LA UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA

UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA
Clausulas Contractuales.
LA UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE
CUNDINAMARCA
CLAUSULAS CONTRACTUALES
UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA
Clausulas Contractuales.
CLÁUSULA CONTRACTUALES
Introducción
En relación con el acceso a los datos de carácter personal o el tratamiento de datos por
cuenta de La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca como responsable del
fichero, es necesario señalar que los terceros con los que se contrata un servicio, como
por ejemplo un proveedor, que implica alguna de estas acciones, son considerados por
la Ley 1581de 2012, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante, LEPD)
como encargados del tratamiento, definidos como “Persona natural o jurídica, pública
o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos
personales por cuenta del Responsable.”
La LEPD no considera que, el acceso a los datos del responsable del fichero o
tratamiento, (en este caso La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca) realizado
por un tercero a efectos de prestarle un servicio sea una cesión o comunicación de
datos1, sino que se trata de una prestación de servicios que debe formalizarse a través de
un contrato que cumpla con los requisitos establecidos en la LEPD.
Al celebrar este tipo de contratos es importante considerar:
1.
No es comunicación de datos cuando el acceso es necesario para la prestación de un
servicio al responsable del tratamiento.
2.
Se debe establecer expresamente que el encargado del tratamiento:
- Sólo tratará los datos según las instrucciones del responsable
- No los aplicará o utilizará con fin distinto al que figura en el contrato,
- No los comunicará ni siquiera para su conservación a otras personas.
3.
1
Una vez culminada la relación contractual:
Cesión o comunicación de datos: “toda revelación de datos efectuada a una persona distinta del interesado”
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- Los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al
responsable.
- Cualquier soporte o documento en que conste algún dato de carácter
personal objeto del tratamiento deberá ser destruido o devuelto al
responsable.
4.
El encargado será considerado responsable y responderá de las infracciones en que
incurra personalmente si:
- Destina los datos a otra finalidad.
- Los comunica.
- Los utiliza incumpliendo las estipulaciones del contrato.
CLÁUSULA CUANDO LA UNIVERSIDAD ES RESPONSABLE DEL FICHERO
Y ENCARGA A UN TERCERO LA PRESTACIÓN DE UN SERVICIO.
Comenzando por señalar la gran dificultad que entraña la figura del tercero que accede a
los datos para la prestación de un servicio, y reiterando de nuevo la conveniencia de
prestar una atención particularizada en cada caso, se anexa una cláusula modelo que
cubre en líneas generales las obligaciones prescritas por la Ley Estatutaria 1581 de
2012, de Protección de Datos de Carácter Personal (LEPD). Esta cláusula debe ser
ajustada de acuerdo a la particularidad de cada contrato.
“De acuerdo con lo expresado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de Protección de
Datos de Carácter Personal, no será considerado comunicación ni cesión de datos el
acceso por (nombre de la persona o empresa)___________________ a los datos de
carácter personal de La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca, ya que dicho
acceso, y el correspondiente tratamiento, es necesario para realizar la prestación del
servicio contratado.
Es por ello que, a todos los efectos de normativa de protección de datos, la entidad
(nombre de la persona o empresa)___________________ será considerada como
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“encargado del tratamiento” de los datos de LA UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE
CUNDINAMARCA y, de acuerdo con ello, se establece expresamente que (nombre de la
persona o empresa)___________________ únicamente tratará los datos conforme a las
instrucciones de LA UNIVERSIDAD, expresadas en el presente contrato2, que no los
aplicará o utilizará con fin distinto al que figura en lo pactado entre las partes, ni los
comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.
En el caso de que la entidad a la que se contrata para la prestación del servicio necesite
contratar a su vez con otro tercero para poder prestar el servicio, deberá indicarse
expresamente en la cláusula así:
No obstante lo anterior, se autoriza expresamente a (nombre de la persona o
empresa_________________ para que pueda subcontratar los siguientes servicios con
las entidades que se relacionan:
(Especificar servicio y entidad que lo prestará)”
(Nombre de la persona o empresa)___________________ se compromete a adoptar e
implementar las medidas de seguridad a que se refiere la Ley Estatutario 1581 de 2012,
de protección de datos de carácter personal.
Una vez cumplida la prestación de servicios pactada, y cuando ya no sean necesarios
para continuar con el encargo realizado, los datos de carácter personal serán
destruidos o devueltos por (nombre de la persona o empresa) ___________________ al
responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste
algún dato de carácter personal objeto del tratamiento"
CLÁUSULA CUANDO LA UNIVERSIDAD PRESTA UN SERVICIO A UN
TERCERO SIENDO POR TANTO ENCARGADA DEL TRATAMIENTO.
2
En el caso de que se estructure esta cláusula como un anexo, habrá que referenciar el contrato
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En estos casos es La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca quien que presta el
servicio a un tercero y debe formalizarse el encargo en un contrato escrito, o por otro
medio equivalente, en el que se introduzca una cláusula semejante a la que sigue que se
ofrece con carácter orientativo.
“De acuerdo con lo expresado en la ley Estatutaria 1581 de 2012, de Protección de Datos
de Carácter Personal, no será considerado comunicación ni cesión de datos el acceso de
La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca a los datos de carácter personal de la
entidad (nombre de la persona o empresa) ___________________, ya que dicho acceso, y
el correspondiente tratamiento, es necesario para realizar la prestación del servicio
contratado.
Es por ello que, a todos los efectos de normativa de protección de datos, La Universidad
Colegio Mayor De Cundinamarca será considerada como “encargada del tratamiento”
de los datos de la entidad (nombre de la persona o empresa)___________________ y, de
acuerdo con ello, se establece expresamente que La Universidad únicamente tratará los
datos
conforme
a
las
instrucciones
de
(nombre
de
la
persona
o
empresa)_________________, expresadas en el presente contrato 3, que no los aplicará
o utilizará con fin distinto al que figura en lo pactado entre las partes, ni los
comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.
De ser necesario añadir la siguiente cláusula:
No obstante lo anterior, se autoriza expresamente a LA UNIVERSIDAD COLEGIO
MAYOR DE CUNDINAMARCA para que pueda subcontratar los siguientes servicios
con las entidades que se relacionan:
(Especificar servicio y entidad que lo prestará)”
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En el caso de que se estructure esta cláusula como un anexo, habrá que referenciar el contrato
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La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca se compromete a adoptar e
implementar las medidas de seguridad a que se refiere la ley Estatuaria 1581 de 2012,
para los datos y ficheros objeto de este documento.
Una vez cumplida la prestación de servicios pactada, y cuando ya no sean necesarios
para continuar con el encargo realizado, los datos de carácter personal serán
destruidos o devueltos por La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca al
responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste
algún dato de carácter personal objeto del tratamiento"
CLÁUSULA PARA CUANDO LA UNIVERSIDAD REALIZA
CONTRATACIONES LABORALES.
En estos casos es la Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca la que adquiere el
servicio a un tercero, en estos casos el contrato laboral deberá incluir una cláusula
semejante a la que sigue que se ofreces con carácter orientativo.
CLAUSULA NUMERO ______ “De acuerdo con lo expresado en la ley Estatutaria 1581
de 2012, en el artículo 4 literal h) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de Protección de
Datos Personales (en adelante, LEPD), todas las personas que intervengan en el
tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza de públicos están obligadas a
garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con
alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la referida ley y en los términos que la misma disponga; por lo
que el TRABAJADOR se compromete a dar cumplimiento a las normas adoptadas por la
Universidad en materia de protección de datos de carácter personal, so pena de incurrir
en las sanciones de tipo económico laboral o jurídico que la infracción cometida merezca,
así mismo, la Universidad hará entrega en el momento de la firma del presente contrato
de toda la normatividad interna relativa de la protección de datos personales, para que el
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Trabajador la lea, entienda y aplique desde su puesto de trabajo y en todas y cada una de
las labores encomendadas a él.”