Reglamento de contratación

NUEVO REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN
ACUERDO No. 125
Del 15 de diciembre de 2011, ajustado el 27 de septiembre de 2012
Por el cual se expide el Reglamento Interno para la Negociación y Contratación de Bienes
y Servicios de ISAGEN y se dictan otras disposiciones.
La Junta Directiva de ISAGEN S.A. ESP, en uso de sus facultades estatutarias y
CONSIDERANDO:
A. Que ISAGEN es una empresa de servicios públicos mixta, de carácter comercial,
constituida como sociedad anónima, sometida al régimen establecido por la Ley de
Servicios Públicos Domiciliarios (Ley 142 de 1994), cuyo objeto social principal es la
generación y comercialización de energía, la comercialización de gas natural por redes, así
como la comercialización de carbón, vapor y otros energéticos de uso industrial.
B. Que conforme a las Leyes 142 y 143 de 1994, el régimen de los actos y contratos
aplicable a las empresas como ISAGEN es el derecho privado.
C. Que uno de los principios rectores del derecho privado, normativa que legamente aplica
a ISAGEN para negociar y contratar bienes y servicios, es el de la autonomía de la
voluntad, el cual faculta a las personas para disponer de sus intereses y, por tanto, para
crear derechos y obligaciones, con los límites generales impuestos por la ley, el orden
público y las buenas costumbres.
D. Que el principio de la Autonomía de la Voluntad privada se evidencia y materializa
mediante la libertad contractual, la que a su vez faculta para: elegir contratar o no
contratar, escoger con quien contratar, determinar procedimientos y el tipo de contrato y
definir el contenido del acto jurídico, entre otras.
E. Que ISAGEN como empresa de servicios públicos mixta, en sus procedimientos de
negociación y contratación de bienes y servicios debe aplicar los principios de la función
administrativa y de la gestión fiscal, consagrados en la Constitución Política, así como el
régimen de inhabilidades e incompatibilidades propio de la contratación estatal.
F. Que ISAGEN participa en un mercado en competencia y está incursionando en
mercados internacionales, por lo que requiere agilidad y eficiencia en sus procedimientos
de negociación y contratación de bienes y servicios.
G. Que de conformidad con el numeral 4º. del artículo 35 de los Estatutos de ISAGEN, es
función del Gerente General celebrar los contratos, contraer obligaciones a nombre de la
sociedad y delegar su trámite y celebración en trabajadores que desempeñen cargos del
nivel directivo, de acuerdo con el Reglamento de Contratación que expida la Junta
Directiva.
H. Que conforme al numeral 6o. del artículo 28 de los Estatutos de ISAGEN, se asignó a la
Junta Directiva la función de adoptar el Reglamento de Contratación, señalando los
criterios, procedimientos y facultades en materia contractual.
I. Que el Reglamento Interno para la negociación y contratación de bienes y servicios en
ISAGEN constituye una práctica de Buen Gobierno Corporativo.
J. Que el Reglamento de Contratación vigente en ISAGEN está contenido en el Acuerdo
No. 084 del 28 de marzo de 2006, que procede a ser remplazado por el presente Acuerdo
del 15 de diciembre de 2011, el cual, antes de su entrada en vigencia, requirió algunos
ajustes necesarios para su implementación, presentados a la Junta Directiva y aprobados
por ésta en su sesión ordinaria del 27 de septiembre de 2012.
ACUERDA:
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO PRIMERO: PRINCIPIOS
La negociación y contratación de bienes y servicios de ISAGEN se cumplirán en un ámbito
de libre competencia, orientadas por los principios constitucionales de la función
administrativa y de la gestión fiscal, tales como: igualdad, moralidad, eficacia, celeridad,
imparcialidad, publicidad y eficiencia y por los definidos a continuación:
Buena Fe: ISAGEN procederá de buena fe en todas sus actuaciones y entiende que los
contratos obligan no sólo a lo pactado en forma expresa, sino a todo lo que corresponda a
la naturaleza de los mismos según la ley, la costumbre o la equidad.
Transparencia: Los procedimientos de negociación y contratación de bienes y servicios
de ISAGEN se realizarán con reglas claras que permitan dar a conocer los términos,
condiciones y conclusiones de los mismos, salvo los asuntos amparados por criterios de
confidencialidad.
.
Economía: Los procedimientos de negociación y contratación de bienes y servicios se
adelantarán de tal manera que ISAGEN pueda celebrar el negocio que más convenga a
sus intereses.
Equidad: En los procedimientos de negociación y contratación de bienes y servicios,
ISAGEN dará igualdad de oportunidades a los participantes.
Supervisión: ISAGEN vigilará el correcto desarrollo de los procedimientos de negociación
y contratación de los bienes y servicios y de la ejecución de los contratos que celebre.
Autocontrol: Los procedimientos de negociación y contratación de bienes y servicios en
ISAGEN se realizarán bajo un esquema mediante el cual cada persona ejerza por sí
misma la evaluación de su gestión, asuma las responsabilidades y compromisos y
mantenga una actitud permanente de mejoramiento.
Responsabilidad Empresarial: Los procedimientos de negociación y contratación de
bienes y servicios en ISAGEN se realizan con actitud de reconocimiento de la
sostenibilidad ambiental, económica y social.
Integridad de los procedimientos: El procedimiento a aplicar para la negociación y
contratación de un determinado bien o servicio será el que resulte de la aplicación de las
normas de este Reglamento, evitando entre otros, el fraccionamiento de contratos.
ARTÍCULO SEGUNDO: RÉGIMEN DE LOS ACTOS Y CONTRATOS
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 32 y el parágrafo del artículo 39 de la Ley
142 de 1994, así como en el parágrafo del artículo 8 y el artículo 76 de la Ley 143 de 1994,
el régimen legal aplicable a los actos y contratos de ISAGEN es el del derecho privado.
Aplica también el derecho privado, así como las disposiciones del presente Acuerdo, a los
Convenios y las Órdenes de los que trata el mismo.
La negociación y contratación de bienes y servicios de ISAGEN se regirán por lo previsto
en este Reglamento y en las normas complementarias y reglamentarias que sean
expedidas por el Gerente General, en concordancia con las Políticas Empresariales. En los
aspectos aquí no contemplados, se atenderán las normas del Código Civil, del Código de
Comercio o los preceptos que le fueren aplicables, tanto en Colombia como en el exterior.
Así mismo, se acatarán las disposiciones del Estatuto Anticorrupción, en lo que
corresponda.
La negociación y contratación de bienes y servicios también se regirán por las normas
especiales que expidan los órganos competentes, en todo aquello que les sean aplicables.
ARTÍCULO TERCERO: REPRESENTACIÓN PARA CELEBRAR CONTRATOS,
CONVENIOS Y REALIZAR ACTOS RELACIONADOS CON LOS MISMOS
La representación de ISAGEN para efectos de celebrar contratos, convenios y realizar
actos relacionados con los mismos, estará a cargo del Gerente General o de aquellos
directivos en quienes éste delegue.
El Gerente General queda autorizado para celebrar, sin límite de cuantía, cualquier
contrato o convenio de los establecidos en este Reglamento. Sin perjuicio de lo anterior,
cuando se trate de la disposición de activos de ISAGEN, su facultad se limita hasta mil
salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000 smlmv). Superada esta cuantía, se
requerirá autorización de la Junta Directiva o la Asamblea General de Accionistas, según
corresponda, de acuerdo a los Estatutos Sociales.
Así mismo, el Gerente General queda autorizado para delegar en trabajadores de nivel
directivo, la realización de los procedimientos de negociación y contratación de bienes y
servicios previstos en este Reglamento, junto con los actos que éstos requieran, incluida la
celebración de contratos o convenios, hasta por cinco mil salarios mínimos legales
mensuales vigentes (5.000 smlmv).
No obstante lo anterior, el Gerente General informará a la Junta Directiva sobre los
procedimientos de negociación y contratación de bienes y servicios, según los criterios que
ésta determine.
ARTÍCULO CUARTO: PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA NEGOCIACIÓN Y
CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
La negociación y contratación de bienes y servicios deberá orientarse con criterio
corporativo y obedecer a una adecuada planeación que considere la eficiente y eficaz
utilización de los recursos.
La negociación y contratación de bienes y servicios, debe ser el resultado de un análisis
que determine su necesidad y conveniencia; además, se deberán adoptar las medidas
requeridas para la debida ejecución de los procedimientos y la obtención de los fines
propuestos.
Las necesidades de bienes y servicios de ISAGEN se plasmarán en planes de compras de
referencia que se elaborarán anualmente.
Para iniciar un procedimiento de negociación y contratación de bienes y servicios y
celebrar cualquiera de las modalidades de contratos o convenios regulados en la Ley y en
este Reglamento, es requisito que exista la correspondiente justificación, y que se cumplan
las demás normas establecidas por ISAGEN en materia presupuestal. Igual requisito se
exigirá para las adiciones del valor de los contratos y convenios.
ARTÍCULO QUINTO: FUENTES DE INFORMACIÓN
Para la negociación y contratación de bienes y servicios podrá acudirse a la utilización de
diversas fuentes, tales como: Registros y catálogos de proveedores, precalificación de
proveedores, los referenciamientos de información y sondeos de mercado o cualquier otra
información útil existente en el mercado.
ARTÍCULO SEXTO: USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
Para la realización de los diferentes procedimientos de negociación y contratación de
bienes y servicios, ISAGEN podrá utilizar tecnología electrónica que sea segura y
legalmente aceptable.
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTOS PARA NEGOCIAR Y CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS
ARTÍCULO SÉPTIMO: NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Por regla general, los procedimientos de contratación de bienes y servicios en ISAGEN
serán no compromisorios. En tal sentido, estos procedimientos admitirán la posibilidad de
negociar, pero sólo se podrá determinar la conveniencia de negociar con alguno(s) de los
oferentes, con el propósito de obtener una oferta más conveniente para ISAGEN, una vez
se hayan recibido de ellos sus ofertas. En todo caso, dicha negociación deberá observar
los principios previstos en el Artículo Primero del presente Acuerdo y los criterios que para
negociar determine el Gerente General en la reglamentación interna del mismo.
No obstante, la adquisición y contratación de bienes y servicios cuya cuantía supere los
veinte mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (20.000 smlmv), se llevará a cabo
mediante un procedimiento compromisorio. Además, si la cuantía es inferior a veinte mil
salarios mínimos legales mensuales vigentes (20.000 smlmv), también podrá seguirse un
procedimiento compromisorio por decisión del directivo competente, según la delegación
para contratar y atendiendo razones especiales de conveniencia.
En todo caso, los proveedores de ISAGEN no podrán estar incursos en circunstancias de
inhabilidades e incompatibilidades de que trata el Estatuto General de la Contratación de la
Administración Pública o las normas que lo modifiquen o sustituyan.
PARÁGRAFO: Acorde con lo establecido en el presente Acuerdo en relación con
las Fuentes de Información, se promoverá la precalificación de proveedores, en particular
para la adquisición de bienes y servicios estandarizados, como un mecanismo para
estimular y dinamizar su participación en los procedimientos de contratación,
especialmente en las Invitaciones Cerradas a Competir. La reglamentación pertinente
estará a cargo del Gerente General.
ARTÍCULO OCTAVO: MATRIZ DE CONTRATACIÓN
Para negociar y contratar el bien o servicio, el Directivo competente, según la delegación
otorgada para contratar, seguirá el procedimiento establecido por la Matriz de Contratación
definida por ISAGEN, cuyos criterios serán aprobados por el Comité de Asuntos de Junta.
Los criterios mencionados se harán constar en anexo del presente reglamento que forma
parte integral del mismo y cuya modificación no implica cambios en el mismo.
Del procedimiento establecido por la Matriz de Contratación, el Directivo competente sólo
podrá apartarse para optar por un procedimiento más riguroso.
ARTÍCULO NOVENO: INVITACIÓN ABIERTA A COMPETIR
Cuando el valor estimado de los bienes o servicios a negociar y a contratar sea igual o
superior a dos mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (2.000 smlmv), sin incluir
el valor del Impuesto al Valor Agregado IVA se formulará invitación general a competir y
negociar mediante la publicación de al menos un (1) aviso en un periódico de amplia
circulación nacional.
Si realizada la invitación sólo se presenta un proveedor, se podrá negociar y contratar con
éste siempre y cuando satisfaga las necesidades e intereses de ISAGEN.
PARÁGRAFO 1: Con el fin de dar a conocer los procedimientos abiertos de negociación y
contratación de bienes y servicios, con la debida antelación, en la página Web de ISAGEN
se publicarán las fechas claves y la información que revele el objeto y el alcance del bien o
servicio que se pretende contratar, de tal forma que puedan determinar su interés en el
proceso.
PARAGRAFO 2: En los procedimientos de adquisición y contratación de bienes y servicios
que se lleven a cabo a través de procesos compromisorios de acuerdo a lo establecido en
el Artículo Séptimo de este reglamento, el procedimiento se denominará INVITACIÓN
ABIERTA A COMPETIR COMPROMISORIA.
ARTÍCULO DÉCIMO: INVITACIÓN CERRADA A COMPETIR
Cuando el valor estimado de los bienes o servicios a negociar y a adquirir sea inferior a
dos mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (2.000 smlmv) y superior a cien
salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 smlmv), ambos sin incluir el IVA se
invitará a competir y negociar por lo menos a tres (3) proveedores.
PARÁGRAFO 1: Previa justificación del equipo o proceso que adelanta la contratación, en
caso de no contar con los tres (3) proveedores aquí previstos se podrá negociar y
contratar, bajo el procedimiento de que trata este artículo, con los proveedores
disponibles.
PARÁGRAFO 2: También se podrá se podrá negociar y contratar bajo el procedimiento
de que trata este artículo, en caso que se presente un número de proveedores inferior a
los tres (3) invitados inicialmente.
PARÁGRAFO 3: En los procedimientos de adquisición y contratación de bienes y servicios
que se lleven a cabo a través de procesos compromisorios de acuerdo a lo establecido en
el Artículo Séptimo de este reglamento, el procedimiento se denominará INVITACIÓN
CERRADA A COMPETIR COMPROMISORIA.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: INVITACIÓN DIRECTA A NEGOCIAR
Procede invitar directamente a negociar a uno o más proveedores, en estos casos:
a) Si el valor estimado de los bienes o servicios a negociar y a adquirir es igual o inferior a
cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 smlmv), sin incluir el IVA.
b) Cuando sin importar el valor estimado de los bienes o servicios a negociar y a
contratar, así se derive de aplicar la Matriz de Contratación de que trata este
Reglamento.
c) Cuando se trate de bienes y servicios estandarizados, cuyos proveedores se encuentren
previamente calificados en el sistema de proveedores adoptado por ISAGEN.
d) Cuando realizado un sondeo de mercado, ISAGEN encuentre que uno de los
proveedores identificados es el adecuado para negociar y contratar con éste el bien o
servicio requerido, previa justificación del trabajador competente, según la delegación
otorgada para contratar.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: COMITÉ DE CONTRATACIÓN
El Comité de Contratación asesorará en materia de negociación y contratación de bienes y
servicios, promoverá su mejoramiento y revisará y emitirá concepto previo al Gerente
General o al directivo competente para la firma del respectivo contrato.
Para tal fin, corresponde al Gerente General reglamentar, a través de documento
normativo interno, aspectos tales como la integración, el funcionamiento y las
responsabilidades del Comité de Contratación, al igual que la cuantía para acudir al
mismo.
Por solicitud del Gerente General, de Auditoría Interna o por su propia decisión, el Comité
de Contratación podrá revisar de manera aleatoria procedimientos de negociación y
contratación de bienes y servicios que, en principio, no fueran objeto de su revisión.
PARÁGRAFO 1: Se exceptúan del trámite ante el Comité de Contratación: a) Los
contratos requeridos para superar situaciones de emergencia o siniestro. b) Los contratos
de compraventa de energéticos. c) Los contratos que tengan por objeto la adquisición del
combustible necesario para garantizar la operación de las plantas de generación. d) Los
contratos y sus modificaciones, cuya celebración haya sido autorizada previamente por la
Junta Directiva. e) Las modalidades especiales de contratación.
PARÁGRAFO 2: En los casos en los cuales la negociación y contratación de bienes y
servicios no sea de conocimiento previo del Comité de Contratación, la misma deberá
contar con la conformidad del directivo inmediatamente superior, en el nivel de delegación,
al de aquél competente que adelanta dicha negociación.
No obstante lo anterior y respecto de los procedimientos de cuantía igual o inferior a Cien
Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (100 smlmv), sin incluir el IVA, el Gerente
General reglamentará el mecanismo de control previo aplicable, que podrá ser aleatorio y
en todo caso dirigido a verificar de manera razonable que los principios previstos en el
Artículo Primero y en general los lineamientos del presente Acuerdo se hayan cumplido.
CAPÍTULO III
MODALIDADES ESPECIALES DE CONTRATACIÓN
ARTÍCULO DECIMO TERCERO: NEGOCIOS Y PROYECTOS EN EL EXTERIOR
Cuando se trate de negociar y contratar bienes y/o servicios necesarios para apoyar y/o
facilitar la participación, inversión, construcción, adquisición de negocios o proyectos de
generación de energía a celebrarse en el exterior, el Gerente General o en quien éste
delegue, según la delegación para contratar, podrán adelantar la negociación y
contratación de los mismos, sujetándose a las disposiciones legales y contractuales
pertinentes y apartándose de los Procedimientos de Negociación y Contratación y demás
trámites señalados en este Reglamento.
ARTÍCULO DECIMO CUARTO: CONTRATOS O CONVENIOS FINANCIADOS POR
TERCEROS Y OPERACIONES DE CRÉDITO
Los contratos o convenios financiados por los organismos multilaterales de crédito o la
banca comercial internacional y los que se celebren con personas jurídicas extranjeras de
derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional, podrán
someterse a los reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con procedimientos
de formación del contrato y escogencia y a las cláusulas de ejecución, cumplimiento, pago
y ajustes.
Adicionalmente, las operaciones de crédito público, los actos asimilados a operaciones de
crédito público, las operaciones de deuda pública, de cobertura y las operaciones conexas,
se regirán por las normas legales especiales que sean aplicables.
ARTÍCULO DECIMO QUINTO: ALIANZAS Y OTROS INTRUMENTOS
ISAGEN podrá formalizar con terceros, alianzas, acuerdos, entendimientos e instrumentos
similares, dirigidos a desarrollar negocios conjuntos, para ejecutar actividades conexas o
complementarias con su objeto social, previo análisis técnico y de mercado, que justifiquen
su conveniencia. En estos casos la contratación necesaria para lograr el objetivo buscado
con la alianza o instrumento se podrá sujetar al régimen jurídico aplicable a cualquiera de
las partes o al reglamento que las mismas partes establezcan para la alianza.
El aliado no es un proveedor de ISAGEN, por tanto, las alianzas, acuerdos, entendimientos
e instrumentos similares, no pueden tener como objeto la adquisición o suministro de
bienes o servicios para ISAGEN.
PARAGRAFO: Las alianzas que se celebren para el desarrollo de proyectos de
generación e inversión, deberán atender a los criterios establecidos para tal fin por la Junta
Directiva.
ARTÍCULO DECIMO SEXTO: CONVENIOS
El Convenio es el acuerdo de voluntades celebrado entre ISAGEN y otra u otras personas
jurídicas de derecho público o privado, así como con personas naturales, en el que se
pactan las reglas para una mutua colaboración, no con la finalidad de desarrollar negocios
conjuntos, sino con el fin de realizar, fomentar, promover o desarrollar acciones o planes
de mutuo beneficio. Los convenios no pueden tener como objeto la adquisición o
suministro de bienes o servicios para ISAGEN.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO: ADQUISICIÓN Y ARRENDAMIENTO DE BIENES
INMUEBLES
La negociación relacionada con la adquisición y arrendamiento de bienes inmuebles podrá
adelantarse teniendo en cuenta las necesidades específicas, sin sujetarse a los
Procedimientos de Negociación y Contratación y demás trámites señalados en este
Reglamento.
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO: EXCEDENTES DE TESORERÍA: El manejo y
administración de los excedentes de tesorería, se regirán por los lineamientos que para tal
efecto defina la Junta Directiva.
CAPÍTULO IV
EVALUACIÓN Y CONTRATACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO: EVALUACIÓN
Los procedimientos de negociación y contratación de bienes o servicios, compromisorios o
no, deberán contar siempre y de manera clara con criterios de evaluación y selección,
establecidos previamente, que permitan la escogencia de la mejor opción para ISAGEN.
Los criterios, entre otros, podrán ser técnicos, económicos, sociales, ambientales y de
oportunidad. En todos los casos se elaborará un informe de evaluación y selección que de
cuenta de que los criterios se aplicaron.
Las condiciones del (los) proveedor (s) invitado (s) a competir y negociar, relacionadas con
su experiencia, capacidad administrativa, financiera y jurídica, entre otras, serán factores
habilitantes para permitir su participación.
ARTÍCULO VIGÉSIMO: REUNION DE EVALUACIÓN
Cuando se trate de procedimientos de adquisición y contratación de bienes o servicios
cuya cuantía sea igual o superior a veinte mil salarios mínimos legales mensuales vigentes
(20.000 smlmv), sin incluir el valor del Impuesto al Valor Agregado IVA, previo a la decisión
de contratar o no el bien o servicio, ISAGEN podrá realizar una reunión en la cual se
revisarán los comentarios y observaciones que los participantes tengan al informe
de evaluación de la contratación y allí mismo, o en una comunicación posterior, se
les dará respuesta. De esta reunión se levantará un acta suscrita por quienes
participaron.
ARTÍCULO VIGESIMO PRIMERO: CONTRATACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
Una vez identificada por ISAGEN la(s) mejor(es) opción(es), se procederá a la
negociación, si a ello se llegare y formalización del respectivo contrato.
CAPÍTULO V
FORMALIZACIÓN DE LOS CONTRATOS
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO: FORMALIZACIÓN DE LOS CONTRATOS
Los documentos mediante los cuales ISAGEN negocie y contrate bienes o servicios se
formalizarán de acuerdo con lo que se estipula a continuación:
Orden de Compra de Bienes o de Servicios: Es un acuerdo de voluntades que se
formaliza mediante la emisión de un documento por medio del cual se le imparte al
proveedor la instrucción para que suministre bienes o preste servicios.
La formalización de contratos mediante órdenes de compra sólo podrá hacerse en aquellos
casos en que la contratación tenga por finalidad la adquisición o suministro de bienes o
servicios previamente estandarizados.
Las órdenes de compra serán emitidas conforme a la costumbre mercantil lo tenga
aceptado.
Orden de Trabajo: Es un acuerdo de voluntades que se formaliza mediante la emisión de
un documento por medio del cual se le imparte al proveedor la instrucción para que
suministre bienes o preste servicios no estandarizados, cuyo valor, antes de IVA, no
exceda los cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 smlmv). (
Contrato: Es un acuerdo de voluntades contenido en un documento que requiere plasmar
de manera expresa mayores condiciones, tales como, el procedimiento para la imposición
de sanciones, la forma de solución de controversias, causales de terminación, indemnidad
de las partes, entre otras. El mismo se utilizará para la negociación y contratación de
bienes y servicios no estandarizados, cuya cuantía supere los cien salarios mínimos
legales mensuales vigentes (100 smlmv) o cuando el trabajador competente, según la
delegación otorgada para contratar, considere procedente optar por un contrato en
reemplazo de una orden de compra de bienes y servicios u orden de trabajo.
Contrato Marco: El contrato marco es el acuerdo de voluntades que contiene los derechos
y obligaciones generales de las partes, las características y condiciones referentes al
objeto y alcance en relación con el bien o servicio que se requiere, lo mismo que el plazo,
las pólizas aplicables a éste y los valores que regirán durante la vigencia.
Para la contratación de un mismo bien o servicio podrán celebrarse varios Contratos Marco
con varios proveedores simultáneamente, en caso que se considere conveniente.
Su ejecución se condiciona a la emisión de órdenes de compra, órdenes de trabajo o
celebración de contratos específicos, que a su vez podrán contener pólizas particulares, y
en ellos se precisarán las correspondientes prestaciones, su valor y el plazo en el que se
deben cumplir.
En caso de que la vigencia del contrato marco sea superior a un (1) año, éste deberá
incluir mecanismos o fórmulas que permitan identificar y determinar variaciones
significativas de los precios para proceder con los ajustes correspondientes. Además,
deberá preverse la forma como se evaluará el desarrollo del contrato para decidir sobre la
continuidad del mismo.
ARTICULO VIGÉSIMO TERCERO: MANUAL, DOCUMENTOS y MINUTAS
Para realizar los procedimientos de negociación y contratación de bienes y servicios, lo
mismo que para formalizar los contratos y convenios, ISAGEN tendrá, como guía, un
Manual de Contratación, documentos normalizados, minutas tipo, en los cuales se
indicarán en detalle los pasos a adelantar en los trámites respectivos, las formalidades que
se deben cumplir en cada caso, así como las recomendaciones en materia de garantías y
seguros, las que se definirán de acuerdo con las directrices que al respecto se expidan por
intermedio del equipo responsable de la gestión de riesgos.
CAPÍTULO VI
MODIFICACIÓN Y BALANCE RECÌPROCO DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS
ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO: MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS, ÓRDENES
DE COMPRA, ÓRDENES DE TRABAJO Y CONVENIOS
Todas las disposiciones, de los contratos, órdenes de compra y órdenes de trabajo y
convenios, excepto su objeto, podrán modificarse, contando con el debido análisis,
justificación y autorización correspondientes. Las modificaciones deben constar por escrito.
Cuando se trate de modificar la cuantía, ésta podrá adicionarse hasta en un 50% del valor
inicial por el directivo competente según la delegación para contratar. La adición que
supere el mencionado 50% debe ser autorizada por el directivo inmediatamente superior
en el nivel de delegación y previo concepto favorable del Comité de Contratación, cuando
haya sido conocido por éste.
ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO: BALANCE RECIPROCO DE LOS CONTRATOS,
ÓRDENES DE COMPRA, ÓRDENES DE TRABAJO Y CONVENIOS
Al finalizar la ejecución de los contratos, órdenes de trabajo, órdenes de compra y
convenios, las partes realizarán un balance reciproco de sus obligaciones y derechos
contractuales, a través de cualquier medio que permita evidenciar dicho ejercicio.
En todo caso, en los procesos de Invitación Abierta a Competir, compromisoria o no, dicho
balance se hará constar a través de un Acta de Terminación. También se elaborará Acta
de Terminación cuando atendiendo razones de conveniencia, complejidad o magnitud del
contrato o de su ejecución, se estime necesario para dejar evidencia del balance recíproco.
La obligación del balance se establecerá en el contrato, orden de trabajo, orden de compra
o convenio y se realizará dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación. Si fuere
necesario, las partes podrán prorrogar este plazo. En caso que no se llegare a un acuerdo
dentro del plazo pactado, se recurrirá a los mecanismos de resolución de conflictos que se
hayan previsto.
En el evento de que haya lugar a ajustes y reconocimientos entre las partes, éstos se
acordarán en el ejercicio del balance, dejando constancia de los mismos. Lo anterior, a fin
de declararse las partes a paz y salvo por todo concepto y, si es del caso, poner fin a las
divergencias presentadas.
Si el proveedor no se prestare a realizar el balance, ISAGEN lo realizará unilateralmente y
tomará las medidas que sean necesarias para cumplir con las obligaciones y exigir los
derechos que resulten del mismo o recurrirá a los mecanismos de resolución de conflictos
que se haya previsto, según sea el caso.
CAPÍTULO VII
OTRAS DISPOSICIONES
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO: CALIDADES
ISAGEN actuará como contratante o como proveedor. Cuando actúe como proveedor, en
especial en los contratos de compraventa de energéticos y servicios conexos, se sujetará a
las reglas previstas para tales efectos por la entidad contratante, en caso de que le sea
exigido o en su defecto a las disposiciones legales que correspondan.
Cuando ISAGEN actúe como proveedor de bienes y servicios, la representación para
efectos de celebrar los contratos correspondientes estará en cabeza del Gerente General y
en quien éste delegue, conforme a los estatutos sociales.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO MODALIDADES DE CONTRATOS
ISAGEN podrá celebrar todas las clases o modalidades de contratos regulados por la ley y
las aceptadas por la doctrina y la costumbre mercantil.
ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO ORDENACIÓN DE GASTOS EN CASOS DE
EMERGENCIA O SINIESTRO
En situaciones de emergencia o en caso de siniestro, cualquier trabajador de nivel
Directivo en el lugar en donde se presente la emergencia o el siniestro, podrá ordenar
gastos destinados exclusivamente al restablecimiento del servicio o a la atención de la
emergencia o siniestro sin necesidad de aplicar las normas y procedimientos establecidos
en este Reglamento o en otras disposiciones internas de ISAGEN.
PARÁGRAFO 1: Se consideran como situaciones de emergencia o siniestro aquellos
eventos inesperados y/o súbitos que afecten seriamente la producción, transformación y
transferencia de energía eléctrica y, consecuentemente, el normal cumplimiento de las
obligaciones adquiridas por ISAGEN en materia de generación y comercialización de
energéticos, en la prestación de servicios asociados con la comercialización de los mismos
y en la construcción de proyectos destinados a la generación de energía.
Se consideran también situaciones de emergencia o siniestros aquellos acontecimientos
relacionados directa o indirectamente con las actividades de ISAGEN que implican peligro
para sus trabajadores o la comunidad en general, pérdida de vidas humanas o de ingresos,
graves daños a los bienes propios, a recursos ambientales o comunitarios o
indisponibilidad de equipos necesarios para la generación de energía eléctrica o a la
plataforma requerida para la actividad de comercialización, o que impidan el desarrollo de
su objeto social o el cumplimiento de sus funciones y actividades.
PARÁGRAFO 2: Si la cuantía del gasto supera los quinientos salarios mínimos legales
mensuales vigentes (500 smlmv), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su
ordenamiento, el trabajador que lo haya ordenado informará por escrito al Gerente General
sobre el monto de tales gastos o autorizaciones, así como sobre las circunstancias y las
acciones que se emprendieron para superar dicha situación. El Gerente General informará
de estas circunstancias a la Junta Directiva.
PARÁGRAFO 3: Si la cuantía del gasto es inferior o igual a los quinientos salarios
mínimos legales mensuales vigentes (500 smlmv), dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a su ordenamiento, el trabajador que lo haya ordenado informará por escrito al
Gerente del respectivo Proceso sobre el monto de tales gastos o autorizaciones, así como
sobre las circunstancias y las acciones que se emprendieron para superar dicha situación.
El Gerente del Proceso interesado, informará de estas circunstancias al Gerente General.
CAPÍTULO VIII
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO VIGÉSIMO NOVENO: EJECUCIÓN Y CONTROL
Sólo podrá iniciarse la ejecución de los contratos y convenios y emitirse las órdenes de
compra y las órdenes de trabajo, cuando estén pagados los impuestos a que haya lugar
para su legalización y estén aprobadas las garantías, según el caso.
En consecuencia, con cargo a los contratos, convenios, órdenes de compra, órdenes de
trabajo, no podrá pagarse o desembolsarse suma alguna de dinero mientras no se haya
dado cumplimiento a los requisitos y formalidades que para cada caso se encuentren
establecidos. Igual requisito se deberá cumplir cuando se modifiquen los contratos,
órdenes de compra, órdenes de trabajo y convenios.
ARTÍCULO TRIGÉSIMO: NORMAS COMPLEMENTARIAS Y REGLAMENTARIAS
El Gerente General expedirá las disposiciones complementarias y reglamentarias que sean
necesarias para la adecuada aplicación del presente Reglamento, observando siempre la
transparencia que rige la actividad contractual de ISAGEN y los lineamientos de este
Reglamento.
ARTÍCULO TRIGÉSIMO PRIMERO: OBLIGATORIEDAD
Las normas contenidas en este Reglamento son de obligatorio cumplimiento y utilización
por todos los trabajadores de ISAGEN. La Junta Directiva podrá autorizar a la
Administración para adelantar procesos de negociación y contratación de bienes y
servicios en condiciones diferentes a las previstas en el presente Reglamento.
ARTICULO TRIGÉSIMO SEGUNDO: SANEAMIENTO DEL PROCESO
Si durante el proceso de negociación y contratación de bienes y servicios se encontrare
que se ha pretermitido alguno de los requisitos y/o documentos exigidos en este
Reglamento o en sus disposiciones complementarias y reglamentarias, el directivo, según
la delegación para contratar, deberá ordenar su cumplimiento o corrección si fuere
procedente. Efectuada la enmienda, el trámite podrá continuar su curso.
ARTÍCULO TRIGÉSIMO TERCERO: TRANSICIÓN
Todos los procedimientos de negociación y contratación de bienes o servicios que se
hayan iniciado, así como los contratos, órdenes de compra, órdenes de trabajo, contratos
marco y convenios que se hayan celebrado en vigencia de Reglamentos anteriores,
continuarán rigiéndose por dichas disposiciones hasta su finalización, salvo que sea más
conveniente adecuarlos y continuar conforme al presente Reglamento.
ARTÍCULO TRIGÉSIMO CUARTO: VIGENCIA Y DEROGACIONES
El Reglamento aquí expedido empezará a regir a partir del 1 de octubre de 2012 y deroga
todas las normas internas de ISAGEN de carácter general o particular que le sean
contrarias, en especial el Acuerdo 084 del 28 de marzo de 2006. No obstante, los
procedimientos a los cuales hace referencia el Capítulo III del presente Reglamento,
denominado Modalidades Especiales de Contratación, podrán regirse por éste, en
cualquier momento, a partir de la fecha de expedición del mismo, sin que sea necesario
esperar a que entre en vigencia.
Dado a los quince (15) días del mes diciembre de 2011 y ajustado a los veintisiete (27)
días del mes de septiembre de 2012.
PRESIDENTE
SECRETARIA