Requisitos para la presentación de facturas y comprobantes de gasto

ANEXO
Requisitos para la presentación de facturas y comprobantes de gasto
De conformidad con los procedimientos financieros y contables del Programa
de las Naciones Unidas para el Desarrollo, es necesario cumplir con los
requisitos abajo definidos para la presentación de documentos de respaldo en
las liquidaciones de gastos o viáticos. Las erogaciones deben ser previamente
autorizadas por la Dirección y Coordinación del Proyecto en forma detallada,
indicando el concepto y su valor estimado.
Los desembolsos deberán corresponder a las actividades de giras y
capacitaciones que se han definido en el marco de las actividades del proyecto.
La persona que presenta los comprobantes deberá asegurarse que por escrito
le autoricen las actividades y gastos asociados, definiendo la naturaleza y
monto relacionado.
Los comprobantes deben corresponder a las actividades de la consultoría, y
deben estar dentro de las fechas del contrato vigente y o del cronograma
aprobado para la realización de la actividad.
Requisitos de las facturas y comprobantes de pago a ser presentados
La presentación de los comprobantes no asegura su reintegro.
Características mínimas de los comprobantes:
A nombre del PNUD o del Proyecto
Nombre del beneficiario
Cédula
Fecha
Dirección y teléfono
Firma de recibido
Descripción del servicio
Monto total.
No deberán presentar adulteraciones en los montos ni datos escritos en el
comprobante.
Para eventos
Debe documentarse el tipo de actividad y su finalidad. Cantidad de personas
presentes.
Deberá presentarse una lista de los participantes con la firma de los mismos.
Uso de vehículos
Cuando se deba incurrir en gastos por concepto de alquiler de vehículos se
recomienda dejar evidencia escrita de la justificación del desembolso, las
actividades en que se utilizará el vehículo y los lugares por visitar, entre otros,
todo ello formalmente autorizado por el Coordinador Técnico en primera
instancia y por el Director Nacional.
Combustible
Previa autorización del Coordinador del Proyecto, las facturas por combustible
deberán emitirse a nombre del PNUD o del Proyecto. Deberá anotarse el
número de placa del vehículo utilizado en la gira, el nombre del propietario del
vehículo, el trayecto y el kilometraje recorrido, los lugares visitados y las
actividades en que los vehículos se utilizaron.
Tiempo de presentación de los comprobantes
Los comprobantes deberán ser entregados al Proyecto a más tardar 5 días
hábiles posteriores a la finalización de la actividad asociada. Deberá dejarse
constancia de esto.
Todas estas liquidaciones deberán estar revisadas por el Coordinador el
Proyecto con su visto bueno y firmadas por el Director del Proyecto en señal de
que aprueba todos los gastos realizados, cuyos comprobantes forman parte de
la cada liquidación.
Presentación de documentos
Los comprobantes deben pegarse en una hoja tamaño carta y presentarse
debidamente sumarizados, indicando el número de comprobantes adjuntos a la
solicitud de reintegro o conciliación del adelanto. La persona que revisa y
verifica los comprobantes, deberá firmar la conciliación.
El no cumplimiento de alguno de estos requisitos es causal de no aceptación
de la conciliación, y en caso de reintegro, su no reconocimiento por el PNUD.
Por enterado:
Nombre y Firma ____________________________
Fecha ___________