convocatoria de la junta directiva

Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015
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EMPRESA DISTRIBUIDORA DEL PACÍFICO S.A. E.S.P. – DISPAC
Junta Directiva Ordinaria No. 214
En la ciudad de Bogotá, el veintisiete (27) de agosto de 2015, a las 8:00 a.m., se inició
la reunión de Junta Directiva Ordinaria de DISPAC S.A. E.S.P. No. 214, en las
instalaciones de la Empresa, salón de reuniones No. 2 del tercer piso, Calle 26 No. 69
D- 91, con la asistencia de las siguientes personas:
JUNTA DIRECTIVA
MARTHA LILIANA AMAYA
ULPIANO PLAZA
MARCIAL GILBERTO GRUESO
ASTRID CONSUELO SALCEDO
MARÍA PAULA ÁLVAREZ
OMAR MONTOYA
Miembro principal primer renglón
Miembro principal segundo renglón
Miembro principal tercer renglón
Miembro suplente primer renglón
Miembro suplente segundo renglón
Miembro suplente tercer renglón
ADMINISTRACIÓN DE DISPAC
GERMAN PALOMINO HERNANDEZ
LUIS ERNESTO FLÓREZ SIMANCA
EDGAR LATORRE RODRÍGUEZ
MANUEL MORALES NEIRA
Gerente General
Secretario General
Asesor Técnico Gerencia
Asesor Administrativo y Financiero
INVITADOS
ALONSO YUGUEROS
JORGE ALFONSO VARGAS
BEATRIZ MADURO
HANS THOMAS
Gerente General PROING S.A.
Gerente General Gestor
Asesora RSE
Asesor Grant Thornton
CONVOCATORIA DE LA JUNTA DIRECTIVA
La reunión de Junta Directiva fue convocada por el Gerente General mediante
comunicación radicada 20156000003991 del 20 de agosto de 2015.
El Presidente ordena la lectura del orden del día. Se procede de conformidad
sometiendo a consideración el siguiente Orden del Día:
1.
Verificación del quórum.
2.
Lectura y aprobación del orden del día.
3.
Aprobación del Acta No. 213.
4.
Aprobación de la solicitud de la vigencia futura para la contratación de la
Fiduciaria.
5.
Aprobación de la solicitud de vigencia futura para la contratación de la
administración del Datacenter, sistemas de información, servicios de hosting y
respaldo.
6.
Aprobación de traslados presupuestales
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7.
Informe Técnico
7.1.
Pérdidas de energía eléctrica
8.
Informe Comercial
8.1.
Comportamiento de recaudo y cartera
9.
Informe Administrativo
9.1.
9.2.
9.3.
Proceso de liquidación del Gestor saliente
Informe sobre el resultado de la auditoría realizada por la Contraloría General
de la Nación.
Informe sobre el proceso de implementación de las NIFF.
10.
Proposiciones y varios.
DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA
1. VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM
Se verificó la existencia del quórum estatutario para deliberar y decidir válidamente,
constatando la asistencia de todos y cada uno de los miembros principales y suplentes
del Junta Directiva.
2. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA
El orden del día relacionado anteriormente, fue aprobado de manera unánime por los
miembros presentes de la Junta Directiva.
3.
APROBACIÓN DEL ACTA No. 213
Se somete a consideración de la Junta Directiva la aprobación del acta 213. Se
manifiesta por los miembros que se enviarán los comentarios por correo electrónico
para su modificación.
4. APROBACIÓN DE LA SOLICITUD DE LA VIGENCIA FUTURA PARA LA
CONTRATACIÓN DE LA FIDUCIARÍA
El Dr. Manuel Morales inicia la presentación exponiendo sobre la necesidad de
aprobar unas vigencias futuras para los años 2016-2017-2018 con el fin de respaldar
el contrato de fiducia, que tiene como objeto –recibir únicamente del
FIDEICOMITENTE los recursos. - Realizar los pagos y entre tanto se realizan los
pagos, invertirá los recursos, todo teniendo en cuenta la destinación y los límites
establecidos en el contrato.
Con lo anterior, se solicita a la Junta Directiva autorizar la asunción de la siguiente
obligación con cargo al presupuesto de la vigencia 2016, 2017 y 2018, Cuenta
GASTOS DE OPERACIÓN COMERCIAL, rubro 51001 – Contrato Fiducia Mercantil
Irrevocable de Administración y Pagos con el fin de respaldar el contrato de Fiducia
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Mercantil de Administración y Pagos, durante el periodo 1º de enero de 2016 al 31 de
julio de 2018.
CODIGO
RUBRO
51001 AOM
51001 AOM
51001 AOM
PERIODOS
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017
1 DE ENERO AL 31 DE JULIO DE 2018
RUBROS SOLICITADOS
48.000.000,00
49.440.000,00
29.705.200,00
127.145.200,00
El Presidente Dr. Marcial Grueso somete a consideración de los demás miembros de
la Junta Directiva el tema citado, decidiéndose de manera unánime aprobar la solicitud
de vigencias futuras para la contratación de la Fiduciaria.
5.
APROBACIÓN DE LA SOLICITUD DE VIGENCIA FUTURA PARA LA
CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL DATACENTER, SISTEMAS DE
INFORMACIÓN, SERVICIOS DE HOSTING Y RESPALDO.
El Dr. Manuel Morales inicia la explicación de la necesidad de las vigencias futuras
para la contratación de la administración del Data Center, sistemas de información,
servicios de hosting y respaldo para los años 2016-2017-2018, contrato que tiene
como objeto regular los términos y condiciones bajo los cuales el Operador
Tecnológico se obliga a ejecutar para Dispac, los servicios de Operador Tecnológico
en la sede de Quibdó y Bogotá, los cuales incluyen, pero no se limitan al soporte, la
administración, la operación de manera ininterrumpida y mantenimiento del software y
hardware, y el hosting de la plataforma tecnológica de Dispac cumpliendo con los
Acuerdos de Niveles de Servicio y con la dedicación mínima establecida para el
personal técnico especializado.
Agrega que siguiendo la estructuración del modelo de Gestión, para Dispac es
fundamental garantizar la continuidad de la prestación del servicio de energía eléctrica
en el mercado atendido y esto no se podría realizar sin un adecuado soporte
tecnológico, que garantice la administración, procesamiento y salvaguarda de los
datos, del hardware y del software, necesario para la operación.
Con todo, se solicita a la Junta Directiva autorizar la asunción de la siguiente
obligación con cargo al presupuesto de la vigencia 2015, Cuenta GASTOS DE
OPERACIÓN COMERCIAL, rubro 51001 – AOM, con el fin de suscribir el Contrato de
Hosting y administración de la Tecnología Informática de Dispac para el período
comprendido entre el 1 de enero de 2016 al 31 de julio de 2018:
CODIGO
RUBRO
51001 AOM
51001 AOM
51001 AOM
PERIODOS
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017
1 DE ENERO AL 31 DE JULIO DE 2018
RUBROS SOLICITADOS
1.020.000.000,00
1.050.600.000,00
631.235.500,00
2.701.835.500,00
El Dr. Ulpiano Plaza pregunta sobre el alcance del contrato suscrito con EBSA, frente
a lo cual Miguel Carmona de Dispac manifiesta que consiste en la administración del
Data Center dentro del cual se encuentran los siguientes sistemas: -SIEC (Sistema
Comercial) – SAP (Sistema Contable) – ORFEO (Sistema de Gestión Documental), y a
estos se les realiza Back Up, soporte y mantenimiento. De igual forma, se administran
las bases de datos del sistema de telemedida y la base datos de medición prepago.
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El Dr. Ulpiano Plaza pregunta si existe un canal dedicado para el Data Center de
Dispac (Quibdó-Tunja). Miguel Carmona responde que efectivamente contamos con
un canal dedicado con el cual se comunican las bases de datos de SAP y SIEC,
realizando su Back Up de respaldo.
El Dr. Omar Montoya pregunta si el mantenimiento de los equipos que se adquirieron
por Dispac se encuentra contemplado dentro del valor del contrato a aprobar. Miguel
Carmona de Dispac responde que sí, que la actividad de soporte y mantenimiento se
encuentra prevista dentro del alcance del contrato.
El Gerente General Dr. German Palomino presenta la posibilidad de que el Gestor
(Proing S.A.) asuma la administración y control del Data Center y sus sistemas de
información, pues cuenta con un equipo profesional que ha desarrollado soluciones
informáticas ajustadas a las necesidades de su Empresa y esto puede replicarse
dentro del esquema de Dispac. Frente a esto, el Presidente Dr. Marcial Grueso
manifiesta que se debe tener cuidado para no incurrir en errores frente a la
disponibilidad, por parte de la Empresa, de la Información en cualquier momento,
dicho de otro modo, que no se pierda el control sobre la información.
El Presidente Dr. Marcial Grueso somete a consideración de los demás miembros de
la Junta Directiva el tema citado, decidiéndose de manera unánime aprobar la solicitud
de vigencias futuras para la contratación de la administración del datacenter, sistemas
de información, servicios de hosting y respaldo.
6.
APROBACIÓN DE TRASLADOS PRESUPUESTALES
El Dr. Manuel Morales presenta a los miembros de Junta la necesidad de aprobar un
traslado presupuestal a fin de respaldar requerimientos adicionales de recursos en el
rubro 22009 Otros Gastos Generales. Para ello se requieren recursos por valor de
$50.000.000 (Cincuenta Millones de Pesos).
El rubro presupuestal 23001 Impuestos, Tasas y Multas actualmente cuenta con una
disponibilidad de $205.000.000 (Doscientos Cinco Millones de Pesos).
El rubro 22009 Otros gastos Generales – comisiones tiene una apropiación de $105
millones en el 2015, a la fecha hay una ejecución de $95 millones, lo que permite
inferir que de septiembre a diciembre va a quedar limitado, lo que se explica
principalmente por el registro de unas comisiones bancarias de XM.
Los traslados sobre los que se solicita aprobación son:
CONTRACREDITO
Rubro
Concepto
23001
Impuestos, Tasas Y Multas
Valor
$50.000.000
CREDITO
Rubro
22009
Valor
$50.000.000
Concepto
Otros Gastos Generales
El Dr. Omar Montoya pregunta si estas comisiones, teniendo en cuenta que hacen
parte de la compra de energía no debe ir por operación comercial, el Dr. Morales
responde que estudiará el tema para reclasificar el rubro en el siguiente presupuesto.
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El Presidente Dr. Marcial Grueso somete a consideración de los demás miembros de
la Junta Directiva el tema citado, decidiéndose de manera unánime aprobar la solicitud
de traslado en el rubro de Gastos de Funcionamiento por $50 millones del rubro de
impuestos
7.
INFORME TÉCNICO.
El Ing. Jorge Vargas (Gerente del Gestor) inicia diciendo que existe la necesidad de
tener claridad sobre el sistema eléctrico de la empresa. Explica las líneas del
diagrama unifilar.
Indica que dentro del levantamiento que se está haciendo preocupa el número de
suspensiones que se tienen dentro del sistema (ejemplo en la línea 115) el cuadro
siguiente señala las interrupciones de manera separada. Esto muestra problemas de
aislamiento y de podas, entre otros, que deben ejecutarse para poder dejar en
condiciones adecuadas de operación y continuidad del servicio los circuitos.
El
indicador ITAC está pegando muy duro en la remuneración del gestor y en el CU.
El Dr. Ulpiano toma la palabra manifestando que es importante entender la
idiosincrasia de los indígenas, para que los acuerdos que se logren, frente a la
posibilidad que ellos participen en labores de mantenimiento, sean realmente
acertados. Agrega que en su visita a la región pudo detectar múltiples situaciones
como:
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
-Los cables deben controlarse pues pueden generar daños que repercutan en
la Empresa al tener que pagarlos.

-Los postes no tienen anclajes, es decir, debemos identificar las prioridades
circuitos por circuito para iniciar con las tareas de mantenimiento.
Efectuar un inventario de postes y estructuras, para con ello determinar si
están para cambio, igualmente mejorar la programación de podas.

La Dra. Astrid considera oportuno la vinculación de los indígenas, pero debemos
tomar las precauciones necesarias para no tener accidentes, tomar todas las medidas
de seguridad a fin de garantizar la protección de los indígenas.
Continúa el Ingeniero Vargas diciendo que luego del tenemos una operación que
cuesta aproximadamente 57 millones de pesos y lo que necesitaríamos para cubrir
todas las necesidades de mantenimiento, casi que se duplica la nómina,
aproximadamente 126 millones de pesos, pero esto genera la ventaja que en el plazo
de un año podríamos reducir los costos que se generan por compensaciones (esta
tarea va encaminada a quitar todos los cables, pararrayos, etc.) que haría que se
mejore el servicio.
Manifiesta el Ing. Yugueros que existe el compromiso de efectuar los proyectos
PRONE para obtener unos recursos adicionales, en principio, en la ciudad de Quibdó,
con un proyecto ambicioso de tener a diciembre 200 transformadores.
Con relación al contrato de podas, tenemos un contrato de aproximadamente 40
millones, pero necesitamos unas cuadrillas que nos llevaran a costos cercanos a 120
millones
7.1.
PÉRDIDAS DE ENERGÍA ELÉCTRICA
El indicador de pérdidas ha venido creciendo, las pérdidas mensuales alcanzan un
28%, esto debido, entre otros, a los problemas en las medidas, situación que debe
corregirse. Esta tarea puede tener el efecto de que las pérdidas se incrementen o
disminuyan, pero definitivamente debe empezarse con esta labor.
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El Dr. Ulpiano dice que deben tenerse los transformadores de potencial y de medida,
que pueden averiarse en cualquier momento, y tener un stock que permita el cambio
rápido, lo cual favorece para que no nos veamos afectados en pérdidas. Es decir,
debe hacerse un análisis sobre los materiales que deben tenerse en almacén para
efectuar cambios rápidos y esto repercute en la operación.
El Ingeniero Jorge Vargas, indica que en Quibdó tenemos 23 macro medidores, 5 en
Certegui y 7 en Itsmina, esta es una herramienta muy buena para el control de
pérdidas, pero encontramos que aproximadamente el 40% está dañado.
Sistemas de medida centralizada, el 40% de los clientes no se puede telemedir, por lo
tanto, se debe descargar la lectura, gran parte de los trabajadores de pérdidas se
dedica a bajar los datos que deberían llegar por el sistema. Se tiene el plan de tener
una cuadrilla, para hacer funcionar el sistema de telemedida. El Ing. Yugueros
manifiesta que hay un problema adicional es las comunicaciones.
La Dra. Astrid pregunta ¿la empresa está dedica en una gran proporción a las
pérdidas técnicas?, ¿cuál es el estado de esta situación? Responde el Ing. Jorge que
en este momento no puede contestarle, hacer un diagnóstico es lo primero, y luego
hacer una evaluación de la situación. Debemos tener claro que cuando se tomó la
decisión de utilizar telemedida, basados en estudios técnicos, se indicó que la mejor
opción era la telemedida. El Gerente General German Palomino manifiesta que la
telemedida no es que sea equivocada, sino que implica una serie de trabajos
adicionales para tratar de reducir las pérdidas, pues de manera aislada su impacto no
es fuerte frente al total de las mismas.
Se concluye por parte del Gerente General que debemos hacer el diagnostico de
donde se están generando las pérdidas técnicas y las medidas que deben tomarse
para mejorar la situación a través de un plan de acción, sin abandonar el sistema de
medida centralizada.
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8.
INFORME COMERCIAL
8.1.
COMPORTAMIENTO DE RECAUDO Y CARTERA
El Ing. Jorge Vargas inicia la presentación sobre el comportamiento de la cartera y el
recaudo con corte al 30 de julio de 2015, por 4.198 millones de pesos para el mes de
julio. En compensaciones pagamos entre 40 y 50 millones de pesos mensuales.
El Dr. Ulpiano manifiesta que sería bueno tener un comparativo del CU con otras
empresas en Colombia. A lo que manifiesta el Gerente que más adelante se mostrará
en una presentación.
La Dra. Astrid manifiesta que debe ponerse de presente que existe en la empresa un
proceso de castigo de cartera, que se verificará.
Indica la Dra. Astrid que puede existir un buen escenario para recuperar recursos que
nos adeuden las Entidades Territoriales, cuando estas se encuentren en un proceso
de reestructuración de pasivos a través de un programa de saneamiento. Para lo cual
debemos contar con la documentación organizada.
Deben programarse reuniones con los entes territoriales para entablar diálogos
encaminados a revisar el tema de los alumbrados públicos.
9.
INFORME ADMINISTRATIVO
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9.1.
PROCESO DE LIQUIDACIÓN DEL GESTOR SALIENTE.
El Secretario General informa a la Junta Directiva sobre el esquema que se estructuró
desde la Gerencia General con el fin de adelantar y culminar con la liquidación del
contrato de gestor ejecutado entre los años 2012-2015 con la Empresa Eléctricas de
Medellín.
Una primera parte busca verificar las actividades identificadas en el proceso de
empalme como pendientes. Igualmente las actividades identificadas con posterioridad
al proceso de empalme, y finalmente la identificación de los temas pendientes
informados por la interventoría externa.
Como segunda tarea se propone la elaboración de una comunicación dirigida al gestor
saliente exponiendo todo lo detectado y descrito anteriormente. Esta comunicación
será estudiada por la Interventoría, y posteriormente analizada y estudiada por la
Gerencia General, quien de considerarlo, procede a aprobarla, para que se a remitida
a Eléctricas de Medellín.
Frente a este documento el Gestor saliente deberá emitir un pronunciamiento, el cual
será estudiado por Dispac a fin de preparar los argumentos, los cuales serán llevados
a la mesa de trabajo conjunta, donde se buscaran puntos de acuerdo para terminar
con la suscripción del acta final de liquidación.
9.2.
INFORME SOBRE EL RESULTADO DE LA AUDITORÍA REALIZADA POR
LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA NACIÓN.
El Secretario General informa a la Junta Directiva que por parte de la Contraloría
General fueron determinados 17 hallazgos, 16 de los cuales son de tipo administrativo
y 1 uno de tipo fiscal. Además, podemos dividir en dos grupos, el primero de ellos
relacionados con temas administrativos-tecnológicos y el segundo con el proyecto de
Fase I.
Frente a los temas administrativos el Dr. Morales hace uso de la palabra para explicar
que en general los hallazgos hacen referencia al Data Center, a solicitudes
relacionadas con el contrato interadministrativo celebrado con EBSA, principalmente
frente a la seguridad de la información y el acceso al mismo.
Frente a los temas técnicos del proyecto Fase I el Ingeniero Latorre expone que
guardan relación con las medidas reportadas y efectivamente ejecutadas y los
sistemas empleados para su medición.
En cuanto al hallazgo de tipo fiscal explica el Ingeniero Latorre que este tiene que ver
con el cambio de unos radiadores a un transformador del Proyecto Fase I. El
cuestionamiento surge por el posible doble gasto generado, pues la compra del
transformador (que incluía sus radiadores) fue efectuada por Dispac, pero ante la
avería de los mismos (los radiadores) fue necesario adquirirlos. La justificación a
presentar es que este gasto fue asumido en principio por Dispac, para dar agilidad a la
obra y posteriormente descontado al contratista (Disico).
9.3.
INFORME SOBRE EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS NIFF.
El Dr. Manuel Morales presenta a la Junta Directiva el avance de la Empresa frente al
proceso de implementación de las normas de información financiera NIIF. Acto
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seguido presenta a la Empresa Grant Thornton quien es la encargada de acompañar
el proceso de implementación.
Inicia la presentación el Sr. Hans Thomas,
manifestando que el objetivo es compartir las inquietudes frente al proceso de NIIF
(resolución 414), los temas son las fechas importantes del proyecto, las exenciones y
excepciones.
Expone que las fechas claves son el 1 de enero de 2015 como fecha de apertura a
partir de 2016 se debe entregar la información con base en la resolución 414, pero
todo lo que tiene que ver con impuestos se sigue basando en la contabilidad actual,
por tanto, los cambios no afectan impuestos, por lo menos 4 años se mantendrá la
contabilidad actual.
El balance de apertura implica actividades de: eliminación, reconocimiento,
reclasificación y valoración, como si siempre hubiese aplicado de manera retroactiva.
Expone ante la Junta los efectos en las cuentas contables más que tienen cambio ante
la aplicación de las nuevas normas. Se detiene en la cuenta contable Activos Fijos y
recalca en especial la importancia de definir el tratamiento que se le dará a estos
activos, el Señor Hans Thomas expone los dos métodos que permite la norma: el
primero es la aplicación retroactiva que tiene por ventaja menor gasto por depreciación
y la desventaja es un menor valor del activo y del patrimonio, afecta el balance, pero
no afecta el estado de resultados futuro. El segundo método es usar el valor del
avalúo como costo atribuido, donde la ventaja es que hay un mayor valor del activo y
del patrimonio y la desventaja es un mayor gasto por depreciación en los estados de
los resultados futuros, mejora el balance, pero afectará el estado de resultados futuro.
En Comité de Gerencia se estudió la posibilidad de que fuera el primer método.
El doctor Omar Montoya, pregunta que si el Gobierno Nacional no tiene una posición
frente a este tema para todas las empresas que se rigen por la Resolución 414, el
Señor Hans responde que a la fecha no hay un pronunciamiento formal sobre este
tema. El Doctor Marcial informa que mirará la posibilidad de llevar este tema al Comité
de Activos y Pasivos del Ministerio de Hacienda.
La Dra. Astrid Salcedo comenta, qué efectos puede tener escoger la opción 1 frente al
año entratante que debemos salir a comprar energía en bolsa. El Dr. Marcial indica
que lo que más observan quienes nos venden energía es la capacidad de pagar, por
encima de los bienes.
El Dr. Omar Montoya indica que esta decisión debe llevarse al Ministerio de Hacienda
– donde deberá discutirse y someterse a debate, toda vez que esta decisión tiene
implicaciones de tipo fiscales y patrimoniales.
Con todo lo anterior, la Junta Directiva considera pertinente que la decisión sobre el
sistema a utilizar sea aplazada, para que luego de definir todos los asuntos
pendientes, se pueda contar con los elementos necesarios para abordar la toma de
decisión de la mejor manera posible, sin que se exponga a riesgos innecesarios a la
Empresa.
SE DEBE PRESENTAR EN LA PRÓXIMA JD EL AVANCE EN EL PLAN DE
SEGUIMIENTO. DE LO ESTABLECIDO A 31 DE AGOSTO DE 2015.
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10.
PROPOSICIONES Y VARIOS.
10.1. Avances de Responsabilidad Social Empresarial: Inicia la presentación la
Dra. Beatriz Maduro, indicando que el fin de la consultoría era la entrega de tres
productos: – Un documento diagnostico que incluye contexto y revisión documental.
Pregunta el Dr. Omar Montoya si las empresas tienen la obligación de tener RSE, a lo
cual la Dra. Maduro responde que a nivel mundial es voluntario, pero dado el camino
que tomó Colombia sobre protección al aceptar los objetivos de Desarrollo del Milenio
y los objetivos de desarrollo sostenible, se pensaría que la directriz sería esa, además
el 90 % de las empresas con el mismo régimen jurídico de Dispac hacen RSE.
Continúa la Dra. Beatriz diciendo que se busca integrar labores con otras empresas
del sector que permitan un mayor impacto en la región. En el año 2013 Dispac aprobó
el pacto por la sostenibilidad adquiriendo un compromiso con ANDESO para trabajar
en temas de RSE y reportar los avances.
Dispac le estaría apostando al valor compartido, en donde los recursos de RSE se
destinan a actividades relacionadas con las actividades de la empresa, pero que al
mismo tiempo se benefician a las comunidades. Ganan las comunidades, gana la
empresa y así ganamos todos.
Continuando con la presentación se explica que el contrato suscrito con ella incluye los
siguientes productos. La formulación de la política de la Empresa que incluye el
mapeo de grupos de interés, una metodología participativa para la construcción de la
política y el documento donde se concrete la misma. Este documento permitirá
identificar los intereses de los grupos para que se defina a futuro una estrategia de
trabajo con cada uno de ellos.
El plan de acción para implementar la política que incluye la identificación de los
asuntos que se están trabajando en la entidad y que tienen que ver con
responsabilidad social y que pueden ser potencializados. Un ejemplo es
el
acercamiento con grupos indígenas, para que luego de la capacitación, puedan
realizar trabajados de poda. Esta es una actividad de valor compartido que beneficia a
las comunidades y beneficia también a la empresa.
Finalmente manifiesta que la formulación de políticas RSE, se realizará incluyendo a
las comunidades y a los trabajadores de la empresa, y que debe ser elaborada desde
el territorio, con el fin que su valide sea mayor.
Luego de la presentación la Junta Directiva se da por enterada del avance sobre el
trabajo de RSE que está adelantando Dispac.
10.2. PROCESO DE COMPRA DE ENERGÍA.
El Dr. German Palomino informa a la junta sobre las diferentes estrategias que se
están adelantando para acércanos a los generadores, con el objetivo que nos
ofrezcan energía a buenos precios para una región como el Chocó que tanto lo
necesita. Manifiesta también que se van a realizar unas publicaciones antes de cerrar
el proceso de compra de energía, el cual se encuentra abierto y cerrará el próximo 7
de septiembre de 2015, todo lo anterior para incentivar a los generadores a que nos
ofrezcan energía a buenos precios a través de contratos.
Como lo había indicado con anterioridad, en el siguiente cuadro se muestra el precio al
que distintas empresas compran energía y cuál es el CU.
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Continua explicando la evolución de los precios de la energía en el periodo
comprendido entre julio de 2011 a julio de 2015. En el siguiente gráfico se muestra
como el precio de bolsa a partir agosto de 2012 aumentó superando el precio del
mercado regulado y desde allí nunca ha estado por debajo de los precios de energía
en contratos a largo plazo.
El Dr. Omar manifiesta que de no existir ofertas dentro del proceso actual para compra
de energía puede pensarse en sensibilizarse al Presidente y al Ministro de Minas y
Energía para darles a conocer un problema que puede convertirse, en un momento
determinado en social.
De esta manera la Junta Directiva se da por enterada de las diferentes acciones que
está adelantando la Empresa para comprar energía para los años 2016-2017.
10.3. INFORME PROYECTO FASE I.
El proyecto de fase I es presentado por el Ing. Edgar Latorre, indicando que fase I se
entregó el 25 de julio de 2015, señala los kilómetros de línea entregados, las
capacidades de las dos subestaciones, y los beneficiarios que son 2248 y 6 nuevas
solicitudes.
-
31,5 km de línea a 34,5 kV subestación Itsmina – subestación Chaquí.
-
26,35 km de línea a 34,5 kV del tramo Subestación Chaquí- Subestación San
Miguel.
-
Subestación Chaquí de 1 MVA 34,5/13,2 kV.
-
Subestación San Miguel 1,6 MVA 34,5/ 13,2 kV.
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El 13 de agosto se realizó reunión de seguimiento al estado de cumplimiento de los
acuerdos de consultas previas del proyecto, en esta participaron DISPAC,
ACADESAN, COCOMIMSA, el Gestor, la interventoría WSP y DISICO S. A.,
representantes del Ministerio del Interior, CODECHOCÓ. Como resultado se pudo
evidenciar que el 95% de las obligaciones adquiridas se encuentran cumplidas, y
pendientes de pago $ 37 millones a afectados de COCOMIMSA y $ 15 millones por
afectación complementaria de ampliación de trocha de la línea.
La visita de la interventoría administrativa y financiera IAF se realizará entre el 31 de
agosto y el 4 de septiembre de 2015, con el fin de evaluar la ejecución del proyecto
(que sea superior al 90%) para adelantar los trámites finales del desembolso de los
recursos FAER.
Se expone finalmente por parte del Ingeniero Edgar Latorre los pendientes de la obra
en aspectos técnicos, social y ambiental que se están gestionando con la
Interventoría:
Los cuales son:
-Entrega de planos
-Manual de Operación
-Protocolos de prueba de equipos
-Planillas finales de la línea
-Informe final de aprovechamiento forestal y PMA (en revisión por parte de WSP)
-Entrega de paz y salvo de contratistas
-Pago de afectaciones fuera de línea
De esta manera la Junta Directiva se da por enterada sobre los avances del proyecto
Fase I, así como las tareas pendientes para su culminación.
1.1.
Revisión de tareas asignadas en la reunión No. 211.
El Presidente Dr. Marcial Grueso somete a revisión las tareas asignadas en la reunión
No. 211, los responsables y el plazo de cumplimiento:
TAREAS REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA No. 210
No.
TAREA
Modificar el Estatuto
de Contratación
RESPONSABLE
Gerencia
1
2
3
No.
Informe sobre
Gerencia
proyectos de inversión
que se contratarán en
el 2015
Proceso de depuración Gestor
y castigo de cartera
CUMPLIDA
PLAZO
S/N
Sin definir por el
N
inicio del periodo de
empalme del Gestor
saliente y el entrante.
Reunión de Junta
Directiva No. 212
N
Determinación
de N
fecha de la visita por
los miembros de la
Junta Directiva
TAREAS REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA No. 211
TAREA
RESPONSABLE
PLAZO
Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015
Página 14 de 15
2
3
Informe sobre
Gerencia
proyectos de inversión
que se contratarán en
el 2015
Coordinación para
Secretaria General
reunión exclusiva
sobre pérdidas
técnicas de energía
eléctrica
Reunión de Junta
Directiva No. 212
N
Dentro de los 15 días N
del mes de julio
Siendo las 12:00 m, el Presidente levanta la sesión y se da por terminada la misma.
En constancia firman:
MARCIAL GILBERTO GRUESO BONILLA
Presidente Junta Directiva
LUIS ERNESTO FLÓREZ SIMANCA
Secretario Junta Directiva
Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015
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TAREAS REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA No. 213
No.
TAREA
RESPONSABLE
PLAZO
Informe de los resultados
Gerencia
Próxima reunión de
1 de la Contraloría General
junta
de Nación
Informe sobre la obligación Gerencia
Correo electrónico
de contratar una auditoria
para la semana 1 del
2
externa de gestión y
mes de agosto
resultados
Fase 1 reunión DNP
Ing. Luis Olea
Informe de reuniones
3
con el DNP
Informe NIIF
Manuel Morales
Próxima reunión de
junta
5
Informe compras de
energía
Ing. Edgar Latorre
Envío correo
electrónico
Oficina jurídica
Envío correo
electrónico
6
Análisis de la calidad de la
Ley del Plan Nacional de
Desarrollo y la Ley 819 de
2003. (Determinar en qué
norma radica la
competencia para la
compra de energía
eléctrica)
4
TAREAS REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA No. 214
No.
1
2
3
4
TAREA
Marco jurídico del tema
de
responsabilidad
social empresarial en
una
empresa
de
servicios públicos mixta
Oficiar a ASOCODIS
para conocer la posición
de
las
Empresas
distribuidoras sobre el
tema NIIF.
Invitar a la Gerencia
Jurídica del Gestor para
que presente un informe
sobre el estado de los
procesos judiciales y
otros.
CUMPLIDA
S/N
RESPONSABLE
Beatriz Maduro/
Oficina Jurídica
PLAZO
Envío correo
electrónico
Secretaría General
Próxima reunión de
JD
Oficina Jurídica
Determinar
si
la Oficina Jurídica
decisión sobre las NIIF
recae en la Junta
Directiva
o
en
la
Asamblea General de
Accionistas
Reunión
de
octubre de 2015
Enviar
Electrónico
JD
Correo