Rediseño e implementación del control interno comunidad Pías

REDISEÑO E IMPLEMENTACIÒN DEL CONTROL INTERNO A LA
COMUNIDAD PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
BERTHA CASTAÑO
PALABRAS CLAVES
Actitud: disposición de ánimo manifestada de algún modo
Actividad: es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma
permanente y continua, la operatividad de la acción de gobierno. representa la
producción de los bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus
funciones y atribuciones dentro de los procesos y tecnologías acostumbrados
Control Interno: se entiende por control interno el sistema integrado por el
esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una
entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de
las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos (Art.1 ley 87 de 1.993).
Control y planeación: la planeación y control son responsabilidad de la gerencia;
ésta debe ser conciente de las variaciones (desviaciones del plan preestablecido,
estudiar las causas y tomar las medidas correctivas).
Cuestionario de control interno: conjunto organizado de preguntas que guardan
concordancia con los mecanismos de control interno y buscar de establecer su
grado de cumplimiento
Diagnóstico: mensajes de error impresos por computadora para indicar problemas
del sistema e instrucciones inapropiadas del programa.
i
Estructura organizacional: proporciona el marco dentro de la cual se planean,
ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos u
metas establecidos.
Efectividad: concepto que involucra la eficiencia y la eficacia, consistente en
alcanzar los resultados programados a través de un uso óptimo de los recursos
involucrados.
Eficacia: grado de optimización en que una persona, organización, programa,
proyecto, actividad o función logra los objetivos previstos en sus políticas, las
metas operativas establecidas y otros logros esperados. se refiere a hacer lo
necesario para obtener el resultado deseado, con el mínimo esfuerzo.
Eficacia en las operaciones: un plan de organización efectivo debe mejorar la
eficacia de las operaciones así como contribuir al control contable. cuando dos o
más departamentos participan en una transacción, el trabajo del uno lo revisa el
otro, y cada uno exige eficiencia.
Eficiencia: se refiere al logro de un objetivo al menor costo unitario posible,
examen de los costos con que las entidades públicas encargadas de la producción
de bienes y la prestación de servicios alcanzan sus objetivos y resultados.
Evaluación del riesgo: el riesgo se define como la probabilidad de que un evento
o acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación,
análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados
financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la
entidad, estos riesgos incluyen eventos o circunstancias internas o externas que
pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así
como las representaciones de la gerencia en los estados financieros.
Flujograma: es esencialmente un documento de comunicación y soporte y se
debe estructurar con este propósito. quien lo prepara debe tener en mente la
información relevante que quiere transmitir
Gestión: proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar
rendimientos de los factores que en él intervienen, diligencia que conduce al logro
de un negocio o satisfacción de un deseo.
Manual de procedimientos: es el componente del control interno, el cual se crea
para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
ii
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades
que se realizan en una organización.
Plan estratégico: se entiende como conjunto de políticas y estrategias que define
una empresa para alcanzar sus objetivos de corto, mediano y largo plazo,
partiendo de un diagnóstico inicial sobre la situación de la empresa.
Política: dictado de la administración respecto de lo que se debe hacer para efecto
de control, sirve como base para procedimientos y su implementación.
Plan de gestión: se entiende como una propuesta de desempeño elaborada por
una empresa y conformada por los siguientes elementos: indicadores con relación
a los indicadores de gestión, metas de indicadores de gestión, plan de acción y
plan estratégico.
Presupuesto: es una herramienta de control que contiene los estándares fijados
por la dirección de la empresa.
Seguimiento: actividad encaminada a verificar la aplicación de acciones
apropiadas sobre las deficiencias reportadas por la auditoría.
iii
FASES DE DESARROLLO DEL TRABAJO.
el proceso se desarrolla en tres etapas fundamentales:
1. Levantamiento de información, se utilizó como instrumento para la recolección
de la información el cuestionario de evaluación del sistema de control interno.
2. Diagnóstico, se desarrollo un análisis crítico de la situación real y operativa,
donde se encuentran aspectos débiles y fuertes de la actual administración,
generando una matriz de riesgo.
3. Rediseño, propuesta
e implementación, se desarrollaron procedimientos y
mecanismos de control, edificando sobre las fortalezas y creando mecanismos de
control que garanticen la puesta en marcha y la permanencia de los ámbitos de
control en el sistema desarrollado.
.
iv
FUENTES
A las Pías Discípulas. La pobreza paulina. año 1.960
Administración de riesgos. Control interno informe coso. Pág. 25. año 2003
Autoevaluaciòn del sistema de control interno. Revists Administer universidad eafit.
año 2.005
Blanco Yanel. Normas y procedimientos de auditoría integral. año 1.998
Blanco Illescas. el control como guía de la gestión empresarial Pág. 73
Biblia de Jerusalén. Ediciones Deslee Brouwer S.A. Bilbao. año 1.999
Biblia latinoamericana. Ediciones. Verbo divino estrella Navarra España. año
2.002
Cepeda Gustavo. Auditoría y control interno. Ed. Mc Graw Hill. año 1997
Comité de procedimientos de auditoría. Instituto norteamericano. Los elementos de
un sistema coordinado y su importancia para la administración. año 2.002
Consejo técnico de contaduría pública. Pronunciamiento 7. Ediciones Ecoe. año
1.998
Departamento administrativo de la función pública. Banco mundial. Mapa de
riesgos de corrupción. año 1.999
Madariaga García Ricardo. Control de gestión, conceptos básicos. instituto
colombiano de bienestar familiar. año 1.997
Mantilla Samuel Alberto. Administración de riesgos del emprendimiento. Pág. 32.
Ediciones Ecoe. Año 2005.
Mantilla
Samuel Alberto. Control interno estructura conceptual integrada.
Committee of sponsoring organizations of the treadmay commision. Ediciones
Ecoe. año 2.002
v
CONTENIDO
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÒN
3. JUSTIFICACIÒN DEL PROBLEMA
4. MARCO TEÒRICO REFERENCIA
5. MARCO CONCEPTUAL
6.METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÒN
7. RESUMEN EJECUTIVO
8. ESTRUCTURA ORGÀNICA
9 MANUAL DE FUNCIONES
10. CONCLUSIONES Y RECOMEDACIONES
11. BIBLIOGRAFIA
12 ANEXOS
METODOLOGÌA
DESCRIPTIVA Y CUALIFICATIVA SEGÚN (CARLOS MÉNDEZ)
™ ENFOQUE PROPOSITIVO, MEDIANTE EL CUAL SE CREA UNA UNIDAD
DE CONTROL INTERNO
™ LOS INSTRUMENTOS LOS CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO
vi
CONCLUSIONES
Se hace necesaria la implementación de un sistema de control, con el fin de
salvaguardar los activos, promover la adhesión a las políticas y procedimientos
preescritos, circunscribiendo las decisiones y las responsabilidades a los roles
establecidos y asignando las funciones a cada responsable y colaborador, con
todo lo cual se promueve cultura del control, cultura organizacional y, se genera
eficacia, efectividad, eficiencia y crecimiento.
Los sistemas de control interno son de gran ayuda e importancia porque sirven
como mecanismo para la gestión en la determinación de políticas y estrategias de
la empresa y direccionar hacia lo que verdaderamente se busca.
Las partes del sistema de control sirven como guías durante la ejecución de
programas de personal en el tiempo, y sirven como norma de comparación una vez
que se hayan completado los planes y programas.
Los manuales de funciones y procedimientos inducen a quienes toman decisiones
a pensar en las necesidades totales de la comunidad y a dedicarse a planear de
modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia
necesaria. estos manuales fueron rediseñados y formalizados para su
implementación y tomar determinaciones en la provincia
Los sistemas de control interno sirven como medios de comunicación y
retroalimentación entre unidades a determinado nivel de funciones y de autoridad
y verticalmente entre las hermanas de un nivel de función a otro. una red de
informaciones se filtra hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior
análisis aplicación y toma de decisiones realizando un proceso de mejoramiento
continuo, para ello los cuestionarios de control interno
deben aplicarse
periódicamente sin aviso previo y tomar determinaciones que permitan minimizar
riesgos
vii
ANEXOS
ANEXO A ORGANIGRAMA CONGREGACIÒN
ANEXO B ORGANIGRAMA PROVINCIA
ANEXO C. ORGANIGRAMA CONTROL DE INVENTARIOS
ANEXO D. FLUJO GRAMA CICLO DE PRODUCCIÓN
ANEXO E. CICLO ABASTECIMIENTO Y DESEMBOLSOS (COMPRAS)
ANEXO F. PROCEDIMIENTO ECONOMATO
ANEXO G. PROCEDIMIENTO NÓMINA
ANEXO H. PROCEDIMIENTO PARA VENTAS
ANEXO I. CUESTIONARIOS CONTROL INTERNO
viii
REDISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO A LA COMUNIDAD
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
BERTHA CASTAÑO
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
BOGOTÀ
2006
ix
REDISEÑO EIMPLEMENTACIÒN DEL CONTROL INTERNO COMUNIDAD PÍAS
DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
BERTHA CASTAÑO
Trabajo de Grado:
Para optar al título de Contadora Pública
Director del trabajo de grado:
LIBARDO LAGUNA MALDONADO
Contador Público
Docente Universidad de san Buenaventura
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
BOGOTÀ
2006
x
Nota de Aceptación:
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
Firma del Presidente del Jurado
________________________________
Firma del Jurado
________________________________
Firma del Jurado
Bogota,_________2006.
xi
DEDICATORIA
Doy gracias a Dios por la vida humana, cristiana, y religiosa, así por los dones con los cuales me ha
bendecido, tales como la amistad, mi Comunidad, mis Hnas de comunidad, mi familia, mis amigos y
amigas
A la Congregación de las Pías Discípulas del Divino Maestro, de cual hago parte por la posibilidad que
me han brindado de prepararme a nivel profesional, de esta misma manera deseo contribuir con los
conocimientos recibidos a un mejor servicio a la misión, que se me ha confiado, a cada una de las hermanas
que ha lo largo de esta etapa han estado siempre atentas a brindarme su ayuda, asumiendo muchas veces
mi propio trabajo apostólico.
A la Universidad en la persona de sus directivos y docentes que con sabiduría y amor y mucha tolerancia
han aportado a mi formación integral.
A mis compañeros y compañeras de carrera con los cuales compartí, penas, luchas, logros, sufrimientos,
para alcanzar la meta propuesta con esfuerzo y sacrificio.
Y a todas las personas que de una manera directa o indirecta han colaborado para que pueda disfrutar de
la alegría que siento de haber culminado con éxito mi carrera.
Bertha Castaño P.D.DM
xii
AGRADECIMIENTO
Expreso un sincero agradecimiento a la Universidad San Buenaventura, Bogotá,
por la contribución tan humana y cercana a lo largo de estos años manifestado, en
el apoyo, paciencia y colaboración, que siempre recibí.
Al C.P.T Libardo Laguna Maldonado, asesor temática, por su permanente
orientación, tiempo, dedicación y por compartir desinteresadamente sus
conocimientos, para el desarrollo de este trabajo de investigación.
Al Doctor Néstor Preciado que colaboró con gran disponibilidad, sencillez, y
profesionalismo, dedicando parte de su tiempo, para hacer posible llevar a término
este empeño.
A la Facultad de Ciencias Empresariales en las personas de los directivos, el señor
Decano, Doctor Jesús Castillo, Directores de programa, como a cada uno de los
Docentes a los cuales manifiesto un vivo y caluroso gracias, porque debido a cada
uno de ellos puedo hoy sentir que concluyo esta etapa; directamente a los que me
han acompañado, así como a los que en los diferentes semestres han sido mis
amigos.
A las Pías Discípulas del Divino Maestro, representada por la Superiora Provincial
y su Consejo, quienes siempre me brindaron su apoyo y colaboración tan
importante, para el logro de los objetivos.
A todas las personas que de una u otra manera se involucraron, siendo testigos de
este proceso que estamos concluyendo.
xiii
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
1
1.
3
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
6
2.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÒN
7
2.1
OBJETIVO GENERAL
7
2.2.
OBJETVOS ESPECÍFICOS
7
3.
JUSTIFICACIÓN
8
4.
MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
10
4.1
MARCO REFERENCIAL
10
4.2
MARCO CONGREGACIONAL REFERENCIAL
10
4.2.1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO
12
4.2.2 SISTEMA DE CONTABILIDAD Y CONTROL INTERNO
20
4.2.3 CONTROL INTERNO EN LA SAGRADA ESCRITURA
20
4.2.4 CONTROL INTERNO EN LA VIDA RELIGIOSA
23
4.3
26
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
4.3.1 FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DEL C. DE GESTIÓN
26
4.3.2 LIMITACIONES INHERENTES AL CONTROL INTERNO
28
4.3.3 RETROALIMENTACIÒN DE DEBILIDADES EN EL CONTROL
xiv
INTERNO
29
4.3.4 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
30
4.3.5 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL CONTROL INTERNO
35
4.3.6 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
37
4.3.7 EL CONTROL INTERNO Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO
37
4.3.7.1 Ambientes de control
41
4.3 7.2 Valoración de riesgos
42
4.3.8.3 Actividades de control
43
4.3.8.4 Información y comunicación
44
4.3.8.5 Monitoreo
45
4.3.9 QUÈ PUEDE HACER Y QUÈ NO PUEDE HACER EL CONTROL
INTERNO
45
4.3.10 ROLES Y RESPONSABILIDADES
44
5. MARCO CONCEPTUAL GLOSARIO
47
6. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
59
6.1. FASE DIAGNÓSTICA
60
6.1.2. MATRIZ DE ACTIVIDADES VS. RIESGOS
60
6.1.3 TIPOS DE INDICADORES
62
6.1.4 DIAGNÓSTICO
64
6.2 FASE DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN
66
7. REDISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
67
7.1 RESUMEN EJECUTIVO
67
7.1.2. ESTRUCTURA CONCEPTUAL
68
7.2. ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DEL CONTROL INTERNO
68
7.3 PLAN DE TRABAJO PARA LA FORMALIZACIÓN DESARROLLO
DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO
69
7.4 PLAN DE TRABAJO PARA LA DOCUMENTACIÓN Y
FORMALIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
PLAN DE TRABAJO PARA LA FORMALIZACIÓN
xv
69
7.5. MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL INTERNO
71
7.5. MANUALES O GUÍAS DE CONTROL INTERNO
7.6 HERRAMIENTAS DE APLICACIÓN Y EVALUACIÓN DE CONTROL
INTERNO
71
7.7.1 AMBIENTE DE CONTROL INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
73
7.7.2. COMPROMISO PARA LA COMPETENCIA
74
7.7.3 GOBIERNO PROVINCIAL Y CONSEJO DE AUDITORÍA
75
7. 7.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
76
7.7.5 POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE RECURSOS HUMANOS
77
7.7.6 VALORACIÓN DE RIESGOS OBJETIVOS GLOBALES
77
7.7.7. OBJETIVOS A NIVEL DE LA ACTIVIDAD
78
7.7. 8 ACTIVIDADES DE CONTROL DESCRIPCIÓN Y COMENTARIOS
79
7.7.9. MONITOREO DESCRIPCIÓN Y COMENTARIOS
80
8. ESTRUCTURA ORGÁNICA
81
8.1 ESTRUCTURA OPERACIONAL
82
8.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN
83
8.3 OPERATIVOS
83
8.4 CICLOS DE TRANSACCIONES
83
8.5 MEDIDAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
88
8.6 MANUALES CON DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
88
8.7 EMISIÓN DE POLÍTICAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO
89
8.8 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS.
90
8.9 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES
90
8.10 SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS
91
9. MANUAL DE FUNCIONES
89
10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
90
11. BIBLIOGRAFIA
119
12. ANEXOS
122
xvi
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Control interno y proceso administrativo
35
Tabla 2. Ambiente De Control Integridad Y Valores Éticos
70
Tabla 3. Compromisos Con La Competencia.
71
Tabla 4. Gobierno provincial y consejo de auditoría
72
Tabla 5. Estructura organizacional
73
Tabla 6. Políticas Y Prácticas De Recursos Humanos
74
Tabla 7. Valoración de riesgos objetivos globales
75
Tabla 8. Objetivos al nivel de la Actividad.
75
Tabla 9. Actividades de control descripción y comentarios
76
Tabla 10. Funciones de procedimiento y control (superiora Provincial
89
Tabla 11. Revisor Fiscal y Ecónoma Provincial
94
Tabla 12. Auxiliar contable Tesorería
96
Tabla 13. Responsable de compras
99
Tabla 14. Tesorería facturación
103
Tabla 15. Ecónoma Provincial y administrativos
105
Tabla 16. Responsable de Jurídica y Representante Legal
107
Tabla 17. Responsable de recursos humanos (superioras)
110
Tabla 18. Responsable de relaciones laborales
111
Tabla 19. Responsable Recepción de pedidos (centros de difusión)
112
Tabla 20. Responsable de ventas
114
Tabla 21. Responsable de difusión y mercadeo
115
Tabla 22. Responsable de mercadeo y publicidad
116
Tabla 23. Responsable comercial
117
xvii
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Efectividad del control interno
13
Figura 2. El control interno en la Sagrada Escritura
20
Figura 3. Funciones y características del control interno
25
Figura 4. Elementos del control interno
27
Figura 5. Componentes del control interno
37
Figura 6. Niveles de control
39
Figura 7. Evaluación y control de riesgos
41
Figura 8. Indicadores de gestión cualidades fundamentales
42
Figura 9. Matriz de actividades Vs. Riesgos
59
Figura 10. Tipos de indicadores
60
xviii
LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo A. Organigrama Congregación
122
Anexo B Organigrama Provincia
123
Anexo C. Organigrama control de inventarios
124
Anexo D. Flujo grama ciclo de producción
125
Anexo E. Ciclo abastecimiento y desembolsos (compras)
126
Anexo F. Procedimiento Economato
127
Anexo G. Procedimiento Nómina
128
Anexo H. Procedimiento para ventas
129
Anexo J. Cuestionarios control interno
130
xix
ABSTRACT
The topic “internal control system” means that every policies and procedures
identified as “Internal Controls” adopted by the administration of an entity to help to
get the objective of assuring as far as possible, the efficient and organized
conduction of its economical activity and in this case, also apostolic including
adherence to the administration policies, the assets safeguard, the prevention and
detention of frauds and mistakes, the precision and integrity of the countable
records and the opportune preparation of financial and trustworthy information.
The internal control system goes beyond of those affairs directly related to the
functions of the accounting system and consists, on one side, the global attitude
conscience and actions of the responsible of each of the sectors and superiors in
relation to the internal control system and its importance in the community which
constitutes the control environment. On another side, the policies and procedures
which the province government has established to get the specific objectives of the
community.
The objective of this thesis work is to propose the creation of an internal control
department considering its vital importance and perspicacity to the growing and
development of the Congregation “Pías Discípulas del Divino Maestro” and to its
consolidation as a company which fulfils with the demanded legal requirements and
its condition of legally constituted entity.
According to the auditing patterns, a fundamental aspect of the internal control
system is the knowledge and comprehension of the established procedures by the
administration which in the community is in charge of the province government.
Equally important is the reasonable security that they are in use and operating as
they were planned.
The present thesis work is a descriptive one with a proposed approach. As an
information collection tool some surveys were applied in the internal control
evaluation in the different areas of the community. In the development is presented,
in first place, a theoretical frame in which aspects in pro and against the internal
control system are described from the administrative point of view. It is described
the community diagnosis and is presented a proposal to the internal control setting
which will operate according to the found reality.
Elements like the function segregation are highlighted as important aspects of this
proposal which has as a goal to avoid that a single person performs incompatible
functions that allow to hide voluntary and involuntary mistakes during the work. For
that reason, the internal control procedures have to be designed to eliminate the
possibilities of such covering. It is also relevant the execution of the transactions
xx
with the purpose of having a reasonable security that the transactions are carried
out in the terms that were done requires independent evidence that the
authorizations were issued by people that acted in their competence and authority.
In conclusion, the presented proposal to be executed has the enough and
necessary conditions to practise an adequate internal control of the community
transactions and resources.
xxi
INTRODUCCIÓN
Él término “sistema de control interno” significa todas las políticas y
procedimientos, identificados como “Controles Internos”, adoptados por la
administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de asegurar, tanto
como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su actividad económica y
en este caso, también apostólica, incluyendo adhesión a las políticas de
administración, la salvaguarda de los activos, la prevención y detención de fraudes
y errores, la precisión e integridad de los registros contables y la oportuna
preparación de información financiera confiable.
El sistema de control interno va más allá de aquellos asuntos que se relacionan
directamente con las funciones del sistema de contabilidad y comprende, por un
lado, la actitud global, conciencia y acciones de los responsables de cada uno de
sectores y superioras respecto del sistema de control interno y su importancia en la
comunidad, lo cual constituye el ambiente de control. De otra parte, las políticas y
procedimientos, que el gobierno provincial ha establecido para lograr los objetivos
específicos de la comunidad.
El objetivo de este trabajo es proponer la creación de un departamento de control
interno considerando su vital importancia y trascendencia para el crecimiento y
desarrollo de la Congregación Pías Discípulas del Divino Maestro y para su
consolidación como una empresa que cumple con los requerimientos legales
exigidos en su condición de ente legalmente constituido.
Según las normas de auditoría, un aspecto fundamental del sistema de control
interno es el conocimiento y comprensión de los procedimientos establecidos por la
administración, que en la comunidad está en manos del gobierno provincial.
Igualmente importante es la seguridad razonable de que se encuentren en uso y
que estén operando tal como se planificaron.
El presente es un trabajo de tipo descriptivo, con enfoque propositivo. Como
instrumento de recolección de la información se aplicaron cuestionarios de
evaluación del control interno, en las diferentes áreas de la comunidad. En el
desarrollo se presenta, en primer lugar, un marco teórico, dentro del cual se
describen los aspectos a favor y en contra del sistema de control interno, desde el
punto de vista administrativo. Se describe el diagnóstico de la comunidad y se
xxii
presenta una propuesta para la implementación de control interno, que operará de
acuerdo a la realidad encontrada.
Se destacan como aspectos importantes de esta propuesta, elementos como la
segregación de funciones, que tiene como finalidad, evitar que una misma persona
realice tareas incompatibles que permitan ocultar errores voluntarios o
involuntarios durante su trabajo. Para ello, los procedimientos de control interno
deben estar diseñados para eliminar las posibilidades de tal encubrimiento.
También es relevante la ejecución de las transacciones, con el objeto de tener una
seguridad razonable de que las transacciones se llevan a cabo dentro de los
términos en que fueron realizadas, requieren evidencia independiente de que las
autorizaciones fueron emitidas por personas que actuaban dentro de su
competencia y autoridad.
En conclusión la propuesta presentada para ser ejecutada, cuenta con las
condiciones suficientes y necesarias para ejercer un adecuado control interno de
los recursos y las transacciones en la comunidad.
xxiii
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La complejidad de la realidad social y económica en la cual se encuentra inmersa
la vida religiosa, hoy más que nunca, hace que las instituciones religiosas se vea
abocada a cambios significativos en su organización, en su espiritualidad, en su
estilo comunitario y sobre todo en su misión. Todos estos cambios afectan la
pastoral de la misma vida consagrada, el estilo de vida de esta, y de una manera
específica, su forma de relacionarse con los recursos humanos y materiales.
La comunidad religiosa de las Pías Discípulas del Divino Maestro, desarrollan su
actividad en Colombia desde 1.955. Su sede principal se halla en Bogotá, con
presencia en otros lugares del país. Está constituida como entidad sin ánimo de
lucro y maneja de forma centralizada su administración, contabilidad y el aspecto
legal. En la actualidad se constata que no cuenta con políticas, normas y
procedimientos, que establezcan y garanticen resultados homogéneos en las
operaciones; así como a procesos tales como: niveles de delegación a la hora de
hacer compras, supervisión, formas concretas de verificar la información de
manera inmediata. Por tal motivo se hace necesario diseñar el sistema de control
interno, por la complejidad contable, que reclama mantenerse en un continuo
proceso de mejoramiento, con los diferentes entes reguladores, normas legales y
realidad económica.
La reglamentación y control Estatal, generan la necesidad de establecer técnicas
administrativas que contribuyan al buen funcionamiento económico de las
Instituciones, para evitar posibles sanciones o medidas preventivas. Hoy en día las
Instituciones religiosas han de hacer un esfuerzo grande para adaptar la vida
consagrada a los cambios constantes y progresivos. Entre los pasos que se
tienen que dar está precisamente el control interno como herramienta que se
presenta como mecanismo de control.
Estas son algunas de las razones por las cuales la mayoría de Instituciones
buscan protegerse implementando mecanismos eficientes que proporcionen un
sistema de control interno que funcione adecuadamente; como medio para
subsanar las posibles fallas humanas que se puedan presentar; esto es de sin
igual importancia. Es oportuno contar con sistemas de control que sirvan para la
verificación y la revisión, ya que este reduce en gran medida la posibilidad de que
los errores o intentos fraudulentos queden sin ser descubiertos por un período
prolongado. Estos procesos van permitiendo tener una mayor confianza en la
veracidad de los datos.
1
No hay que olvidar que las congregaciones religiosas como instituciones que son,
tienen varias clases de recursos: espirituales, humanos, pastorales y económicos.
“El tema económico ha sido poco popular entre los religiosos y sin embargo, no
puede ser ajeno a la Vida Religiosa; debe ocupar el debido lugar en ella. La misión
no puede prescindir de la economía”1. Por un lado los recursos económicos son
los que escasean, pero son igualmente necesarios porque sin ellos no sería
posible mantener las obras; por tal motivo se hace urgente y necesario ejercer un
control, pero muchas veces este control no haya el apoyo y la respuesta justa
entre los mismos miembros de las comunidades encontrando en cambio barreras
de parte de las personas que no admiten ser controladas, bajo ningún pretexto.
“Una buena gestión económica y administrativa hace insuficiente el mero registro
de los ingresos y gastos contables, lo que se llama una contabilidad general. Es
imprescindible establecer un sistema de control”2. La correcta utilización de los
componentes del sistema del control interno coordinado, fomenta la eficiencia de
las operaciones, e invita a asumir con seriedad las políticas de administración.
“Para lograr las metas es importante establecer una unidad de criterios, entre la
estructura funcional, y la responsabilidad de rendir cuentas, ya que deben
sujetarse a las políticas establecidas” 3 . Para que la administración sea más
técnicamente llevada se precisa más información y mejor formación en todos los
religiosos y de modo especial, en las que tienen que decidir y llevar adelante la
administración y gestión de los bienes de sus comunidades.
Para alcanzar este objetivo es urgente contar con algunas técnicas administrativas
así como tener los recursos. Entre los recursos es de gran importancia contar con
el talento humano; sin éste nada es posible; para alcanzar los objetivos
propuestos es de suma importancia el apoyo de personas idóneas, que puedan
responder a las nuevas exigencias contables. Por tales circunstancias existe el
reclamo de que las personas tengan conocimiento de las técnicas administrativas
y de contabilidad general así como de costos para lograr los objetivos formulados.
Es importante que las personas responsables tengan claridad de las nuevas
tendencias contables, tales como la globalización, la deuda externa, el impacto de
los mercados cambiarios, con el fin de salvaguardar la economía de los institutos,
1
UNION DE SUPERIORES GENERALES. Economía y misión en la vida consagrada. Editrice “il
Calamo”. 2002 Pág. 14
2
Ibíd. Pág. 13
3
Ibíd. Pág. 60
2
porque un mal manejo puede llevar al desequilibrio económico hasta del más
fuerte.
Parte esencial para su buen funcionamiento, es que el religioso responsable de la
parte administrativa, tenga un alto sentido de su ser religioso, para asegurar que
sus decisiones estén impregnadas del necesario respeto religioso; que tenga
visión de futuro para que haga análisis de la realidad actual. Como resultado de
este análisis se ve la importancia de diseñar un sistema de control interno para la
institución; es aconsejable que se realice en períodos no superiores al año, para
así alcanzar corregir problemas que se presenten dando pronta solución. Se
puede ampliar el abanico de control administrativo haciéndolo extensivo a las otras
áreas como inventarios, e implementando la necesidad de prepuestos anuales,
análisis de balance, entre otros.
Se apunta a rediseñar correctivos que permitan una mayor claridad y
homogeneidad en los procesos; se hace urgente por la complejidad de la misión
apostólica, personas, variedad de programas, actividades a nivel interno, a nivel
externo; esto crea la necesidad de implementar procesos y procedimientos que
garanticen un manejo apropiado en toda la parte operativa, así como la unificación
de criterios que hagan viable los objetivos que se programan a nivel de la
comunidad Pías Discípulas del Divino Maestro, cuya sigla es PDDM.
Lo que se pretende al documentar es formalizar el Sistema de Control Interno es
minimizar los riesgos, logrando una cobertura mayor, y eficiencia en la gestión.
Por las razones citadas anteriormente es indispensable optimizar tanto el manejo
de control de gestión, como el control en las diferentes actividades que se han
programado para evaluar, verificar su cumplimiento, ya que compromete en gran
parte los recursos de la congregación. Además faltan los procedimientos que
determinen la forma de llevar a cabo los procesos relacionados con la parte
organizativa- administrativa de PDDM.
3
1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Cómo formalizar el sistema de control interno que permita el desarrollo armónico y
rentable de las funciones y los procesos de la parte operativa en la sede principal
en Bogotá de PDDM
¾ ¿Qué tipo de control se puede implementar?
¾ ¿A que métodos de control integral se les debe dar mayor relevancia?
¾ ¿Cuáles son las características propias el control interno que satisfaga las
necesidades de la comunidad religiosa?
¾ ¿Cómo vincular el sistema de control interno con la estrategia y la
estructura organización de la comunidad?
¾ ¿Cómo diseñar un sistema de medición de la actuación de cada centro de
responsabilidad?
4
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
2.1 OBJETIVO GENERAL:
Rediseñar e implementar el Sistema de Control Interno para la congregación de
las Pías Discípulas del Divino Maestro, que permita minimizar riesgos y optimizar
el mejor control y manejo de los recursos de PDDM.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
•
Levantar la información de las funciones y procedimientos aplicados en la
comunidad.
•
Detectar, diagnosticar y evaluar los problemas de registro y control que
operan en cada una de las actividades operativas de la comunidad.
•
Rediseñar los procedimientos y procesos operativos
estandarización de formatos y procesos de toda la provincia
•
Recomendar la aplicación del sistema de información diseñado en el trabajo
de grado para generar un ambiente de control, evaluación de riesgos,
actividades de control, supervisión y seguimiento definido en el estudio de
la información.
•
Definir los conceptos claros de las funciones que desarrolla cada miembro
de la comunidad
•
Determinar un control de los posibles riesgos que son inherentes a las
actividades que se realizan
•
Generar mecanismos de control que favorezcan la efectividad, eficiencia y
eficacia en todas las actividades.
5
mediante
la
3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La formulación del manual de procedimientos y manuales de control, surge de la
necesidad de brindar a la comunidad un medio estratégico y de control que
contribuya con el desarrollo de la planeación de flujo de recursos de la provincia
permitiendo con ello, esquematizar cada factor que influya posiblemente, y poder
optimizar sus funciones. Por otro lado, es de gran relevancia hacer notar que el
Sistema de Control Interno que se establecerá en la propuesta, va a ser objeto de
fortalecimiento para que la congregación disponga de una herramienta que le
permita desarrollar su planeación, tomando en cuenta los factores que constituyen
la misma, según sean las funciones.
Un rasgo importante para un adecuado sistema de control interno es el unir
energías para el buen desarrollo y puesta en marcha de todo el proceso para su
perfecto funcionamiento. El sistema de control interno no funcionará por sí solo y
así mismo no da ninguna garantía que funcionará eficientemente; con este se
quiere decir que los resultados no son mágicos, porque si no existe voluntad, para
su desarrollo y mejoramiento, difícilmente se alcanzarán los objetivos propuestos.
Por todo lo anterior, un adecuado manejo de un sistema de control interno
descansa, no solamente la organización efectiva de la planeación, los
procedimientos y prácticas mas correctos, sino también la selección del mismo,
por tanto, es importante contar con un buen Sistema de Control Interno, para el
mejoramiento de la parte organizativa de la Congregación, que le permita una
mejor organización en el manejo y control de los procesos y procedimientos, así,
el sistema de control interno se convierte en parte inherente al desarrollo de las
actividades de la organización, porque articula su estructura organizacional.
“Como elemento del control, la planeación tiene un significado bastante amplio
incluye la misión, la visión, los principios congregacionales, las estrategias, las
políticas, los objetivos, las funciones, las normas, los procedimientos y los criterios
de éxito” 4 , máxime cuando se encuentra la comunidad en proceso de
mejoramiento, buscando elevar los niveles de servicio calificado, con el ánimo de
4
Ibíd. Pág. 12
6
incrementar sus excedentes o rentabilidad. De tal manera que el sistema de
control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la comunidad.
Todas las dependencias que conforman la congregación son importantes, sin
olvidar, que existen dependencias que siempre van a estar en constantes
cambios, con la finalidad de mejorar su funcionabilidad dentro de la comunidad;
Resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando
controles internos, los cuales puedan salvaguardar y preservar los bienes de la
comunidad. Se puede afirmar que una entidad, por pequeña que sea, que no
aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener
desviaciones en sus operaciones sin que se logre dar cuenta de ello, y tomarse
decisiones que no sean las más adecuadas.
El trabajo de grado es de carácter estratégico, ya que beneficia a la comunidad en
cuanto la optimización de recursos y a la toma de decisiones, haciendo más fácil
las actividades con la comunidad y el desarrollo de programas de formación
humana y a catequesis litúrgica. Esta propuesta se basa en conocimientos y
teorías articulados para mejorar la real y verdadera situación de las actividades
administrativas y de operación apostólica de las Pías Discípulas del Divino
Maestro.
Bien pareciera por todo lo dicho anteriormente, que de no aplicarse
oportunamente un diseño de control interno correctivo, la Provincia difícilmente
encontrará la manera apropiada para medir la gestión de cada una de las
personas que prestan sus servicios, no permitiendo un mejor desarrollo de la
Misión y por tal motivo se ve la necesidad de implementar controles que se
apliquen de una forma programada y organizada.
Es muy importante para la consolidación profesional de la autora así como para el
progreso de la comunidad y la superación de sus actividades en beneficio de las
comunidades atendidas y beneficiadas por la labor de la comunidad. Este estudio
podrá ser aplicado a otras comunidades de similar composición y actividades
consecuentes.
7
4. MARCO TEÓRICO
4.1 MARCO REFERENCIAL
4.2 MARCO CONGREGACIONAL Y LEGAL
Pías Discípulas del Divino Maestro es un ente de carácter eclesiástico, fue erigida
por decreto de la Santa Sede fechado a 12 de enero de 1948 y su establecimiento
en Bogotá fue autorizado por la Arquidiócesis de Bogotá en 1955.
Como entidad sin ánimo de lucro de derecho canónico requirió de reconocimiento
civil para su legalidad a través del Ministerio de Justicia. Para la época y este
reconocimiento civil es obligatorio para los permisos de funcionamiento y vigilancia
según los objetivos de la congregación y con fundamento en sus Constituciones
que la rigen.
Dada la importancia de la administración el Derecho Canónico dedica todo el libro
V, y Pías Discípulas del Divino Maestro lo establece en sus Constituciones
capitulo VII Art. 232-243 y en su Directorio Económico Administrativo
Un Ente Eclesiástico reconocido como persona jurídica de la Iglesia puede adquirir
poseer, administrar y enajenar bienes temporales a norma del derecho universal y
particular (CDC 1094 y 235 Constituciones)
Personería jurídica
Las entidades eclesiásticas que tienen vida jurídica por el Derecho Canónico para
actuar ante la Ley civil y de sociedad deben recibir del Estado Colombiano su
reconocimiento. En Colombia el Estado reconoce personería jurídica a la Iglesia
Católica por mandato expreso de la Ley de Concordato celebrado entre la Santa
sede y el Estado Colombiano (Ley 20 de 1974) artículo 4 que a la letra dice: “El
estado reconoce verdadera y propia personería jurídica a la Iglesia católica
8
igualmente a las Diócesis, Comunidades Religiosas y demás entidades
eclesiásticas a las que la ley canónica otorga personería jurídica, representadas
por su legitima autoridad”.
Pías Discípulas del Divino Maestro solicitó su reconocimiento civil ante el
Ministerio de Justicia y fue reconocida por la resolución 1189 de del 30 de abril
1957, esta resolución fue publicada en el diario oficial No.29384 de mayo 29 de
1957.
“De acuerdo con la certificación expedida por la respectiva autoridad eclesiástica
en la cual consta que la comunidad está canónicamente erigida al tenor del
decreto de la santa sede fechado 12 de enero de 1948”
Certificado de existencia y representación legal
La Alcaldía de Bogotá también expide certificado de existencia y representación
legal pero no certifica el carácter eclesiástico. Luego, para todos los fines legales,
las Congregaciones Religiosas vienen haciendo uso del certificado de existencia y
representación legal, al amparado del Decreto 1396 de Mayo 27 de 1997.
Identificación tributaria
Pías Discípulas del divino maestro como persona jurídica se tramitó ante la DIAN
su número de identificación tributaria Nit. Según el Estatuto tributario Art. 619,
toda persona natural o entidad de cualquier naturaleza deberá imprimir o indicar
junto con su nombre el correspondiente número de identificación tributaria.
Registro único tributario - Rut
Dando cumplimiento a, las normas fiscales emitidas en Octubre de 2004, La
Congregación actualizo el RUT (Registro Único Tributario) ante la DIAN, con el fin
de que ésta Entidad fiscalizadora del Estado alimente la información requerida por
el programa MUISCA. Es la solución necesaria, justificada, y rentable que ayudará
a la. DIAN, a promover el cumplimiento voluntario de los impuestos.
9
.
Obligaciones
En lo contable, tributario y laboral, las Congregaciones Religiosas son tratadas por
la DIAN como empresas. Por ello, están sujetas a las siguientes obligaciones: 1.
En lo contable, deben llevar libros de contabilidad (Diario, Mayor y Balances e
Inventarios, registrándolos ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
2. En lo tributario, les obliga presentar declaración anual de Ingresos y Patrimonio
aclarando que son declarantes más no contribuyentes. Si de las actividades en el
respectivo año surgen excedentes, éstos son capitalizables en su totalidad, porque
como se dijo antes, están exentas de Impuesto a la Renta (Art. 23 del ET). No
obstante lo anterior, en la medida en que la Congregación realiza actividades
sujetas al Impuesto a las Venta, debe elaborar cada dos meses declaración de
IVA, como cualquier contribuyente privado. Así mismo, en lo relacionado con
pagos a terceros, le obliga descontar la retención en la fuente a los
correspondientes beneficiarios y poner a disposición de la DIAN en el mes
siguiente el monto de lo retenido a través de la Declaración de Retención en la
Fuente. Es de anotar que en caso de no hacerlo oportunamente, de hacerlo
parcialmente y/o de consignar extemporáneamente, aún por el hecho de ser
Congregación Religiosa, no la exime la DIAN de las sanciones decretadas en el
Estatuto Tributario. 3. En lo laboral, las Congregaciones religiosas se someten a
las normas establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo y Código de
Procedimiento Laboral, es decir, la vinculación de una persona ajena a la
Congregación (Laico), genera una relación contractual como cualquier empresa
privada y queda asimismo sujeta a las contingencias que pueden surgir de una
relación laboral (Demandas, conciliaciones, aportes a seguridad social, pago de
parafiscales, etc.). Lo anterior tiene cabida solamente para los contratos de trabajo
celebrados entre la Congregación y los Laicos, porque en lo referente al vínculo
existente entre la Congregación y sus Miembros (Religiosos y/o Religiosas), no
existe Contrato de Trabajo. 4. Existe además un gravamen de índole local,
decretado por cada uno de los correspondientes Municipios denominado Impuesto
de Industria y Comercio, que deben pagarlo las Congregaciones Religiosas, con
base en los ingresos que obtengan, producto de sus actividades.
4.2.1 Sistema de control interno
“la observación la descripción y explicación de la realidad que se investiga deben
ubicarse en la perspectiva de lineamientos teóricos. Esto exige del investigador la
identificación de un marco de referencia sustentado en el conocimiento científico;
por ello cada investigación toma en cuenta el conocimiento previamente
10
construido. Por lo que cada investigación hace parte de la estructura teórica ya
existente”.5
En 1.948 el comité de procedimientos de Auditoría llevo a cabo un completo
estudio sobre control interno el cual fue publicado en un boletín especial titulado
“Control Interno” ya que fue definido como :
“El control interno comprende el plan de organización, métodos coordinados y las
medidas adoptadas en el negocio para proteger sus activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y
estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia”.6
Esta definición reconoce que la cobertura de un sistema de control interno va mas
allá de lo que siempre se ha creído que es simplemente funciones de los
departamentos de contabilidad y financiera.
El control interno es un factor básico de operación de cualquier organización o
entidad. Aunque el control interno se halla vinculado a menudo al mismo
mecanismo administrativo, se caracteriza por ser el sistema nervioso que impulsa
el conjunto de políticas de operación y las mantiene dentro de límites de razonable
ejecución. Por ello el control interno adquiere una función asesora de apoyo y
respaldo, que ayuda a la administración a fortalecer sus aspectos débiles y
consolidar sus aspectos fuertes, posibilitando la evolución y la actualización del
proceso productivo para que en todo momento sea suficiente, eficaz y económico.
Este mismo comité expidió la declaración sobre procedimientos de auditoría
número 29 en el año de 1.958, en el cual el control interno se sub-dividió como
sigue:
“El control interno en un sentido amplio, incluye por consiguiente, controles que
pueden ser contables o administrativos como:
¾ Los controles contables comprenden el plan de la provincia y todos los
métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente con la
protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros.
Generalmente incluyen controles tales como los sistemas de autorización y
aprobación, segregación de tareas relativas a la anotación de registros e
informes contables de aquellas concernientes a las operaciones o custodia
de los activos, los controles físicos de los activos y la auditoría interna.
5
6
MÈNDEZ ALVAREZ Carlos Eduardo. Metodología. Pág. 98.Año 1.998
Declaraciones sobre normas de auditoría. SAS 1. Pág. 15.Año 1.992
11
¾ Los controles administrativos comprenden el plan de provincia y todos los
métodos y procedimientos que están relacionados principalmente con la
eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas del gobierno
provincial y que, por lo común, tienen que ver con la gestión”7.
La anterior subdivisión del control interno entre controles contables y
administrativos se hizo con el objetivo de establecer y aclarar el alcance del
estudio que sobre los mismos se contempla en las normas de Auditoría
generalmente Aceptadas.
El control implícito de los efectos que los controles administrativos pueden tener
en la confiabilidad de los estados financieros ha conllevado a que muchos
auditores piensen en la necesidad de evaluar dichos controles.
Revisando las anteriores definiciones y teniendo en cuenta los objetivos de cada
subdivisión de control interno se puede también conceptualizar en:
El control interno administrativo incluye, pero no se limita al plan de comunidad,
para una mayor comprensión es lo mismo que para la empresa el plan estratégico,
ni a los procedimientos y registros que están relacionados con el proceso de toma
de decisiones, sino que conduce a la autorización de transacciones del gobierno
provincial. Tal autorización es una función de la provincia directamente asociada
con la responsabilidad de lograr los objetivos de la comunidad, y el punto de
partida para establecer el control contable de las transacciones.
El control contable comprende el plan de provincia y los procedimientos y registros
que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros
financieros y consecuentemente, están diseñados para suministrar seguridad
razonable.
7
Op cit, Pág 16
12
Figura 1. Efectividad del control interno
Efectividad del control Interno
Depende del funcionamiento efectivo de todos los componentes para proveer certeza sobre logros
de una o más de las tres categorías
Alcance o logro de los objetivos de las operaciones
Información confiable y útil
Presencia y funcionamiento conjunto de componentes del control interno
Fuente: Propia de la investigación
Establecer y mantener un Sistema de Control Interno es responsabilidad exclusiva
de la provincia. Así como su continua supervisión, razón por la cual el economato
puede evaluar las debilidades y fortalezas del sistema con miras a determinar en
cualquier momento los correctivos necesarios y poder cumplir con los preceptos y
filosofía de todo control, incluyendo dentro de ésta el concepto de seguridad
razonable aunque no absoluta porque este reconoce que el costo del control
interno no debe exceder a los beneficios que espera se deriven de él. Estos
incluyen reducciones de riesgo, y no quiere decir que por disminuir tales
contingencias los procedimientos del control interno tengan que ser
necesariamente engorrosos y obstaculizadores del proceso administrativo; es
precisamente esta relación de beneficio- costo la que normalmente se mide. Esto
demuestra una vez más las limitaciones inherentes a la efectividad potencial de
cualquier sistema de control derivadas por variadas circunstancias incluyendo la
inoperancia y obsolencia en que puede caer éste debido a los cambios en las
condiciones para el adecuado mantenimiento del sistema.
La condición filosófica de control, es esencial de la calidad humana. Bien puede
afirmarse que desde el principio de la humanidad, ha existido un control sobre
todas las actividades, aún sobre aquellas que parecen insignificantes. Es así que
en años recientes el término control Interno ha reemplazado al de Verificación
Interna, el cual era de uso común y corriente entre nuestros antecesores
contadores y empresarios. Este cambio de terminología ha generado una
13
constante ampliación y desarrollo del concepto de los objetivos y actividades que
implican dicho proceso; así como la creciente necesidad creada inclusive a través
de las mismas normas de ir generando por medio de constantes estudios, análisis
y evaluaciones del Sistema de Control Interno implantado en cada una de las
diferentes entidades, para el logro de un sistema más eficaz, eficiente y
beneficioso.
El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno,
representa una importante responsabilidad administrativa. Para proporcionar la
seguridad razonable que lograrán los objetivos en una provincia, la ecónoma
deberá: “vigilar de modo constante la estructura de control interno para determinar
que opera debidamente y que se modifica adecuadamente según los cambios que
lleguen a surgir en las condiciones”.8
La norma internacional de auditoría y los principios básicos que rigen una auditoría
establece la ecónoma es responsable de mantener un sistema de contabilidad
adecuado que incorpore diversos controles internos con la amplitud apropiada al
tamaño y naturaleza del negocio. El auditor necesita tener seguridad razonable de
que el sistema de contabilidad es adecuado y de que toda la información contable
de que debiera haberse registrado, de hecho lo ha sido. Normalmente los
controles internos contribuyen a tal seguridad. “El auditor debe adquirir la
comprensión del sistema de contabilidad y de los controles internos relativos y
estudiar y evaluar la operación de aquellos controles internos sobre los que desea
apoyarse para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de otros
procedimientos de auditoría.
Cuando el auditor llega a la conclusión que puede apoyarse en ciertos controles
internos, sus procedimientos sustantivos normalmente serán menos amplios de
los que de otra suerte se requeriría y también pudiera diferir en cuanto a su
naturaleza y oportunidad”.9
El propósito de esta norma es el de proporcionar lineamientos en cuanto a los
procedimientos que habrán de seguirse para cumplir con este principio básico con
respecto al control interno de información financiera.
Para reforzar lo que se viene investigando vale la pena tener en cuenta la idea
que esboza, el autor cuando afirma del control interno: "Es la base sobre el cual
descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza
determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los
8
9
Declaraciones sobre Normas de Auditoría. SAS. Pág 55.. Año 1.992
BLANCO LUNA YANEL. Manual de Auditoría y Revisoría Fiscal. Pág 51. Año 1.992
14
estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de
control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema
contable"10.
Se hace necesario aplicar un control preventivo, que tienen como finalidad
ejecutar los controles al inicio de cada proceso o gestión administrativa;
adicionalmente, se debe contar con controles que detecten cualquier irregularidad
los cuales se ejecutarán antes y después de cada proceso. La eficacia de este tipo
de control dependerá primordialmente de los intervalos de tiempo transcurrido
entre la ejecución del proceso y la ejecución del control.
Dice: otro autor sobre el mismo tema "el control de gestión tiene una meta
bastante definida como es la mejora continua, de los resultados ligados a los
objetivos." 11 Todo esto lleva a ver la importancia que tienen los controles y
añadiendo a todo lo dicho, asegura que "los controles son en realidad herramienta
de comprobación, con la cual se pueda estar seguros marchando en armonía y
concorde a las metas trazadas"12. Es indiscutible, que el sistema de control tiende
a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas
planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar
medidas y así eliminar su reiteración.
Se observa como el control interno es todo un sistema de controles que viene y
abarca todas las instancias de la entidad. Tan es así que se puede afirmar aquello
dicho por Parra: “el problema del control es el de mantener un equilibrio factible
entre la iniciativa y las medidas discrecionales, conservando una imagen
razonable de unidad, uniformidad e integración de propósitos dentro de la
entidad”13.
“El control es revisión de resultados. El control compara, discute y critica; estimula
la planeación, simplifica y fortalece la organización, incrementa la eficiencia de la
dirección y facilita la coordinación”14
10
CATÀCORA, Procesos y procedimientos Contables. Primera Edición. Editorial Graw/Hill.
Venezuela. Pág. 238. Año 1.996
POCH. Manual de Control Interno. Editorial Gestión 2000. Segunda Edición. Barcelona España.
Pág. 17.Año 1.992
12
LEONARD, W. Auditoría Administrativa de métodos y Eficiencia administrativa. México: Editorial
Diana. Pág. 33. Año 1.990
13
ORLANDO PARRA. Sistemas de información financiera. Pág. 80. ORPA. Editores. 1.995
14
Ibíd. Pág. 78
15
El control interno debe servir como base o instrumento de control administrativo,
ya que abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas
con la única finalidad de custodiar los activos y la confiabilidad contable, El (PUC
manual del Contador Público o plan único de cuentas, decreto 2649/93, capítulo II,
artículo 3) “la información contable debe servir fundamentalmente para conocer y
demostrar los recursos controlados por el ente económico, así como predecir los
flujos de efectivo, como apoyar a los administradores en la planeación,
organización y dirección de los negocios, y poder tomar decisiones en materia de
inversión, además evaluar la gestión de los administradores para ejercer control
sobre las operaciones”15 donde viene definida la fisonomía de la entidad y además
se dan las líneas de acción para la ejecución y cumplimientos a los procesos
establecidos y coordinados para dar cumplimiento a lo establecido como
mecanismos de control, que faciliten un mejor manejo y control de las
operaciones.
Esto arrojará como resultado una mayor confiabilidad y exactitud de los datos
contables, promover la eficiencia en las operaciones y así estimular la adhesión a
las políticas establecidas, para un mejor funcionamiento. Al respecto hay que decir
que esta herramienta es válida y sobre ella descansa toda la parte contable; hasta
el momento no existe ninguna otra ley; por lo tanto está vigente.
Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo
también desde el punto de vista financiero con la visión del (Pronunciamiento 7) ,
lo define como: " Un proceso, esto es, un medio no un fin en sí mismo. Efectuado
por personas, con unos objetivos bien definidos: efectividad y eficiencia de las
operaciones. Suficiencia y confiabilidad de la información financiera, y por último
cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”16. Este concepto lo sustenta
muy bien cuando dice:” que los puntos de control son de tres tipos la verificación y
eficiencia del proceso y además está dirigido al logro de los objetivos de eficiencia
establecidos, relacionados con el cumplimiento del trámite legal”17. Con todo ello
quiere manifestar y dejar muy en claro la importancia que reviste este aspecto en
la implementación del control interno, por la tranquilidad que genera el contar con
procedimientos claros y suficientemente que sean acordes con los objetivos
propuestos, para evitar disgregación de energías.
Señala la importancia de establecer un sistema de control interno que abarque a
todas las personas que conforman la entidad que para el control interno. Todo
“Depende del funcionamiento efectivo de todos los componentes para proveer
certeza razonable sobre el logro de una o más categorías de objetivo de ello
15
Plan único de cuentas. Normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia
Consejo Técnico de contaduría Pública. ED. Ecoe. Pág.116
17
Cepeda Gustavo. Auditoría y Control Interno. Ed. Mc Graw Hill. 1997. Pág 21
16
16
depende la efectividad del control interno”18 con esto una vez más se recalca la
necesidad imperativa de diseñar el control interno.
Asimismo, el concepto de control interno emitido por: "se debe hacer un estudio y
una evaluación adecuada de control interno existente, como base para determinar
la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarán los procedimientos de
auditorías"19.
Dentro del contexto de control interno, señala que: "El postulado principal al
establecer el control interno es diseñar pautas de control cuyo beneficio supere el
costo para implementar los mismos"20. Hay que reconocer, que el control interno
tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales trazados
por la provincia.
Sin embargo sobre este punto, es importante señalar que, para que un control
interno alcance su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible,
adaptable, eficaz, objetivo y realista. Al respecto el (PUC decreto 2649/93)
refuerza esta afirmación. Teniendo en cuenta que la clasificación del mismo puede
ser preventiva o de detección para que finalmente cumpla su función. El control
interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un
sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se
limita únicamente a la confiabilidad en la revelación de las cifras que son
reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia
operacional en los procesos contables y administrativos.
Según (Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propósito del control interno es:
"Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la
eficaz y eficiencia de la organización". 21 Esto se puede interpretar que el
cumplimiento de los objetivos de la entidad, los cuales se pueden ver perturbados
por errores y omisiones, presentándose en cada una de las actividades cotidianas
de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de los objetivos
establecidos por la gerencia.
18
Estupiñán Rodrigo. Control interno y fraudes. Ed. Ecoe. 2003. Committee of sponsoring
organizations of the tread way commissions (Coso) International of control integrated.
19
Redondo, A. (1993). Curso Práctico de Contabilidad General. Décima Edición. Editorial Centro
Contable Venezolano. Pág. 267
20
Ibíd. Catácora 1996
21
Meigs, W. Larsen, J. (1994). Principios de Auditoría. Segunda Edición. México. Editorial Diana.
17
4.2.2 Sistema de Contabilidad y Control Interno. El sistema de contabilidad es
aquel que permite suministrar información financiera confiable a la comunidad, el sistema
de control interno es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos
que adopta la provincia de una entidad para ayudar al logro del objetivo
administrativo de asegurar, en cuanto sea posible, la condición ordenada y
eficiente de su actividad apostólica incluyendo la inherencia de las políticas
administrativas, la salvaguarda de los activos, la prevención detención de fraudes
y errores, la corrección de los registros contables y la preparación oportuna de
información financiera contable.
El sistema de control interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se
relacionan directamente con las funciones del sistema de contabilidad. Los
elementos individuales del sistema de control interno se designan como controles
internos y se les conoce colectivamente como el control interno.
El ambiente en que opera el control interno influye en la eficiencia de los
procedimientos específicos de control. Un ambiente de control fuerte, por ejemplo,
con sólidos controles presupuestales y con una función de auditoría eficaz puede
complementar significativamente los procedimientos específicos de control. Sin
embargo, un ambiente fuerte no asegura por sí mismo la eficiencia de control
interno total. El medio ambiente de control interno puede ser afectado por:
¾ Estructura organizacional: En una entidad sirve como un marco para la
dirección y control de sus actividades. Una estructura eficaz facilita la
comunicación de autoridad y alcance de las responsabilidades.
¾ Alcance de la administración: El economato es el responsable de idear y
mantener el control interno. Al llevar a cabo su responsabilidad de supervisión,
la administración revisará regularmente la suficiencia del control interno, para
establecer seguros de que todos los controles importantes están operando
eficazmente.
¾ Personal: El funcionamiento adecuado de cualquier sistema depende de la
competencia y honestidad de los que lo operan.
4.2.3 Control Interno visto desde La sagrada escritura. Tomado la herramienta
válida que brinda el autor “en el cual evidencia el manejo que ejercían sobre su
capital, donde manifiesta que el pensamiento contable actual dan como resultado
que muchas ideas hoy en vigencia fueron reconocidas desde tiempo antiguo”22.
Para hacer un recorrido por la Biblia y descubrir con admiración como se aplicaba
22
HAGERMAN ROBERT. Universidad INCCA de Colombia. Págs. 164-169 Año 2004
18
tal vez de una manera tan clara herramienta dada por la Biblia ya que pone de
manifiesto la transparencia en el manejo contable, el control que ejercían las
autoridades, cuya finalidad era el control, en el desempeño de las funciones que
cada uno realizaba al interno de sus comunidades apostólicas, es el caso de 2
Reyes 12,16 y 2 Reyes 22,7 cuando dice: “No se pedía cuentas a los encargados
de pagar a los artesanos, por que lo hacían con honradez”23. En Eclesiastés 4,1-2
dice: “Hijo no prives al pobre del sustento, ni dejes en suspenso los ojos
suplicantes. No entristezcas al que tiene hambre, no exasperes al hombre en su
indigencia. Más adelante el mismo Eclesiastés 14,7 afirma: Si hace el mal será por
casualidad, pero al final reaparecerá su maldad”24. En 2 Crónicas 24,11-12 dice:
“Cuando llevaban la caja a los inspectores del rey, por medio de los Levitas, si
veían que había mucho dinero, venía el secretario del rey y el inspector del sumo
sacerdote para vaciar la caja…”25 Como se puede evidenciar había un control de
las operaciones que se realizaban y no solo lo ejercía una sola persona eran
varias las personas que fiscalizaban. Por tanto control riguroso para facilitar que
los inescrupulosos que han existido a lo largo de la historia se puedan controlar,
con el fin de evitar que el patrimonio no venga perjudicado por las malas
costumbres. Además en la parábola sobre el administrador infiel, sobre la cual el
mismo autor hace referencia Lc 16,2 y siguientes dice: “Jesús llamó al
administrador a dar cuentas porque fue acusado ante él como disipador de sus
bienes” 26 . (Jn. 12:6). Pero dijo esto, no porque se cuidara de los pobres, sino
porque era ladrón”27. Continuando con el relato de (Lc. 16:2) “Entonces le llamó, y
le dijo: ¿Qué es esto que oigo acerca de ti? Da cuenta de tu administración,
porque ya no podrás más ser mi mayordomo”28, Mateo 25,19, dice: “Después de
mucho tiempo vino el señor de esos servidores y les pidió cuentas”29. Lo único
que aquí busca es evaluar la gestión sobre las responsabilidades recibidas y
asumidas con profesionalismo.
La sagrada escritura subraya la exigencia que las personas tienen ante la
responsabilidad de custodiar los bienes sean personas honestas ya que reducirán
en gran manera el robo.
Hechos de los Apóstoles 5, 1-4 “Fraude de Ananías y Safira” 30 . Viene a
contrarrestar esta actitud el comportamiento fiel y recto de Tito 2 Corintios 8, 16-
23
2 Reyes capítulos 12 y 22 Biblia Latinoamericana
Eclesiastés Capítulos 4 y 14 Biblia Latinoamericana
25
Crónicas Capítulo 24 Biblia Latinoamericana
26
Lucas Capítulo 16 Biblia Latinoamericana. Ed. Verbo Divino Estrella Navarra España. Año 2.002
27
Juan Capítulo 12. Biblia Latinoamericana.
28
Ibíd. Lc 16,2
29
Ibíd. Mt Capitulo 25
30
Hechos de los apóstoles 5 Biblia de Jerusalén. Ed. DESLEE BROUWER S.A. BILBAO. AÑO
1.999
24
19
17, cuando San Pablo afirma: gracias sean dadas a Dios que pone en el corazón
de Tito el mismo interés por vosotros”31.
Grafico 2. Control interno en la sagrada escritura
Control Interno
Miqueas 7,5-6
2 Crónicas 24,11-12
Miqueas 11,22
2 Corintios 8,16-17
2 Corintios 8,20
Juan 12,7-8
Contabilidad
Financiera
CONTROL INTERNO
Visto desde la Sagrada
Escritura
2 Reyes 12,16:
2 Reyes 22,7
Lucas 16,2
Eclesiástico 4,1-2
Eclesiástico 14,7
Contabilidad
Gerencial
Proverbios 15,22
Eclesiástico 7,22-23
Lucas 14, 28-19
Continúa el Apóstol en el mismo capítulo versículos 20-21 “Así evitaremos todo
motivo de reproche por esta abundante suma que administramos,
pues
procuramos el bien no solo ante el Señor sino también ante los hombres”32 Es
claro y transparente el manejo que se ejerce para evitar ser motivo de escándalo,
y de ser repudiados por manejos oscuros que vayan en detrimento de la
comunidad de la cual hacen parte. El Eclesiástico viene y remata y da un método
personalizado en el control interno que ejercían. Eclesiástico 42,6-7 “Con mujer
mala es bueno usar el sello, y, donde hay muchas manos, echa la llave. Lo que
entregues, hazlo con cuenta y medida, el haber y el debe, sea todo por escrito”33.
Continuando con la búsqueda, en (Juan 12:6) presenta a Judas Iscariote “Pero
dijo esto, no porque se cuidara de los pobres, sino porque era ladrón” 34 . Lc
24:46 “Bienaventurado aquel siervo al cual, cuando su señor venga, le halle
31
2Corintios 8, 16-17 Biblia de Jerusalén
Ibíd. 2 Corintios
33
Ibíd. Eclesiástico Biblia de Jerusalén
34
Ibíd. Juan 12
32
20
haciendo así”35. Esta es la prueba verdadera de la fidelidad y de la prudencia, esta
sólo se puede medir cuando al llamar a dar cuentas, todo está en perfectas
condiciones, por el solo hecho que obra consecuentemente con la responsabilidad
y confianza que ha recibido. “La Biblia proporciona muchas afirmaciones
interesantes en relación con los sistemas de control interno, debido a la economía
simplificada que existió en tiempos bíblicos.”36. Lucas 14,28 cuando dice: “¿Quién
de vosotros, que quiere edificar una torre no se sienta primero a calcular los
gastos, y ver si tiene para acabarla?”37. Este texto viene confirmado por Proverbios
15,22, “donde no hay consultas, los planes fracasan; con muchos consejeros se
llevan a cabo”38. Con este se puede concluir la importancia de no llevar proyectos
adelante por simple capricho sin antes hacer planes que ayuden a medir la calidad
y buena gerencia de las obras ejecutadas.
4.2.4 Control Interno desde la vida religiosa. Observando hacia el interno de la
vida religiosa se puede constatar que de una manera no tan técnica existen
tendencias al control al interno de cada una de las áreas, esto viene sustentado a
lo largo del el seminario de Economía y misión en la vida consagrada hoy en el
año 2.002 a los superiores generales presentes en Roma. “sean autónomos y
adquieran una rica experiencia de administración y gestión (n.58)”39.
Una continúa búsqueda y revisión
“Una sana economía pasa obligatoriamente por una planificación económica de
los recursos disponibles; la apropiada preparación del personal encargado de la
economía, la transparencia, la presentación de balances exactos, y el control de
los mismos. El presupuesto, en otras palabras, la racionalización de las
actividades económicas”40.
Algo importante de hacer notar es la preocupación de las comunidades religiosas
en la formación en los diferentes niveles, menos en los campos económico,
contable y administrativo. Raramente se cuentan con ecónomos preparados para
hacer frente a tan grande responsabilidad. No basta con la sola buena voluntad y
la honestidad de los ecónomos, éstas solo son características de la persona, y no
son suficientes, máxime cuando las exigencias superan muchas veces los
reclamos de ciertos conocimientos específicos para estar en sintonía con las
tendencias actuales.
35
Ibíd. Lucas 24
ROBERTAGERMAN. La contabilidad en la Biblia
37
Ibíd. Lucas
38
Proverbios Capítulo 15 Biblia de Jerusalén
39
Ibíd. Economía y misión en la vida consagrada. Pág 132
40
Ibíd. Pág 135
36
21
Observaciones concretas hacia una autonomía
La comunidad requiere:
-
“Darle a los jóvenes religiosos una formación práctica: cursos intensivos
de economía, gestión, contabilidad, administración;
-
Informar a los miembros de la comunidad sobre la situación financiera;
sin tener miedo de revelarse a los hermanos la situación real.
-
Apoyar el criterio económico de evitar gastos inútiles y cosas de lujo;
-
Estricto control de las directivas financieras de la comisión de finanzas
del instituto o congregación.
-
Realizar un estudio preliminar de factibilidad y de posibilidades de
beneficio para cualquier proyecto, en particular para los que tendrían que
reducir la dependencia económica;
-
Garantizar el seguimiento de cada iniciativa, igual que la transparencia y
seriedad de la administración. El control de la contabilidad es
tranquilizador”41.
El ponente habla de la “experiencia personal de Francisco, ha nacido una
fraternidad que desde un origen, debe ser una demostración constante de la
verdad encontrada en las relaciones con Dios y con los demás”42. La mayoría de
fundadores de la vida consagrada siempre han inculcado de una manera radical el
compromiso, con los valores asumidos y que son propios del estado de vida
abrazado en libertad, para poder ser más libres para la misión.
Condúzcanse mutuamente con familiaridad entre sí. Y exponga confiadamente el
uno al otro su necesidad” (2Reyes 6,7-8) “La dependencia mutua se convertía en
lugar teológico”43.
41
Ibíd. Pág 137
Ibíd. Pág 142
43
Ibíd. Pág 142
42
22
Vivir del trabajo de nuestras manos
Como fundamento de valores:
El amor al trabajo, la rectitud en el manejo razonable del dinero, vigilancia para
saber formar debidamente a las personas que llegan a la provincia a un proceso
formativo. Por tal motivo es importante dar relevancia a estos valores y se apoya
este cuestionamiento con la siguiente reflexión, tomada precisamente de la
reunión de superiores mayores en Roma.
“Normas éticas rigurosas deben impedir que cantidades de dinero de las que
somos moralmente responsables se utilicen para fines reprensibles. Para ello hay
que aceptar un rendimiento que se sitúe por debajo del máximo posible e
imponerse, asimismo, recurrir a estructuras de vigilancia que sean competentes.
El uso de los ingresos. Aquí el peligro radica en la arbitrariedad y en uso del dinero
como instrumento de poder. La participación y la transparencia están más cerca
de nuestros ideales”44.
Como aporte al trabajo y contando con un soporte válido con las enseñanzas y
valores inculcados a los miembros de la familia paulina, cuando afirmaba: “La
pobreza paulina tiene cinco funciones: renuncia, produce, conserva, provee,
edifica. Renuncia a la administración, al uso independiente, a lo es comodidad,
gusto, preferencias; todo lo tenemos en uso. Produce con su trabajo asiduo;
produce mucho para dar a las obras y personas. Conserva las cosas que tienen
en buen uso. Provee a las necesidades que hay en el Instituto. Edifica, corrigiendo
la codicia de los bienes”45. “confianza en Dios, trabajo asiduo, administración
ordenada y equilibrada, asegura la Divina Providencia” 46 , con todo esto da
entender la importancia que daba a la pobreza de todo para fiarse completamente
de la Providencia Divina, se hacía evidente cada vez que las deudas superaban
las expectativas y las posibilidades de cancelarlas, sin embargo las obras seguían
adelante, con la fe puesta en Aquel que “todo lo puede, “DIOS”. Escudriñando un
poco más el pensamiento del Fundador, se encuentra con afirmaciones tales
como:
“Es peligroso cargarse de deudas desproporcionadas respecto de las entradas,
creando así una situación de preocupación inmensa por pagar. as casas, las
máquinas, se adquieran con esmero y se usen con diligencia, que estas se pagan
fácilmente”47.
44
Ibíd. Pág 146
A LAS PIAS DISCIPULAS. La pobreza Paulina. Año 1.960
46
SANTIAGO ALBERIONE. AD 134. Pág. 116. EDIZIONE PAULINE. 1.985
47
SANTIAGO ALBERIONE. Vida Religiosa y medios de Comunicación Social. Pág 134. Ed. Paulinas. 1.972
45
23
“Si se tiene que trabajar en el centro litúrgico hay que hacer bien las cuentas,
precisas y al comprar: Prudencia”.
“No se administran propiedades personales, se administra aquello que es de la
Congregación”48
4.3. Objetivos de Control Interno. Los controles internos relativos al sistema de
contabilidad deben lograr los siguientes objetivos:
•
Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales o
específicas de la administración.
•
Que todas las operaciones se registren oportunamente por el importe
correcto, en las cuentas apropiadas y en el período contable en el que se
lleven a cabo.
•
Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con la autorización
de la administración.
•
Que los registros contables de los activos se comparen con los activos
existentes a intervalos razonables y que se tome la acción apropiada con
respecto a cualquier diferencia.
4.3.1 Funciones y Características del Control de Gestión. Hay que hacer
referencia a lo que Ricardo García enuncia “El control de gestión es un elemento
necesario de la dirección” 49 sobre el cual se puede realizar toda clase de
conjeturas ya que da herramientas válidas para la evaluación de los procesos a
implementar.
Como bien se puede evidenciar el cuadro de mando contiene los 5 indicadores
básicos, los cuales proporcionan una visión de conjunto de los resultados
obtenidos.”Además añade un valor agregado a la investigación cuando dice: Una
estrategia diferente consiste en mostrar los resultados globales de la organización,
este conjunto de indicadores permiten evaluar los resultados de la gestión”50
48
SANTIAGO ALBERIONE. A las Pías Discípulas del Divino Maestro. Roma. Año 1.959
García Ricardo. Control de Gestión. Pag 69
50
Ibíd. Pag 62
49
24
Figura 3. Funciones y características del Control de Gestión.
Facilitar
El aprendizaje
Institucional
Sistema
De
Diagnóstico
Mejorar
La
Planeación
Y programación
Medir el
Perfeccionamiento
Definir niveles
De exigencias
Funciones y
características
del control
De gestión
Crear la
Memoria
Organizativa
Mejorar
Flexibilidad
Posibilitar
La
descentralización
Evaluar el
Desempeño
De los
superiores
Fuente: Propia de la investigación
Categorías de objetivos.
Se caracterizan en:
51
•
Objetivos de operación.
•
Objetivos de cumplimiento.
•
Objetivos de operaciones.
•
Objetivos de información financiera”51.
•
“La presentación confiable es definida”52 esto asegura un manejo acertado
de los aspectos financieros.
Ibíd. Págs. 40-43
25
Para lograr estos objetivos hay que fundamentarlos sobre los estados
financieros de la provincia teniendo muy presente los siguientes elementos:
•
Existencia u ocurrencia
•
Totalidad
•
Derechos y obligaciones
•
Valuación o asignación
•
Presentación y revelación”53(Decreto 2649/93 capítulo I. Art. 57)
4.3.2 Limitaciones inherentes al Control Interno. El control interno puede
proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a alcanzarse los
objetivos de la administración, a causa de limitaciones inherentes al mismo control
interno, tales como:
•
El requisito usual de la provincia de que un control interno sea eficaz en
relación a su costo.
•
El hecho de que la mayoría de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos
de operaciones esperadas y no a operaciones poco usuales.
•
El error humano potencial debido a descuido, distracción, errores de juicio o
comprensión equivocada de instrucciones.
•
La posibilidad de burlar los controles por medio de colusión con partes
externas a la entidad o con empleados de la misma.
•
La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera
abusar de esa responsabilidad.
•
La posibilidad de que los procedimientos pudieran ser inadecuados debido
a cambios en la condiciones.
52
Statement on Auditing Standards No 69, The Meaning of” present fairly in Conformity With
Generally Accepted Accounting principles “ in the Independent Auditor’s Report (New York: AIPA,
1992)
53
Plan único de cuentas. Grupo Editorial Nueva Legislación
26
4.3.3 Retroalimentación de debilidades en el Control Interno. Como resultado
de su estudio y evaluación de control interno de otros procedimientos de auditoría,
el auditor puede llegar a percatarse de debilidades en el control interno. En
beneficio de su cliente el auditor debe ponerlo al tanto con toda oportunidad de las
debilidades importantes que hayan llamado su atención.54 Al respecto se puede
aclarar como una cosa depende de la otra en la medida que si la información es
veraz y real se puede verificar y evaluar con eficiencia cualquiera de los procesos
de la provincia tiene como mecanismo de control sobre la gestión
El control interno en la Provincia está orientado a prevenir o detectar errores e
irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el
término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se
refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben
brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido
elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener
errores sustanciales en los mismos.
Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar
preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con
falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean
significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante
que éstos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones
sobre la correcta conducción del negocio. Al respecto ilustra muy bien este
concepto Rodrigo Estupiñán cuando ratifica “que el control interno cuenta con
cinco componentes interrelacionados: Ambiente de control, Evaluación de riesgos,
sistemas de información, supervisión y tecnología. Así mismo el ambiente de
control o control circundante es la base de los demás componentes de control a
proveer disciplina y estructura para el control e incidir en la manera como:
Integridad y valores éticos”, es lo que se espera de las personas que trabajan al
interior de la provincia, ya que de aquí parte la efectividad del control y desempeño
de las actividades. “La competencia son las habilidades y conocimientos” que las
personas poseen y ponen en función de las actividades que realizan. El consejo
Provincial ya que son los que fijan los criterios y políticas que definen el ambiente
de control. Es importante que se asuma con responsabilidad, dedicación y
compromiso, todo ello necesario, para tomar las acciones adecuadas y poder así
interactuar con los auditores. En cuanto la filosofía administrativa y estilo de
operación los factores más relevantes son las actitudes mostradas hacia la
información financiera, el procesamiento de la información y los principios y
criterios contables.
Existen unos factores de ambiente de control:
54
. BLANCO LUNA Yanel Manual de Auditoría y Revisoría Fiscal. Pág 56. Año 1.998
27
La integridad y valores éticos
El compromiso a ser competente
Las actividades del gobierno provincial
La mentalidad y estilo de operación del gobierno provincial
La estructura de la Congregación.
La asignación de autoridad y responsabilidades
Las políticas y prácticas de recursos humanos”55
Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas en la
provincia a través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser
comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste
correspondientes. Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la
información pueden ser tanto las personas responsables de la función o actividad
implicada como las autoridades superiores. La autoridad superior de la provincia
debe procurar suscitar, difundir, internacionalizar y vigilar la observancia de
valores éticos aceptados, que constituyan un sólido fundamento moral para su
conducción y operación. Tales valores deben enmarcar la conducta de las
personas que allí trabajan orientando su integridad y compromiso personal.
4.3.4 Elementos del Control Interno. Conocidos los principales objetivos del
control interno y su importancia en el proceso formal de toda auditoria, la
estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder
lograr y cumplir los objetivos específicos adoptados por la entidad, pese a que
dicha estructura puede incluir una gran variedad de elementos dependiendo de las
circunstancias, los que componen todo su mecanismo y se tienen en cuenta
principalmente:
55
ESTUPIÑAN ESTUPIÑÀN Rodrigo. Control Interno y Fraudes. Pág. 23-24. Ecoe Ediciones. 2003
28
Figura 4. Elementos del Control Interno
Elementos
Del
Control interno
Indicadores
Cuadro de mando
Planeación
Plan de mejoramiento
GOBIERNO
GENERAL
Fuente: propia de la investigación
1. Plan de Organización: Uno de los principios del control interno menciona
que ninguna persona debe manejar todas las fases de una operación desde
su inicio hasta su culminación. Cuando este principio se aplica al nivel de
alta gerencia de una compañía, implica la necesidad de establecer
departamentos separados e independientes (compras, cartera,
contabilidad). La encargada de cada área de trabajo es responsable de la
ejecución eficiente de su fase de actividades de la provincia.
Su autoridad debe ser claramente definida exponiéndole por escrito la política de
la provincia; la organización de las operaciones de manera que se requiera que
dos o más personas o departamentos participen en una misma operación, permita
que el trabajo de un empleado sirva como prueba de la exactitud del trabajo del
otro. El control interno observa una segregación de las responsabilidades y una
división de las labores, la cual no solamente incrementará la eficiencia de las
operaciones sino además en forma rápida y automática producirá una señal de
advertencia cuando se incurre en errores, ya sea accidental o intencionalmente en
las operaciones o procesos contables.
La prevención y pronto descubrimiento de errores es esencial para que la
administración reciba información periódica digna de crédito, que pueda servirle
para dirigir inteligentemente la empresa en la toma de decisiones. Sin embargo un
sistema de control interno debe acabar más que la obtención de seguridad acerca
de la confiabilidad de los registros e informes, debe además proporcionar los
medios para informar a supervisores y empleados acerca de las políticas y
29
procedimientos de la provincia para mostrar los niveles apropiados de la
administración el grado de cumplimiento con tales normas.
Es preciso establecer que un plan de organización debe contar con los siguientes
requisitos:
•
Debe ser un plan simple.
•
Debe ser un plan flexible, teniendo en cuenta que los cambios no vayan a
desorganizar el orden existente.
•
Se deben establecer además, tanto las líneas de autoridad como de
responsabilidad que implican el desempeño de cada una de las funciones.
•
Debe existir una gran capacidad de supervisión, la cual se vera reflejada en
la asignación de las responsabilidades, las que se deberán dejar
establecidos los objetivos de cada uno de los puestos no importando el
nivel del mismo.
2. Sistema de Autorización Control y Registro de las operaciones las
instrucciones para desarrollar las diferentes operaciones de la provincia
deben ser muy claras, y a su vez estar formalmente establecidas para la
correspondiente uniformidad a través de los manuales y ser conocidos por
todas aquellas personas que se vean implicadas en el proceso.
3. Normas de Control Aplicables a los Sistemas de Información: La entidad
debe fijar con anterioridad, sus necesidades de información para lo cual
debe establecer los diferentes centros de procedimiento de datos, las
unidades, las personas emisoras y receptoras de los datos y antecedentes,
con el fin de diseñar los canales de comunicación a través de los cuales
fluirá dicha información. Estos deberán abarcar todos los niveles de la
provincia, ya que cada uno de éstos deberá recibir la información que
necesita.
Los sistemas deben planearse adecuadamente para que proporcionen
información suficiente oportuna y debidamente respaldada.
El sistema de información debe tener una adecuada y clara clasificación de las
partidas que la entidad opere y a su vez su registro y procesos deben ser
logrados con la velocidad que la gestión requiera.
30
4. Normas de control aplicables al personal: el éxito del Control Interno de
cualquier entidad como se menciona anteriormente está en un adecuado y
efectivo plan de provincia, un adecuado sistema de autorizaciones,
ejecución y control de las operaciones y una unidad o grupo de Auditoría
interna eficiente. Esto se logra mediante la adecuada selección,
entrenamiento, capacitación y evaluación del personal que comprende una
descripción de las actividades, atribuciones y responsabilidades que cada
cargo implica y una especificación de los requisitos que deben cumplir las
personas para ocupar cada uno de estos puestos. Se puede afirmar que
uno de los elementos en el logro y eficiencia de Control Interno es la
idoneidad del personal en cada una de las actividades que se realicen. Las
comunidades deberían hacer esfuerzos en la difusión de normas éticas ya
que constituyen un elemento primordial para el éxito del control interno.
La supervisión que haga la provincia con respecto a las labores desempeñadas
por cada uno de las personas son factores que producirán mejores
rendimientos y por ende mayor eficiencia. Se puede concluir o resumir que
tanto la conducta como la idoneidad conforman el elemento más importante
para que las comunidades, logren sus fines apostólicos, ya que como ha sido
señalado, es éste el que tiene inteligencia para poner en acción a los demás.
5. Normas aplicables a la Supervisión: la unidad, grupo o departamento de
Auditoria, como órgano de autocontrol del sistema, debe depender del más
alto nivel jerárquico de la provincia y además debe contar con su apoyo
permanente, lo que en un momento asegura la independencia para efectuar
libremente sus funciones, es decir que no existan restricciones para abarcar
las áreas, y para que su que hacer sea realmente efectivo al decidir poner
en práctica sus recomendaciones.
El grupo o unidad de Auditoría, es el centro de información permanente del
gobierno provincial. Cuando se presentan los informes respectivos, éstos
deben estar encaminados especialmente hacia las diferencias de control
interno, fallas que se presenten en la gestión, y el incumplimiento de las
normas de los procedimientos y los errores. Cada una de estas situaciones
deben exponerse con la suficiente claridad, pero a su vez anexándole
recomendaciones, correcciones y si es factible posibles soluciones o
alternativas de solución.
Claro que se debe algo, con respecto a las fallas de gestión, además de
cuantificarlas, sugerir las alternativas que se puede adoptar para evitarlas en la
posteridad.
31
Los informes que edite dicha unidad o departamento como órgano de
autocontrol del sistema, es el reflejo del adecuado funcionamiento del control
Interno, y las directivas de la provincia tendrán la tranquilidad que puedan darle
los informes de esta unidad o departamento. Las superioras de la provincia
deben estar apoyando permanentemente dicha gestión y respaldar lo
plasmado en sus informes.
Por otra parte, este personal debe mantener una actitud mental independiente
frente a todas las dependencias de la provincia, tanto de las personas
responsables de las funciones que son auditadas, como de aquellas mismas
actividades. Su personal debe ser técnicamente capacitado, ya que su actuar
debe comprender planes y programas que permitan la adecuada evaluación
del Sistema de Control Interno de dicha entidad.
Los componentes de control, Información y comunicación, Supervisión y
seguimiento, Se llega a la conclusión de que todas las entidades necesitan de
cada uno de los componentes del sistema de control interno para mantener el
control sobre sus actividades”56. Es de anotar y aseverar con toda certeza “que el
control interno puede en gran manera servir y ayudar a evitar el fraude y confiar en
la veracidad de la información contable”57.
El enfoque fundamental de este concepto consiste, en salvaguardar los activos
contra la situación que se considere en peligro de pérdida, esto es evitar incurrir
en fallos y errores que puedan poner en peligro la integridad de la entidad es decir,
mantener una vigilancia continua y tratar al máximo de minimizar los riesgos. La
idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones así como
el desempeño realizado por las políticas fijadas por la entidad y por último procurar
que el control interno establecido dé como resultado, mantener la administración
informada del manejo operativo y financiero y que dicha información sea confiable
y llegue en el momento más oportuno, para así, permitir a la provincia tomar
decisiones adecuados a la situación real que está atravesando la comunidad.
Se evidencia la importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos
tiempos, por causa de numerosos problemas producidos por ineficiencia, de las
empresas que ha hecho necesario que el gobierno provincial asumieran de forma
56
ESTUPIÑÁN GAITÀN RODRIGO. Control Interno y Fraudes. Análisis Informe COSO. Ed. Ecoe.
2003
57
Ibíd.Pág. 91
32
efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos de
las propias comunidades en cabeza de las superioras de la provincia; por eso es
necesario que el economato tenga claro en qué consiste el control interno para
que pueda actuar al momento de su implantación. El control interno no tiene el
mismo significado para todas las personas, lo cual causa confusión entre
empresarios y profesionales, legisladores, etc. En consecuencia, se originan
problemas de comunicación y diversidad de expectativas, lo cual da origen a
problemas dentro de la provincia.
Aquí conviene detenerse un poco a analizar sobre el nexo que existe entre control
interno y control de gestión porque como se dijo anteriormente se relacionan entre
ellos, esto quiere decir que uno necesita del otro, por lo tanto cabe a este punto
investigar un poco. A este especto Ricardo García afirma: “Diseñar un sistema de
control de gestión es elaborar cada uno de los componentes y definir las
relaciones que guardan entre sí”58 realmente se justifica cada vez que lo único
que se busca es un mejor manejo.
Para que esto se pueda realizar hay que tener en cuenta los elementos del
sistema de control de gestión.
“El control de gestión es el proceso mediante el cual los superiores se aseguran
de la obtención de recursos y del empleo eficaz y eficiente de los mismos en el
cumplimiento de los objetivos de la empresa”59 Además el mismo autor en otro
aparte afirma que “ningún negocio queda fuera del ámbito del control de
gestión”60.
Cabe señalar en cuanto al control de gestión que existen varias teorías las cuales
afirman, que este es un conjunto de caminos mediante los que se consigue la
calidad, incorporándolo por tanto al proceso de gestión, a los superiores, mirando
hacia el futuro, implanta programas y controla los resultados de la función de
calidad con vista a su mejora permanente.
4.3.5 Ventajas y desventajas del Control Interno.
Ventajas
Las ventajas vienen a ser una respuesta a la manera como el entorno encuadra al
religioso solo en un ambiente religioso, olvidando muchas veces que este también
58
MADARIAGA GARCIA RICARDO. Control de Gestión, conceptos básicos. Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar. 1.997
59
BLANCO ILLESCAS. El control como guía de la gestión empresarial Pág 73
60
Ibid. Pág 41
33
reclama campos abiertos, para mejorar su servicio afectado en más de una
ocasión por la poca preparación con la que cuentan en la rama contable y
administrativa. Al respecto el paso se está dando, motivado por la necesidad de
ser competitivos, no mirando solo la parte de rentabilidad económica, sino como
Una forma de brindar una mejor calidad en el servicio como fruto de la misión.
Esto son algunos de los aspectos sobre los cuales es importante hacer mayor
énfasis por las implicaciones que trae consigo:
•
Promueve la eficiencia y eficacia en los procesos tanto administrativos
como contables.
•
El economato debe asumir la responsabilidad por el manejo de los recursos
asignados, la custodia de activos y valores, el registro y reporte tanto
financiero como contable y de resultados de sus actuaciones.
•
Provee al economato de herramientas para la evaluación de la gestión
fiscal y en parte la previene contra la coadministración por parte del órgano
encargado del control fiscal.
•
Genera un clima organizacional en todas las comunidades de la provincia,
favoreciendo el cambio que puedan tener las personas para mejorar la
calidad de la gestión.
•
Contribuye con la efectividad de los sistemas de registro, control, y archivo
de la información, así como también a mejorar la eficiencia de los procesos
operativos
•
El control interno permite incrementar el nivel de productividad, no sólo a
nivel general, sino también de dependencias, facilitando la toma decisiones
relevar los méritos y por consiguiente estimular la eficiencia del personal
que participa en el desarrollo de la obra apostólica.
•
Permite la capacitación del personal, con miras al mejoramiento de las
actividades, que se realizan en la obra evangelizadora.
Desventajas.
Puesto que hay enfrentar hechos para los que no se ha sido formado, se siente
que el control es una limitante para el libre desarrollo de las actividades y de la
libre expresión de la personalidad.
34
4.3.6 Componentes del Control Interno. Llevando adelante la teoría que el
control interno esté ejecutado por las personas es cosa buena sustentar esta con
la idea de B.J. Hodge, w.p Anthony y L.M“Una organización se define como dos o
más personas que trabajan en colaboración y en conjunto dentro de unos límites
identificables para alcanzar una meta u objetivo en común”61.
Dentro de estos parámetros se encuentran varias ideas que son muy claras: esto
es, la importancia que tienen las personas dentro de cualquier proceso que se
quiera implementar, por esto surge casi como una necesidad, la preparación de
las personas, para el desarrollo y mantenimiento de los procesos en la provincia,
motivando en todos los miembros la urgencia de unir fuerzas para un bien común.
4.3.7 El Control Interno y el proceso administrativo.
Actividades Administrativas
Control Interno
Definición de misión, visión, valores, y filosofía de la
entidad.
Planeación estratégica
Establecimiento de factores del ambiente de control
Definición de los objetivos por nivel de actividad
Identificación y análisis de riesgos
Administración de riesgos
Dirección de las actividades de control
Identificación, captura y comunicación de información
Monitoreo
Acciones Correctivas.
9 .
9 .
9 .
9 .
9 .
9 .
Los indicadores deben permitir la evaluación de las cualidades básicas de la
gestión, por consiguiente debe haber un equilibrio en el número de indicadores
que se utilicen para cada criterio de evaluación.
61
HODGE, B.J. GALES. W. ANTHONY L.M. Ed Prentice Hall Iberia. Año 1.998
35
Cabe señalar como cada uno de los componentes del control interno reclama al
otro al punto que se hace necesario llevar un hilo conductor.
“Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos, y la
competencia de la gente de la provincia; la filosofía de los superiores y el estilo de
operación” 62 ; la manera como la administración asigna autoridad y
responsabilidad, y como organiza y desarrolla a su gente y la atención y dirección
que le presta el gobierno provincial, creando conciencia en cada uno de los
integrantes estos valores que son fundamentales, en la ejecución de los
procedimientos, que faciliten el desarrollo armónico de las actividades, esto en
cada una de las dependencias, ya que nadie queda excluido.
Además, establecen las políticas y los procedimientos apropiados, incluyen a
menudo un código de conducta escrito, el cual fomenta la participación de los
valores y el trabajo en equipo, en aras de conseguir los objetivos de la provincia”63.
62
Administración de riesgos. Control Interno Informe Coso. Pág. 25
Mantilla Samuel. Administración de riesgos. Ed Ecoe Año 2005. Informe coso Normas Internacionales de
Auditoría. Pág. 25
63
36
Figura 5. Componentes del Ambiente de Control
Componentes del
Ambiente de
Control
Actitud de la
Provincia
Compromiso en el
control y su ejercicio
en la organización
Prudente y
equilibrada a la hora
de asumir riesgos y
exigir resultados.
Valores y
comportamientos
Liderazgo basado
en principios y
valores
Integridad
Y comportamiento
ético
Ausente del
conflicto de
intereses
Estructura
organizacional
Recurso humano y
clima
organizacional
Crecimiento y
desarrollo del
recurso humano
Personal
capacitado,
motivado y
comprometido
Cultura y conciencia
del control
Responde a la
naturaleza
Objetivos y
necesidades
Delegación de
autoridad
Y asignación de
responsabilidades
apropiadas
Fuente: propia de la investigación
37
Políticas y
procedimientos de
control bien definidos
Evaluación de
desempeño incluye
aspectos de control
Control sobre los sistemas de información. “La distribución de autoridad y
responsabilidad a menudo son diseñados para encausar las iniciativas
individuales, dentro de ciertos límites”64.
“La delegación de autoridad, o empowerment, significa ceder el control central de
ciertas decisiones de negocios a líneas bajas, a los individuos que están cerrando
diariamente las transacciones del negocio”65 . Es importante resaltar este punto
dada la complejidad de actividades que deben cumplir los superiores, a quienes,
para lograr un mayor control se hace evidente el delegar funciones, para que cada
uno desde el puesto que retoca se sienta importante y aporte a la organización su
conocimiento y de valor agregado a sus actividades y responsabilidades.
Entrando ya sobre un tema que es de suma importancia como se ha esbozado en
varias ocasiones sobre la importancia de las personas que son las que realmente
ejecutan y llevan a buen término, cualquier procedimiento que se implemente, es
evidente profundizar un poco sobre la organización, lugar donde se trabaja y se
aporta de una manera positiva y dinámica, para el cumplimiento y realización del
proceso que se pretende implementar
Políticas y prácticas sobre recursos humanos. “Es esencial la preparación del
personal para los nuevos cambios que realiza la empresa tornándola más
compleja, orientados en parte por las tecnologías rápidamente cambiantes y por la
competencia creciente. La educación y el entrenamiento, ya sea por instrucción en
salones de clase o experiencias en el trabajo, deben servir a la gente de una
empresa para conservar una buena marcha y mantener el ambiente
envolvente.”66. De todos modos el autor hace énfasis en la necesidad urgente de
contar con personal capacitado, para las diferentes funciones que desempeñará
en la provincia.
El rol de la integración: “El proceso de toma de decisiones puede estar o bien
centralizado, con la autoridad de toma de decisiones conferida a la alta dirección o
bien centralizada, en donde los empleados de bajo nivel tienen conferida esta
autoridad”67 .
“La organización moderna está integrada por componentes de su entorno
64
MANTILLA SAMUEL. Informe Coso. Administración de riesgos del emprendimiento
Accountability Responsabilidad social de la información contable Ed. Ecoe. Año 2005. Pág. 32
65
Ibíd. Informe Coso. Joint Ventures. Operaciones conjuntas, asociaciones de empresas.
66
Ibid. Pág. 36
67
. HODGE, B.J. P. ANTHONY, William. GALES, M Lawrence. Teoría de la Organización un
enfoque estratégico. Madrid: Pearson Educación S.A .2.003
38
No existe organización alguna que pueda ignorar su entorno”68 al respecto no hay
que pasar por alto la importancia del entorno sobre el cual se encuentra la
provincia, para evitar cualquier confrontación que pueda ser dañina para la
ejecución de sus actividades, así mismo el nivel cultural, con el cual se puede
jugar un papel importante, sabiendo explotar este raudal de potencialidades,
porque en la divergencia se pueden desarrollar grandes cosas. Además el entorno
continuamente está reclamando y exigiendo salir al encuentro de sus
necesidades, dejando de lado muchas veces los intereses personales.
Se ha examinado hasta aquí la importancia de que sean los superiores los que
lideren estos procesos al interno de la entidad, para lograr los objetivos
propuestos, y puestos en conocimiento de cada una de las personas que forman
parte del proceso. He aquí, el fin que busca establecer este estudio sobre la
necesidad de crear mecanismos que favorezcan el buen funcionamiento de los
procedimientos que se intentan implementar, sobre los cuales se desea reforzar la
parte operativa de la provincia
De ésta y otras páginas resulta claro como los elementos que contribuyen en gran
medida al enfoque que se desea dar al proceso que se pretende implementar con
el fin de dar respuestas que satisfagan las necesidades propias de la actividad que
realiza la provincia.
Aprender a analizar la información, es punto clave para llegar a equilibrar las
necesidades con cualquier cosa que pudiera pasar. Cada vez que la información
es analizada hay un potencial de pareceres, que favorecen la retroalimentación de
procesos.
4.3.7.1 Ambientes de control. El ambiente de control da el tono de una
provincia, influenciando la conciencia de control de las personas. Es el
fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando
disciplina y estructura.
Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la
competencia de la gente de la entidad; la filosofía y estilo de operación de la
administración; la manera como la provincia asigna autoridad y responsabiliza, y
cómo organiza y desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por
el gobierno provincial.
68
Teoría de la Organización un enfoque estratégico .Ed Prentice Hall Iberia. S.R.L. Año 1998
39
4.3.7.2 Valoración de riesgos. Cada comunidad enfrenta una variedad de riesgos
de fuentes internas y externas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a
la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos
niveles y consistentes internamente.
Figura 6. Niveles de control
Fuente: propia de la investigación
Integridad
Compromiso por la
competencia
Consejo de provincial
Filosofía y estilo operacional y de la
administración
Estructura Organizacional
Valoración de autoridad y responsabilidad
Políticas y prácticas de recursos humanos
La valoración de riesgos es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes
para la consecución de objetivos, constituyendo una base para determinar cómo
se deben administrar los riesgos. Dado que la economía, la industria, las
regulaciones y las condiciones de operación continuarán cambiando, se requieren
mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el
cambio.
De la misma manera como se ha podido evidenciar la conexión existente entre los
componentes, se debe agregar algo específico sobre la valoración de riesgos y
clarificar que éste generalmente está compuesto por objetivos unidos entre ellos
internamente. De todas estas circunstancias nace el hecho de que la valoración de
riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución
de los objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben
administrarse los riesgos.
40
Para la ejecución de esta valoración es fundamental contar con unos objetivos lo
suficientemente claros, los cuales indican el grado de riesgo que se pueda
encontrar. En cierto modo la definición de objetivos es un proceso estructurado, a
la vez pueden ser explícitos o implícitos; estos objetivos generalmente están
representados por la misión de la entidad y por los valores que le son propios. El
conocimiento de las fortalezas y debilidades de la entidad, y de las oportunidades
y amenazas, son importantes para aprender a manejar debidamente estos
mecanismos
Figura 7. Evaluación y control de riesgos
Supervisión y seguimiento
Ambiente de Control
Componentes del Control
Interno
Tecnología
De informática
Sistema de información
Fuente: propia de la investigación
4.3.7.3 Actividades de control. Las actividades de control son las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven
a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen acciones necesarias para orientar los
riesgos hacia la consecución de los objetivos de la provincia; las actividades de
control se dan a todo lo largo de la provincia, en todos los niveles y en todas las
funciones.
Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional, seguridad de
activos y segregación de funciones.
41
Figura 8. Indicadores de gestión cualidades fundamentales
Eficacia
Asertividad
Ecomicidad
Indicadores de
gestión
Perfeccionamiento
Proporcionalidad
Fuente: propia de la investigación
4.3.7.4 Información y comunicación. Debe identificarse, capturarse y
comunicarse información pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a
los empleados cumplir con las responsabilidades.
Los sistemas de información producen reportes, contienen información
operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar
y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados
internamente, sino también con la información sobre eventos, actividades y
condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe de los
negocios y reportes externos. La comunicación efectiva también debe darse en un
sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la provincia.
Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte del gobierno provincial
respecto a que las responsabilidades de control deben tomarse seriamente.
Deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que la
42
manera como las actividades individuales se relaciona con el trabajo de otros.
Deben tener un medio de comunicar la información significativa. También
necesitan comunicarse efectivamente con las partes externas, tales como clientes,
proveedores.
4.3.7.5 Monitoreo. Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso
que valora la calidad de desempeño del sistema en el tiempo. Es realizado por
actividades de monitoreo ongoing, evaluaciones separadas o combinación de las
dos.
El monitoreo ongoing ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades
regulares de administración y supervisión y otras acciones personales realizadas
en el cumplimiento de sus obligaciones. El alcance y la frecuencia de las
evaluaciones separadas dependerán primeramente de la valoración de riesgos y
de la efectividad de los procedimientos de monitoreo ongoing. Las deficiencias del
control interno deberán reportarse a lo largo de la provincia, informando al
gobierno provincial solamente los asuntos serios.
4.3.8 ¿Qué puede hacer el control interno? El control interno puede ayudar a la
provincia a conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad, y prevenir la
pérdida de recursos. Puede ayudar a asegurar información financiera confiable, y
que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando pérdida de
reputación y otras consecuencias. En suma, puede ayudar a una entidad a cumplir
sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino.
¿Qué no puede hacer el control interno? Infortunadamente, algunas personas
tienen expectativas mayores e irreales. Consideran que:
•
El control interno puede asegurar el éxito de una entidad, esto es el
cumplimiento de los objetivos básicos de la actividad apostólica, o cuando
menos, la supervivencia.
El control interno efectivo solamente puede ayudar a que una entidad logre sus
objetivos. Puede proporcionar información administrativa sobre el progreso de la
provincia, o hacia su consecución. Pero no puede cambiar la administración
ineficiente por una buena, y transforma en políticas o programas de gobierno,
acciones de los competidores o condiciones económicas que pueden ir más allá
del control administrativo. El control interno no asegura el éxito ni la supervivencia.
43
•
El control interno puede asegurar la confiabilidad de la información
financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones.
Esta convicción también es equivocada. Un sistema de control interno, no importa
qué tan bien ha sido concebido y operado, puede proveer solamente seguridad
razonable no absoluta a la administración y a la junta directiva mirando la
consecución de los objetivos de una comunidad. La probabilidad de conseguirlos
está afectada por limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno,
por ejemplo, los juicios en la toma de decisiones pueden ser defectuosos, y las
fallas pueden ocurrir por simples errores o equivocaciones. Adicionalmente los
controles pueden estar circunscritos a dos o más personas, y la administración
tiene la capacidad de desbordar el sistema. Otro factor de limitación es que el
diseño de un sistema de control interno puede reflejar estrechez de recursos, y los
beneficios de los controles se deben considerar con relación a sus costos.
Entonces, aunque el control interno puede ayudar a una comunidad a conseguir
sus objetivos, no es la panacea.
4.3.10 Roles y responsabilidades. “Cada persona en una organización tiene alguna
responsabilidad respecto del control interno. La administración, sin embargo, es
responsable del sistema de control interno de una comunidad”69
Administración
El director ejecutivo jefe es el responsable último y debe asumir la propiedad del
sistema. Más que cualquier otro individuo, la provincial da el tono por lo alto9, el
cual afecta la integridad y la ética así como los otros factores de un ambiente de
control positivo. En una comunidad grande, la provincial cumple este deber
proporcionando liderazgo y dirección a las responsables, revisando la manera
como ellas están controlando la actividad apostólica. Las responsables, por su
parte, asignan responsabilidades por el establecimiento de políticas y
procedimientos de control interno más específicos al personal responsable de las
funciones de las unidades. En una comunidad pequeña, la influencia del
provincial, a menudo una responsable usualmente es más directa. En cualquier
caso, es una responsabilidad que se traslada en cascada, un gobierno provincial,
es efectivamente un provincial en su esfera de responsabilidad.
69
9
Ibíd. Pág 101
Señala el nivel máximo
44
Gobierno Provincial
El economato es responsabilidad del gobierno provincial, el cual proporciona
gobierno, guía y supervisión reguladora. Los miembros de un consejo provincial
son objetivos, competentes e inquisitivos. También tienen un conocimiento de las
actividades y del ambiente de la entidad, y aportan el tiempo necesario para
cumplir plenamente sus responsabilidades como consejo. El economato puede
estar en posición de desbordar los controles e ignorar o extinguir las
comunicaciones de los subordinados, estableciendo una administración
deshonesta que intencionalmente falsifica los resultados para cubrir sus huellas.
Un consejo fuerte, activo, particularmente cuando está acoplado con canales de
comunicación, hacia arriba, efectivos y con funciones financieras, legales y de
auditaría interna competentes, a menudo es más capaz de identificar y corregir
tales problemas.
Auditores internos
Los auditores internos juegan un papel importante en la evaluación de la
efectividad de los sistemas de control, y contribuyen a la efectividad del ongoing. A
causa de su posición organizacional y su autoridad en una comunidad, una
función de auditoría interna juega a menudo un papel de monitoreo significativo.
Otro personal
El control interno es, en algún grado, responsabilidad de cada cual en una
organización y por consiguiente debe ser una parte explícita o implícita de la
descripción del trabajo de cada uno. Virtualmente todos los empleados producen
información que se usa en el sistema de control interno o realiza otras acciones
necesarias para efectuar el control. También, todo el personal debe ser
responsable por la comunicación hacia arriba de los problemas en las
operaciones, del no cumplimiento con el código de conducta, y de otras
violaciones de las políticas o acciones ilegales.
A menudo, un número de parte externas contribuye a la consecución de los
objetivos de una comunidad. Los auditores externos, ofrecen un punto de vista
independiente y objetivo, contribuyen directamente mediante la auditoría de
estados financieros e indirectamente proporcionando información útil para la
administración y para el gobierno provincial, en orden de cumplir sus
45
responsabilidades. Otros proporcionan información para uso de la entidad, la cual
afecta el control interno, sobre legisladores y reguladores, clientes y otros que
realizan negocios con la empresa, analistas financieros, expertos en realizar
raitings y medios de comunicación. Las partes externas, sin embargo, no son
responsables puesto que no constituyen parte del sistema del control interno de la
provincia.
46
5. MARCO CONCEPTUAL (GLOSARIO)
Con el propósito de apoyar la implementación de Control Interno, a continuación
se relacionan algunos conceptos y significados que permitirán facilitar la
comprensión y entendimiento del Control Interno aplicable a la provincia.
Es importante aclarar que ésta recopilación no pretende abarcar la totalidad del
conocimiento en la materia, por el contrario, busca motivar a quien lo lea, para que
mediante sus aportes nos permita enriquecer el contenido.
Actitud: disposición de ánimo manifestada de algún modo
Actividad: es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma
permanente y continua, la operatividad de la acción de gobierno. Representa la
producción de los bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus
funciones y atribuciones dentro de los procesos y tecnologías acostumbrados.
Actividad bajo control: cuando alguna disposición permite asegura que su
desarrollo y determinación quedarán dentro de un marco establecido
Actividades de control gerencial: · se refieren a las acciones que realiza la
gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones
asignadas. Son importantes porque en sí mismas implican la forma correcta de
hacer las cosas, así como también porque el dictado de políticas y procedimientos
y la evaluación de su cumplimiento, constituyen medios idóneos para asegurar el
logro de objetivos de la entidad.
Administración del Riesgo: definición de estrategias que a partir de los recursos
(físicos, humanos y financieros) busca, en el corto plazo minimizar las pérdidas
ocasionadas por la ocurrencia de dichos riesgos y, en el largo plazo, cumplir con la
misión y visión asignadas.
Arqueo de caja: verificación del dinero existente en caja a la hora de pedir o
hacer un reembolso, hecho por la persona responsable.
47
Autocontrol: actitud del funcionario público para asumir el control de sus
funciones.
Auditoría Operacional: es la revisión exhaustiva, sistemática y especifica que se
realiza a las actividades de una empresa, con el fin de evaluar su existencia,
suficiencia, eficacia, eficiencia y el correcto desarrollo de sus operaciones,
cualesquiera que éstas sean, tanto en el establecimiento y cumplimiento de los
métodos, técnicas y procedimientos de trabajo necesarios para el desarrollo de
sus operaciones, en coordinación con los recursos disponibles, como en las
normas, políticas, lineamientos y capacitación que regulan el buen funcionamiento
de la empresa.
Auditoría integral: Es la revisión exhaustiva, sistemática y global que realiza un
equipo multidisciplinario de profesionales a todas las actividades y operaciones de
una empresa, con el propósito de evaluar, de manera integral, el correcto
desarrollo de las funciones en todas sus áreas administrativas, cualesquiera que
éstas sean, así como de evaluar sus resultados conjuntos y relaciones de trabajo,
comunicaciones y procedimientos interrelacionados que regulan la realización de
las actividades compartidas para alcanzar el objetivo institucional; dicha revisión
se lleva a cabo también normas, políticas y lineamientos sobre el uso de todos los
recursos de la empresa.
Auditoria Interna: actividad de evaluación independiente dentro de una
organización, destinada a la revisión de las operaciones administrativas y
financieras de una entidad, de las políticas, planes y procedimientos que utiliza, de
los controles establecidos en ella y del sistema de información vigente, con el
propósito de asesorar y efectuar recomendaciones a la alta dirección para el
fortalecimiento de la gestión.
Alcance: implica la selección de aquellas áreas o asuntos que serán revisados a
profundidad en la fase de ejecución. Esta decisión debe ser efectuada teniendo en
cuenta la materialidad, sensibilidad, riesgo, factibilidad y costo, así como la
trascendencia de los posibles resultados a informar.
Ambiente de Control Interno: Se refiere al establecimiento de un entorno que
estimule e influencie las tareas de las personas con respecto al control de sus
actividades. Como el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, sus
atributos constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo
descansa.
48
Asertividad: Se puede definir como la capacidad para transmitir hábilmente
opiniones, intenciones, posturas, creencias y sentimientos. La habilidad consiste
en crear las condiciones que permitan conseguir todos y cada uno de los
objetivos.
Contador Público: se entiende por contador público, la persona natural que,
mediante la inscripción que acredite su competencia profesional en los términos
de la presente ley, está facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito
de su profesión, dictaminar sobre estados financieros y realizar las demás
actividades relacionadas con la ciencia contable en general.
Control Interno: se entiende por Control Interno el sistema integrado por el
esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios,
normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por
una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de
las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos (Art.1 Ley 87 de 1.993).
Controles: medidas encaminadas a evitar la materialización de amenazas.
Control Administrativo: incluye, pero no se limita, al plan de organización,
métodos y registros relacionados con el proceso de toma de decisiones que le
permiten a la gerencia autorizar transacciones. La autorización es una función
gerencial directamente relacionada con la responsabilidad de lograr los objetivos
de la organización y es el punto de arranque para establecer el control contable de
las transacciones
Control Contable: comprende el plan de organización, procedimientos y registros
relacionados directamente con la protección de los activos y confiabilidad de los
registros financieros, diseñados consecuentemente, para dar seguridad razonable
de que las transacciones se han hecho en concordancia con autorización general
o específica de la gerencia. Y que las transacciones se han registrado de manera
que permita la preparación de los estados financieros, de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptados
Control Interno Contable: proceso mediante el cual se determina el estado del
Sistema de Control Interno en el proceso contable, con el propósito de determinar
49
su calidad, nivel de confianza y si sus actividades de control son eficaces,
eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la
gestión contable y financiera.
Control operativo: los controles, entendidos como las acciones estructuradas y
coordinas, para alcanzar un nivel razonable de confianza en el cumplimiento de la
legislación aplicable en el área operativa, y en lograr los niveles esperados de
economía, eficiencia y eficacia en las operaciones y en la protección de los
activos.
Control estratégico: proceso que comprende las acciones coordinadas e
integradas a las unidades o actividades de la entidad, para alcanzar un nivel
razonable de seguridad en el éxito de las estrategias formuladas.
Control de Calidad: grado de satisfacción de la comunidad por los bienes y
servicios que se les prestan.
Control directivo: está constituido por las medidas tomadas por la administración
para vigilar los resultados de su esfuerzo, a fin de cerciorarse de que los objetivos
se logren.
Control de Gestión: es el examen de la eficiencia y eficacia en las entidades de
la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de
sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y
desempeño, y la identificación de la distribución del excedente que éstas
producen, así como de los beneficiarios de su actividades (Art. 12 Ley 42/93).
Control y planeación: la planeación y control son responsabilidad de la gerencia;
ésta debe ser conciente de las variaciones (desviaciones del plan preestablecido,
estudiar las causas y tomar las medidas correctivas).
Comunicación: implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y
responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información
financiera dentro de una entidad.
Creatividad: habilidad para pensar diferente. Hacer las cosas de una manera
simple. Brindar más valor al cliente. El propósito de la creatividad es producir ideas
50
Criterios de Auditoría: comprende la norma con la cual el auditor mide la
condición. Es también la meta que la entidad está tratando de alcanzar o
representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual.
Igualmente, se denomina criterio a la norma.
Cuestionario de control interno: conjunto organizado de preguntas que guardan
concordancia con los mecanismos de control interno y buscar de establecer su
grado de cumplimiento
Diagnóstico: mensajes de error impresos por computadora para indicar
problemas del sistema e instrucciones inapropiadas del programa.
Diseño de sistemas: creación de soluciones alternativas a los problemas
descubiertos en el análisis de sistemas. La recomendación del diseño final es
basada en la efectividad de costos y otros factores
Depuración: detectar, localizar y eliminar errores en los programas y/o en las
deficiencias de funcionamientos de los equipos
Economía: la economía está relacionada con los términos y condiciones en los
cuales se adquiere recursos, sean éstos financieros, humanos, físicos o de
sistemas computarizados, obteniendo la cantidad y nivel apropiado de calidad, al
menor costo, en la oportunidad requerida y en el lugar apropiado.
Efecto: constituye el resultado adverso o potencial que resulta de la condición
encontrada. Generalmente, representa la pérdida en términos monetarios
originada por el incumplimiento en el logro de la meta. La identificación del efecto
es un factor importante al auditor, por cuanto le permite persuadir a la gerencia
acerca de la necesidad de adoptar una acción correctiva oportuna para alcanzar el
criterio o la meta.
Estándar: es un criterio simple de ejecución. Son puntos estratégicos de un
programa de planeación, selección con el fin de medir la ejecución.
Estructura de control interno: es el conjunto de planes, métodos,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una
entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los
objetivos del control interno.
51
Ética: está conformada por valores morales que permiten a la persona adoptar
decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le
corresponde cumplir en la entidad.
Estados financieros: son los estados que reflejan la recolección, la clasificación y
resumen final de la información contable.
Entrada de ajuste: son los registros que se hacen al final del período contable
con el fin de determinar en forma precisa los ingresos y egresos y por lo tanto la
utilidad neta del período.
Estructura organizacional proporciona el marco dentro de la cual se planean,
ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos u
metas establecidos.
Efectividad: concepto que involucra la eficiencia y la eficacia, consistente en
alcanzar los resultados programados a través de un uso óptimo de los recursos
involucrados.
Eficacia: grado de optimización en que una persona, organización, programa,
proyecto, actividad o función logra los objetivos previstos en sus políticas, las
metas operativas establecidas y otros logros esperados. Se refiere a hacer lo
necesario para obtener el resultado deseado, con el mínimo esfuerzo.
Eficacia en las operaciones: un plan de organización efectivo debe mejorar la
eficacia de las operaciones así como contribuir al control contable. Cuando dos o
más departamentos participan en una transacción, el trabajo del uno lo revisa el
otro, y cada uno exige eficiencia.
Eficiencia: se refiere al logro de un objetivo al menor costo unitario posible.
Examen de los costos con que las entidades públicas encargadas de la
producción de bienes y la prestación de servicios alcanzan sus objetivos y
resultados.
Evaluación del riesgo: el riesgo se define como la probabilidad de que un evento
o acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación,
análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados
financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en
52
la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias internas o externas que
pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así
como las representaciones de la gerencia en los estados financieros.
Hallazgo de auditoría: un hallazgo de auditoría representa algo que el auditor ha
encontrado durante su examen y comprende una reunión lógica de datos, así
como la presentación objetiva de los hechos y otra información pertinente.
Índices: detectar desviaciones con respecto a unas metas, unos estándares y
unas normas preestablecidas
Integridad: constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales
sólidos y vive en un marco de valores.
Impacto: el impacto corresponde a la medición de los efectos en términos
financieros, ambientales, magnitud de la interrupción operacional o de las
desviaciones en el logro de objetivos y metas.
Flujograma: es esencialmente un documento de comunicación y soporte y se
debe estructurar con este propósito. Quien lo prepara debe tener en mente la
información relevante que quiere transmitir
Gestión: proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar
rendimientos de los factores que en él intervienen. Diligencia que conduce al logro
de un negocio o satisfacción de un deseo.
Manual de procedimientos: es el componente del control interno, el cual se crea
para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades
que se realizan en una organización.
Matriz de actividades Vs. Controles: determina, por cada actividad que controles
se presentan y la necesidad de efectuar pruebas de cumplimiento para analizar
posibles modificaciones al sistema actual
Matriz de actividades Vs. Riesgos: determina por cada actividad cuál o cuáles
riesgos pueden presentarse, el impacto, los costos y la frecuencia de su
ocurrencia
53
Matriz de riesgos Vs. Controles: determina sobre que riesgos hay necesidad de
efectuar pruebas de cumplimiento con el fin de analizar las modificaciones al
sistema
Metas: puntos de referencia o aspiraciones que la organización debe lograr, con el
objeto de alcanzar en el futuro, objetivos a un plazo más largo. Deben ser
medibles, cuantitativas, realistas, coherentes y prioritarias.
Riesgo: probabilidad de que los rendimientos reales futuros estén por debajo de
los rendimientos esperados. Tal probabilidad se mide por la desviación estándar o
por el coeficiente de variación de los rendimientos esperados.
Rotación de cargos: pasos de las personas de la empresa por distintos puntos
dentro de ella con el objetivo de conocer mejor su funcionamiento y conseguir así
una mayor identificación con la unidad económica en la que trabaja.
Objetividad: Una actitud mental imparcial que permite que los auditores internos
lleven a cabo sus trabajos con honesta confianza en el producto de su labor y sin
comprometer de manera significativa su calidad. La objetividad requiere que los
auditores internos no subordinen su juicio al de otros sobre temas de auditoría.
Plan estratégico: se entiende como conjunto de políticas y estrategias que define
una empresa para alcanzar sus objetivos de corto, mediano y largo plazo,
partiendo de un diagnóstico inicial sobre la situación de la empresa.
Política: dictado de la administración respecto de lo que se debe hacer para
efecto de control. Sirve como base para procedimientos y su implementación.
Plan de gestión: se entiende como una propuesta de desempeño elaborada por
una empresa y conformada por los siguientes elementos: indicadores con relación
a los indicadores de gestión, metas de indicadores de gestión, plan de acción y
plan estratégico.
Presupuesto: es una herramienta de control que contiene los estándares fijados
por la dirección de la empresa.
54
Proceso: conjunto de actividades que se realizan en una dependencia,
encaminada a producir los cambios y los resultados requeridos para la prestación
de un servicio.
Proceso de Control: Las políticas, procedimientos y actividades que forman parte
de un enfoque de control, diseñados para asegurar que los riesgos estén
contenidos dentro de las tolerancias establecidas por el proceso de gestión de
riesgos.
Procedimiento: serie de labores concatenadas que constituyen la manera de
ejecutar un trabajo.
Pruebas de cumplimiento: permiten verificar la efectividad de los controles.
Proporcionalidad: El concepto de proporcionalidad comprende tres conceptos
parciales: la adecuación de los medios escogidos para la consecución del fin
perseguido; la necesidad de la utilización de esos medios para el logro del fin (esto
es, que no exista otro medio que pueda conducir al fin y que sacrifique en menor
medida los principios constitucionales afectados por el uso de esos medios), y la
proporcionalidad en sentido estricto entre medios y fin, es decir, que el principio
satisfecho por el logro de este fin no sacrifique principios constitucionalmente más
importantes.
Puntos de Control: se refiere a la identificación específica de acciones de control
en un proceso determinado. Son actividades típicas de control inmersas en los
procedimientos, las cuales tienen un responsable de su ejecución en el desarrollo
normal de las operaciones.
Unidad u Oficina de Control Interno: es uno de los componentes del Sistema de
Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar en
forma independiente la eficiencia, eficacia y economía del Sistema de Control
Interno.
Seguimiento: actividad encaminada a verificar la aplicación de acciones
apropiadas sobre las deficiencias reportadas por la auditoría.
55
Sistema de control: conjunto articulado de normas que regulan el quehacer de
quienes integran una organización, para mejorar el alcance de sus objetivos y
metas.
Sistema: agrupación de métodos integrados y procedimientos que se unen para
conformar una entidad u organismo organizado
Stock: término inglés con el que se denomina a los bienes en existencia para ser
comercializados directa o indirectamente cuando así se requiere. Después de su
transformación a través del proceso productivo
Vigilancia Continua: la vigilancia continua es un proceso sistemático continuo
para adquirir, analizar y reportar información de negocios, con el fin de identificar y
responder a los riesgos operativos de los negocios.
56
6. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
El presente es un trabajo de grado que incluye un estudio de carácter descriptivo y
cualitativo, al respecto Carlos Méndez dice “que la observación y explicación de la
realidad deben ubicarse en la realidad de la cual se quiere investigar, sustentado
en el conocimiento científico”70, así mismo es de enfoque propositivo, mediante el
cual se crea una unidad de control interno para las Hermanas Pías Discípulas del
Divino Maestro. El proceso se desarrolla en tres etapas fundamentales: una fase
de diagnóstico, el análisis y diseño de la propuesta y la fase de implementación
del control interno.
En la primera fase, se utilizó como instrumento para la recolección de la
información el cuestionario de evaluación del sistema de control interno, en las
diversas áreas de la comunidad (Anexo I. Pág. 130) La población encuestada
correspondió a 16 hermanas de la comunidad que tienen en la provincia el manejo
del efectivo. De acuerdo con el objetivo planteado, este proceso se desarrolló con
los miembros de la misma comunidad teniendo en cuenta los responsables de
cada área, en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Cúcuta.
El Análisis de la información se adelantó partiendo de un resumen de los datos
recolectados y la evaluación de éstos resultados teniendo en cuenta aspectos
como: el nivel de circulación de información, el nivel de conocimiento del manejo
contable y administrativo, existencia de asesoría y personalización de cada uno de
los procesos que se llevan adelante en la Provincia desde la parte organizativa,
calidad en la unificación de criterios en el manejo de los respectivos controles a los
diferentes niveles. Se concluye con el diseño e implementación de la propuesta de
control interno.
70
MENDEZ ÀLVAREZ Carlos Eduardo. Metodología de la investigación. McGraw Hill. Pág 98. Año
1.998
57
6.1 FASE DIAGNÓSTICA
En esta fase se desarrolló un diagnóstico de la situación real y operativa de la
institución, motivo del estudio, donde se encuentran aspectos débiles y fuertes de
la actual administración y control de las operaciones de la comunidad.
Para este proceso se aplicaron, de acuerdo con las normas de auditoría,
cuestionarios de evaluación de control interno en las áreas de cajas menores,
almacenes, tesorería, contabilidad y economato. Se pone en consideración un
mecanismo sencillo, para el manejo y control del efectivo en sus diferentes
funciones, dependiendo de la actividad que se tenga. (Anexo A Pág 1)
6.1.2 Matriz de Actividades vs. Riesgos
Cualquier actividad que el ser humano realice está expuesta a riesgos de diversa
índole los cuales influyen de distinta forma en los resultados esperados.
La capacidad de identificar estas probables eventualidades, su origen y posible
impacto constituye ciertamente una tarea difícil pero necesaria para el logro de los
objetivos. En el caso específico de la provincia, el desempeño y manejo del
gobierno provincial depende de la gestión de los riesgos inherentes a su actividad,
tales como riesgos de no saber cuanto se tiene para así saber cuanto se puede
gastar, el seguimiento que se debe hacer a cada uno de las funciones que se
realizan en cada una de las áreas, el peligro de trabajar sin presupuestos
establecidos, el no contar con liquidez para continuar llevando adelante las obras
apostólicas, no conocer el sistema operativo en toda su gestión, entre otros,
algunos de ellos de compleja identificación y de difícil medición.
¿Qué es una Matriz de Riesgo?
Una matriz de riesgo constituye una herramienta de control y de gestión
normalmente utilizada para identificar las actividades las actividades. Igualmente,
una matriz de riesgo permite evaluar la efectividad de una adecuada gestión y
administración de los riesgos financieros que pudieran impactar los resultados y
por ende al logro de los objetivos de la provincia
Algunas recomendaciones:
™ Definir criterios a partir de los cuales se admitirán riesgos; dichos criterios
dependerán de estrategias, plan de actividades y resultados esperados.
58
™ Definir a través de un mapa de riesgo, áreas de exposición a los riesgos
en sus actividades, en consecuencia establecer el riesgo máximo
™ Monitoreo y medición de todas las categorías de riesgo que pueden
impactar el valor de la provincia en forma global, por unidad de actividades,
por productos y por procesos.
PÌAS DISCÌPULAS DEL DIVINO MAESTRO
Figura 9 Matriz de Actividades vs. Riesgos
FACTOR DE RIESGO
CAJA MENOR
BANCOS
INVERSIONES
INVENTARIOS
CONTABILIDAD
TESORERÍA
ECONOMATO
APOSTOLADO
LITÙRGICO
DESCRIPCIÒN
CONSECUENCIAS
Manejo del efectivo para
gastos menores
El no control del efectivo,
lleva a que no se sepa a
ciencia cierta, si se tiene
el fondo y el valor de los
gastos.
Al respecto hay un
manejo razonable.
Su finalidad es poder
mantener un grado de
seguridad,
para
la
ejecución
de
las
actividades apostólicas
Al
respecto
existen
muchos vacíos de control,
de
procesos,
de
funciones, que hace difícil
su consecución
La
seguridad
y
la
confianza,
no
está
permitida en esa área
No se puede medir la
eficiencia y la eficacia de
sus procesos porque las
funciones no se observan
Hay que tener cuidado,
porque no hay que dejar
vencer las facturas,
corriendo el peligro de no
generar impuestos
atrasados
El no cumplimiento de las
políticas, genera desorden
en contabilidad, ya que
las ventas y el inventario
no
se
descargan
diariamente
Para
pago
de
proveedores
Excedentes,
que
se
colocan para lograr un
margen de utilidad
Existe
un
inventario
grande, que para lograr
su manejo exige tiempo,
personal
de
tiempo
completo y tecnología
El manejo y control que
se da es acertado
El no cumplimiento de
las políticas, dificulta en
más de una ocasión su
eficiencia y eficacia
El manejo de pagos es
acertado
Centro de costo, el cual
reporta cada una de las
ventas diariamente a
economato.
PONDERACIÒN
Riesgo bajo
Riesgo bajo
Riesgo bajo
Riesgo alto
Riesgo medio
Riesgo bajo
Riesgo medio
Riesgo Alto
Fuente: propia de la investigación
Nota: para la matriz se utilizó los resultados de los cuestionarios de control interno (Ver anexo I
Pág. 130)
59
6.1.3 Tipo de indicadores
“Un indicador es la relación entre las variables cuantitativas y cuantitativas, que
permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o
fenómeno observado, respecto de los objetivos y metas previstas e influencias
esperada, a su vez, las medidas que detectan variaciones, con respecto de a
metas o normas son índices”71
Figura 10 Tipos de Indicadores
Temporales
Permantes
Estratégicos
Tipo de Indicadores
Compensación
No financieros
Financieros
Fuente: propia de la investigación
71
GRANDA RUBÈN Darío. Control Interno. Grupo Editorial Nueva Legislación. Pág. 327-331. Año
2.006
60
Criterios
Calidad, puntualidad, cantidad, costos, productividad, confiabilidad
Atributos
Exactitud Forma, Frecuencia, Extensión Origen Temporalidad Relevancia
Integridad, Oportunidad
Ventajas
™
™
™
™
™
™
™
™
™
Motivar a todos para alcanzar los objetivos
Incrementar la capacidad de reacción de la entidad
Estimular los equipos de trabajo para trabajar en equipo
Establecer parámetros basados en datos y hechos
Hacer uso racional de los recursos disponibles
Generar un proceso de cambio e innovación
Aprovechar al máximo el talento humano
Suministrar la información apropiada
Crear ambientales laborales sólidos
Metodología para presentar los indicadores
¾ Nombre del indicador: debe definir claramente su objetivo y utilidad
¾ Definición operacional: se debe utilizar definición operacional correcta, para
identificar los factores involucrados y la manera como ellos se desarrollan
¾ Escala: corresponde a las unidades que expresan el valor dado, las cuales
varían de acuerdo con los factores que se relacionan
¾ Atributos: el que identifica el objetivo o estrategia
¾ Umbral: valor de la escala que se debe alcanzar
¾ Frecuencia: período en el cual se espera alcanzar el umbral
¾ Fecha de iniciación: comienzo del horizonte
¾ Responsable: fuente que proveerá la información pertinente para su
cálculo, pude ser endógena o exógena
¾ Valoración del indicador: análisis de los resultados obtenidos para hacer las
correcciones de rigor.
61
Hay que manifestar que estos indicadores se irán implementando a medida que se
va desarrollando el proceso de control y una sugerencia a que sea tema para un
próximo trabajo de grado.
6.1.4 DIAGNÓSTICO
Se procedió a aplicar los cuestionarios de Control Interno a las Hermanas de la
Provincia Pías Discípulas del Divino Maestro, en cada una de las ciudades:
Bogotá, Medellín, Cúcuta, Cali, y responsables de las áreas de tesorería,
inventarios, efectivo. Cajas menores, centros de apostolado litúrgico, bancos
inversiones, pasivos entre otros. Se recibieron las respuestas del cuestionario por
las áreas mencionadas. De acuerdo con los cuestionarios de Control Interno
aplicados a las diferentes comunidades se puede concluir que las Pías Discípulas
presentan una debilidad de Control Interno ya que se constatan las siguientes
debilidades y fortalezas:
Debilidades:
¾ Las Hnas requieren instrucciones escritas para desarrollar las funciones
asignadas.
¾ Desconocen la existencia de manuales de funciones y de procedimientos,
no hay información al respecto.
¾ No hay auditoría, ni revisión de los procesos, no hay control.
¾ Requieren capacitación en aspectos tributarios.
¾ Se desconoce el sistema de causación contable.
¾ No existen indicadores que permitan medir el logro de los objetivos, ni la
eficiencia administrativa.
¾ No se realizan arqueos de caja.
¾ Se desconoce la existencia de normas, políticas escritas.
¾ No hay delegación de responsabilidades ni separación de funciones.
¾ No hay un ambiente de control.
62
¾ Se requieren instrucciones precisas y escritas, mecanismos de control
¾ Se desconoce la existencia de planeación de las actividades que permitan
el control de lo ejecutado.
Fortalezas:
¾ Las Constituciones (estatutos) se siguen en su integridad ya que están
aprobadas por la Santa Sede.
¾ El control al interno de la congregación se apoya en gran medida en la
confianza que se tiene en cada una de las personas, sin olvidar la urgencia
de implementar el sistema de control interno precisamente, para alcanzar a
medir la gestión, no tanto por el manejo que se da, sino porque es una
manera de dar claridad y transparencia a cada una de las funciones de
cada persona.
¾ Existe un fuerte sentido de pertenencia lo cual ayuda a que el manejo
contable que se viene depurando venga siempre acompañado con los
respectivos soportes, y además un manejo prudente de los recursos
63
6.2. FASE DE REDISEÑO Y PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN
En esta fase se desarrollarán procedimientos y mecanismos de control, de
acuerdo a los hallazgos de la fase anterior, solucionando la mayoría de las
debilidades encontradas, edificando sobre las fortalezas y creando mecanismos
de operación que garanticen la puesta en marcha y la permanencia de los ámbitos
de control en el sistema desarrollado.
64
7. REDISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1. Presentaciones De Este Informe. Este informe tiene cuatro volúmenes.
2. Resumen Ejecutivo: una visión de alto nivel sobre la estructura conceptual
del control interno, dirigido a la provincia con su consejo provincial y extenderlo
a cada una de las personas que presentan su servicio de animación en las
diversas comunidades.
3. Estructura Conceptual: define control interno, describe sus componentes y
proporciona criterios para que las responsables, consejeras provinciales y
otras personas que puedan valorar sus sistemas de control. Incluye el
Resumen Ejecutivo. 72
4. Información a Partes Externas: es un documento suplementario que
proporciona orientación a aquellas entidades que publican informes sobre
control interno además de la preparación de sus estados financieros.
5. Herramientas de Evaluación: proporciona materiales que se pueden usar en
la realización de una evaluación de un sistema de control interno.
7.1 Resumen ejecutivo
Dentro del contexto de misión y visión establecidas en la entidad, su dirección
establece los objetivos estratégicos, selecciona la estrategia y fija objetivos
alineados que fluyen en cascada en toda la provincia. El presente Marco de
gestión de riesgos corporativos está orientado a alcanzar los objetivos de la
provincia, que se pueden clasificar en cuatro categorías:
¾ Estrategia: Objetivos a alto nivel, alineados con la misión de la entidad y
dándole apoyo.
¾ Operaciones: vinculados al uso eficaz y eficiente de recursos
¾ Información: de fiabilidad de la información suministrada
72
Corresponde a la traducción del resumen ejecutivo y la estructura conceptual del control interno
65
¾ Cumplimiento: relativos al cumplimiento de leyes y normas aplicables
7.1.2. Estructura conceptual
El diseño adecuado de Sistema de Control Interno implica no sólo un dominio
técnico sobre la materia, sino también un conocimiento del medio específico en el
cual se va a aplicar.
Teniendo en cuenta que el Sistema de Control Interno no es un objetivo en sí
mismo, un criterio fundamental, al momento de concebir e implantar tales
sistemas, es considerar constantemente la relación costo – beneficio. El costo de
cada componente del Sistema de Control Interno se debe contrastar con el
beneficio general, los riesgos que reduce al mínimo y el impacto que tiene en el
cumplimiento de las metas de la provincia; el reto es encontrar el justo equilibrio
en el diseño del Sistema de Control Interno, pues un excesivo control puede ser
costoso y contraproducente. Además, las regulaciones innecesarias limitan la
iniciativa y el grado de innovación de las personas que la integran.
Es la provincial de la provincia, con ayuda de su consejo, quien está llamado a
definir y poner en marcha dentro de los parámetros de orden legal y estatutario, el
Sistema de Control Interno que mejor se ajuste a la misión, las necesidades y la
naturaleza de la provincia.
El diseño del sistema de control interno, debe comprender los siguientes aspectos:
• Organización de la función de control interno.
•
Plan de desarrollo de la función de control interno.
•
Procesos y procedimientos críticos. Formalización y documentación.
•
Plan de trabajo para la formalización y documentación de los demás
procesos y procedimientos.
•
Mecanismos e instrumentos de control interno.
•
Mecanismos e instrumentos de reporte y seguimiento.
•
Plan de desarrollo de los manuales de control interno por áreas.
66
7.2 Organización de la función de Control Interno.
La existencia de una oficina especializada en el área de control interno, en la
práctica resulta conveniente crear con el fin de que lidere el proceso de diseño e
implantación del sistema y posteriormente, ayude a la administración de la
provincia a cumplir su obligación en este campo.
La operación de un Sistema de Control Interno cuyo ejercicio sea intrínseco al
desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la provincia, supone
un cambio cultural muy profundo y difícil de lograr en el corto plazo, especialmente
si no se cuenta con alguien que lidere el proceso y produzca resultados
rápidamente y por esta vía, induzca y acelere el cambio de actitud entre los
miembros de la provincia, en especial, se debe crear la cultura del control.
7.3 Plan de trabajo para la formalización desarrollo de la función de Control
Interno.
La institucionalización de la función de control interno es todo un proceso; no es
una acción puntual. Por esta razón, es importante que su desarrollo obedezca a
un plan, en el cual se tengan en cuenta las características propias de la provincia y
un grado de avance relativo.
El plan de desarrollo de la función de control interno debe ser un producto
concertado entre la oficina de control interno y las directivas de la provincia. Dicho
plan debe contemplar los siguientes elementos:
•
Definición del objetivo del Sistema de Control Interno.
•
Definición del alcance de las funciones de la oficina de control interno en el
área de control de gestión.
•
División del trabajo entre la línea de la provincia y la oficina de control
interno en el desarrollo de las actividades de control.
•
Definición y cronograma de desarrollo de las herramientas computacionales
y de otra naturaleza que servirán de apoyo en el ejercicio de control interno.
•
Cronograma de formalización, documentación e implementación de los
procesos y procedimientos críticos.
67
•
Cronograma para la elaboración y expedición de los manuales de control
interno.
•
Cronograma de formalización, documentación e implantación de los demás
procesos y procedimientos de la provincia.
7.4 Plan de trabajo para la documentación y formalización de procesos y
procedimientos.
Cualquiera que sea el diseño adoptado para el Sistema de Control Interno, éste
tiene como prerrequisito la existencia de procesos y procedimientos formalizados.
No todos los procesos y procedimientos deben estar formalizados y
documentados antes de montar el sistema. Éste es un proceso que al principio
puede resultar lento, pero que se irá agilizando a medida que las distintas áreas
de la provincia comprendan su importancia y comiencen a percibir los beneficios.
Por esta razón, lo prioritario es iniciar la actividad con los procesos y
procedimientos que se consideren críticos para la entidad, es decir, aquellos que
puedan afectar de manera significativa la marcha de la provincia y sus resultados.
El levantamiento de información de estos procesos y procedimientos debe ser una
responsabilidad de las áreas, bajo la premisa que ellas son las que poseen la
información y las que, una vez esté operando el sistema, van a recibir los mayores
beneficios.
La responsable del área debe liderar el proceso, tomando el tiempo que sea
necesario para analizar los resultados parciales de trabajo y prestando especial
atención a la identificación de los puntos de control que deben quedar incluidos en
el proceso o el procedimiento.
Los puntos de control son de tres tipos principales:
•
Los destinados a verificar la eficacia del proceso.
•
Los dirigidos a asegurar el logro de los parámetros de eficiencia
establecidos.
•
Los relacionados con el cumplimiento del trámite legal.
68
Los tres tipos de control son importantes para el funcionamiento responsable. Los
dos primeros porque ayudan a controlar el resultado de las operaciones a su cargo
y el último porque le ayuda a cumplir correctamente su responsabilidad legal.
En el desarrollo del proceso de levantamiento de información sobre los procesos y
procedimientos, las áreas deben contar con el apoyo de la oficina de organización
y métodos o quien desempeñe esta función, no sólo para agilizar las tareas, sino
para asegurar la homogeneidad en la documentación respectiva.
7.5 Mecanismos e Instrumentos de Control Interno. Los mecanismos e
instrumentos de control interno son variables, dependiendo no sólo de la
naturaleza de la provincia, sino de las características del área en la cual se estén
aplicando. En algunos casos, éstos pueden tener un carácter automático como
validación de información, verificación de consistencia y comparación de cifras
totalizadoras; en otros, pueden tener un carácter puntual y específico como, por
ejemplo, el proceso de contratación.
En todo caso se debe procurar que los mecanismos e instrumentos utilizados
hagan parte, en cuanto sea posible, del proceso mismo y no sean elementos
exógenos de aplicación posterior.
El diseño de los mecanismos e instrumentos debe ser una actividad compartida
entre las personas responsables y la oficina de control interno, con el fin de lograr
un compromiso entre la seguridad y la eficiencia; en este sentido, cualquier
esfuerzo de sistematización que permita reducir la participación discrecional de las
personas involucradas, mejorar la información agregada, la posibilidad de hacer
cruces y la automatización del control, debe recibir el apoyo de los directivos de la
provincia.
7.6 Manuales o guías de Control Interno.
Los manuales de control interno son herramientas básicas dentro del sistema de
control interno. Su elaboración debe ser una de las actividades centrales de la
oficina de control interno y debe estar explícitamente contemplado dentro del plan
de desarrollo de la función de control interno. Con el fin de facilitar el proceso de
actualización de estos manuales, es recomendable adoptar el sistema de hojas
intercambiables. Las actualizaciones se deben producir cada vez que la oficina de
control interno, de común acuerdo con las personas responsables, llegue a la
conclusión de que el proceso o procedimiento, o que el mecanismo o instrumento
de control utilizado se deban modificar. Una vez elaborados, los manuales de
control interno constituyen el elemento primordial del proceso de capacitación de
los empleados responsables.
69
7.7 Herramientas de aplicación y evaluación de control interno
A continuación se detalla una serie de herramientas que pueden ser útiles para la
conducción de una evaluación del sistema de control interno de la provincia.
Estas pueden ser usadas en cualquiera de las diferentes formas:
•
Individualmente, cuando se evalúa un componente particular, o juntas
cuando se evalúan todos los componentes.
•
En la evaluación de los controles relacionados con una categoría de
controles, como la veracidad de los reportes financieros, o más de una
categoría.
En el enfoque de ciertas actividades, como la adquisición o la venta, o en
todas las actividades.
•
Las herramientas de evaluación son presentadas como sigue:
•
Una serie de herramientas modelo, organizadas por componentes, junto
con una que ayude en el ensamble de los resultados al hacer la evaluación.
•
Un manual de referencia diseñado para ayudar al evaluador a completar la
Hoja de trabajo de riesgos y actividades. También presentarlo como unos
modelos genéricos de negocios, que sirve como una base organizacional
para el Manual de Referencia.
•
Herramientas compuestas que muestran como deberían ser elaboradas por
una comunidad hipotética.
Estas herramientas de evaluación son propuestas para suministrar ayuda y
asistencia en la implementación del sistema de control interno en relación con el
criterio para un efectivo control interno. Estas herramientas están presentadas con
propósitos netamente ilustrativos. Ellos no son una parte integral de la estructura,
y su presentación aquí, de ninguna manera sugiere que toda la información
contenida en ella necesita ser considerada en la evaluación del sistema de control
interno, o que toda la información debe ser presentada para poder concluir que un
sistema es efectivo. Del mismo modo, no hay ninguna sugerencia para que esas
herramientas sean el método preferido para conducir y documentar una
evaluación, porque los hechos y circunstancias varían entre entidades y
empresas, y la metodología de la evaluación y la técnica de documentación
también pueden variar.
70
7.7.1 Ambiente de control integridad y valores éticos.
COMENTARIO
La Provincia debe mostrar continuamente, por medio de palabras y
acciones, un compromiso con elevado nivel ético.
¾ La existencia e implementación de códigos de conducta y otras
políticas considerando prácticas de apostolado, conflictos de
interés, o supuestos estándares de comportamiento ético y moral.
¾ Los códigos son periódicamente reconocidos por todos los
empleados.
¾ Los empleados comprenden qué comportamiento es aceptado o
no, y saben qué hacer cuando se enfrentan a uno de ellos.
¾ El acuerdo de integridad y ética es comunicado efectivamente por
la provincia, tanto en palabras como en hechos y escritura.
¾ Negociar directamente con clientes, proveedores, empleados y
otras partes que están basados en la honestidad y equidad.
¾ Conveniencia de las acciones tomadas en respuesta para partir
de las políticas y procedimientos aprobados.
¾ Desviaciones en las políticas establecidas son investigadas y
documentadas.
Observaciones:
71
7.7.2 Compromisos con la competencia.
La Provincia debe especificar el nivel de competencia necesaria para trabajos
determinados, y traducir los niveles deseados de la competencia como un requisito de
conocimiento y habilidades.
¾ Las descripciones de un trabajo formal o informal u otras
maneras de definir las tareas que comprenden trabajos
particulares.
¾ La provincia ha analizado, en una base formal o informal, las
tareas que comprometen trabajos particulares, considerando
dichos factores como la prolongación con que los individuos
deben ejercitar juicios y la extensión relacionada con la
supervisión.
¾ Análisis del conocimiento y de las habilidades necesarias para
desempeñar un trabajo adecuadamente.
¾ Existencia de evidencia que indica que un empleado parece
tener los requisitos de conocimiento y conocimiento y
habilidades necesarias.
Observaciones:
72
7.7.3 Gobierno provincial y equipo de auditoria
Una activa y efectiva marcha de actividades a realizar por el Consejo Provincial con
las respectivas responsables, proporcionan una importante función de supervisión,
porque la habilidad de los Superiores no es suficiente y se pasan por alto algunos
controles del sistema; los miembros del consejo juegan un papel muy importante en la
confiabilidad de un efectivo control interno.
¾ La independencia de la provincia es tan necesaria, aunque se
hagan preguntas de las dificultades y las pruebas.
¾ El Gobierno Provincial desafía constructivamente
decisiones planeadas por las personas responsables en
centros de costo, como iniciativas estratégicas
transacciones mayores y pruebas para explicación de
resultados pasados, por Ejemplo diferencias en
presupuestos.
las
los
y
los
los
¾ Conocimiento y experiencia de los superiores.
¾ El conocimiento de los superiores es suficiente, la experiencia
y el tiempo de servicio efectivo.
¾ Frecuencia y oportunidad con la cual las reuniones son
llevadas a cabo y apoyadas por los directos responsables de
cada una.
¾ El consejo Provincial se reúne privadamente con los
diferentes responsables del área contable, para discutir el
proceso de moderación del reporte financiero, el sistema de
control interno, los comentarios significativos y las
recomendaciones al igual que el cumplimiento de la provincia.
¾ Suficiencia y oportunidad con la cual con la cual la
información es proporcionada al Consejo Provincial con el
apoyo del Revisor Fiscal, para permitir el monitoreo de los
objetivos y estrategias de la administración, la posición de la
provincia en cuestión financiera y los resultados de la
operación y los términos de los acuerdos significativos.
¾ El Gobierno Provincial regularmente recibe información clave,
como declaraciones financieras, iniciativas en mercadeo.
¾ El Gobierno Provincial planea para la ejecución de las
actividades apostólicas.
73
7.7.4. Estructura Organizacional.
Los Superiores deberían entender sus responsabilidades en el control y poseer el
requisito de la experiencia y los niveles de conocimiento proporcionados con su
posición.
¾ Conveniencia de la estructura organizacional de la provincia,
y su habilidad para proporcionar el flujo de información
necesario para dirigir sus actividades.
¾ La estructura organizacional es apropiadamente centralizada
y descentralizada, conforme a la naturaleza de las
operaciones de la entidad.
¾ Definición de las responsabilidades claves y claridad en la
asignación para su cumplimiento.
¾ Adecuación de la definición de las responsabilidades claves
de las responsables y el entendimiento de sus
responsabilidades.
¾ Autoridad y responsabilidades se asignan a todas a todas las
personas de la provincia.
¾ Conveniencia de los estándares y procedimientos
relacionados con el control, incluyendo la descripción del
trabajote las personas.
¾ Número apropiado de personas, particularmente con respecto
al procesamiento del Sistema de Información Contable, con el
requisito de la habilidad por niveles relativa al tamaño de la
provincia, la naturaleza y la complejidad de las actividades y
del sistema.
• La provincia tiene una adecuada mano de obra, en número y
experiencia para llevar a cabo su misión.
Observaciones:
74
7.7.5 Políticas y prácticas de recursos humanos
Las políticas de los recursos humanos son esenciales para la contratación y retención
de la gente competente para permitir que los planes que tiene la provincia sean
llevados a cabo y que sus metas sean alcanzadas.
¾ Extensión en la que se aplican las políticas y los
procedimientos para la vinculación, entrenamiento
¾ Las políticas y procedimientos existentes para el personal da
como resultado gente digna de confianza, en vías de
desarrollo necesarias para dar soporte a un efectivo
sistema de control interno.
¾
en vías de desarrollo necesarias para dar soporte a un
efectivo sistema de control interno.
¾ Extensión en la que el proceso está enterado de sus
responsabilidades, y expectativas.
• La integridad y los valores éticos son un criterio en el
desarrollo de la evaluación.
Observaciones:
7.7.6 Valoración de riesgos y objetivos globales.
Para que la provincia tenga un efectivo control, debe establecer objetivos. Los
objetivos globales de la provincia deben incluir declaraciones generales de lo que esta
desea llevar a cabo, y deben ser apoyados por planes estratégicos. Describe los
objetivos globales de la provincia y las claves estratégicas que han sido establecidas.
¾ Y si no son lo suficientemente específicos como para
relacionarse directamente con la provincia. y si no son lo
suficientemente específicos como para relacionarse
directamente con la provincia.
¾ Generar suficiente fuentes de efectivo, para producir una
acertada inversión.
¾ Efectividad con la cual los objetivos globales de las
comunidades son comunicados al consejo Provincial.
¾ Relación y consistencia de las estrategias con los objetivos
globales de la provincia.
¾ El plan estratégico apoya los objetivos globales de la
provincia.
¾ Consistencia de los planes y presupuestos de los negocios
con los objetivos globales de la provincia, planes estratégicos
y condiciones actuales.
¾ Los planes y presupuestos son detallados para cada nivel de
gobierno provincial.
Observaciones:
75
7.7.7 Objetivos al nivel de la actividad.
Los objetivos a nivel de actividad circulan y son relacionados con los objetivos globales
de la provincia y las estrategias. Los objetivos al nivel de actividad son frecuentemente
declarados como metas con objetivos y limites de plazo. Los objetivos deben ser
establecidos par cada actividad y relacionados entre ellos mismos.
¾ Enlace de los objetivos al nivel de actividad con los objetivos
globales de la entidad y con los planes estratégicos.
¾ Existe un vínculo o una unión adecuada para todas las
actividades significativas.
¾ Consistencia de los objetivos al nivel de actividades con los
otros. Ellos son complementarios y refuerzan las actividades.
¾ Relevancia de los objetivos en el ámbito de actividad para
todo el proceso de actividades significativos.
¾ Los objetivos son establecidos por actividades claves en la
circulación de los bienes y servicios y actividades de soporte.
¾ Especificación de los objetivos al nivel de actividad.
¾ Objetivos incluyen las medidas del criterio.
¾ Adecuación de los recursos relativos a los objetivos.
¾ La provincia ha identificado los recursos necesarios para
lograr los objetivos.
¾ Identificación de las acciones son importantes para la
consecución de los objetivos globales de la provincia.
¾ Participación de todos los niveles de la administración en la
definición de objetivos y en la extensión en la cual ellos están
encargados de los objetivos.
¾ Las superioras participan en el establecimiento de los
objetivos de la actividad de la cual ellos son responsables.
Observaciones:
76
7.7.8 Actividades de control descripción y comentarios.
Las actividades de control abarcan un gran rango de las políticas y procedimientos
relacionados con la implementación que ayudan a asegurar los efectos de los
responsables. Ellos ayudan a asegurar que esas acciones sean identificadas como
necesarias para dirigir los riesgos y así llevar a cabo los objetivos que la provincia se
ha propuesto.
¾ Existencia de las políticas apropiadas y los procedimientos
necesarios con respecto a cada una de las actividades de la
empresa.
¾ Todos los objetivos relevantes y riesgos asociados para cada
actividad significativa deben haber sido identificados en
conjunto con la evaluación de la valoración de riesgos.
¾ Identificación de las actividades de control para que sean
usadas apropiadamente.
¾ Los controles descritos en el manual de políticas son
actualmente aplicados y si la forma que los aplican es la
correcta.
Observaciones:
77
7.7.9 Monitoreo descripción comentarios.
El monitoreo ongoing ocurre en el curso normal de las operaciones, e incluye
actividades de supervisión y dirección o administración permanente, y otras
actividades que son tomadas para llevar a cabo las obligaciones de cada persona y
obtener el mejor sistema de control interno.
¾ Extensión en la cual el personal en el desempeño de sus
actividades regulares, obtiene evidencia de si el sistema de
control interno continúa funcionando.
¾ Extensión en la cual las comunicaciones provenientes de
partes externas corroboran la información generada
internamente o indican problemas.
¾ Comparaciones periódicas de las cantidades registradas por
el sistema de información contable con los activos físicos.
¾ Los niveles de inventarios son revisados cuando la mercancía
se ha tomado del depósito, y si las diferencias entre las
cantidades registradas y las actuales son correctas.
¾ La sensibilidad frente a las recomendaciones del auditor
interno y Revisor Fiscal, como medio para fortalecer los
controles internos.
¾ Las sesiones de planeación y las otras reuniones
proporcionan retroalimentación a la administración sobre si
los controles operan efectivamente
¾ Si el personal es cuestionado periódicamente para establecer
si entiende y cumple con el código de conducta de la entidad
y desempeña regularmente actividades críticas de control.
¾ El personal es requerido periódicamente para admitir la
obediencia hacia el código de conducta.
¾ Efectividad en las actividades de auditoría interna.
Se encuentran niveles apropiados de competencia y experiencia.
Observaciones:
78
8. ESTRUCTURA ÒRGANICA
Con base en las características de las actividades realizadas por la comunidad
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO, como son la comercialización de
artículos religiosos y todo lo necesario para el embellecimiento de la casa de Dios,
celebración Eucarística, y acercamiento del hombre a Dios, se dispone del
Organigrama que sirve para su estudio y análisis, en los diferentes niveles de
congregación. (Ver anexo A organigrama propuesto Pág. 122,) está, ajustado a la
realidad de la toda la Congregación, y de la provincia en el caso particular,
teniendo en cuenta los siguientes atributos.
1
2
3
4
5
Tamaño actual del Gobierno General, provincia, comunidades
Magnitud de las operaciones.
Asignación de responsabilidades y funciones.
Delegación de la autoridad, y
Número de personas en las distintas áreas.
¾ Ventajas
El organigrama provincial propuesto ayuda a incrementar la eficiencia y eficacia
con las siguientes ventajas. (Ver. Anexo A Pág.123)
9 Racionalización sectorizada, que identifica objetivamente los niveles de
autoridad y de responsabilidad.
9
9 Racionalización de sus propias operaciones y coordinación más efectiva con
otras áreas de la provincia.
9 Control integral y efectivo de sus propias actividades y su efecto con otras
áreas interrelacionadas.
9 Mostrar claramente las funciones y la adecuada segregación de ellas.
9 Permite analizar la carga equilibrada de tareas.
9 Permite evaluar la fuerza laboral involucrada y el análisis de la requerida.
9 Utilización de la fuerza laboral actual en la redistribución y asignación de
tareas.
9 Coordinación y comunicación apropiadas entre las diferentes áreas
operacionales.
9 Apoyo a los objetivos generales de la provincia.
9 Delegar autoridad en proporción a las responsabilidades.
79
El organigrama no obliga a nuevas vinculaciones de personal para ocupar las
posiciones que incluye, pero sí obliga que dichas denominaciones de cargos de
responsabilidad existan realmente, con la debida asignación de responsabilidades
y funciones, sugiriendo la utilización del recurso humano actual, previo estudio y
análisis de su preparación y capacidades.
8.1 Estructura operacional
En este aspecto. Se dispone:
1. Evaluar, analizar y diseñar las directrices de operación de acuerdo con la
función general dentro de la organización, por ejemplo: responsable comercial,
Administrativa y Financiera.
2. Asignar en coordinación con estas jerarquías, las respectivas
responsabilidades por áreas.
3. Delegar responsabilidades subordinadas, las funciones de desempeño
particulares.
4. Emitir en forma escrita, las anteriores asignaciones y difundir a todos los
niveles de la provincia para su conocimiento.
5. Revisar periódicamente y en forma dinámica su cumplimiento, así como
implementar cambios cuando se estime necesario.
¾ Ventajas
El fin de esta propuesta es contribuir a mantener y soportar la estructura
operacional, ayudando al desempeño e incrementar la eficiencia y eficacia de la
sociedad, con las siguientes ventajas:
•
•
•
•
•
•
•
•
Armonizar las responsabilidades en la ejecución del trabajo
Reflejar una visión clara y objetiva de las diferentes responsabilidades.
Facilitar el mejoramiento de los diferentes procesos operacionales.
Facilitar una mejor asignación de tareas, que permita analizar su cumplimiento
y calidad.
Facilitar a la alta administración una mayor cobertura de Control
Organizacional.
Facilitar la interpretación y su adecuada aplicación.
Mejorar la segregación de funciones y tareas asignadas.
Incrementar la eficacia y eficiencia de los puestos y lugares de trabajo.
80
•
Ayudar a minimizar los costos y gastos relacionados y a la protección de los
activos e intereses de la provincia.
8.2. Sistemas de información
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí
con el fin de apoyar las actividades de la provincia en sus actividades apostólicas.
8.3. Operativos.
Un sistema operativo es un conjunto de programas destinados a permitir la
comunicación del usuario con un ordenador y gestionar sus recursos de manera
eficiente. Esta herramienta es válida y fundamental en el desarrollo de la
información contable.
8.4. Ciclos transaccionales
Para tal fin se realizaron flujogramas que contribuyan a un mejor manejo de las
diferentes operaciones que se realizan en las diversas dependencias
Compras. (Ver. Anexo E Pág.126)
De la observación y análisis del proceso de compras de artículos religiosos, que
conforman el rubro de inventarios, esta propuesta, se permite efectuar las
siguientes recomendaciones que ayudarán a ejercer control sobre los activos, así
como el cumplimiento de políticas de la Administración.
1. Los elementos que integran los conceptos en la cuenta de Inventarios de la
contabilidad y análogamente en el Kárdex de existencias, deberá separarse y
subclasificarse de la siguiente manera. (Ver anexo C Pág. 124)
•
Mercancías no fabricadas por la comunidad
-
Metales
81
•
Colecciones – temporadas (Ver anexo D Pág 125)
•
Hostias
Altares portátiles
Vino de consagrar
Imágenes, en fibra de vidrio, marmolina, yeso, entre otras
Otros
Ornamentos para las ordenaciones sacerdotales
Tarjetas motivo navidad, sacerdotales, amistad
Cerámica artesanal casi siempre
Camisas clericales
Otros
Dotaciones
-
Ropa de Trabajo
Calzado
Elementos de seguridad
Otros.
2. Crear una sección de “COMPRAS”, asignando una sola persona con normas,
procedimientos e instrucciones con normas y / o instrucciones precisas
relacionadas con su gestión, con el fin de centralizar, responsabilizar y
controlar, el adecuado manejo de los bienes adquiridos.
3. Con base en las ventas, Establecer un stock mínimo y máximo necesario, con
el fin de planear adecuadamente las compras.
4. Establecer un procedimiento escrito y diseñar un formato con las debidas
autorizaciones, que aseguren el adecuado manejo y control de
“consignaciones de mercancía” y “canje” de la mercancía de la provincia.
5. Gestionar ante los proveedores, diferentes a Pías Discípulas del Divino
Maestro, ante los proveedores, el adecuado cupo de crédito, con el fin de
racionalizar las adquisiciones y de evitar los permanentes desembolsos de
dinero en efectivo, lo cual contribuiría a un mayor control de éste y a una mejor
planeación de disponibilidades de dinero.
6. Diseñar, emitir y utilizar un formato único a título de Orden de Compra, para las
adquisiciones diferentes a la mercancía que trabaja la comunidad,
debidamente autorizada por Economato. (Ver anexo F Pág 128)
7. Utilizar los atributos del sistema de información actual, o por otro medio
utilitario, diseñar e implementar los diferentes tipos de reportes, que reflejen las
disponibilidades de mercancía en un momento dado, con acceso mediante
terminales en los puestos de trabajo de quienes requieran esta información y
obviar el manejo de la planilla de Control de mercancía.
82
8. En la actualidad se encuentra en etapa de implementación el programa de
Inventarios, para lo cual se propone que con la asesoría del proveedor, se
analice y reestructure su archivo maestro, teniendo en cuenta todos los
parámetros y variables requeridos, para que en el futuro esta aplicación
produzca los diferentes informes que se derivan, entre otros:
•
Kárdex en unidades, o de valores, que servirán de soporte a la
Contabilidad.
• Listados de Inventarios, por grupos, subgrupos, y referencias.
• Estadísticas de movimientos, de rotación de artículos de poca o lenta
rotación.
• Listados de compras y ventas, por meses y acumulados.
9. Diseñar e implantar un procedimiento escrito, para que sin excepción, todos
los artículos adquiridos, y que conforman el rubro de Inventarios, sean
ingresados al kárdex, teniendo en cuenta el efecto y bondades hacia la
contabilidad. (Ver anexo C Pág 124)
¾ Ventajas
La implantación de la propuesta, ayudaría a obtener un adecuado manejo y control
de las operaciones de Compras que realiza la provincia, a saber:
•
•
•
•
•
•
•
Control estricto de la custodia de los activos, por parte de las responsables y
superiores.
Racionalización de la gestión de compra.
Agilidad en los suministros y el adecuado manejo y permanencia de los bienes.
Información oportuna para la toma de decisiones del gobierno provincial.
Conocimiento de las actividades de los actores de proceso.
Optimización de tiempo y minimización de esfuerzos.
Oportunidad e idoneidad de los documentos que soportan esta operación.
a) Ventas (Ver Anexo H Pág 129)
Según el seguimiento realizado a esta operación, la propuesta recomienda:
1. Establecer normas escritas de control interno, con de orden interno, con las
debidas autorizaciones y aprobaciones, como el documento adicional al pedido
del cliente, que permita registrar todas las condiciones y obsequios no
contenidos en el pedido, así como establecer un mecanismo que garantice su
oportuno registro en el kárdex de existencias y en la contabilidad.
83
2. Establecer procedimientos escritos, así como los instructivos necesarios para
que los valores entregados por el Cliente, por concepto de pago de artículos
religiosos, imágenes, materias primas y otros, sean recepcionados por caja,
con plena identificación de sus conceptos.
3. Establecer normas de procedimientos escritas, para que todo valor ingresado
a la comunidad sea soportado con su respectivo recibo oficial de caja.
4. Establecer por escrito las normas necesarias para que las promociones y sean
controladas y autorizadas por el equipo de apostolado, de igual manera la
canalización de los ingresos, producto de la venta de las mismas.
5. Emitir procedimientos escritos para minimizar los registros múltiples que se
realizan en caja, así como en la emisión de facturas por ventas al detal y
canalizar por los registros contables, utilizando los centros de costos, para la
identificación y asignación de los diferentes cargos.
¾ Ventajas
La implantación de las recomendaciones ayudará a controlar el proceso el proceso
de ventas ya que es el inicio del logro de los objetivos principales de la empresa
así como su oportunidad y rentabilidad en el mercado.
Las ventajas, entre otras, podrían ser:
• Racionalizar el proceso de ventas de artículos religiosos y ornamentos, y todo
lo concerniente para el culto sagrado.
• Obtener un estricto control de los activos entregados, así como de su
retribución.
• Facilitar la asignación de responsabilidades y controlar su cumplimiento.
• Oportunidad e idoneidad de los documentos que soportan esta operación.
b) Economato (Ver Anexo F Pág 128)
Recomendaciones y sugerencias de Control Interno contable y administrativo.
1. Actuar como agente impulsor de la aplicación, supervisión y mantenimiento del
sistema de control interno.
2. Emitir normas de control interno escritas, hacia todas las áreas de la provincia,
para que a partir de determinados valores y con la debida autorización previa
se solicite el giro de cheques.
3. Emitir normas escritas para que los valores ingresados a la provincia, se
consignen a más tardar el día siguiente, en las mismas condiciones que fueron
percibidos.
4. Identificar y separar para su registro, los conceptos de gastos causados por la
provincia, de los gastos personales efectuados por las hermanas de
Comunidad.
84
5. Asignar por escrito, las respectivas autorizaciones y responsabilidades para los
desembolsos, así como los límites mínimos y máximos de valores a
desembolsar.
6. En el departamento de contabilidad debe efectuar la codificación de los
documentos del pago que respaldan el desembolso y quitarle esta función a la
persona encargada del giro de cheques, dado que se observaron errores de
codificación. El departamento de Contabilidad solo detecta estos errores en el
análisis mensual de cuentas.
¾ Ventajas
La implantación de estas recomendaciones de control interno contable y
administrativo, ayudarían a la Provincia a canalizar y controlar de manera eficaz,
los recursos financieros y a aplicar con mayor facilidad el sistema de control
interno.
c) Nómina y prestaciones sociales (Ver Anexo G Pág 129)
Con base en el análisis al proceso de nómina, se observaron algunos aspectos
relevantes que a continuación se comentan con sus respectivas recomendaciones
para el mejoramiento correspondiente.
1. Ubicar el reglamento interno de trabajo, en lugar visible para los trabajadores.
2. A la firma del contrato de trabajo, entregar la copia correspondiente al
trabajador.
3. Solicitar a los trabajadores, en fechas determinadas por la provincia la
actualización de su información personal respecto a los conflictos de intereses,
cambios de dirección, número de teléfono y otras informaciones que se
estimen necesarias.
4. Complementar los archivos del personal, con las respectivas hojas de vida.
5. Revisar y corregir los contratos de trabajo actuales, mediante el adecuado
diligenciamiento en los formularios apropiados, de acuerdo a la labor
contratada.
6. Adquirir un programa de nómina computarizado (software de nómina y
prestaciones sociales), que procede la totalidad de la nómina y acumule los
valores devengados para cada trabajador y por cada período.
7. Establecer los procedimientos referentes a los niveles de autorización y
revisión, en el proceso de preparación, liquidación y pago de nómina.
8. Limitar la posibilidad de conflictos y litigios laborales con empleados.
contratistas y terceros.
85
¾ Higiene y seguridad industrial
Mejorar el sistema de control interno administrativo para la higiene y seguridad
industrial. Lo anterior se lograría mediante la implementación de los siguientes
procedimientos.
a. Elabora el reglamento de higiene y seguridad industrial, con fundamento en las
exigencias de la seguridad laboral vigente.
b. Colocar el reglamento de higiene y seguridad industrial, aprobado en un lugar
visible, en las instalaciones de la comunidad.
¾ Ventajas
La implantación de estas recomendaciones tiene como propósito cumplir con lo
dispuesto en el régimen laboral colombiano y limitar el riesgo de posibles
sanciones por parte del ministerio de trabajo en caso de inspecciones oculares de
sus funcionarios.
8.5. Medidas de seguridad industrial
Adoptar medidas de estricto cumplimiento de seguridad Industrial, que limiten la
posibilidad de riesgos de accidentes o de enfermedades de los empleados de la
provincia.
Se observa que no se es exigente con el uso de medidas de seguridad y no se
sigue su estricto cumplimiento.
¾ Ventajas
La implantación de estas recomendaciones contribuirá a minimizar los riesgos de
accidentes de los empleados
86
8.6 Manuales de funciones con descripción de los procedimientos
operativos y de control
La provincia carece de esta herramienta de ayuda administrativa, y de control a
todos los niveles de la provincia.
La recomendación hace referencia a las normas misión escrita de las normas
generales y particulares que permitan coordinar las exigencias de la provincia y el
desempeño de sus responsabilidades subordinadas hasta el más bajo nivel de la
provincia. Establece los roles, asigna responsabilidades y define las decisiones
que puede tomar.
Este manual debe contener el mínimo de parámetros como contenido para su
interpretación, así.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Nombre de la dependencia.
Responsabilidad de la dependencia.
Objetivos de las funciones.
Determinación clara de las funciones particulares a ejecutar.
Asignación de responsabilidades funcionales.
Montos máximos para autorizaciones y aprobaciones.
Delegaciones de funciones que pueda realizar.
Procedimientos operativos que debe ejecutar.
8.7 Áreas que requieren emisión de políticas y normas de Control Interno
Emitir e implementar políticas y normas de control interno contable y
administrativo, que contribuyan a garantizar y salvaguardia de los activos y la
adhesión a las políticas establecidas de tal forma que se haga evidente la cultura
del control y se cree cultura organizacional. Las áreas de control objeto de esas
políticas y normas provinciales, serían:
¾ Ventas.
¾ Mercadeo y publicidad
¾ Inventarios, costos de servicios y de ventas
¾ Nómina, control de personal, salarios y prestaciones sociales
¾ Sistema de Información por Computador
87
¾ Ventajas
El establecimiento de políticas y control interno contribuirá a mantener la
estructura organizativa, ayudar al desempeño de las tareas y responsabilidades,
facilidad de interpretación y aplicación, e incrementar la eficiencia y eficacia.
8.8. Manuales de funciones y procedimientos.
Se observa que en la actualidad no se cuenta con manuales de funciones y
procedimientos, para las áreas de contabilidad, nómina, liquidación de costos,
manejo de inventarios, ventas y mercadeo. Es por esto que se deben diseñar y/o
actualizar actualizar manuales de funciones y procedimientos para las diferentes
áreas operacionales que contengan instrucciones, en cuanto a sistemas,
procedimientos y funciones del personal.
Los manuales sugeridos serían útiles, no solo para instruir y responsabilizar
adecuadamente a cada persona responsable de los asuntos a su cargo, sino para
facilitar la transición de funciones por motivos de mejoramiento. En lo posible,
debería también contener indicaciones sobre el flujo de trabajo, para que cada
persona comprenda a cabalidad sus funciones.
8.9. Segregación de funciones
Promover una adecuada segregación de funciones en las diferentes áreas y de
control
¾ Ventajas
La implementación de estas recomendaciones ayudarían a que ninguna persona
esté en capacidad de controlar todas las etapas de procedimientos de la
transacción y que contenga posible errores o irregularidades que otros personas
no puedan detectar. Al respecto se observa que existe concentración de funciones
en algunas personas de la provincia:
a. La auxiliar contable controla y liquida, efectúa los ajustes y traslados de cifras
que determinan los valores incurridos y accesa los archivos correspondientes a
88
la aplicación de contabilidad en el sistema y soluciona todos los interrogantes e
inquietudes de los departamentos.
b. La ecónoma, mantiene la centralización a la emisión y giro de cheques.
c. La tesorera, y pagadora de nómina maneja contabilidad y registros y otras
funciones administrativas asignadas.
8.10. Sistemas de información administrativos
a) Contabilidad financiera y administrativa
b) Presupuestos
• Sistema de información técnicos
a)
b)
•
a)
b)
Eficiencia financiera
Eficiencia operacional
Recursos
Humanos
Materiales
9. Manual de funciones
A continuación se pone en consideración un manual de funciones, el cual como su
nombre lo indica es una herramienta válida, para la ejecución y el control de las
actividades que cada persona realiza en la Provincia, definiendo los roles,
asignando las responsabilidades y definiendo los niveles de autoridad y la
capacidad de decisión, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de la
comunidad.
89
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓN:
Bogotá
Superiora Provincial
GRUPO OCUPACIONAL
SUBALTERNOS:
Consejo Provincial
Superioras de las comunidades
OBJETIVO GENERAL
Liderar y dirigir los procesos generales de la Provincia a través de la implantación de plan
apostólico garantizando el desarrollo del objeto social.
RESPONSABILIDADES
DESCRIPCIÓN
1. Liderar actividades de desarrollo de la Provincia y del sector en el que se ubica su desempeño
personal.
2. Liderar el desarrollo del objeto social de la Provincia.
3. Establecer las consideraciones generales de acción de la Provincia.
4. Dirigir y coordinar al recurso humano de la Comunidad en la ejecución de las actividades de
desarrollo del objeto social y del plan de desarrollo apostólico.
5. Fomentar el desarrollo concordante de los procesos administrativos, financieros, comerciales y
operativos de la Provincia.
6. Celebrar los contratos necesarios para el desarrollo del objeto social y del plan de desarrollo
apostólico de la Provincia.
7. Orientar la solución de los puntos críticos de la gestión de la Provincia.
8. Efectuar la toma de decisiones con respecto de los factores claves de éxito de la gestión de la
Provincia.
9. Analizar la información consolidada de la operación de la Provincia.
10. Evaluar las actividades de desarrollo del objeto social de la Provincia en concordancia con las
consideraciones generales establecidas.
11. Representar a la Provincia ante las diversas instituciones comerciales que lo requieran.
12. Reportar la gestión de la Comunidad ante las entidades reguladoras pertinentes.
90
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
Dirigir las actividades correspondientes al direccionamiento estratégico de la
Comunidad, a través de la formulación, la dirección y la evaluación del plan de
desarrollo apostólico.
Formular el Plan de desarrollo corporativo de la Provincia.
Identificar el Plan desarrollo apostólico que existe actualmente
Revisar el Plan de desarrollo apostólico actual de la Provincia, en caso de que exista y
se haya identificado.
Actualizar el Plan de desarrollo apostólico.
Actualizar la Misión de la Provincia.
Actualizar la Visión de la Provincia.
Formular los Logros de la Provincia.
Formular las metas y los objetivos de la Provincia.
Formular las Estrategias de la Provincia.
Formular las Políticas y demás consideraciones generales de acción de la Provincia.
Establecer las Reglas que se aplicarán en la Provincia.
Establecer las Normas que se aplicarán en la Provincia.
Compilar el nuevo Plan de desarrollo corporativo de la Provincia.
Dirigir la implantación del Plan de desarrollo misionero de la Provincia.
Recibir el Plan de desarrollo apostólico compilado.
Evaluar el Plan de desarrollo apostólico recibido.
Definir indicadores de cumplimiento del Plan de desarrollo apostólico.
Elaborar el cronograma de cumplimiento del Plan de desarrollo apostólico.
Comunicar el Plan de desarrollo apostólico.
Liderar el perfeccionamiento y la aplicación del Plan de desarrollo apostólico.
91
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
Orientar a responsables de la ejecución del Plan de desarrollo apostólico.
Coordinar actividades de ejecución el Plan de desarrollo apostólico.
Delegar acciones de ejecución del Plan de desarrollo apostólico.
Establecer planes de aseguramiento del cumplimiento del Plan de desarrollo
apostólico.
Realizar evaluaciones parciales del Plan de desarrollo apostólico.
Realizar correctivos a la ejecución del Plan de desarrollo apostólico.
Aplicar indicadores de cumplimiento al Plan de desarrollo apostólico.
Evaluar la ejecución del Plan de desarrollo apostólico.
Presentar resultados de la ejecución del Plan de desarrollo apostólico.
Evaluar el Plan de desarrollo apostólico, de la Provincia.
Recibir resultados de ejecución del Plan de desarrollo apostólico.
Evaluar los resultados Plan de desarrollo apostólico.
Identificar fallos en el proceso de cumplimiento del Plan de desarrollo apostólico.
Indicar correctivos al Plan de desarrollo apostólico.
Evaluar aplicación de correctivos al Plan de desarrollo apostólico.
Presentar evaluación de ejecución del Plan de desarrollo apostólico.
92
PERSONALES
Responsabilidad
Actitud de Compromiso
Honestidad
Actitud de Racionalización del gasto
Orden
Agilidad mental
Respeto
Capacidad de diagnostico
Entereza
Capacidad de abstracción
Iniciativa
Capacidad de previsión
Creatividad
Capacidad para tomar decisiones
Recursividad
Condiciones de Investigador
Sociabilidad
Facilidad de expresión oral y escrita
Liderazgo
Habilidad matemática
Celeridad
Rapidez de asociación
Eficacia
Rapidez para la comprensión de la
Discrecionalidad
Información
Dominio Personal
Viveza de Espíritu
93
PÍAS DÌSCÌPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DENOMINACION:
Revisor Fiscal
GRUPO OCUPACIONAL
JEFE INMEDIATO:
Gobierno Provincial
OBJETIVO GENERAL
Vigilar los procesos administrativos y financieros de la Provincia, garantizando el cumplimiento y la
ejecución del plan apostólico, así como la verificación del cumplimiento de las obligaciones y
responsabilidades establecidas por la ley.
RESPONSABILIDADES
DESCRIPCIÓN
1. Revisar el diseño y vigilar la ejecución del Plan apostólico de la Provincia.
2. Recomendar acciones de desarrollo dentro de la Provincia.
3. Vigilar la administración de los recursos físicos y financieros de la Provincia.
4. Vigilar la administración de los recursos humanos de la Provincia.
5. Verificar el cumplimiento de las obligaciones jurídicas bajo las cuales se rige la Provincia.
6. Vigilar Velar por los resultados de los Procesos jurídicos en los que se encuentra la Provincia,
7. Identificar los puntos críticos de la gestión administrativa y financiera en la Provincia, y
recomendar mecanismos y responsables de las acciones al respecto.
8. Analizar los informes de gestión administrativa y financiera para la efectiva toma de decisiones
en la Provincia y recomendar las acciones correctivas.
9. Elaborar informes sobre la situación administrativa y financiera actual de la Provincia.
10. Verificar el desarrollo concordante de los procesos comerciales, operativos, administrativos y
financieros de la Provincia.
11. Reportar la gestión de su área a las instancias superiores pertinentes.
94
REQUISITOS
ACADÈMICOS
Grado universitario en el área Contaduría pública. Conocimientos en
régimen aduanero, tributario y laboral.
EXPERIMENTALES
Experiencia en el manejo de computación manejo de programa
contable
PERSONALES
Responsabilidad
Actitud de Compromiso
Honestidad
Actitud de Racionalización del gasto
Orden
Agilidad mental
Respeto
Capacidad de diagnóstico
Entereza
Capacidad de abstracción
Iniciativa
Capacidad de previsión
Creatividad
Capacidad para tomar decisiones
Recursividad
Condiciones de Investigador
Sociabilidad
Facilidad de expresión oral y escrita
Liderazgo
Habilidad matemática
Celeridad
Rapidez de asociación
Eficacia
Rapidez para la comprensión de la
Discrecionalidad
Información
Dominio Personal
Viveza de Espíritu
95
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓN:
Auxiliar Contable
GRUPO OCUPACIONAL
JEFE INMEDIATO:
Tesorería responsable Administrativo y financiero
SUBALTERNOS
Asistente de Contabilidad
OBJETIVO GENERAL
Registrar en la contabilidad las transacciones generales de la Provincia, elaborar los documentos
tributarios relacionados al desarrollo del objeto social y elaborar los estados financieros de
operación.
DESCRIPCIÓN
Ejecutar actividades de Contabilización de las transacciones económicas, contables y
financieras de la Provincia.
Registrar en la contabilidad los comprobantes de egreso emitidos por la Provincia.
Revisar los comprobantes de egreso emitidos por la Provincia.
Clasificar los comprobantes de egreso emitidos por la Provincia.
Procesar en la contabilidad los comprobantes de egreso emitidos por la Provincia.
Trasladar los comprobantes de egreso procesados en la Contabilidad al archivo
general de la Provincia.
Registrar en la contabilidad los recibos de caja de consignaciones efectuadas en las
cuentas corporativas de la Provincia.
Procesar en la Contabilidad los recibos de caja de consignaciones efectuadas en las
cuentas corporativas de la Provincia.
Trasladar los recibos de caja procesados en la Contabilidad al archivo general de la
Provincia.
Registrar en la contabilidad las facturas emitidas por la Provincia.
Procesar en la contabilidad las facturas de venta emitidas por la Provincia.
Trasladar las facturas procesados en la Contabilidad al archivo general de la Provincia.
Procesar en la contabilidad las notas bancarias de la Provincia.
Trasladar los documentos de soporte de las notas bancarias procesados en la
contabilidad al archivo general de la Provincia.
96
Registrar en la contabilidad las transacciones generales de la Provincia.
Procesar en la Contabilidad las transacciones generales de la Provincia.
Trasladar al archivo general las transacciones generales procesadas en la
Contabilidad.
Elaborar los comprobantes contables de las transacciones de la Provincia.
Elaborar los comprobantes de depreciación de los bienes, muebles y equipos de la
Comunidad.
Elaborar los comprobantes de ajustes de la Comunidad, previa revisión y verificación
de la Ecónomo y del Revisor Fiscal.
Elaborar los comprobantes de los rendimientos financieros abonados en cuenta por
concepto de las inversiones de la Provincia.
Elaborar los comprobantes de causación pertinentes a la Provincia.
Auditar las labores de contabilización de transacciones
Elaborar los documentos tributarios de la Provincia.
Elaborar las Declaraciones de retención en la fuente pertinentes al desarrollo de las
operaciones de la Provincia, con base a los registros e informes de contabilidad.
Elaborar las Declaración de rentas pertinentes al desarrollo de las operaciones de la
Provincia.
Liquidar los impuestos de Industria y Comercio pertinentes al desarrollo de las
operaciones de la Provincia, con base a los registros e informes de contabilidad.
Liquidar los impuestos prediales pertinentes a los bienes raíces de la Provincia, con
base a los registros e informes de contabilidad.
Elaborar los demás documentos tributarios que sean pertinentes al desarrollo de las
operaciones de la Provincia.
Llevar los libros de contabilidad legalmente exigidos por la ley
Llevar el libro diario con las transacciones de la Provincia.
Llevar el libro mayor con las transacciones de la Provincia.
Llevar el libro de caja de las transacciones de la Provincia.
Llevar el libro de actas de reuniones de junta directiva de la Provincia.
Llevar los demás libros que exija el desarrollo del objeto social de la Provincia.
Elaborar el resumen financiero de las operaciones de la Provincia.
Elaborar el balance general de la operación de la Provincia, con base a al libro mayor
y balances.
Elaborar el estado de pérdidas y ganancias de la operación de la Provincia, con base a
al libro mayor y balances.
97
Elaborar el estado de flujo de efectivo de la Provincia.
Desarrollar los índices financieros para la Provincia, establecidos para medir los
objetos que se requieren medir en la Provincia.
REQUISITOS
ACADEMICOS
Grado universitario en el área Contable
Conocimientos en: Tramites aduaneros e importaciones
Conocimientos en Régimen Tributario, y laboral
PERSONALES
Responsabilidad
Actitud de Compromiso
Honestidad
Actitud de Racionalización del gasto
Orden
Agilidad mental
Respecto
Condiciones de investigador
Entereza
Capacidad de previsión
Celeridad
Facilidad de expresión
Eficacia
Habilidad matemática
Discrecionalidad
Rapidez de asociación
Dominio personal
Rapidez para la comprensión de la
Información
98
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓN:
Responsable de Compras e Inventarios
GRUPO OCUPACIONAL
JEFE INMEDIATO:
SUBALTERNOS:
Responsable equipo de apostolado
Responsable Administrativo y financiero
Asistentes de Compras e Inventarios
OBJETIVO GENERAL
Supervisar la administración de los diversos inventarios, seleccionar los proveedores de los
elementos de inventario y realizar las compras respectivas a ello.
RESPONSABILIDADES
DESCRIPCIÓN
Supervisar la Administración del Inventario de muebles, equipos y mercancías del
Centro Interno.
Elaborar inventario inicial del Centro Interno.
Elaborar base de datos del inventario, llevando el registro adecuado en los formatos
correspondientes.
Identificar con plaquetas los equipos y muebles que hacen parte del inventario de la
Comunidad.
Asignar los equipos y muebles a los responsables y usuarios directos de ellos llevando
el registro apropiado.
Revisar periódicamente el estado de las mercancías además del existente en más
estados, y las adecuaciones correspondientes a los registros.
Actualizar en los registros las entradas de la mercancía cuando se compran
Actualizar en los registros la baja de mercancía, inventario general del Centro Interno.
Coordinar la Realización del mantenimiento pertinente de las mercancías que forman
parte del inventario general del ente Interno.
Verificar periódicamente el stock de bodega de inventario general del Centro Interno.
Supervisar la Administración de nuevas referencias que tuvieron buena rotación.
Identificar necesidades de referencias, a través de las solicitudes verbales o escritas
99
que se reciban.
Verificar especificaciones y cantidades de referencias solicitadas posteriormente a su
compra.
Almacenar la mercancía en bodega llevando los registros correspondientes.
Recibir las solicitudes de material de consumo de las responsables de centro de costo.
Entregar el material solicitado de acuerdo a solicitudes previamente recibidas de los
centros de costo.
Verificar periódicamente el stock de material de venta del Centro Interno.
Supervisar la Administración de papelería preimpresa y de seguridad
Determinar la papelería preimpresa y de seguridad que requieren los centros de costo,
para asegurar la seguridad y agilidad en el desarrollo de su Objeto social.
Registrar en la base de datos designada para ello la papelería preimpresa y de
seguridad adquirida.
Distribuir la papelería preimpresa y de seguridad de acuerdo a los requerimientos
internos de ella.
Recibir las solicitudes de papelería preimpresa y de seguridad de los miembros de los
centros de costo.
Entregar la papelería preimpresa y de seguridad de acuerdo a solicitudes previamente
elaboradas.
Verificar la recepción de la papelería preimpresa y de seguridad enviada a los diversos
miembros de los centro de costo.
Verificar periódicamente el stock de papelería preimpresa y de seguridad de los
centros de costo.
Seleccionar los proveedores de materiales para la Provincia.
Identificar las necesidades de materiales de consumo, equipos, muebles y material
preimpreso y de seguridad de la Provincia.
Consolidar las necesidades de materiales de consumo, equipos, muebles y material
preimpreso y de seguridad identificadas en la Provincia.
Solicitar cotizaciones de, equipos, muebles y material preimpreso y de seguridad que
requiera la Provincia.
100
Analizar las cotizaciones de materiales presentadas a la Provincia, observando
calidad, servicio, condiciones financieras, precio, costos alternos y demás aspectos
que afecten la compra de los materiales.
Seleccionar un proveedor de materiales de consumo, equipos, muebles o material
preimpreso y de seguridad para la Provincia.
Elaborar las compras de materiales de consumo, equipos, muebles o material
preimpreso y mercancías para la venta.
Identificar al proveedor seleccionado en el proceso de Selección de proveedores
Solicitar el pedido previamente determinado al proveedor seleccionado observando el
cumplimiento de las condiciones presentadas en el proceso de Selección de
proveedores.
Recibir los elementos del pedido solicitado de materiales de consumo, equipos,
muebles o material preimpreso de seguridad y mercancías para la venta.
Verificar las especificaciones y cantidades del material de consumo, equipos, muebles
o material preimpreso de seguridad y mercancía para venta solicitado.
Registrar el pedido del material de consumo, equipos, muebles o material preimpreso
de seguridad y mercancía recibido en la base de datos designada para ello.
Almacenar el pedido del material de consumo, equipos, muebles o material preimpreso
de seguridad y mercancías recibido bajo las condiciones ambientales que aseguren su
preservación, mantenimiento y salubridad y de forma tal que se garantice un orden
lógico, la identificación de los empaques y el fácil acceso y distribución.
101
REQUISITOS
Grado universitario en el área administrativa, económica o contable
ACADÈMICOS
Conocimientos en Importaciones
Conocimientos en Computación
PERSONALES
Responsabilidad
Actitud de Compromiso
Honestidad
Actitud de Racionalización del gasto
Orden
Agilidad mental
Respeto
Capacidad de previsión
Entereza
Capacidad para tomar decisiones
Iniciativa
Condiciones de investigador
Sociabilidad
Habilidad matemática
Celeridad
Rapidez de asociación
Eficacia
Rapidez para la comprensión de la
Discrecionalidad
Información
Dominio personal
102
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓN:
Tesorería Facturación
GRUPO OCUPACIONAL
JEFE INMEDIATO:
Responsable de las áreas administrativa y financiera
SUBALTERNOS
Asistente de Facturación
OBJETIVO GENERAL
Supervisar y ejecutar el proceso de facturación de la Provincia.
RESPONSABILIDADES
DESCRIPCIÓN
Confirmar la creación de las remesas a facturar en el Sistema empresarial de la
Provincia.
Confirmar que el número de las remisiones a facturar se encuentre en el sistema
empresarial del sistema contable de la Provincia.
Confirmar que los datos dentro de las remisiones a facturar se encuentren adecuados
en el sistema empresarial de la Provincia.
Confirmar el destinatario específico de la remisión a facturar.
Determinar las Remisiones del Centro Interno pendientes por facturar.
Generar el informe de remisiones pendientes por facturar en el sistema empresarial de
la Provincia.
Analizar el informe de remisiones pendientes por facturar generado por el sistema
empresarial de la Provincia.
Determinar los motivos del retraso en las remisiones indicadas por el informe sin
facturar.
Recopilar los cumplidos de entrega de mercancías.
Recibir los cumplidos de entrega de mercancías movilizadas por el Centro Interno.
Solicitar los cumplidos de entrega de mercancías movilizadas por el Centro Interno, que
hagan falta por facturar.
103
Coordinar el recibo de cumplidos de entrega de mercancías faltantes.
Determinar la tarifa pertinente para cada remesa de transporte de mercancías
despachadas.
Determinar el destinatario específico de la factura a elaborar a partir de la remesa de
transporte de mercancías despachadas.
Elaborar las facturas de las mercancías despachadas.
Alimentar el sistema empresarial con los datos correspondientes de las mercancías
despachadas, para la generación automática de la factura pertinente.
Descargar dentro del sistema empresarial la remisión de carga correspondiente a la
factura elaborada.
Revisar la factura elaborada dentro del sistema empresarial de inventarios.
Imprimir la factura elaborada dentro del sistema empresarial de la Provincia.
Coordinar la fotocopia de la factura y sus respectivos soportes de remisión.
Ejecutar actividades relacionadas al registro en la contabilidad de las facturas emitidos
por los centros de costo.
Emitir las facturas correspondientes a los despachos realizados.
Trasladar las facturas emitidas al área contable de la Provincia.
104
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
GRUPO OCUPACIONAL
Responsable
Ecónoma Provincial
INMEDIATO:
SUBALTERNOS
Asistente de economía
OBJETIVO GENERAL
Elaborar los documentos de ingresos y egresos de la Provincia, pagar las obligaciones adquiridas y
distribuir los ingresos financieros en las cuentas bancarias.
RESPONSABILIDADES
DESCRIPCIÓN
Ejecutar actividades relacionadas con la operación de Tesorería y contabilidad de la
Provincia.
Elaborar los comprobantes de egreso en el sistema empresarial de la Provincia.
Trasladar los comprobantes de egreso de la Provincia al área contable para su posterior
registro.
Consignar dinero en las cuentas de la Provincia.
Verificar la consignación de dinero en las cuentas de la Provincia.
Generar los recibos de caja de las consignaciones de dinero efectuadas en las cuentas
bancarias de la Provincia.
Trasladar los recibos de caja de las consignaciones de dinero efectuadas en las cuentas
bancarias de la Provincia al área contable para su posterior registro.
Gestionar las notas crédito de la Provincia.
Gestionar las notas débito de la Provincia.
Generar los intereses correspondientes a la operación financiera de la Provincia.
Trasladar los documentos de soporte de las notas crédito y débito de la Provincia al
área contable para su posterior registro.
Efectuar las transacciones generales de la Provincia respecto de entradas y salidas de
Tesorería.
Trasladar los documentos de soporte de las transacciones generales de la Provincia al
105
área contable para su posterior registro.
Ejecutar las actividades relacionadas al pago de las cuentas de cobro y facturas cuyo
titular es la Provincia.
Recibir las cuentas de cobros y facturas cuyo titular sea la Provincia y que correspondan
a servicios prestados para ella.
Verificar el cumplimiento de los servicios prestados que dan justificación a las cuentas de
cobro o facturas cuyo titular es la Provincia.
Revisar los términos de vencimiento de las cuentas de cobro o facturas cuyo titular es la
Provincia.
Aprobar el pago de las cuentas de cobro o facturas cuyo titular es la Provincia y que
correspondan a servicios prestados para ella.
Elaborar la orden de pago correspondiente al pago de las cuentas de cobro o facturas
cuyo titular es la Provincia y que correspondan a servicios prestados para ella.
Elaborar el comprobante de egreso y el cheque correspondiente al pago de las cuentas
de cobro o facturas cuyo titular es la Provincia y que correspondan a servicios prestados
para ella.
Revisar los términos de elaboración del comprobante de egreso y del cheque
correspondiente al pago de las cuentas de cobro o facturas cuyo titular sea la Provincia y
que correspondan a servicios prestados para ella.
Entregar el comprobante de egreso y el cheque correspondiente al pago de las cuentas
de cobro o facturas al beneficiario de las cuentas, previa verificación de la autorización
para la entrega a quien lo solicita.
Verificar la cancelación del compromiso que generó las cuentas de cobro o facturas.
Ejecutar las actividades de Distribución de los ingresos financieros de la Provincia.
Determinar los saldos financieros y bancarios de las cuentas bancarias de la Provincia.
Asignar cobros de cartera para el cubrimiento de saldos financieros y bancarios de las
cuentas de la Provincia.
Cubrir los saldos financieros y bancarios de las cuentas bancarias de la Provincia.
Preparar informes administrativos de la Provincia.
106
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓN:
Responsable de Jurídica y Representante Legal
GRUPO OCUPACIONAL
JEFE INMEDIATO:
Representante Legal
SUBALTERNO
Responsable de Relaciones Laborales
OBJETIVO GENERAL
Coordinar la administración de los recursos humanos y velar por el cumplimiento de las obligaciones
jurídicas bajo las que se rige la Provincia.
RESPONSABILIDADES
DESCRIPCIÓN
Coordinar la Administración de recursos humanos
Seleccionar el personal adecuado para la Provincia, elaborando los estudios pertinentes
y aplicando las pruebas necesarias para ello.
Contratar al personal seleccionado, bajo el cumplimiento de las condiciones legales
vigentes del Ministerio de Protección y Seguridad Social para la contratación de
personal.
Realizar las inducciones y reinducciones pertinentes al desarrollo del recurso humano
de la Provincia.
Capacitar al recurso humano de la Provincia en las áreas que requiera el desarrollo del
objeto social de la Provincia y que propendan por mejorar las condiciones ambientales
en el desarrollo de las actividades propias de la Provincia.
Elaborar la nómina y los demás pagos de personal, calculando el total consolidado
devengado y las deducciones para cada uno de los empleados de la Provincia.
Elaborar todos los pagos patronales correspondientes de la Provincia y de cada uno de
los miembros de ella ante las entidades de salud, pensiones, cesantías, riesgos
profesionales, cajas de compensación y demás pertinentes.
107
Solucionar novedades de personal tales como asignación de permisos, determinación
de vacaciones, determinar préstamos, asignar o validar licencias, entregar cheques de
subsidios, elaborar certificados de ingresos y de labores, y demás novedades que se
generen en el cumplimiento del proceso de administrar los recursos humanos de la
Provincia.
Controlar la gestión y los resultados de cada uno de los empleados de la Provincia,
aplicando los indicadores determinados para cada cargo, proceso y persona.
Ejecutar las sanciones pertinentes cuando la gestión, los resultados, la actitud, los
procesos o las actividades laborales se vean perturbadas por una acción u omisión
directa de algún miembro de la Provincia.
Coordinar la elaboración y el cumplimiento del programa de salud ocupacional de la
Provincia.
Coordinar el procesamiento de información jurídica
Administrar las pólizas de la Compañía, observado el cumplimiento de las estipulaciones
y el adecuado cubrimiento de los riesgos corporativos en el desarrollo del objeto social.
Coordinar el procesamiento de la información general de la Provincia.
Determinar las necesidades actuales de capacitación general y específica que exista en
la Provincia.
Recopilar la información pertinente sobre los aspectos de capacitación que requiera la
Provincia, al igual que los planes y programas de capacitación que los proveedores de
información ofrezcan.
Elaborar el Plan de capacitación general para la Provincia, de forma tal que incluya los
aspectos de capacitación que requiera.
Distribuir los programas que hacen parte del Plan general de Capacitación dentro del
personal de la Provincia, enfatizando en los cargos, procesos o funciones que lo
requieran.
Ejecutar los programas que hacen parte del Plan general de capacitación de acuerdo a
los aspectos de capacitación previamente determinados.
Evaluar el Plan general de acuerdo a los aspectos de capacitación previamente
determinados.
Evaluar los programas específicos de capacitación de acuerdo a los aspectos de
capacitación previamente determinados.
Ejecutar actividades de elaborar nómina y demás pagos de personal
108
Grado universitario en el área Jurídica, administrativa y contable
ACADÈMICOS
Conocimientos en Computación
PERSONALES
Responsabilidad
Actitud de Compromiso
Honestidad
Actitud de Racionalización del
Orden
gasto
Respeto
Agilidad mental
Recursividad
Capacidad de diagnóstico
Sociabilidad
Capacidad para tomar
Celeridad
decisiones
Eficacia
Condiciones de Investigador
Entereza
Capacidad de previsión
Iniciativa
Facilidad de expresión oral y
Creatividad
escrita
Liderazgo
Habilidad matemática
Discrecionalidad
Rapidez de asociación
Dominio Personal
Rapidez para la comprensión
Viveza de Espíritu
de la Información
109
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓN:
Responsable de personal y Recursos Humanos
GRUPO OCUPACIONAL
JEFE INMEDIATO:
Superiora de comunidad y ecónoma local
SUBALTERNOS
Auxiliar contable
OBJETIVO GENERAL
Elaborar la nómina general de la Provincia, calculando el total neto devengado de cada
uno de los empleados, además de digitarla en el sistema bancario o financiero
actualmente pertinente.
Revisar la nómina general de la Provincia, observando el cumplimiento de las condiciones
laborales y cubrimiento del total de los empleados.
Coordinar con las áreas involucradas en el proceso, el pago de la nómina y demás pagos
del personal de la Provincia.
Entregar a cada uno de los empleados de la Provincia, los comprobantes de pago
pertinentes a la cancelación de nómina y demás pagos de personal.
Ejecutar actividades de Elaboración de pagos patronales
Recopilar la información pertinente a las afiliaciones de salud, pensiones y cesantías de
cada uno de los empleados de la Provincia.
Elaborar los formatos de pagos patronales de acuerdo a la información de afiliaciones de
salud, pensiones y cesantías recolectada.
Confirmar el cubrimiento total de los empleados de la Provincia en la elaboración de los
formatos de pagos patronales.
Archivar los formatos de los pagos patronales de la Provincia cancelados ante las
entidades involucradas.
Enviar copia de los pagos patronales cancelados a cada empleado beneficiario de la
Provincia. Y ejecutar actividades de solucionar novedades de personal
110
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓN:
Relaciones laborales
GRUPO OCUPACIONAL
Responsable
INMEDIATO:
SUBALTERNOS:
Responsable Administrativo y financiero
Responsable de Relaciones Laborales
OBJETIVO GENERAL
Asignar otros permisos laborales necesarios de forma tal que su realización no afecte el
desarrollo de los procesos apostólicos de la Provincia.
Aprobar el permiso laboral asignado.
Notificar el permiso laboral asignado al empleado y a su Jefe inmediato.
Legalizar ante las entidades pertinentes las incapacidades médicas laborales de los
empleados de la Provincia.
Recibir el informe de incapacidad médica laboral del empleado.
Recibir los soportes de incapacidad médica laboral del empleado.
Legalizar la incapacidad médica laboral del empleado ante la EPS o ARP involucrada.
Asignar las vacaciones a los empleados de la Provincia que se hagan acreedores a ellas,
bajo las normas legales vigentes.
Recibir solicitud de vacaciones de los empleados de la Provincia.
Analizar posible tiempo de asignación de vacaciones a los empleados de la Provincia.
Definir período de disfrute de vacaciones de los empleados de la Provincia.
Notificar período de disfrute de vacaciones a los empleados de la Provincia.
Registrar la asignación de vacaciones a los empleados de la Provincia en los formatos
estipulados para ello.
111
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓN:
Responsable Recepción de pedidos. Bodega
Bogotá
principal
GRUPO OCUPACIONAL
JEFE INMEDIATO:
Responsables de centros de difusión
Cada ciudad
OBJETIVO GENERAL
Realizar actividades de atención y orientación para con los informes y requerimientos que recibe de
los diferentes centros de difusión.
RESPONSABILIDADES
Recibir correspondencia
Recibir correspondencia de acuerdo a las condiciones estipuladas para el envío y recibo
de la misma.
Registrar recepción de la correspondencia
Definir destinatario de la correspondencia
Confirmar entrega correspondencia
Confirmar recibo y entrega de correspondencia a origen
Enviar correspondencia
Recibir de los clientes internos solicitud de envío de correspondencia
Recibir de los clientes internos el envío de correspondencia
Preparar el envío de correspondencia
Enviar la correspondencia de acuerdo a las condiciones estipuladas para el envío y
recibo de correspondencia.
Verificar llegada de correspondencia a destino
Enviar correo electrónico
Recibir solicitud de envío de correo electrónico
Elaborar el correo electrónico
Revisar el correo electrónico
Enviar el correo electrónico
Verificar la llegada del correo electrónico
112
REQUISITOS
Bachillerato
ACADÈMICOS
Conocimientos en Secretariado
Estudios de Computación en Procesadores de Palabras, Hojas de
cálculo, Presentaciones, Bases de datos e Internet.
EXPERIMENTALES
Actividades de Secretariado
Actividades de Recepción
Manejo de Computación y programas
Actividades de Servicio al cliente
Actividades de Relaciones públicas
PERSONALES
Responsabilidad
Actitud positiva
Honestidad
Actitud de Compromiso
Orden
Actitud de Racionalización del gasto
Respeto
Agilidad mental
Entereza
Dominio Personal
Discrecionalidad
Facilidad de expresión oral y escrita
Recursividad
Rapidez de asociación
Eficacia
Rapidez para la comprensión de la
Sociabilidad
Información
Viveza de espíritu
113
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓN:
Responsable de ventas Provincia
GRUPO OCUPACIONAL
Responsable
INMEDIATO:
SUBALTERNOS:
Responsable centro interno
Jefe de Ventas de cada centro de costo
Jefe de mercadeo y Publicidad
OBJETIVO GENERAL
Dirigir los procesos comerciales y operativos de la Provincia, garantizando el cumplimiento y la
ejecución del plan apostólico.
RESPONSABILIDADES
DESCRIPCIÓN
1. Establecer las condiciones generales de comercialización y despachos terrestres de mercancías
en la Provincia.
2. Establecer estrategias apostólicas de comercialización de ventas de mercancías de la Provincia.
3. Dirigir las actividades de relaciones públicas con la competencia a lo largo del país.
4. Concertar alianzas comerciales estratégicas para el eficiente desarrollo del objeto social de la
Provincia.
5. Dirigir el adecuado desarrollo de los procesos de despacho terrestre de mercancías de la
Provincia.
6. Coordinar el reporte de acción de cada una de las áreas a su cargo.
7. Analizar los informes de gestión comercial y operativa para la efectiva toma de decisiones en la
Provincia.
8. Elaborar informes sobre la situación comercial y operativa actual de la Provincia.
9. Velar por el desarrollo concordante de los procesos comerciales, operativos, administrativos y
financieros de la Provincia.
10. Reportar la gestión de su área a las instancias superiores pertinentes.
114
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓN:
Responsable de difusión y mercadeo
GRUPO OCUPACIONAL
Responsable
INMEDIATO:
Responsable Comercial
OBJETIVO GENERAL
Comercializar los artículos religiosos tales como ornamentos sagrados, vasos sagrados, y todo lo
relacionado con el culto sagrado propios de la Provincia.
DESCRIPCIÓN
Ejecutar actividades correspondientes a la identificación de los clientes potenciales de la
Provincia.
Observar los directorios generales de información sobre personas jurídicas y naturales
que puedan convertirse en clientes potenciales de los centros de difusión de la
Provincia.
Observar bases de datos específicas de información en las cuales se ubique el perfil del
cliente potencial de la Provincia.
Solicitar referidos en base del perfil de cliente potencial de la Provincia, previamente
identificado.
Ejecutar actividades de contacto con los clientes potenciales de la Provincia.
Gestionar la consecución de los teléfonos y las direcciones de los clientes potenciales
identificados.
Ejecutar actividades correspondientes a la presentación de la Provincia.
Determinar los destinatarios del Portafolio de servicios dentro de la empresa cliente
potencial identificada.
Elaborar el Portafolio de servicios de la Provincia, para los destinatarios dentro de la
Provincia, cliente potencial identificado.
Supervisar en envío del Portafolio de servicios elaborado.
115
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIÓN:
Responsable de Mercadeo y publicidad
GRUPO OCUPACIONAL
Responsable
Responsable Comercial
INMEDIATO:
SUBALTERNOS:
Asistente de Mercadeo y Publicidad
OBJETIVO GENERAL
Formular y ejecutar el plan de mercadeo y publicidad de la Provincia.
RESPONSABILIDADES
DESCRIPCIÓN
Formular y ejecutar las estrategias de Mercadeo y Publicidad relacionadas a la
operación de desarrollo del objeto social de la Provincia.
Efectuar investigaciones de mercadeo tendientes al diagnóstico del estado actual del
mercado de transporte terrestre de mercancías por carretera en Colombia y el pacto
andino.
Actualizar los precios de los servicios actuales de la Provincia.
Identificar las necesidades de clientes potenciales en la Provincia en relación a la
investigación de mercadeo pertinente.
Actualizar las actividades de los centros de costo de la Provincia en relación con la
investigación de mercadeo pertinente.
Caracterizar a los clientes actuales y potenciales de la Provincia.
Identificar los medios de publicidad acordes con el sector en el cual desarrolla el objeto
social la Provincia.
Formular estrategias de Relaciones públicas y de acercamiento con los clientes
actuales y potenciales.
116
10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Se hace necesaria la implementación de un sistema de control, con el fin de
salvaguardar los activos, promover la adhesión a las políticas y procedimientos
preescritos, circunscribiendo las decisiones y las responsabilidades a los roles
establecidos y asignando las funciones a cada responsable y colaborador, con
todo lo cual se promueve cultura del control, cultura organizacional y, se genera
eficacia, efectividad, eficiencia y crecimiento.
Los Sistemas de Control Interno son de gran ayuda e importancia porque sirven
como mecanismo para la Gestión en la determinación de políticas y estrategias de
la empresa y direccionar hacia lo que verdaderamente se busca.
Las partes del Sistema de Control sirven como guías durante la ejecución de
programas de personal en el tiempo, y sirven como norma de comparación una
vez que se hayan completado los planes y programas.
Los manuales de funciones y procedimientos inducen a quienes toman decisiones
a pensar en las necesidades totales de la comunidad y a dedicarse a planear de
modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la
importancia necesaria. Estos manuales fueron rediseñados y formalizados para su
implementación y tomar determinaciones en la provincia
Los Sistemas de Control interno sirven como medios de comunicación y
retroalimentación entre unidades a determinado nivel de funciones y de autoridad
y verticalmente entre las hermanas de un nivel de función a otro. Una red de
informaciones se filtra hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior
análisis aplicación y toma de decisiones realizando un proceso de mejoramiento
continuo, para ello los cuestionarios de Control Interno
deben aplicarse
periódicamente sin aviso previo y tomar determinaciones que permitan minimizar
riesgos
RECOMENDACIONES
Efectuar la aplicación del sistema de Control propuesto con el fin de generar en la
comunidad la confianza necesaria en su buen funcionamiento, pero se debe
117
coordinar con buenas herramientas para tomar decisiones correctas sobre
asuntos relevantes. Para ello es necesario tener en cuenta:
•
•
•
•
•
•
•
•
Establecer prioridades, secuencias y sincronizar pasos a seguir.
Decidir cómo y cuándo alcanzar metas fijadas.
Determinar resultados finales deseados.
Preparar y capacitar las religiosas de la congregación.
Definir líneas de enlace para facilitar la coordinación.
Asegurar responsabilidades y plantear exactamente lo que se espera de
cada miembro de la comunidad.
Estimular la creatividad y la innovación para alcanzar metas.
Medir resultados.
APORTES
La Investigadora espera que este trabajo de grado sea un aporte para:
La Universidad: a la cual se le entrega un documento escrito el cual refleja la
profundización en el área contable, financiera, de control, que servirá de consulta y
generara proyectos afines a la administración.
Los Estudiantes: como material de soporte para el desarrollo de proyectos
encaminado al fortalecimiento de la investigación y de la educación continuada en
diplomados de control interno para comunidades religiosas, especializaciones,
maestrías y doctorados.
A La Sociedad Colombiana: le entrego como aporte la propuesta de aplicación de
un sistema de control interno que permitirá ejercer en forma precisa y sin
equívocos el desarrollo de procesos administrativos más efectivos, como solución
a las necesidades que se avecinan en corto tiempo de competitividad y que
servirá de apoyo a la toma de decisiones en los niveles de la alta dirección de las
comunidades religiosas.
A mí como investigadora: me permitió profundizar en el área del sistema de
Control Interno, las finanzas, los informes financieros y costos y conocer más a
fondo los sistemas gerenciales, lo cual contribuyó a mi desarrollo integral como
Contadora Pública profesional.
118
BIBLIOGRAFIA
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ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. Control Interno Informe Coso. Pág. 25. Año
2003
AUTOEVALUACIÒN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Revists Administer
Universidad EAFIT. Año 2.005
BLANCO Yanel. Normas y Procedimientos de Auditoría Integral. Año 1.998
BLANCO ILLESCAS. El control como guía de la gestión empresarial Pág 73
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BIBLIA LATINOAMERICANA. Ediciones. Verbo Divino Estrella Navarra España.
Año 2.002
B.J.HODGE, W.P. ANTHONY L.M GALES teoría de la organización un enfoque
estratégico. Prentice may Iberia. Madrid Año 1.998.
HODGE, B.J. P. ANTHONY, WILLIAM. GALES, M Lawrence. Teoría de la
Organización un enfoque estratégico. Madrid: Pearson Educación S.A .2.003
CATÀCORA, Procesos y procedimientos Contables. Primera Edición. Editorial
Graw/Hill. Venezuela. Pág. 238. Año 1.996
CATALDO Pizano Juan. Visión global de la Empresa. Grupo Editorial Alfa omega
S.A de C.V. Año 2.003
CÈPEDA Gustavo. Auditoría y Control Interno. Ed. Mc Graw Hill. Año 1997
COMITÈ DE PROCEDIMEINTOS DE AUDITORÍA. Instituto Norteamericano. Los
elementos de un sistema coordinado y su importancia para la administración. Año
2.002
CONSEJO TÉCNICO DE CONTADURÍA PÚBLICA. Pronunciamiento 7. Ediciones
Ecoe. Año 1.998
119
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Banco
Mundial. Mapa de riesgos de corrupción. Año 1.999
DECLARACIONES SOBRE NORMAS DE AUDITORÍA. SAS 1, Pág 16. Año 1.998
DOMINGUEZ GIRALDO Gerardo. Indicadores de gestión y resultados un enfoque
sistémico. Año 2.002
ESTUPIÑÀN Rodrigo. Control interno y fraudes. Pág 23-24 Ed. Ecoe. 2003.
Committee of sponsoring organizations of the tread way commissions (Coso)
International of control integrated.
GRANDA Rubén Darío. Control Interno. Grupo Editorial Nueva Legislación. Pág.
327. Año 2.006
HAGERMAN Robert. Universidad INCCA de Colombia. Año 2004. Págs. 164-169
HAROLD KOONTZ Heinz Weihrich, AMAT Joan M. Control de gestión una
perspectiva de dirección. Año 1.997
CHEVARRIA Hernández Rogelio. Auditoría. Editorial Pueblo y Educación. Año
2.002
INFORME COSO. Joint Ventures. Operaciones conjuntas, asociaciones de
empresas. Año 2005
LEONARD, W. Auditoría Administrativa de métodos y Eficiencia administrativa.
México: Editorial Diana. Pág. 33. Año 1.990
MADARIAGA García Ricardo. Control de Gestión, conceptos básicos. Instituto
Colombiano de bienestar familiar. Año 1.997
MANTILLA Samuel Alberto. Administración de riesgos del emprendimiento. Pág.
32. Ediciones Ecoe. Año 2005.
MANTILLA Samuel Alberto. Control Interno Estructura conceptual integrada.
Committee of sponsoring organizations of the treadmay commision. Ediciones
Ecoe. Año 2.002
120
MEIGS, W. LARSEN, J. Principios de Auditoría. Segunda Edición. México.
Editorial Diana. Año 1.994
MÈNDEZ Carlos Eduardo, Metodología para elaborar diseños de investigación en
ciencias económicas, contables y de administración. McGraw Hill. Año 1.998
PARRA PARRA Orlando. Sistemas de información financiera. ORPA Editores.
Año 1.995
PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO. Directorio Administrativo. Año 2004
PEÑA BERMUDEZ Jesús María. El control la Auditoría y la Revisoría Fiscal.
Ediciones Ecoe. AÑO. 1.998
PLAN ÚNICO DE CUENTAS. Normas generalmente aceptadas en Colombia
Grupo Editorial Nueva Legislación. Año 2.003
POCH. Manual de Control Interno. Editorial Gestión 2000. Segunda Edición.
Barcelona España. Pág. 17.Año 1.992
REDONDO, A. Curso Práctico de Contabilidad General. Décima Edición. Editorial
Centro Contable Venezolano. Pág. 267. Año 1.993
SANTIAGO ALBERIONE. AD 134. Pág. 116. EDIZIONE PAULINE. 1.985
STATEMENT ON AUDITING STANDARDS No 69, The Meaning of” present fairly
in Conformity With Generally Accepted Accounting principles “ in the Independent
Auditor’s Report (New York: AIPA, 1992)
UDAONDO Duvan Miguel. Gestión de calidad. Ediciones Díaz de Santos S.A
1.992
UNIONE DE SUPERIORI GENERALI. Economía y misión en la vida Consagrada.
Editrice “ Il Calamo”. Año 2.002
121
ANEXO A
ORGANIGRAMA
PÍAS
DÌSCÌPULAS DEL DIVINO MAESTRO
GOBIERNO
GENERAL
MADRE GENERAL
VICARIA
GENERAL
SECRETARIA
GENERAL
CONSEJERAS
GENERALES
ECONOMA GENERAL
SUPERIORA PROVINCIAL
VICARIA
PROVINCIAL
SECRETARIA
PROVINCIAL
CONSEJERAS
PROVINCIALES
ECONOMA
PROVINCIAL
122
ANEXO B
ORGANIGRAMA ECONOMATO
COLOMBIA
ECÒNOMA PROVINCIAL
CONTABILIDAD
CENTROS DE
REVISOR FISCAL
TESORERÍA
ECONOMATO
PROVINCIAL
PÍAS DISCÍPULAS
DEL DIVINO
MAESTRO.
COSTOS
INVENTARIOS
CENTRO INTERNO
EQUIPO DE
APOSTOLADO
CREACIÓN Y
DISEÑO
MEDELLÌN
CALI
CÚCUTA
TALLERES
DIFUSIÓN MERCADEO
123
BOGOTÀ
ANEXO C
PROCESO MANUAL CONTROL DE INVENTARIOS
Orden de
compra
Informe de
recepción
Selección
componentes de
inventario a pedir
Requisición
almacén
Análisis de
inventario
Notas ajustes
Registro de
Componentes
K
Documento
puente
F
Proveedores
N
Actualización
registros
inventarios
Requisición
de compras
Preparación
requisición
Compra
Selección de
proveedores
P
Proveedor
Organización & métodos. Pág 68
124
Orden de
compra
OC
Recepción
P
ANEXO D
CICLO DE PRODUCCIÓN
INICIACION DEL
CICLO DE
PRODUCCION
Planeación de
producción
Costo de
ventas
Programación
de inventarios
Costos de
producción
Producción de
bienes y
servicios
Despacho a
centros de
costos
Registro de
inventarios
Gráfico organización & métodos Pág 142
125
Adquisición:
Mano de obra
Materias
primas
Servicios y
suministros
Desembolsos
Pago de
nómina
ANEXO E
CICLO ABASTECIMIENTO Y DESEMBOLSOS
INICIACIÓN
EFECTIVO
PEDIDO DE
COMPRAS
DESEMBOLSO
EFECTIVO
AUTORIZACIÓN
CUENTAS POR
PAGAR
ORDEN DE
COMPRA
RECEPCIÓN
DESPACHOS
CENTROS DE
COSTOS
REGISTRO DE
INVENTARIOS
Gráfico organización & Métodos. Pág 139
126
ANEXO F
PROCEDIMIENTO ECONOMATO
PÍAS
DISCÍPULAS
DEL DIVINO
MAESTRO
Recibos de
caja
CENTROS
DE COSTOS
ECONOMATO
ƒ
ƒ
Recepción de dinero
Ventas
No siempre es
Elaborada.
Asistente de
Contabilidad
Giro de
cheques
Custodia del dinero
para desembolsos
varios
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ENTREGA
DIARIA DEL
DINERO
Compra de mercancías y otros
Pagos de nómina
Compra de útiles de papelería, aseo y cafetería
Pago de servicios
Pago de transportes
Pagos de gastos en los que incurra la provincia
Reembolsos a centros de costos (cajas menores)
127
ANEXO G
PROCEDIMIENTO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES
Solicitud
verbal de
cada
superiora
VINCULACIÓN
Provincial
Aprueba el
ingreso de nuevo
personal
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Verificación
referencias
Remisión exámenes
médicos de ingreso.
Recepción fotocopia
documentos de
identificación
Afiliaciones
Pías Discípulas del Divino
Maestro
Contrato de trabajo
Firma
CONTABILIDAD.
ƒ
Cálculo mensual de
provisiones prestaciones
sociales
ƒ
Consolidación anual
prestaciones sociales.
Ajustar diferencias
Tesorería asigna
el salario.
PREPARACIÓN Y PAGO DE NÓMINA
128
ANEXO H
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA Y ARTÌCULOS
RELIGIOSOS
PÍAS
DISCÍPULAS
DEL DIVINO
MAESTRO
PÍAS DISCÍPULAS
DEL DIVINO
MAESTRO
SALIDAS DE
INVENTARIO
ORDEN DE PEDIDO
PÍAS DISCÍPULAS DEL
DIVINO MAESTRO
CONTABILIDAD
CAUSACION Y
REGISTRO DE VENTA
DOCUMENTOS DE
VENTA. FRA VENTA
129
ANEXO I CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO
Tomados como herramienta para levantar la información y diagnosticar la
situación.
ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
AREA: EFECTIVO: CAJA MENOR
SI
CONCEPTO
N
N/
OBSERV
O
A
A
1. ¿Al solicitar o realizar los reembolso 5
respectivos de caja le hacen arqueos de caja,
para controlar su del efectivo?
8
2. ¿Existe en forma escrita las políticas 3
establecidas para permitir el manejo eficiente
del dinero de la congregación?
10
3. ¿Se realizan arqueos frecuentes de caja sin 6
previo aviso, para,
controlar que no se
mezclen los ingresos, y general un control
efectivo del dinero que se tiene en caja?
7
4. ¿Cuándo se entrega dinero en efectivo se
elabora el comprobante correspondiente y se
hace con previa autorización?
13
12
5. ¿Están separadas las funciones de cuidado y
manejo del efectivo, con las de autorización de
pagos y soportes de los gastos respectivos?
10
6. ¿Se cuida de cumplir con las políticas
establecidas desde economato, tales como
topes mínimos y máximos
de pagos y 8
recaudos?
7. ¿Al momento de realizar un pago se tiene en 3
cuenta la liquidación de retenciones, reteica,
allí donde es obligatorio?
9
8.
¿Si no conoce las normas tributarias,
información o asesoría?
130
pide
1
3
Si, aunque en
algunos
casos no
aplica
5
No, y
10
tampoco se
pide
información.
4
No existe el
esfuerzo por
9. ¿Cada una desde la responsabilidad que tiene,
entiende la importancia de aplicar las
retenciones, para evitar cargas tributarias a la 13
entidad o sanciones?
actualizarse
10. ¿Se sabe cuáles son los montos o bases así
como las tarifas para aplicar sobre estos 13
impuestos, para no incurrir en posibles
sanciones?
13
11. ¿Se tiene control sobre los recibos de caja
cuidando que su numeración lleve un
consecutivo?
12. ¿Se cuida de hacer firmar e identificar 13
plenamente con dirección y teléfono a los
beneficiarios de pagos o a las personas que 13
prestaron los servicios?
13. ¿Antes de cancelar y entregar el dinero se 13
controla, si está bien el servicio que se está
cancelando?
14. ¿El procedimiento reposición del fondo de caja 1
menor es considerado que cumple con las
políticas establecidas en la congregación?
12
9
4
15. ¿En caso de entrega de anticipos se generan
documentos correspondientes, para tenerlos
9
en cuenta al momento de su cancelación?
4
16. ¿Se registran o causan diariamente los gastos
8
incurridos,
para no incurrir en posibles
olvidos?
17. ¿Considera que se está dando un adecuado
4
manejo a los dineros de la caja menor?
5
11
18. ¿Se preocupa por mejorar el control y manejo
del efectivo?
13
19. ¿Si en este momento se hiciera arqueo de caja
cree que no se encontraría ninguna
inconsistencia sea faltante o sobrante?
131
13
No se
evalúan
20. ¿Hace un estudio revisando y analizando los 7
gastos, cuales tienen mayor cuantía o monto,
si son necesarios o si se podrían omitir en
ciertos casos?
6
21. ¿Se evalúa a las personas que colaboran con
10
los manejos de fondos o efectivo?
3
22. Si se lleva acabo lo anterior ¿cada cuánto se
9
realiza?
4
23. ¿Se cuida de analizar y verificar el balance que
el economato envía a cada centro de costos, o
más bien hace caso omiso, y /o se buscan
estrategias para su mejoramiento?
24. ¿Se es solidaria en el esfuerzo por depurar un
ciento por ciento la parte contable y
administrativa?
25. ¿Colabora o es indiferente con los esfuerzos
que se vienen realizando?
132
ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
AREA: INVERSIONES
CONCEPTO
SI NO
1. ¿Se cuentan con políticas claras a la hora X
de realizar inversiones a corto y largo
plazo?
2. ¿Mensualmente
se
monitorea
las X
inversiones para ver si realmente está
generando los rendimientos financieros y
valor agregado a la congregación?
3. ¿Se ve reflejado en el balance general las X
inversiones, en sus diferentes etapas
desde el momento de la adquisición hasta
la fecha?
4. ¿Se verifican eventualmente, sin aviso
previo, las inversiones por parte de
instancias mayores?
5. ¿Se causa el registro inmediato de los
ingresos derivados de las inversiones?
X
X
6. ¿Se
concilian
mensualmente
las X
inversiones, para conocer su valor real, y
verificar su registro contable, poder medir
su rentabilidad y tomar decisiones?
7. ¿Antes de realizar cualquier inversión se
cuenta con un estudio previo, así como
con la autorización de la persona
adecuada y facultada para ello?
8. ¿Al realizar inversiones se
tiene la X
prudencia suficiente para realizarlas
siempre a nombre de la congregación?
9. ¿Se estudia con sigilo o esmero y se hace X
algún discernimiento, antes de realizar una
inversión cuantiosa, que sea benéfica para
la congregación?
10.
¿Los valores e inversiones se tienen X
en bancos o entidades autorizadas
133
X
N/A OBSERVACION
ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
AREA: BANCOS
CONCEPTO
SI NO
1. ¿Se depositan los ingresos en
su totalidad. Se hacen pagos
con el disponible circulante?
2. ¿Hay
una
sola
persona
responsable del manejo de
bancos?
N/A
OBSERVACIONES
X
X
3. ¿Cuándo se expide un cheque, X
se hace con base en unos
soportes
adecuadamente
elaborados, con la previa
revisión y autorización?
4. ¿Entre las políticas de pago se
verifica que realmente los X
valores correspondan con los
soportes?
Comprobantes de
egreso
5. ¿Qué documento se utiliza para
el pago a proveedores?
6. ¿Se expiden los cheques con
las firmas autorizadas?
7. ¿Las firmas se encuentran
registradas debidamente en los
respectivos bancos?
8. ¿Se hace la conciliación
mensualmente, no descuidando
esta función, importante para el
manejo y control preventivo?
9. ¿Se cuida que los saldos en
banco no estén sin fondos?
X
X
X
X
134
ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
AREA: INVENTARIOS
CONCEPTO
SI NO
1. ¿Mensualmente se revisa que los registros X
realizados
correspondan
con
los
contabilizados?
2. ¿Se revisa que el inventario de materias X
prima, productos en proceso, mercancías
y productos terminados, correspondan con
las compras o adquisiciones y ventas o
salidas?
.
¿Existen al interior de Bodega políticas claras X
para que cada persona que trabaja
comprendan los conceptos de competitividad,
responsabilidad y sentido de pertenencia, que
tenga disposiciones de responder cabalmente
a las funciones que se le han asignado?
3. ¿Son adecuados los controles que se X
ejercen
para
evitar
pérdidas
de
mercancías, materias primas, empaques
entre otros, evitando al máximo realizar
ajustes al sistema y generar pérdidas?
4. ¿Se cuenta con personal de tiempo X
completo que responda al manejo y
supervisión de los inventarios?
5. ¿Para que haya un mejor control se logra
integrar la parte contable con los
inventarios, generando la información
pertinente que logre los objetivos
establecidos?
6. ¿Los inventarios están debidamente X
protegidos contra deterioros físicos, ya sea
de clima o por vejez u obsolescencia o
prescripción?
7. ¿Se tiene claridad sobre los artículos que X
en inventarios ya están obsoletos o han
prescrito?
135
X
N/A
OBSERV
8. ¿Se tiene conocimiento sobre qué artículos X
hay que hacer reposición, dando
información continua a los centro de costo
sobre aquellos que no tienen movimientos
o están quietos?
X
9. ¿Se cuenta con algún mecanismo de X
control en función al
valor de los
inventarios, teniendo especial cuidado a los
de mayor valor?
10. Hay controles claros para evitar el libre
acceso de personal a los depósitos?
a) ¿Entre los procedimientos existentes se
realiza conteo físico por lo menos una vez
al año?
b) ¿Se
cuenta
con
una
planeación
establecida con anterioridad para control
de mercancías?
c) ¿Al momento de preparase para hacer la
revisión física se separan los diferentes
productos?
d) ¿Entre los aspectos a tener en cuenta al
momento de realizar el inventario se tienen
conceptos claros con relación a la
mercancía en mal estado?
e) ¿Se vigila y controla que los precios base
para la valuación se apliquen y transcriban
correctamente?
f) ¿Existe un control y vigilancia al momento
de confirmar cantidades, haciéndolo al
menos dos veces, ojalá por personas
diferentes?
X
X
Que no se
cumplan es otra
cosa.
X
.X
X
X
12. En relación a la entrada de inventarios:
a) ¿Se informa debidamente al centro Interno X
sobre las compras realizadas y que se han
hecho con orden de compra?
b) ¿Se revisa y controla la entrada de X
mercancía recibida?
c) Considera adecuado el proceso de
reportes adoptado por parte de inventarios X
con el centro interno?
X
13. Con relación a los depósitos donde se
almacena la mercancía:
136
El básico teniendo
cuidado que no se
deterioren
X
d) ¿Qué manejo se da a la cantidad de
mercancía existente, con relación a los
artículos y así saber como y dónde se
ubican?
e) ¿Se hace protección a su integridad y
calidad?
f) ¿El sitio donde se almacena la mercancía,
es el más apropiado?
g) ¿Se programa con tiempo las compras
para
evitar
las
sorpresas
poco
convenientes?
h) ¿Es adecuado el manejo interno que se da
a la circulación de mercancía a los
diferentes centros de costo?
i) ¿Antes de dar respuesta a un envío, se
verifica en el sistema, para saber con que
cantidades cuentan, y así brindar una
ayuda oportuna, evitando que cosas que
se almacenan en un centro de costo, otro
que lo pueda estar necesitando?
j) ¿Se utiliza adecuadamente la información,
para brindar respuestas a tiempo, sin
dilación?
k) ¿Tiene una visión clara de la magnitud de
los problemas del inventario?
l) ¿Cuántas veces al año circula el inventario
en su conjunto?
X
X
X
X
X
X
X
X
137
Dos veces al año
X
m) ¿Cuáles son los artículos que tienen mayor X
rotación?
14. ¿Se cuentan con mecanismos para
administrar los inventarios
sobre bases
Óptimas?
15¿Se cuenta con numeración consecutiva en
los formatos que se manejan en esta área?
16¿De qué formatos dispone para el control y
manejo de inventarios?
17 ¿Ha realizado propuestas para mejorar el
manejo de documentos y cuáles considera
oportunos y le gustaría implementar?
18 ¿Existen manuales de funciones o elencos
de las funciones que cada persona que trabaja
en este sector desempeña?
19 ¿Se realizan visitas o auditorias relámpago
a los diferentes centros de costos para
confirmar la veracidad entre lo reportado en
inventario y el sistema contable que se lleva en
X
X
Camisas,
cerámica piedad
popular,
ornamentos
X
X
X
X
Ordenes de
pedido,
producción,
entrada de
inventarios,
remisiones
No por escrito
el centro interno?
12. ¿Las órdenes de producción se diligencian
y respetan, o al contrario se hace caso
omiso, y no se lleva control?
13. ¿Considera que el manejo que se da al
sistema de costos es eficiente?
14. ¿Conoce el sistema de contabilidad de
Costos y lo considera eficiente?
15. ¿Sabe si la contabilidad se encuentra
integrada con inventarios, y si hay
concordancia a la hora de presentar
resultados?
16. ¿Se verifica y revisa periódicamente las
cantidades de producción con relación a la
competencia?
17. Analizando la mano de obra directa ¿se
distribuye de una manera adecuada en
función a órdenes de producción o centros
de costo buscando una mejor asignación al
costo?
18. ¿El manejo que se realiza de prorrateo es
el más adecuado en la aplicación a los
costos indirectos?
19. ¿Con qué esmero se cuida que los costos
y gastos en los cuales se incurren se
carguen a convenientemente a las
respectivas
cuentas u ordenes de
producción?
20. ¿Cuándo la mercancía llega se revisa
inmediatamente, favoreciendo su pronta
contabilización?
21. ¿Favorece desde su sitio de trabajo el
mejoramiento continuo de la actividad que
realiza, para generar valor agregado?
22. ¿Al momento de presentar una propuesta
de mejoramiento, conoce a dónde quiere
llegar y qué busca?
23. ¿Conoce y comparte las políticas que se
manejan a la hora de establecer los
precios?
X
X
X
X
X
138
Cada tres meses
X
X
X
X
X
X
ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
AREA: INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO
CONTABILIDAD
Hay mucho
todavía por hacer
Se busca de ser
eficientes
CONCEPTO
SI NO
1. ¿Se hace inspección para verificar la existencia X
real de los bienes muebles e inmuebles y que
estos se encuentren registrados como
propiedad de la congregación?
2. ¿Mensualmente se revisa y verifica que se X
realicen correctamente las depreciaciones
según sea el caso llevándolo a la cuenta
correspondiente?
3. ¿Se tienen debidamente asegurados los bienes X
de la entidad para evitar posibles pérdidas, se
hacen de manera total o parcial, contra toda
clase de siniestros?
4. ¿Están bajo control estricto presupuestal las X
adquisiciones de los activos?
5. ¿Las propiedades se encuentran a nombre de X
la congregación?
6. ¿Existen personas responsables que estén al X
tanto de movimientos, sanciones, embargos,
tutelas, así como estar informada de las
normas y leyes que expide el Gobierno
Nacional y Departamento, para no poner en
peligro el patrimonio de la entidad?
7. ¿Los archivos se mantienen en lugares
seguros, para evitar que manos inescrupulosas
puedan hurtar los documentos que acrediten a
la entidad como única propietaria?
X
8. ¿Existen registros de cuentas de orden del
activo totalmente depreciado y que aún se
encuentra en uso, así ya no existan en libros?
X
9. ¿Se verifican y cuidan los procedimientos que X
permitan controlar el pago oportuno de
obligaciones tributarias relacionadas con
Inmuebles, como es el caso de impuesto
predial?
X
10. ¿Existe consistencia en los métodos aplicados
para depreciar los activos fijos?
11. ¿En cuanto a las depreciaciones para su
causación y liquidación, el método es igual para
139
X
N/A
OBSERV
fines fiscales y para fines contables?
12. ¿Qué políticas se tienen implementadas para la
reposición de unidades que se encuentran en
mal estado?
13. ¿Al momento de contratar servicios para
mantenimiento, se exigen control de calidad, y
se verifican antes de la cancelación de X
cualquier servicio?
140
Solamente
las
necesarias
ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
AREA: CUENTAS POR PAGAR
Tesorería
CONCEPTO
SI NO
1. ¿Existe políticas sobre el manejo de pago a X
proveedores con el fin de lograr una óptima
utilización de los recursos de la congregación y
una buena imagen ante los proveedores?
2. ¿Se verifica antes de cancelar cualquier servicio
público que se haya recibido?
X
3. ¿Existe un manejo razonable y programado de X
las compras para evitar improvisaciones?
4. ¿Se archiva convenientemente y aplican las
X
normas establecidas para tal fin?
5. ¿Se tiene cuidado de archivar adecuadamente
X
las declaraciones del IVA?
6. ¿Tiene un manual de funciones y cuáles
considera deberían integrarse al actual?
7. ¿En relación con el control de ventas, busca X
depurar lo mejor posible los documentos antes
de remitirlos a contabilidad?
8. ¿En relación con la causación de impuesto en
ventas, considera que los reporta puntualmente X
para no pasar por alto ninguno, y evitar cualquier
descuido que genere sanciones?
9. ¿Está al tanto cuando los empleados no cumplen
con su horario, para hacer los descuentos
correspondientes de nómina?
X
141
X
N/A OBSERV
ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
AREA: OTROS PASIVOS A CORTO PLAZO
ECONOMATO
CONCEPTO
SI NO
N/A OBSERV
1. ¿Se vigila y controla que las facturas expedidas X
por los centros de difusión se hagan con la
debida discriminación?
2. ¿Se paga oportunamente la obligación fiscal?
3. ¿Se causa oportunamente los costos y gastos
X
para una correcta utilización del IVA a favor de la
entidad?
4. ¿Existe la cultura de una continua actualización
con relación a la ley concerniente al impuesto
X
agregado para gozar de los beneficios que se
generan?
5. ¿Se cuenta con controles efectivos para el
cumplimiento de las obligaciones fiscales a cargo X
de la entidad con el fin de evitar litigios que
puedan afectar su estabilidad?
6. ¿Cuenta la entidad con personal calificado para
manejar satisfactoriamente el cumplimiento de X
sus obligaciones fiscales?
7. ¿Se recurre a asesoría externa?
X
8. ¿Es efectiva esta asesoría?
No del
todo
9. ¿Están regulados y establecidos los niveles de
endeudamiento que puede contraer la entidad,
X
así como sus funciones y limitaciones?
142
X
ENTIDAD AUDITADA: PÍAS DISCÍPULAS DEL DIVINO MAESTRO
AREA: CENTROS DE APOSTOLADO LITURGICO
CONCEPTO
SI NO
Cada 15 días
1. ¿Con qué frecuencia se realizan
reposiciones de mercancía al centro
interno?
2. ¿Se conoce las cantidades existentes
en depósito al momento de hacer
pedidos?
X
3. ¿Se conoce la mercancía que hay en
el centro interno que no se mueve
para contribuir, así sea en una
pequeña porción, a su disminución?
X
4. ¿Existe la cultura de un mejoramiento
continuo en función de atraer nuevos X
clientes, para dar la entidad un mayor
margen de rentabilidad en sus
ingresos?
5. ¿Se cuenta con controles efectivos en
el manejo del efectivo, dando X
cumplimiento así a las políticas de
evitar que sean varias las personas
que manipulen el efectivo?
6. ¿Con relación al personal que trabaja
en este oficio, conocen sus funciones,
se encuentran discriminadas o tienen X
conocimiento de ellos, para poder
evaluar su cumplimiento y así poder
generar un mejor servicio?
7. ¿Se tiene vigilancia y control sobre las
obligaciones
existentes
y
reglamentarias con el Estado y con
Bogotá, como es sanidad, bomberos X
entre otros?
8 ¿Se proponen topes de ventas, creando
con ello mecanismos que faciliten la
medición de su gestión?
143
N/A OBSERVACIONES
X
144
145