Instructivo de uso para las aplicaciones de canal

Mutual Federada 25 de junio
Versión 10.0
Instructivo de uso para las
aplicaciones de canal de agente
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Índice
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Introducción .............................................................................................................. 4
Requisitos previos de sistema.............................................................................. 4
Descripción del circuito ........................................................................................ 8
2
Descripción de la funcionalidad .............................................................................. 10
2.1 Carga de Recibos de Cobranza ......................................................................... 10
2.2 Carga de Depósitos ........................................................................................... 16
2.3 Pago de Reintegros en Agencia......................................................................... 21
2.4 Planillas de Rendición ........................................................................................ 24
2.4.1
Circuito de las planillas de Rendición ............................................................ 33
2.4.2
Alta de Planilla de Rendición......................................................................... 34
2.4.3
Validaciones en el ingreso de planilla de rendición ....................................... 40
2.5 Cuenta corriente de asociados........................................................................... 45
2.6 Cuenta corriente de Agentes.............................................................................. 49
2.7 Lista de precios .................................................................................................. 54
2.8 Glosario.............................................................................................................. 56
2.8.1
Control de cambios........................................................................................ 56
1
1.1
1.2
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Introducción
El propósito de este documento es detallar el conjunto de aplicaciones que hacen a la
operatoria de rendición para agentes de la Mutual Federada 25 de junio desde el GIC.
Este desarrollo tiene por objetivo reemplazar la operatoria actual que se realiza
manualmente. Mediante este desarrollo los agentes podrán rendir los recibos de
cobranza, gestionar los depósitos y cargar la planilla a través del sistema. Este desarrollo
se integra con el área de Tesorería y Contabilidad.
1.1 Requisitos previos de sistema
A continuación se detallan una serie requisitos previos que los operadores deben
configurar en su PC para poder ejecutar correctamente las aplicaciones del sistema:
a) Configuración del navegador: para poder visualizar en Internet Explorer las lista
de selección y ventanas de consulta se debe configurar el navegador de la
siguiente manera:
Dentro del menú “Herramientas” de Internet Explorer seleccionar “Bloqueador de
elementos emergentes” y allí seleccionar la opción: Desactivar el bloqueador de
elementos emergentes.
En caso de que se utilicen otros navegadores consulte la configuración con
el área de Infraestructura del departamento de Sistemas.
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b) Instalación de Acrobat Reader: si no dispone de este programa en su PC deberá
instalarlo previamente para poder visualizar los reportes que se presentan en los
aplicativos del sistema. Para ello realice los siguientes pasos:
a. Desde la página principal del canal agente, seleccionar la opción:
Descargar:
b. A continuación se abrirá la página de Acrobat Reader en donde se podrá
obtener la última versión de la aplicación. En la misma presionar el botón
Descargar ahora:
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Nota: esta página indica los pasos a seguir
c. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Descarga de archivos, haga clic en
Ejecutar
d. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic
en Ejecutar
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e. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Control de cuentas de usuario, haga
clic en Sí.
c) Otras sugerencias: a continuación se detallan algunos características deseables
(mas no excluyentes) en la configuración de las PC para que el desempeño del
sistema sea óptimo:
a. Máquina
PC con procesador Intel Pentium Core 2 Duo.
Memoria RAM: 2 GB.
Disco rígido: Sin requerimientos especiales.
Impresora: InkJet (Tinta) o Láser.
b. Sistema operativo: Windows 7 o Windows Xp.
c. Acceso a Internet Banda ancha de 3Mb o superior.
d. Configurar tamaño de hoja A4 en la impresora predeterminada.
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1.2 Descripción del circuito
En función de las operatorias descentralizadas, las agencias normalmente realizan las
siguientes actividades:
Cobrar recibos
Realizar Depósitos
Pagar Reintegros
Planilla de Rendición
Los agentes realizan las cobranzas de las cuotas de los socios y generan los recibos.
Todos estos recibos serán imputados en la contabilidad al momento de realizar la planilla
de rendición.
A medida que sea necesario los agentes podrán realizar depósitos en cuentas bancarias
de federada. Para que los valores de pago formen parte de la cartera de Tesorería, estos
depósitos deben cargarse en el sistema. Luego serán tenidos en cuenta automáticamente
en la rendición.
Los agentes también podrán pagar reintegros autorizados a los socios por servicios
cubiertos. Luego los agentes podrán recuperar este dinero como deducciones dentro la
planilla de rendición.
En la frecuencia establecida, los agentes realizaran la carga de la planilla de rendición en
donde podrán detallar: los cobros efectuados, los valores remitidos, los valores
depositados y las deducciones pertinentes.
Cuando el agente presenta la planilla Tesorería podrá efectuar los controles necesarios
en función de lo registrado en el sistema más los documentos enviados por correo. Si la
operación es válida Tesorería confirma la planilla, se contabilizan todos los movimientos
correspondientes y se realizan los asientos pertinentes para cada operación.
Todas estas operaciones son accesibles desde el Portal de Federada, desde la sección
de Agentes y Asesores (véase en la imagen)
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Descripción de la funcionalidad
2.1 Carga de Recibos de Cobranza
Desde el menú de aplicaciones, haciendo clic en Recibos podremos acceder al aplicativo
correspondiente para cargar Cobranzas de cuotas.
Utilizando los filtros de fecha – número de cliente y/o número de recibo podremos acotar
la lista de recibos a visualizar.
Desde esta lista podemos imprimir un recibo particular, para ello debemos seleccionar el
en la fila correspondiente al recibo deseado.
icono
En caso de ser necesario, el recibo puedo anularse. Esta opción es solo posible si el
recibo no se encuentra ya anulado, no está asociado a una planilla de rendición y si no
han pasado mas de los días establecidos por parámetro desde la creación del recibo. Si
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se dan estas condiciones en la pantalla se podrá visualizar el botón . Haciendo clic en el
mismo y confirmando la operación se realiza la anulación del recibo seleccionado.
Para dar de alta un nuevo recibo hacer clic en el botón
visualizará la siguiente pantalla:
; a continuación se
En caso de que se disponga de lector de barra, proceder a leer la factura y presionar el
botón , este procedimiento hará que el usuario vea todos los comprobantes a pagar
vencidos.
Caso contrario ingresar los datos: Tipo de Cliente (asociados – empresas – otros clientes)
y Número de Cliente/Grupo. Si no se conocen estos valores puede utilizarse el botón , el
cual desplegará la lista de selección de clientes. Mediante esta lista puede localizarse el
cliente o grupo que abona el recibo. Ejemplo:
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Y una vez hecho esto presionar
ó la tecla de función F7, para que se presenten en
pantalla todos los comprobantes a pagar vencidos.
Como puede verse en la figura, se listan todos los comprobantes adeudados que tiene el
asociado y que se encuentran vencidos.
En caso de que el operador necesite ver el detalle de los importes propuestos en la
pantalla podrá hacer clic en el botón Detalle
y se le desplegarán en una ventana los
datos extendidos relacionados a ese comprobante:
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En la grilla con los comprobantes se pueden editar dos campos: Fecha de vencimiento y
el Importe a Imputar.
a) Fecha de vencimiento: inicialmente el sistema propone la fecha de vencimiento
correspondiente según la fecha del día.
b) Importe a Imputar: dentro de este campo el operador puede fijar el precio que
cobrará al asociado en función de que haga pagos parciales.
El sistema siempre presenta los comprobantes vencidos; ahora bien, si el cliente
no abonara alguno de los comprobantes propuestos el operador debe indicarlo al
modificando el Importe a Imputar en cero para dicho comprobantes, ejemplo:
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Esto indica que se abonará el primer comprobante, mientras que los otros dos no
serán cobrados aún. Para que se recalcule el importe total, el operador puede
oprimir el botón
ó bien presionar la tecla de función F9.
c) Otros datos de la pantalla: además del importe y la fecha de vencimiento el
operador puede ver otros datos interesantes, como ser:
Información: cuando el operador selecciona un asociado que tiene comprobantes
pagos, esta información se muestra en la pantalla de la siguiente manera:
Una vez seleccionados los comprobantes a pagar y los importes con sus vencimientos, se
procede a seleccionar el o los medios de pago. Como puede observarse el sistema
permite seleccionar distintos medios pagos:
Por defecto, se asume que el pago es en efectivo por el total a imputar. Si esta situación
es diferente, el operador debe seleccionar los distintos medios de pago e ingresar los
datos correspondientes:
a)
Efectivo: el operador debe ingresar el monto que se abona en efectivo
b) Cheque: al seleccionar esta opción el sistema solicita los siguientes datos:
Si el asociado abona con más de 3 cheques el operador debe oprimir el botón
para que el sistema genere mas filas en donde puedan cargarse los datos. Todos
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los datos de los cheques deben estar completos en la grilla o de lo contrario el
sistema mostrará un mensaje de error al intentar confirmar el recibo.
c) Moneda extranjera: en caso de que el cliente abone con moneda extranjera debe
especificarse:
d) Depósito en cuenta: para los pagos a través de depósito se debe especificar:
e) Documentos: en caso que se abone con otros documentos se deben detallar los
mismos ingresando los siguientes datos
f)
Diferencia en efectivo: en caso de que el operador ingrese distintos medios de
pago y el restante al total se pague en efectivo, oprimiendo este botón el sistema
lo calculará automáticamente.
Nótese que el total a Cobrar debe ser igual al Total a Imputar, caso contrario el
sistema mostrará un mensaje de error.
Para finalizar el proceso presionar el botón
que se le entregará al cliente.
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, se realizará la impresión del recibo
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2.2 Carga de Depósitos
Desde el menú de aplicaciones, haciendo clic en Depósitos podremos acceder al
aplicativo correspondiente para cargar Depósitos.
Utilizando los filtros de Agente – Fecha desde – Fecha hasta – Depósitos anulados
(Si/No) y/o Depósitos Controlados podremos acotar la lista de depósitos a visualizar.
Dentro de la grilla tenemos una serie de opciones:
a) Presionando el botón
para visualizar el detalle de los depósitos veremos los datos
correspondientes al depósito seleccionado:
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b) Presionando el botón modificar
el operador podrá modificar los datos de un
depósito ya creado que aún no ha sido controlado o rendido en una planilla.
c) Si el operador coloca el puntero del Mouse sobre el icono de información , se
desplegará una pequeña ventana con un resumen de los datos relacionados al depósito.
d) Para anular un depósito el operador hará clic en el botón Anular
un mensaje para confirmar esta operación:
. El sistema mostrará
Al aceptar el sistema anulará el depósito seleccionado.
Nótese que el botón de anular aparece en la pantalla sí y solo sí el depósito no se
encuentra ya anulado, ni está controlado por tesorería (es decir, se encuentra en una
planilla de rendición contabilizada) y no se encuentra asociado aún a una planilla de
rendición.
Para dar de alta un nuevo depósito hacer clic en el botón
visualizará la siguiente pantalla:
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; a continuación se
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Sobre la misma cargar los datos de Fecha de comprobante, cuenta bancaria (con este
valor se cargará automáticamente el banco y el tipo de cuenta), número de boleta, algún
comentario si corresponde y el tipo de valor. En función del tipo de valor ingresado se
presentarán distintas opciones para cargar los datos correspondientes:
a) Efectivo en Moneda nacional: sólo se debe indicar el importe
b) Efectivo en Moneda Extranjera: ingresar el tipo de moneda, importe y cotización.
c) Cheques: deben detallarse los datos del o los cheques
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Aquí el operador debe cargar los datos de todos los cheques que posee: fecha –
Banco – Sucursal – código postal – N° de cheque – los firmantes y el importe.
En caso de que el operador deba agregar mas cheques, presionar “Agregar Línea” o
“Agregar 10 líneas” que se encuentran en la parte inferior derecha de la pantalla. Si
por el contrario el operador no necesita algunas líneas puede seleccionar el campo
“Elim.” para descartarlas a la hora de guardar los datos.
Otra opción que tiene el operador es cargar masivamente cheques a depositar que ya
existen en cartera para ello oprimir el botón
. Se desplegará una ventana con la
lista de cheques a seleccionar:
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El operador seleccionará uno o varios y presionando el botón Seleccionar, los datos
de estos cheques se cargarán en la pantalla.
d) Transferencias: aquí debe detallarse el importe de la transferencia.
Una vez que se han cargado todos los datos y se ha especificado el tipo de valor, para
finalizar la operación debe presionar
.
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2.3 Pago de Reintegros en Agencia
Desde el menú de aplicaciones, haciendo clic en Pago de Reintegros podremos acceder
al aplicativo correspondiente para cargar reintegros.
Utilizando los filtros de Fecha desde – Fecha hasta – Cliente/Grupo y/o Reintegros
anulados (Si/No) podremos acotar la lista de reintegros pagados a visualizar. Dentro de la
grilla tenemos una serie de opciones:
a) Presionando el botón
para visualizar el detalle de los depósitos veremos los datos
correspondientes al reintegro seleccionado:
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b) Presionando el botón
permite ver la impresión (por duplicado) del comprobante de
pago de rendición:
c) Si el operador necesita anular el pago de reintegro puede hacerlo presionando el botón
Anular . Nótese que el botón de anular aparece en la pantalla sí y solo sí el reintegro no
está anulado ya, no se encuentra asociado a ninguna planilla de rendición y la fecha de
pago del reintegro está dentro del tiempo pre-establecido para anular (Ejemplo: 2 días).
Para dar de alta un nuevo pago de reintegros hacer clic en el botón
continuación se visualizará la siguiente pantalla:
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;a
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El operador primeramente deberá ingresar el número de cliente / grupo. Si no lo conoce
puede presionar el botón , el cual desplegará la lista de selección de clientes. Una vez
hecho esto presionar
ó la tecla de función F7, para que se presenten en pantalla todos
los comprobantes de reintegros a pagar. El operador seleccionará el correspondiente y
presionando Confirmar
se finaliza la operación.
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2.4 Planillas de Rendición
Desde el menú de aplicaciones, haciendo clic en Planilla de Rendición podremos acceder
a la siguiente pantalla:
Como puede observarse en la grilla se disponen de algunas opciones para que el usuario
realice:
para visualizar el detalle de las rendiciones veremos lo
a) Presionando el botón
siguiente:
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En la parte inferior de la pantalla se en encuentran las distintas opciones para ir
visualizando los datos asociados con la planilla: cobros - comprobantes Srv Agencias –
Deducciones – Valores – Resumen. Siempre se encuentran disponibles de manera que el
usuario navegue dinámicamente. A continuación se muestran ejemplos:
COBROS
Desde la pantalla de cobros a su vez puede accederse a las Aplicaciones del
mismo, haciendo clic veremos lo siguiente:
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Dentro de la grilla se encuentras distintos acceso: A – B y C.
A) Haciendo clic en el número de cobro se puede realizar una impresión PDF de la
liquidación de valores.
B) Haciendo clic en el número de cliente se pueden visualizar los movimientos de
cuenta del cliente:
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C) Haciendo clic en el nombre del cliente se puede visualizar un resumen de los
datos de la cuenta cliente.
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COMPROBANTES SRV AGENCIAS
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DEDUCCIONES
VALORES
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RESUMEN
b) La opción modificar
sólo estará disponible para las planillas que no se encuentren
anuladas, ni hayan sido presentadas y controladas.
c) El botón
permite ver una impresión en formato PDF la planilla de rendición:
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e) Haciendo clic
se puede anular una planilla de rendición. Ahora bien, esta operación
es solo accesible para los usuarios de la agencia que crearon la planilla de rendición.
Por otro lado, la planilla no debe estar presentada ni controlada. Una vez anulada esta
planilla no será considerada para las imputaciones contables.
f) La opción Reabrir
sólo podrá visualizarse cuando una planilla de rendición ha sido
presentada pero no se encuentra controlada aún. De esta manera, se revierte el estado
de presentación y el usuario puede realizar modificaciones a la planilla original.
También puede llegarse a este estado si Tesorería controla la planilla y establece que
debe realizarse alguna modificación; en tal caso la planilla es devuelta para que el
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operador la reabra y modifique. Una vez presentada y controlada la planilla esta opción
no estará disponible.
2.4.1 Circuito de las planillas de Rendición
A continuación se presenta una gráfica de los estados y las acciones que pueden ser
aplicadas a las planillas de rendición:
<Modificar>
<Anular>
Creado
<Presentar>
<Reabrir>
Anulado
<Devolver>
Presentado
<Controlar>
Controlado
<Contabilizar>
Contabilizado
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2.4.2 Alta de Planilla de Rendición
Desde la pantalla de Trabajar con Planilla de rendición podemos ingresar una nueva
planilla oprimiendo el botón
A continuación se presentará en la solapa de cobros los recibos que ha gestionado la
agencia:
Por defecto, aparecen todos seleccionados pero el operador puede elegir cuales de ellos
incluirá en la rendición y cuales no marcando o desmarcando .
En la parte superior de la pantalla puede configurarse si se descontarán las comisiones de
la agencia en la rendición, en tal caso, las mismas aparecerán dentro de la solapa de
deducciones.
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, con el mismo se pueden ir
A la derecha de la pantalla se encuentra el botón
navegando las sucesivas pantallas de carga: Cobros – Comprobantes de Servicios
Agencia – Deducciones – Valores y Resumen. Otra alternativa es presionar el nombre de
la pantalla que se desea en la parte inferior de la pantalla:
Al pasar a la ventana de Comprobantes de servicios Agencia se podrán cargar (si existen)
comprobantes por tareas o gastos realizados dentro de la agencia. Se deben cargar los
siguientes datos:
Las agencias que son responsable inscriptos deben incluir el valor del IVA en sus
facturas. Para que la carga sea mas sencilla el operador puede cargar sólo el importe
neto y al oprimir el botón calcular, el sistema calculará el importe de IVA correspondiente
al neto y lo asignará al campo.
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Las facturas por comisiones son independientes a las deducciones por comisión; es decir,
que no necesariamente debe realizarse una deducción por comisiones y enviar la factura
por esas comisiones.
En todos los casos, luego de cargar todos los comprobantes, presionar
para
que se calcular el importe total. En caso de que se requieren mas filas para cargar
comprobantes presionar
cargados correctamente presionar
planilla.
. Y una vez que todos los datos se encuentran
para grabar estos comprobantes en la
Al seguir navegando se ingresa a la ventana de Deducciones. Aquí la agencia podrá
configurar el motivo por el cual retiene dinero de ingreso.
Para que las deducciones puedan realizarse, primeramente deben definirse las
autorizaciones. Desde casa central, el departamento de Tesorería establece las
operaciones que puede realizar la agencia y por cuanto dinero. En base a estas
autorizaciones, el sistema controla que los valores de deducciones se encuentren dentro
de los parámetros establecidos.
Reintegros pagados a asociados: la agencia podrá (previa autorización) abonar a los
asociados reintegros por prestaciones cubiertas. Luego el agente, podrá deducirse el
dinero cubierto en su agencia por pago de estos reintegros. Esta operación se gestiona en
la solapa de deducciones de la planilla de rendición. Cuando se crea una planilla de
rendición, el sistema propone por defecto en la solapa de deducciones la lista de
reintegros pagados en agencia que aún no se han rendido.
Si el agente no quiere rendir todos los reintegros propuestos puede eliminar todos o
alguno de ellos seleccionando Elim. y presionando Confirmar.
Comisiones: los agentes se descuentan comisiones por los servicios prestados. Creando
una nueva línea y seleccionando la autorización correspondiente, el agente debe indicar
que valor se descontará en concepto de comisiones. En caso de que la agencia se
responsable inscripto, el importe por comisiones debe incluir el IVA correspondiente.
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Al igual que en la pantalla anterior, presionar
para que se calcular el importe
total de deducciones. En caso de que se requieren mas filas para cargar deducciones
presionar
. Y una vez que todos los datos se encuentran cargados
correctamente presionar
para guardar estas deducciones en la planilla.
A continuación se cargarán los valores que la agencia posee. Aquí se distingue entre
Cheques a remitir – Cheques Propios - Boletas de depósito y Documentos.
Por defecto en la solapa de Cheques a Remitir se presentan los cheques ingresados en
pagos que no se encuentran asociados a boletas de depósito. Mas allá de esto, si la
Agencia posee otros cheques puede cargarlos en la rendición presionando “Cargar chef.
recibidos” que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Haciendo clic allí
se presenta una lista de todos los cheques:
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En la solapa de Cheques propios se podrán cargar los cheques que son de Mutual
Federada y que han vuelto a la empresa mediante los circuitos de pago:
En la siguiente pantalla se cargarán las boletas de depósito.
Al igual que en los otros casos pueden seleccionarse las boletas ya cargadas presionado
el botón “Cargar Boletas de Depósito” que se encuentra a la izquierda de la pantalla:
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Allí el operador selecciona las boletas que incluirá en la rendición y al presionar confirmar
se cargan automáticamente en la solapa de boletas de depósito:
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Presionar
para que se calcular el importe total de Boletas. En caso de que se
requieren mas filas para cargar boletas presionar
. Y una vez que todos los
datos se encuentran cargados correctamente presionar
para grabar estas
boletas en la planilla.
Por defecto en la solapa de Documentos se presentan los documentos ingresados en
pagos. El operador puede agregar algún comentario, según necesidad:
Y una vez que ingresados los comentarios presionar
de manera permanente.
para grabar estos datos
2.4.3 Validaciones en el ingreso de planilla de rendición
A continuación se detallen una serie de validaciones que el sistema realiza a la hora de
realizar la carga de los distintos elementos que componen la rendición.
Lengüeta Comprobantes de servicio agencia: cuando se ingresan comprobantes y se
confirman los datos el sistema controla:
- Que no se ingrese varias veces el mismo comprobante
- No puede ser nulo el tipo de comprobante
- No puede ser nula la boca del comprobante
- No puede ser nulo el número del comprobante
- No puede ser nula la fecha del comprobante y la misma no puede ser mayor a la
fecha del día.
- Debe estar cargado en el sistema el CAI del agente y el mismo no debe estar
vencido.
- Sólo Responsables inscriptos:
Que el importe de IVA ingresado sea válido; es decir, 21%.
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Lengüeta de Deducciones: cuando se ingresan deducciones y se confirman los datos el
sistema controla:
- Que el importe del campo de deducción sea mayor a cero
- Que no se cargue varias veces una deducción de comisiones
- El importe de la deducción no puede superar el importe máximo definido en la
autorización correspondiente a esa deducción.
- Para las deducciones por comisión, el importe de deducción de saldo no puede
superar el permitido, ejemplos:
IVA
inscripto
Comisiones
Saldo en Cta.
Agente
$ Deducción por
comisiones
Validación
No
200.00
-1000.00 (a favor)
200.00
Máximo a descontar: 200 + 1000 = 1200.00
Como 200.00 <= 1200.00 Puede descontarse el
saldo
No
200.00
-1000.00 (a favor)
800.00
Máximo a descontar: 200 + 1000 = 1200.00
Como 800.00 <= 1200.00 Puede descontarse el
saldo
No
200.00
-1000.00 (a favor)
1500.00
Máximo a descontar: 200 + 1000 = 1200.00
Como 1500.00 <= 1200.00 Error El importe a
deducirse del Saldo supera el permitido.
No
150.00
800 (en contra)
150.00
Máximo a descontar: 150.00 + 0 = 150.00
Como 150.00 = 150.00 Puede descontarse el
saldo
No
150.00
800 (en contra)
300.00
Máximo a descontar: 150.00 + 0 = 150.00
Como 300.00 <= 150.00 Error El importe a
deducirse del Saldo supera el permitido.
No
150.00
800 (en contra)
100.00
Máximo a descontar: 150.00 + 0 = 150.00
Como 100.00 <= 150.00 Puede descontarse el
saldo
Si
200.00
-1000.00 (a favor)
242.00
Máximo a descontar: 200.00 + (200.00 * 0.21) +
1000 = 1242.00
Como 242.00 <= 1242.00 Puede descontarse el
saldo
Si
200.00
-1000.00 (a favor)
1242.00
Máximo a descontar: 200.00 + (200.00 * 0.21) +
1000 = 1242.00
Como 1242.00 <= 1242.00 Puede descontarse
el saldo
Si
200.00
-1000.00 (a favor)
1500.00
Máximo a descontar: 200.00 + (200.00 * 0.21) +
1000 = 1242.00
Como 1500.00 <= 1242.00 Error El importe a
deducirse del Saldo supera el permitido.
Si
150.00
800.00 (en contra)
181.50
Máximo a descontar: 150.00 + (150.00 * 0.21) =
181.50
Como 181.50 <= 181.50 Puede descontarse el
saldo
Si
150.00
800.00 (en contra)
300.00
Máximo a descontar: 150.00 + (150.00 * 0.21) =
181.50
Como 300.00 <= 181.50 Error El importe a
deducirse del Saldo supera el permitido.
-
El importe de la deducción supere el máximo definido según el período, ejemplo:
una autorización define que el tope máximo a deducirse por mes es de 500.00;
entonces el sistema cada vez que se realiza una deducción de ese tipo acumula
los importes por deducciones de las PR del mes. Si este valor + el importe de la
planilla que se está controlando supera el tope definido, entonces el sistema no
permite realizar la deducción.
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-
Versión 10.0
Para las deducciones que requieren comprobantes se controla: que el proveedor
sea válido – que se carguen los datos del comprobante (tipo – boca y número) –
que la fecha del comprobante no sea nula y menor a la fecha del día. Para los
comprobantes FB debe cargarse el CAI y el mismo no debe estar vencido.
Para deducciones en donde la autorización exige comentarios, debe cargarse este
campo.
Lengüeta de Valores: cuando se ingresan valores en las distintas solapas y se confirman
los datos el sistema valida:
- Cheques Remitidos
Controla que el banco, sucursal, localidad, número de cheque y fecha no
sean nulos.
Controla que el banco ingresado sea un banco registrado en el sistema.
Valida que el importe sea mayor a cero.
Controla que el cheque no se haya cargado ya en el sistema y el mismo se
encuentre en la cartera de cheques.
Controla la fecha de depósito del cheque sea válida; es decir, la fecha de
depósito mas 25 días no supere la fecha del día.
Valida que no se haya ingresado varias veces el mismo cheque en la grilla.
-
Cheques Mutual (cheques propios):
Controla que el banco, número de cheque, cuenta bancaria y fecha no
sean nulos.
Controla que el banco ingresado sea un banco registrado en el sistema.
Valida que el importe sea mayor a cero.
-
Boletas de depósito
Valida que no se haya ingresado varias veces la misma boleta en la grilla.
-
Documentos: la carga de documentos es automática; por tanto, no existen muchos
campos de carga salvo comentarios.
Lengüeta de Resumen: luego de que se han cargado todos los datos de rendición y al
presionar “Presentar” el sistema valida:
-
Valida nuevamente las deducciones por comisión: el importe de deducción de
saldo no puede superar el permitido (tal como se explicó anteriormente con
ejemplos)
Controla que en los cheques remitidos la fecha de depósito sea válida; es decir, la
fecha de depósito más 25 días no supere la fecha del día.
Controla que si existe diferencia en contra del agente en la planilla, la misma no
sea menor al tope definido por tesorería.
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Finalmente se presenta la pantalla de Resumen. La misma contiene una explicación de
todos los componentes de la rendición:
Total ingresos: corresponde a la sumatoria de los recibos (cupones) cobrados a asociados.
Total Servicios Agencias: corresponde con la sumatoria de las facturas ingresadas por
servicios que debe realizar la agencia.
Total otras deducciones: corresponde con la sumatoria de deducciones (reintegros –
comisiones - otros) que la agencia hace.
Total Cobrado: valor que se obtiene al restar al total de ingresos el total de servicios
agencias y total de otras deducciones.
Total de valores: es la sumatoria de los valores ingresados (depósitos – cheques
depositados - cheques a remitir y documentos).
Diferencia: es el valor que se obtiene de restar al total cobrado los valores y las
deducciones. Si la diferencia es positiva, queda a favor de la agencia, caso contrario en
contra. A continuación se ejemplifican las diferencias permitidas:
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El valor “X” corresponde con un valor determinado por Tesorería de casa central que es el
importe de tolerancia con el cual se puede cerrar una planilla de rendición siendo la
diferencia en contra del agente. Si es menor a ese valor predefinido no se permite presentar
la rendición y el agente deberá enviar los valores faltantes.
Este resumen sirve de control, para que el operador pueda decidir si la planilla está lista
para ser presentada a Tesorería. De ser así, el agente debe presionar el botón
para que planilla cambie de estado y pueda ser recibida por Tesorería.
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2.5 Cuenta corriente de asociados
Desde el menú de aplicaciones, haciendo clic en Cuenta Corriente Asociados podremos
acceder al aplicativo correspondiente para la consulta del estado de cuenta de los
asociados de la agencia.
Dentro de esta pantalla utilizando los filtros se pueden ver todos los asociados de la
agencias o bien utilizando los filtros (Número de grupo – saldo mayor a y nombre del
cliente) acotar los datos de búsqueda.
Luego en la grilla a través de los distintos links se puede ir accediendo dinámicamente a
los datos de un asociado.
A) Presionando el número de cuenta podemos ver una lista de los movimientos de la
cuenta:
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Allí podemos acceder a un detalle de cada documento, a visualizar aplicaciones de
documentos e inclusive re-imprimir documentos.
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B) Presionando el link en el nombre del asociado veremos los siguientes datos:
C) Presionando en la columna de Integrantes el sistema muestra los integrantes
asociados a ese grupo:
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Al presionar el link en el número de asociado el sistema ofrece un detalle de los datos del
integrante.
D) Presionando en la columna de Cuotas, se puede visualizar:
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2.6 Cuenta corriente de Agentes
Desde el menú de aplicaciones, haciendo clic en Cuenta Corriente Agente podremos
acceder al aplicativo correspondiente para la consulta del estado de cuenta de las
agencias.
Utilizando los filtros de fecha desde – hasta y movimientos podremos acotar la lista de
recibos a visualizar. Por defecto, el sistema nos muestra los movimientos no cancelados
desde hace una semana a la fecha.
El filtro de “movimientos” tiene las siguientes opciones: no cancelados – cancelados y
todos. Si el usuario selecciona la opción “todos” podrá visualizar el saldo inicial de
acuerdo a la fecha desde del filtro y en la grilla se verá el saldo acumulado por cada
comprobante. Esta opción permite ver un histórico de saldos – relacionado a los
movimientos. Ejemplo:
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Por otro lado, dentro de la grilla (haciendo clic en el icono
adicionales como ser:
) se ofrecen algunos detalles
a) Aplicaciones: esta opción podrá visualizarse para aquellos movimientos que se
encuentren cancelados, es decir, que se encuentran aplicados. Ejemplo
b) Detalle de comprobante: esta opción se encuentra para todos los comprobantes.
Ejemplo:
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A su vez dentro de esta opción se puede visualizar un detalle de los movimientos. Si
los mismos son:
Detalle de comisión: este detalle está disponible para los movimientos de tipo
CASA (Serv. Agencia Salud descontado) de importe negativo, es decir, débitos.
Ejemplo:
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Detalle de Aplicación de servicios de agencia: este detalle está disponible para los
movimientos de tipo CASA (Serv. Agencia Salud descontado) de importe positivo, es
decir, créditos. Ejemplo:
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c) Origen del comprobante: esta opción muestra datos adicionales
correspondientes al origen de los comprobantes. Esta opción se visualiza en
algunos comprobantes, Ejemplo:
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2.7 Lista de precios
Desde el menú de aplicaciones, haciendo clic en Lista de Precios se podrá acceder al
listado de precios por planes de la agencia.
El operador deberá elegir la vigencia de la lista. En el combo correspondiente se muestra
la fecha de la última lista de precios vigente y la anterior a esta. Luego de seleccionada la
vigencia se debe presionar el botón
formato PDF.
y se mostrará en pantalla el reporte en
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Apéndices
2.8 Glosario
Término / Sigla
GIC
Deducciones
Definición
Gestión Integral Cooperativa
Corresponde al monto que los agentes retienen de los ingresos por
gastos, comisiones u otros conceptos válidos.
Las deducciones deben ser aprobadas por tesorería antes de su
rendición. Las aprobaciones pueden ser permanentes o eventuales. Esto
debe gestionarse con el área de Tesorería según corresponda.
Serie de datos a ingresar en las pantallas de aplicación que permiten la
búsqueda un subconjunto de datos que cumplen con dichas
características.
Filtros
2.8.1 Control de cambios
Fecha
25/07/2011
Versión
1
Autor
Claudia Audisio
10/11/2011
2
Claudia Audisio
22/11/2011
3
Claudia Audisio
29/11/2011
4
Claudia Audisio
06/12/2011
5
Claudia Audisio
30/01/2012
6
Claudia Audisio
14/03/2012
7
Claudia Audisio
23/04/2012
8
Claudia Audisio
26/04/2012
9
Claudia Audisio
19/07/2012
10
Claudia Audisio
Cambio
Creación del documento
Agregado de operatoria de reintegros más otros
ajustes.
Se cambia la imagen del portal de Federada para
el canal agente con el nuevo formato
implementado.
Se agrega el apartado de Requisitos previo del
sistema.
Actualización de imágenes de acuerdo a la nueva
versión del canal agente del Portal Federada.
Agregado de imágenes a instalación de acrobat
reader en Requisitos de sistema.
Actualización de los textos en función de las
correcciones aportadas por tesorería.
Se agregan las pantallas de las consultas de
Boletas de depósito en PR y el punto de Cuenta
corriente de asociados.
Actualización del manual en función de las
últimas modificaciones realizadas en desarrollo.
Modificación del título + modificación del pie de
página.
Agregado de Lista de Precios
Actualización del manual en función de todas las
actualizaciones hechas de abril a la fecha.
Agregado de sección de validaciones del ingreso
de planilla de rendición.
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