PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA FACULTAD DE

 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
Nombre del Procedimiento: SOLICITUD DE VIÁTICOS (Departamento de Administración)
1.- Especificaciones del trámite
•
La solicitud de viáticos debe regirse legalmente por lo señalado en:
− Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (Gaceta Oficinal Nº 39.147
del 26-03-2009) y sus Reglamentos:
o Decreto Nº 3.776, mediante se dicta el Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario
(Gaceta Oficial Nº 5.781 de fecha 12-08-2005)
o Decreto Nº 4.464, mediante el cual se dicta el Reglamento Nº 3 de la Ley Orgánica
de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Tesorería
(Gaceta Oficial Nº 38.433 de fecha 10-05-2006)
− Instructivo de Viáticos Nacionales aplicables al Personal Docente, Administrativo y Obrero
de la UCV (C.U. 2008-1015 de fecha 15-05-2008)
− Ley Contra la Corrupción (Gaceta Oficial Nº 5.637 de fecha 07-04-2003)
•
Consideraciones generales a tomar en cuenta para el proceso de solicitud de viáticos:
− Se entiende como viáticos el desembolso en dinero bajo criterios de racionalidad,
austeridad y transparencia de los recursos presupuestarios de la UCV, para cubrir gastos de
alimentación y hospedaje de los miembros del personal Docente, Profesional,
Administrativo, Técnico y de Servicio.
− Los montos a pagar por los diferentes conceptos que conforman el viático, serán objeto de
actualización anual de conformidad con la unidad tributaria vigente para el ejercicio fiscal
anterior.
− Los viáticos serán utilizados sólo en el cumplimiento de las actividades administrativas,
académicas docencia, de investigación y extensión de la universidad.
− La solicitud de viáticos debe realizarse ante el Departamento de Administración por lo
menos con diez (10) días de anticipación a la realización de la actividad, utilizando el
formato Solicitud de Viáticos.
− Para la aprobación de la solicitud de viáticos es indispensable que la unidad solicitante
tenga disponibilidad presupuestaria por este concepto.
− Las solicitudes de viáticos para actividades distintas a las salidas de campo con fines
docentes, deben acompañarse de los soportes que justifiquen el viaje (información del
evento, aceptación para presentaciones en eventos científicos, conferencias y similares,
resúmenes de ponencias, etc.). En el caso de salidas de campo, estas deberán estar
acompañadas de una copia de la programación de salidas de campo de la Escuela o
Instituto respectivo, donde se señale esta actividad. Si la solicitud es para un profesor
invitado, se deberá incluir copia de la invitación para la realización de la actividad.
− Las unidades administrativas no deben otorgar viáticos al trabajador que disfrute el período
vacacional o cualquier tipo de licencia.
Solicitud de Viáticos Equipo de Trabajo Administrativo©2010 Página Nº 1 −
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En caso que el viaje fuese cancelado, el trabajador deberá reintegrar dichas asignaciones
en un plazo no mayor de tres (03) días hábiles, contados a partir de la fecha de
cancelación del viaje.
Cuando el trabajador sea recibido o trasladado hasta el aeropuerto por representantes de
un Núcleo de la Universidad o de otras organizaciones, no se le cancelará el gasto por
concepto de traslado aeropuerto-ciudad.
Cuando dos (02) o más trabajadores viajen en cumplimiento de una misma misión, el
monto del viático será calculado de acuerdo a lo establecido a la tabla de viáticos
vigente, según el nivel en que se ubique el trabajador que devengue el mayor salario.
La facultad se reserva el derecho de solicitar los recaudos que considere pertinente, a fin
de conservar el patrimonio.
2.- Firma Autorizada del Trámite
Los trámites en original y copia deberán acompañarse de los soportes señalados en el presente
instructivo y llevar dos (2) firmas de acuerdo a las siguientes alternativas y según la naturaleza del
gasto:
SOLICITANTE
Director de Escuela o Instituto
Coordinador de Facultad
Director de Escuela o Instituto
Coordinador de Facultad
Coordinador de Comité Académico de
Postgrado
Decano
Jefe de Departamento Administrativo
Coordinador de Centro de Investigación
AUTORIDAD APROBANTE / FIRMA AUTORIZADA
Decano
Decano – Coordinador de Facultad
Coordinador Académico o de Investigación de la
Facultad
Decano – Coordinador de Facultad
Coordinador de Postgrado de la Facultad
Coordinador Administrativo
Coordinador de Facultad
Director de Escuela o Instituto-Decano
3.- Recaudos a consignar
•
•
•
Formato de Solicitud de Viáticos (Original y dos copias)
Cédula de Identidad del beneficiario presentada ampliada en papel tamaño carta (Clara,
nítida y legible) (Sólo en caso que esta persona no sea personal de la Facultad)
Soportes que justifiquen el viaje (Invitaciones, inscripciones de ponencia-conferencia,
tríptico del evento, etc.)
Solicitud de Viáticos Equipo de Trabajo Administrativo©2010 Página Nº 2 4.- Procedimiento
RESPONSABLE (S)
Solicitante
Departamento
Administración
Recepción
de
Departamento
Administración
Jefatura
de
Departamento
Presupuesto
de
Departamento
de
AdministraciónEmisión de Cheques
Departamento
de
Administración-Caja
de la Facultad
PASO O ACTIVIDAD
1. Transcribe datos en el formato Solicitud de Viáticos e incluye
recaudos a consignar
2. Gestionar firma autorizada
3. Organiza y verifica los documentos y/o recaudos que componen el
trámite en original y dos (02) copias
4. Envía trámite al Departamento de Administración de la
Coordinación Administrativa
5. La recepción del Departamento de Administración recibe el trámite
y sus recaudos, devolviendo al solicitante una (01) copia con sus
anexos como recibido
6. La recepción del Departamento de Administración registra el trámite
en el Registro de Documentos y remite el mismo a la Jefatura del
Departamento
7. Recibe y revisa el trámite y sus anexos
8. De no estar conforme, devuelve al solicitante el trámite junto con el
formato Notificación de Devolución de Trámite Administrativo, el cual
especifica las razones por las cuales se realiza dicha devolución
9. Actualiza información de la Notificación de Devolución de Trámite
en el Registro de Documentos
10. De estar conforme, remite trámite al Departamento de Presupuesto
11. Recibe, revisa y verifica el disponible presupuestario. De no existir el
mismo, remite al solicitante, Notificación de Devolución de Trámite
Administrativo, el cual especifica la insuficiencia de fondos
presupuestarios para financiar dicha compra, bien o servicio, o algún
otro motivo de devolución de la solicitud
12. Actualiza información de la Notificación de Devolución de Trámite
en el Registro de Documentos
13. De existir disponibilidad presupuestaria, el Departamento de
Presupuesto autoriza la misma y efectúa el registro automatizado del
cheque a favor del beneficiario.
14. Remite solicitud al Departamento de Administración-Emisión de
Cheques
15. Elabora cheque respectivo
16. Busca el conforme del Administrador y las Firmas Correspondientes
de Autorización de Emisión de Cheque
17. Elabora reporte de cheques emitidos y firmados
18. Remite cheque a la caja de la Facultad
19. Pone a disposición del beneficiario el cheque por concepto de
Solitud de Viático
Solicitud de Viáticos Equipo de Trabajo Administrativo©2010 Página Nº 3 5.- Formatos relacionados con el procedimiento
5.1.- Formato: Solicitud de Viáticos
Objetivo del documento
Especificaciones
Nº
1
2
3
4
5
6
DATOS GENERALES
Tramitar ante el Departamento de Administración de la
Facultad de Ciencias, una solicitud de viáticos para viaje al
interior del país o el extranjero
• El formato de Solicitud de Viáticos deberá ser llenado en
forma clara, completa y detallada con la información
requerida en cada campo, así como incluir las firmas
autorizadas y sellos que den validez al trámite,
presentando original (Departamento de Administración) y
dos (02) copias (Departamento de Administración y
Solicitante)
• El formato Solicitud de Viáticos se presenta diseñado con
listas desplegables de los montos de viáticos y días
normalizados, tanto para los gastos de viajes nacionales
como para los del exterior
• Se recomienda que el solicitante antes de transcribir los
datos en el formato de Solicitud de Viáticos, revise la Tabla
de Viáticos correspondiente al año en curso
• Deberá estar acompañado de la Cédula de Identidad del
beneficiario (Sólo en caso que esta persona no sea
personal de la Facultad) y de los soportes que justifiquen el
viaje.
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
Nombre del Campo
Explicación del Campo
Fecha
Escriba la fecha (dd/mm/aa) de elaboración de
la Solicitud de Viáticos
Nº
Coloque el número consecutivo del documento
asignado por la dependencia productora
Apellidos y Nombres del Solicitante
Escriba los apellidos y nombres completos del
funcionario solicitante del viático
Cargo
Escriba el nombre del cargo del funcionario
solicitante del viático
Dependencia/Coordinación/Escuela
Escriba el nombre de la dependencia que
/Instituto/Centro/Departamento
requiere el viático
Teléfono
Escriba el teléfono interno en la UCV del
funcionario solicitante del viático
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DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
Marque con una (X) el tipo de zona a la cual
viajará el beneficiario del viático. Zona A (Estados)
Anzoátegui, Bolívar, Barinas, Táchira, Trujillo, Zulia,
Lara, Mérida, Nueva Esparta, Sucre, Monagas,
Delta Amacuro, Amazonas, Portuguesa, Apure,
Guárico, Falcón, Cojedes, Yaracuy, Carabobo y
Aragua. Zona B: (Estados) Vargas, Miranda (Los
Teques, Higuerote, Barlovento, Cúa y Ocumare del
Tuy) o el Exterior para caso de viajes
internacionales
Tipo de personal (Condición)
Marque con una (X) el tipo de personal al que
corresponda el beneficiario del viático, sea este:
Autoridades
Rectorales,
Decanos
y
Representantes CU, Personal Directivo, Personal
Docente y de Investigación, Personal Profesional,
Personal ATS, Personal Obrero o Conductores.
DATOS DEL BENEFICIARIO
Apellidos y Nombres
Escriba los apellidos y nombres del beneficiario del
viático. En caso que el beneficiario no sea
personal de la UCV, seleccione la opción OTRO y
justifique la solicitud en el punto 15 (motivo de
viaje)
Cargo
Escriba el nombre del cargo del beneficiario del
viático.
DATOS DEL VIAJE
Destino
Escriba el nombre del destino del viaje
Fecha de Salida
Escriba la fecha de inicio del viaje
Fecha de Retorno
Escriba la fecha de finalización del viaje
Nº de días
Escriba en números, la cantidad de días que
durará el viaje
Motivo del viaje
Especifique y justifique el motivo del viaje a realizar
por el beneficiario
CALCULO DEL VIAJE
Gastos viaje (Nacional) expresados en Seleccione de acuerdo al tipo de personal
BsF.
indicado en la Tabla de Viáticos el monto
correspondiente del viático nacional, vinculándolo
con la selección de la cantidad de días que dure
el viaje. Se estiman montos diferentes para los días
que requieran pernocta para los que son sin
pernocta. Al seleccionar el monto del viático y la
cantidad de días, el formato automáticamente
realizará la sumatoria del viático a solicitar. Para
una mejor utilización de estas opciones, revise la
Tabla de Viáticos vigente para el año en curso.
Tipo de Viático
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DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
Seleccione de acuerdo al tipo de personal
indicado en la Tabla de Viáticos, el monto
correspondiente a los gastos por concepto de
Traslado Interurbano, vinculándolo con la
selección de la cantidad de días que dure el viaje
Traslado Aeropuerto-Hotel (Ida y Si el viaje requiere traslado aeropuerto-hotel (ida y
vuelta)
vuelta), seleccione de la lista el monto
correspondiente
Traslado Caracas-Aeropuerto (Ida y Si el viaje requiere traslado Caracas-Aeropuerto
vuelta)
(ida y vuelta), seleccione de la lista el monto
correspondiente
Traslado Terminal de Autobús (Ida y Si el viaje requiere traslado Terminal de Autobús
vuelta)
(ida y vuelta), seleccione de la lista el monto
correspondiente
Gastos viajes (Exterior) expresados en Seleccione el viático de acuerdo al destino de
$:
viaje (*) América Central, América del Sur y el
Caribe y (**) América del Norte, Canadá, Europa,
Medio Oriente, Península Arábica y el resto del
mundo, y al tipo de personal indicado en la Tabla
de Viáticos, el monto correspondiente del viático
por viaje al exterior, vinculándolo con la selección
de la cantidad de días que dure el viaje. Al
seleccionar el monto del viático y la cantidad de
días, el formato automáticamente realizará la
sumatoria del viático a solicitar. Para una mejor
utilización de estas opciones, revise la Tabla de
Viáticos vigente para el año en curso.
Observaciones
Indique cualquier información u observación
adicional que permita tramitar correctamente la
Solicitud de Viáticos
Firma
Solicitante/Sello
de
la Coloque la firma del solicitante, así como el sello
Dependencia
de la dependencia que requiere el bien, servicio u
obra
Fecha:
Escriba la fecha en la cual se realizó la firma y se
colocó el sello
Autoridad
Aprobante-Firma Espacio destinado para que la Autoridad
Autorizada / Sello de la Dependencia Aprobante, estampe su firma y coloque el sello de
la dependencia en la cual labora. (Ver Firma
Autorizada del Trámite)
Apellidos y Nombres
Escriba los apellidos y nombres de la autoridad
aprobante con firma autorizada
Cargo
Escriba el cargo de la autoridad aprobante con
firma autorizada
Fecha
Escriba la fecha en la cual la autoridad aprobante
firmó la autorización de la realización del trámite
Traslado Interurbano
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DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
Conforme
Departamento
de Espacio destinado para que el(la) Jefe(a) del
Administración
Departamento de Administración de el visto
bueno y conforme a la realización del trámite.
Fecha
Escriba la fecha en la cual el(la) Jefe(a) del
Departamento de Administración conforme el
trámite
Conforme
Departamento
de Espacio destinado para que el(la) Jefe(a) del
Presupuesto
Departamento de Presupuesto conforme la
realización del trámite.
Fecha
Escriba la fecha en la cual el(la) Jefe(a) del
Departamento de Presupuesto conforma el
trámite
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