V - Actualidad Empresarial

Área
Sistema Nacional de
Contabilidad
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Precisiones para el cierre de la información
financiera y presupuestal correspondiente al
III trimestre
Ficha Técnica
Autor: Staff de profesionales
Título:Precisiones para el cierre de la información
financiera y presupuestal correspondiente
al iii trimestre
Fuente: Actualidad Gubernamental, Nº 61 - Noviembre 2013
Sumario
1.Introducción
2. Precisiones contables
1.Introducción
La información contable como instrumento de gestión no es muy aprovechada por
quienes dirigen la Administración Pública
en los diferentes niveles de gobierno,
consideramos que la alta dirección debe
tener conocimiento sobre los resultados
de las cuentas contables para tomar decisiones oportunas y acertadas. Por otro
lado, es lamentable que quienes tienen
responsabilidad en la elaboración de los
estados financieros y presupuestales no lo
hagan en forma oportuna, comprensible
y razonable, se espera que el resultado
de un trabajo eficiente por parte de los
profesionales contables cumplan con los
principios de oportunidad, comparabilidad, comprensibilidad y confiabilidad,
requisitos que son exigidos por las normas
internacionales de contabilidad. En el presente artículo presentamos las precisiones
previas para el cierre de la información
financiera y presupuestal correspondiente
al III trimestre.
al III trimestre presentamos los siguientes
lineamientos a tener en cuenta:
2.1. Oportunidad del registro contable
El registro contable por las operaciones
de ingresos, gastos y otros debe ser registrado tan pronto se realice el hecho
económico, ello en mérito al principio
generalmente aceptado de contabilidad
“Oportunidad” que a la letra dice: «los
cambios en el activo, pasivo y en la expresión contable del patrimonio neto,
se deben reconocer formalmente en los
registros contables, tan pronto como
sea posible medirlos objetivamente y
expresar esta medida en términos monetarios». Por otro lado, la Norma Internacional de Contabilidad 1 Presentación
de estados financieros menciona que si
se produce alguna demora indebida en
la presentación de la información, esta
puede perder su pertinencia. Para poder
presentar la información en forma oportuna, puede ocurrir que se tenga que
emitir la información antes de conocer
todos los aspectos de una determinada
transacción, menoscabándose así la confiabilidad. A la inversa, si la presentación
de información se demora hasta poder
conocer todos los aspectos, la información puede resultar de alta confiabilidad
pero de poco valor para los usuarios,
que, entretanto, habrán tenido que
tomar decisiones sin ella. Para alcanzar
el equilibrio entre pertinencia y confiabilidad, el factor predominante ha de ser
cómo satisfacer mejor las necesidades del
usuario respecto a la toma de decisión;
para poder saber si las operaciones
no han sido contabilizadas podemos
ingresar al módulo contable del SIAF,
eligiendo la siguiente opción: Registro/
Contabiliza/Registros Administrativos.
Seguidamente, podemos filtrar los registros contabilizados y/o no contabilizados.
2. Precisiones contables
Para la presentación de los estados financieros y presupuestales correspondiente
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2.2. Tabla de operaciones
El artículo 17° de la Ley 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad menciona que el registro contable que
se efectúa utilizando el Sistema Integrado de Administración
Financiera del Sector Público (SIAF-SP), tiene como sustento la
tabla de operaciones cuya elaboración y actualización permanente es responsabilidad de la Dirección General de Contabilidad
Pública. La tabla de operaciones está constituida por una matriz
donde se registran distintas operaciones financieras de ingresos,
gastos y otros, las mismas que son procesadas automáticamente
mediante el sistema informático, armonizando la relación entre
los clasificadores presupuestarios con las cuentas del Plan Contable Gubernamental, tipo de operación, así también permite
el registro contable de transacciones complementarias que no
afectan el presupuesto pero sí la contabilidad de la operación;
sugerimos a los contadores revisar permanentemente la tabla de
operaciones en la siguiente ruta del módulo contable del SIAF:
Consultas/Tabla de Operaciones.
2.3. Arqueo de fondos de caja chica y valores
El arqueo de caja chica consiste en el análisis de las transacciones
del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de
comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y, por
tanto, el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que
se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o
vales. Sirve también para saber si los controles internos se están
llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el cajero. El auditor, el administrador, el contador, el
tesorero o ejecutivos asignados para ello suelen efectuar arqueos
de caja en fechas no previstas por el cajero. Es frecuente que en
los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes; por otro
lado, es menester precisar que se deben practicar los arqueos
de caja por lo menos una vez al mes y sería oportuno realizar
dichos arqueos el último día del trimestre al que corresponde
presentar la información, esto es: al 31 de marzo, 30 de junio,
30 de setiembre y 31 de diciembre. Asimismo, no solo se realiza
el arqueo de caja al efectivo sino también a los títulos y valores
disponibles y vigentes. Cabe recordar que cada vez que las entidades públicas reciben cartas fianzas de terceros esto se controla
en cuentas de orden, por lo que el área de contabilidad realiza
el respectivo registro contable mediante notas de contabilidad
en la siguiente ruta: Registro/Notas de Contabilidad.
Elegimos el código: 140000 y secuencia 19 garantías recibidas,
generando el siguiente asiento contable:
———————————— x ———————————— DEBEHABER
9103 Valores y garantía340,000.00
910304Garantías recibidas
9104 Valores y garantía por el contrario340,000.00
910404Control de garantías de terceros
X/x: Por el registro de la carta fianza recibida.
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Finalmente, recordemos que el saldo de las subcuentas 1101.05
Fondos sujetos a restricción, 1101.07 Depósitos en instituciones
financieras no recuperados y 1102.99 Inversiones disponibles
no recuperadas, se presentarán en el rubro Otras cuentas del
activo.
2.4. Análisis de las cuentas por cobrar
Es importante realizar la conciliación de las cuentas por cobrar,
ello significa que la entidad debe saber a ciencia cierta quién o
quiénes son los que tienen cuentas por cobrar. A efectos de una
presentación adecuada en el Estado de situación financiera, los
saldos de las cuentas 1201 Cuentas por cobrar, 1202 Cuentas
por cobrar diversas y 1203 Préstamos deberán presentarse en el
activo corriente y/o activo no corriente, en atención a las fechas
de vencimiento de sus componentes (en los rubros que establece
el Plan Contable Gubernamental). A continuación, presentamos
un caso para analizar la incidencia de la cuentas por cobrar.
Ejemplo:
La Municipalidad de Izcuchaca, con fecha 10 de setiembre, recauda por concepto de impuesto predial la suma de S/.8,000.00 y,
según papeleta de depósito N° 1234566 de fecha 11 de setiembre, lo deposita en la cuenta corriente del Banco de la Nación.
———————————— x ———————————— DEBEHABER
1201 Cuentas por cobrar8,000.00
120101 Impuestos y contribuciones
12010101
Impuestos
4102 Impuesto a la propiedad8,000.00
410201 Impuesto sobre la propiedad inmueble
41020101
Predial
41020101
Predial
X/x: Por el registro de la emisión del recibo de ingresos
(Fase determinado).
———————————— x ————————————
1101 Caja y bancos8,000.00
110101Caja
11010101 Caja
1201 Cuentas por cobrar8,000.00
120101 Impuestos y contribuciones
12010101 Impuestos
X/x: Registro por el ingreso a caja.
(Fase recaudado)
———————————— x ————————————
1101 Caja y bancos8,000.00
110103 Instituciones financieras
11010301 Cuentas corrientes
1101030109 Impuestos municipales
———————————— x ————————————
1101 Caja y bancos8,000.00
110101Caja
11010101 Caja
X/x: Por el depósito realizado al BN.
(Fase recaudado)
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———————————— x ———————————— DEBEHABER
8501 Ejecución de ingresos
10,000.00
850105 Recursos determinados
85010503 Impuestos municipales
8201 Presupuesto de ingresos 10,000.00
820105 Recursos determinados
82010503 Impuestos municipales
X/x: Por la ejecución presupuestal de ingresos.
(Fase recaudado)
2.5. Toma de inventarios y control de salidas
Se debe practicar por lo menos un vez al año la toma de inventarios, la Directiva N° 003-2012-EF/51.01 Cierre contable
y presentación de información para la elaboración de la cuenta
general de la República dice: efectuar las conciliaciones y pruebas
de comprobación de saldos de las cuentas de balance, considerando fundamentalmente lo siguiente:
- Inventario físico de bienes en almacén.
- Inventario físico de vehículos, maquinarias y otros.
- Inventario físico de edificios y estructuras.
- Inventario físico de bienes no depreciables.
- Otros.
Para el caso del inventario físico de edificios y estructuras, la
administración adoptará los procedimientos alternativos de
acuerdo a la magnitud de estos bienes y ubicación geográfica,
determinando el tamaño de la muestra. Nótese que el inventario
es aquel registro documental de los bienes y demás objetos pertenecientes a una entidad pública y que está elaborado a partir
de mucha precisión en la plasmación de los datos. También y
como consecuencia de la situación recién mencionada, se llama
inventario a la comprobación y recuento, tanto cualitativo como
cuantitativo de las existencias físicas con las teóricas que fueron
oportunamente documentadas.
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- 026 Baja de bienes corrientes y de capital.
- 029 Entrega de medicamentos por gratuidad de cobertura
del SIS.
- 030 Transferencia de bienes corrientes.
- 031 Entrega de bienes de asistencia social.
- 032 Traspaso de bienes entre unidades ejecutoras del mismo
pliego.
- 033 Edificios, estructuras y terrenos afectados en uso.
- 034 Baja contable de edificio y terreno por enajenación de
inmuebles.
- 035 Traslado a bienes para las ventas por edificio y terrenos.
- 037 Desafectación en uso de edificios, estructuras y terrenos
Ejemplo:
La unidad ejecutora “BBB” recibe de su Pliego “123456” en
calidad de transferencia un vehículo, valorizado en S/.22,000.00,
para este caso la oficina de contabilidad elabora la nota contable
usando los siguientes códigos: 020000-019:
———————————— x ———————————— DEBEHABER
1503 Vehículos, maquinarias y otros22,000.00
150301Vehículos
15030101 Para transporte terrestre
4403 Donaciones de capital recibidas 22,000.00
440302 En bienes
44030203 De otras unidades de gobierno
4403020301 Gobierno nacional
X/x: Por la transferencias recibidas de bienes de capital.
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
A efectos de registro de los bienes relacionados a los almacenes, en el SIAF-SP se utiliza el grupo 020000, el cual tiene las
siguientes secuencias:
- 001 Costo de bienes fabricados por la entidad.
- 003 Donaciones y transferencias de bienes corrientes y de
capital otorgados.
- 004 Faltantes de existencias y mermas por pérdida de peso.
- 005 Bienes reingresados al almacén.
- 006 Costo neto por retiro bienes de capital.
- 007 Traslado de construcciones en curso a edificios y/o estructuras.
- 008 Donaciones recibidas en bienes de capital e inversiones
intangibles.
- 009 Bienes corrientes y de capital sobrantes de inventario y
alta de bienes.
- 010 Aportes a empresas en bienes de capital e intangibles.
- 011 Donaciones recibidas en bienes corrientes.
- 012 Entradas al almacén de bienes en tránsito.
- 013 Traslado de estudios definitivos y otros a construcciones
en curso.
- 014 Castigo de existencias provisionadas.
- 015 Entrega de suministros para consumo, producción e inv.
intangibles.
- 016 Retribuciones al personal administrativo en bienes.
- 019 Transferencias de bienes de capital recibidos y entregados
entre entidades públicas.
- 020 Entradas al almacén de unidades por recibir.
- 024 Traslado de productos terminados a existencias y otros.
Ejemplo:
La Municipalidad Nuevo Valle según Pecosa Nº 040 realiza la
salida de bienes de los almacenes por la suma de S/.3,000.00,
para este caso la oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad usando los siguientes códigos: 020000-015:
———————————— x ———————————— DEBEHABER
5301 Consumo de bienes
530103 Combustible, lubricantes
53010301 Combustible
1,000.00
530105 Materiales y útiles
53010501 De oficina
53010502 Papelería en general
2,000.00
1301 Bienes y suministros de funcionamiento
130103 Combustible, lubricantes
13010301 Combustible 1,000.00
130105 Materiales y útiles
13010501 De oficina
13010502 Papelería en general 2,000.00
X/x: Por la salida de bienes de los almacenes.
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
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2.6. Cálculo de las depreciaciones
Se entiende por depreciación a una disminución en el valor de
la propiedad debido al uso, al deterioro y la caída en desuso.
Existen varias razones por las cuales un activo puede disminuir
su valor original. De esta manera una máquina puede estar en
perfecto estado mecánico, pero cuyo valor puede valer mucho
menos que cuando era nueva debido a los adelantos técnicos
en el campo de la maquinaria. Sin tomar en cuenta la razón
de la disminución del valor de un activo, la depreciación debe
ser considerada y registrada en la contabilidad, cuyo registro se
registra a través de notas de contabilidad. La Directiva N° 0032012-EF/51.01 Cierre contable y presentación de información
para la elaboración de la cuenta general de la República señala
que se debe efectuar el cálculo y registro contable de los ajustes
técnicos realizados en forma mensual, a excepción de las estimaciones para obligaciones previsionales que son de periodicidad
anual de conformidad con los lineamientos emitidos por el
órgano rector del Sistema Nacional de Contabilidad, a efectos
de registro en el SIAF-SP, se utiliza las notas del grupo 090000,
el cual tiene las siguientes secuencias:
-
-
-
-
-
-
001 Anulación de provisiones del ejercicio vigente.
002 Provisiones en defecto de ejercicios anteriores.
003 Devolución de provisiones de ejercicios anteriores.
004 Estimaciones y provisiones del ejercicio.
005 Rebaja de otras inversiones intangibles.
007 Regularizaciones de estimaciones por las planillas de
pensiones pagadas en el periodo.
- 008 Castigo de amortización de inversiones intangibles.
- 009 Corrección de provisiones de ejercicios anteriores.
Ejemplo:
La UE Vamos Región realiza las depreciaciones de los edificios y
unidades de transporte del mes por la suma de S/.5,000.00, en
tal sentido, la entidad registra la nota de contabilidad utilizando
los códigos 090000-004.
———————————— x ———————————— DEBEHABER
5801 Estimaciones del ejercicio
580101 Depreciación acumulada edificios
58010102 Edificios no residenciales
3,500.00
58010103 Otras estructuras
1,000.00
580102 Depreciación acumulada maquinaria
58010201 Vehículos
500.00
1508 Depreciación, amortización y agotamiento
150801 Depreciación acumulada edificios
15080102 Edificios no residenciales
15080103 Otras estructuras
150802 Depreciación acumulada de vehículos
15080201 Vehículos
X/x: Por las depreciaciones mensuales.
2.7. Operaciones de endeudamiento
Existen entidades que han celebrado operaciones de deuda, sin
embargo estas no se reflejan en la contabilidad. Según el artículo
3° del TUO de la Ley General del Sistema Nacional de Endeudamiento - Ley Nº 28563, las operaciones de endeudamiento
público vienen a ser el financiamiento sujeto a reembolso acordados a plazos mayores de un año, destinado a realizar proyectos
de inversión pública, la prestación de servicios, para el apoyo de
la balanza de pagos y el cumplimiento de la función previsional
del Estado, bajo las siguientes modalidades:
a)Préstamos.
b) Emisión y colocación de bonos, títulos y obligaciones constitutivos de empréstitos.
c) Adquisición de bienes y servicios a plazo.
d) Avales, garantías y fianzas.
e) Asignaciones de líneas de crédito.
f) Leasing financiero.
g) Titulizaciones de activos fijos o flujos de recursos
h) Otras operaciones similares, incluidas aquellas que resulten
de la combinación de una o más de las modalidades mencionadas.
Ejemplo:
La Municipalidad Todo Transparente acuerda celebrar un préstamo del Banco de la Nación por la suma de S/.426,837.50 para
la compra de un camión compactador, el cual será pagado en
el periodo de un año (junio 2013-mayo 2014). Esta operación
constituye una operación de endeudamiento de corto plazo,
debido a que el periodo de pago abarca dos ejercicios. Asimismo, los intereses generados producto del préstamo ascienden
a S/.21,160.99.
El contrato del préstamo será contralado a través de cuentas de
orden por el monto del préstamo, el cual será registrado mediante Nota de contabilidad. Y en el SIAF se utiliza los códigos
140000-003.
———————————— x ———————————— 9101 Contratos y compromisos aprobados
426,837.50
910102 Contratos de préstamos internos
9102 Contratos y compromisos por contra 426,837.50
910202 Contratos de préstamos internos
X/x: Por el contrato aprobado del préstamo.
3,500.00
1,000.00
500.00
A continuación, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
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DEBEHABER
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Seguidamente, se registrará la siguiente operación por la recepción del desembolso, la misma que es registrada mediante
nota de contabilidad y a efectos del SIAF se utiliza los códigos
140000-004.
———————————— x ———————————— DEBEHABER
9102 Contratos y compromisos por contra
426,837.50
910202 Contratos de préstamos internos
9101 Contratos y compromisos aprobados 426,837.50
910102 Contratos de préstamos internos
X/x: Por la recepción del desembolso.
Según las normas contables, los intereses por devengar deberán
ser controlados mediante cuentas de orden, las mismas que son
elaboradas mediante notas de contabilidad, que para nuestro
ejemplo los intereses son de S/.21,160.99 y a efectos del SIAF
se utiliza los códigos 140000-040.
Los préstamos aceptados implican modificar el presupuesto
institucional, por tal motivo la dependencia correspondiente
elabora la resolución de modificación presupuestal en el nivel
institucional y el registro de los asientos contables serán registrados mediante Notas de contabilidad, para ello, en el SIAF
utilizaremos los siguientes códigos:
———————————— x ———————————— DEBEHABER
9103 Valores y garantías
21,160.99
910310 Intereses por devengar
9104 Valores y Garantías por contra21,160.99
910410 Intereses por devengar
X/x: Por el registro de los intereses por devengar.
100000-020 para la modificación presupuestal de ingresos y
100000-021 para las modificaciones presupuestales de gastos.
———————————— x ———————————— DEBEHABER
8201 Presupuesto de ingresos
426,837.50
820103 Recursos Operaciones oficiales de crédito
82010301 Crédito interno
8101 Presupuesto institucional de
apertura, modificaciones 426,837.50
810103 Recursos Operaciones oficiales de crédito
81010301 Crédito interno
X/x: Por el crédito suplementario-ingresos.
———————————— x ————————————
8101 Presupuesto institucional de apertura426,837.50
810103 Recursos Operaciones oficiales de crédito
81010301 Crédito interno
8301 Presupuesto de gastos426,837.50
830103 Recursos operaciones oficiales de crédito
83010301 Crédito interno
X/x: Por el crédito suplementario-gastos.
En el SIAF se registran las siguientes notas de contabilidad:
2.8. Transferencias financieras recibidas y/o otorgadas
El registro de las transferencias financieras recibidas y/o entregadas es a nivel de unidad ejecutora, cuya información es
consolidada por la sede central a nivel pliego. Las transferencias
financieras deben corresponder al ejercicio. El registro de las
transferencias financieras recibidas se efectuará utilizando el
formato Transferencias Financieras Recibidas - TFR, considerando lo siguiente:
- Fuente de financiamiento:
04 Donaciones y transferencias
- Rubro:
13 Donaciones y transferencias
- Clasificadores:
141311
141312
141313
141314
142311
142312
142313
142314
El registro de las transferencias financieras otorgadas se efectuará
a través de los formatos:
- Transferencias Financieras Otorgadas TFO-1
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- Clasificación Funcional de las Transferencias Financieras
Otorgadas TFO-2
- Distribución Geográfica de las Transferencias Financieras
Otorgadas TFO3
Asimismo, se debe considerar lo siguiente:
- Fuente de financiamiento:
Según corresponda
- Rubro:
Según corresponda
- Clasificadores:
241311
241312
A continuación, podemos visualizar los intereses generados a
favor de la entidad pública.
241313
241314
Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público
242311
DGETP
242312
242314
Si la unidad ejecutora requiere corregir la información registrada, solicitará la apertura al pliego, y si el pliego ha cerrado la
información, solicitará la apertura al sectorista responsable de la
DGCP. A efectos de la conciliación de las transferencias financieras
recibidas o entregadas, las entidades utilizarán el aplicativo WEB
y generarán a través de ella el acta correspondiente: <http://
apps.mef.gob.pe/appconciliacion/index.jsp>.
2.9. Intereses generados
Los intereses generados por la entidades públicas tales como el
canon minero, canon hidroenergético, canon forestal, regalías
mineras, Foncomún, entre otros, deben ser registrados en la oportunidad en la que se generaron, de manera que el responsable
del área de tesorería tiene la responsabilidad de dicho registro.
Por otro lado, para saber a ciencia cierta el monto real de los
intereses generados debemos ingresar al link: <http:/apps2.mef.
gob.pe/siafcut/index.jsp>, o sino ingresando a la página de la
Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público del MEF.
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Actualidad Gubernamental
Página: 1 de 1
Fecha:22/10/2013
Hora:07:35:21
Entidad Siaf: Municipalidad Distrital de Pilcomayo
Rubro: Fondo de Compensación Municipal
Tipo Recurso: Subcuenta - FONCOMUN
242313
Seleccionamos la opción techos financieros.
Reporte de techos financieros
Montos en nuevos soles (S/.)
Año
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
Mes
Octubre
Octubre
Setiembre
Agosto
Agosto
Julio
Julio
Junio
Junio
Mayo
Abril
Abril
Marzo
Marzo
Marzo
Enero
Enero
Total
Día
10
10
10
29
12
19
10
26
10
10
18
11
18
12
81
28
10
Techo financiero
33,213.80
101.63
37,701.97
169.53
33,259.15
607.56
83,360.60
52.98
94,410.94
84,574.76
201.09
74,834.40
1,510.53
72,046.93
102,464.91
1,042.23
86,797.06
706,350.07
Origen programación
Asignación
Intereses
Asignación
Intereses
Asignación
Intereses
Asignación
Intereses
Asignación
Asignación
Intereses
Asignación
Intereses
Asignación
Asignación
Intereses
Asignación
2.10. Información contable correspondiente al III trimestre
Según la Resolución Directoral Nº 008-2013-EF/51.01, se debe
presentar la siguiente información:
Información financiera
• EF-1 Estado de situación financiera
• EF-2 Estado de gestión
• Hoja de trabajo EF-1
• Balance de comprobación
• Notas a los estados financieros
Información presupuestaria
• EP-1 Estado de ejecución del presupuesto de ingresos y gastos
• PP-1 Presupuesto institucional de ingresos
• Anexo PP-1 (a nivel específico)
• PP-2 Presupuesto institucional de gastos
• Anexo PP-2 (a nivel específico)
Otros anexos
• TFR – Transferencia Financiera Recibida (a nivel pliego)
• Anexo 1 TFR (A nivel unidad ejecutora)
• TFO-1 Transferencias Financiera Otorgadas (a nivel pliego)
• Anexo 1 TFO-1 Transferencias Financieras Otorgadas (a nivel
ejecutora)
• TFO-2 Clasificación Funcional de las Transferencias Financieras
otorgadas (a nivel ejecutora)
• Anexo 1 TFO-2 Clasificación Funcional de las Transferencias
Financieras Otorgadas (a nivel ejecutora)
• TFO-3 Distribución Geográfica de las transferencias Financieras Otorgadas (a nivel pliego)
• Anexo 1 TFO-3 Distribución geográfica de las Transferencias
Financieras Otorgadas (a nivel unidad ejecutora)
• Acta de conciliación por las transferencias financieras recibidas
y otorgadas entre entidades del Estado.
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