Manual de contratación - Agencia Colombiana para la Reintegración

AGENCIA COLOMBIANA PARA LA REINTEGRACIÓN DE PERSONAS Y
GRUPOS ALZADOS EN ARMAS (ACR)
MANUAL DE CONTRATACIÓN
BOGOTÁ D.C, JULIO 17 DE 2014
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3
1.
OBJETIVO .............................................................................................................. 4
2.
ALCANCE ............................................................................................................... 5
3.
POLITICA DE OPERACIÓN.................................................................................... 5
4.
DEFINICIONES....................................................................................................... 9
5.
CONSIDERACIONES GENERALES ..................................................................... 19
5.1. NORMATIVIDAD APLICABLE .............................................................................. 19
5.2. COMPETENCIA PARA LA ADJUDICACIÓN Y CELEBRACIÓN DE CONTRATOS
19
5.3. RÉGIMEN LEGAL DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO
DE INTERESES .............................................................................................................. 20
6.
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTATAL Y
DEBERES GENERALES ................................................................................................. 20
6.1. DIRECTOR ........................................................................................................... 20
6.2. SECRETARIO GENERAL ..................................................................................... 20
6.3. COMITÉ ASESOR ................................................................................................ 21
6.4. FUNCIONARIO SUPERIOR DEL ÁREA EJECUTORA ......................................... 21
6.5. SERVIDORES PÚBLICOS DEL ÁREA EJECUTORA ........................................... 21
6.6. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA .......................................... 22
6.7. GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL............................................................... 23
6.8. DEBERES GENERALES ...................................................................................... 23
7.
CONTENIDO Y DESARROLLO ............................................................................ 24
7.1. ETAPA DE PLANEACION..................................................................................... 24
7.2. ETAPA PRE-CONTRACTUAL .............................................................................. 27
7.3. ETAPA CONTRACTUAL ....................................................................................... 65
7.4. ETAPA POST-CONTRACTUAL ........................................................................... 70
7.5 MODIFICACIONES AL MANUAL DE CONTRATACIÓN ........................................ 73
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INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como objetivo establecer pautas y estándares para facilitar la
aplicación de las diferentes etapas del proceso de adquisición de bienes y servicios que
demanda la AGENCIA COLOMBIANA PARA LA REINTEGRACIÓN DE PERSONAS Y
GRUPOS ALZADOS EN ARMAS (en adelante, ACR) para el cumplimiento de sus
funciones y metas institucionales.
Las directrices aquí establecidas tienen como finalidad, dar pleno cumplimiento a los
principios de la función pública previstos en la Constitución Política y en marco normativo.
A través de este documento se adoptan herramientas que consolidan y facilitan la
aplicación adecuada de las normas y procedimientos de contratación estatal en la ACR,
por lo cual, es de obligatorio cumplimiento al interior de la Entidad.
El presente Manual está dirigido a todos los servidores públicos y contratistas, partícipes
en los procesos de la contratación pública en la ACR, con el fin de permitir la unificación
de criterios contractuales.
CAMPO DE APLICACIÓN.
El presente manual se aplicará a todas las actividades relacionadas con la contratación de
la entidad y los procedimientos establecidos en él serán de obligatoria observancia en
todas las dependencias de la ACR.
RÉGIMEN APLICABLE.
El régimen legal aplicable en la ACR, es el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública contenido en la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1150 de
2007 y reglamentado por el Decreto 1510 de 2013, en especial la Constitución Política de
Colombia, la Ley 1474 de 2011, y demás disposiciones vigentes sobre la materia.
NATURALEZA AGENCIA COLOMBIANA PARA LA REINTEGRACIÓN DE PERSONAS
Y GRUPOS ALZADOS EN ARMAS
Objeto.
De conformidad con el Decreto 4138 de 2011, la Agencia Colombiana de la Reintegración
de Personas y Grupos Alzados en Armas – ACR, es una Unidad Administrativa Especial,
del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera,
presupuestal y patrimonio propio, adscrita al Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República.
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El objeto de la ACR es gestionar, implementar, coordinar y evaluar, de forma articulada
con las instancias competentes, los planes, programas y proyectos de la Política de
Reintegración, con el fin de propender por la paz, la seguridad y la convivencia.
Estructura Orgánica. (ACTUALIZAR CON LA RESOLUCIÓN 043 DE 2014, EJ. YA NO
ES GRUPO CS SI NO GRUPOS TERRITORIALES)
1. OBJETIVO
Los contratos que celebre la Agencia Colombiana para la Reintegración de Personas y
Grupos Alzados en Armas – ACR, buscan la satisfacción del interés general o colectivo,
mediante la realización de los fines estatales, asegurando la continua y eficiente
prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los
administrados que colaboran con la Entidad en la consecución de dichos fines.
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Los contratos ejecutados en Colombia se someten a la ley colombiana, salvo lo previsto a
continuación. Los contratos celebrados y ejecutados en el exterior o celebrados en
Colombia y ejecutados en el exterior podrán someterse a la ley extranjera.
Los siguientes cuatro (4) casos son excepciones a la regla prevista en el inciso anterior:
1. En el caso de operaciones de crédito público suscritos con organismos de crédito
multilateral o entes gubernamentales extranjeros, la ACR podrá someterse a los
reglamentos de éstos, siempre y cuando la ejecución de la prestación principal se
efectué fuera del país.
2. Cuando la ACR celebre convenios o contratos con organismos de cooperación,
ayuda o asistencia internacionales, podrá regirse por los reglamentos de los
organismos, cuando al menos el 50% del convenio o contrato se financie con
recursos de dicho organismo.
3. En el caso de contratar con personas extranjeras de derecho público, la ACR
podrá someterse a las disposiciones que se rijan a dichas personas.
4. Cuando la ACR celebre convenios o contratos de apoyo educativo a población
vulnerable adelantados por organismos de cooperación internacional, podrá
someterse a las disposiciones de estos.
2. ALCANCE
Este manual de contratación aplica a todo el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios
que adelante la ACR, el cual contiene todas las modalidades (etapas) de contratación y
las actividades que deban llevarse a cabo respecto de la vigilancia y control de los
contratos celebrados por la ACR y sus lineamientos deben ser observados y acatados por
todos los funcionarios públicos y contratistas que laboran y prestan sus servicios en las
diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de la actividad contractual.
3. POLITICA DE OPERACIÓN
De conformidad con lo previsto en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013 que prevé
que las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación y siendo de gran
importancia dentro del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios representa al interior
de la ACR, se construyó el presente Manual que marca las directrices para que el proceso
de Adquisición de Bienes y servicios se lleve a cabo de acuerdo a las reglas y principios
establecidos en la Ley 80 de 1993 y los decretos que la reglamenten, modifiquen o
adicionen.
En los Procesos de Contratación que adelante la ACR, se tendrán en cuenta los principios
de la Función Pública (artículo 209 C.P.), de la Gestión Fiscal (artículo 267 C.P.),el
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Estatuto General de la Contratación Pública (artículos 23, 24, 25, 26, 27, 28 y 29 de la Ley
80 de 1993, modificada parcialmente por la Ley 1150 de 2007), el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) y el
Estatuto Orgánico de Presupuesto(Decreto 111 de 1996).
De los principios y deberes de la contratación en la ACR
El Estatuto General de Contratación Estatal establece en su Artículo 23 que “las
actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo
a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los
postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las
normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de
la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho
administrativo”.
Los principios de la función administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución
Política, también resultan aplicables a la actuación contractual que adelanta la ACR, así:
prevalencia del interés general, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad,
imparcialidad y publicidad.
Legalidad: Las actuaciones que adelanten los servidores públicos deberán ajustarse al
cumplimiento de la normatividad vigente.
Igualdad: Dar el mismo tratamiento y oportunidad a quienes participen en el
procedimiento contractual, con sujeción a la Ley y las normas que reglamentan la materia.
Moralidad: Se garantiza que todas las actuaciones desarrolladas con ocasión del proceso
de contratación estarán inspiradas por los principios legales que dirigen y juzgan el
comportamiento de la sociedad.
Eficacia: Cumplir con la finalidad de los procedimientos.
Economía: Agilizar decisiones y procedimientos.
Celeridad: Impulso oficioso de procedimientos y trámites.
Imparcialidad: Garantizar los derechos de todas las personas sin discriminación.
Publicidad: Dar a conocer las decisiones.
Contradicción: Derecho a controvertir decisiones.
En relación con los principios previstos en la Ley 80 de 1993, para los efectos de este
Manual de Contratación se encuentran los siguientes:
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Principio de Transparencia: De conformidad con el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, se
debe propender por facilitar el control social sobre la gestión pública contractual.
Hacer públicas todas las actuaciones que refieran a la contratación de la ACR.
Garantizar el acceso a la información de la contratación de la ACR, utilizando para el
efecto las páginas electrónicas institucionales definidas para el efecto.
Principio de Economía: De acuerdo con lo previsto en el artículo 25 de la Ley 80 de
1993, se debe propender por Evitar trámites innecesarios en la escogencia del contratista
o en la celebración y ejecución del contrato
Evitar trámites, requisitos y autorizaciones innecesarias que entraben los procesos de
contratación.
Fortalecer la planificación de los procesos de selección.
Establecer mecanismos que agilicen la contratación y que permitan subsanar requisitos
innecesarios para la comparación de propuestas.
Centrar la evaluación de las ofertas en aspectos técnicos y económicos.
Establecer términos preclusivos y perentorios para cada etapa de la contratación.
Crear reglas para la atención oportuna de las solicitudes formuladas por los proponentes y
contratistas.
Principio de Responsabilidad: De conformidad con el artículo 26 de la Ley 80 de 1993,
se debe comprometer al servidor público y a su patrimonio en el manejo de sus
obligaciones
Desarrollar la gestión pública de manera diligente, recta y transparente.
Fijar responsabilidades en los servidores públicos y contratistas de la administración que
participen en la actividad pública contractual
Buena Fe: Artículo 83 de la Constitución Política de Colombia
Aplica en todas las etapas del proceso contractual, tanto en la etapa preliminar,
celebración y ejecución de los contratos. Las partes no solo se obligan a lo pactado, sino
a todo lo demás que según la ley, la costumbre y la equidad, correspondan a la naturaleza
de las relaciones contractuales.
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La Ley 1150 de 2007, desarrolló los siguientes deberes que pretenden materializar los
principios de Transparencia, Económica y Responsabilidad:
Planeación. Celebrar los contratos de manera oportuna.
Celebrar sólo contratos adecuados a los fines de la Entidad, al presupuesto, al plan anual
de inversiones y al plan anual de compras.
Prever y definir los riesgos del contrato y asignarlos al momento de celebrarlo.
Desarrollar la actividad de contratación de forma particular para cada caso, teniendo en
cuenta el objeto preciso y las características propias de cada necesidad de la ACR.
Propender por el estudio y elaboración de los documentos precontractuales y
contractuales en función de las necesidades de la entidad para cado caso en particular.
Primacía de lo sustancial sobre lo formal. No podrá rechazarse una propuesta por la
ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del
proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de
escogencia establecidos por la Entidad en el pliego de condiciones.
En ningún caso la Entidad podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos
subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsane la
falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas
con posterioridad al cierre del proceso.
Debido Proceso. Garantizar al proponente y al contratista el conocimiento y la posibilidad
de controvertir las decisiones que ejerce la administración mediante el ejercicio del
derecho de defensa y contradicción, frente a las decisiones que sean adoptadas. Estas
deberán estar precedidas de la práctica de las pruebas pertinentes.
Selección objetiva. Seleccionar sólo al oferente que presente la propuesta más favorable
a la Entidad y a los fines que esta busca, de modo que sirva para satisfacer las
necesidades de bienes y servicios que le permitan cumplir los cometidos para los cuales
fue creada.
Así mismo, en los procesos de contratación se seguirán los lineamientos establecidos
para cada modalidad y los pliegos de condiciones o las invitaciones, según corresponda,
indicarán los requisitos y objetivos necesarios para participar en los procesos de
selección, definiendo reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la
confección de ofrecimientos de la misma índole y aseguren la escogencia objetiva del
contratista.
Igualmente, se aplicarán las reglas de interpretación de la contratación y los principios
generales del derecho.
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4. DEFINICIONES
Para los efectos del presente Manual, ténganse presentes las siguientes definiciones, así
como lo que ellas referencian de conformidad con el marco legal vigente en la materia:
ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el Supervisor o Interventor y
Contratista, en el cual, se estipula la fecha de iniciación del contrato previo
cumplimiento de los requisitos establecidos para el efecto. A partir de dicha fecha
comienza a contabilizar el plazo, si así se pactó en el contrato, sin que sea exigible
tanto no es un requisito de ejecución determinado por la ley.
el
el
se
en
ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento mediante el cual la Entidad y el Contratista
acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o
caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes que impidan la ejecución
del mismo.
ACTA DE REINICIACIÓN: Es el documento mediante el cual se da por terminada la
suspensión del contrato por haberse superado las situaciones que le dieron origen y se
ordena la reiniciación de las actividades. Este documento será firmado por el Contratante
y el Contratista. El contratista se obliga a actualizar la garantía única.
ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN: Es el documento que contiene los
datos referentes a la forma como el contratista entrega a la Entidad los bienes, las obras o
los servicios objeto del contrato y la manifestación del contratante de recibirlos a
satisfacción o con observaciones.
ACTA DE TERMINACIÓN: Es el documento suscrito por el Ordenador del Gasto o
competente contractual de la ACR y el contratista en el cual se deja constancia de la
terminación del contrato.
ACTA DE LIQUIDACIÓN: Es el documento suscrito por el Ordenador del Gasto o
competente contractual de la ACR y el contratista, que constituye el balance final o ajuste
de cuentas, entre la ARC y el particular contratista, con miras a finiquitar la relación
jurídica que surge de la suscripción del contrato.
ADENDA: Documento que aclara o modifica el pliego de condiciones, la invitación u otros
documentos que conformen las bases de la contratación de un proceso de selección, sin
que en ningún caso se puedan cambiar los elementos del contrato.
ADICIÓN, OTROSÍ Y PRÓRROGA: Los tres conceptos se definen así:
La adición es el acuerdo que modifica un contrato vigente, con el fin de aumentar su
valor, hasta por un monto máximo que no supere el cincuenta por ciento (50%) del valor
total del contrato, la misma regla se aplicará en caso de que se realicen varias adiciones.
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La prórroga es el acuerdo que modifica el plazo contractual, con el objeto de aumentarlo.
El otrosí es el instrumento por medio del cual se modifica, aclara o complementa, de
mutuo acuerdo, la cláusula de un contrato.
ADJUDICAR: Es el acto por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluación o de
culminación de la audiencia de subasta inversa, la Entidad manifiesta a través de una acto
administrativo motivado que el contrato producto del proceso del proceso de selección, se
suscribirá con el proponente que haya obtenido las mejor calificación o haya presentado
el menor precio, para el caso de la subasta inversa.
ADJUDICATARIO: Es el proponente que resulta favorecido con la adjudicación de un
proceso de selección.
ANTICIPO: El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser
destinada al cubrimiento de los costos en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución
del objeto contractual. Es la financiación por parte de la entidad estatal de los bienes y
servicios correspondientes a la prestación a ejecutar, x lo cual revisten carácter de
recursos público, bajo estas condiciones se exige que el mismo sea amparado con una
garantía consistente en una póliza de seguro correspondiente al 100% de su valor, como
también que se amortice durante la ejecución del contrato.
BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN
UTILIZACIÓN: Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con
independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones
de desempeño y calidad objetivamente definidos, que generalmente son requeridos por
las Entidades y ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para
quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción
de las necesidades de quien los adquiere.
Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas
que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la
prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para
satisfacer las necesidades de la Entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus
ventajas funcionales.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Documento que emite el
responsable del presupuesto de la Entidad o quien haga sus veces. Este certificado
garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la
adopción de los compromisos que para los efectos del presente manual, en los términos
del inciso segundo del Artículo 41 de la Ley 80 de 1993. Este documento afecta
preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el
correspondiente el registro presupuestal.
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CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la operación presupuestal mediante
la cual se perfecciona el compromiso y se afecta de forma definitiva la apropiación,
garantizando que ésta no sea destinada a otro fin. De esta operación se genera un
certificado y su realización afecta definitivamente la respectiva partida.
CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: Acuerdo contractual en el que para asegurar el
cumplimiento de una obligación, el contratista se sujeta a una pena que consiste en dar o
hacer algo en caso de no ejecutar o retardar la obligación. Puede tener fines
sancionatorios o ser una mera tasación anticipada de perjuicios.
CLÁUSULAS Y PODERES EXCEPCIONALES: Son potestades unilaterales que tienen
las Entidades Estatales en su actividad contractual, a saber: Interpretación, Modificación y
Terminación Unilateral y Caducidad, sujeción a normas nacionales y, en los contrato de
concesión, la Reversión. Estas potestades se ejercen por medio de acto administrativo en
los términos previstos en la Ley 80 de 1993.
Se ha reconocido por la jurisprudencia del Consejo de Estado que son poderes
excepcionales la imposición de multa, la declaratoria de incumplimiento con ánimo de
hacer exigible la garantía y la cláusula penal pecuniaria.
COMITÉ ASESOR: Para la evaluación de propuestas o manifestaciones de interés, en los
procesos de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos o mínima
cuantía, es necesario que se designe un Comité Asesor. Estará integrado por servidores
públicos o contratistas. Dicho Comité elevará recomendaciones de las cuales podrá
separase la Entidad en materia jurídica, técnica y financiera, previa motivación.
COMPENSACIÓN: Modo de extinguir las obligaciones, la cual opera por el sólo ministerio
de la ley y aun sin conocimiento de los deudores; ambas deudas se extinguen
recíprocamente hasta la concurrencia de sus valores, desde el momento que una y otra
reúnen las siguientes condiciones:
(i) Que sean ambas de dinero y de cosas fungibles o indeterminadas de igual género
y calidad,
(ii) Que ambas deudas sean líquidas y
(iii) Que ambas sean actualmente exigibles.
CONFLICTO DE INTERESES: La ACR observará lo previsto en el artículo 40 de la Ley
734 de 2002, según la cual, todo servidor público deberá declararse impedido para actuar
en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o
decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus
parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil,
o su socio o socios, de hecho o de derecho.
En cada pliego de condiciones, de acuerdo con la finalidad que se pretende satisfacer y
siempre que la necesidad así lo demande, la ACR definirá las situaciones de conflictos de
interés en que incurren los proponentes o futuros contratistas, de manera que queden
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taxativamente incluidas en los documentos precontractuales. Lo anterior, de conformidad
con lo señalado por el Consejo de Estado.
Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés
particular y directo del servidor público, deberá declararse impedido.
PARÁGRAFO: En caso de presentarse y aceptarse la declaración de conflicto de interés
manifestada por escrito, será resuelto por el nominador en acto administrativo, en el cual
podrá reasumir su competencia o designar un funcionario ad-hoc facultado para intervenir
en el respectivo proceso.
CONTRATACIÓN ESTATAL: Tiene lugar cuando las entidades estatales realizan
negocios jurídicos con personas jurídicas o naturales del sector público o privado, para
cumplir con las funciones asignadas y en consecuencia cumplir con los fines del Estado.
CONTRATANTE: Para el caso de la contratación estatal, este Manual se refiere
únicamente a la ACR.
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que
individualmente o en conjunto con otra(s), bajo la modalidad de consorcio, unión temporal,
promesa de sociedad futura, se obliga(n) a una determinada prestación, según las
especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.
CONTRATO ESTATAL: Acuerdo de voluntades generador de obligaciones, el cual
celebran las entidades estatales y el futuro contratista, que se eleva a escrito en los
términos del Artículo 41 de la Ley 80 de 1993.
CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS: Acuerdo de voluntades entre entidades
estatales, en el que las partes se obligan a ejecutar prestaciones a favor de la otra.
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS: Acuerdo de voluntades entre entidades
Estatales1, donde las partes aúnan esfuerzos y recursos para la consecución de un
objetivo común o el desarrollo de proyecto de interés mutuo.
Estos convenios se rigen por el artículo 95 de la Ley 489 de 1998 y, excepcionalmente,
por la Ley 1508 de 2012.
CONVENIOS DE ASOCIACIÓN: Unión de esfuerzos con personas jurídicas de naturaleza
privada, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y
funciones que le asigna la ley a la ACR.
1
A diferencia las entidades estatales (previstas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993), las entidades públicas
son aquellas que conforman la estructura del Estado, de conformidad con la Constitución Política y la Ley
489 de 1998, entre otras leyes.
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En ellos se debe determinar con precisión los siguientes aspectos: (i) su objeto, (ii) el
término de duración, (iii) las obligaciones de las partes, (iv) los aportes de las partes, (v)
las instancias de coordinación y (vi) los demás aspectos que se consideren pertinentes.
CRONOGRAMA DE CONTRATACIÓN: Acápite del pliego de condiciones que fija de
forma cronológica las fechas de las diferentes etapas del proceso de selección.
CONSORCIO: Cuando dos o más personas en forma conjunta, presentan un misma
propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo
solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del
contrato.
DELEGACIÓN: Asignación de funciones propias de un cargo en un funcionario de menor
jerarquía. En materia de contratación, se limita a la celebración de contratos, de
conformidad con el inciso primero del artículo 12 de la Ley 80 de 1993.
DESCONCENTRACIÓN: En materia de contratación estatal consiste en la distribución
adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la Entidad, sin que ello
implique autonomía administrativa en su ejercicio. Entre otros, comprende la distribución
de la realización de las licitaciones o procesos contractuales en servidores públicos del
nivel directivo, ejecutivo o en sus equivalentes.
DEPENDENCIA SOLICITANTE QUE REQUIERE LA CONTRATACIÓN: Es aquella
dependencia de la ACR que en conjunto con el Grupo de Estudios Previos, elabora los
estudios previos de la contratación, en donde se encuentra la necesidad que se pretende
satisfacer.
EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados esperados.
EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos estarán
conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del
proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar
adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad, así como el de la distribución
de riesgos que la Entidad propone.
Los elementos de contenido mínimo previstos en las normas que rigen la contratación
estatal, refieren a un contenido mínimo que deberá complementarse con los que se exijan
de manera puntual en función de las diferentes modalidades de selección.
EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS: Verificación de orden jurídico, financiero, técnico y
económico que realiza el Comité Asesor para la Evaluación de Propuestas a las ofertas
que se radiquen en virtud de un proceso de selección.
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FICHA TÉCNICA: Es un anexo al pliego de condiciones que debe elaborarse por parte de
cada Entidad, cuando se adelanten procesos de selección abreviada para la contratación
de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización,
siempre y cuando los mismos sean adquiridos utilizando el método de subasta inversa. La
Entidad elaborará una ficha técnica la cual debe incluir las características y
especificaciones, en términos de desempeño y calidad, de los elementos señalados en el
objeto de la contratación.
La ficha técnica debe contener como mínimo: a) Denominación de bien o servicio; b)
Denominación técnica del bien o servicio; c) Unidad de medida; d) Descripción general.
GARANTÍAS: Instrumento otorgado por los oferentes o por los contratistas de una entidad
estatal contratante, a favor de ésta o de terceros, con el objeto de garantizar la cobertura
de los riesgos a que se encuentra expuesta la Administración.
CLASES DE GARANTÍAS. En los procesos de contratación los oferentes o contratistas
podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes
cinco garantías:



Contrato de seguro contenido en una póliza de seguros.
Fiducia mercantil en garantía – patrimonio autónomo
Garantía bancaria.
GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: Garantía que tiene como finalidad
asegurar el cumplimiento de los ofrecimientos que contenga cada propuesta en el proceso
de selección y la seguridad de que el adjudicatario suscriba el contrato.
INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el que se consigna el resultado de la
comparación de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de selección
adelantados por la Entidad.
INFORME DEL INTERVENTOR O DEL SUPERVISOR: Documento a través del cual el
interventor o el supervisor da cuenta a la Entidad sobre las situaciones que se presenten
durante la ejecución del contrato.
INTERVENTORÍA: Consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del
contrato realiza una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad
Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la
materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.
No obstante, cuando la Entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del
contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero,
contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.
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INHABILIDAD: Es la ausencia de capacidad para celebrar contratos con las entidades
públicas, por disposición constitucional o legal, o como consecuencia de una sanción
disciplinaria, penal o contractual, o por estar incluido en el boletín de deudores fiscales. Es
de naturaleza universal, es decir, se extiende a todas las entidades públicas del Estado
colombiano. Cuando tenga origen sancionatorio, sólo se extinguirá por vencimiento del
término por el cual fue impuesta en acto administrativo o en sentencia judicial.
INCOMPATIBILIDAD: Es la imposibilidad legal de concurrencia de funciones públicas con
privadas o actividades contractuales, así como la inconveniencia de la coexistencia de
situaciones familiares o negociales con la entidad, que puedan llegar a incidir en la
objetividad en el manejo de las relaciones contractuales.
Es relativa, por cuanto sólo se aplica a la persona o entidad en quien recaigan las
situaciones expresa y taxativamente previstas en la ley, con interpretación restrictiva. Se
extingue cuando desaparezca la situación de incompatibilidad prevista en la ley.
Para todos los efectos será aplicable el régimen de inhabilidades, incompatibilidades y
Prohibiciones previstas en la Ley 80 Artículo 8°, inhabilidades e incompatibilidades
sobrevivientes Artículo 9º y las excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades
previstas en el Artículo 10º de la Ley 80/93, , las normas del Código Disciplinario Único
aplicables, así como la prohibición prevista en el artículo 3 de la Ley 1474/11 y las
inhabilidades contempladas en los artículos 1, 2,4 y 90 de la Ley 1474/11, y demás que
las modifiquen, adicionen o complementen.
JUSTIFICACIÓN: Es una descripción precisa de la necesidad del bien o servicio a
requerir, de forma tal, que el objeto a contratar permite alcanzar un objetivo, contribuir a la
realización de un proyecto o inversión, o del servicio requerido. Igualmente, contendrá el
análisis de alternativas consideradas que hacen necesaria la contratación.
MANUAL DE CONTRATACIÓN: Documento en el que se señalan las funciones internas
en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o
desconcentración de funciones, los lineamientos institucionales en la materia, así como
las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual, en los términos
previstos en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013..
MODALIDADES DE SELECCIÓN: Las siguientes son modalidades de selección:
Licitación Pública
Selección abreviada
Concurso de méritos
Contratación directa
Mínima cuantía
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(Ver artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 94 de la Ley 1474 de
2011).
MULTAS: Es una sanción de carácter pecuniario por el incumplimiento total, el
cumplimiento tardío o el indebido cumplimiento de una prestación de dar, hacer o no. Las
multas tienen el propósito de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Las
multas serán impuestas en audiencia pública conforme a lo previsto en el artículo 86 de la
ley 1477 de 2011.
NOTIFICACIÓN: Es el acto mediante el cual se da a conocer un acto administrativo a los
interesados en el decisión.
OFERTA MÁS FAVORABLE: La oferta más favorable será aquella que, teniendo en
cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y
detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes,
resulte ser la más ventajosa para la Entidad, sin que la favorabilidad la constituyan
factores diferentes a los contenidos en dichos documentos.
PLAN DE ADQUISICIONES: Es un documento que contiene todas las adquisiciones que
la Entidad tiene previsto realizar para una vigencia presupuestal.
Estas adquisiciones pueden ser de materias primas y materiales, productos terminados o
servicios para funcionamiento o inversión.
PLAN DE COMPRAS: Es una herramienta presupuestal en la que las Entidades Estatales
relacionan los bienes que requieren para su funcionamiento y organización, el cual es
aprobado por el Comité de Presupuesto y Contratación y modificado cuando las
apropiaciones presupuestales sean modificadas o aplazadas.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el periodo que transcurre desde el inicio del contrato y
término pactado para su ejecución, la liquidación del mismo.
PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento que contiene los requisitos objetivos de
participación, reglas de evaluación, condiciones de costo y calidad, cronograma, aspectos
a regular, liquidación.
PROPONENTE U OFERENTE: Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en
consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura que participa en un proceso de
selección de contratista para una entidad pública y que aspire a celebrar contratos con las
entidades estatales de conformidad con lo señalado en el artículo 6 de la ley 1150 de
2007.
PUBLICACIÓN EN EL SECOP: Los funcionarios de ACR serán responsables de
garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de
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contratación. Para el efecto, deberán dar publicidad de las actuaciones por medio del
Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP).
La falta de publicación en el SECOP de la información constituirá la vulneración de los
deberes funcionales de los responsables, lo cual podrá dar lugar a imposición de
sanciones disciplinarias a que hubiere lugar.
RÉGIMEN DE INHABILIDAD E INCOMPATIBILIDAD: Conjunto de normas que
determinan cuando un servidor público o un particular no pueden desempeñar ciertas
funciones o asumir algunas responsabilidades en procura de la trasparencia y la
objetividad en el desarrollo de las mismas. En materia contractual, limitan la posibilidad de
contratar con las entidades estatales.
RUBRO: Es aquella parte del presupuesto de la ACR que se afecta específicamente para
el desarrollo de un proceso de selección o un contrato y que hace parte de un objeto de
gasto; dicha afectación se hace en los términos dispuesto por la Ley Orgánica de
Presupuesto.
REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Son el registro presupuestal y la
aprobación por parte de la ACR de la garantía única, con el fin de poder dar inicio a la
ejecución del contrato.
RESPONSABILIDAD CIVIL: Es la originada en el daño patrimonial surgida por actuación
u omisión imputable a uno de los contratistas, desarrolladas por las partes durante la
celebración y ejecución de los contratos.
RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA: Responsabilidad imputable a un servidor público o
contratista, por inobservancia de sus deberes, obligaciones, extralimitaciones u omisiones
en la actividad contractual. (Ley 734 de 2002, artículo 58 de la Ley 80 de 1993, Ley 1474
de 2011).
RESPONSABILIDAD FISCAL: Se origina en el daño patrimonial que con motivo de la
selección, celebración, o ejecución de un contrato pueda sufrir el erario público, como
consecuencia de la actuación de un servidor público.
RESPONSABILIDAD PENAL: Violación de uno o varios tipos penales consagrados como
tales dentro de la legislación.
REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES RUP: Es la certificación que contiene la
información de quienes aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, obtenida
mediante la verificación de los requisitos habilitantes y demás información relacionada y la
clasificación que cada interesado realiza al momento de su inscripción, renovación y
actualización, aportando la documentación que se exige y que es objeto de verificación
documental por parte de la Cámara de Comercio respectiva.
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REQUISITOS HABILITANTES: Son aquellos que verifican condiciones del proponente
como su capacidad jurídica, condiciones de experiencia, capacidad financiera y de
organización de los proponentes, los cuales una vez corroborados por parte de la Entidad,
habilitan o no a cada oferente para participar en las siguientes etapas de los procesos de
selección. Su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a
suscribir y a su valor.
La acreditación de estos requisitos, se verifica con el certificado que expida la respectiva
Cámara de Comercio, en desarrollo del Registro Único de Proponentes.
RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTO: Acto
administrativo por medio del cual se adjudica un contrato estatal a uno de los oferentes o
se declara desierto un proceso de selección. Este acto debe ser expedido por el
representante legal de la Entidad o por el delegado para ejecutar la ordenación del gasto.
RESOLUCIÓN DE APERTURA: Acto administrativo mediante el cual la Administración
declara oficialmente la iniciación de un proceso de contratación.
RIESGOS PREVISIBLES EN LA CONTRATACIÓN: Para los efectos previstos en el
Artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, se entienden como riegos involucrados en la
contratación todas aquellas circunstancias previsibles que de presentarse durante el
desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El
riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un
profesional de la actividad en condiciones normales.
La entidad deberá tipificar, estimar y asignar los riesgos previsibles que pueden ocurrir
durante la ejecución del futuro contrato, para el efecto, se deberá realizar esta evaluación
de riesgos previo a cada proceso contractual, sin que pueda existir una matriz
generalizada para todos ellos.
La asignación de los riesgos debe responder al criterio, según el cual deben determinarse
la parte que está en mejor condición de soportar el riesgo que se puede generar.
SECOP: Es un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales,
que permitirá la interacción de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y
los órganos de controla través de la articulación de los sistemas de información
relacionados con la contratación pública que se encuentren a cargo del Gobierno
Nacional.
SUPERVISIÓN: Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y
jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma
entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la
entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación
de servicios que sean requeridos.
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VEEDURÍA CIUDADANA: Mecanismo democrático de representación, que le permite a
los ciudadanos o las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer la vigilancia sobre la
gestión pública, respecto a las autoridades administrativas, políticas, judiciales,
electorales, legislativas y órganos de control, así como a las entidades públicas o
privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que
operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la
prestación de un servicio público.
5. CONSIDERACIONES GENERALES
5.1.
NORMATIVIDAD APLICABLE
La ACR, adopta para el cumplimiento de sus fines, los procedimientos para desarrollar la
Gestión Contractual establecidos en la ley en especial los señalados en:
1.
2.
3.
4.
5.
Artículo 355 de la Constitución Política
Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios
Ley 1150 de 2007
Ley 1474 de 2011
Legislación Civil y Mercantil
A nivel interno se sujetará a lo establecido en los actos administrativos que regulen
asuntos de contratación, funciones internas en materia contractual y los procedimientos
internos que se implementen en la ACR.
Los actos administrativos que se expidan a fin de dar cumplimiento a los procesos y
procedimientos de contratación deben sujetarse a las normas y principios establecidos en
el presente manual y no podrán modificarlo.
5.2.
COMPETENCIA PARA LA ADJUDICACIÓN Y CELEBRACIÓN DE CONTRATOS
La representación legal de la ACR, corresponde al Director General de la Entidad. Sin
perjuicio de lo anterior, el Director General delegó la facultad de contratar en el Secretario
General, mediante Resolución 0081 de 2013 modificada por la Resolución 088 del mismo
año, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993.
De igual forma, de conformidad con el numeral 8 del artículo 17 del Decreto 4138 de
2011, corresponde al Despacho del Secretario General de la ACR “Coordinar y adelantar
todos los trámites y procedimientos relacionados con la gestión contractual de la entidad”.
Todos los estudios previos, especificaciones técnicas y sondeos de mercado, análisis del
sector económico y de los oferentes estarán a cargo del Grupo de Estudios Previos y las
áreas técnicas que originan el requerimiento.
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5.3.
RÉGIMEN LEGAL DE INHABILIDADES
CONFLICTO DE INTERESES
E
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INCOMPATIBILIDADES
Y
En la ACR la contratación estará sujeta al régimen legal de inhabilidades e
incompatibilidades, de acuerdo con lo previsto en el Estatuto General de la Contratación
Estatal.
6. RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTATAL Y
DEBERES GENERALES
6.1.
DIRECTOR
Le corresponde al Director General de la ACR, las siguientes responsabilidades en
materia de contratación estatal:
1. Adoptar mediante acto administrativo la modificación o adopción del Manual de
Contratación de la Entidad.
2. Propender porque los procesos contractuales se desarrollen de acuerdo con los
principios señalados en este Manual de Contratación, y demás que resulten
aplicables.
6.2.
SECRETARIO GENERAL
El Secretario General de la ACR tendrá las siguientes responsabilidades, de conformidad
con la resolución de Delegación:
1. Proteger los intereses de la ACR.
2. Adelantar de forma adecuada y oportuna la adquisición de los bienes y servicios
que la ACR necesite para su funcionamiento y para el cumplimiento de las
funciones que le son propias.
3. Propender porque las adquisiciones de bienes y servicios se realicen con arreglo a
los principios de celeridad, eficacia, eficiencia, responsabilidad, economía,
selección objetiva, legalidad, transparencia, publicidad, imparcialidad, igualdad y
lealtad.
4. Nombrar mediante acto administrativo a los integrantes del Comité Asesor, en
función de los procesos que se adelanten.
5. Designar a las personas que realicen la supervisión o interventoría de los
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contratos.
6. Celebrar los contratos y convenios que resulten adecuados para la ACR, dentro de
lo orden constitucional y legal vigente al momento de su celebración.
7. Autorizar modificaciones en los contratos y suscribir los documentos pertinentes.
8. Adelantar con el apoyo del Grupo de Gestión Contractual, las actuaciones
administrativas tendientes a sancionar o multar contratistas de la Entidad.
6.3.
COMITÉ ASESOR
Los miembros designados por el Secretario General para integrar el Comité Asesor serán
responsables de:
1. Proteger los intereses de la ACR.
2. Recomendar al Secretario General con miras a que éste seleccione al proponente
que presente la oferta más favorable.
3. Hacer recomendaciones para que el proceso se delante de forma transparente y
adecuada.
6.4.
FUNCIONARIO SUPERIOR DEL ÁREA EJECUTORA
El funcionario superior del área ejecutora que tenga bajo su competencia la definición de
las necesidades, tendrá las siguientes responsabilidades:
1. Proteger los intereses de la ACR.
2. Apoyar la evaluación de las propuestas, junto con el Comité Asesor, contando con
el concurso del Grupo de Gestión Contractual.
3. Cuando resulte conveniente para la Entidad, solicitar por conducto del Supervisor
o del Interventor, adicionar, suspender, recomendar la cesión, terminar
anticipadamente el contrato, o cualquier otra modificación al mismo.
6.5.
SERVIDORES PÚBLICOS DEL ÁREA EJECUTORA
Será responsabilidad de los servidores del área ejecutora:
1. Proteger los intereses de la ACR.
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2. Apoyar al funcionario superior en la estructuración del estudio previo del área
ejecutora y demás documentos técnicos necesarios para la selección del
contratista.
3. Apoyar en la evaluación de las propuestas cuando así lo solicite el funcionario
superior del área.
4. Ejercer la supervisión de los contratos, cuando sea designado.
5. Remitir al Grupo de Gestión Contractual, información relacionada con las
necesidades de bienes y servicios con miras a establecer el plan de compras
de la Entidad y del plan de inversiones.
6. Apoyar al Grupo de Gestión Contractual en el trámite de liquidación de los
contratos
6.6.
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Los servidores públicos de la Subdirección Administrativa y Financiera tendrán las
siguientes responsabilidades:
1. Proteger los intereses de la ACR.
2. Expedir la relación de las cuantías de contratación para cada vigencia
fiscal.
3. Emitir los certificados de disponibilidad y registro presupuestal (CDP y
CRP), de conformidad con lo establecido en el plan de compras y en el
resultado de los procedimientos contractuales.
4. Apoyar la evaluación de las propuestas, junto con el Comité Asesor,
contando con el concurso del Grupo de Gestión Contractual.
5. Asesorar al funcionario superior del área ejecutora y a los supervisores en
los aspectos de contenido económico de los contratos que se celebren.
6. Efectuar los pagos conforme a lo establecido en el contrato y de acuerdo
con las instrucciones impartidas por el Supervisor del contrato.
7. Apoyar al Grupo de Gestión Contractual en el trámite de liquidación de los
contratos.
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6.7.
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GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
Los servidores públicos del Grupo de Gestión Contractual tendrán las siguientes
responsabilidades:
1. Proteger los intereses de la ACR.
2. Liderar el proceso de contratación de bienes y servicios de la entidad, así
como la celebración de asociaciones público – privadas.
3. Complementar los estudios previos relacionados con los aspectos
financieros y jurídicos. Para el efecto, se apoyará en la Subdirección
Administrativa y Financiera en lo de su competencia.
4. Consolidar el plan de compras y hacer seguimiento a su ejecución.
5. Integrar y liderar el Comité Asesor cuando sea designado por el Secretario
General.
6. Solicitar a la Subdirección Administrativa y Financiera la expedición del
certificado de disponibilidad presupuestal para amparar la futura
contratación.
7. Elaborar los documentos precontractuales, contractuales y de liquidación
de los contratos, contando con el apoyo de las áreas ejecutoras y demás
áreas de la Entidad, cuando resulte procedente.
8. Dirigir, orientar y vigilar la aplicación de normas y políticas en materia de
contratación estatal.
9. Coordinar y adelantar los procesos de selección y celebración de contratos
y convenios.
10. Emitir conceptos en materia contractual.
11. Dirigir y coordinar la actualización de los sistemas de información previstos
en la ley.
12. Apoyar las actuaciones administrativas tendientes a sancionar o multar
contratistas.
6.8.
DEBERES GENERALES
Quienes participen en el proceso precontractual, contractual y post contractual de la ACR,
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deberán:
1. Dar cumplimiento a lo previsto en la Constitución, en las leyes, los decretos
reglamentarios, las resoluciones internas y este Manual de Contratación.
2. Cumplir con las disposiciones del Sistema de Gestión de Calidad que
resulten aplicables, siempre que ellas se encuentren en concordancia con
la normatividad legal vigente.
3. Informar acerca de los actos o hechos que puedan constituir actos de
corrupción o puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato.
7. CONTENIDO Y DESARROLLO
En los procesos contractuales se seguirán los trámites y procedimientos establecidos en
este título, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes de contratación estatal.
Se entenderá que los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos no
contemplados expresamente en el presente manual, serán adelantados de acuerdo con
las normas que regulan la contratación pública.
7.1.
ETAPA DE PLANEACION
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el objetivo del proceso de apoyo
“Adquisición de Bienes y Servicios” de la ACR, es necesario tener en cuenta los
siguientes lineamientos generales para todo tipo de contratación de la Entidad.
7.1.1. Plan Anual de Adquisiciones
Para efectos de identificar y justificar el valor total de recursos requeridos por la ACR,
para efectuar la contratación requerida, evaluar el nivel de ejecución del presupuesto y
pronosticar la demanda de bienes y servicios de la Entidad anualmente.
7.1.1.1. Forma de Elaboración.
El Plan Anual de Adquisiciones se elaborará aplicando el principio de planeación, previo
análisis de las necesidades de la ACR, teniendo en cuenta el comportamiento histórico y
los requerimientos presentados por cada una de las dependencias. Para su elaboración y
aprobación se priorizan las necesidades de la Entidad, de acuerdo con los recursos
disponibles.
No se podrán adquirir bienes o servicios no incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones.
Sin perjuicio de lo expuesto, cuando se presenten necesidades sobrevinientes, urgentes o
expresas, deberán incluirse en dicho Plan mediante modificación y ajuste del mismo,
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previa aprobación por parte del Comité de Presupuesto y Contratación.
Cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios con cargo a recursos de inversión,
deben hacer parte de un proyecto inscrito en el Plan de Inversiones y el Banco de
Proyectos, a través de la Oficina Asesora de Planeación.
7.1.1.2. Aprobación del Plan Anual de Adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones y las modificaciones que éste requiera serán aprobados
por el Comité de Presupuesto y Contratación de la ACR en diciembre, toda vez, que debe
ser publicado en el SECOP el 31 de enero de cada año.
7.1.1.3. Publicación en la Página Web.
El Plan Anual de Adquisiciones y sus modificaciones se publicarán en la página Web de la
Entidad y en el SECOP antes del 30 de enero de la vigencia fiscal, en los términos
establecidos en la normatividad vigente. Será responsabilidad del Grupo de Gestión
Contractual la publicación en el SECOP y de la Subdirección Administrativa y Financiera
verificar la publicación en la WEB.
7.1.1.4. Modificación del Plan Anual de Adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones será modificado teniendo en cuenta las modificaciones
internas que se hagan al Plan de Compras, con base en lo aprobado por el Comité de
Presupuesto y Contratación.
Las modificaciones realizadas se publicarán en el SECOP y en la página web de la
Entidad trimestralmente.
7.1.2. Planeación de la Contratación
El principio de planeación debe estar en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo,
el Plan Estratégico Sectorial, Plan estratégico Institucional, el Plan de Acción Institucional
y los Planes Operativos.
Corresponde a las áreas ejecutoras iniciar el proceso de planeación contractual con las
necesidades solicitadas en el anteproyecto de presupuesto y el presupuesto aprobado por
el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación, en
aras de adelantar los procesos de selección desde el inicio de cada vigencia fiscal de
acuerdo con las necesidades aprobadas dentro del plan de contratación.
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Una vez aprobado el Plan de Adquisiciones y en cumplimiento del principio de Planeación
se elaborará el Plan de Contratación de la Entidad, el cual proyecta las necesidades de
bienes y servicios que se requieren para lograr la misión institucional de la ACR en
términos de eficiencia y eficacia y en cumplimiento de los fines del estado.
El Plan Anual de Adquisiciones contiene previa definición del objeto del bien o servicio a
adquirir y la estimación del presupuesto que se destinará para dichos fines, la modalidad
de selección por medio de la cual se llevará a cabo la escogencia del contratista. Todos
los bienes, servicios u obras a contratar deben ser concordantes con la definición de los
respectivos rubros que integran el presupuesto de la Entidad, de acuerdo con la
naturaleza y el objeto contractual.
En el Plan Anual de Adquisiciones se incluirán las fechas máximas en que cada
dependencia debe radicar al Grupo de Estudios Previos, la solicitud para la elaboración
de los estudios de mercado y los estudios previos y a su vez, se señalarán las fechas
máximas en que el Grupo de Estudios Previos remite a la dependencia solicitante los
estudios previos necesarios para iniciar cualquier proceso de selección; lo anterior, de
acuerdo con los términos establecidos para cada modalidad de selección.
Las dependencias en las que surja la necesidad, realizarán el seguimiento al
cumplimiento de los cronogramas pactados dentro del plan de contratación.
Toda necesidad presentada o solicitada al Grupo de Gestión Contractual, deberá estar
inscrita en el Plan Anual de Adquisiciones, el cual podrá ser modificado de acuerdo con
las necesidades del servicio, previa justificación de las dependencias solicitantes.
Acorde con lo dispuesto en el artículo 3 de la Resolución No. 030 de 2012 modificada por
la Resolución No. 157 de 2013, el Plan Anual de Adquisiciones será aprobado por el
Comité de Presupuesto y Contratación o el que haga sus veces.
7.1.3. Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Previo al inicio del procedimiento contractual, deberá emitirse por parte de la Subdirección
Administrativa y Financiera, previo requerimiento del área que así lo requiere, el
certificado de disponibilidad presupuestal.
7.1.4. Designación del Comité Asesor
Para efectos de adelantar la evaluación de las propuestas o de las manifestaciones de
interés, el Secretario General designará mediante acto administrativo los integrantes del
Comité Asesor, el cual deberá estar conformado por un número impar de miembros. La
designación de los integrantes del Comité Asesor se hará una vez presentadas las
propuestas, cuando a ello haya lugar.
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Cuando la Entidad no cuente con personal idóneo para la valoración de las ofertas, podrá
celebrar contratos de prestación de servicios profesionales para que se adelante la
evaluación, o contar con los ya existentes.
En tratándose de procesos de selección de mínima cuantía, la evaluación y verificación se
realizará por la persona designada, sin ser necesario pluralidad de miembros.
7.1.5 Autorizaciones y Aprobaciones
Las autorizaciones que se requieran y que no estén expresamente asignadas por este
Manual o los procedimientos, serán gestionadas por el Grupo de Gestión Contractual.
Las siguientes son las etapas del proceso contractual:
7.2.
ETAPA PRE-CONTRACTUAL
La etapa precontractual es el periodo preparatorio que precede la celebración del contrato
y durante el cual se deben definir los siguientes aspectos por la dependencia que requiere
el bien, obra o servicios a contratar:
Corresponde al Grupo de Gestión Contractual adelantar los procesos de selección de los
contratistas (Licitación Pública, Concurso de Méritos, Selección Abreviada de Menor
Cuantía, Subasta, Mínima Cuantía) para satisfacer las necesidades de bienes y servicios
que demanda la Entidad, bajo los principios que rigen la contratación estatal, bajo la
dirección del Secretario General de ACR.

DEPENDENCIA COMPETENTE
Le corresponde al Grupo de Gestión Contractual adelantar el procedimiento para
seleccionar a los contratistas que requiera la entidad, partiendo de la definición de las
necesidades de bienes y servicios que realicen las áreas ejecutoras.

ÁMBITO
La etapa precontractual abarca desde la exteriorización de la voluntad de la
administración relacionada con la necesidad de celebrar un contrato hasta su suscripción.
La exteriorización de la voluntad de la administración, se entiende revestida del principio
de planeación descrito en la sección primera de este Capítulo.
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7.2.1. Estudio de mercado
La dependencia en la cual surge la necesidad debe presentar al Grupo de Estudios
Previos una solicitud para elaborar un estudio de mercado, de acuerdo al procedimiento
BS-P-07 Procedimiento estudio de mercado.
El estudio de mercado es un proceso sistemático de recolección y análisis de datos e
información acerca de los proveedores, fabricantes, comercializadores, competidores y el
mercado. La finalidad es determinar los costos estimados para la adquisición de un bien o
servicio, así como conocer la dinámica de distribución o suministro y la forma de
adquisición de los mismos para satisfacer la necesidad.
El estudio de mercado es un insumo para la elaboración del estudio previo el cual debe
contener entre otros los siguientes aspectos, análisis del mercado, análisis de la oferta y
análisis de la demanda, los cuales una vez estudiados, analizados ayudan a la entidad a
establecer las conclusiones y tomar las decisiones.
El procedimiento que se lleva a cabo por parte del Grupo de Estudios Previos para
elaborar el estudio de mercado, se desarrolla así:
 La dependencia solicitante envía al Grupo de Estudios Previos por medio físico y
magnético la solicitud, acompañada de la ficha técnica del bien o servicio a
adquirir
 El Grupo de Estudios previos revisa y verifica que cumpla con los requerimientos
como es especificaciones técnicas, cantidades, plazo, condiciones de entrega,
valores unitarios, obligaciones, garantías a exigir, entre otros.
 Una vez se tenga la ficha definitiva con los ajustes de ser necesarios se realiza un
análisis para la obtención del valor estimado del bien o servicio a adquirir para lo
cual se puede hacer a través de fuentes primaria como son las solicitudes de
cotización a proveedores o secundarias mediante la consulta del SECOP, SIIF,
SIREM, entidades estatales y otras páginas web.
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 Para el caso de las solicitudes de cotización, el Grupo de Estudios Previos






elaborar y envía mediante correo electrónico la invitación a cotizar a los
proveedores que ofrecen el bien o servicio en el mercado.
Hace seguimiento telefónico a los proveedores para que presenten la cotización.
Recibe las cotizaciones.
Revisa y verifica que cumplan las condiciones requeridas.
Diligencia el cuadro comparativo, registrando los valores de las cotizaciones que
cumplan con las condiciones requeridas.
Se toma el valor promedio de las cotizaciones para establecer el valor estimado
del bien o servicio a adquirir.
El Grupo de Estudios Previos envía el resultado del estudio de mercado a la
Dependencia solicitante.
7.2.2. Estudios previos
La contratación debe estar precedida de un estudio en el que se establezca la necesidad
del bien o servicio a contratar suscrito por la Dependencia Solicitante y el Asesor del
Grupo de Estudios Previos. Para establecer la funcionalidad de estudios previos, se
emplea el BS-P-10 Procedimiento de Estudios Previos, donde se reflejan las actividades y
documentos que se deben tener en cuenta para dicho trámite
La dependencia Solicitante y el Asesor del Grupo de Estudios Previos, encargados de la
estructuración del estudio previo deberán redactar reglas de participación claras, objetivas
y que garanticen la pluralidad de oferentes.
Los estudios previos y los documentos previos estarán conformados por los documentos
definitivos que servirán de base para la elaboración del proyecto del pliego de
condiciones, Invitación Pública o del contrato, de manera que los proponentes, puedan
valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad así como la distribución
de riesgos que la misma propone.
7.2.2.1. Aspectos Técnicos
Se determinan con base en el estudio o ficha técnica que debe presentar la dependencia
en la cual se sustenta la necesidad de contratación al Grupo de Estudios Previos, entre
los aspectos técnicos, deben señalarse los siguientes elementos, sin perjuicio de incluir
todos los demás aspectos exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de
selección:

La descripción de la necesidad que pretende satisfacer con el proceso de
contratación
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Hace referencia a las causas que determinan a la Entidad a contratar el bien o
servicio, la utilidad o provecho que le reporta a la Entidad el objeto contratado y las
razones que sustentan la contratación del bien o servicio.

El objeto a contratar indicando sus especificaciones, autorizaciones, permisos
y licencias requeridos para su ejecución
Se refiere a los términos y condiciones esenciales del contrato a suscribir e incluye
identificación del bien o servicio, Especificaciones técnicas de los mismos,
Obligaciones del Contratista, Obligaciones de la ACR, Lugar de Ejecución, Forma de
Pago, Plazo, descrito de modo general, el cual debe encontrarse en el Plan Anual de
Adquisiciones.
a) Objeto: Es la descripción clara y precisa de los bienes o servicios que requiere la
ACR, debe ser lícito y jurídicamente posible y corresponder al cumplimiento de
una finalidad del Estado.
b) Obligaciones del Contratista: Describe las obligaciones que debe cumplir el
contratista. Para determinarlas pueden usarse verbos rectores como: Realizar,
ejecutar, analizar, entregar, suministrar, etc.
c) Obligaciones de la ACR: Describe las obligaciones que nacen para la Entidad con
la suscripción del contrato, tales como, realizar el pago de los bienes o servicios
recibidos, entregar bienes o información al contratista para la ejecución del objeto
y obligaciones contractuales, etc.
d) Plazo: Es el tiempo estimado para que el contratista ejecute el objeto y las
obligaciones contractuales.
e) Forma de Pago: Se establece teniendo en cuenta la naturaleza del contrato, la
cual debe fijarse según los plazos de entrega de los bienes o servicios adquiridos.
En adición a lo anterior, se debe tener en cuenta el PAC para efectos de la
programación de los pagos que se causen.
ANTICIPO: El anticipo se estipula para aquellos contratos que por su naturaleza lo
requieren tales como los de Obra, y los que requieran inversión de recursos por parte del
contratista para iniciar su ejecución.
Para el pago de anticipo debe exigirse al contratista una póliza que garantice su buen
manejo y correcta inversión, así mismo, señalarse su amortización.
La amortización hace referencia al descuento que debe hacer la ACR estatal de la suma
entregada al contratista, es decir, que tales dineros no entran a formar parte del
patrimonio del particular, su finalidad es financiar el objeto contractual, por tanto poseen el
carácter de dineros públicos. El contratista se obliga a amortizarlos en la forma prevista en
el contrato y los rendimientos que generen dicha cuenta deben ser rembolsados en los
términos que señale la normativa vigente.
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En las contrataciones distintas a las obra, concesión, salud o los que se realicen por
Licitación Pública, el manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo,
deberá realizarse en cuenta bancaria separada, no conjunta, a nombre del contrato
suscrito.
Para los contratos de obra o los que se realicen por licitación pública, cuyo monto sea
superior a la menor cuantía de la entidad contratante, el contratista deberá constituir una
fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a
título de anticipo, según se opte por una y otra figura en el contrato.
Lugar de ejecución: Es el lugar o sede principal donde se desarrollarán las actividades del
contrato y/o donde se deben entregar los bienes.
La dependencia solicitante deberá efectuar el análisis para determinar si antes de iniciar
el respectivo proceso contractual se requieren autorizaciones, licencias o permisos y en
caso de ser necesario tramitarlas ante la autoridad competente. Lo anterior sin perjuicio
de las obligaciones contractuales sometidas a condición.
Se deberán adjuntar los documentos que permitan establecer la viabilidad del proyecto y
su impacto social, económico y ambiental, por ejemplo planos arquitectónicos, planos
eléctricos, estudios de factibilidad, etc. (Cuando el objeto incluya la realización de una
obra o diseño).
En todo caso, el porcentaje de anticipo no puede ser superior al 20% del presupuesto a
contratar.

El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para
calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que la componen
a) Variables utilizadas y forma para calcular el presupuesto de la contratación: La
dependencia solicitante con el apoyo del Grupo de Estudios Previos de la Secretaría
General, elaborará un estudio de mercado, que permita soportar el valor estimado del
contrato a celebrar teniendo en cuenta todas las variables utilizadas para determinar el
presupuesto oficial.
Este se elaborará, formulando cotizaciones a mínimo a tres (3) proveedores del bien,
servicio u obra a contratar, las cuales deberán contener los requerimientos técnicos
mínimos del objeto a contratar, y deberán establecerse en igualdad de condiciones
para todos los posibles cotizantes de manera clara y puntual.
Las invitaciones a cotizar deben ser suscritas por el Asesor del Grupo de Estudios
Previos y podrán ser remitidas vía fax, correo electrónico, o radicadas directamente
en el Establecimiento de Comercio del proveedor del bien, servicio u obra, para el
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efecto, la dependencia solicitante y el Grupo de Estudios Previos deberá dejar
constancia del envío y recibo por parte de la persona natural o jurídica a la cual se
haya hecho extensiva dicha invitación.
Las invitaciones a cotizar en caso de que no se logren obtener la totalidad de las
cotizaciones solicitadas, se deberán adjuntar las constancias con las cuales se
evidencie la invitación efectuada y si es posible la respuesta negativa por parte del
invitado a cotizar.
El presupuesto oficial de la correspondiente modalidad de selección deberá
establecerse con fundamento en el promedio que arrojen las cotizaciones realizadas;
así como el histórico de la contratación en la Entidad, para lo cual deberá incluirse en
el estudio de mercado un cuadro comparativo que permita verificar las cotizaciones
realizadas y el resultado del mismo, de igual manera de ser posible promediarlo con
los precios del sector o cualquier medio que permita ver su precio.
El valor estimado de Contrato debe incluir todos los costos e impuestos a que haya
lugar en los que incurrirá el contratista para la ejecución del contrato, los cuales
deben ser verificados por el área financiera.
Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir
la forma como los calculó para establecer el presupuesto y soportarlo según la
estimación de aquellos.
Adicional a los parámetros antes establecidos, el estudio de mercado, podrá llevarse
a cabo con información correspondiente a valores históricos de estudios de mercado
realizados para otros procesos, ofertas de anteriores procesos y contratos suscritos
por la ACR, actualizados a valor presente, siempre y cuando se mantengan las
mismas condiciones.
b) Rubro que compone el valor estimado del contrato. La dependencia solicitante y el
Grupo de Estudios Previos debe establecer, si se trata de recursos de funcionamiento
o recursos de inversión.
7.2.2.2. Aspectos Jurídicos

Identificación del Contrato a Celebrar
A continuación se relacionan algunos ejemplos de Contratos Estatales con la respectiva
definición:
a) Contrato de Obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales
para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de
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cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la
modalidad de ejecución y pago.
b) Contrato de consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades
estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de
inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o
proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y
supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la
interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la
ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
c) Contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión: Son
contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para
desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la
entidad. Estos contratos podrán celebrarse con personas naturales o jurídicas que
estén en capacidad de ejecutar el contrato y que haya demostrado la idoneidad y la
experiencia y cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta.
d) Encargos Fiduciarios y Fiducia Pública: Los encargos fiduciarios que celebren las
Entidades Estatales con las sociedades fiduciarias autorizadas por la
Superintendencia Financiera, tendrán por objeto la administración o el manejo de
recursos vinculados a los contratos que tales entidades celebren, sin transferir el
derecho de dominio sobre los bienes fideicometidos ni constituir patrimonios
autónomos, salvo expresa autorización legal.
e) Contrato de Compraventa: Es el contrato mediante el cual el vendedor se obliga a
transferir la propiedad de un bien al comprador, y este a su vez, se obliga a pagar su
precio.
f)
Contrato de Suministro: Es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de
una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones
periódicas o continuadas de cosas o servicios. Se distingue esta tipología contractual
de la compraventa por la ejecución en el tiempo, mientras el suministro es de tracto
sucesivo, la compraventa por regla general es de ejecución instantánea.
g) Contrato de Arrendamiento: Es un contrato en que las dos partes se obligan
recíprocamente, la una a conceder el uso y goce de una cosa, o a ejecutar una obra o
prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio
determinado.
Se aclara que las tipologías contractuales antes citadas tienen carácter enunciativo.
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7.2.2.2.1. La Modalidad de Selección del Contratista, incluyendo los Fundamentos
Jurídicos que Soportan su Selección
Se debe identificar la modalidad de selección e indicar las razones o argumentos legales
que la justifican.
7.2.2.2.2. El Soporte que Permita la Tipificación, Estimación y Asignación de
Riesgos Previsibles que Puedan Afectar el Equilibrio Económico del Contrato
Se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias
que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad
de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan
en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así
del concepto de imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo
será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones
normales.
En las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, la
ACR deberá tipificar los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con
el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el
sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia
prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.
La tipificación, estimación y asignación de los riesgos debe constar en el Pliego de
Condiciones, así como la Justificación de su inexistencia en determinados procesos de
selección en los que por su objeto contractual no se encuentren.
A continuación se hace una presentación explicativa para conformar una matriz de riesgos
adecuada para cada proceso de selección:
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Matriz de Riesgos
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El esquema de la matriz de riesgos antes presentada se elaboró por parte de la ACR con
fundamento en información extractada del DOCUMENTO (CONPES - Consejo Nacional
de Política Económica y Social) No. 3714 “DEL RIESGO PREVISIBLE EN EL MARCO DE
LA POLÍTICA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA” de fecha 01 de diciembre de 2011; en
consecuencia, la Entidad considera preciso mencionar que dicha información obedece a
lo señalado por el precitado CONPES referido de manera textual. DOCUMENTO DE
ORIGEN EXTERNO “TABLA DE ESTIMACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES –
DOCUMENTO CONPES 3714 DE 2011
7.2.2.2.3.
Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de
Contratación
El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento
del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo
con la reglamentación en particular
Se debe garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la ACR con
ocasión de:



La presentación de los ofrecimientos.
Los contratos y de su liquidación.
Los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades públicas
contratantes derivados de la responsabilidad extracontractual que para ellas
pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y
subcontratistas.
Los mecanismos de cobertura del riesgo pueden consistir en póliza de seguros expedida
por Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia; fiducia mercantil en
garantía; garantía bancaria a primer requerimiento.
El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en
cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que
deban cubrir y las reglas establecidas en el Decreto 1510 de 2013, o la norma que lo
modifique, complemente o sustituya.
Teniendo en cuenta la naturaleza de los objetos que contrata la ACR, a continuación se
señalan a título de ejemplo, las garantías más representativas que se establecen en los
contratos celebrados por la ACR:
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1.
BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO
DEFINICIÓN
El amparo de buen manejo y correcta inversión
del anticipo cubre a la entidad estatal
contratante, de los perjuicios sufridos con
ocasión de (i) la no inversión; (ii) el uso
indebido, y (iii) la apropiación indebida que el
contratista garantizado haga de los dineros o
bienes que se le hayan entregado en calidad de
anticipo para la ejecución del contrato. Cuando
se trate de bienes entregados como anticipo,
estos deberán tasarse en dinero en el contrato.
2.
DEFINICIÓN
Garantiza el cumplimiento de las obligaciones
surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas
el pago de multas y cláusula penal pecuniaria,
cuando se hayan pactado en el contrato. El
amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a
la entidad estatal contratante de los perjuicios
directos derivados del incumplimiento total o
parcial de las obligaciones nacidas del contrato,
así como de su cumplimiento tardío o de su
cumplimiento defectuoso, cuando ellos son
imputables al contratista garantizado.
3.
VERSIÓN
03
VALOR ASEGURABLE
DEL AMPARO
El valor de esta garantía
deberá ser equivalente al
ciento por ciento (100%) del
monto que el contratista reciba
a título de anticipo, en dinero o
en especie, para la ejecución
del contrato
VIGENCIA DEL AMPARO
Su vigencia se extenderá
hasta la liquidación del
contrato.
CUMPLIMIENTO
VALOR ASEGURABLE
DEL AMPARO
El valor de esta garantía
será
como
mínimo
equivalente al monto de la
cláusula penal pecuniaria, y
en todo caso, no podrá ser
inferior al diez por ciento
(10%) del valor total del
contrato.
VIGENCIA DEL AMPARO
El
contratista
deberá
otorgarla con una vigencia
igual al plazo del contrato
garantizado más el plazo
contractual previsto para la
liquidación de aquel.
PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES LEGALES E INDEMNIZACIONES LABORALES
DEFINICIÓN
VALOR ASEGURABLE
DEL AMPARO
VIGENCIA DEL AMPARO
El amparo de pago de salarios, prestaciones El valor de esta garantía no Deberá extenderse por el
sociales legales e indemnizaciones laborales podrá ser inferior al cinco por plazo del contrato y tres
cubrirá a la entidad estatal contratante de los ciento (5%) del valor total del años más.
perjuicios que se le ocasionen como contrato.
consecuencia del incumplimiento de las
obligaciones laborales a que esté obligado el
contratista garantizado, derivadas de la
contratación del personal utilizado para la
ejecución del contrato amparado en el territorio
nacional.
4. ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA OBRA
DEFINICIÓN
VALOR ASEGURABLE
DEL AMPARO
VIGENCIA DEL AMPARO
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El amparo de estabilidad y calidad de la obra
cubrirá a la entidad estatal contratante de los
perjuicios que se le ocasionen como
consecuencia de cualquier tipo de daño o
deterioro, independientemente de su causa,
sufridos por la obra entregada, imputables al
contratista.
5.
VERSIÓN
03
Su vigencia se iniciará a
partir
del
recibo
a
satisfacción de la obra por
parte de la entidad y no será
inferior a cinco (5) años,
salvo
que
la
entidad
contratante
justifique
técnicamente la necesidad
de una vigencia inferior.
CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS
VALOR ASEGURABLE DEL
AMPARO
DEFINICIÓN
El amparo de calidad y correcto
funcionamiento de los bienes y
equipos suministrados cubrirá a la
entidad estatal contratante de los
perjuicios imputables al contratista
garantizado, (i) derivados de la mala
calidad o deficiencias técnicas de los
bienes
o
equipos
por
él
suministrados, de acuerdo con las
especificaciones
técnicas
establecidas en el contrato, o (ii) por
el incumplimiento de los parámetros o
normas técnicas establecidas para el
respectivo bien o equipo.
El valor de esta garantía se
determinará en cada caso de
acuerdo con el objeto, el
valor, la naturaleza y las
obligaciones contenidas en
cada contrato.
El valor de estas garantías se
determinará en cada caso de acuerdo
con el objeto, el valor, la naturaleza y
las obligaciones contenidas en cada
contrato
6.
VIGENCIA DEL AMPARO
Durante
el
plazo
de
ejecución y la garantía
técnica otorgada.
CALIDAD DEL SERVICIO
DEFINICIÓN
VIGENCIA Y VALOR ASEGURABLE DEL AMPARO
El amparo de calidad del servicio
cubre a la entidad estatal contratante
de los perjuicios imputables al
contratista garantizado que surjan
con posterioridad a la terminación del
contrato y que se deriven de (i) la
mala calidad o insuficiencia de los
productos entregados con ocasión de
un contrato de consultoría, o (ii) de la
mala calidad del servicio prestado,
teniendo en cuenta las condiciones
pactadas en el contrato.
El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso
de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones
contenidas en cada contrato.
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7.
RESPONSABILIDAD EXTRACONTRACTUAL
VIGENCIA DEL
VALOR ASEGURABLE DEL AMPARO
AMPARO
El valor asegurado en las pólizas que
amparan
la
responsabilidad
extracontractual que se pudiera llegar a
atribuir a la administración con ocasión de
La vigencia de esta
Daños generados por el contratista
las actuaciones, hechos u omisiones de
garantía se otorgará por
en cumplimiento del contrato a
sus contratistas o subcontratistas, no
todo el período de
terceros
podrá ser inferior al cinco por ciento (5%)
ejecución del contrato.
del valor del contrato, y en ningún caso
inferior a doscientos salarios mínimos
mensuales legales vigentes (200 SMLMV)
al momento de la expedición de la póliza.
DEFINICIÓN
Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los
Interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% del
monto de la menor cuantía. En el evento en el cual la Entidad las estime necesarias,
atendiendo la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el
estudio previo suscrito por la dependencia solicitante y el Asesor del Grupo de Estudios
Previos.
Para la ejecución de los contratos de Interventoría es obligatoria la constitución y aprobación
de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del
contrato principal.
7.2.2.2.4. La Indicación de si la contratación respectiva esta cobijada por el Acuerdo
Internacional y un Tratado de Libre Comercio Vigente para el Estado Colombiano
La ACR deberá observar las obligaciones que en materia de Acuerdos Internacionales y
Tratados de Libre Comercio (TLC) vinculen al Estado Colombiano, para lo cual establecerán
si la respectiva contratación a realizar se encuentra cobijada por los mismos. Para el efecto
verificarán:
 Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.
 Si la Entidad se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.
 Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del
capítulo de compras públicas.
La verificación se realizará por la dependencia solicitante y el Grupo de Estudios Previos a
través de los tratados vigentes en materia de contratación pública que se publiquen en la
página Web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación y/o de la
Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente.
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Cuando la dependencia solicitante y el Grupo de Estudios Previos identifiquen que debe
aplicar las reglas especiales incluidas en los acuerdos Internacionales y Tratados de Libre
Comercio, deberá tener en cuenta las previsiones que sobre los plazos se haga en el o los
Acuerdos o Tratados aplicables al respectivo proceso e incluirla en los Estudios Previos. Si
una Contratación se encuentra cobijada por varios Acuerdos Internacionales o Tratados de
Libre Comercio, la Entidad deberá adoptar los plazos que permitan cumplir con la totalidad
de cada uno de ellos para el respectivo proceso.
En adición a lo anterior, se deberá adelantar el estudio del sector, en los términos definidos
por el Decreto 1510 de 2013 y las precisiones que Colombia Compra Eficiente realice sobre
ese asunto.
En igual sentido, frente a la definición de los requisitos habilitantes se deberá tener en
cuenta lo previsto en la ley, el decreto reglamentario y los manuales de Colombia Compra
Eficiente, sin perjuicio de las precisas condiciones incluidas en este Manual de
Contratación, los cuales se detallan a continuación:
7.2.2.2.5. Justificación de requisitos habilitantes y los factores de selección que
permitan identificar la oferta más favorable
Son las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de evaluación y calificación
para la selección del contratista dependiendo de la modalidad de selección que permita
identificar la oferta más favorable para la Entidad.
Para la Contratación de servicios Profesionales y de apoyo a la Gestión se debe justificar
la idoneidad y experiencia del contratista directamente relacionada con las actividades a
desarrollar.
Para los procesos de selección se debe atender las siguientes reglas:
7.2.2.2.5.1. Requisitos habilitantes
Para los procesos de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de
Méritos, la Capacidad Jurídica y las Condiciones de Experiencia, Capacidad Financiera y de
Organización de los Proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como
requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán
puntaje, con excepción de los procesos de selección de Consultores, en los cuales se hará
uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o
proyecto.
En los Concursos de Méritos se podrán utilizar criterios de experiencia específica del
oferente y del equipo de trabajo. En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de
escogencia para la selección de consultores.
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La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del
contrato a suscribir y a su valor.
La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las
Cámaras de Comercio y se verificará por la ACR en el Registro Único de Proponentes, sin
perjuicio, que acorde con las características del objeto a contratar, se realice solicitud de
información adicional directa a los proponentes.
En el estudio previo, la dependencia solicitante y el Grupo de Estudios Previos deben
relacionar los documentos técnicos que debe adjuntar el oferente con su propuesta los
cuales varían acorde con la modalidad selección. Cuando se trate de proceso de selección
de Licitación Pública, Selección Abreviada de Menor Cuantía, Selección abreviada para
adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización
o Concurso de méritos, deberán establecerse como mínimo lo siguiente:
a.- Inscripción y clasificación en el Registro Único de Proponentes
La dependencia solicitante con el apoyo del Grupo de Estudios Previos establecerá la
clasificación de la actividad de constructor, proveedor o consultor en el “Sistema de
Clasificación Industrial Internacional Uniforme” (CIIU) REV 4 A.C., acorde con la versión
vigente adoptada por la DIAN, el cual debe coincidir con la información reportada en el
Registro Único Tributario –RUT y en su matrícula en la Cámara de Comercio.
b.- Experiencia Probable
Se determina para las personas jurídicas por el tiempo durante el cual han ejercido su
actividad de constructora, proveedora o consultora después de haber adquirido la personería
jurídica y para las personas naturales por el tiempo en que hayan desarrollado la profesión.
La experiencia probable deber estar relacionada estrictamente con la actividad constructora,
proveedora o consultora y acorde con su objeto social.
c.- Experiencia Acreditada
Sera determinada para las personas jurídicas mediante la acreditación de los contratos
ejecutados y que se encuentren inscritos en el Registro Único de Proponentes.
El número de contratos, la sumatoria de los mismos y el objeto los determina cada
dependencia acorde con el objeto a contratar.
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d.- Capacidad de Organización. Esta será determinada así:
(i) Por la rentabilidad del patrimonio
(ii) Por la rentabilidad del activo
En todo caso, se ajustarán los criterios de acuerdo con lo que sea definido por el Decreto
reglamentario que determine las condiciones que fijan los parámetros de la capacidad de la
organización.
e.- Especificaciones Técnicas.
Aquí se describen los aspectos técnicos mínimos que deben cumplir todos los proponentes
para efectos de quedar habilitados en el proceso de selección como los permisos, las
autorizaciones con distribuidores, la aceptación de las especificaciones técnicas de los
objetos a suministrar, la metodología, el plan de trabajo, las garantías del proveedor, entre
otros. Las condiciones técnicas serán definidas en relación con cada proceso de selección,
siempre que la necesidad así lo exija.
Estas especificaciones se deben realizar mediante anexo técnico adjunto al estudio previo.
Cuando se trate de Subasta Inversa, adjuntará una Ficha Técnica que incluirá las
características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad. Las fichas deberán
contener, como mínimo:
1. Denominación del Bien o Servicio
2. Denominación Técnica del Bien
3. Unidad de Medida
4. Descripción general
Cuando se trate de un Proceso de Mínima Cuantía deberá establecerse en el estudio previo,
como requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, los siguientes:
PARA EL PROCESO DE MÍNIMA CUANTÍA
Experiencia del Proponente
Se requiere para los contratos de
obra, consultoría y servicios
distintos a los profesionales o de
apoyo a la gestión.
Especificaciones Técnicas.
Se debe identificar la experiencia relacionada con el proceso
de selección, cantidad y el periodo de ejecución del contrato
que se exigirá a través de certificación expedida por el
contratante.
Se describen los aspectos técnicos mínimos que deben
cumplir todos los proponentes para efectos de quedar
habilitados en el proceso de selección y que corresponden a
las características técnicas del bien o servicio a contratar.
Estos corresponden a condiciones de calidad, cantidad,
tiempos de ejecución, actividades o requerimientos para
prestar el servicio o adquirir bienes o equipos.
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Cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo con la naturaleza o las características
del contrato a celebrar, así como su forma de pago, la ACR también podrá exigir para la
habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No
se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida
sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.
En todo caso la verificación de los requisitos enunciados, se harán exclusivamente en
relación con el proponente con el precio más bajo. En caso de que este no cumpla con los
mismos, procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así
sucesivamente.
Adicionalmente, se pueden establecer los siguientes requisitos técnicos los cuales se
definirán de acuerdo a la naturaleza de contrato:
Capacidad Técnica







Permisos
Autorizaciones como distribuidores
Certificaciones de capacidad técnica
La calidad del personal técnico, se verificará por medio de certificaciones u
estudios requeridos para la ejecución del contrato
Metodología
Plan de trabajo,
Garantías del proveedor, entre otros.
7.2.2.2.5.2. Factores de Selección
Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a
la Entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de
interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezca la dependencia
solicitante en conjunto con el Asesor del Grupo de Estudios Previos en los pliegos de
condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios:
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PARA LOS PROCESOS DE SELECCIÓN
FACTOR DE OFRECIMIENTO MAS FAVORABLE PARA
MODALIDAD DE SELECCIÓN
LA ENTIDAD
La que resulte de aplicar alguna de las siguientes
alternativas:
a.- La ponderación de los elementos de calidad y precio
soportados en puntajes o fórmulas señaladas
b.- La ponderación de los elementos de calidad y precio que
representan la mejor relación de costo-beneficio, para lo cual
se deben tener en cuenta:
Las condiciones técnicas y económicas mínima de la oferta
Las condiciones técnicas adicionales que para la ACR
representan ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas
condiciones podrán consistir, a manera de ejemplo, en
aspectos tales como uso de tecnología o de materiales que
generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien,
obra o servicio.
LICITACIÓN PÚBLICA Y SELECCIÓN
ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
Las condiciones económicas adicionales que para la ACR
representan ventajas cuantificables en términos monetarios;
como por ejemplo: la forma de pago, descuentos por
adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en
programas de entregas, valor o existencia de anticipo, mayor
garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida,
impacto económico sobre las condiciones preexistentes en
la Entidad directamente relacionadas con el objeto a
contratar, mayor asunción de riesgos previsibles, servicios o
bienes adicionales a los presupuestados por la Entidad y
que represente un mayor grado de satisfacción para la
Entidad, entre otras.
Los valores monetarios que se asignarán a cada
ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que
permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese
sentido, cada variable se confirmará monetariamente, según
el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad
con lo establecido en los estudios previos.
CONCURSO DE MÉRITOS
La mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados por
el área técnica, con independencia del precio que no será
factor de calificación o evaluación.
SELECCIÓN
ABREVIADA
PARA
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE
CARACTERÍSTICAS
TÉCNICAS
UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN
Menor Precio
MÍNIMA CUANTÍA
Menor Precio
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Igualmente, se pueden establecer otros factores de ponderación que otorguen un valor
agregado al proceso de selección y por este otorgar un puntaje determinado, como por
ejemplo, experiencia adicional, vigencia de los equipos, garantías, siempre y cuando se
respete el principio de selección objetiva.
Una vez seleccionado el factor de escogencia de los enunciados anteriormente, para los
procesos de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, se establecerá
el puntaje que se otorgará a cada factor de evaluación.
Así mismo, se pueden establecer las fórmulas, medias aritméticas o las variables que
estimen pertinentes y que le permitan a la dependencia técnica calificar los factores
determinados y seleccionar la oferta más favorable para la ACR.
A los Aspectos Técnicos de los Estudios Previos deberá adjuntarse la siguiente
documentación:

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: La solicitud de expedición de CDP, se
debe tramitar y radicar para aprobación y firma del Ordenador del Gasto por la
Dependencia o área solicitante.

Cuando la ejecución del contrato debe realizarse en varias vigencias, las
dependencias que requieren la contratación, deberán presentar la solicitud
correspondiente ante la Subdirección Administrativa y Financiera, con el fin de que
esta última trámite la correspondiente autorización para comprometer vigencias
futuras ante el CONFIS del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Cotizaciones: Se deberán adjuntar las cotizaciones que sirvieron de base para
establecer el presupuesto oficial.
En el caso del concurso de méritos, la ACR no publicará las variables utilizadas para
calcular el valor estimado del contrato, por lo que, deberá allegarse en documento
separado.

Autorizaciones y/o Licencias o Permisos: Como parte de los estudios previos, la
dependencia solicitante deberá efectuar el análisis para determinar si antes de iniciar
el respectivo proceso contractual se requieren autorizaciones, licencias o permisos y
en caso de ser necesario tramitarlas ante la autoridad competente. Lo anterior sin
perjuicio de las obligaciones contractuales sometidas a condición.

Estudios y Diseños: Se deberán adjuntar los documentos que permitan establecer la
viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental, (Cuando el objeto
incluya la realización de una obra o diseño).
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
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Estudios del sector
7.2.2.3. Aspectos Financieros
La Subdirección Administrativa y Financiera en conjunto con la Secretaría General
aprobarán o modificarán los indicadores financieros presentados al Grupo de Estudios
Previos requeridos para verificar la Capacidad Financiera que se exigirá a los
proponentes los procesos de selección que adelante el Grupo de Gestión Contractual.
PARÁGRAFO. Los Estudios Previos, serán estructurados, revisados y ajustados en caso
de que sea necesario por el Grupo de Estudios Previos con el apoyo de la dependencia
solicitante. En el evento, de que se presenten errores de fondo en los estudios previos la
documentación será devuelta por el Grupo de Gestión Contractual al Grupo de Estudios
Previos.
7.2.3. Solicitud de Contratación
La solicitud de contratación será dirigida al Asesor del Grupo de Gestión Contractual de la
Entidad y debe estar suscrita por el Jefe de la Dependencia Solicitante o el Asesor del
Grupo de Estudios Previos para requerir la contratación de bienes, servicios u obras,
debiendo entregar los documentos, en medio físico y magnético. Para este efecto, se
debe tener en cuenta el “BS-P-08 Procedimiento de solicitud de adquisición bienes y
servicios”.
El Grupo de Gestión Contractual devolverá las solicitudes de contratación cuyos
documentos no estén completos para iniciar el correspondiente proceso de selección y
sólo hasta que se ajusten empezarán a correr los términos para iniciar el proceso.
A la solicitud de Contratación debe adjuntarse el estudio previo y los soportes que
correspondan de acuerdo a la modalidad de selección determinado en el documento de
estudio previo y acorde con lo establecido en el presente Manual.
7.2.4. Modalidades de Selección
Teniendo en cuenta el objeto y la cuantía que se requiere contratar, el Grupo de Estudios
Previos junto con el Grupo de Gestión Contractual determinan la modalidad de selección.
La ACR seleccionará a los contratistas a través de las siguientes modalidades: Licitación
pública, selección abreviada de menor cuantía, subasta inversa, concurso de méritos con
precalificación, concurso de méritos abierto, mínima cuantía y contratación directa.
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7.2.4.1. Licitación Pública
La regla general para escoger al contratista es la licitación pública. Para el efecto, se
podrá adelantar (i) mediante la presentación de la oferta de manera dinámica mediante
subasta inversa o (ii) a través de la selección con fundamento en los factores de
calificación que defina la Entidad:
Acorde con lo dispuesto en el artículo 2 numeral 1 de la Ley 1150 de 2007, la escogencia
del contratista se efectuará por regla general a través de Licitación Pública, con excepción
de los casos que se enmarcan dentro de alguna de las causales contempladas en las
demás modalidades de selección,
La Licitación Pública consiste en la Convocatoria pública que hace la ACR, para que en
igualdad de oportunidades participen todas las personas naturales, jurídicas, nacionales o
extranjeras que cumplan los requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de
condiciones y se seleccione entre ellas la más favorable.
Cuando se adelante el procedimiento de licitación pública, con subasta inversa, debe
observarse en general como se detalla a continuación, siguiendo las previsiones
contenidas en las normas que son aplicables a este asunto:
Cuando se adelante el procedimiento de licitación pública, sin subasta inversa, debe
observarse en general como se detalla a continuación, siguiendo las previsiones
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contenidas en las normas que son aplicables a este asunto:
La Entidad no está facultada para expedir adendas dentro de los tres (3) días anteriores
en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el
término del cierre.
Esta modalidad de selección se debe aplicar operativamente el “BS-P-02, Procedimiento
de Modalidad de Selección por Licitación Pública” publicado en el SIGER.
7.2.4.2. Selección Abreviada
La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para
aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de
la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse
procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
Se realizará la contratación mediante esta modalidad en los siguientes casos, sin perjuicio
de los demás definidos por la Ley, pero que no resultan relevantes para ACR:
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
Bienes y servicios de características técnicas uniformes
a. Subasta inversa
b. Catálogo de Acuerdo Marco de Precios
c. Bolsa de productos
Menor cuantía
Declaratoria de desierta de la licitación pública
Contratación de entidades estatales dedicadas a la protección de derechos
humanos y población con alto grado de vulnerabilidad
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Se desarrollan los siguientes:
7.2.4.2.1. Adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común
utilización
Son bienes y servicios de características técnicas uniformes “aquellos que poseen las
mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus
características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad
objetivamente definidos”.
(i)
No se consideran de características técnicas uniformes y de común
utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.
(ii)
Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de
notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que
resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la
capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad
adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales.
(iii)
No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo
mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de
que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los
estudios previos elaborados por la Entidad, sin que la justificación pueda
basarse en consideraciones puramente subjetivas. Lo anterior, sin perjuicio
de lo previsto en acuerdos comerciales internacionales suscritos por
Colombia.
Esta modalidad de selección permite adelantar tres (3) tipos de procedimientos: (i)
subasta inversa y (ii) bolsa de productos (iii) Acuerdo Marco de Precios.
Para la adquisición de este tipo de bienes, la entidad adelanta procesos de agregación de
demanda desde la Secretaría General para efectos de obtener economías de escala.
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Cuando se adelante el procedimiento de selección abreviada – adquisición de bienes de
características técnicas uniformes y de común utilización por subasta inversa, como se
describe a continuación, siguiendo las previsiones contenidas en las normas que son
aplicables a este asunto:
Cuando se realice la subasta inversa con la utilización de medio electrónicos, se deberá
aplicar los artículos 44 y 45 del Decreto 1510 de 2013, o de la norma que lo modifique o
derogue.
Existen dos (2) modalidades de subasta inversa: Subasta inversa electrónica, caso en el
cual la misma tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos y Subasta
inversa presencial, caso en el cual los lances de presentación de las propuestas durante
esta se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.
El porcentaje mínimo de mejora en los lances de las subastas se determina teniendo en
cuenta la naturaleza y la cuantía del objeto a contratar.
Cuando se adelante el procedimiento de selección abreviada – adquisición de bienes de
características técnicas uniformes y de común utilización por bolsa de productos, debe
observarse como se detalla a continuación, siguiendo las previsiones contenidas en las
normas que son aplicables a este asunto:
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En estas modalidades de selección se debe aplicar operativamente el “BS-P-06,
Procedimiento de Modalidad de Selección por Subasta Inversa”.
Cuando se adelante el procedimiento de selección abreviada – adquisición de bienes de
características técnicas uniformes por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos
Marco de Precios, deberá darse cumplimiento a los artículos 46 a 49 del Decreto 1510 de
2013.
Cuando se esté en presencia de un Acuerdo Marco de Precios, la ACR deberá suscribir el
Acuerdo Marco de Precios, en la forma en que Colombia Compra Eficiente decida. Con
posterioridad, puede poner la orden de compra en los términos que lo establezca el
Acuerdo Marco de Precios
7.2.4.3. Contratación Menor cuantía
En función del presupuesto de la entidad, la Subdirección Administrativa y Financiera
define las cuantías de contratación.
Adicionalmente, se debe observar lo dispuesto en el literal h)2 del numeral 2 del artículo 2º
de la Ley 1150 de 2007, el cual da lugar a adelantar un proceso de selección abreviada
de menor cuantía, cuando guarda relación el objeto a contratar con el objeto misional de
la ACR.
Cuando se adelante el procedimiento de selección abreviada – menor cuantía, debe
observarse como se detalla a continuación, siguiendo las previsiones contenidas en las
normas que son aplicables a este asunto.
“h) Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de
personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al
margen de la ley, ,incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población
desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle,
niños y niñas o jóvenes involucrados interadministrativos en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el
patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad
con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los
contratos fiduciarios que demanden;” (Destacado fuera de texto).
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Esta modalidad de selección se debe realizar operativamente del “BS-P-04,
Procedimiento de Modalidad de Selección Abreviada Menor Cuantía” publicado en el
SIGER.
7.2.4.3.1 .La Contratación cuyo Proceso de Licitación Pública haya sido
Declarado Desierto
En este caso la ACR debe iniciar la selección abreviada dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a la declaración de desierta del proceso inicial.
Esta modalidad de selección se debe realizar operativamente de conformidad con el
“BS-P-04, Procedimiento de Modalidad de Selección Abreviada Menor Cuantía”
publicado en el SIGER.
7.2.4.3.2. La Enajenación de Bienes del Estado
La ACR puede realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores,
bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas, de bienes o productos
agropecuarios, agroindustriales o cualquier otro intermediario idóneo, según
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corresponda al tipo de bien a enajenar. También puede hacerse a través de la Sociedad
Central de Inversiones CISA S.A., caso en el cual se suscribe un convenio
interadministrativo.
El estudio previo debe incluir además de lo señalado del presente Manual, el avalúo
comercial del bien y el precio mínimo de venta.
7.2.4.3.3. Contratos a que se refiere el literal H) del numeral 2 del artículo 2 de la
Ley 1150 de 2007
Son los contratos a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de
protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a
la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los
respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la
violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas
habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que
hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan
enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad
con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y
preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden.
Esta modalidad de selección se debe realizar operativamente de conformidad con el
procedimiento “BS-P-04, Procedimiento de Modalidad de Selección Abreviada Menor
Cuantía”
Conforme el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, en aquellos procesos de selección en
donde se tengan en cuenta factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será
la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:
a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o
fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; o
b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor
relación de costo-beneficio para la entidad.
La Entidad no está facultada para expedir adendas el mismo día en que se tiene previsto
el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término del
procedimiento contractual.
7.2.4.4. Concurso de Méritos
Corresponde a la modalidad para la selección de consultores o proyectos de arquitectura,
en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.
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De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, en desarrollo de estos
procesos de selección, las propuestas técnicas o de proyectos podrán ser presentadas en
forma anónima ante un jurado plural, impar deliberante y calificado.
Las siguientes son las formas del concurso de méritos:
Cuando se adelante el procedimiento concurso de méritos – concurso abierto, debe
observarse como se detalla a continuación, siguiendo las previsiones contenidas en las
normas que son aplicables a este asunto.
Esta modalidad de selección se debe realizar operativamente de conformidad con el “BSP-09 Procedimiento de Modalidad de Selección por Concurso de Méritos Abierto”
publicado en el SIGER.
Cuando se adelante el procedimiento concurso de méritos – con lista de precalificación,
debe observarse como se detalla a continuación detalla a continuación, siguiendo las
previsiones contenidas en las normas que son aplicables a este asunto.
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La Entidad no está facultada para expedir adendas el mismo día en que se tiene previsto
el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término del procedimiento
contractual.
Esta modalidad de selección se debe realizar operativamente con el “BS-P-05,
Procedimiento de Modalidad de Selección por Concurso de Méritos con Precalificación”
publicado en el SIGER.
7.2.4.5. Mínima Cuantía
Mediante la modalidad de selección de mínima cuantía, la ACR contrata la adquisición de
bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor
cuantía de la entidad, independientemente de su objeto.
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No se aplica este procedimiento cuando la contratación sea adelante en aplicación de una
causal de contratación directa.
De acuerdo con lo señalado en el artículo 86 del Decreto 1510 de 2013 se podrá adquirir
bienes en Grandes Superficies, cuando se trate de contratación de mínima cuantía. Para
el efecto, la invitación debe estar dirigida a por lo menos dos (2) Grandes Superficies.
Esta modalidad de selección se debe realizar operativamente con el “BS-P-03,
Procedimiento de Modalidad de Selección por Mínima Cuantía”.
7.2.4.6. Contratación Directa
Cuando se adelante el procedimiento de contratación directa, deberá observarse el
procedimiento que se detalla a continuación, siguiendo las previsiones contenidas en las
normas que son aplicables a este asunto:
7.2.4.6.1. Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa
Cuando proceda el uso de la modalidad de selección de Contratación Directa, la ACR así
lo señalará en un acto administrativo y contendrá los siguientes requisitos:
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1. El Señalamiento de la Causal Invocada
2. La Determinación del Objeto a Contratar
3. El Presupuesto de la Contratación y las Condiciones que se exigirán a los
proponentes si las hubiere, o al Contratista.
4. La Indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos
previos.
Parágrafo 1: En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará
las veces del acto a que se refiere el presente artículo, y no requerirá de estudios previos.
Parágrafo 2: No se exigirá Registro Único de Proponentes para la contratación Directa.
7.2.4.6.2. Causales de Contratación Directa

Urgencia Manifiesta: Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio
exige el suministro de bienes o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el
inmediato futuro cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de
Excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con
hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden
actuaciones inmediatas y, en general cuando se trate de situaciones similares que
imposibiliten acudir a los procedimientos de selección.
La urgencia manifiesta se declara mediante acto administrativo motivado.

Contratación de Empréstitos: Son aquellos contratos mediante los cuales una
entidad estatal, recibe unos recursos en palta para su respectivo pago.

Contratos Interadministrativos: La ACR podrá celebrar directamente contratos con
las Entidades señaladas en el artículo 2 de Ley 80 de 1993 siempre que las
obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad
ejecutora.
No pueden celebrarse contratos interadministrativos para contratar los seguros
generales que amparen los riesgos de la ACR.

Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas: En la
contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, se
tendrá en cuenta la definición que de tales se tiene en el Decreto-Ley 591 de 1991
y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen. En todo caso, en el
acto administrativo que dé inicio al proceso, la entidad justificará la contratación
que se pretenda realizar en aplicación de esta causal.
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
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Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes: Se considera
que no existe pluralidad de oferentes: I. Cuando no existiere más de una persona
inscrita en el RUP. II. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o
el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos
de autor, o por ser su proveedor exclusivo.
Estas circunstancias deberán constar en el estudio previo.
Se deberá allegar el soporte que acredite la inexistencia de pluralidad de oferentes
para llevar a cabo la contratación requerida.

Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o
para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a
determinadas personas naturales: Para la prestación de servicios profesionales y
de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona
natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya
demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se
trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual
el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de
naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento
de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas,
logísticas, o asistenciales.
Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, solo se
podrán celebrar cuando no exista personal en la planta con capacidad para realizar las
actividades que se contratan; en consecuencia, para llevar a cabo toda contratación de
servicios con personas naturales y jurídicas, debe estar previamente suscrita la
certificación emitida por el Ordenador del Gasto.
Así mismo se deberá expedir el certificado de idoneidad y experiencia del contratista.
Quien sea nombrado en un cargo o empleo público o celebre un contrato de prestación
de servicios con el Estado deberá, al momento de su posesión o de la firma del
contrato, registrar en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEPadministrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la información
de hoja de vida, previa habilitación por parte de la unidad de personal de la
correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces.

Arrendamiento y adquisición de inmuebles: Sin perjuicio de lo dispuesto en las
leyes de reforma urbana y reforma agraria, las entidades estatales podrán adquirir,
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previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación
directa.
Para efectos de la adquisición de inmuebles, la ACR solicitarán un avalúo comercial
que servirá como base de la negociación. Dicho avalúo podrá ser adelantado por el
Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de
carácter privado, que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.
De igual manera, la ACR deberá contar con un estudio previo, que contemple
diferentes alternativas en el sector del municipio de que se trate, en el evento que en el
mismo se encuentren inmuebles de similares características, caso en el cual deberán
ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas
requeridas.
En relación con el contrato de arrendamiento, la ACR podrá contratar tomando como
única consideración las condiciones del mercado. Del análisis que haga la Entidad a
efecto de establecer las condiciones de mercado, se dejará constancia escrita en el
respectivo expediente de la contratación.
De la misma manera, para este tipo de contratos no será obligatoria la exigencia de
garantías.
Esta modalidad de selección se debe realizar operativamente con el “BS-P-12
Procedimiento de contratación directa publicado en el SIGER.
7.2.5. Disposiciones Comunes a todos los Procesos de Selección
7.2.5.1. Avisos de Convocatoria Pública
En los procesos de Licitación Pública, selección abreviada y concurso de méritos, se
publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) y en la página
WEB de la ACR, el aviso de convocatoria para la contratación y deberá incluir la
información descrita en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013.
Para las Licitaciones Públicas, igualmente y dentro de los diez (10) a veinte (20) días
calendario anteriores a la apertura se publicarán hasta tres (3) avisos, según lo exija la
naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en la página Web de la Entidad y en el Sistema
Electrónico para la Contratación Pública (SECOP).
Los avisos contendrán información sobre el objeto y características esenciales de la
respectiva licitación.
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7.2.5.2. Publicación en el SECOP
La ACR es responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos
asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a
reserva.
La publicidad a que se refiere este artículo se hace en el Sistema Electrónico para la
Contratación Pública (SECOP). Con base en lo anterior, se publican, entre otros, los
documentos e información, según corresponda a cada modalidad de selección.
Parágrafo 1: La falta de publicación en el SECOP de la información constituye la
vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se verifica por las
autoridades de conformidad con el Código Único Disciplinario.
En todo caso, la ACR será responsable de que la Información publicada en el SECOP sea
coherente y fidedigna con la que reposa en el proceso contractual so pena de las
responsabilidades a que haya lugar.
Parágrafo 2:La Publicación Electrónica de los actos y documentos a que se refiere el
presente artículo deberá hacerse en la fecha de su expedición, o a más tardar dentro de
los tres (3) días siguientes a su expedición.
Parágrafo 3: Cuando se trate de Contratación Directa, sólo se publica el acto
administrativo de justificación de la contratación directa, cuando el mismo lo requiera.
Así mismo, se publicarán el contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o
suspensiones, cesiones del contrato, información sobre sanciones ejecutoriadas y el acta
de liquidación de mutuo acuerdo o el acto de administrativo de liquidación unilateral,
cuando hubiere lugar a ella.
7.2.5.3. Convocatorias Limitadas
En los Procesos de Selección de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de
Méritos la convocatoria se limitará a MYPES (Micro y Pequeña Empresa) y a MYPYMES
(Mediana Empresa), según el caso y siempre y cuando se verifiquen los siguientes
requisitos:
7.2.5.3.1 Convocatoria Limitada a Mypes:
La convocatoria se limitará a MYPES (Micro y Pequeña Empresa), cuando:
 La cuantía del proceso es menor a US$125.000 dólares.
 Se hayan recibido mínimo tres (3) manifestaciones de interés solicitando limitar la
convocatoria exclusivamente a Mypes.
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Se haya acreditado mínimo un año de existencia por parte de la Mype que
manifestó interés.
7.2.5.3.2 Convocatoria Limitada a Mipymes (mediana Empresa):
En el caso que no se cumplan los requisitos establecidos en el artículo 152 del Decreto
1510 de 2013, para limitar la convocatoria a Mypes (micro y pequeña empresa), se
permitirá la participación de medianas empresas, quienes también podrán manifestar
interés en los mismos plazos establecidos para las Mypes, con la salvedad que su
participación sólo se permitirá si no se reciben tres (3) manifestaciones de interés de
Mypes.
En todo caso, para que la convocatoria se limite a Mipymes se requerirá al menos tres (3)
manifestaciones de interés de micros, pequeñas o medianas empresas.
Además, en los procesos de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concursos de
Méritos cuyo valor sea entre setenta y cinco mil uno dólares americanos (US$75.001) y
ciento veinticinco mil dólares americanos (US$125.000) la convocatoria se limita a
Mipymes y se sigue con las reglas establecidas de la convocatoria limitada a Mypes del
presente Manual, en cuanto número de manifestaciones y plazos para presentarla, su
antigüedad, los requisitos del aviso de convocatoria, garantizar la satisfacción de las
condiciones técnicas y económicas requeridas en la contratación y la forma de determinar
su domicilio.
7.2.5.4. Proyecto de Pliego de Condiciones
Previo a la apertura de un proceso de selección, la ACR publica en la página del SECOP
un Proyecto de Pliego de Condiciones que contendrá todos los aspectos técnicos,
jurídicos y financieros tendientes a determinar la capacidad del proponente para habilitarlo
dentro del proceso de selección, así como los factores de evaluación y ponderación para
la selección objetiva de su oferta. Durante la etapa de publicación del Proyecto de Pliego
de Condiciones, los posibles proponentes podrán efectuar observaciones a fin de
consolidar el Pliego de Condiciones Definitivo del proceso de selección.
En todo caso el proyecto de pliego de condiciones como mínimo contemplará los
aspectos descritos en el artículo 22 del Decreto 1510 de 2013.
Los interesados en el proceso podrán presentar observaciones dentro del plazo previsto
en el artículo 23 del Decreto 1510 de 2013.
La publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones no genera obligación para la
Entidad de dar apertura al proceso de selección.
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7.2.5.5. Resolución de Apertura
El Ordenador del Gasto mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de
manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de
licitación, selección abreviada y concurso de méritos, el cual señalará los requisitos
establecidos en el artículo 24 del Decreto 1510 de 2013.
7.2.5.6. Pliego de Condiciones
Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de Licitación
Pública, Selección Abreviada, y Concurso de Méritos, de los requisitos exigidos en el
numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el Pliego de Condiciones deberá detallar
claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta y debe contener,
cuando menos los requisitos descritos en el artículo 22 del Decreto 1510 de 2013.
7.2.5.7. Modificación Del Pliego De Condiciones
La modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas.
La ACR señala en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan
expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señala adoptarlas la extensión del término
de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten
con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones
realizadas.
En todo caso, para la Licitación Pública, no puede expedirse adendas dentro de los tres
(3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera
para extender el término del mismo. La expedición de estas adendas sólo se podrá
realizar en días hábiles y horarios laborales.
Parágrafo 1: Entiéndase por días hábiles y horarios laborales únicamente para la
expedición y publicación de adendas en la Licitación Pública, los días de lunes a viernes
no feriados de 7:00 a. m. a 7:00 p.m.
7.2.5.8. Reglas de Subsanabilidad de Requisitos Habilitantes
La falta de documentos para verificar las condiciones del proponente o que soporten el
contenido de la oferta, que no sean requeridos para aplicar los factores de escogencia
establecidos en el pliego de condiciones, serán subsanables, observando las reglas de
igualdad y oportunidad previstas en la Ley.
Los proponentes podrán subsanar dentro del término establecido en el pliego de
condiciones o hasta antes de la adjudicación, por requerimiento de la entidad o por
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iniciativa propia. El informe de cumplimiento de requisitos habilitantes se publicaré en el
SECOP.
En consecuencia, todos aquellos requisitos de las propuestas que no afecten la
asignación de puntaje, podrán ser subsanados hasta la adjudicación. En aquellos
procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, podrá allegarse
hasta el momento previo a su realización.
7.2.5.9. Precio Artificialmente Bajo
Para establecer el precio artificialmente bajo, el Comité Asesor Evaluador previamente a
la adjudicación del proceso deberá determinar el valor que se considerará como
artificialmente bajo.
Cuando de conformidad con la información a su alcance la ACR estime que el valor de
una oferta resulta artificialmente bajo, requiere del oferente explique las razones que
sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones, el Comité Asesor
Evaluador recomienda el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando
sus razones.
Se procede la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección,
cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su
oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones
contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente.
7.2.5.10. Declaratoria de Desierta
La Declaratoria desierta del proceso de selección únicamente procederá cuando no se
presente ninguna propuesta, porque ninguno de los proponentes cumplió con los factores
de escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones o por
motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, y se declarará mediante Acto
Administrativo en el que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que han
conducido a esa decisión.
Cuando la Licitación Pública se declara desierta y persiste la necesidad de contratar, la
ACR podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta
un proceso de selección abreviada de menor cuantía; para el efecto, no se aplicará lo
relacionado con, la publicación del proyecto del pliego de condiciones, la manifestación de
interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes.
En caso de declarase desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía, la
ACR podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de
condiciones.
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La ACR puede modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan
sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el
objeto de la contratación.
7.2.5.11. Adjudicación
LA ACR efectúa la adjudicación mediante acto administrativo motivado al proponente
haya presentado la oferta más favorable.
La licitación Pública se adjudica en audiencia pública, la cual se realiza de conforme a las
reglas señaladas para tal efecto por la ACR.
7.2.6. Convenios
7.2.6.1. Convenios Interadministrativos
La ACR puede asociarse con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones
administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, mediante
la celebración de convenios interadministrativos o la conformación de personas jurídicas
sin ánimo de lucro.
Las personas jurídicas sin ánimo de lucro que se conformen por la asociación exclusiva
de entidades públicas, se sujetan a las disposiciones previstas en el Código Civil y en las
normas para las entidades de este género. Sus Juntas o Consejos Directivos estarán
integrados en la forma que prevean los correspondientes estatutos internos, los cuales
proveerán igualmente sobre la designación de su representante legal.
7.2.6.2. Convenios
La ACR puede con la observancia de los principios señalados en el artículo 209 de la
Constitución Política, asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la
celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el
desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les
asignan a aquéllas la ley, de acuerdo con lo establecido en el artículo 96 de la Ley 489 de
1998.
En ellos se determina con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes,
aportes, coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes.
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Cuando en virtud de lo dispuesto en el presente artículo, surjan personas jurídicas sin
ánimo de lucro, éstas se sujetan a las disposiciones previstas en el Código Civil para las
asociaciones civiles de utilidad común.
Adicionalmente, podrá celebrar los convenios previstos en el artículo 355 de la
Constitución Política.
Para la celebración de contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de
reconocida idoneidad se aplican las reglas previstas en el Decreto 777 de 1992,
modificado por el Decreto 1403 de 1992 y el Decreto 2459 de 1993 y las normas que los
modifiquen o sustituyan.
Igualmente en este tipo de convenios se aplicará la especial habilitación legal consagrada
en el artículo 66 de la Ley 1592 de 2012.
7.2.6.3. Contratos O Convenios Con Organismos Internacionales
Para la celebración de contratos o convenios de cooperación internacional se deberá
aplicar el artículo 20 de la ley 1150 de 2007 y en el artículo 157 del Decreto 1510 de 2013
y las normas que los modifiquen o sustituyan.
Acorde con lo dispuso en el artículo 35 de la Ley 1592 de 2012, para el desarrollo e
implementación de la política nacional de reintegración de personas y grupos alzados en
armas, el fortalecimiento institucional y en general para el cumplimiento de sus funciones,
la ACR puede adelantar alianzas, suscribir convenios y celebrar contratos con entidades
públicas o privadas, nacionales o extranjeras.
7.3.
ETAPA CONTRACTUAL
Es el período comprendido entre la iniciación y hasta la liquidación del contrato, esto es, el
perfeccionamiento, ejecución y control en su ejecución.
ÁMBITO.- Una vez suscrito el contrato inicia la etapa contractual, la cual culmina con el
vencimiento del plazo de ejecución pactado en él.
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7.3.1. Elaboración, Suscripción del Contrato
Proferido el acto administrativo de adjudicación, el Grupo de Gestión Contractual elabora
el respectivo contrato.
Si el adjudicatario no suscribe el correspondiente contrato dentro del término que se haya
señalado en el pliego de condiciones, quedará a favor de la ACR, en calidad de sanción,
el valor del depósito o garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta,
sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios
causados y no cubiertos por el valor de los citados depósitos o garantía.
Sin perjuicio de lo anterior, la ACR puede adjudicar el contrato dentro de los quince (15)
días calendarios siguientes a la ejecutoria del acto administrativo que declara el
incumplimiento, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su
propuesta sea igualmente favorable para la ACR.
En el proceso de mínima cuantía, la aceptación de la oferta, constituye para todos los
efectos el contrato celebrado junto con la oferta.
7.3.2. Requisitos de Perfeccionamiento y Ejecución del Contrato
De conformidad con las normas aplicables vigentes, los contratos de la ACR se
perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre su objeto y contraprestación y se eleven por
escrito.
Para la ejecución del mismo se requiere el Registro Presupuestal y la aprobación de la
Garantía Única.
Una vez perfeccionado el contrato, el Grupo de Gestión Contractual entrega una copia de
este al contratista para que constituya la garantía de cumplimiento y/o demás pólizas a
que haya lugar según la naturaleza y cuantía del contrato.
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Constituidas en legal forma y en los términos previstos en el contrato la garantía de
cumplimiento y demás amparos a que haya lugar, el Grupo de Gestión Contractual
impartirá la respectiva aprobación.
La ACR de manera facultativa exige garantía en los contratos de mínima cuantía y en los
que surjan de la modalidad de contratación directa.
No obstante si del análisis previo se desprende la necesidad, la ACR puede exigir, caso
en el cual, la dependencia que requiere la contratación analizará la pertinencia o no de su
exigencia y dejará constancia en el documento de estudios previos explicando las razones
que conducen a esta decisión.
Similar situación se dará en los contratos
interadministrativos, pues la exigencia de garantía dependerá de la complejidad del objeto
del contrato.
7.3.3. Modificación de los Contratos
Las Modificaciones Contractuales son los cambios que se realizan a un contrato durante
su ejecución, solicitados por el supervisor del contrato, mediando acuerdo entre las
partes, o unilateralmente de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993 y sus
Decretos Reglamentarios; dichas modificaciones contractuales deberán constar por
escrito.
Corolario de lo anterior, las modificaciones contractuales se clasifican en dos:
1. Modificaciones de Mutuo Acuerdo: Son aquellas variaciones que puede tener un
contrato durante su ejecución, existiendo acuerdo entre las partes del contrato
(contratante - Entidad Pública y contratista - particular o público).
2. Modificaciones Unilaterales: De conformidad con lo establecido en el artículo 16
de la Ley 80 de 1993, se suscriben “Si durante la ejecución del contrato y para
evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se deba
satisfacer con él, fuere necesario introducir variaciones en el contrato y
previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo, la entidad en acto
administrativo debidamente motivado, lo modificará mediante la supresión o
adición de obras, trabajos, suministros o servicios.”
7.3.3.1. Clases de modificación
7.3.3.1.1. Adición
La adición a los contratos se celebra cuando se requiere aumentar el valor en razón de la
incorporación de una o varias obligaciones. Las nuevas actividades, necesariamente,
deben requerirse para el adecuado cumplimiento del objeto contratado, es decir, serán
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actividades adicionales o complementarias al objeto.
En cumplimiento del Parágrafo del Artículo 40 Ley 80 de 1993 la ACR podrá adicionar
sus contratos hasta el 50% de su valor inicial, expresado en SMML, para lo cual el
supervisor debe contar previamente con los recursos necesarios, por lo que deberá
anexar el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP.
7.3.3.1.2. Prórroga
Consiste en la modificación del plazo de ejecución originalmente acordado en el contrato
a solicitud de cualquiera de las partes (Entidad o Contratista). Ésta modificación solo
podrá realizarse mientras el contrato esté vigente y deberá constar en documento escrito
suscrito por las partes.
Vale anotar, que la prórroga del plazo de un contrato no puede basarse en la mora de las
partes por motivos de su propia culpa o negligencia, deberá obedecer a razones ajenas a
la voluntad de las mismas o derivado de un tercero. De igual manera, al prorrogarse el
contrato deberá examinar si el mayor plazo de ejecución prevé un mayor valor del mismo,
caso en el cual deberá además realizarse la adición del contrato, adjuntando el respectivo
Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP. Sera obligación del contratista tramitar
ante la compañía aseguradora la modificación de las garantías a que haya lugar y
presentarlas ante el Grupo de Gestión Contractual para su aprobación.
7.3.3.1.3. Cesión
Se aplica cuando se sustituyen obligaciones y derechos que surjan del contrato en un
tercero, evento en el cual el Cedente (contratista original) deberá contar con la
autorización previa y escrita de la Entidad, para lo cual el supervisor deberá emitir el
informe respectivo, verificando las condiciones del posible cesionario (nuevo contratista),
quien debe tener el mismo perfil y condiciones mínimas exigidas para la contratación
inicial.
Es así como, la Ley 80 de 1993 prevé en sus artículos 9 y 41, la figura de la cesión del
contrato, previa autorización de la entidad contratante, en situaciones especiales
taxativamente reguladas, sin que sean las únicas posibles:
a) Cuando sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad en el contratista y,
b) Cuando esta inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en uno de los integrantes
del consorcio o unión temporal, siempre y cuando la cesión se realice a un tercero.
c) Cuando por motivos de conveniencia, para la satisfacción de los intereses de las
partes, o para la oportuna, eficaz y completa ejecución del objeto, en concordancia
con los principios de economía, celeridad y eficacia de la labor administrativa
contractual, las partes acuerden o convengan cederlo (art 26 y 3 Ley 80 de 1993).
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Así mismo, es viable la cesión en los contratos cuando circunstancias de hecho o de
derecho imprevisto la justifiquen razonadamente, aun cuando dichas circunstancias sean
previas a la legalización del contrato y suscripción del acta de inicio, requiriéndose en todo
caso el cumplimiento de los requisitos de legalización y ejecución.
7.3.3.1.4. Suspensión
Cuando durante el plazo contractual sobrevengan circunstancias ajenas a la voluntad o
culpa del contratista que impidan atender las obligaciones contractuales, las partes
podrán suspender la ejecución del contrato, exponiendo de manera detallada las razones
que motivaron tal decisión y el tiempo durante el cual se suspende el contrato, de tal
manera que se pacte un tiempo determinado o determinable de la suspensión.
Es importante que la solicitud de suspensión del contrato ocurra previamente a la fecha a
partir de la cual iniciará la suspensión del contrato, dado que es improcedente efectuar
suspensiones retroactivas.
7.3.3.1.5. Cesión del Contrato
Los contratos de la ACR son intuito persone, por tal razón como norma general no son
susceptibles de cederse, salvo que existe aprobación previa y escrita de la ACR. En
consecuencia, el contratista tampoco podrá en ningún caso, subcontratar total ni
parcialmente la ejecución del contrato.
7.3.3.1.6. Terminación Anticipada por Mutuo Acuerdo de las Partes
El contrato puede darse por terminado por las partes, cuando las partes así lo acuerden;
para lo cual se levantará la respectiva acta suscrita por el ordenador del Gasto y el
Contratista.
7.3.4. CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN
Dentro de la etapa contractual corresponde al Grupo de Gestión Contractual verificar el
cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, de modo que una vez
satisfechos estos, sea remitido el expediente contractual al Supervisor o Interventor
designado para que cumpla las obligaciones relativas al seguimiento de la ejecución
contractual.
Los requisitos de ejecución del contrato, se enlistan a continuación:
(i) Constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento
(ii) Expedición del registro presupuestal
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7.3.5. COMITÉ DE PRESUPUESTO Y CONTRATACIÓN
Mediante Resolución No. 330 de 2012, modificada por la Resolución No. 157 de 2013 se
creó el Comité de Presupuesto y Contratación de la ACR, como una instancia de
definición, aprobación, seguimiento de las actividades presupuestales y contractuales y es
el órgano asesor y consultor en los diferentes procesos que en dichas materias adelante
la entidad. En estas resoluciones se determinan los integrantes y los funcionarios del
Comité.
7.3.5.1.
SESIONES DEL COMITÉ DE PRESUPUESTO Y CONTRATACIÓN
Las sesiones del comité de Presupuesto y Contratación serán de manera presencial y
virtual, teniendo en cuenta la disponibilidad de sus miembros
De las sesiones presenciales se levantará un acta firmada por los integrantes del Comité
que asistan.
Así mismo, podrá deliberarse virtualmente y se dejará constancia mediante los correos
mediante los cuales cada miembro emite su voto.
El Comité deliberará con la mayoría de sus integrantes y las decisiones se tomarán por la
mayoría de los votos de los asistentes. En caso de presentarse empate el asunto deberá
ser debatido en una nueva sesión con la asistencia de totalidad de los integrantes del
Comité.
7.3.6 SUPERVISIÓN
La Supervisión de los contratos y/o convenios se deberá realizar en los términos
establecidos en el BS-M-02 Manual de Supervisión e Interventoría.
7.4.
ETAPA POST-CONTRACTUAL
Corresponde al Grupo de Gestión Contractual adelantar, en coordinación con el
Supervisor o Interventor del contrato, la liquidación del contrato celebrado, de acuerdo con
lo establecido en el procedimiento BS-M-11 liquidación de convenios y/o contratos
Culminado el plazo de ejecución del contrato, la Entidad no podrá imponer sanciones al
contratista. No obstante, cuenta con la posibilidad de adelantar actuaciones
administrativas tendientes a la declaratoria del incumplimiento del contrato.
ÁMBITO.- Una vez finalizado el plazo de ejecución del contrato inicia la etapa pos-
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contractual, la cual culmina con la liquidación del contrato. Esta etapa emerge como
aquella durante la cual se establece un control sobre la liquidación de los contratos de
modo particular y, en general, la verificación del cumplimiento de las obligaciones
pactadas, con el seguimiento correlativo a las garantías constituidas para amparar su
ejecución.
7.4.1. Liquidación de los Contratos
Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en
qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas, con el fin de
establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su
ejecución.
Serán objeto de liquidación:
a) Los contratos de tracto sucesivo.
b) Aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo.
c) Los demás que lo requieran.
Parágrafo.- Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión no son objeto de liquidación, por la expresa disposición contenida en el Decretoley 19 de 2011.
7.4.2. PLAZO PARA LIQUIDAR LOS CONTRATOS.
En punto al plazo para surtir el procedimiento de liquidación:
1. Se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones
o sus equivalentes o dentro del que acuerden las partes para el efecto.
2. De no pactarse término para proceder a la liquidación de mutuo acuerdo, se
deberá realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del
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término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto
administrativo que ordene la terminación.
3. En los eventos en que el contratista no se presente a surtir el procedimiento de
liquidación dentro del plazo pactado o previsto para ese efecto, o no haya acuerdo
sobre el contenido de la liquidación, la entidad lo hará unilateralmente dentro de
los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo para hacerlo de común
acuerdo.
4. Si la administración no lo ha liquidado unilateralmente durante los dos (2) meses
siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o el establecido por la
ley, los interesados, esto es, tanto la entidad, como el contratista, podrán acudir a
la jurisdicción para obtener la liquidación judicial a más tardar dentro de los dos (2)
años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar
5. Si no se ha realizado la liquidación, se podrá adelantar en cualquier tiempo dentro
de los dos años siguientes al vencimiento del término indicado en los numerales
anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de la facultad de
acudir al juez para que adelante dicho procedimiento.
7.4.3. DE LOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA LIQUIDACIÓN DEL
CONTRATO.- Para efectos de la liquidación se deberá tener en cuenta lo siguiente:
1. Se realizará el balance técnico y financiero de la ejecución contractual,
independientemente de que se trate de una liquidación de mutuo acuerdo,
unilateral o judicial.
2. Culmina con el pago, retribuciones y devoluciones a que haya lugar, de
conformidad con el balance final que se adelante.
3. Se deberán adelantar las gestiones para que la liquidación se realice de mutuo
acuerdo.
4. Haberse resuelto todas las reclamaciones y peticiones presentadas por el
contratista.
5. Una vez culminada la liquidación del contrato, el Grupo de Gestión Contractual la
analizará, con miras a adoptar medidas de mejoramiento continuo de los procesos
de selección, ejecución y liquidación contractual.
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7.5
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MODIFICACIONES AL MANUAL DE CONTRATACIÓN
La actualización de este Manual es responsabilidad del Grupo de Gestión Contractual de
la ACR, previa revisión por parte de la Oficina Asesora Jurídica y aprobación por parte del
Comité de Presupuesto y Contratación de la ACR.
Sin perjuicio de lo anterior, la interpretación de las presentes disposiciones se deberá
realizar conforme a la normatividad vigente que rige la contratación estatal.
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