquías y líneas de autoridad
•
Determinar plazas vacantes
•
Obtener listas de la organización, por nombre, sueldo, puesto o cualquier variable
que se requiera.
89
Selección de personal
• Administrar la cartera de candidatos
•
Hacer búsquedas de candidatos para cubrir vacantes
•
Dar seguimiento a exámenes y entrevistas
•
Aplicar calificaciones a candidatos
Valuación de puestos
• Planear y programar la capacitación
•
Aplicar evaluaciones y dar seguimiento al aprendizaje
•
Mantener el historial de capacitación
•
Parametrizar y aplicar el pago de sueldos al personal en capacitación
•
Control de asistencia durante los cursos de capacitación.
Evaluación del desempeño
• Definir y aplicar cuestionarios de evaluación
•
Determinar resultados y mantener el historial de evaluaciones
•
Registrar promociones y transferencias
Expediente de personal
• Administrar y controlar incidencias de personal, por fecha
•
Consultar en línea de información de ausentismo por área o por persona
•
Generar transacciones de nómina
•
Reporte estadístico de incidencias (faltas a laborar, omisiones de entrada y salida,
etc.)
•
Reporte de datos generales del elemento
•
Reporte de datos generales por agrupamiento
Control de asistencia digitalizada
• Registro de asistencia del personal por medio de huella digital
•
Registro directo a la Base de datos de personal
•
Reporte de Asistencia del personal
Fotocredencialización
• Diseños y formatos de impresión para credenciales
•
Captura de imágenes por medio de conexión de cámaras de vídeo
90
5.1.3 Sistema financiero, contable y de tesorería
Los módulos del Sistema Financiero y procesos relacionados deberán facilitar las
funciones técnicas del área de Finanzas, como son todos los procesos y actividades que
intervienen para el control de ingresos y egresos, contabilidad, y presupuestos, así como
reportes fiscales de la corporación.
Requerimientos de la unidad usuaria Recursos Financieros
Sistema Financiero, Contable y Tesorería
Contabilidad
Contabilidad
General
Estados
Financieros
Finanzas
Activos
Fijos
Costeo basado
Actividades
Tesorería
Presupuestos
Administración
de efectivo
Distribución de
Gastos
Cuentas por
Pagar
Control de
Fondos de Ahorro
Control de
Créditos al personal
Requerimientos:
•
Contabilidad general
•
Cuentas por pagar
•
Administración del efectivo
•
Distribución de gastos
•
Activos fijos
•
Presupuestos
•
Estados financieros
Contabilidad
• Múltiples calendarios
•
Capacidad para definir cuentas de balance, pérdidas y ganancias.
•
Capacidad para definir caracteres alfanuméricos en el catálogo
91
•
Capacidad para manejar múltiples tipos de transacciones, por lo menos las
siguientes:
•
Pólizas contables
•
Pólizas recurrentes, reversas y de corrección
•
Transacciones para captura de saldos iniciales
El módulo de contabilidad deberá contar con múltiples consultas y reportes. Las
consultas se podrán hacer de lo más general a lo más particular, partiendo de un saldo
hasta llegar al documento de origen. Además, debe contar con un reportador financiero
para generar los reportes necesarios en cualquier momento.
Cuentas por pagar
Debe estar totalmente integrado con la contabilidad y los módulos de compras y
efectivo. Debe controlar lo siguiente:
•
Proveedores y clasificación de proveedores.
•
Cuentas
contables
y conceptos de negocio a afectar (por ejemplo, los
agrupamientos)
•
Anticipos
•
Diferencias de pagos
•
Descuentos
•
Tolerancias
•
Diferencias de precios
•
Cargos moratorios
•
Recepción de facturas
•
Bloqueo de proveedores
•
Análisis de antigüedad de saldos
•
Calendarios de pagos
•
Condiciones de pago
•
Registro de facturas
•
Reporte de proveedores y saldos
•
Consultas de lo general al detalle:
•
Facturas de compras
•
Saldos de proveedores
92
•
Saldo total del proveedor (por compañía)
•
Transacciones con proveedores
•
Efectivo o tesorería
Debe tener la capacidad de:
•
Generar pagos centralizados
•
Generación del proceso de pago automático
•
Controlar tolerancia en precios y descuentos con relación a las condiciones de
pago.
•
Programas de pagos futuros.
•
Controlar diversos métodos de pago (cheque, transferencias, ordenes de pago,
cargos directos etc.)
•
•
Manipulación de pagos a proveedores y cobros a clientes:
•
Pago directo al proveedor
•
Pagos anticipados al proveedor
•
Pagos no asignados al proveedor
•
Conciliación de los pagos al proveedor
•
Cobros directos al usuario
•
Cobros anticipados al usuario
•
Cobros no asignados al usuario
•
Conciliación de los pagos del usuario
•
Cobros automáticamente distribuidos sobre varias facturas
•
Capacidad para banca electrónica
•
Control de estadísticas
•
Promedio de días cobranza
•
Cartera vencida
•
Descuento permitido contra descuento real
•
Sobrecargo permitido a pagos tardíos contra sobrecargo real a pagos tardíos
Pronostico del flujo de efectivo, que el sistema pueda determinar el periodo de
cobro promedio para cada cliente generar un pronóstico del flujo del efectivo y
que considere los siguientes componentes para la generación del flujo:
•
Facturas de compras
93
•
Facturas de Servicios
•
Orden de Proyecto
•
Cotización de Servicio
Activos fijos
Debe incluir:
•
El control de los datos maestros de los activos fijos incluyendo toda la información
relacionada con activos individuales o con grupos activos.
•
Múltiples métodos de depreciación y base de la misma
•
Estatus de los activos
•
Costos de mantenimiento
•
Control de transacciones como:
•
Depreciación contable mensual
•
Reevaluación de activos
•
Cálculo de intereses
•
Depreciación fiscal y su afectación a contabilidad
•
Control de seguros y pólizas de seguro de los activos
Presupuestos
Deberá incluir:
•
Diversos niveles de presupuestos con capacidad de ligar y consolidar presupuestos
consolidados y detallados.
•
Poder definir presupuesto por diversos períodos
•
Capacidad para distribuir presupuestos de abajo-arriba y viceversa
•
Capacidad de tener múltiples presupuestos al año, poder guardar versiones
•
Poder presupuestar importes y cantidades
•
Poder hacer copias y afectación de factores y porcentajes
El módulo de estados financieros deberá permitir la definición de reportes, que
pueden ser copiados, ajustados o impresos.
94
5.1.4 Sistema de recursos materiales
El módulo de control de compras, debe controlar todo el proceso de compras. Debe
ofrecer información histórica y estadística que incluya la viabilidad de proveedores. Debe
estar integrado con todo el sistema de inventarios, cuentas por pagar y contabilidad.
Requerimientos de la unidad usuaria Administración de Recursos Materiales
Sistema de Administración de
Recursos Materiales
Control de
Compras
Control de
Inventarios
Administración de
Recursos
El módulo de compras deberá incluir:
•
Precios y descuentos
•
Cierre de órdenes de compra recibidas
•
Histórico de órdenes de compra
•
Estadísticas
•
Análisis de viabilidad de proveedores
•
Cálculo automático del precio de compra y tiempo aproximado de entrega
•
Simulación de precios de compra
•
Consulta de facturas abiertas por proveedor
•
Control de órdenes abiertas y actuales
•
Registro del último precio de compra por artículo
•
Múltiples direcciones de entrega
•
Bloqueo de pagos y creación de nuevas órdenes de compra a determinados
proveedores
•
Validación para evitar duplicación de números de orden
•
Definición de varios procedimientos documentados de compra dentro del sistema
•
Control de la recepción de artículos, ya sea por número de orden o recepción
•
Notas de reclamo
•
Inspección de artículos
95
•
Histórico de órdenes de compra
•
Solicitudes de cotización
•
Histórico de solicitudes de cotización
•
Contratos de compra:
•
Definición de proveedores / entrega, cantidad mínima y máxima, precio entre
acuerdos de descuento y horarios de entrega.
• Control de contratos
• Evaluación de contratos
• Histórico de contratos
Él módulo de control de inventario deberá incluir:
•
Integración con finanzas
•
Inventario por niveles
•
Ubicaciones
•
Estado de inventario
•
Datos de almacenamiento
•
Conteo cíclico en el almacén
•
Consultas y reportes de almacenamiento de inventario
•
Generación de órdenes planeadas de inventario
•
Análisis de inventario
•
Historia de almacenamiento del inventario
•
Pronósticos y parámetros de orden
•
Transacciones de almacenamiento de inventario
•
•
Ajuste de inventario
•
Transferencia de inventario
•
Emisión de ventas
•
Recibo de compras
Administración y mantenimiento de equipo de transporte
96
5.1.5 Sistema de administración de servicios
El control de servicios es un área usuaria fundamental para la corporación debido a que
es en esta dónde se encuentra de fuente principal de datos de la corporación. Esta
unidad usuaria en realidad son 26 entidades que deben regirse bajo las mismas políticas
de funcionamiento, este módulo debe estar integrado con Contabilidad y con Recursos
Humanos.
Requerimientos de la unidad usuaria Administración de servicios
Sistema de Administración
de Servicios
Ventas
Admón. de Recursos Humanos Admón de Recursos Materiales
Contratos
Estimulos y
Méritos
Armamento
Usuarios
Quinquenio
Parque Vehícular
Facturación
Vacaciones
Admón.de Gastos
Nomina
Debe incluir:
•
Facturas de Servicios
•
Cotizaciones
•
Precios y descuentos
•
Control del margen de utilidad
•
Estadísticas de todos los rubros
97
Cuentas por cobrar
Bancos
•
Consultas y reportes
•
Contratos
•
Comisiones
•
Impresión de facturas
Cuentas por cobrar
Debe estar totalmente integrado con la contabilidad, ventas y efectivo
Debe poder administrar y procesar facturas de Servicios y permitir el monitoreo y la
manipulación de facturas abiertas. Debe controlar lo siguiente:
•
Control de usuarios (Clientes)
•
Grupos de Usuarios (Clientes)
•
Cuentas contables asociadas por tipo de transacción
•
Calendario de cobranza
•
Recordatorios de pago
•
Condiciones de pago de usuarios
•
Notas de crédito
•
Notas de cargo
•
Aplicación de cobros
•
Control de partidas abiertas
•
Antigüedad de saldos
•
Estados de cuenta de usuarios
•
Correcciones a facturas
•
Control de crédito
•
Limites de crédito
•
Lista de acciones con el usuario
•
Recordatorios de pagos, definibles en formato y lógica
•
Facturación
•
Reportes y consultas de:
•
Facturas de ventas
•
Saldos de usuario
•
Saldo total del usuario (por compañía)
•
Análisis de cambios en cartera por usuario
98
•
Transacciones del usuario
Administración de recursos humanos
Nómina
• Captura de turnos trabajados
•
Análisis para el pago de Quinquenio
•
Cálculo para el pago de Estímulos y Méritos
•
Cálculo para el Pago de aguinaldos
•
Pago de nómina de vacaciones a personal operativo
•
Alta de personal
•
Asignación de servicios
•
Control de cuadrículas de asistencia
Administración de recursos materiales
• Control de armamento
•
Control del parque vehicular
•
Administración de gastos.
99
5.1.6 Sistema médico
El servicio médico es un área usuaria en la que se debe poner especial atención, ya que
es la encargada de dar servicio a los 40,000 elementos así como a sus respectivos
beneficiarios, lo que significa la generación de grandes cantidades de información. La
falta de precisión en la obtención de esta se traduce en pérdidas económicas millonarias
para la corporación. Este módulo debe estar integrado con recursos humanos, recursos
materiales y con contabilidad.
Requerimientos de la unidad usuaria Sistema Médico
Sistema
Médico
Módulo de Admisión de
Información derechohabientes
Control de
Médicos y
Enfermeras
Urgencias
Farmacia
Expediente
Clínico
Laboratorio
Estadísticas
Agenda de
Citas
Consulta
Médica
debe incluir:
•
Control de entrega de fichas
•
Control de citas para especialidades
•
Control de estudios de gabinete
•
Control de farmacia
•
Administración de gastos
•
Estadísticas médicas
•
Expediente electrónico
•
Control de materiales
•
Control de médicos y enfermeras
•
Otorgamiento de consultas
•
Que integre el uso de la clasificación estadística internacional de enfermedades ICD10.
100
5.1.7 Sistema de operaciones
El módulo de control de operaciones, debe permitir el acceso para consulta de la
información relacionada con el personal operativo y a la información de los Usuarios del
servicio. Debe ofrecer información histórica y estadística de los partes informativos de
los agrupamientos. Debe permitir consultas al sistema de inventario de armamento y
estar integrado con el sistema de Central de Alarmas y comunicaciones.
Requerimientos de la unidad usuaria Administración de servicios
Sistema de
Operaciones
Usuarios
Personal
Central de
Alarmas
Información
Operativa
Logística
El módulo de operaciones deberá incluir:
•
Análisis de la situación de los servicios que se prestan en la Institución
•
Estadísticas de los partes informativos
•
Localización vía satélite de los sistemas de seguridad y patrullas de la corporación
•
Estadísticas de personal fallecido y herido dentro y fuera del servicio
•
Control de los operativos de vigilancia y seguridad
•
Control de abastecimientos (armamento, radios, patrullas etc.)
5.1.8 Sistema de promoción corporativa
Los módulos del sistema de promoción corporativa y procesos relacionados del sistema
deberán facilitar las funciones técnicas del área, como son todos los procesos y
actividades que intervienen para la administración de la información relacionada con los
usuarios de los servicios que presta el organismo, incluyendo usuarios, contratos, bases
de colaboración, tipos de servicios, cuotas netas básicas cobradas al usuario, así como
estadísticas relacionadas con estos rubros.
101
Requerimientos de la unidad usuaria Administración de servicios
Sistema de Promoción
Corporativa
Ventas
Corporativo
Usuarios
Información de Vigilancia y
Seguridad
Atención a
Usuarios
Contratos
Además, debe ofrecer la facilidad de realizar simulaciones en cuanto a
incrementos en las cuotas cobradas a los usuarios en el momento en que sean
necesarias y su impacto en la organización.
La funcionalidad de los módulos deberá ser la siguiente:
Ventas corporativas
• Elaboración automática de altas de usuarios
•
Administración de usuarios activos
•
Histórico de usuarios
•
Control de bajas de usuarios
•
Emisión automática de contratos
•
Emisión de bases de colaboración
•
Control de modificaciones al padrón de usuarios
•
Definir formatos de pago
•
Control de usuarios corporativos
•
Grupos de usuarios corporativos
•
Cuentas contables asociadas por tipo de transacción
•
Calendario de cobranza
•
Recordatorios de pago
•
Condiciones de pago de usuarios
•
Notas de crédito
•
Notas de cargo
•
Aplicación de cobros
•
Control de partidas abiertas
•
Antigüedad de saldos
•
Estados de cuenta de usuarios
102
•
Correcciones a facturas
•
Control de crédito
•
Limites de crédito
•
Lista de acciones con el usuario
•
Recordatorios de pagos, definibles en formato y lógica
•
Facturación
•
Validación para evitar duplicación de números de usuario
•
Reportes y consultas de:
•
Facturas de ventas
•
Saldos de usuario
•
Saldo total del usuario (por usuario padre)
•
Análisis de cambios en cartera por usuario
•
Transacciones del usuario
•
Reporte estadístico de usuarios, por sector, por zona geográfica, por tipo de
servicio, por montos facturados, por monto adeudado, por antigüedad de
saldos, por monto de la facturación contra monto pagado en nómina
operativa.
•
Reporte de altas autorizadas
•
Reporte de servicios cancelados
•
Reporte de servicios vigentes
Vigilancia y seguridad
• Realizar programación masiva de supervisión a usuarios activos
•
Control de inspecciones de seguridad a usuarios
•
Reportes de todos los conceptos definidos
Atención a usuarios
• Solicitudes de servicio
•
Atención y control de quejas de usuarios
•
Ampliaciones de servicios
•
Consulta de saldos
103
5.1.9 Sistema de enlace con las unidades administrativas
Es en esta unidad usuaria donde se entrelazan las funciones de la unidad
administradora de servicios y el área administradora central y esta encargada de los
procedimientos de control de procedimientos de los agrupamientos y destacamentos. El
módulo de enlace con las unidades administrativas debe dar las facilidades necesarias
para desarrollar las actividades de control asignadas a esta unidad
Requerimientos de la unidad usuaria Administración de servicios
Sistema de Enlace
Cuentas por Cobrar
Corporativo
Conciliaciones Bancarias
Corporativo
Liquidación a
Comandantes
Cuentas por cobrar corporativo
• Control de usuarios (Clientes)
•
Grupos de usuarios (Clientes)
•
Cuentas contables asociadas por tipo de transacción
•
Calendario de cobranza
•
Recordatorios de pago
•
Condiciones de pago de usuarios
•
Notas de crédito
•
Notas de cargo
•
Aplicación de cobros
•
Control de partidas abiertas
•
Antigüedad de saldos
•
Estados de cuenta de usuarios
•
Correcciones a facturas
•
Control de crédito
104
Facturación Especial
Corporativo
Estimulos y Méritos
Corporativo
•
Limites de crédito
•
Lista de acciones con el usuario
•
Recordatorios de pagos, definibles en formato y lógica
•
Facturación
•
Reportes y consultas de:
•
•
Facturas de ventas
•
Saldos de usuario
•
Saldo total del usuario (por compañía)
•
Análisis de cambios en cartera por usuario
Transacciones del usuario
• Reportes y consultas de cobranza
•
Por agrupamiento
•
Por destacamento
Conciliaciones bancarias corporativo
•
Consulta de conciliaciones bancarias por agrupamiento
•
Estadísticas de manejo de cuentas
•
Reporte de cheques cancelados
•
Reporte de cheques en tránsito por agrupamiento y corporativo
•
Análisis de cuentas bancarias por agrupamiento
Liquidación a comandantes
•
Determinación de los importes por liquidar
•
Generación de reportes de participación en la facturación corporativa
•
Aplicación de descuentos por cobranza vencida
Facturación especial corporativo
• Elaboración de facturación especial
•
Facturación mensual
•
Facturación global por usuario padre mismo agrupamiento
•
Facturación global por usuario padre distinto agrupamiento.
105
•
Facturación incluyendo el prorrateo
•
Facturación por jerarquías
•
Facturación por única vez
Estímulos y méritos corporativo
• Cálculo de participación en la facturación, por agrupamiento.
•
Determinación de participación en la facturación por destacamento
•
Cálculo de liquidación a comandantes de agrupamiento.
•
Cálculo de liquidación a comandantes de destacamento.
•
Aplicación de descuentos de cartera vencida a liquidaciones
5.2 Determinación de requerimientos de capacitación y adiestramiento
La capacitación y el adiestramiento tienen por objeto actualizar y perfeccionar los
conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad, así como proporcionarle
información sobre la aplicación de nuevas tecnologías. En el área de informática las
actividades no deben ser empíricas, se requiere de especialistas bien capacitados y
experimentados que garanticen un nivel de servicio elevado.
Es necesario que los directivos adviertan que la inversión en un centro de
cómputo, no radica únicamente en la adquisición del equipo, sino que habrá que invertir
cantidades quizá mayores en capacitación y que ésta deberá ser permanente. Tampoco
basta con la contratación de personal preparado, pues si este no es capacitado, con el
paso del tiempo se volverá obsoleto.
En el caso de la subdirección de sistemas de la PADF, laboran 30 personas, las
cuales desempeñan diversas funciones relacionadas con la función informática.
Tomando en cuenta el inventario de recursos humanos y la moral de trabajo dentro de la
Subdirección de Sistema se detectó la necesidad de proporcionar capacitación al
personal para actualizar sus conocimientos en materia de informática y de esta manera
coadyuvar para incrementar su productividad.
106
Para el desarrollo de este proyecto se requiere de servicios profesionales de
capacitación y adiestramiento, para el personal clave de la Subdirección de Sistemas, en
las siguientes áreas:
1. Análisis y diseño de sistemas
•
Introducción al desarrollo de sistemas.
•
Administración de proyectos de desarrollo
•
Metodologías para el diseño de sistemas
2. Bases de datos
•
Modelado de Bases de datos relacionales
•
Lenguaje de consulta estructurado SQL
•
Administración y desarrollo de la base de datos ORACLE
•
Seguridad de la base de datos ORACLE
•
Datawarehouse
3. . Redes y telecomunicaciones
•
Protocolo TCP/IP básico y avanzado
•
Sistema operativo de red Windows 2000 Server.
•
Administración de redes
4. Desarrollo de software
•
Microsoft Visual Basic 6 para aplicaciones.
•
Componentes y tópicos avanzados en Visual Basic
Personal involucrado en la operación y desarrollo de los sistemas de información
PUESTO
CANTIDAD
Coordinador de sistemas
1
Líder de proyecto
1
Programador Senior
4
Analista – programador
4
Consultor técnico
2
TOTAL
12
107
5.3 Determinación de requerimientos de hardware
Como se menciono en el plan de desarrollo de la función informática, en su etapa de
descentralización, en ese momento se recomienda establecer el apoyo técnico para
cada unidad usuaria, entendiéndose por esto únicamente al personal informático que
quedara asignado a cada una de ellas. Una vez que el comité de política informática ha
quedado plenamente establecido, es el momento de realizar como primer trabajo la
determinación del equipo de cómputo con el cuál quedará sustentada la participación de
cada unidad usuaria dentro del entorno de modernización de la corporación.
Requerimientos de hardware para el procesamiento de datos, impresión, equipo y
servicio de comunicaciones
DESCRIPCIÓN
Servidores
Equipos de Acceso Remoto
Computadoras personales
Fuentes de alimentación
Ininterrumpida UPS
Impresoras de matriz de puntos
RECOMENDADO POR LA SUBDIRECCION DE
SISTEMAS
2 Servidores centrales (En espejo) para 100 terminales
2 Servidores centrales (En espejo) para 26 terminales
1 Servidor Recursos Humanos Para 50 terminales.
1Servidor Servicio Médico para 30 terminales
CANTIDAD
REQUERIDA
6
26 Del Central a los 26 agrupamientos
1 Del Central al Servicio Médico
1 Del Central a la Dirección de Recursos Humanos.
28
2 Dirección General
3 Dirección Administrativa
2 Dirección de Promoción Corporativa
4 Subdirección de Recursos Materiales
4 Subdirección de Recursos Financieros
3 Subdirección de seguridad y servicios generales
7 Dirección Operativa
2 Subdirección Central de Alarmas
3 Dirección de Recursos Humanos
13 Subdirección de Recursos Humanos
5 UD. de Trámite y Control de Personal
14 UD. De reclutamiento y Selección de Personal
8 Centro de formación policial
5 Subdirección de Prestaciones Sociales
3 Ud. Identificación y Archivo
19 Subdirección del Servicio Médico
7 Subdirección de Sistemas ( Desarrollo)
2 Subdirección de Enlace
4 Subdirección Jurídica
6 Para servidores
110 Para computadoras personales
110
1
3
Subdirección de Prestaciones Sociales
Subdirección del Servicio Médico
108
116
4
DESCRIPCIÓN
Impresoras Láser
Impresoras de inyección de tinta
Impresora para tarjetas de PVC
Impresora a color con calidad
fotográfica
Digitalizador de imágenes
RECOMENDADO POR LA SUBDIRECCION DE
SISTEMAS
1 Dirección General
1 Dirección de Promoción Corporativa
1 Subdirección de Recursos Financieros
1 Subdirección de Seg. y servicios generales.
3 Dirección Operativa
1 Dirección de Recursos Humanos
1 UD. de Trámite y control de personal
1 UD. De Reclutamiento y Selección de P.
1 UD. de Identificación y archivo
3 Centro de formación policial
2 Subdirección de Prestaciones Sociales
6 Subdirección del Servicio Médico
3 Subdirección de Sistemas
1 Subdirección de Enlace
1 Subdirección Jurídica
2 Dirección Operativa
1 Dirección Administrativa
1 Subdirección de Sistemas
1UD. de Reclutamiento y selección de personal
30
1 UD. de Reclutamiento y selección de personal
1
1 Subdirección de Recursos Humanos
1
Digitalizador de huellas dactilares 3 UD. de Reclutamiento y Selección de personal
Digitalizador de firmas
Tarjetas de red WAVE LAN
Inalámbricas
Adaptación para tarjetas de red
ISA
Repetidor de señal de datos
Wave Point II
Concentrador de las señales
(Cajun)
Módulos de seguridad
(Firewall)
Unidad de CD ROM de 52X o
superior, externo
Unidades de ZIPDRIVE IOMEGA
de 100 MB Externas
CANTIDAD
REQUERIDA
4
1
3
3 UD. de Reclutamiento y Selección de personal
3
19 Subdirección del Servicio Médico
19
19 Subdirección del Servicio Médico
19
6 Subdirección del Servicio Médico
6
1Subdirección del Servicio Médico
4
2 Subdirección del Servicio Médico
2
1 Subdirección de Sistemas
1
1 Subdirección de Sistemas
1
Notas:
•
Las características técnicas del hardware serán descritas en el apéndice A
•
El proveedor deberá incluir todo lo necesario para la instalación y puesta a punto del
software complementario, hardware y equipo de comunicaciones
109
5.4.Determinación de requerimientos de software
Para la especificación del software a adquirir, se realizaron varias juntas de trabajo, con
los representantes de cada una de las áreas de la corporación y el personal de la
subdirección de sistemas. Como resultado de estas reuniones cada área determinó sus
requerimientos de bienes informáticos. De la información obtenida a través de este
trabajo surgieron las siguientes recomendaciones:
Requerimientos de software complementario y de administración de
comunicaciones
DESCRIPCION
CANTIDAD
REQUERIDA
RECOMENDADO POR LA SUBDIRECCION
DE SISTEMAS
Microsoft Windows 2000 Data Server 1 Para 100 usuarios Central (Sistemas)
en Español
1Para 26 usuarios Central (Sistemas)
1 Para 30 usuarios Servicio Médico
1 Para 50 usuarios Dirección de Recursos
Humanos.
Windows 2000 en Español
Con Licencia Corporativa para 253 computadoras.
110 Para las solicitadas
4 Paquetes
Office Profesional en Español
Con Licencia Corporativa para 260 computadoras
110 Para las solicitadas
2 Para Sistemas
2 Paquetes y 108
Licencias
1 Paquete
1 Subdirección de Sistemas
1 Dirección de Recursos Humanos
1 Subdirección de Comunicación Social
1 Subdirección de Mantenimiento y S.
1 Subdirección de Sistemas
4 Paquetes
1 Subdirección de Sistemas
1 Paquete
1 Subdirección de Sistemas
1
1 U.D. de Reclutamiento y selección de personal
Paquete
1 Paquete
1 Subdirección de Sistemas
(Uso Corporativo)
Renovación de 51 licencias
Adquisición de 209 licencias
1 Paquete y 115
Licencias
260 Licencias
Visual Studio Ver .6 Enterprise en
Español
Corel Draw Ver. 9 en Español
Norton System Woks utilities en
Español
PcAnywhere, en Español, última
versión
Conexiones a Internet
Software para:
La creación de formatos e
impresión para credenciales.
2 Paquetes y 108
Licencias
1 Paquete
Captura de imágenes por medio
de cámaras de vídeo.
Captura de firma y huella digitalizada
Software para la Administración de
Bases de Datos (ORACLE 8i)
Norton antivirus
Total virus defense
110
Conclusiones
Cómo resultado de la investigación se llegó a las siguientes conclusiones:
•
El uso de la tecnología informática ya no es un lujo, es una cuestión de eficiencia
y eficacia en el trabajo.
•
La aplicación de las metodologías de desarrollo de sistemas de información
implica un alto grado de eficiencia administrativa dentro de la organización. Se
puede afirmar que la sistematización reclama que los mecanismos administrativos
de la organización estén claramente establecidos.
•
Los tomadores de decisiones dentro del Sector Público, deben planear acciones
en el área de informática con una visión a largo plazo.
•
La Informática y la Administración son disciplinas que deben retroalimentarse
para el correcto funcionamiento de ambas, dentro de una organización.
•
En la corporación en la cual se desarrolló esta investigación es necesario realizar
un cambio en los métodos de trabajo que se utilizan, de otra manera se
continuará teniendo pérdida de control en relación al trabajo informático que se
efectúa en las diferentes área usuarias y la fuga de información a causa de la
pérdida de control.
•
Por otra parte, se llegó a la conclusión de que cualquier modificación a los
métodos de trabajo actuales ocasionará una resistencia al cambio por parte del
personal, por lo que es necesario adentrarse en las técnicas administrativas de
motivación y manejo del clima organizacional para que podamos alcanzar éxito en
los objetivos planteados.
•
Se recomienda que responsable de la administración de la función informática
responda a los siguientes cuestionamientos:
•
¿Quién es responsable de las funciones relacionadas con informática dentro de
la corporación?
•
¿Se pretende que la función informática siga siendo únicamente la operadora de
los sistemas actuales, con el riesgo implícito que esto conlleva?
•
¿Se quiere en un futuro que la tecnología informática utilizada, se modernice?
•
¿Se pretende mantener la plantilla del personal con gente sin conocimientos de
informática?
111
•
¿Se continuará con la creencia de que la Subdirección de Sistemas, es el área
encargada de resolver los problemas de información hasta que estos representan
un grave conflicto para los departamentos?
•
¿Si la política a aplicar será que cada área obtenga y explote su información
como pueda?
•
Cuando se requiera información, para obtenerla, se tenga que recurrir a una o
dos personas sin que se tenga la certeza de que esta información es
completamente confiable y continuar recibiéndola con muy poca oportunidad.
•
Que la capacidad de computo de la corporación se siga utilizando pobremente
por la falta de capacitación del personal.
112
Bibliografía
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Michel R. Stepen, Luthans Fred Odiorne S George, Warner Burke W. y Hayden
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113
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Russell G. Hugh, Black Kenneth, Conducta humana en los negocios, Limusa, México,
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Sallenave Jean-Paul, Gerencia y planeación estratégica, Grupo Editorial Norma,
Bogotá, 2ª reimpresión, p.283.
Sallenave Jean-Paul, La Gerencia Integral, Grupo Editorial Norma, Bogotá, 1ª edición,
p.259.
Senn, James A., Análisis y Diseño de Sistemas de Información, Mc Graw Hill, México,
2ª edición, p. 942.
Steiner George A., Planeación estratégica. Una guía paso a paso, C. E. C. S. A.,
México, 16ª reimpresión, p.366.
114
Apéndice A
Estándares técnicos del equipo de cómputo
En al ámbito informático, para realizar una compra de hardware y software, es necesario
determinar con todo detalle las características de lo que deseamos adquirir. La gran
variedad de productos y proveedores informáticos pueden llevar a una gran confusión,
por ello se recomienda realizar una amplia investigación de productos, precios
y
características antes de tomar la decisión definitiva. A continuación se detallan las
características técnicas del equipo que se sugiere adquirir para la realización de este
proyecto.
Servidores
Servidor Tipo 1 (Central)
Las características propuestas en esta configuración están encaminadas a que tengan la
capacidad de multiprocesamiento simétrico, con dos procesadores instalados, con
posibilidad de expandirse a cuatro procesadores y que sea 100% escalable. Se
consideraron ampliaciones en la memoria RAM y en la memoria CACHE, para agilizar
su operación.
Servidor para aplicaciones, comunicación, impresión, almacenamiento, bases de
datos robustas, seguridad y servicios
CONCEPTO
1.Procesador
2.Procesador
3. Memoria RAM
4. Ranuras de expansión
5. Memoria Caché
6 Tarjeta madre
7.Tarjeta de red
8. Discos duros internos
9. Unidad de C. D.
10.Unidad de disco flexible
11.Controlador de
dispositivos
12. Fax MODEM
13 Capacidad de
almacenamiento interno
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
Intel Pentium III Xeon a 900 Mhz, con velocidad de bus de
100 Mhz
Intel Pentium III Xeon a 900 Mhz, con velocidad de bus de
100 Mhz
Instalada de 512 Mb con protección ECC (Error checking
and correcting), escalable a 8 Gb como mínimo
6 Tipo PCI. Tipo Hot Plug
Instalada primaria L2 de 1 Mb tipo full speed
Propietaria del fabricante,con la misma marca troquelada o
grabada en la tarjeta, no deberá presentar alteraciones o
correcciones de ingeniería, no se aceptan calcomanías,
velocidad de bus a 100 Mhz
Ethernet IEEE 802.3 10/100 , Base T (conmutable), con
manejo de SNMP, plug and play y DMI estándar.
Tipo Ultra 3 SCSI-de 18 Gb, a 10,000 RPM HOT SWAP.
CD-ROM Interno SCSI-2 de 32 vías
De 3 ½” con 1.44MB de capacidad
Tarjeta para arreglo de discos RAID Ultra 3 SCSI incluida de
160 mb/s con batería de resguardo incluida cin 128 mb de
memoria, para manejo de al menos 7 dispositivos
Interno de 56,600 bps
Para 6 discos duros en arreglo RAID con soporte para los
siguientes niveles de seguridad: 0,1,1/0.5, con soporte para
hot swap y hot spare
1
115
1
1
6
1
1
1
4
1
1
1
1
1
CONCEPTO
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
14.Unidad interna de
respaldo
DLT1, con capacidad para 40/80 GB , con software de
operación en versión completa, compatible con el S.O. de la
red.
1
15. Puerto serial
16. Puerto paralelo
17. Puerto para ratón
18.Ratón
Puerto serial con conector DB9
Puerto paralelo con conector DB25
Puerto para ratón con conector miniDIN
De tres botones, con conector miniDIN, con la marca del
equipo ofertado.
En Español de 105 teclas con conector miniDIN
De 15" SVGA 1024 x 768 a 256 colores
Incluido en la tarjeta madre con memoria de vídeo de 4 Mb
instalado y compatible con la resolución del monitor
Redundante, con capacidad de soportar todos los
dispositivos planeados en operación, a su máxima
capacidad de crecimientos la cual deberá esta avalada con
carta del fabricante, con soporte al estándar DMI mismo que
deberá detectar él numero de serie del CPU y monitor con
manejo de SNMP
Software del fabricante, tanto de instalación como de
configuración del servidor, preinstalado y en C.D., con
posibilidad de copiarse a disquetes
Ultima versión del sistema operativo Windows2000 Data
Server. Con soporte a Linux
Manuales de instalación, configuración y mantenimiento
impresos y en CD
Para acceso al encendido y configuración del sistema
Plug and play
Servicio de soporte técnico, vía telefónica y vía Internet
dentro de la página Web de acceso público, no Intranet del
fabricante, que permita consultar manuales técnicos y del
usuario. Deberán estar disponibles los archivos de los
controladores, utilerías, software de actualización del BIOS y
software de administración de DMI ofertado.
ISO 9002, NMX equiparable y NOM
La Instalación, configuración y puesta a punto deberá
efectuarla el proveedor
Garantía de 3 años en sitio para todos los elementos
descritos. Si el fabricante no cubre el período total, el
proveedor deberá comprometerse a respaldar el tiempo
faltante.
Características que deberá cumplir:
•
El proveedor se comprometerá a dar cumplimiento a
esta garantía
•
El servicio se prestará en las instalaciones de la
corporación
•
El tiempo de atención será como máximo de dos horas
•
El tiempo de reparación será de 24 horas como
máximo. Si excede ese lapso, el proveedor deberá
entregar un equipo de respaldo equivalente mientras se
soluciona el problema
•
Si la reparación excede de 30 días naturales, el
proveedor entregará a cambio un equipo nuevo igual al
adquirido
•
El proveedor deberá garantizar por escrito la existencia
de refacciones de los equipos ofertados, por lo menos
durante un período de cinco años posterior a su
adquisición.
•
Es necesario realizar pruebas de desempeño
•
El proveedor deberá entregar un documento en el que
el fabricante certifique la configuración del equipo.
2
1
1
1
19.Teclado
20. Monitor
21. Controlador de video
22. Fuente de poder
23. Software de instalación
24. Software
25. Manuales
26.Claves de seguridad
27. Tecnología
28. Soporte Técnico
29. Estándares de calidad
30. Instalación
31. Garantía
116
1
1
1
1
1
1 con 95
licencias
1
1
1
1
1
Servidor 3, 4, 5 y 6 (servicio médico, recursos humanos y 26 nodos remotos)
Esta configuración se sugiere para las redes de área local. Posee un solo procesador,
pero sus características le permiten controlar eficientemente la red. Por otra parte, su
capacidad de memoria y almacenamiento lo hacen muy confiable. Se consideran en su
configuración dispositivos SCSI, CD ROM y unidad de respaldo de cartucho y módem
interno, así como la facilidad de soportar las distintas plataformas de red local,
existentes en el mercado.
Servidor de aplicaciones, comunicación, impresión, almacenamiento, y seguridad
CONCEPTO
1.Procesador
DESCRIPCION
CANTIDAD
1
3. Ranuras de expansión
Intel Pentium III Xeon a 933 Mhz, con velocidad de bus de
133 Mhz
Instalada de 256 Mb con protección ECC (Error checking
and correcting), escalable a 4 Gb como mínimo
Tipo PCI, tipo HOT PLUG
4. Memoria Caché
L2 de 512 Kb full speed
1
5 Tarjeta madre
Propietaria del fabricante,con la misma marca troquelada o
grabada en la tarjeta, no deberá presentar alteraciones o
correcciones de ingeniería, no se aceptan calcomanías
Ethernet IEEE 802.3 10/100, Base T (conmutable), con
manejo de SNMP, plug and play y DMI estándar, integrada o
en slot.
Tipo Ultra 3 SCSI (ultra 160) de 36 Gb, con 10,000 RPM,
tecnología hot swap
CD-ROM, interno de 52X
1
2. Memoria RAM
6.Tarjeta de red
7. Discos duros internos
8. Unidad de C.D.
1
5
1
2
1
9.Unidad de disco flexible
De 3 ½” con 1.44MB de capacidad
1
10.Controlador de
dispositivos
Tarjeta para arreglo de discos RAID Ultra 3 SCSI-incluida de
160 mb/s con batería de resguardo incluida con 128 Mb de
memoria, para manejo de al menos 7 dispositivos
Con al menos 6 bahías libres, antes de la configuración, o 3
después de configurar
Interno de 56,600 bps
1
13 Capacidad de
almacenamiento interno
Para 6 discos duros en arreglo RAID con soporte para los
siguientes niveles de seguridad: 0,1,1/0.5, con soporte para
hot swap y hot spare
1
14.Unidad interna de
respaldo
DDS4, con capacidad de 20/40 GB con software de
operación en versión completa, compatible con el S.O. de la
red.
1
15. Puerto serial
Puerto serial con conector DB9
2
16. Puerto paralelo
Puerto paralelo con conector DB25
1
17. Puerto para ratón
Puerto para ratón con conector miniDIN
1
18.Ratón
1
19.Teclado
De tres botones, con conector miniDIN con la marca del
equipo ofertado
En Español de 105 teclas con conector miniDIN
1
20. Monitor
De 15" SVGA 1024 x 768 a 256 colores
1
21. Controlador de video
Incluido en la tarjeta madre con memoria de vídeo de 4 Mb
instalado y compatible con la resolución del monitor
Redundante, con capacidad de soportar todos los
dispositivos planeados en operación, a su máxima
capacidad de crecimientos la cual deberá esta avalada con
1
11. Gabinete
12. Fax Módem
22. Fuente de poder
117
1
1
1
CONCEPTO
DESCRIPCION
CANTIDAD
26.Claves de seguridad
carta del fabricante, con soporte al estándar DMI mismo que
deberá detectar él numero de serie del CPU y monitor con
manejo de SNMP
Software del fabricante, tanto de instalación como de
1
configuración del servidor, preinstalado y en CD., con
posibilidad de copiarse a disquetes
Ultima versión del sistema operativo Windows2000 Data
2 con 45 Lic.
Server.
y 25 Lic.
Con soporte a Linux
Manuales de instalación, configuración y mantenimiento
1
impresos y en CD
Para acceso al encendido y configuración del sistema
1
27. Tecnología
Plug and play
28. Soporte Técnico
Servicio de soporte técnico, vía telefónica y vía Internet
dentro de la página Web de acceso público, no Intranet del
fabricante, que permita consultar manuales técnicos y del
usuario. Deberán estar disponibles los archivos de los
controladores, utilerías, software de actualización del BIOS y
software de administración de DMI ofertado
ISO 9002, NMX equiparable y NOM
1
La instalación, configuración y puesta a punto deberá
efectuarla el proveedor
Garantía de 3 años en todos los elementos descritos. Si el
fabricante no cubre el período total, el proveedor deberá
comprometerse a respaldar el tiempo faltante.
Características que deberá cumplir:
•
El proveedor se comprometerá a dar cumplimiento a
esta garantía
•
El servicio se prestará en las instalaciones de la
corporación
•
El tiempo de atención será como máximo de dos horas
•
El tiempo de reparación será de 24 horas como máximo.
Si excede ese lapso, el proveedor deberá entregar un
equipo de respaldo equivalente, mientras se soluciona
el problema.
•
Si la reparación excede de 30 días naturales, el
proveedor entregará a cambio un equipo nuevo igual al
adquirido
•
El proveedor deberá garantizar por escrito la existencia
de refacciones de los equipos ofertados, por lo menos
durante un período de cinco años posterior a su
adquisición.
•
Es necesario realizar pruebas de desempeño
•
El proveedor deberá entregar un documento en el que el
fabricante certifique la configuración del equipo.
1
23. Software de instalación
24. Software
25. Manuales
29. Estándares de calidad
30. Instalación
31. Garantía
1
Red corporativa
Se propone instalar cableado estructurado de tal forma que la infraestructura pueda
adecuarse a los cambios tecnológicos y se aumente así la vida útil de las instalaciones,
dicha instalación deberá ser un proyecto llave en mano, donde incluya todos los
elementos de comunicación para el enlace de las diversas área. Para ello se requiere:
118
Propuesta para la instalación de la red corporativa de la P. A. D. F.
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
1. Instalación de cableado estructurado nivel 5, certificado para
100 Nodos en la red central
100 Nodos
50
Nodos en la Dirección de Recursos Humanos
50 Nodos
30
Nodos en la Subdirección del Servicio Médico
30 Nodos
2. servicio de instalación y puesta a punto
1
Impresoras
Impresora láser de alto volumen para red local
CONCEPTO
. Impresoras Láser
1. Calidad de
impresión
2 Tamaño de
impresión
3. Capacidad de
papel
4.Capacidad de
impresión
5. Memoria
6. Ambientes
7. Interfaz
8. Cable
9.Tarjeta de red
10 Estándares de
calidad
11. Garantía
estándar
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
11
1200 x 1200 puntos por pulgada (dpi)
Desde 3” x 5” hasta 8 x 14”
850 hojas
24 paginas por minuto
Memoria instalada de 16 Mb
Que soporte impresión bajo ambientes Windows 3.1, 3.11, 95, 98, NT y 2000,
UNÍS, LINUX, que soporte PCL o equivalente
Interfaz paralela y USB
Cable paralelo incluido
Compatible con la red instada
ISO 9002, NMX equiparable y NOM
Garantía de 2 años en todas los elementos descritos. Si el fabricante no cubre el
período total, el proveedor deberá comprometerse a respaldar el tiempo faltante.
Características que deberá cumplir:
•
El proveedor se comprometerá a dar cumplimiento a esta garantía
•
El servicio se prestará en las instalaciones de la corporación
•
El tiempo de atención será como máximo de dos horas
•
El tiempo de reparación será de 24 horas como máximo. Si excede ese lapso,
el proveedor deberá entregar un equipo de respaldo equivalente, mientras se
soluciona el problema.
•
Si la reparación excede de 30 días naturales, el proveedor entregará a cambio
un equipo nuevo igual al adquirido
•
El proveedor deberá garantizar por escrito la existencia de refacciones de los
equipos ofertados, por lo menos durante un período de cinco años posterior a
su adquisición.
Impresora de color
CONCEPTO
Impresoras de
Color: Inyección
de tinta.
1. Calidad de
impresión
2. Memoria
3. Ambientes
4. Interfaz
5. Cable
6. Estándares de
calidad
DESCRIPCION
CANTIDAD
4
720 DPI de color
Memoria 512 Kb en bus
Que soporte impresión bajo ambientes Windows 3.1, 3.11, 95, 98, NT y 2000,
UNÍS, LINUX que soporte PCL o equivalente
Interfaz paralela u USB
Cable paralelo incluido
ISO 9002, NMX equiparable y NOM
119
CONCEPTO
7. Garantía
estándar
DESCRIPCION
CANTIDAD
Garantía de 2 años en todas los elementos descritos. Si el fabricante no cubre el
período total, el proveedor deberá comprometerse a respaldar el tiempo faltante.
Características que deberá cumplir:
•
El proveedor se comprometerá a dar cumplimiento a esta garantía
•
El servicio se prestará en las instalaciones de la corporación
•
El tiempo de atención será como máximo de dos horas
•
El tiempo de reparación será de 24 horas como máximo. Si excede ese lapso,
el proveedor deberá entregar un equipo de respaldo equivalente, mientras se
soluciona el problema.
•
Si la reparación excede de 30 días naturales, el proveedor entregará a cambio
un equipo nuevo igual al adquirido
•
El proveedor deberá garantizar por escrito la existencia de refacciones de los
equipos ofertados, por lo menos durante un período de cinco años posterior a
su adquisición.
Impresora de impacto
CONCEPTO
Impresoras
de
impacto
1.Velocidad de
impresión
2 Ancho del carro
3 Rango mínimo
4. Capacidad de
impresión
5.Nivel de ruido
6.Tecnología
7. Ambientes
DESCRIPCION
CANTIDAD
4
1400 lpm
15 Pulgadas
De 10 a 20 cpp
5 tantos
No mayor a 55 DBA
Matriz de 9 puntos
Que soporte impresión bajo ambientes Windows 3.1, 3.11, 95, 98, NT y 2000,
UNIX, que soporte PCL o equivalente
8. Emulación
Que emule cualquiera de las siguientes marcas: IBM, Proprinter, ATI, o Epson.
9. Cable
Cable paralelo incluido
10. Estándares de ISO 9002, NMX equiparable y NOM
Calidad
11.Garantía
Garantía de 2 años en todas los elementos descritos. Si el fabricante no cubre el
estándar
período total, el proveedor deberá comprometerse a respaldar el tiempo faltante.
Características que deberá cumplir:
•
El proveedor se comprometerá a dar cumplimiento a esta garantía
•
El servicio se prestará en las instalaciones de la corporación
•
El tiempo de atención será como máximo de dos horas
•
El tiempo de reparación será de 24 horas como máximo. Si excede ese lapso,
el proveedor deberá entregar un equipo de respaldo equivalente
•
Si la reparación excede de 30 días naturales, el proveedor entregará a cambio
un equipo nuevo igual al adquirido
•
El proveedor deberá garantizar por escrito la existencia de refacciones de los
equipos ofertados, por lo menos durante un período de cinco años posterior a
su adquisición.
Computadoras personales
Computadora personal tipo básico, para procesador de palabras, hoja de cálculo y
presentaciones.
Esta configuración contempla un disco duro, una tarjeta de red que permita la
comunicación con los equipos existentes. El software general que utilizará deberá estar
120
instalado en dicho disco duro, también podrá crecer en recursos conforme a las
necesidades que requiera el software con el cual trabaje. Se recomienda para usuarios
con aplicaciones, con acceso a bases de datos y trabajo en red.
Computadoras personales
CONCEPTO
Computadoras
personales
1 Procesador
2. Velocidad
3. Ranuras de
expansión
4. Tarjeta madre
5. Unidad de disco
flexible
6. Disco duro
7.Memoria RAM
8. Controladora de
dispositivo
9. Unidad de C.D.
10. Memoria Caché
11. Tarjeta de Red
12. Puerto Serial
13.Puerto Paralelo
14. Puerto USB
15. Puerto AGP
16. Puerto para
ratón
17 Puerto para
teclado
DESCRIPCIÓN
Intel Pentium IV
de 1.5 Ghz, con velocidad , con velocidad del bus frontal a 133 mhz
3 PCI y 1 AGP
4
Tipo tipo SMART II ULTRA ATA de 40 Gb de 7,200 rpm
128 Mb, en una sola ranura, con DIMMs tecnología SDRAM, ECC escalable a 1
Gb como mínimo
Tipo ULTRA ATA de dos canales con capacidad de manejar 4 unidades,
integrados a la tarjeta madre.
CD ROM interno IDE de 56 X
256 Kb
Ethernet IEEE 802.3 10/100 Base T, (conmutable), PCI, con manejo de SNMP,
Plug and play y DMI , Certificación ISO 9002 o NMX equiparable y NOM, podrá
ser deshabilitada por BIOS en caso de falla.
Con conector DB9 integrado a la tarjeta madre
Con conector DB25 integrado a la tarjeta madre
Dos puertos integrados a la tarjeta madre
Integrado a la tarjeta madre
Con conector minidinN
19. Monitor
20. Controlador de
vídeo
21.Ratón
Tres botones con conector minidin
22. Teclado
En Español de 105 teclas con conector minidin
Con capacidad de soportar todos los dispositivos planeados en operación a su
máxima capacidad de crecimiento, la cual deberá estar avalada con carta del
fabricante.
De instalación, configuración y mantenimiento.
23. Fuente de
Poder
24. Manuales
25. Claves de
Seguridad
26. BIOS
27 Soporte
estándar
28. Garantía
103
1
Propietaria del fabricante,con la misma marca troquelada o grabada en la tarjeta,
no deberá presentar alteraciones o correcciones de ingeniería.
De 3 ½” con 1.44 Mb
Con conector minidin
Con al menos una bahía libre de 5 ¼ después de configuración, tipo minitorre sin
necesidad de herramienta para abrir con dispositivo de seguridad homologado por
el fabricado del equipo con llave única o combinación y alerta de apertura de
gabinete.
15 “SVGA 1024x 768 a 256 colores deberá cumplir con la norma Energy Start.
AGP 4x con memoria dedicada de video de 16 Mb de RDRAM y compatible con la
resolución del monitor, integrado a la tarjeta madre
18. Gabinete
CANTIDAD
Para acceso y configuración
Con tecnología Plug and play, tipo flash, de la misma marca del fabricante del
equipo con soporte a WFM 2.0 (Wired for management), ACPI 1.0, APM, SMBIOS
2.3 y WBEM
Soporte estándar DMI, que beberá detectar el No. De serie del CPU, con manejo
de SNMP.
Garantía de 3 años en todos los elementos descritos. Si el fabricante no cubre el
período total, el proveedor deberá comprometerse a respaldar el tiempo faltante.
Características que deberá cumplir:
•
El proveedor se comprometerá a dar cumplimiento
•
El servicio se prestará en las instalaciones de la corporación
•
El tiempo de atención será, como máximo de dos horas.
•
El tiempo de reparación será de 24 horas como máximo. Sí excede ese lapso,
121
2
CONCEPTO
•
•
•
•
29 Soporte técnico
30 Estándares de
calidad
31. Software
instalado
32. Fundas
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
el proveedor deberá entregar un equipo de respaldo equivalente mientras se
soluciona el problema.
Si la reparación excede de 30 días naturales, el proveedor entregará a cambio
un equipo nuevo igual al adquirido.
Es necesario realizar pruebas de desempeño
El proveedor deberá garantizar por escrito la existencia de refacciones de los
equipos ofertados, por lo menos durante un período de cinco años posterior a
su adquisición.
El proveedor deberá entregar por escrito la certificación de la configuración
del equipo directamente del fabricante.
Servicio de soporte técnico telefónico, además deberá contar con soporte técnico
en Internet dentro de la página web de acceso público, no Intranet del fabricante
que permita consultar manuales y del usuario, las características del equipo
ofertado. Deberán estar disponible para descargar los archivos de los
controladores, utilerías, software de actualización del BIOS y software de
administración de DMI ofertado
Estándares de calidad ISO9002, o NMX equiparable y NOM.
Software con manuales y distribución en CD con posibilidad de copiarse a
disquetes: MS Windows última versión en español, Office Profesional en español
última versión.
Software de administración DMI, de la misma marca y registrado por el fabricante
del equipo ofertado ( desarrollo propio), mismo que deberá detectar el número de
serie del C.P.U. y monitor con manejo de alertas SNMP
Licencias incluidas, con documento certificado por Microsoft
Monitor, teclado y CPU
Computadoras personales para desarrollo
En esta configuración se incluye un monitor de mayor resolución y tamaño, mayor
capacidad de escalabilidad en memoria y un subsistema para multimedia. Asimismo, el
procesador es más rápido, lo que permitirá manejar en tiempos razonables los distintos
despliegues gráficos, el video y el sonido. Para los usuarios que desarrollarán sistemas
con estas características y aplicaciones en Internet. Se incluye en su configuración una
tarjeta de red, lo que permitirá su comunicación con los demás equipos.
Computadoras personales para desarrollo
CONCEPTO
1 Procesador
2. Velocidad
3. Ranuras de
expansión
4. Tarjeta madre
5. Unidad de
disco flexible
6. Disco duro
7.Memoria
RDRAM
8. Controladora
de dispositivo
9. Kit multimedia
DESCRIPCIÓN
Computadoras personales
Intel Pentium IV
de 1.7 GHZ con velocidad de bus de 400 Mhz
PCI
AGP
Propietaria del fabricante, con la misma marca troquelada o grabada en la tarjeta, no
deberá presentar alteraciones o correcciones de ingeniería
De 3 ½” con 1.44 Mb
40 GB de 10,000 revoluciones por minuto, tipo SMART II ULTRA ATA/100
128 Mb, PC800 ECC, máximo en dos ranuras, con RIMMS tecnología RDRAM,
escalable a 2 GB
De dos canales tipo ULTRA ATA con capacidad de manejar 4 unidades integrados a
la tarjeta madre.
Con CD ROM interno 52 X, bocinas y tarjeta de sonido a 32 bits estéreo tipo PCI ,
122
CANTIDAD
7
3
1
CONCEPTO
10. Memoria
Caché
Secundaria
11. Tarjeta de
Red
12. Puerto Serial
13.Puerto
Paralelo
14. Puerto USB
15. Puerto AGP
16. Puerto para
ratón
17. Gabinete
18. Monitor
19. Controlador
de vídeo
20.Ratón
21. Teclado
22. Fuente de
Poder
23.Fax Módem
24. Manuales
25. Claves de
Seguridad
26. BIOS
27.Software de
Administración
28. Kit
multimedia
29. Garantía
30. Soporte
técnico
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
compatible con Sound Blaster
L2 256 Kb
Ethernet IEEE 802.3 10/100 Base T, (conmutable), PCI, con manejo de SNMP, Plug
and play y DMI, Certificación ISO 9002 o NMX equiparable y NOM
Con conector DB9 integrado a la tarjeta madre
Con conector DB25 integrado a la tarjeta madre
Dos puertos integrados a la tarjeta madre
Integrado a la tarjeta madre
Con conector minidin
Con al menos una bahía libre de 5 ¼ , después de configuración, tipo mini torre sin
necesidad de herramientas con dispositivo de seguridad homologado por el
fabricantes del equipo con llave única o combinación y alerta de apertura de
gabinete.
17 “ SVGA 1280x 1024 a 75 hz dot pitch de 0.26 mm que cumpla con estándar.
Energy Start y TCO95 y TCO99
AGP 4x con memoria dedicada de video de 8Mb de RDRAM y compatible con la
resolución del monitor, integrado a la tarjeta madre
Tres botones con conector minidin con la marca de la de PC
En Español de 105 teclas con conector minidin
Con capacidad de soportar todos los dispositivos planeados en operación a su
máxima capacidad de crecimiento, la cual deberá estar avalada con carta del
fabricante.
56 KB/ps
De instalación, configuración y mantenimiento.
Para acceso y configuración
Con tecnología plug and play, tipo flash , de la misma marca del fabricante del
equipo , con soporte a WFM 2.0 (Wired for management), ACPI 1.0, APM, SMBIOS
y software de administración de DMI ofertado.
Estándar DMI de la misma marca y registrado por el fabricante del equipo ofertado
(desarrollo propio),mismo que deberá detectar el número de serie del CPU y monitor
con manejo de SNMP.
CD ROM Interno IDE de 52 X, bocinas y tarjeta de sonido a 32 bits, estéreo tipo PCI,
compatible con Sound Blaster
Garantía de 3 años en sitio para todos los elementos descritos. Si el fabricante no
cubre el período total, el proveedor deberá comprometerse a respaldar el tiempo
faltante.
Características que deberá cumplir:
•
El proveedor se comprometerá a dar cumplimiento
•
El servicio se prestará en las instalaciones de la corporación
•
El tiempo de atención será, como máximo de dos horas.
•
El tiempo de reparación será de 24 horas como máximo. Sí excede ese lapso, el
proveedor deberá entregar un equipo de respaldo equivalente mientras se
soluciona el problema.
•
Si la reparación excede de 30 días naturales, el proveedor entregará a cambio
un equipo nuevo igual al adquirido.
•
Es necesario realizar pruebas de desempeño
•
El proveedor deberá garantizar por escrito la existencia de refacciones de los
equipos ofertados, por lo menos durante un período de cinco años posterior a su
adquisición.
•
El proveedor deberá entregar por escrito la certificación de la configuración del
equipo directamente del fabricante.
Servicio de soporte técnico telefónico, además deberá contar con soporte técnico en
Internet dentro de la página web de acceso público, no intranet del fabricante que
permita consultar manuales y del usuario, las características del equipo ofertado.
Deberán estar disponible para descargar, los archivos de los controladores, utilerías,
123
2
4
CONCEPTO
31. Estándares
de calidad
32. Software
instalado
33. Fundas
DESCRIPCIÓN
software de actualización del BIOS y software de administración de DMI ofertado
Estándares de calidad ISO9002, o NMX equiparable y NOM.
CANTIDAD
MS Windows última versión en español,
Office Profesional en español última versión.
Licencias incluidas, con documento certificado por Microsoft
Monitor, teclado y CPU
Fuente de alimentación continua
CONCEPTO
1. UPS
DESCRIPCIÓN
Interactivo con regulador integrado
1.1 Potencia
2K
1.2
6
CANTIDAD
4
Conectores
1.3 Tiempo de 2 Hrs. A media carga
Autonomía
2.UPS
Interactivo con regulador integrado
Potencia
1K
Conectores
4 como mínimo
Tiempo de
30 Min. Como mínimo a plena carga
110
respaldo
Tiempo de
De 4 ms como máximo
transferencia
Batería
Con 3 años de vida como mínimo y sellada-
Alarma
Alarma audible y panel de funciones
Manuales
Manuales incluidos
Estándares de
Estándares de calidad ISO9002 y NOM
calidad
3 Garantía
Tres años en toda sus partes
•
•
•
•
•
El proveedor de comprometerá por escrito a dar cumplimiento a está garantía
El servicio se prestará en las instalaciones de la dependencia
El tiempo de atención será de dos horas como máximo.
El tiempo de reparación será de 24 horas, si el tiempo de reparación excede
ese lapso, el proveedor deberá entregar un equipo de respaldo equivalente
mientras se efectúa la reparación.
Si la reparación excede de 30 días naturales, el proveedor entregará a cambio
un equipo igual al adquirido.
Digitalizador de imágenes
CONCEPTO
Digitalizador de
imágenes
1. Tamaño
DESCRIPCION
Oficio
2. Resolución
600 dpi directos por hardware y 2400 interpolados por software
3. Interfaz
USB o SCSI
4.
Reconocimiento
de caracteres
OCR ( Con capacidad para reconocer caracteres en español)
124
CANTIDAD
1
CONCEPTO
5. Tipo
De cama plana
6. Imagen
Imagen Color de 24 Bits (256 tonalidades de gris)
7. Software
Software de instalación y operación incluido, que funcione bajo ambiente Windows
95,98, NT, 2000.
De operación
8. Manuales
9. Estándares de
calidad
10. Garantía
estándar
DESCRIPCION
CANTIDAD
Estándares de calidad ISO9002 o NMX equiparable y NOM.
Garantía de 2 años en todas los elementos descritos. Si el fabricante no cubre el
período total, el proveedor deberá comprometerse a respaldar el tiempo faltante.
Características que deberá cumplir:
•
El proveedor se comprometerá a dar cumplimiento a esta garantía
•
El servicio se prestará en las instalaciones de la corporación
•
El tiempo de atención será como máximo de dos horas
•
El tiempo de reparación será de 24 horas como máximo. Si excede ese lapso,
el proveedor deberá entregar un equipo de respaldo equivalente
Si la reparación excede de 30 días naturales, el proveedor entregará a cambio un
equipo nuevo igual al adquirido
Estándares técnicos del Sistema de información
El sistema integral debe contemplar lo siguiente:
•
Con capacidades multisitio, es decir, poder trabajar en ambos ambientes, tanto
centralizado como descentralizado.
•
Con procesamiento de transacciones tanto en batch como en línea
•
El Sistema Integral deberá estar basado en la Arquitectura Cliente-Servidor.
•
El Sistema deberá operar en dos servidores con Windows 2000 Data Server
•
Cliente operando en procesadores Pentium III con Windows 2000
•
Base de Datos Relacional. ORACLE 8i (No debe existir redundancia y las tablas
definidas para la aplicación deberán estar normalizadas).
•
Los protocolos de comunicación entre cliente y servidor que deberá utilizar el
Sistema Integral será el protocolo de comunicación TCP/IP.
•
La comunicación con la base de datos será a través de ODBC y OLE.
•
Deberá contar con mecanismos para incorporar información de diferentes
localidades, a través de la conexión a la red corporativa
•
Interfaces con los sistemas especificados
•
El Sistema Integral deberá estar basado en el lenguaje de programación Visual Basic
Versión 6
Funcionalidad del Sistema de información Integral:
El sistema deberá ser:
125
•
Modular
•
Integral
•
Parametrizable (que se pueda definir cualquier concepto o dato que se requiera,
incluyendo modificaciones fiscales, sin tener que recompilar programas)
•
Tener capacidad de procesar una población mayor a 43,000 empleados y 120,000
beneficiarios aproximadamente
•
Definición de reportes (Con el mismo sistema se puedan construir las consultas que
se requieran y convertirlas en un reporte, graficar la información o exportarla)
•
Definición e esquemas de captura para agilizar el registro, el usuario personaliza la
pantalla de captura.
•
Seguridad con claves de acceso multinivel.
•
Deberá tener la capacidad de trabajar bajo ambientes centralizado y descentralizado.
El sistema en general deberá controlar a lo largo de todos los módulos y de forma
integrada:
•
Datos de la corporación
•
Datos de usuarios
•
Datos de proveedores
•
Datos de los agrupamientos
•
Datos del personal
•
Datos de materiales
126
Apéndice B
Estudio preliminar de viabilidad en el costo del proyecto (Sondeo de mercado)
Requerimientos de hardware
Descripción
Cantidad
Servidores
Equipos De Acceso Remoto
Computadoras Personales
Ups
Impresoras De Matriz De Puntos
Impresora Láser
Impresoras De Inyección De Tinta
Impresoras Para Tarjeta De Pvc
Digitalizador De Imágenes
Digitalizadores De Huella Dactilares
Digitalizadores De Firma
Tarjetas De Red Wave Lan
Adaptación Para Tarjetas De Red Isa
Repetidor De Señal De Datos Wave Point Ii
Concentrador De Las Señales Cajun
Unidad De Cd Rom De 52x O Superior Ext
Unidad De Zipdrive Iomega De 100 Mb Externa
Módulos De Seguridad (Firewall)
Precio
6
28
110
114
4
30
4
1
1
3
3
19
19
6
4
1
1
2
Total
$255,300.00
$ 25,700.00
$ 23,500.00
$ 4,000.00
$ 23,000.00
$ 12,000.00
$ 7,200.00
$ 70,000.00
$ 3,500.00
$ 12,000.00
$ 6,000.00
$ 6,000.00
$ 1,500.00
$ 9,000.00
$ 9,300.00
$ 2,000.00
$ 3,200.00
$ 13,000.00
Total
$1,531,800.00
$ 719,600.00
$2,585,000.00
$ 456,000.00
$ 92,000.00
$ 360,000.00
$ 28,800.00
$ 70,000.00
$
3,500.00
$ 36,000.00
$ 18,000.00
$ 114,000.00
$ 28,500.00
$ 54,000.00
$ 37,200.00
$
2,000.00
$
3,200.00
$ 26,000.00
$6,165,600.00
Requerimientos de software
Descripción
Cantidad
Microsoft Windows 2000 Data Server En Español
Windows 2000 En Español
Office Profesional En Español Ultima Versión
Microsoft Excel Ultima Versión
Microsoft Word Ultima Version
Visual Studio Ver.6 Enterprise Edition
Corel Draw Ver.9 En Español
Norton System Woks Utilities En Español
Pcanywhere EN ESPAÑOL ULTIMA VERSIÓN
Conexiones A Internet
Software Para:Impresión De Credenciales
Software para la Admon de la base de datos ORACLE 8i/115 lic.
Norton Antivirus Total Defense
1
2
1
110
110
1
1
1
1
2
1
1
110
Precio.
$18,000.00
$7,500.00
$5,800.00
$1,000.00
$1,000.00
$20,000.00
$8,500.00
$4,300.00
$2,800.00
$1,000.00
$13,000.00
$280,000.00
$400.00
Total
Total
$18,000.00
$15,000.00
$5,800.00
$110,000.00
$110,000.00
$20,000.00
$8,500.00
$4,300.00
$2,800.00
$2,000.00
$13,000.00
$280,000.00
$44,000.00
$633,400.00
Requerimientos de capacitación
Descripción
Cantidad
1.Análisis y diseño de sistemas
2. Bases de datos
3. Redes y telecomunicaciones
4. Desarrollo de Software
12
6
2
12
Precio
$12,000.00
$105,000.00
$14,000.00
$5,500.00
Total
127
Total
$144,000.00
$630,000.00
$28,000.00
$66,000.00
$868,000.00
Costo total estimado del proyecto
Descripción
Cantidad
1.Hardware
2.Software
3.Capacitación
4.Instalación
$ 6,165,600.00
$ 633,400.00
$ 868,000.00
$ 100,000.00
$7,766,400.00
Total
Apéndice C
Características del proveedor
• La empresa proveedora se comprometerá a proporcionar un servicio oportuno y de
calidad.
•
Deberá contar con un acta constitutiva de la empresa, que demuestre una
antigüedad no menor a cuatro años de creación.
•
Deberá demostrar que cuenta con la experiencia necesaria para cubrir con los
requerimientos de este proyecto, que sean de su competencia, anexando su currículo
y referencias comerciales de sus principales clientes.
•
La empresa proveedora del software de administración de base de datos deberá
contar con la infraestructura humana y organizacional adecuada para brindar los
servicios de asesoría y capacitación, y presentar el plan de capacitación para el uso y
la administración de la base de datos
Las empresas interesadas deberán elaborar sus propuestas conforme a los
siguientes lineamientos:
•
Impresas en papel membreteado de la propia empresa.
•
En idioma español
•
Sin tachaduras ni enmendaduras
•
Todas las hojas deberán estar foliadas y firmadas por el representante legal de la
empresa.
•
Deberán ajustar las características de los servidores incrementado sus capacidades
de acuerdo con sus propuestas de software. Deberá hacerse cargo del
mantenimiento del sistema de administración de base de datos, por lo menos un año
a partir de la puesta en marcha y posteriormente a través de un contrato anual de
soporte y mantenimiento.
128
Apéndice D
Propuesta para la instalación de la red corporativa de la Policía Auxiliar del D.F.
Se propone instalar cableado estructurado de tal forma que la infraestructura pueda
adecuarse a los cambios tecnológicos y se aumente así la vida útil de las instalaciones.
Dicha instalación deberá ser un proyecto llave en mano, donde incluya todos los
elementos de comunicación para el enlace de dichas áreas.
Diagrama de la propuesta de instalación de la red corporativa
129
Apéndice E
Descentralización del área de informática
Dirección
General
Dirección
de
operación
Dirección de
promoción
corporativa
Área
administradora
de la función
informática
Dirección
Administrativa
Centro de
Central de
Central de
alarmas
comunica-
Atención a
usuarios
Evaluación
de
seguridad
cómputo
130
Recursos
financieros
Recursos
materiales
Apéndice F
Modelo de aprendizaje por función
Surge el error
Se acumula experiencia
Se rompe la
estabilidad
¿Existe un
procedimiento
de control?
No
Se analizan las
causas del error
Se corrige el error
Se formaliza el
procedimiento de
control
Sí
Se acumula experiencia
No
¿Se aplicó?
Se investigan las
razones yse toman
medidas
Se aplica el
procedimiento
establecido
Sí
Nuevamente se
analizan las causas
del error
Se verifica el
pocedimiento y se
corrige su deficiencia
Se acumula experiencia
Se corrige el error
Se establece el
procedimiento y se
capacita en su aplicación
Situación estable
Se aprendio a controlar el error
131
Se corrige el error