UNIVERSIDAD DE PANAMÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORÍA ACÁDEMICA No. DE REVISIÓN: 1 FECHA: 30-AGO-2013 PAGINA CODIGO CTIC-MP-08 1 de 7 DOCUMENTO: Procedimiento DIRECCIÓN: Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC) TITULO: Respaldo y Recuperación de Información de Información de los Equipos de la Vicerrectoría Académica-Actual. REFERENCIA DE LA NORMA: ISO 9001:2008 1. Objetivo: Garantizar la disponibilidad, seguridad y confidencialidad de la información de la Vicerrectoría Académica Institucional mediante la gestión de las copias de respaldo y su recuperación cuando sea requerido. 2. Definiciones: El Glosario de Términos utilizado en este Procedimiento se encuentra en el Manual de Sistema de Gestión de Calidad(SGC-VA) 3. Alcance: Este procedimiento inicia cuando el Coordinador de la CTIC asigna al personal de soporte técnico el cronograma de trabajo para el respaldo de los archivos de cada Dirección y/o Coordinación de la Vicerrectoría Académica. El procedimiento finaliza cuando el Coordinador de CTIC, custodio y responsable de la administración del respaldo y recuperación de la información realiza trimestralmente las pruebas de recuperación y calidad de la información de manera aleatoria, dejando registro del mismo, luego verifica y garantiza que el respaldo de la información ha sido llevado satisfactoriamente de acuerdo a los procesos establecidos. CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ ELABORÓ AUTORIZÓ Nombre: Nombre: Nombre: Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha: UNIVERSIDAD DE PANAMÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORÍA ACÁDEMICA No. DE REVISIÓN: 1 FECHA: 30-AGO-2013 PAGINA CODIGO CTIC-MP-08 2 de 7 DOCUMENTO: Procedimiento DIRECCIÓN: Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC) TITULO: Respaldo y Recuperación de Información de Información de los Equipos de la Vicerrectoría Académica-Actual. REFERENCIA DE LA NORMA: ISO 9001:2008 4. Referencia de otros documentos: Inventario Físico de Hardware y Software - Dirección Administrativa. 5. Descripción o secuencias lógicas: ACTIVIDAD Elaboración y Aprobación de Cronograma de Respaldo de información de los equipos de Tecnología Comunicación del Cronograma de Respaldo de información de los equipos de Tecnología DESCRIPCIÓN El Coordinador de CTIC, entrega al Personal de Soporte Técnico, cronograma de trabajo del backup, definiendo los tiempos aproximados para cada Dirección y/o Coordinación en que se hará el respaldo de la información El Coordinador de CTIC envía nota a cada Director y/o Coordinador de la Vicerrectoría Académica indicando que se hará el respaldo de la información que reposa en cada equipo de su grupo de trabajo, por usuario y a la vez solicita el acceso al Disco Duro Externo, asignado para el respaldo de la información y cuando se termine el respaldo se devolverá el disco duro al Director de la unidad en mención. Gira instrucción al Personal de Soporte Técnico para crear las carpetas a respaldar en el disco duro externo de cada grupo de trabajo, de acuerdo al Listado de los nombres de usuarios de cada Dirección y/o Coordinación. El Coordinador de CTIC, remite correo a cada usuario por equipo, informando la creación de la carpeta en la cual deberá reposar la información en el disco externo. Nota: El correo se enviará con cinco días de anticipación. CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ ELABORÓ RESPONSABLE Asignación de Cronograma de Trabajo para la atención de los Backup Coordinador de CTIC Coordinador de CTIC Personal de Soporte Técnico Coordinador de CTIC AUTORIZÓ Nombre: Nombre: Nombre: Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha: UNIVERSIDAD DE PANAMÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORÍA ACÁDEMICA No. DE REVISIÓN: 1 FECHA: 30-AGO-2013 PAGINA CODIGO CTIC-MP-08 3 de 7 DOCUMENTO: Procedimiento DIRECCIÓN: Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC) TITULO: Respaldo y Recuperación de Información de Información de los Equipos de la Vicerrectoría Académica-Actual. REFERENCIA DE LA NORMA: ISO 9001:2008 Creación de sitio de almacenamiento digital Realización de los respaldos Gira instrucción al Personal de Soporte Técnico verificar que los usuarios hayan guardado en la Carpeta de Mis Documentos los archivos a los cuales se les hará el backup en cada equipo. (Ver Instructivo) Personal de Soporte Técnico El Coordinador de CTIC gira instrucción al Personal de Soporte Técnico para que configure el sitio de almacenamiento digital con sus correspondientes carpetas, indicando los niveles de acceso, clasificación, la seguridad y capacidad del dispositivo de almacenamiento de la información de cada Dirección y/o Coordinación. El Personal de Soporte técnico realizará los respaldos de cada uno de los equipos en los discos externos correspondientes de cada Dirección y /o Coordinación. Coordinador de CTIC Personal de Soporte Técnico Coordinador de CTIC Personal de Soporte Técnico El Coordinador de CTIC gira instrucción al Personal de Soporte Técnico indicando que el respaldo deberá empacarse asignándole el nombre del usuario con la fecha en que se realizó el respaldo en la carpeta del usuario en el disco duro de su unidad. Registro en el Formulario de Orden de Trabajo de Soporte Técnico El Coordinador de CTIC verificará que el respaldo de la información por Dirección y/o Coordinación ha sido realizado correctamente y procederá a devolver cada Disco Duro Externo. El personal de Soporte Técnico registra la atención en el Formulario de Orden de Trabajo de Soporte Técnico y hace firmar al usuario de conformidad del servicio. Coordinador de CTIC Personal de Soporte Técnico Procede a llenar en la Base de Datos de CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ ELABORÓ AUTORIZÓ Nombre: Nombre: Nombre: Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha: UNIVERSIDAD DE PANAMÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORÍA ACÁDEMICA No. DE REVISIÓN: 1 FECHA: 30-AGO-2013 PAGINA CODIGO CTIC-MP-08 4 de 7 DOCUMENTO: Procedimiento DIRECCIÓN: Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC) TITULO: Respaldo y Recuperación de Información de Información de los Equipos de la Vicerrectoría Académica-Actual. REFERENCIA DE LA NORMA: ISO 9001:2008 Conocimiento el servicio brindado y le pone el status de finalizado. Nota: El Coordinador de la CTIC, garantizará que el Personal de Soporte Técnico mantenga la Base de Datos de Conocimiento actualizada. Monitoreo y verificación periódica de los respaldos El Coordinador de CTIC gira instrucción al Personal de Soporte Técnico para que revise periódicamente el espacio de cada disco duro externo, ocupado por los respaldos de cada usuario y de acuerdo al grupo de trabajo al cual pertenece, con la finalidad de estructurar mejor los respaldos y planificar eficientemente el almacenamiento de la información para determinar el estado y vida útil del dispositivo de almacenamiento. Coordinador de CTIC Personal de Soporte Técnico Nota: Si uno de los discos llega a un 80% de su capacidad de utilización, se harán los trámites pertinentes para la adquisición de un nuevo disco duro. Monitorear aleatoriamente los registros y eventos junto con los procedimientos de los backups realizados y en caso de encontrar alguna anomalía o sospecha de la calidad del backup, se debe repetir y hacer seguimiento para corregir las fallas detectadas. CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ ELABORÓ AUTORIZÓ Nombre: Nombre: Nombre: Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha: UNIVERSIDAD DE PANAMÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORÍA ACÁDEMICA No. DE REVISIÓN: 1 FECHA: 30-AGO-2013 PAGINA CODIGO CTIC-MP-08 5 de 7 DOCUMENTO: Procedimiento DIRECCIÓN: Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC) TITULO: Respaldo y Recuperación de Información de Información de los Equipos de la Vicerrectoría Académica-Actual. REFERENCIA DE LA NORMA: ISO 9001:2008 Recuperación de información. En caso de pérdida de información el usuario de la Vicerrectoría Académica solicitará mediante nota o correo electrónico al Coordinador de CTIC, la recuperación de la información. Coordinador de CTIC Personal de Soporte Técnico El Coordinador de CTIC gira instrucción al el personal de soporte técnico para que atienda la solicitud hecha por el usuario para la recuperación de la información. El Personal de Soporte Técnico copiará el archivo de respaldo guardado en el Disco Duro y procederá a instalarlo en el equipo requerido. El personal de Soporte Técnico registra la atención en el Formulario de Orden de Trabajo de Soporte Técnico y hace firmar al usuario de conformidad del servicio. Procede a llenar en la Base de Datos de Conocimiento el servicio brindado y le pone el status de finalizado. Nota: El Coordinador de la CTIC, garantizará que el Personal de Soporte Técnico mantenga la Base de Datos de Conocimiento actualizada. CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ ELABORÓ AUTORIZÓ Nombre: Nombre: Nombre: Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha: UNIVERSIDAD DE PANAMÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORÍA ACÁDEMICA No. DE REVISIÓN: 1 FECHA: 30-AGO-2013 PAGINA CODIGO CTIC-MP-08 6 de 7 DOCUMENTO: Procedimiento DIRECCIÓN: Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC) TITULO: Respaldo y Recuperación de Información de Información de los Equipos de la Vicerrectoría Académica-Actual. REFERENCIA DE LA NORMA: ISO 9001:2008 6. Anexos: Cronograma de Respaldo de información de los equipos de Tecnología. Inventario de Hardware y Software. Inventario de Descarte de Equipos de Tecnología. Inventario de Movimiento de Equipos de Tecnología. CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ ELABORÓ AUTORIZÓ Nombre: Nombre: Nombre: Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha: UNIVERSIDAD DE PANAMÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORÍA ACÁDEMICA No. DE REVISIÓN: 1 FECHA: 30-AGO-2013 PAGINA CODIGO CTIC-MP-08 7 de 7 DOCUMENTO: Procedimiento DIRECCIÓN: Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC) TITULO: Respaldo y Recuperación de Información de Información de los Equipos de la Vicerrectoría Académica-Actual. REFERENCIA DE LA NORMA: ISO 9001:2008 CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ ELABORÓ AUTORIZÓ Nombre: Nombre: Nombre: Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha: