INSTRUCTIVO No. - DNP Departamento Nacional de Planeación

DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION
OFICINA DE CONTROL INTERNO
EVALUACION AL PROCESO DE DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN
INFORME DEFINITIVO
BOGOTA., DICIEMBRE DE 2014
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION .................................................................................................... 3
2. MARCO LEGAL ...................................................................................................... 4
3.
ALCANCE ...................................................................................................... 5
4.
METODOLOGÍA............................................................................................. 5
5.
RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN LA
EVALUACIÓN ............................................................................................................. 6
5.1 EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL PROCESO
FRENTE A LA NORMATIVA VIGENTE ______________________ 6
5.1.1 HALLAZGOS ........................................................................................ 6
5.1.2 OPORTUNIDADES DE MEJORA ........................................................ 9
6. CONCLUSIONES ................................................................................................. 10
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1. INTRODUCCION
En desarrollo de las actividades programadas por la Oficina de Control Interno para
el año 2014 en el plan operativo aprobado por el Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno del DNP se encuentra incorporada la evaluación al
proceso de Divulgación de Información, la cual estuvo orientada al fortalecimiento
del Sistema de Control Interno como mecanismo de apoyo al logro de los objetivos
previstos por las áreas que ejecutan el proceso objeto de evaluación, en
cumplimiento de lo establecido en el artículo 2º de la Ley 87 de 1993, donde se
establecen las funciones de la Oficina de Control Interno en cuanto a planear, dirigir
y organizar la verificación y la evaluación del Sistema de Control Interno del cual
hacen parte entre otros los sistemas financieros, de planeación, de información y
operacionales de la entidad según el literal a) del artículo 3º de la misma Ley.
Para el logro del objetivo propuesto fue de vital importancia la participación de los
funcionarios que ejecutan el proceso junto con la información generada a partir de la
ejecución del mismo. Los resultados de la evaluación se presentan en este informe.
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2. MARCO LEGAL
Para la evaluación realizada se tuvo en cuenta entre otros, los siguientes aspectos
legales que regulan los procedimientos relacionados con el proceso de “Divulgación
de Información”:
Constitución Política de Colombia Artículos 20, 73 y 74
Ley 57 de 1985
Ley 527 de 1999
Ley 1712 de 2014
Decreto 519 de 2003
Decreto 195 de 2004
Directiva Presidencial 02 de 2000
Directiva Presidencial 03 de 2003
Resolución Interna 097 de 2004
Resolución Interna 1067 de 2009
Resolución Interna 804 de 2007
Resolución Interna 1252 de 2009
Circular 20076000000138 de 2007
Circular interna SG-20096000000068 de 2009
Manual 3.1 de Gobierno en Línea
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3. ALCANCE
Se evaluó en forma integral y selectiva el sistema de control interno inherente al proceso
de Divulgación de Información y las actividades realizadas por el Grupo de
Comunicaciones y Relaciones Públicas, durante el año 2014.
4. METODOLOGÍA
Para la evaluación se realizaron las siguientes actividades:
a. Solicitud de información y evidencia de ejecución de las actividades
realizadas por el Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas, así como
de las dependencias e instancias relacionadas con el proceso durante la
vigencia 2014.
b. Verificación de la información publicada en la página Web e Intranet de la
entidad, así como del Portal del Estado Colombiano.
c. Análisis de las herramientas de seguimiento y medición con que cuenta el
proceso evaluado.
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5. RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN LA
EVALUACIÓN
De acuerdo con la revisión documental realizada al proceso, la normativa aplicable y
las solicitudes de información por parte de los colaboradores del Grupo de
Comunicaciones y Relaciones Públicas se presentan los siguientes resultados de la
evaluación:
5.1 EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL PROCESO FRENTE
A LA NORMATIVA VIGENTE
Pruebas realizadas:
Se realizó revisión documental del proceso, se verificó la publicación de información
en la página web, intranet y correo institucional.
Fueron verificados el alcance, objetivo, actividades, responsables y demás
componentes del proceso frente a los requisitos legales relacionados con su
alcance, observándose las siguientes situaciones de susceptibles de mejora:
5.1.1 HALLAZGOS
HALLAZGO No. 1
Al revisar la circular 20076000000138 de 2007: “Políticas para la Publicación de
Información en Internet e Intranet –La Rebeca-“, la cual hace parte de los
requisitos legales del proceso, se observó que ésta no se encuentra actualizada
con respecto a la nueva estructura del DNP definida en el Decreto 1831 de 2012,
dado que la función del Gerente sitio Web es asumida por la Subdirección General.
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Por lo anterior, no es posible saber cuál de las dos subdirecciones creadas en el
Decreto 1832 de 2012, tiene la función que le correspondía a la Subdirección
General en la circular mencionada.
Recomendación
Se sugiere realizar acciones que permitan garantizar que los requisitos legales y
documentos externos aplicables al proceso se encuentren actualizados y sean
coherentes con la normativa vigente.
HALLAZGO No. 2
No se encontró evidencia de las actas del Comité Evaluador de la Información que
se va a publicar en la página web de la entidad, la cual, de acuerdo con lo definido
en el Artículo 3 de la Resolución 804 de 2007 es la “instancia que autoriza la
información que será publicada en la página web, generada y suministrada por
cada una de sus direcciones técnicas”.
Se le solicitó al Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas quien ejerce la
Secretaría Técnica del Comité las actas cada sesión, las cuales son su
responsabilidad de acuerdo con el Artículo décimo, numeral 2 de la Resolución
mencionada y no se allegó la respectiva respuesta.
Recomendación
Se sugiere revisar las funciones que debe cumplir el Comité Evaluador de la
Información que se va a publicar en la página web de la entidad y definir
mecanismos que aseguren su cumplimiento.
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HALLAZGO No. 3
No se encuentra evidencia de la Guía para la elaboración, publicación, divulgación,
y difusión en Internet, la cual de acuerdo con la Circular 20076000000138 de 2007
en las funciones del Webmaster de Administración de Contenido, debió ser
coordinada con las “demás personas del Grupo de Comunicaciones y Relaciones
Públicas”.
Así mismo, y conforme con los resultados de los seguimientos realizados por la
Oficina de Control Interno al Portal de Estado Colombiano y Página Web, para los
cuales se observó información desactualizada, se observaron omisiones en el
cumplimiento de las funciones del Webmaster de Administración de Contenido
definidas en la Circular 20076000000138 de 2007, entre las cuales se encuentran
el “coordinar con los responsables de suministrar la información al Portal del
Estado Colombiano y otros sitios Web la vigencia de la información referente a los
trámites y servicios prestados el DNP a las entidades y a la ciudadanía, al igual
que la información publicada en los sitios Web con los que el DNP tiene vínculos” y
“ Realizar revisiones periódicas al sitio Web e Intranet para asegurar que éstas se
encuentran dentro de los lineamientos dados por el Gobierno nacional y por el
DNP”.
Recomendación
Realizar las actividades pertinentes que permitan dar cumplimiento a las funciones
de cada rol establecidas en la Circular 20076000000138 de 2007.
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5.1.2 OPORTUNIDADES DE MEJORA
OPORTUNIDAD DE MEJORA No. 1
Al comparar las actividades del proceso, su alcance y objetivos, con lo ejecutado
por el Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas y lo establecido en la
Circular 20076000000138 de 2007, no se mencionan dentro del proceso
actividades relacionadas con la divulgación de la información a través de medios
electrónicos externos. Las actividades descritas en el proceso se limitan a
boletines, entrevistas, ruedas de prensa y programa de televisión.
Recomendación
Adicionalmente, se recomienda verificar el alcance frente del proceso a las
actividades desarrolladas
OPORTUNIDAD DE MEJORA No. 2
Al verificar el contenido y alcance del proceso frente a la Ley de Transparencia de
la Información Pública no se encontró evidencia de una política o estrategia de
divulgación de información que corresponda con la definición de divulgación de la
ley 1712, en su artículo 6: “…Publicar o divulgar. Significa poner a disposición en
una forma de acceso general a los miembros del público e incluye la impresión,
emisión y las formas electrónicas de difusión”, dicha política o estrategia debería
incluir actividades, roles de cada una de las dependencias del DNP, fechas
estimadas de implementación, seguimiento y controles.
Recomendación
Se sugiere implementar las acciones pertinentes para aplicar lo establecido en la
Ley 1712 y a los Decretos relacionados que están por expedirse.
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6. CONCLUSIONES
De acuerdo con las actividades previstas en el plan operativo del año 2014, la
Oficina de Control Interno evaluó en forma independiente, con sujeción a las normas
generales de auditoría integral, el sistema de control interno inherente al proceso del
SGC denominado “Divulgación de Información” código IN-DI Versión 05.
Los resultados de las pruebas practicadas y la evidencia obtenida de acuerdo con
los criterios definidos en la planeación del trabajo se refieren sólo a los registros y/o
documentos examinados, no se hacen extensibles como conclusión general del
estado del proceso “Divulgación de Información” código IN-DI Versión 05, teniendo
en cuenta que la evaluación es selectiva y las muestras fueron tomadas
aleatoriamente.
El análisis de los resultados de esta evaluación permite concluir que el sistema de
control interno vinculado con el proceso “Seguimiento al Sistema General de
Participaciones” es susceptible de mejoramiento de acuerdo con las Oportunidades
de Mejora y Hallazgos identificados para cada uno de los aspectos evaluados,
respecto de las cuales se presentan recomendaciones en cada uno de los objetivos
evaluados, en aras de prevenir la materialización de riesgos frente al desarrollo de
cada una de las actividades.
Las acciones que se formulen con base en las recomendaciones formuladas en este
informe de evaluación serán objeto de acompañamiento y seguimiento por parte de
la OCI.
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